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Buchhaltung im Griff: Vorschriften, Abschlüsse und effiziente Abläufe für Finanzteams.

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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen
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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen

5 Min. Lesezeit

Viele Projektbeteiligte, Teil- und Abschlagsrechnungen sowie umfangreiche Nachweise sorgen dafür, dass Rechnungsprozesse in der Baubranche schnell unübersichtlich werden. Rechtssicher bleiben müssen sie trotzdem. Die E-Rechnung wird deshalb zu einem Schlüsselfaktor: Sie standardisiert den Rechnungsaustausch, erleichtert die grenzüberschreitende Zusammenarbeit und bringt neben den nationalen Vorgaben auch auf europäischer Ebene Vorteile.

Rechtlicher Hintergrund: schrittweise Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ab einem Betrag von 1.000 Euro im XRechnungs-Standard erstellen und übermitteln. 

Für den unternehmerischen B2B-Bereich gilt eine eigene, gestaffelte Zeitschiene. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt dies unabhängig vom Jahresumsatz. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Was eine E-Rechnung ist

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnung jedes Dokument, das über eine Lieferung oder Leistung abrechnet, unabhängig von der Bezeichnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. Übermittelt werden kann sie über verschiedene digitale Kanäle wie zum Beispiel E-Mail oder Online-Portale, solange die strukturierten Daten dabei ohne Medienbruch weiterverarbeitbar bleiben.

Welche Formate zulässig sind

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x) als gängige, zulässige E-Rechnungsformate etabliert. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Für Menschen ist sie ohne Viewer oder Software nicht direkt lesbar, dafür eignet sie sich sehr gut für die automatisierte elektronische Verarbeitung. 

ZUGFeRD 2.x ist dagegen ein hybrides Format, das neben einer PDF-Sichtkomponente eingebettete XML-Daten enthält. Dadurch bleibt sie für Menschen lesbar und ist gleichzeitig maschinell auswertbar. Steuerrechtlich maßgeblich ist nur der XML-Teil. In der Praxis lohnt es sich, das Format klar zu benennen, etwa als „Rechnung im Format ZUGFeRD“, um Verwechslungen mit einer herkömmlichen PDF-Rechnung zu vermeiden. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Warum die E-Rechnung für Bauunternehmen relevant ist

Durch die Einführung der E-Rechnung werden elektronische Rechnungsprozesse zum Standard, auch für private Unternehmen. Für Bauunternehmen bedeutet die Umstellung die Chance, Rechnungen schneller Bauvorhaben, Abschlägen und Nachträgen zuzuordnen und den Prüfprozess zu beschleunigen.

Vorteile für die Baubranche

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Chancen:

Statt Papierstapeln für Abschlags- und Schlussrechnungen laufen Rechnungen digital durch. Das spart Druck- und Portokosten, senkt den Ablageaufwand und beschleunigt die Weitergabe an Bauleitung, Projektleitung und Buchhaltung. Durch transparente Prozesse werden Bearbeitung und Zahlungseingänge schneller, und eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung eröffnet zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten. Manuelle Erfassungsfehler in buchhalterischen Prozessen lassen sich so vermeiden.

Beschleunigte Abläufe erleichtern zudem die fristgerechte Bezahlung und damit die Nutzung von Skonto-Potenzialen. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse funktionieren außerdem mobil, direkt von der Baustelle aus, was Effizienzgewinne für Betriebe im Baugewerbe schafft. Nicht zuletzt trägt die papierlose Verarbeitung zur Nachhaltigkeit bei und stärkt als zeitgemäße Außenwirkung das Image gegenüber Geschäftspartnern.

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung rechtskonform ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein: Authentizität, also die eindeutige Identifizierbarkeit des Rechnungsstellers, Integrität im Sinne der Unveränderbarkeit des Inhalts, Lesbarkeit und Revisionssicherheit auch nach Jahren sowie die Einhaltung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff. Betriebe sollten deshalb prüfen, ob ihre Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Software diese Anforderungen erfüllt und die Prozesse revisionssicher abbildet.

GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrung

Die Einführung der E-Rechnung allein reicht nicht aus, auch die rechtssichere Archivierung nach GoBD ist Pflicht. E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Für die Buchführung gilt weiterhin der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“, und im Prüfungsfall müssen Rechnungen vollständig und zeitnah bereitgestellt werden. Maßgeblich ist, dass E-Rechnungen elektronisch im Originalformat archiviert werden. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien sind nicht GoBD-konform.

Im Einzelnen bedeutet das: Die Archivierung muss unverändert erfolgen, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen am Dokument. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung abgelegt. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält. 

Im Prüfungsfall müssen die Unterlagen elektronisch auswert- und bereitstellbar sein. Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Pflichten liegt beim Unternehmen selbst, auch wenn Steuerberatung oder externe Dienstleister eingebunden sind. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist deshalb dringend zu empfehlen, um Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sicherzustellen.

So gelingt die Einführung im Betrieb

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren. Zunächst gilt es, die rechtlichen Vorgaben zu klären und zu prüfen, ob die bestehenden Prozesse GoBD-konform sind. Anschließend werden Software und IT-Systeme angepasst, um Dokumentenmanagement und digitale Archivierung sicherzustellen. Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden informiert: Schulungen und klare Abläufe für den elektronischen Rechnungsempfang und -versand schaffen Sicherheit im Tagesgeschäft. Wer schließlich schrittweise startet, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten, erleichtert sich den Umstieg zusätzlich.

Fazit: Jetzt handeln und Chancen nutzen

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Der Empfang ist im B2B-Bereich in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, der Versand folgt gestaffelt ab 2027 und 2028. Wer jetzt handelt, hält nicht nur gesetzliche Vorgaben ein, sondern optimiert zugleich seine Geschäftsprozesse und sichert sich Wettbewerbsvorteile. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihr Unternehmen passend zu den kommenden Umstellungsschritten aufzustellen. Mit den richtigen Systemen und Prozessen wird die Umstellung nicht zur bloßen Pflichtaufgabe, sondern zu einer echten Chance.

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Bau

Ab wann müssen Bauunternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 unabhängig vom Jahresumsatz.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? 

Ja. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Welche E-Rechnungsformate sind für Bauunternehmen zulässig? 

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x etabliert. XRechnung ist ein reines XML-Format, das ohne Viewer für Menschen nicht direkt lesbar ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF-Sichtkomponente und eingebetteten XML-Daten, wobei steuerrechtlich nur der XML-Teil maßgeblich ist. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Welche rechtlichen Kriterien muss eine E-Rechnung erfüllen? 

Eine E-Rechnung muss authentisch sein, also den Rechnungssteller eindeutig identifizierbar machen, inhaltlich unveränderbar (Integrität) sowie lesbar und auch nach Jahren revisionssicher bleiben. Zusätzlich müssen die GoBD eingehalten werden, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff.

Wie lange müssen Bauunternehmen E-Rechnungen aufbewahren? 

E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Sie müssen elektronisch im Originalformat gespeichert werden, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien gelten nicht als GoBD-konform.

Müssen Aufmaß, Lieferscheine und Leistungsnachweise mit archiviert werden? 

Ja. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung archiviert. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält.

Wie gelingt die Einführung der E-Rechnung im Bauunternehmen? 

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren: zunächst die rechtlichen Vorgaben klären und die GoBD-Konformität bestehender Prozesse prüfen, anschließend Software und IT-Systeme für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung anpassen, danach Mitarbeitende durch Schulungen und klare Abläufe einbinden und schließlich schrittweise starten, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten.

Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen
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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen

5 Min. Lesezeit

Die Leistung entsteht auf der Baustelle, der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich in den Zahlen im Büro. Ein gut organisiertes Rechnungswesen im Baubetrieb hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern. So lassen sich finanzielle Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Doch gerade die Organisation der Kostenstellen bereitet vielen Bauunternehmen Schwierigkeiten. Dabei sind Kostenstellen ein zentrales Instrument, um zu erkennen, wo Kosten entstehen, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und fundierte Entscheidungen in der Kalkulation und Baustellensteuerung zu treffen.

Organisation als Grundlage des Rechnungswesens

Ein schlüssiges Rechnungswesen beginnt mit einer klaren Organisation. Dr. Christian Keidel, Dipl. oec. Rainer Koßmann und Klaus Roth beschreiben in ihrem Werk „Rechnungswesen im Baubetrieb" (BRZ Deutschland GmbH, 1. Auflage, 2019, S. 18), dass „Organisation des baubetrieblichen Rechnungswesens hier die Entwicklung eines durchdachten kaufmännischen Konzepts zur Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsvorfällen bedeutet, das einerseits den gesetzlichen Anforderungen (z. B. HGB, Steuerrecht, GoBD) genügen muss, andererseits aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte einbeziehen soll".

Auf dieser Organisation baut die Baubetriebsrechnung auf. Sie liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und besteht aus mehreren Teilrechnungen:

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
  • Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat sie verursacht?
  • Leistungsrechnung: Welche Leistungen wurden erzielt?
  • Ergebnisrechnung: Wie ist das Betriebsergebnis zustande gekommen?

