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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Digitale Transformation trifft Uhrmachertradition: NOMOS Glashütte am Puls der Zeit
Die digitale Transformation ist schon lange nicht mehr nur ein Thema für die Industrie und Großkonzerne. Auch traditionsreiche Manufakturbetriebe sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, handwerkliche Qualität mit modernen, effizienten Prozessen zu verbinden. Ein eindrucksvolles Beispiel dafür ist NOMOS Glashütte. Die renommierte Uhrenmanufaktur nutzt bereits seit den frühen 1990er-Jahren Lösungen von Suiteify und zeigt damit, wie sich Digitalisierung und Tradition erfolgreich vereinen lassen.
Glashütte – Wiege der deutschen Uhrmacherkunst
Ein Ort mit Geschichte und Zukunft
Die Stadt Glashütte im sächsischen Osterzgebirge wird nicht umsonst als „Kleine Schweiz“ bezeichnet. Seit über 175 Jahren steht sie für höchste Uhrmacherkunst und Präzision. Mehrere international bekannte Manufakturen sind hier ansässig, darunter eine der bedeutendsten: NOMOS Glashütte.
Das Unternehmen wurde kurz nach der deutschen Wiedervereinigung von Roland Schwertner gegründet und hat sich auf hochwertige mechanische Armbanduhren spezialisiert. Heute sind NOMOS-Zeitmesser weltweit für ihre klare Designsprache, ihre Präzision und ihre hohe Fertigungstiefe bekannt.
NOMOS Glashütte: Handwerk mit hoher Wertschöpfung
Bis zu 95 Prozent Fertigungstiefe in Glashütte
Damit eine Uhr offiziell als „Glashütter Uhr“ bezeichnet werden darf, müssen mindestens 50 Prozent der Wertschöpfung vor Ort erfolgen. NOMOS Glashütte übertrifft diese Vorgabe deutlich, denn die hauseigene Fertigungstiefe liegt bei bis zu 95 Prozent.
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Digitale Transformation als kontinuierlicher Prozess
Offen für neue Technologien
Trotz seiner tief verwurzelten Handwerkstradition zeigt sich NOMOS offen für Innovationen. Die Digitalisierung wird nicht als Bruch mit der Vergangenheit, sondern als konsequente Weiterentwicklung verstanden. Jens Körner: „Digitalisierung ist bei uns ein fortschreitender Prozess – und Suiteify (ehemals HS - Hamburger Software; die Red.) spielt dabei eine zentrale Rolle."
Suiteify: Partner seit der ersten Stunde
Über 30 Jahre Vertrauen und Kontinuität
NOMOS Glashütte ist Anwender der ersten Stunde. Bereits 1992 startete das Unternehmen mit dem Vorgänger der heutigen Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic. Seitdem wurde die Softwarelandschaft kontinuierlich erweitert.
„Wir arbeiten seit über 30 Jahren erfolgreich mit ein und demselben Softwareanbieter zusammen. Im Prinzip können wir über jede Uhr exakt nachvollziehen, wann und wo sie verkauft wurde“, betont Jens Körner.
Heute nutzt NOMOS nahezu das gesamte Suiteify-Lösungsportfolio – von der Finanzbuchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zum Personalwesen.
Durchgängige Prozesse von der Fertigung bis zur Montage
Produktionsplanung (PPS)
NOMOS Glashütte hat auf der Suiteify-Plattform mehrere Datenbanken angelegt. Dabei sind Fertigung und Montage in einer Datenbank zusammengefasst. NOMOS bezeichnet diesen Bereich als PPS-Bereich, der die Produktionsplanung umfasst.
Über eine Schnittstelle senden die Anwender die Fertigungsaufträge aus der Suiteify Commercial classic an die CNC-Bearbeitungszentren. So gelangen die Arbeitspläne samt Stückzahlen, Stücklisten und Steuerungsanweisungen direkt auf die Monitore im Shopfloor oder in gedruckter Form in die Hände der Werker.
Digitale Montageaufträge und Qualitätssicherung
In einem zweiten Schritt stellt das Warenwirtschaftssystem die Montageaufträge bereit. Die Monteure erhalten ihre Pickzettel unmittelbar auf ihr Tablet und können die Teile im Lager konfektionieren.
