Blog

Personalmanagement

Personalarbeit im Mittelstand – von der Einstellung bis zur Entwicklung, mit praktischem Blick auf den Alltag.

Lohnabrechnungssoftware Vergleich: Die besten Programme 2025 für KMUs
HR & Payroll

Lohnabrechnungssoftware Vergleich: Die besten Programme 2025 für KMUs

Ob Du gerade erst über die Digitalisierung deiner Lohnabrechnung nachdenkst oder mit deinem aktuellen System unzufrieden bist: Die richtige Lohnsoftware kann den entscheidenden Unterschied machen – in puncto Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit.

5 Min. Lesezeit

Warum Du bei der Wahl deiner Lohnsoftware nichts dem Zufall überlassen solltest

Ob Du gerade erst über die Digitalisierung deiner Lohnabrechnung nachdenkst oder mit deinem aktuellen System unzufrieden bist: Die richtige Lohnsoftware kann den entscheidenden Unterschied machen – in puncto Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit.

Eine gut gewählte Lohnabrechnungssoftware berechnet Löhne und Gehälter zuverlässig und lässt sich auch nahtlos in bestehende HR- oder ERP-Systeme einbinden. So werden Datenautomatisch übertragen, manuelle Eingaben entfallen – und das senkt das Risiko für Fehler deutlich. Zudem sind moderne Lohnprogramme oft mit Self-Service-Portalen für Mitarbeitenden ausgestattet, die den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und persönliche Daten erleichtern.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen im DACH-Raum ist eine moderne Lohnabrechnungssoftware längst kein Luxus mehr, sondern ein Muss. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Dienstleistungsunternehmen2025 ganz vorne mitspielen, worauf du bei der Auswahl achten solltest – und warum Infoniqa dabei besonders heraussticht.

Was ist Lohnabrechnungssoftware – und warum ist sie für KMUs so wichtig?

Lohnabrechnungssoftware unterstützt dich dabei, Löhne und Gehälter automatisiert, korrekt und gesetzeskonform abzurechnen – inklusive aller Abgaben, Meldungen und Nachweise. Gerade in kleineren HR-Teams sorgt sie für:

  • Weniger manuelle Arbeit
  • Mehr Sicherheit bei Steuer und Sozialversicherung
  • Schnellere Prozesse und geringere Fehleranfälligkeit
  • Entlastung deiner HR- und Buchhaltungsabteilung

Darüber hinaus bietet eine umfassende Lohnsoftware oft zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubs -und Krankheitszeiten, die Berechnung von Überstunden und Boni sowie die Verwaltung verschiedener Lohnarten und die Erstellung von Berichten und Analysen. Diese erweiterten Funktionen tragen dazu bei, die Transparenz und Effizienz im Personalmanagement zu erhöhen und strategische Entscheidungen zu unterstützen. Insgesamt ist die Wahl einer geeigneten Lohnsoftware ein entscheidender Schritt zur Optimierung der Personalverwaltung und zur Sicherstellung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Online-Lohnabrechnung

Eine Online-Lohnabrechnung ist eine Lohnabrechnungssoftware, die über das Internet zugänglich ist. Dies bietet viele Vorteile, wie zum Beispiel die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf die Software zuzugreifen, und die Möglichkeit, die Software von mehreren Benutzern gleichzeitig zu nutzen. Eine Online-Lohnabrechnung kann auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Personalabteilung verbessern, indem sie es ermöglicht, Informationen und Dokumente online auszutauschen. Dies fördert die Effizienz und Transparenz im Unternehmen und erleichtert den Zugriff auf wichtige Daten.

Vorteile einer Software für die Lohnabrechnung

Eine Software für die Lohnabrechnung bietet viele Vorteile für Unternehmen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

  • Zeitersparnis: Eine Lohnabrechnungssoftware kann den Prozess der Lohnabrechnung automatisieren, was bedeutet, dass Unternehmen weniger Zeit für die Abrechnung aufwenden müssen. Dies ermöglicht es den HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
  • Genauigkeit: Eine Lohnabrechnungssoftware vermeidet Fehler, die bei der manuellen Abrechnung auftreten können. Dies sorgt für eine korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter und reduziert das Risiko von Nachzahlungen oder rechtlichen Problemen.
  • Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Eine Lohnabrechnungssoftware stellt sicher, dass die Lohnabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie die Einhaltung der DSGVO.
  • Transparenz: Eine Lohnabrechnungssoftware gibt Unternehmen eine Übersicht über ihre Lohnabrechnungen, was es ihnen ermöglicht, ihre Finanzen besser zu planen. Dies fördert die Transparenz und das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Lohnabrechnungsprozesse.

Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms

Eine Lohnabrechnungssoftware bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der Abrechnung ihrer Löhne und Gehälterunterstützen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

  • Lohn-  und Gehaltsabrechnung: Die Software kann Löhne und Gehälter berechnen und abrechnen, einschließlich der Berücksichtigung von Überstunden, Boni und anderen Vergütungen.
  • Steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge: Die Software kann steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge berechnen und abrechnen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt.
  • Anwesenheits- und Zeiterfassung: Die Software kann die Anwesenheit und die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen, was die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung bildet.
  • Personalverwaltung: Die Software kann die Personalverwaltung unterstützen, indem sie Informationen über die Mitarbeitenden speichert und verarbeitet. Dies umfasst die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie die Erstellung von Berichten und Analysen.

Die besten Lohnprogramme 2025: Unsere Top 3

1. Infoniqa

✅ Ideal für KMUs mit hohen Anforderungen

✅ Cloud oder On-Premise

✅ Nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365

✅ Outsourcing möglich – ab 9 €/CHF pro Abrechnung

✅ Fokus auf DACH-spezifische Compliance

Infoniqa ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine umfassende Lösung suchen, die sowohl Flexibilität als auch Sicherheit bietet. Die Software ist flexibel und kann eine große Anzahl von Mitarbeitenden verwalten. Mit der Möglichkeit, zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen zu wählen, können Unternehmen ihre Lohnabrechnungen effizient verwalten.

Die Integration in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht eine nahtlose Verbindung mit bestehenden ERP-Systemen und sorgt für eine optimierte Datenübertragung. Besonders hervorzuheben ist das Outsourcing-Angebot, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihre Lohnabrechnung extern zu verwalten, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

2. Personio

✅ Bekannt für intuitive Nutzeroberfläche

✅ Starke HR-Funktionen, Payroll noch begrenzt

✅ Eher für kleinere Teams ohne komplexe Anforderungen

Personio ist ideal für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche Lösung suchen, die sich leicht in bestehende HR-Prozesse integrieren lässt. Die Software ist besonders für kleinere Teams geeignet, die keine komplexen Anforderungen an die Lohnabrechnung haben. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und ermöglicht eine effiziente Personalverwaltung.

