Digitalisierung

Digitalisierung, Disruption, Change – diese Schlagworte beschreiben die Situation vieler Unternehmen heute. Das Bewusstsein, „etwas verändern zu müssen“, ist bei den meisten vorhanden. Oft fehlt jedoch ein konkreter Ansatzpunkt, um den Prozess zu beginnen.

Die Aufgabe der digitalen Transformation erscheint übergroß und die Angst vor Veränderungen übersteigt die damit verbundenen Chancen. Zudem lässt das Tagesgeschäft oft keinen Raum für strategische Überlegungen.

Ähnlich sah es vor einiger Zeit auch beim ERP-Softwarehersteller Suiteify (Suiteify) aus. Doch mittlerweile hat sich das Unternehmen auf den mühsamen Weg des Wandels begeben. Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind und welche Erfahrungen sie gemacht haben.

Ausgangssituation: Viel Erfahrung, aber (noch) keine stringente Digitalisierungsstrategie

Suiteify ist seit 40 Jahren auf dem Markt und zählt in der Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich zu den führenden ERP-Softwareherstellern.

Das Softwarehaus beschäftigt über 170 Mitarbeitende und stellt standardisierte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Personalmanagement und Dokumentenmanagement her. Darüber hinaus versorgt es die Anwender mit individuellen Zusatzlösungen.

Um seine Marktposition zu behaupten, muss Suiteify den Produkt- und Leistungsumfang, die Marktbearbeitung und die internen Prozesse an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpassen.

Festlegung von Vision und Leitbild

Nach dem Motto „Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden“ definierte die Unternehmensleitung von Suiteify gemeinsam mit allen Mitarbeitenden eine Vision und ein Leitbild. Diese beschreiben, wo Suiteify in zehn Jahren stehen wird und mit welchen Werten, Selbstverständnis und Verhalten die gesteckten Ziele realisiert werden sollen. Das Ergebnis las sich zwar gut – aber wie soll der Weg dorthin konkret aussehen? Eine strategische Neuausrichtung sollte darauf die Antwort geben.

Strategische Neuausrichtung

Auch bei der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens bezog die Führung die Belegschaft mit ein. In einem Mitarbeiterworkshop wurden die relevanten strategischen Handlungsfelder definiert und eine große Zahl von Ideen, Projekten und Maßnahmen dazu generiert. Daraus entstand schließlich die im Februar 2019 verabschiedete Suiteify Strategie 2021. Sie weist dem Hersteller für einen Zeitraum von zunächst drei Jahren den Weg. Hierzu bricht sie die Vision und das Leitbild in konkrete Projekte und Maßnahmen herunter.

Suiteify Strategie 2021

Der neuen Strategie liegen drei Kerngedanken zugrunde:

1. Der Kunde soll noch konsequenter als bisher im Mittelpunkt aller Prozesse stehen.
2. Suiteify öffnet sich für Partner, um das Suiteify Ecosystem zu bilden.
3. Suiteify geht neue Wege bei der internen Zusammenarbeit (z. B. agile Arbeitsweisen)

Zur Umsetzung der Strategie wurden insgesamt 36 Maßnahmen in den folgenden Handlungsfeldern festgelegt:

• Geschäftsmodell
• Leistungsspektrum
• Kunden
• Partner
• Technologie
• Interne Prozesse/Strukturen/Systeme

Jede Maßnahme hat einen Projektverantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel. Das Controlling der Maßnahmen-Umsetzung erfolgt auf einer zentralen Softwareplattform. Und ganz wichtig ist: Die strategischen Maßnahmen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich im Zuge der Strategie-Laufzeit in ihrer Priorität und/oder Zeitplanung verändern. Neue Maßnahmen können hinzukommen, ursprünglich verabredete Maßnahmen können wegfallen.

Erfahrungen mit der Entwicklung und Umsetzung der Strategie

Im Laufe der rund sechsmonatigen Phase der Strategieentwicklung sammelten alle Beteiligten bei Suiteify wertvolle Erfahrungen, die immer wieder in den Strategieprozess einflossen und einfließen. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus stehen sich häufig in Form von vermeintlichen oder tatsächlichen Widersprüchen gegenüber.

