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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit
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Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich dem digitalen Wandel nicht verschließen. Der Bereich Human Resources (HR) sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Prozesse digitalisieren. Den Anfang macht hier die digitale Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Der deutsche Mittelstand hat es in diesen Tagen nicht leicht – die Digitalisierung streckt ihre Fühler in alle Richtungen aus und macht vor keinem Betrieb Halt. In vielen Bereichen ist die digitale Kommunikation bereits zum Muss geworden – kein Unternehmer kann sich davor verstecken, seine Sozialversicherungsbeiträge online zu melden oder die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln.

Neben diesen Besonderheiten in der Entgeltabrechnung kämpft gerade das Personalwesen mit weiteren Herausforderungen. Der Fachkräftemangel, der die Suche nach geeignetem Personal stark erschwert. Der wachsende Bedarf an gezielter Personalentwicklung, der mit der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt einhergeht. Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und -strukturen. Das immer komplizierter werdende Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese und viele weitere Faktoren erschweren die Personalarbeit, lassen sich jedoch durch geeignete digitale Unterstützung meistern.

Warum die digitale Lohnabrechnung für KMU vorteilhaft ist

Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.

Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder (!) Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:

  • Effizienzsteigerung: Die Maschine führt die Entgeltabrechnung in einem Bruchteil der Zeit eines Menschen durch. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Plausibilitätsprüfungen verhindern Fehler durch Falscheingaben sowie Bedienungsfehler. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich.
  • Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z. B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.
  • Zukunftsfähigkeit: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen mit der Entwicklung Schritt halten und den Weg der Digitalisierung mitgehen. Andernfalls ist der Vorsprung der anderen später zu groß, um ihn noch aufzuholen.
  • Informationsgrundlage: Dem Unternehmen stehen ständig aktuelle Werte und Kennzahlen zur Verfügung. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf der Basis von Zahlen entschied, die der Steuerberater für einen Monate zurückliegenden Zeitraum übermittelte.
  • Zeitersparnis beim Datenzugriff: Nach Informationen zu einem früheren Vorgang muss nicht mehr lange in Ordnern oder im Archiv geblättert werden. Per Suchfunktion gelangt der Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu den benötigten Daten.

Ohne das erforderliche Know-how in der Hinterhand wird es wegen der zunehmenden Komplexität für KMU immer schwieriger, ihre Entgeltabrechnung und andere HR-Themen selbst abzuwickeln. Mithilfe von Personalsoftware können sie wichtige Prozesse selbst durchführen und damit auch ihre Zukunftsfähigkeit sichern.

So lassen sich durch die digitale Lohnabrechnung Abhängigkeiten von externen Dienstleistern ebenso wie der Verlust von Know-how in der Entgeltabrechnung, einem der HR-Kernbereiche, vermeiden und die eigene Handlungsfähigkeit bewahren. Zudem ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine unverzichtbare Informationsquelle für die praktische Personalarbeit. Allein schon deshalb sollte sie inhouse durchgeführt werden.

Digitale Transformation im Bereich HR: Mit gutem Beispiel vorangehen

Wenn es um die digitale Transformation geht, nimmt die Personalabteilung eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit den HR-Managern in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist der HR-Bereich von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung.

Lohnabrechnungssoftware in KMU: So erleichtert sie den Alltag

Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. So lassen sich beispielsweise diese Vorgänge vereinfachen:

  • Anfertigung der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der individuellen Besonderheiten der Mitarbeiter
  • Arbeiten stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand
  • Auswertungen und Statistiken ganz nach Bedarf
  • Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern

Entscheidend ist: All diese Vorgänge können grundsätzlich auch ohne vertieftes Wissen im Bereich der Lohnabrechnung bearbeitet werden. Die Arbeit mit einer Lohnsoftware kann das Know-how in der Personalabteilung sogar stärken und ausbauen – als eine Art kontinuierliche Weiterbildung.

Digitale Lohnabrechnung – das sollte die Software können

  • Abrechnung nicht nur von herkömmlichen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen, sondern auch von spezielleren Fällen wie Minijobs, Teilzeitarbeit oder Werksstudenten
  • Automatisierte Meldungen an Sozialversicherungsträger und weitere Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV-Meldungen, elektronischer Lohnnachweis)
  • Zulassung für das DEÜV-Verfahren nach erfolgreich absolvierter ITSG-Prüfung
  • Assistenten, die durch die Entgeltabrechnung führen, zur vereinfachten Bearbeitung von Lohndaten
  • Individuelle Zusammenstellung von Berichten und Statistiken
  • Import- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Freie Verwaltung der Lohnarten
  • Intuitive Bedienung in einer modernen Benutzeroberfläche
  • Regelmäßige Updates
  • Sofern benötigt: Umsetzung von branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Tarifverträge, Baulohn)
  • Idealerweise modularer Aufbau, damit die Software mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann
  • Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit

Eine Software zur Lohnabrechnung, die über die oben genannten Funktionen bzw. Eigenschaften verfügt, bietet gute Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme inhouse erstellte Entgeltabrechnung. Welche spezifischen Funktionen eine Lohnsoftware für ein Unternehmen darüber hinaus enthalten sollte, ist im Vorfeld über ein Lastenheft zu ermitteln.

Digitale Lohnabrechnung: Mit Lohnsoftware auch für KMU umsetzbar

Die Lohnabrechnung mit ihren gesetzlichen Anforderungen und ständigen Neuerungen wirkt vor allem auf kleinere Firmen häufig abschreckend. Mit den richtigen Hilfsmitteln – Stichwort: digitale Lohnabrechnung – lässt sich diese Aufgabe jedoch erstaunlich leicht und sicher bewältigen.

Eine intuitiv bedienbare, ITSG-geprüfte Lohnsoftware versetzt auch kleine und mittlere Unternehmen in die Lage, eine korrekte und rechtlich einwandfreie Entgeltabrechnung durchzuführen, ohne dafür einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister beauftragen zu müssen. Dadurch bleibt wichtiges HR-Know-how im Unternehmen. Zudem ist die digitale Lohnabrechnung das Fundament für die künftige weitere Digitalisierung anderer HR-Bereiche.

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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab
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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab

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Qualifiziertes Personal zu finden, wird für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend schwerer. Der wirksamste Hebel liegt oft nicht im Recruiting, sondern in der eigenen Belegschaft: gezielte Personalentwicklung bindet Mitarbeitende, schließt Kompetenzlücken und macht Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

  • Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
  • Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
  • Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
  • Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

  • Ist-Analyse der Ausgangslage
  • Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
  • Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
  • Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

  • Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
  • Abgleich von Selbst- und Fremdbild
  • Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

  • Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
  • Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
  • Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
  • Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
  • Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
  • Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
  • Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
  • Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
  • Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
  • Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung? 

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen? 

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung? 

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel? 

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung? 

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick
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Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

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Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich? 

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft? 

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen? 

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf? 

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten
HR & Payroll

Minusstunden transparent erfassen: Was das Arbeitsrecht sagt – und digitale Tools leisten

Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

5 Min. Lesezeit

Minusstunden – das klingt zunächst harmlos, kann aber in der Praxis schnell zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Wann entstehen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lassen sie sich fair und rechtskonform ausgleichen? In diesem Artikel erfährst du, worauf Arbeitgeber und Mitarbeitende achten sollten, wie das Arbeitsrecht die Sache sieht – und wie smarte HR-Tools wie Suiteify dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Thema effizient zu managen.

Was sind Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn Mitarbeitende weniger arbeiten als vereinbart – also das vertraglich festgelegte Soll nicht erreichen. Das bedeutet, dass weniger gearbeitet wird als vertraglich vereinbart. Minusstunden stellen sozusagen das Gegenstück zu Überstunden dar.

  • Überstunden entstehen, wenn mehr gearbeitet wird als vereinbart.
  • Minusstunden bedeuten, dass die vertraglich geschuldete Arbeitszeit nicht erfüllt wurde.

