Digitalisierung

Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte in Deutschland ganz oder teilweise von zu Hause aus. Dieses Modell wird vermutlich langfristig bestehen bleiben. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen, wie etwa die Verarbeitung von Rechnungen, laufen dennoch wie gewohnt weiter.

Doch Papierrechnungen und Homeoffice passen nicht wirklich zusammen. Deshalb sollten Unternehmen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umsteigen. Dadurch lassen sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und somit ortsunabhängig durchführen.

Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichworte: GoBD und Archivierung.

Wenn Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung (REV) digitalisieren möchten, sollten Sie vor der Installation einer entsprechenden Software die folgenden Aufgaben erledigen:

1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.).

Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.

Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.

2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest

Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?

Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:

• Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
• Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer voll automatisierten REV-Lösung  lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.

Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.

3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.

4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu

Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.

5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.

Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.

Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Viele Hersteller wie zum Beispiel Suiteify liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.

Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.

Zu guter Letzt ist es ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.

10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

1. Kurze Durchlaufzeiten

Mit E-Rechnungen können Sie die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörben liegen, durchlaufen elektronische Rechnungen den Prozess schnell und kostengünstig.

Die Software ermöglicht beispielsweise einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung sowie für die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können über die Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.

2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen

Durch die kurzen Durchlaufzeiten bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr „durchgeht“, fallen keine Mahngebühren mehr an.

3. Minimale Fehlerquellen

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Wechselt oder fällt ein Sachbearbeiter aus, muss ein Stellvertreter eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung hingegen digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und -zahlung individuell in Ihrer Software einstellen. Die Eingangsrechnung wird automatisch der Bestellung zugeordnet.

4. Rechtssicherheit

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsverarbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.

5. Bessere Reputation

Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Ein effizienter Rechnungs-Workflow stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.

6. Einbettung in die Gesamtprozesse

Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen, die sich vom Kauf bis zur Zahlung erstrecken. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Wenn Sie die Digitalisierung vorantreiben, schaffen Sie einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten Sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.

7. Zentral speichern, schnell finden

Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.

8. Automatisierung

Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein. So erledigen Sie die Rechnungseingangsverarbeitung im Nu. Sie können beispielsweise Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen zusammenführen.

9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen

Müheloses Reporting auf Knopfdruck – schnell und unkompliziert: Das ist nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung möglich.

10. Dezentrales Arbeiten

Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn Homeoffice ist mit Papierbelegen kaum möglich. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung macht hingegen standortunabhängig. Überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, können die Prozessbeteiligten auf Rechnungen zugreifen und sie bearbeiten – egal, ob sie sich im Homeoffice oder unterwegs befinden.

Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungverarbeitung

Mit einer webbasierten Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, einer Finanzbuchhaltungssoftware, einem integrierten DMS, einem Scanner und einer Verfahrensdokumentation verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab. Dabei ist es egal, ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Schritt für Schritt Ihren Bearbeitungsprozess. Dadurch eröffnen sich Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere und integrierte Prozesse, die Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis ermöglichen.

Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt.

Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten.

Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Seit dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.

Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht

Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.

Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.

Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. So hat sich der Kreditprozess deutlich beschleunigt.

Hinsichtlich des Berichtsumfangs und der Informationstiefe hat sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts geändert. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.

Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sein sollten, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten.

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Das Herzstück der digitalen Buchführung: die E-Rechnung

Die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.

Die europäischen Vorgaben sollten in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.

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Praktische Vorteile durch digitale Buchführung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.

Digitale Buchführung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren

In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen verlieren die Mitarbeitenden Zeit und Energie, weil sie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich. Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.

Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:

• Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
• Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
• Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.

Digitale Buchführung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern

Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.

Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.

Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.

Digitale Buchführung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren

Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen.

Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen („wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen.

Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeitenden den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.

Viele Unternehmen setzen heute eine Buchhaltungssoftware ein. Verfügen sie damit bereits über das, was Fachleute als “digitale Buchhaltung” bezeichnen? – Nicht automatisch, denn auch wer ein Finanzbuchhaltungsprogramm nutzt, verbraucht oft weiterhin jede Menge Papier, weil viele Prozesse nach wie vor papiergebunden ablaufen.

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet jedoch vor allem, papierlose und damit digitale Prozesse zu etablieren. Niemand muss dann beispielsweise händisch Daten von einer Rechnung in eine Buchungsmaske übertragen. Stattdessen werden Rechnungen, soweit sie überhaupt noch auf Papier eintreffen, eingescannt bzw. direkt elektronisch weiterverarbeitet.

Auch die Kontierung läuft digital und weitgehend automatisch ab. Das Gleiche gilt fürs Buchen von Kontobewegungen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ist dazu in der Lage – man muss ihre Möglichkeiten nur nutzen.

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Warum Digitalisierung in der Buchhaltung für Unternehmen wichtig ist

Die Digitalisierung macht Ihr Unternehmen zukunftsfähig. Digitale Prozesse machen Ihren Betrieb schneller, qualitativ besser, rationeller, wirtschaftlicher und rechtssicherer.

Wenn Sie diesen Weg beschreiten, dann ist der erste Schritt die Digitalisierung der Buchhaltung. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Vorteile.

10 Gründe für digitale Buchhaltung

1. Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Die Digitalisierung hält Sie wettbewerbsfähig. Indem Sie Automatisierungen nutzen und manuelle Arbeit einsparen, senken Sie Ihre Kosten. Sie reagieren flexibler auf Marktveränderungen. Denn Sie haben präzise, schnelle Reports und aktuelle Kennzahlen, die Ihnen die Unternehmenssteuerung erleichtern.

