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Buchhaltung im Griff: Vorschriften, Abschlüsse und effiziente Abläufe für Finanzteams.

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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen
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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen

5 Min. Lesezeit

Viele Projektbeteiligte, Teil- und Abschlagsrechnungen sowie umfangreiche Nachweise sorgen dafür, dass Rechnungsprozesse in der Baubranche schnell unübersichtlich werden. Rechtssicher bleiben müssen sie trotzdem. Die E-Rechnung wird deshalb zu einem Schlüsselfaktor: Sie standardisiert den Rechnungsaustausch, erleichtert die grenzüberschreitende Zusammenarbeit und bringt neben den nationalen Vorgaben auch auf europäischer Ebene Vorteile.

Rechtlicher Hintergrund: schrittweise Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ab einem Betrag von 1.000 Euro im XRechnungs-Standard erstellen und übermitteln. 

Für den unternehmerischen B2B-Bereich gilt eine eigene, gestaffelte Zeitschiene. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt dies unabhängig vom Jahresumsatz. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Was eine E-Rechnung ist

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnung jedes Dokument, das über eine Lieferung oder Leistung abrechnet, unabhängig von der Bezeichnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. Übermittelt werden kann sie über verschiedene digitale Kanäle wie zum Beispiel E-Mail oder Online-Portale, solange die strukturierten Daten dabei ohne Medienbruch weiterverarbeitbar bleiben.

Welche Formate zulässig sind

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x) als gängige, zulässige E-Rechnungsformate etabliert. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Für Menschen ist sie ohne Viewer oder Software nicht direkt lesbar, dafür eignet sie sich sehr gut für die automatisierte elektronische Verarbeitung. 

ZUGFeRD 2.x ist dagegen ein hybrides Format, das neben einer PDF-Sichtkomponente eingebettete XML-Daten enthält. Dadurch bleibt sie für Menschen lesbar und ist gleichzeitig maschinell auswertbar. Steuerrechtlich maßgeblich ist nur der XML-Teil. In der Praxis lohnt es sich, das Format klar zu benennen, etwa als „Rechnung im Format ZUGFeRD“, um Verwechslungen mit einer herkömmlichen PDF-Rechnung zu vermeiden. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Warum die E-Rechnung für Bauunternehmen relevant ist

Durch die Einführung der E-Rechnung werden elektronische Rechnungsprozesse zum Standard, auch für private Unternehmen. Für Bauunternehmen bedeutet die Umstellung die Chance, Rechnungen schneller Bauvorhaben, Abschlägen und Nachträgen zuzuordnen und den Prüfprozess zu beschleunigen.

Vorteile für die Baubranche

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Chancen:

Statt Papierstapeln für Abschlags- und Schlussrechnungen laufen Rechnungen digital durch. Das spart Druck- und Portokosten, senkt den Ablageaufwand und beschleunigt die Weitergabe an Bauleitung, Projektleitung und Buchhaltung. Durch transparente Prozesse werden Bearbeitung und Zahlungseingänge schneller, und eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung eröffnet zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten. Manuelle Erfassungsfehler in buchhalterischen Prozessen lassen sich so vermeiden.

Beschleunigte Abläufe erleichtern zudem die fristgerechte Bezahlung und damit die Nutzung von Skonto-Potenzialen. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse funktionieren außerdem mobil, direkt von der Baustelle aus, was Effizienzgewinne für Betriebe im Baugewerbe schafft. Nicht zuletzt trägt die papierlose Verarbeitung zur Nachhaltigkeit bei und stärkt als zeitgemäße Außenwirkung das Image gegenüber Geschäftspartnern.

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung rechtskonform ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein: Authentizität, also die eindeutige Identifizierbarkeit des Rechnungsstellers, Integrität im Sinne der Unveränderbarkeit des Inhalts, Lesbarkeit und Revisionssicherheit auch nach Jahren sowie die Einhaltung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff. Betriebe sollten deshalb prüfen, ob ihre Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Software diese Anforderungen erfüllt und die Prozesse revisionssicher abbildet.

GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrung

Die Einführung der E-Rechnung allein reicht nicht aus, auch die rechtssichere Archivierung nach GoBD ist Pflicht. E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Für die Buchführung gilt weiterhin der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“, und im Prüfungsfall müssen Rechnungen vollständig und zeitnah bereitgestellt werden. Maßgeblich ist, dass E-Rechnungen elektronisch im Originalformat archiviert werden. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien sind nicht GoBD-konform.

Im Einzelnen bedeutet das: Die Archivierung muss unverändert erfolgen, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen am Dokument. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung abgelegt. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält. 

Im Prüfungsfall müssen die Unterlagen elektronisch auswert- und bereitstellbar sein. Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Pflichten liegt beim Unternehmen selbst, auch wenn Steuerberatung oder externe Dienstleister eingebunden sind. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist deshalb dringend zu empfehlen, um Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sicherzustellen.

So gelingt die Einführung im Betrieb

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren. Zunächst gilt es, die rechtlichen Vorgaben zu klären und zu prüfen, ob die bestehenden Prozesse GoBD-konform sind. Anschließend werden Software und IT-Systeme angepasst, um Dokumentenmanagement und digitale Archivierung sicherzustellen. Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden informiert: Schulungen und klare Abläufe für den elektronischen Rechnungsempfang und -versand schaffen Sicherheit im Tagesgeschäft. Wer schließlich schrittweise startet, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten, erleichtert sich den Umstieg zusätzlich.

Fazit: Jetzt handeln und Chancen nutzen

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Der Empfang ist im B2B-Bereich in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, der Versand folgt gestaffelt ab 2027 und 2028. Wer jetzt handelt, hält nicht nur gesetzliche Vorgaben ein, sondern optimiert zugleich seine Geschäftsprozesse und sichert sich Wettbewerbsvorteile. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihr Unternehmen passend zu den kommenden Umstellungsschritten aufzustellen. Mit den richtigen Systemen und Prozessen wird die Umstellung nicht zur bloßen Pflichtaufgabe, sondern zu einer echten Chance.

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Bau

Ab wann müssen Bauunternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 unabhängig vom Jahresumsatz.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? 

Ja. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Welche E-Rechnungsformate sind für Bauunternehmen zulässig? 

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x etabliert. XRechnung ist ein reines XML-Format, das ohne Viewer für Menschen nicht direkt lesbar ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF-Sichtkomponente und eingebetteten XML-Daten, wobei steuerrechtlich nur der XML-Teil maßgeblich ist. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Welche rechtlichen Kriterien muss eine E-Rechnung erfüllen? 

Eine E-Rechnung muss authentisch sein, also den Rechnungssteller eindeutig identifizierbar machen, inhaltlich unveränderbar (Integrität) sowie lesbar und auch nach Jahren revisionssicher bleiben. Zusätzlich müssen die GoBD eingehalten werden, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff.

Wie lange müssen Bauunternehmen E-Rechnungen aufbewahren? 

E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Sie müssen elektronisch im Originalformat gespeichert werden, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien gelten nicht als GoBD-konform.

Müssen Aufmaß, Lieferscheine und Leistungsnachweise mit archiviert werden? 

Ja. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung archiviert. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält.

Wie gelingt die Einführung der E-Rechnung im Bauunternehmen? 

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren: zunächst die rechtlichen Vorgaben klären und die GoBD-Konformität bestehender Prozesse prüfen, anschließend Software und IT-Systeme für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung anpassen, danach Mitarbeitende durch Schulungen und klare Abläufe einbinden und schließlich schrittweise starten, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten.

Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen
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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen

5 Min. Lesezeit

Die Leistung entsteht auf der Baustelle, der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich in den Zahlen im Büro. Ein gut organisiertes Rechnungswesen im Baubetrieb hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern. So lassen sich finanzielle Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Doch gerade die Organisation der Kostenstellen bereitet vielen Bauunternehmen Schwierigkeiten. Dabei sind Kostenstellen ein zentrales Instrument, um zu erkennen, wo Kosten entstehen, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und fundierte Entscheidungen in der Kalkulation und Baustellensteuerung zu treffen.

Organisation als Grundlage des Rechnungswesens

Ein schlüssiges Rechnungswesen beginnt mit einer klaren Organisation. Dr. Christian Keidel, Dipl. oec. Rainer Koßmann und Klaus Roth beschreiben in ihrem Werk „Rechnungswesen im Baubetrieb" (BRZ Deutschland GmbH, 1. Auflage, 2019, S. 18), dass „Organisation des baubetrieblichen Rechnungswesens hier die Entwicklung eines durchdachten kaufmännischen Konzepts zur Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsvorfällen bedeutet, das einerseits den gesetzlichen Anforderungen (z. B. HGB, Steuerrecht, GoBD) genügen muss, andererseits aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte einbeziehen soll".

Auf dieser Organisation baut die Baubetriebsrechnung auf. Sie liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und besteht aus mehreren Teilrechnungen:

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
  • Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat sie verursacht?
  • Leistungsrechnung: Welche Leistungen wurden erzielt?
  • Ergebnisrechnung: Wie ist das Betriebsergebnis zustande gekommen?

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten wann in welcher Höhe im Betrieb entstanden sind. Hierfür werden alle Kosten systematisch gesammelt und anhand von Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erfasst. Eine klare Gliederung in Kostenarten, etwa Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen, sowie ein sinnvoller Kontenrahmen bilden die Grundlage.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern auch bei Analysen, zum Beispiel um Kostensteigerungen zu erkennen oder Einsparpotenziale aufzudecken. Man unterscheidet dabei zwischen Einzelkosten, die direkt einem Projekt oder Produkt zuordenbar sind, und Gemeinkosten, die sich nur indirekt zurechnen lassen. Kleinere Bauunternehmen können die Gliederung vereinfachen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, solange eine klare und konsistente Struktur gewährleistet bleibt.

