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Digitalisierung

Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Branchen

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin

Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung

Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.

Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.

Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung

Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.

„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

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In Berlin vielerorts zu finden: das gelbe Logo der Carl Zauber Tiefbau GmbH

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst

Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

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Tag und Nacht im Einsatz

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.

Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.

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E-Rechnung im Bauwesen

Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.

Fazit

Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.

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Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten
HR & Payroll

Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten

Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

5 Min. Lesezeit

Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

Was sind Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn Mitarbeitende weniger arbeiten als vereinbart – also das vertraglich festgelegte Soll nicht erreichen. Das bedeutet, dass weniger gearbeitet wird als vertraglich vereinbart. Minusstunden stellen sozusagen das Gegenstück zu Überstunden dar.

  • Überstunden entstehen, wenn mehr gearbeitet wird als vereinbart.
  • Minusstunden bedeuten, dass die vertraglich geschuldete Arbeitszeit nicht erfüllt wurde.

Dabei ist die rechtliche Einordnung nicht ganz so eindeutig, denn das Arbeitsrecht kennt den Begriff „ Minusstunden “ nicht ausdrücklich. Trotzdem spielen sie in vielen Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit eine zentrale Rolle.

Minusstunden können auf verschiedenen Ursachen beruhen und haben unterschiedliche Auswirkungen auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber. Es ist wichtig, die Definition genau zu verstehen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Rechte und Pflichten beider Parteien zu kennen.  Eine zentrale Rolle spielt dabei die sogenannte Soll-Arbeitszeit – also die im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarte Arbeitszeit, die regelmäßig zu leisten ist. Wird diese Arbeitszeit unterschritten, entstehen Minusstunden, auch als Minderarbeit bezeichnet.

Wie entstehen Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn weniger Arbeitszeit geleistet wird, als vertraglich vereinbart ist. Die Ursachen dafürkönnen sowohl betrieblich, organisatorisch als auch individuell sein. Eine strukturierte Betrachtung hilft, Verantwortlichkeiten zu klären und geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Betriebliche und organisatorische Ursachen

  • Schlecht geplante Einsatzzeiten durch den Arbeitgeber
  • Unzureichende Auslastung oder Auftragseinbrüche
  • Projektverschiebungen oder kurzfristiger Arbeitsausfall
  • Kurzarbeit oder andere betriebliche Umstände
  • Unklare Kommunikation zu Arbeitszeiten und Erwartungen
  • Arbeitsmangel, etwa bei saisonalen Schwankungen

Individuelle bzw. persönliche Ursachen

  • Verspäteter Arbeitsbeginn
  • Verfrühter Feierabend
  • Überzogene Pausen
  • Unentschuldigtes Fehlen
  • Nicht-Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit durch Mitarbeitende

Besondere Konstellationen: Krankheit & Freistellung

  • Kurzfristige Freistellungen, bei denen keine Lohnfortzahlung greift
  • Krankheit ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung, z. B. in bestimmten Probezeitfällen

Rolle von Arbeitszeitmodellen

Minusstunden treten häufig in flexiblen Arbeitszeitmodellen auf, insbesondere bei:

  • Gleitzeitregelungen
  • Arbeitszeitkonten
  • Verträgen mit festen Monatsstunden

Bei Gleitzeitmodellen kann es z. B. vorkommen, dass an einzelnen Tagen weniger gearbeitet wird, was zu einem negativen Saldo auf dem Arbeitszeitkonto führt.

Selbst- oder fremdverschuldet?

Ob Minusstunden ausgeglichen oder zulasten der Mitarbeitenden gewertet werden, hängt maßgeblich davon ab, wer für die Minderarbeit verantwortlich ist:

  • Selbstverschuldet:

Wenn Mitarbeitende z. B. unentschuldigt fehlen oder Arbeitszeiten eigenständig verkürzen

  • Fremdverschuldet:

Wenn der Arbeitgeber keine ausreichende Arbeit zur Verfügung stellt oder Dienstpläne unklar sind

Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Eine rechtssichere Erfassung der Arbeitszeit ist unverzichtbar, um Minusstunden korrekt zu dokumentieren und rechtliche Risiken zu vermeiden. Arbeitszeitkonten sind ein sinnvolles Instrument, müssen aber transparent, nachvollziehbar und rechtlich einwandfrei geführt werden. Arbeitgeber sollten Minusstunden nicht pauschalbewerten, sondern differenziert analysieren. Eine sorgfältige Ursachenklärung hilft dabei rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, Missverständnisse mit Mitarbeitenden zu reduzieren und geeignete organisatorische oder kommunikative Maßnahmen zu ergreifen.

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Minusstunden & Arbeitsrecht: Was ist erlaubt?

1. Gesetzliche Regelungen:

Es gibt keine pauschale gesetzliche Pflicht zur Ableistung von Minusstunden. Entscheidend ist, was im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen geregelt ist.

2. Arbeitgeberpflichten:

  • Arbeitgeber müssen grundsätzlich dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit leisten können.
  • Können keine Aufgaben zugewiesen werden, liegt das Betriebsrisiko in der Regel beim Unternehmen – Mitarbeitende dürfen in solchen Fällen nicht benachteiligt werden.

3. Arbeitsvertragliche Regelungen:

  • Gleitzeitvereinbarungen können eine Verpflichtung zum Ausgleich von Minusstunden enthalten.
  • Ohne klare Regelung sind Minusstunden in vielen Fällen nicht vom Lohn abzuziehen.

4. Bei Kündigung:

  • Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann mit dem Restgehalt verrechnet werden, wenn dies vertraglich wirksam vereinbart wurde.

Das Arbeitsrecht stellt also klare Anforderungen an die Handhabung von Minusstunden. Arbeitgeber dürfen Minusstunden nicht einfach anordnen oder vom Gehalt abziehen, wenn keine entsprechende rechtliche Grundlage vorliegt. Zudem dürfen Minusstunden nicht bei unverschuldeten Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub oder gesetzlichen Feiertagen entstehen. Die Rolle des Betriebsrats ist hierbei ebenfalls relevant, da er bei der Einführung von Arbeitszeitkonten und Regelungen zu Minusstunden mitbestimmen muss. Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten deshalb stets auf transparente und faire Vereinbarungen achten, um Konflikte zu vermeiden.

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Was Arbeitgeber beachten müssen

  • ‍Vertragliche Klarheit schaffen: Gleitzeitregelungen, Arbeitszeitkonten und der Umgang mit Minusstunden sollten explizit im Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen geregelt sein. Klare Regeln für die Führung von Arbeitszeitkonten und den Ausgleich von Minusstunden sind unerlässlich, um einen rechtssicheren Rahmen zu gewährleisten.‍
  • Dokumentation & Transparenz: Alle Arbeitszeiten müssen korrekt erfasst und jederzeit einsehbar sein. Die Analyse der Arbeitszeitkonten ist für Arbeitgeber besonders wichtig, um die Einhaltung der Regeln zu überprüfen und rechtliche Risiken zu minimieren.‍
  • Keine einseitige Verrechnung: Ein automatischer Lohnabzug bei Minusstunden ist nicht zulässig, wenn keine vertragliche Grundlage vorliegt.‍
  • Mitarbeitende rechtzeitig informieren: über Arbeitszeiten, Änderungen und rechtliche Konsequenzen

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber die Ursachen für Minusstunden analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren. Eine gute Arbeitszeiterfassung und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden helfen, Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen und Missverständnisse zu vermeiden. Auch die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist wichtig, um rechtssichere Regelungen zu schaffen und die Interessen der Arbeitnehmer:innen zu wahren.

Was Arbeitnehmer:innen wissen sollten

  • Verpflichtung nur bei vertraglicher Grundlage: Du musst Minusstunden nur nacharbeiten, wenn es klare Regelungen dazu gibt. Eine häufige Frage ist, ob und wie Minusstunden nachgeholt werden müssen – dies hängt maßgeblich von den vertraglichen Vereinbarungen ab.
  • Zwangs-Minusstunden? Wenn der Betrieb keine Arbeit bereitstellt, darf dir das in der Regel nicht zum Nachteil ausgelegt werden.
  • Unklare Regelung? Im Zweifel solltest du das Gespräch mit Vorgesetzten suchen oder arbeitsrechtliche Beratung einholen.

