Digitalisierung

Die Digitalisierung hat nicht nur eine technische Dimension – sie beeinflusst auch die Menschen und ihre Ansprüche. Mit welchen Veränderungen müssen sich Arbeitgeber im Bereich Human Resources (HR) auseinanderzusetzen?

Ursula Vranken: Die Auswirkungen der Digitalisierung zeigen sich in allen Unternehmensbereichen, und das wirkt sich auch massiv auf die Themen Personal, Führung, Kultur und Arbeitsorganisation aus. Wir stellen fest, dass die digitale Transformation nicht im Wesentlichen eine Frage der Technologie ist, sondern dass es insbesondere auf exzellente Führung und gutes People Management ankommt.

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Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen häufig auf traditionelle Hierarchien und starre Führungsstile, die mit einer digital vernetzten Arbeitswelt kaum kompatibel sind. Welche Gefahren birgt dies für Unternehmen?

Vranken: Die Zeiten ändern sich. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, neue Geschäftsprozesse und Produkte für eine digitalisierte Welt zu (er-)finden. Dazu brauchen sie geeignete Mitarbeiter, die über ein digitales Mindset und entsprechende Kenntnisse verfügen. Diese digitalen Wissensarbeiter müssen sie nicht nur finden, sondern auch weiterentwickeln und binden.

Die erfolgreichen Unternehmen der Zukunft werden jene sein, die es am besten schaffen, die Mitarbeiter und damit das Wissen zu vernetzen, zu verbinden und daraus neue Produkte und Services zu erschaffen.

Abteilungsdenken, Top-down-Vorgaben und hierarchische Führungsstile werden dabei nicht weiterhelfen bzw. verlangsamen den Innovationsprozess. Unternehmen droht in diesem Fall sogar, dass sie den Anschluss verlieren.

Welche Erwartungen bringen Arbeitnehmer heutzutage mit?

Vranken: Die heutige Generation jüngerer Arbeitnehmer hat andere Vorstellungen von Arbeiten, Führen und Work-Life-Balance als ihre Vorgänger. Sie will mehr eingebunden werden und mitbestimmen. Besonders die Wissensarbeiter suchen Freiheit, Selbstentfaltung und Sinnstiftung.

In Zeiten des Fachkräftemangels treten sie selbstbewusst auf und wollen umworben werden. Unternehmen, die da nicht mithalten können oder wollen, werden es zunehmend schwer haben, geeignete Fachkräfte zu finden. Diese schätzen nämlich die agilen, innovativen und „coolen“ Wettbewerber – und sie sind im Zweifel auch wechselbereit.

Wenn Hierarchie und Linienorganisation also nicht mehr funktionieren: Was muss sich in den Unternehmen ändern?

Vranken: Wir sollten uns an den Gedanken gewöhnen, dass Organisationsmodelle nicht mehr für die Ewigkeit gebaut sind und dass es das eine richtige Modell nicht gibt. Organisationen werden in Zukunft ein Sowohl-als-auch brauchen.

Wir sprechen in diesem Fall von einem dualen Betriebssystem. Das heißt: Jedes Unternehmen braucht Bereiche und Strukturen, die für Stabilität und Hierarchien – jedoch bitte möglichst flach – stehen, aber ebenso braucht es Räume für Agilität und Netzwerke.

Die Mitarbeiter im „zweiten Betriebssystem“, das agil und vernetzt ist, werden sich eher selbst organisieren und eigene Ziele setzen und dann die Innovationen vorantreiben.

Die Idee des „one size fits all“, nämlich eine für alle gleiche Art der Organisation und des Arbeitens, wird in Zukunft nicht mehr ausreichen.

Unternehmen müssen in Zeiten der Digitalisierung flexibler und durchlässiger werden und immer wieder neu ausbalancieren, wie sie schnell, innovativ und exzellent operieren können.

Wie sähe ein erster Umsetzungsschritt aus?

Vranken: Unternehmen, die bis jetzt eher klassisch organisiert sind, sollten damit beginnen, Experimentierräume zu schaffen und eine Bewegung des Mitmachens und Mitdenkens zu organisieren.

