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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten
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Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.

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Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.

Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.

Was Employee Experience bedeutet

Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.

Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.

Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.

Lernen als Teil der Employee Journey

Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.

Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.

Trends, die die Employee Experience prägen

Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.

FAQ

Warum ist Employee Experience so wichtig? 

Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.

Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?

Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.

Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle? 

HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.

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Was kostet ein Mitarbeiter im Dachdeckerhandwerk 2026? Kosten, Tarife und Abgrenzung zum Bauhauptgewerbe
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Was kostet ein Mitarbeiter im Dachdeckerhandwerk 2026? Kosten, Tarife und Abgrenzung zum Bauhauptgewerbe

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Wer im Dachdeckerhandwerk kalkuliert, braucht mehr als den Stundenlohn. Lohnzusatzkosten, Sozialkassenbeiträge und tarifliche Sonderregelungen machen einen erheblichen Teil der tatsächlichen Personalkosten aus, und sie unterscheiden sich vom Bauhauptgewerbe in mehreren Punkten deutlich. Dieser Beitrag zeigt, welche Kostenbestandteile Sie für 2026 einplanen müssen und wie sich das Dachdeckerhandwerk tariflich vom Bauhauptgewerbe abgrenzt.

Zu welcher Gewerbeart gehört Ihr Betrieb?

Bevor Sie Löhne kalkulieren, müssen Sie klären, welches Tarifwerk für Ihren Betrieb gilt. Auch selbstständige Betriebsabteilungen innerhalb eines Unternehmens können dabei als eigener Betrieb zählen.

Das Bauhauptgewerbe umfasst Betriebe, die gewerblich Bauten erstellen oder überwiegend bauliche Leistungen im Hoch- und Tiefbau sowie im Straßen- und Landschaftsbau erbringen. Zum Baunebengewerbe, auch Ausbaugewerbe genannt, zählen dagegen Betriebe, die überwiegend Arbeiten zur Gebäudefertigstellung ausführen, etwa Dachdecker, Schreiner, Maler- und Lackiererbetriebe oder Gerüstbauer. Je nach Zuordnung gelten unterschiedliche Gesetzesbestimmungen, Arbeitsverordnungen und Tarifregelungen, vor allem im gewerblichen Bereich.

Im zweiten Schritt stellt sich die Frage der Tarifbindung. Sie besteht nur, wenn beide Vertragspartner organisiert sind: Der Arbeitgeber ist Mitglied einer Innung oder eines Verbandes, der Arbeitnehmer gehört einer Gewerkschaft an. Fehlt die Tarifbindung, heißt das nicht, dass Löhne und Arbeitsregelungen frei bestimmbar sind. Gerade im Baugewerbe erfordern Witterungsabhängigkeit und wechselnde Arbeitsstätten besondere gesetzliche Bestimmungen. Zudem gibt es allgemeinverbindliche Tarifverträge, etwa Rahmentarifverträge für Urlaubsregelungen oder Arbeitszeitfestlegungen, die auch ohne Tarifbindung Gesetzescharakter haben. Verstöße, etwa beim Mindestlohn, werden mit hohen Bußgeldern geahndet. Zoll und Sozialkassen verfügen dafür über erweiterte Prüfkompetenzen.

Historisch haben sich für beide Gewerbearten eigene Sozialkassen gebildet, um Urlaubsansprüche gewerblicher Arbeitnehmer zu sichern, geleistete Urlaubszahlungen an Arbeitgeber zu erstatten und Bausteine zur Altersrente und Berufsunfähigkeit zu schaffen. Für das Dachdeckerhandwerk ist das die SOKA-DACH, für das Bauhauptgewerbe die SOKA-BAU. Dachdecker dürfen niemals bei der SOKA-BAU gemeldet werden, diese Verwechslung gehört zu den häufigsten Fehlern in der Baulohnabrechnung.

Ausgangspunkt der Kalkulation: Tariflohn und Arbeitszeit

Grundlage jeder Kalkulation ist der Lohn beziehungsweise das Gehalt für die zu leistenden Arbeitsstunden. Im Dachdeckerhandwerk sind bei tariflicher Arbeitszeit im Sommer durchschnittlich 169 bis 170 Stunden pro Monat zu bezahlen. Im Winter reduziert sich die Wochenarbeitszeit auf 37,5 Stunden statt 40 Stunden, was sich unmittelbar auf die monatliche Sollarbeitszeit auswirkt. Die Winterarbeitszeit gilt jeweils vom 1. Dezember bis zum Ende der Kalenderwoche 17 des Folgejahres, in der Saison 2025/2026 also bis zum 26. April 2026.

Der tarifliche Ecklohn für Dachdecker-Gesellen liegt seit dem 1. Oktober 2025 bundesweit bei 22,51 Euro pro Stunde und steigt zum 1. Oktober 2026 auf 23,28 Euro. Diese Werte lösen die frühere, nach Tarifgebieten West und Ost gestaffelte Lohnstruktur ab, denn die Tarifparteien haben die Ost-West-Angleichung inzwischen weitgehend vollzogen.

Lohnzusatzkosten und Soziallöhne im Überblick

Neben dem Grundlohn fallen Lohnzusatzkosten an. Sie setzen sich aus Soziallöhnen sowie gesetzlichen und tariflichen Sozialkosten zusammen und sind größtenteils vorgeschrieben. Dazu zählen:

Feiertage, tarifliche und gesetzliche Ausfalltage (etwa bei Umzug, Hochzeit oder Todesfall), Krankheitstage mit Lohnfortzahlung, das 13. Monatseinkommen, der Arbeitgeberbeitrag zur Altersversorgung, Urlaubsentgelt und zusätzliches Urlaubsgeld, Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, die Umlagen U1 und U2, die Insolvenzgeldumlage, Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie der Arbeitgeberanteil zur Winterbeschäftigungsumlage und der Beitrag an die SOKA-DACH.

Für die tatsächliche Kostenbelastung spielt es keine Rolle, ob ein Mitarbeiter arbeitet oder wegen Krankheit oder eines Feiertags Soziallöhne erhält. Bei tariflicher Arbeitszeit wird in beiden Fällen das Arbeitsentgelt für die vereinbarten Sollstunden gezahlt. Betriebe mit weniger als 30 Beschäftigten gelten als U1-pflichtig und können sich einen Teil der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall von der Krankenkasse erstatten lassen, was die Kosten reduziert.

13. Monatseinkommen und Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge

Beim 13. Monatseinkommen hat sich seit der Tarifeinigung 2024 einiges verändert. Der Anspruch wurde stufenweise angehoben und seit 2025 bundeseinheitlich auf 89 Stundenlöhne festgelegt. Zuvor betrug er 81 Stundenlöhne im Tarifgebiet West und 71 Stundenlöhne im Tarifgebiet Ost, die Ost-West-Differenz ist damit vollständig abgebaut. Zusätzlich besteht ein Anspruch auf 38 Stundenlöhne als Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge. Für Angestellte gibt es hierfür weiterhin keine tarifliche Regelung.

Urlaubsentgelt und zusätzliches Urlaubsgeld

Das Urlaubsentgelt für gewerbliche Arbeitnehmer berechnet sich aus dem Durchschnittsstundenlohn der Monate April bis September des Vorjahres. Pro Urlaubstag werden 7,8 Durchschnittsstundenlöhne gezahlt. Das zusätzliche Urlaubsgeld beträgt 25 Prozent des Urlaubsentgelts. Bei Angestellten wird während des Urlaubs das Gehalt fortgezahlt.

Zur Einordnung: Im Dachdeckerhandwerk berechnet sich die Urlaubsvergütung also nach Durchschnittsbruttolohn zuzüglich 25 Prozent Urlaubsgeld. Im Bauhauptgewerbe gilt dagegen eine pauschale Urlaubsvergütung von 14,25 Prozent des Bruttolohns, ein methodisch anderer Ansatz.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und weitere Umlagen 2026

Für 2026 gelten folgende allgemeine Beitragssätze zur Sozialversicherung, die jeweils hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden: 14,6 Prozent in der Krankenversicherung zuzüglich eines durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 2,9 Prozent, 18,6 Prozent in der Rentenversicherung, 2,6 Prozent in der Arbeitslosenversicherung und 3,6 Prozent in der Pflegeversicherung, wobei für Kinderlose und Eltern mit mehreren Kindern abweichende Zu- und Abschläge gelten. In Summe liegt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung damit bei rund 21 Prozent des Bruttolohns.

Hinzu kommen die Umlagen U1 und U2, deren Höhe von der jeweiligen Krankenkasse und dem gewählten Erstattungssatz abhängt, sowie die Insolvenzgeldumlage. Diese betrug in den Vorjahren zeitweise weniger, liegt seit 2025 aber wieder beim gesetzlich festgeschriebenen Satz von 0,15 Prozent, und dieser Wert gilt auch für 2026 unverändert weiter, da das Bundesministerium für Arbeit und Soziales keine abweichende Verordnung erlassen hat.

SOKA-DACH-Beitrag und Winterbeschäftigungsumlage 2026

Der Sozialkassenbeitrag zur SOKA-DACH gilt seit dem Meldemonat März 2025 bundesweit einheitlich, die frühere Differenzierung nach West und Ost ist entfallen. Er setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen: 2,00 Prozent für Berufsbildung, 3,20 Prozent für die Zusatzversorgung, 6,20 Prozent für den Teil eines 13. Monatseinkommens einschließlich der individuellen betrieblichen Altersvorsorge sowie 1,00 Prozent für die Beschäftigungssicherung. Der Beitrag zur Insolvenzsicherung liegt aktuell bei 0,00 Prozent. In Summe ergibt das einen Sozialkassenbeitrag von 12,40 Prozent der Bruttolohnsumme, ausschließlich für gewerbliche Arbeitnehmer.

Hinzu kommt die Winterbeschäftigungsumlage in Höhe von 1,60 Prozent, die von der SOKA-DACH im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit eingezogen wird. Damit beträgt der Gesamtbeitrag an die SOKA-DACH aktuell 14,00 Prozent der Bruttolohnsumme gewerblicher Arbeitnehmer. Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft kommen unabhängig davon hinzu und variieren je nach Gefahrenklasse der ausgeübten Tätigkeit.

Nebenkosten bei Auswärtstätigkeit

Bei Auswärtstätigkeiten können zusätzliche Kosten wie Verpflegungszuschüsse, Fahrgelder oder Übernachtungskosten entstehen. Diese Kosten lassen sich über die Summen- und Saldenlisten der Finanzbuchhaltung ermitteln: Addieren Sie die entsprechenden Kostenarten und teilen Sie sie durch die Anzahl der gewerblichen Mitarbeiter des Vorjahres, um einen realistischen Richtwert zu erhalten.

Weitere versteckte Kosten: Kleingeräte, Werkzeuge und Arbeitsplatz

Auch Kosten für Kleingeräte und Werkzeuge dürfen Sie nicht unterschätzen. Verschleiß oder Schwund von Hämmern, Arbeitshandschuhen oder anderen Materialien summieren sich über das Jahr. Eine eigene Kostenstelle hilft, diese Ausgaben zu überwachen.

Im Angestelltenbereich müssen Sie zusätzlich Kosten für Arbeitsplatz und Infrastruktur berücksichtigen, etwa Büromaterial, Miete und IT-Ausstattung. Diese erhöhen neben dem Gehalt und den Lohnzusatzkosten die Gesamtkosten des Betriebs. Darüber hinaus entstehen einmalige Kosten, beispielsweise für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die Personalgewinnung durch Anzeigenschaltung und Bewerbungsverfahren.

Dachdeckerhandwerk und Bauhauptgewerbe im Tarifvergleich

Die wichtigsten Tarifunterschiede zwischen beiden Gewerbearten im gewerblichen Arbeitnehmerbereich lassen sich so zusammenfassen:

Bereich Dachdeckerhandwerk Bauhauptgewerbe
Sozialkassenverfahren Tarifvertrag über Sozialkassenverfahren im Dachdeckerhandwerk (VTV SOKA-DACH), Gesamtbeitrag seit März 2025 bundeseinheitlich 12,40 % zzgl. 1,60 % Winterbeschäftigungsumlage, insgesamt 14,00 % Tarifvertrag über Sozialkassenverfahren im Baugewerbe (VTV SOKA-BAU), Beitrag für gewerbliche Arbeitnehmer seit 1. Juli 2026: 19,8 % West, 18,3 % Ost
Urlaubsregelung Rahmentarifvertrag für gewerbliche Arbeitnehmer, Urlaubsentgelt nach Durchschnittsbruttolohn zuzüglich 25 % Urlaubsgeld Bundesrahmentarifvertrag, Urlaubsvergütung von 14,25 % des Bruttolohns
Berufsbildung Tarifvertrag über Berufsbildung im Dachdeckerhandwerk, Erstattungsleistungen 7/5/2 Ausbildungsvergütungen (1. bis 3. Lehrjahr) Tarifvertrag über Berufsbildung im Baugewerbe, Erstattungsleistungen 10/6/1 Ausbildungsvergütungen (1. bis 3. Lehrjahr)
Winterbeschäftigung Bei witterungsbedingtem Arbeitsausfall maximal 53 Stunden Ausfallgeld zu 75 % Außerhalb der Winterperiode gilt für gewerbliche Arbeitnehmer nur die gesetzliche Kurzarbeitergeld-Regelung

Diese Auflistung zeigt die wesentlichen Unterschiede. Zusätzliche Leistungen können je nach Tarifverhandlung temporär hinzukommen, wie es zum Beispiel bei der Inflationsausgleichsprämie der Fall war, die sowohl für das Dachdeckerhandwerk als auch für das Bauhauptgewerbe tarifvertraglich festgelegt und allgemeinverbindlich erklärt wurde. Beachten Sie zudem, dass sich die SOKA-BAU-Beitragssätze zum 1. Juli 2026 durch eine Senkung des Urlaubsverfahrens von 15,1 auf 14,7 Prozent verändert haben, während sich die SOKA-DACH-Sätze zu diesem Zeitpunkt nicht geändert haben.

