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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten
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Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.

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Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.

Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.

Was Employee Experience bedeutet

Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.

Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.

Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.

Lernen als Teil der Employee Journey

Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.

Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.

Trends, die die Employee Experience prägen

Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.

FAQ

Warum ist Employee Experience so wichtig? 

Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.

Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?

Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.

Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle? 

HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.

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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab
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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab

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Qualifiziertes Personal zu finden, wird für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend schwerer. Der wirksamste Hebel liegt oft nicht im Recruiting, sondern in der eigenen Belegschaft: gezielte Personalentwicklung bindet Mitarbeitende, schließt Kompetenzlücken und macht Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

  • Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
  • Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
  • Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
  • Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

  • Ist-Analyse der Ausgangslage
  • Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
  • Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
  • Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

  • Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
  • Abgleich von Selbst- und Fremdbild
  • Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

  • Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
  • Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
  • Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
  • Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
  • Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
  • Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
  • Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
  • Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
  • Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
  • Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung? 

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen? 

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung? 

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel? 

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung? 

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick
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Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

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Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich? 

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft? 

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen? 

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf? 

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

Fürsorgepflicht
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Fürsorgepflicht

Was umfasst die Fürsorgepflicht genau und welche Stolpersteine solltest Du als Arbeitgeber unbedingt beachten?

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Fürsorgepflicht bedeutet, dass der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer sorgt, entsprechend der üblichen Erwartungen von “anständig und gerecht denkenden Menschen” und wird in verschiedenen Gesetzen beschrieben. Die Fürsorgepflicht ist das Gegenstück zur Treuepflicht des Arbeitnehmers.

In den üblichen Fällen bezieht sich die Fürsorgepflicht auf Situationen wie das Sichern von Baugerüsten oder die Verwendung bzw. das Zurverfügungstellen von entsprechender Arbeitsschutzausrüstung wie Atemschutzmasken.

Vereinfacht gesagt geht es darum, sich um die eigenen Mitarbeitenden zu kümmern. Je nach Situation bezieht sich die Fürsorgepflicht auf verschiedene Pflichten des Arbeitgebers gegenüber den Arbeitnehmern. Die Fürsorgepflicht ist dabei nicht durch ein einzelnes Gesetz geregelt, sondern unter anderem in diesen Gesetzestexten näher beschrieben:

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
  • Beschäftigtenschutzgesetz (BSchG)
  • Arbeitszeitgesetz (JArbSchG)
  • Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)
  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Die Fürsorgepflicht fällt unter das Prinzip “Treu und Glauben”, was bedeutet, dass der Arbeitgeber so handeln muss, wie es allgemein üblich und unter normalen Umständen zu erwarten ist.

Grundsätzlich sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Leben und die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Dies bezieht sich auf Unfälle, Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter, die Ausstattung des Arbeitsplatzes und einen für alle angenehmen Umgang untereinander.

Die Fürsorge regelt das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Oft liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, wie Pflichten umgesetzt werden, wenn diese nicht gesetzlich geregelt sind. Hier werden die Interessen beider Seiten im Arbeitsverhältnis gegeneinander abgewogen.

Einerseits muss der Arbeitnehmer in manchen Bereichen zumutbare Risiken oder Gefahren hinnehmen, damit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gewährleistet werden kann. Beispiel: Als Gerüstbauer ist das Arbeiten in größerer Höhe nicht vermeidbar. Als Arbeitgeber ist man jedoch verpflichtet, geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen, damit Unfälle vermieden werden können.

Auch für Büroarbeitsplätze greift die Fürsorgepflicht. Auch hier wird wieder Wirtschaftlichkeit und Gesundheitsrisiko gegeneinander abgewogen. Generell hat ein Mitarbeiter keinen Anspruch auf besondere Ausstattung am Arbeitsplatz. Hat der Arbeitnehmer jedoch ein attestiertes Rückenleiden, kann dies höher gewichtet werden als das Budget des Arbeitgebers und bedeuten, dass dieser einen ergonomischen Arbeitsstuhl zur Verfügung stellen oder ähnliche Maßnahmen ergreifen muss.

Warum es sich lohnt, der Fürsorgepflicht nachzukommen

Oft lassen sich Details der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber im gegenseitigen Gespräch lösen, ohne dass dazu ein Fürsorgepflichts-Streit entstehen muss. Letztlich hat auch jeder Arbeitgeber ein gesteigertes Interesse an dauerhaft gesunden Mitarbeitern und sollte daher seine Fürsorgepflicht ernstnehmen. Dies geht oft über die gesetzlichen Mindestpflichten hinaus und führt im besten Fall zu weniger Krankenstand und produktiveren Mitarbeitern.

In § 618 Abs. 1 BGB werden die privatrechtlichen Fürsorgepflichten des Arbeitgebers geregelt. Diese definieren die Gestaltung und Ausstattung der Arbeitsräume, Gerätschaften und Vorrichtungen sowie Dienstleistungen, die den Arbeitnehmer schützen. Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, einer Überanstrengung oder massive Unterforderung der Mitarbeiter, welche die Gesundheit schädigt, entgegenzuwirken.

