Digitalisierung

Digitalisierung wird von vielen Entscheidern im Personalwesen nach wie vor als ein Trend belächelt. Aussagen wie „Das setzt sich doch sowieso nicht durch“ oder „Ich bleibe bei meinen altbewährten Methoden“ sind immer noch keine Seltenheit und auch über die Grenzen der HR-Abteilungen hinaus bekannt.

Die „schlechte“ Nachricht für Modernisierungsverweigerer: Der Digitalisierung kann sich kein Unternehmen entziehen – auch nicht kleine und mittlere Betriebe.

Die gute Nachricht: Personaler, die sich heute mit der Digitalisierung von HR auseinandersetzen, haben im besten Fall schon morgen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Das unterstreichen auch die nachfolgenden neun Gründe für die Digitalisierung des Personalwesens.

1. Automatisierung von administrativen Aufgaben

Ein Großteil des Arbeitsalltags von Personalern besteht aus administrativen Aufgaben wie dem Anlegen und Pflegen von Personalakten, dem Bearbeiten von Krankmeldungen oder der Lohnbuchhaltung. Diese Aufgaben sind zweifelsfrei wichtig, aber auch zeitaufwendig und lästig. Die Digitalisierung im Personalwesen hat für dieses Problem die ideale Lösung – immerhin lassen sich administrative Aufgaben sehr effektiv und leicht automatisieren. Das wiederum spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Personalabteilung sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

2. Mehr Effizienz im Recruiting

Schaut man sich vor allem bei größeren KMU in den Personalabteilungen um, so stellt man fest, dass kein anderer HR-Bereich so stark digitalisiert ist wie das Recruiting. Nicht ohne Grund – schließlich sorgen digitale Prozesse im Recruiting für:

• schnellere Erfolge
• größere Reichweiten einer Stellenausschreibung
• eine positive Candidate Journey
• ein aktives und positives Employer Branding
• bessere Such- und Filtermöglichkeiten
• Messbarkeit und umfassende Auswertungsmöglichkeiten
• effizientere Pflege eines Talent Pools

Egal ob Active Sourcing, Online-Bewerberformular, Chatbots oder der Aufbau einer Arbeitgebermarke – im Recruiting zeigt die Digitalisierung von HR besonders deutlich, was alles in ihr steckt.

3. Professionalisierung des Personalwesens

Lange Zeit genoss das Personalwesen unter Nicht-Personalern einen eher zweifelhaften Ruf  à la: „Das kann doch jeder“. Durch die Digitalisierung von HR wird sich daran in kommender Zeit jedoch einiges ändern. Denn die Einführung verschiedener digitaler Informations- und Kommunikationstechniken sorgt für eine Professionalisierung des Personalwesens.

Personaler, die auch in Zukunft durch souveräne Leistungen auffallen und zu den Besten ihrer Zunft zählen wollen, sollten sich intensiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen.

Dann werden sie auch feststellen, dass der digitale Wandel eher für Chancen und Weiterentwicklung steht als für Befürchtungen wie Jobabbau und Co.

4. HR wird durch Digitalisierung effizienter und zielgerichteter

Die Automatisierung bestimmter Prozesse, agile Workflows, die Verknüpfung verschiedener Abteilungen, umfassende Auswertungen von Daten – die Digitalisierung sorgt zukünftig dafür, dass das Personalwesen nicht nur zielgerichteter, sondern auch ganz allgemein effizienter agieren wird. Schon jetzt bietet die HR-Praxis viele Beispiele, die dies unterstreichen:

• standardisierte und automatisierte Onboarding-Prozesse
• Chatbots zur Bewerberkommunikation
• die digitale Personalakte
• Onlinekalender zur Terminabsprache

5. Vielfältigere Möglichkeiten in der Personalentwicklung

Das Sprichwort „Wer rastet, der rostet“ mag zwar fast schon altertümlich daherkommen, besitzt jedoch in Zeiten der Digitalisierung von HR mehr Aktualität denn je. Fakt ist nämlich: Im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung müssen Personaler permanent dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter ihres Unternehmens stetig weiterentwickeln. Was ihnen hierbei behilflich ist? Überraschung: HR-Digitalisierung natürlich!

