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HR & Payroll
Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.
Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten
Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.
Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.
Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.
Was Employee Experience bedeutet
Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.
Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.
Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding
Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.
Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.
Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor
Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.
Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten
Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.
Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen
Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.
Lernen als Teil der Employee Journey
Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.
Offboarding: Der positive Abschied zählt
Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.
Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet
Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.
Wer für Employee Experience verantwortlich ist
Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.
Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.
Trends, die die Employee Experience prägen
Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.
Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment
Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.
FAQ
Warum ist Employee Experience so wichtig?
Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.
Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?
Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.
Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle?
HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.
WEITERE ARTIKEL
Geändertes Nachweisgesetz: Was müssen Arbeitgeber beachten?
Das deutsche Nachweisgesetz (NachweisG) verpflichtet Arbeitgeber, die Bedingungen eines Arbeitsvertrags aufzuzeichnen und dem Beschäftigten die Niederschrift auszuhändigen. Zum 1. August 2022 wurde das NachweisG novelliert und um wesentliche Punkte ergänzt. Im Frühjahr 2024 hat der Gesetzgeber nochmals Hand angelegt und sich von allzu strengen Formvorgaben verabschiedet. Die wichtigsten Fragen zum Nachweisgesetz beantworten die Fachanwälte Dr. Volker Vogt und Iven Fischer in diesem Gastbeitrag.
Es war das Thema für viele Arbeitgeber im Sommer 2022 – und es bleibt ein ständiger Begleiter in der arbeitsrechtlichen Beratung: das „neue“ Nachweisgesetz. Nachdem die Gesetzesnovelle zum 1. August 2022 in Kraft getreten war, hat sie einiges durcheinandergewirbelt. Wir stellen hier die wesentlichen Änderungen vor und geben Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber. Und wir haben auch Gutes zu berichten: Jedenfalls bei den Formvorgaben ist der Gesetzgeber auf dem Weg, sich von allzu strengen Vorgaben zu verabschieden.
Was regelt das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz dient dazu, Arbeitnehmer über die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Der Hintergrund dieses Gesetzes ist die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, besser bekannt als „Arbeitsbedingungen-Richtlinie“.
Ziel dieses europäischen Rechtsaktes ist es, Arbeitnehmer in der immer weiter flexibilisierten Arbeitswelt, die sich mit teilweise prekären Arbeitsverhältnissen zunehmend auf digitalen Plattformen abspielt (sogenannte Gig-Economy), zu stärken. Daher müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten beispielsweise über die Höhe des Arbeitsentgelts, die Pflicht zur Leistung von Überstunden und die Voraussetzungen von deren Anordnung informieren – und zwar bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrags, spätestens jedoch, wenn der Arbeitnehmer nachfragt. Hierdurch soll die Transparenz für Arbeitnehmer erhöht werden.
Welche Änderungen im Nachweisgesetz greifen seit August 2022?
Zum 1. August 2022 wurde das Nachweisgesetz, das in anderer Form bereits seit Längerem besteht, erheblich erweitert:
- Es gelten nun angepasste Informationspflichten des Arbeitgebers.
- Eine weitere Neuerung sind erheblich verkürzte Fristen zur Vorlage einer Information über die im Gesetz genannten wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses.
- Auch muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nun über Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich informieren. Diese Information muss dem Arbeitnehmer spätestens am Tag des Wirksamwerdens der Änderung vorliegen.
- Zudem droht dem Arbeitgeber nun pro Verstoß gegen das Nachweisgesetz ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro.
Über welche Arbeitsbedingungen muss ein Nachweis geführt werden?
Das Nachweisgesetz regelt umfassend, über welche „wesentlichen Vertragsinhalte“ der Arbeitgeber die Arbeitnehmer informieren muss. Hierzu zählen neben Name und Anschrift der Vertragsparteien jetzt auch neue Angaben, wie beispielsweise der Hinweis auf die Kündigungsmodalitäten oder die Art und Weise sowie Fälligkeit und Höhe der einzelnen Gehaltsbestandteile.
Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, empfiehlt sich für Arbeitgeber der Blick in § 2 Nachweisgesetz. Dort wird aufgeführt, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen.
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In welcher Form ist der Nachweis vom Arbeitgeber nunmehr zu führen?
Das Nachweisgesetz sah hier seit dem 1. August 2022 strenge Schriftform vor. Dies bedeutete, dass über sämtliche genannten wesentlichen Vertragsinhalte auf einem verkörperten Dokument, welches durch beide Vertragsparteien eigenhändig unterzeichnet wurde, informiert werden musste. Doch hier hat der Gesetzgeber im Frühjahr 2024 auf die berechtigte Kritik an dieser aus der Zeit gefallenen Vorgabe reagiert.
Künftig soll die elektronische Form genügen. Das bedeutet, es genügt eine dauerhaft speicherbare Dokumentation, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf Wunsch des Mitarbeiters auch ausgedruckt werden können muss. Tinte und Papier braucht künftig also – zum Glück – keiner mehr.
An den zwei Arten der Durchführung (modi operandi), um den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu genügen, ändert sich dadurch jedoch nicht viel:
- Das Nachweisgesetz lässt es zu, dass über die wesentlichen Vertragsbedingungen via Arbeitsvertrag informiert wird. Dies bietet sich insbesondere bei statischen Arbeitsverhältnissen an. In diesem Fall können die wesentlichen Vertragsbedingungen – von denen im Übrigen einige, wie etwa der Urlaubsanspruch oder die Vergütungshöhe ohnehin arbeitsvertraglich geregelt sein werden – ebenfalls in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Die gesetzliche Neuerung sorgt nun dafür, dass auch eine schlichte elektronische Vereinbarung – etwa via E-Mail – genügt, um die Vorgaben zu erfüllen.
- Für Arbeitsverhältnisses hingegen, die sich häufig ändern oder bei denen sich die Konditionen im Wandel befinden, kann es sich anbieten, die Arbeitsbedingungen in einem gesonderten Informationsblatt aufzunehmen. Hierbei wird künftig die elektronische Form genügen. Auch haben zahlreiche Arbeitgeber ihre Personalabteilung inzwischen digitalisiert, weshalb Arbeitsverträge inzwischen häufig nur noch elektronisch vorgehalten werden. In diesem Fall könnte dann etwa ein PDF zur Verfügung gestellt werden.
Welche Fristen muss der Arbeitgeber einhalten?
Hier sieht das Nachweisgesetz ein dreistufiges Modell vor:
- Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis nach dem 1. August 2022 aufgenommen wurde, haben hinsichtlich einiger Vertragsinhalte zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses, spätestens am Tag der ersten Arbeitsleistung ein Anrecht auf Information über die wesentlichen Vertragsinhalte. Für andere Angaben hat der Arbeitgeber grundsätzlich sieben Kalendertage Zeit.
- Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 bestand, haben hingegen Anspruch auf eine Bereitstellung der wesentlichen Vertragsinhalte nach dem Nachweisgesetz erst dann, wenn sie dies beim Arbeitgeber geltend machen. Hier hat der Arbeitgeber dann sieben Tage Zeit, die entsprechenden schriftlichen Informationen vorzulegen. Dazu wird künftig eine E-Mail ausreichen.
- Über Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis muss der Arbeitgeber spätestens im Zeitpunkt informieren, in dem diese Änderungen in Kraft treten.
Was droht dem Arbeitgeber bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?
Verstöße gegen das Nachweisgesetz können ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß auslösen. Hierbei ist jedoch einschränkend anzumerken, dass ein Bußgeld nur bei vorsätzlichen Verstößen greift. Dennoch sollten Arbeitgeber die neuen Vorgaben nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn neben der Tatsache, dass etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung auch Verstöße gegen das Nachweisgesetz aufgedeckt werden können, stellt es auch einen Wettbewerbsnachteil im Kampf um qualifizierte Arbeitskräfte dar, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Informationen nicht vorhält – die Konkurrenz aber schon.