Mögliche Folgen bei Verletzung der Fürsorgepflicht

Hält sich der Arbeitgeber nicht an die geltenden Regeln und verstößt damit gegen seine Fürsorgepflichten, so hat der Arbeitnehmer verschiedene Möglichkeiten, um zu reagieren:

  • Klage auf das Herstellen einer ordnungsgemäßen Arbeitssituation
  • Zurückbehaltung der eigenen Arbeitsleistung
  • Anzeigen bei der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde stellen
  • Bei unmittelbarer und erheblicher Gefahr: Entfernungsrecht laut Arbeitsschutz

Ist bereits ein Unfall oder Schaden eingetreten, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz des Personenschadens. Auch besteht in manchen Fällen die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung seitens des Arbeitnehmers, wenn die Verletzung der Fürsorgepflicht sehr schwerwiegend und dadurch das Arbeitsverhältnis nicht mehr zumutbar ist.

Unterschied: Sorgfaltspflicht und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Der Begriff Sorgfaltspflicht bezeichnet die Verpflichtung des Arbeitgebers, die aus einem speziellen Geschehen oder Verhalten entstehende Gefahr für ein geschütztes Rechtsgut zu erkennen und sich so zu verhalten, dass entweder die jeweilige Handlung unterlassen wird oder ausreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Das geschützte Rechtsgut steht in diesem Fall für die Gesundheit der Arbeitnehmer. Somit ist die Sorgfaltspflicht ein Teil der Fürsorgepflicht, jedoch nicht dieselbe Sache.

Duz-Kultur versus Siez-Kultur
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Duz-Kultur versus Siez-Kultur

Für welche Unternehmen bietet sich eine Duz-Kultur an und wo sollte man lieber auf das förmliche „Sie“ setzen? Wir verraten, wie Du den Change meistern kannst – und was Du vorab prüfen solltest.

5 Min. Lesezeit

Stirbt das förmliche „Sie“ in der Arbeitswelt aus und macht dem persönlicheren „Du“ Platz? Es sieht ganz danach aus. Woran liegt das? Welche Vorteile hat eine Duz- gegenüber einer Siez-Kultur? Wie ändert sich dadurch der Umgang mit dem Chef? Und: Wie gelingt die Umstellung vom Siezen auf das Duzen? Fragen über Fragen! Wir beantworten sie Dir in diesem Artikel.

Duzen oder Siezen: Wohin geht aktuell der Trend?

Duzen oder Siezen? Laut der Online-Jobbörse StepStone und der Personal- und Managementberatung Kienbaum geht der Trend in Betrieben eindeutig zum vertraulichen „Du“. Die beiden Unternehmen haben 17.000 Fachkräfte zu Hierarchie und Organisationsstruktur befragt. Das Ergebnis: In 97 Prozent der Fälle duzen sich Mitarbeiter in Betrieben zunehmend untereinander, wenn auch nicht immer in der ganzen Firma.

Es gibt einen guten Grund, warum das „Sie“ nach und nach auf dem kommunikativen Abstellgleis landet. Immer mehr Unternehmen unterhalten wirtschaftliche Beziehungen in andere Länder. Hier dominiert das weniger förmliche und unkomplizierte „you“. Und für viele Arbeitnehmer fühlt es sich eben zunehmend merkwürdig an, den Partner aus Fernost oder aus den USA einerseits im Videocall vertraulich anzureden, andererseits aber den Kollegen, der direkt am benachbarten Schreibtisch sitzt, zu siezen.

Vorteile einer Duz-Kultur

Das „Du“ passt auch viel besser zu den agilen Prozessen, die vielerorts Einzug halten. Eine global vernetzte Wirtschaft verlangt schnelle Entscheidungsprozesse, innovative Ideen und flache Hierarchien. Das Siezen wirkt aber gerade in Innovationsprozessen fehl am Platz und wirkt als störende Barriere eines Unternehmens. Ideen und kreative Gedanken sprudeln nun mal eher in einer lockeren Unternehmenskultur, in der sich Kollegen nahestehen. Das sind entscheidende Vorteile einer Duz-Kultur.

Die StepStone/Kienbaum-Erhebung zeigt allerdings auch, wie stark es von dem Bereich eines Unternehmens abhängt, ob das Du oder das Sie dominiert. Geduzt wird vor allem in kreativen und innovativen Branchen. In der PR-Welt etwa und in der IT- & Internet-Branche sind mehr Fachkräfte mit allen Kollegen per „Du“ als in allen anderen Bereichen. Formeller geht es hingegen in der Metallindustrie, in Banken und im öffentlichen Dienst zu. Hier gehört das saloppe „Du“ deutlich seltener zum Alltag.

