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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
„ERP-Software muss Digitalisierung können“ – Roadmap für den digitalen Wandel
„ERP-Software neu denken“ – unter diesem Titel befassten wir uns bereits im Sommer 2019 in unserem Kundenmagazin mit der Frage, wie aus Monolithen flexible und offene Lösungen werden. Die Antwort lautet damals wie heute: ERP-Systeme müssen sich technologisch öffnen. Sie müssen flexibel und modular aufgebaut sein und sich mobil nutzen lassen – kurz gesagt: die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen. Nur dann sind sie zukunftsfähig, weil auch nur dann die Anwenderunternehmen wettbewerbsfähig bleiben können. Aus diesen Anforderungen hat Suiteify eine Roadmap zur Weiterentwicklung der eigenen Lösungen abgeleitet.
Wir wissen, dass unsere Kunden ihre Lösungen als stabile, sichere und komfortable Software schätzen. Zuletzt belegt wurde das auch durch unser überdurchschnittlich gutes Abschneiden bei der Trovarit-Anwenderstudie Ende 2020. Gerade das Thema Datensicherheit spielt bei der Entscheidung für eine On-Premises-, also eine serverbasierte Lösung, eine wichtige Rolle. Denn schließlich geht es beim Enterprise-Resource-Planning (ERP) um sensible Daten aus der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung.
Zugleich wissen wir aber auch, dass die Anforderungen der Anwender an die Modularität, Flexibilität und Mobilität ihres ERP-Systems steigen. Daher dürfte es für viele von Interesse sein, an welchen Themen wir zurzeit arbeiten. Hier ein kurzer „Werkstattbericht“.
Browser- und internetfähige Lösungen
Unsere Leitanwendungen werden auch in Zukunft On-Premises-Lösungen sein. Das bedeutet, dass die Daten – wie bisher – zentral auf einem Server im Unternehmen des Kunden oder in einem externen Rechenzentrum liegen. Aber wir haben unsere Software mit der API „anschlussfähig“ gemacht.
Mithilfe dieser standardisierten Web-Schnittstelle, einer sogenannten REST API, sind die Leitanwendungen von außen erreichbar, um zusätzliche Funktionen und neue Anwendungen zu ergänzen.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnungsprüfung, die browserbasiert den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungsbelegen abbildet und per REST API an die Programme zur Finanzbuchhaltung angeschlossen ist. Weitere browserbasierte Funktionen zu unseren Leitanwendungen, wie zum Beispiel ein Mitarbeiterportal für Personalwesen, sind in Vorbereitung. Diese Funktionen werden wir künftig auf einer neuen Webplattform anbieten, die zentraler Bestandteil unseres Portfolios sein wird.
Cloud-Lösungen
Ganz schnell sind wir hier jetzt beim Thema Cloud, also bei Rechenzentrumskapazitäten, die im Internet bereitgestellt werden. Einige ERP-Lösungsanbieter setzen ausschließlich auf diese Variante.
Warum nicht das Beste aus beiden Welten (On-Premises und Cloud) miteinander verbinden?
Wir favorisieren eine „hybride“ Lösung, bei der Sie die Suiteify Anwendungen sowohl auf eigenen Servern als auch auf Servern in der Cloud einsetzen können. So können Sie über das Internet jederzeit und ortsunabhängig auf die Suiteify Programme und auf Ihre Daten zugreifen.
Sie mieten dabei die benötigten Rechnerkapazitäten in der Cloud flexibel nach ihren Anforderungen und sparen dadurch die Hardware- und Personalkosten für eine lokal unterhaltene Server-Infrastruktur.
Für den Betrieb unserer Anwendungen im Rechenzentrum arbeiten wir seit Jahren mit zuverlässigen, erfahrenen Partnern zusammen, die für unsere Kunden Lösungen auf Basis von Cloud-Computing-Plattformen wie zum Beispiel Microsoft Azure erstellen.
Ecosystem
Wir können zwar viel, aber bei Weitem nicht alles. Weil wir das wissen, bauen wir kontinuierlich unser Netzwerk mit zuverlässigen Partnern aus und schaffen so ein Ecosystem. Im Kern dieses Ecosystems befinden sich unsere Leitanwendungen, um die herum zusätzliche Lösungen und Funktionen von unseren Partnern entstehen, wobei auch hier wieder die Webschnittstelle hilft.