Fazit
Das Nachweisgesetz hat durch die Neuerungen im Sommer 2022 an Bedeutung gewonnen. Im Zuge der Beratung wird schnell deutlich, dass Arbeitsverträge teilweise arg in die Jahre gekommen sind. Oft können die dort geregelten Inhalte aufgrund von Gesetzes- oder Rechtsprechungsänderungen gar nicht mehr durchgesetzt werden. Insoweit empfiehlt es sich, die Pflichten aus dem Nachweisgesetz zum Anlass für eine generelle Überarbeitung der Musterarbeitsverträge zu nehmen.
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Urlaubsanspruch berechnen: Das müssen Sie wissen
Urlaubs-Anspruch richtig berechnen will gelernt sein: Worauf musst Du als Arbeitgeber beim gesetzlichen Anspruch auf Urlaub unbedingt achten – und wo finden die häufigsten Stolperfallen beim Urlaubs-Anspruch?
Der Urlaubs-Anspruch der Arbeitnehmer ist gesetzlich geregelt. Doch welchen Anspruch auf Urlaub müssen Ihre Arbeitnehmer laut Vertrag haben? Gibt es gesetzliche Unterschiede zwischen Arbeitern, Angestellten und Auszubildenden? Wie lassen sich unterschiedliche Urlaubs-Ansprüche von Ihnen als Arbeitgeber berechnen? Alles zum Thema Urlaub, Gesetz und Urlaubs-Anspruch erfährst Du in diesem Artikel.
Urlaubsanspruch: Definition
Der Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern kann laut Gesetz definiert werden als das Recht auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit. Diese dient der Erholung und dem Erhalt der Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer. Dies soll u.a.vorbeugen, dass Mitarbeiter sich häufig krank melden oder "krank" machen. Die Dauer des Urlaubsanspruchs ist gesetzlich festgelegt und das Urlaubs-Gesetz von Land zu Land unterschiedlich.
- In Deutschland beträgt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub pro Jahr 24 Werktage (ausgehend von 6 Werktagen pro Woche). Realiter erhalten viele Arbeitnehmer in der Regel laut Vertrag allerdings bis zu 30 Urlaubstage innerhalb eines Jahres, was bei einer Fünf-Tage-Woche sechs Wochen bezahltem Urlaub entspricht.
- In der Schweiz haben Arbeitnehmer hingegen Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub innerhalb eines Jahres.
- In Österreich haben Arbeitnehmer derweil innerhalb eines Jahres Anspruch auf 25 Tage bezahlten Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche und Anspruch auf 30 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, so dass diese also auf insgesamt fünf Kalenderwochen Urlaub während eines Jahres kommen.
In allen Ländern gilt der gesetzliche Urlaubs-Anspruch für Festangestellte genauso wie der Anspruch auf Urlaub für Aushilfen, Saisonkräfte, geringfügig Beschäftigte oder Werkstudenten.
Wie wirkt sich ein Urlaubsanspruch auf die Mitarbeiterbindung aus?
Unternehmen sollten nicht unterschätzen, dass sie mit den Urlaubstagen, die sie ihren Mitarbeitern gewähren, ein erhebliches Motivationstool in den Händen halten. Jeder zusätzliche Urlaubstag, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, beflügelt nachweislich die Mitarbeiterbindung. Das kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter seltener krank sind und sich so seltener krank melden.
Ein Plus an Urlaub und Freizeit ist vielen Fachkräften einiges Wert, wie eine Online-Umfrage des Stellenmarktes meinestadt.de unter 9.252 Fachkräften ergeben hat. Fast ein Viertel der Teilnehmer gab an, dass sie für mehr Freizeit auch mehr Einsatz in der verbleibenden Arbeitszeit zeigen würden. Jeder Fünfte würde sogar auf anderweitige Benefits wie Dienstwagen oder Diensthandy verzichten. Genauso viele würden für mehr Urlaub auch weniger oder kürzere Pausen in Kauf nehmen.
