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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Digitale Transformation in der Praxis – wie ein Softwarehersteller den Wandel angeht
Die digitale Transformation erfordert Veränderungen im eigenen Unternehmen – das ist den meisten Mittelständlern klar. Weniger klar ist vielen, wie sie in den Change-Prozess einsteigen und dabei ihre Mitarbeiter mitnehmen können. Der Blick auf andere Firmen kann da hilfreich sein. Hier der Erfahrungsbericht eines mittelständischen ERP-Softwareherstellers.
Digitalisierung, Disruption, Change – diese Schlagworte beschreiben die Situation vieler Unternehmen heute. Das Bewusstsein, „etwas verändern zu müssen“, ist bei den meisten vorhanden. Oft fehlt jedoch ein konkreter Ansatzpunkt, um den Prozess zu beginnen.
Die Aufgabe der digitalen Transformation erscheint übergroß und die Angst vor Veränderungen übersteigt die damit verbundenen Chancen. Zudem lässt das Tagesgeschäft oft keinen Raum für strategische Überlegungen.
Ähnlich sah es vor einiger Zeit auch beim ERP-Softwarehersteller Suiteify (Suiteify) aus. Doch mittlerweile hat sich das Unternehmen auf den mühsamen Weg des Wandels begeben. Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind und welche Erfahrungen sie gemacht haben.
Ausgangssituation: Viel Erfahrung, aber (noch) keine stringente Digitalisierungsstrategie
Suiteify ist seit 40 Jahren auf dem Markt und zählt in der Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich zu den führenden ERP-Softwareherstellern.
Das Softwarehaus beschäftigt über 170 Mitarbeitende und stellt standardisierte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Personalmanagement und Dokumentenmanagement her. Darüber hinaus versorgt es die Anwender mit individuellen Zusatzlösungen.
Um seine Marktposition zu behaupten, muss Suiteify den Produkt- und Leistungsumfang, die Marktbearbeitung und die internen Prozesse an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpassen.
Festlegung von Vision und Leitbild
Nach dem Motto „Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden“ definierte die Unternehmensleitung von Suiteify gemeinsam mit allen Mitarbeitenden eine Vision und ein Leitbild. Diese beschreiben, wo Suiteify in zehn Jahren stehen wird und mit welchen Werten, Selbstverständnis und Verhalten die gesteckten Ziele realisiert werden sollen. Das Ergebnis las sich zwar gut – aber wie soll der Weg dorthin konkret aussehen? Eine strategische Neuausrichtung sollte darauf die Antwort geben.
Strategische Neuausrichtung
Auch bei der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens bezog die Führung die Belegschaft mit ein. In einem Mitarbeiterworkshop wurden die relevanten strategischen Handlungsfelder definiert und eine große Zahl von Ideen, Projekten und Maßnahmen dazu generiert. Daraus entstand schließlich die im Februar 2019 verabschiedete Suiteify Strategie 2021. Sie weist dem Hersteller für einen Zeitraum von zunächst drei Jahren den Weg. Hierzu bricht sie die Vision und das Leitbild in konkrete Projekte und Maßnahmen herunter.
Suiteify Strategie 2021
Der neuen Strategie liegen drei Kerngedanken zugrunde:
- Der Kunde soll noch konsequenter als bisher im Mittelpunkt aller Prozesse stehen.
- Suiteify öffnet sich für Partner, um das Suiteify Ecosystem zu bilden.
- Suiteify geht neue Wege bei der internen Zusammenarbeit (z. B. agile Arbeitsweisen)
Zur Umsetzung der Strategie wurden insgesamt 36 Maßnahmen in den folgenden Handlungsfeldern festgelegt:
- Geschäftsmodell
- Leistungsspektrum
- Kunden
- Partner
- Technologie
- Interne Prozesse/Strukturen/Systeme
Jede Maßnahme hat einen Projektverantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel. Das Controlling der Maßnahmen-Umsetzung erfolgt auf einer zentralen Softwareplattform. Und ganz wichtig ist: Die strategischen Maßnahmen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich im Zuge der Strategie-Laufzeit in ihrer Priorität und/oder Zeitplanung verändern. Neue Maßnahmen können hinzukommen, ursprünglich verabredete Maßnahmen können wegfallen.
