Digitalisierung

Wir wissen, dass unsere Kunden ihre Lösungen als stabile, sichere und komfortable Software schätzen. Zuletzt belegt wurde das auch durch unser überdurchschnittlich gutes Abschneiden bei der Trovarit-Anwenderstudie Ende 2020. Gerade das Thema Datensicherheit spielt bei der Entscheidung für eine On-Premises-, also eine serverbasierte Lösung, eine wichtige Rolle. Denn schließlich geht es beim Enterprise-Resource-Planning (ERP) um sensible Daten aus der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung.

Zugleich wissen wir aber auch, dass die Anforderungen der Anwender an die Modularität, Flexibilität und Mobilität ihres ERP-Systems steigen. Daher dürfte es für viele von Interesse sein, an welchen Themen wir zurzeit arbeiten. Hier ein kurzer „Werkstattbericht“.

Browser- und internetfähige Lösungen

Unsere Leitanwendungen werden auch in Zukunft On-Premises-Lösungen sein. Das bedeutet, dass die Daten – wie bisher – zentral auf einem Server im Unternehmen des Kunden oder in einem externen Rechenzentrum liegen. Aber wir haben unsere Software mit der API „anschlussfähig“ gemacht.

Mithilfe dieser standardisierten Web-Schnittstelle, einer sogenannten REST API, sind die Leitanwendungen von außen erreichbar, um zusätzliche Funktionen und neue Anwendungen zu ergänzen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnungsprüfung, die browserbasiert den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungsbelegen abbildet und per REST API an die Programme zur Finanzbuchhaltung angeschlossen ist. Weitere browserbasierte Funktionen zu unseren Leitanwendungen, wie zum Beispiel ein Mitarbeiterportal für Personalwesen, sind in Vorbereitung. Diese Funktionen werden wir künftig auf einer neuen Webplattform anbieten, die zentraler Bestandteil unseres Portfolios sein wird.

Cloud-Lösungen

Ganz schnell sind wir hier jetzt beim Thema Cloud, also bei Rechenzentrumskapazitäten, die im Internet bereitgestellt werden. Einige ERP-Lösungsanbieter setzen ausschließlich auf diese Variante.

Warum nicht das Beste aus beiden Welten (On-Premises und Cloud) miteinander verbinden?

Wir favorisieren eine „hybride“ Lösung, bei der Sie die Suiteify Anwendungen sowohl auf eigenen Servern als auch auf Servern in der Cloud einsetzen können. So können Sie über das Internet jederzeit und ortsunabhängig auf die Suiteify Programme und auf Ihre Daten zugreifen.

Sie mieten dabei die benötigten Rechnerkapazitäten in der Cloud flexibel nach ihren Anforderungen und sparen dadurch die Hardware- und Personalkosten für eine lokal unterhaltene Server-Infrastruktur.

Für den Betrieb unserer Anwendungen im Rechenzentrum arbeiten wir seit Jahren mit zuverlässigen, erfahrenen Partnern zusammen, die für unsere Kunden Lösungen auf Basis von Cloud-Computing-Plattformen wie zum Beispiel Microsoft Azure erstellen.

Ecosystem

Wir können zwar viel, aber bei Weitem nicht alles. Weil wir das wissen, bauen wir kontinuierlich unser Netzwerk mit zuverlässigen Partnern aus und schaffen so ein Ecosystem. Im Kern dieses Ecosystems befinden sich unsere Leitanwendungen, um die herum zusätzliche Lösungen und Funktionen von unseren Partnern entstehen, wobei auch hier wieder die Webschnittstelle hilft.

Die Anbindung eines Webshops, einer Lagerwirtschaft, einer Produktionsplanung, die Integration eines Zeiterfassungssystems oder einer anderen „Fremdlösung“ ist damit technisch einfach und schnell zu realisieren. Ein Vorteil durch modulare Ergänzungen je nach Anforderungsprofil des Nutzers.

Mobile ERP

Die Nutzung von Funktionen der Suiteify Software auf mobilen Geräten wie Tablet, Smartphone, Barcode-Scanner oder Smartwatch sorgt für eine verbesserte Informationslage – unabhängig vom Standort. Außerdem lassen sich mithilfe mobiler Lösungen Prozesse medienbruchfrei automatisieren und Aufgaben schneller erledigen. Also sorgen wir auch dafür, dass Suiteify Lösungen mobil werden. Den Anfang gemacht haben wir bei der Warenwirtschaft, bei der – beispielsweise in Verbindung mit der Lagerwirtschaft, Fertigung, Produktion oder Betriebsdatenerfassung – bereits mobile Funktionen realisiert sind.

Im nächsten Schritt werden wir Lösungen für die Anbindung von Außendienstmitarbeitern schaffen, die in Kundenbetreuung, Wartung oder Vertrieb mobil unterwegs sind und dabei Suiteify Anwendungen nutzen. Im zweiten Quartal 2021 werden wir bei ersten Pilotkunden eine Service-App für den Außendienst im Echteinsatz testen.