Fast 20 Prozent der Arbeitnehmer verzichten lieber auf Dienstwagen oder Firmenhandy als auf Urlaubstage. - Suiteify
Wie kann ich für meine Mitarbeitenden den Urlaubsanspruch berechnen?
So beliebt Urlaub bei den Arbeitnehmern auch ist, so komplex wird es allerdings, wenn es um die Berechnung des Urlaubs von Mitarbeitern geht. Hier gibt es für Dich als Arbeitgeber so einige gesetzliche Urlaubs-Regeln zu beachten. Nehmen wir zum Beispiel den Urlaubsanspruch von Teilzeitarbeitnehmern laut Gesetz.
Auch, wenn Arbeitnehmer nicht voll arbeiten, haben sie den vollen Urlaubsanspruch. Kommen sie an allen Arbeitstagen zur Arbeit, ist es auch kein Problem, diesen Anspruch auf Urlaub zu berechnen. Für eine Woche Urlaub reicht der Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche einfach fünf Urlaubstage ein.
Komplexer wird es hingegen, wenn ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen in der Woche arbeitet. Bei 6 Werktagen pro Woche umfasst der gesetzliche Mindestanspruch 24 Urlaubstage pro Jahr - die meisten Arbeitnehmer haben bei einer Vollzeitbeschäftigung jedoch 5 Arbeitstage in der Woche, wodurch der gesetzliche Mindestanspruch 20 Urlaubstage im Jahr beträgt. Bei Teilzeitkräften fällt der Anspruch entsprechend geringer aus. Dann lässt sich der gesetzliche Anspruch auf Urlaub wie folgt berechnen:
4 Wochen Urlaub (Mindestanspruch) im Jahr x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr
Aus dieser Berechnung ergibt sich, dass Arbeitnehmer, die einmal pro Woche arbeiten, einen Urlaubs-Anspruch von vier Tagen innerhalb eines Jahres haben. Wer zwei Tage in der Woche arbeitet, dem stehen mindestens acht Urlaubs-Tage im Jahr laut Vertrag zu und wer an drei oder vier Tagen in der Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch auf Urlaub von 12 beziehungsweise 16 Tagen innerhalb eines Jahres.
Kleiner Tipp: Eine manuelle Urlaubsanspruchsberechnung ist mit einer Personalsoftware nicht notwendig. Das Tool ermittelt automatisch den individuellen Urlaubsanspruch jedes Arbeitnehmers – für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte.
Anspruch auf Urlaub berechnen im Falle einer Kündigung
Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist es das Recht eines jeden Arbeitnehmers, bei einer 5-Tage-Woche einen Mindestanspruch in Höhe von 20 Arbeitstagen zu beanspruchen, die als bezahlter Urlaub verbracht werden können und sollen. Fehlzeiten durch Krankheit zählen hier natürlich nicht hinzu.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der damit verbundene Mindesturlaub greift natürlich auch im Falle einer unterjährigen Kündigung. Aber was wird dann aus dem Jahresurlaub?
Für jeden vollen Monat der Beschäftigung besteht 1/12 des betrieblich vereinbarten Urlaubsanspruchs. Wird beispielsweise ein Arbeitsverhältnis seitens des Arbeitnehmers zum 30. April gekündigt und hat dieser einen Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub im Jahr, so stehen ihm oder ihr 4/12 davon zu, also 10 Arbeitstage Urlaub. Mit jedem Monat, den Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, erarbeiten sie sich in diesem Beispiel 2,5 Tage Urlaub.
Wenn sich das Arbeitsverhältnis ändert: Urlaubsanspruch bei unterjährigem Start oder Ende des Vertrags
Eine Besonderheit besteht bei unterjährigem Start vom Arbeitsvertrag oder unterjährigem Ausscheiden aus dem Unternehmen: Plant ein Mitarbeiter unterjährig die Beendigung seines Arbeitsverhältnisses, so greifen Arbeitgeber einfach auf die schon für den Urlaubsanspruch bekannte Berechnung zurück:
(Firmenzugehörigkeit im bestehenden Jahr in Monaten) x (monatlicher Urlaubsanspruch)
Fällt allerdings das Datum in die zweite Jahreshälfte, also verlässt ein Arbeitnehmer nach dem 01.07. den Betrieb und hat von seinem/ihrem Jahresurlaub in diesem Kalenderjahr noch keinen Urlaubstag genommen, so greift der volle Anspruch des Bundesurlaubgesetzes (BUrlG) und statt beispielsweise 7x2,5=17,5 Urlaub stehen die vollen im BUrlG vorgesehenen 20 Tage Urlaub zu. So wird der Mindesturlaub durchgesetzt.
