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Personalmanagement

Personalarbeit im Mittelstand – von der Einstellung bis zur Entwicklung, mit praktischem Blick auf den Alltag.

Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können
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Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können

Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen für den deutschen Mittelstand. Ein Weg heraus aus der Fachkräftelücke kann die duale Ausbildung sein, sagt Expertin Birgit Schweeberg. Im Videotal "Butter bei die Fische" erläutert sie die Vorzüge der Berufsausbildung und den Weg zum Ausbildungsbetrieb.

5 Min. Lesezeit

Die Suche nach geeignetem Personal gestaltet sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) immer schwieriger. Rund 60 Prozent der Betriebe zählen den Fachkräftemangel inzwischen zu den drei größten Risiken für ihren Geschäftserfolg. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK).

Eine wirkungsvolle Maßnahme gegen die Knappheit an qualifiziertem Personal kann die duale Ausbildung sein, betont Birgit Schweeberg, Bereichsleiterin bei der Handelskammer Hamburg. Nur rund 20 Prozent der KMU in Deutschland bilden jedoch aktuell Fachkräfte-Nachwuchs aus. Das müsse sich ändern, so die Expertin.

Was macht die duale Ausbildung so effektiv?

Birgit Schweeberg beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Ausbildungsthemen und schaut sich auch die Ausbildungssysteme anderer Länder an. Ihrer Einschätzung nach liegt die heimische duale Berufsausbildung im internationalen Vergleich weit vorn. Schweeberg: „Nur in Deutschland sichern die bundesweit geltenden Ausbildungsverordnungen, das Zusammenspiel von Berufsschule und Ausbildungsbetrieb und die Organisation der Ausbildungsverhältnisse durch die lokalen Kammern vor Ort eine überregional hohe und stets vergleichbare Qualität.“

Wie sollten KMU vorgehen, um Ausbildungsbetrieb zu werden?

Zuerst muss jedes Unternehmen intern klären, für welche betrieblichen Aufgaben es Nachwuchs benötigt. Schließlich gibt es in Deutschland zurzeit 324 Ausbildungsberufe – von A wie Änderungsschneider/in bis Z wie Zweiradmechatroniker/in. Dann stellt sich die Frage, ob für eine Ausbildung in den benötigten Tätigkeiten ausreichend eigene fachliche Kompetenz im Betrieb vorhanden ist.

Die Beurteilung der Ausbildungsfähigkeit eines Unternehmens obliegt den IHKs, Handwerkskammern und den Kammern der freien Berufe wie Ärzte und Apotheker. Als „zuständige Stellen“ sind die Kammern Ansprechpartner für alle Fragen rund um ein Ausbildungsverhältnis, vom Vertragsschluss bis zur Abschlussprüfung. Sie helfen und vermitteln auch bei Schwierigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche duale Ausbildung

  1. Kontaktieren Sie die „zuständigen Stellen“. Bei allen Fragen zur beruflichen Ausbildung sind die Kammern (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Kammern der freien Berufe) erste Anlaufstelle für KMU. Informieren Sie sich über Chancen, Voraussetzungen und Regeln der dualen Berufsausbildung.
  2. Machen Sie sich als Ausbildungsbetrieb bekannt. Die Suche nach Auszubildenden wird immer schwieriger. Hilfreich sind neben den üblichen Wegen (Ausbildungsplattformen, -börsen und -messen) auch Kontakte zu Schulen und anderen Bildungseinrichtungen vor Ort. Stellen Sie Ihren Betrieb dort vor und machen Sie potenzielle Auszubildende auf sich aufmerksam.
  3. Betrachten Sie Auszubildende nicht als billige Arbeitskräfte. Wer nur das Gehalt für Fachkräfte einsparen möchte, der ist als Ausbildungsbetrieb auf der falschen Spur. Denn in der Ausbildung sollen Fach- und Persönlichkeitskompetenzen vermittelt und nicht (nur) Hilfsarbeiten erledigt werden.
  4. Nehmen Sie sich für die duale Ausbildung Zeit. Neben der (überschaubaren) Ausbildungsvergütung kostet den Ausbildungsbetrieb eine ordentliche Berufsausbildung vor allem Zeit. Geben Sie Ihren Ausbildungsbetreuern diese Zeit. Nur dann kann ein vernünftiges Ausbildungsergebnis erzielt werden. Die Ausbilder im Betrieb sollten ihre Ausbildungskompetenz im besten Fall durch eine Prüfung gemäß Ausbildereignungsverordnung (AEVO) nachweisen.
  5. Sehen Sie das Berichtsheft als notwendig an – nicht als „Übel“. Auch wenn es etwas bürokratisch erscheint – das ordentliche Führen des Berichtshefts ist eine wichtige Angelegenheit. Es dient der Selbstkontrolle von Betrieb und Auszubildenden über die Vermittlung der vereinbarten Ausbildungsinhalte. Zugleich ist es Teil der Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Unterstützen Sie Ihre Azubis daher beim Führen des Berichtshefts.
Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele
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Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele

