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Lohnabrechnung
Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.
Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.
Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?
11 Argumente für die interne Lohnabrechnung
Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.
1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger
Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.
2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung
Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.
3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)
Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.
4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen
Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.
5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten
Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.
6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware
Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.
Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.
7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung
Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.
8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen
Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.
9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf
Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.
10. Transparenz: Wer macht was?
In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.
11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten
Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.
Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe
Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:
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Interne Lohnabrechnung |
Outsourcing der Lohnbuchhaltung |
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Vorteile |
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Nachteile |
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Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.
In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:
- Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
- Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
- Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.
Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:
- Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
- Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
- Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
- Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.
So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich
Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:
- Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
- Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
- Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
- Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
- Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
- Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
- Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
- Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen
Fazit
Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.
WEITERE ARTIKEL
Neuer Mindestlohn und angepasste Geringfügigkeitsgrenzen: Was ändert sich für Arbeitgeber?
Seit Oktober 2022 gilt in Deutschland ein neuer gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 12 Euro brutto pro Stunde. Die Fachanwälte Dr. Volker Vogt und Merle Kulbach erläutern in diesem Gastbeitrag, welche Auswirkungen die Anhebung auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse hat.
Die Bundesregierung hatte bereits in ihrem Koalitionsvertrag eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns angekündigt. Im Juni 2022 haben Bundestag und Bundesrat den Mindestlohn – abweichend vom üblichen Erhöhungsverfahren – einmalig per Gesetz angehoben. Seit Oktober 2022 müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten, statt bisher 10,45 Euro, mindestens 12 Euro brutto pro Zeitstunde zahlen. Auf den gesetzlichen Mindestlohn kann nicht durch vertragliche Regelungen verzichtet werden.
Künftige Anpassungen des Mindestlohns sollen wieder durch die Mindestlohnkommission, die normalerweise für die Anpassungen des Mindestlohns zuständig ist, vorgenommen werden. Die erste Anpassung soll am 30. Juni 2023 mit Wirkung zum 1. Januar 2024 erfolgen.
Wie wirkt sich der höhere Mindestlohn auf Minijobs und Midijobs aus?
Minijobs
Die Anhebung des Mindestlohns hat Auswirkungen auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, die sogenannten Minijobs. Bisher waren die geringfügigen Beschäftigungen bis zu einem monatlichen Entgelt von 450 Euro sozialversicherungsfrei. Diese Entgeltgrenze hebt der Gesetzgeber im Zuge der Mindestlohnerhöhung ebenfalls an, und zwar auf 520 Euro im Monat. Die höhere Verdienstgrenze soll Minijobbern eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum neuen 12-Euro-Mindestlohn ermöglichen.
Midijobs
Auch der Übergangsbereich (sogenannte Midijobs, früher: Gleitzone) ist von der Mindestlohnerhöhung betroffen. Also Personen, die ein monatliches Entgelt von 450,01 Euro bis 1.300 Euro erhalten. Mit der Einführung des 12-Euro-Mindestlohns steigt die Entgeltgrenze des Übergangsbereichs von 1.300 Euro auf 1.600 Euro monatlich. Midijobber sind sozialversicherungspflichtig. Sie zahlen allerdings nur einen reduzierten Beitrag, der mit steigendem Entgelt an den normalen hälftigen Beitragssatz angepasst wird. Der Arbeitgeberbeitrag bemisst sich hingegen am tatsächlich erzielten Entgelt des Midijobbers.
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Welche weitere Gesetzesänderung gibt es in Bezug auf Minijobber?
Neben der Anhebung des Mindestlohns und der Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze hat der Gesetzgeber eine weitere Änderung im Zusammenhang mit geringfügigen Beschäftigungen auf den Weg gebracht: Bisher durfte der Verdienst von Minijobbern die Geringfügigkeitsgrenze maximal drei Monate lang aufgrund eines unvorhersehbaren Mehrbedarfs an Arbeitsleistung überschreiten – sofern dabei die zulässige Jahresentgeltgrenze von 5.400 Euro nicht überschritten wurde. Nun wurde die Regelung in § 8 Abs. 1b SGB IV erstmals gesetzlich fixiert:
- Die maximale Dauer einer unvorhersehbaren Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 auf zwei Monate reduziert. Dies müssen Arbeitgeber in den Fällen, in denen ein unvorhersehbarer Mehrbedarf an der Arbeitsleistung des Minijobbers besteht, künftig unbedingt beachten.
