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Baubranche
Zwischen Baustelle und Büro: Fachbeiträge zu Abläufen, Vorschriften und Software für Bauunternehmen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Interview: Wie KI die Baubranche verändert – Suiteify-Experte im Gespräch
Künstliche Intelligenz (KI) gilt als eine der spannendsten technologischen Entwicklungen unserer Zeit – auch für die Bauwirtschaft. Sie verspricht, Prozesse effizienter zu machen, Kosten zu senken und Fachkräfte zu entlasten. Doch wie groß ist das Potenzial tatsächlich und welche Herausforderungen bringt die Integration mit sich? Im Interview erklärt Henrik Brockschmidt, Suiteify-Experte für die Organisation von Kernprozessen in Baubetrieben, wie KI heute schon eingesetzt wird, welche Chancen sich für Bauunternehmen ergeben und warum Suiteify eine zukunftssichere Plattform darstellt.
Können Sie erklären, wie künstliche Intelligenz die Effizienz von Bauprojekten verbessern kann?
Henrik Brockschmidt: „Künstliche Intelligenz zeichnet sich dadurch aus, dass sie Dinge, die für den Menschen aufwendig sind, schnell und trotzdem effizient erledigen kann. Die Rede ist von der Analyse und dem Vergleich von großen Datensätzen. KI bietet demnach eine Entlastung bei repetitiven Aufgaben, die leicht automatisiert werden können. Grundsätzlich wird es entscheidend bleiben, das Know-how der Kalkulatoren in durch die KI nutzbare Datenbestände zu überführen.“
In welchen Bereichen der baubetrieblichen Prozesse sehen Sie das größte Potenzial für KI-Anwendungen?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Kalkulation von Suiteify setzt zum Beispiel bei der Bepreisung von DA83-Anfragedateien an. Diese ist darauf trainiert worden, die zu bepreisenden Positionen mit den im eigenen Fundus befindlichen Quell- bzw. Musterprojekten abzugleichen. Da dieser Prozessschritt sehr zeitaufwendig ist, sahen wir ihn prädestiniert, die Kalkulatoren durch die Implementierung von KI zu entlasten. Die User der KI-Kalkulation in der Cloudlösung Suiteify Operations Construction erreichen so mithilfe dieser semantischen Langtextanalyse eine Zeitersparnis von mindestens 50 %. Der Kalkulations-Assistent ist auch darauf trainiert zu erkennen, dass zum Beispiel „HLZ“ das Gleiche bedeutet wie „Hochlochziegel“. Ebenso kann er eine Unterscheidung zwischen „Baumfällarbeiten“ und „Baumischabfälle entsorgen“ vornehmen, obwohl diese viele identische Zeichen besitzen.“
Wie können auch kleinere Baufirmen von KI profitieren?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Technologie in Suiteify Operations Construction wird über Internetbrowser aufgerufen, das bedeutet, alle – insbesondere auch kleinere Betriebe –, die beispielweise keine umfassende IT-Infrastruktur aufbauen möchten, profitieren von den Vorteilen. Mit dem KI-Assistenten bieten wir ein standardisiertes Werkzeug, das KI nutzt, um einen zeitaufwendigen Arbeitsprozess effizienter zu gestalten.“
Was sind die größten Herausforderungen bei der Integration von KI in bestehende Bauprozesse?
Henrik Brockschmidt: „Die Einführung von KI unterscheidet sich nicht von anderen Veränderungen in der Organisation unserer Kunden. Deshalb ist auch hier die Herausforderung identisch: Ist die Technologie implementiert, muss sie von den Mitarbeitenden angenommen werden. Gerade in diesem Punkt unterstützt Suiteify seine Kunden umfassend. Wir Consultants fungieren dabei im Einführungsprozess sozusagen als Change Manager unserer Kunden.“
Können Sie einige Beispiele nennen, wie KI bereits erfolgreich in Bauprojekten eingesetzt wurde?
Henrik Brockschmidt: „Unser Claim ‚52 % Zeitersparnis in der Kalkulation‘ bezieht sich auf den Prozessschritt der Bepreisung von Anfrage-Leistungsverzeichnissen (DA83). Diese Leistung wurde von unseren Kunden bereits wiederholt bestätigt.“
Wie verändert KI die Art und Weise, wie Bauprojekte kalkuliert und umgesetzt werden?
Henrik Brockschmidt: „Routinearbeiten werden beschleunigt und automatisiert, wodurch die Fachkräfte in der Kalkulation Zeit gewinnen. Die gewonnene Zeit können Sie nutzen, um ihr Know-how strategisch einzusetzen. Zum Beispiel, um sich bei interessanten Anfragen ausgiebiger um die entscheidenden A-Positionen zu kümmern.“
Gibt es bestimmte Bauprojekte oder -arten, die besonders von der Implementierung von KI profitieren könnten?
