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Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit
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Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich dem digitalen Wandel nicht verschließen. Der Bereich Human Resources (HR) sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Prozesse digitalisieren. Den Anfang macht hier die digitale Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Der deutsche Mittelstand hat es in diesen Tagen nicht leicht – die Digitalisierung streckt ihre Fühler in alle Richtungen aus und macht vor keinem Betrieb Halt. In vielen Bereichen ist die digitale Kommunikation bereits zum Muss geworden – kein Unternehmer kann sich davor verstecken, seine Sozialversicherungsbeiträge online zu melden oder die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln.

Neben diesen Besonderheiten in der Entgeltabrechnung kämpft gerade das Personalwesen mit weiteren Herausforderungen. Der Fachkräftemangel, der die Suche nach geeignetem Personal stark erschwert. Der wachsende Bedarf an gezielter Personalentwicklung, der mit der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt einhergeht. Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und -strukturen. Das immer komplizierter werdende Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese und viele weitere Faktoren erschweren die Personalarbeit, lassen sich jedoch durch geeignete digitale Unterstützung meistern.

Warum die digitale Lohnabrechnung für KMU vorteilhaft ist

Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.

Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder (!) Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:

  • Effizienzsteigerung: Die Maschine führt die Entgeltabrechnung in einem Bruchteil der Zeit eines Menschen durch. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Plausibilitätsprüfungen verhindern Fehler durch Falscheingaben sowie Bedienungsfehler. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich.
  • Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z. B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.
  • Zukunftsfähigkeit: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen mit der Entwicklung Schritt halten und den Weg der Digitalisierung mitgehen. Andernfalls ist der Vorsprung der anderen später zu groß, um ihn noch aufzuholen.
  • Informationsgrundlage: Dem Unternehmen stehen ständig aktuelle Werte und Kennzahlen zur Verfügung. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf der Basis von Zahlen entschied, die der Steuerberater für einen Monate zurückliegenden Zeitraum übermittelte.
  • Zeitersparnis beim Datenzugriff: Nach Informationen zu einem früheren Vorgang muss nicht mehr lange in Ordnern oder im Archiv geblättert werden. Per Suchfunktion gelangt der Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu den benötigten Daten.

Ohne das erforderliche Know-how in der Hinterhand wird es wegen der zunehmenden Komplexität für KMU immer schwieriger, ihre Entgeltabrechnung und andere HR-Themen selbst abzuwickeln. Mithilfe von Personalsoftware können sie wichtige Prozesse selbst durchführen und damit auch ihre Zukunftsfähigkeit sichern.

So lassen sich durch die digitale Lohnabrechnung Abhängigkeiten von externen Dienstleistern ebenso wie der Verlust von Know-how in der Entgeltabrechnung, einem der HR-Kernbereiche, vermeiden und die eigene Handlungsfähigkeit bewahren. Zudem ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine unverzichtbare Informationsquelle für die praktische Personalarbeit. Allein schon deshalb sollte sie inhouse durchgeführt werden.

Digitale Transformation im Bereich HR: Mit gutem Beispiel vorangehen

Wenn es um die digitale Transformation geht, nimmt die Personalabteilung eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit den HR-Managern in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist der HR-Bereich von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung.

Lohnabrechnungssoftware in KMU: So erleichtert sie den Alltag

Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. So lassen sich beispielsweise diese Vorgänge vereinfachen:

  • Anfertigung der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der individuellen Besonderheiten der Mitarbeiter
  • Arbeiten stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand
  • Auswertungen und Statistiken ganz nach Bedarf
  • Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern

Entscheidend ist: All diese Vorgänge können grundsätzlich auch ohne vertieftes Wissen im Bereich der Lohnabrechnung bearbeitet werden. Die Arbeit mit einer Lohnsoftware kann das Know-how in der Personalabteilung sogar stärken und ausbauen – als eine Art kontinuierliche Weiterbildung.

Digitale Lohnabrechnung – das sollte die Software können

  • Abrechnung nicht nur von herkömmlichen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen, sondern auch von spezielleren Fällen wie Minijobs, Teilzeitarbeit oder Werksstudenten
  • Automatisierte Meldungen an Sozialversicherungsträger und weitere Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV-Meldungen, elektronischer Lohnnachweis)
  • Zulassung für das DEÜV-Verfahren nach erfolgreich absolvierter ITSG-Prüfung
  • Assistenten, die durch die Entgeltabrechnung führen, zur vereinfachten Bearbeitung von Lohndaten
  • Individuelle Zusammenstellung von Berichten und Statistiken
  • Import- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Freie Verwaltung der Lohnarten
  • Intuitive Bedienung in einer modernen Benutzeroberfläche
  • Regelmäßige Updates
  • Sofern benötigt: Umsetzung von branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Tarifverträge, Baulohn)
  • Idealerweise modularer Aufbau, damit die Software mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann
  • Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit

Eine Software zur Lohnabrechnung, die über die oben genannten Funktionen bzw. Eigenschaften verfügt, bietet gute Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme inhouse erstellte Entgeltabrechnung. Welche spezifischen Funktionen eine Lohnsoftware für ein Unternehmen darüber hinaus enthalten sollte, ist im Vorfeld über ein Lastenheft zu ermitteln.

Digitale Lohnabrechnung: Mit Lohnsoftware auch für KMU umsetzbar

Die Lohnabrechnung mit ihren gesetzlichen Anforderungen und ständigen Neuerungen wirkt vor allem auf kleinere Firmen häufig abschreckend. Mit den richtigen Hilfsmitteln – Stichwort: digitale Lohnabrechnung – lässt sich diese Aufgabe jedoch erstaunlich leicht und sicher bewältigen.

Eine intuitiv bedienbare, ITSG-geprüfte Lohnsoftware versetzt auch kleine und mittlere Unternehmen in die Lage, eine korrekte und rechtlich einwandfreie Entgeltabrechnung durchzuführen, ohne dafür einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister beauftragen zu müssen. Dadurch bleibt wichtiges HR-Know-how im Unternehmen. Zudem ist die digitale Lohnabrechnung das Fundament für die künftige weitere Digitalisierung anderer HR-Bereiche.

