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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
GoBD und Archivierung: Warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist
Jedes Unternehmen muss steuerlich relevante Belege fürs Finanzamt aufbewahren. Die Herausforderung besteht darin, die wachsende Zahl von digitalen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar. Ohne elektronisches Dokumentenmanagement lässt sich diese Anforderung kaum erfüllen.
Ein erheblicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich mittlerweile in digitaler Form – Tendenz: steigend. Dabei entstehen laufend steuerlich relevante Belege. Um diese effizient gemäß den GoBD aufzubewahren, benötigen Unternehmen digitales Dokumentenmanagement – oder genauer: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Elektronische Steuerbelege müssen digital aufbewahrt werden
Immer mehr Unternehmen erstellen und erhalten beispielsweise elektronische Rechnungen, die im Originalformat zu archivieren sind. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften.
Aber auch Unternehmen, die die Rechnungsdaten in ihren internen Systemen digital erfassen, verhalten sich keineswegs automatisch GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente nämlich auf den Firmenrechnern lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt. Diese Vorgehensweise ist zwar prinzipiell zulässig, doch müssen bei einer Ablage im Dateisystem zusätzliche Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden. Dies dürfte in der Praxis eher selten der Fall sein, denn der Aufwand dafür ist hoch.
In vielen Fällen haben die Firmen zudem keine schriftliche Verfahrensdokumentationen für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung, obwohl die GoBD dies ausdrücklich verlangen. Bei der nächsten Betriebsprüfung könnte das für die Steuerpflichtigen zum Problem werden.
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Dokumentenmanagement erleichtert revisionssichere Archivierung
Wer seine digitalen Steuerbelege mit möglichst geringem Aufwand GoBD-konform archivieren möchte, setzt am besten ein spezielles System für das Dokumentenmanagement (DMS) ein.
Ein in die Workflows der ERP-Software integriertes DMS schafft die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB):
- Elektronische Ausgangsrechnungen werden beim Versand automatisch mit einem Index versehen (zum Beispiel: Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv gespeichert. Auch andere originär elektronische oder digitalisierte (gescannte) Belege, etwa Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer definierten Struktur archiviert.
- Das System protokolliert sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das ursprüngliche Dokument bleibt im Original erhalten. Damit erfüllen die Benutzer die Vorgaben der GoBD zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
- Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus, dass Unbefugte auf das digitale Archiv zugreifen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Authentizität der Inhalte zu schützen.
GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme
Leitfaden elektronische Archivierung und GoBD
Einsatz eines DMS kann Betriebsprüfung beschleunigen
Ein digitales Dokumentenmanagement erleichtert nicht nur die rechtskonforme Belegarchivierung, sondern auch die Bereitstellung von Daten bei einer Betriebsprüfung. Anstatt sich mühsam durch Berge von Papierakten zu wühlen, greift der Prüfer direkt im DMS auf die steuerlich relevanten Informationen zu. Welche Bereiche des Archivsystems der Amtsträger dabei einsehen darf, legt der Steuerpflichtige durch entsprechende Einstellungen selbst fest. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie das Unternehmen die Ordnungsvorschriften der GoBD umsetzt, lässt sich das Prozedere bei Betriebsprüfungen mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems somit verkürzen.
Bedeutung von digitalem Dokumentenmanagement wird zunehmen
Für den Einsatz eines DMS spricht des Weiteren, dass die Digitalisierung in den kommenden Jahren immer mehr Geschäftsprozesse betreffen wird. Dadurch wird auch der Anteil der Belege, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, weiter steigen. Wer da den Überblick behalten und seine Daten zugleich gemäß den rechtlichen Vorgaben verwalten und archivieren will, benötigt ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem.
Ein DMS hält den Benutzern durch automatisierte Archivierungsprozesse den Rücken frei und erhöht die Effizienz. Dadurch haben Management und Buchhaltung mehr Zeit, sich mit den inhaltlichen und organisatorischen Aspekten ihrer Buchführung zu befassen. Und das ist auch notwendig, denn für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist auch nach den GoBD keine Software, sondern weiterhin allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
Interview: Wie KI die Baubranche verändert – Suiteify-Experte im Gespräch
Künstliche Intelligenz (KI) gilt als eine der spannendsten technologischen Entwicklungen unserer Zeit – auch für die Bauwirtschaft. Sie verspricht, Prozesse effizienter zu machen, Kosten zu senken und Fachkräfte zu entlasten. Doch wie groß ist das Potenzial tatsächlich und welche Herausforderungen bringt die Integration mit sich? Im Interview erklärt Henrik Brockschmidt, Suiteify-Experte für die Organisation von Kernprozessen in Baubetrieben, wie KI heute schon eingesetzt wird, welche Chancen sich für Bauunternehmen ergeben und warum Suiteify eine zukunftssichere Plattform darstellt.
