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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

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Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.

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Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.

Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.

Was Employee Experience bedeutet

Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.

Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.

Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.

Lernen als Teil der Employee Journey

Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.

Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.

Trends, die die Employee Experience prägen

Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.

FAQ

Warum ist Employee Experience so wichtig?

Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.

Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?

Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.

Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle?

HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.

Hintergrund zur bundesweiten Finanzkontrolle

Es war keine spontane Aktion: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig koordinierte Schwerpunktprüfungen durch – und die Baubranche steht dabei traditionell ganz oben auf der Liste. Im März 2026 waren bundesweit rund 3.200 Einsatzkräfte gleichzeitig auf Baustellen unterwegs. Geprüft wurde, ob Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind, ob Mindestlöhne eingehalten werden, ob Arbeitsgenehmigungen vorliegen – und ob Sozialleistungen zu Recht bezogen werden.

Die Zahlen aus dem Vorjahr zeigen, warum die Branche so stark im Fokus steht: Rund 60 Prozent der gesamten festgestellten Schadenssumme des Jahres 2025 entfielen auf das Baugewerbe. Über 10.000 Strafverfahren wurden allein in diesem Bereich eingeleitet. Und die Konsequenzen können gravierend sein: Ein aktuelles Urteil des Landgerichts Dortmund verurteilte einen Bauunternehmer zu knapp drei Jahren Haft – wegen vorenthaltener Arbeitsentgelte in über 50 Fällen, Gesamtschaden knapp 2,7 Millionen Euro.

Doch was bedeutet das konkret für den Alltag eines Bauunternehmens? Wir haben die fünf wichtigsten Punkte zusammengestellt – nicht als Checkliste für den Worst Case, sondern als Orientierung für eine solide, zukunftsfähige Aufstellung.

1. An- und Abmeldungen: Der unterschätzte Dauerjob

Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist keine einmalige Aufgabe – sie ist ein laufender Prozess. Jede neue Kraft muss korrekt und rechtzeitig angemeldet sein, jeder Austritt korrekt abgemeldet. Klingt überschaubar, wird aber im Baugewerbe schnell zur Herausforderung: wechselnde Belegschaften, Saisonkräfte, Subunternehmer – die Fluktuation ist hoch, der Verwaltungsaufwand entsprechend.

Hinzu kommt: Wer als Generalunternehmer Subunternehmer einsetzt, trägt unter Umständen eine Mitverantwortung dafür, dass auch deren Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind. Die FKS prüft die gesamte Kette – nicht nur den Auftragnehmer vor Ort.

2. Sofortmeldepflicht: Keine Sekunde zu spät

Für bestimmte Beschäftigungsformen gilt im Baugewerbe die Sofortmeldepflicht – eine der strengsten Regelungen im deutschen Sozialversicherungsrecht. Die Anmeldung muss noch vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen, spätestens beim tatsächlichen Arbeitsbeginn. Nicht am Ende der Woche, nicht nach der Probearbeit – sondern unmittelbar vorher.

Steht ein Zöllner auf der Baustelle und eine neu eingesetzte Kraft ist noch nicht im System, ist das erklärungsbedürftig. Und aus einer Erklärung kann schnell ein Ordnungswidrigkeitsverfahren werden.

3. Mindestlohn: Mehr als eine Zahl

Im Baugewerbe gilt nicht einfach der gesetzliche Mindestlohn. Auf Basis der Tarifverträge – allen voran dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV) – gibt es branchenspezifische Mindestlöhne, die je nach Tätigkeit und Lohngruppe variieren. Diese Löhne müssen nicht nur gezahlt, sondern auch nachgewiesen werden können: durch lückenlose Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise.

Die FKS prüft nicht nur, ob der Mindestlohn auf dem Papier stimmt – sondern ob er tatsächlich und vollständig ausgezahlt wurde. Differenzen zwischen vereinbartem und tatsächlich geleistetem Stundenlohn sind ein häufiger Ansatzpunkt für weiterführende Ermittlungen.

4. Ausländische Beschäftigte: Mehrere Ebenen im Blick behalten

Auf vielen Baustellen arbeiten Beschäftigte aus dem EU-Ausland oder aus Drittstaaten. Hier greift ein eigenes Regelwerk: Liegen die erforderlichen Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigungen vor? Wurden entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer korrekt beim Zoll angemeldet – Stichwort A1-Bescheinigung und Entsendemeldung? Sind die im Herkunftsland geltenden Sozialversicherungsregelungen dokumentiert?

Die Anforderungen sind komplex und ändern sich regelmäßig. Wer hier nicht aktuell ist, riskiert Verstöße, die nicht böswillig, aber dennoch teuer sind.

5. Dokumentation: Im Ernstfall zählt jede Sekunde

Die FKS prüft nicht nur im Büro – sie beginnt auf der Baustelle, mit direkten Befragungen der Beschäftigten. Wer keine Auskunft geben kann oder will, weckt Misstrauen. Wer relevante Unterlagen nicht sofort vorlegen kann, gerät unter Druck.

Das bedeutet: Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Anmeldebestätigungen und Genehmigungen sollten nicht irgendwo im Ordner schlummern, sondern jederzeit abrufbar sein – idealerweise digital und strukturiert. Denn die Prüfung vor Ort ist oft nur der Auftakt: Auffälligkeiten können tiefgreifende Ermittlungen auslösen, die sich über Monate hinziehen.

Fazit: Prüfdruck wird nicht nachlassen

Die Schwerpunktprüfungen der FKS sind kein Ausnahmezustand – sie sind fester Bestandteil einer langfristigen Strategie zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Für Bauunternehmen bedeutet das: Die Frage ist nicht ob der Zoll kommt, sondern wann.

Die gute Nachricht: Wer alle Pflichten rund um den Baulohn zuverlässig im Griff hat – An- und Abmeldungen, Sofortmeldungen, Nachweise, Dokumentation – muss eine Prüfung nicht fürchten. Das klingt simpel, ist in der Praxis aber aufwendig. Denn der Baulohn bringt weit mehr mit sich als die reine Abrechnung. Viele Bauunternehmen entscheiden sich deshalb, diese Aufgaben an einen spezialisierten Partner auszulagern – und gewinnen damit nicht nur Sicherheit, sondern auch wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft.

Alle Zahlen und Fakten basieren auf der offiziellen Statistikveröffentlichung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Pressemitteilung der Generalzolldirektion vom 10. März 2026. Die erste Bilanz der FKS finden Sie hier: Zoll online - Pressemitteilungen - Zoll überprüft das Baugewerbe - erste Bilanz der bundesweiten Schwerpunktprüfung

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Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen

Die Lohnabrechnung gehört zu den zentralen und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Besonders Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen sorgen oft für Unsicherheiten. Fehler können nicht nur Ärger bei Mitarbeitenden auslösen, sondern auch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Dieser Beitrag erklärt, wie solche Zahlungen korrekt abgerechnet werden – und worauf dabei zu achten ist.

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Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert

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Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 sieht zwei zentrale Änderungen am Arbeitszeitgesetz vor: eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit bei tarifvertraglicher Vereinbarung sowie eine grundsätzlich verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung. Der Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des ArbZG ein und erklärt, was der Entwurf, dessen Inkrafttreten für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, für Arbeitgeber konkret bedeutet.

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Mit dem am 18. Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales soll das deutsche Arbeitszeitgesetz an zwei entscheidenden Stellen reformiert werden: Tarifvertragsparteien sollen statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können, und die elektronische Arbeitszeiterfassung soll grundsätzlich verpflichtend werden. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen, ein Inkrafttreten wird derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt. Dieser Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes ein und erklärt, was der aktuelle Entwurf für Sie als Arbeitgeber konkret bedeuten würde.

Das Arbeitszeitgesetz als Grundlage des Arbeitsschutzes

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), oft auch Arbeitszeitschutzgesetz genannt, ist Teil des sozialen Arbeitsschutzes. Es soll gesundheitliche Risiken und Gefahren am Arbeitsplatz vermeiden und vermindern, die durch unangemessene Arbeitszeiten entstehen können. Zu lange Arbeitszeiten, zu wenige oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten führen bei Arbeitnehmenden unter Umständen zu gesundheitlichen Problemen wie Burn-out, Depressionen, körperlichen Folgen durch Mehrarbeit sowie Fehlern und Unfällen durch mangelnde Konzentration oder Erschöpfung.

Regelungen zur Arbeitszeit, zu Pausenzeiten und damit verbundene Vereinbarungen werden vertraglich im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern festgeschrieben. Diese müssen sich jedoch an die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz halten. Auch Tarifverträge müssen sich dem ArbZG unterordnen: Entspricht ein Tarifvertrag nicht dem Gesetz, muss er geändert werden. Die Arbeitszeit selbst ist im Arbeitsschutzgesetz, das allgemeine Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten regelt, nicht enthalten. Alle Regelungen zur Arbeitszeit sind separat im Arbeitszeitgesetz festgehalten.

