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Buchhaltung im Griff: Vorschriften, Abschlüsse und effiziente Abläufe für Finanzteams.

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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen
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E-Rechnung im Bau: Was Bauunternehmen jetzt wissen und tun müssen

5 Min. Lesezeit

Viele Projektbeteiligte, Teil- und Abschlagsrechnungen sowie umfangreiche Nachweise sorgen dafür, dass Rechnungsprozesse in der Baubranche schnell unübersichtlich werden. Rechtssicher bleiben müssen sie trotzdem. Die E-Rechnung wird deshalb zu einem Schlüsselfaktor: Sie standardisiert den Rechnungsaustausch, erleichtert die grenzüberschreitende Zusammenarbeit und bringt neben den nationalen Vorgaben auch auf europäischer Ebene Vorteile.

Rechtlicher Hintergrund: schrittweise Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ab einem Betrag von 1.000 Euro im XRechnungs-Standard erstellen und übermitteln. 

Für den unternehmerischen B2B-Bereich gilt eine eigene, gestaffelte Zeitschiene. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt dies unabhängig vom Jahresumsatz. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Was eine E-Rechnung ist

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnung jedes Dokument, das über eine Lieferung oder Leistung abrechnet, unabhängig von der Bezeichnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. Übermittelt werden kann sie über verschiedene digitale Kanäle wie zum Beispiel E-Mail oder Online-Portale, solange die strukturierten Daten dabei ohne Medienbruch weiterverarbeitbar bleiben.

Welche Formate zulässig sind

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x) als gängige, zulässige E-Rechnungsformate etabliert. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Für Menschen ist sie ohne Viewer oder Software nicht direkt lesbar, dafür eignet sie sich sehr gut für die automatisierte elektronische Verarbeitung. 

ZUGFeRD 2.x ist dagegen ein hybrides Format, das neben einer PDF-Sichtkomponente eingebettete XML-Daten enthält. Dadurch bleibt sie für Menschen lesbar und ist gleichzeitig maschinell auswertbar. Steuerrechtlich maßgeblich ist nur der XML-Teil. In der Praxis lohnt es sich, das Format klar zu benennen, etwa als „Rechnung im Format ZUGFeRD“, um Verwechslungen mit einer herkömmlichen PDF-Rechnung zu vermeiden. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Warum die E-Rechnung für Bauunternehmen relevant ist

Durch die Einführung der E-Rechnung werden elektronische Rechnungsprozesse zum Standard, auch für private Unternehmen. Für Bauunternehmen bedeutet die Umstellung die Chance, Rechnungen schneller Bauvorhaben, Abschlägen und Nachträgen zuzuordnen und den Prüfprozess zu beschleunigen.

Vorteile für die Baubranche

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Chancen:

Statt Papierstapeln für Abschlags- und Schlussrechnungen laufen Rechnungen digital durch. Das spart Druck- und Portokosten, senkt den Ablageaufwand und beschleunigt die Weitergabe an Bauleitung, Projektleitung und Buchhaltung. Durch transparente Prozesse werden Bearbeitung und Zahlungseingänge schneller, und eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung eröffnet zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten. Manuelle Erfassungsfehler in buchhalterischen Prozessen lassen sich so vermeiden.

Beschleunigte Abläufe erleichtern zudem die fristgerechte Bezahlung und damit die Nutzung von Skonto-Potenzialen. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse funktionieren außerdem mobil, direkt von der Baustelle aus, was Effizienzgewinne für Betriebe im Baugewerbe schafft. Nicht zuletzt trägt die papierlose Verarbeitung zur Nachhaltigkeit bei und stärkt als zeitgemäße Außenwirkung das Image gegenüber Geschäftspartnern.

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung rechtskonform ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein: Authentizität, also die eindeutige Identifizierbarkeit des Rechnungsstellers, Integrität im Sinne der Unveränderbarkeit des Inhalts, Lesbarkeit und Revisionssicherheit auch nach Jahren sowie die Einhaltung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff. Betriebe sollten deshalb prüfen, ob ihre Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Software diese Anforderungen erfüllt und die Prozesse revisionssicher abbildet.

GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrung

Die Einführung der E-Rechnung allein reicht nicht aus, auch die rechtssichere Archivierung nach GoBD ist Pflicht. E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Für die Buchführung gilt weiterhin der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“, und im Prüfungsfall müssen Rechnungen vollständig und zeitnah bereitgestellt werden. Maßgeblich ist, dass E-Rechnungen elektronisch im Originalformat archiviert werden. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien sind nicht GoBD-konform.

Im Einzelnen bedeutet das: Die Archivierung muss unverändert erfolgen, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen am Dokument. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung abgelegt. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält. 

Im Prüfungsfall müssen die Unterlagen elektronisch auswert- und bereitstellbar sein. Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Pflichten liegt beim Unternehmen selbst, auch wenn Steuerberatung oder externe Dienstleister eingebunden sind. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist deshalb dringend zu empfehlen, um Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sicherzustellen.

So gelingt die Einführung im Betrieb

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren. Zunächst gilt es, die rechtlichen Vorgaben zu klären und zu prüfen, ob die bestehenden Prozesse GoBD-konform sind. Anschließend werden Software und IT-Systeme angepasst, um Dokumentenmanagement und digitale Archivierung sicherzustellen. Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden informiert: Schulungen und klare Abläufe für den elektronischen Rechnungsempfang und -versand schaffen Sicherheit im Tagesgeschäft. Wer schließlich schrittweise startet, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten, erleichtert sich den Umstieg zusätzlich.

Fazit: Jetzt handeln und Chancen nutzen

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Der Empfang ist im B2B-Bereich in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, der Versand folgt gestaffelt ab 2027 und 2028. Wer jetzt handelt, hält nicht nur gesetzliche Vorgaben ein, sondern optimiert zugleich seine Geschäftsprozesse und sichert sich Wettbewerbsvorteile. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihr Unternehmen passend zu den kommenden Umstellungsschritten aufzustellen. Mit den richtigen Systemen und Prozessen wird die Umstellung nicht zur bloßen Pflichtaufgabe, sondern zu einer echten Chance.

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Bau

Ab wann müssen Bauunternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Der Versand wird zeitlich gestaffelt verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 unabhängig vom Jahresumsatz.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? 

Ja. Ausnahmen bestehen für Kleinbeträge unter 250 Euro, für Steuerfreibeträge und für Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Rechnung oder eine einfache Bilddatei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Welche E-Rechnungsformate sind für Bauunternehmen zulässig? 

In der Praxis haben sich vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x etabliert. XRechnung ist ein reines XML-Format, das ohne Viewer für Menschen nicht direkt lesbar ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF-Sichtkomponente und eingebetteten XML-Daten, wobei steuerrechtlich nur der XML-Teil maßgeblich ist. Auch EDI zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den erlaubten Formaten.

Welche rechtlichen Kriterien muss eine E-Rechnung erfüllen? 

Eine E-Rechnung muss authentisch sein, also den Rechnungssteller eindeutig identifizierbar machen, inhaltlich unveränderbar (Integrität) sowie lesbar und auch nach Jahren revisionssicher bleiben. Zusätzlich müssen die GoBD eingehalten werden, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff.

Wie lange müssen Bauunternehmen E-Rechnungen aufbewahren? 

E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel acht Jahre zu archivieren. Sie müssen elektronisch im Originalformat gespeichert werden, ohne inhaltliche Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien gelten nicht als GoBD-konform.

Müssen Aufmaß, Lieferscheine und Leistungsnachweise mit archiviert werden? 

Ja. Rechnungsrelevante Anhänge wie Aufmaß, Lieferscheine oder Leistungsnachweise gehören im Original und gemeinsam mit der Rechnung archiviert. E-Mail-Korrespondenz ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält.

Wie gelingt die Einführung der E-Rechnung im Bauunternehmen? 

Der Umstieg lässt sich in vier Schritten strukturieren: zunächst die rechtlichen Vorgaben klären und die GoBD-Konformität bestehender Prozesse prüfen, anschließend Software und IT-Systeme für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung anpassen, danach Mitarbeitende durch Schulungen und klare Abläufe einbinden und schließlich schrittweise starten, etwa mit einem Pilotprojekt bei einzelnen Lieferanten.

Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen
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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen

5 Min. Lesezeit

Die Leistung entsteht auf der Baustelle, der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich in den Zahlen im Büro. Ein gut organisiertes Rechnungswesen im Baubetrieb hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern. So lassen sich finanzielle Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Doch gerade die Organisation der Kostenstellen bereitet vielen Bauunternehmen Schwierigkeiten. Dabei sind Kostenstellen ein zentrales Instrument, um zu erkennen, wo Kosten entstehen, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und fundierte Entscheidungen in der Kalkulation und Baustellensteuerung zu treffen.