Es gibt so viele Mitarbeiter, die beklagen, dass ihre Ideen ausgebremst werden und sie sich nicht genügend einbringen können.

Lassen Sie die Leute doch mal machen, organisieren Sie Projekte, Workshops, Mitmach- und Kreativformate und kanalisieren Sie die Ergebnisse und Ideen, um im Unternehmen einen Spirit für Innovation zu wecken!

Welche Rolle spielen die Führungskräfte in einer digitalen Unternehmenswelt?

Vranken: Digitaler Wandel braucht neue Konzepte der Führung und vor allem sogenannte „Digital Leader“, die Technik und Menschen sinnstiftend miteinander verbinden.

Einen erfolgreichen Digital Leader zeichnet weit mehr aus als das Wissen um Prozesse und Technik. Digital Leader müssen die Gestalter einer Kultur werden, die die Arbeit und das Leben nicht als Widerspruch versteht. Einer Kultur, die lebenslanges Lernen fördert. Einer Organisation, die Sinn und Werte nicht vorschreibt, sondern vorlebt.

Wir brauchen nicht weniger Führung, sondern gute, echte, passionierte Führungskräfte. Statt auf Hierarchie und Kontrolle setzen Digital Leader auf Werte wie Vertrauen, Transparenz und Partizipation.

Was müssen Digital Leader können und leisten?

Vranken: Digital Leader müssen sich einerseits technisch up to date halten, um die neuesten digitalen Trends und Geschäftsmodelle nicht zu verpassen. Gleichzeitig müssen sie eine moderne, offene Führungskultur etablieren.

Der Digital Leader ist im Wesentlichen Wissensmanager, Coach und Netzwerker. Egal ob Bereichs-, Team- oder Projektleiter – sie alle brauchen sehr gute Kommunikations-, Führungs- und Moderationsfähigkeiten.

Arbeiten in Netzwerken verlangt nach einer anderen Art der Führung und Zusammenarbeit. Stichworte dazu sind: agile Teams moderieren, Selbstorganisation ermöglichen, virtuelle und vernetzte Kollaboration ermöglichen und einen Führungsstil praktizieren, der statt Kontrolle und Vorgaben das Coaching in den Vordergrund stellt.

Mit welchen Maßnahmen können Arbeitgeber ihre Führungskräfte in Richtung Digital Leadership entwickeln?

Vranken: Zuerst sollten sich die Unternehmensverantwortlichen und die Führungskräfte fragen, wie fit sie für die Digitalisierung sind, welche digitalen Techniken und Tools sie bereits beherrschen, wie gut sie sich mit den Wirkungsmechanismen und Geschäftsmodellen digitaler Unternehmen auskennen und ob ihre Führungswerkzeuge noch zeitgemäß sind.

Und dann heißt es: Weiterbilden, online und offline! Wir vom IPA beispielsweise haben dazu ein breit gefächertes Modulsystem für Digital Leader angelegt – von der halbtägigen Veranstaltung zur Orientierung im digitalen Dschungel über Leadership-Weiterbildungen bis hin zu Networking-Veranstaltungen mit den innovativsten Playern der digitalen Wirtschaft.

Wohin, glauben Sie, wird die Reise insbesondere im HR-Bereich künftig gehen?

Vranken: Wir werden wohl über künstliche Intelligenz (KI) sprechen – und darüber, wie diese HR dabei unterstützen kann, menschliches Urteilsvermögen und Handeln zu ergänzen. Computerprogramme wie „IBM Watson“ werden vom Recruitingprozess über die Karriereentwicklung bis hin zur Performanceentwicklung sicherlich ein breites Anwendungsspektrum finden. HR muss sich damit frühzeitig beschäftigen und ein sachkundiger Anwender und Steuerer werden.

Das Umsatzsteuergesetz verlangt, dass auch bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen. Wie können Unternehmen dies sicherstellen?