Mit dem „Sie“ auf professionelle Distanz gehen

Und auch das hat seinen Grund. In diesen eher konservativen Bereichen wird das „Sie” bewusst eingesetzt, um eine professionelle Distanz zu erzeugen. Hier hat es sogar eine nicht zu unterschätzende Schutzfunktion: Wer hier jedem wahllos das „Du“ anbietet, erweckt den Eindruck, seine Geschäfte mit einem unangebrachten Vertrautheitsgrad abzuwickeln.

Das Gegenextrem sind Unternehmen, die das „Du“ nicht nur bei ihren Mitarbeitern, sondern auch bei ihren Kunden einsetzen. Der schwedische Möbelhersteller Ikea war eines der ersten Unternehmen, die diesen Wandel in der Kunden-Ansprache einläutete. Hier werden einfach alle geduzt. Das suggeriert: Egal, ob Mitarbeiter oder Kunde – wir sind alle eine große Familie mit den gleichen Vorstellungen und Werten.

Kunden duzen? Ein schmaler Grat!

Dahinter steckt jedoch keine ausgeklügelte Marketingaktion – das „Du“ ist einfach typisch schwedisch. Der Hintergrund: Die Schweden duzen sich seit den 60er Jahren in der gesamten Gesellschaft. Damals schafften die Schweden ein stocksteifes Anredesystem ab, in dem Menschen nicht mit ihren Namen, sondern mit ihren Titeln angesprochen wurden.

So begrüßte bis dahin am Morgen der Herr Generaldirektor die Frau Sekretärin. Ganz schön umständlich! Seit Abschaffung dieses Systems spricht sich die Bevölkerung mit den Vornamen an und duzt sich. Umso authentischer ist es, dass Ikea auch seine Kunden duzt.

Damit sind wir bei einem ganz wichtigen Punkt angekommen: Die Frage, ob eine Duz- oder Siez-Kultur besser ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Entscheidung hängt von Fall zu Fall ab, sollte zur Branche passen und authentisch sein.

Mitarbeitende zu Mitentscheidern machen

Entscheidet sich ein bislang eher konservativ geprägtes Unternehmen dafür, sich vom Siezen zu verabschieden, sollte dieser Wechsel von HR gut vorbereitet werden. Achtung! Einfach eine Memo-Mail an alle zu schicken mit dem Betreff „Ab heute sind wir alle per Du“ wird nicht zielführend sein. Die neue Lockerheit kann nicht ad hoc vom Chef verordnet werden. Denn der Kurswechsel vom Sie zum Du ist ein erheblicher Eingriff in die Unternehmenskultur. Geschieht er zu plötzlich, hinterlässt er irritierte Mitarbeitende.

Stattdessen sollten alle in die Entscheidung eingeweiht werden – zum Beispiel über Workshops oder Befragungen, die über die hauseigene Personalmanagementsoftware abgewickelt werden können. Wichtig ist es, zu eruieren, ob die Belegschaft überhaupt mehrheitlich hinter der Idee steht. Das ist nicht immer gesagt und hängt schwer von Branche und Altersstruktur im Unternehmen ab. Während sich ältere Arbeitnehmende häufig wohler mit dem „Sie“ fühlen, sind jüngere sehr aufgeschlossen, wenn es darum geht, einander zu duzen.

Ist die Belegschaft dafür, gilt es, die komplette Kommunikation konsequent umzustellen. Das gilt nicht nur für Meetings, Kick-Offs und Veranstaltungen. Auch innerhalb der genutzten HR-Software sollte die Kommunikation von „Sie“ auf „Du“ umgestellt werden. Die gute Nachricht: In einer Personalsoftware geschieht das auf Knopfdruck und fehlerfrei. Bis sich das „Du“ im Unternehmensalltag einschleift, könnte es hingegen etwas länger dauern.

Intrinsische Motivation: Der Turbo für den Unternehmenserfolg
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Intrinsische Motivation: Der Turbo für den Unternehmenserfolg

Mit wenigen Maßnahmen Großes erreichen: Wir zeigen, wie man Mitarbeiter richtig intrinsisch und extrinsisch motiviert!

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Wenn man von intrinsischer Motivation in der Arbeitswelt spricht, könnte man vereinfacht sagen: Dabei handelt es sich um Menschen bzw. Mitarbeiter, die bis in die Haarspitzen für ihre Arbeit und ihre Aufgaben brennen und Spaß an der Tätigkeit haben. Für Unternehmen ist das Gold wert. Doch wie können Arbeitgeber die intrinsische Motivation ihrer Arbeitnehmer fördern? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist intrinsische Motivation? Eine Definition.

Die Motivation eines Menschen lässt sich in die intrinsische und extrinsische Motivation unterteilen.

Intrinsische Motivation kann auch als "innere Motivation eines Arbeitnehmers" bezeichnet werden. Sie entsteht aus sich selbst heraus – unabhängig von Belohnungen, Benefits und anderen äußeren Faktoren. Zum Beispiel, weil der Job besonderen Spaß macht, weil ihnen ihr Team sehr wichtig ist und die Zusammenarbeit Freude bereitet und/oder weil sich Arbeitnehmer extrem mit der Aufgabe identifizieren und perfekt zu der Tätigkeit passen, die sie ausüben. Unter diesen Voraussetzungen wird die Aufgabe in der Arbeit nicht als belastend, sondern als sinnstiftend empfunden und um ihrer selbst willen ausgeübt.