Über die Software ist jederzeit nachvollziehbar, wie viele Montageaufträge sich gerade im Umlauf befinden. Sobald ein Auftrag erledigt wurde, erhält die Verwaltung über Suiteify Commercial classic eine Rückmeldung und die Daten gehen automatisch an die Qualitätssicherung.
Automatisierte Bestellprozesse im Vertrieb
Vom Händlerportal bis zum Webshop
Der Verkauf erfolgt über eine separate Datenbank. Früher erreichten die Bestellungen NOMOS Glashütte telefonisch oder per Fax. Heute erfolgt dies über ein Händlerportal, über das auch Ersatzteile oder Werbeartikel angefordert werden können.
Via Schnittstelle werden die Bestellungen automatisch an Suiteify Commercial classic übergeben. Einkauf und Verkauf wissen somit jederzeit, welche Produkte konfektioniert und ausgeliefert werden können.
Über eine spezielle Software ist außerdem ein Datenaustausch mit dem Webshop möglich. Hierzu werden die Daten auf einem eigenen Server zwischengelagert. So können Bestellmengen und Lagerbestände miteinander abgeglichen werden.
„Gemeinsam mit dem Suiteify-Support haben wir eine API-Schnittstelle an den Webshop-Server angebunden“, sagt Jens Körner. „Darüber können wir beispielsweise Daten in Echtzeit austauschen, weitere Tools einbinden oder Auswertungen durchführen.“Dokumentenmanagement und papierlose Zukunft
Dokumentenmanagement und papierlose Zukunft
Schritt für Schritt zum digitalen Archiv
Das Suiteify DMS classic (DMS) ist bereits serverseitig installiert und wird aktuell für die digitale Personalakte genutzt. Langfristig sollen alle Unternehmensbereiche folgen.
„Wir wollen alle Daten digital verfügbar machen und weg vom Papier – vor allem, was den Belegfluss anbelangt. Hier nehmen wir aber auch auf unsere Fachhändler Rücksicht. Die sind oftmals noch nicht so weit und greifen lieber auf unsere Händler-Website zurück“, erläutert IT-Leiter Körner.
Individuell angepasst – und dennoch Standard
Erweiterungen ohne Wartungsrisiko
In den vergangenen Jahrzehnten wurden softwareseitig verschiedene Individualanpassungen umgesetzt. Ein Beispiel hierfür ist der Uhrenverleih. „Wird eine Uhr zunächst verliehen, dann wird das bei uns im Belegfluss mit abgebildet“, erläutert der IT-Leiter.
Wichtig dabei ist, dass alle Erweiterungen bei Versionswechseln sauber in den Standard integriert wurden und daher vollständig updatefähig sind.
„Früher hatten wir etliche solcher benutzerdefinierten Felder, vieles wurde aber mit der Zeit in den Anwendungsstandard übernommen. Die Experten von Suiteify sind schon bestrebt, auf die Anforderungen ihrer Kunden zu achten und die Software dementsprechend weiterzuentwickeln“, so Jens Körner.
Fazit: Digitale Transformation und Tradition passen zusammen
NOMOS Glashütte beweist eindrucksvoll, dass sich Digitalisierung und handwerkliche Tradition in einem Manufakturbetrieb nicht ausschließen. Mit seinem langjährigen Partner gelingt es dem Unternehmen, Prozesse effizient zu gestalten, Transparenz zu schaffen und gleichzeitig höchste Qualitätsansprüche zu erfüllen. So bleibt NOMOS Glashütte der Tradition verpflichtet und zugleich am Puls der Zeit.
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Werkstattfertigung in KMU: Mit digitalen Prozessen Effizienz und Transparenz steigern
Individuelle Aufträge, wechselnde Anforderungen und enge Termine prägen den Alltag in der Werkstattfertigung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Dies ermöglicht zwar Flexibilität, führt jedoch zu unübersichtlichen Prozessen und einem hohen manuellen Aufwand. Dieser Beitrag zeigt, wie digitale Lösungen Ordnung in die Vielfalt bringen sowie Effizienz und Transparenz nachhaltig erhöhen.
Es ist kurz nach sieben Uhr morgens. Auf der Werkbank eines mittelständischen Betriebs stapeln sich handschriftliche Aufträge. Auf dem Bildschirm: eine Excel-Liste, daneben neue E-Mails mit dringenden Anfragen. Ein Kunde braucht eine Reparatur, ein anderer wartet auf eine Sonderanfertigung. Parallel laufen Wartungsarbeiten und eine kleine Serienproduktion.