Was sind Kostenstellen im Baubetrieb?

Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung und Leistungserbringung. Der Ort der Kostenentstehung (und Leistungserbringung) wird deshalb als Kostenstelle bezeichnet. Die Einteilung kann sich an verursachungsgerechter Kostenerfassung, Verantwortungsbereichen oder räumlichen Gegebenheiten orientieren. Die Kostenstellenrechnung beantwortet damit die zentrale Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und liefert die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, zum Beispiel Baustellen, Projekte, ein Bauhof oder interne Abteilungen. Direkt zuordenbare Kosten werden sofort auf die jeweilige Kostenstelle gebucht. So können einzelne Projekte betriebswirtschaftlich bewertet oder mehrere Kostenstellen gruppiert betrachtet werden, etwa Hochbau, Tiefbau oder Straßenbau.

Arten von Kostenstellen

Man unterscheidet zwischen produzierenden beziehungsweise leistenden Kostenstellen und nichtproduzierenden Kostenstellen:

  • Hauptkostenstellen sind Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird.
  • Hilfskostenstellen wie Bauhof, Geräte oder Baumaschinen unterstützen die Hauptkostenstellen.
  • Nebenkostenstellen, etwa betriebseigene Beton- oder Kieswerke, beliefern überwiegend intern, können aber auch externe Leistungen verkaufen.
  • Nichtproduzierende Kostenstellen umfassen die Verwaltung und Geschäftsleitung sowie sonstige Gemeinkostenstellen wie IT oder interne Dienste.

Gemeinkosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden mithilfe einer Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

Kostenstellenplan: Struktur und jährliche Aktualisierung

Alle Kostenstellen werden in einem Kostenstellenplan festgehalten, oft numerisch strukturiert. Dieser Plan sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Organisation und Projekten abzubilden. Idealerweise wird zudem jeder Ein- und Ausgangsbeleg bereits beim Buchen einer Kostenstelle zugeordnet. So lassen sich Kosten und Leistungen genau dort auswerten, wo sie entstanden sind. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Baustellen- und Unternehmenssteuerung.

Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat die Kosten verursacht?

Die Kostenträgerrechnung klärt, wofür die Kosten angefallen sind und wer oder was sie verursacht hat. Sie baut auf den Informationen aus der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung auf: Einzelkosten wie Material oder Löhne werden direkt dem Kostenträger zugeordnet, Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt.

In der Baubranche ist der Kostenträger in der Regel das jeweilige Bauprojekt oder eine Baustelle. Bei komplexen Bauvorhaben lassen sich auch einzelne Bauabschnitte getrennt betrachten. Neben der stückbezogenen Kostenträgerrechnung, etwa bei Fertigbauteilen, kann in Bauunternehmen zudem eine zeitbezogene Rechnung sinnvoll sein, um Kosten über bestimmte Bauphasen hinweg zu verfolgen.

Fazit

Die Kostenrechnung bildet das Fundament für ein belastbares und aussagekräftiges Bau-Rechnungswesen. Sie liefert klare Antworten auf die Fragen, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und wer sie verursacht. Kostenstellen helfen dabei, Kosten transparent zuzuordnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Steuerung zu treffen. Damit schaffen Bauunternehmen eine sichere Grundlage für Kalkulation, Projektsteuerung und unternehmerische Entscheidungen.

Häufige Fragen zu Kostenstellen und Kostenrechnung im Baubetrieb

Was versteht man unter Kostenstellen im Baubetrieb? 

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, in denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, etwa Baustellen, Projekte, der Bauhof oder interne Abteilungen. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und schafft damit die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Warum sind Kostenstellen für Bauunternehmen wichtig? 

Kostenstellen machen sichtbar, wo Kosten entstehen, und ordnen Verantwortlichkeiten klar zu. So lassen sich einzelne Baustellen oder Projekte betriebswirtschaftlich bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Baustellensteuerung treffen.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es im Baubetrieb? 

Man unterscheidet Hauptkostenstellen wie Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird, Hilfskostenstellen wie Bauhof oder Baumaschinen, die die Hauptkostenstellen unterstützen, Nebenkostenstellen wie betriebseigene Beton- oder Kieswerke sowie nichtproduzierende Kostenstellen wie Verwaltung, Geschäftsleitung oder IT.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung? 

Die Kostenartenrechnung zeigt, welche Kosten entstanden sind, etwa für Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen. Die Kostenstellenrechnung zeigt, wo diese Kosten angefallen sind, zum Beispiel auf welcher Baustelle. Die Kostenträgerrechnung zeigt, wer oder was die Kosten verursacht hat, in der Regel das jeweilige Bauprojekt.

Wie werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt? 

Kosten, die sich nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden über eine Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilt.

Was ist ein Kostenstellenplan und wie oft sollte er aktualisiert werden? 

Der Kostenstellenplan hält alle Kostenstellen eines Unternehmens fest, meist in einer numerisch strukturierten Übersicht. Er sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und an Änderungen in Organisation und Projekten angepasst werden, damit Kosten weiterhin präzise ausgewertet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?

Einzelkosten lassen sich direkt einem Projekt oder Produkt zuordnen, etwa Materialkosten für eine bestimmte Baustelle. Gemeinkosten, wie Verwaltungskosten, lassen sich nur indirekt zurechnen und werden über eine Umlage auf die Kostenstellen verteilt.

Welche Rolle spielt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)? 

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten systematisch auf die einzelnen Kostenstellen. Er schafft eine Übersicht über die Kostenverteilung im Unternehmen und ist damit ein zentrales Werkzeug der Kostenstellenrechnung im Baubetrieb.

Wie sollten kleinere Bauunternehmen ihre Kostenstellen organisieren? 

Kleinere Bauunternehmen können ihre Kostenstellenstruktur vereinfachen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Gliederung klar und konsistent bleibt, damit Kosten weiterhin verlässlich ausgewertet und verglichen werden können.

Was bedeutet die Baubetriebsrechnung insgesamt? 

Die Baubetriebsrechnung liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und umfasst mehrere Teilrechnungen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung, die Leistungsrechnung und die Ergebnisrechnung. Gemeinsam zeigen sie, welche Kosten entstanden sind, wo sie anfielen, wer sie verursacht hat, welche Leistungen erzielt wurden und wie sich das Betriebsergebnis zusammensetzt.

E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen
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E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028. Gleichzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. Juli 2025 die GoBD aktualisiert und dabei die Archivierung elektronischer Rechnungen sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert. Dieser Beitrag ordnet beide Themen ein und zeigt, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. In Deutschland wurden diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Darstellungen wie „.tif“ oder „.jpeg“ erfüllen diese Vorgaben nicht, selbst wenn sie die Rechnungsinhalte vollständig zeigen. Entscheidend ist, dass das Format eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen leisten das nicht. Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, bleiben aber während der Übergangsfristen unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz ohne für Menschen lesbare Sichtkomponente. Buchhaltungssoftware kann die Daten dennoch zur Prüfung sichtbar machen. XRechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Standard und werden meist über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus XML-Teil und PDF-Teil im Format PDF/A-3, das für Maschinen und für Menschen gleichermaßen lesbar ist. Seit Version 2.1.1 ist das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Bei hybriden Formaten ist für die steuerliche Verarbeitung der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können. Empfänger einer E-Rechnung können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die rechtskonforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, verarbeiten und archivieren kann.

Ausstellungspflicht: Übergangsfristen bis 2028

Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung befristet bis zum 31. Dezember 2026 auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dafür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.

Diese Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das EDI-Verfahren bleibt übergangsweise nutzbar: Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden. Diese Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern lediglich die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Rechtliche Grundlage und Meldesystem

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit Änderungen im Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV.

Hintergrund ist auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland für 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, EU-weit auf 61 Milliarden Euro. Deshalb hat die Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11. März 2025 final verabschiedet, am 14. April 2025 ist es in Kraft getreten. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten eine E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung der EU zu benötigen.

Ein zentraler Baustein von ViDA ist ein EU-weites Echtzeitreporting umsatzsteuerpflichtiger Transaktionen auf Basis der E-Rechnung, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Diese Meldepflicht gilt ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; ab diesem Zeitpunkt soll die E-Rechnung zum Standard für diese Umsätze werden. Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen erst bis zum 1. Januar 2035 vollständig an die EU-Standards angeglichen werden. Die Europäische Kommission hat im Mai 2026 ein Arbeitsprogramm veröffentlicht, das die Umsetzung dieser Fristen weiter konkretisiert.

GoBD 2025: Neue Klarheit bei Archivierung und Datenzugriff

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein aktualisiertes BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht. Es konkretisiert den Umgang mit E-Rechnungen, strukturierten elektronischen Dokumenten und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung. Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025.

Keine doppelte Archivierung von Ausgangsrechnungen mehr

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt nun die Möglichkeit, jederzeit eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig (vgl. GoBD Rz. 76 n. F.). Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse.

Nur der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, etwa als XRechnung oder als Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei für die GoBD-konforme Archivierung aus. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, muss auch dieses archiviert werden. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig.

Technische Zahlungsbelege nur bei Buchungsrelevanz

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen Sie nur archivieren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht (Rz. 121).

Strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte

Die GoBD 2025 erkennen strukturierte elektronische Dokumente, etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG, ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen an. Diese müssen Sie im empfangenen Dateiformat speichern. OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, gelten als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Z2 wird konkretisiert

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Sie Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen, und zwar mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ können Sie einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Eine zusätzliche Softwareentwicklung darf dafür nicht nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Daneben wurden einzelne Passagen sprachlich überarbeitet, etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) sowie kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese redaktionellen Änderungen haben keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Empfangsweg für E-Rechnungen und Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Führen Sie, sofern noch nicht vorhanden, eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, eine Anwendung für den automatisierten Empfang von Eingangsrechnungen sowie eine Software für die GoBD-konforme Archivierung ein. Ordnen Sie anschließend Ihre Ausgangsrechnungen nach Vorjahresumsatz und den geltenden Übergangsfristen ein und passen Sie Ihr Archivierungskonzept an die neuen GoBD-Vorgaben an, insbesondere bei der Frage, ob PDF-Dateien neben dem XML-Teil noch aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und lässt sich nicht mehr durch einen Widerspruch des Empfängers umgehen. Für die Ausstellung bleibt bis 2027 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, bis 2028 Zeit. Die GoBD 2025 schaffen zusätzliche Klarheit: Fakturierungssysteme müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr doppelt speichern, und bei eingehenden E-Rechnungen genügt in der Regel die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Gleichzeitig stellen die konkretisierten Regeln zum Z2-Datenzugriff neue Anforderungen an die technische Auswertbarkeit Ihrer Buchführungssysteme.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD 2025

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Formate wie „.tif“ oder „.jpeg“ ermöglichen keine automatische elektronische Verarbeitung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Während der Übergangsfristen bleiben solche Formate unter bestimmten Voraussetzungen dennoch zulässig.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025. Empfänger können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen, unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen muss.

Bis wann dürfen Unternehmen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen? 

Bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig und verbreitet? 

Vor allem XRechnung, ein rein strukturierter XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus XML- und PDF-Teil. Für die steuerliche Verarbeitung ist bei ZUGFeRD der XML-Teil maßgeblich.

Wie lange kann das EDI-Verfahren noch genutzt werden? 

Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden, sofern sie die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Müssen Ausgangsrechnungen künftig noch doppelt archiviert werden? 

Nein. Erstellen Sie Rechnungen über ein Fakturierungssystem, das jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann, ist eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier nicht mehr erforderlich.

Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich das PDF archiviert werden? 

Im Regelfall nicht. Enthält die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert, genügt deren Archivierung. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke oder Signaturen, muss auch dieses aufbewahrt werden.

Wann müssen technische Zahlungsbelege archiviert werden? 

Nur dann, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Rein technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nach den GoBD 2025 nicht der Archivierungspflicht.

Was bedeutet der Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen? 

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen Unternehmen Prüfern eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem mithilfe vorhandener Softwarefunktionen bereitstellen oder einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Ist das nicht möglich, kann der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) verlangen.

Wann kommt das EU-weite Meldesystem für B2B-Umsätze? 

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) gilt die Echtzeit-Meldepflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Bestehende nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Standards angeglichen werden. Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 verabschiedet und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

Controlling in KMU: Effektive Steuerung mit Finanzkennzahlen
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Controlling in KMU: Effektive Steuerung mit Finanzkennzahlen

Beim Controlling und der Unternehmenssteuerung durch Finanzkennzahlen geht es um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb ist es auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ratsam, ein angepasstes Kennzahlensystem zu entwickeln. Die positive Nachricht: Wenige Kennzahlen genügen und ihre Bestimmung ist kein komplizierter Prozess.

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In kleinen und mittelständischen Unternehmen bleibt im hektischen Tagesgeschäft oft wenig Zeit für Controlling. Der Fokus liegt auf der Buchhaltung und der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Gleichzeitig gibt es immer mehr Daten über das Unternehmen, den Markt und die Kunden. Diese Daten können, wenn sie zu Finanzkennzahlen zusammengefasst werden, ein wertvolles Instrument für die Unternehmenssteuerung sein.

Die Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kann jedoch abschreckend wirken. Dennoch lohnt es sich dranzubleiben: Mit wenigen, aber den richtigen Kennzahlen können KMU entscheidende Hilfestellungen erhalten. Sie helfen dabei, strategische Ziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Finanzkennzahlen als Frühwarnsystem und Grundlage für die Zielerreichung

Finanzkennzahlen bieten einen kompakten Einblick in den Zustand eines Unternehmens und zeigen auf, wo Probleme auftreten könnten und wie gegengesteuert werden kann. Sie helfen dabei, unangenehme Überraschungen wie Liquiditätsengpässe oder verpasste Trends zu vermeiden und den guten Ruf bei der Hausbank zu bewahren.

Unternehmen, die auf das Monitoring von Finanzkennzahlen verzichten, haben kein Frühwarnsystem und laufen Gefahr, langfristige strategische Ziele aus den Augen zu verlieren. Nur durch ein effektives Controlling bleiben diese Ziele präsent und können in den täglichen Entscheidungen berücksichtigt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es daher entscheidend, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die relevanten Schlüsselkennzahlen (KPI) gezielt auszuwählen. Oftmals genügt bereits eine Handvoll Finanzkennzahlen.

Um das Controlling zu erleichtern und die Kennzahlen effizient zu berechnen und bereitzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von Finanzbuchhaltungssoftware. Sie automatisiert die Datenerfassung und -berechnung der Kennzahlen und spart somit Zeit und Aufwand.

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Grundlegende Kennzahlen zur Beurteilung der Finanzstabilität und Ertragskraft

Welche KPIs sind die richtigen? Es gibt bestimmte monetäre Kennzahlen, die jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, im Auge behalten sollte. Die folgenden vier Kennzahlen bilden eine solide Grundlage für die Bewertung der finanziellen Stabilität und Ertragskraft eines Unternehmens:

  1. Eigenkapitalquote: Diese Kennzahl gibt an, wie viel Eigenkapital im Verhältnis zum Gesamtkapital eines Unternehmens vorhanden ist. Eine höhere Eigenkapitalquote bedeutet eine größere finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit von Fremdkapitalgebern. Dies zeigt auch die Fähigkeit des Unternehmens, Rückschläge zu bewältigen.
  2. Gesamtkapitalrendite: Diese Kennzahl zeigt, wie rentabel das gesamte im Unternehmen eingesetzte Kapital (Eigen- und Fremdkapital) ist. Eine höhere Gesamtkapitalrendite bedeutet effizientere Kapitalnutzung und macht das Unternehmen attraktiver für potenzielle Investoren.
  3. Cashflow: Der Cashflow zeigt, in welchem Maße ein Unternehmen Finanzmittel aus eigener Kraft erwirtschaftet, um sich selbst zu finanzieren. Dies ist besonders wichtig für Kreditgeber. Die Cashflow-Rate gibt an, welcher Teil des Umsatzes im Unternehmen verbleibt und für Investitionen, Kapitalrückzahlung und Gewinnausschüttung verwendet werden kann. Sie zeigt auch, wie flexibel das Unternehmen bei Preisschwankungen ist, ohne in Liquiditätsengpässe zu geraten. Eine höhere Cashflow-Rate ermöglicht es dem Unternehmen, zukünftige Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren.
  4. Schuldentilgungsdauer: Diese Kennzahl gibt an, wie lange ein Unternehmen benötigen würde, um seine aktuellen Verpflichtungen ausschließlich mit seinem erwirtschafteten Cashflow zurückzuzahlen. Eine kürzere Schuldentilgungsdauer bedeutet eine höhere Kreditwürdigkeit des Unternehmens, reduziert die Zinsbelastung und schafft mehr Spielraum im Cashflow für Investitionen.

Unternehmensspezifische Finanzkennzahlen

Neben diesen allgemeinen finanziellen Messgrößen benötigt jedes Unternehmen individuelle Finanzkennzahlen. Die Auswahl dieser Kennzahlen hängt in erster Linie von den Unternehmenszielen ab, da sie diese abbilden und deren Erfüllung messbar machen sollen.

Zusätzlich lassen sich auch aus der gegenwärtigen Phase des Unternehmens sinnvolle Kennzahlen ableiten. Zum Beispiel könnte für wachsende Unternehmen die Umsatzsteigerungsrate relevant sein.

Weitere passende Kennzahlen ergeben sich aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen etwa könnte Kennzahlen zur Betriebsmittelproduktivität verwenden, während für ein Handelsunternehmen Größen wie der Umsatz pro Verkaufsfläche von Interesse sein könnten.

Es ist entscheidend, dass jedes Kennzahlensystem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Bei der Kennzahlenauswahl kann die folgende Liste von Kriterien helfen, die jede Kennzahl erfüllen sollte.

Kriterien, die jede Kennzahl erfüllen sollte

  • Die Kennzahl bezieht sich auf wichtige unternehmerische Tatbestände.
  • Für die Kennzahl lässt sich ein Ziel bzw. ein Zielwert festlegen, der dann mit dem Ist-Wert verglichen wird.
  • Die Kennzahl ist so weit wie sinnvoll möglich komprimiert.
  • Die zur Ermittlung der Kennzahl notwendigen Daten stehen im geforderten zeitlichen Rhythmus zur Verfügung.
  • Die Kennzahl kann in einer angemessenen Zeit ermittelt und interpretiert werden.
  • Die Aussage der Kennzahl ist eindeutig und leicht verständlich. Alle beteiligten Personen sind sich einig über die Bedeutung und Interpretation der Kennzahl.