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten wann in welcher Höhe im Betrieb entstanden sind. Hierfür werden alle Kosten systematisch gesammelt und anhand von Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erfasst. Eine klare Gliederung in Kostenarten, etwa Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen, sowie ein sinnvoller Kontenrahmen bilden die Grundlage.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern auch bei Analysen, zum Beispiel um Kostensteigerungen zu erkennen oder Einsparpotenziale aufzudecken. Man unterscheidet dabei zwischen Einzelkosten, die direkt einem Projekt oder Produkt zuordenbar sind, und Gemeinkosten, die sich nur indirekt zurechnen lassen. Kleinere Bauunternehmen können die Gliederung vereinfachen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, solange eine klare und konsistente Struktur gewährleistet bleibt.

Was sind Kostenstellen im Baubetrieb?

Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung und Leistungserbringung. Der Ort der Kostenentstehung (und Leistungserbringung) wird deshalb als Kostenstelle bezeichnet. Die Einteilung kann sich an verursachungsgerechter Kostenerfassung, Verantwortungsbereichen oder räumlichen Gegebenheiten orientieren. Die Kostenstellenrechnung beantwortet damit die zentrale Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und liefert die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, zum Beispiel Baustellen, Projekte, ein Bauhof oder interne Abteilungen. Direkt zuordenbare Kosten werden sofort auf die jeweilige Kostenstelle gebucht. So können einzelne Projekte betriebswirtschaftlich bewertet oder mehrere Kostenstellen gruppiert betrachtet werden, etwa Hochbau, Tiefbau oder Straßenbau.

Arten von Kostenstellen

Man unterscheidet zwischen produzierenden beziehungsweise leistenden Kostenstellen und nichtproduzierenden Kostenstellen:

  • Hauptkostenstellen sind Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird.
  • Hilfskostenstellen wie Bauhof, Geräte oder Baumaschinen unterstützen die Hauptkostenstellen.
  • Nebenkostenstellen, etwa betriebseigene Beton- oder Kieswerke, beliefern überwiegend intern, können aber auch externe Leistungen verkaufen.
  • Nichtproduzierende Kostenstellen umfassen die Verwaltung und Geschäftsleitung sowie sonstige Gemeinkostenstellen wie IT oder interne Dienste.

Gemeinkosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden mithilfe einer Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

Kostenstellenplan: Struktur und jährliche Aktualisierung

Alle Kostenstellen werden in einem Kostenstellenplan festgehalten, oft numerisch strukturiert. Dieser Plan sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Organisation und Projekten abzubilden. Idealerweise wird zudem jeder Ein- und Ausgangsbeleg bereits beim Buchen einer Kostenstelle zugeordnet. So lassen sich Kosten und Leistungen genau dort auswerten, wo sie entstanden sind. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Baustellen- und Unternehmenssteuerung.

Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat die Kosten verursacht?

Die Kostenträgerrechnung klärt, wofür die Kosten angefallen sind und wer oder was sie verursacht hat. Sie baut auf den Informationen aus der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung auf: Einzelkosten wie Material oder Löhne werden direkt dem Kostenträger zugeordnet, Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt.

In der Baubranche ist der Kostenträger in der Regel das jeweilige Bauprojekt oder eine Baustelle. Bei komplexen Bauvorhaben lassen sich auch einzelne Bauabschnitte getrennt betrachten. Neben der stückbezogenen Kostenträgerrechnung, etwa bei Fertigbauteilen, kann in Bauunternehmen zudem eine zeitbezogene Rechnung sinnvoll sein, um Kosten über bestimmte Bauphasen hinweg zu verfolgen.

Fazit

Die Kostenrechnung bildet das Fundament für ein belastbares und aussagekräftiges Bau-Rechnungswesen. Sie liefert klare Antworten auf die Fragen, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und wer sie verursacht. Kostenstellen helfen dabei, Kosten transparent zuzuordnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Steuerung zu treffen. Damit schaffen Bauunternehmen eine sichere Grundlage für Kalkulation, Projektsteuerung und unternehmerische Entscheidungen.

Häufige Fragen zu Kostenstellen und Kostenrechnung im Baubetrieb

Was versteht man unter Kostenstellen im Baubetrieb? 

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, in denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, etwa Baustellen, Projekte, der Bauhof oder interne Abteilungen. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und schafft damit die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Warum sind Kostenstellen für Bauunternehmen wichtig? 

Kostenstellen machen sichtbar, wo Kosten entstehen, und ordnen Verantwortlichkeiten klar zu. So lassen sich einzelne Baustellen oder Projekte betriebswirtschaftlich bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Baustellensteuerung treffen.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es im Baubetrieb? 

Man unterscheidet Hauptkostenstellen wie Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird, Hilfskostenstellen wie Bauhof oder Baumaschinen, die die Hauptkostenstellen unterstützen, Nebenkostenstellen wie betriebseigene Beton- oder Kieswerke sowie nichtproduzierende Kostenstellen wie Verwaltung, Geschäftsleitung oder IT.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung? 

Die Kostenartenrechnung zeigt, welche Kosten entstanden sind, etwa für Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen. Die Kostenstellenrechnung zeigt, wo diese Kosten angefallen sind, zum Beispiel auf welcher Baustelle. Die Kostenträgerrechnung zeigt, wer oder was die Kosten verursacht hat, in der Regel das jeweilige Bauprojekt.

Wie werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt? 

Kosten, die sich nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden über eine Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilt.

Was ist ein Kostenstellenplan und wie oft sollte er aktualisiert werden? 

Der Kostenstellenplan hält alle Kostenstellen eines Unternehmens fest, meist in einer numerisch strukturierten Übersicht. Er sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und an Änderungen in Organisation und Projekten angepasst werden, damit Kosten weiterhin präzise ausgewertet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?

Einzelkosten lassen sich direkt einem Projekt oder Produkt zuordnen, etwa Materialkosten für eine bestimmte Baustelle. Gemeinkosten, wie Verwaltungskosten, lassen sich nur indirekt zurechnen und werden über eine Umlage auf die Kostenstellen verteilt.

Welche Rolle spielt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)? 

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten systematisch auf die einzelnen Kostenstellen. Er schafft eine Übersicht über die Kostenverteilung im Unternehmen und ist damit ein zentrales Werkzeug der Kostenstellenrechnung im Baubetrieb.

Wie sollten kleinere Bauunternehmen ihre Kostenstellen organisieren? 

Kleinere Bauunternehmen können ihre Kostenstellenstruktur vereinfachen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Gliederung klar und konsistent bleibt, damit Kosten weiterhin verlässlich ausgewertet und verglichen werden können.

Was bedeutet die Baubetriebsrechnung insgesamt? 

Die Baubetriebsrechnung liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und umfasst mehrere Teilrechnungen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung, die Leistungsrechnung und die Ergebnisrechnung. Gemeinsam zeigen sie, welche Kosten entstanden sind, wo sie anfielen, wer sie verursacht hat, welche Leistungen erzielt wurden und wie sich das Betriebsergebnis zusammensetzt.

E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen
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E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028. Gleichzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. Juli 2025 die GoBD aktualisiert und dabei die Archivierung elektronischer Rechnungen sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert. Dieser Beitrag ordnet beide Themen ein und zeigt, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. In Deutschland wurden diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Darstellungen wie „.tif“ oder „.jpeg“ erfüllen diese Vorgaben nicht, selbst wenn sie die Rechnungsinhalte vollständig zeigen. Entscheidend ist, dass das Format eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen leisten das nicht. Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, bleiben aber während der Übergangsfristen unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz ohne für Menschen lesbare Sichtkomponente. Buchhaltungssoftware kann die Daten dennoch zur Prüfung sichtbar machen. XRechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Standard und werden meist über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus XML-Teil und PDF-Teil im Format PDF/A-3, das für Maschinen und für Menschen gleichermaßen lesbar ist. Seit Version 2.1.1 ist das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Bei hybriden Formaten ist für die steuerliche Verarbeitung der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können. Empfänger einer E-Rechnung können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die rechtskonforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, verarbeiten und archivieren kann.

Ausstellungspflicht: Übergangsfristen bis 2028

Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung befristet bis zum 31. Dezember 2026 auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dafür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.

Diese Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das EDI-Verfahren bleibt übergangsweise nutzbar: Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden. Diese Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern lediglich die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Rechtliche Grundlage und Meldesystem

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit Änderungen im Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV.

Hintergrund ist auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland für 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, EU-weit auf 61 Milliarden Euro. Deshalb hat die Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11. März 2025 final verabschiedet, am 14. April 2025 ist es in Kraft getreten. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten eine E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung der EU zu benötigen.

Ein zentraler Baustein von ViDA ist ein EU-weites Echtzeitreporting umsatzsteuerpflichtiger Transaktionen auf Basis der E-Rechnung, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Diese Meldepflicht gilt ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; ab diesem Zeitpunkt soll die E-Rechnung zum Standard für diese Umsätze werden. Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen erst bis zum 1. Januar 2035 vollständig an die EU-Standards angeglichen werden. Die Europäische Kommission hat im Mai 2026 ein Arbeitsprogramm veröffentlicht, das die Umsetzung dieser Fristen weiter konkretisiert.

