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Digitalisierung

Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Branchen

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin

Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung

Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.

Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.

Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung

Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.

„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

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In Berlin vielerorts zu finden: das gelbe Logo der Carl Zauber Tiefbau GmbH

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst

Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

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Tag und Nacht im Einsatz

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.

Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.

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E-Rechnung im Bauwesen

Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.

Fazit

Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.

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WEITERE ARTIKEL

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10 Kriterien für GoBD-konforme Software
ERP & Finance

10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Unternehmenssoftware? Dieser Beitrag stellt die wesentlichen Regelungen der GoBD vor und führt in einer Checkliste die zehn wichtigsten Kriterien für GoBD-konforme Software auf.

5 Min. Lesezeit

Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform, einschließlich Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige.

Regelungsbereiche der GoBD

Allgemeine Anforderungen

Hierzu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung sowie Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit, Ordnung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege.

Belegsicherung und -archivierung

Dazu gehören ersetzendes Scannen, revisionssichere Archivierung, die Zuordnung der Belege zum Buchungssatz und die Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Sichere Aufbewahrung der Belege

Sichere (digitale) Aufbewahrung meint die Unverlierbarkeit von Informationen. Außerdem müssen die Informationen so gespeichert werden, dass die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzbehörde gewährleistet sind.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Die GoBD fordern die Nachvollziehbarkeit von Buchungen und steuerlichen Sachverhalten. Um diese Anforderung zu erfüllen, dokumentieren Unternehmen ihre Prozesse in einer detaillierten Verfahrensdokumentation.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Compliance ist das interne Kontrollsystem (IKS). Dieses sieht unter anderem eine Funktionstrennung vor, die häufig durch das Vier-Augen-Prinzip umgesetzt wird.

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das IKS sind als „lebende Dokumente“ zu betrachten. Dies bedeutet:

  • Sie werden bei Änderungen in den Prozessen oder Strukturen kontinuierlich aktualisiert.
  • Neue Versionen werden in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) versioniert abgelegt.
  • Die Dokumentation kann aus mehreren zusammenhängenden Einzeldokumenten bestehen, um eine flexible und modulare Struktur zu ermöglichen.

10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP-Systems sollten Sie die folgenden zehn Punkte beachten.

1. Beleg-Upload

Die GoBD fordern die digitale Integration elektronischer Belege in die Buchführung. Trotz fortschreitender Digitalisierung werden viele Dokumente immer noch in Papierform erstellt. Daher sind einfache und zeitsparende Methoden zum Hochladen von Belegen unerlässlich.

  • Vom Scanner: Können Sie die Belegordner in Ihrer Software mit dem Scan-Ordner synchronisieren? Oder können Sie gescannte Belege mit einer Scan-to-Mail-Funktion direkt per E-Mail an die Software senden?
  • Vom Computer: Lassen sich Lieferantenrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, per Ordnersynchronisation oder E-Mail an Ihre Software übermitteln?
  • Vom Smartphone oder Tablet: Lassen sich mobil gescannte oder abfotografiere Belege per App direkt in Ihre Software übertragen?

Beim Upload sollten die Belege direkt am passenden Ort abgelegt werden: Eingangsrechnungen im Rechnungseingang, Kassenbelege im Kassenbuch etc. Der schnelle Upload erleichtert die zeitgerechte Erfassung, insbesondere von Kassen. Außerdem ist er ein wesentlicher Bestandteil der Belegsicherung.

2. Belegzuordnung

In der Buchhaltungssoftware muss jeder Beleg mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft werden. Dies sollte automatisiert geschehen, am besten beim Buchen des Belegs. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

3. DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für eine GoBD-konforme Belegarchivierung unerlässlich. Idealerweise sollte das DMS in die Buchhaltungssoftware integriert sein, um maximale Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

  • Ein integriertes DMS sichert nicht nur E-Mails, Gesprächsnotizen und ergänzende Dokumente, die Geschäftsvorfälle genauer erklären, sondern ermöglicht auch die direkte Verknüpfung dieser Informationen mit den Buchungsvorgängen. Dies ist entscheidend, da die GoBD die Vollständigkeit der Aufzeichnungen fordern.
  • Darüber hinaus sorgt ein DMS für eine ordnungsgemäße, unverlierbare und leicht auffindbare Speicherung von Belegen und Dokumenten. Funktionen wie Filter und OCR-Technologie ermöglichen ein schnelles Auffinden von Informationen. Die Versionshistorie stellt sicher, dass die Originalbelege, wie vorgeschrieben, erhalten bleiben, während Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden.

Insgesamt zielen alle Anforderungen der GoBD darauf ab, die Beweiskraft Ihrer Buchführung sicherzustellen. Die Kombination aus Buchhaltungssoftware und DMS spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch Ihre Geschäftsprozesse optimiert und die Verlässlichkeit Ihrer Finanzunterlagen erhöht.

4. Eingangsrechnungs-Workflow

Der Rechnungseingang in einer GoBD-konformen Software enthält oft einen Workflow für die Rechnungsbearbeitung. Workflow bedeutet, dass ein kompletter Prozess inklusive der zuständigen Bearbeiter hinterlegt ist.

Eingangsrechnungen werden geprüft, genehmigt, freigegeben, gezahlt und gebucht. Diese Arbeiten sind nach dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen. Nach den GoBD ist ein internes Kontrollsystem (IKS) vorgeschrieben und im Rahmen dieses IKS ist die Funktionstrennung bei sensiblen Aufgaben zu beachten.

5. Hosting in Deutschland

Für eine GoBD-konforme digitale Buchführung und Belegarchivierung haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder Sie arbeiten mit einem lokal installierten System oder mit einer Cloud-Software. Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss das System in Deutschland oder der EU gehostet werden. Darauf sollten Sie insbesondere bei Cloud-Anbietern achten.

Bei Systemen, die beispielsweise in den USA gehostet werden, besteht die Möglichkeit, dass Behörden auf Ihre Daten zugreifen.

6. Nebensysteme und Kassen

Ihre Nebensysteme der Finanzbuchhaltung müssen ebenfalls integriert und GoBD-konform sein. Nebensysteme sind zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kassen, Lohnbuchhaltung, Reisekostenabrechnung und Zeiterfassungssysteme. Also alles, was buchhalterisch und steuerlich relevant ist. Dies ist eine weitere Anforderung, die sich aus den GoBD-Grundsätzen der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ergibt.

7. Schnittstellen

Um die Vollständigkeitsanforderungen der GoBD zu erfüllen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware über Schnittstellen verfügen. Diese sind notwendig, um Ihr System in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Darüber hinaus verbessern Schnittstellen die Auswertbarkeit Ihrer Informationen, da es keine Datensilos mehr gibt, sondern durchgängige Prozesse.

8. Office-Integration

Eine Office-Integration wird zwar nicht ausdrücklich gefordert, ist aber empfehlenswert, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente und Informationen nahtlos in das DMS und/oder Buchhaltungssystem übertragen können.

Besonders wichtig ist die Outlook-Integration. Viele Dinge werden per E-Mail mit Geschäftspartnern und anderen Akteuren abgestimmt: Aufträge, Änderungswünsche, Preisabsprachen und andere Informationen, die zur Erläuterung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

E-Mails und andere Office-Dokumente, die für Ihre Buchhaltung relevant sind, sollten unmittelbar mit den Geschäftsvorfällen verknüpft und ins DMS hochgeladen werden.

9. Zugriffssteuerung

Nach den GoBD müssen Sie den Finanzbehörden Zugriff auf Ihre Buchführung gewähren. Ihre Software sollte entsprechende Zugriffsregelungen vorsehen. Einige Anbieter haben die notwendigen Zugriffe in einem Benutzerprofil für Betriebsprüfer bereits vorkonfiguriert.

Eine ausgefeilte Zugriffssteuerung ist auch in anderer Hinsicht notwendig: Um zu verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden. Ihr DMS und Ihr Buchhaltungssystem sollten über entsprechende Vorkehrungen verfügen.

10. Verfahrensdokumentation

Der Umgang mit elektronischen Belegen ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Der Belegfluss muss dokumentiert sein. Dazu gehört, wie die Belege in das System gelangen, wer wann was mit ihnen macht und wie sie GoBD-konform archiviert werden.

Eine GoBD-konforme Software protokolliert daher im Hintergrund alle Bearbeitungsschritte. Außerdem sollte sie Workflows für den Belegfluss und die Buchhaltung enthalten. Im Idealfall können Sie dort auch eigene Workflows einrichten. Das erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und den Nachweis, dass Sie die darin beschriebenen Prozesse auch einhalten.