Ein Hersteller, der seine ERP-Software fit für Digitalisierung machen möchte, muss aber auch seine eigenen Arbeitsweisen up to date halten.

Daher bereiten wir uns unternehmensintern mithilfe moderner Prozesse wie zum Beispiel agiler Softwareentwicklung (Scrum) oder zeitnaher Bereitstellung von neuen Programmständen mit Fehlerkorrekturen (Zero Bug Policy) auf die Zukunft vor.

Wir sind also mittendrin in der Transformation von Technologie, Prozessen, Zusammenarbeit und Systemen. Dabei orientieren wir uns an den Bedürfnissen und Erwartungen unserer Kunden und Partner. Und haben ein Ziel fest Blick: Unsere ERP-Lösungen werden auch weiterhin höchsten Ansprüchen an Zuverlässigkeit, Stabilität und Fehlerfreiheit genügen – aber dabei (noch) flexibler, modularer und mobiler sein.

Viele Unternehmen speichern ihre Rechnungen als herkömmliche PDF-Dateien ab und versenden sie dann per E-Mail. Das ist zwar für die Rechnungssteller komfortabel, auf Empfängerseite verursacht die Rechnungsstellung mittels solch unstrukturierter digitaler Daten jedoch erheblichen manuellen Verarbeitungsaufwand. Damit ist bei öffentlichen Aufträgen inzwischen Schluss:

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem strukturierten Format einreichen, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Behörden weisen Rechnungen, die als Bilddateien (z. B. eingescannte Papierrechnungen) oder reine PDFs ohne strukturierte Daten eingehen, zurück.

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – in welchem Format?

Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht – ebenso wie das konkurrierende Format ZUGFeRD 2.1 – der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD bietet gegenüber der ausschließlich maschinenlesbaren XRechnung den Vorteil, dass es sowohl eine maschinell zu verarbeitende XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare Sichtkomponente enthält. Ab der Version 2.1.1 von ZUGFeRD steht zudem ein XRechnungs-Profil zur Verfügung. Damit können ZUGFeRD-Nutzer vorgabenkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellen.

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hatte im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben.

Mittlerweile haben viele EU-Staaten die europäischen Vorgaben umgesetzt. Auch Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stufenweise in nationales Recht überführt.

Am 27. November 2020 ist in Deutschland planmäßig die nächste Stufe der europäischen Richtlinie 2014/55/EU inkraftgetreten. Seit diesem Zeitpunkt sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung tätig sind, grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
• Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
• Aufträge im Rahmen von Organleihen oder Auslandsbeschaffungen

E-Rechnungspflicht: Binnennationale Vielfalt statt Einheitlichkeit

Ein wesentliches Ziel der Richtlinie 2014/55/EU ist die europaweite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies ist allerdings bisher noch nicht einmal innerhalb Deutschlands richtig gelungen. Die Bundesländer haben nämlich den Regelungsspielraum, den die föderalstaatliche Struktur ihnen gibt, rege genutzt. Schon bei der Formatfrage weichen die Vorgaben in Bund und Ländern voneinander ab.

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E-Rechnungen an Bundesbehörden – nur im Format XRechnung

Die Bundesverwaltung hat sich festgelegt: Zulieferer müssen ihre Rechnungen grundsätzlich im Format XRechnung einreichen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an den Bund stehen den Lieferanten zurzeit zwei Plattformen zur Verfügung:

• Rechnungen an die Bundesverwaltung lassen sich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einreichen. Zur Nutzung der ZRE muss man sich registrieren lassen. Anschließend hat man die Wahl zwischen vier Übertragungswegen: Erfassung per Webformular, Web-Upload, E-Mail, Webservice.
• Für Rechnungen an mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit sowie an kooperierende Bundesländer (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen) gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.

Weitere Informationen finden Rechnungssteller auf einer Informationsseite zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.

Bundesländer zeigen sich in der Formatfrage flexibler

Neben der XRechnung akzeptieren viele Behörden auf Landesebene auch andere EN-16931-konforme Rechnungsstandards wie ZUGFeRD. Jedoch unterscheiden sich die Regelungen zur E-Rechnung in den Ländern nicht nur von denen des Bundes, sondern auch untereinander. Dadurch ist ein unübersichtliches Nebeneinander von Startterminen, Plattformen und Übertragungswegen entstanden.

Eine Übersicht zum Umsetzungsstand der E-Rechnungspflicht in den Bundesländern gibt es auf der Website des VeR (Verband elektronische Rechnung).

Fazit: Bisher keine einheitliche Lösung bei der E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber

Mit der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen soll es für alle Beteiligten leichter werden. Vorerst profitieren jedoch in erster Linie die Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung. Sie erhalten nur noch strukturierte Rechnungsdaten, die sie automatisch weiterverarbeiten können.

