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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Was die Zoll-Razzia auf Baustellen für die Lohnabrechnung bedeutet – 5 Dinge, die Bauunternehmen jetzt checken sollten
HR & Payroll

Was die Zoll-Razzia auf Baustellen für die Lohnabrechnung bedeutet – 5 Dinge, die Bauunternehmen jetzt checken sollten

Im März 2026 standen 3.200 Zöllnerinnen und Zöllner gleichzeitig auf deutschen Baustellen. Was steckt dahinter – und was sollten Bauunternehmen daraus mitnehmen?

5 Min. Lesezeit

Hintergrund zur bundesweiten Finanzkontrolle

Es war keine spontane Aktion: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig koordinierte Schwerpunktprüfungen durch – und die Baubranche steht dabei traditionell ganz oben auf der Liste. Im März 2026 waren bundesweit rund 3.200 Einsatzkräfte gleichzeitig auf Baustellen unterwegs. Geprüft wurde, ob Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind, ob Mindestlöhne eingehalten werden, ob Arbeitsgenehmigungen vorliegen – und ob Sozialleistungen zu Recht bezogen werden.

Die Zahlen aus dem Vorjahr zeigen, warum die Branche so stark im Fokus steht: Rund 60 Prozent der gesamten festgestellten Schadenssumme des Jahres 2025 entfielen auf das Baugewerbe. Über 10.000 Strafverfahren wurden allein in diesem Bereich eingeleitet. Und die Konsequenzen können gravierend sein: Ein aktuelles Urteil des Landgerichts Dortmund verurteilte einen Bauunternehmer zu knapp drei Jahren Haft – wegen vorenthaltener Arbeitsentgelte in über 50 Fällen, Gesamtschaden knapp 2,7 Millionen Euro.

Doch was bedeutet das konkret für den Alltag eines Bauunternehmens? Wir haben die fünf wichtigsten Punkte zusammengestellt – nicht als Checkliste für den Worst Case, sondern als Orientierung für eine solide, zukunftsfähige Aufstellung.

1. An- und Abmeldungen: Der unterschätzte Dauerjob

Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist keine einmalige Aufgabe – sie ist ein laufender Prozess. Jede neue Kraft muss korrekt und rechtzeitig angemeldet sein, jeder Austritt korrekt abgemeldet. Klingt überschaubar, wird aber im Baugewerbe schnell zur Herausforderung: wechselnde Belegschaften, Saisonkräfte, Subunternehmer – die Fluktuation ist hoch, der Verwaltungsaufwand entsprechend.

Hinzu kommt: Wer als Generalunternehmer Subunternehmer einsetzt, trägt unter Umständen eine Mitverantwortung dafür, dass auch deren Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind. Die FKS prüft die gesamte Kette – nicht nur den Auftragnehmer vor Ort.

2. Sofortmeldepflicht: Keine Sekunde zu spät

Für bestimmte Beschäftigungsformen gilt im Baugewerbe die Sofortmeldepflicht – eine der strengsten Regelungen im deutschen Sozialversicherungsrecht. Die Anmeldung muss noch vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen, spätestens beim tatsächlichen Arbeitsbeginn. Nicht am Ende der Woche, nicht nach der Probearbeit – sondern unmittelbar vorher.

Steht ein Zöllner auf der Baustelle und eine neu eingesetzte Kraft ist noch nicht im System, ist das erklärungsbedürftig. Und aus einer Erklärung kann schnell ein Ordnungswidrigkeitsverfahren werden.

3. Mindestlohn: Mehr als eine Zahl

Im Baugewerbe gilt nicht einfach der gesetzliche Mindestlohn. Auf Basis der Tarifverträge – allen voran dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV) – gibt es branchenspezifische Mindestlöhne, die je nach Tätigkeit und Lohngruppe variieren. Diese Löhne müssen nicht nur gezahlt, sondern auch nachgewiesen werden können: durch lückenlose Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise.

Die FKS prüft nicht nur, ob der Mindestlohn auf dem Papier stimmt – sondern ob er tatsächlich und vollständig ausgezahlt wurde. Differenzen zwischen vereinbartem und tatsächlich geleistetem Stundenlohn sind ein häufiger Ansatzpunkt für weiterführende Ermittlungen.

4. Ausländische Beschäftigte: Mehrere Ebenen im Blick behalten

Auf vielen Baustellen arbeiten Beschäftigte aus dem EU-Ausland oder aus Drittstaaten. Hier greift ein eigenes Regelwerk: Liegen die erforderlichen Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigungen vor? Wurden entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer korrekt beim Zoll angemeldet – Stichwort A1-Bescheinigung und Entsendemeldung? Sind die im Herkunftsland geltenden Sozialversicherungsregelungen dokumentiert?

Die Anforderungen sind komplex und ändern sich regelmäßig. Wer hier nicht aktuell ist, riskiert Verstöße, die nicht böswillig, aber dennoch teuer sind.

5. Dokumentation: Im Ernstfall zählt jede Sekunde

Die FKS prüft nicht nur im Büro – sie beginnt auf der Baustelle, mit direkten Befragungen der Beschäftigten. Wer keine Auskunft geben kann oder will, weckt Misstrauen. Wer relevante Unterlagen nicht sofort vorlegen kann, gerät unter Druck.

Das bedeutet: Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Anmeldebestätigungen und Genehmigungen sollten nicht irgendwo im Ordner schlummern, sondern jederzeit abrufbar sein – idealerweise digital und strukturiert. Denn die Prüfung vor Ort ist oft nur der Auftakt: Auffälligkeiten können tiefgreifende Ermittlungen auslösen, die sich über Monate hinziehen.

Fazit: Prüfdruck wird nicht nachlassen

Die Schwerpunktprüfungen der FKS sind kein Ausnahmezustand – sie sind fester Bestandteil einer langfristigen Strategie zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Für Bauunternehmen bedeutet das: Die Frage ist nicht ob der Zoll kommt, sondern wann.

Die gute Nachricht: Wer alle Pflichten rund um den Baulohn zuverlässig im Griff hat – An- und Abmeldungen, Sofortmeldungen, Nachweise, Dokumentation – muss eine Prüfung nicht fürchten. Das klingt simpel, ist in der Praxis aber aufwendig. Denn der Baulohn bringt weit mehr mit sich als die reine Abrechnung. Viele Bauunternehmen entscheiden sich deshalb, diese Aufgaben an einen spezialisierten Partner auszulagern – und gewinnen damit nicht nur Sicherheit, sondern auch wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft.

Alle Zahlen und Fakten basieren auf der offiziellen Statistikveröffentlichung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Pressemitteilung der Generalzolldirektion vom 10. März 2026. Die erste Bilanz der FKS finden Sie hier: Zoll online - Pressemitteilungen - Zoll überprüft das Baugewerbe - erste Bilanz der bundesweiten Schwerpunktprüfung

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen
HR & Payroll

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen

Die Lohnabrechnung gehört zu den zentralen und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Besonders Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen sorgen oft für Unsicherheiten. Fehler können nicht nur Ärger bei Mitarbeitenden auslösen, sondern auch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Dieser Beitrag erklärt, wie solche Zahlungen korrekt abgerechnet werden – und worauf dabei zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen: Definition und Unterschiede

  • Einmalzahlungen (sonstige Bezüge) sind zusätzliche Vergütungen außerhalb des regulären Monatslohns, zum Beispiel Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, das 13. oder 14. Monatsgehalt, Jubiläumszuwendungen oder Urlaubsabgeltung. Sie können leistungsbezogen oder anlassgebunden sein und unterliegen der Steuer- sowie Sozialversicherungspflicht.
  • Boni: Hierbei handelt es sich um variable, meist leistungs- oder erfolgsabhängige Prämien, wie beispielsweise Vertriebsboni, Zielprämien oder Jahresboni. Sie gelten als sonstige Bezüge und werden wie Einmalzahlungen behandelt.
  • Sondervergütungen und Sachbezüge umfassen Leistungen, die über das Grundgehalt hinausgehen. Dazu gehören geldwerte Vorteile wie Firmenwagen oder Gutscheine sowie betriebliche Gesundheitsförderung. Während Überstundenvergütungen meist zum laufenden Lohn zählen, gelten für Sachbezüge spezielle Regeln: Sie bleiben bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Für die betriebliche Gesundheitsförderung gelten separate jährliche Freibeträge.