Die Anbindung eines Webshops, einer Lagerwirtschaft, einer Produktionsplanung, die Integration eines Zeiterfassungssystems oder einer anderen „Fremdlösung“ ist damit technisch einfach und schnell zu realisieren. Ein Vorteil durch modulare Ergänzungen je nach Anforderungsprofil des Nutzers.
Mobile ERP
Die Nutzung von Funktionen der Suiteify Software auf mobilen Geräten wie Tablet, Smartphone, Barcode-Scanner oder Smartwatch sorgt für eine verbesserte Informationslage – unabhängig vom Standort. Außerdem lassen sich mithilfe mobiler Lösungen Prozesse medienbruchfrei automatisieren und Aufgaben schneller erledigen. Also sorgen wir auch dafür, dass Suiteify Lösungen mobil werden. Den Anfang gemacht haben wir bei der Warenwirtschaft, bei der – beispielsweise in Verbindung mit der Lagerwirtschaft, Fertigung, Produktion oder Betriebsdatenerfassung – bereits mobile Funktionen realisiert sind.
Im nächsten Schritt werden wir Lösungen für die Anbindung von Außendienstmitarbeitern schaffen, die in Kundenbetreuung, Wartung oder Vertrieb mobil unterwegs sind und dabei Suiteify Anwendungen nutzen. Im zweiten Quartal 2021 werden wir bei ersten Pilotkunden eine Service-App für den Außendienst im Echteinsatz testen.
Ein Hersteller, der seine ERP-Software fit für Digitalisierung machen möchte, muss aber auch seine eigenen Arbeitsweisen up to date halten.
Daher bereiten wir uns unternehmensintern mithilfe moderner Prozesse wie zum Beispiel agiler Softwareentwicklung (Scrum) oder zeitnaher Bereitstellung von neuen Programmständen mit Fehlerkorrekturen (Zero Bug Policy) auf die Zukunft vor.
Wir sind also mittendrin in der Transformation von Technologie, Prozessen, Zusammenarbeit und Systemen. Dabei orientieren wir uns an den Bedürfnissen und Erwartungen unserer Kunden und Partner. Und haben ein Ziel fest Blick: Unsere ERP-Lösungen werden auch weiterhin höchsten Ansprüchen an Zuverlässigkeit, Stabilität und Fehlerfreiheit genügen – aber dabei (noch) flexibler, modularer und mobiler sein.
E-Rechnungspflicht: Was Lieferanten bei öffentlichen Aufträgen beachten müssen
Seit Ende November 2020 gilt im öffentlichen Auftragswesen die E-Rechnungspflicht (Business-to-Government, B2G): Lieferanten müssen ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seitdem nach bestimmten Vorgaben digital einreichen. Hier ist ein Überblick über die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich.
Viele Unternehmen speichern ihre Rechnungen als herkömmliche PDF-Dateien ab und versenden sie dann per E-Mail. Das ist zwar für die Rechnungssteller komfortabel, auf Empfängerseite verursacht die Rechnungsstellung mittels solch unstrukturierter digitaler Daten jedoch erheblichen manuellen Verarbeitungsaufwand. Damit ist bei öffentlichen Aufträgen inzwischen Schluss:
Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem strukturierten Format einreichen, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Behörden weisen Rechnungen, die als Bilddateien (z. B. eingescannte Papierrechnungen) oder reine PDFs ohne strukturierte Daten eingehen, zurück.
Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – in welchem Format?
Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht – ebenso wie das konkurrierende Format ZUGFeRD 2.1 – der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD bietet gegenüber der ausschließlich maschinenlesbaren XRechnung den Vorteil, dass es sowohl eine maschinell zu verarbeitende XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare Sichtkomponente enthält. Ab der Version 2.1.1 von ZUGFeRD steht zudem ein XRechnungs-Profil zur Verfügung. Damit können ZUGFeRD-Nutzer vorgabenkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellen.
Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hatte im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben.
Mittlerweile haben viele EU-Staaten die europäischen Vorgaben umgesetzt. Auch Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stufenweise in nationales Recht überführt.
Am 27. November 2020 ist in Deutschland planmäßig die nächste Stufe der europäischen Richtlinie 2014/55/EU inkraftgetreten. Seit diesem Zeitpunkt sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung tätig sind, grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
- Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
- Aufträge im Rahmen von Organleihen oder Auslandsbeschaffungen
E-Rechnungspflicht: Binnennationale Vielfalt statt Einheitlichkeit
Ein wesentliches Ziel der Richtlinie 2014/55/EU ist die europaweite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies ist allerdings bisher noch nicht einmal innerhalb Deutschlands richtig gelungen. Die Bundesländer haben nämlich den Regelungsspielraum, den die föderalstaatliche Struktur ihnen gibt, rege genutzt. Schon bei der Formatfrage weichen die Vorgaben in Bund und Ländern voneinander ab.