Die Aufgabe des Managements besteht darin, diese Widersprüche zu erkennen, zu erklären und idealerweise aufzulösen. Ausgewählte Spannungsfelder sind:

Breite Beteiligung vs. effizienter Prozessverlauf

Nur eine möglichst breite Beteiligung vieler Mitarbeiter sichert die Identifikation mit der strategischen Planung und deren Umsetzung. Dabei sind Mitarbeiter, die sich freiwillig für ein neues Team bzw. eine neue Aufgabe melden, in der Regel engagierter bei der Sache. Auch lässt sich so das eine oder andere bisher nicht erkannte Talent entdecken.

Gleichzeitig kann ein umfassender Beteiligungsprozess eine zeitgerechte Entwicklung und Umsetzung der Strategie behindern. Es gilt also, das richtige Maß an Partizipation, am Einsatz wichtiger Multiplikatoren und an zielgerichteter Kommunikation zu finden.

Geschwindigkeit vs. Nachhaltigkeit

Ein strategischer Veränderungsprozess greift tief in die Organisation und die Abläufe ein. Veränderungen finden aber nur dann tatsächlich statt, wenn die Menschen den Sinn der Neuausrichtung verstehen und ihn sich im besten Fall zu eigen machen.

Allerdings fällt es manchmal schwer, die eigene Komfortzone zu verlassen. Es gibt – erst recht bei dem neuen Thema digitale Transformation – Ängste und Vorbehalte. Diese zu überwinden braucht es Zeit, viel Kommunikation und Transparenz. Über Leuchtturmprojekte und erste Erfolge lassen sich positive Erfahrungen sammeln, aus denen man Kraft für weitere Veränderungen schöpfen kann.

Strategische Maßnahmen vs. notwendiges Tagesgeschäft

Nicht alle Mitarbeiter können und sollen gleichzeitig an den strategischen Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung arbeiten. Auch das bisherige „Brot-und-Butter-Geschäft“ muss weitergehen, denn es stellt die Unternehmenssubstanz dar. Es können ja auch nicht alle Prozesse auf einmal angefasst werden, weil dies die Organisation überfordern würde.

Es ist Managementaufgabe, die Bedeutung des Tagesgeschäftes für den Erfolg des Unternehmens herauszustellen, und gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für den strategischen Veränderungsprozess bereitzustellen.

Großer Wurf vs. konkrete Maßnahmen

Zu Recht wird mit einer strategischen Neuausrichtung die Erwartung verbunden, dass das Big Picture erkennbar, gegebenenfalls sogar radikal neu ist. Solche einfachen Botschaften erleichtern dann auch die interne und externe Kommunikation. Auf der anderen Seite kann die Strategie nur durch möglichst konkrete Maßnahmen beschrieben und vor allem umgesetzt werden. Ein Baustein muss zum anderen passen – und am Ende sind es viele Bausteine, die zum Erfolg beitragen.

Zudem muss nicht jeder Prozess zur gleichen Zeit angepackt werden. Quick-Wins bei eher einfachen Umstellungen mit engagierten, freiwilligen First-Movern helfen dabei, schnell erste Erfolge zu erzielen, die andere dann auch motivieren. Beide Erwartungshaltungen – großer Wurf wie auch konkrete Maßnahmen – sind berechtigt und müssen vom Management bedient werden.

Fazit

Die Digitalisierung verlangt auch kleinen und mittleren Unternehmen Veränderungsbereitschaft ab. Ein One Size fits all wird es bei der Frage des richtigen Vorgehens zur Entwicklung und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung aber nicht geben.

Jedes Unternehmen wird sich vor dem Hintergrund seiner Marktposition individuell überlegen müssen, in welchem Umfang das bisherige Vorgehen und die bestehende Produktpalette im Hinblick auf die digitale Transformation auf den Prüfstand zu stellen sind.