Die Anmeldung zur Software ist einfach und schnell, was die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Obwohl die Payroll-Funktionen derzeit noch begrenzt sind, bietet Personio eine starke Basis für die HR-Verwaltung.

3. Sage Business Cloud Lohn

✅ Klassisches Dienstleistungsunternehmen mit viel Erfahrung

✅ Gute Integration in andere Sage-Produkte

✅ Benutzeroberfläche weniger modern, teilweise komplex

Sage Business Cloud Lohn ist ein bewährtes Dienstleistungsunternehmen, das sich durch seine langjährige Erfahrung im Bereich der Lohnabrechnung auszeichnet. Die Software bietet eine solide Integration in andere Sage-Produkte, was sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die bereits andere Sage-Lösungen nutzen. Obwohl die Benutzeroberfläche weniger modern ist, bietet sie dennoch umfassende Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Sage ist eines der zuverlässigsten Programme auf dem Markt. Das Lohnabrechnungsprogramm ist besonders für Unternehmen geeignet, die Wert auf eine zuverlässige und erprobte Lösung legen.

Das sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme 2025 können

Wenn du heute in eine Lohnsoftware investierst, sollte sie diese Funktionen abdecken:

  • Digitale Gehaltsabrechnung & Lohnsteuerberechnung
  • Automatische Meldungen an Behörden über die Elster-Schnittstelle (ELSTER, SV, UV, etc.)
  • Schnittstellen zu HR-Systemen, ERP, Zeiterfassung, DATEV
  • Flexible Abrechnungsmodelle für Stundenlohn, Boni, Teilzeit
  • Cloudfähig, mobil zugänglich, DSGVO-konform
  • Outsourcing-Optionen, wenn du keine eigene Payroll-Abteilung hast

Zusätzlich zu diesen grundlegenden Funktionen sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme auch erweiterte Möglichkeiten zur Datenanalyse bieten, um Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Personal- und Gehaltsstrukturen zugeben. Dies kann durch die Integration von Business-Intelligence-Tools erreicht werden, die detaillierte Berichte und Visualisierungen ermöglichen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Unterstützung von Mehrsprachigkeit und verschiedenen Währungsformaten, um den Anforderungen internationaltätiger Unternehmen gerecht zu werden.

Darüber hinaus sollten moderne Lösungen auch Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen und -anreizen bieten, wie zum Beispiel die Verwaltung von Prämien, Mobilitätsbudgets oder anderen Benefits. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheiterhöhen und dazu beitragen, Talente im Unternehmen zu halten.

Schließlich sollten Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates Standard sein, um die sensiblen Daten der Mitarbeitenden zu schützen und den neuesten Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.

Lohnprogramme im Test: Vergleichskriterien

Beim Vergleich von Lohnabrechnungssoftware sollten Unternehmen verschiedene Kriterien berücksichtigen. Einige der wichtigsten Kriterien sind:

  • Funktionsumfang: Die Software sollte alle notwendigen Funktionen für die Lohnabrechnung bieten, einschließlich der Berechnung von Löhnen und Gehältern, der Verwaltung von Steuerabgaben und Sozialversicherungsbeiträgen sowie der Personalverwaltung.
  • Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, um den Mitarbeitenden die Nutzung zu erleichtern und die Einarbeitungszeit zu minimieren.
  • Sicherheit: Die Software sollte sicher und zuverlässig sein, um die Daten der Mitarbeitenden zu schützen. Dies umfasst die Einhaltung der DSGVO und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Kosten: Die Software sollte ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben und den Bedarf des Unternehmens erfüllen. Es ist wichtig, die verschiedenen Preismodelle zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten.
  • Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein, um zukünftiges Wachstum und Veränderungen zu unterstützen. Dies umfasst die Möglichkeit, die Software an spezifische Anforderungen anzupassen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen.

Vergleichstabelle: Die wichtigsten Lösungspartner im Überblick

Anbietende Benutzerfreundlichkeit Cloud / On-Prem Integration Support Preis / Leistung Besonderheit
Infoniqa ⭐⭐⭐⭐☆ Beides möglich MS D365, DATEV & mehr DACH-Experten ⭐⭐⭐⭐⭐ Einzige Payroll für Dynamics
Personio ⭐⭐⭐⭐⭐ Cloud HR-first gut ⭐⭐⭐☆ Starker Recruiting-Fokus
Sage ⭐⭐⭐☆ Beides möglich ERP, Buchhaltung solide ⭐⭐⭐☆ Lange Marktpräsenz

Warum Infoniqa bei der digitalen Lohnabrechnung besonders überzeugt

Infoniqa vereint leistungsstarke Payroll-Funktionalitäten mit lokaler DACH-Expertise, hoher Benutzerfreundlichkeit und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohnabrechnung an ein externes Lohnbüro zu übergeben. Als einziges Dienstleistungsunternehmen mit nativer Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central ist Infoniqa besonders für KMUs mit digitaler Infrastruktur ideal.

Infoniqa hebt sich durch seine umfassende All-in-One-Lösung ab, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch die Integration von HR-Softwarelösungen und ERP-Systemen ermöglicht. Diese nahtlose Verbindung sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die Softwarebietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch weniger technikaffinen Nutzern ermöglicht, sich schnell zurechtzufinden.

Ein weiterer Vorteil von Infoniqa ist der persönliche Support, der durch erfahrene Payroll-Expert:innen gewährleistet wird. Diese Expert:innen stehen dir und deinem Unternehmen bei Fragen und Problemen zur Seite und tragen dazu bei, die Implementierung und Nutzung der Software so reibungslos wie möglich zu gestalten. Infoniqa bietet zudem flexible Outsourcing-Optionen an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Lohnabrechnungen extern verwalten zu lassen, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

USP auf einen Blick:

  • Marktführer bei Cloud Payroll in AT/CH/DE
  • Outsourcing ab 9 €/CHF je Abrechnung
  • Persönlicher Support durch Payroll-Expert:innen
  • Nahtlose Integration in bestehende HR- oder ERP-Systeme
  • Umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten
  • Regelmäßige Updates, die sicherstellen, dass die Software stets den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht

👉Erfahre hier, wie die Oberbank mit Infoniqa Payroll erfolgreich digitalisiert hat.