Arbeitnehmer:innen sollten ihre Rechte kennen und bei Unklarheiten aktiv nachfragen. Es ist ratsam, Arbeitszeitkonten regelmäßig einzusehen und bei Unstimmigkeiten frühzeitig das Gespräch zu suchen. Besonders bei Minusstunden im Zusammenhang mit einer Kündigung ist es wichtig, die vertraglichen Regelungen genau zu prüfen, um Nachteile zu vermeiden. Bei weitergehenden Unsicherheiten empfiehlt sich eine Beratung im Bereich des Arbeitsrechts.

Unverschuldete Minusstunden: Was gilt, wenn du nichts dafür kannst?

Unverschuldete Minusstunden entstehen immer dann, wenn Arbeitnehmer:innen ihre vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden nicht erfüllen können, ohne dass sie selbst dafür verantwortlich sind. Typische Gründe hierfür sind:

  • Krankheit
  • gesetzliche Feiertage
  • unvorhersehbare Ereignisse wie plötzliche Betriebsschließungen

In solchen Fällen greift das Arbeitsrecht zum Schutz der Arbeitnehmer:innen: Minusstunden dürfen nicht einfach auf das Arbeitszeitkonto angerechnet oder als Grund für eine Kürzung des Gehalts oder gar eine Kündigung verwendet werden. Der Arbeitsvertrag und bestehende Regelungen im Unternehmen müssen diese Situationen klar berücksichtigen. Arbeitnehmer:innen sollten darauf achten, dass ihre Rechte in solchen Fällen gewahrt bleiben und im Zweifel arbeitsrechtlichen Rat einholen, um Nachteile zu vermeiden. Besonders bei längerer Krankheit oder anderen unverschuldeten Ausfällen ist es wichtig, die eigene Situation zu dokumentieren und mit dem Arbeitgeber offen zu kommunizieren.

Abzug vom Gehalt: Wann droht eine Kürzung?

Ein Abzug vom Gehalt wegen Minusstunden ist nur dann rechtens, wenn die Voraussetzungen klar im Arbeitsvertrag, in Tarifverträgen oder durch eine Betriebsvereinbarung geregelt sind. Arbeitgeber dürfen das Gehalt nicht einfach kürzen, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsstunden aus Gründen nicht erfüllen, die außerhalb ihres Einflussbereichs liegen.

Kommt es jedoch zu Minusstunden, weil Arbeitnehmer:innen ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis schuldhaft verletzen, kann in bestimmten Fällen eine Gehaltskürzung erfolgen – vorausgesetzt, die entsprechenden Regelungen sind transparent und rechtlich einwandfrei. Arbeitnehmer:innen sollten im Falle einer Gehaltskürzung immer prüfen, ob diese auf einer gültigen Vereinbarung basiert und ihre Rechte respektiert werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, rechtlichen Beistand in Anspruch zu nehmen oder den Betriebsrat einzuschalten, um die eigene Position zu stärken.

Was passiert mit Minusstunden?

Wie mit Minusstunden im Arbeitsverhältnis umgegangen wird, hängt maßgeblich von den getroffenen Vereinbarungen und den konkreten Umständen ab. Sind die Minusstunden auf das Verhalten der Arbeitnehmer:innen zurückzuführen, kann der Arbeitgeber verlangen, dass diese durch Mehrarbeit oder Nacharbeit ausgeglichen werden. Wichtig ist dabei, dass die Regelungen im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Vereinbarungen klar und verständlich formuliert sind, damit die Rechte der Arbeitnehmer:innen gewahrt bleiben.

Entstehen Minusstunden hingegen unverschuldet, etwa durch Krankheit oder betriebliche Ausfälle, dürfen sie nicht zulasten der Arbeitnehmer:innen gehen. In jedem Fall sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in die geltenden Regelungen und Rechte genau kennen und im Zweifel gemeinsam nach einer fairen Lösung suchen. Transparente Kommunikation und eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten helfen, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Tools & Automatisierung: Wie Suiteify bei der Zeiterfassung unterstützt

Digitale Systeme wie Suiteify helfen Unternehmen dabei, das Thema Minusstunden effizient und transparent zu gestalten:

  • Automatischer Soll-Ist-Abgleich: Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit werden in Echtzeit erkannt.
  • Verwaltung individueller Arbeitszeitmodelle: Verschiedene Arbeitszeitregelungen – z. B. Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit – lassen sich flexibel abbilden und steuern.
  • Rechtskonforme Reports: Standardisierte Auswertungen für Mitarbeitende und Führungskräfte schaffen Transparenz und dokumentieren die Arbeitszeit gesetzeskonform.
  • Integration in Payroll-Systeme: Eine direkte Anbindung an die Payroll vermeidet manuelle Übertragungsfehler und spart Zeit.
  • Mitarbeiterzugang mit persönlichem Dashboard: Mitarbeitende erhalten jederzeit Einblick in ihr Arbeitszeitkonto. Das stärkt das Vertrauen und reduziert Rückfragen.

Die Nutzung solcher digitalen Tools unterstützt nicht nur die korrekte Arbeitszeiterfassung, sondern erleichtert auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben. So können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen gemeinsam sicherstellen, dass Minusstunden fair erfasst, nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls ausgeglichen werden. Dies fördert ein gutes Betriebsklima und minimiert rechtliche Risiken.

Fazit: Minusstunden transparent und fair handhaben

Minusstunden sind ein sensibles Thema mit rechtlichen und emotionalen Fallstricken. Klare vertragliche Regelungen, eine faire Kommunikation und digitale Tools wie Suiteify helfen, Transparenz zu schaffen und rechtliche Risiken zu vermeiden. So profitieren alle Seiten – Arbeitgeber durch effizientere Prozesse, Mitarbeitende durch Fairness und Planbarkeit.

FAQ– häufig gestellte Fragen

Dürfen Minusstunden mit dem Gehalt verrechnet werden?

Nur, wenn dies arbeitsvertraglich, tariflich oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Was passiert bei einer Kündigung mit Minusstunden?

Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann vom Gehalt abgezogen werden, wenn das arbeitsvertraglich vereinbart wurde.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Minusstunden nur anordnen, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich erlaubt ist. Ohne eine solche Regelung ist eine einseitige Anordnung von Minusstunden durch den Arbeitgeber nicht zulässig.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze für Minusstunden. Die zulässige Anzahl richtet sich nach den Vereinbarungen im Arbeits- oder Tarifvertrag sowie nach betrieblichen Regelungen. Bei vielen Minusstunden kann es allerdings zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommen, insbesondere wenn diese nicht ausgeglichen werden.

Sind Minusstunden ein Kündigungsgrund?

‍Minusstunden allein sind in der Regel kein direkter Kündigungsgrund. Allerdings können häufige oder erhebliche Minusstunden, insbesondere wenn sie selbstverschuldet sind und nicht ausgeglichen werden, negative Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben und im schlimmsten Fall zu einer Kündigung führen.

Welche Informationen sollten Arbeitnehmer über Minusstunden haben?

Arbeitnehmer sollten wissen, wie Minusstunden entstehen, wie sie erfasst werden, welche Rechte und Pflichten sie haben und wie der Ausgleich erfolgt. Eine regelmäßige Aktualisierung der Informationen und Schulungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Digitaler Durchbruch fürs Handwerk: Outsourcing macht’s möglich
Branchen

Digitaler Durchbruch fürs Handwerk: Outsourcing macht’s möglich

„Digitalisierung“ ist eines der meistgehörten Schlagworte in der Baubranche – und doch bleiben Fragen wie „Wie starte ich? Was kostet das? Lohnt sich der Aufwand?“ oft unbeantwortet. Dieser Beitrag zeigt, warum sich besonders die kaufmännische Verwaltung für den Einstieg in die Digitalisierung eignet – und wie Outsourcing Betriebe schnell voranbringt, ohne sie zu überfordern.

5 Min. Lesezeit

Warum kaufmännische Prozesse zuerst digitalisieren?

Im Handwerk liegen große Effizienzpotenziale in der Verwaltung: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Controlling oder Dokumentenmanagement sind oft historisch gewachsen und nicht mehr zeitgemäß.
Digitalisierte Abläufe bringen hier schnelle Verbesserungen – von automatisierten Rechnungsprozessen bis zu transparenten Controlling-Dashboards.

Doch vielen Betrieben fehlt es an Know-how, Zeit und Fachpersonal, um diesen Wandel eigenständig umzusetzen. Genau hier setzt Outsourcing an.

Outsourcing: Digitalisierung ohne eigenes IT-Großprojekt

Statt selbst Systeme aufzubauen, können Handwerksbetriebe ihre Verwaltungsprozesse an einen spezialisierten Partner auslagern. Dieser bringt digitale Strukturen und Fachwissen gleich mit.