GoBD 2025: Neue Klarheit bei Archivierung und Datenzugriff

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein aktualisiertes BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht. Es konkretisiert den Umgang mit E-Rechnungen, strukturierten elektronischen Dokumenten und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung. Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025.

Keine doppelte Archivierung von Ausgangsrechnungen mehr

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt nun die Möglichkeit, jederzeit eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig (vgl. GoBD Rz. 76 n. F.). Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse.

Nur der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, etwa als XRechnung oder als Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei für die GoBD-konforme Archivierung aus. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, muss auch dieses archiviert werden. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig.

Technische Zahlungsbelege nur bei Buchungsrelevanz

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen Sie nur archivieren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht (Rz. 121).

Strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte

Die GoBD 2025 erkennen strukturierte elektronische Dokumente, etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG, ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen an. Diese müssen Sie im empfangenen Dateiformat speichern. OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, gelten als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Z2 wird konkretisiert

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Sie Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen, und zwar mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ können Sie einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Eine zusätzliche Softwareentwicklung darf dafür nicht nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Daneben wurden einzelne Passagen sprachlich überarbeitet, etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) sowie kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese redaktionellen Änderungen haben keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Empfangsweg für E-Rechnungen und Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Führen Sie, sofern noch nicht vorhanden, eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, eine Anwendung für den automatisierten Empfang von Eingangsrechnungen sowie eine Software für die GoBD-konforme Archivierung ein. Ordnen Sie anschließend Ihre Ausgangsrechnungen nach Vorjahresumsatz und den geltenden Übergangsfristen ein und passen Sie Ihr Archivierungskonzept an die neuen GoBD-Vorgaben an, insbesondere bei der Frage, ob PDF-Dateien neben dem XML-Teil noch aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und lässt sich nicht mehr durch einen Widerspruch des Empfängers umgehen. Für die Ausstellung bleibt bis 2027 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, bis 2028 Zeit. Die GoBD 2025 schaffen zusätzliche Klarheit: Fakturierungssysteme müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr doppelt speichern, und bei eingehenden E-Rechnungen genügt in der Regel die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Gleichzeitig stellen die konkretisierten Regeln zum Z2-Datenzugriff neue Anforderungen an die technische Auswertbarkeit Ihrer Buchführungssysteme.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD 2025

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Formate wie „.tif“ oder „.jpeg“ ermöglichen keine automatische elektronische Verarbeitung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Während der Übergangsfristen bleiben solche Formate unter bestimmten Voraussetzungen dennoch zulässig.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025. Empfänger können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen, unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen muss.

Bis wann dürfen Unternehmen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen? 

Bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig und verbreitet? 

Vor allem XRechnung, ein rein strukturierter XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus XML- und PDF-Teil. Für die steuerliche Verarbeitung ist bei ZUGFeRD der XML-Teil maßgeblich.

Wie lange kann das EDI-Verfahren noch genutzt werden? 

Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden, sofern sie die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Müssen Ausgangsrechnungen künftig noch doppelt archiviert werden? 

Nein. Erstellen Sie Rechnungen über ein Fakturierungssystem, das jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann, ist eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier nicht mehr erforderlich.

Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich das PDF archiviert werden? 

Im Regelfall nicht. Enthält die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert, genügt deren Archivierung. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke oder Signaturen, muss auch dieses aufbewahrt werden.

Wann müssen technische Zahlungsbelege archiviert werden? 

Nur dann, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Rein technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nach den GoBD 2025 nicht der Archivierungspflicht.

Was bedeutet der Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen? 

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen Unternehmen Prüfern eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem mithilfe vorhandener Softwarefunktionen bereitstellen oder einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Ist das nicht möglich, kann der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) verlangen.

Wann kommt das EU-weite Meldesystem für B2B-Umsätze? 

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) gilt die Echtzeit-Meldepflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Bestehende nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Standards angeglichen werden. Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 verabschiedet und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten
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Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten

Nach dem Ende ihres Geschäftsjahrs sind Unternehmen dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

5 Min. Lesezeit

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre finanzielle Lage dem Finanzamt offenzulegen. Selbst erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmer geraten dabei gelegentlich ins Schwitzen. Doch keine Panik! Eine gründliche Vorbereitung erleichtert vieles.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie sich auf die Erstellung Ihres Jahresabschlusses vorbereiten. Dabei berücksichtigen wir sowohl Einnahmenüberschussrechner (EÜR) als auch bilanzierungspflichtige Unternehmen.

Darüber hinaus erläutern wir, wie Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von entscheidender Bedeutung ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens dar. Je nach Rechtsform und Größe des Betriebs beinhaltet er verschiedene Elemente, auf die wir weiter unten näher eingehen.

Abbild der finanziellen Verhältnisse

Der Jahresabschluss spiegelt die finanzielle Lage Ihres Unternehmens wider. Dabei werden Umsatz, Aufwendungen und Erträge erfasst. Bei bilanzierenden Unternehmen umfasst er auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Gegebenenfalls werden auch ein Anlagenspiegel und weitere Informationen hinzugefügt.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit

Der Jahresabschluss dient dem Finanzamt einerseits als Nachweis für die ordnungsgemäße Rechnungslegung und andererseits als Grundlage für die Steuerberechnung. Er informiert Kreditgeber, vor allem die Hausbank, über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Zudem ermöglicht er dem Unternehmer eine genaue Analyse: Wie haben sich die finanziellen Verhältnisse im Vergleich zu den Vorjahren verändert? Welche Finanzierungsmöglichkeiten stehen für Investitionen zur Verfügung?

Abgabefristen

Unternehmen, die zur Abgabe von Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen verpflichtet sind, müssen diese in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Häufig wird diese Aufgabe an einen Steuerberater delegiert. In diesen Fällen verschiebt sich die Frist gesetzlich auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. Beispielsweise gilt für das Geschäftsjahr 2025 die Abgabefrist bis Ende Februar 2027.

Das Finanzamt kann auf Antrag nach § 109 AO die Abgabefrist individuell weiter verlängern. Dadurch ist eine Verlängerung bis zu 14 Monate nach Geschäftsjahresende möglich. Bei einer verspäteten Einreichung setzt das Finanzamt Verspätungszuschläge gemäß § 152 AO fest. Diese betragen pro Monat mindestens 25 Euro und können je nach Steuerschuld erhebliche Kosten verursachen.

Verschiedene Unternehmen – verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens sind verschiedene Elemente für den Jahresabschluss erforderlich. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen Sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit. Für sie genügt die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Als Kleingewerbetreibende gelten gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und maximal 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen.

Personengesellschaften

Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Zum Abschluss des Geschäftsjahres stellen sie eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften müssen neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang einreichen. Letzterer enthält zusätzliche Informationen zur Bilanz, darunter Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alle weiteren finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens.

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Jahresabschluss vorbereiten

Die beste Methode, um den Jahresabschluss vorzubereiten, ist es, das ganze Jahr über sorgfältig Buch zu führen. So verlangen es auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). In diesen hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter formuliert.

Ordnungsgemäße Buchführung das ganze Jahr

Gemäß den GoBD sind Unternehmen dazu verpflichtet, Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Bargeschäfte müssen dabei am Tag des Geschäftsvorfalls erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen nach Erhalt. Um die Nachvollziehbarkeit jedes Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, ist eine eindeutige Zuordnung der Belege zu den Buchungen entscheidend. Erfassen Sie Ihre Geschäftsvorfälle daher am besten sofort und verknüpfen Sie den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen

Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware mit GoBD-Testat in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Mithilfe der Warenwirtschaftslösung erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und spielen diese direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen

Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Dies betrifft Ihre Kassen ebenso wie Ihre Lager und Kontosalden.

  • Kassenabstimmung: Der Zählbestand der Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen, und dies nicht nur am Jahresende, sondern grundsätzlich täglich, um die GoBD-Prinzipien der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zu wahren. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt für alle Kassenvorgänge, bei offenen Ladenkassen kann sie unter bestimmten Bedingungen eingeschränkt werden.
  • Inventur: Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen sind zur körperlichen Bestandsaufnahme (Inventur) verpflichtet, bei der tatsächliche Warenbestände (inklusive Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) mit den Buchwerten abgeglichen werden müssen. Diese Aufnahme erfolgt jährlich und wird in Inventurlisten dokumentiert, um Abweichungen zu erklären.
  • Kontenabstimmung und Nebenbücher: Der Saldo des Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen; Privatentnahmen sind zeitnah zu buchen, um Differenzen zu vermeiden. Nebenbücher wie Debitoren-/Kreditorenkonten, Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme müssen regelmäßig mit dem Hauptbuch abgeglichen werden, um die GoBD-Konformität sicherzustellen.

Wenn Sie das ganze Jahr über korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß in einem DMS archiviert haben, lassen sich Fehler leichter erkennen.