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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab
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Personalentwicklung im Mittelstand: So sichern Sie sich gegen den Fachkräftemangel ab

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Qualifiziertes Personal zu finden, wird für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend schwerer. Der wirksamste Hebel liegt oft nicht im Recruiting, sondern in der eigenen Belegschaft: gezielte Personalentwicklung bindet Mitarbeitende, schließt Kompetenzlücken und macht Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

  • Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
  • Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
  • Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
  • Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

  • Ist-Analyse der Ausgangslage
  • Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
  • Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
  • Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

  • Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
  • Abgleich von Selbst- und Fremdbild
  • Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
  • Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

  • Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
  • Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
  • Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
  • Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
  • Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
  • Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
  • Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
  • Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
  • Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
  • Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung? 

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen? 

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung? 

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel? 

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung? 

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick
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Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

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Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich? 

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft? 

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen? 

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf? 

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

Neuer gestaffelter Mutterschutz bei Fehlgeburten ab Juni 2025: Das müssen Arbeitgeber wissen
HR & Payroll

Neuer gestaffelter Mutterschutz bei Fehlgeburten ab Juni 2025: Das müssen Arbeitgeber wissen

Am 1. Juni 2025 ist in Deutschland eine wichtige Neuregelung in Kraft getreten, die den Mutterschutz nach einer Fehlgeburt deutlich verbessert. Das bedeutet für Arbeitgeber, dass sie sich auf neue Pflichten im Mutterschutz einstellen müssen, um betroffene Mitarbeiterinnen rechtlich korrekt und menschlich unterstützend zu begleiten.

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Was ändert sich beim Mutterschutz bei einer Fehlgeburt ab 2025?

Bisher galten Mutterschutzfristen nur bei einer Lebendgeburt sowie bei einer Totgeburt ab der 24. Schwangerschaftswoche. Seit dem 1. Juni 2025 greifen gestaffelte Mutterschutzregelungen bereits ab der 13. Woche. Dies ist ein bedeutender Schritt hin zu mehr Fürsorge und rechtlichem Schutz bei Schwangerschaftsverlust.

Die neuen Mutterschutzfristen im Überblick:

  • Ab der 13. Schwangerschaftswoche: bis zu zwei Wochen Mutterschutz bei Fehlgeburt
  • Ab der 17. Schwangerschaftswoche: bis zu sechs Wochen Mutterschutz
  • Ab der 20. Schwangerschaftswoche: bis zu acht Wochen Mutterschutz

Diese neue Regelung zum Mutterschutz bei Fehlgeburten ist Teil einer Anpassung des Mutterschutzgesetzes 2025.

Beschäftigungsverbot während der Mutterschutzfrist

Während der jeweiligen Mutterschutzfrist nach einer Fehlgeburt gilt ein absolutes Beschäftigungsverbot. Arbeitgeber dürfen betroffene Mitarbeiterinnen in dieser Zeit grundsätzlich nicht beschäftigen. Eine frühere Rückkehr ist nur möglich, wenn die Frau dies ausdrücklich wünscht. Hier spielt das Prinzip der Selbstbestimmung im Mutterschutz eine zentrale Rolle.

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Mutterschaftsleistungen 2025 und U2-Umlageverfahren

Betroffene Frauen haben während der Schutzzeit Anspruch auf Mutterschaftsgeld und ggf. auf einen Arbeitgeberzuschuss zu Mutterschaftsleistungen. Die Höhe richtet sich nach dem Durchschnittsverdienst und der jeweiligen Schutzfrist.

Wichtig für Unternehmen: Die Aufwendungen können weiterhin über das U2-Umlageverfahren bei der Krankenkasse abgerechnet werden – wie bei anderen Mutterschutzfällen auch.

Ärztliche Bescheinigung für Mutterschutz nach Fehlgeburt

Ein Anspruch auf die neue Mutterschutzregelung bei Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche besteht nur mit einer ärztlichen Bescheinigung. Bis Ende 2025 muss dafür das spezielle Formular „Bescheinigung einer Fehlgeburt“ verwendet werden, ab 2026 gilt das bundesweit einheitliche Muster 9.

Kündigungsschutz nach Fehlgeburt ab der 12. Woche

Nach einer Fehlgeburt ab der 12. Schwangerschaftswoche gilt ein besonderer Kündigungsschutz: Der Arbeitgeber darf der betroffenen Mitarbeiterin für vier Monate grundsätzlich nicht kündigen. Diese Regelung stärkt den rechtlichen Schutz bei einem Schwangerschaftsverlust und sollte in den internen HR-Prozessen berücksichtigt werden.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

  • Informieren Sie sich über die neuen Mutterschutzregelungen nach einer Fehlgeburt.
  • Passen Sie Ihre internen Prozesse und Richtlinien an.
  • Schulen Sie Ihre Personalabteilung zum gestaffelten Mutterschutz und den notwendigen Nachweisen.
  • Nutzen Sie das U2-Umlageverfahren, um finanzielle Aufwendungen zu reduzieren.
  • Kommunizieren Sie mit betroffenen Mitarbeiterinnen empathisch, wertschätzend und gesetzeskonform.

Fazit: Arbeitgeber in der Verantwortung

Mit der Neuregelung zum gestaffelten Mutterschutz bei Fehlgeburten ab Juni 2025 setzt der Gesetzgeber ein klares Signal für mehr Sensibilität und Schutz. Arbeitgeber sind nun in der Pflicht, die rechtlichen Vorgaben zum Mutterschutz nach einer Fehlgeburt umzusetzen und gleichzeitig eine vertrauensvolle Gesprächskultur zu fördern. Wer Prozesse vorausschauend anpasst, schützt nicht nur sich selbst vor Rechtsrisiken, sondern unterstützt seine Mitarbeiterinnen in einer besonders schwierigen Lebenssituation.

Mini- und Midijobs: Neue Verdienstgrenzen ab 2025 im Überblick
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Mini- und Midijobs: Neue Verdienstgrenzen ab 2025 im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Verdienstgrenzen für Mini- und Midijobs. Die Minijob-Grenze wurde erneut angehoben und ist weiterhin dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Auch der Übergangsbereich für Midijobs wurde erweitert. Für Arbeitgeber – besonders im Baugewerbe – ist es wichtig, diese Änderungen zu kennen, um Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen korrekt zu gestalten.