Cockpit-Software: Schneller Überblick und mehr Zeit für Entscheidungen

Sobald die richtigen Kennzahlen identifiziert und aktuelle Werte verfügbar sind, gilt es, diese für Entscheidungsträger verständlich aufzubereiten. Hierbei steht die Übersichtlichkeit an erster Stelle. Die Unternehmenslage und verschiedene Zielerreichungsgrade müssen auf den ersten Blick ersichtlich sein. Digitale Lösungen wie Cockpit-Software bieten hier eine effektive Lösung: Sie visualisieren die KPIs mit Diagrammen, Ampel-Darstellungen, Grafiken und anderen Elementen. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick und verschafft Managern und Führungskräften mehr Zeit für das Wesentliche: die Interpretation und Diskussion der Zahlen sowie die Ableitung von Entscheidungen im Bereich der Unternehmenssteuerung.

Fazit: Mit Finanzkennzahlen zu steuern lohnt sich für KMU

Finanzkennzahlen dienen als wichtige Wegweiser und Frühwarnsysteme. Daher ist es für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend, einige wenige, individuell relevante Kennzahlen zu identifizieren und im Auge zu behalten. Die passende Software unterstützt nicht nur bei der Berechnung, sondern auch bei der anschaulichen Darstellung der Daten, was wertvolle Zeit spart. Ein schlankes Kennzahlensystem, das auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist, und eine gründliche Analyse seitens des Managements ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine langfristig verbesserte Steuerung des Unternehmens.

Betriebsprüfung vorbereiten: Tipps für einen reibungslosen Ablauf
ERP & Finance

Betriebsprüfung vorbereiten: Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Viele Firmenchefs beschleicht ein mulmiges Gefühl, wenn das Finanzamt eine Außenprüfung ankündigt. Gibt es Unregelmäßigkeiten in den Steuerunterlagen? Drohen womöglich Nachzahlungen? Dieser Beitrag gibt Hinweise und Tipps, wie Unternehmen sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können – damit beim Prüfungstermin alles glatt läuft.

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Eine Betriebsprüfung kann ein Unternehmen jederzeit treffen, sei es routinemäßig oder aus besonderem Anlass. Einen festen Turnus gibt es nicht. Viel Vorlauf leider auch nicht. Rund zwei Wochen vor dem Termin (bei Großunternehmen: vier Wochen) erhält das Unternehmen einen Brief vom Finanzamt mit der formellen Prüfungsanordnung. Die Anordnung muss unter anderem die folgenden Angaben enthalten:

  • Name des Betriebsprüfers,
  • Prüfungstermin,
  • sachlicher Prüfungsumfang,
  • zu prüfender Besteuerungszeitraum.

In den meisten Fällen findet eine Betriebsprüfung zu den üblichen Bürozeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Je nach Umfang der Unterlagen dauert sie mehrere Tage oder sogar Wochen. Prüfungszeitraum sind in der Regel die letzten drei Jahre.

Bei den Betroffenen löst die Ankündigung einer Betriebsprüfung meistens Unbehagen aus. Habe ich alles richtig verbucht? Wurde die Umsatzsteuer ausgewiesen? Ist das Fahrtenbuch korrekt geführt? Solche und ähnliche Fragen schießen Unternehmern durch den Kopf, wenn die Prüfungsanordnung der Finanzbehörde auf ihrem Schreibtisch landet.

Nun in Hektik zu verfallen, ist allerdings ebenso wenig zu empfehlen, wie den Kopf in den Sand zu stecken. Für den zu prüfenden Unternehmer gilt eine gesetzliche Auskunfts- und Mitwirkungspflicht. Jede unbedachte Äußerung gegenüber dem Prüfungsdienst der Finanzbehörde kann dabei gravierende Folgen haben. Daher sollte man sich sorgfältig auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Mit den folgenden Tipps können Sie einer Außenprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen.

1. Den Steuerberater informieren und sich mit ihm auf die Betriebsprüfung vorbereiten

Sobald sich abzeichnet, dass eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen stattfinden wird, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren. Bei Bedarf kann der Experte Ihnen helfen, die steuerlich relevanten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und sachlich korrekt für den Betriebsprüfer vorzubereiten.

2. Steuerunterlagen vor der Betriebsprüfung vollständig zusammenstellen

Bevor die Betriebsprüfung beginnt, sollten Sie alle buchhalterischen Belege aus dem festgesetzten Prüfungszeitraum zusammenstellen. Dazu gehören unter anderem die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Sach- und Personenkonten. Auch Fahrtenbücher, Kassenbücher und formale Nachweise für Betriebsausgaben (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen) sind für den Finanzbeamten von Interesse. Ebenfalls bereithalten sollten Sie wichtige Verträge. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Steuerberater.

3. Einen Raum für die Betriebsprüfung vorbereiten

Am besten stellt man dem Betriebsprüfer einen separaten abschließbaren Raum mit der üblichen Büroausstattung (Stuhl, Schreibtisch, Licht und Strom) zur Verfügung. Wichtig: In dem Raum sollten sich nur die Dokumente und Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. Sofern es in der Firma keinen geeigneten Ort gibt, kann die Prüfung auch beim Steuerberater, in der Privatwohnung des Unternehmers oder im Finanzamt stattfinden.

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4. Ansprechpartner für den Betriebsprüfer bestimmen und die Mitarbeiter instruieren

Der Betriebsprüfer darf alle Details verwenden, die er im Unternehmen aufschnappt – also auch Informationen, die er beim Smalltalk gewinnt. Unbedachte Äußerungen können weitere Prüfungen und Fragen nach sich ziehen. Legen Sie deshalb, wenn Sie die Betriebsprüfung vorbereiten, die Auskunftspersonen fest: Wer darf dem Prüfer mündlich und/oder schriftlich Auskunft erteilen? Meistens sind dies neben dem Steuerberater der Unternehmer selbst und der Buchhalter. Alle anderen Betriebsangehörigen sollten angewiesen werden, dem Finanzbeamten gegenüber keine Aussagen zu machen und keine Unterlagen offen herumliegen zu lassen.

5. Voraussetzungen für elektronischen Datenzugriff durch den Betriebsprüfer schaffen

Bereits seit 2002 dürfen die Finanzämter steuerlich relevante Daten im Rahmen von Außenprüfungen maschinell auswerten (digitale Betriebsprüfung). Bundesweit verwenden die Prüfer dazu die Analysesoftware IDEA. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, steuerlich relevante Daten, die Sie mit Ihrem EDV-System digital verarbeiten und aufbewahren, elektronisch zur Verfügung stellen. In welcher Form dies geschehen soll (siehe Infobox), teilt das Finanzamt in der Prüfungsanordnung mit.

Elektronischer Datenzugriff bei der Betriebsprüfung – die Zugriffswege

  • Datenzugriff mittels Datenträgerüberlassung: In diesem Fall ist dem Betriebsprüfer ein Datenträger mit den steuerlich relevanten Informationen auszuhändigen. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware können Sie im Vorfeld die prüfungsrelevanten Daten auslesen und im IDEA-lesbaren Format auf einem Datenträger speichern. Wenn Sie die Buchhaltung durch Ihren Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen, bis zum Prüfungstermin einen entsprechenden Datenträger zu erstellen.
  • Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer hat zudem das Recht, direkt auf das EDV-System des Unternehmens zuzugreifen. Hierzu ist ihm ein Computer bereitzustellen. Klar im Vorteil sind hier Betriebe, die ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. Über ein Benutzerprofil lässt sich nämlich genau festlegen, welche Daten der Prüfer zu sehen bekommt. So vermeiden Sie, dass der Prüfer beim Durchforsten Ihres Systems auf sensible Informationen stößt, die nicht dem Prüfungszeitraum angehören.
  • Mittelbarer Datenzugriff: Bei dieser Zugriffsvariante sollten Sie rechtzeitig einen Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen, damit dieser die prüfungsrelevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren kann.

6. Sich kooperativ verhalten

Als Unternehmer sind Sie bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Dies sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, eine Abwehrhaltung einzunehmen und eine negative Grundstimmung an den Tag zu legen. Schließlich hat der Prüfer in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, den er auch zum Nachteil des Steuerpflichtigen nutzen kann. Zeigen Sie sich daher vom ersten (telefonischen) Kontakt an kooperativ und schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre für den Prüfer. Führen Sie beispielsweise zu Beginn einen Firmenrundgang durch und erläutern Sie die betrieblichen Abläufe.

7. Eine ordnungsmäßige Buchführung sicherstellen

Das effektivste Mittel gegen Angst vor einer Betriebsprüfung ist eine ehrliche Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wer seine Belege GoBD-konform in einem DMS archiviert und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegen kann, hat bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zumindest in formaler Hinsicht nichts zu befürchten. Im Gegenteil. Je schlüssiger und nachvollziehbarer die steuerlich relevanten Daten vorliegen, desto reibungsloser dürfte die Prüfung ablaufen.

Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe
Branchen

Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe

In einer Zeit des Fachkräftemangels ist es für Bauunternehmen essenziell, motivierte Auszubildende zu gewinnen und langfristig zu binden. Im folgenden Ratgeber erfahren Sie die wichtigsten Strategien, um Azubis im Baugewerbe anzusprechen, zu fördern und zu halten.

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Brücken zur Schule bauen

Eine bewährte Methode, um Azubis für die Baubranche zu gewinnen, sind Kooperationen mit örtlichen Schulen. Hier können Unternehmen junge Talente frühzeitig entdecken und ihr Interesse für die Bauwirtschaft wecken. Praktika, Workshops und Projektwochen machen die Branche erlebbar und stärken die Bindung. Lassen Sie junge Menschen kleine Werkstücke anfertigen – so verknüpfen sie ein Erfolgserlebnis mit dem Berufsfeld, anstatt nur Informationen zu konsumieren.