Wenn schon Assessment Center, dann richtig! Aber: Worauf achte ich als Arbeitgeber?

5 Min. Lesezeit

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

  • wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
  • ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
  • ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
  • und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

  • Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
  • Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
  • Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
  • Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
  • Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

  • Wie denkt ein Kandidat?
  • Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
  • Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
  • Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
  • Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
  • Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
  • Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
  • Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021
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SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021

Die SOKA-BAU hat im Rahmen der Anpassung des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren zum 01. April 2021 eine neue monatliche Beitragspauschale in Höhe von 18 Euro für Angestellte eingeführt. Diese bundesweit einheitliche Pauschale dient der Finanzierung der Berufsausbildung in der Bauwirtschaft. Sie soll die Ausbildungskapazitäten sichern und damit langfristig dem Fachkräftemangel in der Branche entgegenwirken.

5 Min. Lesezeit

Für welche Arbeitnehmer ist die Beitragspauschale zu zahlen?

Die Beitragspauschale ist für alle technischen und kaufmännischen Angestellten sowie für nicht-gewerbliche Poliere mit einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis nach SGB VI zu entrichten.

Nicht zu zahlen ist die Pauschale für:

  • kaufmännische geringfügig Beschäftigte (§ 8 SGB IV)
  • ruhende Arbeitsverhältnisse (z. B. Elternzeit, Pflegezeit)
  • ngestellte in Dienstpflicht (z. B. freiwilliger Wehrdienst, Bundesfreiwilligendienst)
  • Auszubildende

Höhe der Beitragspauschale

  • Monatspauschale: 18,00 € bei durchgehendem Beschäftigungsverhältnis
  • Tagespauschale: 0,90 € je Beschäftigungstag (maximal 18,00 € pro Monat)

Diese Regelung stellt sicher, dass auch Teilmonate fair abgerechnet werden.

Zeitpunkt und Zahlungsfälligkeit

Die Beitragspauschale fällt erstmals ab April 2021 an. Aufgrund der Allgemeinverbindlicherklärung (AVE) des VTV ist sie für die Abrechnungsmonate April, Mai und Juni 2021 jedoch erst zum 28. August 2021 fällig. Säumniszuschläge erhebt die SOKA-BAU bis zu diesem Termin nicht.

Ab Juli 2021 ist die Pauschale dann regelmäßig zum 28. des Folgemonats zu entrichten.

Vorzeitige Zahlung – was passiert?

Zahlt ein Betrieb die Beitragspauschale vor Fälligkeit (28.08.2021), wird der Betrag von SOKA-BAU vorerst einbehalten und automatisch zugeordnet.

  • Betriebe ohne Angestellte oder zu hohe Beträge werden automatisch erstattet.
  • Unternehmen können zu viel gezahlte Beiträge selbst zurückfordern.
Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert
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Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Betriebssportgruppe, hauseigenes Fitnesscenter, ausgewogene Ernährungsangebote in der Firmenkantine: Beim Thema betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) schöpfen insbesondere große Unternehmen aus dem Vollen. Aber lohnt es sich auch für kleine oder mittlere Unternehmen (KMU), sich mit BGM auseinanderzusetzen? Kann man auch mit weniger Mitteln etwas bewegen? Die Antwort lautet: ja!