Unternehmen, die staatliche Auftraggeber aus mehreren Bundesländern und/oder den Bund beliefern, stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung zu berücksichtigen und umzusetzen. Dazu benötigen sie Software, die die beiden Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrscht.

Herr Greulich, weshalb sollten kleine und mittlere Unternehmen die Rechnungsschreibung und den Rechnungseingang digitalisieren?

Stephan Greulich: Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Der Zeitgewinn, schon allein weil Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Unterlagen entfallen. Die Kosteneinsparungen: Laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a. M. lassen sich allein im Prozess der Rechnungsschreibung und -prüfung 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf durchgängig digitale Prozesse gesetzt wird. Die Zuverlässigkeit: Denn wenn Daten in den Systemen digital und somit medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, gibt es keine Tippfehler oder Ähnliches und es geht nichts verloren. Die Kontrolle, die in diesen Tagen besonders wichtig ist: Betriebswirtschaftliche Daten liegen zeitnah vor, Fehlentwicklungen lassen sich dadurch schneller erkennen und ein rechtzeitiges Gegensteuern wird möglich.

Zudem die Flexibilität, denn die Belege und Dokumente sind von allen Orten aus für die Berechtigten im Zugriff, auch vom Homeoffice aus. Insbesondere die Bedeutung der Flexibilität bestätigt sich aktuell durch die Corona-Pandemie, in der die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Orten aus wirken und gemeinsam an einem Verarbeitungsprozess arbeiten.

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Welche Compliance-Anforderungen der Finanzverwaltung müssen Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsausgang und Rechnungseingang beachten und erfüllen?

Greulich: Aus Compliance-Sicht bestehen seit der Einführung der GoBD klare Regelungen. Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Beim elektronischen Erstellungsprozess einer Rechnung und bei der Archivierung sowohl empfangener als auch erstellter Belege sind gesonderte GoBD-Anforderungen zu erfüllen.

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Welche technologischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit sie E-Rechnungen rechtskonform versenden, empfangen und verarbeiten können?

Greulich: Dafür gibt es keine expliziten Vorgaben, denn grundsätzlich sind elektronische Rechnungen technologieneutral. Jedoch liegen für die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsprozesse rechtliche Rahmenbedingungen vor. Hervorzuheben sind hier die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Aber auch die Unveränderbarkeit der Daten muss für die Dauer der Aufbewahrung durch Verwendung entsprechender Software gewährleistet sein.

In Deutschland gibt es unterschiedliche technische Formate und eine Vielzahl von Übertragungsmöglichkeiten für Rechnungen. Die Auswahl wird meist durch den Leistungsempfänger spezifiziert. Damit er die nachgelagerten Prozesse möglichst automatisiert durchführen kann, sind gemeinsame Standards einzuhalten. Der Lieferant hat dadurch den Vorteil einer schnelleren Bezahlung.

Softwarelösungen stellen durch integrierte Prozesse sicher, dass die technischen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. So werden die Ausgangsrechnungen nach Erstellung durch das System unveränderbar abgespeichert und in einem Archiv abgelegt. Damit ist gewährleistet, dass ein Betriebsprüfer Jahre später die erstellte Rechnung lesen und prüfen kann.

Welche organisatorischen Anforderungen stellt die Implementierung elektronischer Prozesse in den Bereichen Rechnungseingang und -ausgang?

Greulich: Vor der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens analysiert werden. Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, die Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und die jeweiligen Fachbereiche im Betrieb einzubeziehen.

Bei elektronischen Rechnungen sind zum Beispiel meist Informationen zu hinterlegen, um die nachgelagerten Prozesse medienbruchfrei zu steuern. So ist etwa bei der Abrechnung mit der öffentlichen Verwaltung eine Leitweg-Identifikationsnummer zu übermitteln, die die Rechnung in das entsprechende Dezernat beim Empfänger routet. Diese Leitweg-ID liegt dem Auftrag bei und muss der Abrechnungsstelle in der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.

Eine gute Orientierung und Unterstützung bei der Analyse und Einführung von digitalen Geschäftsprozessen bietet der Bitkom. Er hat dafür ein passendes Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse entwickelt, das die vier Themenfelder Technologie, Daten, Qualität und Organisation zur Prozessanalyse vorschlägt.

Warum ist vor allem ein digitaler Rechnungseingang so wichtig für einen effizienten Workflow?

Greulich: Die Rechnungsausgangsdaten liegen in der Regel in der kaufmännischen Software bereits digital vor und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Im Rechnungseingang kommen dagegen meist ganz unterschiedliche Formate an: Papier, PDF bzw. unstrukturierte Daten, strukturierte Daten. Für jedes Format ist ein anderes Vorgehen notwendig, um die Daten GoBD-konform in die Finanzbuchhaltung zu überführen und sie zu archivieren. Das ist sehr aufwendig, deshalb ist es wichtig, auch den Rechnungseingang effizient zu gestalten. Papierbelege werden mit dem ersetzenden Scannen digital erfasst und in eine Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung übertragen.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet sich als Einstieg dafür an, die eigenen kaufmännischen Prozesse zu modernisieren. o wie vor dreißig, vierzig Jahren die Betriebe von Schreibmaschine auf PC umgestiegen sind, bringt ihnen heute der Umstieg auf durchgängig digitale Prozesse einen Effizienzgewinn.