Dabei ist die rechtliche Einordnung nicht ganz so eindeutig, denn das Arbeitsrecht kennt den Begriff „ Minusstunden “ nicht ausdrücklich. Trotzdem spielen sie in vielen Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit eine zentrale Rolle.

Minusstunden können auf verschiedenen Ursachen beruhen und haben unterschiedliche Auswirkungen auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber. Es ist wichtig, die Definition genau zu verstehen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Rechte und Pflichten beider Parteien zu kennen.  Eine zentrale Rolle spielt dabei die sogenannte Soll-Arbeitszeit – also die im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarte Arbeitszeit, die regelmäßig zu leisten ist. Wird diese Arbeitszeit unterschritten, entstehen Minusstunden, auch als Minderarbeit bezeichnet.

Wie entstehen Minusstunden?

Minusstunden entstehen, wenn weniger Arbeitszeit geleistet wird, als vertraglich vereinbart ist. Die Ursachen dafürkönnen sowohl betrieblich, organisatorisch als auch individuell sein. Eine strukturierte Betrachtung hilft, Verantwortlichkeiten zu klären und geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Betriebliche und organisatorische Ursachen

  • Schlecht geplante Einsatzzeiten durch den Arbeitgeber
  • Unzureichende Auslastung oder Auftragseinbrüche
  • Projektverschiebungen oder kurzfristiger Arbeitsausfall
  • Kurzarbeit oder andere betriebliche Umstände
  • Unklare Kommunikation zu Arbeitszeiten und Erwartungen
  • Arbeitsmangel, etwa bei saisonalen Schwankungen

Individuelle bzw. persönliche Ursachen

  • Verspäteter Arbeitsbeginn
  • Verfrühter Feierabend
  • Überzogene Pausen
  • Unentschuldigtes Fehlen
  • Nicht-Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit durch Mitarbeitende

Besondere Konstellationen: Krankheit & Freistellung

  • Kurzfristige Freistellungen, bei denen keine Lohnfortzahlung greift
  • Krankheit ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung, z. B. in bestimmten Probezeitfällen

Rolle von Arbeitszeitmodellen

Minusstunden treten häufig in flexiblen Arbeitszeitmodellen auf, insbesondere bei:

  • Gleitzeitregelungen
  • Arbeitszeitkonten
  • Verträgen mit festen Monatsstunden

Bei Gleitzeitmodellen kann es z. B. vorkommen, dass an einzelnen Tagen weniger gearbeitet wird, was zu einem negativen Saldo auf dem Arbeitszeitkonto führt.

Selbst- oder fremdverschuldet?

Ob Minusstunden ausgeglichen oder zulasten der Mitarbeitenden gewertet werden, hängt maßgeblich davon ab, wer für die Minderarbeit verantwortlich ist:

  • Selbstverschuldet:

Wenn Mitarbeitende z. B. unentschuldigt fehlen oder Arbeitszeiten eigenständig verkürzen

  • Fremdverschuldet:

Wenn der Arbeitgeber keine ausreichende Arbeit zur Verfügung stellt oder Dienstpläne unklar sind

Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Eine rechtssichere Erfassung der Arbeitszeit ist unverzichtbar, um Minusstunden korrekt zu dokumentieren und rechtliche Risiken zu vermeiden. Arbeitszeitkonten sind ein sinnvolles Instrument, müssen aber transparent, nachvollziehbar und rechtlich einwandfrei geführt werden. Arbeitgeber sollten Minusstunden nicht pauschalbewerten, sondern differenziert analysieren. Eine sorgfältige Ursachenklärung hilft dabei rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, Missverständnisse mit Mitarbeitenden zu reduzieren und geeignete organisatorische oder kommunikative Maßnahmen zu ergreifen.

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Minusstunden & Arbeitsrecht: Was ist erlaubt?

1. Gesetzliche Regelungen:

Es gibt keine pauschale gesetzliche Pflicht zur Ableistung von Minusstunden. Entscheidend ist, was im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen geregelt ist.

2. Arbeitgeberpflichten:

  • Arbeitgeber müssen grundsätzlich dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit leisten können.
  • Können keine Aufgaben zugewiesen werden, liegt das Betriebsrisiko in der Regel beim Unternehmen – Mitarbeitende dürfen in solchen Fällen nicht benachteiligt werden.

3. Arbeitsvertragliche Regelungen:

  • Gleitzeitvereinbarungen können eine Verpflichtung zum Ausgleich von Minusstunden enthalten.
  • Ohne klare Regelung sind Minusstunden in vielen Fällen nicht vom Lohn abzuziehen.

4. Bei Kündigung:

  • Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann mit dem Restgehalt verrechnet werden, wenn dies vertraglich wirksam vereinbart wurde.

Das Arbeitsrecht stellt also klare Anforderungen an die Handhabung von Minusstunden. Arbeitgeber dürfen Minusstunden nicht einfach anordnen oder vom Gehalt abziehen, wenn keine entsprechende rechtliche Grundlage vorliegt. Zudem dürfen Minusstunden nicht bei unverschuldeten Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub oder gesetzlichen Feiertagen entstehen. Die Rolle des Betriebsrats ist hierbei ebenfalls relevant, da er bei der Einführung von Arbeitszeitkonten und Regelungen zu Minusstunden mitbestimmen muss. Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten deshalb stets auf transparente und faire Vereinbarungen achten, um Konflikte zu vermeiden.

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Was Arbeitgeber beachten müssen

  • ‍Vertragliche Klarheit schaffen: Gleitzeitregelungen, Arbeitszeitkonten und der Umgang mit Minusstunden sollten explizit im Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen geregelt sein. Klare Regeln für die Führung von Arbeitszeitkonten und den Ausgleich von Minusstunden sind unerlässlich, um einen rechtssicheren Rahmen zu gewährleisten.‍
  • Dokumentation & Transparenz: Alle Arbeitszeiten müssen korrekt erfasst und jederzeit einsehbar sein. Die Analyse der Arbeitszeitkonten ist für Arbeitgeber besonders wichtig, um die Einhaltung der Regeln zu überprüfen und rechtliche Risiken zu minimieren.‍
  • Keine einseitige Verrechnung: Ein automatischer Lohnabzug bei Minusstunden ist nicht zulässig, wenn keine vertragliche Grundlage vorliegt.‍
  • Mitarbeitende rechtzeitig informieren: über Arbeitszeiten, Änderungen und rechtliche Konsequenzen

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber die Ursachen für Minusstunden analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren. Eine gute Arbeitszeiterfassung und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden helfen, Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen und Missverständnisse zu vermeiden. Auch die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist wichtig, um rechtssichere Regelungen zu schaffen und die Interessen der Arbeitnehmer:innen zu wahren.

Was Arbeitnehmer:innen wissen sollten

  • Verpflichtung nur bei vertraglicher Grundlage: Du musst Minusstunden nur nacharbeiten, wenn es klare Regelungen dazu gibt. Eine häufige Frage ist, ob und wie Minusstunden nachgeholt werden müssen – dies hängt maßgeblich von den vertraglichen Vereinbarungen ab.
  • Zwangs-Minusstunden? Wenn der Betrieb keine Arbeit bereitstellt, darf dir das in der Regel nicht zum Nachteil ausgelegt werden.
  • Unklare Regelung? Im Zweifel solltest du das Gespräch mit Vorgesetzten suchen oder arbeitsrechtliche Beratung einholen.

Arbeitnehmer:innen sollten ihre Rechte kennen und bei Unklarheiten aktiv nachfragen. Es ist ratsam, Arbeitszeitkonten regelmäßig einzusehen und bei Unstimmigkeiten frühzeitig das Gespräch zu suchen. Besonders bei Minusstunden im Zusammenhang mit einer Kündigung ist es wichtig, die vertraglichen Regelungen genau zu prüfen, um Nachteile zu vermeiden. Bei weitergehenden Unsicherheiten empfiehlt sich eine Beratung im Bereich des Arbeitsrechts.