5 Min. Lesezeit

Gesunde, leistungsstarke und motivierte Mitarbeitende sind eine elementare Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens. Betriebliches Gesundheitsmanagement verfolgt daher zum einen das Ziel, die Arbeitsumwelt und die Organisation gesundheitsförderlich zu gestalten. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von Verhältnisprävention.  Zum anderen geht es beim BGM darum, die Mitarbeitenden zu einem gesundheitsförderlichen Verhalten zu befähigen (Verhaltensprävention).

Grundlage des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist die gesetzliche Verpflichtung zum Arbeits- und Gesundheitsschutz (ArbSchG) sowie zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Die dritte Säule des BGM bilden freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung.

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

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Ausgewogene und gesunde Ernährung ist nur einer von vielen Aspekten des betrieblichen Gesundheitsmanagements

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

Wer profitiert von betrieblicher Gesundheitsförderung?

Von der Investition in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden profitieren beide Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

  • Zahlreiche Studien und Best-Practice-Beispiele belegen, dass betriebliches Gesundheitsmanagement die Motivation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten nachhaltig steigert.
  • Gesunde Mitarbeitende sind nachgewiesenermaßen ausgeglichener und zufriedener als kranke oder gesundheitlich beeinträchtigte Mitarbeiter – sie können ihre Arbeit daher besser erledigen.
  • Gerade auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und einer alternden Belegschaft ist der Erhalt der Arbeits- und Leistungsfähigkeit von nicht zu unterschätzender Bedeutung. Durch betriebliches Gesundheitsmanagement lassen sich krankheitsbedingte Fehlzeiten und das Risiko von Arbeitsunfällen verringern, was wiederum die Kosten senkt.
  • Gesundheitsfördernde bzw. -erhaltende Maßnahmen tragen außerdem zur Identifikation mit dem Unternehmen und zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität nach innen (Mitarbeiterbindung) und außen (Gewinnung neuer Mitarbeitender) bei. BGM stärkt insofern auch die Arbeitgebermarke (Employer Branding).

Es gibt also auch für kleine und mittlere Unternehmen viele gute Gründe, in die Gesundheit der Mitarbeitenden zu investieren und ein betriebliches Gesundheitsmanagement zu etablieren.

So gelingt KMU der Einstieg

Eine organisierte betriebliche Gesundheitsförderung findet man bislang vorwiegend in größeren Unternehmen. Dort ist meist ein eigener Bereich für das betriebliche Gesundheitsmanagement verantwortlich, der über ein entsprechendes Budget verfügt. Kleineren Unternehmen stehen solche Mittel in der Regel nicht zur Verfügung – aber das ist auch gar nicht erforderlich.

Auch mit schmalerem Budget und geringeren personellen Ressourcen lässt sich in Sachen betriebliches Gesundheitsmanagement viel bewegen – unabhängig von Firmengröße und Branche.

Studien belegen: Jeder investierte Euro zahlt sich mehrfach aus. KMU haben zudem entscheidende Vorteile gegenüber Großunternehmen: Entscheidungen können oftmals unbürokratischer und schneller getroffen werden, die Kommunikationswege sind kurz und der direkte Draht zu den Arbeitnehmern erleichtert die Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Tipps zur Einführung eines BGM

Holen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte ins Boot.

Ihre Beteiligung ist grundlegend für ein bedarfsgerechtes Vorgehen und schafft zudem Akzeptanz. Diskutieren Sie – beispielsweise im Rahmen von Workshops – die Ziele und den Nutzen von betrieblichem Gesundheitsmanagement und ermitteln Sie den konkreten Bedarf in Ihrem Unternehmen.

Suchen Sie sich einen Kooperationspartner, der Sie bei der Einführung eines BGM unterstützt.