Fazit

Die Kostenbelastung für einen gewerblichen Mitarbeiter im Dachdeckerhandwerk liegt 2026 spürbar über dem Niveau früherer Jahre, denn sowohl der Tariflohn als auch mehrere Zusatzkostenbestandteile sind gestiegen: Der Ecklohn für Gesellen liegt seit Oktober 2025 bei 22,51 Euro pro Stunde und steigt im Oktober 2026 auf 23,28 Euro, das 13. Monatseinkommen wurde auf bundeseinheitlich 89 Stundenlöhne angehoben, und der SOKA-DACH-Gesamtbeitrag beträgt aktuell 14,00 Prozent der Bruttolohnsumme. Für eine belastbare Kalkulation reicht der reine Stundenlohn also nicht aus. Wer alle Lohnzusatzkosten, Sozialkassenbeiträge und Umlagen korrekt einplant, vermeidet Fehlkalkulationen bei Projekten und unangenehme Überraschungen bei Betriebsprüfungen. Die Kalkulation erfordert umfassendes Wissen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Dachdeckerbetrieben, insbesondere weil sich die Werte tariflich und gesetzlich regelmäßig ändern.

Häufige Fragen zu Mitarbeiterkosten im Dachdeckerhandwerk

Was kostet ein gewerblicher Mitarbeiter im Dachdeckerhandwerk zusätzlich zum Stundenlohn? 

Neben dem Stundenlohn fallen Lohnzusatzkosten für Feiertage, Krankheitstage, das 13. Monatseinkommen, Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen U1 und U2, die Insolvenzgeldumlage, den SOKA-DACH-Beitrag und Beiträge zur Berufsgenossenschaft an. Hinzu kommen betriebliche Kosten für Kleingeräte, Werkzeuge, Arbeitsplatz und gegebenenfalls Personalgewinnung.

Bei welcher Sozialkasse sind Dachdecker gemeldet? 

Dachdeckerbetriebe sind ausschließlich bei der SOKA-DACH gemeldet, nicht bei der SOKA-BAU. Die Verwechslung beider Kassen gehört zu den häufigsten Fehlern in der Baulohnabrechnung und kann zu Nachforderungen führen.

Wie hoch ist der SOKA-DACH-Beitrag 2026? 

Der Sozialkassenbeitrag beträgt seit März 2025 bundeseinheitlich 12,40 Prozent der Bruttolohnsumme gewerblicher Arbeitnehmer. Zuzüglich der Winterbeschäftigungsumlage von 1,60 Prozent ergibt sich ein Gesamtbeitrag von 14,00 Prozent.

Wie hoch ist der tarifliche Stundenlohn für Dachdecker-Gesellen 2026? 

Der Ecklohn liegt seit dem 1. Oktober 2025 bundesweit bei 22,51 Euro pro Stunde und steigt zum 1. Oktober 2026 auf 23,28 Euro.

Worin unterscheidet sich das Dachdeckerhandwerk vom Bauhauptgewerbe bei der Lohnabrechnung? 

Beide Gewerbearten haben eigene Sozialkassen, eigene Urlaubsregelungen, eigene Berufsbildungstarifverträge und eigene Regelungen zur Winterbeschäftigung. Für die Lohnabrechnung ist entscheidend, welche Tätigkeit im Betrieb überwiegt, denn danach richtet sich die Zuordnung zur SOKA-DACH oder zur SOKA-BAU.

Wie hoch ist die Insolvenzgeldumlage 2026? 

Die Insolvenzgeldumlage liegt 2026 unverändert bei 0,15 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Bruttoarbeitsentgelts, dem gesetzlich festgeschriebenen Satz nach § 360 SGB III.

Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab
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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab

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Qualifiziertes Personal zu finden, wird für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend schwerer. Der wirksamste Hebel liegt oft nicht im Recruiting, sondern in der eigenen Belegschaft: gezielte Personalentwicklung bindet Mitarbeitende, schließt Kompetenzlücken und macht Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

  • Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
  • Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
  • Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
  • Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

  • Ist-Analyse der Ausgangslage
  • Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
  • Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
  • Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

  • Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
  • Abgleich von Selbst- und Fremdbild
  • Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

  • Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
  • Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
  • Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
  • Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
  • Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
  • Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
  • Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
  • Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
  • Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
  • Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung? 

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen? 

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung? 

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel? 

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung? 

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick
HR & Payroll

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

5 Min. Lesezeit

Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich? 

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft? 

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen? 

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf? 

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

Der Urlaub ruft: Wie die Abwesenheitsnotiz in Outlook aussehen sollte (plus Vorlagen)
HR & Payroll

Der Urlaub ruft: Wie die Abwesenheitsnotiz in Outlook aussehen sollte (plus Vorlagen)

Wie langweilig Abwesenheitsnotizen doch klingen können! Obwohl es mit ihnen klarerweise nicht um Preise für Stilistik geht, sondern um korrekte Information, existieren doch Wege, um sie ansprechender zu gestalten. Wir widmen uns in diesem Artikel Fehlern bei der Erstellung und Tipps für elegante Abwesenheitsnachrichten.

5 Min. Lesezeit

Kaum etwas geht im Arbeitsalltag als derart nebensächlich unter und ist doch allgegenwärtig ohne Ablass wie die Abwesenheitsnotiz. „Ich bin abwesend und werde E-Mails nach meiner Rückkehr bearbeiten.“ Ein Satz, den eigentlich alle von uns schon unzählige Male gelesen haben. Aber warum klingen Abwesenheitsnachrichten fast durch die Bank so leblos? Warum nutzen wir sie nicht, um auch in unserer Abwesenheit aufgrund von Urlaub, Krankheit, beruflicher Auszeit, Geschäftsreise etc. eine individuelle Duftmarke zu setzen?

Die Abwesenheitsnotiz kann man natürlich leicht als automatisiertes „Ich bin nicht da.“ empfinden. Ende. Konträr dazu, kann sie aber für sich gesehen als Kommunikationsmittel über die Grenzen bloßer Information hinaus auch die Persönlichkeit des Absenders oder gar die Werte des Unternehmens transportieren. Mit dem richtigen Ansatz wird aus einem formalen Out-of-Office-Pflichttext ein Moment, der uns selbst dann präsent macht, wenn wir nicht am Schreibtisch sitzen.

In diesem Blog beleuchten wir die unterschätzte Abwesenheitsnotiz aus den Aspekten ihrer kreativen Gestaltung und gehen insbesondere auf die optimale Umsetzung mittels der Funktionen von Microsoft Outlook ein. Denn wer weiß. Vielleicht ist es Zeit, Ihre nächste Abwesenheitsnotiz nicht einfach 1:1 aus dem letzten zugänglichen Muster wiederzuverwerten.

Automatische Antwort Urlaub

Die Abwesenheitsmeldung alter Schule mit ignorierender Kenntnisnahme

Ein typisches Beispiel einer herkömmlichen Abwesenheitsnotiz könnte so aussehen:

"Ich bin bis zum (Datum) nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Vertretung)."

An und für sich auf den Punkt gebracht, aber genau hier beginnt das Problem. Denn die Defizite einer solch banalen Nachricht lassen sich umgehend konstatieren:

  1. Schafft Distanz statt Verbindung: Diese automatische Antwort signalisiert vor allem eines: „Ich bin weg, du musst warten.“ Der Kontakt wird abrupt unterbrochen und man delegiert an den Kollegen oder die Kollegin. Ob sich jemals jemand an die hervorgehobenen Personen wendet oder man nicht doch lieber die Rückkehr abwartet, steht in den Sternen.
  2. Kein persönlicher Bezug bei externer Verwendung: Weder geben die Formulierungen etwas über den Absender wieder, noch über den Empfänger der E-Mail oder über den Kontext. Diese Art von Text behandelt alle gleich und zwar unabhängig vom Status eines langjährigen Geschäftspartners oder eines Neukunden.
  3. Vermeidbare Informationslücke: „Kein Zugriff auf meine E-Mails“ klingt floskelhaft. Wir alle wissen, dass viele von uns auch im Urlaub zumindest ein Auge auf ihr E-Mail-Programm werfen. Warum dann den Eindruck erwecken, man sei komplett offline?

Diese Art von Abwesenheitsnachricht erledigt somit ihre formale Aufgabe, macht aber nicht mehr als das. Dass sie Opfer der stimulierten Ignoranz des Lesers wird, kann man so gut wie fest annehmen.

Wie man mehr aus Abwesenheitsnotizen herauskitzeln kann

Abwesenheitstexte werden oft mit gelangweilter Pflichterfüllung bedacht, obwohl sie eine echte Gelegenheit bieten können, positiv in Erinnerung zu bleiben. Das Beschränken auf ausgelutschte Standardformulierungen ist dabei nicht der richtige Ton. Stattdessen können Sie eine Nachricht formulieren, die einen Wert in sich trägt, ohne gleich schwer zu übertreiben.

Ein Beispiel:

"Hey, danke für Ihre Nachricht! Ich bin bis zum (Datum) nicht im Büro und kann daher nicht sofort antworten. Während meiner Abwesenheit kümmert sich (Name) um Ihre Anliegen und kann Ihnen helfen. Ich werde Ihnen nach meiner Rückkehr schnellstmöglich antworten – versprochen!"

Warum funktioniert das besser?

  • Die gelockerte Ansprache gibt eine Prise menschlicheren Touch, wodurch man sich eher angesprochen fühlt.
  • Der Satzteil „versprochen“ transportiert, dass man das Anliegen priorisiert, auch wenn man außer Haus ist.
  • Durch den Verweis auf eine Ansprechperson ermöglicht der Sender trotzdem noch eine unmittelbare Handlungsoption.

In diesem Fall haben wir also durch nur wenige Winkelzüge schon ein bisschen mehr herausgeholt. Im nächsten Schritt schauen wir uns hilfreiche Gestaltungsoptionen in Microsoft Outlook an.

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Email Urlaubsabwesenheit

Tipps für die Abwesenheitsmail in Outlook

Das Mailprogramm Outlook zeichnet sich durch nützliche Funktionen wie Regeln und Filter aus, mit welchen eingehende E-Mails besser organisiert sowie dezidierte Abwesenheitsnotizen für verschiedene Absender erstellt werden können. Um im neuen Outlook eine Regel für eine automatische Antwort einzurichten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen und wählen Sie „E-Mail“ und „Regeln“. Dort legen Sie die Bedingungen fest, indem Sie E-Mails von bestimmten Absendern auswählen. Als Aktion aktivieren Sie „Antwort senden“ und verfassen Ihre Abwesenheitsnotiz.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Ihren Kalender in die Abwesenheitsnotiz einzufügen. Anstatt nur auf Ihre Abwesenheiten zu pochen, offerieren Sie einen Link zu Ihrem Kalender. Das macht sofort ersichtlich, wann Sie wieder verfügbar sind und Kontakte können ohne Umstände einen Termin anfragen.

Durch eine E-Mail-Signatur mit einem netten Satz oder einem kurzen Zitat (beispielsweise „In der Ruhe liegt die Kraft – ich genieße die Auszeit!“) formen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einladender. Wenn Sie OneNote ebenfalls einsetzen, können Sie während Ihres Fehlens wichtige Informationen im Notizformat sammeln oder den Empfängern den Zugang zu relevanten Details bereitstellen.

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Abwesenheitstext bei Krankheit

Kreative Musterformulierungen für Urlaubsnotiz und Co

Dank Outlook ist Ihnen also eine passgenaue Organisation Ihres E-Mail-basierten Abwesenheitsmanagements eine ziemliche Leichtigkeit. Das bedeutet aber gleichermaßen nicht, dass der Nachrichtentext als Selbstverständlichkeit in die Tasten gehauen wird. Allzu gern greift man auf Standards zurück, weil einem entweder gerade die Zeit für kreative Wortergüsse fehlt oder man sich allgemein in dieser Form der Kommunikation nicht gut aufgehoben fühlt. Im Folgenden ist es unser Anliegen, eine Vorlage für verschiedene Anlässe zu evaluieren.

Humor

„Ich bin aktuell auf einer aufregenden Expedition in den Wilden Westen der Elternzeit! Während ich versuche, Tonnen an Windeln, Schlafmangel und den perfekten Babybrei unter einen Hut zu bekommen, habe ich leider keine Hand für das Zähmen meiner E-Mails per Lasso frei.

Ich werde am (Datum) zurück sein. Wenn Ihre Anfrage dringend ist, wenden Sie sich bitte an (Vertretung), der sich tapfer auf dem Gelände der E-Mails schlägt.

Bis bald und denken Sie daran: Ein Tag in der Elternzeit ist wie ein Jahr im Büro – mit mehr Lächeln und weniger Kaffeepausen.“

Interaktive Urlaubsnachricht

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin momentan auf einer spannenden Reise, wo ich neue Horizonte erkunde. Während ich meine Abenteuer erlebe und meine E-Mails fest im Koffer verpacke, kann es einige Zeit dauern, bis ich antworte.

Ich kehre am (tt.mm) zurück. In der Zwischenzeit möchte Ihnen jedoch guten Lesestoff nicht vorenthalten. In unserem neuesten Blogartikel über Fehler in der Reisevorbereitung finden Sie nützliche Tipps für Ihren nächsten Trip. Hier ist der Link: (Link zum Blogartikel).

Wenn es dringend ist, erreichen Sie jemand in meinem Unternehmen unter [E-Mail-Adresse]. Er/Sie hilft Ihnen gern weiter.

Bis bald und halten Sie mir die Daumen.“

Sabbatical

„Hallo,

ich befinde mich auf einer Expedition ins Land des Eigenwachstums. Während meines Sabbaticals sammle ich neue Perspektiven und entfliehe dem Alltagsstress. Deswegen werde ich meine E-Mails leider nicht auf dem Radar haben.

Ich bin voraussichtlich am (Datum) wieder da, um mit frischem Wind in den Segeln erneut voll loszulegen.

Mit freundlichen Grüßen
(Name)“

Englische Version bei Krankheit

„Hello,

thank you for your message! I’m currently on an unexpected adventure battling a rather persistent dragon known as illness. This fierce creature has decided to take me on a journey through the realms of rest, so I’ll be away from my desk for a bit.

While I’m working on my strategy to defeat this foe, I won't be able to respond to emails. I plan to return to productivity on (Date) with renewed strength.

If your message is urgent and cannot wait for my return, please reach out to (colleague's name) at (colleague's email). They have the skill to assist you in my absence.

Thank you for your understanding, and may your days be free of any dragons.

Kind regards,
(Name)“

Beispiele für eine E-Mail-Antwort bei Unternehmensaustritt

„Hallo Team,

besten Dank für eure Nachrichten! Ich verlasse (Unternehmensname) und starte in ein neues Kapitel. Die Zeit hier und die großartige Zusammenarbeit mit euch werde ich unter keinen Umständen vergessen.

Ich möchte mich bei jedem von euch für das gemeinsam Erreichte herzlich bedanken. Auch wenn ich nicht mehr hier bin, hoffe ich, dass wir in Kontakt bleiben. Bei Fragen oder Anliegen könnt ihr euch an (Kollege) unter (E-Mail-Adresse) richten.