HR-Software hilft den Personalverantwortlichen nicht nur dabei, auf einen Blick zu erkennen, welcher Mitarbeiter wann zuletzt eine Weiterbildung besucht hat. Die Programme können auch genutzt werden, um den Kollegen gleich zu einem entsprechenden Seminar oder Workshop einzuladen.

Im Zuge der gegenwärtigen Coronavirus-Pandemie zeigt sich zudem deutlich, welche Vorteile digitale und damit standortunabhängige Lernmethoden wie E-Learning bieten. Aber auch losgelöst von der aktuellen Krise gilt: E-Learning oder Blended Learning – also die Kombination aus digitalem Lernen und Präsenzveranstaltungen – sind längst auch in den KMU angekommen. Die Digitalisierung als Werkzeug der unternehmerischen Weiterentwicklung kann und darf daher nicht länger ignoriert werden.

6. Fokus auf den Menschen

Wenn Personaler weniger Zeit für administrative Aufgaben aufbringen müssen und Softwarelösungen einen Großteil der Arbeit übernehmen können, bleibt endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Bereich Human Resources: die Menschen. Umfassende Onboarding-Maßnahmen, ausgedehnte Mitarbeitergespräche und individuelle Beratungen sind nur ein paar der Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung des Personalwesens einhergehen.

7. Zeitgemäßes Employer Branding

Gerade wenn es darum geht, die Vertreter der Generationen Y und Z zu erreichen (sprich: alle Menschen, die ab Mitte der 1980er Jahre geboren wurden und als digital natives, also „digitale Ureinwohner“, bezeichnet werden), ist die Digitalisierung ein wichtiger Türöffner.

Die jungen Jobeinsteiger möchten in Unternehmen arbeiten, die schon jetzt hohe digitale Standards vorweisen können – und nicht verzweifelt versuchen, doch noch irgendwie auf den Technologie-Zug aufzuspringen.

Firmen, die es schaffen, ein zeitgemäßes (also digital versiertes) Image nach außen zu transportieren, machen sich automatisch attraktiver für junge Bewerber, die als Fach- und Führungskräfte von morgen gelten. Ein entsprechendes Employer Branding, also der Aufbau einer Arbeitgebermarke, muss als wichtige Stellschraube in diesem Prozess betrachtet und genutzt werden.

8. Sichere und effektive Datenspeicherung, Datennutzung und Datenauswertung

Wenn es um die HR Digitalisierung geht, dann ist ein Thema zweifelsfrei unumgänglich: die Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten. Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sollte jedem Personalmitarbeiter klar sein: Hier ist Vorsicht geboten!

Was zunächst einmal wie eine Gefahr wirkt, ist in Wirklichkeit ein großer Gewinn für HR. Denn mithilfe von HR-Anwendungen lassen sich Daten problemlos richtig, sprich: sicher, digital speichern. Und damit nicht genug: Einmal elektronisch erfasst, fristen die Daten, die für das Personalwesen relevant sind, kein trostloses Dasein, sondern können jede Menge wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Wann hat Mitarbeiter X zum letzten Mal eine Fortbildung besucht?
• Wie hat sich sein Gehalt in den letzten Jahren entwickelt?
• Wie viele Tage pro Jahr war er durchschnittlich krank?
• Wie lang liegt sein letzter Urlaub zurück?
• Wann wird es Zeit für einen Präsentkorb zum zehnjährigen Firmenjubiläum?

Antworten auf Fragen wie diese sind dank der Digitalisierung des Personalwesens meist nur einen Klick entfernt. Sie unterstreichen nicht nur den Sinn vom Einsatz entsprechender Technologien im Bereich Human Resources, sondern zeigen auch, dass die (gesetzeskonforme) Speicherung, Nutzung und Auswertung von Daten nicht kategorisch verteufelt werden sollte.

9. Vereinfachte interne Zusammenarbeit

Nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen haben häufig das Problem, dass die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen nur mühselig klappt und viel Konfliktpotenzial bereithält. Doch glücklicherweise kann die Digitalisierung auch hier Abhilfe schaffen.