Die bisherigen Kernregeln: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten

Bislang gilt im Arbeitszeitgesetz eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die auf zehn Stunden ausgedehnt werden kann, sofern diese Grenze im Durchschnitt eines Ausgleichszeitraums von sechs Monaten eingehalten wird. Aus den acht Stunden bei sechs Werktagen pro Woche ergibt sich automatisch die bisherige wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden. Diese Obergrenze gilt auch für Arbeitnehmende mit zwei Arbeitsverhältnissen oder einer Nebentätigkeit: Bei einer normalen 40-Stunden-Woche darf für einen Nebenjob oder eine selbstständige Tätigkeit deshalb nur maximal acht Stunden zusätzlich gearbeitet werden.

Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, übersteigt die Arbeitszeit neun Stunden, muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Pausen sind maßgeblich für die Sicherheit am Arbeitsplatz, da sie die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit erhalten und so die Gefahr von Fehlern und Unfällen vermindern. In der Regel sind sie unbezahlt und zählen nicht zur eigentlichen Arbeitszeit.

Zwischen zwei Arbeitstagen, also zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn des Folgetages, müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit eingehalten werden. In einzelnen Branchen wie Gastronomie, Verkehrsbetrieben, Rundfunk, Landwirtschaft und dem medizinischen Bereich verkürzt sich diese Ruhezeit ausnahmsweise auf zehn Stunden. Für Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer gelten mit den sogenannten Lenkzeiten noch spezifischere, gesondert im Arbeitsvertrag festgelegte Regelungen.

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmende an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten. Ausnahmen gelten unter anderem für Tankstellen, Krankenhäuser, Museen, Theater, Gastronomie und Pflegeeinrichtungen. Wer sonntags arbeiten muss, hat dennoch Anspruch auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen exakt aufzuzeichnen, damit die zuständigen Arbeitsschutz- oder Gewerbeaufsichtsämter die Einhaltung der Sonntagsruhe überprüfen können.

Bereitschaftszeit, Gleitzeit und Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz

Bei Bereitschafts- und Wochenendzeiten unterscheidet das Arbeitszeitgesetz drei Formen: Der Bereitschaftsdienst gilt als Arbeitszeit, darf aber geringer vergütet werden als reguläre Arbeitszeit; die betroffene Person muss sich an einem vereinbarten Ort bereithalten, und auch hier gelten Ruhephasen und Höchstarbeitszeit. Arbeitsbereitschaft zählt selbst dann als reguläre Arbeitszeit, wenn zeitweise keine Aufgaben anfallen, sodass alle Regeln des ArbZG greifen. Bei Rufbereitschaft dürfen Beschäftigte zu Hause sein, aber jederzeit kontaktiert werden; nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zählt und muss vergütet werden, die inaktive Zeit unterliegt nicht den Regeln des ArbZG.

Zum Thema Gleitzeit enthält das Arbeitszeitgesetz selbst keine Regelungen, sie muss im Arbeitsvertrag oder individuell vereinbart werden. Bei der einfachen Gleitzeit wird ein Zeitraum festgelegt, in dem die vereinbarte Tagesarbeitszeit abzuleisten ist, etwa zwischen 9 und 18 Uhr. Die qualifizierte Gleitzeit erlaubt eine flexiblere Einteilung: An einzelnen Tagen darf kürzer oder länger als die eigentliche Tagesarbeitszeit gearbeitet werden, solange über Woche oder Monat ein Ausgleich erfolgt und die Vorgaben des ArbZG eingehalten werden. Meist gibt es dabei eine Kernarbeitszeit, in der Anwesenheit erforderlich ist. In der Praxis funktioniert qualifizierte Gleitzeit nur mit einer genauen automatisierten Zeiterfassung oder auf Basis eines Vertrauensmodells.

Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertretungen, Arbeitnehmende, die eigenverantwortlich erziehen, betreuen oder pflegen, Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mit Entscheidungsbefugnissen im Personalbereich, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.

Folgen von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz

Zwingt ein Vorgesetzter Beschäftigte dazu, länger als zehn Stunden am Tag zu arbeiten, oder duldet er dies wissentlich, gilt das als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG (Bußgeldvorschriften). Dafür droht eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe.

Betroffene Arbeitnehmende haben in solchen Fällen das Recht, die unzulässige Beschäftigung zu verweigern. Wird mehr gearbeitet, als im Arbeitsvertrag vorgesehen, besteht Anspruch auf Vergütung oder Ausgleich der Überstunden. Enthält ein Arbeitsvertrag von vornherein zu viele Stunden pro Tag oder Woche, wird er dadurch nicht automatisch unwirksam: Das Arbeitszeitgesetz sorgt dafür, dass die betreffende Zahl auf die gesetzlichen Obergrenzen korrigiert wird. Bereits geleistete Mehrarbeit muss der Arbeitgeber trotzdem bezahlen.

Eine genaue und sichere Zeiterfassung, im Idealfall softwaregestützt, hilft beiden Seiten, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Sie verhindert, dass Beschäftigte zu lange arbeiten oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten einlegen, schließt Manipulationsmöglichkeiten aus und macht Arbeitszeiten auch im Nachhinein langfristig belegbar.

Arbeitszeitreform 2026: Von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit

Nach dem Referentenentwurf sollen nicht Arbeitgeber allgemein, sondern Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien statt der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit ein wöchentliches Maximum von bis zu 48 Stunden vereinbaren können. Ohne eine entsprechende tarifliche oder betriebliche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Innerhalb dieser Woche dürften Mitarbeitende an einzelnen Tagen dann länger arbeiten, etwa bis zu zwölf Stunden, sofern der wöchentliche Durchschnitt nicht überschritten wird.

Sollte der Entwurf in dieser Form Gesetz werden, eröffnet das neue Gestaltungsspielräume für Schichtarbeit, projektbezogene Spitzen oder saisonale Belastungen. Gleichzeitig wären Personalverantwortliche in Unternehmen mit entsprechender tariflicher oder betrieblicher Grundlage gefordert, Arbeitszeitmodelle neu zu planen und in Arbeitsverträgen beziehungsweise Betriebsvereinbarungen umzusetzen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung wird Pflicht

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019 (C-55/18) müssen die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im BAG-Urteil vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten schon jetzt systematisch erfassen.

Obwohl diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits besteht, fehlt bislang eine klare gesetzliche Ausgestaltung. Die Bundesregierung plant deshalb, die Vorgaben der beiden Urteile im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren. Die Novelle soll konkrete Anforderungen an die technische Umsetzung festlegen, Ausnahmen für Kleinstbetriebe regeln und verbindliche Vorgaben für digitale Arbeitszeiterfassungssysteme sowie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen schaffen. Gleichzeitig verknüpft sie die Zeiterfassung systematisch mit der geplanten Flexibilisierung der Arbeitszeit.

Für Personalabteilungen bedeutet das, ein digitales Zeiterfassungssystem einzuführen, das den Anforderungen an Datensicherheit und DSGVO-Konformität entspricht, etwa als Terminal, App oder Cloudlösung. Ein vorhandener Betriebsrat ist in die Einführung einzubeziehen, und sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sind im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Arbeitgeber sollten jetzt aktiv werden, um Implementierungsrisiken und Bußgelder zu vermeiden.

Neue Pflichten bei der Arbeitszeitdokumentation

Mit der Reform gehen verschärfte Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation einher. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen und den Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeitenden jederzeit nachweisen können. Bei unvollständigen oder falschen Aufzeichnungen drohen rechtliche Konsequenzen.

Künftig müssen Arbeitgeber alle relevanten Arbeitszeitdaten systematisch erfassen. Dazu zählen:

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Gesamtdauer der Arbeitszeit
Pausen inklusive Beginn, Ende und Dauer
Überstunden und deren Ausgleich
Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen
die Einhaltung der 48-Stunden-Woche
die Beachtung von Ausgleichszeiträumen über mehrere Monate, etwa vier, sechs oder zwölf Monate

Diese Regelungen gelten gleichermaßen für Arbeit vor Ort, mobil oder im Homeoffice. Die neuen Referenzzeiträume und die Möglichkeit längerer Tagesarbeitszeiten machen deutlich, dass Papierlisten und einfache Excel-Tabellen künftig nicht mehr ausreichen. Lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen können als Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz gewertet werden. Behörden müssen jederzeit nachvollziehen können, dass die Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation liegt beim Arbeitgeber: Zwar kann die Erfassung der Daten den Mitarbeitenden übertragen werden, die kontrollierende Verantwortung verbleibt jedoch beim Unternehmen. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen bergen damit ein erhebliches rechtliches Risiko.

Das für 2026 geplante Zeiterfassungsgesetz wird voraussichtlich die Nutzung elektronischer Systeme als Standard vorschreiben, klare Aufbewahrungsfristen definieren, Ausnahmen für Kleinstbetriebe festlegen und die Vorgaben für mobile Arbeit und Homeoffice präzisieren. Damit erhalten Arbeitgeber eine verbindliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung, die sowohl Rechtssicherheit als auch praktische Umsetzungsmöglichkeiten für moderne Arbeitszeitmodelle bietet.