Vorteile auf einen Blick:‍

1. Lösung bei Personalengpässen

  • Ausfälle durch Krankheit, Ruhestand oder Elternzeit werden aufgefangen.
  • Keine langwierige Suche nach Buchhaltungsfachkräften.

2. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

  • Fach- und branchenkundige Experten übernehmen das Rechnungswesen.
  • Unternehmer und Führungskräfte können sich stärker auf Projekte und Baustellen konzentrieren.

3. Effizienz rauf, Kosten runter‍

  • Transparent erkennen: Welche Baustellen erwirtschaften Gewinn?
  • Prüfen, ob Kalkulationsgrundlagen und Zuschlagssätze noch tragfähig sind.
  • Liquide bleiben: aktuelle Geschäftsentwicklung klar für Banken oder Investoren darstellen.

4. Reibungslose Organisation

  • Digitaler Belegfluss von Papierrechnungen bis zur E-Rechnung inkl. Archivierung nach GoBD.
  • Persönlicher Ansprechpartner und vorbereitete Jahresabschlussunterlagen für den Steuerberater.

5. Liquidität und Finanzierung sichern

  • Automatisierter Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Skontoausnutzung.
  • Flexible Vergütung, angepasst an den Geschäftsverlauf.
  • Business-Intelligence-Dashboards für tagesaktuelle Finanz- und Baustellenzahlen.

Technische Umsetzung: So wird die Verwaltung digital

  • Digitales Belegwesen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Elektronische Rechnungsprüfung mit Workflows
  • Revisionssicheres Archiv nach GoBD
  • Mobile Zugriffe via Tablet oder Smartphone
  • Forderungsverfolgung in Echtzeit im Business-Intelligence-Dashboard

Fazit

Outsourcing bietet Handwerksbetrieben einen unkomplizierten Weg in die digitale Verwaltung. Es spart Zeit, reduziert Personalrisiken und sorgt für klare, aktuelle Zahlen – ohne dass Betriebe selbst in teure IT-Projekte investieren müssen. Und sollte der Betrieb später die Buchhaltung wieder selbst übernehmen wollen, sind die Prozesse bereits digitalisiert und können ohne großen Aufwand zurückgeführt werden. Meist bleibt es jedoch beim Outsourcing – weil es einfach funktioniert.

Quellen

‍‍Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Digitalisierung im Handwerk 2024/2025

Dokumente im Baubetrieb richtig aufbewahren: Fristen & Tipps
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Dokumente im Baubetrieb richtig aufbewahren: Fristen & Tipps

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Besonders im Baugewerbe ist eine geordnete Dokumentenorganisation wichtig, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und bei Prüfungen vorbereitet zu sein. Dieser Beitrag erklärt, welche Fristen gelten, wann sie beginnen und wie Sie Unterlagen sicher und GoBD-konform archivieren.

5 Min. Lesezeit

Rechtsgrundlage: AO und HGB

Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Dokumente. Im Handelsgesetzbuch (HGB) finden Kaufleute ergänzende Bestimmungen. In der Praxis gelten häufig die steuerrechtlichen Vorgaben, da sie in Finanzprüfungen relevant sind.

Übliche Aufbewahrungsfristen‍

10 Jahre Frist:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Buchungsbelege
  • Kontoauszüge
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Kassenbücher
  • Kalkulationen
  • Inventare
  • Darlehensunterlagen
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher

6 Jahre Frist:

  • Geschäftsbriefe
  • Lohnkonten
  • Auftragsbücher
  • Angebote mit Aufträgen
  • Versicherungsschreiben

Sonderfristen: Mindestlohn & Gewährleistung

2 Jahre
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Gewährleistungsfristen
Für Bauleistungen, oft 5 Jahre oder länger – technische Bauakten sollten in diesen Fällen entsprechend länger aufbewahrt werden

Beginn der Fristen

Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.‍

Beispiel:
Wenn der Jahresabschluss für 2017 erst im Januar 2019 erstellt wird, beginnen die Fristen ab dem 01.01.2020. Die Dokumente sind dann bis z. B. 31.12.2029 aufzubewahren.

Richtiges Archivieren: Papier vs. digital

  • Dokumente müssen über die gesamte Frist lesbar bleiben
  • Eine geordnete Ablage ist verpflichtend
  • Manche Unterlagen, z. B. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, müssen im Original aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO)
  • Digitalisierung hilft, Platz zu sparen und Zugriff zu erleichtern

GoBD: Mobil scannen & digital aufbewahren

Nach den GoBD (Stand 2019) ist es erlaubt, Dokumente mobil zu scannen – etwa mit dem Smartphone. Anschließend können Papierversionen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden, wenn:

  • keine bildlichen oder inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden
  • die Konvertierung verlustfrei ist
  • die Umwandlung dokumentiert und benannt wird
  • die Finanzbehörde maschinellen Zugriff und Auswertung gewährleisten kann
  • Originalpapier kann entfallen, sofern diese Kriterien erfüllt sind.

Private Dokumente: Was bleibt länger?

  • 1 Leben lang: Urkunden (Geburt, Heirat, Zeugnisse), ärztliche Gutachten
  • 5 Jahre: Rechnungsbelege mit 5-jähriger Gewährleistung
  • 3 Jahre: Kontoauszüge, Quittungen
  • 2 Jahre: Verträge, Garantieunterlagen, Arzt-/Anwaltsrechnungen

Auch private Dokumente sollten geordnet gespeichert und sensible Daten (z. B. Kontodaten) geschreddert werden, wenn sie entsorgt werden.

Fazit: Ordnung schützt und entlastet

Wer Dokumente systematisch archiviert – digital oder auf Papier – schützt sich vor Rückforderungen, Bußgeldern und Rechtsunsicherheit. SEO-Tipp: Für Bauunternehmen lohnt sich ein gutes Dokumentenmanagement-System (DMS), das GoBD-konform arbeitet, automatische Backup-Funktionen bietet und mobilen Zugriff erlaubt.

Lagerkosten senken durch Digitalisierung: Sieben Tipps für KMU
ERP & Finance

Lagerkosten senken durch Digitalisierung: Sieben Tipps für KMU

Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Ihre Lagerkosten senken können.

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Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Ihre Lagerkosten senken können.

Kennen Sie Ihre Lagerkosten? Wissen sie, wo Einsparpotenziale liegen? Im härter werdenden Wettbewerb sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, ihre Kostenstruktur zu optimieren. Trotzdem zahlen viele Unternehmen zu hohe Lagerkosten – und wissen es oft nicht.

Dieser Artikel erklärt, warum die analoge Bestandsführung hohe Lagerrisiken birgt. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS) Ihre Lagerkosten senken und gleichzeitig Ihre Kunden besser bedienen können.

Hohes Lagerrisiko: Warum analoge Lagerverwaltung Kosten verursacht

In lagerintensiven Betrieben machen Bestände oft 25 Prozent der Unternehmensaktiva aus. Fehlende Transparenz in der Bestandsführung führt zu unnötigen Kosten, Überbeständen und Kapitalbindung.

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuen sich vor der Digitalisierung, weil sie die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware als komplex empfinden. Dabei gibt es heute Lösungen, die speziell für KMU geeignet sind und dabei helfen, Lagerkosten zu senken.

So vermeiden Sie Kostenfallen in der Lagerverwaltung

Lagerkosten senken heißt, die größten Kostentreiber zu identifizieren und gezielt zu minimieren. Hier zeigen wir, wie analoge Prozesse hohe Kosten verursachen – und wie ein digitales Lagerverwaltungssystem hilft, diese Kosten zu senken.

1. Lagerbestände optimieren: Zu hohe Bestände binden Kapital

Eine optimale Bestandsführung stellt sicher, dass nur die Waren auf Lager sind, die tatsächlich benötigt werden. Zu hohe Lagerbestände erhöhen die Lagerkosten, da Kapital gebunden wird. Mit einer digitalen Lagerverwaltung haben Sie Bestände, Verbrauch und Liefermengen immer im Blick.

Ein Warenwirtschaftssystem mit digitaler Lagerverwaltung analysiert in Echtzeit, welche Artikel sich schlecht verkaufen, und hilft Ihnen, die optimalen Nachbestellmengen zu berechnen. So vermeiden Sie Überbestände, senken durch gezielten Kapitaleinsatz Ihre Lagerkosten und verbessern gleichzeitig Ihre Liefertreue.