Besonders effizient ist der elektronische Rechnungseingang dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten Standardformat automatisiert ausgetauscht werden. Hierfür stehen ZUGFeRD oder XRechnung zur Verfügung. Auf welches Format sollten KMU setzen?

Greulich: Die Auswahl eines Formats und des entsprechenden Übertragungskanals hängt vom Reifegrad der Digitalisierung auf Seiten des Rechnungsempfängers ab. Es gibt Prozesse, die End-to-End einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und somit rein auf dem Austausch von strukturierten Daten basieren.

In Klein- und Kleinstbetrieben sind dagegen oft noch viele manuelle Schritte in der Eingangsrechnungsverarbeitung üblich. Um diese Vielzahl von Anforderungen abzudecken und branchenübergreifend die Inhalte einer Rechnung zu definieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt und bereits in der Version 2.1 veröffentlicht.

Das ZUGFeRD-Format ist als hybride Datei ausgestaltet. Das heißt, die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten.

Um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu erfüllen, gibt es zusätzlich das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, das erst über ein separates Visualisierungstool für das menschliche Auge lesbar wird. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

Rechnungen sind ein elementarer Bestandteil der Buchführung. Jedes Unternehmen schreibt und bezahlt sie. Deshalb ist es wichtig, bei der Bearbeitung und Archivierung von Rechnungsbelegen rechtssicher und effizient vorzugehen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf dabei zu achten ist.

Rechnungen archivieren – wie und für wie lange?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen – Eingangs- wie Ausgangsrechnungen – beträgt (seit dem 1. Januar 2025; Anm. d. Redaktion) grundsätzlich acht Jahre. Das gilt für alle Buchungsbelege. Für die gesamte Aufbewahrungsdauer müssen Sie Rechnungen so archivieren, dass sie vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt sind. Sie müssen alles dokumentieren, was mit der Rechnung geschieht. Die Rechnung muss dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zuzuordnen sein und bei einer Betriebsprüfung schnell vorliegen.

Papiergebundene Rechnungsverarbeitung ohne DMS – aufwendig und fehleranfällig

Ein hoher Anteil der Unternehmen verarbeitet Eingangsrechnungen immer noch papiergebunden. Der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist dadurch langwierig und komplex: Die Rechnung kommt in der Poststelle an. Sie bekommt einen Eingangsstempel und wird in die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Dort folgen eine formale Prüfung und dann die sachliche Prüfung. Erneut geht die Rechnung auf die Reise. Der verantwortliche Mitarbeiter erteilt die Zahlungsfreigabe. Endlich gelangt die Rechnung in die Buchhaltung. Eine Buchhaltungskraft kontiert sie, tippt sie manuell in eine Buchungsmaske ein und bucht sie. Anschließend initiiert meist eine weitere Person die Überweisung per Onlinebanking oder mit dem nächsten Zahlungslauf.

Wenn es Ablehnungsgründe oder Rückfragen gibt, stoppt der Rechnungsfreigabeprozess jedoch mittendrin. Der zuständige Prüfer bzw. Sachbearbeiter reicht die Rechnung in diesem Fall entweder an eine andere Stelle weiter oder klärt telefonisch bzw. per E-Mail die Unstimmigkeiten mit dem Rechnungssteller.

Mitunter kommt es bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zudem zu Verzögerungen, weil jemand in Urlaub oder krank oder auf Dienstreise ist. Die Rechnung bleibt liegen.

Während eine Papierrechnung den Prozess durchläuft, besteht zudem die ganze Zeit die Gefahr, dass sie verloren geht, beschädigt oder von Unbefugten eingesehen wird. Möchten ein Betriebsprüfer oder ein Kollege archivierte Rechnungen einsehen, geht das große Suchen los.

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Digitale Rechnungseingangsverarbeitung mit DMS – schnell und sicher

Eine digitale Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung (REV) mit angebundenem Dokumentenmanagementsystem macht die Verarbeitung und Aufbewahrung einer Rechnung schnell und sicher.

• Papierrechnungen werden eingescannt, PDF-Rechnungen direkt in das System geladen. Viele Lösungen bieten die Möglichkeit, Rechnungsanhänge direkt vom E-Mail-Programm ins Rechnungsarchiv zu laden.
• Die Rechnung liegt nicht in einem Eingangskorb auf einem Schreibtisch, sondern für alle Prozessbeteiligten zugänglich in einem zentralen Archiv. Das erspart Rückfragen und verkürzt die Durchlaufzeit im Betrieb auf ein Minimum.