2. Zeit und Kosten sparen

Wenn Eingangsrechnungen digital erfasst und kontiert, Ausgangsrechnungen elektronisch generiert und offene Posten automatisch ausgeziffert werden, sparen Sie die Kosten einer manuellen Bearbeitung. Zugleich geht das Ganze viel schneller als in manuellen Prozessen.

Fehler treten gar nicht erst auf oder sind rasch ausgebügelt, Rückfragen sind im Nu beantwortet, Suchaufwand entfällt. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden und stärkt Ihre Liquidität.

3. Qualitätsgesicherte Prozesse

Der erste Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung besteht darin, konsistente und schlanke Prozesse zu entwerfen. Das eliminiert Fehler und gibt Mitarbeitenden Klarheit und Sicherheit über ihre Tätigkeiten. So können Sie in der Software Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe vorbereiten, mit denen auch Urlaubsvertretungen sofort zurechtkommen.

4. Fachkräftemangel bewältigen

Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, kommen Sie mit weniger Personal aus, weil der Computer viele Routineprozesse erledigt. Zugleich binden Sie Fachkräfte an Ihr Unternehmen, denn die Beschäftigten erkennen, dass sie bei Ihnen hochqualifiziert und mit modernen Tools und Techniken arbeiten. Das wiederum stärkt Ihre Reputation am Arbeitsmarkt.

5. Informationen in Echtzeit, immer auskunftsfähig

Die Märkte sind volatil. Wie können Sie wissen, dass Sie in die richtige Richtung steuern? Richtig: durch Kennzahlen-Auswertungen, Liquiditätsberichte, Übersichten über die Laufzeit von Forderungen und Verbindlichkeiten usw. Digitalisierung in der Buchhaltung liefert Ihnen schnell zuverlässige Zahlen als Entscheidungsgrundlage.

6. Compliance mit GoBD und Datenschutzrichtlinien

Betriebsprüfungen sind mit einer digitalisierten Buchhaltung kein Grund zur Sorge mehr. Ihre Software unterstützt Sie dabei, die Buchführung sicher und transparent zu gestalten – ganz gemäß den Vorgaben der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall wird mit den dazu gehörigen Dokumenten und Belegen verknüpft und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Die Prüf- und Genehmigungs-Workflows für Eingangsrechnungen sind klar dokumentiert. Die Protokollierung aller Aktivitäten in der Software macht Ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar.

Zudem können Sie passgenau Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Daten zu schützen.

7. Bessere Reputation bei Lieferanten und Kunden

Da Ihre Eingangsrechnungen in einem papierlosen Prozess viel schneller bearbeitet werden, können Sie Skonto in Anspruch nehmen. Das spart Geld und die schnelle Zahlung sorgt für einen guten Ruf bei Lieferanten. Durch gute Pflege der Lieferantenbeziehungen können Sie Materialknappheit und Lieferengpässen frühzeitig begegnen und Ihre Termintreue gegenüber den Kunden wahren.

8. Schnellere und einfachere Prozesse mit dem Steuerberater

Möglicherweise lassen Sie Ihren Jahresabschluss und Ihre Finanzberichte vom Steuerberater erstellen. Wussten Sie, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater erleichtert?

Sie können mit der Kanzlei  Dokumente über ein digitales Portal effizient austauschen. Kein Hin und Her mehr mit Pendelordnern, Sie arbeiten einfach digital zusammen.

9. Einstiegspunkt für weitere Automatisierungen

Warenwirtschaft, Produktion, Projekte, Reisekosten, Löhne und Gehälter, sie alle haben mit der Finanzbuchhaltung zu tun. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen ist, ist sie der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen.

Warum ist die Buchhaltung die erste Station Ihrer Unternehmensdigitalisierung? Ganz einfach, weil sie sich ideal dazu eignet. Die Buchhaltung ist hochgradig standardisiert und formalisiert. Vorgänge rund um Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontierung, Buchung, und Finanzberichte wiederholen sich immer wieder in der gleichen Form und sind deshalb prädestiniert für Digitalisierung.

10. Fördermöglichkeiten

Bund und Länder haben zahlreiche Förderprogramme zur Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgelegt. Daher ist es empfehlenswert, sich vor dem Beginn von Digitalisierungsprojekten zu informieren, ob es für das eigene Vorhaben Fördermittel für Digitalisierung gibt.

Neue Prozesse, neue Rollen, bessere Arbeitsbedingungen

Digitalisierung in der Buchhaltung wird die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung verändern. Hier einige Beispiele aus dem Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung (REV).

Digitaler Rechnungseingang

Im Zuge der E-Rechnungspflicht gehören elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zum Tagesgeschäft. Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD kann eine Buchhaltungssoftware automatisch einlesen.

Aber auch eingehende Rechnungen in einem unstrukturierten PDF-Format (als E-Mail-Anhang) oder gescannte Papierrechnungen lassen sich mithilfe einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung schnell weiterverarbeiten.

So landen alle digitalen Belege direkt im Rechnungseingang der Buchhaltung. Dort werden die Rechnungen an die zuständigen Prüfer verteilt. Zuerst für die formale, dann für die sachliche Prüfung und schlussendlich für die Freigabe.