Fazit

Die GoBD skizzieren die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung, den Datenzugriff und die Archivierung von Belegen. Ziel ist es, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Dazu benötigen Sie eine GoBD-konforme Software für die Buchhaltung, mit angebundenem DMS. Insgesamt soll Ihr System auch alle Vor- und Nebensysteme integrieren, Datenschutz und Zugriffsregelungen implementieren, Workflows ermöglichen und im Hintergrund alles protokollieren. Diese letzteren Funktionen erleichtern Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.

DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz
ERP & Finance

DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz

Der Einsatz von DMS-Software verbessert nicht nur das Dokumentenmanagement, sondern erleichtert auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Lesen Sie hier, worauf Sie dabei achten sollten.

5 Min. Lesezeit

Sicherheit im Umgang mit Daten ist ein Wunsch, den jeder hegt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann den Datenschutz und die Datensicherheit in Unternehmen erheblich unterstützen – vorausgesetzt, es wird korrekt verwendet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein DMS für den Datenschutz bietet und wie Sie DMS-Software optimal einsetzen.

Anforderungen an Datensicherheit und Compliance stark gestiegen

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde 2019 das Datenschutzrecht europaweit verschärft. Vor allem stärkt die DSGVO die Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten Sie verarbeiten. Kunden, Mitarbeiter, Interessenten, Lieferanten – sie alle sind „Betroffene“ im Sinne des Datenschutzes. Besonders schutzwürdig sind Informationen über Gesundheit, sexuelle Orientierung, Religion, Bonität, Vorstrafen und politische Meinung von Personen.

Die GoBD wiederum stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten Belegen und Daten. Rechtssichere Archivierung bedeutet, dass Belege unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar, das heißt mit Bezug zum Geschäftsvorfall, aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen und die entsprechende Verfahrensdokumentation können nur mit einem Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden.

Verstöße gegen diese Vorschriften sind kein Kavaliersdelikt. Unternehmen, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren Bußgelder und rechtliche Nachteile. Die gute Nachricht: Moderne DMS-Software macht es Unternehmen leicht, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie DMS-Software Datenschutz und Compliance unterstützt

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Dokumentenmanagementsystem besonders gut unterstützen? Diese Frage wird im folgenden Abschnitt beantwortet.

DSGVO besser einhalten mit DMS-Software

Die folgende Tabelle zeigt, welche Datenschutzrisiken Sie eingehen, wenn Sie auf ein DMS verzichten. Sie erfahren, welche Anforderungen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt und wie ein DMS Ihnen die Einhaltung erleichtert. In einer dritten Spalte sehen Sie, ob und wie Sie die jeweilige Anforderung auch ohne DMS erfüllen können.

DSGVO-Vorgabe

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Informationen sind mit der Einwilligung des Betroffenen verlinkt

Ablage von Informationen und Einwilligung in demselben (realen oder digitalen) Ordner

Zweckbindung

Informationen sind mit dem Geschäftsvorfall verlinkt

Bezug zum Geschäftsvorfall durch Aktenplan und Register

Auskunftsrecht und Recht auf Vergessenwerden

Daten lassen sich per Suchfunktion systemweit extrahieren und an den Betroffenen liefern bzw. nachweislich löschen

Manuelle Suche durch Dateisystem oder in der Aktenablage, keine Garantie auf Vollständigkeit

Speicherbegrenzung

Wenn der Verarbeitungszweck wegfällt, können personenbezogene Daten entweder anonymisiert oder gelöscht werden

Anonymisierung ist oft nicht möglich, die Vernichtung bzw. das Löschen nur nach aufwändiger manueller Suche, oft unvollständig

Integrität und Vertraulichkeit

Zugriffsbeschränkungen, Zugriffsebenen und Schutz vor Weitergabe lassen sich einstellen, jeder Zugriff wird dokumentiert, redundante Speicherung schützt vor Verlust oder Beschädigung

Bei Papierakten unmöglich zu gewährleisten, bei Dateisystemen schwierig und unvollständig machbar

GoBD besser einhalten mit DMS-Software

Eine ähnliche Betrachtung zeigt, wie DMS-Software auch die GoBD-Compliance Ihrer Buchführung auf ein neues Niveau heben kann.

GoBD-Anforderung

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Unverlierbarkeit

Durch redundante Speicherung und Zugriffssteuerung bzw. Lösch-Schutz sind Belege unverlierbar

Versehentliche Löschung, Beschädigung oder Untergang lassen sich nie ganz ausschließen

Unveränderbarkeit

Belege bleiben im Originalzustand erhalten. Jede Weiterverarbeitung erzeugt eine neue Version

In Dateisystem mit Versionshistorie möglich, bei Papierbelegen unmöglich einzuhalten

Nachvollziehbarkeit

Verlinkung mit Geschäftsvorfall und Verfahrensdokumentation durch integrierte, automatische Protokollierung der Zugriffe und Verarbeitung

Aktenplan und/oder gemeinsame Ablage zusammengehöriger Dokumente

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Sechs Tipps für den Einsatz eines DMS

Eine DMS-Software allein kann den Datenschutz nicht garantieren. Die DSGVO verlangt daher geeignete „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs). Ein für den Unternehmenseinsatz geeignetes DMS erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen Maßnahmen müssen jedoch von Ihnen selbst umgesetzt werden. Unsere Tipps unterstützen Sie dabei.

1. Geeignete DMS-Software verwenden

Dokumentenmanagementsysteme gibt es wie Sand am Meer – doch welches passt zu Ihrem Unternehmen? Unser Tipp: Setzen Sie auf ein DMS, das in der EU hergestellt wird. Hierauf ist besonders bei Cloud-Lösungen zu achten. Denn sobald Ihre Daten über den Atlantik wandern, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung nicht mehr gewährleistet. Grund dafür ist, dass US-Behörden per Gesetz Zugriff auf sämtliche in den USA gehosteten Daten erhalten können.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Dokumente im DMS verschlüsselt gespeichert werden. Die Software sollte alle Dokumentenvorgänge automatisch protokollieren. So bleiben Änderungen nachvollziehbar, Versionen wiederherstellbar und die Datenintegrität jederzeit gesichert.

Optimal ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen – idealerweise Ihr ERP-System – integriert. Auf diese Weise vermeiden Sie Datensilos, arbeiten durchgängig über Prozesse hinweg und steigern Ihre Effizienz. Zudem sollte Ihr DMS alle Funktionen bieten, die Sie benötigen, um die folgenden Empfehlungen umzusetzen.

2. Daten richtig klassifizieren und verschlagworten

Betroffene können jederzeit die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten verlangen. In einem DMS können Sie jedes personenbezogene Dokument mit dem Namen der betroffenen Person verschlagworten. Oder Sie stellen einen Bezug zu seinen Stammdaten her, wenn die DMS-Software mit dem Kontaktmanagement integriert ist. Auch der Bezug zu Geschäftsvorfällen, Zweckbindungen und Einwilligungen kann auf diese Weise hergestellt werden.

Bei der Klassifizierung von Daten geht es um verschiedene Schutzstufen. Wie bereits erwähnt, sind einige Informationen besonders schutzwürdig. Andere wiederum unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Mit DMS-Software lassen sich Dokumente klassifizieren, so dass bestimmte Zugriffsprofile oder Verfallsdaten auf sie angewendet werden können, ohne dass sie einzeln angefasst werden müssen.

3. Berechtigungen richtig einstellen

Vertraulichkeit und Integrität sind wichtige Aspekte im Datenschutzrecht: Niemand darf unbefugt personenbezogene Daten einsehen, weitergeben, verändern oder löschen können.

Das bedeutet:

  • Mitarbeitende erhalten so viel Zugriff wie nötig und so wenig wie möglich. Auch die Suchfunktion der DMS-Software soll ihnen keine Dokumente anzeigen, die sie nichts angehen.
  • Auch zeitlich ist der Zugriff auf das geschäftlich Notwendige beschränkt.
  • Die Zugriffsebenen, d.h. Lesezugriff, Zugriff zum Bearbeiten, Zugriff zum Herunterladen und/oder zur Weitergabe von Dokumenten und Informationen, sollten ebenfalls minimiert werden.

Damit nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zugriffsprofil erstellt werden muss, sollten Profile für Benutzergruppen erstellt werden. Beispielsweise benötigt die Personalsachbearbeiterin einen Schreibzugriff auf die Personalstammdaten, für den Auszubildenden reicht aber ein Lesezugriff auf ausgewählte Bereiche. Und dieser Zugriff sollte erlöschen, sobald der Auszubildende in eine andere Abteilung wechselt.