Wenn Flexibilität zur Belastung wird
Mit jedem Auftrag steigt die Komplexität. Wo steht welcher Auftrag gerade? Wurde das richtige Material verbaut? Sind alle Arbeitszeiten korrekt erfasst? Antworten auf diese Fragen kosten Zeit. Je mehr Informationen manuell festgehalten werden, desto größer ist das Risiko von Fehlern, Medienbrüchen und Nacharbeiten.
Viele KMU kennen diese Situation. Der Arbeitsalltag besteht aus Improvisation, Zetteln und dem ständigen Versuch, den Überblick zu behalten. Spätestens bei der Abrechnung zeigt sich, wie aufwendig manuelle Prozesse wirklich sind.
Warum die Digitalisierung der Werkstattfertigung entscheidend ist
Werkstattähnliche Fertigungsstrukturen lassen sich nur bedingt standardisieren. Umso wichtiger ist es, sie digital zu unterstützen. Informationen sollten dort erfasst werden, wo sie entstehen – direkt in der Werkstatt oder beim Serviceeinsatz vor Ort.
Dafür hat sich die Kombination aus der Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic und der mobilen Service-App von Albos bewährt. Gemeinsam bilden sie eine durchgängige digitale Prozesskette, die einen Auftrag von der Erfassung über die Werkstatt bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung begleitet.
Vom Auftrag bis zur Rechnung: Alles digital, alles verbunden
Sobald ein Auftrag im Warenwirtschaftssystem angelegt ist, startet der digitale Workflow. Kundendaten, Termine und Leistungsumfang werden automatisch über eine API-Schnittstelle an die mobile Service-App übertragen.
Die App läuft auf Smartphones, Tablets oder stationären Rechnern mit Internetzugang. Sie unterstützt Android, iOS und Windows. Über eine sichere VPN- oder HTTPS-Verbindung greifen die Mitarbeitenden auf aktuelle Auftragsdaten zu – auch unterwegs oder beim Kunden.
Die Service-App im Werkstattalltag
Die App erleichtert den Arbeitsalltag spürbar. Der Datenfluss zwischen Büro und mobilem Gerät verhindert Medienbrüche und Verzögerungen. Zudem werden Papierformulare überflüssig.
Aufträge zeigt das System übersichtlich mit Status, Fristen und Dokumenten an. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt in der App erfassen. Gleichzeitig wird der Materialverbrauch inklusive Chargen- und Seriennummern präzise dokumentiert.
Fotos, Videos oder Sprachaufnahmen entstehen direkt am Einsatzort und landen ohne Umwege beim passenden Auftrag. Nach Abschluss der Arbeiten bestätigt der Kunde die Leistung per digitaler Unterschrift auf dem Touchscreen. Selbst ohne Internet bleibt die App einsatzfähig; alle Daten synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Automatisierte Datenintegration statt manueller Nacharbeit
Ist der Auftrag abgeschlossen, fließen alle Informationen – Zeiten, Materialien, Dokumentationen und Kundenfreigaben – automatisch zurück ins Warenwirtschaftssystem. Dort stehen sie sofort für die Rechnungsstellung und Weiterverarbeitung bereit.
Manuelle Übertragungen, doppelte Dateneingaben oder Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an. Dank standardisierter API-Schnittstellen lassen sich zudem weitere Systeme wie ERP oder Controlling problemlos anbinden – ein wichtiger Schritt in Richtung zukunftssicherer IT-Strukturen.
Mehr Überblick und weniger Stress in der Werkstattfertigung
Die Kombination aus mobiler Service-App und Warenwirtschaftssoftware bringt messbare Vorteile. Echtzeitdaten ermöglichen eine bessere Planung und Steuerung der Fertigungsprozesse. Engpässe werden früher erkannt und Ressourcen können gezielter eingesetzt werden. Gleichzeitig sorgt die lückenlose Dokumentation für mehr Transparenz und eine verbesserte Qualitätssicherung.
Am Ende profitieren alle: Die Mitarbeitenden werden entlastet, Prozesse laufen effizienter und das Unternehmen wird flexibler.
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FAQ: Digitale Werkstattfertigung in KMU
Was versteht man unter Werkstattfertigung in KMU?