Dieser transparente, digitale Workflow stellt sicher, dass jede Eingangsrechnung schnellstmöglich bei den richtigen Personen ankommt. Das beschleunigt den Freigabeprozess enorm. Zudem hat die Buchhaltung stets alles im Blick und weiß bei Rückfragen zu einer Rechnung sofort, an wen sie sich zu wenden hat.

Rollen und Workflows

Bleiben wir beim Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die elektronische REV ist für die Mitarbeitenden mit bestimmten Rollen verbunden.

Rechnungen werden nicht mehr in eine Abteilung “hineingekippt”, sondern den im System hinterlegten Personen direkt in ihren digitalen Eingangskorb gelegt. Die Vorständin Frau Dr. Meier wird zum Beispiel die Zahlungsfreigabe verantworten, der Projektleiter Herr Müller wird die sachliche Richtigkeit bestätigen, und die Buchhalterin Frau Schneider prüft die formale Richtigkeit.

Ist eine dieser Personen verhindert, greift eine ebenfalls in der Software hinterlegte Vertretungsregelung. Gibt es Unklarheiten bei der Rechnung, existieren definierte Prozesse für unterschiedliche Rückfragen und Zurückweisungsgründe.

Zugriffssteuerung

Entsprechend Ihren Rollen haben die Mitarbeitenden Profile, die ihre Zugriffsmöglichkeiten präzise regeln - immer nach der Maxime “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”.

Arbeitsverbesserung im Rechnungseingang

Da elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert ausgelesen werden, entfällt die langweilige und fehleranfällige Arbeit der manuellen Erfassung. Die vordefinierten Prozesse sorgen für Klarheit und Sicherheit im Arbeitsalltag.

Die Archivierung kompletter Geschäftsvorfälle und das zugrundeliegende DMS machen es leicht, Rückfragen schnell zu beantworten. Dabei sorgen die geregelten Zuständigkeiten und Workflows für eine nahtlose, fehlerfreie Bearbeitung.

Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?

Sie benötigen eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Idealerweise ist das DMS in die Finanzbuchhaltungslösung integriert, denn Belege und Dokumente müssen ja mit der Buchung verknüpft hinterlegt werden.

Es ist sinnvoll, einen Anbieter auszuwählen, der weitere Lösungen im Gepäck hat, zum Beispiel für die Bereiche Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung und Personalmanagement. Denn auch dort ist Digitalisierung angesagt. Und reibungslose digitale Prozesse setzen nun einmal voraus, dass die eingesetzten Lösungen gut harmonieren.

Fazit

Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Geschäftsvorfälle schneller, flexibler, qualitativ hochwertiger und sicherer zu bearbeiten. An einer digitalen Buchhaltung führt daher kein Weg vorbei, wenn Sie auch künftig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Da die Buchhaltung in Verbindung mit einem integrierten DMS eine zentrale Funktion im Unternehmen innehat, bildet sie die ideale Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.

Digitalisierung als zentrales Thema im Mittelstand

Die Digitalisierung im Mittelstand gehört aktuell zu den wichtigsten strategischen Aufgaben. Viele Unternehmen erhoffen sich davon Effizienzsteigerungen, eine bessere Wettbewerbsfähigkeit und die Skalierung ihres Geschäftsmodells. Diese Entwicklungen führen zu tiefgreifenden Veränderungen in Unternehmensstrukturen und Abläufen. Fachleute nennen dies digitale Transformation.

Dabei konzentrieren sich Projektverantwortliche häufig auf Prozesse, Daten und Technik. Ein entscheidender Erfolgsfaktor wird jedoch oft übersehen: Mitarbeitende bei der Digitalisierung mitzunehmen und aktiv einzubinden.

Menschen im Fokus der digitalen Transformation

Natalie Biele von der Hamburger Unternehmensberatung Solvie und Kollegen, Expertin für Change Management im Mittelstand, erlebt in Digitalisierungsprojekten sehr unterschiedliche Haltungen: Manche Mitarbeitende sind begeistert und möchten den Wandel aktiv mitgestalten. Andere reagieren verunsichert, zögern oder haben sogar Angst vor Veränderung.

Gerade zu Beginn eines Transformationsprozesses stellt sich für viele Mitarbeitende die zentrale Frage: “Was bedeutet die Digitalisierung für mich und meine Aufgaben?”

Warum Digitalisierungsprojekte scheitern – und wie man das verhindert

Laut Biele scheitern die meisten Digitalisierungsprojekte im Mittelstand nicht an der Technik, sondern an mangelnder Mitarbeiterkommunikation und fehlender Partizipation. Erfolgreiche Projekte setzen darum auf transparente Information, klare Zielbilder und echte Beteiligung.

Ihr Fazit:
Ein Digitalisierungsprojekt ist nur dann erfolgreich, wenn die Menschen frühzeitig eingebunden werden – und engagiert bleiben, während die Transformation im Unternehmen läuft.