Organisation als Grundlage des Rechnungswesens

Ein schlüssiges Rechnungswesen beginnt mit einer klaren Organisation. Dr. Christian Keidel, Dipl. oec. Rainer Koßmann und Klaus Roth beschreiben in ihrem Werk „Rechnungswesen im Baubetrieb" (BRZ Deutschland GmbH, 1. Auflage, 2019, S. 18), dass „Organisation des baubetrieblichen Rechnungswesens hier die Entwicklung eines durchdachten kaufmännischen Konzepts zur Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsvorfällen bedeutet, das einerseits den gesetzlichen Anforderungen (z. B. HGB, Steuerrecht, GoBD) genügen muss, andererseits aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte einbeziehen soll".

Auf dieser Organisation baut die Baubetriebsrechnung auf. Sie liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und besteht aus mehreren Teilrechnungen:

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
  • Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat sie verursacht?
  • Leistungsrechnung: Welche Leistungen wurden erzielt?
  • Ergebnisrechnung: Wie ist das Betriebsergebnis zustande gekommen?

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten wann in welcher Höhe im Betrieb entstanden sind. Hierfür werden alle Kosten systematisch gesammelt und anhand von Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erfasst. Eine klare Gliederung in Kostenarten, etwa Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen, sowie ein sinnvoller Kontenrahmen bilden die Grundlage.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern auch bei Analysen, zum Beispiel um Kostensteigerungen zu erkennen oder Einsparpotenziale aufzudecken. Man unterscheidet dabei zwischen Einzelkosten, die direkt einem Projekt oder Produkt zuordenbar sind, und Gemeinkosten, die sich nur indirekt zurechnen lassen. Kleinere Bauunternehmen können die Gliederung vereinfachen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, solange eine klare und konsistente Struktur gewährleistet bleibt.

Was sind Kostenstellen im Baubetrieb?

Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung und Leistungserbringung. Der Ort der Kostenentstehung (und Leistungserbringung) wird deshalb als Kostenstelle bezeichnet. Die Einteilung kann sich an verursachungsgerechter Kostenerfassung, Verantwortungsbereichen oder räumlichen Gegebenheiten orientieren. Die Kostenstellenrechnung beantwortet damit die zentrale Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und liefert die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, zum Beispiel Baustellen, Projekte, ein Bauhof oder interne Abteilungen. Direkt zuordenbare Kosten werden sofort auf die jeweilige Kostenstelle gebucht. So können einzelne Projekte betriebswirtschaftlich bewertet oder mehrere Kostenstellen gruppiert betrachtet werden, etwa Hochbau, Tiefbau oder Straßenbau.

Arten von Kostenstellen

Man unterscheidet zwischen produzierenden beziehungsweise leistenden Kostenstellen und nichtproduzierenden Kostenstellen:

  • Hauptkostenstellen sind Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird.
  • Hilfskostenstellen wie Bauhof, Geräte oder Baumaschinen unterstützen die Hauptkostenstellen.
  • Nebenkostenstellen, etwa betriebseigene Beton- oder Kieswerke, beliefern überwiegend intern, können aber auch externe Leistungen verkaufen.
  • Nichtproduzierende Kostenstellen umfassen die Verwaltung und Geschäftsleitung sowie sonstige Gemeinkostenstellen wie IT oder interne Dienste.

Gemeinkosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden mithilfe einer Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

Kostenstellenplan: Struktur und jährliche Aktualisierung

Alle Kostenstellen werden in einem Kostenstellenplan festgehalten, oft numerisch strukturiert. Dieser Plan sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Organisation und Projekten abzubilden. Idealerweise wird zudem jeder Ein- und Ausgangsbeleg bereits beim Buchen einer Kostenstelle zugeordnet. So lassen sich Kosten und Leistungen genau dort auswerten, wo sie entstanden sind. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Baustellen- und Unternehmenssteuerung.

Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat die Kosten verursacht?

Die Kostenträgerrechnung klärt, wofür die Kosten angefallen sind und wer oder was sie verursacht hat. Sie baut auf den Informationen aus der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung auf: Einzelkosten wie Material oder Löhne werden direkt dem Kostenträger zugeordnet, Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt.

In der Baubranche ist der Kostenträger in der Regel das jeweilige Bauprojekt oder eine Baustelle. Bei komplexen Bauvorhaben lassen sich auch einzelne Bauabschnitte getrennt betrachten. Neben der stückbezogenen Kostenträgerrechnung, etwa bei Fertigbauteilen, kann in Bauunternehmen zudem eine zeitbezogene Rechnung sinnvoll sein, um Kosten über bestimmte Bauphasen hinweg zu verfolgen.

Fazit

Die Kostenrechnung bildet das Fundament für ein belastbares und aussagekräftiges Bau-Rechnungswesen. Sie liefert klare Antworten auf die Fragen, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und wer sie verursacht. Kostenstellen helfen dabei, Kosten transparent zuzuordnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Steuerung zu treffen. Damit schaffen Bauunternehmen eine sichere Grundlage für Kalkulation, Projektsteuerung und unternehmerische Entscheidungen.

Häufige Fragen zu Kostenstellen und Kostenrechnung im Baubetrieb

Was versteht man unter Kostenstellen im Baubetrieb? 

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, in denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, etwa Baustellen, Projekte, der Bauhof oder interne Abteilungen. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und schafft damit die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Warum sind Kostenstellen für Bauunternehmen wichtig? 

Kostenstellen machen sichtbar, wo Kosten entstehen, und ordnen Verantwortlichkeiten klar zu. So lassen sich einzelne Baustellen oder Projekte betriebswirtschaftlich bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Baustellensteuerung treffen.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es im Baubetrieb? 

Man unterscheidet Hauptkostenstellen wie Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird, Hilfskostenstellen wie Bauhof oder Baumaschinen, die die Hauptkostenstellen unterstützen, Nebenkostenstellen wie betriebseigene Beton- oder Kieswerke sowie nichtproduzierende Kostenstellen wie Verwaltung, Geschäftsleitung oder IT.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung? 

Die Kostenartenrechnung zeigt, welche Kosten entstanden sind, etwa für Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen. Die Kostenstellenrechnung zeigt, wo diese Kosten angefallen sind, zum Beispiel auf welcher Baustelle. Die Kostenträgerrechnung zeigt, wer oder was die Kosten verursacht hat, in der Regel das jeweilige Bauprojekt.

Wie werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt? 

Kosten, die sich nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden über eine Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilt.

Was ist ein Kostenstellenplan und wie oft sollte er aktualisiert werden? 

Der Kostenstellenplan hält alle Kostenstellen eines Unternehmens fest, meist in einer numerisch strukturierten Übersicht. Er sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und an Änderungen in Organisation und Projekten angepasst werden, damit Kosten weiterhin präzise ausgewertet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?

Einzelkosten lassen sich direkt einem Projekt oder Produkt zuordnen, etwa Materialkosten für eine bestimmte Baustelle. Gemeinkosten, wie Verwaltungskosten, lassen sich nur indirekt zurechnen und werden über eine Umlage auf die Kostenstellen verteilt.

Welche Rolle spielt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)? 

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten systematisch auf die einzelnen Kostenstellen. Er schafft eine Übersicht über die Kostenverteilung im Unternehmen und ist damit ein zentrales Werkzeug der Kostenstellenrechnung im Baubetrieb.

Wie sollten kleinere Bauunternehmen ihre Kostenstellen organisieren? 

Kleinere Bauunternehmen können ihre Kostenstellenstruktur vereinfachen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Gliederung klar und konsistent bleibt, damit Kosten weiterhin verlässlich ausgewertet und verglichen werden können.

Was bedeutet die Baubetriebsrechnung insgesamt? 

Die Baubetriebsrechnung liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und umfasst mehrere Teilrechnungen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung, die Leistungsrechnung und die Ergebnisrechnung. Gemeinsam zeigen sie, welche Kosten entstanden sind, wo sie anfielen, wer sie verursacht hat, welche Leistungen erzielt wurden und wie sich das Betriebsergebnis zusammensetzt.

E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen
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E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028. Gleichzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. Juli 2025 die GoBD aktualisiert und dabei die Archivierung elektronischer Rechnungen sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert. Dieser Beitrag ordnet beide Themen ein und zeigt, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. In Deutschland wurden diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Darstellungen wie „.tif“ oder „.jpeg“ erfüllen diese Vorgaben nicht, selbst wenn sie die Rechnungsinhalte vollständig zeigen. Entscheidend ist, dass das Format eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen leisten das nicht. Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, bleiben aber während der Übergangsfristen unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz ohne für Menschen lesbare Sichtkomponente. Buchhaltungssoftware kann die Daten dennoch zur Prüfung sichtbar machen. XRechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Standard und werden meist über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus XML-Teil und PDF-Teil im Format PDF/A-3, das für Maschinen und für Menschen gleichermaßen lesbar ist. Seit Version 2.1.1 ist das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Bei hybriden Formaten ist für die steuerliche Verarbeitung der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können. Empfänger einer E-Rechnung können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die rechtskonforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, verarbeiten und archivieren kann.