Ich freue mich auf das, was vor mir liegt und wünsche euch allen weiterhin viel Erfolg!

Wir bleiben in Verbindung,
(Name)“

Automatische Antworten per Follow-up

Es sollte kein Geheimnis sein, dass man die Abwesenheitsnotiz auch über den Urlaub (oder jedweden anderen Grund für die Abwesenheit) hinaus effektiv verwerten kann. Nach Ihrer Rückkehr können Sie etwa mithilfe von Outlook Updates an Ihre Kontakte übermitteln, um sicherzustellen, dass nichts untergegangen ist.

Das tun Sie, indem Sie eine Regel erstellen, die nach dem Abwesenheitsende automatisch eine Nachricht an die Personen sendet, die Ihnen zuvor geschrieben haben. Eine Vorlage für eine solche Follow-up-Nachricht könnte lauten: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich bedanke mich für Ihre Geduld, während ich nicht anwesend war. Ich habe Ihre Nachricht erhalten und werde mich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.“ Das zeugt von Professionalität, welche ein unkoordiniertes Postfach-Management natürlich vermissen lässt.

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Vorlage für elegante Abwesenheitsmeldung

Klassische Fehler in Abwesenheitsnachrichten

Wir haben bereits zur Genüge festgestellt, dass die Abwesenheitsnotiz die Funktion einer Kommunikationsbrücke erfüllen sollte. Das gilt sowohl bei externer Verwendung als auch im internen Kontext. Wer will schon mit unhöflichen Phrasen nachfolgender Natur abgefrühstückt werden?

  • „Ich beantworte keine E-Mails.“

Dieser Satz kann unschwer als abweisend wahrgenommen werden. Stattdessen könnte man diplomatischer sagen:
„Ich werde während meiner Abwesenheit keine E-Mails beantworten, aber ich werde Ihre Nachricht nach meiner Heimkehr am (Datum) umgehend bearbeiten.“

  • „Ich bin nicht verfügbar und kann nichts tun.“

Eine derart frustrierende Formulierung wird wohl schon der eine oder andere vor sich gehabt haben. Ohne Ausweg steht man hiermit vor der Ziegelmauer. Eine bessere Alternative könnte sein:
„Ich bin momentan nicht verfügbar. Während meiner Abwesenheit wird (Kollege/Kollegin) Ihre Anfragen übernehmen. Sie erreichen ihn/sie unter (E-Mail-Adresse).“

  • „Ich werde erst in einer Woche antworten.“

So ein Textbestandteil lässt keinen Raum für Verständnis. Positiver könnte man sagen:
„Ich bin bis zum (Datum) abwesend und werde alle Kontaktaufnahmen so schnell wie möglich aufarbeiten. Ich bitte um Ihr Verständnis!“

Das Fazit: Unterschätzen Sie die Power automatisierter Nachrichten nicht

Der Schreiber dieses Blogs hat es am eigenen Leib schon verspürt: die Abwesenheitsnotiz gerät mehr zur Erfordernis als zur Kür und in diesem Sinne wird beizeiten gar komplett auf die Urlaubsmeldung vergessen. Dabei sorgt eine wirklich kraftvoll gestaltete Nachricht dafür, dass Sie Ihren Kontakten Wertschätzung geben, selbst wenn Sie gerade nicht zugegen sind. Speziell mit Outlook haben Sie die Möglichkeit, auf Grundlage von Regeln den Hinweis auf die aktuelle Nicht-Erreichbarkeit in die Welt zu senden.

Denn wir alle kennen eines nur zu gut: Der Urlaub geht zu Ende und man wird beim Einloggen von einer E-Mail-Flut erschlagen. Gleichzeitig erleben wir aus der gegenteiligen Perspektive die unpersönlichen Abwesenheitsnotizen anderer, die einfach nur einen Standardtext abspulen. Durch eine durchdachte Mitteilung (in Outlook), können Sie diesen Teufelskreis von beiden Seiten durchbrechen. Sie zeigen, dass Sie an Ihre Kontakte denken und verhindern, dass die Urlaubsrückkehr zum Schock wird. Mit unseren Vorlagen durchlaufen Sie diesbezüglich einen gelungenen Start in zukünftige Absenzen.

Wann das Privileg Sonderurlaub greift: Ansprüche auf Freistellung
HR & Payroll

Wann das Privileg Sonderurlaub greift: Ansprüche auf Freistellung

Urlaub hat nicht immer nur entspannte Anlassfälle. Bei gravierenden Einschnitten im persönlichen Privatleben kommt der Sonderurlaub ins Spiel. Wie die Ansprüche dafür geregelt sind und was es zu beachten gilt, erklären wir im Blog!

5 Min. Lesezeit

Sonderurlaub kann man bürokratisch als Formalie einer Auszeit abtun. Dass dem Hintergrund damit nicht Genüge getan ist, verdeutlicht, dass seine Notwendigkeit sich in Zeiten persönlicher Ausnahmesituationen ergibt, in denen das Leben unmittelbar wichtiger wird als die tägliche Arbeit. Das können familiäre Notfälle, Hochzeiten, Geburten oder andere mitunter unvorhersehbare Ereignisse sein. Ihnen gemein ist, dass die menschliche Komponente des Arbeitslebens zum Tragen kommt. In diesem Zusammenhang zeigt er, wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht, sobald er schlagend wird. Man kann den Umgang damit also viel eher als Zeichen von empathischer Fürsorge in einer modernen, mitarbeiterorientierten Arbeitskultur betrachten.

Im Folgenden beleuchten wir, was Sonderurlaub wirklich bedeutet, wie er sich von regulärem Urlaub unterscheidet und wie Unternehmen mit diesem sensiblen Thema umgehen sollten.

Eine Definition von Sonderurlaub vs. Regelurlaub

Auf den ersten Blick mag der Unterschied zwischen Sonderurlaub und Regelurlaub lediglich in der Dauer liegen. Doch tatsächlich trennen diese beiden Konzepte weit mehr als nur die Anzahl der freien Tage. Regelurlaub ist vonseiten des Arbeitnehmers planbar und dient der Erholung, um die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, indem man etwa einen sonnigen Strandaufenthalt genießt. Sonderurlaub hingegen tritt ein, wenn das Privatleben durch besondere persönliche Anlässe in den Vordergrund drängt.

Sonderurlaub ist kein gewöhnlicher Urlaubsanspruch, den man im Voraus strukturiert und nach Belieben einreicht. Das „Sonder“ steht für das Unvorhersehbare, das Unerwartete. Für sich gesehen, verlangt er nach mehr als einer Pause von der Arbeit, da persönliche Krisen oder hervorragende Momente der Freude ihren Zoll einfordern. Kurzum ist der Sonderurlaub die Möglichkeit, bei wichtigen Lebensereignissen kurzfristig eine Auszeit zu nehmen, wenn der Job einfach mal hinten anstehen muss.

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Der Anspruch auf Sonderurlaub von seiner rechtlichen Seite

Wie deckt sich dieser emotionale Aspekt jetzt mit dem Rechtsrahmen? Es ist zu sagen, dass das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) den Sonderurlaub in Deutschland nicht direkt regelt. Vielmehr überlässt es diese Regelung weitgehend den Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen. In § 616 BGB Satz 1 ist Folgendes zu lesen:

"Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird." (https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__616.html)

Dieser Satz stellt also grundsätzlich klar, dass ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine bezahlte Freistellung dieser Natur hat. Wichtig ist jedoch, dass der „persönliche Grund“ nicht näher spezifiziert wird und daher ein breiter Interpretationsspielraum gegeben ist. Der Hinweis auf die Verhältnismäßigkeit der Zeitdauer bedeutet in der Praxis, dass solche Freistellungen zumeist über wenige Tage nicht hinausgehen müssen. Wie zuvor erwähnt, sind die genauen Bedingungen des Sonderurlaubs häufig durch Arbeitsverträge durchdekliniert, um über den Minimalkonsens des Bürgerlichen Gesetzbuches hinaus einen Rechtsanspruch zu etablieren.

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Gründe für die Anspruchsgrundlage Sonderurlaub

Wann genau dieser Anspruch besteht, ist nicht immer eindeutig. Es existieren sowohl unzweideutige Anlassgründe, als auch Grauzonen, die von der individuellen Unternehmenspolitik abhängen. Wir widmen uns beiden.

Todesfall eines nahen Angehörigen

Beim Versterben eines nahen Familienangehörigen (darunter Eltern, Kinder, Ehepartner) zeigt der Arbeitgeber grundsätzlich vollstes Verständnis. Die Dauer variiert zwar, aber üblicherweise erhalten Arbeitnehmer 1 bis 3 Tage Sonderurlaub, um die Beerdigung zu organisieren sowie sich auf persönliche Angelegenheiten zu konzentrieren.

Hochzeit

Wenn die Hochzeitsglocken klingeln sollen, wird in vielen Unternehmen Sonderurlaub gewährt. Der Umfang pendelt zwischen 1 und 2 Tagen, um einerseits die Zeremonie und andererseits die anschließenden Feierlichkeiten unter einen Hut zu bekommen.

Die Geburt des eigenen Kindes

Schwangere Frauen sind zum Zeitpunkt des nahenden Gebärens schon einige Wochen im Mutterschutz. Wie steht es jedoch um die werdenden Väter? Arbeitnehmende haben aus Gründen der Geburt einen Anspruch auf Sonderurlaub. Auch hierbei werden dem Mitarbeiter generell 1 bis 2 Tage gegeben, um die Geburt zu erleben und erste Schritte hinsichtlich Anmeldung beim Standesamt, Informierung der Krankenkasse, Antrag auf Kinder- sowie Elterngeld usw. zu unternehmen.

Umzug des Arbeitnehmenden

Die Kartons mit den Habseligkeiten sollen verpackt und das aufwändige Unterfangen des Umzugs in die Wege gebracht werden. Ein Grund für Sonderurlaub? Ja! In solchen Situationen erlauben viele Arbeitgeber bis zu 2 Tage Freistellung, damit alles reibungslos über die Bühne laufen kann.

Erkrankung eines Kindes

Im Falle der Krankheit des Kindes greifen andere gesetzliche Regelungen, insbesondere das Kinderkrankengeld. Eltern dürfen also die Arbeitsfreistellung für das Aufpäppeln des Nachwuchses verlangen, wobei das aber unter den Rahmen der Lohnfortzahlung über die gesetzliche Krankenversicherung fällt. Um Sonderurlaub handelt es sich ergo nicht. Eine Ausnahme gilt für Personen im öffentlichen Dienst, denen unter bestimmten Bedingungen bis zu 4 Tage bezahlten Sonderurlaub pro Kind und Jahr zusteht.

Renovierungsarbeiten

Arbeitnehmern kann durch den Aufwand der Renovierung des eigenen Wohnraumes ein zeitintensives Projekt entstehen. Die Voraussetzungen für einen Sonderurlaub sind damit aber nicht erfüllt. Da die Renovierung als weniger dringlich interpretiert wird, müssen Mitarbeiter so gut wie immer regulären Urlaub dafür beantragen.

Erkrankung eines entfernteren Familienmitglieds

Ein entfernter Verwandter, wie ein Onkel oder eine Tante, wird schwer krank und der Mitarbeiter möchte die Pflege übernehmen. Obwohl das für den Arbeitnehmer persönlich von höchster Bedeutung sein kann, erkennen die meisten Unternehmen darin keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Alternativen gibt es diesbezüglich im Pflegezeitgesetz oder im Antrag auf unbezahlten Urlaub.

Geburtstag

Ihr Geburtstag ist im Gros der Fälle kein Freifahrtschein für Sonderurlaub. Das Arbeitsrecht sieht keinen Anspruch auf einen freien Tag vor, auch wenn Sie sich vielleicht einen unterhaltsamen Ausflug wünschen. Manche Unternehmen bieten Ihnen womöglich in dieser Situation ein kleines Geschenk oder eine Feier an. Ihren Urlaub müssen Sie hingegen gezielt um diesen Tag herum selbstständig veranlassen.

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Die Haltung des Arbeitgebers ist verweigernd

Können Arbeitgeber Sonderurlaub eigentlich einfach verweigern? Die Antwort darauf ist nicht ganz eindeutig. In der Regel haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub, wobei das im Gesetz geregelte Fälle wie den Tod oder die Geburt eines Kindes nicht betrifft. Fehlen vertragliche Vereinbarungen zum Sonderurlaub im Arbeitsverhältnis, verschafft das den Arbeitgebern den Ermessensspielraum, diesen zu gewähren oder abzulehnen.

Auf der anderen Seite führt ein willkürliches oder undurchsichtiges Vorgehen beim Genehmigungsprozess zu Vertrauensverlust und Frustration bei den Mitarbeitern. Besonders bei persönlichen Anlässen wie Hochzeiten sind transparente Entscheidungen aufgrund der emotionalen Aufladung der Ereignisse essentiell. Von daher sollten Arbeitgeber auch berücksichtigen, dass eine faire Handhabung von Sonderurlaub sich ebenso langfristig auf die Arbeitgebermarke auswirken kann. Benachteiligende Vorgehensweisen haben in diesem Zusammenhang noch nie positive Beiträge zum Employer Branding geleistet.