Typische Stolperfallen bei der Auswahl einer Payroll-Software

  • Fehlende Integration in bestehende Systeme
  • Zu starre oder komplizierte Bedienung
  • Mangelnde Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO)
  • Kein Support oder nur englischsprachig

Fehlende Systemintegration – ein unterschätzter Zeitfresser

Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware gibt es einige häufige Fallstricke, die Unternehmen beachten sollten, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung sicherzustellen. Eine der größten Herausforderungen ist die fehlende Integration in bestehende Systeme. Eine Lohnsoftware, die nicht nahtlos mit vorhandenen HR- oder ERP-Systemen kommunizieren kann, kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem manuellem Aufwand führen. Daher ist es entscheidend, dass die Softwarelösung über umfassende Schnittstellen verfügt, die eine problemlose Datenübertragung ermöglichen.

Komplizierte Bedienung schreckt Anwender:innen ab

Ein weiteres Problem kann eine zu starre oder komplizierte Bedienung der Software sein. Unternehmen sollten darauf achten, dass die gewählte Lösung eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, die Software ohne umfangreiche Schulungen zu nutzen. Eine intuitive Bedienung kann die Akzeptanz der Software im Unternehmen erheblich steigern und die Einarbeitungszeit minimieren.

Rechtssicherheit darf kein Kompromiss sein

Rechtssicherheit ist ein weiterer kritischer Punkt, den Unternehmen bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware beachten müssen. Die Software muss den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf GoBD und DSGVO. Eine mangelhafte Rechtssicherheit kann zu rechtlichen Problemen und empfindlichen Strafen führen. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Anbieter regelmäßige Updates bereitstellt, um die Software auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu halten.

Support muss erreichbar, verständlich und kompetent sein

Schließlich ist der Support ein entscheidender Faktor. Unternehmen sollten darauf achten, dass das Dienstleistungsunternehmen einen zuverlässigen und mehrsprachigen Support bietet, der bei technischen Problemen oder Fragen schnell und kompetent helfen kann. Ein rein englisch sprachiger Support kann insbesondere für Unternehmen im DACH-Raum eine Herausforderungdarstellen, da sprachliche Barrieren die Kommunikation erschweren können. Daher ist es ratsam, ein Dienstleistungsunternehmen zu wählen, der Support in der lokalen Sprache anbietet, um Missverständnisse zu vermeiden und eine schnelle Problemlösung zu gewährleisten.

Tipps für die Einführung einer neuen Lohnsoftware

  1. Status quo analysieren: Wo liegen Schwächen im aktuellen Prozess? Eine gründliche Analyse des bestehenden Lohnabrechnungsprozesses ist der erste Schritt. Identifiziere Engpässe und Bereiche, die Verbesserungen benötigen, um die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
  2. Anforderungen definieren: Welche Funktionen brauchst Du wirklich? Erstelle eine detaillierte Liste der benötigten Funktionen, die auf den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens basiert. Berücksichtige hierbei auch zukünftige Wachstumspläne und mögliche Erweiterungen der Softwarelösung.
  3. Dienstleistungsunternehmen vergleichen: Prüfe Integrationen, Support und Preis. Ein umfassender Vergleich der verschiedenen Dienstleistungsunternehmen ist entscheidend. Achte darauf, dass die Softwarelösung nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann und einen zuverlässigen Support bietet. Vergleiche zudem die Preismodelle, um die beste Lösung für dein Budget zu finden.
  4. Pilotphase einplanen: Teste die Lösung mit ausgewählten Mitarbeitenden. Führe eine Pilotphase durch, in der die neue Lohnsoftware in einem kleinen Rahmen getestet wird. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die Software im gesamten Unternehmen implementiert wird.
  5. Mitarbeitende schulen und Change-Management aktiv begleiten: Eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg der neuen Lohnsoftware. Stelle sicher, dass alle Nutzer:innen die Funktionen der Software verstehen und effektiv nutzen können. Unterstütze den Übergang aktiv durch ein gut durchdachtes Change-Management, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern.

Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßige Feedback-Schleifen einzuführen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit der neuen Software zu sammeln und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Dies hilft, einen reibungslosen Übergang zu neuen softwaregestützten Abläufen zu gewährleisten. Eine offene Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Einführungsprozess können entscheidend dazu beitragen, den Übergang reibungslos zu gestalten und die Zufriedenheit im Team zu erhöhen.

Zukunftstrends in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung steht vor einem digitalen Umbruch. Neue Technologien wie Echtzeit-Abrechnung, KI-gestützte Prüfungen und Self-Service-Portale machen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und mitarbeiterfreundlicher.

Echtzeit-Abrechnung: Abrechnungen jederzeit abrufbar

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird die Möglichkeit, Lohnabrechnungen in Echtzeit abzurufen, immer wichtiger. Dies ermöglicht es den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden sofortigen Zugang zu ihren Gehaltsinformationen zu gewähren, was die Transparenz erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert. Echtzeit-Abrechnungen können auch dazu beitragen, finanzielle Überraschungen zu vermeiden und eine bessere Planung der persönlichen Finanzen zu ermöglichen.

KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen: Fehler schon vor dem Versand erkennen

Mit der Integration von künstlicher Intelligenz in die Lohnabrechnung können Unternehmen potenzielle Fehler in den Abrechnungen frühzeitig erkennen und beheben. KI-gestützte Systeme können Muster und Anomalien in den Daten analysieren, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt sind, bevor sie an die Mitarbeitenden gesendet werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und erhöht die Genauigkeit der Lohnabrechnungen erheblich.

Self-Service-Portale: Mitarbeitende verwalten Daten und Belege selbst

Self-Service-Portale bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten und Gehaltsbelege eigenständig zu verwalten. Eine mobile App kann den Zugriff auf diese Portale weitererleichtern. Dies entlastet die HR-Abteilungen und gibt den Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre Informationen. Sie können ihre persönlichen Datenaktualisieren, Abrechnungen einsehen und sogar Anfragen zu Urlaub oder Überstunden direkt über das Portal stellen, was den Verwaltungsaufwandreduziert und die Effizienz steigert.

Flexible Vergütung: Prämien, Benefits, Mobilitätsbudgets etc.

Die moderne Arbeitswelt verlangt nach flexiblen Vergütungsmodellen, die sich an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Unternehmen bieten zunehmend Prämien, Benefits und Mobilitätsbudgets an, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren und zu binden. Diese flexiblen Vergütungsoptionen ermöglichen es den Unternehmen, auf die sich ändernden Erwartungen der Mitarbeitenden einzugehen und gleichzeitig ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Solche Modelle können auch steuerliche Vorteile bieten und zur langfristigen Mitarbeiterbindung beitragen.

Fazit: Warum sich die richtige Lohnsoftware wirklich auszahlt

Die richtige Lohnabrechnungssoftware ist mehr als ein Tool zur Gehaltsberechnung – sie ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Transparenz und Arbeitgeberattraktivität. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Du gesetzlichen Anforderungen jederzeit gerecht wirst.