Zudem vermeiden Sie viele Fehler von vornherein. Eine digitale Finanzbuchhaltung mit Belegarchivierung schafft Ordnung und Sicherheit, indem sie angebundene Systeme integriert und Abweichungen sofort aufzeigt.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

  • Unternehmen sollten vor der Übergabe von Daten an den Steuerberater sicherstellen, dass alle Belege den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet, erfasst und gesichert sind. So wird der Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit gemäß den GoBD gewahrt. Die GoBD fordern eine zeitnahe (innerhalb von zehn Tagen), chronologische und lückenlose Belegerfassung sowie Nachprüfbarkeit.
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen sowie Reverse-Charge-Geschäften müssen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers sowie einen klaren Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld (z. B. „Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG”) enthalten, damit sie steuerlich anerkannt werden. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die Vorsteuerabzugsberechtigung verweigern oder Bußgelder verhängen.

Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen

  • Idealerweise werden alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Sollten noch Papierbelege vorhanden sein, empfiehlt es sich, diese zu scannen und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall zu verknüpfen.
  • Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf die gleiche Weise archivieren. Dazu gehören der Mietvertrag für Ihre Büroräume, der Leasingvertrag für den Dienstwagen, der Strom- und Gasliefervertrag mit dem Versorgungsunternehmen sowie sämtliche anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – unabhängig davon, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

  • Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
  • Anlagenspiegel
  • Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (seit der für das Wirtschaftsjahr 2021 geltenden Taxonomie 6.4 Pflicht-Berichtsbestandteil)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit: Jahresabschluss richtig vorbereiten - mit Software kein Problem

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seinen Jahresabschluss fristgerecht vorzubereiten. Kleinunternehmer und Freiberufler erstellen hierfür eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), während größere Unternehmen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen müssen. Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus zur Erstellung eines Lageberichts, eines Anhangs und eines Anlagenspiegels verpflichtet.

Die gute Nachricht: Die erforderlichen Auswertungen lassen sich in der Regel problemlos aus Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen – vorausgesetzt, Sie setzen eine solche ein. Empfehlenswert ist zudem die Nutzung eines in die Buchhaltungssoftware integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie einer Fakturierungssoftware. Eine solche Gesamtlösung ermöglicht es, Belege digital mit den Buchungen zu verknüpfen und die Anforderungen der GoBD mit minimalem Aufwand zu erfüllen.

Zu den vorbereitenden Arbeiten zählen unter anderem Soll-Ist-Vergleiche sowie die Abstimmung der physischen Bestände von Banken, Kassen und Vorräten im Rahmen der Inventur mit den Buchbeständen. Darüber hinaus sind die Nebenbücher mit dem Hauptbuch abzugleichen und das Belegwesen auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet hierbei wertvolle Unterstützung.

PayPal Zahlungen automatisch verbuchen
ERP & Finance

PayPal Zahlungen automatisch verbuchen

Onlineshopping boomt – und mit ihm die Anzahl der PayPal-Zahlungen. Für Unternehmen bedeutet das oft buchhalterischen Aufwand, der mit wachsendem Geschäft schnell zur Herausforderung wird. Glücklicherweise gibt es smarte Tools, die PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen und in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Wir stellen eine Lösung vor.

5 Min. Lesezeit

Die Herausforderung: PayPal und Buchhaltung effizient zusammenbringen

Ein neuer Auftrag, eine schnelle Zahlung per PayPal – für viele Unternehmen im E-Commerce ist das längst Alltag. PayPal gehört heute zu den beliebtesten Bezahlverfahren im Onlinehandel. Was auf Kundenseite bequem und in Sekunden erledigt ist, sorgt in der Buchhaltung jedoch oft für aufwendige manuelle Arbeit.

Insbesondere Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen kennen dieses Problem. Das Buchhaltungsteam verbringt viel Zeit damit, PayPal-Zahlungen zu erfassen, zuzuordnen und offene Posten zu kontrollieren. Dabei schleichen sich nicht nur leicht Fehler ein, es geht auch wertvolle Arbeitszeit verloren. Doch das muss nicht sein.

Gefragt ist eine Buchhaltungssoftware für den Onlinehandel, die mit den Anforderungen Schritt hält. Ziel ist es, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, ohne die Kontrolle über die Finanzdaten zu verlieren.

Die Lösung: PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen

Genau hier setzt die „PayPal Anbindung für Suiteify“ der PETRUCH GmbH an: eine Zusatzlösung für die Buchhaltungssoftware von Suiteify. Sie ermöglicht eine automatisierte Buchhaltung mit PayPal und sorgt dafür, dass PayPal-Transaktionen direkt und korrekt in der Finanzbuchhaltung von Suiteify verarbeitet werden. Das Ergebnis sind weniger manueller Aufwand, transparente Prozesse und stets aktuelle Finanzdaten.

So funktioniert die REST-API PayPal Integration in der Praxis

Die Zusatzlösung „PayPal Anbindung für Suiteify“ arbeitet über eine REST-API PayPal-Integration mit den Programmen Suiteify Finance classic und Suiteify Finance classic sowie dem Kontierungsmodul von Suiteify zusammen. Der Prozess läuft nahezu vollständig im Hintergrund ab:

  1. Rechnungserstellung: In der Warenwirtschaft wird – beispielsweise mit der Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic – eine Ausgangsrechnung erstellt. Die jeweilige PayPal-Bestellnummer wird im Feld Fremdbelegnummer hinterlegt.
  2. Datenübernahme per REST-API: Die Lösung liest über eine REST-API-Schnittstelle alle relevanten PayPal-Zahlungen aus – inklusive der automatisch ermittelten Summenbuchung der PayPal-Gebühren.
  3. Automatische Buchungsvorschläge: Das Suiteify-Kontierungsmodul importiert diese Daten als fertige Buchungsvorschläge, ordnet sie den passenden Belegen zu und gleicht offene Posten automatisch aus.

Diese Form der PayPal-Integration in die Buchhaltung sorgt für einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Workflow – und entlastet das Buchhaltungsteam spürbar.

Warum die PayPal Buchhaltung automatisieren?

Die Vorteile einer automatisierten PayPal Buchhaltung sind enorm. Unternehmen profitieren von:

  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Fehlerreduktion bei der Zuordnung von Zahlungen und Belegen
  • Aktuellen Kontoständen dank automatischer Transaktionsübernahme
  • Flexibler Zeitselektion beim Datenabruf
  • Revisionssicherheit durch klare und nachvollziehbare Buchungen

Ein weiterer Pluspunkt: Beim nächsten Abruf zeigt das System automatisch den zuletzt übertragenen Zeitraum an – ein Detail, das die tägliche Arbeit in der Buchhaltung deutlich erleichtert.

Fazit

Für Unternehmen im Onlinehandel sind Effizienz und Schnelligkeit entscheidende Erfolgsfaktoren. Mit der Finanzbuchhaltung von Suiteify und der Zusatzlösung „PayPal-Anbindung für Suiteify“ steht Unternehmen, die PayPal nutzen und ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren möchten, eine effektive Lösung zur Verfügung.

Durch die nahtlose Integration in die Buchhaltung lassen sich PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen, Gebühren korrekt erfassen und offene Posten zuverlässig ausgleichen. Das macht die Buchhaltung nicht nur schneller, sondern auch sicherer – und schafft Freiraum für das Wesentliche im Tagesgeschäft.

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Achtung, Verjährung! Mit Mahnbescheid Zahlungsansprüche sichern
ERP & Finance

Achtung, Verjährung! Mit Mahnbescheid Zahlungsansprüche sichern

Mit dem Ablauf des 31. Dezember werden in Deutschland Zahlungsansprüche aus Forderungen in Millionenhöhe verjähren. Doch das ist vermeidbar: Durch einen rechtzeitig beantragten gerichtlichen Mahnbescheid lassen sich die Ansprüche auch nach dem Ablauf der Verjährungsfrist noch geltend machen.

5 Min. Lesezeit

Alle Jahre wieder im Dezember geraten Unternehmer ins Schwitzen. Der Grund dafür ist aber nicht der ganz normale Vorweihnachtsstress, sondern die Erkenntnis, dass mit dem Jahreswechsel die Verjährungsfrist für bestimmte Forderungen abläuft.

Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt in Deutschland drei Jahre. Sie beginnt jedoch nicht mit dem Tag, an dem eine Forderung entstanden ist, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Am 1. Januar 2026, null Uhr, verjähren daher viele Zahlungsansprüche aus dem Jahr 2022. Wer das verhindern möchte, sollte unbedingt noch vor dem Jahreswechsel einen gerichtlichen Mahnbescheid für seine überfälligen Forderungen beantragen.