Schaut man sich das Personalwesen an, muss man nicht lang nach Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen suchen. Ob nun die Stellenausschreibung, die via Facebook geteilt werden soll, ein technisches Problem im Online-Bewerbungsformular oder der Termin für das Sommerfest, der mit allen Mitarbeitern abgestimmt werden möchte – überall sorgt die Digitalisierung für eine agile, übergreifende Zusammenarbeit, die sämtliche Abläufe im Unternehmen vereinfacht.

HR-Digitalisierung nicht nur können, sondern auch wollen

Viele KMU stehen derzeit gerade erst am Anfang des digitalen Wandels. Dass dieser unumgänglich ist und für jedes Unternehmen unabhängig von Mitarbeiter- und Umsatzzahlen spannende Chancen bereithält, sollte spätestens nach diesem Beitrag klar sein.

Wichtig für alle Entscheider, die nun entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten wollen: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der auf zwei ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren basiert:

1. dem Können in Form einer entsprechenden IT-Basis,
2. dem Wollen in Form einer entsprechenden IT-Kultur

Erst wenn beides gegeben ist, kann eine umfassende und erfolgversprechende Digitalisierung im Personalwesen und im gesamten Unternehmen stattfinden.

Es geht auch digital: Weiterbildung im Baubetrieb

Die Digitalisierung erweist sich gerade in der Krise als überlebenswichtig. Bauunternehmen, die bereits erste Schritte unternommen haben, können ihre Prozesse einfacher fortführen. Doch auch für alle anderen gilt: Nutzen Sie Leerläufe, um sich und Ihre Teams zu qualifizieren. „E-Learning bietet hier ideale Ansatzpunkte, um später gestärkt und zukunftsorientiert aus der Krise herauszugehen“, betont Johannes Trienekens, Leiter der BRZ-Akademie. Ob Wissenslücken schließen oder neue Methodenkompetenzen erlernen – digitales Lernen ermöglicht es, auf dem Laufenden zu bleiben.‍

Digital lernen mit der BRZ-Akademie

Web-Seminare sind Live-Schulungen, bei denen Teilnehmende über eine Webanwendung direkt mit Fachreferenten verbunden sind. Fragen lassen sich per Live-Chat stellen und sofort klären. Die Inhalte konzentrieren sich auf praxisnahe Themen wie Urlaubsberechnung in der Baulohnabrechnung oder Verrechnungssätze für Gerätekosten. Die Dauer beträgt in der Regel 45 Minuten plus Fragezeit.

Online-Schulungen sind zeitunabhängig verfügbar und bestehen meist aus mehreren Lerneinheiten. Nach Registrierung können Teilnehmende die Inhalte jederzeit abrufen und wiederholen. Zwischentests helfen, das Gelernte zu überprüfen.‍

Von Profis für Profis

Die Schulungen werden von erfahrenen Fachreferenten geleitet, die sowohl über langjährige Baupraxis als auch über umfassendes Wissen in Bausoftware und digitalen Prozessen verfügen. Sie vermitteln praxisnahes Wissen für den direkten Einsatz im Baubetrieb.

Nicht warten, jetzt starten!

Für die Teilnahme benötigen Ihre Mitarbeitenden lediglich einen PC oder ein Notebook, eine Internetverbindung und optional Kopfhörer oder Lautsprecher. Ob im Homeoffice oder im Büro – so können Baubetriebe jetzt Zeit und Leerläufe effektiv nutzen. Die BRZ-Akademie empfiehlt: Starten Sie noch heute mit E-Learning und rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zeit nach der Krise. Den Überblick über alle E-Learning-Angebote von BRZ finden Sie hier.

Die Coronavirus-Pandemie hat die kürzlich noch so robuste deutsche Wirtschaft mit voller Wucht erfasst. Ganze Branchen, vor allem Händler und Dienstleister, sind vom behördlich angeordneten Lockdown des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens massiv betroffen.

Immer mehr Arbeitgeber müssen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild der Bundesregierung angewiesen. Aber auch in den Branchen, in denen noch gearbeitet werden darf – oder muss, herrscht mittlerweile ein Gefühl der Unsicherheit. Niemand kann gegenwärtig abschätzen, wie lange die Corona-Krise andauern wird. Um sich für den Quarantänefall zu wappnen, verlegen immer mehr Unternehmen ihre Büroarbeitsplätze ins Homeoffice.