4. Datenschutzkonzept für DMS-Einsatz erstellen

Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten sollten Sie ein Konzept zur Gewährleistung der Datensicherheit erarbeiten. Ein solches Konzept sollte folgende Aspekte abdecken:

  • Unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindern
  • Verhindern, dass Daten zur Unzeit gelöscht oder verändert werden
  • Sicherstellen, dass Daten anonymisiert oder gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt – nicht jedoch bei Dokumenten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen
  • Rechtzeitige Löschung im DMS nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicherstellen
  • Verschlüsselung und Integritätsschutz sicherstellen
  • Datenschutz-Folgenabschätzung für besonders schutzwürdige Daten vornehmen
  • Protokollierung und Versionierung in die Verfahrensdokumentation integrieren
  • Prozesse rund um die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten definieren und ebenfalls in die Verfahrensdokumentation aufnehmen

5. Ersetzendes Scannen und Belegarchivierung

Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Quittungen sind nach wie vor wichtig. Um sie zu sichern und für die digitale Verarbeitung verfügbar zu machen, werden sie gescannt. Das gescannte Dokument ersetzt dann das Original und wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Moderne DMS-Software bietet speziell für Eingangsrechnungen umfassende Unterstützung bei der GoBD-Compliance. Dazu gehören der Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen sowie die revisionssichere Archivierung der Belege. Häufig beinhaltet die Software auch ein spezielles Berechtigungsprofil für den Zugriff durch die Finanzbehörden.

6. Dokumentenbasierte Prozesse definieren

Einige DMS bieten die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse zu definieren. Diese Prozesse ermöglichen es Ihnen, bestimmte Dokumenttypen durch vordefinierte Bearbeitungsabläufe zu leiten. So können Sie zum Beispiel für Eingangsrechnungen einen Genehmigungsworkflow festlegen oder vom Dokumentenempfänger eine Bestätigung einfordern, dass er die Sicherheitsbelehrung gelesen und verstanden hat. Der Vorteil solcher Workflows ist, dass Sie einen qualitätsgesicherten Prozess haben, der beweiskräftig dokumentiert ist.

Fazit

Die Anforderungen an Datenschutz, Verfahrensdokumentation und Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können Unternehmen diese Anforderungen erfüllen – vorausgesetzt, sie konfigurieren und administrieren ihr DMS richtig.

Der Aufwand lohnt sich, denn DMS-Software bietet verschlüsselte Ablage, Zugriffskontrolle und spezielle Funktionen für die rechtssichere Verwaltung von Dokumenten. Mehr noch: Sie unterstützt dokumentenbezogene Prozesse und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Buchungsbelegen.

E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer
ERP & Finance

E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer

Viele geschäftliche E-Mails enthalten steuerrelevante Informationen und müssen daher nach den Vorgaben der GoBD archiviert werden. Längst nicht alle Unternehmen verfügen jedoch über eine rechtskonforme Lösung hierfür. Zudem herrscht häufig Unklarheit darüber, wann und wie E-Mails aufbewahrt werden müssen. Sechs gängige Fehleinschätzungen zur E-Mail-Archivierung.

5 Min. Lesezeit

Die E-Mail ist das meistgenutzte Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen. Neun von zehn Firmen nutzen das Medium sehr häufig, die restlichen zehn Prozent immerhin noch häufig. Das hat eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Laut Bitkom erhalten Berufstätige in Deutschland durchschnittlich 26 geschäftliche E-Mails pro Tag.

Trotz des hohen Verbreitungsgrades der E-Mail als Kommunikationsmittel handhaben viele Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung nur unzureichend. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstoßen häufig gegen rechtliche Vorgaben wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies geschieht nicht selten aus Unkenntnis der Vorschriften. Nachfolgend finden Sie häufige Irrtümer im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Mails.

1. Unternehmen müssen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails erfüllen rechtlich gesehen die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz für sechs bis zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine E-Mail empfangen oder selbst versendet wurde.

E-Mails, die lediglich als Transportmedium dienen, zum Beispiel zur Übermittlung eines PDF-Anhangs, müssen nicht aufbewahrt werden – vorausgesetzt, sie enthalten keine steuerlich relevanten Informationen. Auch Spam-Mails und Newsletter sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.

2. Unternehmen dürfen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails müssen archiviert werden, bei anderen haben Unternehmen die Wahl. Auf keinen Fall aber dürfen Unternehmen private E-Mails ihrer Mitarbeitenden automatisch speichern. Der Grund: Dürfen Beschäftigte ihr dienstliches E-Mail-Postfach auch privat nutzen, wird der Arbeitgeber nach dem Telekommunikationsgesetz gegenüber seinen Beschäftigten zum Telekommunikationsdiensteanbieter. Er unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten weder überwachen noch speichern. Die meisten Unternehmen verbieten ihren Mitarbeitenden daher die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse.

3. Es reicht aus, E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren

Die GoBD fordern unmissverständlich: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, dass nur das digitale Original als Beleg im Sinne des Steuerrechts gilt. E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, reicht nicht aus.

4. Aufbewahrung in der E-Mail-Anwendung reicht zur rechtskonformen Archivierung aus

Die GoBD fordern, dass jedes Unternehmen seine E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unbefugten Veränderungen des Inhalts schützt. Dieser Grundsatz der Unveränderbarkeit lässt sich bei der Ablage von E-Mails in herkömmlichen Mailsystemen allenfalls dann umsetzen, wenn das Unternehmen umfangreiche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen ergreift. Da der Aufwand hierfür immens ist, verzichten viele Unternehmen auf solche Journal- oder regelbasierten Verfahren.

Ein weiterer Grundsatz der GoBD ist die geordnete Aufbewahrung von E-Mails. Jede E-Mail, die ein Buchungsbeleg ist, muss eindeutig der jeweiligen Buchung (Geschäftsvorfall) zugeordnet werden können. E-Mail-Anwendungen verfügen nicht über die hierfür erforderliche Ordnungsstruktur. Laut GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich, wie zum Beispiel der „Einsatz einer DMS-Lösung, die E-Mails im Originalformat aufbewahrt, eine geordnete Ablage erlaubt und damit dazu beiträgt, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.“

5. Technische Lösungen zur E-Mail-Archivierung sorgen automatisch für Compliance

Es gibt verschiedene technische Lösungen, mit denen Unternehmen die Archivierung von E-Mails automatisieren und erheblich vereinfachen können. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit auf Knopfdruck. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) garantieren ohne weitere betriebsorganisatorische Maßnahmen bereits Rechtskonformität – sie schaffen lediglich die Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, benötigt jedes Unternehmen einen klaren organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer sogenannten Verfahrensdokumentation festgehalten. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails gesetzeskonform archiviert werden und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Schutz vor unbefugtem Zugriff, keine Speicherung bzw. Löschung von Nachrichten) eingehalten werden.

6. E-Mail-Archivierung dient nur der Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Da E-Mails heute einen erheblichen Teil der Geschäftskorrespondenz ausmachen, ist es auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung sinnvoll, sie geordnet und unveränderbar, also GoBD-konform, aufzubewahren. Schließlich enthalten E-Mails wichtige geschäftsrelevante Informationen. Gehen sie verloren, entstehen Lücken in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Werden E-Mails dagegen sicher archiviert, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Suchfunktionen jederzeit schnell darauf zugreifen. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.

Tipp: E-Mail-Archivierung im DMS

Besonders einfach und sicher lassen sich E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren:

  • Die E-Mail-Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem schafft die Basis für eine geordnete und unveränderbare Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD: Stellt ein Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails GoBD-konform in einem DMS abgelegt werden, ist in der Regel keine aufwändige Journal- oder regelbasierte E-Mail-Archivierung erforderlich.
  • Der Einsatz eines DMS verbessert die Arbeitsabläufe: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge lassen sich unmittelbar aus der E-Mail-Anwendung heraus (z.B. Microsoft Outlook) archivieren. Dabei werden sie automatisch in ein langzeitstabiles Format (z.B. EML) konvertiert, so dass sie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind – auch wenn zwischenzeitlich ein anderes E-Mail-Programm verwendet wird.
  • Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung in einem DMS besteht in der besseren Verfügbarkeit der Informationen: Sind die E-Mails und ihre Anhänge einmal im Dokumentenmanagement abgelegt, können alle berechtigten Anwender zentral darauf zugreifen. Über eine Schlagwort- oder Volltextsuche gelangen sie schnell zu den gewünschten Informationen. Das erspart den Mitarbeitenden langwieriges Suchen und Nachfragen in anderen Abteilungen.
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Du möchtest in den USA durchstarten? Oder in China die große Kohle machen? Super, aber Vorsicht! Deine Produkte und Dienstleistungen müssen den lokalen Bedürfnissen entsprechen. „Eine Größe passt allen“? Pustekuchen! Kunden erwarten maßgeschneiderte Lösungen, die ihre speziellen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet: Anpassung ist der Schlüssel. Aber halt – bevor du jetzt deine gesamte Produktionslinie umstellst, lass uns einen Schritt zurückgehen.