Werkstattfertigung bezeichnet eine flexible Fertigungsform, bei der individuelle Aufträge, Reparaturen oder Kleinserien in wechselnder Reihenfolge bearbeitet werden. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen diese Form, da sie sich gut an kundenspezifische Anforderungen anpassen lässt.
Welche Herausforderungen gibt es in der Werkstattfertigung kleiner Unternehmen?
Typische Herausforderungen sind unübersichtliche Prozesse, manuelle Dokumentation, Medienbrüche zwischen Werkstatt und Büro sowie ein hoher Koordinationsaufwand. Häufig fehlt Transparenz darüber, wo sich ein Auftrag befindet, welche Materialien verbaut wurden oder ob Arbeitszeiten korrekt erfasst sind.
Warum ist die Digitalisierung der Werkstattfertigung für KMU wichtig?
Digitale Prozesse schaffen Transparenz, reduzieren manuelle Nacharbeiten und minimieren Fehlerquellen. Durch die Digitalisierung können Informationen dort erfasst werden, wo sie entstehen – direkt in der Werkstatt oder beim Serviceeinsatz – und stehen anschließend zentral zur Verfügung.
Wie können digitale Prozesse die Effizienz in der Werkstatt steigern?
Digitale Lösungen ermöglichen eine durchgängige Prozesskette vom Auftrag bis zur Rechnung. Arbeitszeiten, Materialverbrauch, Dokumentationen und Kundenfreigaben werden automatisch erfasst und weiterverarbeitet. Das spart Zeit, senkt den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Abrechnung.
Welche Rolle spielen mobile Service-Apps in der Werkstattfertigung?
Mobile Service-Apps unterstützen Mitarbeitende direkt im Arbeitsalltag. Sie zeigen Aufträge übersichtlich an, ermöglichen die Erfassung von Zeiten und Materialien und erlauben das Hinzufügen von Fotos, Videos oder Sprachnotizen. Dadurch entfallen Papierformulare und doppelte Dateneingaben.
Wie funktioniert die Verbindung zwischen Werkstatt und Büro digital?
Durch die Integration einer Service-App mit einer Warenwirtschaftssoftware werden alle Daten automatisch synchronisiert. Über Schnittstellen (z. B. APIs) fließen Auftragsdaten, Arbeitszeiten und Materialien zwischen Büro und Werkstatt hin und her – in Echtzeit oder nachträglich bei bestehender Internetverbindung.
Ist digitale Werkstattfertigung auch ohne permanente Internetverbindung möglich?
Ja. Moderne mobile Lösungen funktionieren auch offline. Alle erfassten Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das ist besonders bei Serviceeinsätzen vor Ort ein großer Vorteil.
Welche Vorteile bietet digitale Dokumentation in der Werkstattfertigung?
Eine digitale Dokumentation sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte. Sie verbessert die Qualitätssicherung, erleichtert die Abrechnung und schafft Transparenz für Kunden und Mitarbeitende. Gleichzeitig reduziert sie Fehler und Nacharbeiten.
Können bestehende ERP- oder Controllingsysteme angebunden werden?
Ja. Digitale Werkstattlösungen lassen sich über standardisierte Schnittstellen in bestehende ERP-, Warenwirtschafts- oder Controllingsysteme integrieren. Dadurch entstehen zukunftssichere IT-Strukturen, die mit dem Unternehmen wachsen können.
Welche Vorteile haben KMU langfristig von digitaler Werkstattfertigung?
Langfristig profitieren KMU von effizienteren Abläufen, besserer Planbarkeit und höherer Transparenz. Mitarbeitende werden entlastet, Engpässe früher erkannt und Ressourcen gezielter eingesetzt. Gleichzeitig steigt die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Nahtlose digitale Geschäftsprozesse im CO₂- und Kältemittelgeschäft
Ob CO₂-Zylinder für Wassersprudler, Kältemittel für industrielle Anlagen oder Trockeneis für die Logistik- und Lebensmittelbranche – Cleangas bewegt täglich tausende Gebinde unter engen Zeitplänen und mit strengen Sicherheitsvorgaben. Die Suiteify Commercial classic für DATEV und das Suiteify DMS classic bilden dabei das digitale Rückgrat und sorgen für strukturierte und transparente digitale Geschäftsprozesse.
