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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten
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Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.

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Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.

Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.

Was Employee Experience bedeutet

Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.

Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.

Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.

Lernen als Teil der Employee Journey

Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.

Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.

Trends, die die Employee Experience prägen

Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.

FAQ

Warum ist Employee Experience so wichtig? 

Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.

Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?

Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.

Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle? 

HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.

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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab
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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab

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Qualifiziertes Personal zu finden, wird für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend schwerer. Der wirksamste Hebel liegt oft nicht im Recruiting, sondern in der eigenen Belegschaft: gezielte Personalentwicklung bindet Mitarbeitende, schließt Kompetenzlücken und macht Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

  • Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
  • Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
  • Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
  • Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

  • Ist-Analyse der Ausgangslage
  • Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
  • Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
  • Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

  • Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
  • Abgleich von Selbst- und Fremdbild
  • Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

  • Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
  • Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
  • Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
  • Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
  • Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
  • Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
  • Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
  • Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
  • Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
  • Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung? 

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen? 

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung? 

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel? 

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung? 

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick
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Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

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Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich? 

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft? 

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen? 

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf? 

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

Wiedereingliederung: Das musst Du beachten
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Wiedereingliederung: Das musst Du beachten

Was genau bedeutet "Wiedereingliederung" und welche Hürden warten dich als Arbeitgeber? Die wichtigsten Fakten, Tipps und Tricks rund um das Thema Wiedereingliederung findest Du in diesem Artikel.

5 Min. Lesezeit

Eine Wiedereingliederung kann stattfinden, wenn vorher arbeitsunfähige Mitarbeiter ihre Aufgaben nach einer ärztlichen Beurteilung zumindest teilweise wieder ausführen können. Es wird zunächst von einer eingeschränkten Arbeitsfähigkeit ausgegangen. Daher werden sie stufenweise wieder in die Arbeitsprozesse integriert.

Wiedereingliederung nach Krankheit

Ziel der stufenweisen Wiedereingliederung ist, die Betroffenen langsam und Schritt für Schritt wieder in das Arbeitsleben einzugliedern und damit auch den Gesundheitszustand zu unterstützen. In der Regel gilt dies für Beschäftigte, die länger als sechs Wochen oder immer wieder arbeitsunfähig waren. Oft ist ein Unfall oder eine längere Krankheit die Ursache und Arbeitnehmer werden aus ihrem normalen Beschäftigungsverhältnis und damit auch dem gewohnten Tagesablauf gerissen.

Da eine Rückkehr oft mit vielen Problemen verbunden ist und damit die Personen nicht sofort überfordert werden, ist eine stufenweise Wiedereingliederung ratsam. Per Gesetz ist die Wiedereingliederung nach § 74 Sozialgesetzbuch V geregelt. Arbeitgeber können die Wiedereingliederung jedoch auch ablehnen und darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer erst wieder bei der Arbeit erscheint, wenn er vollständig genesen und arbeitsfähig ist.

Betriebliches Eingliederungsmanagement und die Wiedereingliederung

Wenn ein Mitarbeiter länger arbeitsunfähig war, sollte das oberste Ziel sein, dass das Risiko einer erneuten Erkrankung bzw. eines Ausfalls minimiert wird. In manchen Fällen können Arbeitnehmer nach einer Erkrankung oder einem Unfall auch die vorherige Tätigkeit nicht mehr oder nur noch teilweise ausüben. In solchen Fällen sollte gemeinsam entschieden werden, ob eine alternative Tätigkeit im Unternehmen möglich ist.

War ein Arbeitnehmer länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, kann das Unternehmen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Dieses soll beim Wiedereinstieg helfen und bietet Hilfen im Arbeitsleben sowie Maßnahmen zur medizinischen Rehabilitation. Das BEM ist im Sozialgesetzbuch SGB IX festgelegt und soll Arbeitnehmern helfen, zurück in die Arbeitswelt zu finden.

Rechtlich sind Arbeitgeber zu einer BEM-Maßnahme verpflichtet, wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krank war. Im Gegensatz dazu ist der Arbeitgeber nicht zu einer Wiedereingliederung verpflichtet. Eine Wiedereingliederung ist dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit zumindest teilweise wieder aufnehmen kann.

