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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
9 Gründe, warum sich KMU mit Digitalisierung von HR beschäftigen müssen
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) digitalisieren mittlerweile alle möglichen Geschäftsprozesse – doch ihr Personalwesen arbeitet nach wie vor überwiegend analog. Das wirkt sich auf Dauer negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Argumente, die für die Digitalisierung von HR (Human Resources) sprechen.
Digitalisierung wird von vielen Entscheidern im Personalwesen nach wie vor als ein Trend belächelt. Aussagen wie „Das setzt sich doch sowieso nicht durch“ oder „Ich bleibe bei meinen altbewährten Methoden“ sind immer noch keine Seltenheit und auch über die Grenzen der HR-Abteilungen hinaus bekannt.
Die „schlechte“ Nachricht für Modernisierungsverweigerer: Der Digitalisierung kann sich kein Unternehmen entziehen – auch nicht kleine und mittlere Betriebe.
Die gute Nachricht: Personaler, die sich heute mit der Digitalisierung von HR auseinandersetzen, haben im besten Fall schon morgen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Das unterstreichen auch die nachfolgenden neun Gründe für die Digitalisierung des Personalwesens.
1. Automatisierung von administrativen Aufgaben
Ein Großteil des Arbeitsalltags von Personalern besteht aus administrativen Aufgaben wie dem Anlegen und Pflegen von Personalakten, dem Bearbeiten von Krankmeldungen oder der Lohnbuchhaltung. Diese Aufgaben sind zweifelsfrei wichtig, aber auch zeitaufwendig und lästig. Die Digitalisierung im Personalwesen hat für dieses Problem die ideale Lösung – immerhin lassen sich administrative Aufgaben sehr effektiv und leicht automatisieren. Das wiederum spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Personalabteilung sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
2. Mehr Effizienz im Recruiting
Schaut man sich vor allem bei größeren KMU in den Personalabteilungen um, so stellt man fest, dass kein anderer HR-Bereich so stark digitalisiert ist wie das Recruiting. Nicht ohne Grund – schließlich sorgen digitale Prozesse im Recruiting für:
- schnellere Erfolge
- größere Reichweiten einer Stellenausschreibung
- eine positive Candidate Journey
- ein aktives und positives Employer Branding
- bessere Such- und Filtermöglichkeiten
- Messbarkeit und umfassende Auswertungsmöglichkeiten
- effizientere Pflege eines Talent Pools
Egal ob Active Sourcing, Online-Bewerberformular, Chatbots oder der Aufbau einer Arbeitgebermarke – im Recruiting zeigt die Digitalisierung von HR besonders deutlich, was alles in ihr steckt.
3. Professionalisierung des Personalwesens
Lange Zeit genoss das Personalwesen unter Nicht-Personalern einen eher zweifelhaften Ruf à la: „Das kann doch jeder“. Durch die Digitalisierung von HR wird sich daran in kommender Zeit jedoch einiges ändern. Denn die Einführung verschiedener digitaler Informations- und Kommunikationstechniken sorgt für eine Professionalisierung des Personalwesens.
Personaler, die auch in Zukunft durch souveräne Leistungen auffallen und zu den Besten ihrer Zunft zählen wollen, sollten sich intensiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen.
Dann werden sie auch feststellen, dass der digitale Wandel eher für Chancen und Weiterentwicklung steht als für Befürchtungen wie Jobabbau und Co.
4. HR wird durch Digitalisierung effizienter und zielgerichteter
Die Automatisierung bestimmter Prozesse, agile Workflows, die Verknüpfung verschiedener Abteilungen, umfassende Auswertungen von Daten – die Digitalisierung sorgt zukünftig dafür, dass das Personalwesen nicht nur zielgerichteter, sondern auch ganz allgemein effizienter agieren wird. Schon jetzt bietet die HR-Praxis viele Beispiele, die dies unterstreichen:
- standardisierte und automatisierte Onboarding-Prozesse
- Chatbots zur Bewerberkommunikation
- die digitale Personalakte
- Onlinekalender zur Terminabsprache
5. Vielfältigere Möglichkeiten in der Personalentwicklung
Das Sprichwort „Wer rastet, der rostet“ mag zwar fast schon altertümlich daherkommen, besitzt jedoch in Zeiten der Digitalisierung von HR mehr Aktualität denn je. Fakt ist nämlich: Im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung müssen Personaler permanent dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter ihres Unternehmens stetig weiterentwickeln. Was ihnen hierbei behilflich ist? Überraschung: HR-Digitalisierung natürlich!