Das macht den wesentlichen Unterschied zwischen intrinsischer Motivation und extrinsische Motivation aus. Extrinsische Motivation ist abhängig von externen Faktoren.

Extrinsische Motivation erreicht man zum Beispiel durch:

  • ein überdurchschnittlich hohes Gehalt
  • Karriereperspektiven
  • Weiterbildungsangebote
  • Work Life Balance Angebote
  • flexible Arbeitszeiten
  • betriebliche Altersvorsorge
  • regelmäßige Incentives wie z.B. Reisen und Geschäftsessen
  • Bonuszahlungen
  • u.v.m.

Was ist der große Vorteil der intrinsischen Motivation?

Unternehmen, deren Mitarbeiter zu einem großen Teil nicht extrinsisch sondern intrinsisch motiviert sind, verzeichnen meist bestmögliche Arbeitsergebnisse. Denn die Identifikation mit der eigenen Tätigkeit ist dermaßen hoch, dass die Betroffenen immer ihr Bestes geben und Spaß an der Aufgabe haben. Daher sind intrinsisch motivierte Arbeitnehmer erheblich leistungsfähiger und engagierter als Arbeitnehmer, die ausschließlich extrinsisch motiviert sind.

Aber nicht nur das. Sie sind auch eher bereit, für ihr Unternehmen Extrameilen zu gehen, mehr über das eigene Fachgebiet zu lernen und sind häufig auch kreativer und innovativer. Eine ausgeprägte innere Motivation ist deshalb ein extrem wichtiger Erfolgsfaktor bei der Auswahl von Mitarbeitenden. Zumal ein Arbeitnehmer, der intrinsisch motiviert ist, insgesamt deutlich zufriedener und weniger wechselbereit sind.

Gefahr: Demotivation intrinsisch motivierter Mitarbeiter

So gut das alles auf den ersten Blick klingt: Die intrinsische Motivation von Arbeitnehmern muss gehegt und gepflegt werden, damit sie sich nicht verliert. Das ist nämlich durchaus möglich. Arbeitgeber sollten daher alles daransetzen, ihren Mitarbeitern ein motivierendes Arbeitsumfeld zu bieten. Völlig falsch wäre es, davon auszugehen, dass Mitarbeiter, die mit einer hohen inneren Antriebskraft in einem Unternehmen einen Job antreten, keine äußeren Anreize bräuchten, damit sich diese Motivation hält.

Was ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig?

Diese Punkte fördern die intrinsische Motivation:

  •   eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein gutes Betriebsklima
  •   regelmäßiges Feedback über die geleistete Tätigkeit
  •   übertrage Verantwortung
  •   zeige, dass Du Mitarbeitern vertraust
  •   fördere das Lernen Ihrer Mitarbeiter durch Weiterbildungs- und gute Karriereangebote
  •   bereite deinen Mitarbeitern Freude bei besonders guten Leistungen mit Individual- und Team-Incentives
  •   kommuniziere offen und treffen Sie transparente Entscheidungen
  •   binde Mitarbeiter aktiv in Entscheidungen ein
  •   gehe mit Fehlern konstruktiv um
  •   feiere Erfolge mit deinem Team - habe gemeinsam Spaß

Die Bedeutung einer guten Führung für die intrinsische Motivation

Insbesondere mit einer guten Führung steht und fällt der Grad der Motivation von Mitarbeitern. Und was passiert, wenn es Manager zu lax mit ihrer Führungsverantwortung angehen, zeigte schon im Jahr 2017 eine Studie des Beratungsunternehmens Gallup.

Das Fazit der Untersuchung:

Schlechte Führung kostet die deutsche Wirtschaft über 100 Milliarden Euro im Jahr.

Marco Nink, Studienverantwortlicher bei Gallup sagte damals: „Arbeitnehmer, die sich emotional nicht an ihren Arbeitgeber gebunden fühlen, zeigen weniger Eigeninitiative, Leistungsbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein – und sie schweigen zudem häufiger zu Fehlentwicklungen.“

Praxis-Beispiele: Welche Arbeitgeber motivieren ihre Mitarbeiter erfolgreich?

Wie sich ein solches Katastrophenszenario vermeiden lässt? Zum Beispiel, indem sich Betriebe an Arbeitgebern orientieren, die es besser machen. Firmen wie Apple, Google oder Netflix sind zum Beispiel deutlich produktiver als ihre Wettbewerber, weil sie auf Mitarbeitende setzen, die bis zum Umfallen motiviert sind.