Azubis online gewinnen

In der digitalen Ära ist es entscheidend, potenzielle Azubis dort zu erreichen, wo sie am aktivsten sind: im Internet, auf dem Smartphone und Tablet. Nutzen Sie Ihre Online-Präsenz, um junge Talente anzusprechen. Plattformen wie Instagram, TikTok, Facebook und LinkedIn sind wertvolle Tools, um Ihre Unternehmenskultur zu zeigen und die Vorteile einer Ausbildung im Baugewerbe hervorzuheben. Wichtig: Der Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich sein. Eine unkomplizierte Bewerbung kann den Unterschied machen.

Attraktive Ausbildungsbedingungen

Eine tarifgebundene Vergütung und gute Arbeitsbedingungen sind die Basis, um Azubis im Baugewerbe zu gewinnen. Doch junge Menschen achten heute stärker auf Themen wie Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und Zusatzangebote. Unterstützungen wie Ausbildungsförderung, Gesundheitsprogramme oder Hilfen bei schulischen Aufgaben – insbesondere bei Prüfungsvorbereitungen – sind Pluspunkte, die stark wahrgenommen werden.

Karriereentwicklung fördern

Talente wollen sich entwickeln. Um die Fluktuation zu reduzieren, sollten Unternehmen Karriereperspektiven frühzeitig aufzeigen. Weiterbildungen, Schulungen oder die Teilnahme an Fachevents helfen, Motivation und Bindung zu steigern. Wer Azubis fördert, sorgt für motivierte Mitarbeitende und stärkt gleichzeitig das eigene Know-how.

Azubis aktiv einbinden

Die aktive Einbeziehung von Auszubildenden in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Ideen steigern Motivation und Engagement. Wer Azubis das Gefühl gibt, vollwertige Teammitglieder zu sein, erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen. Positive Erfahrungen im Alltag sind ein entscheidender Faktor für die Bindung von Nachwuchskräften.

Anpassung an die digitale Generation

Die Generation Z ist mit Technologie aufgewachsen und erwartet digitale Werkzeuge auch im Berufsalltag. Bauunternehmen, die auf BIM, VR oder Drohnentechnik setzen, bieten jungen Menschen ein modernes Arbeitsumfeld und gestalten damit den Berufseinstieg attraktiver. Gerade junge Mitarbeiterende lassen sich begeistern, wenn das eigene Unternehmen mit der Zeit geht.  

Fazit

Die Gewinnung und Bindung von Auszubildenden ist im Baugewerbe mehr als nur eine strategische Aufgabe – sie ist ein entscheidender Beitrag zur Zukunftsfähigkeit jedes Unternehmens. Wer in junge Menschen investiert, bekommt mehr zurück als nur Fachkräfte: Azubis bringen neue Ideen, frische Energie und innovative Perspektiven mit. Sie gestalten aktiv die Zukunft des Betriebs mit und entwickeln sich häufig zu loyalen, langfristigen Mitarbeitenden.

Jede Mühe, die heute in Ausbildung gesteckt wird, zahlt sich morgen doppelt aus: in Form von motivierten Nachwuchskräften, die nicht nur den Fachkräftemangel abfedern, sondern auch das unternehmensspezifische Know-how sichern. Wer Ausbildung ernst nimmt, legt damit die Basis für nachhaltigen Erfolg – und setzt ein starkes Zeichen für die nächste Generation.

FAQ:

Wie können Bauunternehmen Azubis gewinnen?

Bauunternehmen gewinnen Azubis am besten durch Kooperationen mit Schulen, eine starke Online-Präsenz, einfache Bewerbungsprozesse und attraktive Ausbildungsbedingungen wie faire Vergütung, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsumgebungen.

Wie können Bauunternehmen Azubis langfristig binden?

Azubis bleiben langfristig, wenn sie aktiv eingebunden werden, klare Karriereperspektiven haben und mit digitalen Werkzeugen arbeiten können. Entscheidend sind Wertschätzung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
ERP & Finance

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben

Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.

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Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.

Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen

Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.

Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile

Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.

Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.

Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen

Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.

  • Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
  • Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.

Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten

Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:

1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei

Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.

2. Einfach automatisch abschreiben

Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.

3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.

4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten

Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.

5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten

Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.

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6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken

Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.

7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden

Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.

8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen

Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.

9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich

In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.

10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein

Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.

11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware

Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.

12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller

Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.

13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU
ERP & Finance

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend, um finanzielle Stabilität zu sichern und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Doch vielen Betrieben fehlt der strukturierte Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Das kann zu gefährlichen Zahlungslücken führen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Liquiditätsplanung im Unternehmen optimieren, Ihre Zahlungsfähigkeit sichern und mit einfachen Maßnahmen Ihre Liquidität verbessern.

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Warum ist eine gute Liquiditätsplanung für KMU so wichtig?

„Ohne Moos nichts los“ – dieses Sprichwort gilt auch für Unternehmen. Ohne ausreichende Liquidität kann ein Betrieb nicht handlungsfähig bleiben. Liquiditätsmanagement bedeutet, jederzeit zu wissen, wie viel Geld kurzfristig verfügbar ist – heute, nächste Woche und im nächsten Monat.

Gerade für kleine Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend. Sie verhindert folgenschwere Engpässe und sichert die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Was beeinflusst die Liquidität in Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab: Höhe der Außenstände, gewährte Zahlungsziele, Kapitalbindung im Lager oder Investitionen. Eine effektive Liquiditätsplanung bezieht Daten aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Warenwirtschaft ein.

10 Tipps zur Liquiditätsplanung für KMU

1. Rechnungsstellung automatisieren und beschleunigen

Verspätete Rechnungen führen zu verspäteten Einnahmen – ein klarer Nachteil für das Liquiditätsmanagement. Setzen Sie auf eine integrierte Rechnungssoftware, die Sie dabei unterstützt, Rechnungen zu erstellen, zu verbuchen und zu mahnen. So verbessern Sie Ihre Liquiditätsplanung im Rechnungswesen und sorgen für einen kontinuierlichen Geldfluss.

2. Teilzahlungen bei Projekten vereinbaren

Optimieren Sie Ihre Liquiditätsstrategie, indem Sie bei längeren Projekten Abschlagszahlungen fest vereinbaren. So finanzieren Sie nicht alles vor und sichern frühzeitig den Cashflow ab.

3. Zahlungseingänge aktiv steuern

Nutzen Sie Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte. Kurze Zahlungsziele wie „sofort netto Kasse“ erhöhen die Planbarkeit im Liquiditätsmanagement für KMU.

4. Mahnwesen automatisieren

Vermeiden Sie Liquiditätsengpässe durch konsequente Forderungsverwaltung. Moderne Buchhaltungssoftware hilft, Mahnungen automatisiert zu versenden und Forderungen im Blick zu behalten.

5. Rabatte vermeiden – Liquidität schützen

Rabatte verringern Ihre Marge und somit Ihre finanzielle Handlungsfähigkeit. Deshalb sehen Pricing-Spezialisten Rabatte kritisch. Bieten Sie lieber von Anfang an faire Preise, um Ihre Unternehmensliquidität langfristig zu sichern.

6. Skonto gezielt nutzen

Skonto ist der günstigste Kredit. Wer seine Eingangsrechnungen digital bearbeitet und früh bezahlt, spart bares Geld und verbessert die Liquiditätsplanung in kleinen Unternehmen. Um Skonti nutzen zu können, müssen Eingangsrechnungen jedoch zügig bearbeitet und bezahlt werden. Software für die Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht einen digitalen Workflow, um Eingangsrechnungen schnell durch die verschiedenen Stationen zu schleusen: formale und sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, Buchung, Überweisung.

7. Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln

Verlängern Sie Ihre Zahlungsfristen, um Ihre Liquidität effizient zu steuern. Stimmen Sie gewährte und in Anspruch genommene Fristen strategisch ab – das verbessert den operativen Cashflow.

8. Leasing und Outsourcing prüfen

Vermeiden Sie hohe Einmalkosten. Mieten statt Kaufen und Outsourcing von Nicht-Kernaufgaben schonen Ihre Liquiditätsreserven.

9. Rückstellungen für regelmäßige Ausgaben bilden

Planen Sie Ihre monatlichen Liquiditätsabflüsse realistisch ein. Rückstellungen für Löhne, Miete oder Steuern verbessern die Finanzplanung im KMU-Alltag und helfen, unerwartete Engpässe zu vermeiden.

Eine Unternehmenssoftware mit Berichtsfunktionen und Onlinebanking-Anbindung verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen. Das unterstützt Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung.

10. Lagerhaltung effizient steuern

Ein typischer Fehler, der sich negativ auf die Liquidität auswirkt, besteht darin, zu viele Waren einzukaufen. Übervolle Lager binden Kapital. Ein gutes Warenwirtschaftssystem mit Lagerverwaltung sorgt für bedarfsgerechte Bestellungen und entlastet die Liquidität. Das ist ein Schlüssel zur Liquiditätsoptimierung in KMU.

Fazit

Liquiditätsengpässe sind eine der häufigsten Ursachen für wirtschaftliche Schwierigkeiten kleiner und mittlerer Unternehmen. Mit einer gezielten Liquiditätsplanung, automatisierten Prozessen und der richtigen Software behalten KMU ihre Finanzen im Griff. Die vorgestellten Praxistipps zur Liquiditätsplanung helfen KMU, Einnahmen zu maximieren, Ausgaben zu kontrollieren und liquide zu bleiben.

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?
ERP & Finance

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?

Oft weichen das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum und das Rechnungsdatum in Rechnungen voneinander ab. Hier erfahren Sie, was es damit auf sich hat und wie Buchführungskräfte in Unternehmen sich die Arbeit erleichtern können.