Erfahrungen mit der Entwicklung und Umsetzung der Strategie
Im Laufe der rund sechsmonatigen Phase der Strategieentwicklung sammelten alle Beteiligten bei Suiteify wertvolle Erfahrungen, die immer wieder in den Strategieprozess einflossen und einfließen. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus stehen sich häufig in Form von vermeintlichen oder tatsächlichen Widersprüchen gegenüber.
Die Aufgabe des Managements besteht darin, diese Widersprüche zu erkennen, zu erklären und idealerweise aufzulösen. Ausgewählte Spannungsfelder sind:
Breite Beteiligung vs. effizienter Prozessverlauf
Nur eine möglichst breite Beteiligung vieler Mitarbeiter sichert die Identifikation mit der strategischen Planung und deren Umsetzung. Dabei sind Mitarbeiter, die sich freiwillig für ein neues Team bzw. eine neue Aufgabe melden, in der Regel engagierter bei der Sache. Auch lässt sich so das eine oder andere bisher nicht erkannte Talent entdecken.
Gleichzeitig kann ein umfassender Beteiligungsprozess eine zeitgerechte Entwicklung und Umsetzung der Strategie behindern. Es gilt also, das richtige Maß an Partizipation, am Einsatz wichtiger Multiplikatoren und an zielgerichteter Kommunikation zu finden.
Geschwindigkeit vs. Nachhaltigkeit
Ein strategischer Veränderungsprozess greift tief in die Organisation und die Abläufe ein. Veränderungen finden aber nur dann tatsächlich statt, wenn die Menschen den Sinn der Neuausrichtung verstehen und ihn sich im besten Fall zu eigen machen.
Allerdings fällt es manchmal schwer, die eigene Komfortzone zu verlassen. Es gibt – erst recht bei dem neuen Thema digitale Transformation – Ängste und Vorbehalte. Diese zu überwinden braucht es Zeit, viel Kommunikation und Transparenz. Über Leuchtturmprojekte und erste Erfolge lassen sich positive Erfahrungen sammeln, aus denen man Kraft für weitere Veränderungen schöpfen kann.
Strategische Maßnahmen vs. notwendiges Tagesgeschäft
Nicht alle Mitarbeiter können und sollen gleichzeitig an den strategischen Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung arbeiten. Auch das bisherige „Brot-und-Butter-Geschäft“ muss weitergehen, denn es stellt die Unternehmenssubstanz dar. Es können ja auch nicht alle Prozesse auf einmal angefasst werden, weil dies die Organisation überfordern würde.
Es ist Managementaufgabe, die Bedeutung des Tagesgeschäftes für den Erfolg des Unternehmens herauszustellen, und gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für den strategischen Veränderungsprozess bereitzustellen.
Großer Wurf vs. konkrete Maßnahmen
Zu Recht wird mit einer strategischen Neuausrichtung die Erwartung verbunden, dass das Big Picture erkennbar, gegebenenfalls sogar radikal neu ist. Solche einfachen Botschaften erleichtern dann auch die interne und externe Kommunikation. Auf der anderen Seite kann die Strategie nur durch möglichst konkrete Maßnahmen beschrieben und vor allem umgesetzt werden. Ein Baustein muss zum anderen passen – und am Ende sind es viele Bausteine, die zum Erfolg beitragen.
Zudem muss nicht jeder Prozess zur gleichen Zeit angepackt werden. Quick-Wins bei eher einfachen Umstellungen mit engagierten, freiwilligen First-Movern helfen dabei, schnell erste Erfolge zu erzielen, die andere dann auch motivieren. Beide Erwartungshaltungen – großer Wurf wie auch konkrete Maßnahmen – sind berechtigt und müssen vom Management bedient werden.