Elmar Mohl: Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG reicht ein Verfahren aus, mit dem ein Unternehmer die Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung abgleicht. Der Gesetzgeber meint hiermit die Rechnungsprüfung, die jedes Unternehmen ohnehin durchführt. Der Unternehmer kann dabei auf bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen.

Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben. Das Unternehmen kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren nutzen – wobei die Nachfrage nach elektronischen Prüfungsverfahren im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) groß ist und sogar noch steigt.

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Was müssen Unternehmer tun, um die Vorgaben der GoBD zur Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Rechnungen zu erfüllen?

Mohl: Elektronische Rechnungslegung funktioniert nie ohne korrespondierende digitale Archivierung. Unternehmen in Deutschland können sich nicht mit dem Thema elektronische Rechnung befassen, ohne sich Gedanken über eine unveränderbare Archivierung gemacht zu haben.

Die GoBD sind diesbezüglich eindeutig: Eingehende elektronische Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Beispiele: Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format).

Ein Ausdruck der empfangenen PDF-Rechnungen ist zwar weiterhin zulässig, jedoch muss das originär empfangene Format (= PDF) zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar archiviert werden.

Für den Debitorenbereich gilt das Gleiche: Im EDV-System erzeugte Dokumente (zum Beispiel als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Die GoBD lassen nur wenige Ausnahmen zu. So ist es zum Beispiel nicht zu beanstanden, wenn der Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform verschickte Rechnungen nur in Papierform aufbewahrt.

Wie ist mit den E-Mails umzugehen, mit denen elektronische Rechnungen versendet werden?

Mohl: Auch hier treffen die GoBD eindeutige Aussagen: Dient eine E-Mail lediglich als „Transportmittel“ für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält sie darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist sie nicht aufbewahrungspflichtig.

Der Unternehmer kann also die E-Mail, mit der lediglich die elektronische Rechnung übertragen wird, löschen, nachdem er das PDF archiviert hat. Zu beachten ist hierbei, dass bei elektronischen Unterlagen ihr Eingang, ihre Archivierung und gegebenenfalls Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren sind.

Wenn keine andere Möglichkeit besteht, den Eingang der elektronischen Rechnung nachzuweisen (etwa über ein DMS), sollte die E-Mail ebenfalls archiviert werden (= elektronischer Eingangsstempel). Dies ist für den Nachweis des Zeitpunkts des Vorsteuerabzugs gegenüber der Finanzverwaltung von besonderer Bedeutung (§ 15 Abs.1 Nr.1 UStG).

Viele Unternehmen erhalten neben elektronischen Rechnungen weiterhin Papierrechnungen. Wie sind hier die steuerrechtlichen Vorgaben, Stichwort Scannen?

Mohl: Wichtig ist, dass der Unternehmer sein Scanverfahren den rechtlichen Anforderungen anpasst und in einer Organisationsanweisung unter anderem regelt: Wer darf scannen? Zu welchem Zeitpunkt ist zu scannen (zum Beispiel beim Posteingang, während oder nach Abschluss des Vorgangs)? Welches Schriftgut wird gescannt? Wie wird die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit durchgeführt und wie erfolgt die Protokollierung von Fehlern?

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems ab.

Wie wirkt sich die zunehmende Digitalisierung der Rechnungslegung auf die Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung aus?

Mohl: Die Finanzverwaltung muss ihre Prüfungspraktiken umstellen, da sie es immer häufiger mit elektronischen Belegen zu tun hat.

Viele Anbieter von Buchführungssystemen haben das Arbeiten mit digitalen Belegen längst in die Workflows ihrer Lösungen integriert. Und auch die Exportschnittstelle zur Prüfsoftware der Finanzverwaltung, IDEA, ermöglicht es dem Prüfer bereits, sich die übergebenen Belege mit dem Buchungssatz anzeigen zu lassen.

Als ein Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung wird sich in den nächsten Jahren jedoch die Verfahrensdokumentation herauskristallisieren. Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Dieser reicht bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederauffinden und der maschinellen Auswertbarkeit.