Checkliste: Arbeitszeitreform 2026 umsetzen

1. Bestehende Arbeitszeitmodelle prüfen

Alle aktuellen Arbeitszeitmodelle dokumentieren, etwa Schichtpläne, Gleitzeit, Teilzeit und Abrufarbeit
Systematisch analysieren, welche Zeiterfassungssysteme genutzt werden und wo Flexibilitätslücken bestehen
Problemfelder identifizieren: Überstunden, unklare Ruhezeiten, fehlende digitale Erfassung

2. Zeiterfassungssystem auswählen und einführen

Geeignete digitale Lösungen vergleichen, zum Beispiel App, Cloud oder Terminal
Betriebsrat einbeziehen und Mitbestimmungsrechte beachten
Testlauf durchführen und Funktionalität, Bedienbarkeit sowie Auswertungsmöglichkeiten prüfen
Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte planen

3. Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen anpassen

Regelungen für Wochenarbeitszeitmodelle implementieren
Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Überstunden und Abrufarbeit klar definieren
Neue Regelungen schriftlich festhalten, um Rechtssicherheit herzustellen

4. Personalmanagement und HR schulen

Führungskräfte über gesetzliche Änderungen und neue Arbeitszeitmodelle informieren
Mitarbeitende über Rechte, Pflichten und die Nutzung der Zeiterfassungssysteme aufklären
Interne Prozesse für Überstunden, Pausenregelungen und Arbeitszeitkontrolle anpassen

5. Steuer- und Rechtsberatung einbeziehen

Lohnabrechnung prüfen und Auswirkungen der Reform auf Überstunden, Mindestlohn und Minijobs berücksichtigen
Arbeitsrechtliche Beratung zu Verträgen, Zeiterfassung, Mitbestimmung und Compliance einholen
Bußgelder, arbeitsrechtliche Konflikte und Fehler bei der Zeiterfassung vermeiden

6. Umsetzung überwachen

Zeiterfassung und Einhaltung der Arbeitszeitmodelle regelmäßig kontrollieren
Feedback aus HR und Belegschaft einholen und Prozesse anpassen
Bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben schnell reagieren

Fazit

Das Arbeitszeitgesetz bleibt mit Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeitregelungen die Grundlage des Arbeitsschutzes. Der Referentenentwurf zur Reform 2026 sieht an zwei zentralen Stellen Änderungen vor: Statt der starren täglichen Höchstarbeitszeit soll künftig, tariflich oder betrieblich geregelt, der Wochendurchschnitt zählen, und die ohnehin schon durch EuGH und Bundesarbeitsgericht bestätigte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll eine konkrete gesetzliche Ausgestaltung erhalten. Bis zum Inkrafttreten, das derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, gilt weiterhin das aktuelle Recht. Wer sich jetzt mit bestehenden Arbeitszeitmodellen befasst und ein digitales Erfassungssystem vorbereitet, vermeidet spätere Implementierungsrisiken und Bußgelder und schafft die Grundlage für rechtssichere, flexible Arbeitszeitmodelle.

Häufige Fragen zur Arbeitszeitreform 2026 und zum Arbeitszeitgesetz

Was ist die Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland?

Als Arbeitszeitreform 2026 wird die geplante Überarbeitung des deutschen Arbeitszeitgesetzes bezeichnet. Ziel ist es, die bisher starre tägliche Höchstarbeitszeit flexibler zu gestalten und stärker an die Vorgaben der EU anzupassen. Zu den Kernpunkten zählen die Einführung einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit und die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung.

Ab wann gilt die Arbeitszeitreform 2026 für Arbeitgeber?

Die Reform liegt derzeit als Referentenentwurf vor und ist noch nicht in Kraft. Ein Inkrafttreten wird aktuell für den 1. Januar 2027 angestrebt. Da insbesondere die Einführung der elektronischen Zeiterfassung organisatorischen und technischen Vorlauf erfordert, sollten Sie sich als Arbeitgeber bereits jetzt vorbereiten.

Wie viele Stunden dürfen Arbeitnehmende nach geltendem Arbeitszeitgesetz pro Tag arbeiten?

Pro Tag sind maximal acht Stunden erlaubt. Ausnahmsweise können zehn Stunden gearbeitet werden, wenn dies innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen wird.

Was ändert sich bei der Höchstarbeitszeit ab 2026?

Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden treten – allerdings nur dort, wo Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien dies vereinbaren. Ohne eine solche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Wo die neue Regelung greift, ermöglicht sie längere Arbeitstage, sofern der Wochendurchschnitt eingehalten wird und die gesetzlichen Ruhezeiten beachtet werden.

Welche Pausen- und Ruhezeitregeln gelten unabhängig von der Reform?

Bei mehr als sechs Stunden Arbeit am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen, in einzelnen Branchen wie Gastronomie oder Verkehrsbetrieben zehn Stunden.

Sind Arbeitgeber ab 2026 zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Noch nicht verbindlich, da es sich bislang um einen Referentenentwurf handelt. Vorgesehen ist jedoch, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten künftig grundsätzlich elektronisch erfassen müssen. Der Entwurf sieht dabei Ausnahmen vor, etwa für Kleinstbetriebe, sowie die Möglichkeit, dass Tarifvertragsparteien abweichende Regelungen einschließlich einer Erfassung in Papierform zulassen. Die Systeme müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und DSGVO-konform sein.

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine und mittlere Unternehmen?

Nach dem Referentenentwurf soll die grundsätzliche Pflicht für alle Arbeitgeber gelten, für Kleinstbetriebe sind jedoch Ausnahmen von der elektronischen Erfassung vorgesehen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die keine solche Ausnahme in Anspruch nehmen können, sind vereinfachte, kostengünstige digitale Lösungen zulässig, zum Beispiel Apps oder cloudbasierte Zeiterfassungssysteme.

Was müssen Arbeitgeber bei Minijobs und Teilzeit beachten?

Aufgrund des steigenden Mindestlohns und der höheren Minijob-Grenze ist eine exakte Arbeitszeiterfassung besonders wichtig. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Minijobberinnen und Minijobber die zulässige monatliche Verdienstgrenze nicht überschreiten und ihre Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Arbeitszeitreform?

Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser bei der Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen sowie bei Änderungen der Arbeitszeitmodelle ein Mitbestimmungsrecht. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Sie den Betriebsrat frühzeitig einbinden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?

Verstöße gegen die Arbeitszeitvorgaben oder die Pflicht zur Zeiterfassung können als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG geahndet werden und Bußgelder von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe. Zudem können arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen entstehen, etwa bei Überstunden und Ruhezeiten.

Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?

Ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen, Beschäftigte mit eigenverantwortlicher Erziehungs-, Betreuungs- oder Pflegeaufgabe, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.

Wie können sich Arbeitgeber auf die Arbeitszeitreform 2026 vorbereiten?

Arbeitgeber sollten frühzeitig bestehende Arbeitszeitmodelle analysieren, ein digitales Zeiterfassungssystem auswählen, Arbeitsverträge und HR-Richtlinien prüfen, Führungskräfte und Mitarbeitende schulen sowie rechtliche und steuerliche Beratung einholen.

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Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Ab dem 1. Januar 2026 treten wichtige Änderungen beim gesetzlichen Mindestlohn sowie der Geringfügigkeitsgrenze in Kraft. Für Unternehmen und Beschäftigte in der Baubranche, im Garten- und Landschaftsbau sowie in bestimmten Handwerken bedeutet dies: Löhne, Midi-Job-Grenzen und branchenspezifische Tariflöhne passen sich erneut an. Hier finden Sie alle relevanten Werte und Informationen im Überblick.

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Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.

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Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Suiteify erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2026.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:

UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2025 automatisch erzeugt und versendet.
Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
Nach dem Monatsabschluss 12/2025 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

Resturlaub prüfen:
Überprüfen Sie offene Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und erneut vor dem 31. März des Folgejahres
Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
Stimmen Sie alle Lohn- und Gehaltskonten ab und schließen Sie diese ab, bevor Sie ins neue Kalenderjahr wechseln.
⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres
Betriebliche Altersvorsorge:
Melden Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragtem Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV).
⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Fazit

Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

HR & Payroll

Welche Abacus Alternative ist die beste? Vergleich der Top HR-Tools

Du suchst nach einer Alternative zu Abacus Umantis? Dann bist du hier genau richtig. Wir haben die acht besten HR-Softwares für dich getestet und zeigen dir, welche Lösung wirklich zu deinem Unternehmen passt.

5 Min. Lesezeit

Kurzes Fazit vorweg:

Suiteify punktet als moderne All-in-one-Lösung besonders für KMUs in der DACH-Region.

Für KMUs mit DATEV-Fokus eignen sich HRworks oder Rexx Systems.

Wachsende Unternehmen mit In-House Payroll profitieren von Personio.

Kleinere Teams starten mit Kenjo oder Sage HR.

Mehr über aktuelle Anbietertrends findest du auch in unserem Beitrag HR-Software für den Mittelstand: Vergleich der besten Tools.

Warum nach einer Alternative zu Abacus Umantis suchen?

Die Schweizer HR-Software Abacus ist seit über 40 Jahren am Markt und wird von vielen Unternehmen geschätzt. Mit über 100.000 verkauften Lizenzen und einer breiten Palette von HR-Funktionen hat sich Abacus als eine gute Lösung etabliert. Doch nicht für jedes Unternehmen ist Abacus die perfekte Wahl.