Damit Steuern und Sozialabgaben korrekt berechnet werden können, ist eine klare Klassifizierung entscheidend.

Steuerliche Behandlung von Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen

Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld unterliegen der Lohnsteuer als sonstige Bezüge.

Für außerordentliche Einkünfte (z. B. Abfindungen oder mehrjährige Boni) ist eine Begünstigung durch die Fünftelregelung nach § 34 EStG seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren anwendbar. Um von der steuerlichen Tarifermäßigung zu profitieren, können Arbeitnehmer diese im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Arbeitgeber bleiben unabhängig davon verpflichtet, die betreffenden Zahlungen in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert auszuweisen.

Reguläre Boni und Prämien werden als sonstige Bezüge versteuert. Sachbezüge bleiben bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich steuerfrei, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Arbeitgeber müssen alle Sonderzahlungen korrekt ausweisen, um Haftungsrisiken bei der Lohnsteuer zu vermeiden.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Die meisten lohnsteuerpflichtigen Zahlungen unterliegen auch der Sozialversicherungspflicht (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), es gibt jedoch Ausnahmen.

Beispiele: Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen sozialversicherungsfrei.

Bei Einmalzahlungen ist der Zahlungszeitpunkt maßgeblich: Werden sie zwischen dem 1. Januar und dem 31. März ausgezahlt, ist gegebenenfalls die Märzklausel nach § 23a Abs. 4 SGB IV zu beachten. Dabei handelt es sich um eine sozialversicherungsrechtliche Regelung, nach der Einmalzahlungen (z. B. Boni oder Weihnachtsgeld), die zwischen dem 1. Januar und dem 31. März ausgezahlt werden, dem Vorjahr zugeordnet werden.

Voraussetzung ist unter anderem, dass die anteilige Beitragsbemessungsgrenze bzw. die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird und das Beschäftigungsverhältnis bereits im Vorjahr beim selben Arbeitgeber bestand.

Weitere Informationen: Deutsche Rentenversicherung

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Praktische Umsetzung in der Lohnabrechnung

Damit Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen korrekt abgerechnet werden, sollten Arbeitgeber Folgendes beachten:

  1. Klassifizierung der Zahlung: Eindeutige Zuordnung als Einmalzahlung, Bonus oder Sondervergütung.
  2. Erfassung des Bruttobetrags: Korrekte Eingabe in das Lohnabrechnungssystem als “sonstiger Bezug”.
  3. Steuer und Sozialversicherung:
    1. Prüfen, ob ein Sachbezug (50-Euro-Grenze) oder eine voll steuerpflichtige Geldleistung vorliegt.
    2. Die Beschäftigten darauf hinweisen, dass sie die Fünftelregelung, sofern die Voraussetzungen dafür vorliegen, nur noch im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen können.
    3. Die Inflationsausgleichsprämie ist ausgelaufen und kann ab 2025 nicht mehr steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden.
    4. Prüfen, ob die Märzklausel nach § 23a Abs. 4 SGB IV anzuwenden ist.
  4. Dokumentation: Transparentes Ausweisen aller Zahlungen für interne Kontrollen und externe Prüfungen.

Eine aktuelle und ITSG-geprüfte Lohnabrechnungssoftware erleichtert diese Prozesse, reduziert Fehler und unterstützt Arbeitgeber bei der Erstellung rechtssicherer Abrechnungen.

Sonderfälle in der Lohnabrechnung

Besondere Aufmerksamkeit erfordern:

  • Boni mit rückwirkender Auszahlung: Erfolgsprämien für vergangene Monate müssen zum Auszahlungszeitpunkt versteuert werden und sind SV-pflichtig.
  • Kündigungen: Einmalzahlungen (z. B. Urlaubsabgeltung) sind tarif-/arbeitsvertraglich anteilig zu berechnen.
  • Sachbezüge und Gutscheine: Bis zu 50 Euro/Monat steuer- und SV-frei (bei Vorliegen der Sachbezugsvoraussetzungen); eine Prüfung ist zwingend erforderlich.

Fazit

Die korrekte Abrechnung von Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen ist für Unternehmen unverzichtbar. Mit klar definierten Prozessen, geschultem Personal und einer ITSG-geprüften Lohnabrechnungssoftware lassen sich Zahlungen steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt abwickeln. Unternehmen, die dies umsetzen, sichern ihre Rechtskonformität und stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit sowie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.

FAQ – Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen (Deutschland)

Was sind Einmalzahlungen in der Lohnabrechnung?

Einmalzahlungen sind unregelmäßige Zusatzvergütungen, zu denen beispielsweise Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Jahresboni oder Jubiläumszuwendungen zählen. Sie können leistungsbezogen oder nicht leistungsbezogen sein. Sie unterliegen der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht.

Wie werden Boni korrekt in der Lohnabrechnung abgerechnet?

Boni sind leistungs- oder erfolgsabhängige Zahlungen (z. B. Vertriebsboni, Zielprämien). Sie werden als sonstige Bezüge regulär lohnsteuerpflichtig behandelt (Ermittlung der Lohnsteuer nach der Jahreslohnsteuertabelle) und sind sozialversicherungspflichtig. Dabei wird nicht nur die monatliche, sondern die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze herangezogen. Eine korrekte Lohnart-Kennzeichnung verhindert Abrechnungsfehler.

Welche Zahlungen zählen als Sondervergütungen?

Sondervergütungen sind unregelmäßige Zahlungen außerhalb des laufenden Monatslohns, wie z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, 13./14. Monatsgehalt oder Jubiläumszuwendungen. Sie basieren auf Einzelvertrag, Tarifvertrag oder betrieblicher Übung und werden steuerlich als sonstige Bezüge sowie sozialversicherungspflichtig abgerechnet.

Wie werden Einmalzahlungen steuerlich behandelt?

Einmalzahlungen gelten als “sonstige Bezüge” im Sinne des Lohnsteuerrechts und unterliegen der Lohnsteuer. Für außerordentliche Einkünfte nach § 34 Abs. 2 EStG kann die Fünftelregelung seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren angewendet werden. Stattdessen können Arbeitnehmer diese Tarifermäßigung im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend machen. Eine klare Dokumentation vermeidet Abrechnungsfehler.

Welche Sozialversicherungsregeln gelten für Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen?

Grundsätzlich sind alle lohnsteuerpflichtigen Zahlungen bis zur Beitragsbemessungsgrenze sozialversicherungspflichtig (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Der Zahlungszeitpunkt ist entscheidend: Bei Auszahlungen im Januar bis März ist die Märzklausel zu prüfen (Zuordnung zum Vorjahr).

Ausnahmen: Sachbezüge bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat oder Aufmerksamkeiten (z. B. Sachgeschenke zum persönlichen Jubiläum) bis zu 60 Euro sind unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen sozialversicherungsfrei. Klassische Geld-Jubiläumsprämien sind hingegen voll beitragspflichtig.

Wie können Unternehmen Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen korrekt abrechnen?

Unternehmen klassifizieren Zahlungen als “sonstige Bezüge” oder als Sachbezug. Sie erfassen den geldwerten Vorteil in der Lohnsoftware und berechnen die Lohnsteuer unter Beachtung von Freigrenzen (z. B. 50 Euro für Sachbezüge). Die Sozialversicherungsbeiträge werden bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze fällig, wobei für Auszahlungen zwischen Januar und März die Märzklausel zu prüfen ist. Eine lückenlose Dokumentation ist für spätere Betriebsprüfungen essenziell. Moderne Lohnsoftware unterstützt dabei, diese Prozesse rechtssicher zu automatisieren.

Welche Sonderfälle erfordern besondere Aufmerksamkeit?

Hierzu zählen rückwirkend gezahlte Boni (maßgeblich ist der Auszahlungszeitpunkt), tariflich oder vertraglich geregelte anteilige Einmalzahlungen bei Mitarbeiteraustritten sowie Sachbezüge und Gutscheine, bei denen die Freigrenze (50 Euro pro Monat) und die Sozialversicherungsfreiheit zu prüfen sind.

Aktuelle Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen im Bauhauptgewerbe 2026
Branchen

Aktuelle Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen im Bauhauptgewerbe 2026

Seit dem 1. April 2024 gilt der neue Tarifvertrag für das Bauhauptgewerbe in Deutschland. Die Vereinbarung sieht gestaffelte Entgelterhöhungen vor – in drei Stufen. Besonders relevant für Bauunternehmen: Der April 2024 ist ein sogenannter Nullmonat, das heißt, die Lohnerhöhungen greifen erst ab Mai 2024. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die aktuell gültigen Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen – mit regionaler Differenzierung nach West, Ost und Berlin. Außerdem können Sie alle Tabellen kostenlos als PDF herunterladen.