Gerade für wachsende KMUs lohnt sich der Vergleich: Moderne Lösungen lassen sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen, integrieren sich nahtlos in bestehende ERP- und HR-Systeme und wachsen mit deinem Unternehmen mit. Echtzeit-Daten, Self-Service-Portale und smarte Schnittstellen schaffen dabei die Basis für fundierte Entscheidungen und zufriedene Mitarbeitende.

Mit Anbietern wie Infoniqa profitierst Du zusätzlich von persönlichem Support, hoher Datensicherheit und der Möglichkeit, die Lohnabrechnung auf Wunsch auszulagern – ideal, um Ressourcen zu schonen und dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.

Kurz gesagt: Eine leistungsstarke Lohnsoftware spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern fördert auch eine moderne und vertrauensvolle Unternehmenskultur.

Jetzt entdecken: Demo anfordern oder Kontakt aufnehmen

Du möchtest wissen, ob Infoniqa Payroll zu deinem Unternehmen passt? In einer kostenlosen Demo lernst Du die wichtigsten Funktionen der Software kennen – live, praxisnah und auf deine Anforderungen abgestimmt. Du siehst direkt, wie sich Infoniqa in deine bestehenden Systeme integrieren lässt und wie intuitiv die Bedienung ist.

Oder Du startest mit einer persönlichen Beratung: Unsere Expert:innen analysieren gemeinsam mit dir deine aktuellen Prozesse und zeigen dir auf, wie Du deine Lohnabrechnung effizienter, sicherer und zukunftsfähig gestalten kannst.

Jetzt Demo anfordern oder Beratung buchen – und den nächsten Schritt zu moderner Lohnabrechnung machen.

Hast Du noch Fragen? Hier findest Du die Antworten:

Welche Lohnsoftware ist die beste für kleine Unternehmen?

Für KMUs mit bis zu 500 Mitarbeitenden ist Infoniqa ideal – dank Skalierbarkeit, lokaler Compliance und fairer Preisstruktur. Infoniqa bietet eine All-in-One-Lösung, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende HR- und ERP-Systeme ermöglicht. Dies sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Infoniqa erleichtert den Einstieg und ermöglicht es auch weniger technikaffinen Nutzer:innen, sich schnell zurechtzufinden. Zudem bietet Infoniqa einen persönlichen Support durch erfahrene Payroll-Expert:innen, die bei Fragen und Problemen zur Seite stehen. Diese Expert:innen unterstützen Unternehmen bei der Implementierung und Nutzung der Software, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Was kostet ein Lohnabrechnungsprogramm?

Das hängt vom Dienstleistungsunternehmen ab. Infoniqa Outsourcing startet bei nur 9 €/CHF je Abrechnung. Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware können je nach Funktionsumfang und Anbieter variieren. Einige Dienstleistungsunternehmen bieten flexible Preismodelle an, die sich an den spezifischen Bedürfnissen und der Größe des Unternehmens orientieren. Es ist wichtig, die verschiedenen Angebote zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten, einschließlich eventueller Zusatzkosten für Schulungen, Support oder Updates. Eine Investition in eine leistungsstarke Lohnsoftware kann langfristig Kosten sparen, indem sie die Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Kann ich die Lohnabrechnung auch komplett auslagern?

Ja! Infoniqa bietet Payroll Outsourcing – Du kümmerst dich um dein Business, wir um die Löhne. Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann eine strategische Entscheidung sein, die es Unternehmen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Expert:innen die komplexen Abrechnungsprozesse übernehmen. Dies bietet nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch die Sicherheit, dass alle Prozesse korrekt und effizient abgewickelt werden. Durch das Outsourcing können Unternehmen Ressourcen sparen und von der Expertise externer Dienstleister:innen profitieren, die stets über die neuesten gesetzlichen Anforderungen und Best Practices informiert sind.

Ist Cloud Payroll sicher?

Infoniqa erfüllt alle DACH-weiten Datenschutzstandards und hostet Daten ausschließlich lokal. Cloud-basierte Lohnabrechnungslösungen bieten eine hohe Flexibilität und ermöglichen den Zugriff auf Daten von überall und zu jeder Zeit. Die Sicherheit der Daten hat dabei oberste Priorität. Infoniqa setzt auf modernste Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsupdates, Verschlüsselungstechnologien und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Daten sicher und konform mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Wie lange dauert die Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware?

In der Regel wenige Wochen – je nach Umfang. Wir begleiten dich eng durch das Onboarding. Die Implementierung einer neuen Lohnsoftware erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Infoniqa bietet einen strukturierten Onboarding-Prozess, der sicherstellt, dass alle Schritte reibungslos ablaufen. Von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden – Infoniqa unterstützt Unternehmen bei jedem Schritt. Eine schnelle und effiziente Einführung ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der neuen Softwarelösung zeitnah zu nutzen und die Lohnabrechnungsprozesse zu optimieren.

HR-Software für den Mittelstand: Vergleich der besten Tools
HR & Payroll

HR-Software für den Mittelstand: Vergleich der besten Tools

Im Mittelstand muss HR vieles gleichzeitig leisten: Abwesenheiten managen, Gehälter abrechnen, Bewerbende verwalten, Kolleg:innen einarbeiten. Und: Je mehr Mitarbeitende das Unternehmen zählt, desto komplexer sind auch die Personalprozesse. Wer hier den Überblick behalten und effizient arbeiten will, kommt an einer digitalen HR-Software nicht vorbei.

5 Min. Lesezeit

Im Mittelstand muss HR vieles gleichzeitig leisten: Abwesenheiten managen, Gehälter abrechnen, Bewerbende verwalten, Kolleg:innen einarbeiten. Und: Je mehr Mitarbeitende das Unternehmen zählt, desto komplexer sind auch die Personalprozesse. Wer hier den Überblick behalten und effizient arbeiten will, kommt an einer digitalen HR-Software nicht vorbei.

In diesem Artikel bekommst du einen kompakten Überblick über die besten HR-Softwarelösungen für den Mittelstand. Wir zeigen dir, welche Tools sich im Vergleich bewähren und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Unsere Ergebnisse des HR-Software-Vergleichs für den Mittelstand auf einen Blick:

  • Suiteify überzeugt als All-in-One-Lösung mit starker Anpassbarkeit, hoher Datensicherheit und umfassendem Funktionsumfang speziell für die DACH-Region.
  • Clockin bietet eine schnelle, einfache Lösung zur Zeiterfassung und Projektorganisation.
  • Sage Lohnabrechnung punktet mit einem intuitiven Abrechnungsassistenten und DATEV-Anbindung – perfekt für die automatisierte Lohnabrechnung.
  • Haufe HR Services digitalisiert administrative HR-Aufgaben wie Zeitwirtschaft oder Onboarding, ideal bei stark operativen Prozessen.
  • Personio richtet sich an wachsende Mittelständler, die skalierbare Prozesse, Talent Management und datenbasierte HR-Entscheidungen wollen.

