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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Digitalisierung im Bauwesen: Wo Deutschland steht und was fehlt
BIM, künstliche Intelligenz (KI), das Internet of Things (IoT) und andere digitale Tools revolutionieren die Bauwirtschaft. Viele Prozesse werden automatisiert, schneller und kosteneffizienter. Doch: Während Länder wie Norwegen, die USA oder Großbritannien große Fortschritte machen, bleibt Deutschland im internationalen Vergleich zurück. Dieser Artikel zeigt, wo Deutschland aktuell steht, warum es beim digitalen Bauen Nachholbedarf gibt und welche Schritte dringend nötig sind.
Deutschland im internationalen Vergleich
Internationale Vorreiter wie Norwegen, USA oder Großbritannien setzen seit Jahren auf digitale Bauprozesse. Deutschland hingegen investiert vergleichsweise wenig in digitale Technologien. So wenig, dass das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) in seinen Standardstatistiken lange keine eigenen Zahlen für die Bauwirtschaft ausgewiesen hat.
Ein wichtiger Grund für die Zurückhaltung: Viele Unternehmen halten an bewährten analogen Verfahren fest, die jahrzehntelang zuverlässig funktioniert haben. Diese „eingefahrenen“ Strukturen erschweren es, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen.
Building Information Modeling (BIM) in Deutschland
BIM gilt als Schlüsseltechnologie für das digitale Bauen.
- Seit 2017 ist BIM für Bundesinfrastrukturprojekte mit einem Volumen von über 100 Mio. € verpflichtend.
- Seit 2020 müssen alle neu zu planenden öffentlichen Infrastrukturprojekte des Bundes BIM einsetzen.
Laut aktuellen Branchenumfragen nutzen rund 70 % der größeren Bauunternehmen BIM, meist auf Level 2. Das bedeutet: fortgeschrittene Zusammenarbeit, aber noch keine durchgängige Modellnutzung über alle Beteiligten hinweg.
Kleine Planungsbüros und Baubetriebe sind bisher oft außen vor. Um die BIM-Nutzung flächendeckend zu etablieren, müsste BIM auch für kleinere Projekte verbindlicher werden und Level 3 (vollständig vernetzte Zusammenarbeit aller Akteure) erreichen – so wie es in Großbritannien bereits Standard ist.
Künstliche Intelligenz: Chancen und Skepsis
KI kann im Bauwesen u. a. Planungsfehler reduzieren, Bauzeiten verkürzen oder Wartungsbedarf vorausschauend erkennen. Länder wie die USA oder asiatische Märkte setzen sie bereits intensiver ein.
In Deutschland gibt es jedoch große Vorbehalte:
- Datenschutz und Arbeitssicherheit müssen geklärt sein, bevor KI eingesetzt wird.
- Skepsis gegenüber Überwachung und ethische Fragen bremsen den Einsatz.
- Popkulturelle Science-Fiction-Narrative (z. B. I, Robot oder Matrix) verstärken Unsicherheiten.
Dabei ist KI kein Selbstläufer: Auch automatisierte Prozesse müssen von Menschen überwacht werden. Richtig eingesetzt kann KI Sicherheit und Effizienz erhöhen, statt Risiken zu schaffen.
Kultureller Wandel statt Technikproblem
Technisch sind viele Lösungen längst verfügbar – BIM, IoT-Plattformen, digitale Baustellenplanung oder Cloud-Tools sind erprobt. Die größte Hürde ist ein mentaler Wandel:
- Standardisierung ist notwendig, damit digitale Prozesse rechtssicher und praktikabel werden.
- Politik und Förderprogramme müssen mittelständische Betriebe stärker unterstützen (z. B. über Förderungen wie go-digital).
- Unternehmen sollten Mitarbeitende einbeziehen, Ängste abbauen und Qualifizierungsmaßnahmen anbieten.
Nur wenn sowohl Rahmenbedingungen als auch Unternehmenskultur stimmen, kann Deutschland im internationalen Vergleich aufholen.
Fazit
Die Digitalisierung im Bauwesen ist kein Trend, sondern längst Realität. Technische Lösungen wie BIM oder KI sind verfügbar – entscheidend ist, dass Unternehmen bereit sind, alte Muster zu hinterfragen und neue Wege zu gehen. Politik und Verbände sollten den Wandel unterstützen, damit auch kleine und mittelständische Betriebe von der digitalen Transformation profitieren können.
Quellen
PlanRadar – BIM-Statistik und Marktübersicht 2023
BMWK – go-digital Förderprogramm
Bundesministerium für Digitales und Verkehr – Stufenplan Digitales Planen und Bauen
Bau, Robot – Wie KI die Bauwirtschaft schon heute verändert
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Zukunftsthema mehr: Ob in der Medizin, bei Pflegerobotern in Japan oder in vollautomatisierten Hotels – KI-Systeme haben sich in vielen Branchen etabliert. Auch die Bauwirtschaft kann enorm von diesen Technologien profitieren. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck bietet KI die Chance, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu sparen und Projekte transparenter zu gestalten. Doch welche Anwendungen sind bereits Realität und welche Visionen bleiben noch Zukunftsmusik?
KI zwischen Fakten und Fiktion
Wer sich mit KI befasst, stößt schnell auf den Turing-Test – ein Verfahren, mit dem geprüft wird, ob eine Maschine eigenständig denken kann. Popkulturelle Werke wie I, Robot, Blade Runner oder Der 200-Jahre-Mann stellen die Frage, ob Roboter irgendwann nicht mehr von Menschen zu unterscheiden sind. So weit sind wir zwar noch nicht, doch der technologische Fortschritt schreitet rasant voran.