Privatversicherte können in der Regel keine Wiedereingliederung durchführen, sondern müssen auf das Betriebliche Eingliederungsmanagement zurückgreifen.

Die stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell

Während der Wiedereingliederung ist der Arbeitnehmer rechtlich gesehen noch arbeitsunfähig. Weiterhin sollten dem Arbeitnehmer keinerlei versicherungsrechtliche oder finanzielle Nachteile entstehen, wenn er eine stufenweise Wiedereingliederung durchführt. Zuerst müssen Arzt und Patient gemeinsam entscheiden, ob der Patient bzw. Arbeitnehmer in der Lage ist, die ursprüngliche Tätigkeit zumindest teilweise wieder auszuüben.

Die stufenweise Wiedereingliederung kann zum Beispiel mit wenige Stunden pro Tag starten und dann nach einigen Wochen in Absprache und mit Rücksicht auf die tatsächliche Leistungsfähigkeit stufenweise erhöht werden. Die Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell dauert in der Regel zwischen sechs Wochen und sechs Monaten. Je nach Fall wird ein individueller Wiedereingliederungsplan oder auch Stufenplan erstellt, der auch mit behandelnden Ärzten abgesprochen werden kann.

Der Wiedereingliederungsplan sollte enthalten:

  • Start und Ende der stufenweisen Wiedereingliederung
  • Art und Dauer der einzelnen Stufen
  • Geplanter Zeitpunkt des Erreichens der vollen Belastbarkeit und Arbeitszeit
  • Gründe und Rechte für eine Beendigung der Wiedereingliederung
  • Weitere Maßnahmen zur Unterstützung
  • Belastungen und Aufgaben, die – wenn möglich – zu vermeiden sind

Der Mitarbeiter sollte in der Regel auf dem Arbeitsplatz eingesetzt werden, der vor der Arbeitsunfähigkeit vorgesehen war.

Wiedereingliederung bei Teilzeit

Eine stufenweise Wiedereingliederung ist keine Teilzeitstelle. Es wird nicht nur die Arbeitszeit verringert, sondern auch die Leistungsanforderungen werden angepasst. Außerdem handelt es sich immer um eine zeitlich begrenzte Maßnahme. Bei einer normalen Teilzeitstelle wird lediglich der Arbeitsumfang entsprechend der Arbeitszeit angepasst.

Wollen Teilzeitbeschäftigte eine Wiedereingliederung nach Teilzeit beginnen, wird eine entsprechend geringere Abstufung der Arbeitszeit gewählt. Eine volle Belastbarkeit und damit ein Ende der Wiedereingliederung ist erreicht, wenn die ursprüngliche Tätigkeit und Stundenzahl wieder vollumfänglich ausgeführt werden kann.

Wiedereingliederung: Wer zahlt?

Ein Arbeitnehmer erhält während der Wiedereingliederung kein reguläres Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber, da er rechtlich noch als arbeitsunfähig gilt. Daher werden in der Regel Lohnersatzleistungen gezahlt, zum Beispiel:

  • Krankengeld
  • Verletztengeld
  • Übergangsgeld

Die Kosten einer Wiedereingliederung tragen also die zuständige Kranken- oder Rentenversicherung bzw. Krankenkasse, in manchen Fällen auch die Berufsgenossenschaft. Wer genau für die Wiedereingliederung aufkommt, hängt davon ab, ob die Arbeitsunfähigkeit durch einen Unfall, Arbeitsunfall, Krankheit oder eine Berufskrankheit ausgelöst wurde.

Wiedereingliederung nach Reha

Auch nach einer Reha-Maßnahme kann eine Wiedereingliederung erfolgen. Diese kann direkt von der Reha-Klinik organisiert oder durch den behandelnden Arzt eingeleitet werden.