Tipps für den optimalen Umgang mit Sonderurlaub

Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, evaluieren wir hier einige praktische Tipps, die helfen können, das Thema Sonderurlaub harmonisch zu gestalten:

  1. Erklären Sie den Anlass nachvollziehbar
    Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über den Anlass. Ein unmissverständlicher Grund für den Sonderurlaub deckt sich mit einer einvernehmlichen Umsetzung.
  2. Tarifvertrag beachten
    Welche Rechte Sie haben, ist klipp und klar in Ihrem Arbeitsvertrag festgeschrieben. So können Sie auf vertragliche Ansprüche hinweisen, falls diese bestehen und natürlich auf diese pochen.
  3. Bereiten Sie sich auf eine mögliche Ablehnung vor
    Auch wenn Sie Sonderurlaub beantragen, besteht keine Garantie, dass dieser genehmigt wird. Falls er abgelehnt wird, können Sie Alternativlösungen, wie zum Beispiel die Nutzung von Überstunden oder regulären Urlaubstagen priorisieren.
  4. Empathie zeigen
    Arbeitgeber sollten wiederum bedenken, dass Sonderurlaub nicht aus Jux und Tollerei notwendig wird. Eine empathische Haltung kann hierbei im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Wunder wirken.
  5. Eine individuelle Vereinbarung bei schwerwiegenden Anlässen
    Es kann etwa hinsichtlich der Beerdigung eines Familienmitglieds überaus sinnvoll sein, den Sonderurlaub als Arbeitgeber großzügig anzulegen und gegebenenfalls außerhalb der üblichen Regelungen Zusatzurlaub zur Verfügung zu stellen.
  6. Vermeiden Sie unfaire Bevorzugung
    Im gleichen Atemzug ist auf Gleichbehandlung maximal zu achten. Die bevorzugte Behandlung spezifischer Mitarbeiter kann Missgunst im Team auslösen, während eine einheitliche Handhabung einem gerechten Arbeitsumfeld Rechnung trägt.
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Das Fazit: Erholungsurlaub ist etwas anderes

Sobald sich im Umfeld des Arbeitnehmers etwas Erschütterndes (ob nun positiv oder negativ) ereignet, ist dies eine Gelegenheit für Arbeitgeber, klare Kante zu zeigen. Infolge von Geburten oder Todesfällen sollte nicht der Gedanke an die unbeantwortete E-Mail-Korrespondenz an erster Stelle stehen. Hier sind Arbeitgeber gefordert, großzügig und unbürokratisch zu agieren, um das Vertrauen ihrer Mitarbeiter langfristig zu sichern. In solchen Lebensmomenten zahlt sich Menschlichkeit aus.

Aus Arbeitnehmerperspektive hat der vorliegende Artikel gezeigt, dass der Rechtsrahmen des Bürgerlichen Gesetzbuches zumindest oberflächlich ausfällt. Um keinen Missverständnissen ausgesetzt zu sein, sollten Sie sich schon vorab über die diesbezüglichen Regelungen in Ihrem Arbeitsvertrag Gewissheit verschaffen. Das Kennen der Spielregeln umgeht Konfliktpotenzial, wodurch der Sonderurlaub im Bedarfsfall problemlos bewilligt wird.

Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten
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Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

5 Min. Lesezeit

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun „elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.“ Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

  • Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
  • Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
  • Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
  • Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
  • Informationen zur Staatsangehörigkeit
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
  • Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

  • Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
  • Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
  • Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Es ist unzulässig, schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis als unsignierte Dateien in den Formaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

  • Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
  • Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)

Der Dateiname sollte eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Nach § 147 AO müssen Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen seit dem 1. Januar 2025 mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen von sechs Jahren.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach § 257 HGB gilt für Buchungsbelege – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen – eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt abweichend auch für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Sozialgesetzbuch (SGB)

Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einkommensteuergesetz (EStG)

Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.

Empfehlung: Wenn mehrere gesetzliche Grundlagen greifen (z. B. HGB, AO, SGB IV, BVV), sollte im Zweifel die jeweils längste Frist angewandt werden.

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch in Papierform durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mit dieser Lösung können nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen gesetzeskonform geführt werden. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form. Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

  • Effizientere Arbeitsabläufe und damit geringere Kosten
  • Minimierte Suchzeiten
  • Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Revisionssichere Archivierung von Personal- und Entgeltunterlagen
  • Positives Arbeitgeberimage durch Einsatz moderner Technologien
Dein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: Regelungen zur Ausstellung
HR & Payroll

Dein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: Regelungen zur Ausstellung

Das Arbeitszeugnis ist wichtig für deine berufliche Zukunft. Du hast Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, das deine Leistungen widerspiegelt. Wir erklären es dir im Detail!

5 Min. Lesezeit

Das Arbeitszeugnis ist ein wertvolles Dokument, auf das du bei Beendigung deines Arbeitsverhältnisses einen rechtlich verankerten Anspruch hast. Es ist überraschend, dass dieses Recht von Unternehmen oft vergessen oder übersehen wird. Inmitten hektischer Arbeitsabläufe oder Personalwechsel wird das Ausstellen eines Zeugnisses häufig zur Nebensache, sodass du aktiv auf deinen Anspruch bestehen musst, anstatt ihn als selbstverständlich anzusehen.

Dabei ist dieses weitaus mehr als nur eine Formsache. Das Schriftstück reflektiert die erbrachten Leistungen und gibt potenziellen neuen Arbeitgebern einen Einblick in die beruflichen sowie persönlichen Kompetenzen. Für die nachfolgenden Karriereschritte kommt ihm also Relevanz zu, doch nicht jeder nutzt die Chance, es bewusst für sich zu beanspruchen. Unweigerlich wird das Dokument zwar eingefordert, aber die Frage bleibt: Spiegelt es wirklich das wider, was einem zusteht?

In den folgenden Abschnitten werden wir beleuchten, welche Rechte Arbeitnehmer konkret haben, wie sie sicherstellen können, dass sie ein qualifiziertes Zeugnis erhalten und ebenso warum es so wichtig ist, sein Anrecht nicht zu verwirken, wenn das Unternehmen das Zeugnis zu vergessen droht.

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Die gesetzlichen Grundlagen für ein Arbeitszeugnis

Das Recht auf ein Arbeitszeugnis ist in § 109 der Gewerbeordnung (GewO) normiert. Diese Vorschrift gilt für Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG), also für alle Personen, die in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis stehen. Ausgenommen hiervon sind beispielsweise Beamte, die anderen gesetzlichen Regelungen unterliegen. Der Anspruch entsteht in dem Moment, in dem das Ende des Arbeitsverhältnisses besiegelt wird, sei es durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Zeitablauf eines befristeten Vertrages.

Für den Arbeitgeber existiert also eine entsprechende Zeugnispflicht. Kommt das Unternehmen dieser nicht nach, ist der Arbeitnehmer befähigt, sein Zeugnis gerichtlich einzufordern. Der Anspruch ist dabei jedoch verjährungsanfällig gemäß den allgemeinen Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), nach denen eine dreijährige Verjährungsfrist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Anrecht entsteht, gilt (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB).

Die Zeugnisarten

Im Bereich der Arbeitszeugnisse ist zu unterscheiden zwischen einfachen Versionen und qualifizierten Zeugnissen. Das einfache Zeugnis erfüllt die gesetzliche Mindestanforderung durch die bloße Bestätigung der Art der Tätigkeit und der Beschäftigungsdauer. Als Arbeitnehmer sind Sie jedoch imstande, ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu verlangen, welches zusätzlich eine Leistungs- und Verhaltensbewertung inkludiert.

Anhand der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat das qualifizierte Zeugnis sowohl wohlwollend formuliert zu sein und muss auch wahrheitsgemäß ausfallen. Durch diese doppelte Anforderung ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem bisherigen Mitarbeiter keine unnötigen beruflichen Nachteile zu bereiten, wobei unwahre Angaben zur Imagepolierung ebenso wenig erlaubt sind.

Das Arbeitsrecht ist übrigens nicht nur auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beschränkt. In bestimmten Fällen haben Arbeitnehmer auch während ihrer bestehenden Tätigkeit bei Vorliegen eines berechtigten Interesses den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Solchen Interessen können interne Umstrukturierungen, Vorgesetztenwechsel, eine bevorstehende Versetzung oder andere Motive zugrunde liegen.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern

Typische Missverständnisse bei der Anforderung von Arbeitszeugnissen

Auf Basis dieser Rechtsansprüche kann ein tieferes Verständnis der häufigsten Stolpersteine Fehlern vorbeugen:

  • Unklarheit aufseiten des Arbeitnehmers

Viele Arbeitnehmer sind sich ihres Anspruchs auf ein qualifiziertes Zeugnis nicht bewusst und haben daher nur ein einfaches Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit im Sinn. Das Wissen zu den Unterschieden zwischen diesen beiden Arten ist maßgebend. Gerade, wenn eine umfassende Beurteilung von Leistung und Verhalten gewünscht ist, muss auf qualifizierte Zeugnisse rekurriert werden.

  • Fehlendes Wissen um die Formulierungspflichten

Dass der Arbeitgeber von Gesetzeswegen verpflichtet ist, das Zeugnis wohlwollend und gleichzeitig wahrheitsgemäß zu formulieren, ist ebenso nicht jedem von Begriff. So sind negative Randnotizen oder sonstige Auffälligkeiten wie etwa Rechtschreibfehler, die einen abträglichen Eindruck hinterlassen können, hochproblematisch. Wenn Du das Gefühl hast, dass deine Leistungen nicht angemessen honoriert werden, solltest Du dem so bald wie möglich Ausdruck verleihen.

  • Verjährung

Angestellte sehen sich aufgrund der Fristen verleitet, ausreichend Zeit als gegeben zu konstatieren. Selbst unter Anbetracht der großzügigen Verjährungsfristen sollte das Zeugnis aber direkt nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses eingefordert werden, um zu gewährleisten, dass alle Informationen frisch im Gedächtnis sind.

  • Aspekt der Probezeit

Die Annahme, dass Du keines Zeugnisses würdig sind, wenn das Arbeitsverhältnis nicht über die Probezeit hinausgeht, entspricht nicht den Tatsachen. In Wirklichkeit haben auch Arbeitnehmer, deren Beschäftigung die Probezeit nicht überlebt, Anspruch auf die Erteilung eines Arbeitszeugnisses. Das sollte unbedingt im Hinterkopf behalten werden, da auch in der Probezeit gesammelte Erfahrungen für zukünftige Bewerbungen integral sind. Auf ein Zwischenzeugnis oder sogar ein Endzeugnis sollte man keinesfalls leichtsinnig verzichten.

  • Ignorieren der Rechtsgrundlagen aufseiten des Arbeitgebers

Ein unzureichendes oder unzutreffendes Zeugnis ist mitnichten eine Lappalie. Ein Arbeitszeugnis hat klar und verständlich formuliert zu sein und Ausreden sollte man als Arbeitnehmer nicht simpel akzeptieren. In Fällen von Schlampereien kannst Du auf die Korrektur des Zeugnisses bestehen und gegebenenfalls einen Rechtsanwalt engagieren, um rechtliche Schritte einzuleiten.

  • Überprüfung des Zeugnisses

Man kennt das: Nach Erhalt des Zeugnisses wird dieses archiviert, ohne das Dokument auf Punkt und Beistrich zu prüfen. Ungünstige Formulierungen, die durch schnelles Überfliegen nicht auffallen, können aber den Ausschlag geben. Es sollte demnach genug Zeit darauf verbucht werden, das Arbeitszeugnis genauestens zu lesen, damit keine intransparenten Aussagen darin transportiert werden.

Frist für das Anrecht auf Arbeitszeugnisse

Wie Du die Bitte um das qualifizierte Zeugnis richtig artikulierst

Das Recht auf Ihr Arbeitszeugnis können Sie in aller Kürze verbalisieren. Wir nehmen an dieser Stelle die fiktive Person Anna als Beispiel. Nachdem Anna den Beschluss gefasst hat, ihren Job als Marketing Managerin zu kündigen, trachtet sie nach einem Arbeitszeugnis, welches ihre Leistungen betont. Kurz vor ihrem letzten Arbeitstag verfasst sie von ihrem Arbeitsgerät aus eine E-Mail in Richtung ihres Vorgesetzten, Herrn Müller.

Sie beginnt ihre Nachricht freundlich: „Sehr geehrter Herr Müller, ich möchte mich herzlich für die konstruktive Zeit im Unternehmen sowie die Unterstützung bedanken.“ Darauffolgend kommt sie überleitend auf ihr Anliegen zu sprechen: „Da ich mich bekanntlich entschieden habe, das Unternehmen zu verlassen, würde ich Sie bitten, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Es wäre mir daran gelegen, dass meine Beiträge zu den Projekten (Projekt A) und (Projekt B), die zu (konkreten Resultaten) geführt haben, darin ausdrücklich Erwähnung finden.“

Anna schließt das Thema mit Worten des Dankes: „Ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis wird zu meinen nächsten beruflichen Schritten einiges beitragen. Vielen Dank für Ihre Bemühungen.“

Der Arbeitgeber versperrt sich

So weit, so gut. Sollte sich der Arbeitgeber bei diesem Ansuchen jedoch querstellen, ist lebensnaher Rat teuer. Bei einer Verweigerung wäre ein erster Anlauf, dass Sie in Form einer höflichen E-Mail Ihren Anspruch laut § 109 Gewerbeordnung nachdrücklich akzentuieren. Wenn das nichts hilft, wäre es ratsam, das Gespräch mit der Personalabteilung suchen. Durch den Hinweis auf die berufliche Relevanz in Kombination mit den Facetten des Arbeitsrechts können Sie den Druck auf den Arbeitgeber sanft erhöhen.

Achten Sie darauf, dass Sie bei aller verständlichen emotionalen Anspannung respektvoll bleiben und nicht in Beleidigungen oder Vorwürfe zurückgreifen, da dies die Situation verschärfen kann.

Sollte alle Rede umsonst sein, sollten Sie sich zur Durchsetzung Ihres Rechts an einen Rechtsanwalt oder eine Gewerkschaft wenden. Größtenteils reicht bereits die Aussicht auf rechtliche Konsequenzen aus, um den Arbeitgeber zum Umdenken zu bewegen, da die Unternehmensreputation ein Kapital für sich ist. Als letzten Ausweg können Sie auch eine Schlichtungsstelle konsultieren, die Ihnen bei der Klärung der Angelegenheit behilflich sein kann.

Das Fazit: Ein gutes Recht für die Arbeitnehmerschaft

Mehr als nur ein bloßes Stück Papier ist das Arbeitszeugnis ein Anrecht des Mitarbeiters. Es hält fest, was wir in unseren Jobs geleistet haben, wodurch potenziellen Arbeitgebern aus erster Hand das Wichtigste berichtet wird. Aus der Natur der Sache heraus existiert diesbezüglich ein Spannungsfeld zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Zweitere müssen der Balance des wohlwollenden Zeugnisses bei gleichzeitiger Wahrheitsentsprechung Genüge tun, insbesondere wenn Kritik eingebracht werden soll.

Infolge der Bitte um Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis, sollten Sie sich durchaus in die Schuhe des Arbeitgebers versetzen, wodurch Sie um keinen Millimeter von Ihrem Anspruch abweichen. Ein Dialog auf Augenhöhe kulminiert letztlich in einem Zeugnis, das beiden Seiten gerecht wird.

Kündigung in der Probezeit: Warum frühe Exits oft die bessere Wahl sind
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Kündigung in der Probezeit: Warum frühe Exits oft die bessere Wahl sind

Die Probezeitkündigung hat laut § 626 BGB eine verkürzte Frist von 2 Wochen. Wie sie abläuft, was es zu beachten gilt & Gründe dafür liest Du hier!