- Dauert die unvorhersehbare Überschreitung länger als zwei Monate und wird die neue Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro überschritten, so besteht Versicherungspflicht. Hier müssen dann die entsprechenden Meldungen an die Einzugsstelle (Krankenkasse) abgegeben werden.
Was gilt es noch bei Minijobs zu beachten?
- Bei der Beurteilung, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist nicht nur das monatliche Entgelt zu berücksichtigen. Vielmehr zählen hierzu auch Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Diese Zahlungen sind nicht als unvorhersehbare Überschreitung der Entgeltgrenze in einem Monat zu bewerten, da der Arbeitnehmer mit ihnen bei Arbeitsaufnahme rechnen konnte. Falls sie Einmalzahlungen leisten, müssen Arbeitgeber also sicherstellen, dass durch diese Zahlungen die Jahresentgeltgrenze von künftig 6.240 Euro nicht überschritten wird. Andernfalls liegt von Beschäftigungsbeginn an keine Entgeltgeringfügigkeit vor.
- Ebenfalls vor Beschäftigung eines Minijobbers ist abzuklären, ob weitere geringfügige Beschäftigungen ausgeübt werden. Übt ein Minijobber mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, so werden die Entgelte zusammengezählt. Dies führt zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
- Darüber hinaus sei auf die Dokumentationspflichten der werktäglichen Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten hingewiesen. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre beginnend ab dem Aufzeichnungszeitzeitpunkt (spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag) aufbewahren. Kommt er dieser Aufzeichnungspflicht nicht nach, droht ein Bußgeld.
- Zuletzt müssen die Minijobber auf die Möglichkeit der Befreiung in der Rentenversicherung hingewiesen werden. Hier bietet es sich an, den Arbeitsverträgen den Vordruck der Minijobzentrale sowie das dazugehörige Merkblatt zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht als Anlage beizufügen. Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist für die gesamte Dauer der geringfügigen Beschäftigung bindend und kann nicht zu einem späteren Zeitpunkt zurückgenommen werden.
Autoren dieses Beitrags
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Jetzt wird es Zeit für professionelle Zeiterfassung
Mit seinem viel diskutierten Urteil vom 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die EU-Mitgliedstaaten aufgefordert, Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Ein entsprechendes nationales Gesetz lässt in Deutschland noch immer auf sich warten. Und doch wird es für deutsche Arbeitgeber jetzt ernst: Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Zeiterfassung nun de facto noch vor dem Gesetzgeber eingeführt.
Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten.
Doch obwohl das Thema die deutsche HR-Szene zunächst kräftig aufmischte, ist es seither ruhig geworden um die Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat es nun wieder erneut aufs Tableau gebracht. Das erst wenige Tage veröffentlichte Urteil stellt nämlich fest: Die vom EuGH gemachte Vorgabe zur verpflichtenden Zeiterfassung gilt bei korrekter Auslegung des Arbeitszeitgesetzes schon heute. Und setzt damit die deutschen Arbeitgeber jetzt in Zugzwang.
Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick
In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.
Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend
Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:
- Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
- Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
- § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
- Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.
Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.
Unklare Rechtslage bis zum BAG-Urteil
Die deutschen Arbeitgeber standen bis vor Kurzem noch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten waren der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten sei, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde für die deutschen Arbeitgeber (noch) kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.
Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020. In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Vor diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.
Klärung durch das neueste BAG-Urteil
Klärung bringt jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das sich eigentlich mit einer ganz anderen Frage auseinandersetzte. Die Richter hatten zu klären, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bezüglich der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. Dieses Recht steht ihm nach Auffassung der BAG-Richter nicht zu (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 21/22, Pressemitteilung 35/22). Was jetzt jedoch die Diskussion um das Thema Zeiterfassung anheizt, ist die Begründung. Im Urteil heißt es auszugsweise:
„Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Dies schließt ein – ggfs. mithilfe der Einigungsstelle durchsetzbares – Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung aus.“
Das BAG hat damit klar festgestellt: Entgegen der bisherigen Annahmen zahlreicher Rechtsexperten kann das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 durchaus europarechtskonform ausgelegt werden. In der Konsequenz müssen Arbeitgeber die Vorgaben zur Zeiterfassung bereits erfüllen und dürfen nicht abwarten, bis der deutsche Gesetzgeber die EuGH-Vorgabe in nationales Recht umgesetzt hat.