Damit das so bleibt, schnürt beispielsweise Google seiner Belegschaft ein Rundum-Sorglos-Paket:

  • Angebot von Aufgaben, die von Google-Mitarbeitern als sinnstiftend erachtet werden
  • Führungskonzept, das auf Hierarchie und Kontrolle weitgehend verzichtet
  • Kostenloses Essen in 30 Restaurants
  • Massagesessel und Ruheräume
  • Friseur und Psychologe auf dem Campus
  • Zur Arbeit kommen die Mitarbeiter im vollklimatisierten Shuttlebussen mit WLAN
  • Es gibt Weiterbildungen
  • Es gibt Zeit für eigene Projekte und Yoga
  • Ganz zu schweigen von den exorbitanten Gehältern und Aktienoptionen, die der Suchmaschinenhersteller an seine Mitarbeiter zahlt

HR Software hilft, die intrinsische Motivation der Menschen zu stärken

Dabei überlässt der Konzern nichts dem Zufall, sondern wertet zum Beispiel die Zufriedenheitswerte seiner Mitarbeiter konsequent aus und eruiert am laufenden Band Optimierungspotenzial, um sich in seinem Mitarbeiter-Motivation-Management immer wieder selbst zu übertreffen.

Zu dem Motivationskonzept gehört es zum Beispiel, Mitarbeiter genau auf die Tätigkeit zu setzen, für die sie am besten geeignet sind. Zur Not nimmt der Konzern dazu auch Umbesetzungen vor. Die gute Nachricht: Das können Sie mit der richtigen Personalsoftware auch. Und zwar auf Knopfdruck.

Du würdest dich wundern, welche Talente in deinem Unternehmen unentdeckt schlummern! Mit einer professionellen HR-Software, die beispielsweise die vorhandenen Kompetenzen mit den offenen Vakanzen abgleicht, setzt Du dein Personal nicht nur gezielter ein. Du profitieren auch von zeitsparenden Profilvergleichen, identifizieren Potenziale auf Knopfdruck und vereinfachen sich sowohl die Nachfolgeplanung als auch die Personalentwicklung.

So schaffst Du Wertschätzung und Zukunftschancen – unterstützt von einer Personalsoftware, die Arbeitnehmer wie Führungskräfte begeistert und die intrinsische Motivation automatisch stärkt.

Fristlose Kündigung: Was Arbeitgeber wissen müssen
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Fristlose Kündigung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Eine fristlose Kündigung wirft für Arbeitgeber Fragezeichen auf. Denn worauf kommt es an und was müssen Unternehmen beim Arbeitsrecht unbedingt berücksichtigen? Wir verraten es.

5 Min. Lesezeit

Eine fristlose Kündigung geschieht äußerst selten. Und wenn, dann nur aus einem triftigen Grund. Dieser Grund muss so schwerwiegend sein, dass einem Arbeitgeber oder einem Arbeitnehmer nicht mehr zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis binnen der normalen Frist bis zu einer ordentlichen Kündigung fortzusetzen. Allerdings müssen bestimmte Rahmenbedingungen eingehalten werden, damit eine Kündigung ohne Frist auch juristisch zulässig ist. In diesem Artikel erfährst Du, was zu beachten ist.

Definition: Fristlose Kündigung

Die Voraussetzungen, die für eine fristlose Kündigung erfüllt sein müssen, sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in Paragraph 626 nachzulesen. Diesem zufolge kann ein bestehender Arbeitsvertrag von einem Arbeitgeber unverzüglich und fristlos gekündigt werden, wenn „Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses nicht zugemutet werden kann“.

Das müssen Arbeitgeber außerdem unbedingt beachten:

  • Eine fristlose Kündigung muss der Arbeitgeber innerhalb einer zwei Wochen-Frist aussprechen, nachdem er Kenntnis von dem wichtigen Kündigungsgrund erlangt hat.
  • Eine Kündigung, die erst nach Ablauf dieser Frist ausgesprochen wird, ist unwirksam.
  • Eine vorherige Abmahnung muss in der Regel nicht ausgesprochen worden sein.
  • Meist räumt der oder die Gekündigte den Arbeitsplatz sofort.
  • Ihm oder ihr droht eine Berechtigungssperre in puncto Arbeitslosengeld.

Damit aber keine Missverständnisse aufkommen: Eine fristlose Kündigung ist keine einseitige Sache. Sie kann nicht nur vom Arbeitgebenden ausgesprochen werden. Auch Arbeitnehmende haben das Recht, eine Anstellung ad hoc ohne Frist zu beenden.

Welche Gründe gibt es für eine fristlos ausgesprochene Kündigung?

Damit eine fristlose Kündigung von einem Unternehmen gegenüber einem oder einer Mitarbeitenden rechtswirksam ausgesprochen werden kann, muss es eine außerordentliche Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten gegeben haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeitende eine Straftat begangen haben. Das Spektrum möglicher Gründe kann von einer ehrverletzenden öffentlichen Beleidigung reichen bis hin zu Diebstahl von Betriebseigentum, Betrug, Unterschlagung, Körperverletzung oder Sachbeschädigung. In all diesen Fällen kann ohne Frist gekündigt werden.