Unverschuldete Minusstunden: Was gilt, wenn du nichts dafür kannst?

Unverschuldete Minusstunden entstehen immer dann, wenn Arbeitnehmer:innen ihre vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden nicht erfüllen können, ohne dass sie selbst dafür verantwortlich sind. Typische Gründe hierfür sind:

  • Krankheit
  • gesetzliche Feiertage
  • unvorhersehbare Ereignisse wie plötzliche Betriebsschließungen

In solchen Fällen greift das Arbeitsrecht zum Schutz der Arbeitnehmer:innen: Minusstunden dürfen nicht einfach auf das Arbeitszeitkonto angerechnet oder als Grund für eine Kürzung des Gehalts oder gar eine Kündigung verwendet werden. Der Arbeitsvertrag und bestehende Regelungen im Unternehmen müssen diese Situationen klar berücksichtigen. Arbeitnehmer:innen sollten darauf achten, dass ihre Rechte in solchen Fällen gewahrt bleiben und im Zweifel arbeitsrechtlichen Rat einholen, um Nachteile zu vermeiden. Besonders bei längerer Krankheit oder anderen unverschuldeten Ausfällen ist es wichtig, die eigene Situation zu dokumentieren und mit dem Arbeitgeber offen zu kommunizieren.

Abzug vom Gehalt: Wann droht eine Kürzung?

Ein Abzug vom Gehalt wegen Minusstunden ist nur dann rechtens, wenn die Voraussetzungen klar im Arbeitsvertrag, in Tarifverträgen oder durch eine Betriebsvereinbarung geregelt sind. Arbeitgeber dürfen das Gehalt nicht einfach kürzen, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsstunden aus Gründen nicht erfüllen, die außerhalb ihres Einflussbereichs liegen.

Kommt es jedoch zu Minusstunden, weil Arbeitnehmer:innen ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis schuldhaft verletzen, kann in bestimmten Fällen eine Gehaltskürzung erfolgen – vorausgesetzt, die entsprechenden Regelungen sind transparent und rechtlich einwandfrei. Arbeitnehmer:innen sollten im Falle einer Gehaltskürzung immer prüfen, ob diese auf einer gültigen Vereinbarung basiert und ihre Rechte respektiert werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, rechtlichen Beistand in Anspruch zu nehmen oder den Betriebsrat einzuschalten, um die eigene Position zu stärken.

Was passiert mit Minusstunden?

Wie mit Minusstunden im Arbeitsverhältnis umgegangen wird, hängt maßgeblich von den getroffenen Vereinbarungen und den konkreten Umständen ab. Sind die Minusstunden auf das Verhalten der Arbeitnehmer:innen zurückzuführen, kann der Arbeitgeber verlangen, dass diese durch Mehrarbeit oder Nacharbeit ausgeglichen werden. Wichtig ist dabei, dass die Regelungen im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Vereinbarungen klar und verständlich formuliert sind, damit die Rechte der Arbeitnehmer:innen gewahrt bleiben.

Entstehen Minusstunden hingegen unverschuldet, etwa durch Krankheit oder betriebliche Ausfälle, dürfen sie nicht zulasten der Arbeitnehmer:innen gehen. In jedem Fall sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in die geltenden Regelungen und Rechte genau kennen und im Zweifel gemeinsam nach einer fairen Lösung suchen. Transparente Kommunikation und eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten helfen, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Tools & Automatisierung: Wie Suiteify bei der Zeiterfassung unterstützt

Digitale Systeme wie Suiteify helfen Unternehmen dabei, das Thema Minusstunden effizient und transparent zu gestalten:

  • Automatischer Soll-Ist-Abgleich: Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit werden in Echtzeit erkannt.
  • Verwaltung individueller Arbeitszeitmodelle: Verschiedene Arbeitszeitregelungen – z. B. Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit – lassen sich flexibel abbilden und steuern.
  • Rechtskonforme Reports: Standardisierte Auswertungen für Mitarbeitende und Führungskräfte schaffen Transparenz und dokumentieren die Arbeitszeit gesetzeskonform.
  • Integration in Payroll-Systeme: Eine direkte Anbindung an die Payroll vermeidet manuelle Übertragungsfehler und spart Zeit.
  • Mitarbeiterzugang mit persönlichem Dashboard: Mitarbeitende erhalten jederzeit Einblick in ihr Arbeitszeitkonto. Das stärkt das Vertrauen und reduziert Rückfragen.

Die Nutzung solcher digitalen Tools unterstützt nicht nur die korrekte Arbeitszeiterfassung, sondern erleichtert auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben. So können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen gemeinsam sicherstellen, dass Minusstunden fair erfasst, nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls ausgeglichen werden. Dies fördert ein gutes Betriebsklima und minimiert rechtliche Risiken.

Fazit: Minusstunden transparent und fair handhaben

Minusstunden sind ein sensibles Thema mit rechtlichen und emotionalen Fallstricken. Klare vertragliche Regelungen, eine faire Kommunikation und digitale Tools wie Suiteify helfen, Transparenz zu schaffen und rechtliche Risiken zu vermeiden. So profitieren alle Seiten – Arbeitgeber durch effizientere Prozesse, Mitarbeitende durch Fairness und Planbarkeit.

FAQ– häufig gestellte Fragen

Dürfen Minusstunden mit dem Gehalt verrechnet werden?

Nur, wenn dies arbeitsvertraglich, tariflich oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Was passiert bei einer Kündigung mit Minusstunden?

Nicht ausgeglichene Minusstunden dürfen nur dann vom Gehalt abgezogen werden, wenn das arbeitsvertraglich vereinbart wurde.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Minusstunden nur anordnen, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich erlaubt ist. Ohne eine solche Regelung ist eine einseitige Anordnung von Minusstunden durch den Arbeitgeber nicht zulässig.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze für Minusstunden. Die zulässige Anzahl richtet sich nach den Vereinbarungen im Arbeits- oder Tarifvertrag sowie nach betrieblichen Regelungen. Bei vielen Minusstunden kann es allerdings zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommen, insbesondere wenn diese nicht ausgeglichen werden.

Sind Minusstunden ein Kündigungsgrund?

‍Minusstunden allein sind in der Regel kein direkter Kündigungsgrund. Allerdings können häufige oder erhebliche Minusstunden, insbesondere wenn sie selbstverschuldet sind und nicht ausgeglichen werden, negative Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben und im schlimmsten Fall zu einer Kündigung führen.

Welche Informationen sollten Arbeitnehmer über Minusstunden haben?

Arbeitnehmer sollten wissen, wie Minusstunden entstehen, wie sie erfasst werden, welche Rechte und Pflichten sie haben und wie der Ausgleich erfolgt. Eine regelmäßige Aktualisierung der Informationen und Schulungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Arbeitszeitregelung am Bau: Sommer- und Winterzeiten clever nutzen
HR & Payroll

Arbeitszeitregelung am Bau: Sommer- und Winterzeiten clever nutzen

Die Arbeitszeiten am Bau sind für alle Baubetriebe verbindlich im Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV-Bau) geregelt. Gleichzeitig bietet dieser Tarifvertrag den Betrieben aber verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten flexibel zu gestalten und sie als Steuerungsinstrument zu nutzen. Gerade in einer Branche mit witterungsbedingten Ausfällen und wechselnder Auftragslage ist das ein wichtiges Werkzeug für die Planung, Kostenkontrolle und Liquiditätssicherung. Falsch dokumentierte Arbeitszeiten können dagegen teuer werden – zum Beispiel, wenn im Schlechtwetterfall falsche Sollstunden hinterlegt sind und dadurch zu viel Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-KuG) ausgezahlt wird. Solche Fehler können Rückforderungen der Agentur für Arbeit nach sich ziehen. Es lohnt sich daher, die Regelungen genau zu kennen.