2. Veraltete Bestände vermeiden: Waren altern und verlieren an Wert

Unverkäufliche Artikel blockieren wertvollen Lagerplatz und verursachen Kosten. In vielen Unternehmen werden diese Ladenhüter zu spät erkannt.

Eine digitale Lagerverwaltung hilft Ihnen, Ladenhüter frühzeitig zu erkennen, um Lagerkapazitäten effizient zu nutzen und Lagerkosten zu senken.

3. Personalkosten reduzieren: Automatisierte Lagerverwaltung spart Zeit und Geld

Manuelle Lagerhaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein Lagerverwaltungssystem automatisiert Prozesse wie Wareneingang und -ausgang, Kommissionierung und Inventur.

Durch den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware können Unternehmen Personalkosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern.

4. Lager digitalisieren und Reaktionszeiten verkürzen: Echtzeit-Daten für flexible Lagerlogistik

Marktveränderungen, Nachfrageschwankungen oder Lieferengpässe können die Lagerhaltungskosten in die Höhe treiben.

Mit einem modernen Lagerverwaltungssystem erhalten Sie in Echtzeit präzise Informationen über Ihre Bestände und können flexibel auf Veränderungen reagieren. So können Sie Ihre Lagerhaltungskosten senken und Lieferengpässe vermeiden.

5. Skalierbare digitale Lagerverwaltung: Wachstum ohne hohe Kosten ermöglichen

Mit Lagerverwaltungssoftware minimieren Sie auch die Reibungsverluste beim Aufbau zusätzlicher Kapazitäten: Angenommen, Sie mieten ein weiteres Lager an, bauen eine neue Halle oder eröffnen einen neuen Standort. Spätestens dann ist der Punkt erreicht, an dem die analoge Lagerlogistik viel Geld verbrennt, weil sie einfach nicht mehr funktioniert. Mit einem WaWi-System können Sie Ihre Prozesse auch in volatilen Märkten schnell anpassen und skalieren.

6. Produktionsstillstand vermeiden: Lieferengpässe kosten Zeit und Geld

Wenn jemand vergessen hat, rechtzeitig die richtigen Zahlen in die richtigen Excel-Tabellen einzugeben, kann es passieren, dass Ihnen dringend benötigte Materialien oder Waren ausgehen. Im schlimmsten Fall kann Ihr Unternehmen nicht mehr liefern oder Ihre Produktion steht still, weil Rohstoffe fehlen. Eine unangenehme Situation, wenn Sie als Lagerverwalter der Verursacher sind.

Mit einer digitalen Lagerverwaltung können Sie den Warenumschlag genau und in Echtzeit verfolgen und die Beschaffung von Waren, Materialien und Rohstoffen rechtzeitig anstoßen.

7. Kundenzufriedenheit steigern: Liefertreue als Wettbewerbsfaktor

Die Kunden sind anspruchsvoller denn je. Sie wollen ihre Ware schnell. Onlinehandel und digitale Lieferketten führen dazu, dass lange Lieferzeiten nicht mehr akzeptiert werden.

Ein digitales Lager mit optimierter Bestandsführung erleichtert es dem gesamten Unternehmen, seine Lieferverpflichtungen zu erfüllen.

Liefertreue ist wichtig für Ihren Ruf. Sie bindet Kunden, die Ihr Unternehmen weiterempfehlen und Ihnen neue Kunden bringen. Umgekehrt verlieren Sie Kunden und Umsatz, wenn sich herumspricht, dass Ihre Liefertreue zu wünschen übrig lässt – eine weitere teure Nebenwirkung fehleranfälliger analoger Prozesse.

Fazit: Digitale Lagerverwaltung ist der Schlüssel zur Kostenoptimierung

Lager sind in vielerlei Hinsicht teuer. Eine optimale Lagerhaltung bietet daher enorme Einsparpotenziale. Diese können nur durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) und einer integrierten Lagerverwaltungslösung voll ausgeschöpft werden.

Eine moderne Warenwirtschaftssoftware bietet:

  • Echtzeit-Transparenz über Bestände
  • Automatisierte Prozesse zur Effizienzsteigerung
  • Flexible Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
  • Optimierte Bestandsführung zur Kostenreduzierung

Wer seine Lagerkosten senken möchte, sollte daher auf ein WWS mit integrierter Lagerverwaltungssoftware setzen.

Digitalisierung in der Lohnabrechnung: Vorteile für Steuerkanzleien
Digitalisierung & KI

Digitalisierung in der Lohnabrechnung: Vorteile für Steuerkanzleien

Die Digitalisierung hat die Lohnabrechnung in den letzten Jahren grundlegend verändert – und der Wandel ist längst nicht abgeschlossen. Digitale Lösungen eröffnen Steuerkanzleien völlig neue Möglichkeiten: effizientere Betreuung von Mandanten, automatisierte Arbeitsprozesse und höchste Transparenz, Sicherheit sowie Compliance. Gerade im Bauhaupt- und Baunebengewerbe dominieren nach wie vor viele manuelle Tätigkeiten die Lohnabrechnung. Dabei stehen längst digitale Werkzeuge bereit, die spürbare Entlastung bringen: von der elektronischen Zeiterfassung über strukturierte Datenübermittlung bis hin zu Self-Service-Portalen, digitalen Archiven und KI-gestützten Assistenten. Mehr zu diesen Tools erfahren Sie in diesem Blogartikel.

5 Min. Lesezeit

Digitale Zeiterfassung direkt von der Baustelle

Mit einer digitalen Lösung erfüllen Mandanten ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung direkt vor Ort – mobil, intuitiv und rechtssicher. Die erfassten Stunden fließen strukturiert in die Lohnabrechnung ein. Für Kanzleien bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Erfassungsfehler und eine deutlich effizientere Bearbeitung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten.

Übermittlung von Stamm- und Bewegungsdaten: Strukturierte Zusammenarbeit

Ein digitales Serviceportal fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kanzlei, Mandant und Dienstleister. Prozesse wie Ein- und Austritte, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen werden standardisiert erfasst und direkt in die Lohnsoftware übernommen. Begleitdokumente wie Verträge oder AU-Bescheinigungen werden automatisch revisionssicher archiviert – jederzeit abrufbar.

Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Komfort und Zeitersparnis

Über ein Mitarbeiterportal haben Mitarbeitende der Mandanten eigenständig Zugriff auf ihre Lohnunterlagen – von Abrechnungen über Lohnsteuerbescheinigungen bis hin zu Urlaubsnachweisen. Rückfragen und manuelles Versenden entfallen, da alle Dokumente digital bereitgestellt werden. Auch persönliche Mitteilungen lassen sich schnell und diskret übermitteln.

So profitieren alle Seiten gleichermaßen: Kanzlei, Mandanten und deren Mitarbeitende.

Digitales Archiv: Revisionssichere Langzeitarchivierung

Ein Online-Archiv ermöglicht die DSGVO-konforme Aufbewahrung lohnrelevanter Dokumente für mindestens zehn Jahre. Die integrierte digitale Personalakte ersetzt die Papierablage vollständig. Steuerberater:innen behalten jederzeit den Überblick und greifen bei Bedarf schnell auf Unterlagen oder Auswertungen zu – ein klarer Effizienzgewinn für jede Kanzlei.

KI-gestützter Lohnassistent: Unterstützung rund um die Uhr

Ein besonders innovativer Baustein ist der KI-gestützte Lohnassistent. Er beantwortet häufige Fragen zur Lohnabrechnung auf Basis einer umfangreichen Wissensdatenbank – rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen. So wird das Kanzleiteam entlastet und gleichzeitig der Service für Mandanten verbessert.

Zukünftig übernehmen diese Assistenten noch mehr Aufgaben und können perspektivisch große Teile der Lohnabrechnung eigenständig abwickeln – während Sie als Kanzlei die Prozesse steuern, überwachen und gezielt eingreifen.

Fazit: Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Bessere Betreuung

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist weit mehr als ein technischer Fortschritt. Sie bietet Steuerkanzleien eine echte Chance, Prozesse zu modernisieren, Mandanten effizienter zu betreuen und sich klar vom Wettbewerb abzuheben. Besonders im Baugewerbe bringt die digitale Transformation konkrete Vorteile: weniger Aufwand, mehr Sicherheit und eine spürbare Entlastung für alle Beteiligten.

