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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Aktuelle Studien belegen klare Vorteile von BIM in der Bauwirtschaft
In unserem ersten Artikel „Warum sich Baubetriebe mit BIM beschäftigen sollten“ haben wir gezeigt, warum Building Information Modeling (BIM) für moderne Bauunternehmen längst keine Zukunftsvision mehr ist, sondern eine dringend notwendige Strategie zur Optimierung von Planung, Kosten und Zusammenarbeit darstellt. Im zweiten Teil dieser Reihe liefern wir Ihnen nun frische Erkenntnisse aus aktuellen Studien: Wie stark verbreitet ist BIM wirklich? Welche konkreten Vorteile belegen Zahlen? Und inwieweit verändert BIM bereits heute Kultur, Prozesse und Transparenz in der Bauwirtschaft? Antworten liefern diese Studien – und zeigen, warum BIM heute unverzichtbar ist.
Was ist Building Information Modeling (BIM)?
Building Information Modeling, auf Deutsch Bauwerksdatenmodellierung, ist ein Planungs- und Steuerungskonzept, das den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks virtuell abbildet. Dadurch können Bauprojekte von der ersten Idee bis zum Betrieb digital geplant und gesteuert werden. Virtuelle Modelle helfen beispielsweise, Planungsfehler zu vermeiden, wie etwa das Einbauen einer Steckdose an der Stelle, an der später eine Heizung montiert werden soll. BIM schafft somit Transparenz und reduziert kostspielige Korrekturen.
Studien belegen die Vorteile von BIM
Die BIM-Studie 2021 verdeutlicht: Viele Unternehmen sehen BIM als wichtigen Baustein ihrer Digitalisierungsstrategie, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Besonders geschätzt wird die Vermeidung von Fehlern und Mängeln, was zu deutlichen Kosteneinsparungen führt. Ein zentrales Informationsmanagement, eine integrale Planung und die Minimierung von Nachträgen verkürzen die Projektlaufzeiten und verbessern die Qualität.
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- verbesserte Angebotserstellung
- präzise Mengenermittlung
- schnelle Aktualisierung von Änderungen
- optimierte Instandhaltung
- effektive Kostenermittlung
- bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
- durchgängiger Informationsfluss
- erleichterte Terminplanung und -kontrolle
- Diese Ergebnisse zeigen klar, dass BIM-Projekte nicht nur effizienter, sondern auch wirtschaftlicher werden.
Kennzahlen zur BIM-Nutzung in Baubetrieben
Die 6. BIM-Studie aus dem November 2021 mit 408 Teilnehmenden liefert spannende Einblicke: 85 % nutzen BIM bereits in der Planungsphase, 47 % in der Ausführung und 14 % im Gebäudebetrieb oder Facility-Management.
Besonders bemerkenswert ist, dass 64 % der Befragten BIM als treibende Kraft für eine neue Kultur der Zusammenarbeit sehen. 54 % bestätigen die Standardisierung und Automatisierung des digitalen Datenmanagements, während 40 % von mehr Transparenz im gesamten Immobilienzyklus berichten.
Auch der BIM-Monitor 2022/23 zeigt Fortschritte: Bereits jedes fünfte Unternehmen arbeitet regelmäßig mit BIM. Der Anteil der BIM-Projekte am Umsatz dieser Betriebe liegt bei 31,8 %. Gleichzeitig geben 32 % an, dass sie Schulungen von Herstellern benötigen, um das Potenzial der Methode voll auszuschöpfen (ingenieur.de nach Klotz, von Bauinfoconsult).
BIM im europäischen Vergleich
Eine von Planradar durchgeführte Studie untersucht den BIM-Einsatz in acht europäischen Ländern: Deutschland, Österreich, Schweiz, Russland, Großbritannien, Frankreich, Polen und Kroatien. Die Ergebnisse zeigen deutliche Unterschiede: Einige Länder haben bereits gesetzliche Standards für BIM eingeführt, während andere noch in den Startlöchern stehen. Diese Analyse unterstreicht die Relevanz von BIM nicht nur auf nationaler, sondern auch auf europäischer Ebene und zeigt, dass der Druck zur Digitalisierung in der Bauwirtschaft weiter zunimmt.