Fünf grundlegende Tipps für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte

Damit die digitale Transformation des Unternehmens gelingt und die Mitarbeitenden diesen Prozess unterstützen, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

1. Umsetzung und Kommunikation stets zusammen planen — Das bedeutet, dass von Beginn an für beide Bereiche gleichermaßen Kapazitäten zu berücksichtigen sind. „Mit der Informationsweitergabe zu warten, bis alle Pläne zu 100 Prozent feststehen und das Vorhaben tatsächlich startet, kann zu spät sein, um entstehende Gerüchte und negative Kommentierungen zu verhindern“, sagt Natalie Biele. Planung, Kommunikation, Umsetzung – das alles koste viel Zeit. Zu viel Zeit, um es „mal eben so“ nebenher zu machen.
2. Führungskräfte frühzeitig einbinden und durch Integration und Beteiligung für das Vorhaben gewinnen.
3. Kohärent kommunizieren — Die Projektverantwortlichen sollten die Sinnhaftigkeit und Zielsetzung der Veränderungen konkret und nachvollziehbar darstellen. Hierbei ist die Machbarkeit im Blick zu behalten.
4. Die Begeisterten als Multiplikatoren nutzen — und zu Motivatoren für das Gesamtprojekt machen.
5. Berechtigte Einwände ernst nehmen — und Blockierer frühzeitig identifizieren und „einfangen“.

Digitalisierung – ein ebenso häufig verwendeter wie schwer greifbarer Begriff. Vor allem KMU stehen häufig vor der Frage, wie sie mit diesem Thema umgehen sollen. Und vor allem: Wie sollen sie anfangen? Mit welcher Digitalisierungsstrategie sollen sie vorgehen? In diesem Beitrag erklären wir den Begriff der Digitalisierung, zeigen mögliche Ansatzpunkte für Digitalisierungsvorhaben in mittelständischen Unternehmen auf und geben Tipps für ein zielführendes Vorgehen.

Was bedeutet „Digitalisierung“?

Der Begriff der Digitalisierung begegnet uns heute in verschiedenen Kontexten. Am naheliegendsten ist der technische Zusammenhang: Hier bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digital-technischen System. Beispiel: Die Informationen aus einer Papierrechnung wie der Zahlungsbetrag, die Kontoverbindung oder der Zahlungsempfänger werden in ein elektronisches System, beispielsweise in eine Finanzbuchhaltungssoftware, übertragen und dort weiterverarbeitet.

Doch Digitalisierung geht heute noch viel weiter und bestimmt praktisch alle Teile unseres Lebens: privat, beruflich, gesellschaftlich und politisch. Diese umfassende Betrachtung wird mit den Begriffen „digitale Revolution“ oder „digitale Transformation“ beschrieben. Denn wir buchen (häufig) unsere Reisen heute nicht mehr im Reisebüro, sondern im Internet. Wir lesen die Zeitung (häufig) nicht mehr in Papierform, sondern per App. Und wir gehen für unsere Bankgeschäfte (häufig) nicht mehr in eine Bankfiliale, sondern machen Online-Banking.

Digitalisierung bestimmt in weiten Teilen also unser Leben. Dabei ist die Technik meist aber nicht der Auslöser, sondern der Umsetzer unserer Bedürfnisse nach Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Bevor man mit Überlegungen zur Digitalisierung beginnt, ist es wichtig, sich in die Rolle des Kunden, Nutzers oder Anwenders zu begeben und dessen Wünsche in den Mittelpunkt der Veränderungen zu stellen.

Dies ist dann die dritte Dimension des Begriffs „Digitalisierung“ – die ökonomische. Für Unternehmen bedeutet sie einen konsequenten Wechsel der Perspektive: von der Produkt- zur Kundenzentrierung!

Welchen Nutzen bringt Digitalisierung für Unternehmen?

Ökonomisch zu handeln bedeutet aber eben auch, nutzenorientiert zu handeln. Digitalisierung muss also einem mittelständischen Unternehmen und dessen Kunden einen Nutzen bringen, sonst lohnt sich die Beschäftigung damit nicht. Worin könnte dieser Nutzen liegen? Zunächst in der Verbesserung der Wettbewerbsposition:

• Durch Digitalisierung kann ich Prozesse effizienter gestalten, also mehr Output erzielen und damit Wachstum generieren.
• Gleichzeitig können aber auch Kosten gespart werden, wenn bestimmte Aufgaben beispielsweise automatisiert werden können.
• Und auch neue Produkte, Dienstleistungen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle können das Ergebnis von Digitalisierungsaktivitäten sein.

Die „digitale Dividende“ lohnt sich also, und Umfragen zeigen, dass sich ein Großteil der Unternehmen mit Fragen der Digitalisierung beschäftigt. So ergeben beispielsweise die regelmäßigen Unternehmensbefragungen der Förderbank des Bundes KfW ein klares Bild: Mehr als 60 Prozent aller Unternehmen planen in den kommenden zwei Jahren konkrete Digitalisierungsprojekte – und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg.

Was sollten KMU im Hinblick auf ihre Digitalisierungsstrategie beachten?

Aber wie gehe ich als KMU nun konkret vor, wenn ich mein Unternehmen digitalisieren möchte? Drei Ansatzpunkte können dabei betrachtet werden: die Prozesse, die Daten und das Geschäftsmodell.