Unabhängig davon wird ein Change-Prozess nur dann gelingen, wenn die Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse gut organisiert sind, die Umsetzung der Strategie in konkrete Maßnahmen sichergestellt ist und fortlaufendes Controlling sowie eine flexible Anpassung der Strategie möglich sind.

Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:

Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.

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1. Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System

Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.

Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.

Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.

Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.

2. Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement

Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen.

Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.

3. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS

Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.

Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.

Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.

4. Dokumente schnell finden

Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.

Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.

Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.

5. GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs

Die nach wie vor häufig praktizierte dezentrale Ablage von Dokumenten irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern führt zu weiteren Problemen: unkontrollierbarem Datei-Wildwuchs und inkonsistenten Daten. Oft gibt es von einem Dokument mehrere Versionen mit verschiedenen Dateinamen, sodass niemand mehr den Überblick hat, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen die grundlegenden Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme, „revisionssichere” Archivierung erfüllt.

Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines DMS helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.

6. Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und das Finanzamt. Sollte ein Behördenvertreter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv verlangen, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer einsehen kann.

Viele KMU haben kein zentrales digitales Dokumentenmanagement, sondern führen ihr Informationsmanagement überwiegend papierbasiert durch. Warum ist das heute nicht mehr sinnvoll?

Andreas Ahmann: Die Vorteile von Papier sind: Sie können es in der Hand halten, es benötigt zur Ansicht keinen Strom, und es kann nicht gehackt werden. Da hören die Vorteile aber auch schon auf. Alles andere können Sie mit digitalen Unterlagen besser machen: Auf digitalen Dokumenten basierende Prozesse lassen sich ganz einfach parallelisieren und somit stark beschleunigen. So können zum Beispiel alle beteiligten Kostenstellenleiter eine Eingangsrechnung gleichzeitig prüfen.

Und: Digitale Unterlagen gehen nicht verloren. Sie landen nicht auf dem falschen Schreibtisch oder fallen vom Stapel, denn die Software unterstützt Sie beim Ordnen. Sollten Sie sich doch einmal vertan haben, finden Sie jedes Dokument anhand von Attributen oder über eine Volltextrecherche leicht wieder.

Mit passenden Berechtigungskonzepten können Sie Ihre digitalen Unterlagen zudem viel individueller schützen als mit Schrank- oder Büroschlüsseln. Missbrauch oder versehentliches Vernichten lassen sich effektiv verhindern. Auch Backups sind problemlos machbar.

Elektronische Akten überstehen also selbst Katastrophen wie Feuer- oder Wasserschäden. Darüber hinaus nehmen sie keinen Platz im Archivkeller weg. Und um sich digitale Unterlagen anzusehen, brauchen Sie sie nicht erst aus dem Schrank zu holen. Stattdessen werden die Dokumente auf Knopfdruck angezeigt. Das spart Zeit und Geld. Kurzum: Steht auf dem Schreibtisch sowieso ein Bildschirm, gibt es keinen Grund, diesen nicht auch für digitale Dokumente und Prozesse zu verwenden.

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Inwieweit verschärft die voranschreitende Digitalisierung den Handlungsdruck auf Unternehmen, ein DMS einzuführen?

Ahmann: Der Druck entsteht durch die Erwartungshaltung des Kunden: Dieser erwartet nicht nur, Waren und Dienstleistungen immer schneller geliefert zu bekommen, sondern auch, permanent über den Bearbeitungsstatus seiner Bestellung informiert zu werden. Dauert eine Lieferung länger und wird nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert, ist der Kunde heute sehr schnell unzufrieden. Passiert das mehr als einmal, ist er weg.

Welche Auswirkungen Kundenunzufriedenheit haben kann, zeigt das Beispiel der katalogbasierten Versandhäuser. Diese sind nicht nur deshalb vom Markt verschwunden, weil sie keine Onlinebestellmöglichkeit angeboten hatten. Auch die fehlende Transparenz in der Logistik hat Käufer zu digitalen Mitbewerbern getrieben.

Ein Gegenbeispiel ist Uber: Selbst ohne eigene Taxis haben sie den etablierten Unternehmen die Kunden weggenommen: durch Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.