Hier sei insbesondere auf die gesetzlichen Krankenkassen verwiesen, die Firmen in gemeinsamen regionalen Koordinierungsstellen zur betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) beraten und unterstützen. Sie stehen Ihnen mit ihrer Expertise zur Verfügung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen passende Lösungen. Die Erstberatung ist dabei kostenlos. Ansprechpartner und weitere Informationen finden Sie auf der Website der BGF-Koordinierungsstelle.

Kooperieren Sie auch nach der Einführung eines BGM mit den Krankenkassen.

Die Kassen unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung von konkreten Maßnahmen und beteiligen sich oft auch an den Kosten der Maßnahmen.

Als Mittelständler mit rund 170 Mitarbeitenden können wir kleine und mittlere Unternehmen aufgrund unserer eigenen Erfahrungen mit BGM nur ermutigen, ebenfalls den Sprung ins kalte Wasser zu wagen. Wir haben unser betriebliches Gesundheitsmanagement im Jahr 2008 mit der Gründung eines Gesundheitszirkels (GZ) eingeführt. Besonders wichtig war und ist uns dabei, gesundheitsfördernde Maßnahmen nicht vom grünen Tisch aus zu planen, sondern die Beschäftigten auf breiter Basis einzubeziehen. Daher wirken in unserem Gesundheitszirkel Kolleginnen und Kollegen aus mehreren Unternehmensbereichen mit.

Der GZ hat ein Gesundheitskonzept entwickelt mit dem Ziel, die Kolleginnen und Kollegen bei der Erhaltung bzw. Förderung der Gesundheit aktiv zu unterstützen. Zum Start fand unternehmensintern ein sogenannter Gesundheitstag statt. Hierzu hatte der Gesundheitszirkel mit Unterstützung der Mitarbeitenden zu einem firmenweiten Brunch eingeladen. Zusätzlich waren zwei externe Ernährungsberater sowie ein Team von Physio- und Sporttherapeuten eines angrenzenden Gesundheitszentrums anwesend.

Die Mitarbeitenden hatten beim Gesundheitstag die Möglichkeit, in Schnupperkursen Angebote wie Thai Chi, progressive Muskelentspannung oder eine Rückenschule kennenzulernen. Anschließend konnten die Teilnehmenden ihr Feedback abgeben; hierauf aufbauend plante der GZ die weiteren Aktivitäten. Parallel dazu gingen wir frühzeitig eine Kooperationspartnerschaft mit einer Krankenkasse ein, die uns bei der Planung und Umsetzung ganz unterschiedlicher Maßnahmen zur Gesundheitsförderung unterstützt.

Fazit nach zwölf Jahren BGM

Die regelmäßigen Angebote des Gesundheitszirkels sind ein fester und gut angenommener Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden. Sie haben das Gesundheitsbewusstsein vieler Kolleginnen und Kollegen positiv beeinflusst – und ein gesunder Lebensstil sowie gesunde Arbeitsbedingungen können ja wahrlich nicht schaden.

Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick
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Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick

Arbeitgeber unterliegen zahlreichen Pflichten – eine davon ist die Aufbewahrung von Personalakten über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Was es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für Personalakten zu beachten gilt.

5 Min. Lesezeit

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden. Die Aufbewahrung dient dem Zweck, Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abzusichern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss der Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform archivieren – doch für wie lange eigentlich? Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Aufbewahrungspflichten für Personalakten gelten und welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Innerhalb der Dreijahresfrist können Ex-Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Schadenersatzansprüche stellen. Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind.

Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuerrechtlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente einer Personalakte gehen deutlich über die dreijährige Regelverjährung hinaus.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Arbeitgeber dem Finanzamt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten ermöglichen. Hierzu sind im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten für Personalakten festgehalten (§ 41 EStG):

  • Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte daher immer geprüft werden, ob sie steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen enthält.

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Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Auch im Sozialversicherungsrecht finden sich Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente einer Personalakte:

  • Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) müssen Arbeitgeber Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer geleistete Entgelt fünf Jahre lang aufbewahren (§ 165 SGB VII).
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, müssen sechs Jahre lang zugänglich sein. Diese Sechsjahresfrist gilt, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf dieses Zeitraums in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Frist kann bis zu 30 Jahre betragen.

Bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten den Datenschutz beachten

Unternehmen müssen die Personalakten ihrer Beschäftigten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgfältig aufbewahren und personenbezogene Informationen vor unerlaubtem Zugriff schützen. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber außerdem dazu, bei der Erhebung personenbezogener Daten den Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Das bedeutet:

Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung nicht mehr gebraucht, muss der Arbeitgeber sie löschen. Das betrifft nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Personaldaten, die nicht aufgrund gesetzlich festgelegter Aufbewahrungsfristen vorzuhalten sind.

Bei der Vernichtung von Personaldaten sollten Arbeitgeber nach der DIN 66399 vorgehen. Sie enthält Richtlinien für die zuverlässige Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.

Digitale Personalakte – alle Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Arbeitgeber, die Personalakten noch in Papierform aufbewahren, müssen den Ablauf von Aufbewahrungsfristen allein aufgrund der begrenzten räumlichen Kapazitäten regelmäßig kontrollieren – andernfalls würde das Archiv aus allen Nähten platzen.

Ein manueller Check der unterschiedlichen Fristen für Papierdokumente in der Personalakte erfordert jedoch viel Zeit und Geduld: Schadenersatzansprüche, Steuerprüfungen, Versorgungsansprüche – zur Prüfung der Aufbewahrungsfrist ist jedes Dokument aus dem Archiv zu holen und jeder Sachverhalt zu betrachten.

Der Einsatz einer digitalen Personalakte senkt den Verwaltungsaufwand. Mit der elektronischen Lösung lassen sich aufbewahrungspflichtige Personalunterlagen effizient archivieren und übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert es den Benutzern, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Zudem benötigt eine digitale Personalakte keine Archivstellfläche.

Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen
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Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Payroller sorgen mit der Personalabrechnung nicht nur für pünktliche Gehälter, sondern haben auch die Einhaltung von Fristen und Gesetzen im Blick. Warum die Personalabrechnung als tragende Säule im Betrieb viel zu oft unterbewertet wird.

5 Min. Lesezeit

Welche Aufgaben hat die Personalabrechnung?

Personalabrechnung wird als Bezeichnung sehr unterschiedlich genutzt. Das kann leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen. Was ist also unter Personalabrechnung zu verstehen?  

Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung umfasst sie die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.

Die Aufgaben der Personalabrechnung sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
  • Überweisen der Löhne und Gehälter
  • Schnittstelle zur Hauptbuchhaltung und Übergabe der gezahlten Löhne und Gehälter
  • Stammdaten der Mitarbeiter erstellen und pflegen, z. B. bei Eintritt oder Austritt
  • Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen
  • Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlungen beantragen

Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.

Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?

Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Personalabrechnern oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt.

Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.

Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:

  • Zeitwirtschaft
  • Saisonarbeit
  • Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
  • Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
  • Das Abrechnen von Weiterbildungen
  • u. v. m.

So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.

Warum Personalcontrolling in KMU so wichtig ist
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Warum Personalcontrolling in KMU so wichtig ist

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vernachlässigen das Controlling im Bereich Human Resources (HR). Der HR-Experte Rudolf Kast rät dazu, das zu ändern und ein effektives Personalcontrolling in KMU aufzubauen.

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Welche Defizite sehen Sie beim Personalcontrolling in KMU?

Rudolf Kast: Der Anteil der kleinen und mittleren Unternehmen mit Personalcontrolling ist meines Erachtens sehr gering. Allerdings gilt es hier, eine Begriffsklärung vorzunehmen. Die Aufgaben des Personalcontrollings sind je nach Unternehmen unterschiedlich gestaltet und davon abhängig, wie es im Unternehmen gesehen wird.

Als Minimalfunktion ist die Berichterstattung zu nennen. Häufig wird in diesen Berichten kein Soll-Ist-Abgleich dargestellt, sondern es wird lediglich der Ist-Stand strukturiert aufgezeigt. Hierzu gehören Zahlen wie Personalstand, Fluktuationsrate und Einstellungen – ferner Informationen zu den Mitarbeitern, wie die Anzahl der leitenden Angestellten und Tarifangestellten, Durchschnittsalter oder Betriebszugehörigkeit. Dieses reine Personalreporting wird in nahezu allen KMU praktiziert.