IT-Sicherheit im Baubetrieb: Schutz vor Hackerangriffen und Datenklau
Branchen

IT-Sicherheit im Baubetrieb: Schutz vor Hackerangriffen und Datenklau

Hackerangriffe, Datenklau und Erpressungstrojaner schaffen es regelmäßig in die Schlagzeilen. Doch viele Unternehmen wiegen sich weiterhin in trügerischer Sicherheit. Fachleute warnen jedoch: Jeder Betrieb ist ein potenzielles Ziel – unabhängig von seiner Größe. Wie ernst die Lage ist, erklärt Stefanie Götz, IT-Sicherheitsexpertin im Suiteify-Rechenzentrum. Sie und ihr Team überwachen täglich die Systeme und wissen genau, wie Cyberangriffe ablaufen und welche Schutzmaßnahmen nötig sind.

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Vorsicht ist die Mutter der IT-Sicherheit

„Tägliche Angriffe sind Normalität – das ist besser als jeder Krimi, was da draußen im Netz passiert“, schildert Götz. „Viele Attacken laufen so unauffällig ab, dass sie zunächst gar nicht als Angriff wahrgenommen werden.“

Um das Ausmaß zu verdeutlichen, zieht die Expertin ein Bild heran: „Es ist so, als hätten Sie in Ihrem Haus alle Türen und Fenster offenstehen, während Sie mit Augenbinde und Ohrstöpseln glauben, alles sei sicher. In der digitalen Welt passiert genau das: ungeschützte Rechner laden Kriminelle zum Mitlesen, Kopieren oder Stehlen ein.“

Unternehmens-IT braucht besonderen Schutz

Gerade kleinere Betriebe unterschätzen oft die Gefahr. „Viele glauben, sie seien uninteressant für Hacker. Doch genau das Gegenteil ist der Fall“, betont Götz. „Ungeschützte Rechner oder veraltete Systeme sind für Kriminelle eine Einladung.“

Beispiele wie WannaCry, Petya oder Locky haben gezeigt, dass auch kleinere Unternehmen lahmgelegt werden können. „Ein einfacher Virenscanner reicht nicht aus. Ein Verschlüsselungstrojaner kann den Betrieb komplett stilllegen – und das kann existenzbedrohend sein“, warnt Götz.

Was versteht man unter einem Hackerangriff?

Ein Angriff ist der Versuch, die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Daten zu beeinträchtigen. Die Ziele können sein:

  • Diebstahl oder Erpressung
  • Manipulation oder Zerstörung von Daten
  • Missbrauch von IT-Ressourcen (z. B. Spamversand)
  • Spionage oder Reputationsschädigung

„Früher stand bei Hackern oft der Reiz der Herausforderung im Vordergrund“, erklärt Götz. „Heute ist Cyberkriminalität ein Geschäftsmodell, das von organisierten Banden betrieben wird.“

Verbreitungswege von Viren, Würmern und Trojanern

„Die bekanntesten Angriffswege sind E-Mail-Anhänge und schädliche Webseiten“, sagt Götz. „Aber auch USB-Sticks oder scheinbar harmlose Downloads können Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk bringen.“

Ihre Empfehlung: „Verdächtige Dateien sollten nie auf produktiven Rechnern geöffnet werden. Im Zweifel sollte man sie von IT-Profis prüfen lassen.“

Gängige Hacker-Methoden im Überblick

  • Ransomware (z. B. WannaCry, Petya)
  • DDoS-Attacken (Systeme durch Überlastung lahmlegen)
  • Botnetze (Spam-Versand, gesteuerte Angriffe)
  • Phishing & Social Engineering
  • Brute-Force-Angriffe (Passwörter erraten)
  • Keylogger (Aufzeichnung von Tastatureingaben)

Erste Schritte für mehr IT-Sicherheit

„IT-Sicherheit muss Chefsache sein“, fordert Götz. Unternehmen sollten mindestens folgende Maßnahmen umsetzen:

  • E-Mail-Anhänge sorgfältig prüfen
  • Starke Passwörter wählen und regelmäßig ändern
  • Verschlüsselte Datenübertragung einsetzen
  • Updates und Patches regelmäßig installieren
  • Veraltete Betriebssysteme ersetzen
  • Mitarbeitende für IT-Sicherheit sensibilisieren

Fazit: IT-Sicherheit im Baugewerbe neu denken

„Viele Unternehmen haben inzwischen verstanden, dass es günstiger und sicherer ist, Daten in einer deutschen Cloud zu speichern als auf eigenen Servern“, resümiert Götz. „Absolute Sicherheit gibt es nicht – aber man kann es Angreifern so schwer wie möglich machen.“

FAQ zur IT-Sicherheit im Baubetrieb

Warum sind auch kleine Bauunternehmen ein Ziel für Hacker?

Cyberkriminelle suchen nicht nur große Konzerne aus. Auch kleine Betriebe sind attraktiv, da ihre Systeme oft schlechter geschützt sind. Die Masse an leicht zugänglichen Daten macht diese Angriffe lukrativ.

Welche Maßnahmen sind für den Einstieg in die IT-Sicherheit besonders wichtig?

Grundlegend sind aktuelle Betriebssysteme, regelmäßige Updates, starke Passwörter, verschlüsselte Datenübertragungen und geschulte Mitarbeiter. Diese Basis senkt das Risiko bereits erheblich.

Ist die Cloud wirklich sicherer als eigene Server?

Ja, wenn der Anbieter hohe Standards erfüllt. Rechenzentren in Deutschland unterliegen strengen Vorgaben. Professionelle Sicherheitssysteme, Redundanzen und Experten sorgen hier für mehr Schutz als in den meisten Einzelbetrieben.

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung
ERP & Finance

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft die Lagerverwaltung weniger effizient als sie sollte. Ein häufiger Grund dafür ist die Arbeit per Zuruf und mit Excel-Listen. Eine digitale Lagerverwaltung kann das Lager optimieren und die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

5 Min. Lesezeit

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

  • Aufwändige Artikelsuche im Lager
  • Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
  • Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
  • Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
  • Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
  • Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
  • Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
  • Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

  • Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
  • Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
    1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
    2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
    3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

  • Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
  • Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

  • Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
  • Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
  • Übersicht und Transparenz im Lager
  • Verlässliche Bestandsführung
  • Bessere Nutzung von Lagerflächen
  • Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

  • An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
  • Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
  • Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
  • Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU
Digitalisierung & KI

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU

Die digitale Transformation bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Allerdings sind die finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte in vielen Betrieben knapp bemessen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Programme, die speziell für KMU Fördermittel für Digitalisierung bereitstellen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten davon vor.

5 Min. Lesezeit

Zuschüsse und zinsverbilligte Kredite bzw. Darlehen in Kooperation mit Förderbanken – das sind die gängigsten Fördervarianten für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand.  Entsprechende Förderprogramme auf EU-, Bundes- und Länderebene sollen es KMU ermöglichen, auf digitale Prozesse und Produkte umzustellen und Know-how bezüglich der digitalen Transformation zu erlangen.

Fördermittel für Digitalisierung gibt es meist für die Anschaffung von Hard- und Software sowie für Beratungsleistungen. Gefördert werden je nach Programm sowohl spezifische Vorhaben als auch allgemeine Schritte in Richtung Digitalisierung.

Zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben zählen beispielsweise:

  • Einführung von ERP-Software,
  • die durchgängige Digitalisierung der Auftragsabwicklung,
  • Migration und Portierung von IT-Systemen und Anwendungen sowie
  • Verbesserung der IT-Sicherheit oder
  • die Entwicklung ganz neuer digitaler Lösungen und Plattformen.

Die zahlreichen Förderprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Fördervoraussetzungen und der Fördersummen teils erheblich. Dieser Beitrag fasst die Informationen der Förderer zusammen und bietet somit einen Überblick über die Digitalisierungsförderungen für KMU.

Förderprogramme der Bundesländer

Die folgende Übersicht listet die wichtigsten Förderprogramme der Bundesländer mit Bezug zur Digitalisierung auf. In aller Regel können nur Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland haben, Fördermittel für Digitalisierung aus diesen Programmen erhalten.

Baden-Württemberg

Digitalisierungsprämie Plus

Was wird gefördert?
Fördermittel für Digitalisierung gibt es für konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit, wie zum Beispiel:

  • Implementierung 3D-Druck
  • Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
  • Mitarbeiterschulungen, sofern sie mit der Anschaffung von IKT-Hard- und Software zusammenhängen

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeitern, die am Standort Baden-Württemberg aktiv sind.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung können für Vorhaben gewährt werden, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen. Dies geschieht über ein Darlehen der L-Bank (10.000 bis 100.000 EUR), für das die Unternehmen einen Tilgungszuschuss erhalten.