HR-Software hilft den Personalverantwortlichen nicht nur dabei, auf einen Blick zu erkennen, welcher Mitarbeiter wann zuletzt eine Weiterbildung besucht hat. Die Programme können auch genutzt werden, um den Kollegen gleich zu einem entsprechenden Seminar oder Workshop einzuladen.
Im Zuge der gegenwärtigen Coronavirus-Pandemie zeigt sich zudem deutlich, welche Vorteile digitale und damit standortunabhängige Lernmethoden wie E-Learning bieten. Aber auch losgelöst von der aktuellen Krise gilt: E-Learning oder Blended Learning – also die Kombination aus digitalem Lernen und Präsenzveranstaltungen – sind längst auch in den KMU angekommen. Die Digitalisierung als Werkzeug der unternehmerischen Weiterentwicklung kann und darf daher nicht länger ignoriert werden.
6. Fokus auf den Menschen
Wenn Personaler weniger Zeit für administrative Aufgaben aufbringen müssen und Softwarelösungen einen Großteil der Arbeit übernehmen können, bleibt endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Bereich Human Resources: die Menschen. Umfassende Onboarding-Maßnahmen, ausgedehnte Mitarbeitergespräche und individuelle Beratungen sind nur ein paar der Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung des Personalwesens einhergehen.
7. Zeitgemäßes Employer Branding
Gerade wenn es darum geht, die Vertreter der Generationen Y und Z zu erreichen (sprich: alle Menschen, die ab Mitte der 1980er Jahre geboren wurden und als digital natives, also „digitale Ureinwohner“, bezeichnet werden), ist die Digitalisierung ein wichtiger Türöffner.
Die jungen Jobeinsteiger möchten in Unternehmen arbeiten, die schon jetzt hohe digitale Standards vorweisen können – und nicht verzweifelt versuchen, doch noch irgendwie auf den Technologie-Zug aufzuspringen.
Firmen, die es schaffen, ein zeitgemäßes (also digital versiertes) Image nach außen zu transportieren, machen sich automatisch attraktiver für junge Bewerber, die als Fach- und Führungskräfte von morgen gelten. Ein entsprechendes Employer Branding, also der Aufbau einer Arbeitgebermarke, muss als wichtige Stellschraube in diesem Prozess betrachtet und genutzt werden.
8. Sichere und effektive Datenspeicherung, Datennutzung und Datenauswertung
Wenn es um die HR Digitalisierung geht, dann ist ein Thema zweifelsfrei unumgänglich: die Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten. Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sollte jedem Personalmitarbeiter klar sein: Hier ist Vorsicht geboten!
Was zunächst einmal wie eine Gefahr wirkt, ist in Wirklichkeit ein großer Gewinn für HR. Denn mithilfe von HR-Anwendungen lassen sich Daten problemlos richtig, sprich: sicher, digital speichern. Und damit nicht genug: Einmal elektronisch erfasst, fristen die Daten, die für das Personalwesen relevant sind, kein trostloses Dasein, sondern können jede Menge wertvolle Erkenntnisse liefern:
- Wann hat Mitarbeiter X zum letzten Mal eine Fortbildung besucht?
- Wie hat sich sein Gehalt in den letzten Jahren entwickelt?
- Wie viele Tage pro Jahr war er durchschnittlich krank?
- Wie lang liegt sein letzter Urlaub zurück?
- Wann wird es Zeit für einen Präsentkorb zum zehnjährigen Firmenjubiläum?
Antworten auf Fragen wie diese sind dank der Digitalisierung des Personalwesens meist nur einen Klick entfernt. Sie unterstreichen nicht nur den Sinn vom Einsatz entsprechender Technologien im Bereich Human Resources, sondern zeigen auch, dass die (gesetzeskonforme) Speicherung, Nutzung und Auswertung von Daten nicht kategorisch verteufelt werden sollte.
9. Vereinfachte interne Zusammenarbeit
Nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen haben häufig das Problem, dass die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen nur mühselig klappt und viel Konfliktpotenzial bereithält. Doch glücklicherweise kann die Digitalisierung auch hier Abhilfe schaffen.