Können Sie erklären, wie künstliche Intelligenz die Effizienz von Bauprojekten verbessern kann?
Henrik Brockschmidt: „Künstliche Intelligenz zeichnet sich dadurch aus, dass sie Dinge, die für den Menschen aufwendig sind, schnell und trotzdem effizient erledigen kann. Die Rede ist von der Analyse und dem Vergleich von großen Datensätzen. KI bietet demnach eine Entlastung bei repetitiven Aufgaben, die leicht automatisiert werden können. Grundsätzlich wird es entscheidend bleiben, das Know-how der Kalkulatoren in durch die KI nutzbare Datenbestände zu überführen.“
In welchen Bereichen der baubetrieblichen Prozesse sehen Sie das größte Potenzial für KI-Anwendungen?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Kalkulation von Suiteify setzt zum Beispiel bei der Bepreisung von DA83-Anfragedateien an. Diese ist darauf trainiert worden, die zu bepreisenden Positionen mit den im eigenen Fundus befindlichen Quell- bzw. Musterprojekten abzugleichen. Da dieser Prozessschritt sehr zeitaufwendig ist, sahen wir ihn prädestiniert, die Kalkulatoren durch die Implementierung von KI zu entlasten. Die User der KI-Kalkulation in der Cloudlösung Suiteify Operations Construction erreichen so mithilfe dieser semantischen Langtextanalyse eine Zeitersparnis von mindestens 50 %. Der Kalkulations-Assistent ist auch darauf trainiert zu erkennen, dass zum Beispiel „HLZ“ das Gleiche bedeutet wie „Hochlochziegel“. Ebenso kann er eine Unterscheidung zwischen „Baumfällarbeiten“ und „Baumischabfälle entsorgen“ vornehmen, obwohl diese viele identische Zeichen besitzen.“
Wie können auch kleinere Baufirmen von KI profitieren?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Technologie in Suiteify Operations Construction wird über Internetbrowser aufgerufen, das bedeutet, alle – insbesondere auch kleinere Betriebe –, die beispielweise keine umfassende IT-Infrastruktur aufbauen möchten, profitieren von den Vorteilen. Mit dem KI-Assistenten bieten wir ein standardisiertes Werkzeug, das KI nutzt, um einen zeitaufwendigen Arbeitsprozess effizienter zu gestalten.“
Was sind die größten Herausforderungen bei der Integration von KI in bestehende Bauprozesse?
Henrik Brockschmidt: „Die Einführung von KI unterscheidet sich nicht von anderen Veränderungen in der Organisation unserer Kunden. Deshalb ist auch hier die Herausforderung identisch: Ist die Technologie implementiert, muss sie von den Mitarbeitenden angenommen werden. Gerade in diesem Punkt unterstützt Suiteify seine Kunden umfassend. Wir Consultants fungieren dabei im Einführungsprozess sozusagen als Change Manager unserer Kunden.“
Können Sie einige Beispiele nennen, wie KI bereits erfolgreich in Bauprojekten eingesetzt wurde?
Henrik Brockschmidt: „Unser Claim ‚52 % Zeitersparnis in der Kalkulation‘ bezieht sich auf den Prozessschritt der Bepreisung von Anfrage-Leistungsverzeichnissen (DA83). Diese Leistung wurde von unseren Kunden bereits wiederholt bestätigt.“
Wie verändert KI die Art und Weise, wie Bauprojekte kalkuliert und umgesetzt werden?
Henrik Brockschmidt: „Routinearbeiten werden beschleunigt und automatisiert, wodurch die Fachkräfte in der Kalkulation Zeit gewinnen. Die gewonnene Zeit können Sie nutzen, um ihr Know-how strategisch einzusetzen. Zum Beispiel, um sich bei interessanten Anfragen ausgiebiger um die entscheidenden A-Positionen zu kümmern.“
Gibt es bestimmte Bauprojekte oder -arten, die besonders von der Implementierung von KI profitieren könnten?