Die Cleangas GmbH & Co. KG wurde 1992 in Willingen (Upland) gegründet und hat sich vom kleinen Serviceanbieter für Schankanlagen zu einem europaweit tätigen Spezialisten für Kohlensäure, Trockeneis, Kältemittel und CO₂-basierte Kühlanwendungen entwickelt.
Mit über 10.000 Dauerkunden, vier Standorten und rund 50 eigenen Trockeneisanlagen ist das Unternehmen auf standardisierte und belastbare Abläufe angewiesen, um Lieferungen, Produktion und Bestellvolumina zuverlässig zu koordinieren.
Vom Serviceanbieter zum europäischen Spezialisten
Um die wachsenden Prozesse zuverlässig abzubilden, setzt Cleangas an allen Standorten auf die digitale Prozessplattform von Suiteify. Die Suiteify Commercial classic für DATEV verknüpft die kaufmännischen Abläufe direkt mit der Finanzbuchhaltung, während das Suiteify DMS classic die Archivierung und schnelle Auffindbarkeit von Rechnungen, Verträgen und Versandunterlagen sicherstellt.
Durch die nahtlose Integration von E-Commerce, automatisierten Buchungsprozessen und individuell angepassten Layouts für Leergut und Gebinderücknahme entsteht ein belastbarer digitaler Unterbau für das gesamte Unternehmen.
„Die Entwicklung vom Ein-Mann-Betrieb zum Marktführer für Trockeneis ging nur, weil wir schon früh erkannt haben, dass ohne Digitalisierung ein weiteres Wachstum kaum möglich ist“, sagt Geschäftsführer Philipp ten Eicken, der die Einführung der Suiteify-Lösungen ab 2016 verantwortet hat.
Cleangas setzt jährlich rund 16.000 Tonnen CO₂ um, liefert Trockeneis im 24-Stunden-Takt und versendet über 100.000 Pakete pro Jahr – ein Volumen, das nur mit automatisierten ERP-Prozessen zu bewältigen ist.
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Suiteify Commercial classic für DATEV als zentrales Prozesssystem
Ein entscheidender Schritt war die Einführung der Suiteify Commercial classic für DATEV, um alle kaufmännischen Abläufe eng mit der Finanzbuchhaltung zu verzahnen. Die hauseigene E-Commerce-Plattform generiert den Großteil aller Bestellungen, deren Daten automatisiert in das ERP-System fließen. Von dort werden Auftragsbestätigungen erzeugt, Lieferscheine erstellt und Versandprozesse angestoßen. Sämtliche Informationen werden unmittelbar an DATEV übergeben.
„Wir haben täglich bis zu 600 Zahlungseingänge. Das lässt sich manuell nicht fehlerfrei abbilden“, erklärt Philipp ten Eicken. Die Suiteify-Software übernimmt die Zuordnung vollständig automatisiert. Rund 150.000 Zahlungseingänge pro Jahr werden so verarbeitet – ein Aufwand, der ohne Digitalisierung kaum handhabbar wäre.
Spezialprozesse abbilden: Mehrweggebinde, Leergut und Rückverfolgung
Eine Besonderheit bei Cleangas ist das breite Spektrum an CO₂-Zylindern und Trockeneis-Boxen, die als langlebige Mehrweggebinde im Umlauf sind. Alle Behälter werden in der Suiteify Lagerverwaltung als Fremdlager geführt.
Gemeinsam mit den Fachleuten von Suiteify hat Cleangas ein eigenes Layout entwickelt, um die komplette Leergutlogistik inklusive Rückverfolgung abzubilden. So lässt sich für jeden Kunden genau nachvollziehen, welche Gebinde ausgeliefert wurden, welche Einheiten zurückgekommen sind und welche Restbestände noch beim Kunden stehen.
„Die Rückverfolgung ist für uns geschäftskritisch“, beschreibt Philipp ten Eicken das Tagesgeschäft. „Mit Suiteify sehen wir auf Tastendruck, welche Boxen wo im Einsatz sind. Auch unsere Disposition bucht Rücklieferungen direkt über die Suiteify-Oberfläche.“ Auf diese Weise lassen sich die Mehrwegsysteme effizient steuern und gegenüber Industriekunden lückenlos nachweisen – ein zentraler Baustein der Nachhaltigkeitsstrategie von Cleangas.