5 Min. Lesezeit

In der Arbeitswelt von heute erscheint die Probezeit als ein lästiges Übel. Gestaltet ist sie in Form eines kurzen Zeitraums, in dem Arbeitnehmer ihre in Aussicht gestellten Fähigkeiten unter Beweis stellen müssen und Arbeitgeber schnell entscheiden können, ob die neue Kraft ins Team passt oder nicht. In der Praxis geht ihre Bedeutung jedoch definitiv darüber hinaus. Abseits einer bloßen Formalität ist sie ein intensiver Stresstest für beide Seiten, wo zwischen Erwartung und Realität sowie zwischen Bauchgefühl und Fakten balanciert wird.

Wie oft hört man aus dem eigenen Umfeld Sätze wie: „Er hat gut gearbeitet, aber irgendwie hat es einfach nicht gepasst.“ Oder: „Das war nicht das, was ich mir vorgestellt habe.“ Hierin exerzieren sich die wahren Herausforderungen der Probezeit mitsamt ihrer Fallstricke. Arbeitgeber haben auf mehr als nur das Arbeitsergebnis zu achten. Gleichzeitig suchen Arbeitnehmer nicht nur den nächstbesten Job, denn es ist ihnen vielmehr daran gelegen, sich langfristig wohlzufühlen. In diesen wenigen Monaten zeigt sich also, ob das anhaltende Miteinander tragfähig ist oder ob man sich besser früher trennt. Im vorliegenden Blog wollen wir uns dem Thema Probezeitkündigung von multiplen Seiten annähern.

Wie eine Kündigung während der Probezeit abläuft

Allgemein ist zu sagen, dass während der Probezeit, die üblicherweise zwischen drei und sechs Monaten andauert, erleichterte Kündigungsbedingungen gelten. In Deutschland beispielsweise gibt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) Auskunft über die entsprechenden Regelungen:

  • Kündigungsfrist: Laut § 622 Abs. 3 BGB kann das Arbeitsverhältnis mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen gekündigt werden. Relevant ist dabei, dass die Kündigung sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer ausgehen kann und dies keine Auswirkung auf die festgelegte Frist hat.
    • Beispiel: Paul arbeitet seit einem Monat im neuen Unternehmen und merkt direkt, dass ihm die Arbeitsatmosphäre nicht gefällt. Er möchte das Arbeitsverhältnis am liebsten sofort beenden. Doch auch während der Probezeit kann Paul nicht einfach von heute auf morgen ausscheiden. Paul spricht seine Kündigung zwar am 15. des Monats aus, was aber erst am 29. desselben Monats tatsächlich wirksam werden würde.
  • Sonderregelungen im Tarifvertrag: Abweichende Fristen sind durchaus denkbar. Ausgehend vom jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrag können spezielle Vorgaben zur Kündigung in der Probezeit enthalten sind.
  • Schutzbestimmungen: Obwohl die Kündigungsfristen verkürzt sind, setzt das keineswegs besondere Schutzvorschriften außer Kraft. Der Kündigungsschutz für Schwangere, Schwerbehinderte, Betriebsratsmitglieder oder bei Elternzeit zählt unter anderem dazu. In solchen Fällen ist eine Probezeitkündigung mit Erschwernisauflagen verbunden.
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Rahmenbedingungen für eine fristlose Kündigung innerhalb der Probezeit

Auch, wenn es die besagte Frist von zwei Wochen gibt, schließt das eine fristlose Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht aus. Eine solche außerordentliche Kündigung macht immer einen wichtigen Grund zur Voraussetzung. Dieser muss nachweisen, dass es unzumutbar wäre, das Arbeitsverhältnis selbst bis zum Ablauf der regulären Kündigungsfrist in der Probezeit fortzusetzen.

Das kann womöglich der Fall sein, sofern das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber so schwerwiegend gestört ist, dass die weitere Zusammenarbeit unvertretbar wird. Man denke nur an den Diebstahl vom Firmeneigentum, unentschuldigte Abwesenheiten, Arbeitszeitbetrug oder ähnliche Gegebenheiten. Nachdem der Arbeitgeber auf Basis von § 626 BGB dann den Kündigungsgrund bekanntgegeben hat, darf wiederum nicht länger als zwei Wochen zugewartet werden, bis gekündigt wird. Das Arbeitsgericht prüft im Streitfall penibel auf das tatsächliche Vorliegen eines erheblichen Pflichtverstoßes sowie auf Verhältnismäßigkeit der umgehenden Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Anspruch auf Arbeitslosengeld

Bei einer Probezeitkündigung hängt ein Arbeitslosengeldanspruch von verschiedenen Faktoren ab. Kündigt der Arbeitnehmer selbstständig, kann eine Sperrzeit von bis zu 12 Wochen eintreten, es sei denn, die Kündigung war aufgrund Unzumutbarkeit wie etwa Mobbing oder immanenten Gesundheitsrisiken gerechtfertigt. Kündigt hingegen der Arbeitgeber, hat der Arbeitnehmer in der Regel nach dem Arbeitsrecht Anspruch, sofern er die Anwartschaft erfüllt, also mindestens 12 Monate sozialversicherungspflichtig beschäftigt war. Unabhängig davon ist eine ehest baldige Meldung bei der Agentur für Arbeit zur Vermeidung von Verzögerungen essentiell.

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Probezeit im Fokus: Die Perspektive Arbeitgeber vs. Arbeitnehmer

Warum Mitarbeitende innerhalb der Probezeit kündigen

Aus Arbeitgebersicht kann die Probezeit als „Schonfrist“ betrachtet werden, in der das Verhalten und die Leistung neuer Mitarbeiter eingehend reflektiert werden kann. Vergessen wird aber gerne darauf, dass auch Arbeitnehmer in dieser Phase ein genaues Bild von ihrem Arbeitsplatz skizzieren. Nicht selten ist es nämlich der Angestellte, der in diesem Zeitraum die Reißleine zieht, weil sich die Erwartungen nicht mit den Umständen decken.

Die innere Kündigung

Die Mitteilung der formellen Kündigung erfolgt fast nie an dem Tag, an welchem die entsprechende Entscheidung spontan getroffen wurde. Zumeist hat der Arbeitnehmer innerlich schon längst mit dem Kapitel abgeschlossen. Der Reigen an Gründen ist in diesem Kontext ein bunter: ein unangenehmes Betriebsklima mit unfreundlichen Kollegen, konfuse Einarbeitung, Arbeitsanforderungen mit Hang zur Komplettüberlastung, keine Wertschätzung usw.

Diese Diskrepanz tritt besonders in der Probezeit stark zutage, weil die anfängliche Euphorie des Jobeinstiegs oder -wechsels an der harten Realität zerschellt.

Erwartungshaltungen

Wäre doch nur alles so schön wie in der Beschreibung! Ganz im Gegenteil etabliert sich jedoch nicht nur im Ausnahmefall, dass die Stellenbeschreibung und/oder das Vorstellungsgespräch die rosarote Brille aufhatten. Wenn der Job nicht das hält, was versprochen wurde, wird die Probezeit zur Enttäuschungszeit. Der Mitarbeiter hatte vielleicht gehofft, sich kreativ entfalten zu können, findet sich aber in einer starren Arbeitsordnung wieder. In diesen Momenten überlegt er oder sie sich zweifellos, ob es nicht besser ist, sich erneut auf den Arbeitsmarkt zu werfen, anstatt sich weiter zu verbiegen.

Der Arbeitgeber kündigt in der Probezeit den Angestellten

Kündigungen von Arbeitsverträgen in der Probezeit sind für Arbeitgeber ein Drahtseilakt. Ein gewiss schwieriger, aber hin und wieder absolut unvermeidbarer Akt. Hinter der Probezeit steckt viel mehr als lediglich ein Testlauf für die fachlichen Fähigkeiten der Neuen. Der Dreh- und Angelpunkt sind Facetten, die simplen Leistungskriterien vorausgehen.

Kulturelle Passung

Eine Unternehmenskultur entsteht nicht von einem Tag auf den anderen, sondern ist das Produkt ausgedehnter Reifeprozesse. Die kulturelle Eignung des Neueinsteigers in Relation zur Unternehmensphilosophie ist deswegen das A und O. Es kann leicht sein, dass ein Mitarbeiter hervorragende Qualifikationen hat, aber die Integration in die bestehende Unternehmenskultur verweigert. Ein Team, das auf Kommunikation Wert legt, wird Schwierigkeiten haben, wenn ein anfangender Kollege diesen Stil ablehnt.

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Verhaltensweisen und Soft Skills

Soziale Fähigkeiten sowie die (Selbst-)Motivation spielen ebenfalls eine zentrale Rolle. Wenn ein Mitarbeiter zwar technisch versiert ist, aber schon in der Anfangsphase regelmäßig negativ auffällt oder die Konfrontation mit etablierten Kollegen sucht, leidet die Teamdynamik erheblich darunter. Es wird dann zur Aufgabe des Arbeitgebers in Form einer Abwägung zum Schluss zu kommen, inwiefern derartige Verhaltensweisen über die längere Dauer überhaupt toleriert werden sollten.

Kosteneffizienz

Für Unternehmen sind neu angestellte Mitarbeiter stets eine Investition. Wenn sich ergibt, dass diese nicht die erwarteten Ergebnisse zum Besten geben, kann die Entscheidung zur Kündigung in der Probezeit eine wirtschaftlich sinnvolle sein.

Zukunftsperspektiven

Die Rekrutierung der richtigen Talente zum angemessenen Zeitpunkt trägt als Gradmesser für den langfristigen Unternehmenserfolg Gewicht. Zeigt ein Mitarbeiter statt der erforderlichen Entwicklung nur "More of the Same" oder will sich mit den Unternehmenszielen nicht und nicht identifizieren, wird eine frühzeitige Beendigung so gut wie zur Notwendigkeit.

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Präventivmaßnahmen gegen vorzeitige Kündigungen

Um Kündigungen in dieser sensiblen Zeit gar nicht erst zustandekommen zu lassen, muss man schon beim Auswahlprozess ansetzen. Stellenbeschreibungen sollten nicht Bla-Bla wiedergeben, wodurch eigentlich niemand wirklich weiß, was die Rolle mit sich bringt. Durch tiefenstrukturierte Jobinterviews in Verbindung mit Assessments können Arbeitgeber weitestmöglich sicherstellen, dass die Bewerber über die nötigen Qualifikationen hinaus auch die richtigen Soft Skills mitbringen. Klare Erwartungen hinsichtlich der Arbeitsaufgaben müssen für Anforderungstransparenz kommuniziert werden.

Eine intensive Einarbeitung zur raschen Einfindung in die Aufgabenbereiche schadet nie. Ein durchdachtes Onboarding-Programm liefert das nötige Wissen mitsamt der Unterstützung, die eingänglich unabdingbar ist. Wiederkehrende Feedbackgespräche sollten ebenfalls fest eingeplant werden, um eventuelle Probleme frühzeitig zu adressieren.

Für den Integrationsschub können Mentoring-Programme und Teambuilding-Maßnahmen herangezogen werden. Die Zuweisung eines erfahrenen Kollegen als Mentor hilft neuen Mitarbeitern, sich zurechtzufinden und zwischenmenschliches Vertrauen aufzubauen. Zwanglose, informelle Treffen tun dem Gemeinschaftsgefühl darüber hinaus einen großen Gefallen.

Kündigung Probezeit FAQ

1. Wie zählen 14 Tage Kündigungsfrist in der Probezeit?

Die 14-tägige Kündigungsfrist beginnt am Tag nach dem Zugang der Kündigung. Wenn Sie beispielsweise am Montag kündigen, zählt der Dienstag als Tag 1. Die Frist endet 14 Tage später, also am Montag zwei Wochen darauf. An diesem Tag muss die Kündigung noch wirksam sein.

2. Wann ist eine Kündigung in der Probezeit unwirksam?

Eine Probezeitkündigung kann beispielsweise nichtig sein, wenn sie nicht schriftlich niedergehalten oder die Kündigungsfrist vernachlässigt wird. Auch Kündigungen aus diskriminierenden Gründen wie etwa aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft und mehr fallen unter diese Unwirksamkeit. Obendrauf, wenn sie während einer Krankheit des Mitarbeiters erfolgt, es sei denn, die Krankheit hat die Arbeitsfähigkeit dauerhaft beeinträchtigt. Der Arbeitnehmer kann bei Vorbekanntheit der Krankheit jedoch Kündigungsschutz geltend machen.

3. Kann ich grundlos während der Probezeit gekündigt werden?

Ja, in der Regel kann Sie der Arbeitgeber grundlos kündigen. Dieser ist nicht angehalten, spezifische Gründe zu benennen. Allerdings muss die Kündigung fristgerecht erfolgen. Außer es handelt sich um eine fristlose Kündigung, die sehr wohl schwerwiegende Gründe voraussetzt.

4. Sind 4 Wochen Kündigungsfrist innerhalb der Probezeit zulässig?

Eine Kündigungsfrist von vier Wochen ist zulässig, sofern dies im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag explizit festgelegt ist. Standardmäßig beträgt die Frist jedoch 2 Wochen.

Vorteile und Tipps für Bewerbungen über WhatsApp: Effizient, Direkt und Modern
HR & Payroll

Vorteile und Tipps für Bewerbungen über WhatsApp: Effizient, Direkt und Modern

Bewerben per WhatsApp? 📱💼 Das geht schnell, unkompliziert und direkt! Erfahre, wie du diesen modernen Weg effizient nutzt, dich kreativ präsentierst und mit Professionalität überzeugst. Mit Tipps zu Bewerbungsvideo, Dokumenten & Co. machst du den perfekten ersten Eindruck! 🚀

5 Min. Lesezeit

Heute suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Eine der neuesten Entwicklungen ist die Möglichkeit, sich über WhatsApp zu bewerben. Diese Option mag zunächst unkonventionell erscheinen, bietet jedoch sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen erhebliche Vorteile. In diesem Blogpost zeige ich dir die Vorteile einer Bewerbung über WhatsApp und gebe dir Tipps, worauf du achten solltest, um erfolgreich zu sein.

Warum eine Bewerbung über WhatsApp?