Im Vorteil sind jetzt Arbeitgeber, die schon frühzeitig vorgesorgt und ein adäquates Zeiterfassungssystem eingeführt bzw. bestehende Systeme nachjustiert haben. Akuter Handlungsbedarf besteht nun in Unternehmen, die bislang noch keine Zeiterfassungslösung im Einsatz haben.
Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit werden zukünftig in der jetzigen Form nicht mehr möglich sein, besonders wenn sie mit einer pauschalen Überstundenabgeltung verbunden sind. Unternehmen, die solche oder ähnliche Arbeitszeitmodelle im Einsatz haben, werden künftig nicht mehr um ein Mindestmaß an Kontrolle herumkommen.
Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition lohnt
Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
- Transparenz: Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
- Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich anhand der lückenlosen Daten automatisieren.
- Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
- Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.
Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert
Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Mit dem neuen BAG-Urteil haben sich diesbezüglich keine Veränderungen ergeben. Nach wie vor gibt es keine vorgeschriebene Form, und der Betriebsrat hat für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem kein Initiativrecht, kann sie also nicht erzwingen.
Das System muss dem EuGH zufolge lediglich „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diesen Anforderungen könnte nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle digitale Zeiterfassung zu entscheiden:
- Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
- Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
- Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des „Mobile-Arbeit-Gesetzes“ will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
- Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.
Fazit
Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Arbeitgeber schnell handeln müssen, um ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist nun Pflicht. Im Idealfall wird sie softwaregestützt umgesetzt, aber auch jedes andere zuverlässige System ist ausreichend. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, riskiert schwerwiegende Folgen: Es könnte zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder seitens des Gesetzgebers Strafen für Versäumnisse der Arbeitgeber eingeführt werden.
Kurzarbeitergeld abrechnen – Antworten auf häufige Fragen zum Kug
Energiekrise und Materialmangel werfen ihre Schatten voraus: In den kommenden Monaten werden wahrscheinlich wieder mehr Unternehmen Kurzarbeit anmelden müssen. Mancher Arbeitgeber wird dann erstmals Kurzarbeitergeld abrechnen. Dieser Beitrag beantwortet grundlegende Fragen zum Thema und gibt Praxistipps für Lohnbuchhalter.
Bis zum Ausbruch der Covid-19-Pandemie hätten es sich die meisten der betroffenen Arbeitgeber wohl nicht träumen lassen, Kurzarbeitergeld abrechnen zu müssen. Doch das Coronavirus hat vieles schlagartig verändert. Mittlerweile sind die pandemiebedingten Beschränkungen zwar weitgehend aufgehoben worden – stattdessen verdüstert sich die wirtschaftliche Lage nun infolge steigender Energiepreise und gestörter Lieferketten. Damit dürfte die Anzahl der Unternehmen steigen, die bei der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld (Kug) beantragen müssen. Hier Antworten auf wichtige Fragen zum Kug.
Für welche Beschäftigten kann ich als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen?
Nach § 98 SGB III können Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen, wenn die grundsätzlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind und wenn eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Auch befristet Beschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten.
Welche Beschäftigten erhalten kein Kug?
Keinen Anspruch auf Kug haben:
- Studierende, die an einer Hochschule immatrikuliert sind und in der Hauptsache ihr Studium betreiben
- geringfügig Beschäftigte
- gekündigte Arbeitnehmer ab Ausspruch der Kündigung
Bekommen Auszubildende Kurzarbeitergeld?
Der Ausbildungsbetrieb muss grundsätzlich versuchen, die Ausbildung weiterzuführen. Ist dies nicht umsetzbar, etwa bei Betriebsschließungen aufgrund des Coronavirus, können Arbeitgeber aber auch für Auszubildende Kurzarbeitergeld abrechnen – jedoch erst nach einem Arbeitsausfall von mindestens sechs Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen Azubis ihre volle Ausbildungsvergütung.
Müssen während der Kurzarbeit Arbeitszeitnachweise geführt werden?