Von der Regelverjährung abweichende Fristen

Soweit nichts anderes geregelt ist, gilt für alle Ansprüche des täglichen Lebens die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Unter anderem bei den folgenden Ansprüchen kann die Verjährungsfrist jedoch aus gesetzlichen oder vertraglichen Gründen abweichen:

30 Jahre
Rechtskräftig festgesetzte Ansprüche (z. B. Urteile, Vollstreckungsbescheide, Kostenfestsetzungsbeschlüsse), Herausgabeansprüche aus Eigentum und anderen dinglichen Rechten

10 Jahre
Ansprüche bezüglich Rechten an Grundstücken (Übertragung des Grundstückeigentums)

5 Jahre
Mängelansprüche bei Bauwerken und eingebauten Sachen

1 Jahr
Fracht- und Speditionskosten (abweichender Verjährungsbeginn mit Ablauf des Anlieferungstages)

6 Monate
Ersatzansprüche des Vermieters (Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache)

Ein nützliches Tool zur Ermittlung von Verjährungsfristen ist der kostenfrei nutzbare Verjährungsrechner von Creditreform.

Gerichtlicher Mahnbescheid hemmt Verjährung

Viele Gläubiger gehen irrtümlich davon aus, dass sie – so kurz vor dem Ablauf der Verjährungsfrist – nichts mehr ausrichten können, um ihren Zahlungsanspruch aufrechtzuerhalten und doch noch an ihr Geld zu kommen. Was sie dabei übersehen: Es gibt ein Instrument, um seine Forderungen auch über den regulären Fristablauf von drei Jahren hinaus zu sichern – den gerichtlichen Mahnbescheid.

Unternehmer sollten daher rechtzeitig vor dem Jahresende prüfen, wann die Zahlungsansprüche gegenüber ihren Schuldnern entstanden sind. Handelt es sich um eine offene Rechnung aus dem Jahr 2022, sollte umgehend ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden.

Durch die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens lässt sich die Verjährung hemmen. Wichtig ist, dass der Antrag bis zum 31. Dezember 2025 beim Mahngericht eingeht.

Der Mahnbescheid setzt zwar nicht alles auf null zurück, aber er unterbricht die Verjährung bis zum Ende des Verfahrens und einer sich möglicherweise anschließenden Zivilklage.

Besonders bequem kann ein Mahnbescheid online beantragt werden. Hier geht es zum Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids über das Mahnportal der deutschen Mahngerichte.

Einfache Mahnungen haben keine verjährungshemmende Wirkung

Außergerichtliche Mahnungen und private Zahlungsaufforderungen unterbrechen die laufende Verjährung hingegen nicht – und zwar selbst dann nicht, wenn sie per Einschreiben zugestellt werden. Auch mehrfache schriftliche Mahnungen haben keine verjährungshemmende Wirkung.

Bei Ratenzahlungsvereinbarungen ist zu beachten: Mit jeder Teilzahlung des Schuldners beginnt die Verjährungsfrist ab dem Zeitpunkt der letzten Zahlung neu zu laufen.

TIPP: Offene Posten mit Finanzbuchhaltungssoftware überwachen

Um zu verhindern, dass Forderungen verjähren, sollten Unternehmen ein effektives Debitorenmanagement mit einem straffen Mahnwesen betreiben. Hierzu ist eine Finanzbuchhaltungssoftware erforderlich, mit der die Außenstände zuverlässig im Blick behalten und frühzeitig Mahnungen verschickt werden können.

Führt dies nicht zum Zahlungseingang, empfiehlt sich die Übergabe an einen professionellen Inkassodienstleister. Die Fibu-Programme von Suiteify verfügen hierfür über eine integrierte Schnittstelle, die es Unternehmen ermöglicht, Inkassoaufträge direkt an Creditreform zu übermitteln.

Kostenmanagement: So behalten KMU ihre Kosten im Griff
ERP & Finance

Kostenmanagement: So behalten KMU ihre Kosten im Griff

Gezielte Kostenanalyse und Kostensteuerung sind für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) heute entscheidender denn je. Steigende Energiekosten, volatile Märkte und Fachkräftemangel erhöhen den Druck auf die Rentabilität. Mit moderner Finanzbuchhaltungssoftware und klaren Prozessen können KMU ihre Kosten dauerhaft optimieren und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

5 Min. Lesezeit

KMU haben im Vergleich zu Großunternehmen meist weniger personelle und finanzielle Ressourcen und müssen diese deshalb umso effektiver einsetzen. Dennoch fehlt oft der regelmäßige Blick auf die eigene Kostenstruktur – mit dem Ergebnis:

  • Verdeckte Kosten bleiben unentdeckt.
  • Einsparpotenziale werden nicht genutzt.
  • Gewinne fallen trotz guter Auftragslage geringer aus als möglich.

Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit kann das schnell zu Liquiditätsproblemen und im Extremfall zur Zahlungsunfähigkeit führen.

1. Kostenverursacher sichtbar machen

Die Grundlage für ein erfolgreiches Kostenmanagement ist Transparenz. Dazu ist eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erforderlich.

  • Die Kostenstellenrechnung ordnet Gemeinkosten (z. B. Miete, Strom und Verwaltungskosten) verursachungsgerecht den Unternehmensbereichen zu.
  • Die Kostenträgerrechnung weist Kosten den Produkten, Projekten oder Dienstleistungen zu.

Ein Praxisbeispiel: Ein Metallverarbeitungsbetrieb stellt mithilfe seiner Buchhaltungssoftware fest, dass 18  Prozent der Verwaltungskosten auf manuelle Angebotsprozesse entfallen, und digitalisiert diesen Schritt. Ergebnis: 9  Prozent Kosteneinsparung pro Jahr.

2. Gezielte Auswertung statt Rasenmähermethode

Erfassen allein reicht nicht aus. Wichtig ist die gezielte Analyse der Zahlen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware bietet:

  • individuell anpassbare Auswertungen,
  • automatische Soll-Ist-Vergleiche,
  • Frühwarnfunktionen bei Abweichungen.

So können Verantwortliche gezielt dort den Rotstift ansetzen, wo es sinnvoll ist – statt pauschal Budgets zu kürzen.

Tipp: Konzentrieren Sie sich auf Kostenarten mit hohem Einsparpotenzial, beispielsweise Lieferantenkonditionen, Lagerbestände oder den Energieverbrauch.

3. Echtzeit-Kontrolle mit Cockpit- und Dashboard-Funktionen

Früher mussten Kostenauswertungen oft aus langen Listen und Tabellen herausgelesen werden – zeitaufwendig und fehleranfällig. Heute bieten Cockpit- und Dashboard-Tools einen schnellen Überblick:

  • Grafische Darstellungen von Kennzahlen [z. B. Liquidität, Fixkostenquote, EBIT (Earnings Before Interest and Taxes; auf Deutsch: Gewinn vor Zinsen und Steuern)]
  • Ampelfarben und Trendpfeile zur schnellen Einschätzung
  • Drilldown-Funktion für Detailanalyse

Das ermöglicht Ad-hoc-Entscheidungen und frühzeitiges Gegensteuern – ein entscheidender Vorteil bei volatilen Märkten.

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4. Vom Kostenmanagement zur Wettbewerbsstärke

Ein effektives Kostenmanagement ist weit mehr als nur eine reine Kontrolle der Ausgaben: Es ist eine strategische Säule für den langfristigen Erfolg und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Durch gut gesteuerte Kosten entstehen finanzielle Freiräume, die Investitionen in Wachstum ermöglichen, beispielsweise in neue Maschinen oder innovative Technologien.

Eine optimierte Kostenstruktur verschafft zudem mehr Flexibilität bei der Preisgestaltung und bei Angeboten gegenüber Kunden. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Darüber hinaus sorgt ein durchdachtes Kostenmanagement in Phasen von Engpässen, wie Materialknappheit oder unvorhergesehenen Marktschwankungen, für mehr Sicherheit. Unternehmen, die ihre Kosten bewusst steuern, verbessern somit ihre Rentabilität und ihre Widerstandskraft und legen den Grundstein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Zusammengefasst: So sollten KMU beim Kostenmanagement vorgehen

  1. Bestehende Kostenstruktur analysieren – mit Unterstützung durch eine geeignete Finanzsoftware
  2. Kostentransparenz schaffen – durch Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
  3. Dashboards nutzen – für tägliche Kennzahlenkontrolle
  4. Maßnahmen priorisieren – basierend auf Einsparwirkung und Umsetzbarkeit
  5. Ergebnisse regelmäßig überwachen – und Prozesse stetig verbessern

Fazit

Ein professionelles Kostenmanagement ist für KMU der Schlüssel zu mehr Liquidität, höheren Gewinnen und echten Handlungsspielräumen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ermöglicht diesen Prozess so einfach, automatisiert und flexibel wie nie zuvor.

Die Phasen der Teamentwicklung und abzuleitende Maßnahmen
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Die Phasen der Teamentwicklung und abzuleitende Maßnahmen

In diesem Beitrag klären wir, was Teamentwicklung im Unternehmenskontext bedeutet – und warum sie in Zeiten von Agilität und Digitalisierung unverzichtbar ist. Anschließend führen wir durch die fünf Phasen der Teamentwicklung nach Bruce Tuckman und zeigen, wie sie zeitlich und inhaltlich ineinandergreifen. Zum Schluss erhältst du konkrete Methoden für Führungskräfte und HR-Teams – und ihren Mehrwert fürs Arbeitsklima.