5 Min. Lesezeit

Neue Minijob-Grenze 2025

Die monatliche Verdienstgrenze für Minijobs liegt seit dem 1. Januar 2025 bei 556 € (zuvor 538 € in 2024 und 520 € in 2022/23). Die Grenze orientiert sich weiterhin an einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden zum jeweils gültigen Mindestlohn. Hintergrund: Der Mindestlohn ist zum 1. Januar 2025 auf 12,41 € gestiegen – dadurch erhöht sich automatisch auch die Minijob-Grenze.

Neue Midijob-Grenzen 2025

Der sogenannte Übergangsbereich (Midijobs) wurde erweitert.

  • Neu 2025: Einkommen von 556,01 € bis 2.000 € monatlich gelten als Midijob.
  • Arbeitnehmer zahlen in diesem Bereich weiterhin reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, die langsam ansteigen, bis sie bei 2.000 € das reguläre Niveau erreichen.
  • Arbeitgeber übernehmen wie gewohnt ihren Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Ziel dieser Regelung ist es, den Wechsel aus einem Minijob in eine reguläre Beschäftigung zu erleichtern und die Belastung der Arbeitnehmer beim Einstieg in eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit zu reduzieren.

Übergangsregelungen

Für Beschäftigte, die zwischen 450,01 € und 520 € verdient haben und bereits vor der letzten Reform (Oktober 2022) angestellt waren, galt bis 31. Dezember 2023 eine Bestandsschutzregelung.

Seit 2024 müssen alle diese Beschäftigungen nach den aktuellen Grenzen beurteilt werden. Wer jetzt mehr als 556 € verdient, fällt automatisch in den Midijob-Bereich.

FAQ: Mini- und Midijobs 2025

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2025?

556 € pro Monat. Sie orientiert sich an einer 10-Stunden-Woche zum Mindestlohn (12,41 €).‍

Wie hoch ist die Midijob-Grenze 2025?

Von 556,01 € bis 2.000 € monatlich.‍

Muss ein Minijobber Sozialabgaben zahlen?

Grundsätzlich nur Rentenversicherung (mit Befreiungsmöglichkeit). Keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.‍

Wie werden Midijobs abgerechnet?

Arbeitnehmer zahlen in der Gleitzone reduzierte Beiträge, die mit steigendem Einkommen an das volle Niveau herangeführt werden. Arbeitgeberanteil bleibt normal.

Was passiert, wenn ein Minijobber über 556 € verdient?

Das Arbeitsverhältnis wird automatisch sozialversicherungspflichtig (Midijob oder reguläre Beschäftigung).‍

Ändert sich die Grenze jedes Jahr?

Ja, weil die Minijob-Grenze dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt ist.

Quellen

‍‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) – Geringfügige Beschäftigung

‍‍Minijob-Zentrale – Aktuelle Verdienstgrenzen

‍‍Deutsche Rentenversicherung – Übergangsbereich Midijob‍‍

Haufe – Midijob 2025: Beitragssätze und Berechnungsbeispiele

Verrechnungslohn im Bau: So berechnen Sie Ihre Preisuntergrenze
HR & Payroll

Verrechnungslohn im Bau: So berechnen Sie Ihre Preisuntergrenze

Steigende Lohnkosten treffen auf stagnierende Marktpreise – ein Problem, das viele Bauunternehmen kennen. Gewinne zu erzielen, wird dadurch zunehmend schwieriger. Umso wichtiger ist es, die eigene Preisuntergrenze zu kennen. Wer den Verrechnungslohn seines Betriebs exakt ermittelt, kann Angebote fundiert kalkulieren, Preisdruck standhalten und langfristig wirtschaftlich arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Warum der Verrechnungslohn so wichtig ist

Der Verrechnungslohn bildet die Grundlage für jede Kalkulation im Baugewerbe. Er setzt sich aus allen Kosten zusammen, die ein Unternehmen pro produktiver Arbeitsstunde decken muss. Wer ihn kennt, weiß genau, zu welchem Stundenlohn Aufträge mindestens angeboten werden müssen, um kostendeckend zu arbeiten und nicht in finanzielle Schieflage zu geraten.

Betriebs- vs. Baustellenverrechnungslohn

  • Betriebsverrechnungslohn:
    Ein einheitlicher Satz für alle Baustellen. Einfach zu kalkulieren, aber oft zu ungenau, weil nicht alle Projekte die gleichen Kosten verursachen.
  • Baustellenverrechnungslohn:
    Für jede Baustelle wird ein individueller Satz berechnet. Er berücksichtigt z. B. unterschiedliche Mittellöhne, Nebenkosten, Zuschläge und Baustellengemeinkosten.
    → Vorteil: realistischere Kalkulationen und geringeres Risiko von Fehlkalkulationen.

Faktoren zur Berechnung des Verrechnungslohns

Grundmittellohn

Basis sind die Löhne der gewerblichen Arbeitnehmer (Zeit- und ggf. Akkord- oder Prämienlöhne) sowie Zuschläge (Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit), Erschwerniszuschläge und Arbeitgeberanteile zur Vermögensbildung.

Lohnzusatz- und Lohnnebenkosten

Dazu gehören Kosten für Krankheit, Urlaub, Feiertage, Sozialtage (z. B. Hochzeit, Umzug) sowie Beiträge zu Sozialversicherungen. Auch Kosten für auswärtige Tätigkeiten wie Fahrgeld oder Verpflegungszuschüsse zählen dazu.

Kleingeräte und Werkzeuge

Verbrauch und Verschleiß von Arbeitsmitteln (z. B. Schaufeln, Handschuhe, Leitern) sollten anteilig eingerechnet werden.

Alle diese Kosten werden als Zuschlag auf den Produktivlohn umgelegt.

Produktivlohn realistisch planen

Um den Produktivlohn zu berechnen, wird von den 365 Kalendertagen eines Jahres ausgegangen. Abgezogen werden:

  • Wochenenden und Feiertage
  • Urlaubstage
  • Sozialtage (z. B. Hochzeit, Umzug)
  • Schlechtwettertage
  • geschätzte Krankheitstage

Die verbleibenden produktiven Arbeitstage werden mit der Zahl der gewerblichen Mitarbeiter, der täglichen Arbeitszeit und dem Grundmittellohn multipliziert.

