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Personalmanagement

Personalarbeit im Mittelstand – von der Einstellung bis zur Entwicklung, mit praktischem Blick auf den Alltag.

Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können
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Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können

Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen für den deutschen Mittelstand. Ein Weg heraus aus der Fachkräftelücke kann die duale Ausbildung sein, sagt Expertin Birgit Schweeberg. Im Videotal "Butter bei die Fische" erläutert sie die Vorzüge der Berufsausbildung und den Weg zum Ausbildungsbetrieb.

5 Min. Lesezeit

Die Suche nach geeignetem Personal gestaltet sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) immer schwieriger. Rund 60 Prozent der Betriebe zählen den Fachkräftemangel inzwischen zu den drei größten Risiken für ihren Geschäftserfolg. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK).

Eine wirkungsvolle Maßnahme gegen die Knappheit an qualifiziertem Personal kann die duale Ausbildung sein, betont Birgit Schweeberg, Bereichsleiterin bei der Handelskammer Hamburg. Nur rund 20 Prozent der KMU in Deutschland bilden jedoch aktuell Fachkräfte-Nachwuchs aus. Das müsse sich ändern, so die Expertin.

Was macht die duale Ausbildung so effektiv?

Birgit Schweeberg beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Ausbildungsthemen und schaut sich auch die Ausbildungssysteme anderer Länder an. Ihrer Einschätzung nach liegt die heimische duale Berufsausbildung im internationalen Vergleich weit vorn. Schweeberg: „Nur in Deutschland sichern die bundesweit geltenden Ausbildungsverordnungen, das Zusammenspiel von Berufsschule und Ausbildungsbetrieb und die Organisation der Ausbildungsverhältnisse durch die lokalen Kammern vor Ort eine überregional hohe und stets vergleichbare Qualität.“

Wie sollten KMU vorgehen, um Ausbildungsbetrieb zu werden?

Zuerst muss jedes Unternehmen intern klären, für welche betrieblichen Aufgaben es Nachwuchs benötigt. Schließlich gibt es in Deutschland zurzeit 324 Ausbildungsberufe – von A wie Änderungsschneider/in bis Z wie Zweiradmechatroniker/in. Dann stellt sich die Frage, ob für eine Ausbildung in den benötigten Tätigkeiten ausreichend eigene fachliche Kompetenz im Betrieb vorhanden ist.

Die Beurteilung der Ausbildungsfähigkeit eines Unternehmens obliegt den IHKs, Handwerkskammern und den Kammern der freien Berufe wie Ärzte und Apotheker. Als „zuständige Stellen“ sind die Kammern Ansprechpartner für alle Fragen rund um ein Ausbildungsverhältnis, vom Vertragsschluss bis zur Abschlussprüfung. Sie helfen und vermitteln auch bei Schwierigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche duale Ausbildung

  1. Kontaktieren Sie die „zuständigen Stellen“. Bei allen Fragen zur beruflichen Ausbildung sind die Kammern (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Kammern der freien Berufe) erste Anlaufstelle für KMU. Informieren Sie sich über Chancen, Voraussetzungen und Regeln der dualen Berufsausbildung.
  2. Machen Sie sich als Ausbildungsbetrieb bekannt. Die Suche nach Auszubildenden wird immer schwieriger. Hilfreich sind neben den üblichen Wegen (Ausbildungsplattformen, -börsen und -messen) auch Kontakte zu Schulen und anderen Bildungseinrichtungen vor Ort. Stellen Sie Ihren Betrieb dort vor und machen Sie potenzielle Auszubildende auf sich aufmerksam.
  3. Betrachten Sie Auszubildende nicht als billige Arbeitskräfte. Wer nur das Gehalt für Fachkräfte einsparen möchte, der ist als Ausbildungsbetrieb auf der falschen Spur. Denn in der Ausbildung sollen Fach- und Persönlichkeitskompetenzen vermittelt und nicht (nur) Hilfsarbeiten erledigt werden.
  4. Nehmen Sie sich für die duale Ausbildung Zeit. Neben der (überschaubaren) Ausbildungsvergütung kostet den Ausbildungsbetrieb eine ordentliche Berufsausbildung vor allem Zeit. Geben Sie Ihren Ausbildungsbetreuern diese Zeit. Nur dann kann ein vernünftiges Ausbildungsergebnis erzielt werden. Die Ausbilder im Betrieb sollten ihre Ausbildungskompetenz im besten Fall durch eine Prüfung gemäß Ausbildereignungsverordnung (AEVO) nachweisen.
  5. Sehen Sie das Berichtsheft als notwendig an – nicht als „Übel“. Auch wenn es etwas bürokratisch erscheint – das ordentliche Führen des Berichtshefts ist eine wichtige Angelegenheit. Es dient der Selbstkontrolle von Betrieb und Auszubildenden über die Vermittlung der vereinbarten Ausbildungsinhalte. Zugleich ist es Teil der Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Unterstützen Sie Ihre Azubis daher beim Führen des Berichtshefts.
Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele
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Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele

Wenn schon Assessment Center, dann richtig! Aber: Worauf achte ich als Arbeitgeber?

5 Min. Lesezeit

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

  • wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
  • ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
  • ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
  • und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

  • Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
  • Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
  • Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
  • Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
  • Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

  • Wie denkt ein Kandidat?
  • Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
  • Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
  • Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
  • Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
  • Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
  • Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
  • Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021
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SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021

Die SOKA-BAU hat im Rahmen der Anpassung des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren zum 01. April 2021 eine neue monatliche Beitragspauschale in Höhe von 18 Euro für Angestellte eingeführt. Diese bundesweit einheitliche Pauschale dient der Finanzierung der Berufsausbildung in der Bauwirtschaft. Sie soll die Ausbildungskapazitäten sichern und damit langfristig dem Fachkräftemangel in der Branche entgegenwirken.

5 Min. Lesezeit

Für welche Arbeitnehmer ist die Beitragspauschale zu zahlen?

Die Beitragspauschale ist für alle technischen und kaufmännischen Angestellten sowie für nicht-gewerbliche Poliere mit einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis nach SGB VI zu entrichten.