Für die GoBD-Konformität ist eine REV-Software mit DMS praktisch unverzichtbar. Rechnungen werden sicher aufbewahrt. Bei einer Außenprüfung müssen sie nicht erst gesucht werden. Der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung wird darin dokumentiert: wer die Rechnung wann hochlädt und welche Verarbeitungsschritte sie durchläuft.

Das System bietet die Möglichkeit, Prüf- und Freigabe-Workflows anzulegen. Die Prozessbeteiligten können dadurch standortunabhängig, etwa im Homeoffice, jede Rechnung digital aufrufen, prüfen und freigeben.

Sobald eine Rechnung ins DMS hochgeladen wurde, ist sie vor Verlust, Beschädigung und neugierigen Blicken geschützt. Zugriffsberechtigungen und Nutzerprofile sorgen dafür, dass nur befugte Personen sie sehen und bearbeiten können.

Ausgangsrechnungen – ohne DMS ein fehleranfälliger Zeitkiller

Sehen wir uns den traditionellen Ausgangsrechnungsprozess ohne DMS an. Händisch erstellen Sie Ihre Rechnung anhand von Daten, die in unterschiedlichen Systemen vorliegen. Dabei kann es zu Übermittlungsfehlern kommen, es werden Details vergessen oder aktuelle Vereinbarungen mit dem Kunden fallen unter den Tisch. Manchmal verrechnen Sie sich oder übersehen gesetzliche Rechnungsbestandteile. Das Ausdrucken, der Postversand und die Ablage machen Mühe und verbrauchen unnötig Ressourcen. Abermals sind mehrere Stellen im Unternehmen mit der Rechnung befasst und bis sie endlich auf dem Weg zum Kunden ist, vergeht wertvolle Zeit. Das belastet Ihre Liquidität.

Die GoBD-konforme Archivierung von papiergebundenen Ausgangsrechnungen ist ebenso problematisch wie bei Eingangsrechnungen bereits geschildert.

Ausgangsrechnungen richtig aufbewahren – mit DMS ein Klacks

Mit einem DMS hat ein Unternehmen eine Single Source of Truth (deutsch „der einzige Punkt der Wahrheit“). Wenn es richtig gepflegt wird, können Sie auf alle Informationen und Vorlagen zugreifen, die Sie brauchen, um eine Rechnung korrekt zu stellen: Verträge, E-Mails, Telefonnotizen, Projektabrechnungen, Stundenzettel, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Und natürlich eine Rechnungsvorlage, die alle gesetzlichen Bestandteile enthält.

Sie erstellen Ihre elektronische Rechnung in wenigen Minuten, speichern Sie als PDF in Ihrem DMS – idealerweise mit Bezug auf den zugrundeliegenden Vorgang – und versenden sie als E-Mail-Anhang an den Kunden.

Archivierung bei Rechnungsstellung aus dem Warenwirtschaftssystem – besonders einfach

Wird die Fakturierung (Rechnungsstellung) mithilfe einer Warenwirtschaftssoftware erledigt, machen Ausgangsrechnungen praktisch gar keine Arbeit mehr. Das Programm überführt die Bestellung oder den Auftrag des Kunden per Klick in eine Rechnung. Eventuelle Abweichungen lassen sich schnell nachpflegen.

Warenwirtschaftssoftware bietet die Möglichkeit zum direkten E-Mail-Versand von Rechnungen. Außerdem ist sie üblicherweise mit einem DMS und der Finanzbuchhaltung gekoppelt. Die Lösung archiviert die Rechnung GoBD-konform in dem angebundenen DMS und übergibt sie an die Buchhaltung.

Rechnung als PDF per E-Mail – was Sie beachten müssen

Viele Lieferanten schicken Ihnen heute schon Rechnungen als E-Mail-Anhang. Genügt es in diesem Fall nur die Rechnung zu archivieren oder müssen Sie auch die begleitende E-Mail aufbewahren? Dazu gibt es eine einfache Faustregel:

E-Mail mit relevanten Informationen aufbewahren

Wenn die begleitende E-Mail zusätzliche Informationen enthält, zum Beispiel Zahlungsbedingungen, Fristen, einen Verweis auf einen Vorgang, Skonto- oder Rabattbedingungen, Reverse-Charge-Klausel oder Ähnliches, dann ist sie ein Bestandteil der Rechnung und muss mit dieser zusammen archiviert werden. Es gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

E-Mail mit Standardfloskeln nicht aufbewahren

Ist die begleitende E-Mail nur ein elektronischer Briefumschlag mit einem Text wie: Anbei senden wir unsere Rechnung …, dann kann sie vernichtet werden. Es genügt in diesem Fall, nur die Rechnung im Anhang der E-Mail aufzubewahren.

Rechnungen richtig aufbewahren – was fordern die GoBD?

Die GoBD schreiben genau vor, wie Sie Rechnungen zu archivieren haben. Wir geben einen kurzen Überblick über die wichtigsten Anforderungen.