Ausstellungspflicht: Übergangsfristen bis 2028

Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung befristet bis zum 31. Dezember 2026 auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dafür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.

Diese Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das EDI-Verfahren bleibt übergangsweise nutzbar: Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden. Diese Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern lediglich die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Rechtliche Grundlage und Meldesystem

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit Änderungen im Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV.

Hintergrund ist auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland für 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, EU-weit auf 61 Milliarden Euro. Deshalb hat die Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11. März 2025 final verabschiedet, am 14. April 2025 ist es in Kraft getreten. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten eine E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung der EU zu benötigen.

Ein zentraler Baustein von ViDA ist ein EU-weites Echtzeitreporting umsatzsteuerpflichtiger Transaktionen auf Basis der E-Rechnung, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Diese Meldepflicht gilt ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; ab diesem Zeitpunkt soll die E-Rechnung zum Standard für diese Umsätze werden. Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen erst bis zum 1. Januar 2035 vollständig an die EU-Standards angeglichen werden. Die Europäische Kommission hat im Mai 2026 ein Arbeitsprogramm veröffentlicht, das die Umsetzung dieser Fristen weiter konkretisiert.

GoBD 2025: Neue Klarheit bei Archivierung und Datenzugriff

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein aktualisiertes BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht. Es konkretisiert den Umgang mit E-Rechnungen, strukturierten elektronischen Dokumenten und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung. Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025.

Keine doppelte Archivierung von Ausgangsrechnungen mehr

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt nun die Möglichkeit, jederzeit eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig (vgl. GoBD Rz. 76 n. F.). Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse.

Nur der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, etwa als XRechnung oder als Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei für die GoBD-konforme Archivierung aus. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, muss auch dieses archiviert werden. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig.

Technische Zahlungsbelege nur bei Buchungsrelevanz

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen Sie nur archivieren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht (Rz. 121).

Strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte

Die GoBD 2025 erkennen strukturierte elektronische Dokumente, etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG, ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen an. Diese müssen Sie im empfangenen Dateiformat speichern. OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, gelten als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Z2 wird konkretisiert

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Sie Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen, und zwar mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ können Sie einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Eine zusätzliche Softwareentwicklung darf dafür nicht nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Daneben wurden einzelne Passagen sprachlich überarbeitet, etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) sowie kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese redaktionellen Änderungen haben keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Empfangsweg für E-Rechnungen und Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Führen Sie, sofern noch nicht vorhanden, eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, eine Anwendung für den automatisierten Empfang von Eingangsrechnungen sowie eine Software für die GoBD-konforme Archivierung ein. Ordnen Sie anschließend Ihre Ausgangsrechnungen nach Vorjahresumsatz und den geltenden Übergangsfristen ein und passen Sie Ihr Archivierungskonzept an die neuen GoBD-Vorgaben an, insbesondere bei der Frage, ob PDF-Dateien neben dem XML-Teil noch aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und lässt sich nicht mehr durch einen Widerspruch des Empfängers umgehen. Für die Ausstellung bleibt bis 2027 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, bis 2028 Zeit. Die GoBD 2025 schaffen zusätzliche Klarheit: Fakturierungssysteme müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr doppelt speichern, und bei eingehenden E-Rechnungen genügt in der Regel die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Gleichzeitig stellen die konkretisierten Regeln zum Z2-Datenzugriff neue Anforderungen an die technische Auswertbarkeit Ihrer Buchführungssysteme.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD 2025

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Formate wie „.tif“ oder „.jpeg“ ermöglichen keine automatische elektronische Verarbeitung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Während der Übergangsfristen bleiben solche Formate unter bestimmten Voraussetzungen dennoch zulässig.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025. Empfänger können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen, unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen muss.

Bis wann dürfen Unternehmen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen? 

Bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig und verbreitet? 

Vor allem XRechnung, ein rein strukturierter XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus XML- und PDF-Teil. Für die steuerliche Verarbeitung ist bei ZUGFeRD der XML-Teil maßgeblich.

Wie lange kann das EDI-Verfahren noch genutzt werden? 

Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden, sofern sie die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Müssen Ausgangsrechnungen künftig noch doppelt archiviert werden? 

Nein. Erstellen Sie Rechnungen über ein Fakturierungssystem, das jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann, ist eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier nicht mehr erforderlich.

Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich das PDF archiviert werden? 

Im Regelfall nicht. Enthält die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert, genügt deren Archivierung. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke oder Signaturen, muss auch dieses aufbewahrt werden.

Wann müssen technische Zahlungsbelege archiviert werden? 

Nur dann, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Rein technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nach den GoBD 2025 nicht der Archivierungspflicht.

Was bedeutet der Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen? 

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen Unternehmen Prüfern eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem mithilfe vorhandener Softwarefunktionen bereitstellen oder einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Ist das nicht möglich, kann der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) verlangen.

Wann kommt das EU-weite Meldesystem für B2B-Umsätze? 

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) gilt die Echtzeit-Meldepflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Bestehende nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Standards angeglichen werden. Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 verabschiedet und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

Controlling in KMU: Effektive Steuerung mit Finanzkennzahlen
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Controlling in KMU: Effektive Steuerung mit Finanzkennzahlen

Beim Controlling und der Unternehmenssteuerung durch Finanzkennzahlen geht es um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb ist es auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ratsam, ein angepasstes Kennzahlensystem zu entwickeln. Die positive Nachricht: Wenige Kennzahlen genügen und ihre Bestimmung ist kein komplizierter Prozess.

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In kleinen und mittelständischen Unternehmen bleibt im hektischen Tagesgeschäft oft wenig Zeit für Controlling. Der Fokus liegt auf der Buchhaltung und der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Gleichzeitig gibt es immer mehr Daten über das Unternehmen, den Markt und die Kunden. Diese Daten können, wenn sie zu Finanzkennzahlen zusammengefasst werden, ein wertvolles Instrument für die Unternehmenssteuerung sein.

Die Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kann jedoch abschreckend wirken. Dennoch lohnt es sich dranzubleiben: Mit wenigen, aber den richtigen Kennzahlen können KMU entscheidende Hilfestellungen erhalten. Sie helfen dabei, strategische Ziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Finanzkennzahlen als Frühwarnsystem und Grundlage für die Zielerreichung

Finanzkennzahlen bieten einen kompakten Einblick in den Zustand eines Unternehmens und zeigen auf, wo Probleme auftreten könnten und wie gegengesteuert werden kann. Sie helfen dabei, unangenehme Überraschungen wie Liquiditätsengpässe oder verpasste Trends zu vermeiden und den guten Ruf bei der Hausbank zu bewahren.

Unternehmen, die auf das Monitoring von Finanzkennzahlen verzichten, haben kein Frühwarnsystem und laufen Gefahr, langfristige strategische Ziele aus den Augen zu verlieren. Nur durch ein effektives Controlling bleiben diese Ziele präsent und können in den täglichen Entscheidungen berücksichtigt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es daher entscheidend, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die relevanten Schlüsselkennzahlen (KPI) gezielt auszuwählen. Oftmals genügt bereits eine Handvoll Finanzkennzahlen.

Um das Controlling zu erleichtern und die Kennzahlen effizient zu berechnen und bereitzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von Finanzbuchhaltungssoftware. Sie automatisiert die Datenerfassung und -berechnung der Kennzahlen und spart somit Zeit und Aufwand.