Informationsquellen
wm.baden-wuerttemberg.de/de/service/foerderprogramme-und-aufrufe/liste-foerderprogramme/digitalisierungspraemie

www.l-bank.de/produkte/wirtschaftsfoerderung/digitalisierungsfinanzierung.html

Bayern

Digitalbonus

Was wird gefördert?

  • Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, durch IKT-Hardware, IKT-Software sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen
  • Entwicklung von auf das Unternehmen abgestimmten IT-Sicherheitslösungen oder die dahingehende Umstellung einer Standardlösung

Gefördert werden Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hardware und Software.

Wer wird gefördert?

KMU der gewerblichen Wirtschaft mit Betriebsstätte im Freistaat Bayern, wo die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommen muss.

Art und Höhe der Förderung

  • Beim „Digitalbonus Standard“ gibt es Fördermittel für Digitalisierung als einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 50 Prozent und bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Beim „Digitalbonus Plus“ gibt es einen Zuschuss von bis zu 50.000 Euro für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Bei kleinen Unternehmen beträgt der Fördersatz bis zu 50 Prozent, bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Darüber hinaus haben KMU die Möglichkeit, für ihr Vorhaben zusätzlich oder alternativ zu den Digitalboni einen „Innovationskredit 4.0“ zu beantragen. Hierbei handelt es sich um ein zinsverbilligtes Darlehen mit der Möglichkeit einer Förderung von 100 Prozent der förderfähigen Ausgaben.

Informationsquellen
www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm

lfa.de/website/de/foerderangebote/innovation/weg/Digitalkredit/index.php

Berlin

Berlin Mittelstand 4.0 (bis auf Weiteres ausgesetzt)

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie 4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Errichtungs- und Erweiterungsinvestitionen
  • dazugehörige Betriebsmittel und anteilige Lohnkosten
  • sonstige Vorhaben zur Nutzung von IT-Lösungen und Digitalisierung von Produktion und Service

Wer wird gefördert?
KMU sowie größere Mittelstandsunternehmen (mit weniger als 3.000 Beschäftigten). Das Förderprogramm richtet sich an Unternehmen des produzierenden Gewerbes, der IT-Branche und des Dienstleistungsgewerbes mit einer Betriebsstätte oder Sitz in Berlin.

Art und Höhe der Förderung

  • Darlehen von 2 bis 6 Mio. Euro zu günstigen Zinsen
  • 60 Prozent Haftungsfreistellung der Hausbank durch die Investitionsbank Berlin (IBB)
  • flexible Laufzeiten zwischen 3 und 10 Jahren
  • Tilgung erfolgt vierteljährlich und nachschüssig
  • 100 Prozent Auszahlung

Informationsquelle
www.ibb.de/de/foerderprogramme/berlin-mittelstand-4.0.html

Brandenburg

Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG)-Digital

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie-4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Digitalisierungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen
  • drei Module: Beratung, Schulung und Implementierung

Wer wird gefördert?
Auf Gewinnerzielung ausgerichtete KMU, inklusive Handwerk, mit Sitz oder einer Betriebsstätte im Land Brandenburg

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung gibt es als nicht rückzahlbaren Zuschuss im Wege der Anteilfinanzierung (50 Prozent) – maximal jeweils 50.000 Euro für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 500.000 Euro für das Modul „Implementierung“, bei einer Laufzeit von maximal 6 Monaten für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 36 Monaten für das Modul „Implementierung“.

Informationsquelle
www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big-digital/

Bremen

Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Was wird gefördert?
Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Wer wird gefördert?
Ausschließlich KMU mit Sitz oder Niederlassung in Bremen und Bremerhaven

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zur Beratung durch einen geprüften Digitalberater/Dienstleister – wählbar aus einem Pool. Eine Beratung wird mit 50 Prozent der Kosten und einem maximalen Betrag von 5.000 Euro gefördert.

Informationsquelle
www.digitalisierung-bremen.de/beratungsfoerderung-zu-digitalisierung-und-arbeit-40

Hamburg

Hamburg-Kredit Wachstum

Was wird gefördert?
Alle Investitionen in Hamburg, die einer langfristigen Mittelbereitstellung bedürfen und einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen. Betriebsmittel inklusive Warenlager.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft in Hamburg, freiberuflich Tätige sowie Personen, die Gewerbeimmobilien vermieten oder verpachten. Weitere Voraussetzung: Das Unternehmen bzw. der Antragssteller muss seit mindestens fünf Jahren am Markt aktiv sein.

Art und Höhe der Förderung
Zinsgünstige Darlehen:

  • bis 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • bis zu 750.000 Euro Darlehenssumme (bzw. 1.5 Mio. Euro in drei Kalenderjahren)
  • Laufzeiten von bis zu zehn Jahren bei Investitionsfinanzierungen und bis zu fünf Jahren bei Betriebsmittelfinanzierungen
  • fester Zinssatz für die gesamte Darlehenslaufzeit

Der Zinssatz richtet sich nach dem aktuellen Kapitalmarktniveau. Die IFB Hamburg verbilligt die Mittel, die von der KfW Bankengruppe zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden, zusätzlich durch Gelder der Freien und Hansestadt Hamburg.

Informationsquelle
www.ifbhh.de/hamburg-kredit-innovation

Hamburg Digital

Was wird gefördert?
Das Programm besteht aus zwei Modulen:

  • Modul I Hamburg-Digital Check fördert Ausgaben für Beratungsdienstleister, die für das Bundesprogramm go digital zertifiziert sind.
  • Modul II Hamburg-Digital Invest fördert Investitionen zur Umsetzung der entwickelten Strategien und Konzepte. Dies umfasst Ausgaben für Hardware und Software sowie Ausgaben für externe Dienstleister, die für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen notwendig sind.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks sowie Freiberufler (z.B. Ärzte, Steuerberater, Architekten) mit Sitz oder mindestens einer Betriebsstätte in Hamburg, in der die geförderte Maßnahme zum Einsatz kommt. Gefördert werden dabei nur KMU, die zusammen mit ihren „Partnerunternehmen“ und „verbundenen Unternehmen“ insgesamt weniger als 250 Mitarbeiter haben.

Art und Höhe der Förderung
Je Modul müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 3.000 Euro (netto) betragen.

  • Modul I (Hamburg-Digital Check) bezuschusst Ausgaben für Beratungsleistungen mit 50 Prozent, bis zu einer maximalen Fördersumme von 5.000 Euro.
  • Modul II (Hamburg-Digital Invest) bezuschusst die Ausgaben für das tatsächliche Investitionsvorhaben mit 30 Prozent, bis zu einem maximalen Förderbetrag von 17.000 Euro.

Informationsquelle
https://hamburger-digitalbonus.de

Hessen

DIGI-Zuschuss (Förderrunde 2025 endet am 29.10.2025)

Was wird gefördert?
Die digitale Transformation von Produktions- und Arbeitsprozessen und Verbesserung der IT-Sicherheit. Die Maßnahmen sollen einen Digitalisierungsfortschritt in den Bereichen Produktion und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder Strategie und Organisation des Unternehmens erwarten lassen. Zuwendungsfähige Maßnahmen sind:

  • Anschaffung von Hard- und Software zur Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Betriebsprozessen
  • Anschaffung von Hard- und Software zur Implementierung einer IKT-Sicherheitslösung
  • die mit den Anschaffungen verbundenen Dienstleistungen, einschließlich der Migration bisheriger Daten und der Portierung von Softwarekomponenten auf die neuen digitalen Systeme sowie erforderliche Schulungen zu den angeschafften digitalen Systemen durch externe Anbieter

Wer wird gefördert?
Insbesondere KMU der gewerblichen Wirtschaft sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen, in denen die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss (Anteilsfinanzierung) in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Sachausgaben bereitgestellt. Die zuwendungsfähigen Sachausgaben müssen sich dabei auf mindestens 4.000 Euro erfolgen. Die Förderhöhe beträgt maximal 10.000 Euro.

Informationsquelle
www.wibank.de/digital-zuschuss

Mecklenburg-Vorpommern

Digitalisierungsförderung MV

Was wird gefördert?
Gefördert werden Investitionen in Prozessinnovationen, die neue oder wesentlich verbesserte Methoden für Produktion und Dienstleistungen im Betrieb ermöglichen – etwa durch den Einsatz moderner digitaler Technologien, Ausrüstung oder Software.