1. Schnelligkeit und Effizienz

Der Bewerbungsprozess per WhatsApp ist schnell und unkompliziert. Während herkömmliche Bewerbungen oft zeitaufwändig sind – das Erstellen eines Lebenslaufs, Anschreibens und das Versenden per E-Mail oder Post – ermöglicht WhatsApp eine direkte und schnelle Kommunikation. Viele Unternehmen bevorzugen diesen Weg, um Kandidaten in Echtzeit zu erreichen und um den Auswahlprozess zu beschleunigen.

2. Direkter Kontakt

Eine Bewerbung per WhatsApp ermöglicht es, direkt mit dem potenziellen Arbeitgeber oder Personalverantwortlichen in Kontakt zu treten. Oftmals ist der erste Austausch persönlicher und weniger formell, was eine freundlichere und schnellere Interaktion ermöglicht. Dadurch kann man schneller Rückfragen stellen oder Informationen erhalten, die im traditionellen Bewerbungsprozess länger dauern würden.

3. Niedrige Hürde

Der Einstieg in eine Bewerbung über WhatsApp ist oft unkomplizierter. Unternehmen fragen häufig nach einer kurzen Nachricht, deinem Lebenslauf oder einem Bewerbungsvideo, was die Hemmschwelle, sich zu bewerben, deutlich senkt. Vor allem bei jungen Menschen oder bei Bewerbern, die auf einfache und schnelle Kommunikation Wert legen, ist dieser Ansatz beliebt.

4. Multimediale Bewerbungsmöglichkeiten

Durch WhatsApp kannst du nicht nur Textnachrichten, sondern auch Bilder, PDFs und sogar kurze Videos versenden. Diese multimediale Bewerbungsmethode erlaubt es dir, kreativer zu sein und dich auf eine moderne und ansprechende Weise zu präsentieren. Ein Bewerbungsvideo kann beispielsweise viel persönlicher wirken als ein standardisiertes Anschreiben und bleibt eher im Gedächtnis des Personalers.

Worauf solltest du bei einer WhatsApp-Bewerbung achten?

Obwohl der Bewerbungsprozess über WhatsApp viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Punkte, die du unbedingt beachten solltest, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

1. Professionalität wahren

Auch wenn die Bewerbung über WhatsApp zunächst lockerer erscheinen mag, solltest du dennoch auf deine Professionalität achten. Verwende eine klare und höfliche Sprache, achte auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung und vermeide Emojis, es sei denn, das Unternehmen signalisiert eine besonders kreative oder unkonventionelle Arbeitsweise.

2. Klarer und prägnanter erster Eindruck

Da WhatsApp in der Regel auf kurze Nachrichten und schnelle Kommunikation ausgelegt ist, solltest du in deiner ersten Nachricht direkt auf den Punkt kommen. Stelle dich kurz vor, erwähne die Stelle, auf die du dich bewirbst, und weise darauf hin, dass du alle nötigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) beifügen wirst.

Beispiel:
„Guten Tag, mein Name ist Max Mustermann. Ich interessiere mich für die Stelle als Marketing-Manager, die Sie ausgeschrieben haben. Anbei sende ich Ihnen meinen Lebenslauf und freue mich über eine Rückmeldung.“

3. Dokumente in einem geeigneten Format

Versende deine Unterlagen, wie Lebenslauf und Zeugnisse, am besten als PDF. So stellst du sicher, dass der Empfänger diese auf allen Geräten korrekt öffnen und lesen kann. Vermeide Screenshots oder andere Formate, die unprofessionell wirken könnten.

4. Bewerbungsvideo: Kurz und prägnant

Solltest du ein Bewerbungsvideo erstellen, halte es kurz (1-2 Minuten) und achte auf eine professionelle Präsentation. Bereite dich gut vor, achte auf angemessene Kleidung und nimm das Video in einer ruhigen, gut beleuchteten Umgebung auf. Zeige dabei deine Motivation und Leidenschaft für die Stelle, ohne zu steif oder zu formell zu wirken.

5. Datenschutz beachten

Da du über WhatsApp sensible Daten wie deinen Lebenslauf oder persönliche Informationen versendest, solltest du sicherstellen, dass du die Kontaktdaten des Unternehmens von einer offiziellen Quelle erhalten hast. Vermeide es, deine Bewerbung an unbekannte oder verdächtige Nummern zu senden.

6. Korrekte Nummer und Ansprechpartner

Bevor du deine Bewerbung abschickst, vergewissere dich, dass du die richtige Nummer verwendest und gegebenenfalls auch den Namen des Ansprechpartners kennst. Ein höflicher, personalisierter Kontakt hinterlässt immer einen besseren Eindruck.

Einfach bewerben

Fazit

Die Bewerbung über WhatsApp bietet eine moderne, schnelle und direkte Möglichkeit, sich bei Unternehmen vorzustellen. Sie passt besonders gut in Branchen, die auf schnellen Kontakt und Flexibilität setzen. Wichtig ist jedoch, dass du trotz der lockeren Kommunikationsform auf Professionalität und Sorgfalt achtest. Wenn du die oben genannten Tipps befolgst, kannst du die Vorteile dieses neuen Bewerbungsweges optimal nutzen und dich von anderen Bewerbern abheben.

Trau dich, diesen modernen Weg zu gehen – er könnte dein Schlüssel zum nächsten Karriereschritt sein!

Du willst mehr dazu erfahren? https://www.suiteify.com/loesungen/hr/recruiting/bewerbermanagement

HR-Software implementieren: In 7 Schritten neue Systeme einführen
HR & Payroll

HR-Software implementieren: In 7 Schritten neue Systeme einführen

In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine neue HR-Software erfolgreich einführst, worauf du dabei achten musst und wie du typische Stolpersteine vermeidest. Du bekommst konkrete Tipps, wie du den Prozess effizient gestaltest und dein Team von Anfang an mitnimmst.

5 Min. Lesezeit

Du planst eine HR-Software zu implementieren? Dann ist das eine gute Entscheidung. Denn ohne digitale Unterstützung kommt heute kein HR-Team mehr aus. HR-Software entlastet dein Team und schafft die Grundlage für saubere Daten, klare Prozesse und eine bessere Employee Experience. Damit die HR-Software echten Mehrwert liefert, musst du sie strukturiert einführen, in bestehende Prozesse integrieren und dafür sorgen, dass alle Beteiligtenmitziehen. In Aufgaben gesprochen bedeutet das: Abläufe sauber aufsetzen, Verantwortlichkeiten klar verteilen und HR-Mitarbeitende früh einbinden.

In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine neue HR-Software erfolgreich einführst, worauf du dabei achten musst und wie du typische Stolpersteine vermeidest. Du bekommst konkrete Tipps, wie du den Prozess effizient gestaltest und dein Team von Anfang an mitnimmst.

Warum die Implementierung oft scheitert und wie du es besser machst

Die Entscheidung für eine HR-Software fällt oft erst nach einem gründlichen Auswahlprozess. Doch sobald sie getroffen ist, geht es bei der Umsetzung häufig sehr schnell. Das Problem: Die Software wird technisch installiert, aber im Alltag nicht wirklich genutzt. Damit es in deinem Unternehmen nicht so weit kommt, solltest du die häufigsten Stolperfallenkennen:

  • ‍Niemand übernimmt die Projektverantwortung: Wenn niemand wirklich den Hut aufhat, fehlen Struktur und Tempo. Entscheidungenverzögern sich, Aufgaben bleiben liegen, und die Einführung zieht sich unnötig in die Länge.‍
  • Fehlendes Change Management: Die neuen Abläufe mit der Software führen bei vielen zunächst zu Unsicherheit. Ohne eine klare Begleitung fühlt sich das Team überrumpelt oder bevormundet und macht im Zweifel einfach weiter wie bisher.‍
  • Widerstände im Team: Wenn du dein Team nicht frühzeitig einbeziehst, wächst die Skepsis. Mitarbeitende hinterfragen den Nutzen, befürchten Mehraufwand und blockieren den Prozess.

Was erfolgreiche Unternehmen besser machen:

  • Sie definieren von Anfang an klare Ziele, Rollen und Zuständigkeiten.
  • Sie holen das HR-Team früh ins Boot und schaffen Verständnis für die Veränderung.
  • Sie denken HR-Prozesse aus Anwendersicht und richten die Software entsprechend aus.
  • Sie kommunizieren offen, bleiben ansprechbar und fragen aktiv nach Feedback.

Zusammengefasst: Für eine erfolgreiche Implementierung zählt nicht nur, dass die HR-Softwarelösung die fachlichen Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist auch, dass sie sich reibungslos in bestehende Prozesse und Systeme integriert und von den Mitarbeitenden aktivgenutzt wird.

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HR-Software einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie also gehst du vor, wenn du eine HR-Softwareeinführen möchtest? Indem du zuerst klärst, was dein Team wirklich braucht und dann Schritt für Schritt die richtigen Personen, Tools und Prozesse zusammenbringst. Die folgende Anleitung zeigt dir, wie das funktioniert:

1. Bedarf definieren und interne Anforderungen klären

Noch bevor du die HR-Software auswählst, musst du klar wissen, was sie leisten soll:

  • Welche Prozesse willst du digitalisieren?
  • Wo liegen aktuell die größten Schwachstellen?
  • Und wer ist von ihnen betroffen?

Beteilige Fachabteilungen wie die Personalabteilung oder IT schon zum Zeitpunkt der Bedarfsanalyse. Sie wissen am besten, wie Workflows funktionieren, in welchen Bereichen technische oder operative Herausforderungen liegen. Letzteres sichert auch den Erfolg. Bindest du Personaler:innen frühzeitig ein, erhöht das die Akzeptanz für die Digitalisierung der Prozesse. Ergo: Nutzer:innen sind gewillter, die HR-Software auch wirklich zu nutzen.

Best Practices:

  • Starte mit einem internen Workshop, um Pain Points und Wünsche aus HR, IT und Fachbereichen zu sammeln.
  • Halte fest, welche HR-Prozesse du digitalisieren willst– zum Beispiel Onboarding, Zeiterfassung oder Abwesenheitsmanagement.
  • Priorisiere die Anforderungen: Was ist ein Muss, was ist optional?
  • Erstelle eine kompakte Anforderungsliste mit klaren Zielen.
  • Binde alle relevanten Stakeholder frühzeitig ein.

2. Anbieterrecherche und Auswahlprozessstrukturieren

Sobald du weißt, was deine HR-Software leisten muss, startest du die Suche nach passenden HR-Software-Tools. Damit du nicht die nächstbeste HR-Lösung am Markt wählst, empfiehlt es sich, klare Kriterien für die HR-Software-Auswahl festzulegen. Dazu gehören zum Beispiel Funktionen, Preis-Leistungs-Verhältnis und technische Anforderungen.

Best Practices:

  • Erstelle eine tabellarische Übersicht mit den wichtigsten Auswahlkriterien für deinen HR-Software-Vergleich.
  • Nutze Portale oder Marktübersichten, um Anbieter zu recherchieren und ein erstes Bild vom Angebot zu bekommen.
  • Hole konkrete Angebote ein und vergleiche neben den Funktionen auch Lizenzmodelle, Projektkosten und Support-Level.
  • Plane genügend Zeit für Demos ein und teste die Tools gemeinsam mit der HR-Abteilung.

3. Projektteam aufstellen und klare Rollenvergeben

Eine Human-Resources-Software lässt sich nicht nebenbei einführen. Innerhalb deiner Organisation sollte es daher ein Projektteam geben, das sich speziell um die Implementierung der HR-Software kümmert. Die Rollen im Projekt müssen dabei klar verteilt sein: Wer übernimmt die Projektleitung? Wer kümmert sich um die technische Umsetzung? Wer behält den Überblick über die HR-Prozesse und den Projektplan?

Best Practices:

  • Besetze die Projektleitung mit einer Person, die Zeit, Entscheidungskompetenz und Lust mitbringt.
  • Stelle ein interdisziplinäres Team aus HR, IT und ggf. Datenschutz zusammen – so deckst du alle Perspektiven ab.
  • Benenne feste Ansprechpersonen für Softwareanbieter, Mitarbeitende und Geschäftsführung.
  • Plane regelmäßige Abstimmungen, in denen alle Beteiligten transparent über Fortschritt, offene Punkte und nächste Schritte sprechen.
  • Nutze Projektmethoden wie OKR oder Scrum, um klare Workflows zu etablieren.

4. Zeitplan und Meilensteine festlegen

Ein klarer Rollout-Fahrplan hilft dir dabei, den Überblick zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und alle Beteiligten zur richtigen Zeit ins Boot zu holen.

Best Practices:

  • Erstelle einen groben Projektzeitstrahl – vom Kick-off bis zum Go-live – und halte zentrale Meilensteine fest.
  • Visualisiere den Rollout-Fahrplan zum Beispiel als Gantt Chart oder Kanban Board – so sehen alle sofort, was wann ansteht.
  • Baue Pufferzeiten für Rückfragen, technische Klärungen oder Schulungstermine ein.

5. Mitarbeitende einbinden und den Betriebsrat informieren

Binde von Anfang an offen und transparent Mitarbeitende und den Betriebsrat mit in die Überlegungen ein. Das sichert Akzeptant und echte Beteiligung im Unternehmen.

Best Practices:

  • Informiere den Betriebsrat frühzeitig über das Projekt, vor allem wenn personenbezogene Daten verarbeitet oder neue Kontrollmechanismen eingeführt werden.
  • Nutze Infoveranstaltungen, kurze Erklärvideos oderinterne Q&A-Sessions, um Fragen aufzufangen und Vertrauen aufzubauen.
  • Biete aktive Beteiligung wie Pilotgruppen an.
  • Stelle Ansprechpartner:innen bereit, die Feedbackaufnehmen und bei Unsicherheiten unterstützen können.

6. Pilotphase und Onboarding durchführen

Bevor du die neue HR-Software flächendeckend ausrollst, solltest du sie im kleineren Rahmen testen. Eine gut geplante Pilotphase zeigt dir, ob alles wie geplant funktioniert und wo es Verbesserungspotenziale gibt. Parallel oder im Anschluss startest du mit dem Onboarding.

Best Practices:

  • Lege klare Testziele und Feedbackschleifen fest – zum Beispiel „Funktionieren Self-Service-Funktionen reibungslos?“ oder „Funktioniert die Funktion Gehaltsabrechnung?“.
  • Entwickle ein klares Onboarding-Konzept: Wer bekommt wann welche Schulung oder Anleitung? Was passiert bei Rückfragen?

7. Feedback evaluieren und kontinuierlich optimieren

Mit Go-live zeigt sich, wie gut die neue HR-Lösung wirklich für die Personalarbeit funktioniert. Nimm dir bewusst Zeit, den Einsatz systematisch zu evaluieren und sämtliches Feedback zu dokumentieren.