| Länder | Beginn der Nutzung | Gesetzlich vorgeschrieben ab | Bereich der hauptsätzlichen Nutzung |
|---|---|---|---|
|
Schweiz |
ab 2015 |
2018, für öffentliche Einrichtungen |
Architektur, Bauwesen, Ingenieurswesen |
|
Russland |
ab 2014 |
2022, für öffentliche Einrichtungen |
Forschung, Flächenmanagement, Architektur, Bauwesen, Design, Ingenieurswesen |
|
Österreich |
ab 2011 |
2018, für öffentliche Einrichtungen (ÖNORM A 6241) |
Forschung, Flächenmanagement, Architektur, Design |
|
Kroatien |
ab 2015 |
Zurzeit nicht verpflichtend |
Architektur, Ingenieurswesen |
|
Frankreich |
ab 2010 |
2022 |
Forschung, Flächenmanagement, Architektur, Bauwesen |
|
Polen |
ab 2014 |
2030, für Projekte unter staatlicher Beteiligung |
Architektur, Design |
|
Deutschland |
ab 2006 |
2017, für Projekte mit einem Volumen von +100 Millionen Euro |
Forschung, Flächenmanagement, Architektur, Design |
|
England |
ab 1980 |
2016, für öffentliche Projekte (BS 1192:2007 |
Forschung, Flächenmanagement, Architektur, Bauwesen, Design, Ingenieurswesen |
Die Zukunft des Bauens: BIM als Standard
BIM ist längst kein Experiment mehr.
Nationale und europaweite Standards haben sich etabliert, und der Trend weist klar in Richtung einer noch stärkeren Verbreitung. Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das: Wer konkurrenzfähig bleiben will, muss BIM nutzen. Exakte Modelle, präzise Berechnungen und optimierte Prozesse machen BIM zu einem unverzichtbaren Instrument für die Bauwirtschaft. Die Methode wird künftig nicht nur durch gesetzliche Anforderungen vorangetrieben, sondern auch durch ihre vielen Vorteile für Betriebe jeder Größe.
Unterstützung und Lösungen für Baubetriebe
Baubetriebe, die BIM in ihre Prozesse integrieren möchten, profitieren von erfahrenen Partnern mit passenden Softwaretools sowie Schulungs- und Implementierungsangeboten. Lösungen wie BIM4You, Suiteify Operations Construction oder BIM-Tiefbau helfen, Projekte effizienter zu planen, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren.
Wer sich umfassend informieren möchte, sollte außerdem auf Marktstudien und Fachartikel zurückgreifen, wie etwa die BIM-Studie 2021 oder den BIM-Monitor 2022/23, die wertvolle Insights liefern.
Quellen:
BIM-Studie 2021: Die wichtigsten Insights (bimsystems.de)
Unternehmenssteuerung optimieren: Zahlen richtig nutzen
Die fortschreitende Digitalisierung greift in immer mehr Geschäftsprozesse ein und erhöht die Notwendigkeit nach einer übergreifenden, strukturierten Unternehmenssteuerung. Grundlage dafür ist stets ein belastbares Zahlenwerk. Doch viele Unternehmerinnen und Unternehmer kämpfen damit, die vorliegenden Daten richtig zu interpretieren oder das volle Informationspotenzial auszuschöpfen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmenssteuerung auf eine solide Basis stellen und welche Werkzeuge Sie dafür nutzen können.
Warum belastbare Zahlen entscheidend sind
Finanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen liefern wichtige Momentaufnahmen des Vermögensstatus. Doch erst die richtige Interpretation macht daraus eine Grundlage für fundierte Entscheidungen. Ohne Struktur entsteht schnell ein „Zahlenfriedhof“ – viele Daten, aber keine verwertbaren Informationen.
Vermeiden Sie überflüssige manuelle Arbeiten
Ein Beispiel: Ein Unternehmen erstellt eine Liquiditätsplanung auf Wochenbasis, indem Mitarbeiter Daten mühsam manuell zusammentragen. Das ist fehleranfällig und kaum wiederholbar.
Die bessere Lösung: Datenexporte im CSV-Format oder über den gesetzlich vorgeschriebenen GoBD-konformen Z3-Export. Damit lassen sich Zahlungsströme effizient und fehlerfrei in Excel oder Access abbilden.
Den Ist-Zustand richtig ermitteln
Die Datenerfassung ist in den meisten Unternehmen kein Problem. Entscheidend ist, die Informationen sinnvoll zu strukturieren. Nur eine klare Ausgangsbasis ermöglicht eine solide Steuerung.
Die drei Stationen: Nützlichkeit, Konsistenz und Verbindlichkeit
- Nützlichkeit: Sammeln und bewerten Sie Ihre Reports. Wichtig sind z. B. Summen- und Saldenlisten, BWA, OP-Listen, Liquiditätsberichte.