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Grundlegende Kennzahlen zur Beurteilung der Finanzstabilität und Ertragskraft

Welche KPIs sind die richtigen? Es gibt bestimmte monetäre Kennzahlen, die jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, im Auge behalten sollte. Die folgenden vier Kennzahlen bilden eine solide Grundlage für die Bewertung der finanziellen Stabilität und Ertragskraft eines Unternehmens:

  1. Eigenkapitalquote: Diese Kennzahl gibt an, wie viel Eigenkapital im Verhältnis zum Gesamtkapital eines Unternehmens vorhanden ist. Eine höhere Eigenkapitalquote bedeutet eine größere finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit von Fremdkapitalgebern. Dies zeigt auch die Fähigkeit des Unternehmens, Rückschläge zu bewältigen.
  2. Gesamtkapitalrendite: Diese Kennzahl zeigt, wie rentabel das gesamte im Unternehmen eingesetzte Kapital (Eigen- und Fremdkapital) ist. Eine höhere Gesamtkapitalrendite bedeutet effizientere Kapitalnutzung und macht das Unternehmen attraktiver für potenzielle Investoren.
  3. Cashflow: Der Cashflow zeigt, in welchem Maße ein Unternehmen Finanzmittel aus eigener Kraft erwirtschaftet, um sich selbst zu finanzieren. Dies ist besonders wichtig für Kreditgeber. Die Cashflow-Rate gibt an, welcher Teil des Umsatzes im Unternehmen verbleibt und für Investitionen, Kapitalrückzahlung und Gewinnausschüttung verwendet werden kann. Sie zeigt auch, wie flexibel das Unternehmen bei Preisschwankungen ist, ohne in Liquiditätsengpässe zu geraten. Eine höhere Cashflow-Rate ermöglicht es dem Unternehmen, zukünftige Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren.
  4. Schuldentilgungsdauer: Diese Kennzahl gibt an, wie lange ein Unternehmen benötigen würde, um seine aktuellen Verpflichtungen ausschließlich mit seinem erwirtschafteten Cashflow zurückzuzahlen. Eine kürzere Schuldentilgungsdauer bedeutet eine höhere Kreditwürdigkeit des Unternehmens, reduziert die Zinsbelastung und schafft mehr Spielraum im Cashflow für Investitionen.

Unternehmensspezifische Finanzkennzahlen

Neben diesen allgemeinen finanziellen Messgrößen benötigt jedes Unternehmen individuelle Finanzkennzahlen. Die Auswahl dieser Kennzahlen hängt in erster Linie von den Unternehmenszielen ab, da sie diese abbilden und deren Erfüllung messbar machen sollen.

Zusätzlich lassen sich auch aus der gegenwärtigen Phase des Unternehmens sinnvolle Kennzahlen ableiten. Zum Beispiel könnte für wachsende Unternehmen die Umsatzsteigerungsrate relevant sein.

Weitere passende Kennzahlen ergeben sich aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen etwa könnte Kennzahlen zur Betriebsmittelproduktivität verwenden, während für ein Handelsunternehmen Größen wie der Umsatz pro Verkaufsfläche von Interesse sein könnten.

Es ist entscheidend, dass jedes Kennzahlensystem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Bei der Kennzahlenauswahl kann die folgende Liste von Kriterien helfen, die jede Kennzahl erfüllen sollte.

Kriterien, die jede Kennzahl erfüllen sollte

  • Die Kennzahl bezieht sich auf wichtige unternehmerische Tatbestände.
  • Für die Kennzahl lässt sich ein Ziel bzw. ein Zielwert festlegen, der dann mit dem Ist-Wert verglichen wird.
  • Die Kennzahl ist so weit wie sinnvoll möglich komprimiert.
  • Die zur Ermittlung der Kennzahl notwendigen Daten stehen im geforderten zeitlichen Rhythmus zur Verfügung.
  • Die Kennzahl kann in einer angemessenen Zeit ermittelt und interpretiert werden.
  • Die Aussage der Kennzahl ist eindeutig und leicht verständlich. Alle beteiligten Personen sind sich einig über die Bedeutung und Interpretation der Kennzahl.

Cockpit-Software: Schneller Überblick und mehr Zeit für Entscheidungen

Sobald die richtigen Kennzahlen identifiziert und aktuelle Werte verfügbar sind, gilt es, diese für Entscheidungsträger verständlich aufzubereiten. Hierbei steht die Übersichtlichkeit an erster Stelle. Die Unternehmenslage und verschiedene Zielerreichungsgrade müssen auf den ersten Blick ersichtlich sein. Digitale Lösungen wie Cockpit-Software bieten hier eine effektive Lösung: Sie visualisieren die KPIs mit Diagrammen, Ampel-Darstellungen, Grafiken und anderen Elementen. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick und verschafft Managern und Führungskräften mehr Zeit für das Wesentliche: die Interpretation und Diskussion der Zahlen sowie die Ableitung von Entscheidungen im Bereich der Unternehmenssteuerung.

Fazit: Mit Finanzkennzahlen zu steuern lohnt sich für KMU

Finanzkennzahlen dienen als wichtige Wegweiser und Frühwarnsysteme. Daher ist es für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend, einige wenige, individuell relevante Kennzahlen zu identifizieren und im Auge zu behalten. Die passende Software unterstützt nicht nur bei der Berechnung, sondern auch bei der anschaulichen Darstellung der Daten, was wertvolle Zeit spart. Ein schlankes Kennzahlensystem, das auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist, und eine gründliche Analyse seitens des Managements ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine langfristig verbesserte Steuerung des Unternehmens.

Betriebsprüfung vorbereiten: Tipps für einen reibungslosen Ablauf
ERP & Finance

Betriebsprüfung vorbereiten: Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Viele Firmenchefs beschleicht ein mulmiges Gefühl, wenn das Finanzamt eine Außenprüfung ankündigt. Gibt es Unregelmäßigkeiten in den Steuerunterlagen? Drohen womöglich Nachzahlungen? Dieser Beitrag gibt Hinweise und Tipps, wie Unternehmen sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können – damit beim Prüfungstermin alles glatt läuft.

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Eine Betriebsprüfung kann ein Unternehmen jederzeit treffen, sei es routinemäßig oder aus besonderem Anlass. Einen festen Turnus gibt es nicht. Viel Vorlauf leider auch nicht. Rund zwei Wochen vor dem Termin (bei Großunternehmen: vier Wochen) erhält das Unternehmen einen Brief vom Finanzamt mit der formellen Prüfungsanordnung. Die Anordnung muss unter anderem die folgenden Angaben enthalten:

  • Name des Betriebsprüfers,
  • Prüfungstermin,
  • sachlicher Prüfungsumfang,
  • zu prüfender Besteuerungszeitraum.

In den meisten Fällen findet eine Betriebsprüfung zu den üblichen Bürozeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Je nach Umfang der Unterlagen dauert sie mehrere Tage oder sogar Wochen. Prüfungszeitraum sind in der Regel die letzten drei Jahre.

Bei den Betroffenen löst die Ankündigung einer Betriebsprüfung meistens Unbehagen aus. Habe ich alles richtig verbucht? Wurde die Umsatzsteuer ausgewiesen? Ist das Fahrtenbuch korrekt geführt? Solche und ähnliche Fragen schießen Unternehmern durch den Kopf, wenn die Prüfungsanordnung der Finanzbehörde auf ihrem Schreibtisch landet.

Nun in Hektik zu verfallen, ist allerdings ebenso wenig zu empfehlen, wie den Kopf in den Sand zu stecken. Für den zu prüfenden Unternehmer gilt eine gesetzliche Auskunfts- und Mitwirkungspflicht. Jede unbedachte Äußerung gegenüber dem Prüfungsdienst der Finanzbehörde kann dabei gravierende Folgen haben. Daher sollte man sich sorgfältig auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Mit den folgenden Tipps können Sie einer Außenprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen.

1. Den Steuerberater informieren und sich mit ihm auf die Betriebsprüfung vorbereiten

Sobald sich abzeichnet, dass eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen stattfinden wird, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren. Bei Bedarf kann der Experte Ihnen helfen, die steuerlich relevanten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und sachlich korrekt für den Betriebsprüfer vorzubereiten.

2. Steuerunterlagen vor der Betriebsprüfung vollständig zusammenstellen

Bevor die Betriebsprüfung beginnt, sollten Sie alle buchhalterischen Belege aus dem festgesetzten Prüfungszeitraum zusammenstellen. Dazu gehören unter anderem die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Sach- und Personenkonten. Auch Fahrtenbücher, Kassenbücher und formale Nachweise für Betriebsausgaben (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen) sind für den Finanzbeamten von Interesse. Ebenfalls bereithalten sollten Sie wichtige Verträge. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Steuerberater.

3. Einen Raum für die Betriebsprüfung vorbereiten

Am besten stellt man dem Betriebsprüfer einen separaten abschließbaren Raum mit der üblichen Büroausstattung (Stuhl, Schreibtisch, Licht und Strom) zur Verfügung. Wichtig: In dem Raum sollten sich nur die Dokumente und Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. Sofern es in der Firma keinen geeigneten Ort gibt, kann die Prüfung auch beim Steuerberater, in der Privatwohnung des Unternehmers oder im Finanzamt stattfinden.

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4. Ansprechpartner für den Betriebsprüfer bestimmen und die Mitarbeiter instruieren

Der Betriebsprüfer darf alle Details verwenden, die er im Unternehmen aufschnappt – also auch Informationen, die er beim Smalltalk gewinnt. Unbedachte Äußerungen können weitere Prüfungen und Fragen nach sich ziehen. Legen Sie deshalb, wenn Sie die Betriebsprüfung vorbereiten, die Auskunftspersonen fest: Wer darf dem Prüfer mündlich und/oder schriftlich Auskunft erteilen? Meistens sind dies neben dem Steuerberater der Unternehmer selbst und der Buchhalter. Alle anderen Betriebsangehörigen sollten angewiesen werden, dem Finanzbeamten gegenüber keine Aussagen zu machen und keine Unterlagen offen herumliegen zu lassen.