Darüber hinaus regelt die Verfahrensdokumentation die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion. Sie ist somit Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Büchern, für sonstige erforderliche Aufzeichnungen und für die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems.

Beeinträchtigt eine ungenügende oder fehlende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, so liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Dies kann zum Verwerfen der Buchführung führen.

Mit welchen Folgen müssen Unternehmer bei einem Verstoß gegen Aufzeichnungspflichten rechnen?

Mohl: Neben den steuerlichen Folgen sehen das Handelsrecht, das Strafgesetzbuch und eine Reihe von Spezialgesetzen eine Ahndung für den Fall vor, dass Aufzeichnungspflichten verletzt werden.

Die stärkste Sanktion bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung ist die Hinzuschätzung aufgrund einer formell bzw. materiell nicht ordnungsgemäßen Buchführung.

Nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO hat die Finanzbehörde insbesondere dann zu schätzen, wenn der Buchführungspflichtige seine Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann oder diese nach § 158 AO der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden können.

Manches Unternehmen empfindet die GoBD als eine zusätzliche bürokratische Hürde. Ist dies gerechtfertigt?

Stefan Groß: Zunächst einmal: Die GoBD sind keine isolierte Sichtweise der Finanzverwaltung. Sie erfinden das Rad auch nicht neu, sondern geben im Wesentlichen die bestehende Rechtslage wieder. Die wesentlichen Vorgaben gelten bereits seit dem Inkrafttreten der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Ende 1995 und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Jahr 2002.

Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung die bestehenden Regelungen zusammengefasst und folgerichtig weiterentwickelt, etwa im Hinblick auf Sonderthemen wie den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Damit rücken Anforderungen in den Vordergrund, die bisher nicht immer im Fokus der Unternehmen standen, die aber jedes Unternehmen ohnehin beachten sollte, wie zum Beispiel das innerbetriebliche Kontrollsystem, die Verfahrensdokumentation oder die Unveränderbarkeit archivierter Daten.

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Über die Praktikabilität mancher Regelung der GoBD lässt sich durchaus streiten. Ein Beispiel hierfür ist die Vorgabe, dass Unternehmen die maschinelle Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten bis zu zehn Jahre gewährleisten müssen und zwar unabhängig von Veränderungen im Hard- oder Softwareumfeld. Große neue bürokratische Hürden sehe ich jedoch nicht. Allerdings nehmen die GoBD mehr noch als bisher die IT-gestützten Prozesse in Unternehmen in den Blick – und das verlangt Unternehmensverantwortlichen ab, die internen Abläufe zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.

Welche zentralen Anforderungen lassen sich in der Gesamtschau der GoBD erkennen?

Stefan Groß: Die GoBD stellen letztlich vier zentrale Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT und der damit verbundenen Prozesse: Erstens muss ein angemessenes Kontroll- und Protokollumfeld vorhanden sein. Zweitens sind die relevanten Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Drittens muss die Integrität von Stamm-, Bewegungs- und Metadaten gewährleistet sein. Und viertens muss dies alles für die Dauer der Aufbewahrungsfrist migrationsfest, d. h. unabhängig von Veränderungen der Fachprozesse und der IT-Technologie, gewährleistet sein. Diese vier zentralen Anforderungen ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Und auch wenn sie für sich genommen nichts Neues sind, so stellen sie in ihrer Kombination insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar.

Welche Vorteile ergeben sich aus dem Regelwerk für die Unternehmen?

Stefan Groß: Die GoBD schaffen an verschiedenen Stellen mehr Klarheit und Rechtssicherheit für die Unternehmen. Beispielsweise werden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nun steuerlich gleichbehandelt. Vorteile ergeben sich dabei etwa daraus, dass Papierbelege gescannt und unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden dürfen. Das eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Papierarchive ad acta zu legen und sich ganz auf die deutlich effizientere digitale Archivierung zu konzentrieren. Eine erwünschte Nebenwirkung der GoBD ist sicherlich, dass die Unternehmen sich Gedanken über ihre IT-gestützten Prozesse machen und diese entsprechend systematisieren.