5 Min. Lesezeit

Warum Sommer- und Winterarbeitszeit im Baugewerbe?

Die tarifliche Unterscheidung von Sommer- und Winterarbeitszeit folgt klaren Gründen:

  • Winterzeit (Dezember–März):
    Kälte, Dunkelheit und ein geringeres Auftragsvolumen machen kürzere Arbeitszeiten notwendig. Außerdem greifen in dieser Zeit die Förderungen der Bundesagentur für Arbeit (z. B. Saison-Kurzarbeitergeld), die an die tarifliche Winterarbeitszeit gekoppelt sind.
  • Sommerzeit (April–November):
    Bessere Witterung, längere Tageslichtzeiten und eine meist höhere Auftragslage erlauben längeres Arbeiten – und helfen, Überstundenzuschläge zu vermeiden.
  • Maschinenpersonal und Fahrer:
    Für Maschinenführer sind bis zu 4 Stunden Mehrarbeit pro Woche zulässig, für Kraftwagenfahrer und Beifahrer sogar bis zu 5 Stunden (§ 3 Nr. 2 BRTV-Bau).

Tarifliche Arbeitszeiten im Überblick

Winterarbeitszeit

  • Monate: Dezember, Januar, Februar, März
  • Montag–Donnerstag: 8 Stunden
  • Freitag: 6 Stunden
  • Wöchentliche Arbeitszeit: 38 Stunden

Sommerarbeitszeit

  • Monate: April bis November
  • Montag–Donnerstag: 8,5 Stunden
  • Freitag: 7 Stunden
  • Wöchentliche Arbeitszeit: 41 Stunden

Jahresarbeitszeit

Aus diesen Vorgaben ergibt sich eine Jahresarbeitszeit von durchschnittlich ca. 2.080 Stunden
(≈ 40 Stunden/Woche; leichte Abweichungen je nach Feiertagen und betrieblicher Planung).

Höchstarbeitszeit, Überstunden und Arbeitszeitausgleich

  • Die gesetzliche Höchstarbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz beträgt grundsätzlich 8 Stunden pro Tag und darf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt wieder 8 Stunden erreicht werden.
  • Überstunden müssen in der Regel mit 25 % Zuschlag vergütet werden.
  • Tariflich besteht die Möglichkeit eines zweiwöchigen Arbeitszeitausgleichs: Werden Mehrarbeitsstunden innerhalb von 2 Wochen an anderen Werktagen ausgeglichen, entfällt der Zuschlag.

→ Diese Variante wird in der Praxis aber selten genutzt, weil sie den Baustellenablauf oft nicht abbildet.

Beispiel für einen zweiwöchigen Arbeitszeitausgleich:

Sommer (April bis November):

  Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Summe

Woche 1

9,50 h

9,50 h

9,50 h

9,50 h

6,00 h

44,00 h

Woche 2

9,50 h

9,50 h

9,50 h

9,50 h

38,00 h

Winter  (Dezember bis März):

Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Summe

Woche 1

8,50 h

8,50 h

8,50 h

8,50 h

8,00 h

42,00 h

Woche 2

8,50 h

8,50 h

8,50 h

8,50 h

38,00 h

Praxisbeispiele für die Steuerung von Arbeitszeiten

Beispiel 1 (Schlechtwetter):
Vom 7.–11. Dezember ist auf einer Baustelle wetterbedingt kein Arbeiten möglich. Es werden Schlechtwettertage mit der tariflich vorgesehenen Winterarbeitszeit erfasst.

Beispiel 2 (Projektabschluss):
In der darauffolgenden Woche wird die Baustelle fertiggestellt. Die Belegschaft leistet Überstunden, die wahlweise ausgezahlt oder als Zeitguthaben angespart werden können.

Fazit

Die Arbeitszeitregelung im Bau bietet mehr Möglichkeiten, als viele Betriebe nutzen. Wer die tariflichen Sommer- und Winterzeiten kennt und individuelle Modelle rechtssicher einsetzt, kann Überstundenzuschläge sparen, Aufträge flexibler steuern und Fördermittel korrekt abrechnen.
Ein sauber dokumentiertes System schützt zudem vor Rückforderungen von Saison-KuG durch die Agentur für Arbeit und erleichtert die betriebliche Planung.

Quellen

‍‍Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV-Bau), Stand 2014, § 3 Arbeitszeit (boeckler.de, PDF)‍

‍SOKA-BAU – Informationen zu Arbeitszeitregelungen im Baugewerbe‍

‍SOKA-BAU – Insolvenzsicherung von Arbeitszeitguthaben (SIKOflex)‍

‍Haufe Fachportal – Lohnabrechnung im Baugewerbe: Arbeitszeit nach BRTV

‍‍Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3 und 16 – Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Baulohnkosten im Griff: So sichern Sie Ihren Projekterfolg
HR & Payroll

Baulohnkosten im Griff: So sichern Sie Ihren Projekterfolg

Die Baulohnkosten stellen in Bauunternehmen oft den größten Anteil an den Gesamtkosten dar. Wer Bauprojekte wirtschaftlich erfolgreich realisieren möchte, sollte deshalb während der Bauphase regelmäßig überprüfen, ob die kalkulierten Lohnkosten eingehalten werden (Soll-Ist-Vergleich). Weichen die tatsächlichen Werte von der Kalkulation ab, ist es entscheidend, die Ursachen zu erkennen und schnell gegenzusteuern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einer gut organisierten Baulohnabrechnung Transparenz schaffen und den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Bauprojekte sichern.

5 Min. Lesezeit

Warum eine laufende Kontrolle der Baulohnkosten wichtig ist

Die Lohnkosten im Baugewerbe sind stark von externen Faktoren wie Witterung, Ausfällen und Lohnzusatzkosten beeinflusst. Werden Abweichungen erst spät erkannt, können Projekte schnell unwirtschaftlich werden. Eine laufende Kontrolle hilft, rechtzeitig zu reagieren, Nachkalkulationen vorzunehmen und notwendige Maßnahmen einzuleiten.

Analyse der unternehmensbezogenen Baulohnkosten

Starten Sie mit einer Gesamtbetrachtung Ihres Betriebs:

  • Arbeitsstunden prüfen: Stimmen die geplanten Stunden mit den tatsächlich geleisteten überein?
  • Lohnzusatzkosten analysieren: Entwickeln sich Krankheits- und Ausfalltage wie prognostiziert?
  • Planwerte anpassen: Wenn sich Mittellöhne oder Lohnnebenkosten anders entwickeln als geplant, müssen Zuschlagssätze angepasst werden, um Unterdeckungen zu vermeiden.

Eine professionelle Baulohnabrechnung liefert hierfür wichtige Kennzahlen – etwa Mittellohn, Lohnzusatzkosten und Fehlzeitenstatistiken.

Kontrolle der baustellenbezogenen Lohnkosten

Neben der Gesamtbetrachtung sind auch die einzelnen Baustellen entscheidend:
Prüfen Sie, ob die kalkulierten Stunden und Kosten pro Projekt eingehalten werden.

Werden die Stundenvorgaben eingehalten, aber die Kosten steigen?
⚠️ Möglicherweise wird teureres Personal eingesetzt als geplant.

Weichen sowohl Stunden als auch Kosten ab?
⚠️ Es besteht dringender Handlungsbedarf bei der Projektsteuerung.

Der Soll-Ist-Vergleich als zentrales Steuerungsinstrument

Der Soll-Ist-Vergleich bildet die Grundlage für eine effektive Kostenkontrolle.

  • Sollwerte: Basieren auf der Kalkulation (Arbeitsstunden, Mittellohn, Lohnnebenkosten).
  • Istwerte: Kommen aus der laufenden Lohnabrechnung.