5. Voraussetzungen für elektronischen Datenzugriff durch den Betriebsprüfer schaffen

Bereits seit 2002 dürfen die Finanzämter steuerlich relevante Daten im Rahmen von Außenprüfungen maschinell auswerten (digitale Betriebsprüfung). Bundesweit verwenden die Prüfer dazu die Analysesoftware IDEA. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, steuerlich relevante Daten, die Sie mit Ihrem EDV-System digital verarbeiten und aufbewahren, elektronisch zur Verfügung stellen. In welcher Form dies geschehen soll (siehe Infobox), teilt das Finanzamt in der Prüfungsanordnung mit.

Elektronischer Datenzugriff bei der Betriebsprüfung – die Zugriffswege

  • Datenzugriff mittels Datenträgerüberlassung: In diesem Fall ist dem Betriebsprüfer ein Datenträger mit den steuerlich relevanten Informationen auszuhändigen. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware können Sie im Vorfeld die prüfungsrelevanten Daten auslesen und im IDEA-lesbaren Format auf einem Datenträger speichern. Wenn Sie die Buchhaltung durch Ihren Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen, bis zum Prüfungstermin einen entsprechenden Datenträger zu erstellen.
  • Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer hat zudem das Recht, direkt auf das EDV-System des Unternehmens zuzugreifen. Hierzu ist ihm ein Computer bereitzustellen. Klar im Vorteil sind hier Betriebe, die ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. Über ein Benutzerprofil lässt sich nämlich genau festlegen, welche Daten der Prüfer zu sehen bekommt. So vermeiden Sie, dass der Prüfer beim Durchforsten Ihres Systems auf sensible Informationen stößt, die nicht dem Prüfungszeitraum angehören.
  • Mittelbarer Datenzugriff: Bei dieser Zugriffsvariante sollten Sie rechtzeitig einen Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen, damit dieser die prüfungsrelevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren kann.

6. Sich kooperativ verhalten

Als Unternehmer sind Sie bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Dies sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, eine Abwehrhaltung einzunehmen und eine negative Grundstimmung an den Tag zu legen. Schließlich hat der Prüfer in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, den er auch zum Nachteil des Steuerpflichtigen nutzen kann. Zeigen Sie sich daher vom ersten (telefonischen) Kontakt an kooperativ und schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre für den Prüfer. Führen Sie beispielsweise zu Beginn einen Firmenrundgang durch und erläutern Sie die betrieblichen Abläufe.

7. Eine ordnungsmäßige Buchführung sicherstellen

Das effektivste Mittel gegen Angst vor einer Betriebsprüfung ist eine ehrliche Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wer seine Belege GoBD-konform in einem DMS archiviert und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegen kann, hat bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zumindest in formaler Hinsicht nichts zu befürchten. Im Gegenteil. Je schlüssiger und nachvollziehbarer die steuerlich relevanten Daten vorliegen, desto reibungsloser dürfte die Prüfung ablaufen.

Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe
Branchen

Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe

In einer Zeit des Fachkräftemangels ist es für Bauunternehmen essenziell, motivierte Auszubildende zu gewinnen und langfristig zu binden. Im folgenden Ratgeber erfahren Sie die wichtigsten Strategien, um Azubis im Baugewerbe anzusprechen, zu fördern und zu halten.

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Brücken zur Schule bauen

Eine bewährte Methode, um Azubis für die Baubranche zu gewinnen, sind Kooperationen mit örtlichen Schulen. Hier können Unternehmen junge Talente frühzeitig entdecken und ihr Interesse für die Bauwirtschaft wecken. Praktika, Workshops und Projektwochen machen die Branche erlebbar und stärken die Bindung. Lassen Sie junge Menschen kleine Werkstücke anfertigen – so verknüpfen sie ein Erfolgserlebnis mit dem Berufsfeld, anstatt nur Informationen zu konsumieren.

Azubis online gewinnen

In der digitalen Ära ist es entscheidend, potenzielle Azubis dort zu erreichen, wo sie am aktivsten sind: im Internet, auf dem Smartphone und Tablet. Nutzen Sie Ihre Online-Präsenz, um junge Talente anzusprechen. Plattformen wie Instagram, TikTok, Facebook und LinkedIn sind wertvolle Tools, um Ihre Unternehmenskultur zu zeigen und die Vorteile einer Ausbildung im Baugewerbe hervorzuheben. Wichtig: Der Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich sein. Eine unkomplizierte Bewerbung kann den Unterschied machen.

Attraktive Ausbildungsbedingungen

Eine tarifgebundene Vergütung und gute Arbeitsbedingungen sind die Basis, um Azubis im Baugewerbe zu gewinnen. Doch junge Menschen achten heute stärker auf Themen wie Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und Zusatzangebote. Unterstützungen wie Ausbildungsförderung, Gesundheitsprogramme oder Hilfen bei schulischen Aufgaben – insbesondere bei Prüfungsvorbereitungen – sind Pluspunkte, die stark wahrgenommen werden.

Karriereentwicklung fördern

Talente wollen sich entwickeln. Um die Fluktuation zu reduzieren, sollten Unternehmen Karriereperspektiven frühzeitig aufzeigen. Weiterbildungen, Schulungen oder die Teilnahme an Fachevents helfen, Motivation und Bindung zu steigern. Wer Azubis fördert, sorgt für motivierte Mitarbeitende und stärkt gleichzeitig das eigene Know-how.

Azubis aktiv einbinden

Die aktive Einbeziehung von Auszubildenden in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Ideen steigern Motivation und Engagement. Wer Azubis das Gefühl gibt, vollwertige Teammitglieder zu sein, erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen. Positive Erfahrungen im Alltag sind ein entscheidender Faktor für die Bindung von Nachwuchskräften.

Anpassung an die digitale Generation

Die Generation Z ist mit Technologie aufgewachsen und erwartet digitale Werkzeuge auch im Berufsalltag. Bauunternehmen, die auf BIM, VR oder Drohnentechnik setzen, bieten jungen Menschen ein modernes Arbeitsumfeld und gestalten damit den Berufseinstieg attraktiver. Gerade junge Mitarbeiterende lassen sich begeistern, wenn das eigene Unternehmen mit der Zeit geht.  

Fazit

Die Gewinnung und Bindung von Auszubildenden ist im Baugewerbe mehr als nur eine strategische Aufgabe – sie ist ein entscheidender Beitrag zur Zukunftsfähigkeit jedes Unternehmens. Wer in junge Menschen investiert, bekommt mehr zurück als nur Fachkräfte: Azubis bringen neue Ideen, frische Energie und innovative Perspektiven mit. Sie gestalten aktiv die Zukunft des Betriebs mit und entwickeln sich häufig zu loyalen, langfristigen Mitarbeitenden.

Jede Mühe, die heute in Ausbildung gesteckt wird, zahlt sich morgen doppelt aus: in Form von motivierten Nachwuchskräften, die nicht nur den Fachkräftemangel abfedern, sondern auch das unternehmensspezifische Know-how sichern. Wer Ausbildung ernst nimmt, legt damit die Basis für nachhaltigen Erfolg – und setzt ein starkes Zeichen für die nächste Generation.

FAQ:

Wie können Bauunternehmen Azubis gewinnen?

Bauunternehmen gewinnen Azubis am besten durch Kooperationen mit Schulen, eine starke Online-Präsenz, einfache Bewerbungsprozesse und attraktive Ausbildungsbedingungen wie faire Vergütung, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsumgebungen.

Wie können Bauunternehmen Azubis langfristig binden?

Azubis bleiben langfristig, wenn sie aktiv eingebunden werden, klare Karriereperspektiven haben und mit digitalen Werkzeugen arbeiten können. Entscheidend sind Wertschätzung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
ERP & Finance

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben

Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.

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Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.

Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen

Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.

Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile

Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.

Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.

Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen

Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.

  • Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
  • Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.

Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten

Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:

1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei

Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.

2. Einfach automatisch abschreiben

Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.

3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.

4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten

Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.

5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten

Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.

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6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken

Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.

7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden

Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.

8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen

Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.

9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich

In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.

10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein

Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.

11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware

Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.

12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller

Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.

13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU
ERP & Finance

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend, um finanzielle Stabilität zu sichern und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Doch vielen Betrieben fehlt der strukturierte Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Das kann zu gefährlichen Zahlungslücken führen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Liquiditätsplanung im Unternehmen optimieren, Ihre Zahlungsfähigkeit sichern und mit einfachen Maßnahmen Ihre Liquidität verbessern.

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Warum ist eine gute Liquiditätsplanung für KMU so wichtig?