Beispiel:
197 produktive Tage × 20 Mitarbeiter × 8 Std. × 16,50 € = 520.080 € Produktivlohn pro Jahr

Zuschlagsberechnung für den Kalkulationslohn

Nachdem nun die umzulegenden Kosten und die Produktivlohnsumme des Jahres ermittelt sind, kann die Zuschlagsberechnung erfolgen.

Der Grundmittellohn zuzüglich der Zuschläge für Lohnzusatzkosten, Lohnnebenkosten sowie Kleingeräte und Werkzeuge ergibt den sogenannten Kalkulationslohn.

Um einen kostendeckenden Verrechnungslohn zu ermitteln, müssen zusätzlich die Baustellengemeinkosten und die Allgemeinen Geschäftskosten anteilig auf den Lohn verteilt werden:

  • Baustellengemeinkosten (BGK):
    Kosten, die durch das Betreiben der Baustelle entstehen und keiner Einzelleistung zugeordnet werden können (z. B. Vorhaltekosten von Geräten).
  • Allgemeine Geschäftskosten (AGK):
    Kosten, die nicht projektbezogen sind, sondern den Betrieb insgesamt betreffen (z. B. Verwaltung, Mieten, Versicherungen).

Baustellengemeinkosten korrekt einbeziehen

Baustellengemeinkosten sollten nicht pauschal mit einem festen Prozentsatz kalkuliert werden, da sie je nach Projekt stark variieren können.

Formel:
BGK-Zuschlag (%) = (BGK / Produktivlohnsumme der Baustelle) × 100

Allgemeine Geschäftskosten und Wagnis & Gewinn

  • Allgemeine Geschäftskosten (AGK):
    Verwaltungskosten, Mieten, Versicherungen, Gehälter der Verwaltung usw.
  • Wagnis und Gewinn:
    Individuell zu kalkulieren, abhängig von Marktsituation und Risikobereitschaft.

Werden bereits auf andere Kostenarten (z. B. Material oder Nachunternehmer) Zuschläge erhoben, kann der Lohnzuschlag geringer ausfallen. Die nachfolgende Grafik veranschaulicht das Kalkulationsschema.

Häufige Fehler und Praxistipps

  • Veraltete Kostenansätze verwenden
  • Produktivstunden zu optimistisch kalkulieren
  • BGK pauschal statt projektspezifisch berechnen
  • Änderungen bei Tarifen, Sozialabgaben oder gesetzlichen Vorgaben nicht einbeziehen

Tipp: Das Rechnungswesen regelmäßig auswerten und Zuschlagssätze anpassen, wenn sich Lohnkosten oder Gemeinkosten verändern.

Fazit

Ein präzise berechneter Verrechnungslohn ist die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg im Baugewerbe. Nur wer seine Kostenstruktur kennt, kann Angebote realistisch kalkulieren, Preisdruck standhalten und die eigene Existenz langfristig sichern. Dabei sollten alle Kostenfaktoren – vom Grundmittellohn über Nebenkosten bis hin zu Baustellengemeinkosten und allgemeinen Geschäftskosten – berücksichtigt und regelmäßig aktualisiert werden. Kalkulation ist mehr als Bauchgefühl: Sie ist der Schlüssel zu fairen Preisen und nachhaltigem Unternehmenserfolg.

FAQ: Verrechnungslohn im Bau

Was ist der Verrechnungslohn?

Ein kalkulierter Stundenlohn, der alle anfallenden Lohn- und Gemeinkosten deckt.

Warum sollte man ihn kennen?

Um kostendeckend zu arbeiten, Angebote realistisch zu kalkulieren und Preisdumping zu vermeiden.

Was gehört alles in den Verrechnungslohn?

Grundlöhne, Zuschläge, Nebenkosten, Kleingeräte, Baustellengemeinkosten, Allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis & Gewinn.

Wie oft sollte man den Verrechnungslohn überprüfen?

Mindestens einmal jährlich oder bei Änderungen von Tariflöhnen, Sozialversicherungsbeiträgen oder Unternehmensstruktur.

Was passiert, wenn ich zu niedrig kalkuliere?

Projekte decken nicht die vollen Selbstkosten – langfristig drohen Liquiditätsprobleme bis hin zur Insolvenz.

Quellen‍

‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Arbeitsrecht und Mindestlohn‍

‍Statistisches Bundesamt – Arbeitskostenindex (Qualitätsbericht)

Direktauszahlungsmechanismus: Staatliche Hilfen direkt aufs Konto
HR & Payroll

Direktauszahlungsmechanismus: Staatliche Hilfen direkt aufs Konto

Im Dezember 2024 hat die Bundesregierung die Eckpunkte für einen neuen Direktauszahlungsmechanismus verabschiedet. Mit dieser digitalen Infrastruktur sollen staatliche Hilfszahlungen in Krisensituationen künftig schnell und direkt an betroffene Bürgerinnen und Bürger ausgezahlt werden – ohne den Umweg über Arbeitgeber oder andere Behörden.

5 Min. Lesezeit

Was ist der Direktauszahlungsmechanismus?

Der Direktauszahlungsmechanismus ist eine staatliche Infrastruktur, die es ermöglicht, finanzielle Hilfen bei Naturkatastrophen, Pandemien oder Energiekrisen direkt auf die Bankkonten der Bürgerinnen und Bürger zu überweisen. Damit reagiert der Bund auf die Kritik an bisherigen Verfahren, bei denen Hilfszahlungen oft über komplexe Kanäle wie Arbeitgeber oder Sozialbehörden abgewickelt wurden.

Ziel ist der Aufbau einer modernen, digitalen Auszahlungsinfrastruktur, die auf der steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID) und der dazugehörigen IBAN basiert.

Vorteile direkter staatlicher Hilfen auf einen Blick

  • Schnelle und zielgerichtete Auszahlung staatlicher Hilfen in Krisenzeiten
  • Entlastung von Arbeitgebern und Behörden durch Wegfall administrativer Zwischenschritte
  • Datensicherheit durch einen Steuer-ID-basierten Datenabgleich
  • Möglichkeit zur automatisierten Auszahlung staatlicher Leistungen
  • Flexible Einsetzbarkeit für verschiedenste Förderarten und Zielgruppen

Wie funktioniert die direkte staatliche Auszahlung?