Marktdifferenzierung war gestern – Willkommen im Zeitalter der „Glocalisierung“

Marktdifferenzierung, das Schlagwort der letzten Jahrzehnte, hat ausgedient. Es geht nicht mehr nur darum, verschiedene Produkte für verschiedene Märkte zu entwickeln. Nein, heute musst du das Beste aus beiden Welten kombinieren. Das nennt sich „Glocalisierung“ – eine Mischung aus globalem Denken und lokalem Handeln. Was bedeutet das? Ganz einfach: Nutze deine globale Stärke, um lokale Märkte zu erobern. Aber Achtung, das geht nur, wenn du bereit bist, dein Denken zu revolutionieren.

Risikomanagement: Wetten, dass du noch nicht an alles gedacht hast?

Handelskriege, Währungsrisiken, politische Instabilitäten – du kennst die Schlagworte. Aber hast du wirklich einen Plan? Ein echter Internationalisierungsprofi geht Risiken aktiv an, statt nur auf sie zu reagieren. Wie das geht? Stell dir vor, du bist ein Schachspieler. Du planst mehrere Züge im Voraus, sicherst dich ab und nutzt jedes potenzielle Risiko als Chance. Ja, richtig gelesen: Eine Krise kann auch eine Chance sein. Währungsschwankungen? Nutze sie zu deinem Vorteil, indem du clever hedgst oder neue Märkte eroberst, wenn der Kurs stimmt.

Vom „Netzwerken“ zum „Netzwerkwerken“: Partnerschaften neu gedacht

Netzwerke sind wichtig, klar. Aber im internationalen Geschäft kommt es darauf an, wie du diese Netzwerke nutzt. Es reicht nicht mehr aus, einfach nur Kontakte zu haben – du musst sie aktiv einsetzen, um deinen Markt zu erobern. Das nennen wir „Netzwerkwerken“. Es geht darum, strategische Partnerschaften einzugehen, die dich nicht nur im Markt verankern, sondern dir auch Zugang zu Wissen, Ressourcen und Kunden verschaffen, die du sonst nie erreichen würdest. Denk mal drüber nach: Der beste Weg, in einem neuen Markt Fuß zu fassen, ist oft durch die Hintertür – und die öffnet dir ein lokaler Partner.

Das Geheimnis der Agilität: Warum Schnelligkeit Trumpf ist

Wer denkt, dass es reicht, einen Plan zu haben und diesen stumpf durchzuziehen, hat den Anschluss verpasst. Die Märkte sind heute dynamischer als je zuvor. Wer zu langsam reagiert, verliert. Agilität ist das Zauberwort. Das bedeutet: Schnell entscheiden, schnell umsetzen und vor allem – schnell anpassen. Ein Markt ändert sich über Nacht? Kein Problem, du hast schon einen Plan B in der Tasche. Das ist der Unterschied zwischen Gewinnern und Verlierern im globalen Spiel.

Fazit: Die neue Formel lautet „Think Local, Act Glocal“

Vergiss die alten Regeln. Internationalisierung im Mittelstand bedeutet heute, globales Denken mit lokaler Anpassung zu verbinden, Risiken als Chancen zu sehen und Netzwerke aktiv zu nutzen. Es ist an der Zeit, ausgetretene Pfade zu verlassen und neue Wege zu gehen. Wer das verstanden hat, wird nicht nur überleben, sondern im internationalen Markt richtig abräumen. Also, worauf wartest du? Pack die Koffer, aber vergiss nicht, den Kopf mitzunehmen!

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Regulatorische Anforderungen und Bürokratie

– allein die Worte lassen jeden Mittelständler mit den Augen rollen. Es fühlt sich an, als würde man sich ständig durch ein Dickicht aus Vorschriften kämpfen, während man gleichzeitig versucht, das eigene Unternehmen auf Kurs zu halten. Aber was, wenn wir dir sagen, dass du dieses Dickicht nicht nur durchqueren, sondern es auch zu deinem Vorteil nutzen kannst? Lass uns einen frechen Blick darauf werfen, wie du die Bürokratie zähmst und sie für dich arbeiten lässt!

Compliance-Kosten: Das ungeliebte Kind effizient aufziehen

Niemand liebt sie, aber jeder muss sich um sie kümmern: Compliance-Kosten. Sie wachsen unaufhaltsam und sind wie ein nimmersattes Monster, das nie genug bekommt. Doch was wäre, wenn du dieses Monster in ein nützliches Haustier verwandeln könntest? Es geht darum, Compliance nicht als Last, sondern als Wettbewerbsvorteil zu sehen. Wenn du die Anforderungen smart integrierst, kannst du dich von der Konkurrenz abheben. Kunden und Partner legen immer mehr Wert auf Unternehmen, die transparent, ethisch und gesetzeskonform arbeiten. Also, anstatt dich zu beklagen, nutze Compliance als Aushängeschild und zeige, dass du die Nase vorn hast – sicher und sauber! s Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter stärkt und sie gleichzeitig ermutigt alles zu geben oder sogar Neues zu probieren! Er schafft ein Gefühl von Sicherheit, wodurch Ihre Mitarbeiter einsehen, dass sie Ihnen vertrauen können. Du übergibst wichtige Aufgaben an deine Mitarbeiter? Nütze diesen Satz in solchen entscheidenden Momenten und Du wirst Dankbarkeit und Motivation durch deine Mitarbeiter verspüren.  

Digitalisierung: Dein Turbo für Bürokratieabbau

Digitalisierung ist nicht nur ein Buzzword, sondern der Schlüssel, um der Bürokratie den Wind aus den Segeln zu nehmen. Stell dir vor, du ersetzt all die Papierstapel durch digitale Prozesse. Plötzlich werden aus stundenlangen Formularschlachten blitzschnelle Klicks. Die Kunst besteht darin, smarte Tools zu nutzen, die dir nicht nur helfen, die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch deine Effizienz massiv steigern. Das bedeutet: weniger Papierkram, mehr Zeit für das Wesentliche. Und wer weiß, vielleicht entdeckst du dabei sogar neue digitale Möglichkeiten, die dein Geschäft auf ein ganz neues Level heben.

Lobbyarbeit: Zeit, die Ärmel hochzukrempeln

Du denkst, Lobbyarbeit sei nur etwas für die Großen? Denk nochmal nach! Auch mittelständische Unternehmen haben eine Stimme, und es wird Zeit, diese zu nutzen. Indem du dich in Verbänden engagierst und aktiv an der Gestaltung von Regulierungen mitarbeitest, kannst du Einfluss nehmen – nicht nur darauf, was beschlossen wird, sondern auch, wie es umgesetzt wird. Das bedeutet weniger unpassende Vorschriften und mehr praxisnahe Lösungen. Verbünde dich mit anderen Mittelständlern und zeige der Politik, dass du mehr bist als nur ein Regel-Empfänger. Du bist ein Regel-Macher!

Beratung und Unterstützung: Die besten Freunde im Dschungel der Bürokratie

Manchmal ist es schlau, sich Hilfe zu holen, anstatt alles allein zu machen. Externe Berater können dir den Weg durch den Dschungel der Regulierungen zeigen und dir helfen, Stolpersteine zu umgehen. Aber Vorsicht: Wähle deine Berater mit Bedacht. Du solltest nicht nur Experten im Gesetzesdschungel sein, sondern auch verstehen, wie dein Unternehmen tickt. Wenn du den richtigen Partner an deiner Seite hast, wird aus dem lästigen Vorschriften-Irrgarten ein klarer Pfad – und du sparst dir teure Fehler und schlaflose Nächte.

Bürokratie als Innovationsmotor: Klingt verrückt? Ist es nicht!

Hier kommt der Clou: Bürokratie muss nicht der Feind sein. Tatsächlich kann sie zum Innovationsmotor werden, wenn du sie richtig nutzt. Jeder neue Regulierungstrend bringt auch neue Marktchancen. Vielleicht zwingt dich eine neue Vorschrift, deine Prozesse zu überdenken – und plötzlich entdeckst du eine effizientere, kostengünstigere oder umweltfreundlichere Art und Weise, dein Geschäft zu führen. Betrachte Regulierungen also nicht als Blockade, sondern als Ansporn, dein Unternehmen neu zu erfinden und auf die Überholspur zu bringen.

Fazit: Vom Bürokratieopfer zum Bürokratieprofi

Regulatorische Anforderungen und Bürokratie mögen nervig sein, aber sie müssen kein Klotz am Bein sein. Mit der richtigen Einstellung und den passenden Strategien kannst du sie zu deinem Vorteil nutzen. Ob durch clevere Compliance, digitale Lösungen, aktive Lobbyarbeit oder das Einbeziehen externer Berater – die Möglichkeiten sind vielfältig. Die Herausforderung besteht darin, aus den Stolpersteinen, die dir in den Weg gelegt werden, das Fundament für deinen Erfolg zu bauen. Also, statt sich über die Bürokratie zu beschweren, nimm die Schere in die Hand und mach dir den Weg frei!