Die Möglichkeit, wichtige Aufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen, hilft Unternehmen, selbst in Extremsituationen wie der Corona-Krise größere Ausfälle zu vermeiden und handlungsfähig zu bleiben. Darüber hinaus kann das Arbeiten von zu Hause sicherlich dazu beitragen, das Erkrankungsrisiko für die Mitarbeiter zu verringern. Wer jedoch meint, für Homeoffice reiche es aus, einfach den PC aus der Firma mit nach Hause zu nehmen und via Remote-Desktop ans Unternehmensnetz anzustöppseln, der liegt falsch.

Ein vollwertiger Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt voraus, dass die Mitarbeiter von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.

Papierbasierte Dokumentenverwaltung erschwert Homeoffice

Viele Unternehmen, insbesondere Mittelständler, haben nun – neben all den wirtschaftlichen Verwerfungen – auch noch ein organisatorisches Problem. Sie bestreiten nämlich nach wie vor einen Großteil ihrer geschäftlichen Prozesse mithilfe von Papierdokumenten. Das bedeutet: Geschäftsrelevante Informationen wie Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten sind häufig in Aktenordnern abgelegt, die wiederum irgendwo in den Firmenräumen stehen. Homeoffice-Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen – und sich daher kein vollständiges Bild zu einem Fall machen.

Alle relevanten Papierunterlagen mit nach Hause zu nehmen, ist für Heimarbeiter aber keine Lösung. Denn damit würden wichtige Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen. Zudem lassen sich in diesem Fall auch die eigenen Fortschritte und Arbeitsergebnisse nicht mit den Kollegen teilen.

Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist effektives Arbeiten im Homeoffice somit nahezu unmöglich.

Ortsunabhängiger und vollständiger Datenzugriff übers Dokumentenmanagementsystem

Sollen Beschäftigte zu Hause produktiv arbeiten, benötigen sie vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Dies lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) problemlos realisieren. Mithilfe eines DMS können Homeoffice-Mitarbeiter jederzeit auf alle Informationen zugreifen und an Geschäftsprozessen teilnehmen:

• Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise auch im Homeoffice Kunden akquirieren und Geschäfte abwickeln. Über das DMS bleiben alle Beteiligten (Buchhaltung, Lieferanten, Vorgesetzte etc.) auf aktuellem Stand.
• Berater können im Homeoffice Kunden und Projekte betreuen. Das Dokumentenmanagementsystem stellt alle hierfür notwendigen Informationen bereit.
• Führungskräfte können die Fortschritte und Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter im Homeoffice in Echtzeit nachverfolgen.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Die Coronavirus-Krise zeigt: Unternehmen sollten hinsichtlich der Arbeitsformen ihrer Mitarbeiter flexibler werden, sofern das Tätigkeitsprofil es zulässt.

Bei Krankheitswellen – da reicht schon die herkömmliche saisonale Grippe – können ortsunabhängige digitalisierte Arbeitsprozesse den Unterschied machen und vor gravierenden wirtschaftlichen Folgen schützen.

Daher ist es ratsam, die trägen papiergebundenen Abläufe endgültig ad acta zu legen und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn ohne DMS gibt es weder ein vollwertiges Homeoffice noch kann die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden – und das gilt nicht nur in Pandemiezeiten.

Digitalisierung, Disruption, Change – diese Schlagworte beschreiben die Situation vieler Unternehmen heute. Das Bewusstsein, „etwas verändern zu müssen“, ist bei den meisten vorhanden. Oft fehlt jedoch ein konkreter Ansatzpunkt, um den Prozess zu beginnen.

Die Aufgabe der digitalen Transformation erscheint übergroß und die Angst vor Veränderungen übersteigt die damit verbundenen Chancen. Zudem lässt das Tagesgeschäft oft keinen Raum für strategische Überlegungen.

Ähnlich sah es vor einiger Zeit auch beim ERP-Softwarehersteller Suiteify (Suiteify) aus. Doch mittlerweile hat sich das Unternehmen auf den mühsamen Weg des Wandels begeben. Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind und welche Erfahrungen sie gemacht haben.

Ausgangssituation: Viel Erfahrung, aber (noch) keine stringente Digitalisierungsstrategie

Suiteify ist seit 40 Jahren auf dem Markt und zählt in der Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich zu den führenden ERP-Softwareherstellern.