Um staatliche Auszahlungen direkt auf die Konten der Bürgerinnen und Bürger zu ermöglichen, müssen diese ihre Kontodaten hinterlegen. Voraussetzung ist die Verknüpfung der IBAN mit der Steuer-ID. Dies kann auf folgenden Wegen geschehen:

  • Online über ELSTER (unter „Meine Daten“)
  • Im BZSt-Online-Portal (BOP)
  • Über die Bank, sofern diese nach Einwilligung die IBAN an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Speicherung der IBAN in der Steuer-ID-Datenbank sind bereits geschaffen (vgl. BMF-Pressemitteilung vom 18.12.2024). Durch diese Verknüpfung ist eine sichere und eindeutige Auszahlung staatlicher Leistungen gewährleistet – unabhängig von Beschäftigungssituation oder Sozialstatus.

Was ändert sich durch den Direktauszahlungsmechanismus in Deutschland?

Durch diesen Mechanismus erhält das Konzept unbürokratischer staatlicher Hilfen eine neue Qualität. Arbeitgeber oder Kommunen müssen künftig nicht mehr als Zwischenstelle fungieren. Die neue Infrastruktur ist so konzipiert, dass sie an gesetzliche Leistungssysteme angebunden werden kann. Für jede Auszahlung ist jedoch weiterhin ein eigenes Leistungsgesetz erforderlich, das die Anspruchsvoraussetzungen und den Ablauf regelt.

Ob für eine Auszahlung ein Antrag erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Leistungsgesetz ab. Ziel ist es, möglichst viele Auszahlungen automatisiert und ohne zusätzlichen Antrag zu ermöglichen.

Ausblick: Digitale staatliche Hilfen mit Zukunft

Langfristig könnte der Direktauszahlungsmechanismus auch für weitere Unterstützungsleistungen wie automatisierte Einmalzahlungen, familienbezogene Hilfen oder regionale Soforthilfen genutzt werden, sofern die gesetzlichen und technischen Grundlagen entsprechend weiterentwickelt werden. Der Aufbau dieser digitalen Auszahlungsinfrastruktur ist ein bedeutender Schritt hin zu einem modernen, leistungsfähigen Sozialstaat.

Fazit: Mehr Tempo, weniger Bürokratie – echte Hilfe im Krisenfall

Mit dem Direktauszahlungsmechanismus geht die Verwaltung einen zukunftsweisenden Weg: Staatliche Hilfszahlungen werden schneller, einfacher und sicherer. Bürgerinnen und Bürger profitieren von einer direkten Abwicklung, während Unternehmen und Behörden entlastet werden. Die Digitalisierung der Verwaltung schafft so echte Vorteile – besonders dann, wenn sie pragmatisch und bürgernah umgesetzt wird.

Lohnsoftware finden: Auswahlkriterien, Vergleich und Einführung in der Praxis
HR & Payroll

Lohnsoftware finden: Auswahlkriterien, Vergleich und Einführung in der Praxis

Die richtige Lohnsoftware macht den Unterschied bei Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit. Der Beitrag nennt fünf zentrale Auswahlkriterien wie ITSG-Zertifizierung und HR-Reporting, vergleicht Anbieter wie Suiteify, Personio und Sage Business Cloud Lohn und beschreibt die praktische Einführung einer neuen Lösung im Unternehmen.

5 Min. Lesezeit

Ob Sie gerade erst über die Digitalisierung Ihrer Lohnabrechnung nachdenken oder mit Ihrem aktuellen System unzufrieden sind: Die richtige Lohnsoftware macht den entscheidenden Unterschied bei Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit. Welche Kriterien bei der Auswahl zählen, wie sich gängige Anbieter unterscheiden und wie die Einführung gelingt.

Die Wahl der richtigen Lohnsoftware ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend. Ein Lohnabrechnungsprogramm hilft dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform zu gestalten – inklusive aller Abgaben, Meldungen und Nachweise. Gerade in kleineren HR-Teams sorgt eine gute Lösung für weniger manuelle Arbeit, mehr Sicherheit bei Steuer und Sozialversicherung, schnellere Prozesse und eine spürbare Entlastung der HR- und der Buchhaltungsabteilung.

Warum sich die Investition lohnt

Eine Lohnsoftware lohnt sich für jeden Arbeitgeber – auch für Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung bisher manuell oder über externe Dienstleister abwickeln. Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Aufgaben und sparen Arbeitszeit, während die Software Eingaben auf Plausibilität prüft und Abrechnungsfehler minimiert. Da doppelte Datenerfassung entfällt, entsteht ein sauberer, zentral verfügbarer Datenbestand, und HR-Kennzahlen sind jederzeit abrufbar. Zugleich bleibt Fachwissen im Unternehmen und wird kontinuierlich aufgebaut.

Fünf Auswahlkriterien für die passende Lohnsoftware

1. Intuitive Bedienung und Programm-Assistenten. 

Ein Lohnabrechnungsprogramm sollte leicht verständlich sein. Intuitive Menüführung, individualisierbare Dialoge und Schritt-für-Schritt-Assistenten reduzieren Schulungsaufwand und Fehler, sodass die Software schneller akzeptiert und produktiv genutzt wird. Wichtig sind dabei Plausibilitätsprüfungen bei Eingaben, ein anpassbares Menü (Customizing) sowie Hilfestellungen bei seltenen oder komplexen Aufgaben.

2. Automatisiertes Melde- und Bescheinigungswesen inklusive GKV-Zertifizierung. 

Die digitale Lohnabrechnung spart viel Zeit bei Meldungen an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger. Eine ITSG-zertifizierte Lohnsoftware erfüllt alle Anforderungen für elektronische Übermittlungen – etwa das automatische Versenden von Entgeltbescheinigungen, die Erstellung von Arbeitsbescheinigungen, den Aufwendungsausgleich nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie die Integration der ELSTER-Schnittstelle für Steuerdaten. Ohne ITSG-Zertifizierung müssten diese Aufgaben manuell erledigt werden – zeitaufwendig und fehleranfällig.