5 Min. Lesezeit

Was Bauunternehmen zur aktuellen Tarifrunde wissen sollten

Die Tarifverhandlungen im Bauhauptgewerbe 2024 führten zu einer dreistufigen Anhebung der Löhne und Gehälter. Die zweite Stufe tritt zum 1. April 2025 in Kraft. Im Fokus stehen dabei:

  • Tariflöhne für gewerbliche Arbeitnehmer
  • Gehälter für Angestellte und Poliere
  • Unveränderte Ausbildungsvergütungen

Weitere Details zur ersten Stufe der Tarifrunde und zum Ablauf der Verhandlungen finden Sie in unserem Hintergrundbeitrag zur Tarifrunde im Baugewerbe.

Tarifentwicklung 2026: Dritte Stufe und bundesweite Ost-West-Angleichung

Zum 1. April 2026 tritt im Bauhauptgewerbe die dritte Stufe des aktuellen Entgelt-Tarifvertrags in Kraft. In diesem Zuge werden die Tariflöhne und Gehälter im Tarifgebiet West nochmals angehoben. Gleichzeitig erfolgt die vollständige Ost-West-Angleichung: Die Entgelte im Tarifgebiet Ost werden auf das West-Niveau angehoben.

Damit gelten ab April 2026 bundesweit einheitliche Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen, ohne regionale Unterschiede zwischen Ost und West. Die Tarifregelung schließt den mehrstufigen Anpassungsprozess ab, der seit 2024 vereinbart wurde, und sorgt für klare und einheitliche Rahmenbedingungen im gesamten Bauhauptgewerbe.

Tariflöhne im Bauhauptgewerbe ab 1. April 2026

Tariflöhne West-, Ostdeutschland und Berlin

Die nachfolgende Tabelle zeigt die tariflich vereinbarten Stundenlöhne, den Bauzuschlag und den Gesamtstundenlohn für gewerbliche Beschäftigte in ganz Deutschland:

Lohngruppe TL in € BZ in € GTL in €
6
28,06
1,66
29,72
5
25,77
1,52
27,29
4 (Ecklohn)
24,60
1,45
26,05
3
22,64
1,33
23,97
2a
22,10
1,30
23,40
2b
20,02
1,18
21,20
2
17,69
1,04
18,73
1
14,98
0,88
15,86
4 (Fliesen-, Platten-, Mosaikleger)
25,34
1,50
26,84
4 (Baumaschinenführer)
24,98
1,47
26,45

TL = Tarifstundenlohn, BZ = Bauzuschlag 5,9 % vom TL, GTL = Gesamtstundenlohn

Gehälter für Angestellte und Poliere ab 1. April 2026

Tarifgehälter – gewerkschaftlich vereinbart (bundesweit)

Die Gehaltstabelle gilt für alle Angestellten und Poliere im Bauhauptgewerbe:

Tarifgruppe in €
A I
2.983,00
A II
3.400,00
A III
3.862,00
A IV
4.339,00
A V
4.830,00
A VI
5.340,00
A VII
5.878,00
A VIII
6.432,00
A IX
7.145,00
A X
7.961,00

Spezielle Tarifgehälter im feuerungstechnischen Gewerbe

Für Poliere im feuerungstechnischen Gewerbe gelten abweichende Gehaltstabellen:

Tarifgruppe West, Ost, Berlin, in € Hamburg, in €
Feuerungs- und Ofenbau, Koksofen- und Gaswerks-ofenbau sowie Ofenmeister
6.496,00
6.549,00
Schornsteinbau
6.763,00
6.81100

Ausbildungsvergütungen im Baugewerbe werden erhöht

Gewerblicher Bereich

Ausbildungsjahr in €
1.
1.122,00
2.
1.351,00
3.
1.610,00
4.
1.714,00
Feuerungstechnisches Gewerbe
1.
1.122,00
2.
1.395,00
3.
1.719,00

Kaufmännischer/technischer Bereich

Ausbildungsjahr in €
1.
1.122,00
2.
1.247,00
3.
1.507,00

Weitere gesetzliche Änderungen seit Januar 2024

Seit dem 1. Januar 2024 gelten für Unternehmen im Baugewerbe zusätzliche Regelungen:

  • Anhebung des Mindestlohns
  • Neue Geringfügigkeitsgrenze
  • Geänderte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand
  • Neue Beiträge zur Wegezeitentschädigung

Diese Regelungen gelten bundesweit, also unabhängig von Region oder Branche.

Lohngruppen im Baugewerbe – aktuelle Übersicht

Für die Einordnung von Mitarbeitenden gelten folgende Lohngruppen (bundeseinheitlich):

Lohngruppe Bezeichnung
2 / 2a / 2b
Fachwerker, Maschinisten, Kraftfahrer
3 / 3a
Facharbeiter, Baugeräteführer, Berufskraftfahrer
4
Spezialfacharbeiter, Baumaschinenführer
5
Vorarbeiter, Baumaschinen-Vorarbeiter
6
Werkpolier, Baumaschinen-Fachmeister
Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe
HR & Payroll

Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Ab dem 1. Januar 2026 treten wichtige Änderungen beim gesetzlichen Mindestlohn sowie der Geringfügigkeitsgrenze in Kraft. Für Unternehmen und Beschäftigte in der Baubranche, im Garten- und Landschaftsbau sowie in bestimmten Handwerken bedeutet dies: Löhne, Midi-Job-Grenzen und branchenspezifische Tariflöhne passen sich erneut an. Hier finden Sie alle relevanten Werte und Informationen im Überblick.

5 Min. Lesezeit

Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns 2026

Der gesetzliche Mindestlohn steigt ab 01.01.2026 von 12,82 € auf 13,90 € pro Stunde. Dies betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nicht unter spezielle Tarifverträge fallen.

Neue Geringfügigkeitsgrenze und Übergangsbereich

Mit der Anpassung des Mindestlohns steigt auch die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs:

  • Minijobs: bis 603,00 € monatlich
  • Midi-Job-Übergangsbereich: von 603,01 € bis 2.000,00 €

Diese Anpassungen sollen sicherstellen, dass geringfügig Beschäftigte trotz Lohnerhöhung nicht in die Sozialversicherungspflicht rutschen.

Branchen, für die der Mindestlohn gilt

Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € gilt für folgende Branchen:

  • Bauhauptgewerbe (für alle ab 01.01.2022 neu abgeschlossenen Arbeitsverträge)
  • Garten- und Landschaftsbau

Tariflicher Mindestlohn im Dachdeckerhandwerk

Für das Dachdeckerhandwerk gelten ab 01.01.2026 folgende angepasste tarifliche Mindestlöhne:

  • Ungelernte Arbeitnehmer ohne abgeschlossene Berufsausbildung (Mindestlohn 1): 14,96 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer mit abgeschlossener Berufsausbildung (Mindestlohn 2): 16,60 €/Stunde

Mindestlöhne im Maler-, Lackierer- und Gerüstbauerhandwerk

Maler- und Lackiererhandwerk (ab 01.08.2025):

  • Ungelernte Arbeitnehmer (Mindestlohn 1): 12,82 €/Stunde, ab 01.01.2026 13,90 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer (Gesellen, Mindestlohn 2): 15,55 €/Stunde

Gerüstbauerhandwerk (ab 01.01.2026):

  • Alle gewerblichen Arbeitnehmer: 14,35 €/Stunde

Fazit: Bedeutung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Erhöhung des Mindestlohns und der Geringfügigkeitsgrenze bedeutet für Arbeitgeber angepasste Lohnabrechnungen und höhere Personalkosten. Beschäftigte profitieren von besseren Verdienstmöglichkeiten, insbesondere im Bauhauptgewerbe, Dachdeckerhandwerk und Garten- und Landschaftsbau. Arbeitgeber sollten ihre Verträge, Abrechnungssysteme und Minijob-Regelungen rechtzeitig prüfen, um ab Januar 2025 rechtskonform zu handeln.

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick
HR & Payroll

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.