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E-Rechnungen an Bundesbehörden – nur im Format XRechnung
Die Bundesverwaltung hat sich festgelegt: Zulieferer müssen ihre Rechnungen grundsätzlich im Format XRechnung einreichen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an den Bund stehen den Lieferanten zurzeit zwei Plattformen zur Verfügung:
- Rechnungen an die Bundesverwaltung lassen sich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einreichen. Zur Nutzung der ZRE muss man sich registrieren lassen. Anschließend hat man die Wahl zwischen vier Übertragungswegen: Erfassung per Webformular, Web-Upload, E-Mail, Webservice.
- Für Rechnungen an mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit sowie an kooperierende Bundesländer (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen) gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.
Weitere Informationen finden Rechnungssteller auf einer Informationsseite zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Bundesländer zeigen sich in der Formatfrage flexibler
Neben der XRechnung akzeptieren viele Behörden auf Landesebene auch andere EN-16931-konforme Rechnungsstandards wie ZUGFeRD. Jedoch unterscheiden sich die Regelungen zur E-Rechnung in den Ländern nicht nur von denen des Bundes, sondern auch untereinander. Dadurch ist ein unübersichtliches Nebeneinander von Startterminen, Plattformen und Übertragungswegen entstanden.
Eine Übersicht zum Umsetzungsstand der E-Rechnungspflicht in den Bundesländern gibt es auf der Website des VeR (Verband elektronische Rechnung).
Fazit: Bisher keine einheitliche Lösung bei der E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber
Mit der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen soll es für alle Beteiligten leichter werden. Vorerst profitieren jedoch in erster Linie die Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung. Sie erhalten nur noch strukturierte Rechnungsdaten, die sie automatisch weiterverarbeiten können.
Unternehmen, die staatliche Auftraggeber aus mehreren Bundesländern und/oder den Bund beliefern, stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung zu berücksichtigen und umzusetzen. Dazu benötigen sie Software, die die beiden Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrscht.
Digitaler Rechnungseingang: Einstieg in modernere Prozesse
Viele mittelständische Unternehmen könnten durch eine Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse Geld und Zeit sparen. Stephan Greulich von der DATEV erläutert im Interview die Vorzüge sowie die organisatorischen, technischen und rechtlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Herr Greulich, weshalb sollten kleine und mittlere Unternehmen die Rechnungsschreibung und den Rechnungseingang digitalisieren?
Stephan Greulich: Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Der Zeitgewinn, schon allein weil Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Unterlagen entfallen. Die Kosteneinsparungen: Laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a. M. lassen sich allein im Prozess der Rechnungsschreibung und -prüfung 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf durchgängig digitale Prozesse gesetzt wird. Die Zuverlässigkeit: Denn wenn Daten in den Systemen digital und somit medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, gibt es keine Tippfehler oder Ähnliches und es geht nichts verloren. Die Kontrolle, die in diesen Tagen besonders wichtig ist: Betriebswirtschaftliche Daten liegen zeitnah vor, Fehlentwicklungen lassen sich dadurch schneller erkennen und ein rechtzeitiges Gegensteuern wird möglich.
Zudem die Flexibilität, denn die Belege und Dokumente sind von allen Orten aus für die Berechtigten im Zugriff, auch vom Homeoffice aus. Insbesondere die Bedeutung der Flexibilität bestätigt sich aktuell durch die Corona-Pandemie, in der die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Orten aus wirken und gemeinsam an einem Verarbeitungsprozess arbeiten.
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Welche Compliance-Anforderungen der Finanzverwaltung müssen Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsausgang und Rechnungseingang beachten und erfüllen?
Greulich: Aus Compliance-Sicht bestehen seit der Einführung der GoBD klare Regelungen. Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Beim elektronischen Erstellungsprozess einer Rechnung und bei der Archivierung sowohl empfangener als auch erstellter Belege sind gesonderte GoBD-Anforderungen zu erfüllen.
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Welche technologischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit sie E-Rechnungen rechtskonform versenden, empfangen und verarbeiten können?