Fazit: Rechnungen richtig archivieren mit einem DMS

Rechnungen sind die wichtigsten Buchungsbelege im Unternehmen. Die Finanzverwaltung stellt in den GoBD hohe Anforderungen an ihre Aufbewahrung. Diese können Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem viel leichter erfüllen als mithilfe von Papier und einer Archivierung im herkömmlichen Dateisystem.

Ein DMS speichert Rechnungen sicher und unverlierbar. Bei der Rechnungsverarbeitung verkürzt es die Durchlaufzeit und verringert die Fehlerquote. Darüber hinaus öffnet ein DMS, das sich an die Fakturierung und Finanzbuchhaltung anbinden lässt, Unternehmen die Tür zu weiterer Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Immer mehr Unternehmen wollen ihre Prozesse digitalisieren, um ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen und Kosten zu senken. Geradezu prädestiniert hierfür – weil leicht digitalisierbar – ist die Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.

Was genau ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung?

Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung gehört zur modernen Buchhaltung und stellt einen wichtigen Schritt dar auf dem Weg zur Digitalisierung. Sie verringert die Durchlaufzeiten innerhalb der Abteilungen und ist zuverlässiger als die manuelle Bearbeitung. Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist kosteneffizienter als die analoge, da Druck-, Lagerungs- und Recherchekosten wegfallen. Belege versehentlich doppelt einbuchen, falsch abheften oder verlegen, gehört der Vergangenheit an.

Die zusätzliche GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsbelege in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, außerdem macht sie Klärfälle bei Betriebsprüfungen vollkommen transparent.

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern Unternehmen zudem den Rechnungsaustausch. Der Rechnungsempfänger lässt die Daten einfach von einer Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber muss ab dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format erfolgen, das der europäischen Norm 16931 entspricht – also zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.

In vielen Firmen wandern Lieferantenrechnungen jedoch nach wie vor zeitaufwendig als Papierkopien von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Bis sie endlich geprüft und zur Zahlung freigegeben worden sind, ist die Skontofrist oft verstrichen. Dabei können auch kleinere Unternehmen durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung schnell und mit wenig Aufwand Kosten einsparen, Zeit gewinnen, ortsunabhängig zusammenarbeiten und ihre CO₂-Bilanz verbessern. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Vorzüge der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen zusammen.

1. Zeitersparnis durch kürzere Durchlaufzeiten

Unternehmen können durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viel Zeit sparen. Während Papierdokumente an mehreren Stellen liegenbleiben, bis sie den Empfänger erreichen – Hauspost, Briefkasten, Postfilialen, Zusteller – landen digitale Rechnungen mit einem Klick im E-Mail-Postfach des Zahlungspflichtigen. Die Software akzeptiert alle Rechnungsformate, wie gescannte Papierrechnungen, per E-Mail oder Download eingegangene PDF-Rechnungen sowie Belege im EDI- oder im ZUGFeRD-Format.

2. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit

Elektronische Rechnungen sind gleichzeitig günstiger und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, da Papierverbrauch, Druck und umweltschädliches Druckermaterial wegfallen; zudem sinkt der Portobedarf. Diese Kosten sind nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt zwischen 10 und 12 Euro.

3. Platzsparende und praktische Aufbewahrung

Aufgrund des langen Durchlaufs gehen der oben genannten Studie zufolge 0,5  Prozent der Papierdokumente verloren – das kann bei automatisierten Vorgängen nicht passieren. Alles bleibt gut leserlich, auch eingescannte Thermopapier-Belege. Unternehmen gewinnen außerdem Platz, denn sie brauchen keine Archivstellflächen mehr für Aktenordner und können Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem sicher aufbewahren.

4. Räumliche Flexibilität für Mitarbeitende

Mit der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter standortunabhängig Rechnungen prüfen und freigeben. Ein wichtiger Pluspunkt, denn das Homeoffice wird immer beliebter – und unter besonderen Umständen und Vorschriften sogar notwendig. Auch Geschäftsreisende sehen jederzeit den Bearbeitungsstand – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie können Rechnungen mobil prüfen und zur Überweisung freigeben. Die Mitarbeiter inhouse müssen nicht auf die Rückkehr des Freigabeberechtigten warten, sondern bearbeiten den Vorgang einfach weiter.

5. Kostenvorteile durch Skonto-Nutzung

Papiergebundene Prüf- und Freigabeprozesse führen oft zu langen Durchlaufzeiten, Korrekturschleifen und Telefonaten. Damit entstehen in der Finanzbuchhaltung Skonto-Verluste und Mahnungen. Mithilfe einer Software für digitale Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich Eingangsrechnungen dagegen schnell prüfen und freigeben. Ein Vier- oder Mehr-Augenprinzip vor Rechnungsfreigabe sorgt dabei für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

6. Transparenz und Überblick

Wie ist der aktuelle Status der Eingangsrechnungen? Wer hat was, wann, warum, bearbeitet? Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bietet vollkommene Transparenz und zeigt die Antworten auf all diese Fragen im Überblick. So kann die Finanzbuchhaltung Änderungsschritte nachvollziehen und bei Klärfällen Rücksprache halten. Mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verrichten alle Prozessbeteiligten optimal ihre Aufgaben und gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.

7. Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird immer in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Im DMS lassen sich digitale Rechnungen nach GoBD-Vorgaben sicher aufbewahren. Das System protokolliert jede Änderung am Ursprungsbeleg. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen dem Steuerprüfer übersichtliche, lückenlose Unterlagen vorlegen. So müssen Sachbearbeiter nicht lange in Aktenschränken oder E-Mails recherchieren, wenn Fragen zu Vorgängen aufkommen.

Fazit und Ausblick

Noch arbeiten viele KMU mit ausgedruckten Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung auf Papier ist aber fehleranfällig und zeitintensiv. Bis zur Freigabe und Zahlung einer mittels Papierkopien geprüften Rechnung vergehen mitunter Wochen. Wer weniger Briefe schreibt und den Verbrauch von Druckermaterial reduziert, spart zudem Kosten und verbessert die CO₂-Bilanz.

Es war einmal: die Papierrechnung. Zum Glück stirbt sie aus. Wie einst Automobil und Eisenbahn die Postkutsche ersetzten und die E-Mail den Brief, so ersetzt heute die E-Rechnung ihren papiernen Vorläufer. Unternehmen stellen auf digitale Buchführung um. Sie vernetzen ihre Abläufe und Informationen durch ERP-Systeme. Das öffnet das Tor zu Automatisierung und höherer Effizienz. So lassen sich zum Beispiel durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Zeit, Geld und Arbeitskraft sparen – insbesondere dann, wenn ein strukturiertes, einheitliches Rechnungsformat verwendet wird. Hier konkurrieren gegenwärtig zwei Formate um die Vorherrschaft bei der elektronischen Rechnungsstellung: das reine XML-Format XRechnung und das hybride Standardformat ZUGFeRD 2.1. Schauen wir uns beide einmal genauer an – doch zuvor ein paar Grundlageninformationen zum Thema E-Rechnung.

Die Rechnung ist der zentrale Beleg

Im Zentrum des Belegwesens stand immer und steht noch heute: die Rechnung. Sie wird heute, wie so vieles andere, digital erstellt. Wie? Indem Ihr System aus strukturierten Daten eine digitale Rechnung macht. Die wird als PDF versendet. Das System des Empfängers liest sie per OCR aus und setzt die Rechnungsdaten in eine Buchungsmaske ein. Dabei können Fehler passieren: Die optische Erkennung verwechselt schon mal ein großes „I“ mit einer 1. Jedes OCR-Ergebnis muss manuell überprüft und nachbearbeitet werden.

Die Notwendigkeit strukturierter Rechnungsdaten

Warum strukturierte Daten in ein unstrukturiertes PDF überführen, das dann mühsam wieder in strukturierte Daten zurück verwandelt werden muss? Warum nicht gleich strukturierte Daten austauschen?

Was sind strukturierte Rechnungsdaten?

Strukturierten Rechnungsdaten liegt ein semantisches Datenmodell zugrunde. Das bedeutet, dass die einzelnen Datenelemente einer strengen logischen Ordnung folgen. Die dadurch geschaffene inhaltliche Eindeutigkeit der Datenelemente (z.B. zu Anordnung, Typ und Struktur) ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können.

Neben den Datentypen der Datenelemente sind weiterhin auch ihre Abfolge, ihre erlaubte minimale oder maximale Anzahl und Klassifizierungen geregelt, beispielsweise über Schlüsselverzeichnisse.

Zur Darstellung von strukturierten Rechnungsdaten gibt es eine Vielzahl an Formaten. Das XML-Format hat sich unter anderem auch wegen seiner maschinellen Lesbarkeit bewährt.

Die Notwendigkeit eines Standards

Es gibt jedoch ein wesentliches Problem: Sender und Empfänger können ihre Rechnungsdaten nicht einfach frei austauschen, weil diese jeweils unterschiedlich strukturiert sind. Gleichzeitig stellen die Finanzbehörden – national wie international – strenge Anforderungen an jede Rechnung. Hinzu kommen Regelungen wie das Reverse-Charge-Verfahren. Zudem muss jede elektronische Rechnung fälschungssicher sein.

Für einen reibungslosen Austausch strukturierter, rechtskonformer und fälschungssicherer elektronischer Rechnungsdaten braucht es daher einen einheitlichen, idealerweise internationalen Standard. Um diesen zu entwickeln, gründeten die Spitzen von Bund und Wirtschaftsverbänden 2010 das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

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Wie entstand die E-Rechnung?