• Im Mittelpunkt jeder Planung einer Digitalisierungsstrategie stehen die Prozesse in einem Unternehmen. „Leider“ gibt es davon so viele, dass die Auswahl und Priorisierung der wirklich wichtigen und erfolgsrelevanten Abläufe bereits eine erste Kraftanstrengung ist. Eine konsequente Abfolge einzelner Schritte kann dabei hilfreich sein: Transparenz über die Prozesse herstellen → einzelne Prozessschritte analysieren → Optimierungspotenzial identifizieren → Automatisierungsansätze finden → Effizienzpotenziale heben
• Ein Beispiel gefällig? Schauen Sie sich den Umgang in Ihrem Unternehmen mit eingehenden Rechnungen an. Wie lange benötigt dieser Prozess vom Eingang über die Verarbeitung in der Buchhaltung, die rechnerische und sachliche Prüfung bis zur Freigabe und Auszahlung? Wie viele Stationen bzw. Menschen sind beteiligt? Wie häufig bleiben Rechnungen liegen, weil Verantwortliche nicht am Arbeitsplatz sind (Homeoffice!) und dadurch zum Beispiel Skontofristen versäumt werden? Ein vollständig digitalisierter Prozess zur Bearbeitung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen kann hier in jedem Unternehmen Zeit und Geld sparen! Eine Prozessanalyse lohnt sich in vielen Unternehmensbereichen: in der Fertigung und bei Logistikprozessen genauso wie bei administrativen Prozessen im Personal- und Finanzbereich.
• Ähnliche Potenziale liegen vielfach im Umgang mit Daten. Denn mindestens so groß wie die Anzahl der Prozesse ist die Menge der Daten, die in einem Unternehmen existieren – und oftmals nicht genutzt werden. Hier spielen rechtliche Anforderungen des Datenschutzes wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der EU eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nur unter Beachtung rechtlicher Vorgaben gesammelt, aufbereitet und genutzt werden. Dann aber können Sie bei Marketingaktivitäten (Welche Kunden mit welchen Merkmalen nutzen welche Produkte/Dienstleistungen am häufigsten?), bei der Vertriebssteuerung (Über welche Kontaktwege sind Interessenten auf uns zugekommen? Wie häufig waren wir mit Interessenten bereits in Kontakt?) oder auch der Produktentwicklung (Welche Kundenrückmeldungen können zur Verbesserung meines Produkts/meiner Dienstleistung führen?) große Wirkung entfalten. Ein Kunden(daten)-Management-System (CRM = Customer Relationship-Management) kann hier ein wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie sein.
• Die „höchste“ Stufe der Digitalisierung besteht darin, das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens infrage zu stellen. Hier spricht man häufig auch von Disruption – damit gemeint ist die kreative Zerstörung des Vorhandenen, aus der dann Innovation und Zukunftsfähigkeit entstehen. Eine solche Disruption kann einzelne Produkte, Dienstleistungen oder auch das gesamte Ecosystem, also das unternehmerische Umfeld eines Betriebs umfassen.
• Auch hierzu ein Beispiel gefällig? Die Axel Springer SE steigerte ihre Erlöse aus digitalen Geschäftsmodellen auf mittlerweile rund 8o Prozent des Gesamtkonzernumsatzes. Gedruckte Zeitungen und Zeitschriften, die ursprünglich das Kerngeschäft von Springer als Verlag waren, spielen nur noch eine nachgelagerte Rolle. Der Konzern hat sein Geschäftsmodell fast vollständig digital transformiert.

Ausgewählte Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen

Selbst bei Axel Springer fand die Digitalisierung nicht von einem Tag auf den anderen und in dem heute vorliegenden Umfang statt, sondern war das Ergebnis vieler Jahre Planung und Umsetzung. Daher sollte auch ein mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung schrittweise vorgehen und auf einzelne Prozesse schauen. Das könnte zum Beispiel, wie bereits geschildert, der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung sein. Oder – noch grundlegender – die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Dokumente wie E-Mails oder Belege gesetzeskonform gespeichert und archiviert werden. Der Vorteil: schnelles Finden per Volltextsuche, Zeit- und Kostenersparnis durch verringerten Lagerplatz bzw. eingesparte Papiermengen sowie Rechtssicherheit durch jederzeitigen Zugriff.

Eine Digitale Personalakte sorgt zum Beispiel für durchgängige Prozesse bei der Beurteilung von Mitarbeitenden und ermöglicht auch Führungskräften den dezentralen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. Damit können beispielsweise Multiplikatoren für andere Digitalisierungsvorhaben gewonnen werden.

Ein anderes Beispiel für die Digitalisierung eines Unternehmens ist die Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud – wobei letztere ein Rechenzentrum ist, das nicht im Anwenderunternehmen liegt, sondern extern betrieben wird. Der Vorteil: niedrige Investitionskosten, hohe Anpassbarkeit der Kapazitäten nach oben wie nach unten, professionelle Abwicklung von Prozessen der Datensicherheit und -speicherung.

Das Digitalisierungsportfolio kann aber noch viel mehr Ansatzpunkte umfassen, so zum Beispiel die mobile Nutzung von Software-Anwendungen über Apps, die Integration eines Onlineshops in die Unternehmens-Website (lohnt sich übrigens nicht nur für B2C- bzw. Endverbraucher-Anbieter, sondern auch im Business-to-Business-Geschäft) sowie die Verbesserung der Prozesse in Fertigung oder Logistik.

Die 5 wichtigsten Punkte bei der Digitalisierung

Unabhängig von der Entscheidung, mit welchem Projekt gestartet werden soll, können die folgenden fünf Punkte dabei helfen, die Digitalisierung in KMU zum Erfolg zu führen:

#1 Überzeugung an der Spitze und in der Belegschaft

Es braucht eine klare Haltung im Unternehmen, bevor der Startschuss für eine Digitalisierungsstrategie fällt. Digitalisierung „mal so nebenbei“ ist zum Scheitern verurteilt. Daher sollten sich alle Beteiligten darauf verständigen, Digitalisierungsprojekten eine gewisse Priorität im Unternehmen einzuräumen. Denn Digitalisierung kostet Zeit, Kraft – und auch Geld. Nur wenn Team und Chefetage gemeinsam dahinterstehen, kann Digitalisierung funktionieren.