Fazit
Die Digitalisierung verlangt auch kleinen und mittleren Unternehmen Veränderungsbereitschaft ab. Ein One Size fits all wird es bei der Frage des richtigen Vorgehens zur Entwicklung und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung aber nicht geben.
Jedes Unternehmen wird sich vor dem Hintergrund seiner Marktposition individuell überlegen müssen, in welchem Umfang das bisherige Vorgehen und die bestehende Produktpalette im Hinblick auf die digitale Transformation auf den Prüfstand zu stellen sind.
Unabhängig davon wird ein Change-Prozess nur dann gelingen, wenn die Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse gut organisiert sind, die Umsetzung der Strategie in konkrete Maßnahmen sichergestellt ist und fortlaufendes Controlling sowie eine flexible Anpassung der Strategie möglich sind.
Sechs Wege, wie ein Dokumentenmanagement-System die Produktivität in Unternehmen erhöht
Auf dem Weg zu einem Geschäftstermin schnell noch eine Information aus dem Archiv abrufen? Oder vom Homeoffice aus unkompliziert auf Geschäftsunterlagen zugreifen? Ein elektronisches Dokumentenmanagement System (DMS) macht es möglich. In diesem Beitrag werden sechs Beispiele genannt, wie ein DMS Prozesse verschlankt und verbessert.
Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.
Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:
Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.
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1. Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System
Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.
Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.
Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.
Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.
2. Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement
Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen.
Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.
3. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS
Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.
Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.
Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.
4. Dokumente schnell finden
Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.
Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.
Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.
5. GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs
Die nach wie vor häufig praktizierte dezentrale Ablage von Dokumenten irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern führt zu weiteren Problemen: unkontrollierbarem Datei-Wildwuchs und inkonsistenten Daten. Oft gibt es von einem Dokument mehrere Versionen mit verschiedenen Dateinamen, sodass niemand mehr den Überblick hat, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen die grundlegenden Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.
Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme, „revisionssichere” Archivierung erfüllt.
Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines DMS helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.
6. Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten
Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und das Finanzamt. Sollte ein Behördenvertreter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv verlangen, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer einsehen kann.
„Digitale Prozesse erfordern ein DMS“
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) praktizieren nach wie vor das analoge Büro. Das heißt, sie hantieren mit Papierdokumenten und legen Geschäftsinformationen dezentral im Dateisystem ab. Das habe jedoch keine Zukunft, sagt Andreas Ahmann vom Beratungsunternehmen 42i. Künftig sei digitales Dokumentenmanagement und damit der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) unverzichtbar, so der DMS-Fachmann im Interview.
Viele KMU haben kein zentrales digitales Dokumentenmanagement, sondern führen ihr Informationsmanagement überwiegend papierbasiert durch. Warum ist das heute nicht mehr sinnvoll?
Andreas Ahmann: Die Vorteile von Papier sind: Sie können es in der Hand halten, es benötigt zur Ansicht keinen Strom, und es kann nicht gehackt werden. Da hören die Vorteile aber auch schon auf. Alles andere können Sie mit digitalen Unterlagen besser machen: Auf digitalen Dokumenten basierende Prozesse lassen sich ganz einfach parallelisieren und somit stark beschleunigen. So können zum Beispiel alle beteiligten Kostenstellenleiter eine Eingangsrechnung gleichzeitig prüfen.
Und: Digitale Unterlagen gehen nicht verloren. Sie landen nicht auf dem falschen Schreibtisch oder fallen vom Stapel, denn die Software unterstützt Sie beim Ordnen. Sollten Sie sich doch einmal vertan haben, finden Sie jedes Dokument anhand von Attributen oder über eine Volltextrecherche leicht wieder.