Lesetipp: Für einen umfassenden HR-Software-Vergleich für unterschiedliche Unternehmensgrößen, schau gerne in unseren Artikel „HR-Software Vergleich: Die führenden Anbieter für digitale Personalverwaltung“.

Was sind HR-Tools?

HR-Tools sind digitale Anwendungen, die personalbezogene Prozesse effizienter, transparenter und sicherer machen. Sie bilden idealerweise sämtliche HR-Prozesse ab – zum Beispiel Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Bewerbermanagement, Onboarding und Personalentwicklung.

Gerade im Mittelstand in Unternehmen zwischen 50 bis 500 Mitarbeitenden schafft HR-Software Strukturen, die mit deinem Unternehmen mitwachsen. Gezielt eingesetzt, reduziert das richtige System manuelle Aufgaben, minimiert Fehler und ermöglicht es dir, HR-Aufgaben und Workflows auch im kleinen Team professionell zu steuern.

Arten von HR-Software im Überblick

HR-Lösungen bilden entweder sämtliche HR-Prozesse ab oder nur einzelne. Zudem unterscheiden sie sich in ihrer Lokalität. Die verschiedenen Arten von HR-Software im Überblick:

  • All-in-One-Lösungen decken mehrere zentrale HR-Bereiche in einer Plattform ab – von der digitalen Personalakte über Recruiting bis zur Lohnabrechnung. Sie eignen sich besonders für mittelständische Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung mit einheitlicher Datenbasis suchen. Beispiele sind Suiteify und Personio.
  • Spezialisierte HR-Tools konzentrieren sich auf einzelne Prozesse wie Bewerbermanagement oder Zeiterfassung. Best-of-Breed-Software ist ideal für Mittelständler, die bereits ein etabliertes System nutzen und gezielt einzelne Bereiche digitalisieren wollen. Beispiele sind Sage Lohnabrechnung (Lohnabrechnung) oder Clockin (Zeiterfassung).
  • Cloud Software ist nicht lokal installiert, das heißt, du kannst jederzeit und von überall auf deine HR-Daten zugreifen. Das erleichtert ortsunabhängiges Arbeiten und reduziert den IT-Aufwand.
  • On-Premise-HR-Software ist lokal auf unternehmenseigenen Servern installiert. Sie bietet volle Datenhoheit und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
__wf_reserved_inherit

7 Kriterien für die Auswahl der richtigen HR-Software für den Mittelstand

Wenn du als mittelständisches Unternehmen in der DACH-Region eine HR-Software suchst, sollte die Lösung neben Funktionen auch technische, rechtliche sowie organisatorische Anforderungen erfüllen. Diese sieben Kriterien stellen sicher, dass die HR-Software zu deinem Unternehmen passt.

1. Funktionsumfang: Welche Funktionen brauchst du wirklich?

Relevante Funktionen einer HR-Software für den Mittelstand sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
  • Bewerbermanagement
  • Onboarding-Prozesse
  • Self-Service-Optionen
  • Reports und Auswertungen

Eine geeignete HR-Software muss nicht zwingend jede der Funktionen enthalten. Hier bewährt sich die Regel „so viel wie nötig“. Prüfe, ob du nur einzelne Module brauchst oder ein Gesamtpaket benötigst. Eine HR-Software, die zu viel oder zu wenig kann, führt schnell zu Frust.

2. Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die HR-Software?

Gerade wenn dein HR-Team klein ist oder nicht aus IT-Expert:innen besteht, muss das System intuitiv bedienbar sein. Prüfe:

  • Gibt es eine klare Menüführung?
  • Ist die Oberfläche logisch aufgebaut?
  • Kann man sich auch ohne Schulung zurechtfinden?

3. Integration: Lässt sich die HR-Software medienbruchfrei in die IT-Landschaft einbetten?

Deine HR-Software sollte keine Insellösung sein. Wichtig ist, dass sie sich mit vorhandenen Tools verbinden lässt, zum Beispiel:

  • ERP-Systeme (zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics)
  • Lohnabrechnungssoftware
  • Zeiterfassungs- oder Zutrittssysteme
  • DATEV-Schnittstellen

4. Datenschutz: Ist die HR-Lösung DSGVO-konform?

Im Personalbereich arbeitest du mit hochsensiblen Daten. Achte auf:

  • Hosting in Deutschland oder der EU
  • Verschlüsselung bei Datenübertragung und Speicherung
  • Rollen- und Rechtevergabe (Wer darf was sehen?)
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

5. Kosten: Welche HR-Software passt zu meinem Budget?

Der Mittelstand braucht verlässliche Kalkulationen. Achte beim Preisvergleich auf folgende Informationen:

  • Sind transparente Preismodelle auf der Webseite ausgeschrieben?
  • Wie staffeln sich die Kosten bei Unternehmenswachstum?
  • Gibt es versteckte Zusatzkosten (Einrichtung, Support, Updates)?
  • Ist eine kostenlose Testphase oder Demo-Version verfügbar?

Wichtig ist aber auch: Am Ende muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Ein günstiger Einstieg nützt dir wenig, wenn die Lösung langfristig teuer wird.

6. Support und Service: An wen kann ich mich wenden?

Ein aktiver Support unterstützt dich bei der Implementierung der HR-Software, aber auch darüber hinaus. Gerade in Ausfallzeiten sollte er schnell erreichbar sein. Das sind Vorteile:

  • Persönliche Ansprechpersonen
  • Erreichbarkeit per Telefon, Mail oder Chat
  • Schulungen oder Onboarding-Support
  • Hilfe-Center, Erklärvideos, FAQ-Bereich

7. Externe Bewertungen: Wie bewerten andere Mittelständler die HR-Software?

Ein Blick auf unabhängige Plattformen wie OMR Reviews oder Trustpilot hilft dir bei der Auswahl der HR-Software weiter. Schaue dir hier vor allem Bewertungen anderer Mittelständler an. Auch Referenzen auf der Webseite bieten oft spannende Einblicke. Das sind interessante Referenzwerte:

  • Anzahl der Bewertungen
  • Durchschnittsbewertung
  • Use Cases und Success Storys
  • Erfahrungsberichte von anderen Mittelständlern
  • Feedback zur Einführung und zum Support
__wf_reserved_inherit