Weitere mögliche Gründe für eine ad hoc Kündigung ohne Frist:

  • Arbeitszeitbetrug
  • Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot
  • anhaltende Arbeitsunfähigkeit
  • beharrliche Arbeitsverweigerung
  • grobe Verletzung der Treuepflicht
  • Tätlichkeiten oder Beleidigung gegenüber dem Arbeitgeber

Fall aus der Praxis: Fristlose Kündigung einer Kassiererin wegen Treuebruchs

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das Empfinden von Arbeitgebern, was als ein schwerwiegender Vertrauensverstoß gewertet werden kann, oft weit von dem entfernt liegt, wie Gerichte einen Fall von Kündigung ohne Frist beurteilen. Ein bekanntes Beispiel dafür ist der Fall einer Supermarktkassiererin, die die Pfandbons eines Kunden im Wert von 1,30 Euro gefunden und bei ihrem Arbeitgeber eingelöst hatte.

Der Arbeitgeber fühlte sich von der Arbeitnehmerin betrogen. Für ihn wog diese Tat so schwer, dass er keine Abmahnung oder eine ordentliche Kündigung, sondern eine fristlose Kündigung (gem. §626 BGB) aussprach. Die entlassene Angestellte zog daraufhin vor Gericht. Das wiederum entschied, dass eine fristlose Kündigung in diesem Fall nicht gerechtfertigt sei und erklärte diese Kündigung ohne ordentliche Frist als unwirksam. Der Arbeitgeber musste die Kündigung ohne Frist zurücknehmen und der Arbeitnehmerin ordentlich mit einer regulären Kündigungsfrist kündigen.

Was unterscheidet die fristlose Kündigung und außerordentliche Kündigung?

"Der Regelfall ist eine fristlose Kündigung ohne Einhalten der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist. Eine außerordentliche Kündigung kann aber auch unter Einhaltung der Kündigungsfrist ausgesprochen werden (sogenannten Auslauffrist)."

Es gibt also durchaus einen Unterschied zwischen fristlos und außerordentlich: Eine außerordentliche Kündigung kann zwar ebenfalls "außerordentlich" ausgesprochen werden, beachtet jedoch – im Gegensatz zur fristlosen Kündigung – eine gesetzliche bzw. vereinbarte Frist. Ausschließlich eine fristlose Kündigung bedarf keiner solchen gesetzlichen Frist.

Wie schreibt man eine fristlose Kündigung?

Es gibt aber noch andere Gründe, an denen eine fristlose Kündigung scheitert. Wer fristlos kündigen will, muss gewisse Formalitäten beachten. Grundsätzlich muss eine fristlose Kündigung schriftlich erfolgen.

Damit die fristlose Kündigung vor Gericht Bestand hat, muss sie die folgenden Angaben enthalten:

  • Name des Absenders
  • Adresse
  • Kündigungstermin
  • Ort und Datum
  • Unterschrift

Außerdem gilt: Nachdem Arbeitgeber einem Arbeitnehmer fristlos gekündigt haben, haben Arbeitgeber die Pflicht, den Gekündigten darauf hinzuweisen, dass sich dieser bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden muss und darüber hinaus verpflichtet ist, aktiv nach einer anderen Beschäftigung zu suchen.

Die Angabe eines Kündigungsgrundes ist im Kündigungsschreiben hingegen nicht zwingend erforderlich. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer jedoch unverzüglich, nachdem fristlos gekündigt wurde, den Kündigungsgrund schriftlich nennen, sofern der Arbeitnehmer dies verlangt. Nach Eintreten des Kündigungsgrundes hat der Arbeitgeber binnen einer 2-Wochen-Frist Zeit, die Kündigung auszusprechen.

Kann man eine fristlose Kündigung rückgängig machen?

In seltenen Fällen kommt es vor, dass eine fristlose Kündigung unüberlegt ausgesprochen wird. Lässt sich diese dann wieder zurücknehmen?
Das Arbeitsrecht ist da eindeutig: Nein! Aus juristischer Sicht kann eine Kündigung nicht zurückgezogen werden, wenn sie einmal ausgesprochen wurde. Dann gilt das Arbeitsverhältnis gem. Arbeitsrecht als beendet.

Es gibt aber die Möglichkeit, die Kündigung als unwirksam zu betrachten. Dies ist aber nur möglich, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber zustimmen, das Beschäftigungsverhältnis wie gewohnt fortzusetzen.

Fazit: Das musst Du bei einer fristlosen Kündigung beachten

Eine fristlose Kündigung sollte nie aus dem Bauch heraus ausgesprochen werden. Dazu sind die Konsequenzen, die drohen, zu massiv. Zum Beispiel könnten Arbeitnehmer vom Bezug des Arbeitslosengeldes gesperrt werden, was für sie mit erheblichen finanziellen Einbußen einhergeht. Gleichzeitig sollte auch der Grund für eine fristlose Kündigung die nötige ordentliche Substanz haben. Und: Wer fristlos kündigt, muss auf eine formal richtige Aussprache achten.