Mit passenden Berechtigungskonzepten können Sie Ihre digitalen Unterlagen zudem viel individueller schützen als mit Schrank- oder Büroschlüsseln. Missbrauch oder versehentliches Vernichten lassen sich effektiv verhindern. Auch Backups sind problemlos machbar.
Elektronische Akten überstehen also selbst Katastrophen wie Feuer- oder Wasserschäden. Darüber hinaus nehmen sie keinen Platz im Archivkeller weg. Und um sich digitale Unterlagen anzusehen, brauchen Sie sie nicht erst aus dem Schrank zu holen. Stattdessen werden die Dokumente auf Knopfdruck angezeigt. Das spart Zeit und Geld. Kurzum: Steht auf dem Schreibtisch sowieso ein Bildschirm, gibt es keinen Grund, diesen nicht auch für digitale Dokumente und Prozesse zu verwenden.
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Inwieweit verschärft die voranschreitende Digitalisierung den Handlungsdruck auf Unternehmen, ein DMS einzuführen?
Ahmann: Der Druck entsteht durch die Erwartungshaltung des Kunden: Dieser erwartet nicht nur, Waren und Dienstleistungen immer schneller geliefert zu bekommen, sondern auch, permanent über den Bearbeitungsstatus seiner Bestellung informiert zu werden. Dauert eine Lieferung länger und wird nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert, ist der Kunde heute sehr schnell unzufrieden. Passiert das mehr als einmal, ist er weg.
Welche Auswirkungen Kundenunzufriedenheit haben kann, zeigt das Beispiel der katalogbasierten Versandhäuser. Diese sind nicht nur deshalb vom Markt verschwunden, weil sie keine Onlinebestellmöglichkeit angeboten hatten. Auch die fehlende Transparenz in der Logistik hat Käufer zu digitalen Mitbewerbern getrieben.
Ein Gegenbeispiel ist Uber: Selbst ohne eigene Taxis haben sie den etablierten Unternehmen die Kunden weggenommen: durch Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.
Die heutige Erwartungshaltung im Hinblick auf Geschwindigkeit und Transparenz zwingt die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Papierbasierte Unternehmen sind entweder schon vom Markt verschwunden oder werden es bald sein.
Die Lösung: Digitalisierung. Und digitale Prozesse erfordern zwangsläufig digitale Unterlagen und Informationen – womit wir bei der Einführung eines DMS sind.
Ein häufiger Projektauslöser für die Einführung eines DMS ist das Thema Archivierung. Welche Vorzüge bietet digitales Dokumentenmanagement hier, etwa im Hinblick auf die regulatorischen Rahmenbedingungen?
Ahmann: Die Einhaltung der Gesetze und Vorgaben bezüglich Aufbewahrung, Vernichtung und Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten ist auf Papier inzwischen kostspielig bis unmöglich. Rein papierbasiert arbeitet heute wohl kaum noch ein Unternehmen. Schon seit Jahren sind E-Mails Handelsbriefe und unterliegen wie ihr Papier-Pendant der Aufbewahrungspflicht. Auch wer ansonsten noch mit Papier arbeitet, muss solche digitalen Unterlagen rechtssicher, das heißt im elektronischen Originalformat aufbewahren.
Ein DMS hilft dabei, alle im Unternehmen vorhandenen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verwalten und so die Compliance übergreifend umzusetzen.
Ein weiterer Vorteil: Referenzen auf personenbezogene Daten sind in einem digitalen Archiv leicht umzusetzen bzw. in neueren Versionen der angebotenen Software oft als Zusatzoption inkludiert. Die Anwendung der DSGVO ist damit keine große Hürde mehr.
Viele Firmen haben neben Dokumenten aber auch weitere Daten, zum Beispiel in ERP– oder CRM-Systemen bzw. Fachapplikationen. Oft können diese Daten mittels eines DMS ebenfalls in eine rechtskonforme Ablage eingebunden werden.