Henrik Brockschmidt: „Für den Einsatz von KI-Technologie innerhalb der Baubranche sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Wir von Suiteify haben gerade erst begonnen, künstliche Intelligenz und die Baubranche zusammenzuführen. Dabei haben wir bereits einige Anregungen in die weitere Entwicklung einfließen lassen, die uns Kunden aus dem Betrieb der KI-Kalkulation heraus gemacht haben. Dieses Feedback ist entscheidend für uns, damit wir unsere Lösungen weiterhin zielgerichtet an den Kundenbedürfnissen ausrichten.“
Warum ist Suiteify das richtige Mittel, um den steigenden Anforderungen der Baubranche gerecht zu werden?
Henrik Brockschmidt: „Wie Sie sehen, ist Suiteify mit Suiteify genau der richtige Partner, um Ihre Bauprojektprozesse mit den neuesten Technologien zu verbinden. Bauprojekte entstehen dezentral. Alle Projektbeteiligten müssen unabhängig von Ort und Zeit eng vernetzt und sicher zusammenarbeiten. Cloudtechnologie und durchgängige digitale Prozesse sind dafür aus meiner Sicht zwingend erforderlich. Suiteify ist als zukunftssichere, offene Anwendungsplattform konzipiert. Mit den Suiteify-Anwendungen sowohl für die kaufmännischen als auch für die bautechnischen Aufgaben bleiben Baubetriebe damit am Puls der Zeit und haben im Wettbewerb die Nase vorn.“
Interview: „Datensicherheit im Baubetrieb – Risiken und Lösungen“
Medienberichte über Datenklau oder leere Online-Bankkonten sind längst Alltag. Doch viele Privatpersonen und gerade kleinere Betriebe fühlen sich nicht bedroht – ein fataler Irrtum. Warum Datensicherheit wirklich jedes Unternehmen betrifft, erklärt Suiteify-IT-Spezialist und Leiter Produktmanagement IT-Systems Waldemar Kühn im Interview.
Herr Kühn, ist Datensicherheit nur ein Modethema oder ist die Bedrohung tatsächlich so groß?
Waldemar Kühn: „Das Thema ist deshalb so oft in den Medien, weil tatsächlich viel passiert. Allerdings geschieht noch wesentlich mehr, als öffentlich bekannt wird. Ein Angriff muss nicht immer im Super-GAU enden, dennoch richtet er Schaden an – oft zunächst unbemerkt. Internetkriminalität wird mittlerweile hochprofessionell betrieben, während das Bewusstsein bei vielen Nutzern noch fehlt.
Mein Fazit: Datensicherheit betrifft alle, vom Handwerker bis zum Großkonzern. Das größte Risiko bleibt aber der Mensch. Klare Richtlinien im Betrieb sind deshalb unerlässlich. Angst ist nicht nötig, aber der richtige Schutz ist Pflicht.“
Können Sie uns ein paar Beispiele geben?
Waldemar Kühn: „Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Privatleute oder kleine Betriebe für Hacker uninteressant seien. Das Gegenteil ist der Fall. Viele Angreifer setzen auf Masse.
Ein Beispiel: Internetrouter. Oft werden Standardgeräte genutzt, die nur rudimentäre Firewall-Funktionen bieten. Fehlen Updates oder wurde die Einrichtung nicht fachmännisch vorgenommen, sind Sicherheitslücken programmiert.
Ein weiteres Beispiel: Viele Rechner haben zunächst eine Antiviren-Software als Probeabo installiert. Läuft dieses ab und wird nicht verlängert, ist der PC komplett ungeschützt. Genau das passiert häufiger, als man denkt.
Ungeschützte Systeme sind wie ein Haus, in dem alle Türen offenstehen, während man mit Augenbinde Wache hält.“
Was kann konkret passieren?
Waldemar Kühn: „Neben dem Horrorszenario leerer Bankkonten gibt es alltägliche Schäden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzte ungeschützte E-Mail-Postfächer bei einem Provider. Ein Virus versendete massenhaft Spam über deren Adressen. Ergebnis: Der Provider sperrte die Konten, und der Betrieb war eine Woche lang lahmgelegt.
Wir haben damals das gesamte System bereinigt und neue, geschützte Konten in unserem Rechenzentrum eingerichtet. Dieses Beispiel zeigt: fehlender Schutz führt schnell zu existenziellen Problemen.“
Was heißt das für kleinere Betriebe ohne eigenen IT-Fachmann – muss der Chef zum IT-Experten werden?
Waldemar Kühn: „Nein. Der Chef soll sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Für kleinere Unternehmen ist ein eigener IT-Experte meist zu teuer. Hier helfen externe Spezialisten, die Systeme einrichten, Updates übernehmen und im Notfall zur Seite stehen.“
Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe
In einer Zeit des Fachkräftemangels ist es für Bauunternehmen essenziell, motivierte Auszubildende zu gewinnen und langfristig zu binden. Im folgenden Ratgeber erfahren Sie die wichtigsten Strategien, um Azubis im Baugewerbe anzusprechen, zu fördern und zu halten.