Ist das nicht der Fall, sehen sich die miteinander in Konflikt geratenen Parteien häufig vor Gericht wieder. Und die Erfahrung zeigt, dass fristlos entlassene Arbeitnehmer oft außerordentlich gute Chancen haben, ein Kündigungsschutzverfahren zu gewinnen.

Das liegt vor allem daran, dass die wenigsten Arbeitgeber alle Voraussetzungen für eine fristlos ausgesprochene Kündigung von A bis Z korrekt beachten. Um bei einem so gewichtigen Thema juristisch auf der sicheren Seite zu stehen, ist es auf jeden Fall angeraten, sich anwaltlich zum Arbeitsrecht beraten zu lassen.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung – Was Arbeitgeber wissen sollten
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Lohnabrechnung und Zeiterfassung – Was Arbeitgeber wissen sollten

Die Arbeitszeiterfassung gehört für viele Arbeitgeber zum täglichen Geschäft – und doch wirft sie oft Fragen auf. Dieser Blogbeitrag gibt Antworten und erläutert, was eine professionelle Lohnabrechnung und Zeiterfassung auszeichnet.

5 Min. Lesezeit

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Situation

Grund der Verpflichtung

Aufzeichnung von Überstunden

Gesetzliche Vorschrift nach § 16 Abs. 2 ArbZG

Geringfügig Beschäftigte (nicht im privaten Haushalt)

Vermeidung einer Unterschreitung des Mindestlohns (§ 17 Abs. 1 MiLoG)

Mitarbeitende in bestimmten Branchen (Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schausteller, forstwirtschaftliche Betriebe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe)

Bekämpfung von Schwarzarbeit (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Bei Kraftfahrern, um sicherzustellen, dass Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Das ändert sich infolge des EuGH-Urteils

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

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Korrekter Umgang mit den erfassten Zeitwirtschaftsdaten

Um ihren Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende) sowie Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren.

Weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, greifen die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies gilt insbesondere für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden.

Doch auch die klassische „Zettelwirtschaft“ kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, beispielsweise wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeitenden der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte.

Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, muss entweder sichergestellt werden, dass keine Bewegungsprofile erstellt werden, oder der betroffene Mitarbeitende muss sich im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklären.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Überblick über Zeiterfassungssysteme

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung:

  • Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
  • Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
  • Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeitende erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
  • Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
  • Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
  • Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

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Digitale Zeiterfassung: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Vorteile für Arbeitgeber

Vorteile für Arbeitnehmer
  • Geringerer Administrationsaufwand
  • Verkleinerung der Archive (Wegfall der Stundenzettel)
  • Stets tagesaktueller Überblick über geleistete Arbeitszeiten und Überstunden
  • Effiziente Fehlzeitenverwaltung und Urlaubsplanung
  • Transparenter Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und angefallene Überstunden, auch zu Nachweiszwecken
  • Eigenständige Erfassung der Arbeitszeiten durch Employee-Self-Service-Systeme
  • Jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand des Urlaubskontos
  • Besserer Überblick ohne Papierchaos

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung zu verknüpfen

Es lohnt sich, die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung entweder über eine Schnittstelle herzustellen oder beide Bereiche in einem System zu verknüpfen. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

  • Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten
  • Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit
  • Keine doppelten Daten
  • Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Digitale Zeiterfassungssoftware einführen - darauf ist zu achten

Bei der Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, eine Software zu finden, die optimal zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
  • Abbildung der internen Prozesse in der Software
  • Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
  • Definition der zu erfassenden Daten
  • Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitenden (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem bereits im Vorfeld zu klären und mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft beispielsweise die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems sowie die gewünschten Auswertungsmöglichkeiten.

Teiloutsourcing im Human Resources Management
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Teiloutsourcing im Human Resources Management

Teiloutsourcing entlastet und ist ein perfekter Testballon für Volloutsourcing. Aber: Was genau verbirgt sich hinter diesen Services, was musst Du unbedingt wissen und worauf sollten Kunden achten? Unsere Experten verraten es.

5 Min. Lesezeit

Teiloutsourcing bedeutet nichts anderes als Teile des eigenen Business’ an einen externen spezialisierten Partner auszulagern. Auf diese Weise werden in der Industrie schon seit Jahren Kosten in der Produktion und der Entwicklung erfolgreich gesenkt. Aber auch HR kommt zunehmend auf den Geschmack des Teiloutsourcings.

Was umfasst Outsourcing im HR-Bereich? Welche Leistungen können abgedeckt werden?

War Outsourcing lange Zeit eher ein Thema, das in der Industrie eine gewichtige Rolle spielte, wo zum Beispiel Zulieferbetriebe große Teile der Fertigung übernehmen, kommt das Thema zunehmend auch im Human Resources Management an. Denken wir nur an Headhunter, die im Auftrag von Firmen nach passenden Kandidaten suchen. Diese Praxis ist seit Jahrzehnten weit verbreitet.