Unter Personalcontrolling ist indes die Herstellung der Transparenz über personalwirtschaftliche Wirkungszusammenhänge zu verstehen, also zum Beispiel die Analyse von Gehaltsstrukturen oder die Kosten- und Leistungstransparenz von personalwirtschaftlichen Prozessen. Dies finden wir nur in wenigen KMU.

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Warum behandeln kleinere Unternehmen das Personalcontrolling oft so stiefmütterlich?

Kast: Das Personalgeschäft im immer schwieriger werdenden Arbeitsmarkt erfordert alle Kapazitäten für Entgeltabrechnung, Personalmarketing und Rekrutierung. Viele Personalabteilungen sind mit dem Tagesgeschäft und den Extraarbeiten wegen gesetzlicher und sozialversicherungsrechtlicher Änderungen an der Grenze der Belastbarkeit angekommen. Es fehlt ihnen schlichtweg die Zeit. Die Personalabteilungen in KMU werden Personalcontrolling daher nur dann leisten, wenn sie es im Rahmen eines generell bestehenden Controllingsystems leisten müssen.

Ferner müssen sie einen Nutzen in der Einführung eines Personalcontrollings sehen. Dies hängt davon ab, welche Bedeutung der Personalarbeit für den Unternehmenserfolg beigemessen wird. Hat die Personalfunktion in einem Unternehmen keinen großen Stellenwert, wird der Stelleninhaber nur das Notwendige tun. Natürlich kann man argumentieren, dies wäre doch gerade die Chance, um über Aufwand-Nutzen-Relationen personalwirtschaftlicher Konzepte den Nutzen von Personalcontrolling zu verdeutlichen, aber diese Kreativität und auch die Managementhaltung ist vielen Funktionsträgern im Personalwesen fremd.

Erschwerend kommt hinzu, dass in den wenigsten KMU eine Personalstrategie existiert. Fehlt es an einer Personalstrategie, werden wir auch keine daraus abgeleiteten Ziele mit Aktionen und messbaren Ergebnissen vorfinden. Die Grundlagen für wirksames Personalcontrolling sind somit schon im Ansatz nicht vorhanden.

Inwieweit unterstützt Personalcontrolling die Personalarbeit?

Kast: Grundsätzlich kann Personalcontrolling zur Steigerung der Effizienz und der Effektivität des Personals und der Personalarbeit eingesetzt werden. Beim faktororientierten Personalcontrolling geht es um die Optimierung des Einsatzes von Beschäftigten. Themen, die hierbei analysiert werden, sind zum Beispiel Personalstrukturdaten (Gehaltsstrukturen, soziodemografische Daten), personelle Stabilität (Betriebszugehörigkeit, Fluktuation), Kosten für personalwirtschaftliche Sondermaßnahmen (z. B. Weihnachtsgeld) und Personaleinsatz (Arbeitszeiten).

Im prozessorientierten Personalcontrolling untersucht die Personalabteilung die Indikatoren oder Leistungskennziffern, die die Leistung des HR-Bereichs messen. Beispiele sind die Betreuungszahlen pro Mitarbeiter, die Anzahl von Entgeltabrechnungen pro Entgeltabrechner, die Durchlaufzeiten für die Stellenbesetzungen und die Preise für die Leistungen der Personalabteilung. Mit solchen Kennzahlen kann der Personalbereich seine Leistungsfähigkeit auch im Vergleich zu existierenden Zahlen aus dem Markt unter Beweis stellen.

Und welchen Beitrag leistet das Personalcontrolling in KMU zum Unternehmenserfolg?