Das Softwarehaus beschäftigt über 170 Mitarbeitende und stellt standardisierte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Personalmanagement und Dokumentenmanagement her. Darüber hinaus versorgt es die Anwender mit individuellen Zusatzlösungen.

Um seine Marktposition zu behaupten, muss Suiteify den Produkt- und Leistungsumfang, die Marktbearbeitung und die internen Prozesse an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpassen.

Festlegung von Vision und Leitbild

Nach dem Motto „Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden“ definierte die Unternehmensleitung von Suiteify gemeinsam mit allen Mitarbeitenden eine Vision und ein Leitbild. Diese beschreiben, wo Suiteify in zehn Jahren stehen wird und mit welchen Werten, Selbstverständnis und Verhalten die gesteckten Ziele realisiert werden sollen. Das Ergebnis las sich zwar gut – aber wie soll der Weg dorthin konkret aussehen? Eine strategische Neuausrichtung sollte darauf die Antwort geben.

Strategische Neuausrichtung

Auch bei der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens bezog die Führung die Belegschaft mit ein. In einem Mitarbeiterworkshop wurden die relevanten strategischen Handlungsfelder definiert und eine große Zahl von Ideen, Projekten und Maßnahmen dazu generiert. Daraus entstand schließlich die im Februar 2019 verabschiedete Suiteify Strategie 2021. Sie weist dem Hersteller für einen Zeitraum von zunächst drei Jahren den Weg. Hierzu bricht sie die Vision und das Leitbild in konkrete Projekte und Maßnahmen herunter.

Suiteify Strategie 2021

Der neuen Strategie liegen drei Kerngedanken zugrunde:

1. Der Kunde soll noch konsequenter als bisher im Mittelpunkt aller Prozesse stehen.
2. Suiteify öffnet sich für Partner, um das Suiteify Ecosystem zu bilden.
3. Suiteify geht neue Wege bei der internen Zusammenarbeit (z. B. agile Arbeitsweisen)

Zur Umsetzung der Strategie wurden insgesamt 36 Maßnahmen in den folgenden Handlungsfeldern festgelegt:

• Geschäftsmodell
• Leistungsspektrum
• Kunden
• Partner
• Technologie
• Interne Prozesse/Strukturen/Systeme

Jede Maßnahme hat einen Projektverantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel. Das Controlling der Maßnahmen-Umsetzung erfolgt auf einer zentralen Softwareplattform. Und ganz wichtig ist: Die strategischen Maßnahmen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich im Zuge der Strategie-Laufzeit in ihrer Priorität und/oder Zeitplanung verändern. Neue Maßnahmen können hinzukommen, ursprünglich verabredete Maßnahmen können wegfallen.

Erfahrungen mit der Entwicklung und Umsetzung der Strategie

Im Laufe der rund sechsmonatigen Phase der Strategieentwicklung sammelten alle Beteiligten bei Suiteify wertvolle Erfahrungen, die immer wieder in den Strategieprozess einflossen und einfließen. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus stehen sich häufig in Form von vermeintlichen oder tatsächlichen Widersprüchen gegenüber.

Die Aufgabe des Managements besteht darin, diese Widersprüche zu erkennen, zu erklären und idealerweise aufzulösen. Ausgewählte Spannungsfelder sind:

Breite Beteiligung vs. effizienter Prozessverlauf

Nur eine möglichst breite Beteiligung vieler Mitarbeiter sichert die Identifikation mit der strategischen Planung und deren Umsetzung. Dabei sind Mitarbeiter, die sich freiwillig für ein neues Team bzw. eine neue Aufgabe melden, in der Regel engagierter bei der Sache. Auch lässt sich so das eine oder andere bisher nicht erkannte Talent entdecken.

Gleichzeitig kann ein umfassender Beteiligungsprozess eine zeitgerechte Entwicklung und Umsetzung der Strategie behindern. Es gilt also, das richtige Maß an Partizipation, am Einsatz wichtiger Multiplikatoren und an zielgerichteter Kommunikation zu finden.