Schaut man sich das Personalwesen an, muss man nicht lang nach Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen suchen. Ob nun die Stellenausschreibung, die via Facebook geteilt werden soll, ein technisches Problem im Online-Bewerbungsformular oder der Termin für das Sommerfest, der mit allen Mitarbeitern abgestimmt werden möchte – überall sorgt die Digitalisierung für eine agile, übergreifende Zusammenarbeit, die sämtliche Abläufe im Unternehmen vereinfacht.
HR-Digitalisierung nicht nur können, sondern auch wollen
Viele KMU stehen derzeit gerade erst am Anfang des digitalen Wandels. Dass dieser unumgänglich ist und für jedes Unternehmen unabhängig von Mitarbeiter- und Umsatzzahlen spannende Chancen bereithält, sollte spätestens nach diesem Beitrag klar sein.
Wichtig für alle Entscheider, die nun entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten wollen: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der auf zwei ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren basiert:
- dem Können in Form einer entsprechenden IT-Basis,
- dem Wollen in Form einer entsprechenden IT-Kultur
Erst wenn beides gegeben ist, kann eine umfassende und erfolgversprechende Digitalisierung im Personalwesen und im gesamten Unternehmen stattfinden.
E-Learning im Homeoffice: Chancen für Bauunternehmen in der Krise
Die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag vieler Bauunternehmen stark verändert. Persönliche Meetings und Bewegungsfreiheit sind eingeschränkt, Leerläufe entstehen. Um den Betrieb trotzdem am Laufen zu halten und die Zeit sinnvoll zu nutzen, sind digitale Lösungen gefragt. Die BRZ-Akademie empfiehlt: Treffen Sie sich online und setzen Sie auf E-Learning, um Ihre Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen.
Es geht auch digital: Weiterbildung im Baubetrieb
Die Digitalisierung erweist sich gerade in der Krise als überlebenswichtig. Bauunternehmen, die bereits erste Schritte unternommen haben, können ihre Prozesse einfacher fortführen. Doch auch für alle anderen gilt: Nutzen Sie Leerläufe, um sich und Ihre Teams zu qualifizieren. „E-Learning bietet hier ideale Ansatzpunkte, um später gestärkt und zukunftsorientiert aus der Krise herauszugehen“, betont Johannes Trienekens, Leiter der BRZ-Akademie. Ob Wissenslücken schließen oder neue Methodenkompetenzen erlernen – digitales Lernen ermöglicht es, auf dem Laufenden zu bleiben.
Digital lernen mit der BRZ-Akademie
Web-Seminare sind Live-Schulungen, bei denen Teilnehmende über eine Webanwendung direkt mit Fachreferenten verbunden sind. Fragen lassen sich per Live-Chat stellen und sofort klären. Die Inhalte konzentrieren sich auf praxisnahe Themen wie Urlaubsberechnung in der Baulohnabrechnung oder Verrechnungssätze für Gerätekosten. Die Dauer beträgt in der Regel 45 Minuten plus Fragezeit.
Online-Schulungen sind zeitunabhängig verfügbar und bestehen meist aus mehreren Lerneinheiten. Nach Registrierung können Teilnehmende die Inhalte jederzeit abrufen und wiederholen. Zwischentests helfen, das Gelernte zu überprüfen.
Von Profis für Profis
Die Schulungen werden von erfahrenen Fachreferenten geleitet, die sowohl über langjährige Baupraxis als auch über umfassendes Wissen in Bausoftware und digitalen Prozessen verfügen. Sie vermitteln praxisnahes Wissen für den direkten Einsatz im Baubetrieb.
Nicht warten, jetzt starten!
Für die Teilnahme benötigen Ihre Mitarbeitenden lediglich einen PC oder ein Notebook, eine Internetverbindung und optional Kopfhörer oder Lautsprecher. Ob im Homeoffice oder im Büro – so können Baubetriebe jetzt Zeit und Leerläufe effektiv nutzen. Die BRZ-Akademie empfiehlt: Starten Sie noch heute mit E-Learning und rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zeit nach der Krise. Den Überblick über alle E-Learning-Angebote von BRZ finden Sie hier.