Die heutige Erwartungshaltung im Hinblick auf Geschwindigkeit und Transparenz zwingt die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Papierbasierte Unternehmen sind entweder schon vom Markt verschwunden oder werden es bald sein.

Die Lösung: Digitalisierung. Und digitale Prozesse erfordern zwangsläufig digitale Unterlagen und Informationen – womit wir bei der Einführung eines DMS sind.

Ein häufiger Projektauslöser für die Einführung eines DMS ist das Thema Archivierung. Welche Vorzüge bietet digitales Dokumentenmanagement hier, etwa im Hinblick auf die regulatorischen Rahmenbedingungen?

Ahmann: Die Einhaltung der Gesetze und Vorgaben bezüglich Aufbewahrung, Vernichtung und Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten ist auf Papier inzwischen kostspielig bis unmöglich. Rein papierbasiert arbeitet heute wohl kaum noch ein Unternehmen. Schon seit Jahren sind E-Mails Handelsbriefe und unterliegen wie ihr Papier-Pendant der Aufbewahrungspflicht. Auch wer ansonsten noch mit Papier arbeitet, muss solche digitalen Unterlagen rechtssicher, das heißt im elektronischen Originalformat aufbewahren.

Ein DMS hilft dabei, alle im Unternehmen vorhandenen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verwalten und so die Compliance übergreifend umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil: Referenzen auf personenbezogene Daten sind in einem digitalen Archiv leicht umzusetzen bzw. in neueren Versionen der angebotenen Software oft als Zusatzoption inkludiert. Die Anwendung der DSGVO ist damit keine große Hürde mehr.

Viele Firmen haben neben Dokumenten aber auch weitere Daten, zum Beispiel in ERP– oder CRM-Systemen bzw. Fachapplikationen. Oft können diese Daten mittels eines DMS ebenfalls in eine rechtskonforme Ablage eingebunden werden.

Archivierung ist aber längst nicht die einzige Funktion eines DMS. Welche weiteren zentralen Anforderungen bzw. Funktionsbereiche gibt es – und welche Rolle spielen sie für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?

Ahmann: Lange lag der Schwerpunkt eines DMS auf dem Aspekt der Verwaltung von Dokumenten. Die großen Potenziale im Sinne von Kostensenkung und Umsatzsteigerung liegen aber in den Geschäftsprozessen. Hier geht es um Transportzeiten, die durch den Einsatz eines DMS entfallen, sowie um Liegezeiten, die von integrierten Workflow-Funktionen parallelisiert und kontrolliert werden können, und um Bearbeitungszeiten, welche deutlich verringert werden. Oder aktuell sogar durch künstliche Intelligenz (KI) abgelöst werden.

Die entscheidende Frage lautet: Was kostet ein Prozessdurchlauf, beispielsweise das Bezahlen einer Eingangsrechnung? Sind das 10 Euro? 5 Euro? 1 Euro? Der Trend geht hier klar in Richtung null Euro, und das ist künftig auch der Maßstab für andere Prozesse im Unternehmen.

Damit ist die zentrale Anforderung, einen Workflow – erweitert mit KI-Funktionen – sowie die notwendigen Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Office oder Fachanwendungen zu schaffen, um die Prozesse wirklich „End-to-End“ digitalisieren zu können.

In der Folge können die Mitarbeiter die täglichen Standardaufgaben mehr und mehr der Maschine überlassen und sich auf die komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das erhöht den Durchsatz bei gleichen Kosten erheblich. Und durch transparentere und schnellere Prozesse sowie durch weniger Irrläufer steigt die Kundenzufriedenheit – was wiederum Folgegeschäft generiert. Es geht also nicht nur um Kostensenkung und Compliance-Anforderungen, sondern auch um Umsatzsteigerung.

Worauf sollten Neueinsteiger bei der Auswahl eines DMS besonders achten?