Geschwindigkeit vs. Nachhaltigkeit

Ein strategischer Veränderungsprozess greift tief in die Organisation und die Abläufe ein. Veränderungen finden aber nur dann tatsächlich statt, wenn die Menschen den Sinn der Neuausrichtung verstehen und ihn sich im besten Fall zu eigen machen.

Allerdings fällt es manchmal schwer, die eigene Komfortzone zu verlassen. Es gibt – erst recht bei dem neuen Thema digitale Transformation – Ängste und Vorbehalte. Diese zu überwinden braucht es Zeit, viel Kommunikation und Transparenz. Über Leuchtturmprojekte und erste Erfolge lassen sich positive Erfahrungen sammeln, aus denen man Kraft für weitere Veränderungen schöpfen kann.

Strategische Maßnahmen vs. notwendiges Tagesgeschäft

Nicht alle Mitarbeiter können und sollen gleichzeitig an den strategischen Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung arbeiten. Auch das bisherige „Brot-und-Butter-Geschäft“ muss weitergehen, denn es stellt die Unternehmenssubstanz dar. Es können ja auch nicht alle Prozesse auf einmal angefasst werden, weil dies die Organisation überfordern würde.

Es ist Managementaufgabe, die Bedeutung des Tagesgeschäftes für den Erfolg des Unternehmens herauszustellen, und gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für den strategischen Veränderungsprozess bereitzustellen.

Großer Wurf vs. konkrete Maßnahmen

Zu Recht wird mit einer strategischen Neuausrichtung die Erwartung verbunden, dass das Big Picture erkennbar, gegebenenfalls sogar radikal neu ist. Solche einfachen Botschaften erleichtern dann auch die interne und externe Kommunikation. Auf der anderen Seite kann die Strategie nur durch möglichst konkrete Maßnahmen beschrieben und vor allem umgesetzt werden. Ein Baustein muss zum anderen passen – und am Ende sind es viele Bausteine, die zum Erfolg beitragen.

Zudem muss nicht jeder Prozess zur gleichen Zeit angepackt werden. Quick-Wins bei eher einfachen Umstellungen mit engagierten, freiwilligen First-Movern helfen dabei, schnell erste Erfolge zu erzielen, die andere dann auch motivieren. Beide Erwartungshaltungen – großer Wurf wie auch konkrete Maßnahmen – sind berechtigt und müssen vom Management bedient werden.

Fazit

Die Digitalisierung verlangt auch kleinen und mittleren Unternehmen Veränderungsbereitschaft ab. Ein One Size fits all wird es bei der Frage des richtigen Vorgehens zur Entwicklung und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung aber nicht geben.

Jedes Unternehmen wird sich vor dem Hintergrund seiner Marktposition individuell überlegen müssen, in welchem Umfang das bisherige Vorgehen und die bestehende Produktpalette im Hinblick auf die digitale Transformation auf den Prüfstand zu stellen sind.

Unabhängig davon wird ein Change-Prozess nur dann gelingen, wenn die Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse gut organisiert sind, die Umsetzung der Strategie in konkrete Maßnahmen sichergestellt ist und fortlaufendes Controlling sowie eine flexible Anpassung der Strategie möglich sind.

Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:

Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.

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1. Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System

Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.

Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.

Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.

Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.

2. Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement

Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen.

Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.

3. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS

Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.

Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.

Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.

4. Dokumente schnell finden

Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.

Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.

Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.

5. GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs

Die nach wie vor häufig praktizierte dezentrale Ablage von Dokumenten irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern führt zu weiteren Problemen: unkontrollierbarem Datei-Wildwuchs und inkonsistenten Daten. Oft gibt es von einem Dokument mehrere Versionen mit verschiedenen Dateinamen, sodass niemand mehr den Überblick hat, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen die grundlegenden Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme, „revisionssichere” Archivierung erfüllt.

Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines DMS helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.

6. Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und das Finanzamt. Sollte ein Behördenvertreter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv verlangen, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer einsehen kann.

Viele KMU haben kein zentrales digitales Dokumentenmanagement, sondern führen ihr Informationsmanagement überwiegend papierbasiert durch. Warum ist das heute nicht mehr sinnvoll?