Die Entscheidung für eine neue HR-Software fällt selten leichtfertig. Wenn du über einen Wechsel von Abacus nachdenkst, kennst du vermutlich eines dieser Szenarien: Dein Unternehmen ist gewachsen und die aktuelle Lösung stößt an ihre Grenzen. Vielleicht suchst du nach einer moderneren Benutzeroberfläche, flexibleren Preismodellen oder speziellen Funktionen, die besser zu deinen Anforderungen passen. Oder du bist ein kleineres Unternehmen, für das Abacus schlichtweg zu komplex und kostspielig ist.

Wie ist Abacus Umantis positioniert – und warum ist das wichtig?

Abacus ist ein Schweizer Anbieter. Umantis deckt vor allem Recruiting und Talent-Management ab; Zeiterfassung und Lohn laufen im Abacus-Verbund über eigene Module (zum Beispiel App und Terminal für Zeiten sowie die Abacus-Lohnbuchhaltung). Die Daten werden – je nach Unternehmenssitz – in der Schweiz oder in deutschen Rechenzentren betrieben. Diese Ausrichtung (Schweiz-Wurzeln, HR-Suite plus getrennte Zeit/Payroll, Hosting nach Sitz) kann darüber entscheiden, wie gut das zu deinem Setup in Deutschland oder Österreich passt.

Stärken von Abacus

Erweiterte HR-Tiefe durch Talent-Management: Mit der Übernahme von umantis (Talent Management) wurde das Portfolio ausgebaut, wodurch Recruiting/Performance/Entwicklung in die Abacus-Welt rücken – sinnvoll, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und HR weiter vertiefen möchtest.

ERP-Nähe und Prozesskonsistenz: Wer Abacus auch jenseits von HR einsetzt (Finanzbuchhaltung, Projekte etc.), profitiert von konsistenten Stammdaten und einheitlichen Workflows – ein Vorteil, wenn du möglichst wenig Systembrüche willst.

Klare Datenresidenz in DACH: Schweiz für CH-Kund:innen, Deutschland für DE/AT-Kund:innen. Das erleichtert die Beurteilung von Datenschutz und Compliance.

Abacus Kritik: Die Grenzen der Softwarelösung

Fehlendes Zusammenspiel mit DATEV/Kanzlei: Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit vorbereitender Lohnbuchhaltung und DATEV-Übergaben. Wenn du dieses Modell fährst, lohnt der Blick auf Lösungen, die den DATEV-Prozess explizit unterstützen und beschreiben.

Keine integrierte Entgeltabrechnung für Deutschland in der Umantis-Suite. Umantis beschreibt HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Ziel- und Personalentwicklung – Payroll ist nicht Bestandteil der Suite. Die Lohnabrechnung liegt im Abacus-Verbund und ist in der Schweiz Swissdec-zertifiziert; für Deutschland ist üblicherweise eine ITSG-geprüfte Payroll im System gefragt.

Zeit und Lohn liegen in separaten Abacus-Modulen. Zeiterfassung erfolgt z. B. über AbaClik/AbaClock/MyAbacus. Die Lohnabrechnung wird als eigenes Abacus-Produkt geführt. Ein „alles in einer Suite“ für DE inkl. Payroll stellt Umantis damit nicht bereit.

UX/UI nicht einfach: Teilweise ist die Bedienung im Admin-Bereich etwas umständlich. Anpassungen wirken laut Nutzer:innen teils schwieriger bzw. erfordern ein spezifisches Know-how (Quelle: Trusted).

Fazit zu Abacus Umantis

Nutze Abacus Umantis, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und eine HR-Suite für Recruiting/Entwicklung mit sauberer Einbindung von Zeit und Spesen brauchst. Vergleiche Alternativen, wenn dein Schwerpunkt in Deutschland oder Österreich liegt, du eine integrierte DE-Payroll oder klare DATEV-Prozesse erwartest – hier macht die Marktpositionierung den Unterschied.

Kriterien für die Auswahl des richtigen HR-Tools

Bevor du dich für eine Abacus Alternative entscheidest, solltest du dir über deine Anforderungen im Klaren sein. Eine gute Orientierung bietet auch unser Beitrag zum HR-Software-Vergleich führender Anbieter für digitale Personalverwaltung.

Ein häufiger Fehler ist es, sich von Funktionsumfang und Features blenden zu lassen, ohne die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang sollte zu deinem Unternehmen passen. Brauchst du wirklich alle Module oder reichen dir Kernfunktionen wie digitale Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement? Mehr Funktionen bedeuten oft auch mehr Komplexität und höhere Kosten.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz im Team. Eine intuitive Oberfläche spart Einarbeitungszeit und reduziert den Support-Aufwand. Moderne HR-Tools setzen hier auf klare Strukturen und selbsterklärende Prozesse.

Integrationen

Bei den Integrationen solltest du prüfen, ob die Software mit deinen bestehenden Systemen harmoniert. Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung (wie DATEV), ERP-Systemen und Zeiterfassungstools. Eine nahtlose Integration spart Zeit und verhindert Doppelarbeit.

Datenschutz

DSGVO-Konformität ist Pflicht, aber auch der Serverstandort spielt eine Rolle. Viele Unternehmen bevorzugen Anbieter mit Hosting in Deutschland oder zumindest in der EU.

Kostenpunkt

Die Kosten setzen sich meist aus verschiedenen Komponenten zusammen: Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartung. Achte auf transparente Preismodelle und versteckte Kosten. Eine kostenlose Testphase hilft dir, die Software vorab zu prüfen.

Support

Der Support macht oft den Unterschied. Gibt es eine deutsche Hotline? Wie schnell reagiert der Support? Existieren Schulungsangebote und eine aktive Community? Diese Fragen solltest du vorab klären.

Externe Bewertungen

Bewertungsplattformen wie Capterra, G2 oder Trustpilot geben dir wertvolle Einblicke in die Praxiserfahrungen anderer Nutzer:innen. Achte dabei auf aktuelle Bewertungen und die Unternehmensgröße der Rezensent:innen.

Abacus Alternativen: Die 8 besten HR-Tools im Vergleich

(Informationen laut Stand Oktober 2025. Änderungen vorbehalten.)

Anbieter	Stärken im DACH-Kontext	Schwächen (DE/AT-relevant)	Eignet sich besonders für	Preis
Suiteify HR	All-in-one für HR & Payroll mit starkem DACH-Fokus, optional auch Payroll-Outsourcing/BPO und Finance-Leistungen aus einer Hand	Fehlende Enterprise-Features für größere Unternehmen (> 1.500 Mitarbeitende)	DACH-KMU, die HR & Payroll zentralisieren oder Payroll auslagern möchten	Auf Anfrage, kostenlose Beratung möglich
Personio	Verbreitetes HR-Core in DE, integrierte ITSG-zertifizierte Payroll für Deutschland	Integrierte Payroll ist auf Unternehmen mit Sitz in Deutschland ausgerichtet, für andere Setups werden u. a. DATEV-Integration oder Exporte beschrieben	Mittelstand in Deutschland mit In-House Payroll im System	Auf Anfrage
HRworks	Sehr DATEV-nah, explizit für vorbereitende Lohnbuchhaltung konzipiert, transparente Preisdarstellung	Onboarding-Prozesse sind im Standard funktionsseitig eher schlank, spezifische Kennzahlen zum Personalbedarf fehlen (Quelle: Trusted)	KMU mit Kanzlei-Setup und Wunsch nach klaren DATEV-Prozessen	12,90 € pro Nutzer:in/Monat zzgl. Grundgebühr (staffelabhängig)
Rexx Systems	Tiefe HR-Suite; zertifizierte, bidirektionale DATEV-Schnittstelle für saubere Prozesse	Zu komplexe Funktionsvielfalt für kleinere Unternehmen	Größere Unternehmen mit ausgeprägter HR-Prozesskette und DATEV-Fokus	Auf Anfrage
SAP SuccessFactors	Enterprise-HCM mit Core HR, Zeit, Analytics und Employee Central Payroll	Einführung typischerweise partner-/projektgetrieben, Paketpreise nicht öffentlich gelistet	Größere Organisationen bzw. Konzern-IT-Landschaften	Auf Anfrage
Sage HR	Modularer Einstieg ins Kern-HR, internationale Verfügbarkeit und Testphase	Einstieg/Ersteinrichtung und Navigation können komplex sein, die Mobile-App wird vereinzelt als träge/unresponsiv beschrieben (Quelle: g2.com)	Kleine Teams, die leichtgewichtig starten wollen	ab ca. 6,50 € pro MA/Monat (indikativ, modulspezifisch)
BambooHR	Bekanntes HR-Core mit großem Integrations-Ökosystem	Fehlende/limitierte Funktionen und eingeschränkte Anpassung, negative Bewertungen über Support-Tempo (Quelle: g2.com)	International orientierte Teams ohne DE-Payroll-Schwerpunkt	Auf Anfrage
Kenjo	Workforce-/Schicht-Fokus, DATEV-Anbindung für die vorbereitende Payroll, deutschsprachige Positionierung	Implementierung/Onboarding wird in einzelnen Reviews als zu knapp geführt, Leistungs-/Performance-Modul ist nicht immer leicht aufzusetzen (Quelle: softwareadvice.com)	SMB/Teams mit Schichtbetrieb und klaren DATEV-Übergaben	Planabhängig / auf Anfrage

1. Suiteify – die moderne All-in-one-Lösung für den Mittelstand

Suiteify ist eine leistungsstarke HR-Software speziell für KMUs in der DACH-Region. Mit über 35 Jahren Erfahrung und einem klaren Fokus auf Automatisierung und Compliance Management bietet Suiteify alles, was moderne Personalabteilungen brauchen.