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Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum – enthält eine Rechnung diesen Hinweis, ist die Buchung des entsprechenden Sachverhalts einfach. Etwas komplizierter stellt sich die Sache dar, wenn das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum unterschiedlich sind. In diesem Fall muss die Buchhaltung nämlich sicherstellen, dass die erbrachte Leistung/Lieferung und die Umsatzsteuer periodengerecht gebucht werden. Für die Buchführungskraft ist dies mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Doch schauen wir uns zunächst die wichtigsten Begriffe und Vorgaben an.

Was ist das Leistungsdatum bzw. das Lieferdatum ?

Der Form halber ist zwischen Leistungsdatum und Lieferdatum zu unterscheiden:

  • Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem der Rechnungssteller die Dienstleistung gegenüber dem Kunden komplett erbracht hat. Dienstleistungen sind gemäß § 3 Absatz 9 Umsatzsteuergesetz „sonstige Leistungen“ – also Leistungen, die keine Lieferungen sind. Deshalb werden sie in Rechnungen mit einem Leistungsdatum deklariert.
  • Vom Lieferdatum spricht man dagegen bei der Übergabe von Waren oder Produkten. Bei einem Kauf in einem Ladengeschäft gilt als Lieferdatum der Zeitpunkt, an dem der Kunde die Ware oder das Produkt in Empfang nimmt und damit die Verfügungsmacht (§ 3 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz) darüber erhält. Bei einer Bestellung via Internet wird grundsätzlich der Zeitpunkt als Lieferdatum gewertet, an dem der Verkäufer oder Dienstleister die Ware versendet.

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Weshalb ist das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum eine Pflichtangabe in Rechnungen?

Nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz ist der Zeitpunkt einer Lieferung oder sonstigen Leistung ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung. Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum muss somit in einer Rechnung stets ausgewiesen werden. Mit dieser Vorgabe will der Gesetzgeber erreichen, dass Kunden den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung klar in der Rechnung erkennen können. Dies gilt auch dann, wenn das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.

Auch im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die Angabe des Zeitpunkts einer Lieferung/Leistung wichtig, denn gemäß Kapitel 3.1 Absatz 32 GoBD müssen Unternehmen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen können (progressive und retrograde Prüfbarkeit) – und das ist nur mithilfe des Lieferdatums/Leistungsdatums möglich.

Zudem müssen Rechnungsdaten für die Finanzverwaltung leicht überprüfbar und nachvollziehbar gestaltet sein. Ist das Liefer- bzw. Leistungsdatum nicht ersichtlich, kann die Behörde auch nicht nachvollziehen, wann die Umsatzsteuer fällig und damit verbunden der Anspruch auf Vorsteuerabzug entstanden ist. Folglich kann sie den Vorsteuerabzug ablehnen.

Welche Schwierigkeiten können bei Geschäftsvorfällen mit abweichendem Lieferdatum bzw. Leistungsdatum auftreten?

In vielen Fällen weicht bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen das Rechnungsdatum vom Leistungsdatum ab.

Beispiel: Ein Kunde erhält am 5. März eine Rechnung für eine Lieferung, die er bereits im Februar bezogen hat. Die Vorsteuer kann er somit erst im Voranmeldungszeitraum März in Abzug bringen. Die gelieferte Leistung soll aber in die Auswertungen des Monats Februar einfließen, damit eine klare periodengerechte Zuordnung erfolgt.

In der Praxis sind solche Fälle an der Tagesordnung und verursachen in den Buchhaltungsabteilungen jedes Mal enormen Abstimmungs- und Kontrollaufwand.

So ist im obigen Beispiel vorzugehen:

  • Der Rechnungsempfänger bucht den Nettorechnungsbetrag im Monat Februar gesondert als Verbindlichkeit. Damit wird die entsprechende Lieferung auch im Februar in den Auswertungen ausgewiesen.
  • Die eigentliche Verbuchung der Rechnung findet anschließend im März statt. Dabei muss dann der Nettorechnungsbetrag aus dem Monat Februar wieder ausgebucht werden.

Solange lediglich ein paar Belege zu bearbeiten, ist das unproblematisch. Liegt jedoch eine größere Anzahl von Geschäftsvorfällen mit voneinander abweichendem Leistungsdatum und Lieferdatum vor, so kostet dies die Buchführungskräfte viel Aufwand – sofern sie die entsprechenden Vorgänge komplett manuell buchen.

Inwieweit kann Software helfen, den Buchungsaufwand zu reduzieren?

Moderne Finanzbuchhaltungssysteme bieten Lösungen an, mit denen man Rechnungen bei abweichendem Liefer-/Leistungsdatum einfach und sicher verbuchen kann. Durch solche Systeme entsteht ein hoher Nutzen, weil entsprechende Vorgänge standardmäßig in einem Rutsch mit den übrigen Geschäftsvorfällen bearbeitet werden können – und zwar ohne vorherige Abstimmung und Kontrolle. Zusätzlich fallen die oben erwähnten Zwischenbuchungen weg.

Rechnungen schneller bezahlt bekommen: 10 Tipps für pünktlichen Zahlungseingang
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Rechnungen schneller bezahlt bekommen: 10 Tipps für pünktlichen Zahlungseingang

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) leiden unter dem Zahlungsverzug ihrer Kunden. Das kann Liquiditätsengpässe verursachen und die Existenz des Betriebs gefährden. Hier ein paar einfache Maßnahmen, die dazu beitragen, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

5 Min. Lesezeit

Die Ware wurde geliefert, die Zahlungsfrist ist verstrichen – doch der Kunde lässt sich mit der Bezahlung Zeit. Von diesem Problem sind vor allem Mittelständler stark betroffen. Studien zufolge wird knapp jede zehnte Rechnung in Deutschland erst dann bezahlt, wenn sie überfällig ist.

Vier von fünf KMU warten oft mehr als 40 Tage auf ihr Geld. Dabei verfügt gerade der Mittelstand häufig nur über geringe finanzielle Reserven zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen. Die folgenden, einfach umsetzbaren Maßnahmen helfen KMU, ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen.

1. Achten Sie auf vollständige und korrekte Pflichtangaben

Jede Rechnung muss nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Reihe von Angaben enthalten. Fehlen diese Daten oder sind sie fehlerhaft, müssen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung schreiben. Viel Aufwand, der unnötig Zeit kostet. Wer seine Rechnungen schneller bezahlt bekommen will, sollte daher beim Ausstellen unbedingt auf formale Korrektheit achten.

Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsabsenders (einschließlich handelsrechtlich notwendiger Angaben)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
  • Detaillierte Abrechnung der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Ware
  • Netto- und Bruttobetrag
  • Mehrwertsteuerausweis bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

2. Geben Sie auf jeder Rechnung Ihre Bankverbindung an

Fehlende Formalien auf Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Doch nicht nur bei den Pflichtangaben, auch bei den „freiwilligen“ Rechnungsangaben hapert es mitunter. Beispielsweise versendet manches Unternehmen Rechnungen, ohne darauf seine Bankverbindung anzugeben. Der Rechnungsempfänger muss die Kontodaten also erst recherchieren. Schon dieser kleine Mangel kann verhindern, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

3. Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen

Ein weiterer Grund dafür, dass Unternehmen länger als nötig auf ihr Geld warten: sie schreiben noch Rechnungen auf Papier. Ausdrucken, eintüten und dann der Postversand – all das verschlingt Zeit. Wenn Sie hingegen E-Rechnungen versenden, kann der Empfänger diese sofort digital verarbeiten. Das beschleunigt die Bezahlung erheblich. Beachten Sie zudem die E-Rechnungsflicht im B2B-Bereich.

4. Passen Sie das Rechnungsdatum gezielt an

Viele Firmenkunden begleichen Lieferantenrechnungen im Zuge des Zahlungslaufs üblicherweise 30 Tage nach Ende des Monats, in den das Rechnungsdatum fällt. Eine auf den 1. September datierte Rechnung wird somit erst Ende Oktober bezahlt. Legen Sie das Rechnungsdatum daher möglichst in den Vormonat – in diesem Beispiel auf den 31. August. Dann erhalten Sie Ihr Geld einen Monat früher, nämlich schon Ende September.

5. Setzen Sie immer eine Zahlungsfrist

Eine Rechnung ist nach § 271 Abs. 1 BGB grundsätzlich sofort fällig. Der Gesetzgeber räumt Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Erst danach beginnt der Zahlungsverzug. Die meisten Rechnungsempfänger kennen diese Regelung nicht; sie gehen davon aus, dass ihnen nach Erhalt einer Rechnung viel Zeit zur Zahlung bleibt. Geben Sie deshalb auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist an.

Wenn Sie statt der gesetzlichen 30-Tagesfrist eine indviduelle Zahlungsfrist setzen möchten (zum Beispiel: 14 Tage), müssen Sie das in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder über einen Vertrag schriftlich fixieren.

Die Angabe einer Zahlungsfrist klärt den Kunden über seine Zahlungspflicht auf. Bei einer kürzeren Zahlungsfrist befindet er sich außerdem früher in Zahlungsverzug. Das sorgt in aller Regel für pünktlichere Zahlungseingänge. Darüber hinaus erleichtert die Angabe von Zahlungsfristen Ihnen den Überblick über offene Rechnungen.

6. Gewähren Sie Skonto

Um Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, können Sie Ihren Kunden für besonders rasche Zahlung einen Preisnachlass (Skonto) anbieten. Meist beläuft sich das Skonto auf drei bis vier Prozent des Rechnungsbetrags. Viele Kunden nehmen diesen Rabatt gern in Anspruch und bezahlen sofort.