Archivierung ist aber längst nicht die einzige Funktion eines DMS. Welche weiteren zentralen Anforderungen bzw. Funktionsbereiche gibt es – und welche Rolle spielen sie für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?
Ahmann: Lange lag der Schwerpunkt eines DMS auf dem Aspekt der Verwaltung von Dokumenten. Die großen Potenziale im Sinne von Kostensenkung und Umsatzsteigerung liegen aber in den Geschäftsprozessen. Hier geht es um Transportzeiten, die durch den Einsatz eines DMS entfallen, sowie um Liegezeiten, die von integrierten Workflow-Funktionen parallelisiert und kontrolliert werden können, und um Bearbeitungszeiten, welche deutlich verringert werden. Oder aktuell sogar durch künstliche Intelligenz (KI) abgelöst werden.
Die entscheidende Frage lautet: Was kostet ein Prozessdurchlauf, beispielsweise das Bezahlen einer Eingangsrechnung? Sind das 10 Euro? 5 Euro? 1 Euro? Der Trend geht hier klar in Richtung null Euro, und das ist künftig auch der Maßstab für andere Prozesse im Unternehmen.
Damit ist die zentrale Anforderung, einen Workflow – erweitert mit KI-Funktionen – sowie die notwendigen Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Office oder Fachanwendungen zu schaffen, um die Prozesse wirklich „End-to-End“ digitalisieren zu können.
In der Folge können die Mitarbeiter die täglichen Standardaufgaben mehr und mehr der Maschine überlassen und sich auf die komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das erhöht den Durchsatz bei gleichen Kosten erheblich. Und durch transparentere und schnellere Prozesse sowie durch weniger Irrläufer steigt die Kundenzufriedenheit – was wiederum Folgegeschäft generiert. Es geht also nicht nur um Kostensenkung und Compliance-Anforderungen, sondern auch um Umsatzsteigerung.
Worauf sollten Neueinsteiger bei der Auswahl eines DMS besonders achten?
Ahmann: Wer in seinem Unternehmen „auf der grünen Wiese“ mit einem DMS-Projekt beginnt, findet die größte Hürde oft nicht in der Technik. Die etablierten Produkte am Markt können die aktuellen Anforderungen aus den Bereichen Compliance, Workflow und Informationskonsolidierung/-verwaltung ähnlich gut umsetzen. Die Herausforderung ist eine andere: Wollen Sie ein Produkt, das sich der eigenen Organisation anpassen kann oder können Sie Ihre Organisation dem Produkt anpassen? Wer zu Letzterem bereit ist, kann eine Standardlösung nehmen und die Einführung schneller und günstiger gestalten. Dafür sind die organisatorischen Auswirkungen stärker.
In beiden Fällen ist die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mitgehen, sonst ist das Projekt bereits in Gefahr, bevor es begonnen hat. Sie sollten also bei der Produktauswahl nicht nur auf die Standardfunktionen achten, sondern den Eindruck der Lösung auf ihr Projektteam nicht unterschätzen und das Change-Management nicht vergessen.
Abschließend ein Blick in die Zukunft: Inwieweit wird sich digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand in den kommenden Jahren durchsetzen?
Ahmann: Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – werden kontinuierlich digitalisieren. Das Ziel sind Geschäftsprozesse mit minimalsten Durchlaufkosten im Standardfall. Die heranwachsende Generation wird kein Papier mehr zulassen, weil es einfach unhandlich ist und zu viel Mehraufwand und Kosten verursacht. Der steigende Wettbewerbsdruck mit einem enormen Potenzial für disruptive Innovationen in allen Märkten und Branchen bringt sein Übriges. Unternehmen müssen sich durch Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und Kostenbewusstsein behaupten. Um das zu erreichen, werden sie an digitalen Unterlagen, Dokumenten, Informationen und – vor allem – an digitalen Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren nicht mehr vorbeikommen.