„Ohne Moos nichts los“ – dieses Sprichwort gilt auch für Unternehmen. Ohne ausreichende Liquidität kann ein Betrieb nicht handlungsfähig bleiben. Liquiditätsmanagement bedeutet, jederzeit zu wissen, wie viel Geld kurzfristig verfügbar ist – heute, nächste Woche und im nächsten Monat.

Gerade für kleine Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend. Sie verhindert folgenschwere Engpässe und sichert die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Was beeinflusst die Liquidität in Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab: Höhe der Außenstände, gewährte Zahlungsziele, Kapitalbindung im Lager oder Investitionen. Eine effektive Liquiditätsplanung bezieht Daten aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Warenwirtschaft ein.

10 Tipps zur Liquiditätsplanung für KMU

1. Rechnungsstellung automatisieren und beschleunigen

Verspätete Rechnungen führen zu verspäteten Einnahmen – ein klarer Nachteil für das Liquiditätsmanagement. Setzen Sie auf eine integrierte Rechnungssoftware, die Sie dabei unterstützt, Rechnungen zu erstellen, zu verbuchen und zu mahnen. So verbessern Sie Ihre Liquiditätsplanung im Rechnungswesen und sorgen für einen kontinuierlichen Geldfluss.

2. Teilzahlungen bei Projekten vereinbaren

Optimieren Sie Ihre Liquiditätsstrategie, indem Sie bei längeren Projekten Abschlagszahlungen fest vereinbaren. So finanzieren Sie nicht alles vor und sichern frühzeitig den Cashflow ab.

3. Zahlungseingänge aktiv steuern

Nutzen Sie Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte. Kurze Zahlungsziele wie „sofort netto Kasse“ erhöhen die Planbarkeit im Liquiditätsmanagement für KMU.

4. Mahnwesen automatisieren

Vermeiden Sie Liquiditätsengpässe durch konsequente Forderungsverwaltung. Moderne Buchhaltungssoftware hilft, Mahnungen automatisiert zu versenden und Forderungen im Blick zu behalten.

5. Rabatte vermeiden – Liquidität schützen

Rabatte verringern Ihre Marge und somit Ihre finanzielle Handlungsfähigkeit. Deshalb sehen Pricing-Spezialisten Rabatte kritisch. Bieten Sie lieber von Anfang an faire Preise, um Ihre Unternehmensliquidität langfristig zu sichern.

6. Skonto gezielt nutzen

Skonto ist der günstigste Kredit. Wer seine Eingangsrechnungen digital bearbeitet und früh bezahlt, spart bares Geld und verbessert die Liquiditätsplanung in kleinen Unternehmen. Um Skonti nutzen zu können, müssen Eingangsrechnungen jedoch zügig bearbeitet und bezahlt werden. Software für die Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht einen digitalen Workflow, um Eingangsrechnungen schnell durch die verschiedenen Stationen zu schleusen: formale und sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, Buchung, Überweisung.

7. Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln

Verlängern Sie Ihre Zahlungsfristen, um Ihre Liquidität effizient zu steuern. Stimmen Sie gewährte und in Anspruch genommene Fristen strategisch ab – das verbessert den operativen Cashflow.

8. Leasing und Outsourcing prüfen

Vermeiden Sie hohe Einmalkosten. Mieten statt Kaufen und Outsourcing von Nicht-Kernaufgaben schonen Ihre Liquiditätsreserven.

9. Rückstellungen für regelmäßige Ausgaben bilden

Planen Sie Ihre monatlichen Liquiditätsabflüsse realistisch ein. Rückstellungen für Löhne, Miete oder Steuern verbessern die Finanzplanung im KMU-Alltag und helfen, unerwartete Engpässe zu vermeiden.

Eine Unternehmenssoftware mit Berichtsfunktionen und Onlinebanking-Anbindung verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen. Das unterstützt Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung.

10. Lagerhaltung effizient steuern

Ein typischer Fehler, der sich negativ auf die Liquidität auswirkt, besteht darin, zu viele Waren einzukaufen. Übervolle Lager binden Kapital. Ein gutes Warenwirtschaftssystem mit Lagerverwaltung sorgt für bedarfsgerechte Bestellungen und entlastet die Liquidität. Das ist ein Schlüssel zur Liquiditätsoptimierung in KMU.

Fazit

Liquiditätsengpässe sind eine der häufigsten Ursachen für wirtschaftliche Schwierigkeiten kleiner und mittlerer Unternehmen. Mit einer gezielten Liquiditätsplanung, automatisierten Prozessen und der richtigen Software behalten KMU ihre Finanzen im Griff. Die vorgestellten Praxistipps zur Liquiditätsplanung helfen KMU, Einnahmen zu maximieren, Ausgaben zu kontrollieren und liquide zu bleiben.

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?
ERP & Finance

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?

Oft weichen das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum und das Rechnungsdatum in Rechnungen voneinander ab. Hier erfahren Sie, was es damit auf sich hat und wie Buchführungskräfte in Unternehmen sich die Arbeit erleichtern können.

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Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum – enthält eine Rechnung diesen Hinweis, ist die Buchung des entsprechenden Sachverhalts einfach. Etwas komplizierter stellt sich die Sache dar, wenn das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum unterschiedlich sind. In diesem Fall muss die Buchhaltung nämlich sicherstellen, dass die erbrachte Leistung/Lieferung und die Umsatzsteuer periodengerecht gebucht werden. Für die Buchführungskraft ist dies mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Doch schauen wir uns zunächst die wichtigsten Begriffe und Vorgaben an.

Was ist das Leistungsdatum bzw. das Lieferdatum ?

Der Form halber ist zwischen Leistungsdatum und Lieferdatum zu unterscheiden:

  • Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem der Rechnungssteller die Dienstleistung gegenüber dem Kunden komplett erbracht hat. Dienstleistungen sind gemäß § 3 Absatz 9 Umsatzsteuergesetz „sonstige Leistungen“ – also Leistungen, die keine Lieferungen sind. Deshalb werden sie in Rechnungen mit einem Leistungsdatum deklariert.
  • Vom Lieferdatum spricht man dagegen bei der Übergabe von Waren oder Produkten. Bei einem Kauf in einem Ladengeschäft gilt als Lieferdatum der Zeitpunkt, an dem der Kunde die Ware oder das Produkt in Empfang nimmt und damit die Verfügungsmacht (§ 3 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz) darüber erhält. Bei einer Bestellung via Internet wird grundsätzlich der Zeitpunkt als Lieferdatum gewertet, an dem der Verkäufer oder Dienstleister die Ware versendet.

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Weshalb ist das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum eine Pflichtangabe in Rechnungen?

Nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz ist der Zeitpunkt einer Lieferung oder sonstigen Leistung ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung. Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum muss somit in einer Rechnung stets ausgewiesen werden. Mit dieser Vorgabe will der Gesetzgeber erreichen, dass Kunden den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung klar in der Rechnung erkennen können. Dies gilt auch dann, wenn das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.

Auch im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die Angabe des Zeitpunkts einer Lieferung/Leistung wichtig, denn gemäß Kapitel 3.1 Absatz 32 GoBD müssen Unternehmen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen können (progressive und retrograde Prüfbarkeit) – und das ist nur mithilfe des Lieferdatums/Leistungsdatums möglich.

Zudem müssen Rechnungsdaten für die Finanzverwaltung leicht überprüfbar und nachvollziehbar gestaltet sein. Ist das Liefer- bzw. Leistungsdatum nicht ersichtlich, kann die Behörde auch nicht nachvollziehen, wann die Umsatzsteuer fällig und damit verbunden der Anspruch auf Vorsteuerabzug entstanden ist. Folglich kann sie den Vorsteuerabzug ablehnen.

Welche Schwierigkeiten können bei Geschäftsvorfällen mit abweichendem Lieferdatum bzw. Leistungsdatum auftreten?

In vielen Fällen weicht bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen das Rechnungsdatum vom Leistungsdatum ab.

Beispiel: Ein Kunde erhält am 5. März eine Rechnung für eine Lieferung, die er bereits im Februar bezogen hat. Die Vorsteuer kann er somit erst im Voranmeldungszeitraum März in Abzug bringen. Die gelieferte Leistung soll aber in die Auswertungen des Monats Februar einfließen, damit eine klare periodengerechte Zuordnung erfolgt.

In der Praxis sind solche Fälle an der Tagesordnung und verursachen in den Buchhaltungsabteilungen jedes Mal enormen Abstimmungs- und Kontrollaufwand.

So ist im obigen Beispiel vorzugehen:

  • Der Rechnungsempfänger bucht den Nettorechnungsbetrag im Monat Februar gesondert als Verbindlichkeit. Damit wird die entsprechende Lieferung auch im Februar in den Auswertungen ausgewiesen.
  • Die eigentliche Verbuchung der Rechnung findet anschließend im März statt. Dabei muss dann der Nettorechnungsbetrag aus dem Monat Februar wieder ausgebucht werden.