5 Min. Lesezeit

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Suiteify erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2026.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:

  • UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
    Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2025 automatisch erzeugt und versendet.
  • Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
    Nach dem Monatsabschluss 12/2025 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

  • Resturlaub prüfen:
    Überprüfen Sie offene Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
    ⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und erneut vor dem 31. März des Folgejahres
  • Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
    Stimmen Sie alle Lohn- und Gehaltskonten ab und schließen Sie diese ab, bevor Sie ins neue Kalenderjahr wechseln.
    ⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres
  • Betriebliche Altersvorsorge:
    Melden Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragtem Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV).
    ⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Fazit

Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick
HR & Payroll

Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick

Zum Jahreswechsel 2026 ändern sich zentrale Werte in der Lohnabrechnung: Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 13,90 Euro, die Minijob-Grenze auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Beitrag fasst diese und weitere Änderungen zusammen, darunter Midijob-Übergangsbereich, Mindestausbildungsvergütung und Beitragsbemessungsgrenzen.

5 Min. Lesezeit

Zum Jahreswechsel ändern sich zahlreiche Werte, die direkt in Ihre Lohnabrechnung einfließen: Mindestlohn, Minijob-Grenze, Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte und mehr. Dieser Beitrag fasst zusammen, was ab 2026 gilt, und zeigt Ihnen anhand einer Checkliste, was Sie jetzt prüfen sollten.

Mindestlohn 2026: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Das betrifft alle geringfügig und regulär Beschäftigten und wirkt sich direkt auf Ihre Lohnkosten und Ihre Stundenplanung aus. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Minijob-Grenze 2026: Neue Verdienstobergrenze

Da Mindestlohn und Minijob-Grenze miteinander gekoppelt sind, steigt die monatliche Verdienstgrenze zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro. Die jährliche Höchstgrenze liegt damit bei 7.236 Euro. Prüfen Sie die Arbeitszeitmodelle Ihrer Minijobber, damit diese die Grenze bei der Lohnabrechnung 2026 nicht versehentlich überschreiten.

Auch der Übergangsbereich für Midijobs verschiebt sich entsprechend: Er reicht ab Januar 2026 von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich. In diesem Bereich bleiben für Beschäftigte reduzierte Sozialabgaben möglich.

Mindestausbildungsvergütung 2026 für Azubis

Im Jahr 2026 beträgt die Mindestausbildungsvergütung im ersten Lehrjahr 724 Euro. In den folgenden Lehrjahren steigt die Vergütung um 18, 35 beziehungsweise 40 Prozent gegenüber dem ersten Lehrjahr. Tarifliche Abweichungen sind in einzelnen Branchen möglich.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026 in der Sozialversicherung

Die Beitragsbemessungsgrenzen legen fest, bis zu welchem Einkommen Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Für die Lohnabrechnung 2026 gelten bundeseinheitlich folgende Werte:

Versicherungszweig Monatlich Jährlich
Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 € 69.750 €
Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 € 101.400 €
Knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 € 124.800 €

Zusätzlich gilt die Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie beträgt 6.450 Euro pro Monat beziehungsweise 77.400 Euro pro Jahr.

Beitragssätze 2026: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, während der durchschnittliche Zusatzbeitrag auf 2,9 Prozent steigt. Der tatsächliche Zusatzbeitrag hängt von der jeweiligen Krankenkasse ab und kann davon abweichen. Prüfen Sie ihn daher für jede Kasse einzeln.

In der Pflegeversicherung bleibt der Beitragssatz bei 3,6 Prozent, der Zuschlag für Kinderlose bei 0,6 Prozent und der Abschlag für Eltern ab dem zweiten Kind bei 0,25 Prozent je Kind, maximal 1 Prozent.

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (2,6 Prozent), zur Rentenversicherung (18,6 Prozent) und die Insolvenzgeldumlage (0,15 Prozent) bleiben unverändert.

Diese Werte legt die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026 fest, die der Bundesrat am 21. November 2025 bestätigt hat.

Grundfreibetrag 2026: Steuerliche Entlastung für Beschäftigte

Der Grundfreibetrag steigt im Jahr 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro. Diese Werte legt das Steuerfortentwicklungsgesetz fest.

Durch die Anhebung gegenüber den Werten aus 2025 (12.096 Euro beziehungsweise 24.192 Euro) bleiben höhere Einkommen steuerfrei. Das führt zu geringeren Lohnsteuerabzügen und höheren Nettolöhnen Ihrer Beschäftigten. Die Anpassung erfolgt automatisch in der Lohnabrechnung ab Januar 2026.

Verpflegungsmehraufwand und Sachbezugswerte 2026

Für Verpflegung gelten ab 2026 folgende Sachbezugswerte:

Mahlzeit Monatlich Kalendertäglich
Frühstück 71,00–71,10 € 2,37 €
Mittag- oder Abendessen 137,00–137,10 € 4,57 €
Vollverpflegung 345,00 € 11,50–11,51 €

Der bundeseinheitliche Wert für eine freie Unterkunft (inklusive Heizung und Beleuchtung) beträgt monatlich 285 Euro, täglich 9,50 Euro. Abweichend davon können Sie den ortsüblichen Mietpreis ansetzen, wenn der Tabellenwert unbillig ist. Aus Verpflegung und Unterkunft ergibt sich damit insgesamt ein Sachbezugswert von 630 Euro im Monat.

Bei Gemeinschaftsunterkünften gelten abgestufte Abschläge von bis zu 60 Prozent bei Mehrfachbelegung. Diese müssen Sie bei mehreren Minderungen addieren.

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland bleiben unverändert: 14 Euro ab acht Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden und 14 Euro für An- und Abreisetage. Für Auslandsdienstreisen hat das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten ab dem 1. Januar 2026 mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 veröffentlicht. Änderungen gegenüber den bis Ende 2025 geltenden Werten sind darin fett gekennzeichnet. Prüfen Sie die für Ihre Reiseländer maßgeblichen Beträge direkt anhand dieser Übersicht, bevor Sie Ihre Reisekostenrichtlinie aktualisieren.

Zudem entfällt auf der Lohnsteuerbescheinigung 2026 die bisherige Zeile 28. Durch die angehobene Beitragsbemessungsgrenze steigen außerdem die steuerlichen und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung.

Entfernungspauschale steigt 2026

Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale („Pendlerpauschale“) dauerhaft mit 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Das ist für Lohnsteuerfragen bei Fahrkostenzuschüssen und für die private Steuererklärung Ihrer Beschäftigten relevant.

Betriebsveranstaltungen 2026: Freibetrag weiterhin 110 Euro

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen bleibt bei 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung. Überschreiten Sie diesen Wert, versteuern Sie den Mehrbetrag wie bisher pauschal mit 25 Prozent. Das ist besonders bei der Planung von Weihnachtsfeiern und Firmenevents wichtig.

Kinderkrankengeld: Mehr Tage für Eltern

Ab 2026 gelten folgende Regelungen zum Kinderkrankengeld:

  • 15 Arbeitstage je Elternteil und Kind,
  • 30 Arbeitstage für Alleinerziehende.

Bei mehreren Kindern beträgt der Anspruch insgesamt höchstens 35 Arbeitstage je Elternteil beziehungsweise 70 Arbeitstage für Alleinerziehende pro Kalenderjahr. Eltern erhalten Kinderkrankengeld auch, wenn sie ihr krankes Kind ins Krankenhaus begleiten. Diese Tage rechnen Sie nicht auf den übrigen Anspruch an. Voraussetzung ist eine ärztliche Bescheinigung.

Dienstwagen 2026: Steuerliche Förderung für Elektromobilität

Für rein elektrische Dienstwagen gilt weiterhin eine steuerliche Begünstigung. Bis zum 31. Dezember 2030 ziehen Sie bei Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von maximal 100.000 Euro nur ein Viertel des Listenpreises zur Berechnung des geldwerten Vorteils heran. Für Beschäftigte mit einem E-Dienstwagen bleibt das Modell damit attraktiv.

Die pauschalen Erstattungen für Ladekosten von Elektro- und Hybridfahrzeugen laufen zum 1. Januar 2026 aus. Prüfen Sie deshalb Ihre internen Regelungen zur Erstattung von Ladekosten, etwa über die Reisekostenabrechnung oder individuelle Vereinbarungen, und passen Sie diese an die Lohnabrechnung 2026 an.