5 Min. Lesezeit

Teams, die gut zusammenarbeiten, entscheiden schneller, innovieren häufiger und liefern bessere Ergebnisse. Strukturierte Teamentwicklung verbessert Kommunikation, reduziert Konflikte und erhöht die Zufriedenheit. Aus der Praxis wissen wir: Regelmäßige Workshops und ehrliche Feedback-Runden stärken den Zusammenhalt messbar.

In diesem Beitrag klären wir, was Teamentwicklung im Unternehmenskontext bedeutet – und warum sie in Zeiten von Agilität und Digitalisierung unverzichtbar ist. Anschließend führen wir durch die fünf Phasen der Teamentwicklung nach Bruce Tuckman und zeigen, wie sie zeitlich und inhaltlich ineinandergreifen. Zum Schluss erhältst du konkrete Methoden für Führungskräfte und HR-Teams – und ihren Mehrwert fürs Arbeitsklima.

Definition: Was ist Teamentwicklung?

Teamentwicklung ist kein einmaliges Teambuilding-Event, sondern ein langfristiger, strategischer Prozess. Ziel ist es, die kooperative Leistungsfähigkeit eines Teams systematisch zu stärken – von der Analyse der Teamdynamik bis zur Umsetzung und Überprüfung passender Maßnahmen.

Unternehmen greifen dafür oft auf etablierte Modelle wie das Tuckman-Phasenmodell zurück und kombinieren sie mit auf die Teamzusammensetzung zugeschnittenen Ansätzen. Zentrale Bausteine sind:

  • Diagnostik: Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale identifizieren.
  • Strategische Planung: Gemeinsame Ziele festlegen und ein Maßnahmen-Set definieren, das Zusammenarbeit wirksam verbessert.
  • Interventionen: Workshops, Coaching & Co., um Kommunikationsbarrieren abzubauen und Rollen zu klären.
  • Nachhaltigkeit: Wirkung regelmäßig überprüfen, Feedback einholen und Maßnahmen iterativ anpassen.

Die Ziele der Teamentwicklung

Teamentwicklung bringt weit mehr als ein reines Produktivitätsplus. Richtig umgesetzt, stärkt sie zentrale Rahmenbedingungen für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden:

  • Agilität steigern:
    Teams, die kontinuierlich an ihrer Zusammenarbeit arbeiten, reagieren flexibler auf Marktveränderungen. So können sie Trends schneller aufnehmen und in echten Mehrwert übersetzen.
  • Psychologische Sicherheit aufbauen:
    Vertrauen entsteht, wenn Fehler offen angesprochen werden dürfen – ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Diese Sicherheit motiviert, Neues auszuprobieren und Risiken einzugehen.
  • Unternehmenskultur stärken:
    Geteilte Werte und gemeinsame Visionen schweißen Teams zusammen. Wer sich als aktiver Mitgestalter erlebt, identifiziert sich stärker mit dem Unternehmen und bleibt langfristig.
  • Resilienz fördern:
    Stabile Teams sind widerstandsfähiger in Krisenzeiten. Statt auseinanderzufallen, meistern sie Herausforderungen gemeinsam und gestärkt.
  • Wissensaustausch ermöglichen:
    Teamentwicklung verhindert „Wissensinseln“. Erfahrungen werden geteilt, Wissen proaktiv weitergegeben – im Sinne einer lernenden Organisation.
  • Talente binden und entwickeln:
    Investitionen in Teamentwicklung signalisieren Wertschätzung. Mitarbeitende fühlen sich gehört und gefördert – ein entscheidender Faktor für Arbeitgeberattraktivität und Retention.

Die 5 Teamentwicklungsphasen nach Tuckman

Bruce Tuckman beschreibt fünf Phasen, die jedes Team auf dem Weg zu echter Leistungsfähigkeit durchläuft. Das Modell zeigt: Teamentwicklung ist ein dynamischer Zyklus, in dem Teams immer wieder an verschiedenen Punkten ansetzen und sich weiterentwickeln.

Phase 1: Forming – Orientierungsphase

  • Inhalt: Die Teammitglieder lernen sich kennen und klären erste Erwartungen. Rollen, Aufgaben und Grundlagen der Zusammenarbeit werden vorsichtig abgesteckt.
  • Charakteristik: Höflichkeit, Zurückhaltung und noch wenig Vertrauen.
  • Dauer: Je nach Teamgröße und Aufgabenkomplexität oft einige Wochen.

Phase 2: Storming – Konflikt- und Reibungsphase

  • Inhalt: Unterschiedliche Charaktere, Arbeitsweisen und Interessen prallen aufeinander. Erste Konflikte oder Machtkämpfe treten auf.
  • Charakteristik: Spannungen und Unsicherheiten sind normal – entscheidend ist, dass Konflikte konstruktiv gelöst werden.
  • Dauer: Häufig mehrere Monate, abhängig von Konfliktbereitschaft und Moderation.

Phase 3: Norming – Konsolidierungsphase

  • Inhalt: Das Team entwickelt gemeinsame Regeln, Werte und Prozesse. Vertrauen wächst, die Zusammenarbeit wird strukturierter.
  • Charakteristik: Rollen sind geklärt, gegenseitige Wertschätzung prägt die Zusammenarbeit.
  • Dauer: Ebenfalls mehrere Monate, bis stabile Strukturen etabliert sind.

Phase 4: Performing – Leistungsphase

  • Inhalt: Das Team arbeitet effizient, selbstorganisiert und zielorientiert zusammen. Jeder kann sich auf die anderen verlassen.
  • Charakteristik: Hohe Produktivität, Eigenverantwortung und Kreativität. Auch komplexe Aufgaben werden souverän gemeistert.
  • Dauer: Kann langfristig anhalten – wenn das Team kontinuierlich an seiner Weiterentwicklung arbeitet.

Phase 5: Adjourning – Auflösungsphase

  • Inhalt: Bei projektbezogenen Teams endet die Zusammenarbeit. Ergebnisse werden reflektiert, Erfolge gefeiert und neue Perspektiven vorbereitet.
  • Charakteristik: Gemischte Gefühle – zwischen Stolz und Wehmut.
  • Dauer: Meist wenige Wochen, bis die Neuorientierung abgeschlossen ist.

Die sogenannte Teamuhr visualisiert diesen Prozess und zeigt, dass Teams auch nach Jahren in frühere Phasen zurückfallen können – zum Beispiel, wenn neue Mitglieder dazukommen.

Methoden der Teamentwicklung

Es gibt nicht die eine Methode, die immer funktioniert. Vielmehr braucht es eine Kombination aus unterschiedlichen Ansätzen, die zum Team, zur Aufgabe und zur Unternehmenskultur passen. Wichtig ist, Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Coaching & Mentoring

Individuelles Coaching unterstützt Mitarbeitende bei persönlichen Herausforderungen. Mentoring-Programme fördern zusätzlich den Austausch zwischen erfahrenen Kolleg:innen und Berufseinsteigenden – ein echter Boost für Wissenstransfer und Zusammenarbeit.

Workshops

Ob Kommunikation, Konfliktmanagement oder Feedback: Interaktive Workshops mit Rollenspielen, Fallstudien und Gruppendiskussionen helfen, Theorie direkt in die Praxis zu übertragen.

Teambuilding-Aktivitäten

Outdoor-Events oder gemeinsame Aktivitäten abseits des Arbeitsplatzes sind kein Ersatz für Teamentwicklung, können aber ein wertvolles Signal für Zusammenhalt und Vertrauen setzen.

Reflexionsrunden

Strukturiertes Feedback – z. B. in 360-Grad-Formaten oder moderierten Gruppenrunden – gibt Teams Klarheit über Stärken und Potenziale. Das steigert Transparenz und stärkt das Wir-Gefühl.

Hybride Ansätze

Oft ist es sinnvoll, klassische Maßnahmen mit agilen Methoden wie Scrum oder Design Thinking zu verbinden. So entstehen innovative Arbeitsformen, die gleichzeitig Struktur und Flexibilität bieten.

Beispiele für Teamentwicklung in der Praxis

Beispiel 1: Mittelständisches Produktionsunternehmen

Ein Produktionsunternehmen bringt erfahrene Fachkräfte und junge Talente aus unterschiedlichen Abteilungen in einem Arbeitskreis zusammen. Ziel: bestehende Prozesse kritisch hinterfragen.
In der Anfangsphase treffen eingefahrene Routinen auf frische Ideen – was zu hitzigen Diskussionen führt. Durch regelmäßige Feedbackrunden und moderierte Workshops gelingt es jedoch, gemeinsame Regeln zu entwickeln. So entsteht nach und nach eine einheitliche Arbeitsweise, die sowohl das Wissen der „alten Hasen“ als auch die Innovationskraft der Nachwuchskräfte vereint.

Beispiel 2: Internationaler Konzern mit virtuellen Teams

Ein global agierender Konzern startet ein Kick-off für neu zusammengesetzte, virtuelle Teams. Unterschiedliche Zeitzonen, Kulturen und Arbeitsweisen prallen aufeinander. Moderierte Diskussionen und digitale Feedback-Formate helfen, diese Hürden zu überwinden.
Das Ergebnis: Trotz physischer Distanz etabliert sich eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, in der Feedback-Kultur und klare Kommunikationsregeln den Grundstein für langfristigen Erfolg legen.