In Japan kommen bereits Pflegeroboter zum Einsatz, und es gibt Hotels, die komplett von KI gesteuert werden. Microsoft nutzt KI-Systeme sogar zur Krebserkennung. Die Möglichkeiten scheinen gigantisch. Ob jedoch zweibeinige Roboter mit Warnwesten in naher Zukunft ganze Häuser per Knopfdruck bauen, bleibt vorerst eine Vision. Heute konzentriert sich die Nutzung auf systemische KI – also Softwarelösungen ohne physische Gestalt.
Massenarbeit für die KI – Auftritt Pareto
Die Bauwirtschaft profitiert vor allem bei der Auswertung großer Datenmengen und bei Arbeiten mit hohem Wiederholungsgrad von KI. Hier können automatisierte Systeme eine enorme Zeitersparnis bewirken und Fehler minimieren.
Dank des 80/20-Prinzips nach Pareto werden 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Gesamtaufwands erzielt. KI kann diese ersten 80 % effizient übernehmen. So haben menschliche Fachkräfte mehr Zeit für die verbleibenden 20 % der Aufgaben, die komplexer sind und den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Ein Beispiel: Die Überprüfung von LV-Positionen ist oft mühsame Wiederholungsarbeit – ideal für KI-gestützte Mustererkennung. Mitarbeitende können sich so auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Potenzial der KI in der Bauwirtschaft
Die Digitalisierung eröffnet der Bauwirtschaft enorme Möglichkeiten. Viele Szenarien sind bereits Realität: KI-unterstützte Baukalkulationen, wie sie etwa in Suiteify Operations Construction genutzt werden, beschleunigen Prozesse und erhöhen die Genauigkeit. Künftig könnten noch mehr Bereiche – von der Planung über die Baustellenlogistik bis hin zur Qualitätskontrolle – von künstlicher Intelligenz profitieren. Welche Entwicklungen noch kommen, bleibt spannend. Sicher ist: KI wird ein entscheidender Treiber für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in der Bauwirtschaft sein.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: 5 Tipps zur Einführung, 10 entscheidende Vorteile
Papiergebundene Rechnungseingangsprozesse geraten durch Homeoffice und mobiles Arbeiten an ihre Grenzen. Die Lösung: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie einzuführen ist gar nicht schwer – damit das Projekt reibungslos verläuft, sollte man sich aber gut vorbereiten. Dieser Beitrag erläutert, welche Aufgaben in der Vorbereitungsphase zu erledigen sind und welche Vorteile auf Ihr Unternehmen warten.
Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte in Deutschland ganz oder teilweise von zu Hause aus. Dieses Modell wird vermutlich langfristig bestehen bleiben. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen, wie etwa die Verarbeitung von Rechnungen, laufen dennoch wie gewohnt weiter.
Doch Papierrechnungen und Homeoffice passen nicht wirklich zusammen. Deshalb sollten Unternehmen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umsteigen. Dadurch lassen sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und somit ortsunabhängig durchführen.
Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichworte: GoBD und Archivierung.
Wenn Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung (REV) digitalisieren möchten, sollten Sie vor der Installation einer entsprechenden Software die folgenden Aufgaben erledigen:
1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team
Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.).
Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.
Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.
2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest
Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?
Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:
- Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
- Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer voll automatisierten REV-Lösung lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.
Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.
3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.
4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu
Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.
5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.
Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.
Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Viele Hersteller wie zum Beispiel Suiteify liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.
Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.
Zu guter Letzt ist es ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.
10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
1. Kurze Durchlaufzeiten
Mit E-Rechnungen können Sie die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörben liegen, durchlaufen elektronische Rechnungen den Prozess schnell und kostengünstig.
Die Software ermöglicht beispielsweise einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung sowie für die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können über die Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.
2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen
Durch die kurzen Durchlaufzeiten bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr „durchgeht“, fallen keine Mahngebühren mehr an.
3. Minimale Fehlerquellen
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Wechselt oder fällt ein Sachbearbeiter aus, muss ein Stellvertreter eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung hingegen digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und -zahlung individuell in Ihrer Software einstellen. Die Eingangsrechnung wird automatisch der Bestellung zugeordnet.
4. Rechtssicherheit
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsverarbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.
5. Bessere Reputation
Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Ein effizienter Rechnungs-Workflow stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.
6. Einbettung in die Gesamtprozesse
Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen, die sich vom Kauf bis zur Zahlung erstrecken. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Wenn Sie die Digitalisierung vorantreiben, schaffen Sie einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten Sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.
7. Zentral speichern, schnell finden
Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.
8. Automatisierung
Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein. So erledigen Sie die Rechnungseingangsverarbeitung im Nu. Sie können beispielsweise Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen zusammenführen.
9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen
Müheloses Reporting auf Knopfdruck – schnell und unkompliziert: Das ist nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung möglich.
10. Dezentrales Arbeiten
Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn Homeoffice ist mit Papierbelegen kaum möglich. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung macht hingegen standortunabhängig. Überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, können die Prozessbeteiligten auf Rechnungen zugreifen und sie bearbeiten – egal, ob sie sich im Homeoffice oder unterwegs befinden.
Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungverarbeitung
Mit einer webbasierten Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, einer Finanzbuchhaltungssoftware, einem integrierten DMS, einem Scanner und einer Verfahrensdokumentation verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab. Dabei ist es egal, ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Schritt für Schritt Ihren Bearbeitungsprozess. Dadurch eröffnen sich Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere und integrierte Prozesse, die Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis ermöglichen.