Sofortmeldepflicht im Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ab dem 1. Januar 2026 zählen Friseur- und Kosmetikbetriebe zu den sofortmeldepflichtigen Branchen nach § 28a SGB IV. Für neue Beschäftigungsverhältnisse ist damit bereits vor Aufnahme der Tätigkeit eine Sofortmeldung an die Sozialversicherung erforderlich. Passen Sie Ihre Onboarding-Prozesse, Checklisten für neue Mitarbeitende und Ihre Lohnabrechnungssoftware entsprechend an, um Bußgelder wegen verspäteter Meldungen zu vermeiden.

Aktivrente 2026: Steuerfreier Hinzuverdienst im Rentenalter

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Die Bundesregierung hatte den Gesetzentwurf am 15. Oktober 2025 auf den Weg gebracht, der Bundestag beschloss ihn am 5. Dezember 2025, der Bundesrat stimmte am 19. Dezember 2025 zu.

Beschäftigte, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben und sozialversicherungspflichtig weiterarbeiten, können bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuverdienen. Das gilt unabhängig davon, ob sie bereits eine Rente beziehen oder den Rentenbezug aufschieben. Nicht begünstigt sind Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit, aus einem Beamtenverhältnis, als Abgeordnete oder aus Minijobs.

Für Sie als Arbeitgeber ändert sich beim Ablauf wenig: Die Aktivrente muss nicht beantragt werden, Sie berücksichtigen den Freibetrag automatisch in der Lohnabrechnung. Der Freibetrag lässt sich immer nur in einem Beschäftigungsverhältnis pro Monat nutzen. Auf den Hinzuverdienst bis 2.000 Euro fällt keine Lohnsteuer an, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sind aber weiterhin fällig. Wer mehr als 2.000 Euro hinzuverdient, versteuert den übersteigenden Betrag regulär.

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Häufige Fragen zur Lohnabrechnung 2026

Wie hoch ist der Mindestlohn 2026? 

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2026? 

Die Minijob-Grenze steigt zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Übergangsbereich für Midijobs reicht von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich.

Welche Beitragsbemessungsgrenzen gelten 2026? 

Für die Kranken- und Pflegeversicherung gelten 5.812,50 Euro monatlich beziehungsweise 69.750 Euro jährlich, für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 Euro monatlich beziehungsweise 101.400 Euro jährlich und für die knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 Euro monatlich beziehungsweise 124.800 Euro jährlich.

Ändern sich die Beitragssätze der Sozialversicherung 2026? 

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, der durchschnittliche Zusatzbeitrag steigt auf 2,9 Prozent. Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Insolvenzgeldumlage bleiben in ihren Beitragssätzen unverändert.

Wie hoch ist der Grundfreibetrag 2026? 

Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro.

Was ist die Aktivrente und wer kann sie nutzen? 

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Sie erlaubt sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben, bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuzuverdienen. Selbstständige, Beamtinnen und Beamte, Abgeordnete und Minijobber sind davon ausgenommen.

Was ändert sich bei Sachbezugswerten und Reisekosten 2026? 

Die Sachbezugswerte steigen auf 345 Euro für freie Verpflegung und 285 Euro für freie Unterkunft, insgesamt 630 Euro monatlich. Die Inlandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert. Die Auslandsreisepauschalen hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 für 2026 neu veröffentlicht.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Prüfen Sie insbesondere die Auslandsreisepauschalen und die individuellen Zusatzbeiträge Ihrer Krankenkasse vor der Umsetzung anhand der amtlichen Quellen. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro hinzu.

eAU: Neue Rückmeldegründe ab 2025 – das müssen Arbeitgeber wissen
HR & Payroll

eAU: Neue Rückmeldegründe ab 2025 – das müssen Arbeitgeber wissen

Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Kraft. Statt bisher vier Rückmeldegründen werden künftig neun mögliche Rückmeldungen der Krankenkassen an Arbeitgeber verwendet. Diese Erweiterung soll mehr Klarheit schaffen und die Kommunikation zwischen Krankenkassen und Arbeitgebern verbessern. Hier erfahren Sie, welche neuen Rückmeldegründe eingeführt wurden und was diese Änderungen für Bauunternehmen bedeuten.

5 Min. Lesezeit

Hintergrund: Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat den klassischen „gelben Zettel“ ersetzt. Arbeitgeber rufen die AU-Daten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeitenden direkt bei den Krankenkassen ab. Mit den neuen Regelungen zum 1. Januar 2025 wird dieses Verfahren erweitert und präzisiert, um mögliche Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.

Neue Rückmeldegründe ab Januar 2025

Die folgenden Punkte ergänzen die bisherigen vier Rückmeldegründe und sorgen für mehr Transparenz:

  • Übermittlung der Zeiten in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen: Arbeitgeber erhalten den Hinweis auf Vorsorge- oder Rehazeiten, jedoch keine Details zur Aufenthaltsdauer.
  • Teilstationäre Krankenhausaufenthalte: Nur der Meldegrund wird übermittelt, weitere Details bleiben vertraulich.
  • Korrektur von fehlerhaften Angaben: Bei falschen Angaben wird „In Prüfung“ gemeldet. Nach maximal 28 Tagen übermittelt die Krankenkasse die korrigierten Daten automatisch.
  • Privatärztliche oder ausländische AU-Nachweise: Diese können nicht per eAU übermittelt werden.
  • Krankenkassenwechsel während einer AU: Arbeitgeber erhalten die Rückmeldung „Weiterleitungsverfahren“, wenn die neue Krankenkasse die Daten nicht vorliegen hat.

Übersicht aller neun Rückmeldegründe

Ab dem 01.01.2025 können Krankenkassen diese neun Rückmeldungen an Arbeitgeber übermitteln:

1 = Krankenkasse nicht zuständig

2 = Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

3 = vollstationäre Krankenhausbehandlung

4 = Nachweis liegt nicht vor

5 = Reha/Vorsorge

6 = Teilstationäre Krankenhausbehandlung

7 = In Prüfung

8 = Anderer AU-Nachweis

9 = Weiterleitungsverfahren nach § 304 SGB V (Weiterleitung bei Kassenwechsel)

Bedeutung für Bauunternehmen und Arbeitgeber

Für Arbeitgeber, besonders im Bauwesen, bedeuten diese Änderungen eine höhere Transparenz und mehr Verlässlichkeit bei der Bearbeitung von Krankmeldungen. Sie erleichtern die Planung von Personalressourcen, minimieren Missverständnisse und helfen, rechtliche Vorgaben einzuhalten. Wichtig ist, interne Prozesse und verwendete Software auf die neuen Rückmeldegründe vorzubereiten.

Fazit

Mit der Erweiterung auf neun Rückmeldegründe wird die eAU ab 2025 präziser und transparenter. Arbeitgeber können Krankmeldungen besser nachvollziehen und erhalten klare Informationen, ohne unnötige Details zur Behandlung zu erfahren. Bauunternehmen sollten prüfen, ob ihre Systeme und Abläufe rechtzeitig an die neuen Vorgaben angepasst werden, um reibungslose Prozesse sicherzustellen.

Die Zukunft der Payroll: Automatisierung und KI in der Lohnbuchhaltung
HR & Payroll

Die Zukunft der Payroll: Automatisierung und KI in der Lohnbuchhaltung

In diesem Artikel schauen wir uns die automatisierte Lohnbuchhaltung an.

5 Min. Lesezeit

80% der Firmen wollen ihre Lohnbuchhaltung automatisieren. Sie nutzen künstliche Intelligenz (KI) für genaue und kostengünstige Lohnabrechnung. Automatisierungen in der Entgeltabrechnung machen die Prozesse effizienter, schneller und präziser. Automatisierung und KI verändern die Lohnbuchhaltung in Unternehmen.

In diesem Artikel schauen wir uns die automatisierte Lohnbuchhaltung an. Die Entgeltabrechnung wird durch den Einsatz von KI und Automatisierungen erheblich verbessert. Wir sehen, wie Unternehmen von diesen Technologien profitieren. Wir erklären, wie KI die Zukunft der Payroll beeinflusst.

Wir zeigen dir, wie du dein Unternehmen digital transformierst. So kannst du von moderner Lohnbuchhaltung profitieren.