Andreas Ahmann: Die Vorteile von Papier sind: Sie können es in der Hand halten, es benötigt zur Ansicht keinen Strom, und es kann nicht gehackt werden. Da hören die Vorteile aber auch schon auf. Alles andere können Sie mit digitalen Unterlagen besser machen: Auf digitalen Dokumenten basierende Prozesse lassen sich ganz einfach parallelisieren und somit stark beschleunigen. So können zum Beispiel alle beteiligten Kostenstellenleiter eine Eingangsrechnung gleichzeitig prüfen.

Und: Digitale Unterlagen gehen nicht verloren. Sie landen nicht auf dem falschen Schreibtisch oder fallen vom Stapel, denn die Software unterstützt Sie beim Ordnen. Sollten Sie sich doch einmal vertan haben, finden Sie jedes Dokument anhand von Attributen oder über eine Volltextrecherche leicht wieder.

Mit passenden Berechtigungskonzepten können Sie Ihre digitalen Unterlagen zudem viel individueller schützen als mit Schrank- oder Büroschlüsseln. Missbrauch oder versehentliches Vernichten lassen sich effektiv verhindern. Auch Backups sind problemlos machbar.

Elektronische Akten überstehen also selbst Katastrophen wie Feuer- oder Wasserschäden. Darüber hinaus nehmen sie keinen Platz im Archivkeller weg. Und um sich digitale Unterlagen anzusehen, brauchen Sie sie nicht erst aus dem Schrank zu holen. Stattdessen werden die Dokumente auf Knopfdruck angezeigt. Das spart Zeit und Geld. Kurzum: Steht auf dem Schreibtisch sowieso ein Bildschirm, gibt es keinen Grund, diesen nicht auch für digitale Dokumente und Prozesse zu verwenden.

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Inwieweit verschärft die voranschreitende Digitalisierung den Handlungsdruck auf Unternehmen, ein DMS einzuführen?

Ahmann: Der Druck entsteht durch die Erwartungshaltung des Kunden: Dieser erwartet nicht nur, Waren und Dienstleistungen immer schneller geliefert zu bekommen, sondern auch, permanent über den Bearbeitungsstatus seiner Bestellung informiert zu werden. Dauert eine Lieferung länger und wird nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert, ist der Kunde heute sehr schnell unzufrieden. Passiert das mehr als einmal, ist er weg.

Welche Auswirkungen Kundenunzufriedenheit haben kann, zeigt das Beispiel der katalogbasierten Versandhäuser. Diese sind nicht nur deshalb vom Markt verschwunden, weil sie keine Onlinebestellmöglichkeit angeboten hatten. Auch die fehlende Transparenz in der Logistik hat Käufer zu digitalen Mitbewerbern getrieben.

Ein Gegenbeispiel ist Uber: Selbst ohne eigene Taxis haben sie den etablierten Unternehmen die Kunden weggenommen: durch Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.

Die heutige Erwartungshaltung im Hinblick auf Geschwindigkeit und Transparenz zwingt die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Papierbasierte Unternehmen sind entweder schon vom Markt verschwunden oder werden es bald sein.

Die Lösung: Digitalisierung. Und digitale Prozesse erfordern zwangsläufig digitale Unterlagen und Informationen – womit wir bei der Einführung eines DMS sind.

Ein häufiger Projektauslöser für die Einführung eines DMS ist das Thema Archivierung. Welche Vorzüge bietet digitales Dokumentenmanagement hier, etwa im Hinblick auf die regulatorischen Rahmenbedingungen?

Ahmann: Die Einhaltung der Gesetze und Vorgaben bezüglich Aufbewahrung, Vernichtung und Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten ist auf Papier inzwischen kostspielig bis unmöglich. Rein papierbasiert arbeitet heute wohl kaum noch ein Unternehmen. Schon seit Jahren sind E-Mails Handelsbriefe und unterliegen wie ihr Papier-Pendant der Aufbewahrungspflicht. Auch wer ansonsten noch mit Papier arbeitet, muss solche digitalen Unterlagen rechtssicher, das heißt im elektronischen Originalformat aufbewahren.

Ein DMS hilft dabei, alle im Unternehmen vorhandenen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verwalten und so die Compliance übergreifend umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil: Referenzen auf personenbezogene Daten sind in einem digitalen Archiv leicht umzusetzen bzw. in neueren Versionen der angebotenen Software oft als Zusatzoption inkludiert. Die Anwendung der DSGVO ist damit keine große Hürde mehr.