Vorteile:

Cloudbasierte All-in-one-Plattform für HR, Lohn und Buchhaltung

Automatisierung von Workflows

Modulares System mit nahtloser Integration in bestehende IT-Systeme

Abdeckung des gesamten Employee Lifecycle in einer Lösung

Schnelle, intuitive Implementierung mit direktem Nutzen ab Tag 1

Option zum Outsourcing von Lohn- und Buchhaltungsprozessen

Nachteile:

Fokus primär auf DACH-Region, weniger geeignet für globale Unternehmen

Schwerpunkt auf KMU, eingeschränkte Enterprise-Funktionen

Preis: Die Preisgestaltung erfolgt individuell nach Unternehmensgröße und benötigten Modulen. Beratung gibt es kostenlos auf Anfrage.

2. Personio – der etablierte HR-Standard für KMU

Personio bietet eine modulare All-in-one-Plattform für Personalmanagement, Recruiting, Onboarding, Dokumentenverwaltung und vorbereitende Payroll. Die Software lässt sich in über 800 Recruiting-Kanäle integrieren und ist mit DATEV-Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung verknüpft.

Vorteile:

Moderne Oberfläche mit intuitiver Benutzerführung

Breite Funktionalität für Recruiting und HR-Core-Prozesse

Große Reichweite und bekannte Marke im DACH-Markt (15.000+ Kund:innen)

Nachteile:

Teilweise Performance-Einschränkungen bei großen Datenmengen (Capterra)

Eingeschränkte Flexibilität bei komplexen Workflows laut Nutzerbewertungen (Capterra)

Preislich im oberen Segment angesiedelt (keine öffentliche Preisliste)

Preis: Individuell nach Plan und Mitarbeiterzahl (personio.de)

3. HRworks – die praxisnahe Lösung für mittelständische Teams

HRworks deckt alle Standardprozesse von Zeit und Abwesenheit bis Spesen und Reisekosten ab und ist damit eine All-in-one-Option für KMU in Deutschland und Österreich.

Vorteile:

Transparente Preise und keine Mindestvertragslaufzeit

Erprobtes Reisekostenmodul – ein klarer Mehrwert gegenüber anderen Tools

Hosting in EU-Cloud (AWS, ISO 27001)

Nachteile:

Einarbeitung und Ersteinrichtung benötigen Zeit (Schulung empfohlen)

Reports und Auswertungen werden von Nutzer:innen als verbesserungsfähig bewertet (OMR)

Preis: Startet ab 12,90 € pro Monat, ab 20 Nutzer:innen

4. Rexx Systems – die Enterprise-Lösung für anspruchsvolle Unternehmen

Rexx Systems bietet eine umfassende, modulare HR-Suite für Recruiting, Talent- und Ausbildungsmanagement sowie eine ISO 27001-zertifizierte Systemarchitektur. Die Software ist auf die Anforderungen größerer Mittelständler und Konzerne ausgelegt und unterstützt individuelle Prozessanpassungen.

Vorteile:

Hohe Skalierbarkeit und tiefe Funktionsvielfalt

DATEV-Schnittstelle und Ausbildungsmanagement mit 500+ Rahmenplänen

Zertifiziertes Datenschutz- und Sicherheitsniveau

Nachteile:

Steile Lernkurve und teilweise unintuitive Oberfläche

Onboarding und Support werden in Bewertungen teils als aufwendig beschrieben (Trusted.de)

Preis: Nach Anfrage, je nach Modulkonfiguration.

5. SAP SuccessFactors – die Enterprise-Lösung für internationale Unternehmen

SAP SuccessFactors ist eine globale HCM-Suite für mittelgroße bis große Organisationen. Sie deckt den gesamten Employee Lifecycle ab – vom Recruiting über Learning bis zur Payroll („Employee Central Payroll“) – und lässt sich nahtlos in SAP-ERP und S/4HANA integrieren.

Vorteile:

Zentralisiertes Employee-Central-Modul für Stammdatenverwaltung

Integrierte Payroll für mehrere Länder

Learning- und Performance-Management

Analytics und Reporting über SAP People Analytics

Nahtlose Integration in bestehende SAP-Landschaften

Nachteile:

Komplexe Implementierung und hoher Projektaufwand

Kostenstruktur und Customizing abhängig von Partner und Region

Preis: Nach Projektumfang und Lizenzmodell.

6. Sage HR – der modulare Einstieg für KMU

Sage HR bietet ein flexibles System für Abwesenheits-, Zeit- und Performance-Management sowie Recruiting. Unternehmen können mit Basismodulen starten und bedarfsgerecht erweitern.

Vorteile:

Abwesenheits- und Zeitmanagement mit Genehmigungsworkflows

Performance- und Zielvereinbarungs-Module

Recruiting- und Onboarding-Add-ons

Web- und App-basierte Nutzung

Nachteile:

Für eine deutsche Lohnabrechnung ist meist eine zusätzliche, landesspezifische Payroll-Lösung bzw. Suite erforderlich

In Reviews werden u. a. eine weniger tiefe Reporting-/Anpassungstiefe sowie eine mobil eingeschränkte Funktionsabdeckung genannt (g2.com)

Die Preisangaben sind oft indikativ und modulabhängig

Preis: Ab ca. 6,50 € pro Mitarbeiter:in/Monat.

7. BambooHR – die internationale Lösung mit Employee-Experience-Fokus

BambooHR konzentriert sich auf Personalverwaltung, Self-Service und Mitarbeiterfeedback. Die Plattform ist auf englischsprachige Teams ausgerichtet und wird weltweit eingesetzt.

Vorteile:

Digitale Personalakten und Dokumentenmanagement

Self-Service und Onboarding-Funktionen

Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools

HR-Reporting und Dashboarding

Nachteile

Payroll-Modul nur für den US-Markt

Implementierung und Preise auf Anfrage

Preis: Auf Anfrage.

8. Kenjo – die agile Lösung für moderne Teams

Kenjo ist eine Cloud-basierte HR-Plattform, die besonders auf Automatisierung und Mitarbeiterzufriedenheit ausgerichtet ist. Funktionen umfassen Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakten und eine mobile App für Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen.

Vorteile:

Einfache Einführung und intuitive Benutzeroberfläche

Günstiger Einstiegspreis und skalierbare Lizenzmodelle

Automatisierungen für Genehmigungen und Kommunikation

Nachteile:

Teilweise eingeschränkte Reporting- und Analysefunktionen

Weniger geeignet für Unternehmen mit sehr spezifischen Prozessen

Preis: Ab 5,40 € pro Mitarbeiter:in/Monat (Starter) bis 9 € (Growth)

Das macht Suiteify zu einer der besten Abacus Alternativen

Suiteify vereint, was in vielen Unternehmen noch getrennt läuft: HR, Payroll und Finance. Die Plattform ist speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen in der DACH-Region entwickelt und bildet die gesamte Prozesskette von der Zeiterfassung bis zur rechtssicheren Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem System ab.

Ein besonderes Merkmal ist die Verbindung aus Software und Service: Mit Run my Payroll können Unternehmen ihre Abrechnung flexibel auslagern und so administrative Aufgaben reduzieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Durch den starken Fokus auf die DACH-Region bleibt die Lösung stets gesetzesaktuell und erfüllt alle steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Darüber hinaus lässt sich Suiteify einfach mit Finanz- und Buchhaltungsprozessen verbinden und schafft damit eine integrierte Plattform, die Personalmanagement- und Finanzthemen ganzheitlich abbildet.

Fazit und Empfehlungen

Die Wahl der richtigen HR-Software hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab. Für kleine Start-ups mit begrenztem Budget könnte Kenjo oder Sage HR die richtige Wahl sein. Größere Mittelständler mit komplexen Anforderungen fahren möglicherweise mit REXX Systems oder Personio besser.

Für die meisten KMUs im DACH-Raum empfiehlt sich jedoch ein genauerer Blick auf Suiteify. Die Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung, durchdachten Funktionen und dem klaren Fokus auf den deutschsprachigen Markt macht Suiteify zur Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse modernisieren und automatisieren möchten. Die Software bietet eine gute Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, ohne die Komplexität von Abacus oder die Einschränkungen günstigerer Alternativen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Abacus Alternative ist die beste?

Das hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Für mittelständische Unternehmen in der DACH-Region mit Fokus auf Automatisierung und Compliance ist Suiteify eine hervorragende Wahl. Kleinere Unternehmen könnten mit Kenjo oder Sage HR gut bedient sein, während Personio für wachsende Start-ups interessant ist.

Was sind die Vorteile der Umstellung auf eine alternative HR-Software zu Abacus?

Moderne Alternativen bieten oft eine intuitivere Benutzeroberfläche, flexiblere Preismodelle und bessere Cloud-Integration. Viele Lösungen sind zudem speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten und damit weniger komplex als Abacus.

Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-one-Lösung bieten?

Eine moderne HR-Software sollte mindestens digitale Personalakten, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Recruiting-Funktionen bieten. Wichtig sind auch Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen, mobile Apps und Self-Service-Portale für Mitarbeitende.