Dabei besteht ein großer Unterschied zwischen Voll- und Teil-Outsourcing. Von “Volloutsourcing” ist immer dann die Rede, wenn zum Beispiel ganze Abteilungen oder Geschäftsbereiche an externe Dienstleister ausgelagert werden. Teil-Outsourcing bezeichnet hingegen die Auslagerung von Teilaufgaben innerhalb eines Geschäftsbereichs.

Was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Outsourcing-Art?

Personalverantwortliche profitieren bereits spürbar von der Teilauslagerung bestimmter Prozesse. Meist werden zeitintensive repetitive Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, während sich die Fachabteilungen eines Unternehmens stärker auf ihr strategisches Kerngeschäft konzentrieren und so eine deutlich bessere Performance erzielen können.

Teiloutsourcing gewinnt gerade jetzt für HR zunehmend an Bedeutung. In Zeiten, in denen sich u. a. durch die Corona-Pandemie Arbeitsweisen, -prozesse und die Infrastruktur im Eiltempo verändern, muss stärker denn je strategisch gedacht und agiert werden. Personalverantwortliche brauchen jetzt die Möglichkeit, sich fokussiert um die Weiterentwicklung ihrer Organisation zu kümmern statt zeitraubende Prozesse zu steuern. Mitarbeiter und Teams müssen auf eine Welt vorbereitet werden, in der die Remote-Arbeit dominiert. Dazu muss nicht nur die richtige Technik bzw. Software angeschafft werden, es bedarf auch neuer Workflows und Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Teiloutsourcen können Unternehmen dafür beispielsweise die Bereiche Bewerbermanagement und Recruiting, Talentmanagement, Lohnabrechnung, Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherungsstelle, die Personalkostenplanung oder die Zeiterfassung.

Beispiel Payroll-Teiloutsourcing

Aber wie läuft ein solches Teiloutsourcing konkret ab? Im Bereich der Payroll rechnen Unternehmen ihre Löhne und Gehälter zum Beispiel weiterhin selbst ab, geben aber die Teile ihrer Prozesse, die sie zeitlich am meisten blockieren, an einen externen Partner ab – das Meldewesen oder das Couvertieren und Versenden fertiger Gehaltsnachweise etwa.

Unternehmen übermitteln dazu ihre Abrechnungsdaten über eine sichere, datenschutz-konforme Verbindung an den Dienstleister. Dessen Service-Team erledigt anschließend zuverlässig die anstehenden To Dos. Mit dem Teil-Outsourcing der Payroll sind mit dem richtigen Kontakt nicht nur effizientere Prozesse gewährleistet. Sie sind darüber hinaus auch sehr kosteneffizient, denn verrechnet wird pro Mitarbeiter. Das gewährt Unternehmen eine volle Kostenkontrolle ohne teure Fixkosten. Und dank des Wegfalls zeitintensiver Aufgaben hat HR nun endlich die Hände frei, um sich um die brennenden Themen zu kümmern, die gerade anstehen.

Nicht nur wegen dieser spürbaren Entlastung kommen immer mehr Unternehmen auf den Geschmack des Teil- oder Voll-Outsourcings ihrer HR-Prozesse. Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es noch viele weitere Vorteile, die für das Outsourcing sprechen.

Pro Outsourcing im Human Resources sprechen:

  • eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
  • bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
  • ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)  
  • der Zugewinn an personeller Flexibilität (17,5 Prozent)

Was hat Teiloutsourcing mit der Cloud zu tun?

Wie in dem Payroll-Beispiel handelt es sich bei vielen teiloutgesourcten Dienstleistungen um digitale Services. Hier kommt die Cloud in Spiel. Die entsprechenden Business-Anwendungen und Daten werden zentral und datenschutz-konform in einer Cloud in einem zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Anwender brauchen sich somit nicht um Updates zu kümmern und können jederzeit und ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen. Der heute dringend benötigte Remote-Zugriff wird durch eine Cloud also deutlich vereinfacht und sicherer.

Allerdings gibt es bestimmte Faktoren, die bei der Auslagerung von HR-Prozesse zu beachten sind:

  • Unternehmen sollten zunächst die eigenen Abläufe und Prozesse genau unter die Lupe nehmen und eruieren, welche wiederkehrenden Aufgaben die meisten Outsourcing-Potenziale bieten.
  • Lagert ein Unternehmen Teile seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, sollte es auf einen spezialisierten Kontakt zurückgreifen, dessen Spezialwissen und Kompetenzen zur Verbesserung der Service- oder Leistungsqualität beitragen.
  • Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass der Dienstleister Neuerungen wie Gesetzesänderungen im Steuerrecht automatisch berücksichtigt.
  • Übernimmt der Anbieter die Verantwortung für ausgewählte HR-Prozesse, trägt er auch das Risiko (Risikoverlagerung).

Sind diese Punkte erfüllt, läuft das Teil-Outsourcing reibungslos ab und bringt maximalen Mehrwert.