Best Practices:

  • Führe nach den ersten Wochen gezielte Feedbackrunden mit allen Beteiligten durch.
  • Nutze Reportings und Nutzungsdaten der HR-Lösung, um objektive Verbesserungspotenziale zu erkennen.
  • Plane regelmäßige Review-Termine, um Anpassungen und Potenziale zu besprechen.
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HR-Lösung in bestehende Systeme integrieren: Was zu beachten ist

Deine HR-Software ist nur so gut wie ihr Zusammenspiel mit den bestehenden Systemen. Damit die neue HR-Lösung nicht zum Inselsystem wird, solltest du bei der Integration strukturiert vorgehen.

Nutze diese Checkliste für eine reibungslose Integration in deine IT-Infrastruktur oder ein bestehendes HR-Management-System:

  1. Schnittstellen prüfen: Welche Systeme (ERP, Lohnabrechnung, Recruiting) sind anzubinden? Gibt es bereits fertige Integrationen oder braucht es individuelle Lösungen?
  2. Datenmigration vorbereiten: Welche Daten sind zu übernehmen – zum Beispiel Stammdaten, Urlaubsstände oder Verträge?
  3. Technische Kompatibilität sicherstellen: Passt die neue HR-Software zur vorhandenen IT-Infrastruktur? Sind Cloud-Lösungen, On-Premises oder eine sonstige Softwarelösung sinnvoll?
  4. Compliance & Datenschutz prüfen: Sind alle Datenübertragungen DSGVO-konform? Wie funktioniert der Zugriff auf sensible Personaldaten? Ist die HR-Software compliant?

Best Practices aus der Praxis

Viele Unternehmen arbeiten bei der Umsetzung mit etablierten Anbietern zusammen, die die Software liefern und gleichzeitig die Einbindung begleiten. Wir bei Suiteify setzen auf Lösungen, die sich nahtlos in deine Strukturen einfügen und auch im operativen Geschäft echte Effizienz bieten. Anforderungen unterscheiden sich dabei zwischen größeren mittelständischen Unternehmen und KMUs.

Für mittelständische Unternehmen

Mittelständische Unternehmen stehen bei der Einführung neuer Systeme oft vor der Herausforderung, bestehende Prozesse zu digitalisieren, ohne dabei an Flexibilität zu verlieren. Bewährt haben sich folgende Vorgehensweisen:

  • ‍Systeme an bestehende Abläufe anpassen: „Die technische Lösung sollte gerade genug Ausnahmen zulassen, um nicht unnötig bürokratisch zu werden.“ – XXXLutz‍
  • Anwenderfreundlichkeit früh prüfen: Ein komplexes System wird nur dann genutzt, wenn es im Alltag verständlich und intuitiv ist. Viele Unternehmen binden deshalb Pilotnutzer:innen schon in der Vorbereitung ein.‍
  • Schnittstellen früh abstimmen: Gerade bei bestehenden ERP- oder Lohnabrechnungssystemen ist es wichtig, mögliche Integrationen rechtzeitig technisch zu klären.

Für KMUs

Für KMUs ist es hingegen wichtig, dass die HR-Software mit der Unternehmensgröße wächst und sich der Funktionsumfang flexibel anpassen lässt.

  • ‍Bedürfnisse und Prozesse einfach halten: „Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunschnach Augenhöhe erfüllt und mit ONE 200 eine etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet“ – Rote Kreuz Basel‍
  • Schulungen kompakt und praxisnah gestalten: Kurze Erklärvideos, klare Anleitungen und Ansprechpersonen machen den Einstiegeinfacher.

Wie Suiteify dich bei der Einführung der HR-Software unterstützt

  • ‍Individuelle Beratung: Gemeinsam mit dir klären wir, welche HR-Prozesse digitalisiert werden sollen und welches unserer Systeme und Pakete am besten zu deinen Anforderungen passt.‍
  • Begleitung durch den gesamten Einführungsprozess: Von der Projektplanung über die Systemeinrichtung bis zum Go-live stehen wir dir zur Seite. Dabei legen wir großen Wert auf klare Rollen, realistische Zeitpläne und verständliche Kommunikation.‍
  • Zugriff auf das Suiteify Hilfe-Center: Unsere Online-Hilfe bietet dir Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps zur Einrichtung und Infos zu neuen Releases. So findest du schnell, wonach du suchst.‍
  • Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung: Unsere Lösungen wie Suiteify HR entwickeln wir kontinuierlich weiter. Sprich: Du profitierst regelmäßig von neuen Funktionen, Optimierungen und Sicherheits-Updates.‍
  • Support, wenn du ihn brauchst: Unser Support-Team beantwortet dir sämtliche Fragen zur Implementierung deiner Softwarelösung.

Fazit: Von der Planung bis zur einsatzbereiten HR-Software

Die Einführung einer Software ist auch immer Change Management. Bedeutet: HR-Software implementieren ist nur erfolgreich, wenn du auch die Menschen mitnimmst und nicht nur in Prozessen denkst. So schafft sie echte Mehrwerte für Nutzer:innen – weniger manuelle Arbeit, saubere Daten, schnellere Abläufe und vieles mehr. Als Softwareanbieter und Implementierungspartner begleitet dich Suiteify von Anfang an mit einer klaren Projektstruktur, praxisnaher Beratung und HR-Lösungen, die zu deinem Unternehmen passen.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Was muss ich vor der Einführung einer HR-Software beachten?

Bei der Einführung einer HR-Software ist es wichtig, die eigenen Prozesse und Anforderungen klar zu definieren, relevante Fachabteilungen einzubeziehen und einen realistischen Projektplan aufzustellen.

Wie lange dauert die Implementierung einer HR-Software?

Die Implementierung einer HR-Software dauert in der Regel 3 bis 6 Monate – abhängig vom Funktionsumfang, der vorhandenen IT-Infrastruktur und der Projektorganisation. Die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner kann Prozesse beschleunigen.

Wie gelingt es, interne Einwände und Widerstände abzubauen?

Interne Einwände bei der Software-Einführung baust du ab, indem du frühzeitig und offen kommunizierst, die Vorteile für den Arbeitsalltag erklärst und den HR-Bereich aktiv in Auswahl und Einführung einbindest.

Was kostet die Implementierung einer HR-Software im Durchschnitt?

Die Implementierung einer HR-Software ist von vielen Kriterien abhängig, unter anderem der Systemkomplexität, dem Anbieter und der Unternehmensgröße. Durchschnittliche Kosten liegen zwischen 5.000 und 30.000Euro.

Wie binde ich mein Team frühzeitig in den Prozess ein?

Du bindest dein Team frühzeitig ein, indem du Pain Points in Workshops sammelst, offene Tests durchführst und die Nutzer:innen aktiv am Entscheidungsprozess beteiligst.

Arbeitsrecht 2025: Wichtige Neuerungen für Arbeitgeber
HR & Payroll

Arbeitsrecht 2025: Wichtige Neuerungen für Arbeitgeber

In diesem Jahr gibt es zahlreiche arbeitsrechtliche Neuerungen. Von digitalisierten Vertragsprozessen und neuen Formvorgaben bis hin zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anpassungen – wir geben einen kompakten Überblick über die wichtigsten Änderungen im Arbeitsrecht 2025.

5 Min. Lesezeit

1. Arbeitsverträge 2025: Digitale Textform ersetzt Schriftform

Seit Januar 2025 dürfen viele Arbeitsverträge in digitaler Textform abgeschlossen werden – eine der zentralen Änderungen im Arbeitsrecht 2025. Das bedeutet, die bisher notwendige Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift entfällt für unbefristete Arbeitsverträge. Stattdessen genügt die Textform gemäß § 126b BGB.

Vorteile für KMU:

  • Die meisten Arbeitsverträge können nun rechtswirksam, schnell und papierlos digital abgeschlossen werden.
  • Dies ermöglicht eine schnelle Abwicklung per E-Mail und über die HR-Software (digitale Personalakte).
  • Weniger Papierkram, mehr Effizienz.

Hinweis: Für befristete Arbeitsverträge bleibt die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift weiterhin zwingend vorgeschrieben. Auch in den sogenannten „schwarzarbeitsnahen“ Branchen, die im § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgelistet sind, wie zum Beispiel dem Baugewerbe oder dem Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, müssen Arbeitsverträge weiterhin in Papierform und mit eigenhändiger Unterschrift abgeschlossen werden.

2. Elektronisches Arbeitszeugnis ab 2025 erlaubt

Eine weitere Neuerung im Arbeitsrecht 2025: Arbeitszeugnisse dürfen seit Januar auch digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ausgestellt werden.

Was Arbeitgeber beachten sollten:

  • Die Zustimmung des Mitarbeitenden zur digitalen Form ist erforderlich.
  • Die QES muss den gesetzlichen Anforderungen des § 126a Abs. 1 BGB entsprechen.
  • Arbeitszeugnisse in Papierform sind auf Wunsch weiterhin möglich.

3. Digitale Aushangpflicht: Intranet statt schwarzes Brett

Die Pflicht zum Aushang bestimmter Gesetze und Vorschriften – z. B. zum Arbeitszeitgesetz oder Mutterschutz – können Arbeitgeber nun auch digital erfüllen.

Wichtig für Arbeitgeber:

  • Digitale Aushänge müssen für alle Mitarbeitenden zugänglich sein – zum Beispiel per Intranet oder App.
  • Zudem müssen Unternehmen unabhängig von der Form dafür sorgen, dass der Aushang stets aktuell ist.

4. Mindestlohn und Minijob-Grenze 2025: Neue Werte

Der gesetzliche Mindestlohn ist zum 1. Januar 2025 auf 12,82 € pro Stunde und die Minijob-Grenze auf 556 € monatlich gestiegen (vgl. auch: Lohnabrechnung 2025: Die wichtigsten Änderungen).

Was das für Arbeitgeber bedeutet:

  • Die Lohnabrechnungssysteme sind anzupassen.
  • Neue Verträge oder Arbeitszeitmodelle müssen geprüft werden.

5. Fünftelregelung bei Abfindungen: Zuständigkeit wechselt

Die Fünftelregelung ist eine steuerliche Sonderregel im deutschen Einkommensteuerrecht, mit der außerordentliche Einkünfte nach § 34 EStG – wie zum Beispiel Abfindungen, Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten oder bestimmte Veräußerungsgewinne – begünstigt versteuert werden können. Die Anwendung der Regelung obliegt ab 2025 nicht mehr den Arbeitgebern, sondern dem Finanzamt.

Das müssen Arbeitgeber wissen:

  • Keine Berechnungspflicht mehr im Lohnbüro.
  • Die Angabe außerordentlicher Einkünfte in der Lohnsteuerbescheinigung reicht.
  • Arbeitnehmer müssen die Anwendung der Fünftelregelung in ihrer Steuererklärung selbst beantragen.

6. Beitragsbemessungsgrenzen 2025 vereinheitlicht

Ab 2025 gelten in der Kranken- und Pflegeversicherung sowie in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bundesweit einheitliche Grenzen – die Beitragsbemessungsgrenzen 2025 unterscheiden nicht mehr zwischen Ost und West.

Versicherung

Neue Grenzen jährlich

Kranken-/Pflegeversicherung

66.150 €

Renten-/Arbeitslosenversicherung

96.600 €

7. Entgelttransparenzgesetz und EU-Richtlinie: Erste Schritte 2025

Bis zum 7. Juni 2026 muss Deutschland die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht umsetzen. Mit der im Juni 2023 in Kraft getretenen Richtlinie will die EU die Entgeltungleichheit zwischen Frauen und Männern (Gender Pay Gap) abbauen und für faire Vergütungsstrukturen sorgen.

Die vorgesehenen Maßnahmen für mehr Lohntransparenz wie zum Beispiel Auskunftsansprüche, verpflichtende Angaben zum Entgelt für Arbeitsuchende oder Berichterstattungspflichten gehen über die Anforderungen des deutschen Entgelttransparenzgesetzes hinaus.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie betrifft grundsätzlich alle Unternehmen. Für kleine Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden entfällt jedoch die Berichtspflicht. Gleichzeitig gelten neue Transparenzanforderungen im Bewerbungsprozess und möglicherweise erweiterte Auskunftsrechte für Beschäftigte, abhängig von der nationalen Umsetzung der Richtlinie. Auch kleinere Arbeitgeber sollten daher bereits 2025 damit beginnen, ihre Gehaltsstrukturen zu prüfen.

Was auf Arbeitgeber zukommt:

  • Geschlechtsunabhängige Vergütungskriterien definieren.
  • Gehaltsspannen vorbereiten (für Stellenanzeigen ab 2026).
  • Interne Auskunftspflichten vorbereiten.

8. Mutterschutz, Selbstbestimmung und Inklusion

Weitere Änderungen im Arbeitsrecht 2025 betreffen die persönliche Situation der Mitarbeitenden:

  • Seit dem 1. Juni 2025 gilt in Deutschland ein gestaffelter Mutterschutz bei Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche. Diese Neuregelung schließt die bisherige Schutzlücke für Frauen, die vor der 24. Schwangerschaftswoche eine Fehlgeburt erleiden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag Neuer gestaffelter Mutterschutz bei Fehlgeburten ab Juni 2025: Das müssen Arbeitgeber wissen.
  • Selbstbestimmungsgesetz 2025: Nach einer rechtskräftigen Änderung des Vornamens und/oder des Geschlechts müssen alle personenbezogenen Unterlagen, wie beispielsweise die Personalakte, der Arbeitsvertrag (keine Neuerstellung, sondern Zweitschrift zum Original), Arbeitszeugnisse, Lohnabrechnungen, Werksausweise, Telefonlisten, E-Mail-Adressen und Türschilder, entsprechend aktualisiert werden. Dies betrifft auch bereits ausgestellte Zeugnisse. Die betroffene Person hat Anspruch auf ein neues Zeugnis mit korrigiertem Namen und Geschlecht, das inhaltlich unverändert bleibt.

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Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten
HR & Payroll

Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten

Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

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Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

Was sind Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn Mitarbeitende weniger arbeiten als vereinbart – also das vertraglich festgelegte Soll nicht erreichen. Das bedeutet, dass weniger gearbeitet wird als vertraglich vereinbart. Minusstunden stellen sozusagen das Gegenstück zu Überstunden dar.

  • Überstunden entstehen, wenn mehr gearbeitet wird als vereinbart.
  • Minusstunden bedeuten, dass die vertraglich geschuldete Arbeitszeit nicht erfüllt wurde.