Wiedereingliederung FAQ

nach erfolgreicher Wiedereingliederung wieder krank

Wird die Wiedereingliederung erfolgreich abgeschlossen, so gilt der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig und das Arbeitsverhältnis wird wieder aufgenommen. Erkrankt der Arbeitnehmer im Anschluss erneut, bekommt er nach Vorlage eines Attests auch wieder Lohnfortzahlungen, sollten die sechs Wochen Krankenzeit überschritten werden. Hier muss jedoch neu entschieden werden, ob es sich um eine neue Erkrankung handelt, die in keinem Zusammenhang mit der alten Krankheit steht.

nach langer Krankheit wieder arbeiten ohne Wiedereingliederung

Der Arbeitgeber hat das Recht, eine Wiedereingliederung abzulehnen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer warten, bis er vom Arzt wieder als voll arbeitsfähig erklärt wird. Ausnahmen bilden behinderte oder von Behinderung bedrohte Personen: diese dürfen die Wiedereingliederung erzwingen.

Wiedereingliederung abgebrochen was passiert jetzt

Droht die Wiedereingliederung zu scheitern, so gibt es zunächst die Möglichkeit, sie für maximal sieben Tage zu unterbrechen. Eine solche Regelung muss jedoch im Wiedereingliederungsplan vorgesehen sein.

Fehlt der Arbeitnehmer länger als sieben Tage, so ist die Wiedereingliederung abgebrochen. Sie kann auch von allen Parteien (Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Arzt) jederzeit abgebrochen werden, sollte sich der Gesundheitszustand des Betroffenen verschlechtern.

Wird die Wiedereingliederung abgebrochen, ist der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig und bezieht Krankengeld, Verletztengeld oder Übergangsgeld.

Multiposting: So funktioniert die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen
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Multiposting: So funktioniert die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen

Multiposting ist das Wundertool im Recruitment: Wer schnell möglichst viele Kandidaten erreichen möchte, sollte genau wissen, wie man den maximalen Mehrwert durch Multiposting schafft. Wir verraten, wie es geht.

5 Min. Lesezeit

Was ist Multiposting und wie verbreitet ist es?

Multiposting - das heißt nichts anderes, als dass eine Stellenanzeige parallel auf mehreren Online-Portalen geschaltet wird. Und zwar zeitgleich mit wenigen Klicks. Dafür kannst Du eine Multiposting-Agentur engagieren oder du erledigst das Ganze einfach selbst.

Alles, was Du dafür brauchst, ist ein Bewerbermanagementsystem, das über ein Multiposting-Paket verfügt. Im Backend setzt Du dann nur die Häkchen bei den Stellenportalen, auf denen Du deine Anzeige veröffentlichen wollen, drücken auf „publish“ und schon ist alles online.

Job-Portale: Schnittstellen machen’s möglich

Aus technischer Sicht ist das Ganze kein Hexenwerk. Ihr Bewerbermanagementsystem verfügt über Schnittstellen zu den einzelnen Jobportalen, über die sich alle Daten und Informationen zeitgleich per Tastendruck übermitteln lassen. Weil es so einfach und zuverlässig funktioniert, setzt sich Multiposting in Recruiting-Kreisen zunehmend durch. Vor allem große Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern setzen auf die automatische Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen.

Dort ist die Methode bereits bei 76 Prozent der Personalabteilungen im Einsatz. Aber auch bei Kleinunternehmen mit unter 250 Mitarbeitern machen 40 Prozent regelmäßig von ihrer Multiposting-Funktion der Recruiting-Software gebrauch, wie die befragten Personaler der Recruiter Experience Studie 2018 von Meta HR und der HTWK Leipzig angaben.

Gut möglich, dass das Thema wegen der Corona-Krise nochmal einen Schub bekommen hat. Immerhin suchen viele Recruiter wegen ausfallender Bewerberevents nun noch stärker online nach Kandidaten als vorher.

So beliebt ist Multiposting: die Vorteile

Für die wachsende Beliebtheit gibt es gute Gründe. Denn Multiposting vereint viele Vorteile auf sich.