3. Abbildung von Sonderfällen und tariflichen Regelungen. 

In Branchen wie dem Baugewerbe, dem Maler- und Lackiererhandwerk oder dem Garten- und Landschaftsbau gelten spezielle tarifliche Lohnabrechnungen. Eine gute Lohnsoftware berechnet VWL-Leistungen korrekt, verwaltet Urlaubsansparungen und -einlösungen, erstellt elektronische Meldungen und Anträge selbstständig und bildet besondere Branchenanforderungen ab – ohne dass zusätzliche Tools nötig werden.

4. Auswertungen und HR-Reporting. Eine Lohnabrechnungssoftware sollte umfassende HR-Auswertungen ermöglichen: Überblick über Fluktuation, Altersstruktur und Personalkosten, individuelle Reports ohne Programmierkenntnisse, Exportfunktionen etwa nach Excel sowie ein Dashboard zur Visualisierung der wichtigsten HR-Kennzahlen. So lassen sich datenbasierte Entscheidungen treffen und das HR-Controlling effizient gestalten.

5. Kompetenter Support mit schneller Erreichbarkeit. Selbst mit der besten Lohnsoftware haben Nutzerinnen und Nutzer gelegentlich Fragen. Entscheidend sind kurze Reaktionszeiten, ein fachlich kompetentes Support-Team und Hilfestellung bei technischen Problemen – ein guter Support spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für die optimale Nutzung der Software.

Weitere Kriterien für den Softwarevergleich

Über diese fünf Kriterien hinaus lohnt sich der Blick auf den Funktionsumfang der Software insgesamt: Sie sollte Löhne und Gehälter zuverlässig berechnen, steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge korrekt abrechnen, Anwesenheits- und Arbeitszeiten erfassen und die Personalverwaltung – etwa Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Berichte und Analysen – unterstützen. Eine nahtlose Integration in bestehende HR- oder ERP-Systeme sorgt dafür, dass Daten automatisch übertragen werden und manuelle Eingaben entfallen, was das Fehlerrisiko deutlich senkt. Moderne Lohnprogramme bieten zudem oft Self-Service-Portale für Mitarbeitende, über die diese ihre Gehaltsabrechnungen und persönlichen Daten selbst einsehen und verwalten können.

Cloudfähigkeit und mobiler Zugriff sind für viele Unternehmen mittlerweile Standard, ebenso DSGVO-Konformität, Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Wer keine eigene Payroll-Abteilung betreiben möchte, sollte zusätzlich auf Outsourcing-Optionen des Anbieters achten.

Anbieter im Vergleich

Beim Vergleich verschiedener Lösungen zeigen sich unterschiedliche Profile.

Suiteify positioniert sich als Anbieter mit Fokus auf DACH-spezifische Compliance. Die Lösung ist wahlweise cloudbasiert oder On-Premises verfügbar und als einzige Lösung nativ in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert, wodurch sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung an bestehende ERP-Strukturen anbinden lässt. Ergänzend steht ein Outsourcing-Angebot zur Verfügung, sodass Unternehmen die Lohnabrechnung bei Bedarf vollständig auslagern können, statt eine eigene Payroll-Abteilung zu betreiben. Support leisten dabei Payroll-Expertinnen und -Experten aus der DACH-Region.

Personio punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und starken HR-Funktionen rund um Recruiting und Personalverwaltung. Die Payroll-Funktionen sind dagegen bislang eher für kleinere Teams ohne komplexe Anforderungen ausgelegt – wer umfangreiche tarifliche Sonderfälle oder eine tiefe ERP-Integration benötigt, stößt hier schneller an Grenzen.

Sage Business Cloud Lohn bringt langjährige Markterfahrung und eine gute Integration in andere Sage-Produkte mit, etwa in die Buchhaltung. Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu jüngeren Lösungen jedoch weniger modern und teilweise komplex in der Bedienung.

Anbieter Cloud / On-Premises Integration Preis-Leistung Besonderheit
Suiteify Beides möglich Microsoft Dynamics 365, DATEV u. a. ⭐⭐⭐⭐⭐ Native Payroll-Integration für Dynamics 365
Personio Cloud HR-first ⭐⭐⭐☆ Starker Recruiting-Fokus
Sage Beides möglich ERP, Buchhaltung ⭐⭐⭐☆ Lange Marktpräsenz

Suiteify punktet im Anbietervergleich vor allem mit dem Zusammenspiel aus starker Payroll-Funktionalität, wahlweise Integration in die eigenen Suiteify-Lösungen für HR, Finance und ERP, lokaler DACH-Expertise und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Die native Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central macht die Lösung zudem für KMU mit entsprechender ERP-Infrastruktur interessant, da sich HR- und ERP-Systeme so ohne zusätzliche Schnittstellen verbinden lassen und der manuelle Aufwand bei der Datenübertragung sinkt. 

Typische Stolperfallen bei der Auswahl

Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware lauern immer wieder dieselben Stolperfallen. Eine fehlende Integration in bestehende HR- Finance- oder ERP-Systeme führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem manuellem Aufwand – die Softwarelösung sollte deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen oder – noch besser – nativ integriert sein. Eine zu starre oder komplizierte Bedienung schreckt Anwender ab und erschwert die Einarbeitung; eine intuitive Oberfläche steigert dagegen die Akzeptanz im Unternehmen. Mangelnde Rechtssicherheit bei GoBD und DSGVO kann zu rechtlichen Problemen und empfindlichen Strafen führen, weshalb Anbieter regelmäßige Updates bereitstellen sollten. Und ein Support, der nur schwer erreichbar oder ausschließlich englischsprachig ist, erschwert gerade im DACH-Raum die schnelle Problemlösung.

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Fazit

Eine digitale Lohnabrechnung spart Zeit, minimiert Fehler, ermöglicht HR-Auswertungen und unterstützt rechtssichere, effiziente Prozesse. Bei der Auswahl der richtigen Lohnsoftware zählen neben den Funktionen auch Hersteller, Bedienbarkeit und Service. Testzugänge, Demos oder Webinare vermitteln einen praxisnahen Eindruck, bevor die Entscheidung fällt. Wer zusätzlich auf Integration, Rechtssicherheit und erreichbaren Support achtet und die Einführung strukturiert mit Status-quo-Analyse, Pilotphase und Mitarbeiterschulung angeht, legt den Grundstein für eine zukunftssichere Lohnbuchhaltung.