Ihr Vorteil als Rechnungssteller: Sie ersparen sich die Zahlungsverfolgung und verbessern Ihren Cashflow. Sollten Ihre Kunden häufig Skonto nutzen, erhöhen Sie, sofern möglich, die regulären Preise um den Rabattwert. Dadurch kompensieren Sie die Skonto-bedingte Umsatzreduzierung.

7. Machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen leicht

Je niedriger die Zahlungshürde ist, desto schneller wird Ihre Rechnung beglichen. Erstellen Sie deshalb mit Ihrer Buchhaltungssoftware elektronische Rechnungen und fügen Sie einen Zahlungslink ein. Der Kunde klickt darauf und bezahlt dann über eine gängige Zahlungsplattform wie zum Beispiel PayPal.

Bitten Sie Ihre Kunden zudem, am Lastschriftverfahren teilzunehmen. Auch das kann dazu beitragen, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden.

8. Fassen Sie bei höheren Rechnungsbeträgen frühzeitig telefonisch nach

Bei einem höheren Rechnungsbetrag sollten Sie Ihren Kunden einige Tage nach dem Rechnungsversand anrufen. So stellen Sie rechtzeitig sicher, dass die Rechnung zugegangen und aus Kundensicht korrekt ist.

Wenn sich nämlich erst nach Ablauf der Zahlungsfrist herausstellt, dass die Rechnung Fehler enthält, verpassen Sie möglicherweise den Zahlungslauf. Die Folge: Sie erhalten ihr Geld erst einen Monat später.

9. Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge

Um Ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, sollten Sie bei Zahlungsverzug sofort reagieren. Hierzu ist es notwendig, regelmäßig – mindestens wöchentlich – die Zahlungseingänge zu kontrollieren.

10. Mahnen Sie zeitnah und konsequent

Ein wichtiges Instrument, um fällige Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, ist die Mahnung, oft synonym als „Zahlungserinnerung“ bezeichnet. Diese wird nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, wenn der Schuldner (Kunde) trotz Möglichkeit weiterhin nicht leistet. Meist entfaltet eine freundliche, aber bestimmte Mahnung sogar bei notorischen Spätzahlern eine positive Wirkung auf die Zahlungsmoral.

Tipp: Nehmen Sie Ihr Vorgehen bei Zahlungsverzug in Ihre Geschäftsbedingungen auf und weisen Sie Ihre Kunden frühzeitig darauf hin. So vermeiden Sie spätere Misstöne und eine Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen.

Rechnungen schneller bezahlt bekommen: Nutzen Sie professionelle Software!

Natürlich können Sie Ihre Rechnungen prinzipiell auch mit einem Textverarbeitungsprogramm schreiben und die Zahlungen mithilfe von Excel-Listen verfolgen. Deutlich effizienter und komfortabler erledigen Sie die Rechnungsstellung und das Debitorenmanagement allerdings mit professioneller Software.

Mit der Warenwirtschaftslösung Suiteify Commercial classic etwa können Sie elektronische Rechnungen erstellen und per E-Mail direkt versenden. Die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify unterstützt Sie dabei, Ihre Außenstände im Blick zu behalten und die zögerlichen Zahler zu erkennen. Sie entscheiden, ob Sie automatisch mahnen oder bei einzelnen Kunden noch abwarten möchten. Dabei lassen sich Mahnstufen und Zeitintervalle frei definieren. Zahlt ein Kunde trotz Mahnung nicht, können Sie über eine integrierte Schnittstelle einen Inkassoauftrag an Creditreform übermitteln.

Anlagenbuchhaltung: Das musst Du wissen
ERP & Finance

Anlagenbuchhaltung: Das musst Du wissen

Was ist die Anlagenbuchhaltung und wozu dient sie? Wir liefern Antworten auf die 6 wichtigsten Punkte für diesen Teil der Finanzbuchhaltung.

5 Min. Lesezeit

Die Anlagenbuchhaltung ist ein zentraler Aspekt der Finanzbuchhaltung. Doch wozu dient sie genau und was gehört alles zur Anlagenbuchhaltung? Wir liefern Antworten auf die 5 wichtigsten Fragen.

Anlagenbuchhaltung: Definition

Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich bzw. ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. Hier werden sämtliche Güter, Vermögensgegenstände und Anlagevermögen (Finanzanlagen, Beteiligungen, Sachanlagen, immaterielle Anlagen) eines Unternehmens erfasst, die der dauernden oder mehrmaligen Nutzung dienen. Sie dokumentiert sowohl die Art und den Wert der Gegenstände, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, als auch die Bewertungen, Veränderungen und Abschreibungen dieser Werte. Die Anlagevermögen sind ein Teil des Betriebsvermögens.

Wozu dient die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung gibt detailliert Auskunft über den aktuellen Stand des gebundenen Kapitals und über die Entwicklung dieser Werte. Sie liefert Informationen über Abschreibungen und Restwerte von Gegenständen. Die Anlagenbuchhaltung spielt deshalb für die Bewertung eines Unternehmens eine wichtige Rolle.

Die in der Anlagenbuchhaltung enthaltenen Informationen dienen unterschiedlichen Zwecken. Für Behörden, Revisoren oder Versicherungen kann die Anlagenbuchhaltung als Datenquelle auch zwingend notwendig sein, um die Sachwerte eines Unternehmens detailliert belegen zu können. Der Anlagevermögensstand, oder anders ausgedrückt der monetäre Wert der Sachlagen wird für die folgenden Zwecke festgehalten:

  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Jahresabschluss und Inventur
  • Steuern
  • Versicherungen
  • Budget- und Investitionsplanung

Welche Gegenstände und Waren werden in der Anlagenbuchhaltung erfasst?

Was zum Anlage- und was zum Umlaufvermögen gehört, entscheidet der Verwendungszweck. Vereinfacht gesagt sind in der Anlagenbuchhaltungen alle Arten von Vermögensgegenständen erfasst, die sich im Besitz des Unternehmens befinden und bei der Wertschöpfung des Unternehmens gar nicht (z. B. Boden) oder nur langsam verbraucht werden (z. B. Gebäude). Sie fließen indirekt etwa durch Abnützung (Abschreibungen) in die Leistungserstellung des Unternehmens ein. Man unterscheidet dabei materielles und immaterielles Anlagevermögen. Zum materiellen Anlagevermögen gehören etwa Maschinen, Anlagen oder Fahrzeuge, aber auch die IT-Infrastruktur oder Büromobiliar sowie Immobilien. Zum immateriellen Anlagevermögen zählen etwa Lizenzen, Patente, Marken- und Urheberrechte oder Konzessionen. Gleichartige Anlagen werden in Anlagenkategorien zusammengefasst. Die Anlagenbuchhaltung liefert dabei jederzeit den genauen Überblick darüber, welche Sachanlagen sich im Bestand eines Unternehmens befinden und welchen Wert sie aktuell haben.

Welche Informationen beinhalten die Einträge der Anlagenbuchhaltung?

Für die Gegenstände in der Anlagenbuchhaltung werden je nach Verwendungszweck weitere Informationen benötigt. Dazu gehören:

  • Anschaffungsdatum
  • Anschaffungskosten oder Herstellungskosten
  • Menge
  • aktueller Wert
  • Abschreibung

Was beinhaltet die Abschreibung?

In der Anlagenbuchhaltung werden auch Wertberichtigungen, Neubewertungen und Wertänderungen festgehalten. Deshalb müssen für alle Anlagegegenstände, die einem Wertverlust unterliegen, die Abschreibungen erfasst werden. Abschreibungen sind nicht ausgabewirksam, es fließen also keine liquiden Mittel vom Konto ab. Um die Abschreibungen trotzdem nachvollziehbar zu machen, werden Informationen wie die Anschaffungskosten einer Anlage beziehungsweise Herstellungskosten sowie die Nutzungsdauer erfasst und so der aktuelle Wert ermittelt. Dabei gibt es verschiedene Arten von Abschreibung, zum Beispiel: lineare, progressive, degressive, leistungsbezogene Abschreibung. Bei einer linearen Abschreibung wird beispielsweise jedes Jahr der gleiche Betrag eines Gegenstands abgeschrieben, während die Beträge bei Anlagen mit einer degressiven Abschreibung nicht gleich hoch sind. Auch wenn die Wertverminderung etwa bei normalem Betrieb von Fahrzeugen planbar ist, können auch unplanmäßige Abschreibungen anfallen; so etwa bei Schadenereignissen oder Unfällen. Auch eine bereits vollständig abgeschriebene Anlage wird in der Buchhaltung vermerkt.

Wie wird eine Anlagenbuchhaltung erstellt?

Die Anlagenbuchhaltung im KMU wird mittels der Buchhaltungssoftware oder des ERP-Systems erstellt. Dabei muss die Softwarelösung in der Lage sein, Abschreibungsraten zu verbuchen und eine Anlagenkartei zu erstellen.

Digitalisierung in der Buchhaltung – 10 Gründe für papierlose Prozesse
Digitalisierung & KI

Digitalisierung in der Buchhaltung – 10 Gründe für papierlose Prozesse

Was bringt die Digitalisierung meiner Buchhaltung wirklich – für mich und meine Mitarbeitenden? Warum hört man immer wieder: „Wer nicht digitalisiert, verliert“? Und sind meine bewährten Arbeitsweisen etwa veraltet? Viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellen sich aktuell genau diese Fragen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Digitalisierung der Buchhaltung ein entscheidender Schritt ist, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig und wettbewerbsfähig zu machen.