Suiteify DMS classic: Papierabbau, Transparenz und Auskunftsfähigkeit
Ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung bei Cleangas war die Einführung von Suiteify DMS classic im Jahr 2019. Grund dafür waren die wachsenden Belegmengen. Bei über 3.000 Rechnungen pro Woche wären das Ausdrucken und die physische Ablage der Belege organisatorisch nicht länger manuell zu bewältigen gewesen.
Heute archiviert Cleangas Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge mit Industriekunden, Liefervereinbarungen, Leergutdokumente sowie Versandunterlagen inklusive Gefahrgutscheine. Die Volltextsuche und die klaren Strukturen ermöglichen es, Belege innerhalb weniger Sekunden zu finden. Für die Kältespezialisten ist dies ein wesentlicher Vorteil, da viele Kunden auf minutengenaue Lieferungen angewiesen sind.
„Bei kritischen Sendungen, etwa für Probentransporte, müssen wir sofort wissen, wo sich das Paket befindet und welche Dokumente dazugehören“, erläutert Philipp ten Eicken. „Mit Suiteify DMS classic geht die Recherche in Sekunden.“
Schnittstellen, Automatisierung und API-Einsatz
Cleangas nutzt die Systeme weit über den Standard hinaus. Über die Suiteify API wurden mehrere Eigenentwicklungen angebunden, darunter eine Rücknahmesoftware für Mehrwegboxen, die vollständige E-Commerce-Anbindung, ein Tool zur automatischen Übergabe von Kundendaten an die Telefonanlage sowie die Integration der Versandsoftware V-Log.
Auf diese Weise entstehen besonders schlanke Abläufe: Wird eine Bestellung online ausgelöst, werden innerhalb von zehn Minuten alle relevanten Daten in Suiteify angelegt, automatisch eine Auftragsbestätigung versendet und die Informationen an die Telefonanlage übergeben. Ruft der Kunde anschließend an, sieht der Service sofort die Bestellung, den Status und die dazugehörigen Dokumente.
Sendungsverfolgung und DMS-Verknüpfung
In der Auftragsbearbeitung setzt Cleangas zusätzlich ein von Suiteify angepasstes Modul zur Sendungsverfolgung ein. Anders als bei klassischen KEP-Diensten (Kurier-, Express- und Paketdienste) benötigt das Unternehmen detailliertere Rückmeldungen zu jeder Sendung, beispielsweise zu Gefahrgut und den beteiligten Logistikpartnern.
Alle Versanddokumente werden automatisch im DMS archiviert und stehen im Kundenkontext jederzeit bereit. Dadurch lassen sich Reklamationen, Liefernachweise oder Rückfragen aus der Industrie ohne Zeitverlust bearbeiten.
Pilotprojekt: KI-gestützte Dokumentenanalyse
Aktuell arbeitet Cleangas gemeinsam mit Suiteify an einem Pilotprojekt zur KI-Unterstützung im Dokumentenmanagement. Die KI soll dabei Namensähnlichkeiten besser erkennen und Dokumentinhalte automatisch auswerten.
Außerdem soll sie wiederkehrende Reklamationsmuster identifizieren und die Ursachen für Probleme schneller sichtbar machen.
„Früher haben wir vieles in Excel ausgewertet. Bei den heutigen Datenmengen ist das aber nicht mehr möglich“, stellt Philipp ten Eicken fest. „Mit KI-Unterstützung wollen wir Entscheidungen künftig noch stärker datenbasiert treffen.“
Digitale Geschäftsprozesse als Basis der Unternehmensentwicklung
Cleangas zeigt, wie KMU, die unter Wettbewerbsdruck stehen, ihre Abläufe durchgängig und belastbar gestalten können. Mit der Kombination aus Suiteify Commercial classic für DATEV, Suiteify DMS classic und mehreren individuellen Schnittstellenlösungen hat das Unternehmen skalierbare Strukturen geschaffen, die Wachstum und steigende Kundenanforderungen zuverlässig unterstützen.
„Unsere Prozesse müssen jederzeit funktionieren: vom Onlineshop über die Produktion bis zur Auslieferung“, resümiert Philipp ten Eicken. „Mit den Lösungen von Suiteify haben wir ein flexibles System, das unsere spezifischen Prozesse detailliert abbildet und mit uns weiterwächst.“
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