Vier Irrtümer beim Dokumentenmanagement
ERP & Finance

Vier Irrtümer beim Dokumentenmanagement

Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement. Allerdings gibt es oft Missverständnisse in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen beim Scannen und Aufbewahren von Geschäftsunterlagen. In diesem Beitrag werden vier häufige Irrtümer aufgeklärt und dargestellt, was Mythos und was Wahrheit ist.

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Vor über 40 Jahren prägte ein Zeitungsartikel in der „Washington Post“ erstmals den Begriff des „papierlosen Büros“. Zwar sind wir von einer vollständig papierlosen Arbeitswelt noch weit entfernt, doch in den letzten Jahren hat die Digitalisierung in Büros erheblich an Fahrt aufgenommen. Leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die weitgehend papierloses Archivieren und effiziente Workflows ermöglichen, sind mittlerweile auch für kleinere Unternehmen verfügbar. Immer mehr Betriebe setzen auf solche DMS-Lösungen, dennoch herrscht bei vielen Nutzern Unsicherheit darüber, was im Zusammenhang mit der digitalen Erfassung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erlaubt ist und was nicht. Besonders hartnäckig halten sich die folgenden Irrtümer:

1. Farbdokumente müssen in Farbe gescannt und archiviert werden

Unternehmen erhalten häufig farbige Papierdokumente wie Baupläne, technische Zeichnungen oder Schadensfotos. Damit stellt sich die Frage, wie solche Dokumente gescannt und im Dokumentenmanagement-System archiviert werden sollten: farbig oder schwarz-weiß?

Laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), Randziffer 137, ist eine vollständige Farbwiedergabe beim Scannen nur erforderlich, wenn die Farbe eine Beweisfunktion hat. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Papierdokument Minusbeträge in roter Schrift aufweist oder Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben enthält. Bei Bauplänen und technischen Zeichnungen kann ein Farbscan ebenfalls sinnvoll sein, da Leitungen für Trinkwasser, Abwasser, Gas und Strom häufig in unterschiedlichen Farben dargestellt werden.

Fakt ist: Wenn die Farbe keine Beweisfunktion hat, sollten farbige Dokumente grundsätzlich schwarz-weiß gescannt werden, um Speicherplatz im DMS zu sparen. Dies gilt auch für Dokumente mit farbigen Unterschriften, Siegeln oder Logos. Diese Vorgehensweise entspricht den herkömmlichen papiergebundenen Verfahren, bei denen in der Praxis nahezu alle Dokumente schwarz-weiß kopiert wurden.

2. Eingangsrechnungen auf Papier müssen nach dem Scannen aufbewahrt werden

Der Mythos, dass Unternehmen Originaldokumente nicht vernichten dürfen, ist weit verbreitet.

Fakt ist: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlaubt Unternehmen seit vielen Jahren, Papierrechnungen nach dem Scannen zu vernichten. Fachleute für Dokumentenmanagement sprechen hierbei vom ersetzenden Scannen. Das BMF legte die erforderlichen Voraussetzungen dafür im Jahr 1995 in seinem Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) fest.

Seitdem veröffentlichte das BMF zahlreiche weitere Schreiben, die die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens bestätigen. Die aktuelle Fassung der GoBD vom 28. November 2019 erklärt unter Randziffer 140 ausdrücklich, dass Unternehmen Papierrechnungen vernichten dürfen, solange keine anderen gesetzlichen Vorschriften oder innerbetrieblichen Regelungen die Aufbewahrung im Original verlangen.

Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen erstellen

Eine wichtige Voraussetzung für die GoBD-Konformität ist, dass Unternehmen ihr Scanverfahren dokumentieren. Dazu sollten sie im Rahmen der Verfahrensdokumentation eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem folgende Punkte regelt:

  • Wer darf Papierbelege scannen?
  • Zu welchem Zeitpunkt werden Belege erfasst: schon beim Posteingang oder erst während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung?
  • Welches Schriftgut wird gescannt?
  • In welchen Fällen müssen die Scans nicht nur inhaltlich mit dem Original übereinstimmen (betrifft alle Dokumente), sondern auch bildlich identisch sein (betrifft z. B. empfangene Handelsbriefe/Geschäftsbriefe und Buchungsbelege)?
  • Wie stellt das Unternehmen die Qualitätskontrolle im Hinblick auf Lesbarkeit und Vollständigkeit sicher?
  • Wie werden Fehler protokolliert?

Eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, an der sich Unternehmen orientieren können, ist auf der Website des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) erhältlich.

Welche sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Richtlinie RESISCAN zusammengefasst.

3. Bildoptimierungen an gescannten Belegen sind nicht erlaubt

Das Papieroriginal und der Scan eines Belegs müssen laut GoBD inhaltlich identisch sein. Die bildliche Wiedergabe muss somit wortgetreu und die Inhalte müssen reproduzierbar sein.

Bei bestimmten aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, wie Handels- und Geschäftsbriefen oder Buchungsbelegen (z. B. Rechnungen), verlangen die GoBD zusätzlich die bildliche Gleichheit. Das bedeutet, der Scan muss das Papieroriginal visuell exakt wiedergeben. Alle relevanten Informationen müssen für sachverständige Dritte, beispielsweise einen Betriebsprüfer des Finanzamts, lesbar sein.

Fakt ist: Bildverbesserungen sind grundsätzlich zulässig, wenn dabei die GoBD eingehalten werden. Beispielsweise darf man: schwarze Ränder am gescannten Bild entfernen, die durchscheinende Rückseite des Papierdokuments herausfiltern, sogenannten „Fliegendreck“ eliminieren, sowie Belege geraderücken und zuschneiden. Nach der Archivierung im Dokumentenmanagement System (DMS) darf man keine bildlichen Änderungen mehr vornehmen.

4. Nach zehn Jahren müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente gelöscht werden

Ein weiteres hartnäckiges Gerücht besagt, dass man archivierte Dokumente nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen muss.

Fakt ist: Die Aufbewahrungspflichten und -fristen von steuerlich relevanten Dokumenten sind vor allem in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Weder die AO noch das HGB schreiben eine Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vor.

Ausnahmen ergeben sich im Datenschutzrecht aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Werden Unterlagen nicht mehr für die Geschäftstätigkeit benötigt, sollten sie zeitnah vernichtet werden. Ob ein Dokument nicht mehr notwendig ist, lässt sich stets nur im Einzelfall beurteilen.

Um Speicherplatz zu sparen und das Dokumentenmanagement übersichtlich zu halten, sollte man alle nicht mehr benötigten oder zu vernichtenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Dokumente, aus denen sich Forderungen oder Verbindlichkeiten für ein Unternehmen ergeben könnten, sollte man jedoch weiterhin im DMS aufbewahren. Dies kann sogar über die Dauer der Geschäftsbeziehung hinausgehen.

Grundsätzlich gilt es also, bei jedem Dokument genau hinzuschauen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet verschiedene Funktionen, die helfen, die Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten und den Löschpflichten nachzukommen.

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung
ERP & Finance

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft die Lagerverwaltung weniger effizient als sie sollte. Ein häufiger Grund dafür ist die Arbeit per Zuruf und mit Excel-Listen. Eine digitale Lagerverwaltung kann das Lager optimieren und die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

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Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

  • Aufwändige Artikelsuche im Lager
  • Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
  • Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
  • Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
  • Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
  • Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
  • Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
  • Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

  • Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
  • Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
    1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
    2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
    3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

  • Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
  • Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

  • Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
  • Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
  • Übersicht und Transparenz im Lager
  • Verlässliche Bestandsführung
  • Bessere Nutzung von Lagerflächen
  • Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

  • An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
  • Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
  • Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
  • Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU
Digitalisierung & KI

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU

Die digitale Transformation bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Allerdings sind die finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte in vielen Betrieben knapp bemessen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Programme, die speziell für KMU Fördermittel für Digitalisierung bereitstellen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten davon vor.

5 Min. Lesezeit

Zuschüsse und zinsverbilligte Kredite bzw. Darlehen in Kooperation mit Förderbanken – das sind die gängigsten Fördervarianten für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand.  Entsprechende Förderprogramme auf EU-, Bundes- und Länderebene sollen es KMU ermöglichen, auf digitale Prozesse und Produkte umzustellen und Know-how bezüglich der digitalen Transformation zu erlangen.

Fördermittel für Digitalisierung gibt es meist für die Anschaffung von Hard- und Software sowie für Beratungsleistungen. Gefördert werden je nach Programm sowohl spezifische Vorhaben als auch allgemeine Schritte in Richtung Digitalisierung.

Zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben zählen beispielsweise:

  • Einführung von ERP-Software,
  • die durchgängige Digitalisierung der Auftragsabwicklung,
  • Migration und Portierung von IT-Systemen und Anwendungen sowie
  • Verbesserung der IT-Sicherheit oder
  • die Entwicklung ganz neuer digitaler Lösungen und Plattformen.