Brücken zur Schule bauen
Eine bewährte Methode, um Azubis für die Baubranche zu gewinnen, sind Kooperationen mit örtlichen Schulen. Hier können Unternehmen junge Talente frühzeitig entdecken und ihr Interesse für die Bauwirtschaft wecken. Praktika, Workshops und Projektwochen machen die Branche erlebbar und stärken die Bindung. Lassen Sie junge Menschen kleine Werkstücke anfertigen – so verknüpfen sie ein Erfolgserlebnis mit dem Berufsfeld, anstatt nur Informationen zu konsumieren.
Azubis online gewinnen
In der digitalen Ära ist es entscheidend, potenzielle Azubis dort zu erreichen, wo sie am aktivsten sind: im Internet, auf dem Smartphone und Tablet. Nutzen Sie Ihre Online-Präsenz, um junge Talente anzusprechen. Plattformen wie Instagram, TikTok, Facebook und LinkedIn sind wertvolle Tools, um Ihre Unternehmenskultur zu zeigen und die Vorteile einer Ausbildung im Baugewerbe hervorzuheben. Wichtig: Der Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich sein. Eine unkomplizierte Bewerbung kann den Unterschied machen.
Attraktive Ausbildungsbedingungen
Eine tarifgebundene Vergütung und gute Arbeitsbedingungen sind die Basis, um Azubis im Baugewerbe zu gewinnen. Doch junge Menschen achten heute stärker auf Themen wie Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und Zusatzangebote. Unterstützungen wie Ausbildungsförderung, Gesundheitsprogramme oder Hilfen bei schulischen Aufgaben – insbesondere bei Prüfungsvorbereitungen – sind Pluspunkte, die stark wahrgenommen werden.
Karriereentwicklung fördern
Talente wollen sich entwickeln. Um die Fluktuation zu reduzieren, sollten Unternehmen Karriereperspektiven frühzeitig aufzeigen. Weiterbildungen, Schulungen oder die Teilnahme an Fachevents helfen, Motivation und Bindung zu steigern. Wer Azubis fördert, sorgt für motivierte Mitarbeitende und stärkt gleichzeitig das eigene Know-how.
Azubis aktiv einbinden
Die aktive Einbeziehung von Auszubildenden in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Ideen steigern Motivation und Engagement. Wer Azubis das Gefühl gibt, vollwertige Teammitglieder zu sein, erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen. Positive Erfahrungen im Alltag sind ein entscheidender Faktor für die Bindung von Nachwuchskräften.
Anpassung an die digitale Generation
Die Generation Z ist mit Technologie aufgewachsen und erwartet digitale Werkzeuge auch im Berufsalltag. Bauunternehmen, die auf BIM, VR oder Drohnentechnik setzen, bieten jungen Menschen ein modernes Arbeitsumfeld und gestalten damit den Berufseinstieg attraktiver. Gerade junge Mitarbeiterende lassen sich begeistern, wenn das eigene Unternehmen mit der Zeit geht.
Fazit
Die Gewinnung und Bindung von Auszubildenden ist im Baugewerbe mehr als nur eine strategische Aufgabe – sie ist ein entscheidender Beitrag zur Zukunftsfähigkeit jedes Unternehmens. Wer in junge Menschen investiert, bekommt mehr zurück als nur Fachkräfte: Azubis bringen neue Ideen, frische Energie und innovative Perspektiven mit. Sie gestalten aktiv die Zukunft des Betriebs mit und entwickeln sich häufig zu loyalen, langfristigen Mitarbeitenden.
Jede Mühe, die heute in Ausbildung gesteckt wird, zahlt sich morgen doppelt aus: in Form von motivierten Nachwuchskräften, die nicht nur den Fachkräftemangel abfedern, sondern auch das unternehmensspezifische Know-how sichern. Wer Ausbildung ernst nimmt, legt damit die Basis für nachhaltigen Erfolg – und setzt ein starkes Zeichen für die nächste Generation.
FAQ:
Wie können Bauunternehmen Azubis gewinnen?
Bauunternehmen gewinnen Azubis am besten durch Kooperationen mit Schulen, eine starke Online-Präsenz, einfache Bewerbungsprozesse und attraktive Ausbildungsbedingungen wie faire Vergütung, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsumgebungen.
Wie können Bauunternehmen Azubis langfristig binden?
Azubis bleiben langfristig, wenn sie aktiv eingebunden werden, klare Karriereperspektiven haben und mit digitalen Werkzeugen arbeiten können. Entscheidend sind Wertschätzung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.