Welche Rolle spielt die geforderte Verfahrensdokumentation bei der Umsetzung GoBD-konformer Prozesse?

Stefan Groß: Richtigerweise machen die GoBD angesichts der kurzen Halbwertszeiten der IT keine technologischen Vorgaben, sondern bleiben hier neutral. Was das Regelwerk hingegen explizit fordert, ist eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Diese spielt als Bestandteil des internen Kontrollsystems eine zentrale Rolle. Inhaltlich beschreibt sie die tatsächlich eingesetzte IT-Lösung einschließlich der Prozesse, Organisation und Nutzung – und zwar sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. In der Vergangenheit fragten die Finanzbehörden bei Außenprüfungen eher selten danach. Dies ändert sich zurzeit. Der Trend geht dahin, dass Betriebsprüfer standardmäßig eine Verfahrensdokumentation von den Unternehmen verlangen.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann dies zu Nachteilen für den Steuerpflichtigen führen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Buchhaltung hat sich bei der Umsatzsteuer verrechnet und korrigiert nachträglich die bereits übermittelte Umsatzsteuervoranmeldung. Wenn später bei einer Betriebsprüfung wegen fehlender oder unzureichender Dokumentation nicht nachgewiesen werden kann, dass hier alles seine Richtigkeit hatte, dass letztlich ein wirksames internes Kontrollsystem für Steuern eingerichtet war, wird aus einer einfachen Korrektur schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Eine lückenlose und aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann sich zugunsten des Steuerpflichtigen auswirken und ihm helfen, den Vorwurf des Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit zu entkräften.

Die Erstellung einer solchen Dokumentation kann je nach Komplexität des eingesetzten IT-Systems sehr aufwändig sein und ist nicht auf die Schnelle zu erledigen. Ich empfehle daher allen Unternehmen, die hier noch Defizite haben, jetzt zu handeln und zumindest eine schlanke Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD zu erstellen.

Was empfehlen Sie Unternehmen, die noch mit Aktenordnern hantieren, also papierbasiert arbeiten?

Stefan Groß: Der Anteil der originär elektronischen Belege am gesamten Belegaufkommen wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Beispielsweise wird es immer mehr elektronische Rechnungen geben. Deshalb empfiehlt es sich schon im Interesse einer effizienten Verarbeitung, den Belegeingang und die Aufbewahrung vollständig zu digitalisieren.

Insbesondere für die Archivierung stellen die GoBD klare Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Um diese zu erfüllen, muss man nicht zwingend ein elektronisches Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einsetzen, in vielen Fällen dürfte dies aber die einfachste Lösung sein. Denn es reicht nicht aus, Dokumente nur im Dateisystem abzulegen, sondern das Unternehmen muss zusätzlich zum Beispiel Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten treffen und dokumentieren.

Ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem verfügt über eigene Sicherheitsmechanismen, die die Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Bei der Auswahl einer Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese von unabhängiger Seite geprüft wurde und den einschlägigen Standards wie beispielsweise dem IDW RS FAIT 3 entspricht.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Papierdokumente nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden?

Stefan Groß: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und anschließend elektronisch erfasst, also gescannt, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Zudem muss das Scanverfahren in einer Organisationsanweisung dokumentiert werden, die insbesondere auch das entsprechende Kontrollumfeld beschreibt.

Nach dem Scannen können die Papierdokumente grundsätzlich vernichtet werden, sofern dem keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften dagegen sprechen. Der Steuerpflichtige hat zu entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei einer ausschließlich elektronischen Aufbewahrung nicht erhalten bleibt, zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft zum Beispiel notarielle Urkunden oder Wertpapiere. In jedem Fall darf der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigen.

Noch vor ein paar Jahren wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorwiegend dazu benutzt, Geschäftsunterlagen revisionssicher aufzubewahren. Das gehört auch weiterhin zu den Aufgaben eines DMS.