- Konsistenz: Prüfen Sie, ob externe und interne Rechnungswesen-Zahlen sowie Kalkulationen zusammenpassen. Überleitungsrechnungen sind ein Muss.
- Verbindlichkeit: Definieren Sie feste Reports und Zeitpunkte, an denen diese bereitgestellt werden müssen.
Bestehende Tools nutzen, bevor Sie neue Software anschaffen
Bevor Sie in zusätzliche Software investieren, prüfen Sie, welche Möglichkeiten Ihre bestehenden Systeme bereits bieten. Excel, Access oder kleinere Add-Ons sind oft völlig ausreichend – wenn sie richtig genutzt werden. Erstellen Sie dafür klare Pflichtenhefte.
Fazit: Unternehmenssteuerung braucht solide Grundlagen
Eine wirksame Unternehmenssteuerung funktioniert nur mit belastbaren Zahlen. Wer Reports strukturiert, Tools effizient nutzt und Mitarbeitende gezielt weiterbildet, legt die Basis für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Interview: BIM in der Bauausführung mit Experte Adrian Peritore
Building Information Modelling (BIM) ist eine Schlüsseltechnologie, die die Bauausführung nachhaltig verändert. Sie steigert Effizienz, Sicherheit und Transparenz in Bauprojekten. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eröffnen sich neue Chancen, wenn BIM konsequent in die Prozesse integriert wird. Im folgenden Interview gibt Adrian Peritore, Experte für BIM, Einblicke in die Vorteile, Herausforderungen und Zukunftsperspektiven der Methode – und zeigt, wie Bauunternehmen durch die in Suiteify integrierte BIM-Methode profitieren.
Können Sie kurz erläutern, warum die Nutzung von BIM für Baubetriebe von Vorteil ist?
Adrian Peritore: „Das Thema BIM verhindert widersprüchliche Auskünfte auf der Baustelle hinsichtlich Planungsstand sowie Mengenermittlung. Das bedeutet, alle Informationen, die früher händisch ermittelt und durch Medienbrüche verfälscht wurden, werden nun durch BIM vernetzt. Ändert sich ein Detail in einem Schlüsselprozess, musste diese Änderung ebenso händisch übernommen werden. Das liefert großes Fehlerpotential, was durch BIM nahezu vollständig eliminiert wird. Darum profitieren Baubetriebe gerade bei der Mengenermittlung durch die Implementierung von BIM.“
Wie weit verändert BIM die Kernprozesse im Baubetrieb?
Adrian Peritore: „Vollständig! Die Integration von BIM verlangt von einem Baubetrieb, die Kernprozesse komplett zu überdenken. Am Beispiel der Mengenermittlung: Früher wurde dafür ein Plan ausgedruckt, um mit einem Dreikantmaß die Mengen daraus zu ermessen. Dann werden die Positionen ermittelt, die für die Ausführung gebraucht werden. Anschließend werden diese Positionen in ein Roh-LV eintragen sowie die Mengen zu jeder Position gezogen. Das geschah alles händisch. Diese Arbeitsschritte fallen weg, da die Informationen bereits im System übernommen werden. Dadurch entsteht eine komplett neue Arbeitsweise. Vereinfacht gesehen, ist es vergleichbar mit dem Umstieg von Handschaltung auf Automatik.“
Wie helfen die Suiteify-Lösungen hinsichtlich BIM, die Effizienz und Produktivität von Bauprojekten zu verbessern?
Adrian Peritore: „Bauunternehmen können mit den Suiteify-Lösungen sowohl auf konventionelle Art arbeiten als auch nach der BIM-Methode. Die Anwender haben neben den üblichen Vorteilen von Building Information Modelling auch akkuratere sowie effizientere Arbeitsprozesse und verlässlichere Daten. Der große Vorteil ist, dass es alle Funktionen auf einer Plattform vereint und Unternehmen beispielsweise keine verschiedenen Werkzeuge für ERP und BIM benötigen. Weiterhin ermöglicht es die Anwendung, die händische mit der modellbasierten Projektarbeit zu vermischen und den Grad der BIM-Nutzung zu wählen.“
Wie unterstützt Suiteify die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren in einem Bauprojekt? Welche Vorteile haben User durch die Suiteify-Lösungen?