2011 hat der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die E-Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem erschuf das FeRD einen entsprechenden Standard: ZUGFeRD, oder „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“, wie die Abkürzung ausgeschrieben heißt.

ZUGFeRD dümpelte schon seit 2014 im Format 1.0 vor sich hin, ohne breite Akzeptanz zu finden. Das änderte sich durch das E-Government-Gesetz – auch: E-Rechnungsgesetz – und die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Deutschland.

• Öffentliche Auftraggeber wurden verpflichtet, bis zum 18. April 2020 E-Rechnungen annehmen zu können. Für Bundesbehörden bestand diese Verpflichtung schon seit Ende 2018.
• Auftragnehmer des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch an den Bund zu stellen. Ausnahmen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro und Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.

Der Termindruck beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung. Vor allem Deutschland und Frankreich tüftelten gemeinsam an der Umsetzung.

Anforderungen an eine rechtskonforme E-Rechnung

Eine PDF-Rechnung mit unstrukturierten Daten, wie sie heute oft als E-Mail-Anhang versendet wird, ist keine E-Rechnung. Denn der Empfänger kann unstrukturierte Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten, sprich: OCR-Erkennung, in sein System einlesen.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Eine „richtige“ elektronische Rechnung oder E-Rechnung muss medienbruchfrei zu verarbeiten sein. Daraus ergeben sich zwei Bedingungen: Erstens muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zweitens muss dieses Format eine digitale, automatisierte Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

Form und Format

• Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x‑XML, andere EN‑16931‑konforme Formate). Eine bloße PDF ohne eingebettete Struktur gilt nicht als E‑Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.​
• Das verwendete Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten als gleichwertig vereinbart sein (z. B. bestimmte EDI‑Formate).​

Inhaltliche Pflichtangaben

Inhaltlich gelten die normalen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG, z.B.:

• Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer/USt‑IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag sowie ggf. Hinweise auf Steuerbefreiung oder Gutschrift.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – die wichtigsten Unterschiede

XRechnung

Die XRechnung wird in § 4 der E-Rechnungsverordnung ausdrücklich als Datenaustauschstandard für die Erstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erwähnt.

Nach dem XRechnungs-Standard muss eine E-Rechnung folgende Bestandteile enthalten:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen,
• die De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Wird die XRechnung schon bei Auftragserteilung übermittelt, muss sie zusätzlich die Lieferantennummer und eine Bestellnummer enthalten.

ZUGFeRD 2.1 ist für Mensch und Maschine lesbar

ZUGFeRD 2.1 aus Deutschland ist identisch mit Factur-X aus Frankreich. Es ist derselbe, gemeinsam entwickelte Standard. Er erfüllt alle oben genannten Anforderungen an die XRechnung sowie die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.

Der besondere Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist ihr hybrides Datenformat. Sie besteht aus zwei inhaltlich identischen Darstellungen der Rechnungsdaten:

• einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist
• einer standardisierten XML-Datei, die die strukturierten Nutzdaten der E-Rechnung enthält

PDF/A-3 ist ein PDF-Format, das sich besonders gut für die Langzeit-Archivierung eignet.

Vorteile von ZUGFeRD

Einheitlicher Standard

Der XML-Anteil von ZUGFeRD 2.1 bzw. Factur-X 1.0 speichert zum Beispiel Aussteller, Datum, Nummer, Betrag, Empfänger, IBAN und alle Pflichtangaben in einem einheitlichen Format. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten.

Bildhafte PDF-Darstellung

Anders als die XRechnung verfügt ZUGFeRD aber auch über eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung. Das erleichtert das Handling der Rechnungen. Das hybride Format ermöglicht es, verarbeitungsfähige Daten und ein visuelles Rechnungsbild gleichsam in einem Container zusammenhängend zu speichern.

International kompatibel

Das Format ist mit dem internationalen Standard UN-CEFACT kompatibel und damit auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr geeignet.

Fazit: ZUGFeRD ist kein Amtsschimmel

XRechnung ist der Standard für E-Rechnungen. ZUGFeRD 2.1 (deutsche Bezeichnung) und Factur-X 1.0 (französische Bezeichnung) setzen diesen Standard um. Beide sind vollständig kompatibel und technisch identisch. Sie umfassen einen bildhaften PDF-Teil und einen maschinenlesbaren XML-Teil mit strukturierten Daten. Beide Teile liegen in demselben Container und können gemeinsam archiviert werden.

Neben öffentlichen Verwaltungen profitiert auch die Privatwirtschaft von ZUGFeRD. E-Rechnungen lassen sich damit schnell und einfach implementieren. Die Kosten für Porto und Material fallen weg, ebenso die Arbeitszeit, die früher auf die Berichtigung von OCR-Scans der PDF-Rechnungen entfiel. Das verleiht der Automatisierung von Prozessen rund um Rechnungswesen und Buchführung einen enormen Schub. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen umsetzt und – sofern der Bund zu Ihren Auftraggebern zählt – am besten auch die XRechnung.