Kast: Der Nutzen für das Unternehmen lässt sich am Beispiel der Weiterbildung verdeutlichen: Weiterbildung soll die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sichern und die Entwicklung und Anpassung neuer Technologien ermöglichen. Sie ist aber nur dann erfolgreich, wenn sie bedarfsgerecht durchgeführt wird. Mithilfe von Bildungscontrolling lässt sich der Nutzen der erworbenen Kenntnisse für die Arbeit der Mitarbeiter und ihre Produktivität aufzeigen.

Umfangreiche Controllingsysteme, wie es sie in Konzernen gibt, sind für die meisten kleineren Firmen eine Nummer zu groß. Wie lässt sich dennoch ein wirksames Personalcontrolling in KMU einführen?

Kast: Die Personalabteilungen kleinerer Firmen sind gut beraten, die Strategieziele des Unternehmens auf die Personalarbeit herunterzubrechen und mit Bezug darauf ein Personalcontrolling aufzubauen. Die Ausgestaltung hängt von der Zielsetzung ab. Liegt der Schwerpunkt beispielsweise auf der schnellen Rekrutierung von Bewerbern für einen neuen Geschäftsbereich, tut der Personalbereich gut daran, die Zeitdauer von der Ausschreibung bis zur Stellenbesetzung zu erfassen.

Für das Personalreporting lässt sich die Datenmenge aus der Entgeltabrechnung nutzen. Aktuelle Daten zu Personalaufwand, Mitarbeiteranzahl und Mitarbeiteraufschlüsselung (z.B. nach Funktionsgruppen oder Kosten je Mitarbeiter) lassen sich dabei mit dem Vorjahr vergleichen.

Interessant wird es, wenn Unternehmen strategisch abgeleitete Kennzahlensysteme nutzen, um damit die Erfüllung ihrer Ziele aus der Strategie heraus zu überprüfen. Die Personalabteilung kann ihren Nutzen für das Unternehmen verdeutlichen, indem sie beispielsweise transparent macht, wie viele der intern entwickelten Talente in den letzten Jahren durch Personalentwicklungsmaßnahmen zu welchen Kosten in Führungs-, Fach- und Projektleitungspositionen entwickelt wurden. Dies bringt im Erfolgsfall jede Unternehmensleitung dazu, die Arbeit ihrer Personalabteilung wertzuschätzen und entsprechende Mittel weiter zu genehmigen.

Welche Personalkennzahlen sind denn überhaupt wichtig?

Kast: Dies sollte das Unternehmen gemeinsam mit dem Personalbereich aufgrund der firmenspezifischen Lage klären. Neben den bereits erwähnten Grundlagen des Personalreportings sollten auf jeden Fall die Risiken ermittelt werden, die dem Unternehmen vom Markt her begegnen.

Besteht zum Beispiel ein Anpassungsrisiko, weil die Beschäftigten nicht ausreichend qualifiziert für neue Technologie sind, ist dies zu ermitteln. Benötigt das Unternehmen aufgrund eines Firmenkaufs wichtige Know-how-Träger, muss das Engpassrisiko geprüft werden: Wie lange können wichtige Positionen unbesetzt bleiben, ohne dass es zu massiven Projektverzögerungen kommt? Hier gibt es keine generelle Empfehlung.

Wichtig ist, dass es eine aus der Unternehmensstrategie heraus abgeleitete Personalstrategie wenigstens in Ansätzen gibt und diese strategischen Ziele auch in der Umsetzung gemessen werden. Dies erhöht den Stellenwert und die Akzeptanz der Personalfunktion.

Effizientes Seminarmanagement – Weiterbildung smart planen
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Effizientes Seminarmanagement – Weiterbildung smart planen

Die Qualifizierung der Mitarbeitenden durch Weiterbildung ist für kleine und mittlere Unternehmen wichtiger denn je. Software für das Seminarmanagement unterstützt Personalabteilungen bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Seminaren und anderen Veranstaltungsformaten.

5 Min. Lesezeit

Früher umwarben Jobsuchende die Unternehmen, heute ist es häufig umgekehrt: Arbeitgeber müssen um die Gunst von Fachkräften werben. Den Bewerbenden und Beschäftigten geht es, wie Studien zeigen, dabei nicht mehr nur um Gehalt und Status, sondern um hohe Arbeitszufriedenheit durch sinnstiftende Tätigkeiten und die Möglichkeit zum kontinuierlichen Wissensaufbau.