Ja. Arbeitgeber müssen Nachweise über die Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten führen, wenn sie für Beschäftigte Kurzarbeitergeld abrechnen. Die Kug-Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des beantragten Kalendermonats bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden. Nach Beendigung der Kurzarbeit prüft die Agentur anhand der Arbeitszeitnachweise und der Lohnabrechnungen den Anspruch.
Wie gehe ich als Arbeitgeber bei der Berechnung vor?
Für die Ermittlung der Höhe des Kug ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber aus der offiziellen Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) die rechnerischen Leistungssätze für das Soll-Entgelt (Bruttoarbeitsentgelt ohne Mehrarbeitsentgelt und Einmalzahlungen) und für das Ist-Entgelt (tatsächlich im Kalendermonat erzieltes Bruttoarbeitsentgelt) abliest. Dabei ist die eingetragene Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers zugrunde zu legen sowie eine Zuordnung zu den Leistungssätzen 1 oder 2 vorzunehmen.
Leistungssatz 1 ist bei Arbeitnehmern anzuwenden, auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag mit dem Zähler von mindestens 0,5 eingetragen ist oder für die aufgrund einer Bescheinigung der Agentur für Arbeit der Leistungssatz 1 maßgebend ist. Für alle übrigen Beschäftigten ist Leistungssatz 2 anzuwenden.
Der Unterschiedsbetrag zwischen den aus dieser Tabelle abgelesenen Leistungssätzen ergibt das Kurzarbeitergeld für den jeweiligen Kalendermonat (s. auch Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben)
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Muss ich als Arbeitgeber weiterhin Sozialversicherungsbeiträge für meine Beschäftigten abführen?
Ja. Unternehmen müssen auch bei Kurzarbeit den vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung im Zuge der Lohnabrechnung abführen.
Wie wirkt sich eine Nebenbeschäftigung auf die Kug-Höhe aus?
Hier ist zu unterscheiden: Hat der Arbeitnehmer die Nebentätigkeit schon vor Beginn der Kurzarbeit durchgeführt, wird das daraus erzielte Entgelt nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.
Anders sieht es aus, wenn der Beschäftigte während des Bezugs von Kug eine Nebentätigkeit aufnimmt. Dann liegt eine Erhöhung des tatsächlichen erzielten Entgelts vor, die auf das Kurzarbeitergeld angerechnet wird.
Ein Minijob (450 Euro/Monat; ab 1. Oktober 2022: 520 Euro/Monat) wird seit dem 1. Juli 2022 vollständig angerechnet, wenn der Minijob während des Bezugs von Kurzarbeitergeld aufgenommen wurde. In diesem Fall erhöht sich das tatsächlich erzielte Entgelt (= Ist-Entgelt) um den Minijob-Verdienst.
Kug-Praxistipps für Lohnabrechner
Was ist bei Kurzarbeitergeld in Verbindung mit Krankheit zu beachten?
Auch bei Kurzarbeit gilt die 42-Tage-Frist der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Es ist jedoch zu unterscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit vor oder nach dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist:
- Ist der Beschäftigte vor der Einführung der Kurzarbeit arbeitsunfähig geworden und erhält er noch Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, hat er keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Stattdessen bekommt der Arbeitnehmer Krankengeld.
Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit dem 25. März arbeitsunfähig und noch bis zum 2. April krankgeschrieben. Seit dem 1. April wird in seinem Betrieb kurzgearbeitet. Damit unterliegen die Fehltage vom 25. März bis einschließlich 31. März der normalen Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Der 1. und der 2. April hingegen liegen im Kug-Zeitraum und sind in der Lohnabrechnung mit dem Fehlzeitkennzeichen KU zu schlüsseln. Für diese beiden Tage bekommt der Beschäftigte – neben der Entgeltfortzahlung – Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergelds, das er erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber muss dieses Krankengeld ausrechnen und auszahlen, es wird ihm dann auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse erstattet. - Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst nach der Einführung der Kurzarbeit ein, erhält der Beschäftigte für den kurzarbeitsbedingten Arbeitsausfall bis zu sechs Wochen Kurzarbeitergeld. Für die nicht vom Arbeitsausfall betroffene Arbeitszeit besteht der normale Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung (42-Tage-Frist) bekommt der Arbeitnehmer kein Kurzarbeitergeld mehr. Für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit hat er ausschließlich einen Anspruch auf Krankengeld.
Wie werden Feiertage bei Kurzarbeit abgerechnet?