Nicht zu zahlen ist die Pauschale für:

  • kaufmännische geringfügig Beschäftigte (§ 8 SGB IV)
  • ruhende Arbeitsverhältnisse (z. B. Elternzeit, Pflegezeit)
  • ngestellte in Dienstpflicht (z. B. freiwilliger Wehrdienst, Bundesfreiwilligendienst)
  • Auszubildende

Höhe der Beitragspauschale

  • Monatspauschale: 18,00 € bei durchgehendem Beschäftigungsverhältnis
  • Tagespauschale: 0,90 € je Beschäftigungstag (maximal 18,00 € pro Monat)

Diese Regelung stellt sicher, dass auch Teilmonate fair abgerechnet werden.

Zeitpunkt und Zahlungsfälligkeit

Die Beitragspauschale fällt erstmals ab April 2021 an. Aufgrund der Allgemeinverbindlicherklärung (AVE) des VTV ist sie für die Abrechnungsmonate April, Mai und Juni 2021 jedoch erst zum 28. August 2021 fällig. Säumniszuschläge erhebt die SOKA-BAU bis zu diesem Termin nicht.

Ab Juli 2021 ist die Pauschale dann regelmäßig zum 28. des Folgemonats zu entrichten.

Vorzeitige Zahlung – was passiert?

Zahlt ein Betrieb die Beitragspauschale vor Fälligkeit (28.08.2021), wird der Betrag von SOKA-BAU vorerst einbehalten und automatisch zugeordnet.

  • Betriebe ohne Angestellte oder zu hohe Beträge werden automatisch erstattet.
  • Unternehmen können zu viel gezahlte Beiträge selbst zurückfordern.
Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert
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Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Betriebssportgruppe, hauseigenes Fitnesscenter, ausgewogene Ernährungsangebote in der Firmenkantine: Beim Thema betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) schöpfen insbesondere große Unternehmen aus dem Vollen. Aber lohnt es sich auch für kleine oder mittlere Unternehmen (KMU), sich mit BGM auseinanderzusetzen? Kann man auch mit weniger Mitteln etwas bewegen? Die Antwort lautet: ja!

5 Min. Lesezeit

Gesunde, leistungsstarke und motivierte Mitarbeitende sind eine elementare Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens. Betriebliches Gesundheitsmanagement verfolgt daher zum einen das Ziel, die Arbeitsumwelt und die Organisation gesundheitsförderlich zu gestalten. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von Verhältnisprävention.  Zum anderen geht es beim BGM darum, die Mitarbeitenden zu einem gesundheitsförderlichen Verhalten zu befähigen (Verhaltensprävention).

Grundlage des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist die gesetzliche Verpflichtung zum Arbeits- und Gesundheitsschutz (ArbSchG) sowie zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Die dritte Säule des BGM bilden freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung.

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

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Ausgewogene und gesunde Ernährung ist nur einer von vielen Aspekten des betrieblichen Gesundheitsmanagements

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

Wer profitiert von betrieblicher Gesundheitsförderung?

Von der Investition in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden profitieren beide Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

  • Zahlreiche Studien und Best-Practice-Beispiele belegen, dass betriebliches Gesundheitsmanagement die Motivation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten nachhaltig steigert.
  • Gesunde Mitarbeitende sind nachgewiesenermaßen ausgeglichener und zufriedener als kranke oder gesundheitlich beeinträchtigte Mitarbeiter – sie können ihre Arbeit daher besser erledigen.
  • Gerade auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und einer alternden Belegschaft ist der Erhalt der Arbeits- und Leistungsfähigkeit von nicht zu unterschätzender Bedeutung. Durch betriebliches Gesundheitsmanagement lassen sich krankheitsbedingte Fehlzeiten und das Risiko von Arbeitsunfällen verringern, was wiederum die Kosten senkt.
  • Gesundheitsfördernde bzw. -erhaltende Maßnahmen tragen außerdem zur Identifikation mit dem Unternehmen und zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität nach innen (Mitarbeiterbindung) und außen (Gewinnung neuer Mitarbeitender) bei. BGM stärkt insofern auch die Arbeitgebermarke (Employer Branding).

Es gibt also auch für kleine und mittlere Unternehmen viele gute Gründe, in die Gesundheit der Mitarbeitenden zu investieren und ein betriebliches Gesundheitsmanagement zu etablieren.

So gelingt KMU der Einstieg

Eine organisierte betriebliche Gesundheitsförderung findet man bislang vorwiegend in größeren Unternehmen. Dort ist meist ein eigener Bereich für das betriebliche Gesundheitsmanagement verantwortlich, der über ein entsprechendes Budget verfügt. Kleineren Unternehmen stehen solche Mittel in der Regel nicht zur Verfügung – aber das ist auch gar nicht erforderlich.

Auch mit schmalerem Budget und geringeren personellen Ressourcen lässt sich in Sachen betriebliches Gesundheitsmanagement viel bewegen – unabhängig von Firmengröße und Branche.

Studien belegen: Jeder investierte Euro zahlt sich mehrfach aus. KMU haben zudem entscheidende Vorteile gegenüber Großunternehmen: Entscheidungen können oftmals unbürokratischer und schneller getroffen werden, die Kommunikationswege sind kurz und der direkte Draht zu den Arbeitnehmern erleichtert die Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Tipps zur Einführung eines BGM

Holen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte ins Boot.

Ihre Beteiligung ist grundlegend für ein bedarfsgerechtes Vorgehen und schafft zudem Akzeptanz. Diskutieren Sie – beispielsweise im Rahmen von Workshops – die Ziele und den Nutzen von betrieblichem Gesundheitsmanagement und ermitteln Sie den konkreten Bedarf in Ihrem Unternehmen.

Suchen Sie sich einen Kooperationspartner, der Sie bei der Einführung eines BGM unterstützt.

Hier sei insbesondere auf die gesetzlichen Krankenkassen verwiesen, die Firmen in gemeinsamen regionalen Koordinierungsstellen zur betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) beraten und unterstützen. Sie stehen Ihnen mit ihrer Expertise zur Verfügung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen passende Lösungen. Die Erstberatung ist dabei kostenlos. Ansprechpartner und weitere Informationen finden Sie auf der Website der BGF-Koordinierungsstelle.

Kooperieren Sie auch nach der Einführung eines BGM mit den Krankenkassen.

Die Kassen unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung von konkreten Maßnahmen und beteiligen sich oft auch an den Kosten der Maßnahmen.