Heutige Systeme erfüllen jedoch einen umfassenderen Einsatzzweck: Mit ihnen kontrollieren und verwalten Unternehmen jedes Dokument von seiner Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Ziel ist es, die enthaltenen Informationen jederzeit und unternehmensweit nutzbar zu machen. Der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich dabei, in Anlehnung an das 5-Komponenten-Modell des internationalen ECM-Dachverbands AIIM, in die fünf Phasen Erfassung, Ablage, Nutzung, Archivierung und Ausgabe gliedern.

Erfassung von Dokumenten

Der Werdegang eines Dokuments im DMS beginnt damit, dass es in digitaler Form erfasst wird. Unterlagen in Papierform sind daher zu scannen. Zwecks leichter Wiederauffindbarkeit im System werden jedem Dokument beschreibende Informationen bzw. Attribute zugeordnet, die sogenannten Metadaten. Fachleute sprechen bei diesem Vorgang von Verschlagwortung oder auch Indexierung. Weisen Dokumente einen hohen Strukturierungsgrad auf, kann das Dokumentenmanagementsystem sie weitgehend automatisiert verschlagworten. Bei anderen Dokumenten, wie zum Beispiel einem unstrukturierten Bild im JPEG-Format, muss der Benutzer eingreifen.

Ablage vs. Archivierung

Auf die Verschlagwortung folgt die digitale Ablage. Hierbei handelt es sich um eine „Zwischenspeicherung“ der Dokumente im DMS, die für das aktive Arbeiten mit den Unterlagen notwendig ist. Davon zu unterscheiden ist die Langzeitarchivierung. Sollen Dokumente für zehn Jahre oder länger archiviert werden, kommt den verwendeten Speichermedien eine wichtige Rolle zu. Laut Marktforschern dominieren zurzeit im Bereich der Archivierung – je nach gespeicherten Datenmengen – drei Speichermedien: externe und interne Festplatten sowie Tapes. Damit die Informationen in jedem Fall lesbar bleiben, empfehlen Experten als Faustregel, wichtige Daten alle fünf Jahre auf neue Medien zu kopieren.

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Finden, bearbeiten, versionieren

Die abgelegten oder bereits archivierten Dokumente lassen sich im DMS anhand ihrer Metadaten oder per Volltexteingabe suchen. Das System zeigt Unterlagen aus verschiedensten Quellen auf einen Blick an. Die Benutzer brauchen also weder weitere Anwendungen zu öffnen noch das Datei­system zu durchsuchen.

Mithilfe individueller Zugriffsrechte lässt sich sicherstellen, dass die Dokumente ausschließlich von befugten Personen gelesen und/oder bearbeitet werden können. Wurde ein Dokument bearbeitet, legt das DMS automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Dokumentenfassung. Dies vermeidet Wildwuchs im Dateisystem aufgrund manuell versionierter und später schwer nachvollziehbarer Dateinamen.

Auch sogenannte Check-In- und Check-Out-Funktionen helfen, Inkonsistenzen zu vermeiden: Ein Benutzer kann ein Dokument zwecks Bearbeitung aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren. Sobald der Bearbeiter seine Änderungen mittels Check-In im System abgelegt hat, steht das Dokument als neue Version wieder zur Verfügung.

Zusammenarbeit mit anderen Systemen

In ein Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dokumente aus verschiedensten Quellen integrieren (z. B. ERP-Software, Mail, Posteingang). Das DMS bündelt sämtliche Informationen und stellt sie gezielt bereit. Allen berechtigten Benutzern im Unternehmen steht damit eine einheitliche Informationsplattform zur Verfügung.