Vergleich der Top 5 HR-Tools 2025 für den Mittelstand

Anhand der oben genannten Kriterien haben wir die Top 5 HR-Tools 2025 für den Mittelstand miteinander verglichen:

Kriterium/ HR-Software Suiteify Clockin Sage Lohnabrechnung Haufe HR Services Personio
Art All-in-One Best of Breed Best of Breed Best of Breed All-in-One
Funktionen HR-Funktionen, Payroll und Finance Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Kundenverwaltung und Reporting Lohnabrechnung inkl. -meldung, digitale Personalakte und Zeiterfassung Administrative Funktionen wie Zeitwirtschaft, digitale Personalakte, Onboarding und Personalplanung Core HR, Talent Management, Mitarbeitererfahrung, Lohnabrechnung und Reporting
Benutzerfreundlichkeit Hoch Hoch Mittel Mittel Hoch
Integration zu gängigen IT-Lösungen Ja Ja Ja Ja Ja
Datenschutz (DSGVO-konform) Ja Ja Ja Ja DSGVO-konform
Kosten Preis auf Anfrage ab 3,99 € pro Mitarbeiter:in im Monat ab 6,50 € pro Mitarbeiter:in im Monat Preis auf Anfrage Individueller Preis auf Anfrage
Produktdemo verfügbar Ja Ja Ja Ja Ja
Externe Bewertungen Trustpilot (3,4): 34 Bewertungen OMR Reviews (4,5): 1 Bewertung Trustpilot (3,9): 49 Bewertungen OMR Reviews: (4,9): 324 Bewertungen Trustpilot (4,1): 18.983 Bewertungen (Bewertungen beziehen sich auf Sage allgemein) OMR Reviews: (4,5): 258 Bewertungen OMR Reviews (4,3): 175 Bewertungen Trustpilot (4,3): 240 Bewertungen OMR Reviews (4,3): 368 Bewertungen

*Informationen im HR-Software-Vergleich für den Mittelstand beziehen sich auf Daten aus dem Juli 2025. Abweichungen können bestehen.

Clockin: Ideal, um Arbeitszeiten zu erfassen (Best of Breed)

Clockin ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Software „Made in Germany“. Sie eignet sich besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen, die manuelle Prozesse durch mobile, digitale Lösungen ersetzen wollen.

Funktionen:

  • Digitale Zeiterfassung per App und Web
  • Projektzeiterfassung und mobile Dokumentation
  • Digitale Personalakte und Mitarbeiterbereich
  • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
  • Digitale Checklisten und Kundenbestätigungen
  • Arbeitspläne und Projektakten
  • Kundenverwaltung und Rechnungsstellung
  • Analysen, Korrekturen und Auswertungen
  • DSGVO- und EuGH-konform

Vorteile:

  • Schneller Einstieg möglich (laut Anbieter in 15 Minuten startklar)
  • Intuitiv bedienbar per App
  • Modularer Aufbau, unterteilt in drei Abomodelle
  • Hosting in Deutschland

Nachteile:

  • Kein vollumfängliches HR-System
  • Einige Funktionen nur in höheren Preismodellen verfügbar

Preis und Konditionen:

  • Digitale Stechuhr: ab 3,99 €/Monat pro Nutzer:in
  • Projektzeiterfassung: ab 6,99 €/Monat pro Nutzer:in
  • Zeiterfassung und Dokumentation: ab 9,99 €/Monat pro Nutzer:in
  • Monatlich kündbar, vergünstigt bei 12- oder 24-Monatslaufzeit
  • Kostenlose Demoversion verfügbar

Sage Lohnabrechnung: Gehaltsabrechnung automatisieren (Best of Breed)

Sage bietet eine cloudbasierte Lösung für gesetzeskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf Sicherheit und Effizienz in Prozessen.

Funktionen:

  • Gesetzeskonforme Lohnabrechnung inkl. KuG und Sofortmeldungen
  • Abrechnungsassistent in 3 Schritten
  • Verwaltung unterschiedlicher Mitarbeitertypen und Entgeltarten
  • Digitale Personalakte und Zeiterfassung
  • Stammdatenprüfung und Dokumentenmanagement
  • Zugriff für Steuerberatung (inkl. DATEV-Export)
  • Mobiler Mitarbeiterzugang
  • Gesetzliche Meldungen inklusive Versand

Vorteile:

  • Intuitiver Abrechnungsassistent spart Zeit und senkt Fehler
  • Steuerberaterzugang und DATEV-Integration erleichtern Zusammenarbeit
  • Cloudbasiert mit „Made in Germany“-Hosting

Nachteile:

  • Support-Hotline nur im kostenpflichtigen Plus-Abo verfügbar
  • Erweiterte Funktionen kostenpflichtig

Preis und Konditionen:

  • Lohnabrechnung: ab 6,50 €/Monat pro Mitarbeiter:in
  • Lohnabrechnung Plus: ab 8,50 €/Monat pro Mitarbeiter:in
  • Kostenlose Demo verfügbar

Haufe HR Services: Administrative HR-Prozesse steuern (Best of Breed)

Haufe HR Services digitalisiert administrative HR-Prozesse für den Mittelstand – von der Personalakte bis zur Zeitwirtschaft.

Funktionen:

  • Digitale Personalakte
  • Arbeitszeiterfassung und Zeitwirtschaft
  • Onboarding und Personaleinsatzplanung
  • Zeugnismanagement
  • HR-Chatbot für Mitarbeiteranfragen
  • HR-Fachwissen und Tools

Vorteile:

  • Hohe Datenschutzstandards und Hosting in Deutschland
  • Ideal für Unternehmen mit stark administrativ geprägten HR-Prozessen
  • Support durch erfahrenes Team via Telefon und E-Mail
  • Einfache Integration dank SaaS-Modell und Single Sign-On

Nachteile:

  • Keine öffentlich einsehbaren Preise
  • Keine integrierte Lohnabrechnung (Extra-Service)

Preise und Konditionen:

  • Preis über individuelle Anfrage
  • Kostenlose Demoversion verfügbar

Personio: Für KMU, speziell stark wachsende Mittelständler (All-in-One)

Personio richtet sich besonders an kleinere und stark wachsende mittelständische Unternehmen, die ihre HR-Prozesse skalierbar, automatisiert und datenbasiert steuern wollen.