Häufige Fragen zur Auswahl einer Lohnsoftware

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lohnsoftware am meisten achten? 

Besonders relevant sind eine intuitive Bedienung mit Programm-Assistenten, ein automatisiertes Melde- und Bescheinigungswesen mit ITSG-Zertifizierung, die Abbildung von Sonderfällen und tariflichen Regelungen, umfassende Auswertungen und HR-Reporting sowie ein kompetenter, gut erreichbarer Support.

Was bringt eine ITSG-Zertifizierung konkret? 

Eine ITSG-zertifizierte Lohnsoftware erfüllt alle Anforderungen für elektronische Übermittlungen an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger, etwa beim automatischen Versand von Entgelt- und Arbeitsbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen. Ohne diese Zertifizierung müssten solche Aufgaben manuell erledigt werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Welche Rolle spielt die Integration in HR- und ERP-Systeme? 

Eine Integration sorgt dafür, dass Daten automatisch übertragen werden und manuelle Eingaben entfallen. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko.

Wie unterscheiden sich Suiteify, Personio und Sage Business Cloud Lohn?

Suiteify überzeugt mit umfassender Payroll-Funktionalität mit optionaler nativer Integration in Suiteify-Lösungen für HR, Finance und ERP, DACH-Expertise und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Personio hat eine intuitive Oberfläche, richtet seinen Fokus jedoch stärker auf HR-Funktionen, als auf Payroll. Sage Business Cloud Lohn bringt langjährige Markterfahrung und eine gute Anbindung an andere Sage-Produkte mit, wirkt in der Bedienung jedoch weniger modern.

Kann man die Lohnabrechnung auch komplett auslagern, statt eine eigene Softwarelösung zu betreiben? 

Ja. Anbieter wie Suiteify bieten Outsourcing-Angebote an, bei denen Unternehmen ihre Lohnabrechnung an externe Spezialisten übergeben. Das lohnt sich vor allem für Unternehmen ohne eigene Payroll-Abteilung.

Welche typischen Fehler sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl vermeiden? 

Häufige Fallstricke sind eine fehlende Integration in bestehende Systeme, eine zu starre oder komplizierte Bedienung, mangelnde Rechtssicherheit bei GoBD und DSGVO sowie ein Support, der schwer erreichbar oder nicht in der lokalen Sprache verfügbar ist.

Wie läuft die Einführung einer neuen Lohnsoftware idealerweise ab? 

Bewährt hat sich ein Vorgehen in fünf Schritten: Status quo analysieren, Anforderungen definieren, Anbieter anhand von Integration, Support und Preis-Leistungs-Verhältnis vergleichen, eine Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitenden einplanen und die Belegschaft durch Schulungen sowie begleitendes Change-Management auf die Umstellung vorbereiten.

Sondermeldung 57 an die DRV - vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich
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Sondermeldung 57 an die DRV - vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich

Im betrieblichen Alltag haben Arbeitgeber regelmäßig mit den Meldungen zur Sozialversicherung zu tun. Ob An- oder Abmeldung, Jahres- oder Unterbrechungsmeldung – viele dieser Datenübermittlungen erfolgen routinemäßig. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57, kurz: GML57, stellt jedoch so manchen Lohnbuchhalter vor ein Rätsel. Dieser Artikel erklärt, was es mit dieser Meldung auf sich hat.

5 Min. Lesezeit

Zweck der Sondermeldung 57: Meldung des beitragspflichtigen Entgelts

Mit der Gesonderten Meldung 57 meldet der Arbeitgeber auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die seit der letzten Jahresmeldung ausgezahlten, beitragspflichtigen Einnahmen der Arbeitnehmer. Diese besondere Meldung ist in zwei Fällen erforderlich:

  • Bevorstehender Renteneintritt: Steht ein Arbeitnehmer kurz vor der Rente, berechnet die Deutsche Rentenversicherung Bund die künftige Rente auf der Grundlage des letzten Einkommens. Anhand der mit der Sondermeldung 57 gemeldeten Werte rechnet die Rentenversicherung das voraussichtliche Einkommen bis zum Renteneintritt hoch. Aus dieser Summe ermittelt sie die Höhe der Rentenzahlung. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 gewährleistet somit einen nahtlosen Übergang vom Erwerbsleben in den Rentenbezug.
  • Scheidung: Lässt sich ein Arbeitnehmer scheiden, führt das Familiengericht in vielen Fällen einen Versorgungsausgleich durch, um die während der Ehe erworbenen Rentenanwartschaften gerecht zwischen den Ehepartnern aufzuteilen. Dabei sind auch die im laufenden Jahr entstandenen Rentenanwartschaften relevant. Deshalb benötigt das Familiengericht die aktuellen Werte seit der letzten Jahresmeldung.

Kurz erklärt: Sondermeldung 57

Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 wurde im Jahr 2008 eingeführt. Sie basiert auf § 194 Abs. 1 SGB VI. Der Arbeitgeber gibt in der Regel eine Jahresmeldung im DEÜV-Verfahren ab, mit der er die gezahlten Entgelte bestätigt.

Die Sondermeldung 57 schließt die Lücke zwischen der letzten DEÜV-Meldung und den aufgelaufenen beitragspflichtigen Einnahmen bis zum Zeitpunkt der Sondermeldung. Falls für das vergangene Jahr noch keine Jahresmeldung abgegeben wurde, ist im Zuge der Sondermeldung auch die Jahresmeldung einzureichen.

Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 enthält insbesondere die Zeiträume, in denen der Arbeitnehmer beschäftigt war, sowie die in dieser Zeit bezogenen beitragspflichtigen Einnahmen.