Dokumentenbasierter Workflow

Die meisten Dokumente durchlaufen im Unternehmen mehrere Stationen, mitunter sogar parallel – beispielsweise zur Bearbeitung, Prüfung, Kenntnisnahme und Freizeichnung. Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert den Workflow, indem es die Dokumente an den elektronischen Postkorb der entsprechenden Benutzer weiterleitet. Dabei lassen sich Wiedervorlagetermine festlegen, Fristen setzen und Aufgaben delegieren. Das System verkürzt so die Durchlaufzeiten und ermöglicht den Benutzern, den Status und Verlauf sowie das Ergebnis der Bearbeitung zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Ausgabe von Dokumenten

Zu den wichtigen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems zählt zudem die Ausgabe abgelegter oder archivierter Dokumente. Hierbei geht es zum einen darum, den Benutzern die von ihnen gesuchten Dokumente anzuzeigen. Zum anderen zählt dazu die Verteilung von Dokumenten aus dem DMS heraus – zum Beispiel per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus verlangen Steuerberater und die Prüfer der Finanzverwaltung immer häufiger, dass Unternehmen ihnen Dokumente aus dem digitalen Archiv zur Verfügung stellen. Auch diese Anforderung lässt sich mithilfe eines DMS erfüllen.

Professioneller Scanner oder Multifunktionsgerät für das Dokumentenmanagement?

Vor dieser Frage steht jeder Unternehmer, der papiergebundene Dokumente digitalisieren möchte. Für die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem ist eine hohe Scanqualität entscheidend – und diese ist bei professionellen Scannern in der Regel besser als bei einem Multifunktionsgerät. Bei der Auswahl helfen folgende Kriterien:

Formate und Scanfunktionen beachten

Sollen neben DIN-A4-Dokumenten auch kleinere Belege wie Kassenbelege, Visitenkarten oder Krankmeldungen gescannt werden, empfiehlt sich ein Desktop-Scanner mit Vorlageneinzug. Für gebundene Dokumente ist ein Einzugscanner mit Flachbetteinheit sinnvoll. Großformatscanner für Zeichnungen größer als DIN A3 lohnen sich meist nicht – hier ist ein externer Scandienstleister oft die bessere Wahl.

Einseitig oder beidseitig scannen – Duplex-Scanner nutzen

Moderne Desktop-Scanner unterstützen meist Duplex-Scannen, also das automatische beidseitige Scannen. Funktionen wie das Entfernen leerer Seiten während des Scanvorgangs erhöhen die Effizienz im Büroalltag.

Scangeschwindigkeit und Volumen im Blick behalten

Für den Einsatz im Unternehmen sollte ein Dokumentenscanner mindestens 40 Seiten pro Minute schaffen. Ein großer Dokumenteneinzug verhindert ständiges Nachlegen. Bei sehr hohem Scanvolumen – etwa bei Bestandsakten – empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister.

Anschlussmöglichkeiten – USB-Scanner oder Netzwerk-Scanner?

Für das Scannen sensibler Dokumente kann ein USB-Scanner am Arbeitsplatz die beste Wahl sein. Teilen sich mehrere Mitarbeitende ein Gerät, ist ein Netzwerk-Scanner oder die Nutzung eines USB-Device-Servers sinnvoll, um den Zugriff über das Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.

Scansoftware und OCR-Software im Dokumentenmanagement

Neben der Hardware ist auch die Scansoftware entscheidend. Eine gute OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um – wichtig für die Volltextsuche im DMS. Für Unternehmen mit über 10.000 Belegen pro Jahr kann sich eine erweiterte Erkennungssoftware mit automatischer Analyse, Datenextraktion und Klassifikation lohnen.

Ein Tipp: Unternehmen, die sich auf den Vertrieb von Scannern spezialisiert haben, bieten Interessenten die Möglichkeit, Geräte mithilfe eigener Belege zu testen.

Richtig scannen – Auflösung, Farbauswahl und Dateiformate

Schwarz-Weiß-Scan oder Farbscan?

Schwarz-Weiß-Scans sparen Speicherplatz und sind ideal für reine Textdokumente. Farbscans oder Graustufen-Scans sind bei farbigen Elementen oder für eine bessere OCR-Erkennung zu empfehlen.

Die optimale Auflösung für Dokumentenscanner

Für Textdokumente hat sich eine Auflösung von 300 dpi als Standard im Dokumentenmanagement bewährt. Höhere Auflösungen vergrößern lediglich die Dateigröße, ohne die OCR-Ergebnisse zu verbessern.