Durch den kontinuierlichen Abgleich können Bauleiter und Geschäftsführung Kostenentwicklungen frühzeitig erkennen und gezielt eingreifen.

Unproduktive Kostenstellen im Blick behalten

Nicht alle Stunden fließen in Bauprojekte: Tätigkeiten auf dem Bauhof oder in der Werkstatt verursachen unproduktive Zeiten.

Eine transparente Lohnkostenverteilung hilft, diese Kostenstellen zu erfassen und zu bewerten. So erkennen Sie, ob interne Abläufe effizient sind oder Optimierungspotenzial besteht.

Benchmarking: Ist Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig?

Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich: Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit branchenüblichen Werten.

  • Wie liegt Ihr Mittellohn im Vergleich zu ähnlichen Betrieben?
  • Wie entwickeln sich Lohnnebenkosten und Krankheitstage?

Viele moderne Baulohn-Lösungen liefern hierfür Branchendaten, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit realistisch einschätzen zu können.

Fazit: Mit Baulohn-Daten wirtschaftlich steuern

Die Baulohnabrechnung ist weit mehr als eine Pflichtaufgabe. Richtig genutzt, liefert sie entscheidende Informationen für die Projektsteuerung und den langfristigen Unternehmenserfolg.
Wer Soll- und Istwerte konsequent überwacht und Abweichungen frühzeitig erkennt, kann wirtschaftlich handeln und seine Projekte sicher zum Erfolg führen.

Beitragsbemessungsgrenzen 2025: Aktuelle Werte & Ausblick 2026
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Beitragsbemessungsgrenzen 2025: Aktuelle Werte & Ausblick 2026

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) legt die maximale Höhe des Bruttolohns fest, bis zu der Beiträge in der Sozialversicherung erhoben werden. Einkommen oberhalb dieser Grenze bleiben beitragsfrei. Die Bemessungsgrenzen werden jedes Jahr an die Einkommensentwicklung angepasst. Bundestag und Bundesrat haben die Beitragsbemessungsgrenzen für 2025 beschlossen – mit einer wichtigen Neuerung: Erstmals gelten einheitliche Werte für West und Ost.

5 Min. Lesezeit

Beitragsbemessungsgrenzen 2025 im Überblick

Versicherungszweig Monatlich Jährlich

Renten- und Arbeitslosenversicherung (einheitlich West & Ost)

8.050,00 €

96.600,00 €

Kranken- und Pflegeversicherung (BBG)

5.512,50 €

66.150,00 €

Vergleich zu 2024

  • In 2024 lag die BBG für die Renten- und Arbeitslosenversicherung in den alten Bundesländern bei 7.550,00 €/Monat, in den neuen bei 7.450,00 €/Monat.
  • Die Kranken-/Pflegeversicherungs-Grenze betrug 2024 5.175,00 € monatlich bzw. 62.100,00 €/Jahr.
    Bundesregierung.de
  • Für 2025 wurden die Werte deutlich angehoben und gelten nun bundesweit einheitlich.

Geplante Anpassungen für 2026

Laut Entwürfen und offiziellen Berichten sind für 2026 bereits folgende BBG-Erhöhungen in Planung:

Versicherungszweig Geplanter Wert 2026

Renten- und Arbeitslosenversicherung 

8.450,00 €

Kranken- und Pflegeversicherung

5.812,50 €

Diese Werte sind noch nicht endgültig bestätigt, sondern basieren auf Verordnungsentwürfen bzw. Planungen.

Bedeutung für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

  • Wer in 2024 Gehälter oberhalb der alten Bemessungsgrenzen hatte, zahlt ab 2025 mehr Sozialversicherungsbeiträge, da der Grenzwert erhöht wurde.
  • Arbeitgeber müssen ihre Abrechnungssysteme (z. B. Baulohnsoftware) anpassen, damit die neuen Beiträge korrekt berechnet werden.
  • Die geplanten Werte für 2026 sollten ebenfalls frühzeitig beachtet werden, um Budget und Personalkosten vorausschauend planen zu können.

Fazit

Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen 2025 deutlich gegenüber 2024 und gelten nun einheitlich für ganz Deutschland. Die noch zur Diskussion stehenden Werte für 2026 deuten darauf hin, dass sich dieser Trend fortsetzt. Wer jetzt seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen entsprechend anpasst, ist auf der sicheren Seite.

Quellen:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2025
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026

Die besten Bewerbermanagementsysteme 2025 für KMUs: Dein Vergleich auf einen Blick
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Die besten Bewerbermanagementsysteme 2025 für KMUs: Dein Vergleich auf einen Blick

Ob du gerade erst ins digitale Recruiting einsteigst oder deine bestehende Bewerbungssoftware optimieren möchtest: Dieser Artikel hilft dir, die passende Lösung zu finden, mit der du deine Prozesse vereinfachst, Zeit sparst und die besten Talente für dein Team gewinnst.

5 Min. Lesezeit

Du suchst nach einer Bewerbermanagement-Software, die wirklich zu deinem Unternehmen passt? Dann bist du hier genau richtig.  In unserem Vergleich der besten Recruiting-Tools 2025 für kleine und mittlere Unternehmen zeigen wir dir, worauf es ankommt – von Benutzerfreundlichkeit über Funktionen bis hin zu Preis-Leistung.

Ob du gerade erst ins digitale Recruiting einsteigst oderdeine bestehende Bewerbungssoftware optimieren möchtest: Dieser Artikel hilft dir, die passende Lösung zu finden, mit der du deine Prozesse vereinfachst, Zeit sparst und die besten Talente für dein Team gewinnst.

Warum du eine passende Bewerbermanagement-Software brauchst

In der heutigen Arbeitswelt ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS) oder eine Talent Acquisition Suite fast schon ein Muss. Gerade wenn du im Wettbewerb umqualifizierte Fachkräfte mithalten willst, kommst du an einer digitalen Lösung nicht vorbei. Denn moderne Systeme verbessern nicht nur die Candidate Experience, sondern bringen Struktur und Tempo in deinen Recruiting-Alltag

Von der Bewerbung bis zur Zusage – digital und durchdacht

Von der Verwaltung eingehender Bewerbungen bis zur professionellen Kommunikation mit Kandidat:innen: Ein Bewerbermanagementsystemnimmt dir viele manuelle Schritte ab. Besonders für Unternehmen mit vielen offenen Positionen oder hoher Fluktuation ist das ein echter Gewinn. Große Unternehmen zeigen längst, wie sehr standardisierte Abläufe die Personalbeschaffung entlasten – aber auch KMUs können davon enorm profitieren.

Weniger Aufwand, mehr Überblick

Digitale Prozesse bedeuten nicht nur mehr Übersicht, sondern auch spürbare Zeit- und Kostenersparnis. Mit automatisierten Workflows und einer zentralen Plattform hast du alle Bewerbungen im Blick – ohne Zettelwirtschaft oder manuelle Listen. Viele Systeme ermöglichen zudem, Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf verschiedenen Jobportalen zu veröffentlichen und so deine Reichweite zu erhöhen.

Arbeitgebermarke stärken – durch professionelle Kommunikation

Ein zusätzlicher Pluspunkt: Deine Arbeitgebermarke gewinnt. Denn wer schnell, transparent und professionell kommuniziert, bleibt im Gedächtnis. Bewerber:innen erleben den Prozess als wertschätzend und gutstrukturiert – das stärkt Vertrauen und kann dazu beitragen, Wunschkandidat:innen an dein Unternehmen zu binden.

Fazit: Alles, was modernes Recruiting braucht

Kurz gesagt: Das passende Bewerbermanagementsystem liefert dir alles, was du für erfolgreiches Recruiting brauchst – heute und in Zukunft.Wichtig ist nur, dass du eine Lösung findest, die zu deinem Unternehmen passt, mit deinen Anforderungen wächst und dir genug Flexibilität lässt.