Ahmann: Wer in seinem Unternehmen „auf der grünen Wiese“ mit einem DMS-Projekt beginnt, findet die größte Hürde oft nicht in der Technik. Die etablierten Produkte am Markt können die aktuellen Anforderungen aus den Bereichen Compliance, Workflow und Informationskonsolidierung/-verwaltung ähnlich gut umsetzen. Die Herausforderung ist eine andere: Wollen Sie ein Produkt, das sich der eigenen Organisation anpassen kann oder können Sie Ihre Organisation dem Produkt anpassen? Wer zu Letzterem bereit ist, kann eine Standardlösung nehmen und die Einführung schneller und günstiger gestalten. Dafür sind die organisatorischen Auswirkungen stärker.

In beiden Fällen ist die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mitgehen, sonst ist das Projekt bereits in Gefahr, bevor es begonnen hat. Sie sollten also bei der Produktauswahl nicht nur auf die Standardfunktionen achten, sondern den Eindruck der Lösung auf ihr Projektteam nicht unterschätzen und das Change-Management nicht vergessen.

Abschließend ein Blick in die Zukunft: Inwieweit wird sich digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand in den kommenden Jahren durchsetzen?

Ahmann: Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – werden kontinuierlich digitalisieren. Das Ziel sind Geschäftsprozesse mit minimalsten Durchlaufkosten im Standardfall. Die heranwachsende Generation wird kein Papier mehr zulassen, weil es einfach unhandlich ist und zu viel Mehraufwand und Kosten verursacht. Der steigende Wettbewerbsdruck mit einem enormen Potenzial für disruptive Innovationen in allen Märkten und Branchen bringt sein Übriges. Unternehmen müssen sich durch Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und Kostenbewusstsein behaupten. Um das zu erreichen, werden sie an digitalen Unterlagen, Dokumenten, Informationen und – vor allem – an digitalen Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren nicht mehr vorbeikommen.

Was entgegnen Sie dem Chef eines mittelständischen Unternehmens mit 50 Mitarbeitenden, wenn er Ihnen sagt, digitale Archivierung lohne sich für seinen Betrieb nicht?

Volker Halstenbach: In allen Fällen empfehlen wir, zunächst eine Kosten-Nutzenschätzung vorzunehmen – unabhängig von der Größe des Unternehmens bzw. des Arbeitsbereichs, in dem digitale Archivierung betrieben werden soll. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der wirtschaftliche Nutzen sehr häufig auch für kleinere Unternehmen und Arbeitsgruppen gegeben ist, selbst wenn deutlich weniger als 50 Mitarbeitenden an das System angeschlossen werden.

Für mittelständische Betriebe interessant zu wissen ist sicherlich auch, dass preisgünstige Angebote häufig funktional mit den typischerweise bei Großunternehmen anzutreffenden höherpreisigen Enterprise-Lösungen mithalten können bzw. deren Funktionsumfang im Standard nicht selten sogar übertreffen. Zugleich sind in mittelständischen Lösungen häufig die Architektur-, Individualisierungs- und Integrationsanforderungen geringer, was ebenfalls die Einstandskosten gegenüber der Anschaffung für Großunternehmen verringert.

Nicht zuletzt befände sich der Chef des mittelständischen Betriebes bei der Beschaffung einer elektronischen Archivlösung in bester Gesellschaft, denn gerade der Markt für kleine und mittelständische Unternehmenslösungen trägt seit Jahren deutlich zur Umsatzstärke der Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bei.

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Welchen Fehleinschätzungen und Irrtümern erliegen Mittelständler beim Thema elektronische Archivierung häufig?

Halstenbach: Eine typische Fehleinschätzung ist, dass einerseits die Beschaffungskosten zu hoch und andererseits der wirtschaftliche Nutzen zu gering eingeschätzt werden. Auch erleben wir in unserer Beratung immer wieder die Vorstellung, dass sich digitale Archivierung nur in Kombination mit Workflow, also dem Scannen und Archivieren von Unterlagen bereits vor der Bearbeitung, lohne.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele DMS-Lösungen als reine Archivlösung deutlich besser rechnen als zuvor erwartet, da Suchzeiten praktisch entfallen und alle Mehrfachablagen von Unterlagen überflüssig werden.