Funktionen:

  • Core HR: digitale Personalakte, Abwesenheiten, Dokumente, Organisationsmanagement
  • Talent Management: Recruiting, Bewerbermanagement, Onboarding
  • Mitarbeitererfahrung: Feedback, Umfragen, digitale Workflows
  • Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Export
  • Reporting und Dashboards für datengestützte Entscheidungen

Vorteile:

  • Automatisiert Routineaufgaben
  • Vorkonfigurierte Vorlagen helfen, Workflows schnell einzurichten
  • Hosting innerhalb der EU

Nachteile:

  • Preismodell ist nicht transparent einsehbar
  • Nicht für hochkomplexe Gehaltsabrechnungen geeignet

Preise und Konditionen:

  • Individuelles Angebot basierend auf Unternehmensgröße und Bedarf
  • Verfügbar als Core- oder Core Pro-Paket
  • Kostenlose Demo auf Anfrage

Suiteify: Gesamtpaket für sämtliche HR-Prozesse im Mittelstand (All-in-One)

Suiteify vereint alle zentralen HR-Funktionen in einem System und das für die gesamte DACH-Region. Mittelständische Unternehmen managen so sämtliche HR-Aufgaben an einem Ort und das unter hoher Gesetzeskonformität und mit hoher Usability.

Funktionen:

  • Digitale Personalakte
  • Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
  • Gehaltsabrechnung (inkl. gesetzlicher Meldungen, zum Beispiel ELM 5.0 in der Schweiz)
  • Bewerbermanagement
  • Personalentwicklung und Schulungsmanagement
  • Mobile Apps für Bereiche wie Personalentwicklung, Schulungs- oder Bewerbermanagement

Vorteile:

  • Komplette HR-Suite aus einer Hand
  • Starke Anpassbarkeit für verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen
  • Hohe Daten- und Rechtssicherheit: DSGVO-konform, ISO/IEC 27001:2017-zertifiziert
  • Deutschsprachiger Support und lokale Beratung
  • Cloud- oder On-Premise nutzbar
  • Schnittstellen zu ERP-, Buchhaltungs- und Microsoft-Systemen

Nachteile:

  • Preismodell nicht öffentlich einsehbar (individuelles Angebot)

Preis und Konditionen:

  • Auf Anfrage je nach Unternehmensgröße, Modulauswahl und Infrastruktur
  • Kostenlose Beratung und Live-Demo verfügbar

Best Practice: So nutzen mittelständische Unternehmen HR-Softwarelösungen

Warum mittelständische Unternehmen heute auf Suiteify setzen:

1. August Reichenpfader GmbH

Mit drei Unternehmen in verschiedenen Branchen stand August Reichenpfader vor der Herausforderung, unterschiedliche Kollektivverträge und gesetzliche Vorgaben effizient abzurechnen. Durch den Wechsel zu Suiteify erhielt August Reichenpfader ein skalierbares Servicepaket mit zentraler Abrechnung, branchenspezifischem Fachwissen und deutlich reduziertem internen Aufwand.

Zur Success Story

2. Richter Pharma AG

Der international tätige Pharmabetrieb Richter Pharma suchte eine moderne, wartungsarme Lösung für die Personalabrechnung. Mit Suiteify wurde das bestehende System ausgelagert, gesetzliche Updates automatisiert und interne Prozesse wie Reise- und Fehlzeitenabrechnungen digitalisiert.

Zur Success Story

3. Robert Bosch AG

1.600 Lohn- und Gehaltszettel monatlich – bislang per Post versendet. Durch das Suiteify HR-Portal digitalisierte Bosch die Entgeltverteilung vollständig. Ergebnis: vier eingesparte Manntage pro Monat, mehr Datensicherheit und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Zur Success Story

Fazit: Welche HR-Software-Anbieter eignen sich für den Mittelstand?

Gerade im Mittelstand entscheidet die Wahl der richtigen HR-Software darüber, ob deine Personalabteilung effizient, fehlerfrei und zukunftssicher arbeiten kann. In einem Markt mit wachsendem Wettbewerbsdruck und steigenden Anforderungen im Personalwesen brauchst du digitale Lösungen, die Prozesse vereinfachen, Daten zentral verfügbar machen und dein Team entlasten.

Ob spezialisierte Tools oder All-in-One-Lösungen: Entscheidend ist, dass die Software zu deinem Unternehmen passt und sich flexibel an eure Bedürfnisse anpasst. Anbieter wie Suiteify zeigen, wie moderne Personalsoftware heute aussieht: übersichtlich, datensicher und voll integrierbar in deine bestehende Systemlandschaft. Buche dir heute noch deinen Vertriebscall und lass dich beraten!

FAQ – häufig gestellte Fragen

Welche HR-Software ist die beste für den Mittelstand?

Die beste HR-Software für den Mittelstand ist eine Lösung, die zur Unternehmensgröße, den individuellen Prozessen und rechtlichen Anforderungen passt. Suiteify ist zum Beispiel dank der hohen Datenschutzstandards und der modularen Erweiterbarkeit ideal auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.

Welche Kosten entstehen bei Nutzung eines HR-Tools für den Mittelstand?

Die Kosten für HR-Tools liegen meist zwischen 4 Euro und 10 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat. All-in-One-Systeme oder individuelle Konfigurationen können zusätzliche Einrichtungs- und Servicekosten verursachen.

Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-One-Lösung für den Mittelstand bieten?

Eine gute All-in-One-HR-Lösung sollte digitale Personalakten, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Bewerbermanagement und Weiterbildung abdecken. Wichtig sind auch Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP und DATEV sowie ein intuitives Bedienkonzept.

Was unterscheidet Suiteify von anderen HR-Software-Lösungen?

Suiteify kombiniert alle zentralen HR-Funktionen in einem System und erfüllt länderspezifische Anforderungen in der DACH-Region. Die Software ist modular, hochgradig anpassbar, ISO-zertifiziert und wahlweise in der Cloud oder On-Premise nutzbar.

Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können
HR & Payroll

Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können

Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen für den deutschen Mittelstand. Ein Weg heraus aus der Fachkräftelücke kann die duale Ausbildung sein, sagt Expertin Birgit Schweeberg. Im Videotal "Butter bei die Fische" erläutert sie die Vorzüge der Berufsausbildung und den Weg zum Ausbildungsbetrieb.

5 Min. Lesezeit

Die Suche nach geeignetem Personal gestaltet sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) immer schwieriger. Rund 60 Prozent der Betriebe zählen den Fachkräftemangel inzwischen zu den drei größten Risiken für ihren Geschäftserfolg. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK).

Eine wirkungsvolle Maßnahme gegen die Knappheit an qualifiziertem Personal kann die duale Ausbildung sein, betont Birgit Schweeberg, Bereichsleiterin bei der Handelskammer Hamburg. Nur rund 20 Prozent der KMU in Deutschland bilden jedoch aktuell Fachkräfte-Nachwuchs aus. Das müsse sich ändern, so die Expertin.