Das richtige Dateiformat wählen

Für die Archivierung eignen sich:

• PDF für Text- und Mischdokumente (als durchsuchbares PDF mit OCR)
• TIFF für Zeichnungen
• JPEG für Bilder

Warum einfache Passwörter ein Risiko sind

Viele Nutzer wählen leicht zu merkende Passwörter: den Namen des Haustieres, den Geburtstag, eine einfache Tastenkombination wie „123456“ oder „qwertz“. Das Problem: Was für Menschen einfach zu merken ist, lässt sich von Hackern leicht knacken.

Die steigende Zahl an Online-Diensten führt oft dazu, dass Nutzer nur ein Passwort für viele Konten verwenden oder besonders einfache Varianten wählen. Das spart zwar Zeit, öffnet aber Cyber-Kriminellen Tür und Tor.

Sicherheitslücke Mensch: Technik reicht allein nicht

Unternehmen investieren in Firewalls, Antivirensoftware und sichere Netzwerke, doch die größte Schwachstelle bleibt oft der Mensch.
Typische Fehler sind:

• Schwache oder mehrfach genutzte Passwörter,
• Admin-Zugänge mit Standardpasswörtern,
• Passwörter, die sichtbar auf Zetteln am Arbeitsplatz kleben.
  

Selbst die beste Technik kann keine Sicherheit garantieren, wenn Mitarbeitende unsicher oder nachlässig handeln.

Wie Hacker Passwörter knacken

Cyber-Kriminelle nutzen automatisierte Tools, die pro Sekunde tausende Kombinationen testen.
Besonders unsicher sind:

• echte Wörter (z. B. „Sommer“, „Peter“),
• Tastaturmuster wie „qwertz“,
• einfache Variationen mit Zahlen oder Sonderzeichen (z. B. „Fu22b@ll“).

Solche Passwörter werden oft innerhalb von Sekunden entschlüsselt. Komplexe Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen halten dagegen deutlich länger stand.

So erstellen Sie sichere Passwörter

Eine bewährte Methode ist die Satztechnik:
Man denkt sich einen leicht merkbaren Satz aus und nutzt die Anfangsbuchstaben, z. B.:

„Meine Schwester wurde 1970 geboren!“ → MSw1970g!

Dieses Grundpasswort kann für verschiedene Dienste angepasst werden, etwa durch Zusätze:

• Windows-PC: MSw1970g!-ws
• Outlook: MSw1970g!-ok
• Facebook: MSw1970g!-fk

Solche Passwörter sind deutlich schwerer zu knacken und gleichzeitig gut zu merken.

Warum regelmäßige Passwortwechsel wichtig sind

Auch sichere Passwörter sollten regelmäßig erneuert werden, insbesondere wenn:

• ein Konto von einem Datenleck betroffen ist,
• mehrere Personen Zugriff auf ein Passwort haben,
• unsichere Geräte oder Netzwerke genutzt wurden.

Ein universelles Passwort für alle Konten ist ein großes Risiko: Wird ein Dienst gehackt, können Angreifer sofort auf alle anderen Konten zugreifen.

IT-Sicherheit im Unternehmen verbessern

• Mitarbeitende schulen: Sensibilisierung für Phishing, sichere Passwörter und Umgang mit E-Mails.
• Passwort-Manager einsetzen: Komplexe Passwörter sicher speichern und generieren.
• Mehrstufige Anmeldung (MFA) aktivieren: Zusätzliche Sicherheit durch einen zweiten Faktor.
• Richtlinien festlegen: Mindestlängen, regelmäßige Wechsel und keine Wiederverwendung.

Fazit

Passwort-Sicherheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für den Schutz von Unternehmensdaten. Schwache oder mehrfach genutzte Kennwörter gehören zu den größten Sicherheitsrisiken – gerade in Betrieben, die zunehmend digital arbeiten.

Mit starken, individuellen Passwörtern, regelmäßigen Schulungen und klaren Sicherheitsrichtlinien lassen sich viele Cyberangriffe vermeiden.

Quellen

‍Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – Passwortschutz