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Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem (auch ATS – Applicant Tracking System – genannt) hilft dir, Bewerbungen zentral zu verwalten und alle Schritte im Recruiting-Prozess zu digitalisieren. Vom Anforderungsprofil bis zur finalen Zusage behältst du mit einem solchen System jederzeit den Überblick – und sparst dabei nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgst auch für einen professionellen Eindruck bei deinen Kandidat:innen.

Digitale Prozesse, die dir den Rücken freihalten

Doch moderne Bewerbermanagementsysteme können mehr, als nur Unterlagen sortieren. Sie fügen sich nahtlos in deine HR-Prozesse  ein und bieten eine durchgängige Plattform, mit der du dein gesamtes Recruiting strategisch aufstellen kannst. Viele Routinetätigkeiten wie Terminabsprachen oder E-Mail-Kommunikation lassen sich automatisieren, sodass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: die Auswahl der passenden Talente.

Den Überblick behalten – auch bei hoher Bewerberzahl

Einheitlich aufgebaute Bewerbungsunterlagen helfen dir dabei, Kandidat:innen objektiv zu vergleichen – besonders dann, wenn viele Bewerbungen auf eine Stelle eingehen. Darüber hinaus liefern dir gute Systeme wertvolle Insights:

  • Du siehst auf einen Blick,
  • welche Stellenanzeigen performen,
  • wo du Reichweite verlierst oder
  • an welcher Stelle Kandidat:innen abspringen.

Diese Daten helfen dir, dein Recruiting kontinuierlich zu verbessern.

Individuelle Workflows für effizientes Bewerbermanagement

Ein weiterer Vorteil: Du kannst dein System individuell an die Abläufe in deinem Unternehmen anpassen. So lassen sich Rollen, Workflowsund Zugriffsrechte passgenau konfigurieren – egal ob du allein rekrutierst oder ein ganzes Team involviert ist. Das reduziert Komplexität und sorgt für Klarheit im Prozess.

Reichweite steigern und Arbeitgebermarke stärken

Viele Bewerbermanagementsysteme integrieren heute auch Social Media und Jobplattformen direkt ins Tool. Damit erreichst du mehr Menschen mit weniger Aufwand – und kannst die Reichweite deiner Stellenanzeigendeutlich erhöhen. Gleichzeitig stärkst du deine Arbeitgebermarke, indem du Kandidat:innen eine strukturierte, transparente und wertschätzende Kommunikation bietest.

Unterm Strich gilt: Ein gutes Bewerbermanagementsystembringt nicht nur Effizienz – es macht dein Recruiting zukunftsfähig. Es hilft dir, die richtigen Talente zu finden, deine Prozesse zu optimieren und deine Position im War for Talent zu stärken.

Deine Vorteile mit einer Bewerbermanagement-Software

Recruiting kostet Zeit, bindet Ressourcen – und wird zunehmend komplexer. Genau hier setzt eine Bewerbermanagement-Software an: Sieunterstützt dich dabei, den Überblick zu behalten, Prozesse zu automatisieren und Bewerbenden ein positives Erlebnis zu bieten. Wer auf das richtige Systemsetzt, spart Aufwand und verbessert die Qualität im gesamten Bewerbungsprozess.

Zeit- & Kostenersparnis

Mach Schluss mit E-Mail-Chaos und Excel-Listen: Automatisierte Prozesse helfen dir, Struktur in den Recruiting-Prozess zubringen und wertvolle Zeit zu sparen. Statt dich mit manuellen Aufgabenaufzuhalten, kannst du dich auf strategische HR-Arbeit konzentrieren. Gleichzeitig minimiert die Automatisierung Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe – von der Stellenausschreibung bis zur finalen Entscheidung.

Zentrale Übersicht

Mit einem zentralen Dashboard behältst du jederzeit den Überblick über alle Bewerbungen und deren Status. Du siehst auf einen Blick, was als Nächstes ansteht, wer gerade im Auswahlprozess ist und wo du nachjustieren musst. Das erleichtert die Planung und beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Bessere Candidate Experience

Kommuniziere schneller, transparenter und professioneller. Mit automatisierten, aber personalisierten Nachrichten informierst du Bewerbende zuverlässig über jeden Schritt – und hinterlässt einen positiven Eindruck. Eine gute Candidate Experience stärkt deine Arbeitgebermarke und erhöht die Chance auf Weiterempfehlungen.

Smarte Workflows

Verteile Aufgaben effizient und stimme dich einfacher mit Kolleg:innen ab. Intelligente Workflows sorgen für klare Verantwortlichkeiten und machen deine internen Abläufe schlanker. Ob HR, Fachabteilung oder Geschäftsführung – alle Beteiligten arbeiten Hand in Hand.

Reichweite steigern

Veröffentliche Stellenanzeigen direkt über das System auf verschiedenen Jobbörsen und deiner Karriereseite. So erreichst du mehrpotenzielle Talente – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist Sichtbarkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Rechtssicher arbeiten

Datenschutz? Erledigt! Mit einer DSGVO-konformen Lösung speicherst du Bewerbungsunterlagen sicher und rechtssicher. Das schützt dein Unternehmen vor Risiken – und signalisiert Bewerbenden: Ihre Daten sind bei dir in guten Händen. Dank zentraler Datenbank hast du außerdem jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen.

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Warum die Candidate Experience den Unterschied macht

Die Candidate Experience – also das, was Bewerbende währenddes gesamten Bewerbungsprozesses erleben – entscheidet oft darüber, wie dein Unternehmen wahrgenommen wird. Ist der Ablauf klar, transparent und wertschätzend, steigen die Chancen auf qualifizierte Bewerbungen – und auch dein Standing als Arbeitgeber:in.

Ein strukturierter Recruiting-Prozess, eine benutzerfreundliche Karriereseite und eine verlässliche Kommunikation schaffen Vertrauen. Mit einer modernen Bewerbermanagement Software kannst du genau das sicherstellen – und den gesamten Ablauf für alle Beteiligten angenehmer gestalten. Automatisierte E-Mails, klare Informationen und ein professioneller Auftritt sorgen dafür, dass sich Talente abgeholt und wertgeschätzt fühlen.

Auch die Reichweite deiner Stellenanzeigen spielt eine wichtige Rolle. Durch integrierte Schnittstellen zu Social Media und Jobportalen erreichst du mehr Menschen – und sprichst gezielt passende Kandidat:innen an. Das Ergebnis: mehr Bewerbungen, bessere Passung und eine stärkere Arbeitgebermarke.

Eine gute Candidate Experience macht dein Unternehmen nicht nur attraktiver. Sie ist auch ein entscheidender Hebel, um Top-Talente langfristig zu gewinnen und zu binden.

Was ein gutes Bewerbermanagement-Tool können muss

Damit du dein Recruiting wirklich effizient, transparent und erfolgreich gestalten kannst, sollte ein Bewerbermanagementsystem bestimmte Anforderungen erfüllen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Kriterien – aus Sicht von HR-Teams und Bewerbenden gleichermaßen:

  • Einfach in der Anwendung: Die Oberfläche sollte intuitiv bedienbar sein – für dich im HR-Team genauso wie für Bewerbende. So sparst du Zeit bei der Einarbeitung und gestaltest den Bewerbungsprozess angenehm und zugänglich.
  • Automatisierte Abläufe: Ob Eingangsbestätigung, Interviewplanung oder Reminder: Automatisierungen entlasten dich im Alltag und sorgen dafür, dass keine Aufgabe untergeht.
  • Zentrale Datenverwaltung: Bewerberprofile, Anhänge, Notizen – alles an einem Ort, DSGVO-konform gespeichert und jederzeit abrufbar.
  • Schnelle Suche & smarte Filter: Die Software sollte dir helfen, passende Talente schnell zu identifizieren – mit intelligenten Such- und Filterfunktionen.
  • Kommunikation, die verbindet: Integrierte Tools für E-Mail oder Messenger sorgen für eine einfache, konsistente und persönliche Kommunikation mit den Kandidat:innen.
  • Transparente Prozessübersicht: Behalte jederzeit den Status aller Bewerbungen im Blick – vom ersten Kontakt bis zur Zusage.
  • Nahtlose Integration: Ob Zeiterfassung, HR-System oder ERP: Die Software sollte sich nahtlos in deine bestehenden Tools integrieren lassen.
  • Daten, die dir helfen: Erkenne, was gut funktioniert – und wo du nachjustieren kannst. Dashboards und Berichte liefern dir wichtige Insights zum Recruiting-Erfolg.
  • DSGVO-konforme Sicherheit: Datenschutz ist Pflicht. Achte auf verschlüsselte Speicherung, klare Rechteverteilung und Hosting im Einklang mit der DSGVO.
  • Mitwachsen statt austauschen: Gute Software wächst mit – egal ob du fünf oder fünfzig Stellen pro Monat ausschreibst.
  • Flexibel anpassbar: Jedes Unternehmen tickt anders. Stell sicher, dass du Workflows und Rollen flexibel konfigurieren kannst.
  • Social-Media-Integration: Jobanzeigen direkt auf LinkedIn, XING & Co. veröffentlichen – ganz einfach aus der Software heraus.
  • Mitarbeitende werben Talente: Wenn du interne Empfehlungsprogramme nutzt: Ideal, wenn das System diese ebenfalls abbilden kann.
  • Kosten im Blick: Eine transparente Übersicht über Kosten und den Return on Investment (ROI) hilft dir, Entscheidungen datenbasiert zu treffen.
  • Time-to-Hire optimieren: Gute Systeme reduzieren deine Time-to-Hire – und damit auch deine Recruiting-Kosten.
  • Ganzheitlich denken: Deine Bewerbermanagement-Software sollte sich problemlos in andere HR-Prozesse wie Onboarding, Entwicklung oder Payroll einfügen lassen.

Ein System, das diese Anforderungen erfüllt, ist nicht einfach ein digitales Tool – es wird zum Herzstück deiner Recruiting-Strategie.

Die besten Bewerbermanagementsysteme 2025 im Vergleich

Du willst nicht irgendein System, sondern eines, das zu dir und deinem Unternehmen passt? Hier findest du eine kompakte Übersicht der beliebtesten Bewerbermanagementsysteme – mit ihren jeweiligen Stärken, Schwächen und Besonderheiten.

1. Personio

  • Ideal für: Start-ups und wachsende KMUs
  • Stärken: Einfaches Handling, schneller Einstieg
  • Schwächen: Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten
  • Preis: ab 99 €/Monat

Personio ist ein Allrounder für HR-Prozesse – von Recruiting über Lohn bis zur Zeiterfassung. Besonders kleine Unternehmen profitieren vom intuitiven Einstieg und der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Wer sich vorab ein Bild machen möchte, kann die Software kostenlostesten.

2. Softgarden

  • Ideal für: Mittelständische Unternehmen
  • Stärken: Karriereseite, Employer Branding Tools
  • Schwächen: Eingeschränkte Analysefunktionen
  • Preis: auf Anfrage

Mit Softgarden stärkst du deine Arbeitgebermarke. Die Plattform punktet mit einer modernen Karriereseite, überzeugendem Design und schlanken Prozessen. Ein zuverlässiges Recruiting-Tool für Unternehmen, die das Bewerbererlebnis in den Mittelpunkt stellen.

3. Prescreen

  • Ideal  für: Recruiting mit XING-Fokus
  • Stärken: Gute Integration ins XING-Ökosystem
  • Schwächen: Begrenzte Internationalität
  • Preis: ab ca. 300 €/Monat

Prescreen ist eine gute Lösung, wenn dein Recruiting auf den deutschsprachigen Raum fokussiert ist – insbesondere via XING. Die Software bietet umfassende Funktionen und eine klare, strukturierte Benutzeroberfläche für alle Phasen des Bewerbungsprozesses.

4. Greenhouse

  • Ideal für: International agierende Teams
  • Stärken: Hohe Skalierbarkeit, starke Funktionen
  • Schwächen: Englischsprachig, komplexe Einrichtung
  • Preis: auf Anfrage

Greenhouse bietet dir eine mächtige Plattform mit starken Integrationen und flexiblen Workflows. Ideal für große Teams, die weltweit rekrutieren – vorausgesetzt, du bringst die nötigen Ressourcen für Implementierung und Schulung mit.

5. Recruitee

  • Ideal für: Flexibles, kollaboratives Recruiting
  • Stärken: Intuitiv, flexibel, moderne UX
  • Schwächen: Geringe DACH-Fokussierung
  • Preis: ab 185 €/Monat (zzgl. ggf. Hiring Fee)

Recruitee überzeugt mit einem klaren Design und hoher Flexibilität. Die Software eignet sich besonders für Teams, die Wert auf Zusammenarbeit und ein modernes Tooling legen. Achte auf die Gesamtkosten – je nach Paket können Zusatzgebühren entstehen.

6. Onlyfy (by XING)

  • Ideal für: Unternehmen mit Fokus auf Active Sourcing
  • Stärken: Talent Pools, modernes Design
  • Schwächen: Weniger geeignet für kleinere Unternehmen
  • Preis: auf Anfrage

Onlyfy verbindet Active Sourcing mit Bewerbermanagement – alles in einem Tool. Durch die direkte XING-Anbindung erreichst du qualifizierte Talente dort, wo sie wirklich aktiv sind. Besonders relevant für Unternehmen mit Fokus auf strategisches Recruiting.

7. Suiteify – Die Lösung für KMUs im DACH-Raum

  • Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen
  • Stärken: Nahtlose Integration in deine HR- und Payroll-Prozesse, Intuitive Bedienung - auch ohne IT-Wissen, Höchste DSGVO-Sicherheit, Persönlicher Support und lokale Expertise
  • Preis: Fair & transparent – abgestimmt auf deine Unternehmensgröße
  • Besonderheit: Suiteify ONE ist mehr als Recruiting – es ist dein HR-Komplettsystem mit Bewerbermanagement, Personalakte, Zeiterfassung & Co

Suiteify ist deine HR-Software, wenn du eine Lösung suchst, die genau auf dein KMU zugeschnitten ist. Ob Recruiting, Zeiterfassung oder Lohn – du profitierst von zentralen Workflows, starker Automatisierung und echter Hands-on-Unterstützung durch unser Team. Die Plattform wächst mit dir –egal, wie viele Standorte oder Mitarbeitende du betreust.

Erfolgsbeispiel: So klappt der Umstieg auf ein modernes Recruiting-Tool

Die Oberbank AG hat ihr Bewerbermanagement mit Suiteify digitalisiert – und das mit sichtbarem Erfolg:

„Durch die effiziente Verwaltung der Kandidat:innendaten konnten wir unsere Prozesse verschlanken, die Time-to-Hire deutlich senken und profitieren heute von einer professionellen, durchgängigen Lösung.“

Hier geht’s zur vollständigen Case Study.‍

Was wir daraus lernen können?
Ein starkes Bewerbermanagementsystem wirkt – und zwar langfristig.

Warum Suiteify den Unterschied macht

Die Oberbank ist nur ein Beispiel von vielen: Unsere Kund:innen berichten regelmäßig von einer spürbaren Verbesserung ihrer Recruiting-Prozesse und einer passgenaueren Personalauswahl. Der Schlüssel? Automatisierung, zentrale Verwaltung und intuitive Abläufe.

💡 Die Vorteile auf einen Blick:

  • Weniger Routine, mehr Strategie: Durch automatisierte Aufgaben und strukturierte Datenverwaltung bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
  • Bessere Candidate Experience: Bewerbende fühlen sich informiert, ernst genommen und wertgeschätzt – von der Bewerbung bis zur Entscheidung.
  • Schnellere Entscheidungen: Alle wichtigen Infos sind jederzeit abrufbar. Das spart Zeit und sorgt für fundierte Entscheidungen.
  • Effizientere Zusammenarbeit: HR, Fachabteilungen und Führungskräfte arbeiten enger zusammen – digital, vernetzt und transparent.