So erreicht die Anforderung der Sondermeldung 57 den Arbeitgeber

  • In den meisten Fällen fordert die Deutsche Rentenversicherung den Arbeitgeber zur Abgabe der Sondermeldung 57 auf. Dies gilt auch in Scheidungsfällen, da das Familiengericht die Sozialversicherungsträger um die Abgabe der Sondermeldung 57 ersucht.
  • Aber auch ein Arbeitnehmer, der kurz vor dem Rentenbezug steht, kann vom Arbeitgeber die Abgabe der Meldung verlangen. Entscheidend ist in diesem Fall, dass der Arbeitnehmer die Rentenversicherung im Rahmen seines Rentenantrags bis zum Zeitpunkt des Renteneintritts zur Hochrechnung der Beiträge veranlasst. Andernfalls wirkt sich die Sondermeldung 57 nicht auf seine Rentenbezüge aus.

Seit 2017 gibt es das maschinelle Verfahren rvBEA, mit dem die DRV die Sondermeldung 57 elektronisch beim Arbeitgeber anfordert. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Arbeitgeber für das Verfahren registriert hat – dann erhält er die Anforderung über die entsprechende Schnittstelle in seiner Entgeltabrechnungssoftware.

Alternativ fordert die Rentenversicherung den Arbeitgeber per Vordruck mit dem Formular R250 zur Abgabe der Gesonderten Meldung auf. Dies kommt insbesondere beim Versorgungsausgleich im Rahmen einer Ehescheidung vor.

Ob elektronische Anforderung oder Vordruck: In jedem Fall enthält die Aufforderung eine genaue Angabe, auf welchen Zeitraum sich die Sondermeldung 57 beziehen soll.

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So geben Arbeitgeber die Meldung ab

Wenn der Arbeitgeber eine Lohnsoftware verwendet, die die elektronische Abgabe der Gesonderten Meldung mit Grund 57 unterstützt, ist folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Registrierung bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV)

Um am elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, muss sich der Arbeitgeber bei der DRV registrieren lassen. Die Registrierung für die Sondermeldung 57 erfolgt über die eingesetzte Lohnsoftware und wird in der Regel mit der nächsten Entgeltabrechnung durchgeführt. Hat ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten, muss jede Betriebsstätte separat angemeldet werden.

Schritt 2: Wöchentlicher Abruf von Anforderungen

Mit der Registrierung für das elektronische Verfahren verpflichten sich Arbeitgeber, etwaige Anforderungen einmal wöchentlich über ihre Lohnsoftware abzurufen.

Schritt 3: Durchführung der Gesonderten Meldung 57

  • Erhält der Arbeitgeber die Aufforderung zur Sondermeldung 57, muss er das beitragspflichtige Arbeitsentgelt seit der letzten Jahresmeldung übermitteln, einschließlich etwaiger beitragspflichtiger Einmalzahlungen. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist auf die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung begrenzt. Beitragsfreie Teile bleiben unberücksichtigt, zum Beispiel Aufstockungsbeträge bei Altersteilzeit oder die steuerfreie Erstattung von Auslagen.
  • Mit der Sondermeldung 57 können nur Entgelte gemeldet werden, die noch nicht im Rahmen einer früheren Meldung übermittelt wurden. Sie wirkt ähnlich wie eine Jahresmeldung, jedoch für einen verkürzten Zeitraum, der von der DRV vorgegeben wird.
  • Die Sondermeldung 57 kann frühestens drei Monate vor Renteneintritt, also mit der viertletzten Entgeltabrechnung, abgegeben werden.
  • Ist der Arbeitgeber nicht für das elektronische Verfahren registriert, schickt ihm die Deutsche Rentenversicherung das Formular R250 per Post zu. Dieses ist manuell auszufüllen und an die DRV zurückzusenden.
  • Die Sondermeldung 57 ist auch für Arbeitsverhältnisse im Übergangsbereich sowie für Minijobs einzureichen. Private Arbeitgeber von Minijobbern lassen die Meldung durch die Minijob-Zentrale vornehmen.

Sondermeldung 57 mit Lohnsoftware durchführen

Mit der Lohnabrechnungssoftware von Suiteify können Arbeitgeber die Gesonderte Meldung mit Grund 57 mit einem hohen Automatisierungsgrad abgeben und dadurch Zeit sparen. Dazu gehen sie wie folgt vor:

  • Registrierung: Mit dem Suiteify Modul Elektronisches Bescheinigungswesen meldet sich der Arbeitgeber für das elektronische Verfahren an. Hierzu passt er die Einstellungen für das rvBEA-Verfahren an.
  • Abruf der Anforderungen: Über das MeldeCenter der Lohnsoftware ruft der Arbeitgeber einmal wöchentlich die aktuellen Anforderungen einer Sondermeldung 57 ab.
  • Erzeugung der Sondermeldung 57: Wurde eine Gesonderte Meldung mit Grund 57 angefordert, erstellt die Software die entsprechende Meldung automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung. Ist dies nicht möglich, erfolgt eine Rückmeldung an die DRV mit Angabe des Hinderungsgrundes.

Auch ohne Registrierung unterstützt die Suiteify Payroll DE classic den Arbeitgeber bei der Abgabe im Papierverfahren. So kann er die GML57 im MeldeCenter der Anwendung erstellen und sie entweder per Post versenden oder mit Hilfe des Erweiterungsmoduls Monats-DEÜV über die Software versenden.

Elektronische Meldung oder Papierformular?

Die Sondermeldung 57 kann grundsätzlich auch in Papierform abgegeben werden – aber nur ausnahmsweise. Seit dem 1. Juli 2021 ist das elektronische Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend, und die Meldung muss im Regelfall elektronisch über die Lohnsoftware oder eine Ausfüllhilfe an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.

Eine Abgabe in Papierform ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt oder aus technischen Gründen daran gehindert ist.

Für Arbeitgeber empfiehlt sich klar das elektronische Verfahren, das insbesondere in Kombination mit einer leistungsfähigen Lohnsoftware erhebliche Vorteile bietet:

  • Automatisierte Verarbeitung auf Basis der in der Lohnsoftware hinterlegten Daten
  • Wegfall manueller Formulare, was Zeit spart und den Aufwand reduziert
  • Niedrigere Kosten durch automatisierte Routineprozesse
  • Weniger Fehler dank automatischer Ermittlung der relevanten Angaben