Immer wieder werden wir überdies mit der Sorge konfrontiert, die mit der Archivierung einhergehenden organisatorischen Veränderungen wären derart massiv, sodass ohne umfangreiche Planung und vorherige Anpassung kein wirtschaftlicher Nutzen entstehen kann. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall. Zwar verändert sich zwangsläufig die Arbeitsorganisation durch den DMS-Einsatz – gerade der Einstieg über reine Archivierungslösungen bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit, diese Änderungen schrittweise vorzunehmen und hierdurch handhabbarer zu gestalten.

Eine weitere häufig vernommene Angst besteht darin, Dokumente könnten in einem Dokumentenmanagementsystem wie in einem schwarzen Loch verschwinden und wären nie wieder auffindbar. Gerade das Gegenteil ist der Fall: Durch die Verfügbarkeit sowohl technischer als auch fachlicher Suchmerkmale sind DMS-Anwender viel besser als Nutzer von Papierablagen in der Lage, ihre Dokumente sowohl geordnet abzulegen als auch selbst dann wiederzufinden, wenn die Ablage an fachlich falscher Stelle erfolgte.

Hinzu kommt die enorme Sicherungsfunktion des DMS, denn was einmal richtig abgelegt ist, kann kaum noch verschwinden – ganz im Gegensatz zur papiergebundenen Ablage.

Nun haben KMU vielfach andere Anforderungen an den Leistungsumfang unterstützender IT-Systeme als Großunternehmen. Wie sieht es in puncto digitale Archivierung aus? Welcher Funktionsumfang ist für einen mittelständischen Betrieb denn grundsätzlich sinnvol

Halstenbach: Während in Großunternehmen häufig die Integrationsfähigkeit von DMS-Lösungen in die Kernanwendungen von zentraler Bedeutung ist, benötigen kleine und mittlere Unternehmen eher solche DMS-Lösungen, deren Oberflächenfunktionen mit einfachen Mitteln an die spezifischen Bedürfnisse anpassbar sind. Hier ist erfreulicherweise zu beobachten, dass gerade die vielfältigen Systemangebote der kleineren Anbieter genau diesen Markt adressieren und häufig Funktionsfülle und Oberflächenflexibilität mit günstigen Beschaffungspreisen gepaart sind.

Auch die für mittelständische Anwendungen wichtigen Funktionen zur Ablage von E-Mails sowie zur Pflege von Dateien direkt aus der Office-Anwendung im DMS sind in vielen Produkten enthalten, was wichtig für ihre rege Nutzung ist.

Ein modernes DMS besticht nicht zuletzt durch seine ausgefeilten Aktenfunktionen, die helfen, besonders umfangreich dokumentierte Sachverhalte dennoch übersichtlich zu strukturieren und hierdurch effizient auffindbar und handhabbar zu machen; hierzu gehören für viele Anwender leistungsstarke Dokumentenanzeigefunktionen, die in der Lage sind, Dokumente unterschiedlichster Herkunft und Formate einheitlich anzuzeigen.

Wenn sich ein Unternehmen für digitale Archivierung entschieden hat: Wie geht es bei der Einführung eines Systems am besten vor?

Halstenbach: Die Anwendungsplanung ist wichtig. Im Gegensatz zu E-Mail- oder Telekommunikationssystemen stellen Archivlösungen weniger Basistechnologie als Anwendung dar. Daher ist die genaue Analyse der fachlichen und funktionalen Anforderungen bedeutend: Obwohl viele Lösungen zahlreiche wertvolle Funktionen bereits im Standard enthalten, kann bei ungenügend genau durchgeführter Produktwahl die besonders dringlich benötigte Funktion fehlen. Solche Defizite führen immer wieder zu teuren Nachbesserungen, denn nun muss projektseitig etwas entwickelt werden, was im Konkurrenzprodukt möglicherweise bereits im Standard enthalten ist.