Wer wird gefördert?
Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 100 Beschäftigten, die ohne Förderung digitale Produktions- oder Leistungsprozesse nicht oder nur stark verzögert einführen können. Förderfähig sind Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern aus den Bereichen Produktion, Handwerk und Tourismus.

Art und Höhe der Förderung
KMU mit weniger als 100 Beschäftigten können im Rahmen der Projektförderung für digitale Kleininvestitionen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten, maximal jedoch 50.000 Euro pro Vorhaben. Die beihilferechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation; die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 30.000 Euro betragen und die Förderung erfolgt als De-minimis-Beihilfe.

Informationsquelle
www.tbi-mv.de/digitalisierungsfoerderung-mv/foerderaufruf.html

Niedersachsen

Digitalbonus.Niedersachsen (zum 1. Januar 2022 ausgelaufen)

Was wird gefördert?

  • Investitionen in IKT-Hardware, IKT-Software oder Softwarelizenzen, sofern ein Kaufpreis von 5.000 Euro brutto überschritten wird. Dabei muss es sich um ein oder mehrere Exemplar/e derselben Hardware, Software oder Softwarelizenz handeln.
  • Investitionen in Hard- und Software zur Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit. Auch hier gilt: Der Brutto-Kaufpreis des jeweiligen Exemplars an Hardware, Software oder Softwarelizenz muss 5.000 Euro überschreiten.

Wer wird gefördert?

KMU aus den Bereichen gewerbliche Wirtschaft, Life Sciences, eHealth sowie Handwerksbetriebe und kleine freiberufliche Planungsbüros, jeweils mit Sitz oder Betriebsstätte in Niedersachsen.

Art und Höhe der Förderung

  • Kleine Unternehmen erhalten einen einmaligen, nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent – mittlere Unternehmen von bis zu 30 Prozent.
  • Die Fördersumme liegt zwischen mindestens 2.500 Euro und maximal 10.000 Euro.
  • Gefördert wird nur der Kauf von Hardware, Software oder Softwarelizenzen. Mieten oder Leasing sind nicht zuwendungsfähig.

Informationsquelle
Informationen der Investitions- und Förderbank NBank zum Digitalbonus. Niedersachsen

Nordrhein-Westfalen

Mittelstand Innovativ & Digital

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital besteht aus mehreren Teilprogrammen und beinhaltet unter anderem die Gutscheinvariante MID-Digitalisierung. Hiermit fördert das Land Nordrhein-Westfalen die Beratung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und die effiziente digitale Transformation unternehmensinterner Prozesse.

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen

Art und Höhe der Förderung
Der Zuschuss beim Gutschein MID-Digitalisierung beträgt maximal 50 Prozent, bei kleinen und Kleinstunternehmen maximal 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die maximale Zuwendungssumme sind 15.000 Euro.

Informationsquelle
www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-gutscheine/digitalisierungsgutschein

NRW.BANK. Digitalisierung und Innovation

Was wird gefördert?
Finanzierungen von Digitalisierungsmaßnahmen und Investitionsvorhaben in den Bereichen:

  • Digitale Produktion, Leistungserbringung und Verfahren, z.B. Integration/Einbindung von digitalen Kundenschnittstellen an das Produktionsleitsystem, vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung und der Produktionssysteme, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, Integration mobiler Betriebsgeräte in die Steuerung von Produktion und Dienstleistungen
  • Digitale Produkte und Leistungen, z.B. Aufbau und Verbesserung von digitalen Plattformen, Entwicklung digitaler Standards und Normen
  • Digitale Strategie und Organisation, z.B. Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, Initialisierungsaufwand für die Nutzung von Cloud-Technologien oder Entwicklung und Implementierung eines IT-, Datensicherheits- und/oder Social-Media-Kommunikationskonzepts

Wer wird gefördert?
Mittelständische Unternehmen (inländische und ausländische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. Euro nicht überschreitet, ab zwei Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Investitionsort muss in Nordrhein-Westfalen liegen. Förderfähig sind grundsätzlich nur Vorhaben, die einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen und deren Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Art und Höhe der Förderung

  • Zinsgünstige Ratendarlehen
  • Finanzierungsanteil: bis zu 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • Mindestkredit: 25.000 Euro
  • Höchstbetrag: 10 Millionen Euro
  • fester Zinssatz für die gesamte Laufzeit
  • Tilgung in gleichen Vierteljahresraten
  • Auszahlung: 100 Prozent
  • Optional: 50-prozentige Haftungsfreistellung und Bürgschaft

Informationsquelle
www.nrwbank.de/de/unternehmen/investitionen-im-mittelstand/digitalisierung/

Saarland

DigitalInvest KMU

Was wird gefördert?

Gefördert werden nicht nur Investitionen in Hard- und Software, sondern auch die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, die Beschäftigten in die Lage zu versetzen, mit Digitalisierung und Technik sicher und produktiv umzugehen.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Saarland, in der die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss aus Landesmitteln. Der Zuschuss beträgt bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben für mittlere Unternehmen und bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Der jeweilige Höchstförderbetrag beläuft sich bei der „Basis-Förderung“ auf 12.500 Euro und bei der „Plus-Förderung“ auf 20.000 Euro.

Informationsquelle
www.saarland.de/mwide/DE/portale/digitalisierung/digitalisierung-wirtschaft/digitalinvest/digitalinvest

Sachsen

Betriebsberatung/Coaching (zum 30.06.2024 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Betriebsberatungen und Coachings zu verschiedenen Fragen der Unternehmensführung, wie beispielsweise Digitalisierung

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachen.

Art und Höhe der Förderung
Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von bis zu 40 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Direktverfahren und bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Qualitätssicherungsverfahren. Zuwendungsfähig sind das Nettohonorar des Beraters; im Qualitätssicherungsverfahren zusätzlich die Ausgaben für die Qualitätssicherung.
Pro Tag der Beratung bzw. des Coachings können bis zu 350 Euro Zuwendung anerkannt werden, in einem Kalenderjahr höchstens 8.000 Euro (bei Beratungen in einzelnen Förderschwerpunkten bis zu 10.000 Euro) für das Unternehmen.

Informationsquelle
www.sab.sachsen.de/mittelstandsrichtlinie-betriebsberatung/coaching

Digitalisierung Zuschuss EFRE

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm unterstützt Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler bei der Heranführung an Themen der digitalen Transformation.
Zuwendungsfähig sind:

  • Planung, Konzipierung und Vorbereitung von Projekten – für die entsprechende Beratungsleistung können bis zu 5 Tagewerke, höchstens 900 Euro/Tag angesetzt werden
  • technischen Realisierung anfallende Fremdleistungen
  • Anschaffung von projektbezogener Software und notwendiger Hardware, keine Standard-Hardware und -Software
  • Einführung der Lösung einschließlich Schulung; höchstens bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben

Wer wird gefördert?
Kleinstunternehmen, KMU und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen

Art und Höhe der Förderung
Nicht zurückzahlbarer Zuschuss; die Höhe hängt von der Unternehmensgröße ab:

  • Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro
  • Kleinunternehmen: bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 60.000 Euro
  • Mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 100.000 Euro
  • Bonusförderung: 10 Prozent, wenn das Unternehmen mindestens für die Dauer des geförderten Vorhabens tarifliche oder tarifgleiche Löhne zahlt

Informationsquelle
Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027

Sachsen-Anhalt

DIGITAL INNOVATION

Was wird gefördert?
Das Programm stellt Fördermittel für Digitalisierung unter anderem für folgende Projekte und Maßnahmen zur Verfügung:

  • Entwicklung von neuen, innovativen digitalen Produkten und Produktionsprozessen, Geschäftsmodellen und Geschäftsabläufen
  • digitale Marketing- und Vertriebsstrategien
  • Einrichtung und Erhöhung der IT-Sicherheit
  • Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, sowie Sachkosten, Leistungen Dritter und Investitionen

Wer wird gefördert?
KMU mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss in Höhe von bis zu 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 70.000 Euro je Projekt. Die Förderung der Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, erfolgt auf Grundlage von Pauschalbeträgen.

Informationsquelle
Informationen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt zum Förderprogramm „DIGITAL INNOVATION“

Thüringen

Digitalbonus (vorerst keine neuen Anträge möglich)

Was wird gefördert?
Zum Digitalisierungsvorhaben gehörende Ausgaben für Software und Hardware, einschließlich der Ausgaben für Leistungen externer Dienstleister zur Migration und Portierung von IT-Anwendungen und IT-Systemen.