Adrian Peritore: „Das Arbeiten mit der Cloud macht die Informationsgewinnung auf der Baustelle sehr einfach. Durch die webbasierte Anwendung ist es dem Anwendenden von überall aus möglich, die Software und damit auch BIM zu nutzen. BIM war immer mit hoher Rechenleistung verbunden, die durch die Suiteify-Lösung hinfällig wird: Die Rechenleistung wird von einem dezentralen Server erbracht und kann von jedem Endgerät über den Browser abgerufen werden.“
Wie trägt die Nutzung von BIM dazu bei, Risiken und Unvorhersehbarkeit in Bauprojekten zu reduzieren?
Adrian Peritore: „Mit Blick auf das gesamte Bauprojekt hilft BIM schon vor Baubeginn eine ganzheitliche Analyse des Objekts zu liefern. Tatsächlich wird in der Praxis schon gebaut, bevor die Planung komplett abgeschlossen ist. Dadurch entstehen Probleme, die BIM komplett entfernt. Beispielsweise hilft die Technologie dabei, dass Mengenmehrungen oder Bauteilkollisionen im 3D-Modell frühzeitig erkannt und dadurch in der Umsetzung vermieden werden können.“
Wie kann die Implementierung von BIM dazu beitragen, die Nachhaltigkeit von Bauprojekten zu verbessern?
Adrian Peritore: „BIM ist für das Thema Nachhaltigkeit von großer Bedeutung. Die Methode erlaubt eine präzisere Koordination und ein effektiveres Management, in dem Themenbereich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (kurz ESG, vom Englischen). Gerade das Berechnen von CO₂-Äquivalenten oder, was zukünftig von Bedeutung sein kann, beim Erheben einer Umweltbewertung der eigenen Nachhaltigkeit, wird kaum ohne modellbasiertes Arbeiten gelingen.“
Wie kann BIM dazu beitragen, die Zufriedenheit der Auftraggeber zu verbessern?
Adrian Peritore: „Die integrierten Funktionen von BIM in Suiteify steigern die Qualität der bereitgestellten Bauprojektinformationen und ermöglichen eine akkuratere Datenerhebung. Dadurch hilft die Methode bei der Zeitplanung und erlaubt eine enorme Kostenersparnis, da Fehler vermieden werden können. Weiterhin erhöht BIM die Transparenz in jeder Bauphase.“
Welche Ressourcen bietet Suiteify an, um Nutzer in der effektiven Anwendung von Suiteify Bautechnik zu unterstützen?
Adrian Peritore: „Generell haben wir darauf geachtet, dass die Anwender sich die Softwarebedienung ohne lange Grundlagenschulungen autodidaktisch beibringen können. Dafür haben wir von Anfang an großen Wert auf das Thema User Experience gelegt. Die Anwender sollen möglichst schnell in der Lage sein, die Software selbstständig zu bedienen. Für den kleinen Schubser in diese Richtung haben wir kleine Videoanleitungen angelegt, welche die Kernprozesse erklären. Bei höherem Bedarf gibt es ein größeres Angebot durch unsere Akademie. Weiterhin steht für die individuelle Beratung das Experten-Team aus dem Consulting zur Verfügung.“
Wie sieht die Zukunft von BIM in Suiteify aus? Welche Weiterentwicklungen sind geplant?
Adrian Peritore: „Aktuell können bauausführende Unternehmen anhand des 3D-Modells die Mengen abrechnen, was vorher händisch vorgenommen wurde. Der nächste Meilenstein wird sein, die LV- und Angebotserstellung am Modell vollständig zu integrieren. Dann können Unternehmen anhand ihrer eigenen Standards und ohne Medienumbrüche, die LV- und Angebotserstellung, zusätzlich zur Mengenermittlung, generieren. Parallel dazu entwickeln wir methodische Funktionen weiter. Das bedeutet alle Funktionen, die sich an der BIM-Methode anlehnen oder bedienen, wie der Versionsvergleich, BCF-Management, BIM/LV-Container und vieles mehr. Die vollständige Integration von Microsoft Office ist geplant, wodurch beispielsweise die zu einem Projekt gehörenden Dokumente aus MS Teams direkt mit dem entsprechenden Teil verbunden werden. Dadurch werden alle wichtigen Dokumente im Modell einsehbar. Weiterhin werden wir ein Mängelmanagement in die Software integrieren.“
Was macht die Lösung von Suiteify so besonders?
Adrian Peritore: „Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir in die Cloud müssen, um uns selbst und unsere Kunden zukunftsfähig zu machen. Bei Suiteify entwickeln wir Software auf der Erfahrung von Fachkräften, um auch die tatsächlichen Kundenbedürfnisse zu decken. Wir nutzen unsere Markterfahrung und bieten Lösungen von Bauleuten für Bauleute an.“