Fällt ein Feiertag in die Kurzarbeitsperiode, so ist die Feiertagsvergütung ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen (§ 2 Abs. 2 EFZG); Anspruch auf Kug durch die Bundesagentur für Arbeit besteht nicht. Wenn also ein Mitarbeiter an einem Feiertag grundsätzlich nicht arbeiten muss, aber dafür bezahlt wird, gibt es zwei Möglichkeiten der Entlohnung:
- Fall 1: Der Feiertag wird wie jeder andere Arbeitstag bezahlt. Das Entgelt für den Feiertag läuft in das Ist-Brutto und es wird kein Kug-Feiertagsentgelt gezahlt. Deshalb brauchen hier auch keine Stunden angegeben zu werden.
- Fall 2: Der Feiertag wird nicht wie jeder andere Arbeitstag, sondern über das Kug-Feiertagsentgelt bezahlt. Hier ist die Anzahl der Kug-Feiertagsentgelt-Stunden anzugeben.
Wie berechnet man den Kug-Stundenlohn?
Der Kug-Stundenlohn ist, neben der direkten Eingabe von Soll- und Ist-Brutto, der einfachste Weg, das Ausfallentgelt und somit das Kurzarbeitergeld zu ermitteln. Um den Kug-Stundenlohn zu berechnen, addiert man zum Monatsgehalt gegebenenfalls weitere Bestandteile, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VWL). Die Gesamtsumme wird dann durch die durchschnittliche monatliche Stundenanzahl geteilt. Die durchschnittliche monatliche Stundenzahl wiederum berechnet man nach der Formel: regelmäßige wöchentliche Arbeitsstunden mal 13, geteilt durch 3.
Wie rechnet man einen Kug-Arbeitgeberzuschuss (Aufstockung) ab?
Ein Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld lässt sich in der Entgeltabrechnungssoftware über die Lohnart 0760 abrechnen. Diese Lohnart ist steuerpflichtig, aber bis zu einem gewissen Grad sozialversicherungsfrei (Ausfallentgelt mal 0,8, minus Kurzarbeitergeld).
Um den Kug-Zuschuss zu berechnen, teilt man das Kurzarbeitergeld durch 60 bzw. 67 (je nach Leistungssatz) und multipliziert diesen Betrag mit dem gewünschten Aufstockungssatz – also zum Beispiel 33, wenn bei Leistungssatz 1 auf 100 Prozent aufgestockt werden soll.
Hinweis: Da die Leistungssätze nur Näherungswerte abbilden und der Zuschuss steuerpflichtig ist, kann eine exakte Aufstockung meist nur über eine zusätzliche, steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart mittels Iterationsrechnung erfolgen.
Müssen die festen Be- und Abzüge bei Gehaltsempfängern während der Kurzarbeit jeden Monat angepasst werden?
Nein, die Beträge in den festen Be- und Abzügen bleiben beim Kurzarbeitergeld abrechnen unangetastet. Die Kürzung erfolgt in der Lohnsoftware stattdessen über eine Abzugslohnart (zum Beispiel 2400).
Können Arbeitnehmer mit Kind(ern) auch ohne eingetragenen Kinderfreibetrag bei der Kug-Berechnung den Leistungssatz 1 (67 Prozent) in Anspruch nehmen?
Ja. Hierzu muss der Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit eine Bescheinigung beantragen und dem Arbeitgeber vorlegen (Kind im Sinne des § 32 Abs. 1, 3 bis 5 EStG). Anschließend kann der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld abrechnen und dabei den Leistungssatz 1 für den Beschäftigten zugrunde legen.
Wie ist ein Firmen-PKW im Hinblick auf Kurzarbeitergeld zu bewerten?
Ein PKW wird zum Soll- und Ist-Entgelt hinzugerechnet. Eine Kürzung findet nicht statt, da der PKW auch ohne Kug voll versteuert und verbeitragt werden muss, wenn er im beantragten Kalendermonat mindestens einen Tag zur Verfügung stand. Bei einem kurzarbeitsbedingten, kompletten Arbeitsausfall im Monat ist zu prüfen, ob der PKW vom Mitarbeiter weiterhin genutzt wird. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen eine Rechtsauskunft bei der Arbeitsagentur bzw. beim Steuerberater einholen.