Corona und Homeoffice: Wie ein DMS Unternehmen unterstützt
Viele Arbeitgeber in Deutschland haben ihre Beschäftigten in den vergangenen Wochen aufgrund der Coronavirus-Pandemie ins Homeoffice geschickt. So wollen die Unternehmen auch im Quarantänefall handlungsfähig bleiben und ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Doch vor allem kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft eine elementare Voraussetzung für effektives Arbeiten von zu Hause: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Die Coronavirus-Pandemie hat die kürzlich noch so robuste deutsche Wirtschaft mit voller Wucht erfasst. Ganze Branchen, vor allem Händler und Dienstleister, sind vom behördlich angeordneten Lockdown des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens massiv betroffen.
Immer mehr Arbeitgeber müssen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild der Bundesregierung angewiesen. Aber auch in den Branchen, in denen noch gearbeitet werden darf – oder muss, herrscht mittlerweile ein Gefühl der Unsicherheit. Niemand kann gegenwärtig abschätzen, wie lange die Corona-Krise andauern wird. Um sich für den Quarantänefall zu wappnen, verlegen immer mehr Unternehmen ihre Büroarbeitsplätze ins Homeoffice.
Die Möglichkeit, wichtige Aufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen, hilft Unternehmen, selbst in Extremsituationen wie der Corona-Krise größere Ausfälle zu vermeiden und handlungsfähig zu bleiben. Darüber hinaus kann das Arbeiten von zu Hause sicherlich dazu beitragen, das Erkrankungsrisiko für die Mitarbeiter zu verringern. Wer jedoch meint, für Homeoffice reiche es aus, einfach den PC aus der Firma mit nach Hause zu nehmen und via Remote-Desktop ans Unternehmensnetz anzustöppseln, der liegt falsch.
Ein vollwertiger Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt voraus, dass die Mitarbeiter von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.
Papierbasierte Dokumentenverwaltung erschwert Homeoffice
Viele Unternehmen, insbesondere Mittelständler, haben nun – neben all den wirtschaftlichen Verwerfungen – auch noch ein organisatorisches Problem. Sie bestreiten nämlich nach wie vor einen Großteil ihrer geschäftlichen Prozesse mithilfe von Papierdokumenten. Das bedeutet: Geschäftsrelevante Informationen wie Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten sind häufig in Aktenordnern abgelegt, die wiederum irgendwo in den Firmenräumen stehen. Homeoffice-Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen – und sich daher kein vollständiges Bild zu einem Fall machen.
Alle relevanten Papierunterlagen mit nach Hause zu nehmen, ist für Heimarbeiter aber keine Lösung. Denn damit würden wichtige Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen. Zudem lassen sich in diesem Fall auch die eigenen Fortschritte und Arbeitsergebnisse nicht mit den Kollegen teilen.
Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist effektives Arbeiten im Homeoffice somit nahezu unmöglich.
Ortsunabhängiger und vollständiger Datenzugriff übers Dokumentenmanagementsystem
Sollen Beschäftigte zu Hause produktiv arbeiten, benötigen sie vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Dies lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) problemlos realisieren. Mithilfe eines DMS können Homeoffice-Mitarbeiter jederzeit auf alle Informationen zugreifen und an Geschäftsprozessen teilnehmen:
- Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise auch im Homeoffice Kunden akquirieren und Geschäfte abwickeln. Über das DMS bleiben alle Beteiligten (Buchhaltung, Lieferanten, Vorgesetzte etc.) auf aktuellem Stand.
- Berater können im Homeoffice Kunden und Projekte betreuen. Das Dokumentenmanagementsystem stellt alle hierfür notwendigen Informationen bereit.
- Führungskräfte können die Fortschritte und Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter im Homeoffice in Echtzeit nachverfolgen.
Digitalisierung schafft Flexibilität
Die Coronavirus-Krise zeigt: Unternehmen sollten hinsichtlich der Arbeitsformen ihrer Mitarbeiter flexibler werden, sofern das Tätigkeitsprofil es zulässt.
Bei Krankheitswellen – da reicht schon die herkömmliche saisonale Grippe – können ortsunabhängige digitalisierte Arbeitsprozesse den Unterschied machen und vor gravierenden wirtschaftlichen Folgen schützen.
Daher ist es ratsam, die trägen papiergebundenen Abläufe endgültig ad acta zu legen und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn ohne DMS gibt es weder ein vollwertiges Homeoffice noch kann die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden – und das gilt nicht nur in Pandemiezeiten.