Die zahlreichen Förderprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Fördervoraussetzungen und der Fördersummen teils erheblich. Dieser Beitrag fasst die Informationen der Förderer zusammen und bietet somit einen Überblick über die Digitalisierungsförderungen für KMU.

Förderprogramme der Bundesländer

Die folgende Übersicht listet die wichtigsten Förderprogramme der Bundesländer mit Bezug zur Digitalisierung auf. In aller Regel können nur Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland haben, Fördermittel für Digitalisierung aus diesen Programmen erhalten.

Baden-Württemberg

Digitalisierungsprämie Plus

Was wird gefördert?
Fördermittel für Digitalisierung gibt es für konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit, wie zum Beispiel:

  • Implementierung 3D-Druck
  • Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
  • Mitarbeiterschulungen, sofern sie mit der Anschaffung von IKT-Hard- und Software zusammenhängen

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeitern, die am Standort Baden-Württemberg aktiv sind.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung können für Vorhaben gewährt werden, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen. Dies geschieht über ein Darlehen der L-Bank (10.000 bis 100.000 EUR), für das die Unternehmen einen Tilgungszuschuss erhalten.

Informationsquellen
wm.baden-wuerttemberg.de/de/service/foerderprogramme-und-aufrufe/liste-foerderprogramme/digitalisierungspraemie

www.l-bank.de/produkte/wirtschaftsfoerderung/digitalisierungsfinanzierung.html

Bayern

Digitalbonus

Was wird gefördert?

  • Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, durch IKT-Hardware, IKT-Software sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen
  • Entwicklung von auf das Unternehmen abgestimmten IT-Sicherheitslösungen oder die dahingehende Umstellung einer Standardlösung

Gefördert werden Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hardware und Software.

Wer wird gefördert?

KMU der gewerblichen Wirtschaft mit Betriebsstätte im Freistaat Bayern, wo die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommen muss.

Art und Höhe der Förderung

  • Beim „Digitalbonus Standard“ gibt es Fördermittel für Digitalisierung als einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 50 Prozent und bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Beim „Digitalbonus Plus“ gibt es einen Zuschuss von bis zu 50.000 Euro für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Bei kleinen Unternehmen beträgt der Fördersatz bis zu 50 Prozent, bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Darüber hinaus haben KMU die Möglichkeit, für ihr Vorhaben zusätzlich oder alternativ zu den Digitalboni einen „Innovationskredit 4.0“ zu beantragen. Hierbei handelt es sich um ein zinsverbilligtes Darlehen mit der Möglichkeit einer Förderung von 100 Prozent der förderfähigen Ausgaben.

Informationsquellen
www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm

lfa.de/website/de/foerderangebote/innovation/weg/Digitalkredit/index.php

Berlin

Berlin Mittelstand 4.0 (bis auf Weiteres ausgesetzt)

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie 4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Errichtungs- und Erweiterungsinvestitionen
  • dazugehörige Betriebsmittel und anteilige Lohnkosten
  • sonstige Vorhaben zur Nutzung von IT-Lösungen und Digitalisierung von Produktion und Service

Wer wird gefördert?
KMU sowie größere Mittelstandsunternehmen (mit weniger als 3.000 Beschäftigten). Das Förderprogramm richtet sich an Unternehmen des produzierenden Gewerbes, der IT-Branche und des Dienstleistungsgewerbes mit einer Betriebsstätte oder Sitz in Berlin.

Art und Höhe der Förderung

  • Darlehen von 2 bis 6 Mio. Euro zu günstigen Zinsen
  • 60 Prozent Haftungsfreistellung der Hausbank durch die Investitionsbank Berlin (IBB)
  • flexible Laufzeiten zwischen 3 und 10 Jahren
  • Tilgung erfolgt vierteljährlich und nachschüssig
  • 100 Prozent Auszahlung

Informationsquelle
www.ibb.de/de/foerderprogramme/berlin-mittelstand-4.0.html

Brandenburg

Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG)-Digital

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie-4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Digitalisierungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen
  • drei Module: Beratung, Schulung und Implementierung

Wer wird gefördert?
Auf Gewinnerzielung ausgerichtete KMU, inklusive Handwerk, mit Sitz oder einer Betriebsstätte im Land Brandenburg

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung gibt es als nicht rückzahlbaren Zuschuss im Wege der Anteilfinanzierung (50 Prozent) – maximal jeweils 50.000 Euro für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 500.000 Euro für das Modul „Implementierung“, bei einer Laufzeit von maximal 6 Monaten für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 36 Monaten für das Modul „Implementierung“.

Informationsquelle
www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big-digital/

Bremen

Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Was wird gefördert?
Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Wer wird gefördert?
Ausschließlich KMU mit Sitz oder Niederlassung in Bremen und Bremerhaven

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zur Beratung durch einen geprüften Digitalberater/Dienstleister – wählbar aus einem Pool. Eine Beratung wird mit 50 Prozent der Kosten und einem maximalen Betrag von 5.000 Euro gefördert.

Informationsquelle
www.digitalisierung-bremen.de/beratungsfoerderung-zu-digitalisierung-und-arbeit-40

Hamburg

Hamburg-Kredit Wachstum

Was wird gefördert?
Alle Investitionen in Hamburg, die einer langfristigen Mittelbereitstellung bedürfen und einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen. Betriebsmittel inklusive Warenlager.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft in Hamburg, freiberuflich Tätige sowie Personen, die Gewerbeimmobilien vermieten oder verpachten. Weitere Voraussetzung: Das Unternehmen bzw. der Antragssteller muss seit mindestens fünf Jahren am Markt aktiv sein.

Art und Höhe der Förderung
Zinsgünstige Darlehen:

  • bis 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • bis zu 750.000 Euro Darlehenssumme (bzw. 1.5 Mio. Euro in drei Kalenderjahren)
  • Laufzeiten von bis zu zehn Jahren bei Investitionsfinanzierungen und bis zu fünf Jahren bei Betriebsmittelfinanzierungen
  • fester Zinssatz für die gesamte Darlehenslaufzeit

Der Zinssatz richtet sich nach dem aktuellen Kapitalmarktniveau. Die IFB Hamburg verbilligt die Mittel, die von der KfW Bankengruppe zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden, zusätzlich durch Gelder der Freien und Hansestadt Hamburg.

Informationsquelle
www.ifbhh.de/hamburg-kredit-innovation

Hamburg Digital

Was wird gefördert?
Das Programm besteht aus zwei Modulen:

  • Modul I Hamburg-Digital Check fördert Ausgaben für Beratungsdienstleister, die für das Bundesprogramm go digital zertifiziert sind.
  • Modul II Hamburg-Digital Invest fördert Investitionen zur Umsetzung der entwickelten Strategien und Konzepte. Dies umfasst Ausgaben für Hardware und Software sowie Ausgaben für externe Dienstleister, die für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen notwendig sind.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks sowie Freiberufler (z.B. Ärzte, Steuerberater, Architekten) mit Sitz oder mindestens einer Betriebsstätte in Hamburg, in der die geförderte Maßnahme zum Einsatz kommt. Gefördert werden dabei nur KMU, die zusammen mit ihren „Partnerunternehmen“ und „verbundenen Unternehmen“ insgesamt weniger als 250 Mitarbeiter haben.

Art und Höhe der Förderung
Je Modul müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 3.000 Euro (netto) betragen.

  • Modul I (Hamburg-Digital Check) bezuschusst Ausgaben für Beratungsleistungen mit 50 Prozent, bis zu einer maximalen Fördersumme von 5.000 Euro.
  • Modul II (Hamburg-Digital Invest) bezuschusst die Ausgaben für das tatsächliche Investitionsvorhaben mit 30 Prozent, bis zu einem maximalen Förderbetrag von 17.000 Euro.

Informationsquelle
https://hamburger-digitalbonus.de

Hessen

DIGI-Zuschuss (Förderrunde 2025 endet am 29.10.2025)

Was wird gefördert?
Die digitale Transformation von Produktions- und Arbeitsprozessen und Verbesserung der IT-Sicherheit. Die Maßnahmen sollen einen Digitalisierungsfortschritt in den Bereichen Produktion und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder Strategie und Organisation des Unternehmens erwarten lassen. Zuwendungsfähige Maßnahmen sind:

  • Anschaffung von Hard- und Software zur Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Betriebsprozessen
  • Anschaffung von Hard- und Software zur Implementierung einer IKT-Sicherheitslösung
  • die mit den Anschaffungen verbundenen Dienstleistungen, einschließlich der Migration bisheriger Daten und der Portierung von Softwarekomponenten auf die neuen digitalen Systeme sowie erforderliche Schulungen zu den angeschafften digitalen Systemen durch externe Anbieter

Wer wird gefördert?
Insbesondere KMU der gewerblichen Wirtschaft sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen, in denen die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss (Anteilsfinanzierung) in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Sachausgaben bereitgestellt. Die zuwendungsfähigen Sachausgaben müssen sich dabei auf mindestens 4.000 Euro erfolgen. Die Förderhöhe beträgt maximal 10.000 Euro.