Zusammenfassung:

  • Automatisierung und KI steigern die Effizienz der Lohnbuchhaltung und reduzieren manuelle Fehler
  • Unternehmen können durch den Einsatz moderner Technologien Kosten einsparen und die Compliance verbessern
  • Die Zukunft der Payroll erfordert eine schrittweise Anpassung der Prozesse und Schulung der Mitarbeiter
  • Datenschutz und Sicherheit spielen bei der Implementierung eine entscheidende Rolle
  • Die Automatisierung bietet Chancen für Unternehmen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und den Mehrwert der Lohnbuchhaltung zu steigern

Herausforderungen der traditionellen Lohnbuchhaltung

Die traditionelle Lohnbuchhaltung bringt viele Herausforderungen mit sich. Diese Herausforderungen erschweren den Arbeitsalltag von HR- und Finanzfachleuten. Drei Bereiche sind besonders schwer: zeitaufwändige manuelle Prozesse, Fehler bei der Datenerfassung und die Komplexität der gesetzlichen Anforderungen.

Zeitaufwändige manuelle Prozesse

Ein großes Problem ist die Zeit, die manuelle Tätigkeiten brauchen. Mitarbeiter müssen viel Zeit für die Erfassung von Daten, die Berechnung von Gehältern und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen sowie das Erstellen von Gehaltslisten aufwenden. Ohne Automatisierung verbringen sie oft Stunden mit diesen Aufgaben. Das führt zu Ineffizienz und hohen Kosten.

Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung

Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Kleine Fehler bei der Erfassung von Daten können große Probleme verursachen. Falsche Lohnabrechnungen und ungenaue Löhne machen Mitarbeiter unzufrieden und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Gehaltsabrechnungssystem kann helfen, diese Fehler zu vermeiden.

Komplexität der gesetzlichen Anforderungen

Die Lohnbuchhaltung muss viele Gesetze und Vorschriften beachten. Dazu gehören:

  • Korrekte Berechnung von Steuern und Sozialabgaben
  • Einhaltung von Mindestlohnbestimmungen
  • Berücksichtigung von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
  • Fristgerechte Meldungen an Behörden und Krankenkassen

Die vielen Anforderungen stellen eine große Herausforderung dar. Fehler können zu Strafen führen. Durch Automatisierung und intelligente Systeme lässt sich die Einhaltung der Gesetze erleichtern.

Herausforderung Folgen Lösung
Zeitaufwändige manuelle Prozesse Ineffizienz, hohe Personalkosten Payroll automatisieren
Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung Falsche Lohnabrechnungen, unzufriedene Mitarbeiter Gehaltsabrechnungssystem einführen
Komplexität der gesetzlichen Anforderungen Bußgelder, Strafen Automatisierte Lohnbuchhaltung

Vorteile der Automatisierung in der Lohnbuchhaltung

Die Automatisierung der Lohnbuchhaltung bringt viele Vorteile für Unternehmen. Sie hilft, Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Moderne Technologien machen manuelle Arbeit einfacher und die Berechnungen genauer.

Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse

Automatisierte Systeme erleichtern die Lohnabrechnung. Sie machen Routineaufgaben wie die Erfassung von Arbeitszeiten einfacher. So sparen Personalabteilungen Zeit und können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, wie die Erstellung von Auswertungen für den HR-Bereich.

Verringerung von Fehlern und Inkonsistenzen

Menschliche Fehler bei der manuellen Arbeit können Probleme verursachen. Automatisierte Systeme verringern diese Fehler durch standardisierte Prozesse. So wird die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt.

Verbesserung der Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Gesetze in der Lohnbuchhaltung ändern sich oft und der Lohn und Gehaltsabrechnung. Automatisierte Systeme helfen, diese Gesetze zu befolgen. Sie sorgen dafür, dass Unternehmen Risiken vermeiden und die Gesetze einhalten.

Automatisierung in der Lohnbuchhaltung verbessert die Prozesse und senkt Kosten. Sie macht die Lohnabrechnungen zuverlässiger und genauer.

Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Lohnbuchhaltung

Künstliche Intelligenz (KI) bringt große Veränderungen in die Lohnbuchhaltung. Sie macht Prozesse effizienter und verbessert die Qualität der gehaltsabrechnung. Unternehmen können so ihre personalkosten senken.

KI-Systeme erkennen Muster in großen Datenmengen. Sie helfen, wertvolle Erkenntnisse für die mitarbeitervergütung zu gewinnen. So können Unternehmen zukünftige Lohnkosten besser planen und sparen.

KI unterstützt auch bei der korrekten Berechnung von lohnsteuer und anderen Abgaben. Das spart Zeit und verringert Fehler.

"Der Einsatz von KI in der Lohnbuchhaltung ermöglicht es uns, schneller und präziser zu arbeiten. Dadurch können wir unsere Ressourcen effizienter nutzen und uns auf strategische Aufgaben konzentrieren." - Maria Müller, HR-Leiterin eines österreichischen Unternehmens

KI-Systeme automatisieren Routineaufgaben. Sie verbinden sich mit anderen HR-Systemen, um Daten zu übertragen und zu verarbeiten. Das reduziert manuelle Eingaben und Fehler.

Die folgende Tabelle zeigt, wie KI in der Lohnbuchhaltung hilft:

Bereich KI-Anwendung Nutzen
Datenerfassung Automatische Extraktion von Lohndaten aus Dokumenten Zeitersparnis, Fehlerreduzierung
Lohnberechnung Automatisierte Berechnung von Löhnen und Abgaben Erhöhte Genauigkeit, Compliance-Sicherheit
Analyse und Prognose Erkennung von Mustern und Trends in Lohndaten Bessere Entscheidungsgrundlage, Kostenkontrolle

Payroll

Payroll ist ein wichtiger Teil der Personalverwaltung. Er umfasst alle Schritte bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Eine korrekte Lohnbuchhaltung ist für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Einhaltung der Gesetze sehr wichtig und die Nutzung moderner Payroll Lösungen. Suiteify bietet beispielsweise ein ausgezeichnetes Lohnbuchhaltungsprogramm für Unternehmen an, die sich nicht mit langweiligem Papierkram auseinandersetzen wollen.

Definition und Bedeutung von Payroll

Payroll bezieht sich auf den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Er beginnt mit der Erfassung der Arbeitszeiten und endet mit der Überweisung des Nettolohns. Es müssen verschiedene Lohnarten und gesetzliche Abzüge berücksichtigt werden.

So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt werden. Dies hilft auch, Arbeitgeberkosten im Blick zu behalten. Ein Payroll Manager spielt hierbei eine zentrale Rolle.

Aktuelle Trends und Entwicklungen in der Payroll-Branche

Die Digitalisierung hat die Payroll-Branche verändert. Sie bietet Unternehmen neue Wege, ihre Lohnbuchhaltung zu verbessern. Cloud-basierte Lösungen und moderne Payroll Software ermöglichen es, Payroll-Daten überall zu erreichen.

Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Automatisierte Zeiterfassung und Integration mit HR-Systemen reduzieren Fehler. Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Überprüfung von Abrechnungen. Die Zukunft der Payroll liegt in der nahtlosen Integration von Technologie und Expertise, um Unternehmen einen echten Mehrwert zu bieten. Ein Trend ist die Nutzung von Employee Self-Service Portalen. Mitarbeiter können dort ihre Daten pflegen und Abrechnungen abrufen. Dies entlastet die Personalabteilung und fördert Transparenz.

Trend Vorteile
Cloud-Lösungen Ortsunabhängiger Zugriff, verbesserte Zusammenarbeit
Automatisierte Zeiterfassung Reduzierung manueller Eingaben, Minimierung von Fehlern
Integration mit HR-Systemen Nahtloser Datenfluss, effizientere Prozesse
Employee Self-Service Portale Entlastung der Personalabteilung, verbesserte Mitarbeitererfahrung

Auswirkungen der Automatisierung auf die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung

Automatisierte Systeme in der Lohnbuchhaltung bringen viele Vorteile. Sie erhöhen die Effizienz und senken die Kosten. Doch sie verändern auch die Arbeit der Mitarbeiter stark.

Die Aufgaben und Anforderungen an das Personal ändern sich. Automatisierung in Bereichen wie Personalverwaltung und Lohnauswertung verlangt neue Fähigkeiten.

Veränderung der Aufgaben und Anforderungen an das Personal

Automatisierte Systeme übernehmen manuelle Aufgaben. So werden die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung anders beschäftigt. Sie müssen sich auf strategische und analytische Aufgaben konzentrieren. Ein Payroll Specialist wie Suiteify übernimmt hier wichtige Funktionen - weitere Informattionen: Lohnbuchhaltung Outsourcing.

Dazu gehören zum Beispiel die Überwachung von Prozessen und die Analyse von Daten. Sie unterstützen auch Führungskräfte bei Entscheidungen.