Dabei ist die rechtliche Einordnung nicht ganz so eindeutig, denn das Arbeitsrecht kennt den Begriff „ Minusstunden “ nicht ausdrücklich. Trotzdem spielen sie in vielen Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit eine zentrale Rolle.

Minusstunden können auf verschiedenen Ursachen beruhen und haben unterschiedliche Auswirkungen auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber. Es ist wichtig, die Definition genau zu verstehen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Rechte und Pflichten beider Parteien zu kennen.  Eine zentrale Rolle spielt dabei die sogenannte Soll-Arbeitszeit – also die im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarte Arbeitszeit, die regelmäßig zu leisten ist. Wird diese Arbeitszeit unterschritten, entstehen Minusstunden, auch als Minderarbeit bezeichnet.

Wie entstehen Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn weniger Arbeitszeit geleistet wird, als vertraglich vereinbart ist. Die Ursachen dafürkönnen sowohl betrieblich, organisatorisch als auch individuell sein. Eine strukturierte Betrachtung hilft, Verantwortlichkeiten zu klären und geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Betriebliche und organisatorische Ursachen

  • Schlecht geplante Einsatzzeiten durch den Arbeitgeber
  • Unzureichende Auslastung oder Auftragseinbrüche
  • Projektverschiebungen oder kurzfristiger Arbeitsausfall
  • Kurzarbeit oder andere betriebliche Umstände
  • Unklare Kommunikation zu Arbeitszeiten und Erwartungen
  • Arbeitsmangel, etwa bei saisonalen Schwankungen

Individuelle bzw. persönliche Ursachen

  • Verspäteter Arbeitsbeginn
  • Verfrühter Feierabend
  • Überzogene Pausen
  • Unentschuldigtes Fehlen
  • Nicht-Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit durch Mitarbeitende

Besondere Konstellationen: Krankheit & Freistellung

  • Kurzfristige Freistellungen, bei denen keine Lohnfortzahlung greift
  • Krankheit ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung, z. B. in bestimmten Probezeitfällen

Rolle von Arbeitszeitmodellen

Minusstunden treten häufig in flexiblen Arbeitszeitmodellen auf, insbesondere bei:

  • Gleitzeitregelungen
  • Arbeitszeitkonten
  • Verträgen mit festen Monatsstunden

Bei Gleitzeitmodellen kann es z. B. vorkommen, dass an einzelnen Tagen weniger gearbeitet wird, was zu einem negativen Saldo auf dem Arbeitszeitkonto führt.

Selbst- oder fremdverschuldet?

Ob Minusstunden ausgeglichen oder zulasten der Mitarbeitenden gewertet werden, hängt maßgeblich davon ab, wer für die Minderarbeit verantwortlich ist:

  • Selbstverschuldet:

Wenn Mitarbeitende z. B. unentschuldigt fehlen oder Arbeitszeiten eigenständig verkürzen

  • Fremdverschuldet:

Wenn der Arbeitgeber keine ausreichende Arbeit zur Verfügung stellt oder Dienstpläne unklar sind

Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Eine rechtssichere Erfassung der Arbeitszeit ist unverzichtbar, um Minusstunden korrekt zu dokumentieren und rechtliche Risiken zu vermeiden. Arbeitszeitkonten sind ein sinnvolles Instrument, müssen aber transparent, nachvollziehbar und rechtlich einwandfrei geführt werden. Arbeitgeber sollten Minusstunden nicht pauschalbewerten, sondern differenziert analysieren. Eine sorgfältige Ursachenklärung hilft dabei rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, Missverständnisse mit Mitarbeitenden zu reduzieren und geeignete organisatorische oder kommunikative Maßnahmen zu ergreifen.

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Minusstunden & Arbeitsrecht: Was ist erlaubt?

1. Gesetzliche Regelungen:

Es gibt keine pauschale gesetzliche Pflicht zur Ableistung von Minusstunden. Entscheidend ist, was im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen geregelt ist.

2. Arbeitgeberpflichten:

  • Arbeitgeber müssen grundsätzlich dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit leisten können.
  • Können keine Aufgaben zugewiesen werden, liegt das Betriebsrisiko in der Regel beim Unternehmen – Mitarbeitende dürfen in solchen Fällen nicht benachteiligt werden.

3. Arbeitsvertragliche Regelungen:

  • Gleitzeitvereinbarungen können eine Verpflichtung zum Ausgleich von Minusstunden enthalten.
  • Ohne klare Regelung sind Minusstunden in vielen Fällen nicht vom Lohn abzuziehen.

4. Bei Kündigung:

  • Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann mit dem Restgehalt verrechnet werden, wenn dies vertraglich wirksam vereinbart wurde.

Das Arbeitsrecht stellt also klare Anforderungen an die Handhabung von Minusstunden. Arbeitgeber dürfen Minusstunden nicht einfach anordnen oder vom Gehalt abziehen, wenn keine entsprechende rechtliche Grundlage vorliegt. Zudem dürfen Minusstunden nicht bei unverschuldeten Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub oder gesetzlichen Feiertagen entstehen. Die Rolle des Betriebsrats ist hierbei ebenfalls relevant, da er bei der Einführung von Arbeitszeitkonten und Regelungen zu Minusstunden mitbestimmen muss. Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten deshalb stets auf transparente und faire Vereinbarungen achten, um Konflikte zu vermeiden.

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Was Arbeitgeber beachten müssen

  • ‍Vertragliche Klarheit schaffen: Gleitzeitregelungen, Arbeitszeitkonten und der Umgang mit Minusstunden sollten explizit im Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen geregelt sein. Klare Regeln für die Führung von Arbeitszeitkonten und den Ausgleich von Minusstunden sind unerlässlich, um einen rechtssicheren Rahmen zu gewährleisten.‍
  • Dokumentation & Transparenz: Alle Arbeitszeiten müssen korrekt erfasst und jederzeit einsehbar sein. Die Analyse der Arbeitszeitkonten ist für Arbeitgeber besonders wichtig, um die Einhaltung der Regeln zu überprüfen und rechtliche Risiken zu minimieren.‍
  • Keine einseitige Verrechnung: Ein automatischer Lohnabzug bei Minusstunden ist nicht zulässig, wenn keine vertragliche Grundlage vorliegt.‍
  • Mitarbeitende rechtzeitig informieren: über Arbeitszeiten, Änderungen und rechtliche Konsequenzen

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber die Ursachen für Minusstunden analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren. Eine gute Arbeitszeiterfassung und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden helfen, Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen und Missverständnisse zu vermeiden. Auch die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist wichtig, um rechtssichere Regelungen zu schaffen und die Interessen der Arbeitnehmer:innen zu wahren.

Was Arbeitnehmer:innen wissen sollten

  • Verpflichtung nur bei vertraglicher Grundlage: Du musst Minusstunden nur nacharbeiten, wenn es klare Regelungen dazu gibt. Eine häufige Frage ist, ob und wie Minusstunden nachgeholt werden müssen – dies hängt maßgeblich von den vertraglichen Vereinbarungen ab.
  • Zwangs-Minusstunden? Wenn der Betrieb keine Arbeit bereitstellt, darf dir das in der Regel nicht zum Nachteil ausgelegt werden.
  • Unklare Regelung? Im Zweifel solltest du das Gespräch mit Vorgesetzten suchen oder arbeitsrechtliche Beratung einholen.

Arbeitnehmer:innen sollten ihre Rechte kennen und bei Unklarheiten aktiv nachfragen. Es ist ratsam, Arbeitszeitkonten regelmäßig einzusehen und bei Unstimmigkeiten frühzeitig das Gespräch zu suchen. Besonders bei Minusstunden im Zusammenhang mit einer Kündigung ist es wichtig, die vertraglichen Regelungen genau zu prüfen, um Nachteile zu vermeiden. Bei weitergehenden Unsicherheiten empfiehlt sich eine Beratung im Bereich des Arbeitsrechts.

Unverschuldete Minusstunden: Was gilt, wenn du nichts dafür kannst?

Unverschuldete Minusstunden entstehen immer dann, wenn Arbeitnehmer:innen ihre vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden nicht erfüllen können, ohne dass sie selbst dafür verantwortlich sind. Typische Gründe hierfür sind:

  • Krankheit
  • gesetzliche Feiertage
  • unvorhersehbare Ereignisse wie plötzliche Betriebsschließungen

In solchen Fällen greift das Arbeitsrecht zum Schutz der Arbeitnehmer:innen: Minusstunden dürfen nicht einfach auf das Arbeitszeitkonto angerechnet oder als Grund für eine Kürzung des Gehalts oder gar eine Kündigung verwendet werden. Der Arbeitsvertrag und bestehende Regelungen im Unternehmen müssen diese Situationen klar berücksichtigen. Arbeitnehmer:innen sollten darauf achten, dass ihre Rechte in solchen Fällen gewahrt bleiben und im Zweifel arbeitsrechtlichen Rat einholen, um Nachteile zu vermeiden. Besonders bei längerer Krankheit oder anderen unverschuldeten Ausfällen ist es wichtig, die eigene Situation zu dokumentieren und mit dem Arbeitgeber offen zu kommunizieren.

Abzug vom Gehalt: Wann droht eine Kürzung?

Ein Abzug vom Gehalt wegen Minusstunden ist nur dann rechtens, wenn die Voraussetzungen klar im Arbeitsvertrag, in Tarifverträgen oder durch eine Betriebsvereinbarung geregelt sind. Arbeitgeber dürfen das Gehalt nicht einfach kürzen, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsstunden aus Gründen nicht erfüllen, die außerhalb ihres Einflussbereichs liegen.

Kommt es jedoch zu Minusstunden, weil Arbeitnehmer:innen ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis schuldhaft verletzen, kann in bestimmten Fällen eine Gehaltskürzung erfolgen – vorausgesetzt, die entsprechenden Regelungen sind transparent und rechtlich einwandfrei. Arbeitnehmer:innen sollten im Falle einer Gehaltskürzung immer prüfen, ob diese auf einer gültigen Vereinbarung basiert und ihre Rechte respektiert werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, rechtlichen Beistand in Anspruch zu nehmen oder den Betriebsrat einzuschalten, um die eigene Position zu stärken.

Was passiert mit Minusstunden?

Wie mit Minusstunden im Arbeitsverhältnis umgegangen wird, hängt maßgeblich von den getroffenen Vereinbarungen und den konkreten Umständen ab. Sind die Minusstunden auf das Verhalten der Arbeitnehmer:innen zurückzuführen, kann der Arbeitgeber verlangen, dass diese durch Mehrarbeit oder Nacharbeit ausgeglichen werden. Wichtig ist dabei, dass die Regelungen im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Vereinbarungen klar und verständlich formuliert sind, damit die Rechte der Arbeitnehmer:innen gewahrt bleiben.

Entstehen Minusstunden hingegen unverschuldet, etwa durch Krankheit oder betriebliche Ausfälle, dürfen sie nicht zulasten der Arbeitnehmer:innen gehen. In jedem Fall sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in die geltenden Regelungen und Rechte genau kennen und im Zweifel gemeinsam nach einer fairen Lösung suchen. Transparente Kommunikation und eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten helfen, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Tools & Automatisierung: Wie Suiteify bei der Zeiterfassung unterstützt

Digitale Systeme wie Suiteify helfen Unternehmen dabei, das Thema Minusstunden effizient und transparent zu gestalten:

  • Automatischer Soll-Ist-Abgleich: Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit werden in Echtzeit erkannt.
  • Verwaltung individueller Arbeitszeitmodelle: Verschiedene Arbeitszeitregelungen – z. B. Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit – lassen sich flexibel abbilden und steuern.
  • Rechtskonforme Reports: Standardisierte Auswertungen für Mitarbeitende und Führungskräfte schaffen Transparenz und dokumentieren die Arbeitszeit gesetzeskonform.
  • Integration in Payroll-Systeme: Eine direkte Anbindung an die Payroll vermeidet manuelle Übertragungsfehler und spart Zeit.
  • Mitarbeiterzugang mit persönlichem Dashboard: Mitarbeitende erhalten jederzeit Einblick in ihr Arbeitszeitkonto. Das stärkt das Vertrauen und reduziert Rückfragen.

Die Nutzung solcher digitalen Tools unterstützt nicht nur die korrekte Arbeitszeiterfassung, sondern erleichtert auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben. So können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen gemeinsam sicherstellen, dass Minusstunden fair erfasst, nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls ausgeglichen werden. Dies fördert ein gutes Betriebsklima und minimiert rechtliche Risiken.

Fazit: Minusstunden transparent und fair handhaben

Minusstunden sind ein sensibles Thema mit rechtlichen und emotionalen Fallstricken. Klare vertragliche Regelungen, eine faire Kommunikation und digitale Tools wie Suiteify helfen, Transparenz zu schaffen und rechtliche Risiken zu vermeiden. So profitieren alle Seiten – Arbeitgeber durch effizientere Prozesse, Mitarbeitende durch Fairness und Planbarkeit.

FAQ– häufig gestellte Fragen

Dürfen Minusstunden mit dem Gehalt verrechnet werden?

Nur, wenn dies arbeitsvertraglich, tariflich oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Was passiert bei einer Kündigung mit Minusstunden?

Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann vom Gehalt abgezogen werden, wenn das arbeitsvertraglich vereinbart wurde.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Minusstunden nur anordnen, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich erlaubt ist. Ohne eine solche Regelung ist eine einseitige Anordnung von Minusstunden durch den Arbeitgeber nicht zulässig.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze für Minusstunden. Die zulässige Anzahl richtet sich nach den Vereinbarungen im Arbeits- oder Tarifvertrag sowie nach betrieblichen Regelungen. Bei vielen Minusstunden kann es allerdings zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommen, insbesondere wenn diese nicht ausgeglichen werden.

Sind Minusstunden ein Kündigungsgrund?

‍Minusstunden allein sind in der Regel kein direkter Kündigungsgrund. Allerdings können häufige oder erhebliche Minusstunden, insbesondere wenn sie selbstverschuldet sind und nicht ausgeglichen werden, negative Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben und im schlimmsten Fall zu einer Kündigung führen.

Welche Informationen sollten Arbeitnehmer über Minusstunden haben?

Arbeitnehmer sollten wissen, wie Minusstunden entstehen, wie sie erfasst werden, welche Rechte und Pflichten sie haben und wie der Ausgleich erfolgt. Eine regelmäßige Aktualisierung der Informationen und Schulungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.