Diese Regelung gilt für Personen, die nicht in Teilzeit sind, sondern ein Arbeitsverhältnis in Vollzeit, also mit 5 Arbeitstagen pro Woche, wahrnehmen. In Bezug auf Teilzeit muss die Berechnung natürlich entsprechend anteilig ins Verhältnis gesetzt werden.
Auch eine Übertragung des nicht in Anspruch genommenen Jahresurlaubs auf einen anderen Betrieb ist möglich.
Rückstellungen durch Urlaub: Was ist zu beachten?
Zudem können alle Mitarbeitenden den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Urlaubskontos jederzeit nachvollziehen und einsehen. Das kann von Vorteil sein, denn Mitarbeitende haben so stärker im Blick, ihren Urlaub auch wirklich aufzubrauchen. Und genau so sieht es das Gesetz eigentlich vor (§ 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG)) . Hier heißt es: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.”
Es kommt allerdings immer wieder vor, dass Angestellte ihren Urlaub innerhalb eines Jahres nicht gänzlich in Anspruch nehmen und sich diesen für das kommende Jahr aufheben. Damit entsteht für den Arbeitgeber ein sogenannter Erfüllungsrückstand.
Das Unternehmen muss also den restlichen Urlaub eines Jahres auf das Folgejahr buchen und in seiner Bilanz eine Rückstellung bilden. Hierzu steht im Bundesurlaubsgesetz: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.” Danach verfällt der Anspruch den Urlaub noch einzulösen, wenn keine alternative Vereinbarung getroffen wurde.
Wie sieht der perfekte Urlaubsantrag aus?
Wer Urlaub beantragen will, muss dies schriftlich tun. Der Antrag eines Urlaubs wird von Arbeitgeber zu Arbeitgeber allerdings höchst unterschiedlich gehandhabt.
In manchen Betrieben gibt es eine Liste, in der die Mitarbeiter ihre gewünschten Urlaubstage eintragen können. In anderen Unternehmen schreiben Mitarbeiter einfach eine formlose Mail an die HR-Abteilung mit Daten rund um den Urlaub (z.B. Zeitraum, Vertretung) und in größeren Unternehmen müssen Mitarbeiter laut Vertrag meist schriftliche Anträge ausfüllen.
Laut Gesetz muss der Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vor dem Antritt des Urlaubs eingereicht werden. Meist brauchen Unternehmen die folgenden Angaben zum Verbuchen des Urlaubs:
- Personalnummer
- Position
- Anschrift
- Anzahl der beantragten Urlaubstage
- Zeitraum des Urlaubs
- Name der Vertretung während des Urlaubs
- Name des Vorgesetzten
Urlaubsanspruch berechnen leichtgemacht: Zeitmanagement Tools
HR und der Linienvorgesetzte erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine Genehmigung eines Urlaubs erforderlich ist. Diese ist mit einem Klick erteilt und der Arbeitnehmer erhält die Rückmeldung: Urlaub genehmigt. Durch eine Kalenderfunktion ist für den Arbeitgeber bzw. die Führungskraft direkt auf einen Blick ersichtlich, wo sich Urlaub überschneidet und wo es zu Arbeits-Engpässen kommen könnte.
Mit der richtigen Zeiterfassung Software kann selbst das komplexe Thema Urlaubsanspruch sekundenschnell gesetzlich richtig gemanagt werden.