Was unterscheidet Suiteify von anderen HR-Softwarelösungen?

Suiteify zeichnet sich durch seine konsequente Ausrichtung auf KMUs in der DACH-Region aus. Die Software bietet eine optimale Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, kombiniert mit jahrzehntelanger Erfahrung und einem starken Fokus auf Automatisierung und Compliance.

HR & Payroll

Die Bedeutung von Gleitzeit: Formen, Regelungen & Vorteile sowie Nachteile

Gleitzeit verschafft Arbeitnehmer/innen den Komfort, Arbeitsbeginn und -ende flexibel takten zu können. Wir schauen uns im zugehörigen Artikel diese Arbeitszeitmodelle genauer an und erörtern kritisch die Benefits daraus!

5 Min. Lesezeit

Flexibilität ist DAS Zauberwort der Stunde. Das engt sich thematisch nicht nur auf den Arbeitsort ein, da auch rigide Arbeitszeiten davon vor den Kopf gestoßen werden. Gerade die Gleitzeit hat sich dabei als beliebtes Modell etabliert und ist mittlerweile aus modernen deutschen Unternehmen gar nicht mehr wegzudenken. Viele wissen wahrscheinlich nicht, dass die Idee an sich schon mehr als ein halbes Jahrhundert alt und auf das "Ottobrunner Modell" der Bölkow GmbH zurückzuführen ist. Von neuartig kann also keine Rede sein.

Im Verlaufe der Zeit ist das Konzept gerade in Deutschland, wo Arbeitsschutzgesetze und eine ausgeprägte Arbeitskultur Hand in Hand gehen, zum Katalysator für die Synthese persönlicher und betrieblicher Anforderungen geworden. Gleitzeit gibt den Beschäftigten mehr Eigenverantwortung, indem sie (nicht ausschließlich, aber mehrheitlich) innerhalb festgelegter Zeiträume selbst darüber entscheiden, wann sie ihre Arbeit verrichten.

In diesem Blogartikel werden wir nunmehr die Bedeutung der Gleitzeit folgendermaßen eruieren: Zunächst untersuchen wir die Arten der Gleitzeit, einschließlich der einfachen Gleitzeitmodelle, Jahresarbeitszeitkonten, qualifizierter Gleitzeit und mehr. Anschließend beleuchten wir die Gleitzeitregelungen und die damit verbundenen Rechte und Pflichten sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende. Im dritten Abschnitt widmen wir uns den Kernarbeitszeiten, bevor wir in einem weiteren Schritt mittels der Vor- und Nachteile dieser Arbeitszeitmodelle alles abrunden.

Ein Überblick über Gleitzeitmodelle

Gleitzeit ist nicht gleich Gleitzeit. Tatsächlich existieren in Deutschland unterschiedliche Modelle, deren Flexibilitätsgrade mal mehr, mal weniger Spielraum für Arbeitnehmer und Unternehmen repräsentieren. Ihnen gemein ist aber die Bestrebung, Arbeitszeiten sowohl auf individuelle Bedürfnisse als auch betriebliche Erfordernisse zu optimieren (Stichwort Work-Life-Balance). Hier ein Blick auf die relevanten Gleitzeitmodelle und wie sie in der Praxis aussehen können:

Einfaches Gleitzeitmodell

Hierbei handelt es sich um die grundlegendste Form der Gleitzeit, bei der Mitarbeiter täglich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens flexibel ihrer Tätigkeit nachkommen können. Während der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende variabel offengelassen werden, muss nichtsdestotrotz eine konkrete Gesamtarbeitszeit als Soll pro vorab definiertem Intervall erzielt werden.

Beispiel: Ein Unternehmen gibt die Rahmenarbeitszeit von 9:00 Uhr morgens bis 17:00 Uhr vor. Angestellte haben bei einer Gleitspanne von zwei Stunden die Freiheit zu wählen, ob sie beispielsweise schon um 7:00 Uhr oder erst um 09:00 Uhr den Start hinlegen, solange sie die determinierte Kernarbeitszeit einhalten.

Qualifizierte Gleitzeit

In der qualifizierten Gleitzeit entpuppt sich ein Maximum an Flexibilität als Freund begleitender Steuerungsmechanismen vonseiten der Arbeitgeber. Kontrastierend zur einfachen Gleitzeit ist neben der individuellen Gestaltung von Beginn und Ende des Arbeitstages ebenso die Menge der täglichen Arbeitsstunden nicht in Stein gemeißelt. Tun und lassen, wie einem beliebt, kann man mit seiner Arbeitszeit deswegen aber keineswegs. Die Arbeitnehmenden sind immer noch an die vertraglich vereinbarte Gesamtarbeitszeit pro Woche, Monat oder Jahr gebunden.

Beispiel: Ein Kundenservice-Team in einem mittelständischen Unternehmen arbeitet nach dem Grundsatz der qualifizierten Gleitzeit mit Funktionszeit. Der Arbeitgeber verfügt, dass die zu betreuende Telefonhotline von 9:00 bis 17:00 Uhr durchgängig besetzt sein muss. Mitarbeiter A arbeitet demnach von 8:00 bis 16:00 Uhr, wohingegen Mitarbeiter B für eine gleitende Arbeitszeit von 10:00 bis 18:00 Uhr optiert. Die Hotline ist ergo im besagten Zeitfenster funktionsfähig.

Jahresarbeitszeitkonto

Dieses Arbeitszeitmodell erlaubt die Verteilung der Arbeitsstunden auf eine im Vorhinein im Arbeitsvertrag festgehaltene Anzahl von jährlich zu erbringenden Stunden. Darum zählt abseits des Jahresendes weniger das Wann als vielmehr das Wie: der Arbeitnehmer sammelt seine Stunden auf dem Arbeitszeitkonto und kann diese je nach Arbeitsanfall beziehungsweise persönlichen Gegebenheiten adaptieren.

Beispiel: In einem landwirtschaftlichen Betrieb wird während der Erntesaison klassisch mehr Arbeitszeit angehäuft, die in ruhigeren Monaten dann etwa in Form mehrerer freier Tage ausgeglichen werden kann. Nach dem Prinzip Gleitzeitausgleich bezeichnet man das entsprechend als Gleittage.

Vertrauensgleitzeit

Schon dem Namen nach wird Arbeitnehmern im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit ein hohes Maß an Vertrauen entgegengebracht. Der Grundgedanke ist, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben eigenverantwortlich und fristgerecht erledigen, ohne durch traditionelle Arbeitszeiten an die Kandare genommen zu werden. Im Mittelpunkt stehen gewisse Ziele, die per Vereinbarung zum alles entscheidenden Performance-Indikator erwachsen.

Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin im Außendienst arrangiert ihren Arbeitsalltag anhand der Vertrauensarbeitszeit. Ihre Leistung wird daran bemessen, dass Kundentermine und assoziierte Verkaufsziele zuverlässig umgesetzt werden. Es ist übrigens zu erwähnen, dass nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019, welches ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Arbeitszeiterfassung von Arbeitgebern verlangt, das gesamte Konzept unter Beschuss geriet. Verschwunden ist dieses Gleitzeitmodell darob bislang dennoch nicht.

Die Gleitzeitregelung aus der Sicht von Beschäftigten und Arbeitgeber

Die Gleitzeitregelung als solche definiert eindeutig, wie flexible Arbeitszeiten im Unternehmen gehandhabt werden und welche Rechte und Verantwortungen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben. In Deutschland sind die gesetzlichen Eckpfeiler dafür durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vorgegeben, das gleichzeitig die Rahmenbedingungen für individuelle Betriebsvereinbarungen konstatiert. So ist etwa nach § 3 ArbZG die Vorgabe der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden festgeschrieben. Sehen wir uns im Folgenden die Standpunkte jeweils an.

Rechte und Verantwortungen des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, Gleitzeit im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder in einem individuellen Arbeitsvertrag festzulegen. Im Zuge der Gleitzeitregelung gehen damit einige Key Facts einher:

Einführung und Aufhebung der Gleitzeitvereinbarung: Der Arbeitgeber kann entscheiden, ob und in welcher Ausprägung Gleitzeit im Unternehmen Anwendung findet. Ein Selbstläufer ist das nicht. Eine Streichung der Gleitzeitregelung ist ebenfalls möglich, wobei hier aber Rücksprache mit dem Betriebsrat gehalten werden muss, welchem ein Mitbestimmungsrecht zufällt.
Arbeitszeitkontrollen: Arbeitgeber haben in Deutschland die Verpflichtung, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren, insbesondere um sicherzustellen, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten (wie zuvor erwähnt) nicht überschritten werden. Diese Verantwortung umfasst auch die Kontrolle der gleitenden Arbeitszeit.
Kernarbeitszeiten: Die Kernarbeitszeit ist dazu da, die Anwesenheitsperioden so zu gestalten, dass die betriebliche Funktionsfähigkeit gewährleistet ist.

Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer profitieren bei der Gleitzeit von einer erhöhten Flexibilität, die sie aber von einer Eigenverantwortung nicht entbindet:

Autonome Planung der Arbeitszeit: Innerhalb der vorgegebenen Gleitzeitrahmen haben die Mitarbeitenden das Recht, ihre Arbeitsstunden selbst abzustecken, solange das tägliche oder wöchentliche Pensum eingehalten wird. Eine effiziente Organisation der eigenen Zeit wird damit zur Conditio sine qua non.
Verwirklichung der Kernarbeitszeiten: Die vertraglich vereinbarten Kernarbeitszeiten - sofern vorhanden - verstehen sich als Obligation, die Arbeitnehmende tunlichst in ihren Werktag einzubinden haben.
Abbau von "Überstunden": Im Hinblick auf Gleitzeit ist die Begrifflichkeit der Überstunden mit Vorsicht zu genießen. Handelt es sich dabei doch um angeordnete Mehrarbeit im Kontext der geltenden Gesetze. Der positive Gleitzeitsaldo wiederum resultiert aus einer freiwilligen Mehrarbeit, die dann durch entsprechenden Freizeitausgleich (Gleittage) kompensiert wird.

Die Kombination mit Kernarbeitszeit

Obwohl das Konzept asynchroner Arbeit es infrage stellt, gruselt es großen Teilen der Unternehmerschaft vor zeitlich komplett zerstreuten Arbeitserbringungen. An diesem Punkt greift die Kernarbeitszeit, welche die Koordination von Meetings in Person oder virtuell, die schnelle Abstimmung im Team zwischendurch und damit die kontinuierliche Bearbeitung betrieblicher Prozesse zum Ziel hat. Als Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz betrifft sie durchwegs alle Arbeitnehmenden, denen abseits der Kernarbeitszeiten die eigenständige Realisierung des Arbeitssolls überlassen wird.

Beispiel: Ein Marketing-Team arbeitet auf Basis von Kernarbeitszeiten von 10:00 bis 15:00 Uhr zusammen. In der Regel vollziehen sich in diesem Zeitraum projektbezogene Absprachen sowie Teammeetings. Wann sie ihre restliche Arbeitszeit außerhalb der Kernarbeitszeit leisten, obliegt den Mitgliedern individuell, solange die Gesamtarbeitszeit nicht unterschritten wird.

Gleitzeit: Vor- und Nachteile der Arbeitszeitmodelle

Die Gleitzeit birgt für Arbeitnehmende das Zepter der Selbstbestimmung. Eltern, die früh am Morgen noch die Kinder im Kindergarten vorbeibringen müssen oder auch schlicht Personen, deren innere Uhr zum späteren Arbeitsbeginn anregt, verleiht das eine substantielle Verbesserung der Work-Life-Balance samt gesteigerter Arbeitszufriedenheit. Der Ausfluss daraus sind sinkende Fehlzeitenquoten und insgesamt eine prominentere Mitarbeiterbindung, da Motivation wenig überraschend produktiver arbeiten lässt und seltener Erkrankungen ob Überlastung zu beklagen sind.

Auf der anderen Seite kann und wird Gleitzeit niemals für jeden unter dem Postulat der Gleichberechtigung stehen. Davon können Arbeitnehmer in der Produktion oder im Kundendienst ein Lied singen, da von Flexibilität diesen Ausmaßes nur geträumt werden kann. Zudem darf man sich nicht vormachen, dass der organisatorische Aufwand dadurch weniger wird. Bezüglich der Erfassung von Arbeitszeiten und deren Dokumentation ist vielmehr ein Mehraufwand zu verspüren. Und dann kommt letztlich noch der Faktor Mensch zum Zug: kommen die Mitarbeitenden ihrer Arbeitspflicht nicht effizient genug nach oder halten sie vorgeschriebene Gesamtarbeitszeiten nicht ein, hat dies in vielerlei Hinsicht negative Auswirkungen auf das Unternehmen.

HR & Payroll

Was ist unbezahlter Urlaub? Unser Leitfaden für Arbeitgeber

Der Gedanke, dass der Arbeitgeber unbezahltem Urlaub automatisch zustimmen muss, ist nicht gesetzlich gedeckt. Vielmehr obliegt es dem Unternehmen selbst, hierzu eine Entscheidung zu treffen. Wir schauen uns im Blog die Hintergründe zu Motiven, der Dauer, sozialversicherungsrechtlichen Aspekten und mehr an!

5 Min. Lesezeit

Unbezahlter Urlaub ist für mehr und mehr Arbeitnehmer eine willkommene Möglichkeit, besondere private oder berufliche Vorhaben in die Tat umzusetzen. Sie als Arbeitgeber hingegen balancieren damit auf Messers Schneide: auf der einen Seite berücksichtigen Sie durch unbezahlten Urlaub entgegenkommend die individuellen Bedürfnisse, womit Sie sich als flexibles, attraktives Unternehmen positionieren. Andererseits birgt diese Freistellung für Ihren Betrieb auch Tücken. Hinterlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter über längere Zeit ein Vakuum, sind Engpässe im Team mit der damit verbundenen zusätzlichen Belastung für die verbleibende Kollegenschaft kein Ding der Unmöglichkeit.

Im vorliegenden Leitfaden beleuchten wir das Thema unbezahlter Urlaub aus allen relevanten Perspektiven: vom rechtlichen Anspruch über häufig vorgebrachte Gründe bis hin zu betrieblichen Aspekten wie den Auswirkungen auf Urlaubsansprüche sowie Krankenversicherung. Ihnen als Arbeitgeber verleiht das den Rundumblick über die Rahmenbedingungen, wie sich Anträge auf unbezahlten Urlaub strukturiert handhaben lassen und welche Vorteile beziehungsweise Risiken die Genehmigungspolitik in diesem Bereich mit sich bringt.

Wie das Arbeitsrecht den Anspruch auf unbezahlten Urlaub versteht

Vorab ist zu sagen, dass von Rechtswegen her in Deutschland kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht. Das geht damit einher, dass die Gewährung eines solchen grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers liegt. Im Unterschied zum gesetzlichen Erholungsurlaub mitsamt Bezahlung gibt es ergo keinen Urlaubsanspruch in Form dieser unbezahlten Freistellung. Regelungen zum unbezahlten Urlaub werden dementsprechend im gegenseitigen Arbeitsverhältnis in Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgehalten.

Aufzuklären ist ebenso der potentielle Irrtum, dass bestimmte Gesetze wie etwa das Elternzeitgesetz oder das Pflegezeitgesetz einen derartigen Anspruch zementieren würden. Bei der Pflege von Angehörigen wie auch der Elternzeit handelt es sich um eine tatsächlich gesetzlich verankerte Form der Freistellung, die nichts mit den hier beschriebenen Dimensionen unbezahlten Urlaubs zu tun haben.

Gründe, aus denen Arbeitnehmende einen Antrag stellen

Für einen fairen Umgang mit dem Thema ist es vonnöten, typische Motive zu kennen. Nachfolgend also die wiederkehrenden Gründe, die Unternehmen im Zusammenhang mit unbezahltem Urlaub begegnen:

Berufliche Weiterbildung/Bildungsurlaub: Mitarbeitende streben zum Beispiel nach der Erlangung neuer Fähigkeiten, die ihre derzeitige Tätigkeit womöglich nicht unmittelbar betreffen, aber zukünftig einen positiven Unternehmensbeitrag zeitigen können.
Persönliche Auszeit oder Reisen: Erholung über die Möglichkeiten vorhandener Urlaubstage hinaus, Neuorientierung, längere Reisen und mehr. Hierfür existiert unter anderem auch das Konzept Sabbatical.
Gesundheitliche Gründe: Nach einer schweren Krankheit oder für Rehabilitationszwecke kann ein unbezahlter Urlaub Wunder wirken, um wieder auf die Beine zu kommen. Übrigens ist zu bedenken, dass bei fest genehmigtem unbezahlten Urlaub im Krankheitsfall das Recht auf Entgeltfortzahlung konstatiert wurde. Das zumindest in einem Umfang von einem Monat.

Zur Dauer des unbezahlten Urlaubs

Halten wir es praxisnahe. Anja, eine langjährige Mitarbeiterin, tritt an ihren Vorgesetzten heran und bittet um ein Sabbatical im Ausmaß von sechs Monaten. Durch ihre zentrale Rolle im Team muss sich das Unternehmen einige Überlegungen durch den Kopf gehen lassen. Kann Anjas Antrag in der gewünschten Form zugestimmt werden und welche Alternativen könnten in Betracht gezogen werden? Der Arbeitgeber könnte vorschlagen, dass Anja ihre Abwesenheit in zwei Phasen a einem Zeitraum von je 3 Monaten aufteilt oder einen Teil ihrer Aufgaben im Sinne einer gelinderen Übergangsphase vor ihrem Sabbatical abschließt.

Die maximale Dauer unbezahlten Urlaubs ist nicht in Stein gemeißelt. Sie kann von nur wenigen Tagen bis hin zu Monaten oder gar einem vollen Jahr und mehr reichen. In Anjas Fall müsste die Entscheidung davon abhängig gemacht werden, wie gut ihr Rollenportfolio während ihrer Abwesenheit delegiert werden kann. Generell ist ihr Antrag auf ein halbes Jahr jedoch nicht außerhalb jeglicher Evidenz.