Bereit für den nächsten Schritt?

Die Oberbank plant bereits die Integration weiterer Module –und zeigt damit, dass ein modernes Bewerbermanagementsystem kein Einmal-Projekt ist, sondern ein zentraler Hebel für nachhaltige Personalentwicklung.

Häufige Fragen rund um Bewerbermanagementsysteme

Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Die Preise starten bereits bei unter 100 € im Monat. Je nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße können sie stark variieren. Wichtig: Berücksichtigen eben den Lizenzkosten auch einmalige Ausgaben für Implementierung, Schulung und individuelle Anpassungen. Viele Anbieter – auch wir bei Suiteify – bieten skalierbare Preismodelle, die mit deinem Unternehmen mitwachsen.

Eignet sich ein BMS auch für kleine Teams und Start-ups?

Unbedingt. Gerade kleine HR-Teams profitieren stark von Automatisierung und zentraler Übersicht. Mit einem Bewerbermanagementsystemsparst du Zeit, reduzierst manuellen Aufwand und hast mehr Freiraum fürstrategische Aufgaben – selbst bei begrenzten Ressourcen.

Wie schnell kann ich mit Suiteify starten?

Schnell! Innerhalb weniger Tage kannst du dein Bewerbermanagement mit Suiteify live schalten – inklusive Support, Schulung und sicherem Datenimport. Wir begleiten dich eng im Onboarding, damit du direktdurchstarten kannst.

Was bringt mir die Integration mit anderen Tools?

Du arbeitest effizienter, reduzierst Medienbrüche und erhältst konsistente Daten – von der Bewerbung bis zur Lohnabrechnung. Eine integrierte HR-Landschaft spart Zeit, minimiert Fehler und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams.

Fazit: Finde das passende Bewerbermanagementsystem für dein Unternehmen

Du willst Recruiting einfacher, schneller und erfolgreicher gestalten? Dann ist ein Bewerbermanagementsystem dein Gamechanger. Besonders als kleines oder mittleres Unternehmen im DACH-Raum profitierst du von einer Lösung wie Suiteify: intuitiv, leistungsstark und skalierbar.

Ein BMS ist weit mehr als ein Verwaltungstool – es ist dein strategischer Partner in der Personalgewinnung. Es hilft dir, Prozesse zu optimieren, die Candidate Experience zu verbessern und dein Recruiting datenbasiert weiterzuentwickeln.

💡 Bonus: Mitautomatisierten Workflows, integrierten Kommunikationslösungen und intelligenter Datenanalyse legst du den Grundstein für nachhaltiges Wachstum – und ziehst genau die Talente an, die zu deinem Unternehmen passen.

Arbeitszeitflexibilisierung im Bau: Vorteile & Zeitkontenmodelle
HR & Payroll

Arbeitszeitflexibilisierung im Bau: Vorteile & Zeitkontenmodelle

Überstunden, witterungsbedingte Ausfälle und Auftragsschwankungen sind im Bau Alltag. Ohne klare Vereinbarungen führt das oft zu Konflikten und finanziellen Belastungen. Ein etabliertes Instrument in der Bauwirtschaft sind Arbeitszeitkonten verbunden mit Saison-Kurzarbeitergeld (KuG) – mit dem Ziel, Beschäftigung ganzjährig abzusichern. Tarifpartner haben 2007 Regelungen zur Flexibilisierung vereinbart. Doch wie verbreitet sind diese Modelle heute? Welche Vorteile bringen sie für Unternehmen und Arbeitnehmer? Und welche Bedingungen gelten konkret?

5 Min. Lesezeit

Grundlagen: Flexibilisierung im Baugewerbe

Die Tarifparteien des Baugewerbes haben sich darauf verständigt, Arbeitszeitflexibilisierung zu ermöglichen. Das bedeutet: Zeitkonten und saisonales Kurzarbeitergeld werden kombiniert, um Schwankungen im Arbeitsvolumen auszugleichen und Beschäftigung zu sichern.

Vorteile für Unternehmen

  • Die ersten bis zu 150 Stunden sind in der Regel überstundenzuschlagsfrei, wenn sie dem Zeitkonto zugeführt werden (nach Tarifregelungen; individuelle Betriebsvereinbarungen beachten).
  • Reduzierung von Zuschlagszahlungen und Sondervergütungen bei gleichem Einsatz.
  • Höhere Flexibilität in der Personaleinsatzplanung – Auftragsspitzen lassen sich besser abfangen.
  • Attraktivitätssteigerung als Arbeitgeber: Bewerbende sehen Zeitkonten oft als Vorteil bei Planungssicherheit.

Vorteile für Arbeitnehmer

  • Absicherung gegen Lohnausfälle bei wetterbedingten oder Auftragsausfällen in der Schlechtwetterperiode.
  • In Zeiten, in denen Guthaben eingebracht werden, kann ein „Zuschuss-Wintergeld“ tariflich vorgesehen sein (bei SOKA-BAU bekannt).
  • Mehr Planungssicherheit und oft bessere Jahresverdienste durch Ausgleich statt Kurzarbeit.

Modelle zur Arbeitszeitflexibilisierung

Variante 1 (Saisonmodell):

  • April bis November: höhere Sollstunden
  • Dezember bis März: reduzierte Sollstunden

Variante 2 (Konstanter Monatslohn):

  • Jeden Monat gleiche Sollstunden – glatter Monatslohn

Variante 3 (Monatsspezifisch):‍

  • Sollstunden je kalendermäßigem Tarifmonat – entspricht der tatsächlichen Dauer des Monats

Diese Modelle ermöglichen einen differenzierten Ausgleich von Überstunden, Abweichungen und saisonalen Schwankungen.

Geschützte Guthaben & Insolvenzsicherung

Zeitguthaben auf Ausgleichskonten sind tariflich geschützt. Laut Baugewerbe-Tarifvertrag sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Insolvenzschutzversicherung oder Sicherung (z. B. über SOKA-BAU) zu gewährleisten.
Die gesetzlichen Regelungen sehen vor, dass Guthaben ausschließlich für:

  • Monatslohn
  • witterungsbedingte Ausfallszeiten
  • Zeiten saisonaler Ausfälle verwendet werden dürfen
    Andere Entnahmen sind nur in Ausnahmefällen zulässig.

Fazit & Empfehlungen

Arbeitszeitkonten und Flexibilisierung sind weit mehr als Absicherung: Für Bauunternehmen bieten sie wirtschaftliche und organisatorische Vorteile, für Arbeitnehmer mehr Sicherheit und Einkommensstabilität.

Wichtig ist: Tarifregelungen, Insolvenzsicherung und ein transparentes Modell für alle Beteiligten. Nur so kann das System funktionieren.

FAQ

Warum bis zu 150 Stunden zuschlagsfrei?

Tariflich erlaubt das Baugewerbe, dass Überstunden bis zu einem gewissen Umfang dem Zeitkonto zugeführt werden, ohne Zuschlagszuschläge zu zahlen.

Wer übernimmt die Absicherung der Guthaben?

Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Absicherung (z. B. Versicherung, Bürgschaft oder über SOKA-BAU) vorzusehen, um Guthaben gegen Insolvenz zu schützen.

Wann dürfen Guthabenkonten genutzt werden?

Guthaben sind typischerweise für Monatslohn, witterungsbedingte Ausfälle und saisonale Einsatzausfälle vorgesehen.

Quellen

Bundesagentur für Arbeit – Saison-Kurzarbeitergeld

Tarifvertrag zur Förderung der ganzjährigen Beschäftigung im Baugewerbe (TV Schlechtwetter)