Als Mittelständler mit rund 170 Mitarbeitenden können wir kleine und mittlere Unternehmen aufgrund unserer eigenen Erfahrungen mit BGM nur ermutigen, ebenfalls den Sprung ins kalte Wasser zu wagen. Wir haben unser betriebliches Gesundheitsmanagement im Jahr 2008 mit der Gründung eines Gesundheitszirkels (GZ) eingeführt. Besonders wichtig war und ist uns dabei, gesundheitsfördernde Maßnahmen nicht vom grünen Tisch aus zu planen, sondern die Beschäftigten auf breiter Basis einzubeziehen. Daher wirken in unserem Gesundheitszirkel Kolleginnen und Kollegen aus mehreren Unternehmensbereichen mit.

Der GZ hat ein Gesundheitskonzept entwickelt mit dem Ziel, die Kolleginnen und Kollegen bei der Erhaltung bzw. Förderung der Gesundheit aktiv zu unterstützen. Zum Start fand unternehmensintern ein sogenannter Gesundheitstag statt. Hierzu hatte der Gesundheitszirkel mit Unterstützung der Mitarbeitenden zu einem firmenweiten Brunch eingeladen. Zusätzlich waren zwei externe Ernährungsberater sowie ein Team von Physio- und Sporttherapeuten eines angrenzenden Gesundheitszentrums anwesend.

Die Mitarbeitenden hatten beim Gesundheitstag die Möglichkeit, in Schnupperkursen Angebote wie Thai Chi, progressive Muskelentspannung oder eine Rückenschule kennenzulernen. Anschließend konnten die Teilnehmenden ihr Feedback abgeben; hierauf aufbauend plante der GZ die weiteren Aktivitäten. Parallel dazu gingen wir frühzeitig eine Kooperationspartnerschaft mit einer Krankenkasse ein, die uns bei der Planung und Umsetzung ganz unterschiedlicher Maßnahmen zur Gesundheitsförderung unterstützt.

Fazit nach zwölf Jahren BGM

Die regelmäßigen Angebote des Gesundheitszirkels sind ein fester und gut angenommener Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden. Sie haben das Gesundheitsbewusstsein vieler Kolleginnen und Kollegen positiv beeinflusst – und ein gesunder Lebensstil sowie gesunde Arbeitsbedingungen können ja wahrlich nicht schaden.

Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick
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Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick

Arbeitgeber unterliegen zahlreichen Pflichten – eine davon ist die Aufbewahrung von Personalakten über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Was es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für Personalakten zu beachten gilt.

5 Min. Lesezeit

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden. Die Aufbewahrung dient dem Zweck, Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abzusichern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss der Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform archivieren – doch für wie lange eigentlich? Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Aufbewahrungspflichten für Personalakten gelten und welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Innerhalb der Dreijahresfrist können Ex-Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Schadenersatzansprüche stellen. Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind.

Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuerrechtlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente einer Personalakte gehen deutlich über die dreijährige Regelverjährung hinaus.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Arbeitgeber dem Finanzamt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten ermöglichen. Hierzu sind im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten für Personalakten festgehalten (§ 41 EStG):

  • Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte daher immer geprüft werden, ob sie steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen enthält.

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Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Auch im Sozialversicherungsrecht finden sich Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente einer Personalakte:

  • Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) müssen Arbeitgeber Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer geleistete Entgelt fünf Jahre lang aufbewahren (§ 165 SGB VII).
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, müssen sechs Jahre lang zugänglich sein. Diese Sechsjahresfrist gilt, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf dieses Zeitraums in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Frist kann bis zu 30 Jahre betragen.

Bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten den Datenschutz beachten

Unternehmen müssen die Personalakten ihrer Beschäftigten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgfältig aufbewahren und personenbezogene Informationen vor unerlaubtem Zugriff schützen. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber außerdem dazu, bei der Erhebung personenbezogener Daten den Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Das bedeutet:

Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung nicht mehr gebraucht, muss der Arbeitgeber sie löschen. Das betrifft nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Personaldaten, die nicht aufgrund gesetzlich festgelegter Aufbewahrungsfristen vorzuhalten sind.

Bei der Vernichtung von Personaldaten sollten Arbeitgeber nach der DIN 66399 vorgehen. Sie enthält Richtlinien für die zuverlässige Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.

Digitale Personalakte – alle Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Arbeitgeber, die Personalakten noch in Papierform aufbewahren, müssen den Ablauf von Aufbewahrungsfristen allein aufgrund der begrenzten räumlichen Kapazitäten regelmäßig kontrollieren – andernfalls würde das Archiv aus allen Nähten platzen.

Ein manueller Check der unterschiedlichen Fristen für Papierdokumente in der Personalakte erfordert jedoch viel Zeit und Geduld: Schadenersatzansprüche, Steuerprüfungen, Versorgungsansprüche – zur Prüfung der Aufbewahrungsfrist ist jedes Dokument aus dem Archiv zu holen und jeder Sachverhalt zu betrachten.

Der Einsatz einer digitalen Personalakte senkt den Verwaltungsaufwand. Mit der elektronischen Lösung lassen sich aufbewahrungspflichtige Personalunterlagen effizient archivieren und übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert es den Benutzern, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Zudem benötigt eine digitale Personalakte keine Archivstellfläche.

Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen
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Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Payroller sorgen mit der Personalabrechnung nicht nur für pünktliche Gehälter, sondern haben auch die Einhaltung von Fristen und Gesetzen im Blick. Warum die Personalabrechnung als tragende Säule im Betrieb viel zu oft unterbewertet wird.

5 Min. Lesezeit

Welche Aufgaben hat die Personalabrechnung?

Personalabrechnung wird als Bezeichnung sehr unterschiedlich genutzt. Das kann leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen. Was ist also unter Personalabrechnung zu verstehen?  

Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung umfasst sie die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.

Die Aufgaben der Personalabrechnung sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
  • Überweisen der Löhne und Gehälter
  • Schnittstelle zur Hauptbuchhaltung und Übergabe der gezahlten Löhne und Gehälter
  • Stammdaten der Mitarbeiter erstellen und pflegen, z. B. bei Eintritt oder Austritt
  • Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen
  • Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlungen beantragen

Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.

Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?

Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Personalabrechnern oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt.

Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.

Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:

  • Zeitwirtschaft
  • Saisonarbeit
  • Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
  • Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
  • Das Abrechnen von Weiterbildungen
  • u. v. m.

So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.

Bock auf MINT: Wie begeistert man junge Menschen für Naturwissenschaft und Technik?
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Bock auf MINT: Wie begeistert man junge Menschen für Naturwissenschaft und Technik?

Vor allem in den sogenannten MINT-Fächern (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften, Technik) ist der Bedarf an Fachkräften seit Jahren hoch. Gleichzeitig sind bei jungen Menschen oft nur wenig Wissen und ein geringes Interesse an MINT-Studiengängen und -Berufen vorhanden. Wie sich das ändern lässt, erläutert Sabine Fernau von der Initiative Naturwissenschaft & Technik, kurz: NAT, im Suiteify Talk "Butter bei die Fische".

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Wer mehr Nachwuchs in technischen Berufen haben will, der muss auch etwas dafür tun – unter dieser Prämisse hat Sabine Fernau vor mehr als 15 Jahren in Hamburg die Initiative Naturwissenschaft & Technik, (NAT) gegründet. Mit ihrem Netzwerk bringt sie Unternehmen und Hochschulen mit Schulen zusammen. Ziel ist es, Schülerinnen und Schüler frühzeitig für Naturwissenschaften und Technik zu begeistern.

MINT zum Anfassen

Um bei jungen Menschen Interesse zu wecken, macht NAT die häufig als „trocken“ wahrgenommenen MINT-Themen anfassbar. Hierzu besuchen beispielsweise Schulklassen Betriebe und Hochschulen – Unternehmensvertreter und Professoren wiederum gehen in die Schulen. Neben solchen gegenseitigen Kontakten gibt es spannende Experimente und Anwendungsbeispiele. Mittlerweile haben mehr als 20.000 Schülerinnen und Schüler an über 700 Veranstaltungen von NAT teilgenommen. Das Netzwerk betreut zwischen 40 und 50 Schulen und in etwa genauso viele Unternehmen. Damit war und ist es Vorbild für weitere Initiativen, die es heute in vielen Bundesländern gibt.

Mehr Mädchen und Frauen für MINT-Themen gewinnen

Ein wichtiges Anliegen ist es NAT auch, mehr Mädchen und Frauen für MINT-Themen zu gewinnen. „Der Frauenanteil bei Studienanfängern in MINT-Fächern liegt mittlerweile immerhin bei 35 Prozent“, sagt Sabine Fernau, verweist aber auf den überdurchschnittlich hohen Frauen-Anteil im Studienfach Biologie. Doch sie sieht auch in Fächern wie Physik und Informatik einen positiven Trend.

Mit mint:pink hat NAT ein spezielles Programm aufgelegt, das Mittelstufenschülerinnen Perspektiven und den Weg zu naturwissenschaftlich-technischen Profilen in der Oberstufe aufzeigt. „Wir möchten Mädchen frühzeitig für die MINT-Fächer begeistern und ihnen zeigen, dass diese durchaus eine Option für ihre Zukunft sein können“, sagt Fernau.

Darüber hinaus steht mit mint:dual ein neues Programm in den Startlöchern, mit dem junge Menschen für eine technische Berufsausbildung begeistert werden sollen. Denn für eine erfolgreiche Karriere muss es ja nicht immer ein Hochschulstudium sein. Und auch aktuelle gesellschaftliche Strömungen greift NAT auf: So werden im Programm cleantech:inside die Themen Klimaschutz und Nachwuchsförderung miteinander verbunden. Das Programm ermöglicht Schülerinnen und Schülern, sich anschaulich und konkret mit nachhaltigen Technologien und deren Anwendung in Unternehmen zu beschäftigen.

Drei Tipps für Unternehmen, um sich für mehr MINT-Nachwuchs zu engagieren

  1. Schauen Sie sich in Ihrer Region nach vergleichbaren Initiativen wie NAT um — Nehmen Sie die Möglichkeit wahr, junge Menschen frühzeitig für die naturwissenschaftlich-technischen Fächer und deren Berufschancen zu begeistern. Oder gehen Sie direkt in eine Schule, um dort Ihr Praxiswissen in den Schulunterricht einzubringen bzw. die Schülerinnen und Schüler in Ihr Unternehmen einzuladen.
  2. Berücksichtigen Sie, dass die Schulen einen Bildungsauftrag haben — Es ist also nicht ihre primäre Aufgabe, Fachkräfte für die Wirtschaft auszubilden. Wenn diese Rollenverteilung klar ist, steht einer erfolgreichen Kooperation oftmals nichts mehr im Weg.
  3. Schaffen Sie die Voraussetzungen, um mehr junge Frauen für technische und naturwissenschaftliche Themen zu gewinnen — Hierfür braucht es den persönlichen Kontakt zu positiven Beispielen (Role Models) sowie einen geschützten Raum (Peer Group), in dem sich Mädchen mit MINT-Themen beschäftigen können.
Unternehmenserfolg sichern: Warum Weiterbildung im Bau wichtig ist
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Unternehmenserfolg sichern: Warum Weiterbildung im Bau wichtig ist

Fehlendes oder veraltetes Wissen verlangsamt Prozesse und hemmt die Entwicklung eines Unternehmens. Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen erhöhen die Fachkompetenz der Mitarbeitenden und sichern langfristig die Wettbewerbsfähigkeit. Im Folgenden erfahren Sie, warum Weiterbildung eine lohnende Investition ist – für Unternehmen wie Beschäftigte gleichermaßen.

5 Min. Lesezeit

Warum ist Weiterbildung so wichtig?

Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) untersuchte die Beweggründe für betriebliche Weiterbildung:

  • 75 % der Unternehmen mit Schulungsangeboten sehen die Investition ins eigene Personal als kostengünstiger an als externe Rekrutierung.
  • Überraschend: 65 % der Betriebe ohne Weiterbildungsangebote sind derselben Meinung.

Mehr als 80 % der Unternehmen geben an, dass Weiterbildung die Produktivität steigert und Mitarbeitende fit für neue Technologien macht. Besonders entscheidend ist aber der Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit – und damit auf Motivation, Leistungsbereitschaft und Unternehmenstreue.