Fazit: Teamentwicklung ist ein Dauerprozess

Teamentwicklung ist weit mehr als das bloße Abarbeiten von Phasen oder das Anwenden eines theoretischen Modells. Sie ist ein kontinuierlicher Lernprozess – geprägt von Kommunikation, Feedback und dem Mut, Konflikte konstruktiv anzugehen.
Das Modell nach Tuckman bietet dabei eine hilfreiche Orientierung, ersetzt aber nicht die individuelle Arbeit am Miteinander.

Gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen, Fachkräftemangel und steigender Veränderungsgeschwindigkeit ist Teamentwicklung ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie stärkt nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch Unternehmenskultur, Resilienz und Mitarbeiterbindung. Führungskräfte sind hier gefragt, den Rahmen zu schaffen: für ehrlichen Austausch, für Fehlerkultur – und für ein gemeinsames „Wir“.

Teamentwicklung FAQ

Wie entwickelt sich eine Gruppe zu einem Team?
Ein Team entsteht, wenn Menschen nicht nur nebeneinander arbeiten, sondern aktiv ihre Zusammenarbeit gestalten – durch klare Rollen, gemeinsame Werte, offene Kommunikation und Vertrauen.

Warum ist Teamentwicklung so wichtig?
Weil sie die Basis für Produktivität, Innovationskraft und Mitarbeiterzufriedenheit ist. Teams, die gut eingespielt sind, lösen Probleme schneller und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Welche Methoden eignen sich für Teamentwicklung?
Workshops, Coaching, Mentoring, Feedbackrunden oder Teambuilding-Aktivitäten – wichtig ist, dass Maßnahmen zu den Bedürfnissen des Teams passen und regelmäßig überprüft werden.

Was ist die größte Herausforderung bei der Teamentwicklung?
Die Balance zwischen individuellen Bedürfnissen und gemeinsamen Zielen. Unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsstile müssen in Einklang gebracht werden – und das gelingt nur mit Geduld, klarer Führung und einer offenen Fehlerkultur.

Kleinunternehmerregelung: Für wen lohnt sie sich?
Insights

Kleinunternehmerregelung: Für wen lohnt sie sich?

Weniger Bürokratie, schlankere Buchhaltung: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist auch 2025 eine attraktive Möglichkeit für viele Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründerinnen. Doch wann lohnt es sich, die Regelung in Anspruch zu nehmen – und wann ist die Regelbesteuerung die bessere Wahl?

5 Min. Lesezeit

Kleinunternehmerregelung 2025: Die wichtigsten Änderungen im Überblick

  • Höhere Umsatzgrenzen
    • Umsatz im Vorjahr: max. 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro)
    • Umsatz im laufenden Jahr: max. 100.000 Euro – wird die Grenze überschritten, entfällt der Status automatisch.
  • Weniger Bürokratie
    • Keine jährliche Umsatzsteuererklärung mehr – stattdessen quartalsweise Meldungen.
  • EU-weit anwendbar
    • Ab 2025 auch für Umsätze innerhalb der EU, solange der Gesamtumsatz unter 100.000 Euro bleibt.
  • Gründerfreundlich
    • Neue Selbstständige starten automatisch als Kleinunternehmer – ohne Umsatzprognose zu Beginn.

Offizielle Informationen zu den steuerlichen Rahmenbedingungen findest du beim Bundesministerium der Finanzen.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

  • Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro (nicht Gewinn!).
  • Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich höchstens 100.000 Euro.
  • Gilt unabhängig von der Rechtsform – z. B. für Einzelunternehmer, Freiberufler, GbR u.a.

Wer profitiert besonders?

Soloselbstständige und Kleinunternehmer

  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer → Endkundenpreise bleiben attraktiver.
  • Ideal bei geringen Investitionen und überschaubaren Betriebskosten.

Start-ups und nebenberufliche Gründer

  • Weniger Verwaltungsaufwand: keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen-Voranmeldungen (UVA), keine jährliche Umsatzsteuer-Erklärung.
  • Perfekt zum Testen von Geschäftsmodellen in der frühen Phase mit niedrigen Kosten.

Praxisnahe Hinweise und regionale Ansprechpartner findest du auch bei deiner IHK. Weitere Gründerinfos bietet das Existenzgründerportal des BMWK.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung 2025 ist empfehlenswert, wenn …

  • du überwiegend an Privatkunden (B2C) verkaufst,
  • deine Investitionen gering sind (keine relevante Vorsteuererstattung),
  • du eine einfache Buchhaltung bevorzugst.

Weniger sinnvoll, wenn …

  • du viele B2B-Kunden hast, die Vorsteuer ziehen möchten,
  • du hohe Ausgaben/Investitionen planst und auf Vorsteuererstattung angewiesen bist.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Vorteil

Nachteil

Kein Ausweis/Abführen der Umsatzsteuer nötig

Keine Vorsteuererstattung möglich

Günstigere Preise für Privatkunden

Bei hohen Kosten ggf. finanzieller Nachteil

Weniger Bürokratie, einfache Buchhaltung

Wechsel zur Regelbesteuerung frühestens nach fünf Jahren

Ab 2025 auch für EU-Umsätze nutzbar

Rechnungen müssen den Hinweis auf Steuerbefreiung enthalten

Fazit: Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung 2025 ist besonders attraktiv für Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen mit niedrigen Umsätzen und geringem Kostenaufwand. Sie spart Zeit, senkt den Verwaltungsaufwand und lässt mehr Raum fürs Kerngeschäft. Ob sie zu dir passt, hängt vor allem von Kundenstruktur, Investitionsplanung und Wachstumsstrategie ab. Prüfe deine Zahlen – und entscheide bewusst.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: 5 Tipps zur Einführung, 10 entscheidende Vorteile
ERP & Finance

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: 5 Tipps zur Einführung, 10 entscheidende Vorteile

Papiergebundene Rechnungseingangsprozesse geraten durch Homeoffice und mobiles Arbeiten an ihre Grenzen. Die Lösung: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie einzuführen ist gar nicht schwer – damit das Projekt reibungslos verläuft, sollte man sich aber gut vorbereiten. Dieser Beitrag erläutert, welche Aufgaben in der Vorbereitungsphase zu erledigen sind und welche Vorteile auf Ihr Unternehmen warten.

5 Min. Lesezeit

Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte in Deutschland ganz oder teilweise von zu Hause aus. Dieses Modell wird vermutlich langfristig bestehen bleiben. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen, wie etwa die Verarbeitung von Rechnungen, laufen dennoch wie gewohnt weiter.

Doch Papierrechnungen und Homeoffice passen nicht wirklich zusammen. Deshalb sollten Unternehmen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umsteigen. Dadurch lassen sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und somit ortsunabhängig durchführen.

Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichworte: GoBD und Archivierung.

Wenn Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung (REV) digitalisieren möchten, sollten Sie vor der Installation einer entsprechenden Software die folgenden Aufgaben erledigen:

1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.).

Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.

Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.

2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest

Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?

Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:

  • Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
  • Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer voll automatisierten REV-Lösung  lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.

Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.

3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.

4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu

Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.

5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.

Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.

Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Viele Hersteller wie zum Beispiel Suiteify liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.

Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.

Zu guter Letzt ist es ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.

10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

1. Kurze Durchlaufzeiten

Mit E-Rechnungen können Sie die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörben liegen, durchlaufen elektronische Rechnungen den Prozess schnell und kostengünstig.

Die Software ermöglicht beispielsweise einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung sowie für die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können über die Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.

2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen

Durch die kurzen Durchlaufzeiten bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr „durchgeht“, fallen keine Mahngebühren mehr an.

3. Minimale Fehlerquellen

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Wechselt oder fällt ein Sachbearbeiter aus, muss ein Stellvertreter eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung hingegen digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und -zahlung individuell in Ihrer Software einstellen. Die Eingangsrechnung wird automatisch der Bestellung zugeordnet.

4. Rechtssicherheit

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsverarbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.

5. Bessere Reputation

Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Ein effizienter Rechnungs-Workflow stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.

6. Einbettung in die Gesamtprozesse

Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen, die sich vom Kauf bis zur Zahlung erstrecken. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Wenn Sie die Digitalisierung vorantreiben, schaffen Sie einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten Sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.

7. Zentral speichern, schnell finden

Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.

8. Automatisierung

Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein. So erledigen Sie die Rechnungseingangsverarbeitung im Nu. Sie können beispielsweise Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen zusammenführen.

9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen

Müheloses Reporting auf Knopfdruck – schnell und unkompliziert: Das ist nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung möglich.

10. Dezentrales Arbeiten

Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn Homeoffice ist mit Papierbelegen kaum möglich. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung macht hingegen standortunabhängig. Überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, können die Prozessbeteiligten auf Rechnungen zugreifen und sie bearbeiten – egal, ob sie sich im Homeoffice oder unterwegs befinden.

Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungverarbeitung

Mit einer webbasierten Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, einer Finanzbuchhaltungssoftware, einem integrierten DMS, einem Scanner und einer Verfahrensdokumentation verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab. Dabei ist es egal, ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Schritt für Schritt Ihren Bearbeitungsprozess. Dadurch eröffnen sich Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere und integrierte Prozesse, die Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis ermöglichen.

Gesetzliche Änderungen 2022: Sechs wichtige Neuerungen für Unternehmen
Recht & Compliance

Gesetzliche Änderungen 2022: Sechs wichtige Neuerungen für Unternehmen

Das Jahr 2022 bringt für viele Betriebe Neuerungen mit sich – und das nicht nur im Bereich der Entgeltabrechnung. Hier eine kleine Auswahl wichtiger Änderungen 2022, die Unternehmer kennen sollten.

5 Min. Lesezeit

Neues Jahr, neue Regeln: Arbeitgeber kennen das Spiel bereits aus dem Bereich der Lohnabrechnung. Doch auch abseits der Entgeltabrechnung gibt es diesmal eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen. Dieser Beitrag nennt sechs gesetzliche Änderungen 2022, die zwar kein Schlagzeilen-Potenzial haben, aber dennoch viele Betriebe betreffen.

E-Rechnungspflicht in weiteren Bundesländern

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen des Bundes oder des Bundeslands Bremen erfüllen, für die Abrechnung ihrer Leistungen eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Seit Jahresbeginn 2022 gilt diese E-Rechnungspflicht auch in den folgenden Bundesländern:

Baden-Württemberg

Unternehmen, die Leistungen für Behörden des Landes oder andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Hochschulen oder Kommunen) erbringen, müssen ihre Rechnungen nun digital beim Zentralen Rechnungseingang (ZRE) Baden-Württemberg einreichen. Dies kann per Hochladen oder E-Mail geschehen. Die Rechnungen müssen elektronisch in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Eine Bilddatei reicht nicht aus, ein PDF-Dokument nur dann, wenn es mindestens die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Rechnungen an die Kommunalverwaltung.

Serviceportal Baden-Württemberg

Hamburg

Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber des Bundeslands Hamburg sind seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung zu übermitteln. Dies gilt in der Regel ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Warenlieferungen und Leistungen sowie ab 3.000 Euro bei Bauleistungen. Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per E-Mail.

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Hamburg

Saarland

Im Saarland sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführen und wenn der Auftraggeber am zentralen E-Rechnungseingang teilnimmt. Die Rechnungen sind im strukturierten XRechnung-Format entweder über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz hochzuladen oder als E-Mail-Anhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de zu versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto sowie die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag).

Informationsportal des Saarlands

Ende der Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen

Zu den wichtigen Änderungen 2022 zählt das Auslaufen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung für alte Registrierkassen (vgl. Artikel 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Elektronische Registrierkassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2019 gekauft wurden und nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, dürfen demzufolge nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Betroffene Unternehmer sollten daher unbedingt im Laufe dieses Jahres eine TSE-fähige Kasse einführen und diese spätestens ab 1. Januar 2023 einsetzen. Wer ab 2023 weiterhin seine alte Kasse verwendet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Änderungen bei den Meldungen zur Intrahandelsstatistik

Neuerungen gibt es 2022 auch bei der Intrahandelsstatistik. Diese verpflichtet Unternehmen, für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr statistische Meldungen abzugeben, sogenannte Intrastat-Meldungen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten hierfür neue Vorgaben:

  • Unter anderem ist ab dem Berichtsmonat Januar 2022 eine geänderte Nummerierung der in den Intrastat-Meldungen verwendeten Geschäftsarten („Art des Geschäfts“, kurz: AdG) zu beachten. Auch hat sich in einigen Bereichen die genaue Definition der Geschäftsarten geändert.
  • Bei Versendungen aus Deutschland müssen nun Ursprungsangaben in Form einer Ländercodierung gemeldet werden. Bis Ende 2021 war die Ursprungsangabe nur bei Verbringungen nach Deutschland vorgeschrieben.
  • Des Weiteren muss bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Warenempfängers gemeldet werden.
  • Ebenfalls neu ist, dass nun pro unterschiedlichem Empfänger und unterschiedlichem Ursprungsland der Waren eigene Meldungen notwendig sind. Warenbewegungen dürfen nur noch zusammengefasst werden, wenn alle Länderangaben (Bundesland, Bestimmungs-/Versendungsland, Ursprungsland), die Geschäftsart, der Verkehrszweig und die Warennummer (bei Versendung: Umsatzsteuer-ID des Warenempfängers) übereinstimmen.

Über die Details der veränderten Berichtspflichten informiert das Statistische Bundesamt in einem Änderungsleitfaden.

Zusätzliche Rücknahmepflichten für den Handel durch neues ElektroG

Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) erlegt Herstellern und Vertreibern von Elektrogeräten seit 2005 verschiedene Rücknahme- und Informationspflichten auf. Per Novelle vom Mai 2021 wurde das ElektroG in mehreren Punkten nachgeschärft bzw. erweitert. Beispielsweise werden ab dem 1. Juli 2022 auch Lebensmittelhändler (z. B. Supermärkte und Discounter) mit einer Gesamtverkaufsfläche von mindestens 800 Quadratmetern verpflichtet sein, alte Elektrogeräte kostenlos zurücknehmen, soweit sie regelmäßig Neugeräte anbieten.

Neu ist auch die Pflicht für Onlinehändler, ihren Kunden beim Verkauf bestimmter Elektrogeräte (z. B. Kühlschränke, Fernsehgeräte, Waschmaschinen) die Möglichkeit einzuräumen, ein entsprechendes Altgerät direkt und kostenlos über den ausliefernden Logistikdienstleister zurückzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das novellierte ElektroG rücknahmepflichtige Händler, verstärkt über die Rückgabemöglichkeiten zu informieren.

Weitere Informationen zu den Änderungen durchs ElektroG

Erweiterte Pfandpflicht und weitere Änderungen für die Gastronomie

Eine der wichtigen Änderungen 2022 für Handel und Gastronomie ist die seit dem 1. Januar 2022 geltende Pfandpflicht für Getränke in Dosen oder Einwegkunststoffflaschen mit einem Volumen von bis zu drei Litern. Die erweiterte Pfandpflicht beseitigt viele Ausnahmen, die bis Ende 2021 für Spirituosen, Wein und mehrere Nischenprodukte galten.

Bereits im Umlauf befindliche pfandfreie Verpackungen dürfen in der ersten Jahreshälfte 2022 aber noch eingeschränkt verkauft werden. Ab 2024 wird die Pfandpflicht auch Milchgetränke in Plastikflaschen betreffen.

Darüber hinaus müssen sich Imbissbetreiber, Lieferdienste und andere Gastronomiebetriebe, die „Essen-to-go“ anbieten, auf weitere Neuerungen einstellen. Ab 2023 müssen sie nämlich Kunden, die Speisen mitnehmen oder bestellen, Mehrwegbehälter für den Transport zur Verfügung stellen.

Sehr kleine Betriebe mit maximal fünf Beschäftigten und Verkaufsfläche von höchstens 80 Quadratmetern (z. B. Imbissbuden, Kioske) werden die Speisen ausnahmsweise auch in mitgebrachte Behälter abfüllen dürfen.

Verbot für leichte Plastiktüten im Handel

Einzelhändler dürfen seit Anfang Januar 2022 keine leichten Plastiktüten mit einer Wandstärke zwischen 15 und 50 Mikrometern an Kunden ausgeben. Bei Verstößen gegen das Verbot drohen Bußgelder. Die sogenannten Knotenbeutel für den Transport von Gemüse oder Obst dürfen jedoch weiterhin angeboten werden. Voraussetzung ist, dass die Wandstärke dieser Plastikbeutel den Grenzwert von 15 Mikrometern nicht überschreitet.

Digitale Buchführung - so lassen sich Prozesse optimieren
ERP & Finance

Digitale Buchführung - so lassen sich Prozesse optimieren

Viele kleine und mittelständische Unternehmen erledigen einen Großteil der Aufgaben in der Finanzbuchhaltung papierbasiert und manuell. Das kostet Geld und Zeit. Digitale Buchführung schafft Abhilfe. Was sie für Kreditnehmer, Auftraggeber und Lieferanten so attraktiv macht und wie sie Buchhaltungsprozesse optimiert.

5 Min. Lesezeit

Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt.

Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten.

Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Seit dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.

Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht

Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.

Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.

Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. So hat sich der Kreditprozess deutlich beschleunigt.

Hinsichtlich des Berichtsumfangs und der Informationstiefe hat sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts geändert. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.

Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sein sollten, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten.

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Das Herzstück der digitalen Buchführung: die E-Rechnung

Die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.

Die europäischen Vorgaben sollten in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.

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Praktische Vorteile durch digitale Buchführung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.

Digitale Buchführung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren

In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen verlieren die Mitarbeitenden Zeit und Energie, weil sie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich. Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.

Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:

  • Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
  • Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
  • Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.

Digitale Buchführung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern

Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.

Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.

Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.

Digitale Buchführung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren

Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen.

Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen („wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen.

Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeitenden den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.