Sachbezüge richtig abrechnen: Die wichtigsten Freigrenzen bei Sachzuwendungen
Sachbezüge sind eine attraktive Möglichkeit, Arbeitnehmern eine Anerkennung zukommen zu lassen, ohne dabei Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben zu entrichten. Allerdings ist die korrekte Abrechnung von Sachbezügen in der Praxis aufgrund der Vielzahl an Vorschriften oft eine Herausforderung. Dieser Beitrag erklärt, was ein Sachbezug ist, welche Arten und Freigrenzen bzw. Freibeträge es gibt und wie Arbeitgeber Sachbezüge richtig abrechnen.
Was ist ein Sachbezug?
Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten, die folgende Kriterien erfüllen:
- Sie werden zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt (und nicht stattdessen).
- Sie bieten keinen unmittelbaren betrieblichen Nutzen, sondern werden aus betrieblicher Veranlassung als Sachleistungen oder in Form von Gutscheinen gewährt.
Der Arbeitnehmer profitiert von einem Sachbezug immer finanziell, auch wenn nicht direkt Geld fließt. Erhalten Mitarbeiter in einem Supermarkt beispielsweise einen Rabatt auf die Produkte des Geschäfts, so zahlen sie an der Kasse weniger. Die Differenz zum ursprünglichen Kauf stellt einen finanziellen Vorteil dar. Deshalb fallen alle Sachbezüge unter die Definition des geldwerten Vorteils. Sachbezüge unterscheidet vom geldwerten Vorteil vor allem die steuerliche Behandlung: Werden bestimmte Freigrenzen eingehalten, entfallen die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
Freigrenzen für Sachbezüge
Natürlich dürfen Arbeitgeber Sachbezüge nicht in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wer Sachbezüge richtig abrechnen will, sollte die folgenden Freigrenzen und Freibeträge kennen:
- 50-Euro-Freigrenze: Arbeitgeber können Sachbezüge gemäß der Kleinbetragsregelung nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wird diese Grenze auch nur um einen Cent überschritten, so sind auf den gesamten Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben zu entrichten. Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen zudem nicht auf den nächsten Monat übertragen werden.
- Anlassbezogene, persönliche Zuwendungen: Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Geschenke bis zu einem Betrag von 60 Euro pro Anlass zukommen lassen – und das sogar mehrmals im Jahr oder im Monat. Dabei fallen keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben an. Allerdings muss ein persönlicher Anlass des Beschäftigten vorliegen, wie zum Beispiel ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit, das Bestehen einer Abschlussprüfung oder ein Arbeitnehmerjubiläum.
- Weitere Freigrenzen: Der Gesetzgeber legt zudem spezifische Freigrenzen für bestimmte Sachzuwendungen fest, wie etwa für Betriebsfeiern oder betriebliche Gesundheitsförderung, die berücksichtigt werden müssen.
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, bestimmte Sachbezüge zu kombinieren. Zum Beispiel können sie monatlich Tankgutscheine im Wert von 50 Euro ausgeben und zusätzlich anlassbezogene Geschenke bis zu 60 Euro machen.
Achtung: Die Freigrenzen sind stets als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer zu verstehen.
Arten von Sachbezügen
Ein Sachbezug liegt stets vor, wenn der Arbeitgeber Sachzuwendungen ohne vorrangiges betriebliches Interesse gewährt. Als sogenannte Annehmlichkeiten gelten Leistungen wie die Bereitstellung eines Firmenhandys auch für private Nutzung, die in der Regel steuer- und beitragsfrei sind. Zu den Sachbezügen gehören unter anderem folgende Aufmerksamkeiten:
Vorteile von Sachbezügen für Arbeitgeber
Viele Arbeitgeber nutzen Sachbezüge als Gestaltungsmöglichkeit für die Gehälter ihrer Angestellten. Sie bieten nämlich einige Vorteile:
- Abgabenfreie Zuwendungen wirkungsvolles Instrument zur Steigerung der Mitarbeitermotivation
- Einfache Handhabung bei pauschaler Versteuerung
- Einsparung der Sozialabgaben und/oder der Lohnsteuer
- Als Betriebsausgabe abzugsfähig
- Positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage
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Sachbezüge richtig abrechnen: So funktioniert’s
Für die korrekte Behandlung von Sachbezügen in der Lohnabrechnung gibt es verschiedene Optionen.