Weiterbildung als Antwort auf den Fachkräftemangel

In Zeiten knapper Fachkräfte bietet die Qualifizierung eigener Mitarbeitender klare Vorteile:

  • Talente lassen sich gezielt auf betriebliche Anforderungen vorbereiten.
  • Fachliches und organisatorisches Know-how wächst im Unternehmen.
  • Weiterbildung erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber.

Gerade in der Bauwirtschaft, wo der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende groß ist, wird Weiterbildung zu einem wichtigen Instrument der Mitarbeiterbindung.

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Weiterbildung reduziert Fehlzeiten

Eine Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zeigt:

  • Mitarbeitende in Betrieben mit hohem Weiterbildungsangebot melden sich seltener krank.
  • Sie schätzen ihren allgemeinen und psychischen Gesundheitszustand signifikant besser ein (WHO-5-Index).

Für Baubetriebe besonders wichtig: Fehlzeiten verringern nicht nur die Produktivität, sondern wirken sich auch negativ auf Zuschlagssätze und Verrechnungslohn aus. Weiterbildung ist also auch ein Hebel für betriebswirtschaftliche Stabilität.

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Weiterbildung stärkt Mitarbeiterbindung

Ein weiterer entscheidender Faktor: Weiterbildung trägt direkt dazu bei, Mitarbeitende im Unternehmen zu halten. Laut der IW-Studie planen viele Beschäftigte innerhalb der nächsten zwölf Monate einen Jobwechsel – Hauptgründe sind fehlende Entwicklungsmöglichkeiten und mangelnde Perspektiven. Hier setzt Weiterbildung an:

  • Sie zeigt Wertschätzung und Investition in die Belegschaft.
  • Sie eröffnet Karriere- und Aufstiegschancen.
  • Sie steigert die Zufriedenheit im Job und reduziert Wechselgedanken.

Damit wird Weiterbildung nicht nur zur Lösung im Fachkräftemangel, sondern auch zu einem wirksamen Instrument der Mitarbeiterbindung.

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Weiterbildung mit dem Arbeitsalltag vereinbaren

Damit Schulungen wirksam sind, müssen sie in den Betriebsalltag passen. Heute stehen vielfältige Formate zur Verfügung:

  • Online-Schulungen: zeit- und ortsunabhängig, flexibel im eigenen Tempo.
  • Präsenzseminare: Grundlagen- und Methodenwissen, intensiver Austausch.
  • Web-Seminare: kurze Einheiten mit direkter Experten-Interaktion.
  • Blended Learning: Kombination verschiedener Methoden für ein praxisnahes Gesamtpaket.

So können auch kleine und mittelständische Bauunternehmen Weiterbildung effizient integrieren.

Fazit

Weiterbildung ist keine Kür, sondern eine strategische Investition in die Zukunft. Sie sorgt für:

  • effiziente Prozesse,
  • motivierte und gesunde Mitarbeitende,
  • höhere Produktivität,
  • mehr Attraktivität als Arbeitgeber.

Betriebe, die heute in Wissen investieren, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil von morgen.

Quellen:

Die neunte IW-Weiterbildungserhebung, Institut der deutschen Wirtschaft Köln

Arbeitsqualität und wirtschaftlicher Erfolg, Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Die digitale Personalakte einführen: Vorbereitung, Struktur und rechtssichere Aufbewahrung
HR & Payroll

Die digitale Personalakte einführen: Vorbereitung, Struktur und rechtssichere Aufbewahrung

Papierakten kosten Personalabteilungen wertvolle Arbeitszeit. Der Beitrag zeigt, warum sich die Umstellung auf die digitale Personalakte lohnt, welche Vorbereitung nötig ist – von Struktur über Zugriffsrechte bis zu rechtlichen Aufbewahrungsfristen – und wie Employee-Self-Service sowie automatisierte Workflows die HR-Abteilung entlasten.

5 Min. Lesezeit

Papierakten kosten Personalabteilungen jeden Monat mehrere Arbeitstage. Mitarbeiter suchen Dokumente, Kollegen entnehmen Unterlagen zum Kopieren, und neue Belege landen unter Zeitdruck unsortiert in der Akte. Die digitale Personalakte löst dieses Problem, sofern Unternehmen sie sorgfältig vorbereiten. Wer einfach nur scannt, ohne Struktur, Rechte und rechtliche Fristen zu klären, überträgt das alte Chaos nur in ein neues System.

Warum sich der Umstieg lohnt

Die digitale Personalakte macht Informationen orts- und zeitunabhängig verfügbar, auch im Homeoffice. Das beschleunigt den Zugriff, senkt Prozesskosten und schafft Kapazitäten für Aufgaben wie die Personalentwicklung. Employee-Self-Service-Funktionen erlauben es Mitarbeitenden zudem, bestimmte Daten selbst zu aktualisieren, was die Personalabteilung entlastet. Automatisierte Workflows übernehmen Fristüberwachungen bei Verträgen oder im Weiterbildungsmanagement, sodass Termine nicht mehr manuell nachgehalten werden müssen. Eine Volltext- oder Schlagwortsuche liefert benötigte Dokumente in Sekunden statt in Minuten.

Auch die elektronische Signatur verändert die Praxis: Neu eingestellte Mitarbeitende können Arbeitsverträge und Richtlinien zu Arbeitsschutz oder Datenschutz papierlos unterschreiben, teilweise schon vor dem ersten Arbeitstag. Wird eine Dokumentenvorlage in einen definierten Workflow eingebettet, lassen sich notwendige Unterschriften vollständig digital und lückenlos einholen.

Das Archiv aufräumen, bevor gescannt wird

Vor der Umstellung lohnt sich eine gründliche Bestandsaufnahme. Listen Sie alle Dokumente in den bestehenden Akten auf und legen Sie eine Negativliste mit entbehrlichen Unterlagen an. Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen bestimmte Dokumente ohnehin gelöscht werden, etwa Abmahnungen, die älter als drei Jahre sind, vertrauliche Krankheitsinformationen wie ärztliche Befunde sowie sämtliche Unterlagen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis. Alte Betriebssporturkunden oder längst überholte Arbeitszeitlisten gehören ebenfalls aussortiert. Das spart Platz, Zeit und am Ende auch Geld beim Scannen.