Notwendigkeit von Weiterbildung und Umschulung

Mitarbeiter müssen sich weiterbilden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Sie brauchen neue Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein. Payroll Specialists müssen sich kontinuierlich weiterbilden.

Es geht um Technologiekenntnisse, Prozessoptimierung und Kommunikation. Auch das Verständnis für rechtliche Rahmenbedingungen ist wichtig.

Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern Weiterbildungsmöglichkeiten bieten. So bleiben sie fit für die Zukunft und tragen zum Erfolg des Unternehmens bei.

Integration von Automatisierung und KI in bestehende Lohnabrechnungssysteme

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung erfordert eine sorgfältige Integration von Automatisierung und künstlicher Intelligenz in bestehende Systeme. Dieser Prozess bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen, die diese Technologien erfolgreich implementieren, können von einer höheren Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparung profitieren.

Herausforderungen bei der Implementierung neuer Technologien

Die Einführung neuer Technologien in der Lohnabrechnung ist oft mit Herausforderungen verbunden. Dazu gehören:

  • Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Prozessen
  • Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter
  • Datenschutz und Sicherheitsbedenken
  • Ein wichtiger Unterschied zwischen Automatisierung und KI ist, dass KI zukünftige Ereignisse vorhersagen kann, während Automatisierung bestehende Prozesse effizienter gestaltet.
  • Hohe Anfangsinvestitionen

Unternehmen müssen diese Herausforderungen sorgfältig abwägen und entsprechende Lösungen finden, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Schrittweise Einführung und Anpassung der Prozesse

Um die Herausforderungen zu meistern, empfiehlt sich eine schrittweise Einführung von Automatisierung und KI in der Lohnabrechnung. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, sich an die neuen Technologien anzupassen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein stufenweiser Implementierungsplan könnte wie folgt aussehen:

  1. Analyse der bestehenden Prozesse und Identifizierung von Optimierungspotenzial
  2. Auswahl geeigneter Technologien und Anbieter
  3. Pilotprojekt in einer Abteilung oder für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern
  4. Evaluierung der Ergebnisse und Anpassung der Prozesse
  5. Schrittweise Ausweitung auf weitere Abteilungen oder Mitarbeitergruppen

Durch die schrittweise Einführung können Unternehmen sicherstellen, dass die Automatisierung und KI nahtlos in die bestehenden Systeme integriert werden und die Berechnung von Bruttogehalt, Nettogehalt und Arbeitgeberbeiträgen korrekt erfolgt.

Datenschutz und Sicherheit in der automatisierten Lohnbuchhaltung

Der Schutz sensibler Daten ist sehr wichtig. Besonders bei der Lohnabrechnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten der Mitarbeiter geschützt sind.

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware muss starke Sicherheitsmaßnahmen haben. Dazu zählen:

  • Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und Speicherung
  • Mehrstufige Authentifizierung für den Zugriff auf das System
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates
  • Strikte Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement

Es ist auch wichtig, Mitarbeiter in der Handhabung sensibler Daten zu schulen. Klare Richtlinien und Schulungen helfen dabei, dass alle die Bedeutung des Datenschutzes verstehen.

Ein weiterer Punkt ist die Einhaltung von Gesetzen, wie der DSGVO. Eine automatisierte Lohnbuchhaltung muss alle Vorschriften beachten. So vermeidet man Bußgelder und Schäden für die Reputation. Es ist auch wichtig, offen mit den Mitarbeitern über die Verarbeitung ihrer Daten zu kommunizieren.

Der Schutz der Mitarbeiterdaten hat für uns oberste Priorität. Durch den Einsatz modernster Technologien und klar definierter Prozesse stellen wir sicher, dass alle Informationen jederzeit sicher und vertraulich behandelt werden.

Eine gut geplante Datenschutz- und Sicherheitsstrategie ist wichtig. Sie hilft, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Unternehmen, die in diesem Bereich investieren, können Risiken minimieren und attraktiver für Mitarbeiter werden.

Kostenersparnisse durch Automatisierung und KI

Automatisierung und künstliche Intelligenz in der Lohnbuchhaltung sparen Unternehmen viel Geld. Moderne Technologien senken die Personalkosten. Sie helfen auch, Bußgelder zu vermeiden.

Reduzierung von Personalkosten

Personalkostenmanagement zielt darauf ab, die Kosten für Arbeitgeber zu senken. Automatisierung in der Lohnbuchhaltung hilft dabei, den Personalaufwand zu verringern. Intelligente Systeme übernehmen manuelle Aufgaben, wie die Erfassung von Mitarbeiterdaten.

Dadurch können Mitarbeiter sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Eine Studie zeigt, dass Unternehmen durch Automatisierung in der Lohnbuchhaltung bis zu 20% ihrer Personalkosten sparen können.

Vermeidung von Bußgeldern und Strafen durch verbesserte Compliance

Bußgelder und Strafen sind ein großer Kostenfaktor in der Lohnbuchhaltung. Einhaltung der Gesetze ist für Unternehmen sehr wichtig. Automatisierte Systeme und KI verbessern die Compliance.

Sie stellen sicher, dass alle Vorschriften beachtet werden. Intelligente Lohnabrechnungssysteme minimieren Fehler bei der Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. So erhalten Mitarbeiter den richtigen Nettolohn und Arbeitgeber bleiben rechtlich in Ordnung.

Zukunftsaussichten und Potenziale der automatisierten Lohnbuchhaltung

Die Zukunft der Lohnbuchhaltung sieht automatisiert und künstlich intelligent aus. Diese Technologien entwickeln sich schnell. Sie bieten Unternehmen neue Wege, ihre Lohnabrechnung zu verbessern.

Weiterentwicklung der Technologien und Möglichkeiten

Intelligente Systeme übernehmen immer komplexere Aufgaben in der Lohnbuchhaltung. Sie berechnen Lohnsteuern automatisch und verwalten Lohnkonten. So wird der Nettolohn genau ermittelt.

Diese Technologien integrieren sich gut mit HR- und Finanzprozessen. Das führt zu einer umfassenden Optimierung.

Chancen für Unternehmen und Mitarbeiter

Unternehmen profitieren von automatisierter Lohnbuchhaltung. Sie sparen Zeit und Kosten. Fehler und Verstöße werden seltener.

Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung haben neue Chancen. Sie können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Weiterbildung ermöglicht es ihnen, sich auf die Zukunft vorzubereiten.

Vorteile für Unternehmen Vorteile für Mitarbeiter
Effizienzsteigerung Fokus auf strategische Aufgaben
Kosteneinsparungen Weiterbildungsmöglichkeiten
Verbesserung der Compliance Neue Karrierechancen

Die Zukunft der Lohnbuchhaltung ist spannend. Unternehmen, die frühzeitig in Technologien investieren, bleiben wettbewerbsfähig. Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung haben neue Entwicklungschancen.

Erfahrungen und Best Practices von Unternehmen

Viele Firmen nutzen jetzt Automatisierung und KI in der Lohnbuchhaltung. Sie wollen Prozesse verbessern und Lohnnebenkosten senken. Wir haben tolle Beispiele gesammelt, die Ihnen helfen können.

Ein österreichisches Produktionsunternehmen hat seine Personalverwaltung mit einer Lohnabrechnungssoftware komplett umgestaltet. Der HR-Leiter sagt:

Seit der Einführung der Software sparen wir viel Zeit und Ressourcen. Wir sind sicher, dass wir alle Gesetze einhalten. Die automatisierten Prozesse haben unsere Effizienz stark verbessert.

Ein großes Handelsunternehmen nutzt KI in der Lohnbuchhaltung. Es analysiert Mitarbeiterdaten und -verhalten. So erkennt es Probleme früh und löst sie.

Experten raten, neue Technologien schrittweise einzuführen. So wird die Integration reibungsloser. Wichtige Punkte sind:

  • Schulung der Mitarbeiter für die neuen Tools
  • Anpassung der Prozesse an die Software
  • Regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Abläufe

Mit der richtigen Vorgehensweise können Firmen die Vorteile von Automatisierung und KI voll nutzen. So bleiben sie wettbewerbsfähig.

Fazit

Die Zukunft der Payroll liegt in der Automatisierung und Künstlichen Intelligenz. Unternehmen profitieren von mehr Effizienz und Genauigkeit. KI hilft, komplexe Prozesse zu optimieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen.