Henrik Brockschmidt: „Für den Einsatz von KI-Technologie innerhalb der Baubranche sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Wir von Suiteify haben gerade erst begonnen, künstliche Intelligenz und die Baubranche zusammenzuführen. Dabei haben wir bereits einige Anregungen in die weitere Entwicklung einfließen lassen, die uns Kunden aus dem Betrieb der KI-Kalkulation heraus gemacht haben. Dieses Feedback ist entscheidend für uns, damit wir unsere Lösungen weiterhin zielgerichtet an den Kundenbedürfnissen ausrichten.“
Warum ist Suiteify das richtige Mittel, um den steigenden Anforderungen der Baubranche gerecht zu werden?
Henrik Brockschmidt: „Wie Sie sehen, ist Suiteify mit Suiteify genau der richtige Partner, um Ihre Bauprojektprozesse mit den neuesten Technologien zu verbinden. Bauprojekte entstehen dezentral. Alle Projektbeteiligten müssen unabhängig von Ort und Zeit eng vernetzt und sicher zusammenarbeiten. Cloudtechnologie und durchgängige digitale Prozesse sind dafür aus meiner Sicht zwingend erforderlich. Suiteify ist als zukunftssichere, offene Anwendungsplattform konzipiert. Mit den Suiteify-Anwendungen sowohl für die kaufmännischen als auch für die bautechnischen Aufgaben bleiben Baubetriebe damit am Puls der Zeit und haben im Wettbewerb die Nase vorn.“
Interview: „Datensicherheit im Baubetrieb – Risiken und Lösungen“
Medienberichte über Datenklau oder leere Online-Bankkonten sind längst Alltag. Doch viele Privatpersonen und gerade kleinere Betriebe fühlen sich nicht bedroht – ein fataler Irrtum. Warum Datensicherheit wirklich jedes Unternehmen betrifft, erklärt Suiteify-IT-Spezialist und Leiter Produktmanagement IT-Systems Waldemar Kühn im Interview.
Herr Kühn, ist Datensicherheit nur ein Modethema oder ist die Bedrohung tatsächlich so groß?
Waldemar Kühn: „Das Thema ist deshalb so oft in den Medien, weil tatsächlich viel passiert. Allerdings geschieht noch wesentlich mehr, als öffentlich bekannt wird. Ein Angriff muss nicht immer im Super-GAU enden, dennoch richtet er Schaden an – oft zunächst unbemerkt. Internetkriminalität wird mittlerweile hochprofessionell betrieben, während das Bewusstsein bei vielen Nutzern noch fehlt.
Mein Fazit: Datensicherheit betrifft alle, vom Handwerker bis zum Großkonzern. Das größte Risiko bleibt aber der Mensch. Klare Richtlinien im Betrieb sind deshalb unerlässlich. Angst ist nicht nötig, aber der richtige Schutz ist Pflicht.“
Können Sie uns ein paar Beispiele geben?
Waldemar Kühn: „Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Privatleute oder kleine Betriebe für Hacker uninteressant seien. Das Gegenteil ist der Fall. Viele Angreifer setzen auf Masse.
Ein Beispiel: Internetrouter. Oft werden Standardgeräte genutzt, die nur rudimentäre Firewall-Funktionen bieten. Fehlen Updates oder wurde die Einrichtung nicht fachmännisch vorgenommen, sind Sicherheitslücken programmiert.
Ein weiteres Beispiel: Viele Rechner haben zunächst eine Antiviren-Software als Probeabo installiert. Läuft dieses ab und wird nicht verlängert, ist der PC komplett ungeschützt. Genau das passiert häufiger, als man denkt.
Ungeschützte Systeme sind wie ein Haus, in dem alle Türen offenstehen, während man mit Augenbinde Wache hält.“
Was kann konkret passieren?
Waldemar Kühn: „Neben dem Horrorszenario leerer Bankkonten gibt es alltägliche Schäden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzte ungeschützte E-Mail-Postfächer bei einem Provider. Ein Virus versendete massenhaft Spam über deren Adressen. Ergebnis: Der Provider sperrte die Konten, und der Betrieb war eine Woche lang lahmgelegt.
Wir haben damals das gesamte System bereinigt und neue, geschützte Konten in unserem Rechenzentrum eingerichtet. Dieses Beispiel zeigt: fehlender Schutz führt schnell zu existenziellen Problemen.“
Was heißt das für kleinere Betriebe ohne eigenen IT-Fachmann – muss der Chef zum IT-Experten werden?
Waldemar Kühn: „Nein. Der Chef soll sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Für kleinere Unternehmen ist ein eigener IT-Experte meist zu teuer. Hier helfen externe Spezialisten, die Systeme einrichten, Updates übernehmen und im Notfall zur Seite stehen.“