Am Ende dieser Kategorisierung lässt sich grob abschätzen, wie viele Blatt insgesamt zu digitalisieren sind, und es steht fest, in welchen digitalen Ordnern welche Dokumente künftig liegen. Berücksichtigen Sie dabei die jeweiligen Aufbewahrungsfristen.

Die passende Software auswählen

Der Markt bietet inzwischen auch für kleinere Budgets ausgereifte Lösungen, was die Auswahl nicht unbedingt erleichtert. Neben Funktionsumfang und Preis verdienen vor allem Sicherheitsfragen Aufmerksamkeit:

  • Archiviert die Software revisionssicher, also nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar?
  • Werden Dokumente versioniert, und protokolliert das System jede Bearbeitung?
  • Lassen sich Zugriffsrechte individuell konfigurieren, sodass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden?

Technisch stellt sich außerdem die Frage, ob die digitale Personalakte als Insellösung ohne Anbindung an andere Systeme laufen soll, was sich etwa für Unternehmen eignet, die ihre Lohnabrechnung extern vergeben, oder ob sie mit dem Lohnabrechnungssystem verknüpft wird. Die integrierte Variante vermeidet Schnittstellenprobleme und doppelte Datenhaltung: Aufbewahrungspflichtige Dokumente aus der Lohnabrechnung fließen dann automatisch ins digitale Archiv und werden dort nach den eigenen Vorgaben verschlagwortet. Wichtig ist zudem eine einfache Bedienung, etwa durch die automatische Vorbesetzung von Mitarbeitername und Personalnummer bei der Verschlagwortung. Prüfen Sie schließlich auch den Anbieter selbst: Wie sieht der Support während Einführung und laufendem Betrieb aus, wie zuverlässig wartet er die Software, und kann er Referenzen vorweisen?

Eine Aktenstruktur schaffen, die im Alltag standhält

Selbst eine ausgefeilte Struktur nach Themen wie Arbeitsverträgen, Altersvorsorge oder Leistungsbeurteilungen gerät mit der Zeit durcheinander, wenn Kollegen Dokumente entnehmen, mehrere Personen parallel ablegen oder neue Unterlagen unsortiert in der digitalen Personalakte landen. Das lässt sich vermeiden, wenn die Struktur von Anfang an feststeht.

Analysieren Sie dazu den bestehenden Aktenbestand und erfassen Sie alle Dokumentarten: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen innerhalb der Dreijahresfrist, Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer, Angaben zur Sozialversicherung, Krankenkassenbescheinigungen, Steuerunterlagen, Zeugnisse und Zertifikate, Urlaubsanträge, Vereinbarungen zu Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen sowie Kündigungsschreiben und Zwischenzeugnisse. Eine mögliche Ordnerhierarchie sieht so aus:

Personalien: Personalbogen, Korrespondenz, Altersvorsorge

Vertrag: Dienstvertrag, Zielvereinbarung, Beendigung Arbeitsverhältnis

Bescheinigungen: Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Arbeitsbescheinigung

Mitarbeiterbeurteilung: Zeugnis, Beurteilung, Rüge oder Abmahnung

Mitarbeiterqualifikation: Bewerbung, Nachweise, Fortbildungen

Gesundheit und Abwesenheit: Fehlzeiten, Krankenkasse, Elternzeit

Verdienstabrechnung, Lohnkonto und Mitarbeitergespräch (Dokumentation der Gespräche) bilden eigene Ordner.

Diese Einteilung lässt sich an betriebliche Anforderungen anpassen. Wichtiger als die exakte Kategorienzahl ist, dass jedes Dokument einen eindeutigen Platz hat, bevor die ersten Belege gescannt werden.

Damit sich die vielen Tausend Dokumente einer digitalen Personalakte trotzdem schnell wiederfinden lassen, kommt es zusätzlich auf eine durchdachte Verschlagwortung an. Typische Schlagwörter, auch Deskriptoren genannt, sind die Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, das Erstelldatum eines Dokuments oder das Datum der Unterschrift. Von der Qualität dieser Indexierung hängt maßgeblich ab, wie effizient sich später mit dem Archiv arbeiten lässt.

Zugriffsrechte eindeutig regeln

Anders als ein physischer Aktenschrank erlaubt die digitale Personalakte eine fein abgestufte Rechteverwaltung. Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden auf welche Ordner oder Dokumenttypen zugreifen dürfen, und unterscheiden Sie dabei nach Berechtigungsstufen: Lesen, um Dokumente einzusehen, Hinzufügen für neue Ablagen, Bearbeiten für Inhaltsänderungen, Verschieben innerhalb der Struktur und Löschen für die endgültige Entfernung. Auch Führungskräfte benötigen in der Regel Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter, und für Geschäftsführung oder Justiziare können eigene Rechte sinnvoll sein. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix, die für alle Beteiligten klare Regeln definiert, erleichtert die tägliche Arbeit und entlastet die Personalabteilung. Klären Sie außerdem, wer für das Scannen zuständig ist, sowohl während der Einführung als auch im späteren Regelbetrieb.

Diese Fragen sind kein Nebenschauplatz: Nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz müssen unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten ausgeschlossen sein. Ein differenziertes Berechtigungskonzept ist dafür Voraussetzung, nicht Kür.

Bestandsakten scannen: selbst erledigen oder Dienstleister beauftragen

Nach Archivbereinigung, Aktenstruktur und Softwareauswahl folgt das Scannen der Bestandsakten. Schon in einem Betrieb mit 150 Beschäftigten kommen erfahrungsgemäß mehrere Tausend Blatt zusammen. Vor der Entscheidung fürs Selbermachen lohnt sich daher eine ehrliche Prüfung der eigenen Ressourcen: Ist im Haus ein leistungsfähiger Scanner mit OCR-Verarbeitung vorhanden? Reicht die Zeit neben dem Tagesgeschäft? Ist das technische Wissen da, um Auflösung, Dateiformat und Farbmodus richtig zu wählen? Aus Datenschutzgründen dürfen die Akten zudem nicht einfach unternehmensintern zum Scannen weitergereicht werden, sondern sollten in der Personalabteilung bleiben, wenn intern gescannt wird.