#2 Ein klarer Digitalisierungsfahrplan („Step by Step“)

Wer zu Beginn zu viel und zu schnell will, verliert sich bald im Detail-Dschungel aus Prozessen, Daten und Beteiligten. Es braucht also einen klaren Vorgehensplan mit Prioritäten, welches Thema zuerst angegangen werden soll. Und dieser Plan gilt so lange, bis es eine neue, von allen gemeinsam vereinbarte Vorgehensweise gibt.

#3 Analyse (und ggf. Optimierung) der Prozesse

Wesentlicher Teil des Digitalisierungsplans ist die Betrachtung der Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Darüber muss Transparenz geschaffen werden, es muss eine sorgfältige Analyse und Dokumentation der ausgewählten Prozesse erfolgen und eine kritische Betrachtung, ob es hier erkennbares Optimierungspotential gibt. Denn es gilt: Ein schlechter Prozess bleibt auch digitalisiert ein schlechter Prozess.

#4 Zuverlässige technologische Umsetzung

Ohne Technologie geht Digitalisierung nicht! Software ist zwar nicht das Wichtigste bei der Digitalisierung – aber sie ist auch nicht verzichtbar. Erst kommt die Kundenzentrierung (Was will der Kunde?), dann die sorgfältige Prozessanalyse (Wie kann das Ergebnis besser, schneller, günstiger, sicherer als heute sein?) und zuletzt die Entscheidung zur technischen Umsetzung (Welche Technologie/Software liefert mir die gewünschte Prozessverbesserung?)

#5 Begleitung und Förderung

Es kann durchaus sinnvoll sein, das interne Prozess-Know-how mit dem externen Expertenblick zu verbinden, um zu einer optimalen Digitalisierungsstrategie zu kommen. Denn die zu betrachtenden Themen wie auch die zu analysierenden Prozesse sind komplex und es besteht die Gefahr, dabei den Überblick zu verlieren. Ein externes Projektmanagement kann bei der Organisation des Digitalisierungsprozesses helfen. Und das Gute dabei: Diese Begleitung (wie auch die tatsächliche Umsetzung und die damit verbundenen Investitionen) wird in vielen Fällen durch Fördergelder von Bund oder Land unterstützt.

Fazit

Digitalisierung ist ein gleichermaßen angesagtes wie komplexes Thema. Leicht verliert gerade ein KMU den Überblick bei der Frage: Wie fange ich an? Wie gehe ich vor? Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung ein Erfolgsfaktor bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie für das eigene Unternehmen. Und es ist gewiss keine Schande, dabei auf die Unterstützung von kompetenten Partnern zurückzugreifen. Suiteify hat mehr als vier Jahrzehnte Erfahrung bei der Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse in KMU – und stellt diese gern Kunden und Interessenten zur Verfügung!

Das Spektrum ist breit: Fast immer gehört betriebswirtschaftliche Software für die Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder das Customer-Relationship-Management (CRM) dazu. Ebenso Kollaborationssoftware wie E-Mail-Programme, Team-Chats und Kalender. Je nach Branche kommen beispielsweise noch Maschinensteuerungen in der Produktion, Grafikprogramme oder Produktivitätssoftware hinzu.

Und das ist nur ein Teil der Programme und Tools, die Unternehmen einsetzen. Mit der Zeit entsteht so sprichwörtlich ein „Zoo“ an Softwaresystemen, selbst in kleineren Unternehmen. Um Medienbrüche und Reibungsverluste zu vermeiden, sind Schnittstellen für die Digitalisierung notwendig.

Schnittstellen für Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess besteht wiederum meist aus mehreren Einzelaufgaben. Diese Aufgaben werden mithilfe eines oder mehrerer Softwaresysteme durchgeführt. Software spielt bei der Aufgabenbewältigung innerhalb der Geschäftsprozesse somit eine elementare Rolle.

Die Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben stellen Beschäftigte im eigenen Unternehmen, beim Lieferanten oder Kunden häufig auf manuellem Wege her. Will man diese „Schnittstellen“ digitalisieren, ist es sinnvoll, zuvor die manuell durchgeführte Routinetätigkeiten durch den Einsatz von Software zu automatisieren. Dabei gibt es aber ein Problem: Angesichts der vielen logisch verknüpften Einzeltätigkeiten eines Geschäftsprozesses gibt es zwischen den Softwaresystemen immer wieder Übergänge, bei denen Personen Daten manuell eingeben.

Um händische Datenübertragungen zu automatisieren, muss beispielsweise das Softwaresystem A Daten exportieren und bereitstellen. Das Softwaresystem B muss diese Daten einlesen. Damit diese Schritte in der Software überhaupt möglich sind, braucht es Schnittstellen.

In dem beschriebenen Fall braucht Softwaresystem A eine Schnittstelle, um die entsprechenden Daten zu exportieren und Softwaresystem B muss für den Import der Daten eine Schnittstelle bereitstellen.