Zwei davon haben wir bereits angesprochen:

  1. Die Reichweite der eigenen Stellenanzeigen steigen, wenn diese auf mehreren Portalen geschaltet werden. Du wirst von mehr Talenten gesehen. Damit sind deine Chancen, mehr qualifizierte Bewerber anzusprechen, größer.
  2. Der zeitliche Aufwand der Stellenanzeigenschaltung auf mehreren Portalen mit einem Multiposting-Tool ist überschaubar. Wenn Du für das Multiposting von Stellenanzeigen eine Software nutzt, brauchst Du in der Regel nur einen Klick, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Fertig

Drittens profitierst Du als Nutzer eines Multiposting-Tools von Sonderkonditionen, die der Hersteller deiner Software mit den einzelnen Jobportalen für dich ausgehandelt hat. Somit ist die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen eine deutlich erschwinglichere Sache als die Einzelschaltung. Die Ersparnis gegenüber den Listenpreisen der Jobportale beträgt pro Anzeige bis zu 40 Prozent.

Gibt es auch negative Seiten oder Risiken?

Es gibt aber auch gewisse Risiken, die mit Multiposting einhergehen:

  • Stellenanzeigen könnten auf den falschen Kanälen geschaltet werden.
  • Damit erreichen Recruiter nicht die gewünschte Zielgruppe.
  • Die Folge: Die Stelle bleibt unbesetzt und es wird Budget an der falschen Stelle investiert.

Keine Sorge: Viele Anbieter eines Multiposting-Tools unterstützen Anwender mit Webinaren und persönlicher Beratung dabei, Multiposting so einzusetzen, dass sie den maximalen Nutzen daraus ziehen. Integriert in die Software sind außerdem Dashboards, mit denen sich die Performance von Stellenanzeigen jederzeit in Echtzeit überwachen lässt.

Stellt ein Recruiter fest, dass eine Jobbörse nicht den Rücklauf erzielt, den er sich von ihr erhofft hat, so kann er seinen Recruiting-Mix jederzeit anpassen und die Non-Performer unter den Jobbörsen entfernen. Du wirst sehen: Mit Multiposting wirst Du die Klaviatur der Jobbörsen von Mal zu Mal besser beherrschen.

Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele
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Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele

Wenn schon Assessment Center, dann richtig! Aber: Worauf achte ich als Arbeitgeber?

5 Min. Lesezeit

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

  • wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
  • ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
  • ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
  • und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

  • Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
  • Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
  • Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
  • Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
  • Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

  • Wie denkt ein Kandidat?
  • Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
  • Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
  • Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
  • Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
  • Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
  • Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
  • Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert
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Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert

Ab Januar 2022 müssen Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) auch bei Entgeltumwandlungen, die vor 2019 vereinbart wurden, einen Pflichtzuschuss in Höhe von 15 Prozent zahlen. Nur noch bis zum Jahreswechsel gilt für solche Altverträge eine Übergangsfrist. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten.

5 Min. Lesezeit

Die betriebliche Altersversorgung ist neben den gesetzlichen Versorgungssystemen (z. B. gesetzliche Rentenversicherung und berufsständische Versorgung) und den privaten Versorgungen (z. B. Riester- und Rürup-Renten) eine wichtige Säule der Altersvorsorge in Deutschland. Um sie zu stärken, hat der deutsche Gesetzgeber die im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelte bAV durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) reformiert.

BRSG erweitert Zuschusspflicht stufenweise

Das Betriebsrentenstärkungsgesetz enthält verschiedene Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, die von Arbeitgebern stufenweise umzusetzen waren bzw. sind:

  • Bereits mit Inkrafttreten des BRSG zum Januar 2018 wurde unter anderem die neue Zusageart der reinen Beitragszusage eingeführt. Hierbei haftet der Arbeitgeber – nach dem Prinzip „Pay and Forget“ – nur für die Zahlung der Beiträge an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Lebensversicherer, nicht aber für eine bestimmte Höhe der Leistung. Zudem wurde der steuerfreie Höchstbetrag für die Direktversicherung von vier Prozent auf acht Prozent der Beitragsbemessungsgrößen der Rentenversicherung (West) angehoben.
  • Seit dem Januar 2019 gilt für neue Versorgungszusagen in Form der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds eine Zuschusspflicht des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die Versorgungszusage auf einer Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht) gemäß § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) beruht. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des Umwandlungsbetrags, wenn der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben spart.
  • Die dritte Stufe des BRSG regelt, dass Arbeitgeber den Pflichtzuschuss ab dem Januar 2022 auch für bereits vor dem Jahr 2019 bestehende Direktversicherungen, Pensionskassenverträge und Pensionsfondsverträge zahlen müssen, sofern sie durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben sparen. Dies gilt auch für pauschalversteuerte Direktversicherungen nach § 40b Einkommensteuergesetz (EStG), welche bis Ende 2004 eingerichtet werden konnten.

Umsetzung der Änderungen in der bAV stellt Unternehmen vor Herausforderungen

Mit dem Inkrafttreten der dritten Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes müssen Arbeitgeber ab Januar 2022 in der betrieblichen Altersversorgung somit auch für ältere Entgeltumwandlungsvereinbarungen einen mindestens 15-prozentigen Zuschuss zahlen.

Die Erweiterung der Zuschusspflicht führt auf Arbeitgeberseite zu erheblichem administrativem Aufwand und erfordert gründliche Vorbereitung. Die Umsetzung der Regelungen des BSRG ist nämlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheint:

Der Grundsatz der Vertragsfreiheit verhindert einfache, pauschale Regelungen für sogenannte Altfälle in der bAV.

Längst nicht alle Versicherungsgesellschaften lassen eine Erhöhung des Produktbeitrags in bestehenden Vorsorgeverträgen zu. Daher müssen Arbeitgeber zuerst die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft oder Pensionskasse einholen, bevor sie den neuen Pflichtzuschuss mit beitragserhöhender Wirkung in bestehende Vorsorgeverträge einzahlen dürfen. Hierbei zeigt sich oft: Je älter der Vertrag und je „exotischer“ der Versicherungsträger ist, desto aufwendiger sind Anpassungen.

Sofern die Beitragserhöhung nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber mit jedem betroffenen Beschäftigten individuell vereinbaren, dass die Entgeltumwandlung in Zukunft – spätestens mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 – um den Pflichtzuschuss vermindert wird.

Was Arbeitgeber nun tun sollten

Arbeitgeber, die ihren Bestand an Altfällen in der betrieblichen Altersversorgung bislang nicht aufgearbeitet haben, sollten jetzt ihre Beschäftigten informieren und handeln – hier die wichtigsten Schritte:

  • Alle bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind zu prüfen und entsprechend zu ändern.
  • Mit dem Versorgungsträger ist zu klären, wie der Pflichtzuschuss umgesetzt werden kann.
  • Des Weiteren ist die Lohnbuchhaltung einzubeziehen, denn die in der Lohnabrechnung gespeicherten Daten sind natürlich eine wichtige Informationsquelle.
  • Um die versicherungstechnischen Fragen zu klären, empfiehlt es sich, auch den zuständigen Versicherungsvermittler ins Boot zu holen.

All diese Aufgaben – von der Prüfung der Ist-Situation bis zur Anpassung bestehender Verträge und Zahlungsströme – können zu erheblichen Kosten beim Arbeitgeber führen.

Der Einsatz spezialisierter Berater sowie digitale Helfer und automatisierte Prozesse können helfen, den Arbeits- und Zeitaufwand dieser gesetzlich verursachten Zusatzaufgaben spürbar zu verringern.

DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
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DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren

Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungen, Unfallversicherungen, Bundesagentur für Arbeit – sie alle benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationen über beschäftigte Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sogenannte DEÜV Meldungen an die Sozialversicherungsträger erstatten. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Arbeitgeber über das Meldeverfahren nach der DEÜV wissen sollten.

5 Min. Lesezeit

Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln.

Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen.

Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.

1. Was ist die DEÜV?

DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.

Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse).

Die DEÜV bezeichnet somit ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit dem Bundesgesundheitsministerium.

2. Was regelt die DEÜV?

Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben.

Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.

Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.

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3. Wie funktioniert das DEÜV-Meldeverfahren?

Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm.

Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf das SV-Meldeportal zugreifen. Dort können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Die Nutzung ist kostenfrei.

4. Wer muss DEÜV-Meldungen erstellen?

Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:

  • Arbeitgeber
  • Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
  • Zahlstellen
  • Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
  • Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
  • Leistungsträger

5. Wann müssen welche DEÜV-Meldungen erstellt werden?

Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:

MELDEANLASS

MELDEFRIST

Anmeldung (Beginn) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit

Erste Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn des Meldeanlasses

Abmeldung (Ende) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit

Letzte Gehaltsabrechnung, jedenfalls aber binnen sechs Wochen nach dem Ende

Geringfügige Beschäftigung

Binnen sechs Wochen nach Beginn und Ende der Beschäftigung

Unterbrechung der Arbeit für mindestens einen vollen Kalendermonat wegen Krankheit, Elternzeit oder Wehrdienst/Zivildienst

Binnen zwei Wochen nach dem Ende des ersten vollen Monats nach der Unterbrechung

Jahresmeldung für jeden am 31. Dezember eines Jahres beschäftigten versicherungspflichtigen Mitarbeiter

Nächste Gehalts- oder Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des nachfolgenden Kalenderjahres

Sofortmeldung für bestimmte Wirtschaftszweige wie Bau, Gastronomie, Personenbeförderung, Schausteller und Messebau

Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme

Sondermeldung für einmalig gezahltes Gehalt

Sechs Wochen nach der Gehaltsauszahlung

GKV-Meldungen: GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung

Nach Anforderung

Änderung bei Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel, Krankenkasse oder Betriebsstätte

Binnen sechs Wochen

Stornierung einer Meldung

Unverzüglich

Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.

6. Welche Meldeanlässe gibt es?

Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:

  • Anmeldung
  • Abmeldung
  • Jahresmeldung
  • Unterbrechungsmeldung
  • Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
  • Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
  • Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
  • Eintritt eines Insolvenzereignisses
  • Meldungen für geringfügig Beschäftigte

7. Welche Voraussetzungen müssen Entgeltabrechnungsprogramme erfüllen?

Für das Verfahren werden geeignete Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode sowie digitale Daten zu Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten benötigt. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Informationen erfolgt die Berechnung der SV-Beiträge.

Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden automatisiert ausgelesen und verarbeitet, was eine zügige Weiterleitung und Bearbeitung durch die Sozialversicherungsträger gewährleistet.

Damit eine Datenübertragung im DEÜV-Meldeverfahren möglich ist, müssen Entgeltabrechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  • Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung automatisch, ob alle Angaben zuverlässig, korrekt und vollständig sind.
  • Fehlerhafte Daten werden systemseitig dokumentiert.
  • Das Programm verwaltet folgende Informationen maschinell:
    • Persönliche, melderelevante Daten
    • Fehlzeiten
    • SV-Unterbrechungen
    • Sozialversicherungsbeiträge

Zusätzlich muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung übermitteln sowie eingehende Meldungen entsprechend dokumentieren.

8. Welche Voraussetzungen gelten bei DEÜV-Meldungen?

Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder das SV-Meldeportal (s. o.).

Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeitenden zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist.

Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
  • Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
  • Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.

9. Für welche Personen sind DEÜV-Meldungen zu erstellen?

Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:

  • Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
  • Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
  • Personen mit geringfügiger Beschäftigung
  • Leiharbeitskräfte
  • Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
  • Wehr- und Zivildienstleistende

10. Wo ist die DEÜV im Wortlaut zu finden?

Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.

Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.

Mutterschutzgesetz: Ziele, Definition und Regelungen
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Mutterschutzgesetz: Ziele, Definition und Regelungen

Wir verraten Dir, worauf es ankommt, wenn Mitarbeiter schwanger werden - und wann das Beschäftigungsverbot greift.