Fehlen Zeit, Geräte oder Know-how, ist ein spezialisierter Scandienstleister meist die bessere Wahl, zumal er die Digitalisierung in der Regel schneller abschließt als Mitarbeitende, die wochenlang neben dem Tagesgeschäft scannen müssten. Je umfangreicher die Akten, desto eher rechnet sich die externe Vergabe. Klären Sie vorab auch, wer die Vorkategorisierung mit Barcodes übernimmt und wer die Papierdokumente fürs Scannen vorbereitet, etwa Büroklammern und Heftungen entfernt. Eine pauschale Empfehlung für intern oder extern gibt es nicht, holen Sie sich am besten Vergleichsangebote ein und stellen Sie die Kosten beiden Varianten gegenüber.

Welche Papierunterlagen aufbewahrt werden müssen

Nach dem Scannen möchten viele Arbeitgeber die alten Papierbelege am liebsten sofort vernichten. Bei den meisten Dokumenten ist das rechtlich unbedenklich, solange die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Einige Unterlagen sollten Sie jedoch im Original behalten.

Das betrifft insbesondere Dokumente, die der Schriftform nach § 126 BGB unterliegen: befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben. Der Grund liegt im Beweisrecht: Diese Papiere gelten im Streitfall als Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO und haben dort einen höheren Beweiswert. Digitalisierte Dokumente können zwar unter bestimmten Voraussetzungen die Textform nach § 126b BGB erfüllen, doch das Papieroriginal bietet in der Regel mehr Rechtssicherheit, und eingescannte Dokumente lassen sich vor Gericht nicht als Urkundsbeweis heranziehen. Vereinbarungen über ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach § 74 Abs. 1 HGB müssen Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sogar im Original aushändigen, sonst entfällt dessen Bindungspflicht.

Wer eine möglichst vollständige Digitalisierung anstrebt, sollte die rechtlichen Risiken sorgfältig abwägen und sich bei der Umstellung juristisch beraten lassen. Folgende Schritte erhöhen die Rechtssicherheit zusätzlich:

  • Dokumente vor dem Scannen in Urkunden, darunter Verträge, und Nicht-Urkunden einteilen, im Zweifel mit rechtlicher Unterstützung.
  • Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag zur Aufbewahrung ihrer Originaldokumente verpflichten und deren Zustimmung zur digitalen Archivierung einholen. Das schafft rechtliche Absicherung, auch wenn Originale nach der Übernahme in die digitale Akte vernichtet werden.
  • Einen Echtheitsvermerk, etwa einen Bestätigungsaufkleber der Personalabteilung, vor dem Scannen anbringen.
  • Wichtige Dokumente in Farbe scannen, da sich farbige Unterschriften besser vom Text abheben und die Beweisführung erleichtern.
  • Beim Scannen die TR RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachten. Wer sich daran hält, kann vor Gericht leichter belegen, dass der Scan mit dem Original übereinstimmt.

Eine detaillierte Verfahrensdokumentation des Scan-Prozesses stärkt zusätzlich die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente und erschwert es Arbeitnehmern, die Einhaltung der Schriftform anzufechten. Das ist auch aus einem anderen Grund Pflicht: Als Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter die GoBD. Die Verfahrensdokumentation muss inhaltlich und technisch nachvollziehbar beschreiben, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten im Unternehmen abläuft, einschließlich des Berechtigungskonzepts für den Zugriff. Sie ist damit zugleich eine wesentliche Voraussetzung für die Revisionssicherheit des Archivs.

Tägliche Arbeitsprozesse gestalten

Auch nach der Digitalisierung der Bestandsakten fallen im Tagesgeschäft laufend neue Dokumente an. Für deren Archivierung gibt es drei gängige Modelle: spätes Archivieren, halbautomatisiert über Barcodes oder nach manueller Bearbeitung, frühes Archivieren mit Scan und manueller Zuordnung vor der Bearbeitung, sowie die Archivierung während der Bearbeitung, bei der das System automatisch nach dem Ablageort fragt und der Mitarbeiter die Zuordnung vornimmt. Legen Sie zusätzlich fest, wer wann Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen.

In der Praxis wünschen sich Unternehmen zunehmend, dass die digitale Personalakte nicht isoliert steht, sondern mit einem Vorlagenmanagement für Formulare und mit HR-Workflows zusammenspielt, etwa um Prozesse rund um neue Formulare oder Vertragsänderungen abteilungsübergreifend zu digitalisieren. Eine zentrale Ablage für Personaldaten allein reicht vielen HR-Teams nicht mehr aus, sie erwarten, dass Vorlagen, Freigaben und Fristüberwachung im selben System zusammenlaufen.

Datenschutz und Sicherheit als Daueraufgabe

Die Sicherheit von Personaldaten hat bei der digitalen Personalakte durchgehend Priorität. Die Einhaltung der DSGVO umfasst verschlüsselte Datenübertragungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. Werden externe Dienstleister für die Auftragsdatenverarbeitung eingebunden, etwa für die Massendigitalisierung von Altakten, sollten Unternehmen diese sorgfältig prüfen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. ISO-konforme Cloud-Lösungen und zertifizierte Rechenzentren können den Datenschutz zusätzlich absichern.

Projektmanagement und Akzeptanz sichern

Eine digitale Personalakte entfaltet ihre Wirkung, Kostensenkung und Zeitersparnis, nur dann, wenn die Belegschaft sie tatsächlich nutzt. Führen Sie deshalb schon in der Frühphase des Projekts die Interessen von Personalabteilung, IT und Betriebsrat zusammen und nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Analyse der bestehenden Systeme, bevor Sie eine Software auswählen. Ein klarer Plan mit definierten Meilensteinen hilft, die Einführung ohne Verzögerungen umzusetzen. Planen Sie zudem rechtzeitig Schulungen ein, für die künftigen Nutzer der Akte ebenso wie für IT-Administratoren, denn mit der Akzeptanz der Anwender steht und fällt der Projekterfolg am Ende.

Die digitale Personalakte ist damit mehr als eine elektronische Ablage. Sie speichert Daten, die auch andere HR-Prozesse nutzen, etwa im Bewerbermanagement oder in der Personalentwicklung, und wird so zu einem zentralen Baustein einer vernetzten, agilen Personalverwaltung.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte? 

Die digitale Personalakte ist die elektronische Ablage aller personalrelevanten Dokumente eines Mitarbeitenden, etwa Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder Gehaltsabrechnungen. Sie macht Informationen orts- und zeitunabhängig verfügbar, auch im Homeoffice, und ersetzt die physische Papierakte.

Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte gegenüber Papierakten? 

Sie beschleunigt den Zugriff auf Dokumente über eine Volltext- oder Schlagwortsuche, senkt Prozesskosten und schafft Kapazitäten für Aufgaben wie die Personalentwicklung. Employee-Self-Service-Funktionen entlasten die Personalabteilung, automatisierte Workflows überwachen Fristen bei Verträgen oder im Weiterbildungsmanagement, und elektronische Signaturen ermöglichen ein papierloses Unterschreiben von Verträgen und Richtlinien.

Wie bereitet man die Einführung einer digitalen Personalakte vor? 

Vor der Umstellung sollte eine gründliche Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente erfolgen. Dazu gehört eine Negativliste mit Unterlagen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen ohnehin gelöscht werden müssen, etwa Abmahnungen, die älter als drei Jahre sind, oder vertrauliche Krankheitsinformationen. Das reduziert die Menge der zu digitalisierenden Dokumente und spart Zeit sowie Kosten beim Scannen.

Worauf sollte man bei der Auswahl der Software achten? 

Neben Funktionsumfang und Preis sind vor allem Sicherheitsaspekte entscheidend: revisionssichere Archivierung, also nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar, Versionierung und Protokollierung jeder Bearbeitung sowie individuell konfigurierbare Zugriffsrechte gemäß Datenschutzvorgaben. Zusätzlich sollte geklärt werden, ob die Lösung als Insellösung oder integriert mit dem Lohnabrechnungssystem laufen soll, und wie zuverlässig der Anbieter Support und Wartung leistet.

Wie sollte die Aktenstruktur der digitalen Personalakte aufgebaut sein? 

Eine bewährte Ordnerstruktur gliedert Dokumente nach Themen wie Personalien, Vertrag, Bescheinigungen, Mitarbeiterbeurteilung, Mitarbeiterqualifikation sowie Gesundheit und Abwesenheit. Wichtiger als die genaue Anzahl der Kategorien ist, dass jedes Dokument von Anfang an einen eindeutigen Platz hat, bevor die ersten Belege gescannt werden. Eine durchdachte Verschlagwortung mit Deskriptoren wie Personalnummer, Mitarbeitername oder Erstelldatum erleichtert zusätzlich das spätere Wiederfinden.

Wie sollten Zugriffsrechte in der digitalen Personalakte geregelt werden?

Zugriffsrechte sollten fein abgestuft nach Berechtigungsstufen vergeben werden: Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix legt fest, welche Mitarbeitenden, Führungskräfte oder die Geschäftsführung auf welche Ordner zugreifen dürfen. Ein differenziertes Berechtigungskonzept ist nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz Voraussetzung, um unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten auszuschließen.

Sollte man Bestandsakten selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen? 

Das hängt von den vorhandenen Ressourcen ab: einem leistungsfähigen Scanner mit OCR-Verarbeitung, ausreichend Zeit neben dem Tagesgeschäft und dem technischen Wissen zu Auflösung, Dateiformat und Farbmodus. Fehlen diese Voraussetzungen, ist ein spezialisierter Scandienstleister meist die schnellere Lösung. Je umfangreicher die Akten, desto eher rechnet sich die externe Vergabe, weshalb sich Vergleichsangebote lohnen.

Welche Papierdokumente müssen nach dem Scannen im Original aufbewahrt werden? 

Dokumente, für die spezielle gesetzliche Schriftformerfordernisse gelten, sollten im Original erhalten bleiben: Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge nach § 623 BGB, befristete Arbeitsverträge nach § 14 Abs. 4 TzBfG sowie Vereinbarungen zu nachvertraglichen Wettbewerbsverboten nach § 74 Abs. 1 HGB. § 126 BGB definiert dabei lediglich allgemein, was unter „Schriftform" zu verstehen ist, nämlich die eigenhändige Unterschrift; die eigentliche Formvorschrift für das jeweilige Dokument ergibt sich aus der spezielleren Norm. Besonders streng ist § 623 BGB: Er schließt für Kündigung und Aufhebungsvertrag die elektronische Form ausdrücklich aus, sodass selbst eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform hier nicht ersetzt. Bei der Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG ist die elektronische Form dagegen nicht ausgeschlossen, sodass nach überwiegender Auffassung und aktueller Rechtsprechung eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform wahren kann. Diese Papiere gelten im Streitfall als Urkunden nach den §§ 415 ff. ZPO mit höherem Beweiswert, während eingescannte Dokumente vor Gericht nicht als Urkundsbeweis herangezogen werden können.

Was ist die TR RESISCAN-Richtlinie und warum ist sie relevant? 

Die TR RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) legt Standards für das rechtssichere Scannen von Dokumenten fest. Wer sich beim Scannen daran hält, kann vor Gericht leichter belegen, dass der Scan mit dem Originaldokument übereinstimmt, was die Beweiskraft der digitalisierten Unterlagen stärkt.

Welche Rolle spielt die GoBD bei der digitalen Personalakte? 

Als Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter die GoBD. Unternehmen benötigen deshalb eine Verfahrensdokumentation, die inhaltlich und technisch nachvollziehbar beschreibt, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten abläuft, einschließlich des Berechtigungskonzepts für den Zugriff. Sie ist zugleich Voraussetzung für die Revisionssicherheit des Archivs.

Wie werden neue Dokumente im laufenden Betrieb archiviert? 

Dafür gibt es drei gängige Modelle: spätes Archivieren nach der Bearbeitung, halbautomatisiertes Archivieren über Barcodes sowie frühes Archivieren mit Scan und manueller Zuordnung vor der Bearbeitung. Zusätzlich sollte festgelegt werden, wer Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen.

Wie gelingt die Akzeptanz der digitalen Personalakte in der Belegschaft?

Personalabteilung, IT und Betriebsrat sollten schon in der Frühphase des Projekts eingebunden werden, gefolgt von einer gründlichen Analyse bestehender Systeme vor der Softwareauswahl. Ein klarer Projektplan mit definierten Meilensteinen sowie rechtzeitige Schulungen für Nutzer und IT-Administratoren sind entscheidend, da der Projekterfolg maßgeblich von der Akzeptanz der Anwender abhängt.