Variante 1: Pauschale Versteuerung
- 37b EStG ermöglicht Arbeitgebern, Sachbezüge zu pauschalieren. Sobald diese die Freigrenzen übersteigen, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 30 Prozent erheben und abführen. Der Arbeitnehmer zahlt dann keine Lohnsteuer.
Auf den ersten Blick scheint diese Variante aufgrund der steuerlichen Belastung unattraktiv zu sein. Aus zwei Gründen entscheiden sich dennoch viele Unternehmen dafür:
- Werden Sachzuwendungen pauschal versteuert, entfallen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer die Beiträge zur Sozialversicherung.
- Die Lohnabrechnung ist bei der Pauschalversteuerung einfach und übersichtlich, zum Beispiel bei verbilligten Mahlzeiten.
Variante 2: Individualbesteuerung
Alternativ kann sich der Arbeitgeber für die Individualbesteuerung entscheiden. Dabei werden die Sachbezüge in der Lohnbuchhaltung behandelt wie normaler Lohn. Der Gegenwert der Sachzuwendung wird dem Bruttolohn aufgeschlagen. In der Folge erhöhen sich das Steuerbrutto und das Sozialversicherungsbrutto und entsprechend die Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer. Sobald das Netto ermittelt ist, muss der Sachbezug wieder abgezogen werden.
Nach dem folgenden Schema lassen sich Sachbezüge richtig abrechnen.
Bruttoentgelt
+ Sachbezug / geldwerter Vorteil
= Gesamtbrutto
– Lohnsteuer
– Kirchensteuer
– Solidaritätszuschlag
– Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung
= Nettoentgelt
– Sachbezug / geldwerter Vorteil
= Auszahlungsbetrag
Der Sachbezug wird lediglich hinzugerechnet, um die korrekte Basis für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialabgaben zu gewährleisten. Würde er nicht anschließend abgezogen, hätte der Arbeitnehmer einen doppelten Vorteil – einmal durch die tatsächliche Sachleistung (z. B. einen Tankgutschein) und dann erneut durch die Auszahlung im Lohn.
In der Praxis stellt die genaue Wertermittlung des geldwerten Vorteils die größte Herausforderung beim Sachbezüge richtig abrechnen dar. Hierbei ist auch der Rabattfreibetrag zu beachten. Bis zu vier Prozent oder 1.080 Euro pro Jahr bleiben als Freibetrag bei vergünstigten Produkten oder Dienstleistungen des Arbeitgebers unberücksichtigt. Typische Beispiele hierfür sind Personalrabatte für Einkäufe im eigenen Geschäft oder vergünstigte Übernachtungen für Hotelpersonal.
Dokumentation der Sachbezüge
Wenn Arbeitgeber Sachbezüge steuerfrei oder pauschalbesteuert gewähren, müssen sie diese detailliert dokumentieren. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Lohnabrechnung: Der Arbeitgeber führt die Sachbezüge in der Lohnabrechnung auf. Obwohl steuerfrei gewährte Sachzuwendungen mit ihrem Wert angegeben werden, werden sie nicht in das Gesamtbrutto einbezogen. Demnach bleibt auch das Nettogehalt unverändert.
- Lohnkonto: Der Arbeitgeber dokumentiert die gewährten Sachbezüge im Lohnkonto. Hier sollten dann auch Nachweise zur Höhe und zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung vorhanden sein. So kann das Unternehmen nachweisen, dass die 50-Euro-Freigrenze nicht überschritten wurde.
- Antrag auf Erleichterung: Nutzen Arbeitgeber entsprechende Softwarelösungen, um eine Überschreitung der Freigrenzen auszuschließen, können sie beim Finanzamt einen Antrag auf Erleichterung stellen. Wird dieser genehmigt, müssen sie keine Aufzeichnungen in den Lohnkonten mehr führen.