5 Min. Lesezeit

Die Schwangerschaft und die anschließende Elternzeit sind für Frauen ein besonders sensibler Lebensabschnitt. Das Gesetz hat Maßnahmen geschaffen um besondere Acht auf Mütter und das ungeborene Kind bei bestehendem Arbeits-Verhältnis zu geben und unverantwortbare Gefährdung zu verhindern. Die entsprechenden Maßnahmen regelt das Gesetz für Mutterschutz (MuschG = Mutterschutz-Gesetz). Was ist arbeitgeberseitig zu beachten? Was dürfen Schwangere am Arbeitsplatz, was hat es mit dem Beschäftigungsverbot auf sich, was ändert sich bei Ausbilung und Kündigung? Das erfährst Du in diesem Artikel!

Definition: Was ist das Mutterschutz-Gesetz?

In Deutschland und innerhalb anderer europäischer Länder gilt das Gesetz für Mutterschutz (MuschG). Es bündelt die gesetzlichen Vorgaben, die in der Arbeitswelt zu beachten sind, wenn eine Frau schwanger wird. Werdende Mütter erhalten dank des Mutterschutz-Gesetzes einen gewissen Sonderstatus, der mit veränderten Rechten am Arbeitsplatz einhergeht. So will man sie davor schützen, krank zu werden und in finanzielle Probleme zu geraten.

Was umfasst der Sonderstatus durch das Mutterschutzgesetz?

  • ein Beschäftigungsverbot bei Schwangeren
  • einen besonderen Schutz vor Kündigung
  • einen Anspruch auf Entgeltersatzleistungen
  • das Anrecht auf Elterngeld

Ziel des Mutterschutzrechts ist es, den bestmöglichen Schutz für Frauen, die schwanger sind oder stillen, in den Bereichen Finanzen, Gesundheit und (Arbeits-)Recht zu gewährleisten. Es soll Nachteile vorbeugen, die Frauen in der Berufswelt wegen Schwangerschaft und Stillzeit erleiden könnten.

Schutzfrist und Beschäftigungsverbot während der Arbeitszeit

Das Gesetz für Mutterschutz sieht folgende Maßnahmen vor: Die Frist während der Mutterschaft sowie das Verbot, dass Frauen beschäftigt werden, die schwanger sind oder stillen, greifen in den sechs Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin und in den ersten acht Wochen nach der Entbindung. In dieser Zeit gilt ein Verbot zur Beschäftigung, außer die Frau erklärt sich ausdrücklich dazu bereit (gem. §3 Abs. 1 Satz 1).

In den folgenden Fällen gibt es auch schon früher für Schwangere ein Verbot von der Behörde:

  • Akkordarbeit  
  • Fließbandarbeit
  • Überstunden
  • Sonntagsarbeit
  • Nachtarbeit

Falls in dieser Zeit mutterschutzrechtliche Beschäftigungsverbote in Kraft treten, haben Mütter dennoch das volle Maß ihres Urlaubsanspruchs. Ziel Nummer 1 ist es, frischgebackene Mütter nicht gegenüber den Kollegen schlechter zu stellen. Daher darf der Jahresurlaub bzw. der Anspruch darauf nicht gekürzt werden.

Urlaub, Kündigungsschutz und Arbeitgeberpflichten

Des Weiteren gilt laut Mutterschutzgesetz des Bundes ein stärkerer Kündigungsschutz. Vom Beginn der Schwangerschaft bis vier Monate nach der Entbindung der Schwangeren können werdende oder frisch gebackene Mütter nicht gekündigt werden (gem. §17 Abs. 1). Die einzige Ausnahme von dem Kündigungsschutz stellt ein ordentlich befristeter Arbeitsvertrag dar. Im Gegensatz zu anderen Arbeitsverträgen bleibt der Ablauf so befristet wie vereinbart bestehen - trotz der Schwangerschaft.

Für den Arbeitgeber stellt die Aufsichtsbehörde darüber hinaus folgende Pflichten:

  • Unternehmen müssen der staatlichen Arbeitsschutz-Behörde oder Gewerbe-Aufsichtsbehörde die Schwangerschaft mitteilen.
  • Eine werdende oder stillende Mutter muss so beschäftigt werden, dass ihre Gesundheit immer ausreichend geschützt ist und sie nicht unverantwortbar belastet wird.
  • Der Arbeitgeber muss eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes durchführen.