5 Min. Lesezeit

Viele Unternehmen setzen heute eine Buchhaltungssoftware ein. Verfügen sie damit bereits über das, was Fachleute als “digitale Buchhaltung” bezeichnen? – Nicht automatisch, denn auch wer ein Finanzbuchhaltungsprogramm nutzt, verbraucht oft weiterhin jede Menge Papier, weil viele Prozesse nach wie vor papiergebunden ablaufen.

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet jedoch vor allem, papierlose und damit digitale Prozesse zu etablieren. Niemand muss dann beispielsweise händisch Daten von einer Rechnung in eine Buchungsmaske übertragen. Stattdessen werden Rechnungen, soweit sie überhaupt noch auf Papier eintreffen, eingescannt bzw. direkt elektronisch weiterverarbeitet.

Auch die Kontierung läuft digital und weitgehend automatisch ab. Das Gleiche gilt fürs Buchen von Kontobewegungen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ist dazu in der Lage – man muss ihre Möglichkeiten nur nutzen.

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Warum Digitalisierung in der Buchhaltung für Unternehmen wichtig ist

Die Digitalisierung macht Ihr Unternehmen zukunftsfähig. Digitale Prozesse machen Ihren Betrieb schneller, qualitativ besser, rationeller, wirtschaftlicher und rechtssicherer.

Wenn Sie diesen Weg beschreiten, dann ist der erste Schritt die Digitalisierung der Buchhaltung. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Vorteile.

10 Gründe für digitale Buchhaltung

1. Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Die Digitalisierung hält Sie wettbewerbsfähig. Indem Sie Automatisierungen nutzen und manuelle Arbeit einsparen, senken Sie Ihre Kosten. Sie reagieren flexibler auf Marktveränderungen. Denn Sie haben präzise, schnelle Reports und aktuelle Kennzahlen, die Ihnen die Unternehmenssteuerung erleichtern.

2. Zeit und Kosten sparen

Wenn Eingangsrechnungen digital erfasst und kontiert, Ausgangsrechnungen elektronisch generiert und offene Posten automatisch ausgeziffert werden, sparen Sie die Kosten einer manuellen Bearbeitung. Zugleich geht das Ganze viel schneller als in manuellen Prozessen.

Fehler treten gar nicht erst auf oder sind rasch ausgebügelt, Rückfragen sind im Nu beantwortet, Suchaufwand entfällt. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden und stärkt Ihre Liquidität.

3. Qualitätsgesicherte Prozesse

Der erste Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung besteht darin, konsistente und schlanke Prozesse zu entwerfen. Das eliminiert Fehler und gibt Mitarbeitenden Klarheit und Sicherheit über ihre Tätigkeiten. So können Sie in der Software Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe vorbereiten, mit denen auch Urlaubsvertretungen sofort zurechtkommen.

4. Fachkräftemangel bewältigen

Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, kommen Sie mit weniger Personal aus, weil der Computer viele Routineprozesse erledigt. Zugleich binden Sie Fachkräfte an Ihr Unternehmen, denn die Beschäftigten erkennen, dass sie bei Ihnen hochqualifiziert und mit modernen Tools und Techniken arbeiten. Das wiederum stärkt Ihre Reputation am Arbeitsmarkt.

5. Informationen in Echtzeit, immer auskunftsfähig

Die Märkte sind volatil. Wie können Sie wissen, dass Sie in die richtige Richtung steuern? Richtig: durch Kennzahlen-Auswertungen, Liquiditätsberichte, Übersichten über die Laufzeit von Forderungen und Verbindlichkeiten usw. Digitalisierung in der Buchhaltung liefert Ihnen schnell zuverlässige Zahlen als Entscheidungsgrundlage.

6. Compliance mit GoBD und Datenschutzrichtlinien

Betriebsprüfungen sind mit einer digitalisierten Buchhaltung kein Grund zur Sorge mehr. Ihre Software unterstützt Sie dabei, die Buchführung sicher und transparent zu gestalten – ganz gemäß den Vorgaben der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall wird mit den dazu gehörigen Dokumenten und Belegen verknüpft und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Die Prüf- und Genehmigungs-Workflows für Eingangsrechnungen sind klar dokumentiert. Die Protokollierung aller Aktivitäten in der Software macht Ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar.

Zudem können Sie passgenau Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Daten zu schützen.

7. Bessere Reputation bei Lieferanten und Kunden

Da Ihre Eingangsrechnungen in einem papierlosen Prozess viel schneller bearbeitet werden, können Sie Skonto in Anspruch nehmen. Das spart Geld und die schnelle Zahlung sorgt für einen guten Ruf bei Lieferanten. Durch gute Pflege der Lieferantenbeziehungen können Sie Materialknappheit und Lieferengpässen frühzeitig begegnen und Ihre Termintreue gegenüber den Kunden wahren.

8. Schnellere und einfachere Prozesse mit dem Steuerberater

Möglicherweise lassen Sie Ihren Jahresabschluss und Ihre Finanzberichte vom Steuerberater erstellen. Wussten Sie, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater erleichtert?

Sie können mit der Kanzlei  Dokumente über ein digitales Portal effizient austauschen. Kein Hin und Her mehr mit Pendelordnern, Sie arbeiten einfach digital zusammen.

9. Einstiegspunkt für weitere Automatisierungen

Warenwirtschaft, Produktion, Projekte, Reisekosten, Löhne und Gehälter, sie alle haben mit der Finanzbuchhaltung zu tun. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen ist, ist sie der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen.

Warum ist die Buchhaltung die erste Station Ihrer Unternehmensdigitalisierung? Ganz einfach, weil sie sich ideal dazu eignet. Die Buchhaltung ist hochgradig standardisiert und formalisiert. Vorgänge rund um Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontierung, Buchung, und Finanzberichte wiederholen sich immer wieder in der gleichen Form und sind deshalb prädestiniert für Digitalisierung.

10. Fördermöglichkeiten

Bund und Länder haben zahlreiche Förderprogramme zur Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgelegt. Daher ist es empfehlenswert, sich vor dem Beginn von Digitalisierungsprojekten zu informieren, ob es für das eigene Vorhaben Fördermittel für Digitalisierung gibt.

Neue Prozesse, neue Rollen, bessere Arbeitsbedingungen

Digitalisierung in der Buchhaltung wird die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung verändern. Hier einige Beispiele aus dem Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung (REV).

Digitaler Rechnungseingang

Im Zuge der E-Rechnungspflicht gehören elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zum Tagesgeschäft. Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD kann eine Buchhaltungssoftware automatisch einlesen.

Aber auch eingehende Rechnungen in einem unstrukturierten PDF-Format (als E-Mail-Anhang) oder gescannte Papierrechnungen lassen sich mithilfe einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung schnell weiterverarbeiten.

So landen alle digitalen Belege direkt im Rechnungseingang der Buchhaltung. Dort werden die Rechnungen an die zuständigen Prüfer verteilt. Zuerst für die formale, dann für die sachliche Prüfung und schlussendlich für die Freigabe.

Dieser transparente, digitale Workflow stellt sicher, dass jede Eingangsrechnung schnellstmöglich bei den richtigen Personen ankommt. Das beschleunigt den Freigabeprozess enorm. Zudem hat die Buchhaltung stets alles im Blick und weiß bei Rückfragen zu einer Rechnung sofort, an wen sie sich zu wenden hat.

Rollen und Workflows

Bleiben wir beim Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die elektronische REV ist für die Mitarbeitenden mit bestimmten Rollen verbunden.

Rechnungen werden nicht mehr in eine Abteilung “hineingekippt”, sondern den im System hinterlegten Personen direkt in ihren digitalen Eingangskorb gelegt. Die Vorständin Frau Dr. Meier wird zum Beispiel die Zahlungsfreigabe verantworten, der Projektleiter Herr Müller wird die sachliche Richtigkeit bestätigen, und die Buchhalterin Frau Schneider prüft die formale Richtigkeit.

Ist eine dieser Personen verhindert, greift eine ebenfalls in der Software hinterlegte Vertretungsregelung. Gibt es Unklarheiten bei der Rechnung, existieren definierte Prozesse für unterschiedliche Rückfragen und Zurückweisungsgründe.

Zugriffssteuerung

Entsprechend Ihren Rollen haben die Mitarbeitenden Profile, die ihre Zugriffsmöglichkeiten präzise regeln - immer nach der Maxime “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”.

Arbeitsverbesserung im Rechnungseingang

Da elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert ausgelesen werden, entfällt die langweilige und fehleranfällige Arbeit der manuellen Erfassung. Die vordefinierten Prozesse sorgen für Klarheit und Sicherheit im Arbeitsalltag.

Die Archivierung kompletter Geschäftsvorfälle und das zugrundeliegende DMS machen es leicht, Rückfragen schnell zu beantworten. Dabei sorgen die geregelten Zuständigkeiten und Workflows für eine nahtlose, fehlerfreie Bearbeitung.

Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?

Sie benötigen eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Idealerweise ist das DMS in die Finanzbuchhaltungslösung integriert, denn Belege und Dokumente müssen ja mit der Buchung verknüpft hinterlegt werden.

Es ist sinnvoll, einen Anbieter auszuwählen, der weitere Lösungen im Gepäck hat, zum Beispiel für die Bereiche Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung und Personalmanagement. Denn auch dort ist Digitalisierung angesagt. Und reibungslose digitale Prozesse setzen nun einmal voraus, dass die eingesetzten Lösungen gut harmonieren.

Fazit

Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Geschäftsvorfälle schneller, flexibler, qualitativ hochwertiger und sicherer zu bearbeiten. An einer digitalen Buchhaltung führt daher kein Weg vorbei, wenn Sie auch künftig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Da die Buchhaltung in Verbindung mit einem integrierten DMS eine zentrale Funktion im Unternehmen innehat, bildet sie die ideale Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.