Solange lediglich ein paar Belege zu bearbeiten, ist das unproblematisch. Liegt jedoch eine größere Anzahl von Geschäftsvorfällen mit voneinander abweichendem Leistungsdatum und Lieferdatum vor, so kostet dies die Buchführungskräfte viel Aufwand – sofern sie die entsprechenden Vorgänge komplett manuell buchen.

Inwieweit kann Software helfen, den Buchungsaufwand zu reduzieren?

Moderne Finanzbuchhaltungssysteme bieten Lösungen an, mit denen man Rechnungen bei abweichendem Liefer-/Leistungsdatum einfach und sicher verbuchen kann. Durch solche Systeme entsteht ein hoher Nutzen, weil entsprechende Vorgänge standardmäßig in einem Rutsch mit den übrigen Geschäftsvorfällen bearbeitet werden können – und zwar ohne vorherige Abstimmung und Kontrolle. Zusätzlich fallen die oben erwähnten Zwischenbuchungen weg.

Umrüstung auf TSE Kassen: Schonfrist endet
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Umrüstung auf TSE Kassen: Schonfrist endet

Seit dem 1. Oktober 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Angesichts der Auswirkungen der Corona-Pandemie hatten die Länderfinanzverwaltungen die Übergangsfrist für die Umrüstung auf TSE-Kassen bis Ende März 2021 verlängert. Das bedeutet: Ab April 2021 werden die Finanzämter keine Nachsicht mehr üben, wenn Unternehmen Kassen ohne TSE einsetzen.

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Durch manipulierte Kassen sollen dem deutschen Staat jedes Jahr zehn Milliarden Euro durch die Lappen gehen. Das ist allerdings bloß eine Schätzung. Wie viele Steuern tatsächlich hinterzogen werden, weiß niemand genau.

Mit drei Anfang 2020 in Kraft getretenen Regelungen will der Gesetzgeber die Steuerhinterziehung mittels manipulierter Kassen erschweren: durch die Belegausgabepflicht („Bonpflicht“), die Meldepflicht für elektronische Kassen – und durch die Pflicht zur Umrüstung auf TSE Kassen. TSE steht für zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.

Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine in die Kassensoftware implementierte Lösung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

  • Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Eingaben in die Kasse und unterbindet unerkannte Veränderungen.
  • Auf dem Speichermedium speichert das System die Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
  • Die einheitliche digitale Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung an die Finanzbehörde – beispielsweise zur Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung der Kassenaufzeichnungen.

Ausführliche Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gibt es auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Nichtbeanstandungsregelung des BMF für Umrüstung auf TSE-Kassen ist abgelaufen

Da zum Jahresanfang 2020 keine flächendeckende Verfügbarkeit von TSE absehbar war, hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) im November 2019 eine Übergangsfrist (Nichtbeanstandungsregelung) für die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020 erlassen.

Diese Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 galt nur für Kassen, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können.

Nicht aufrüstbare Altkassen (Registrierkassen), die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden, können übergangsweise noch bis zum 31. Dezember 2022 ohne TSE eingesetzt werden – sofern sie die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten erfüllen.

Angesichts der Belastungen für die Unternehmen durch die Corona-Krise und durch die Umsetzung der befristeten Mehrwertsteuersenkung hatten Wirtschaftsverbände und Kammern eine bundesweite Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung gefordert. Dem hat das Bundesfinanzministerium eine Absage erteilt.

Bundesländer gewähren Fristverlängerung bis Ende März 2021

Das BMF forderte ursprünglich, dass die Unternehmen bis zum 30. September 2020 zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in ihre Kassen einbauen, um Manipulationen zu verhindern. Viele Betriebe konnten diese Frist aufgrund der Folgen der Corona-Krise und der Umstellung der Kassen auf die reduzierten Umsatzsteuersätze jedoch nicht einhalten.

Die Bundesländer reagierten daher mit entsprechenden Ländererlassen und beschlossen, unter bestimmten Härtefall-Voraussetzungen für die Umrüstung auf TSE Kassen einen zeitlichen Aufschub bis Ende März 2021 zu gewähren. Eine gesonderte Antragstellung ist hierzu in den meisten Ländern nicht erforderlich.

Bremen hat als einziges Bundesland keine allgemeine Fristverlängerung für die Umrüstung auf TSE Kassen verfügt. Dort müssen die Betriebe stattdessen individuelle Anträge gemäß § 148 AO auf Verlängerung der Frist stellen. Hierzu sollten Unternehmer mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Umrüstung auf TSE Kassen nicht auf die lange Bank schieben

Die Fristverlängerung bis zum 31. März 2021 durch die Landesfinanzverwaltungen hat den Unternehmen zwar eine zeitliche Entlastung verschafft, sie ändert jedoch nichts an der rechtlichen Verpflichtung zum Einbau von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen in die Kassensysteme.

Alle Bundesländer weisen ausdrücklich darauf hin, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der Kassen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind.

Die Landesfinanzverwaltungen verlangten daher in ihren Erlassen im Juli vergangenen Jahres, dass die Unternehmen umgehend handeln. So sollten die Betriebe die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020, in einigen Bundesländern sogar schon bis Ende August 2020 nachweislich beauftragt haben.

Digitaler Rechnungseingang: Einstieg in modernere Prozesse
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Digitaler Rechnungseingang: Einstieg in modernere Prozesse

Viele mittelständische Unternehmen könnten durch eine Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse Geld und Zeit sparen. Stephan Greulich von der DATEV erläutert im Interview die Vorzüge sowie die organisatorischen, technischen und rechtlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

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Herr Greulich, weshalb sollten kleine und mittlere Unternehmen die Rechnungsschreibung und den Rechnungseingang digitalisieren?

Stephan Greulich: Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Der Zeitgewinn, schon allein weil Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Unterlagen entfallen. Die Kosteneinsparungen: Laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a. M. lassen sich allein im Prozess der Rechnungsschreibung und -prüfung 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf durchgängig digitale Prozesse gesetzt wird. Die Zuverlässigkeit: Denn wenn Daten in den Systemen digital und somit medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, gibt es keine Tippfehler oder Ähnliches und es geht nichts verloren. Die Kontrolle, die in diesen Tagen besonders wichtig ist: Betriebswirtschaftliche Daten liegen zeitnah vor, Fehlentwicklungen lassen sich dadurch schneller erkennen und ein rechtzeitiges Gegensteuern wird möglich.

Zudem die Flexibilität, denn die Belege und Dokumente sind von allen Orten aus für die Berechtigten im Zugriff, auch vom Homeoffice aus. Insbesondere die Bedeutung der Flexibilität bestätigt sich aktuell durch die Corona-Pandemie, in der die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Orten aus wirken und gemeinsam an einem Verarbeitungsprozess arbeiten.

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Welche Compliance-Anforderungen der Finanzverwaltung müssen Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsausgang und Rechnungseingang beachten und erfüllen?

Greulich: Aus Compliance-Sicht bestehen seit der Einführung der GoBD klare Regelungen. Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Beim elektronischen Erstellungsprozess einer Rechnung und bei der Archivierung sowohl empfangener als auch erstellter Belege sind gesonderte GoBD-Anforderungen zu erfüllen.

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Welche technologischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit sie E-Rechnungen rechtskonform versenden, empfangen und verarbeiten können?

Greulich: Dafür gibt es keine expliziten Vorgaben, denn grundsätzlich sind elektronische Rechnungen technologieneutral. Jedoch liegen für die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsprozesse rechtliche Rahmenbedingungen vor. Hervorzuheben sind hier die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Aber auch die Unveränderbarkeit der Daten muss für die Dauer der Aufbewahrung durch Verwendung entsprechender Software gewährleistet sein.

In Deutschland gibt es unterschiedliche technische Formate und eine Vielzahl von Übertragungsmöglichkeiten für Rechnungen. Die Auswahl wird meist durch den Leistungsempfänger spezifiziert. Damit er die nachgelagerten Prozesse möglichst automatisiert durchführen kann, sind gemeinsame Standards einzuhalten. Der Lieferant hat dadurch den Vorteil einer schnelleren Bezahlung.

Softwarelösungen stellen durch integrierte Prozesse sicher, dass die technischen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. So werden die Ausgangsrechnungen nach Erstellung durch das System unveränderbar abgespeichert und in einem Archiv abgelegt. Damit ist gewährleistet, dass ein Betriebsprüfer Jahre später die erstellte Rechnung lesen und prüfen kann.

Welche organisatorischen Anforderungen stellt die Implementierung elektronischer Prozesse in den Bereichen Rechnungseingang und -ausgang?