Die Relation zu Resturlaub und Sozialversicherung

Wenn Ihre Arbeitnehmenden unbezahlten Urlaub nehmen, zählt dies nicht als „normaler“ Urlaub, da Beschäftigte während dieser Zeit kein Arbeitsentgelt erhalten und somit auch keine Urlaubsansprüche aufbauen. Dadurch bleibt der Resturlaubsanspruch des Arbeitnehmers weiterhin aufrecht. Beispielsweise hat eine Person, die mindestens 20 Tage regulären Jahresurlaub nach den Bestimmungen im Bundesurlaubsgesetz hat und zusätzlich zwei Monate unbezahlten Urlaub nutzt, nach der Rückkehr immer noch ein Recht auf die 20 vollen Urlaubstage.

Komplementär dazu ist die Facette der Versicherung von integraler Bedeutung. Sollte der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat dauern, hat er keine direkten Auswirkungen auf die Sozialversicherung. Geht es darüber hinaus, müssen Sie als Arbeitgeber den Beschäftigten jedoch abmelden und nach Wiederaufnahme der Tätigkeit erneut anmelden. Speziell in puncto Krankenversicherung sollten Sie den Mitarbeitenden über die Weiterversicherung informieren. Wäre nämlich nach dem Ende der Pflichtversicherung etwa durch eine Familienversicherung kein angemessener Schutz nachweisbar, greift nach § 188 Absatz 4 SGB V die obligatorische Anschlussversicherung. Der baldige Kontakt zur Krankenkasse ist das Um und Auf in dieser Situation.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Antrag auf unbezahlten Urlaub

Der Prozess des unbezahlten Urlaubs ist also sorgfältig vor- und nachzubereiten. Nur dadurch wird man sowohl den Wünschen des Mitarbeiters gerecht und lässt aber ebenso die innerbetrieblichen Bedingungen nicht außer Acht. So kann eine Lösung für die Beantragung aussehen:

Antragseingang: Sobald der Arbeitnehmer ein schriftliches Ansuchen auf unbezahlten Urlaub einreicht, sollten Sie diesen zeitnahe zur Kenntnis nehmen. Alle relevanten Informationen wie die beabsichtigte Dauer sowie die Gründe für den Antrag sollten einleuchtend dargelegt sein.
Vorabgespräch: Es bietet sich darob die Gelegenheit, ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen. Dabei können Fragen zu Versicherungen usw. geklärt und mögliche Bedenken evaluiert werden.
Prüfung des Antrags: Unter der Prämisse der betrieblichen Anforderungen im Verhältnis zur Rolle des Mitarbeitenden im Team und den realistischen Konsequenzen für Projekte und Kollegen wägen Sie daraufhin alles ab. Das Für und Wider hat zahlreiche Ausprägungen.
Entscheidung: Ihre letztliche Entscheidung sollte dann klar und nachvollziehbar kommuniziert werden. Infolge der Genehmigung legen Sie den Zeitraum für den unbezahlten Urlaub fest. Im Falle einer Ablehnung lohnt es sich, transparent Ihre diesbezüglichen Überlegungen kundzutun, um den Antragsteller nicht ins Abseits zu stellen.
Dokumentation: Alle Vereinbarungen schreiben Sie zwecks Strukturiertheit nieder. Diese Dokumentation sollte Details zur Aufgabenübergabe und eventuelle Vertretungsregelungen enthalten.
Planung der Vertretung: Während der Abwesenheit ist ein vorgefertigter Plan über die Vertretung Gold wert. Hierbei ist das betroffene Team einzubeziehen, damit die notwendigen Informationen übergeben werden und die Arbeitsabläufe keiner groben Störung unterliegen.
Wiedereingliederung: Nach dem unbezahlten Urlaub ist die Wiedereingliederung das Gebot der Stunde. Der Mitarbeiter muss gerade bei längerer Absenz wieder ins Team integriert werden, damit er oder sie die Rolle unter mitunter geänderten Umständen voll ausfüllen kann.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

Wie so vieles im Leben hat der unbezahlte Urlaub nicht nur Licht- oder Schattenseiten, sondern eine Mischung aus beidem. Aus der Sicht der Vorteile ist gewiss die Mitarbeitermotivation als hervorragende Komponente zu nennen. Will ein Arbeitnehmer sich fortbilden oder persönliche Angelegenheiten regeln, nimmt das Unternehmen die Bedürfnisse mit einer Genehmigung ernst. Sehen Sie es einfach so, dass die Zeit für persönliche Projekte für Menschen wirklich bereichernd und horizonterweiternd sein kann, wodurch frische Ideen den Arbeitsalltag in späterer Folge aufblühen lassen.

Andererseits ist eine Abwesenheit für mehrere Wochen oder Monate für das Team so gut wie immer mit einem Mehr an Druck verbunden. Gut möglich, dass die Kollegen dann Überstunden leisten müssen, um den Ausfall zu egalisieren, was wiederum der allgemeinen Zufriedenheit einen Bärendienst erweist. Auf die Kontinuität in Projekten ist obendrauf besonders Wert zu legen. Wenn der Arbeitnehmende aktuell an einem wichtigen Projekt arbeitet, dürfen die Aufgaben ohne ihn keinesfalls stagnieren. Die Ressourcen für die Einarbeitung von Kollegen in neue Bereiche darf man demnach nicht unterschätzen.

Fazit

Im Bereich unbezahlter Urlaube müssen Arbeitgeber möglichst die goldene Mitte anvisieren, da es keinen gesetzlichen Anspruch auf diese Art der Freistellung gibt. Das verneint keineswegs, dass zahlreiche legitime Gründe einen solchen Antrag veranlassen können. Für ein unterstützendes Arbeitsumfeld ist die Rücksicht auf die individuelle Situation des Arbeitnehmers ein hohes Gut.

Umso essentieller ist es, dass etwa sozialversicherungsrechtliche Kontexte in der Vorbereitung auf einen unbezahlten Urlaub nicht vernachlässigt werden. Die wahre Kunst kann man darin sehen, zwischen den betrieblichen Interessen Ihres Unternehmens und den nachvollziehbaren Motiven der Mitarbeitenden eine Balance zu finden. In diesem Zusammenhang beugen klar definierte Unternehmensrichtlinien sowie eine offene Kommunikation Missverständnissen von vornherein vor.

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Winter & Baulohn: Saison-Kurzarbeit meistern mit Outsourcing

Die kalte Jahreszeit stellt Baubetriebe jedes Jahr vor große Herausforderungen. Sinkende Nachfrage, wetterbedingte Einschränkungen und Saison-Kurzarbeit führen nicht nur zu organisatorischen Hürden, sondern machen auch die Lohnabrechnung deutlich komplexer. Fehler in dieser Phase können schwerwiegende Folgen haben – von Nachzahlungen bis zu Sanktionen. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es jetzt besonders ankommt und warum das Outsourcing der Baulohnabrechnung im Winter eine sinnvolle Lösung sein kann.

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Saison-Kurzarbeit: Flexible Lösung mit Tücken

Saison-Kurzarbeit hilft Bauunternehmen, wertvolle Fachkräfte während der Wintermonate zu halten und Entlassungen zu vermeiden. Doch diese Entlastung hat ihren Preis: Die Anforderungen an die Lohnabrechnung steigen deutlich. Zuschüsse, Urlaubsansprüche und unterschiedliche Tarife müssen korrekt erfasst und fristgerecht verarbeitet werden.

Die größten Herausforderungen in der Lohnabrechnung

Komplexität der Abrechnung: Kurzarbeitergeld erfordert mehrfache Prüfungen und exakte Berechnungen.
Tarifänderungen: Änderungen während der Wintersaison müssen zeitnah umgesetzt werden.
Meldungen und Anträge: Kommunikation mit der Agentur für Arbeit und Sozialversicherungsträgern bindet Ressourcen.
Ständig wechselnde Regelungen: Nur aktuelles Wissen schützt vor teuren Fehlern.

Outsourcing der Baulohnabrechnung: Vorteile für den Winter

Das Auslagern der Lohnabrechnung entlastet interne Teams und reduziert Risiken:

Fachliche Expertise: Spezialisierte Dienstleister garantieren korrekte und fristgerechte Abrechnungen.
Zeit- und Kostenersparnis: Interne Kapazitäten werden frei, Fehlerkosten sinken.
Minimierung von Fehlern: Standardisierte Prozesse und Qualitätskontrollen sorgen für hohe Genauigkeit.
Flexibilität: Schnelle Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben spart Aufwand.
Entlastung der Personalabteilung: Die Arbeitsbelastung sinkt, das Klima verbessert sich.
Transparenz und Sicherheit: Professionelle Anbieter gewährleisten sichere Datenverarbeitung und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.

Fazit

Der Winter bringt für Baubetriebe nicht nur witterungsbedingte Herausforderungen, sondern macht auch die Lohnabrechnung zur Belastungsprobe. Saison-Kurzarbeit erhöht den administrativen Aufwand erheblich. Mit dem Outsourcing der Baulohnabrechnung minimieren Bauunternehmen Risiken, sparen Ressourcen und sichern sich fachliche Unterstützung. Wer diese Lösung in Betracht zieht, kann sich mit einer Checkliste absichern, ob Outsourcing zum eigenen Betrieb passt.

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