Mit Schnittstellen Programme vernetzen

Im geschäftlichen Umfeld ist die Vernetzung von Software (und damit von Geschäftsprozessen) von großer Bedeutung. Deshalb ist Business-Software in der Regel mit einer Reihe von Schnittstellen ausgestattet.

Manche Schnittstellen sind eher für Endnutzer bestimmt, andere Schnittstellen sind technischer Art und damit für die automatische Kommunikation zwischen Computern vorgesehen. Um den Nutzen dieser Schnittstellen beurteilen zu können, hier zunächst ein Überblick über die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen-Arten.

Schnittstellen-Arten

Benutzerschnittstelle

Damit ist die Anwendungsoberfläche gemeint und man kennt sie in Form eines Desktop-Programms, einer App-Benutzeroberfläche auf dem Mobiltelefon oder einer Webanwendung im Browser. Über die Benutzerschnittstelle interagieren Menschen direkt mit der Software, indem Sie zum Beispiel Daten eingeben oder auf dem Bildschirm Daten „auslesen“.

Dateischnittstelle

Mithilfe einer Dateischnittstelle können Informationen aus Programmen exportiert und/oder importiert werden. Grundlage für den Datenaustausch bilden hier immer Dateien, die sich beispielsweise per E-Mail verschicken, auf einen USB-Stick kopieren oder einfach mittels eines Festplattenverzeichnisses im Netzwerk weitergeben lassen. Typisches Beispiel ist eine Exceldatei mit tabellarischen Informationen. Diese Datei lässt sich mittels einer Dateischnittstelle in eine andere Software importieren (Beispiel: Kundenliste).

Application Programming Interface (API)

Seit einiger Zeit ist diese Abkürzung in der IT-Presse häufiger zu lesen: API. Damit sind Programmierschnittstellen (engl. Application Programming Interfaces) gemeint, mit denen sich Softwaresysteme „von außen“ ansprechen lassen. Das ist keine neue Technik, sondert wird seit Jahrzehnten bereits in Software eingesetzt. Da die Vernetzung zunimmt und Schnittstellen für Digitalisierung immer wichtiger werden, rückt diese Technik nun jedoch verstärkt in den Blick.

Inzwischen sind API auch außerhalb der Tech-Welt ein Begriff, da Sie großen Nutzen bringen können. Je nach Ausgestaltung bilden API die Grundlage für vollautomatische Schnittstellen, mit denen sich Geschäftsprozesse umfangreich automatisieren lassen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei nicht mit Dateien, sondern innerhalb eines Computers (auf dem zwei Programme miteinander kommunizieren) oder über Netzwerk-Verbindungen im Hintergrund (z. B. über das Internet). Dadurch lassen sich Daten austauschen, aber auch Verarbeitungen in Anwendungen durch andere Anwendungen auslösen.

Ein Beispiel: In einer CRM-Software sind alle Kundendaten zentral gespeichert. Die Warenwirtschaftssoftware und auch der Newsletter-Dienst bedienen sich dieser zentralen Kundendaten, indem Sie über die API stets die aktuellen E-Mail-Adressen aus der CRM-Software „abholen“. So müssen die Kundendaten in der Warenwirtschaft und im Newsletter-System nicht noch einmal erfasst werden. Wenn nun ein Newsletter verschickt werden soll, könnte dies über die CRM-Software ausgelöst werden und ein externer Newsletter-Dienst führt den eigentlichen Versand durch.

Falls im Rahmen einer Marketingaktion nur Stammkunden mit Umsätzen im letzten Jahr eine E-Mail erhalten sollen, werden zusätzlich Umsatzdaten aus der Warenwirtschaftssoftware herangezogen. Möglich wird dies durch die Verwendung der API aller drei Programme.

Welche Rolle spielen API Schnittstellen für die Digitalisierung?

Mit dem bloßen Im- und Export von Dateien kommt man bei der Prozessautomatisierung meist nicht weit.

API bieten gegenüber dateibasierten Schnittstellen den Vorteil, dass Software „direkter“ miteinander kommunizieren kann.

Möglich wird das dadurch, dass interne Programmfunktionen sozusagen von außen genutzt werden können. Je mehr Programme im Unternehmen sich mit API steuern lassen, desto mehr Geschäftsprozesse lassen sich auch digitalisieren. Dabei können sogar die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden.

Heute nutzen nahezu alle SaaS-basierten Softwaresysteme (Cloudlösungen) moderne API, um externen Datenaustausch zu ermöglichen und auch Programmfunktionen extern nutzbar zu machen. Dadurch können die Programme besser in die Prozesse des Unternehmens integriert werden, als wenn lediglich dateibasierte Schnittstellen existierten.

Eine Smartphone-App kommuniziert beispielweise mit den API der in der Cloud laufenden Software, um mit ihr Daten auszutauschen und Prozesse zu starten. Die App ist dabei nur noch die Benutzerschnittstelle. Alle wichtigen Prozesse und Datenspeicherungen passieren im Hintergrund im Kern des Systems.

Praktischer Nutzen von API

Unternehmenssoftware wird in letzter Zeit immer häufiger mit der Funktion API beworben. Dahinter steht das Versprechen, die Lösung mit anderen Softwaresystemen verknüpfen zu können. Es handelt sich also um die grundsätzliche Möglichkeit, Drittsysteme mit dieser Software über einen standardisierten Weg kommunizieren zu lassen. Die eigentliche Verknüpfung der Prozesse und Programme ist damit aber leider noch nicht getan. Als ein Beispiel lässt sich die Verknüpfung eines Onlineshops mit einer Warenwirtschaftssoftware anführen.