Finanzielle Unterstützung in der Mutterschutzzeit

Um die Frau direkt vor und die stillende Mutter direkt nach der Geburt vor finanziellen Nachteilen zu schützen, sind im Mutterschutzgesetz überdies verschiedene Leistungen während der Mutterschaft vorgesehen. Dazu gehört das Mutterschaftsgeld. (ge. §19 Absatz 1 und 2) Dieses wird für die Mutterschutzfrist vor und nach der Geburt vom Kind sowie für den Tag der Entbindung geleistet, auch wenn die Mutter sich noch in der Ausbildung befindet.

Die Höhe des Geldes zur Mutterschaft richtet sich nach dem durchschnittlichen Netto-Lohn der letzten drei Monate und beträgt maximal 13 Euro pro Tag. Lag der Netto-Lohn über diesem Betrag, zahlt der Arbeitgeber den Differenzbetrag. Er ist zur Zahlung dieses Arbeitgeber-Zuschusses zum Mutterschaftsgeld verpflichtet.

Lob und Kritik am Mutterschutzgesetz

Das reformierte Mutterschutzgesetz ist seit 1. Januar 2018 in Kraft und brachte einige Verbesserungen mit sich. Seitdem sind nicht nur alle erwerbstätigen Frauen und Frauen in Ausbildung, sondern auch Schülerinnen und Studentinnen, die im Pflichtpraktikum tätig sind, sowie arbeitnehmerähnlich Selbstständige in den Mutterschutz eingeschlossen. (gem. §1 Abs. 1 Satz 1)

Frauen, die ein behindertes Kind geboren haben, können außerdem eine längere Schutzfrist in Anspruch nehmen (gem. §3 Abs. 1 Nummer 3). Bei einer späten Fehlgeburt gilt eine verlängerte Frist als Schutz vor Kündigung.

An diesen Veränderungen gab es in der Vergangenheit aber auch manche Kritik: Für Unmut sorgte zum Beispiel die neu eingeführte Gefährdungsanalyse für Arbeitsplätze. Immerhin werden alle Arbeitgeber wegen des Gesetzes dazu verpflichtet, für jeden einzelnen Arbeitsplatz zu prüfen, ob mit der dortigen Tätigkeit eine Gefährdung für Schwangere oder Stillende verbunden ist – selbst wenn dort aktuell ein Mann tätig ist. Das ist aus Sicht von Arbeitgeberverbänden unzumutbar.

So gestaltest Du den Abschied in den Mutterschutz besonders positiv

Völlig unabhängig von aller Kritik sind Arbeitgeber jedoch zur Einhaltung der aktuellen Gesetzeslage verpflichtet. Und bei aller Bürokratie sollten sie auch nicht die menschliche Komponente außer Acht lassen. Zum Beispiel sollten Arbeitgeber für einen angenehmen Abschied in den Mutterschutz sorgen. Mit einer feierlichen Verabschiedung drückt ein Arbeitgeber seine Wertschätzung gegenüber der Mitarbeiterin aus, was für ein gutes Arbeitsklima und die Mitarbeiterbindung sehr wichtig ist.

Meistens werden der künftigen Mutter dabei nicht nur die besten Wünsche mit auf den Weg gegeben. Es gibt auch ein Abschiedsgeschenk, wobei übrigens Gutscheine, Produkte oder Dienstleistungen als Sachbezüge bis zu 44 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Ein nettes Give-away kurz vor dem Mutterschutz ist immer ein netter Zug: So wird die Kollegin mit den besten Wünschen für sie und das Baby in die aufregende Zeit entlassen, die vor ihr liegt. Gleichzeitig sendest Du und deine Kollegen das Signal, dass Du dich auf die Rückkehr der frisch gebackenen Mama nach der Mutterschutz- oder einer anschließenden Elternzeit freust. Das stärkt die Freude auf das Wiedersehen auf beiden Seiten.