Greulich: Vor der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens analysiert werden. Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, die Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und die jeweiligen Fachbereiche im Betrieb einzubeziehen.

Bei elektronischen Rechnungen sind zum Beispiel meist Informationen zu hinterlegen, um die nachgelagerten Prozesse medienbruchfrei zu steuern. So ist etwa bei der Abrechnung mit der öffentlichen Verwaltung eine Leitweg-Identifikationsnummer zu übermitteln, die die Rechnung in das entsprechende Dezernat beim Empfänger routet. Diese Leitweg-ID liegt dem Auftrag bei und muss der Abrechnungsstelle in der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.

Eine gute Orientierung und Unterstützung bei der Analyse und Einführung von digitalen Geschäftsprozessen bietet der Bitkom. Er hat dafür ein passendes Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse entwickelt, das die vier Themenfelder Technologie, Daten, Qualität und Organisation zur Prozessanalyse vorschlägt.

Rechnungseingangsverarbeitung
Besonders großes Effizienzpotenzial steckt in der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

Warum ist vor allem ein digitaler Rechnungseingang so wichtig für einen effizienten Workflow?

Greulich: Die Rechnungsausgangsdaten liegen in der Regel in der kaufmännischen Software bereits digital vor und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Im Rechnungseingang kommen dagegen meist ganz unterschiedliche Formate an: Papier, PDF bzw. unstrukturierte Daten, strukturierte Daten. Für jedes Format ist ein anderes Vorgehen notwendig, um die Daten GoBD-konform in die Finanzbuchhaltung zu überführen und sie zu archivieren. Das ist sehr aufwendig, deshalb ist es wichtig, auch den Rechnungseingang effizient zu gestalten. Papierbelege werden mit dem ersetzenden Scannen digital erfasst und in eine Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung übertragen.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet sich als Einstieg dafür an, die eigenen kaufmännischen Prozesse zu modernisieren. o wie vor dreißig, vierzig Jahren die Betriebe von Schreibmaschine auf PC umgestiegen sind, bringt ihnen heute der Umstieg auf durchgängig digitale Prozesse einen Effizienzgewinn.

Besonders effizient ist der elektronische Rechnungseingang dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten Standardformat automatisiert ausgetauscht werden. Hierfür stehen ZUGFeRD oder XRechnung zur Verfügung. Auf welches Format sollten KMU setzen?

Greulich: Die Auswahl eines Formats und des entsprechenden Übertragungskanals hängt vom Reifegrad der Digitalisierung auf Seiten des Rechnungsempfängers ab. Es gibt Prozesse, die End-to-End einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und somit rein auf dem Austausch von strukturierten Daten basieren.

In Klein- und Kleinstbetrieben sind dagegen oft noch viele manuelle Schritte in der Eingangsrechnungsverarbeitung üblich. Um diese Vielzahl von Anforderungen abzudecken und branchenübergreifend die Inhalte einer Rechnung zu definieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt und bereits in der Version 2.1 veröffentlicht.

Das ZUGFeRD-Format ist als hybride Datei ausgestaltet. Das heißt, die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten.

Um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu erfüllen, gibt es zusätzlich das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, das erst über ein separates Visualisierungstool für das menschliche Auge lesbar wird. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

Sieben Gründe für elektronische Rechnungseingangsverarbeitung
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Sieben Gründe für elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verarbeiten Eingangsrechnungen oft noch papiergebunden. Das kostet unnötig Geld und Zeit. Hier die wichtigsten Argumente für die Umstellung auf eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung.

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Immer mehr Unternehmen wollen ihre Prozesse digitalisieren, um ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen und Kosten zu senken. Geradezu prädestiniert hierfür – weil leicht digitalisierbar – ist die Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.

Was genau ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung?

Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung gehört zur modernen Buchhaltung und stellt einen wichtigen Schritt dar auf dem Weg zur Digitalisierung. Sie verringert die Durchlaufzeiten innerhalb der Abteilungen und ist zuverlässiger als die manuelle Bearbeitung. Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist kosteneffizienter als die analoge, da Druck-, Lagerungs- und Recherchekosten wegfallen. Belege versehentlich doppelt einbuchen, falsch abheften oder verlegen, gehört der Vergangenheit an.

Die zusätzliche GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsbelege in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, außerdem macht sie Klärfälle bei Betriebsprüfungen vollkommen transparent.

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern Unternehmen zudem den Rechnungsaustausch. Der Rechnungsempfänger lässt die Daten einfach von einer Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber muss ab dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format erfolgen, das der europäischen Norm 16931 entspricht – also zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.

In vielen Firmen wandern Lieferantenrechnungen jedoch nach wie vor zeitaufwendig als Papierkopien von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Bis sie endlich geprüft und zur Zahlung freigegeben worden sind, ist die Skontofrist oft verstrichen. Dabei können auch kleinere Unternehmen durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung schnell und mit wenig Aufwand Kosten einsparen, Zeit gewinnen, ortsunabhängig zusammenarbeiten und ihre CO2-Bilanz verbessern. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Vorzüge der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen zusammen.

1. Zeitersparnis durch kürzere Durchlaufzeiten

Unternehmen können durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viel Zeit sparen. Während Papierdokumente an mehreren Stellen liegenbleiben, bis sie den Empfänger erreichen – Hauspost, Briefkasten, Postfilialen, Zusteller – landen digitale Rechnungen mit einem Klick im E-Mail-Postfach des Zahlungspflichtigen. Die Software akzeptiert alle Rechnungsformate, wie gescannte Papierrechnungen, per E-Mail oder Download eingegangene PDF-Rechnungen sowie Belege im EDI- oder im ZUGFeRD-Format.

2. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit

Elektronische Rechnungen sind gleichzeitig günstiger und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, da Papierverbrauch, Druck und umweltschädliches Druckermaterial wegfallen; zudem sinkt der Portobedarf. Diese Kosten sind nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt zwischen 10 und 12 Euro.

3. Platzsparende und praktische Aufbewahrung

Aufgrund des langen Durchlaufs gehen der oben genannten Studie zufolge 0,5  Prozent der Papierdokumente verloren – das kann bei automatisierten Vorgängen nicht passieren. Alles bleibt gut leserlich, auch eingescannte Thermopapier-Belege. Unternehmen gewinnen außerdem Platz, denn sie brauchen keine Archivstellflächen mehr für Aktenordner und können Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem sicher aufbewahren.

4. Räumliche Flexibilität für Mitarbeitende

Mit der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter standortunabhängig Rechnungen prüfen und freigeben. Ein wichtiger Pluspunkt, denn das Homeoffice wird immer beliebter – und unter besonderen Umständen und Vorschriften sogar notwendig. Auch Geschäftsreisende sehen jederzeit den Bearbeitungsstand – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie können Rechnungen mobil prüfen und zur Überweisung freigeben. Die Mitarbeiter inhouse müssen nicht auf die Rückkehr des Freigabeberechtigten warten, sondern bearbeiten den Vorgang einfach weiter.

5. Kostenvorteile durch Skonto-Nutzung

Papiergebundene Prüf- und Freigabeprozesse führen oft zu langen Durchlaufzeiten, Korrekturschleifen und Telefonaten. Damit entstehen in der Finanzbuchhaltung Skonto-Verluste und Mahnungen. Mithilfe einer Software für digitale Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich Eingangsrechnungen dagegen schnell prüfen und freigeben. Ein Vier- oder Mehr-Augenprinzip vor Rechnungsfreigabe sorgt dabei für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

6. Transparenz und Überblick

Wie ist der aktuelle Status der Eingangsrechnungen? Wer hat was, wann, warum, bearbeitet? Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bietet vollkommene Transparenz und zeigt die Antworten auf all diese Fragen im Überblick. So kann die Finanzbuchhaltung Änderungsschritte nachvollziehen und bei Klärfällen Rücksprache halten. Mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verrichten alle Prozessbeteiligten optimal ihre Aufgaben und gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.

7. Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird immer in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Im DMS lassen sich digitale Rechnungen nach GoBD-Vorgaben sicher aufbewahren. Das System protokolliert jede Änderung am Ursprungsbeleg. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen dem Steuerprüfer übersichtliche, lückenlose Unterlagen vorlegen. So müssen Sachbearbeiter nicht lange in Aktenschränken oder E-Mails recherchieren, wenn Fragen zu Vorgängen aufkommen.

Fazit und Ausblick

Noch arbeiten viele KMU mit ausgedruckten Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung auf Papier ist aber fehleranfällig und zeitintensiv. Bis zur Freigabe und Zahlung einer mittels Papierkopien geprüften Rechnung vergehen mitunter Wochen. Wer weniger Briefe schreibt und den Verbrauch von Druckermaterial reduziert, spart zudem Kosten und verbessert die CO2-Bilanz.