Viele Firmen haben neben Dokumenten aber auch weitere Daten, zum Beispiel in ERP– oder CRM-Systemen bzw. Fachapplikationen. Oft können diese Daten mittels eines DMS ebenfalls in eine rechtskonforme Ablage eingebunden werden.

Archivierung ist aber längst nicht die einzige Funktion eines DMS. Welche weiteren zentralen Anforderungen bzw. Funktionsbereiche gibt es – und welche Rolle spielen sie für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?

Ahmann: Lange lag der Schwerpunkt eines DMS auf dem Aspekt der Verwaltung von Dokumenten. Die großen Potenziale im Sinne von Kostensenkung und Umsatzsteigerung liegen aber in den Geschäftsprozessen. Hier geht es um Transportzeiten, die durch den Einsatz eines DMS entfallen, sowie um Liegezeiten, die von integrierten Workflow-Funktionen parallelisiert und kontrolliert werden können, und um Bearbeitungszeiten, welche deutlich verringert werden. Oder aktuell sogar durch künstliche Intelligenz (KI) abgelöst werden.

Die entscheidende Frage lautet: Was kostet ein Prozessdurchlauf, beispielsweise das Bezahlen einer Eingangsrechnung? Sind das 10 Euro? 5 Euro? 1 Euro? Der Trend geht hier klar in Richtung null Euro, und das ist künftig auch der Maßstab für andere Prozesse im Unternehmen.

Damit ist die zentrale Anforderung, einen Workflow – erweitert mit KI-Funktionen – sowie die notwendigen Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Office oder Fachanwendungen zu schaffen, um die Prozesse wirklich „End-to-End“ digitalisieren zu können.

In der Folge können die Mitarbeiter die täglichen Standardaufgaben mehr und mehr der Maschine überlassen und sich auf die komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das erhöht den Durchsatz bei gleichen Kosten erheblich. Und durch transparentere und schnellere Prozesse sowie durch weniger Irrläufer steigt die Kundenzufriedenheit – was wiederum Folgegeschäft generiert. Es geht also nicht nur um Kostensenkung und Compliance-Anforderungen, sondern auch um Umsatzsteigerung.

Worauf sollten Neueinsteiger bei der Auswahl eines DMS besonders achten?

Ahmann: Wer in seinem Unternehmen „auf der grünen Wiese“ mit einem DMS-Projekt beginnt, findet die größte Hürde oft nicht in der Technik. Die etablierten Produkte am Markt können die aktuellen Anforderungen aus den Bereichen Compliance, Workflow und Informationskonsolidierung/-verwaltung ähnlich gut umsetzen. Die Herausforderung ist eine andere: Wollen Sie ein Produkt, das sich der eigenen Organisation anpassen kann oder können Sie Ihre Organisation dem Produkt anpassen? Wer zu Letzterem bereit ist, kann eine Standardlösung nehmen und die Einführung schneller und günstiger gestalten. Dafür sind die organisatorischen Auswirkungen stärker.

In beiden Fällen ist die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mitgehen, sonst ist das Projekt bereits in Gefahr, bevor es begonnen hat. Sie sollten also bei der Produktauswahl nicht nur auf die Standardfunktionen achten, sondern den Eindruck der Lösung auf ihr Projektteam nicht unterschätzen und das Change-Management nicht vergessen.

Abschließend ein Blick in die Zukunft: Inwieweit wird sich digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand in den kommenden Jahren durchsetzen?

Ahmann: Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – werden kontinuierlich digitalisieren. Das Ziel sind Geschäftsprozesse mit minimalsten Durchlaufkosten im Standardfall. Die heranwachsende Generation wird kein Papier mehr zulassen, weil es einfach unhandlich ist und zu viel Mehraufwand und Kosten verursacht. Der steigende Wettbewerbsdruck mit einem enormen Potenzial für disruptive Innovationen in allen Märkten und Branchen bringt sein Übriges. Unternehmen müssen sich durch Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und Kostenbewusstsein behaupten. Um das zu erreichen, werden sie an digitalen Unterlagen, Dokumenten, Informationen und – vor allem – an digitalen Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren nicht mehr vorbeikommen.