Was macht die duale Ausbildung so effektiv?

Birgit Schweeberg beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Ausbildungsthemen und schaut sich auch die Ausbildungssysteme anderer Länder an. Ihrer Einschätzung nach liegt die heimische duale Berufsausbildung im internationalen Vergleich weit vorn. Schweeberg: „Nur in Deutschland sichern die bundesweit geltenden Ausbildungsverordnungen, das Zusammenspiel von Berufsschule und Ausbildungsbetrieb und die Organisation der Ausbildungsverhältnisse durch die lokalen Kammern vor Ort eine überregional hohe und stets vergleichbare Qualität.“

Wie sollten KMU vorgehen, um Ausbildungsbetrieb zu werden?

Zuerst muss jedes Unternehmen intern klären, für welche betrieblichen Aufgaben es Nachwuchs benötigt. Schließlich gibt es in Deutschland zurzeit 324 Ausbildungsberufe – von A wie Änderungsschneider/in bis Z wie Zweiradmechatroniker/in. Dann stellt sich die Frage, ob für eine Ausbildung in den benötigten Tätigkeiten ausreichend eigene fachliche Kompetenz im Betrieb vorhanden ist.

Die Beurteilung der Ausbildungsfähigkeit eines Unternehmens obliegt den IHKs, Handwerkskammern und den Kammern der freien Berufe wie Ärzte und Apotheker. Als „zuständige Stellen“ sind die Kammern Ansprechpartner für alle Fragen rund um ein Ausbildungsverhältnis, vom Vertragsschluss bis zur Abschlussprüfung. Sie helfen und vermitteln auch bei Schwierigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche duale Ausbildung

  1. Kontaktieren Sie die „zuständigen Stellen“. Bei allen Fragen zur beruflichen Ausbildung sind die Kammern (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Kammern der freien Berufe) erste Anlaufstelle für KMU. Informieren Sie sich über Chancen, Voraussetzungen und Regeln der dualen Berufsausbildung.
  2. Machen Sie sich als Ausbildungsbetrieb bekannt. Die Suche nach Auszubildenden wird immer schwieriger. Hilfreich sind neben den üblichen Wegen (Ausbildungsplattformen, -börsen und -messen) auch Kontakte zu Schulen und anderen Bildungseinrichtungen vor Ort. Stellen Sie Ihren Betrieb dort vor und machen Sie potenzielle Auszubildende auf sich aufmerksam.
  3. Betrachten Sie Auszubildende nicht als billige Arbeitskräfte. Wer nur das Gehalt für Fachkräfte einsparen möchte, der ist als Ausbildungsbetrieb auf der falschen Spur. Denn in der Ausbildung sollen Fach- und Persönlichkeitskompetenzen vermittelt und nicht (nur) Hilfsarbeiten erledigt werden.
  4. Nehmen Sie sich für die duale Ausbildung Zeit. Neben der (überschaubaren) Ausbildungsvergütung kostet den Ausbildungsbetrieb eine ordentliche Berufsausbildung vor allem Zeit. Geben Sie Ihren Ausbildungsbetreuern diese Zeit. Nur dann kann ein vernünftiges Ausbildungsergebnis erzielt werden. Die Ausbilder im Betrieb sollten ihre Ausbildungskompetenz im besten Fall durch eine Prüfung gemäß Ausbildereignungsverordnung (AEVO) nachweisen.
  5. Sehen Sie das Berichtsheft als notwendig an – nicht als „Übel“. Auch wenn es etwas bürokratisch erscheint – das ordentliche Führen des Berichtshefts ist eine wichtige Angelegenheit. Es dient der Selbstkontrolle von Betrieb und Auszubildenden über die Vermittlung der vereinbarten Ausbildungsinhalte. Zugleich ist es Teil der Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Unterstützen Sie Ihre Azubis daher beim Führen des Berichtshefts.
Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele
HR & Payroll

Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele

Wenn schon Assessment Center, dann richtig! Aber: Worauf achte ich als Arbeitgeber?

5 Min. Lesezeit

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

  • wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
  • ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
  • ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
  • und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

  • Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
  • Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
  • Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
  • Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
  • Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

  • Wie denkt ein Kandidat?
  • Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
  • Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
  • Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
  • Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
  • Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
  • Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
  • Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021
Branchen

SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021

Die SOKA-BAU hat im Rahmen der Anpassung des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren zum 01. April 2021 eine neue monatliche Beitragspauschale in Höhe von 18 Euro für Angestellte eingeführt. Diese bundesweit einheitliche Pauschale dient der Finanzierung der Berufsausbildung in der Bauwirtschaft. Sie soll die Ausbildungskapazitäten sichern und damit langfristig dem Fachkräftemangel in der Branche entgegenwirken.

5 Min. Lesezeit

Für welche Arbeitnehmer ist die Beitragspauschale zu zahlen?

Die Beitragspauschale ist für alle technischen und kaufmännischen Angestellten sowie für nicht-gewerbliche Poliere mit einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis nach SGB VI zu entrichten.

Nicht zu zahlen ist die Pauschale für:

  • kaufmännische geringfügig Beschäftigte (§ 8 SGB IV)
  • ruhende Arbeitsverhältnisse (z. B. Elternzeit, Pflegezeit)
  • ngestellte in Dienstpflicht (z. B. freiwilliger Wehrdienst, Bundesfreiwilligendienst)
  • Auszubildende

Höhe der Beitragspauschale

  • Monatspauschale: 18,00 € bei durchgehendem Beschäftigungsverhältnis
  • Tagespauschale: 0,90 € je Beschäftigungstag (maximal 18,00 € pro Monat)

Diese Regelung stellt sicher, dass auch Teilmonate fair abgerechnet werden.

Zeitpunkt und Zahlungsfälligkeit

Die Beitragspauschale fällt erstmals ab April 2021 an. Aufgrund der Allgemeinverbindlicherklärung (AVE) des VTV ist sie für die Abrechnungsmonate April, Mai und Juni 2021 jedoch erst zum 28. August 2021 fällig. Säumniszuschläge erhebt die SOKA-BAU bis zu diesem Termin nicht.

Ab Juli 2021 ist die Pauschale dann regelmäßig zum 28. des Folgemonats zu entrichten.

Vorzeitige Zahlung – was passiert?

Zahlt ein Betrieb die Beitragspauschale vor Fälligkeit (28.08.2021), wird der Betrag von SOKA-BAU vorerst einbehalten und automatisch zugeordnet.

  • Betriebe ohne Angestellte oder zu hohe Beträge werden automatisch erstattet.
  • Unternehmen können zu viel gezahlte Beiträge selbst zurückfordern.