Bewährt hat sich die Bildung einer Projektgruppe mit Vertretern aus Fachbereich und IT, in der am gleichen Strang ziehend sehr gute Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Der Erfolg zahlreicher DMS-Projekte wurde nach unserer Beobachtung auf diese Weise herbeigeführt.

Herausforderungen ohne digitales Dokumentenmanagement

Unternehmen erzeugen eine Vielzahl von Dokumenten: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Belege, Protokolle oder Präsentationen – digital oder auf Papier. Ohne ein DMS entsteht schnell Chaos: Informationen liegen verstreut, redundante Daten führen zu Fehlern, der Überblick geht verloren und gesetzliche Anforderungen werden oft nicht eingehalten.

Herkömmliche Ablagen in Aktenschränken oder lokalen Ordnern sind ineffizient und kosten wertvolle Zeit. Gerade KMU verfügen oft über keine strategischen Ansätze für die digitale Dokumentenarchivierung. Studien zeigen: Viele Mittelständler arbeiten noch papierbasiert und nutzen Dokumentenmanagement nur teilweise.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist ein softwaregestütztes System für das Dokumentenmanagement. Es speichert, verwaltet und bildet den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente ab – von der Erstellung über die Bearbeitung, Überwachung und Verteilung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Wichtige Funktionen eines DMS sind:

• Zentrale Dokumentenablage für alle Unternehmensdaten
• Digitale GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Steuerbelege
• Versionierung und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
• Automatisierte Workflows zur Optimierung der Prozesse
• Zugriffsrechte für Sicherheit und Compliance

Die sechs wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement

1. Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen

Ein DMS macht alle Dokumente sofort auffindbar – unabhängig vom Format, der Quelle oder dem Standort der Mitarbeiter. Funktionen wie Volltextsuche, Filter, Sortierung und automatische Verschlagwortung stellen sicher, dass Dokumente effizient verfügbar sind. Lange Suchzeiten und das unproduktive Durchforsten von Papierakten entfallen somit vollständig.

2. Platzersparnis und Raum für Produktiveres

Ein DMS ersetzt physische Archive durch einen virtuellen Aktenschrank. Dadurch werden nicht nur Archivflächen gespart, sondern auch Raum für produktivere Unternehmensbereiche geschaffen.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten

Durch digitales Dokumentenmanagement werden Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduziert. Das schont Ressourcen und unterstützt eine nachhaltige Unternehmensführung.

4. Bessere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz

Ein DMS ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Dank Versionierung und Bearbeitungshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So gehen Dokumente nicht verloren und die Zusammenarbeit wird transparenter und effizienter.

5. Höhere Kundenzufriedenheit durch Auskunftsfähigkeit

Mit einem DMS können Mitarbeiter Dokumente jederzeit aufrufen und Kunden Auskunft über Aufträge geben. Automatisierte Wiedervorlagen, Fristen und Benachrichtigungen verringern Fehler, verbessern die Dokumentenworkflow-Effizienz und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

6. Unaufwendige GoBD-konforme Archivierung

Ein DMS erleichtert die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter elektronischer Dokumente. Es gewährleistet Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit der Daten. Zugriffsrechte sichern die Daten und eine Verfahrensdokumentation kann direkt im DMS hinterlegt werden. Dadurch werden Betriebsprüfungen durch das Finanzamt schneller und einfacher.

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Zusammenfassung: Mehr Effizienz, weniger Kosten, größere Rechtssicherheit

Ein DMS spart Zeit, Platz und Materialkosten, verkürzt die Durchlaufzeiten dokumentenbasierter Arbeitsabläufe, erhöht die Produktivität und Transparenz und unterstützt rechtssichere Prozesse.

Für KMU ist ein DMS der ideale Einstieg in die digitale Transformation, da es die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse schafft und das Unternehmen zukunftsfähig macht.

Das Ziel besteht jedoch nicht nur darin, Dokumente abzulegen, sondern eine Informationsplattform bereitzustellen, die allen Mitarbeitern schnellen Zugriff ermöglicht, die Arbeit erleichtert und den unternehmerischen Erfolg nachhaltig steigert.

Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

• Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
• Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
• Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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