Informationsquelle
www.wibank.de/digital-zuschuss

Mecklenburg-Vorpommern

Digitalisierungsförderung MV

Was wird gefördert?
Gefördert werden Investitionen in Prozessinnovationen, die neue oder wesentlich verbesserte Methoden für Produktion und Dienstleistungen im Betrieb ermöglichen – etwa durch den Einsatz moderner digitaler Technologien, Ausrüstung oder Software.

Wer wird gefördert?
Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 100 Beschäftigten, die ohne Förderung digitale Produktions- oder Leistungsprozesse nicht oder nur stark verzögert einführen können. Förderfähig sind Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern aus den Bereichen Produktion, Handwerk und Tourismus.

Art und Höhe der Förderung
KMU mit weniger als 100 Beschäftigten können im Rahmen der Projektförderung für digitale Kleininvestitionen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten, maximal jedoch 50.000 Euro pro Vorhaben. Die beihilferechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation; die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 30.000 Euro betragen und die Förderung erfolgt als De-minimis-Beihilfe.

Informationsquelle
www.tbi-mv.de/digitalisierungsfoerderung-mv/foerderaufruf.html

Niedersachsen

Digitalbonus.Niedersachsen (zum 1. Januar 2022 ausgelaufen)

Was wird gefördert?

  • Investitionen in IKT-Hardware, IKT-Software oder Softwarelizenzen, sofern ein Kaufpreis von 5.000 Euro brutto überschritten wird. Dabei muss es sich um ein oder mehrere Exemplar/e derselben Hardware, Software oder Softwarelizenz handeln.
  • Investitionen in Hard- und Software zur Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit. Auch hier gilt: Der Brutto-Kaufpreis des jeweiligen Exemplars an Hardware, Software oder Softwarelizenz muss 5.000 Euro überschreiten.

Wer wird gefördert?

KMU aus den Bereichen gewerbliche Wirtschaft, Life Sciences, eHealth sowie Handwerksbetriebe und kleine freiberufliche Planungsbüros, jeweils mit Sitz oder Betriebsstätte in Niedersachsen.

Art und Höhe der Förderung

  • Kleine Unternehmen erhalten einen einmaligen, nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent – mittlere Unternehmen von bis zu 30 Prozent.
  • Die Fördersumme liegt zwischen mindestens 2.500 Euro und maximal 10.000 Euro.
  • Gefördert wird nur der Kauf von Hardware, Software oder Softwarelizenzen. Mieten oder Leasing sind nicht zuwendungsfähig.

Informationsquelle
Informationen der Investitions- und Förderbank NBank zum Digitalbonus. Niedersachsen

Nordrhein-Westfalen

Mittelstand Innovativ & Digital

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital besteht aus mehreren Teilprogrammen und beinhaltet unter anderem die Gutscheinvariante MID-Digitalisierung. Hiermit fördert das Land Nordrhein-Westfalen die Beratung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und die effiziente digitale Transformation unternehmensinterner Prozesse.

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen

Art und Höhe der Förderung
Der Zuschuss beim Gutschein MID-Digitalisierung beträgt maximal 50 Prozent, bei kleinen und Kleinstunternehmen maximal 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die maximale Zuwendungssumme sind 15.000 Euro.

Informationsquelle
www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-gutscheine/digitalisierungsgutschein

NRW.BANK. Digitalisierung und Innovation

Was wird gefördert?
Finanzierungen von Digitalisierungsmaßnahmen und Investitionsvorhaben in den Bereichen:

  • Digitale Produktion, Leistungserbringung und Verfahren, z.B. Integration/Einbindung von digitalen Kundenschnittstellen an das Produktionsleitsystem, vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung und der Produktionssysteme, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, Integration mobiler Betriebsgeräte in die Steuerung von Produktion und Dienstleistungen
  • Digitale Produkte und Leistungen, z.B. Aufbau und Verbesserung von digitalen Plattformen, Entwicklung digitaler Standards und Normen
  • Digitale Strategie und Organisation, z.B. Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, Initialisierungsaufwand für die Nutzung von Cloud-Technologien oder Entwicklung und Implementierung eines IT-, Datensicherheits- und/oder Social-Media-Kommunikationskonzepts

Wer wird gefördert?
Mittelständische Unternehmen (inländische und ausländische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. Euro nicht überschreitet, ab zwei Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Investitionsort muss in Nordrhein-Westfalen liegen. Förderfähig sind grundsätzlich nur Vorhaben, die einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen und deren Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Art und Höhe der Förderung

  • Zinsgünstige Ratendarlehen
  • Finanzierungsanteil: bis zu 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • Mindestkredit: 25.000 Euro
  • Höchstbetrag: 10 Millionen Euro
  • fester Zinssatz für die gesamte Laufzeit
  • Tilgung in gleichen Vierteljahresraten
  • Auszahlung: 100 Prozent
  • Optional: 50-prozentige Haftungsfreistellung und Bürgschaft

Informationsquelle
www.nrwbank.de/de/unternehmen/investitionen-im-mittelstand/digitalisierung/

Saarland

DigitalInvest KMU

Was wird gefördert?

Gefördert werden nicht nur Investitionen in Hard- und Software, sondern auch die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, die Beschäftigten in die Lage zu versetzen, mit Digitalisierung und Technik sicher und produktiv umzugehen.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Saarland, in der die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss aus Landesmitteln. Der Zuschuss beträgt bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben für mittlere Unternehmen und bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Der jeweilige Höchstförderbetrag beläuft sich bei der „Basis-Förderung“ auf 12.500 Euro und bei der „Plus-Förderung“ auf 20.000 Euro.

Informationsquelle
www.saarland.de/mwide/DE/portale/digitalisierung/digitalisierung-wirtschaft/digitalinvest/digitalinvest

Sachsen

Betriebsberatung/Coaching (zum 30.06.2024 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Betriebsberatungen und Coachings zu verschiedenen Fragen der Unternehmensführung, wie beispielsweise Digitalisierung

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachen.

Art und Höhe der Förderung
Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von bis zu 40 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Direktverfahren und bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Qualitätssicherungsverfahren. Zuwendungsfähig sind das Nettohonorar des Beraters; im Qualitätssicherungsverfahren zusätzlich die Ausgaben für die Qualitätssicherung.
Pro Tag der Beratung bzw. des Coachings können bis zu 350 Euro Zuwendung anerkannt werden, in einem Kalenderjahr höchstens 8.000 Euro (bei Beratungen in einzelnen Förderschwerpunkten bis zu 10.000 Euro) für das Unternehmen.

Informationsquelle
www.sab.sachsen.de/mittelstandsrichtlinie-betriebsberatung/coaching

Digitalisierung Zuschuss EFRE

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm unterstützt Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler bei der Heranführung an Themen der digitalen Transformation.
Zuwendungsfähig sind:

  • Planung, Konzipierung und Vorbereitung von Projekten – für die entsprechende Beratungsleistung können bis zu 5 Tagewerke, höchstens 900 Euro/Tag angesetzt werden
  • technischen Realisierung anfallende Fremdleistungen
  • Anschaffung von projektbezogener Software und notwendiger Hardware, keine Standard-Hardware und -Software
  • Einführung der Lösung einschließlich Schulung; höchstens bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben

Wer wird gefördert?
Kleinstunternehmen, KMU und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen

Art und Höhe der Förderung
Nicht zurückzahlbarer Zuschuss; die Höhe hängt von der Unternehmensgröße ab:

  • Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro
  • Kleinunternehmen: bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 60.000 Euro
  • Mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 100.000 Euro
  • Bonusförderung: 10 Prozent, wenn das Unternehmen mindestens für die Dauer des geförderten Vorhabens tarifliche oder tarifgleiche Löhne zahlt

Informationsquelle
Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027

Sachsen-Anhalt

DIGITAL INNOVATION

Was wird gefördert?
Das Programm stellt Fördermittel für Digitalisierung unter anderem für folgende Projekte und Maßnahmen zur Verfügung:

  • Entwicklung von neuen, innovativen digitalen Produkten und Produktionsprozessen, Geschäftsmodellen und Geschäftsabläufen
  • digitale Marketing- und Vertriebsstrategien
  • Einrichtung und Erhöhung der IT-Sicherheit
  • Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, sowie Sachkosten, Leistungen Dritter und Investitionen

Wer wird gefördert?
KMU mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss in Höhe von bis zu 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 70.000 Euro je Projekt. Die Förderung der Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, erfolgt auf Grundlage von Pauschalbeträgen.