Die Einführung von Automatisierung und KI ist ein schrittweiser Prozess. Unternehmen müssen ihre Systeme analysieren und Mitarbeiter schulen. Datenschutz und Sicherheit sind dabei sehr wichtig.

Die Zukunft der Payroll bietet große Chancen für Unternehmen. Sie können ihre Prozesse verbessern und Kosten senken. Wer frühzeitig adoptiert, bleibt wettbewerbsfähig. Es ist Zeit, die Möglichkeiten von automatisierter und KI-gestützter Lohnbuchhaltung zu nutzen.

Du möchtest deine Lohnbuchhaltung auslagern? Schick uns eine unverbindliche Anfrage.

FAQ

Wie kann Automatisierung die Effizienz in der Lohnbuchhaltung steigern?

Automatisierung macht die Lohnbuchhaltung effizienter. Sie reduziert manuelle Arbeit und Fehler. So werden die Einhaltung von Gesetzen und die Prozesse verbessert.

Durch automatisierte Systeme werden Aufgaben wie die Erfassung von Arbeitszeit und die Berechnung von Löhnen schneller und besser erledigt.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Lohnbuchhaltung?

Künstliche Intelligenz erkennt Muster und unterstützt Entscheidungen. Sie analysiert große Datenmengen, um Risiken zu erkennen und Prognosen zu erstellen.

Dadurch wird die Personalplanung effizienter und die Einhaltung von Gesetzen verbessert.

Wie wirkt sich die Automatisierung auf die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung aus?

Automatisierung verändert die Arbeit der Mitarbeiter. Manuelle Tätigkeiten werden weniger, analytische Aufgaben mehr.

Mitarbeiter müssen sich durch Weiterbildung auf die neuen Technologien einstellen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von Automatisierung und KI in bestehende Lohnabrechnungssysteme?

Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme ist komplex. Eine sorgfältige Planung ist nötig.

Es ist wichtig, dass die neuen Lösungen gut mit den alten Prozessen und Daten arbeiten. Eine schrittweise Einführung und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen sind entscheidend.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Datenschutz und Sicherheit in der automatisierten Lohnbuchhaltung gewährleistet sind?

Unternehmen müssen hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten. Dazu gehört die Verschlüsselung sensibler Daten und die Einrichtung von Zugriffskontrollen.

Regelmäßige Überprüfungen der Systeme auf Schwachstellen sind auch wichtig. Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Technologien geschult werden.

Welche Kostenersparnisse können durch den Einsatz von Automatisierung und KI in der Lohnbuchhaltung erzielt werden?

Automatisierung und KI senken die Personalkosten in der Lohnbuchhaltung. Manuelle Tätigkeiten werden weniger, Prozesse effizienter.

Die Einhaltung von Gesetzen wird verbessert, was teure Bußgelder vermeidet. So können Unternehmen durch den Einsatz dieser Technologien viel sparen.

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Die wichtigsten Aufgaben
HR & Payroll

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Die wichtigsten Aufgaben

Der Jahreswechsel bedeutet für die Personalabteilung jedes Jahr zusätzliche Arbeit in der Lohnabrechnung. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Aufgaben, die bis wann erledigt sein müssen.

5 Min. Lesezeit

Nach den Weihnachtsfeiertagen wird es in der Personalabteilung oft hektisch, denn der Jahreswechsel steht für die Lohnabrechnung vor der Tür. Arbeitgeber müssen bis zu den festgelegten Stichtagen zahlreiche Aufgaben erledigen. Der folgende Fahrplan führt Sie Schritt für Schritt durch den Jahreswechsel in der Lohnabrechnung und hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Jahreswechselarbeiten rund um die Sozialversicherung

Im Bereich der Sozialversicherung sind viele Aufgaben zu bewältigen:

Jahresmeldung an die Sozialversicherung
Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Sie verpflichtet, Jahresmeldungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Diese sind über das SV-Meldeportal oder über eine DEÜV-Schnittstelle in Ihrer Lohnsoftware an die Annahmestellen der Krankenkassen zu übermitteln. Eine Kopie dieser Jahresmeldung erhalten Ihre Beschäftigten in der Regel mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr.

Frist: bis zum 15. Februar 2025

Meldung von Ein- und Austritten
Wie schon während des laufenden Jahres müssen Sie aus- und eintretende Mitarbeiter erfassen, An- und Abmeldungen erstellen und an die Krankenkasse senden.

Frist: mit der ersten Entgeltabrechnung 2025, spätestens sechs Wochen nach Beginn oder Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze
Prüfen Sie, ob die Mitarbeitenden im Jahr 2024 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) über- oder unterschritten haben. Bei Überschreiten der JAEG kann sich der Mitarbeiter freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder privat versichern, sofern dies voraussichtlich auch 2025 der Fall sein wird. Bei Unterschreiten der JAEG wird er wieder versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei einer Änderung des Versicherungsverhältnisses müssen Sie der Krankenkasse zum Jahreswechsel eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels mitteilen. Lassen Sie sich die freiwillige Versicherung oder die Mitgliedschaft in einer privaten Krankenversicherung vom Arbeitnehmer nachweisen.

Frist: mit der kommenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende des Jahres 2024

Umlagepflicht U1 prüfen
Unternehmen, die im Vorjahr bis zu 30 Vollzeitbeschäftigte hatten, sind nach § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz zur Teilnahme an der Umlage U1 verpflichtet. Liegt die Beschäftigtenzahl knapp unter dieser Grenze, empfiehlt sich eine jährliche Überprüfung der Umlagepflicht.

Frist: bis Ende Januar 2025

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Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Unfallversicherung nicht vergessen!

Für die Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter sind zwei Jahresmeldungen erforderlich:

  • UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV): Erstellen Sie die UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 und übermitteln Sie diese an die Rentenversicherung.
  • Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII): Prüfen Sie vor der Erstellung des Lohnnachweises, ob alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die erfassten Arbeitsstunden stimmen und der Unfallversicherungsbeitrag korrekt ist. Nach der Prüfung erstellen Sie den Lohnnachweis und senden ihn an die zuständige Berufsgenossenschaft.

Frist: bis zum 16. Februar 2025

Bei der Lohnsteuer alles richtigmachen

Im Bereich der Lohnsteuer sind verschiedene Aufgaben zu erledigen, wobei die Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sicherlich zu den umfangreichsten gehört:

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Diese Bescheinigung enthält verschiedene Daten zum Dienstverhältnis sowie detaillierte Angaben zu den abgeführten Beträgen wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld und den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn. Eine Kopie dieser Lohnsteuerbescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen, da er sie für seine Steuererklärung benötigt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser wird in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Prüfung des Anmeldezeitraums für die Lohnsteuer

Falls sich die Höhe der Lohnsteuer im vergangenen Jahr verändert hat, stellt das Finanzamt einen abweichenden Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest:

Anmeldezeitraum

Höhe der Lohnsteuer
Anmeldezeitraum

Monatlich
Höhe der Lohnsteuer

> 5.000 Euro
Anmeldezeitraum

Quartalsweise
Höhe der Lohnsteuer

1.080,01 Euro – 5.000 Euro
Anmeldezeitraum

Kalenderjährlich
Höhe der Lohnsteuer

< 1.080 Euro

Frist: vor der Januar-Entgeltabrechnung 2025

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Nun haben Sie bereits einen großen Teil des Jahreswechsels bewältigt. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die vermeintlichen Kleinigkeiten nicht zu übersehen.

  • Resturlaub: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber.
    Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres
  • Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten: Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, bevor Sie in das neue Kalenderjahr wechseln.
    Frist: 31. Dezember
  • Schwerbehindertenabgabe: Erstellen Sie eine Meldung über die Erfüllung der Quote zur Beschäftigungsverpflichtung von Schwerbehinderten und führen Sie die Ausgleichsabgabe nach § 163 Abs. 2 SGB IX und § 160 Abs. 4 SGB IX an die Bundesagentur für Arbeit ab.
    Frist: 31. März des Folgejahres
  • Künstlersozialabgabe: Haben Sie selbstständige Künstler und Publizisten beauftragt, melden Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse.
    Frist: 31. März des Folgejahres
  • Betriebliche Altersvorsorge: Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder Pensionskassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden (§ 5 LStDV).
    Frist: Ende Februar des Folgejahres

Haben Sie alle Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erstellt? Dann steht einem erfolgreichen Jahreswechsel in der Lohnabrechnung nichts mehr entgegen.