Greulich: Dafür gibt es keine expliziten Vorgaben, denn grundsätzlich sind elektronische Rechnungen technologieneutral. Jedoch liegen für die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsprozesse rechtliche Rahmenbedingungen vor. Hervorzuheben sind hier die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Aber auch die Unveränderbarkeit der Daten muss für die Dauer der Aufbewahrung durch Verwendung entsprechender Software gewährleistet sein.
In Deutschland gibt es unterschiedliche technische Formate und eine Vielzahl von Übertragungsmöglichkeiten für Rechnungen. Die Auswahl wird meist durch den Leistungsempfänger spezifiziert. Damit er die nachgelagerten Prozesse möglichst automatisiert durchführen kann, sind gemeinsame Standards einzuhalten. Der Lieferant hat dadurch den Vorteil einer schnelleren Bezahlung.
Softwarelösungen stellen durch integrierte Prozesse sicher, dass die technischen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. So werden die Ausgangsrechnungen nach Erstellung durch das System unveränderbar abgespeichert und in einem Archiv abgelegt. Damit ist gewährleistet, dass ein Betriebsprüfer Jahre später die erstellte Rechnung lesen und prüfen kann.
Welche organisatorischen Anforderungen stellt die Implementierung elektronischer Prozesse in den Bereichen Rechnungseingang und -ausgang?
Greulich: Vor der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens analysiert werden. Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, die Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und die jeweiligen Fachbereiche im Betrieb einzubeziehen.
Bei elektronischen Rechnungen sind zum Beispiel meist Informationen zu hinterlegen, um die nachgelagerten Prozesse medienbruchfrei zu steuern. So ist etwa bei der Abrechnung mit der öffentlichen Verwaltung eine Leitweg-Identifikationsnummer zu übermitteln, die die Rechnung in das entsprechende Dezernat beim Empfänger routet. Diese Leitweg-ID liegt dem Auftrag bei und muss der Abrechnungsstelle in der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.
Eine gute Orientierung und Unterstützung bei der Analyse und Einführung von digitalen Geschäftsprozessen bietet der Bitkom. Er hat dafür ein passendes Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse entwickelt, das die vier Themenfelder Technologie, Daten, Qualität und Organisation zur Prozessanalyse vorschlägt.
Warum ist vor allem ein digitaler Rechnungseingang so wichtig für einen effizienten Workflow?
Greulich: Die Rechnungsausgangsdaten liegen in der Regel in der kaufmännischen Software bereits digital vor und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Im Rechnungseingang kommen dagegen meist ganz unterschiedliche Formate an: Papier, PDF bzw. unstrukturierte Daten, strukturierte Daten. Für jedes Format ist ein anderes Vorgehen notwendig, um die Daten GoBD-konform in die Finanzbuchhaltung zu überführen und sie zu archivieren. Das ist sehr aufwendig, deshalb ist es wichtig, auch den Rechnungseingang effizient zu gestalten. Papierbelege werden mit dem ersetzenden Scannen digital erfasst und in eine Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung übertragen.
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet sich als Einstieg dafür an, die eigenen kaufmännischen Prozesse zu modernisieren. o wie vor dreißig, vierzig Jahren die Betriebe von Schreibmaschine auf PC umgestiegen sind, bringt ihnen heute der Umstieg auf durchgängig digitale Prozesse einen Effizienzgewinn.
Besonders effizient ist der elektronische Rechnungseingang dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten Standardformat automatisiert ausgetauscht werden. Hierfür stehen ZUGFeRD oder XRechnung zur Verfügung. Auf welches Format sollten KMU setzen?
Greulich: Die Auswahl eines Formats und des entsprechenden Übertragungskanals hängt vom Reifegrad der Digitalisierung auf Seiten des Rechnungsempfängers ab. Es gibt Prozesse, die End-to-End einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und somit rein auf dem Austausch von strukturierten Daten basieren.
In Klein- und Kleinstbetrieben sind dagegen oft noch viele manuelle Schritte in der Eingangsrechnungsverarbeitung üblich. Um diese Vielzahl von Anforderungen abzudecken und branchenübergreifend die Inhalte einer Rechnung zu definieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt und bereits in der Version 2.1 veröffentlicht.
Das ZUGFeRD-Format ist als hybride Datei ausgestaltet. Das heißt, die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten.
Um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu erfüllen, gibt es zusätzlich das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, das erst über ein separates Visualisierungstool für das menschliche Auge lesbar wird. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.