Informationsquelle
Informationen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt zum Förderprogramm „DIGITAL INNOVATION“

Thüringen

Digitalbonus (vorerst keine neuen Anträge möglich)

Was wird gefördert?
Zum Digitalisierungsvorhaben gehörende Ausgaben für Software und Hardware, einschließlich der Ausgaben für Leistungen externer Dienstleister zur Migration und Portierung von IT-Anwendungen und IT-Systemen.

Fördermittel für Digitalisierung können unter anderem für Vorhaben in den folgenden Bereichen beantragt werden:

  • Digitalisierung von Betriebsprozessen, z.B. Einführung von ERP-Systemen oder Manufacturing Execution Systems (MES) oder Integration digitaler Workflows mit Lieferanten und Kunden (E-Commerce, E-Procurement)
  • Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Einführung produktbegleitender und/oder Anwendungssteuerungssoftware
  • Einführung oder Verbesserung von Informations- und Datensicherheitslösungen, z.B. Implementierung eines Informations- und/oder Datensicherheitskonzepts oder Initialisierung der Nutzung von Cloud-Technologien

Wer wird gefördert?
KMU der gewerblichen Wirtschaft (insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel)

Art und Höhe der Förderung
Die Fördermittel für Digitalisierung gibt es in Form eines Zuschuss in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen 150.000 Euro nicht übersteigen. Je Unternehmen können im „Digitalbonus Thüringen“ maximal zwei Anträge gestellt werden.

Informationsquelle
Informationen der Thüringer Aufbaubank zum Förderprogramm „Digitalbonus“

Bundesweite Förderprogramme

Die folgenden Förderprogramme stehen kleinen und mittleren Unternehmen bundesweit zur Verfügung.

Digital Jetzt

(zum 31.12.2023 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Das Programm enthält zwei Fördermodule:

  • Fördermodul 1: „Investition in digitale Technologien“ – Dieses Modul fördert Investitionen in Software und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Förderfähig sind zum Beispiel Investitionen in: datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.
  • Fördermodul 2: „Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ – Dieses Modul soll Unternehmen dabei unterstützen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Investitionen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Die Weiterbildungsanbieter müssen ihr Qualitätsniveau durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegen.

Unternehmen können in einem oder in beiden Modulen Fördermittel für Digitalisierung beantragen.

Wer wird gefördert?
Eine Förderung beantragen können:

  • mittelständische Unternehmen aus allen Branchen einschließlich Handwerk und freie Berufe
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung wird – nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung – als Zuschuss gewährt. Dieser muss nicht zurückgezahlt werden. Um ihr gefördertes Digitalisierungsprojekt umzusetzen, haben die Unternehmen in der Regel zwölf Monate Zeit.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen – bei Investitionen von Wertschöpfungsketten und/oder -netzwerken: bis zu 100.000 Euro pro Unternehmen. Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2.

Die Förderquote (in Prozent der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt.

  • Bis 50 Beschäftigte: bis zu 40 Prozent
  • Bis 250 Beschäftigte: bis zu 35 Prozent
  • Bis 499 Beschäftigte: bis zu 30 Prozent

go-digital

Was wird gefördert? (Wird ab 1. Januar 2025 nicht fortgeführt)

  • Optimierung von Prozessen und Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung (Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ und „Digitale Markterschließung“)
  • Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse; Digitalisierung vorhandender Geschäftsmodelle und -prozesse ( Modul „Digitalisierungsstrategie“)
  • Finanzierung von Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit (Modul „IT-Sicherheit“)

Wer wird gefördert?
Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft (KMU) einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial können Fördermittel für Digitalisierung beantragen, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

  • weniger als 100 Mitarbeiter
  • höchstens 20 Mio. Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss (Werte dürfen auch zusammen mit Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden)
  • Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zu gezielten Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen. Diese übernehmen die Antragstellung für die Fördermittel, die Abrechnung und das Berichtswesen.

Die Projektlaufzeit beträgt maximal sechs Monate.

Die Förderquote liegt bei 50 Prozent auf die Nettoausgaben. „go-digital“ übernimmt 50 Prozent der Kosten des maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro. Es können bis zu 20 Beratertage im gewählten Hauptmodul und bis zu zehn Beratertage in den gewählten Nebenmodulen veranschlagt werden.

unternehmensWert:Mensch plus

Was wird gefördert?
Das Programm soll Unternehmen zu nachhaltigen Strategien und neuen Konzepten verhelfen, mithilfe derer sie die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Dies geschieht mittels Einrichtung betrieblicher „Lern- und Experimentierräume“ und einer professionellen Prozessberatung.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen:

  • mit Sitz/Arbeitsstätte in Deutschland
  • Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro
  • seit mindestens zwei Jahren am Markt
  • mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter in Vollzeit

Art und Höhe der Förderung
Interessierte Unternehmen müssen zunächst eine (kostenfreie) Erstberatung in einer der Erstberatungsstellen (deutschlandweit vorhanden) besuchen. Wenn das Unternehmen die Förderkriterien erfüllt, bekommt es einen Beratungsscheck (Zuschuss) für eine geförderte Beratung. Für die Durchführung der Beratung vor Ort kann aus einem Pool von autorisierten Prozessberatern gewählt werden.

Die Förderquote liegt bei 80 Prozent und umfasst zwölf Beratungstage. Als zeitlicher Rahmen für den Beratungsprozess werden fünf bis sechs Monate empfohlen.

Informationsquelle
Informationen zum Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch plus“

ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW

Was wird gefördert?
Mit dem ERP-Förderkredit „Digitalisierung“ unterstützt die KfW Vorhaben, die auf die Digitalisierung von Unternehmen abzielen – von neuer Hard- und Software über digitale Geschäftsmodelle bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz.

Neben Investitionen können auch die laufenden Kosten von Digitalisierungsvorhaben gefördert werden.

Wer wird gefördert?
Neben Freiberuflerinnen und Freiberuflern sind Einzelunternehmen sowie kleine, mittlere und größere mittelständische Unternehmen mit einem Jahresgruppenumsatz von bis zu 500 Millionen Euro förderberechtigt.

Voraussetzung ist der Unternehmenssitz in Deutschland. Unternehmen mit Sitz im Ausland können die Förderung für ihre Tochtergesellschaften, Niederlassungen, Betriebsstätten oder Filialen in Deutschland beantragen.

Art und Höhe der Förderung
Gefördert wird über einen Kredit. Der vom Unternehmen gewählte Finanzierungspartner ermittelt anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Qualität der Sicherheiten des Unternehmens den individuellen Zinssatz für den Kredit und stellt den Förderantrag bei der Förderbank KfW. Der Kreditvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Finanzierungspartner abgeschlossen.

  • Kein Kreditmindestbetrag
  • Kreditbetrag bis maximal 25 Millionen Euro
  • Auszahlung von 100 Prozent des Kreditbetrags in einer Gesamtsumme oder in Teilbeträgen
  • Zuschuss von bis zu 5 Prozent auf den ausgezahlten Kreditbetrag möglich

Informationsquelle
www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/F%C3%B6rderprodukte/ERP-F%C3%B6rderkredit-Digitalisierung-(511-512)/

Fördermittel für Digitalisierung: Weitere Möglichkeiten zur Recherche

In der Förderdatenbank des Bundes findet man alle Förderungsmöglichkeiten des Bundes, der Länder und der EU. Diese Seite – insbesondere der Suchassistent – ist enorm hilfreich. Hier kann auch nach branchenspezifischen KMU-Digitalisierungsförderungen gesucht werden – beispielsweise gibt es zahlreiche weitere für Technologie-KMU, für solche aus Forschung und Entwicklung, sowie für Neugründungen und junge Unternehmen aus diesem Bereich.

Die Initiative Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie unterstützt KMU kostenfrei bei allen Fragen rund um die Digitalisierung. Anlaufstellen sind so genannte (regionale und thematische) „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“. Diese helfen den Unternehmen, den Stand der eigenen Digitalisierung einzuschätzen, entwickeln gemeinsam mit ihnen einen individuellen Digitalisierungsfahrplan und unterstützen sie bei der Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Darüber hinaus stellt auch die Europäische Union Fördermittel für Digitalisierung bereit: EU-Förderprogramme.

(Hinweis: Dieser Artikel wurde zuletzt am 22.10.2025 aktualisiert.)

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten
ERP & Finance

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten

Ab Januar 2025 gilt für Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) eine E-Rechnungspflicht. Aus diesem Grund ist es für Unternehmer ratsam, jetzt zu handeln. Neben der gesetzlichen Verpflichtung sprechen aber auch wirtschaftliche Gründe dafür, auf elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen.

5 Min. Lesezeit

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
Weitere Informationen zur XRechnung

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

  • Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
  • Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
  • Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

  • Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
  • Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

  • Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
  • Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
  • Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

  • Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
  • Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
  • Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

  • Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
  • Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

  • Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
  • In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
  • Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

  • Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO2-Bilanz aus.