Fördermittel für Digitalisierung können unter anderem für Vorhaben in den folgenden Bereichen beantragt werden:

  • Digitalisierung von Betriebsprozessen, z.B. Einführung von ERP-Systemen oder Manufacturing Execution Systems (MES) oder Integration digitaler Workflows mit Lieferanten und Kunden (E-Commerce, E-Procurement)
  • Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Einführung produktbegleitender und/oder Anwendungssteuerungssoftware
  • Einführung oder Verbesserung von Informations- und Datensicherheitslösungen, z.B. Implementierung eines Informations- und/oder Datensicherheitskonzepts oder Initialisierung der Nutzung von Cloud-Technologien

Wer wird gefördert?
KMU der gewerblichen Wirtschaft (insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel)

Art und Höhe der Förderung
Die Fördermittel für Digitalisierung gibt es in Form eines Zuschuss in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen 150.000 Euro nicht übersteigen. Je Unternehmen können im „Digitalbonus Thüringen“ maximal zwei Anträge gestellt werden.

Informationsquelle
Informationen der Thüringer Aufbaubank zum Förderprogramm „Digitalbonus“

Bundesweite Förderprogramme

Die folgenden Förderprogramme stehen kleinen und mittleren Unternehmen bundesweit zur Verfügung.

Digital Jetzt

(zum 31.12.2023 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Das Programm enthält zwei Fördermodule:

  • Fördermodul 1: „Investition in digitale Technologien“ – Dieses Modul fördert Investitionen in Software und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Förderfähig sind zum Beispiel Investitionen in: datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.
  • Fördermodul 2: „Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ – Dieses Modul soll Unternehmen dabei unterstützen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Investitionen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Die Weiterbildungsanbieter müssen ihr Qualitätsniveau durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegen.

Unternehmen können in einem oder in beiden Modulen Fördermittel für Digitalisierung beantragen.

Wer wird gefördert?
Eine Förderung beantragen können:

  • mittelständische Unternehmen aus allen Branchen einschließlich Handwerk und freie Berufe
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung wird – nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung – als Zuschuss gewährt. Dieser muss nicht zurückgezahlt werden. Um ihr gefördertes Digitalisierungsprojekt umzusetzen, haben die Unternehmen in der Regel zwölf Monate Zeit.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen – bei Investitionen von Wertschöpfungsketten und/oder -netzwerken: bis zu 100.000 Euro pro Unternehmen. Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2.

Die Förderquote (in Prozent der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt.

  • Bis 50 Beschäftigte: bis zu 40 Prozent
  • Bis 250 Beschäftigte: bis zu 35 Prozent
  • Bis 499 Beschäftigte: bis zu 30 Prozent

go-digital

Was wird gefördert? (Wird ab 1. Januar 2025 nicht fortgeführt)

  • Optimierung von Prozessen und Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung (Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ und „Digitale Markterschließung“)
  • Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse; Digitalisierung vorhandender Geschäftsmodelle und -prozesse ( Modul „Digitalisierungsstrategie“)
  • Finanzierung von Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit (Modul „IT-Sicherheit“)

Wer wird gefördert?
Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft (KMU) einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial können Fördermittel für Digitalisierung beantragen, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

  • weniger als 100 Mitarbeiter
  • höchstens 20 Mio. Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss (Werte dürfen auch zusammen mit Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden)
  • Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zu gezielten Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen. Diese übernehmen die Antragstellung für die Fördermittel, die Abrechnung und das Berichtswesen.

Die Projektlaufzeit beträgt maximal sechs Monate.

Die Förderquote liegt bei 50 Prozent auf die Nettoausgaben. „go-digital“ übernimmt 50 Prozent der Kosten des maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro. Es können bis zu 20 Beratertage im gewählten Hauptmodul und bis zu zehn Beratertage in den gewählten Nebenmodulen veranschlagt werden.

unternehmensWert:Mensch plus

Was wird gefördert?
Das Programm soll Unternehmen zu nachhaltigen Strategien und neuen Konzepten verhelfen, mithilfe derer sie die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Dies geschieht mittels Einrichtung betrieblicher „Lern- und Experimentierräume“ und einer professionellen Prozessberatung.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen:

  • mit Sitz/Arbeitsstätte in Deutschland
  • Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro
  • seit mindestens zwei Jahren am Markt
  • mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter in Vollzeit

Art und Höhe der Förderung
Interessierte Unternehmen müssen zunächst eine (kostenfreie) Erstberatung in einer der Erstberatungsstellen (deutschlandweit vorhanden) besuchen. Wenn das Unternehmen die Förderkriterien erfüllt, bekommt es einen Beratungsscheck (Zuschuss) für eine geförderte Beratung. Für die Durchführung der Beratung vor Ort kann aus einem Pool von autorisierten Prozessberatern gewählt werden.

Die Förderquote liegt bei 80 Prozent und umfasst zwölf Beratungstage. Als zeitlicher Rahmen für den Beratungsprozess werden fünf bis sechs Monate empfohlen.

Informationsquelle
Informationen zum Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch plus“

ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW

Was wird gefördert?
Mit dem ERP-Förderkredit „Digitalisierung“ unterstützt die KfW Vorhaben, die auf die Digitalisierung von Unternehmen abzielen – von neuer Hard- und Software über digitale Geschäftsmodelle bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz.

Neben Investitionen können auch die laufenden Kosten von Digitalisierungsvorhaben gefördert werden.

Wer wird gefördert?
Neben Freiberuflerinnen und Freiberuflern sind Einzelunternehmen sowie kleine, mittlere und größere mittelständische Unternehmen mit einem Jahresgruppenumsatz von bis zu 500 Millionen Euro förderberechtigt.

Voraussetzung ist der Unternehmenssitz in Deutschland. Unternehmen mit Sitz im Ausland können die Förderung für ihre Tochtergesellschaften, Niederlassungen, Betriebsstätten oder Filialen in Deutschland beantragen.

Art und Höhe der Förderung
Gefördert wird über einen Kredit. Der vom Unternehmen gewählte Finanzierungspartner ermittelt anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Qualität der Sicherheiten des Unternehmens den individuellen Zinssatz für den Kredit und stellt den Förderantrag bei der Förderbank KfW. Der Kreditvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Finanzierungspartner abgeschlossen.

  • Kein Kreditmindestbetrag
  • Kreditbetrag bis maximal 25 Millionen Euro
  • Auszahlung von 100 Prozent des Kreditbetrags in einer Gesamtsumme oder in Teilbeträgen
  • Zuschuss von bis zu 5 Prozent auf den ausgezahlten Kreditbetrag möglich

Informationsquelle
www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/F%C3%B6rderprodukte/ERP-F%C3%B6rderkredit-Digitalisierung-(511-512)/

Fördermittel für Digitalisierung: Weitere Möglichkeiten zur Recherche

In der Förderdatenbank des Bundes findet man alle Förderungsmöglichkeiten des Bundes, der Länder und der EU. Diese Seite – insbesondere der Suchassistent – ist enorm hilfreich. Hier kann auch nach branchenspezifischen KMU-Digitalisierungsförderungen gesucht werden – beispielsweise gibt es zahlreiche weitere für Technologie-KMU, für solche aus Forschung und Entwicklung, sowie für Neugründungen und junge Unternehmen aus diesem Bereich.

Die Initiative Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie unterstützt KMU kostenfrei bei allen Fragen rund um die Digitalisierung. Anlaufstellen sind so genannte (regionale und thematische) „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“. Diese helfen den Unternehmen, den Stand der eigenen Digitalisierung einzuschätzen, entwickeln gemeinsam mit ihnen einen individuellen Digitalisierungsfahrplan und unterstützen sie bei der Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Darüber hinaus stellt auch die Europäische Union Fördermittel für Digitalisierung bereit: EU-Förderprogramme.

(Hinweis: Dieser Artikel wurde zuletzt am 22.10.2025 aktualisiert.)

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten
ERP & Finance

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten

Ab Januar 2025 gilt für Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) eine E-Rechnungspflicht. Aus diesem Grund ist es für Unternehmer ratsam, jetzt zu handeln. Neben der gesetzlichen Verpflichtung sprechen aber auch wirtschaftliche Gründe dafür, auf elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen.

5 Min. Lesezeit

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
Weitere Informationen zur XRechnung

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

  • Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
  • Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
  • Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

  • Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
  • Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

  • Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
  • Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
  • Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

  • Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
  • Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
  • Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

  • Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
  • Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

  • Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
  • In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
  • Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

  • Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO2-Bilanz aus.