Ablauf einer Onlineshop-Bestellung mithilfe von API (Beispiel)

1. Der Kunde löst im Onlineshop eine Bestellung aus.
2. Über die API des Onlineshops ruft eine speziell für diese Aufgabe geschaffene Software (Middleware) die Bestellung aus dem Shop ab.
3. Die Middleware empfängt die Bestellung und prüft mithilfe der API des Warenwirtschaftssystems, ob die Bestellung gültige Daten enthält (sind z. B. alle Artikelnummern vorhanden?). Zugleich sorgt sie dafür, dass – wenn nötig – ein neuer Kunde in der Warenwirtschaftssoftware angelegt wird. Dann erstellt sie den Beleg in der Warenwirtschaft.
4. Anschließend steht die Bestellung als Beleg im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung und kann dort weiterbearbeitet werden.
5. Wenn sich der Status der Bestellung in der Warenwirtschaft ändert, kann mithilfe der Onlineshop-API auch der neue Status an den Shop gemeldet werden, damit das Shopsystem die Kunden über die Statusänderung automatisch per E-Mail informiert (z. B. „wurde versendet“).

Im oben beschriebenen Beispiel wurde die manuelle Eingabe einer neuen Bestellung mithilfe von zwei API und einer Middleware automatisiert. Ohne die Schnittstellen auf Seiten des Onlineshops und der Warenwirtschaft wäre dies nicht möglich gewesen.

Es braucht nur noch eine weitere Software („Middleware“), die die Ansteuerung der API übernimmt und die gewünschten Prozesse auslöst. Eine solche Middleware kann sowohl individuell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt werden, steht aber für bestimmte Standardsoftware und -Anwendungsfälle auch fertig zur Verfügung.

Darüber hinaus bieten API die Möglichkeit, externe Dienste in bestehende Software zu integrieren, ohne eine Middleware zu benutzen. Ein Beispiel ist die Umsatzsteuer-ID-Prüfung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), die als Onlinedienst bereitgestellt wird. Sie ist in viele Fakturierungsprogramme integriert. Das BZSt stellt dazu eine API bereit, damit eine Integration dieses Onlinedienstes in Drittsoftware möglich ist.

Digitalisierung mit Schnittstellen

Beginnt man ein Unternehmen zu digitalisieren, findet man oft zunächst eine Reihe von nicht miteinander vernetzen Programmen vor, sogenannte Insellösungen. Mehrfache Datenhaltung ist an der Tagesordnung. Das bedeutet: Die gleichen Stammdaten werden in mehreren Programmen mehrfach gespeichert, weil kein automatischer Datenaustausch stattfindet. In solchen Fällen ist es bereits hilfreich, wenn die doppelte Datenhaltung entfällt.

Hier spielen nun Schnittstellen für Digitalisierung ihre Stärken aus, da Stammdaten nur noch an einer Stelle eingegeben werden müssen und diese automatisch an andere Systeme verteilt werden, die sie benötigen.

Neben dem reinen Austausch von Stammdaten ermöglichen einige Schnittstellen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dann lassen sich komplette Workflows bzw. Geschäftsprozesse automatisch steuern, sodass manuelle Eingriffe auf das Minimum reduziert werden.

Um das obige Beispiel mit den Onlinebestellungen weiter zu denken, könnten weitere Schritte automatisiert werden. Sinnvoll digitalisierbar wäre etwa die automatische Erzeugung von Versandpapieren (wie Sendungsetiketten) bis hin zu einer automatischen Verarbeitung im Lager, wo nur noch die letzten Prozessschritte durch das Personal erledigt werden müssen (wie das Packen).

Das Ziel kann durchaus sein, nur noch jene Tätigkeiten manuell zu erledigen, die menschliche Entscheidungen erfordern. Wo allerdings immer dieselben Schritte manuell gemacht werden, lassen sich diese meistens auch automatisieren.

Fazit

Natürlich ist das Thema Digitalisierung viel umfassender als es Schnittstellen allein sind. Auch birgt das beschriebene Vorgehen die Gefahr, dass ineffiziente analoge Prozesse digital fortgeführt werden. Dies gilt es natürlich im Vorfeld sehr genau zu prüfen. Nicht selten kommt es bei der Digitalisierung zur Neugestaltung des Geschäftsmodells. Der hinterfragende Blick von außen ist daher umso wichtiger, um nicht aufgrund einer gewissen Betriebsblindheit bestehende Probleme lediglich zu elektrifizieren – anstatt sie zu lösen.

So gesehen ist Digitalisierung kein rein technisches Unterfangen, auch wenn Vernetzung, das Internet und digitale Technologien einen großen Anteil davon einnehmen.

Schnittstellen für Digitalisierung und insbesondere Programmierschnittstellen (API) sind dabei eine Schlüsseltechnologie, um Softwaresysteme miteinander zu vernetzen. So wird Digitalisierung einfacher, preiswerter und zuverlässiger möglich als noch vor einigen Jahren.

Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und es lohnt sich, den eigenen „Zoo“ an Software auf das Digitalisierungspotenzial hin zu untersuchen. Welch wichtige Rolle Schnittstellen dabei spielen, hat dieser Artikel anhand einiger praktischer Beispiele zu zeigen versucht.