Zielgerichtete Weiterbildung erfordert Seminarmanagement

Gerade kleine und mittelständische Arbeitgeber sind angesichts des teilweise knappen Fachkräfteangebots gut beraten, attraktive Weiterbildungsangebote bereitzustellen. Dadurch erleichtern sie das Recruiting neuer Fachkräfte und binden gleichzeitig leistungsstarke und potenzialreiche Beschäftigte ans Unternehmen.

Es reicht jedoch nicht, nur das Budget für Weiterbildung zu erhöhen und Mitarbeitende zu Seminaren zu schicken. Damit die Aufwendungen die gewünschten Effekte erzielen, ist ein systematisches Seminarmanagement erforderlich.

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Bildungsmanagement mit Excel und Co. ist meist aufwendig und ungenau

Viele Arbeitgeber planen Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Beschäftigten bislang mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel. Dies erfordert jedoch eine aufwendige doppelte Datenhaltung von Personalstammdaten, weil das externe Programm nicht mit der Software für die Personalverwaltung/-abrechnung verknüpft ist.

Darüber hinaus lässt sich der Planungsverlauf einer Weiterbildungsmaßnahme mit Excel und Co. nur schwer abbilden. Und notwendige Informationen, etwa zu externen Seminarveranstaltern und ihrem Angebot, sind meistens nicht im System hinterlegt, sondern müssen an anderer Stelle recherchiert werden.

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Besser: Ein in die HR-Software integriertes Seminarmanagement

Eine in die HR-Software integrierte Seminarmanagement-Lösung reduziert den Planungs- und Organisationsaufwand deutlich. Sie ermöglicht:

  • Schnelle Auswahl passender Schulungen und Veranstalter
  • Einfache Termin- und Ortsplanung inklusive Kostenkalkulation
  • Definition von Seminaren nach Themen mit allen relevanten Details (Veranstalter, Lehrende, Ort, Zeitplan, Zielgruppe)
  • Gezielte Teilnehmendenauswahl per Einzelauswahl oder Zielgruppenfilter
  • Automatische Wartelistenfunktion für verhinderte Teilnehmende
  • Zentrale Datenhaltung aller Informationen in einem System

Der Vorteil: Alle relevanten Informationen sind gebündelt, was Zeit spart, Kosten senkt und das Bildungsmanagement optimiert. So verbessert integriertes Seminarmanagement nachhaltig Recruiting-Erfolge und die Bindung von Mitarbeitenden.

Wellbeing am Arbeitsplatz: Die wichtigsten Trends 2025
HR & Payroll

Wellbeing am Arbeitsplatz: Die wichtigsten Trends 2025

Die Zukunft der Arbeit wird stark von der digitalen Transformation beeinflusst. Bis 2025 werden sich wichtige Trends entwickeln, die den Arbeitsplatz verändern.

5 Min. Lesezeit

Die Zukunft der Arbeit wird stark von der digitalen Transformation beeinflusst. Diese Veränderung ändert, wie wir arbeiten und wie gut wir uns fühlen. Arbeitnehmende sollten gezielt nach Arbeitgebern suchen, die Werte wie Nachhaltigkeit und gesellschaftlichen Mehrwert fördern, um ihre Lebensqualität und berufliche Zufriedenheit zu steigern. Bis 2025 werden sich wichtige Trends entwickeln, die den Arbeitsplatz verändern.

Unternehmen, die sich auf diese Veränderungen vorbereiten, können ihre Produktivität steigern. Sie können auch das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter verbessern. Dazu gehören Remote-Arbeit, Work-Life-Balance, kontinuierliche Weiterbildung und eine gesunde Arbeitsumgebung.

Takeaways

  • Digitale Transformation prägt die Zukunft der Arbeit
  • Flexible Arbeitsmodelle und Remote-Arbeit gewinnen an Bedeutung
  • Mitarbeiterwohlbefinden rückt in den Fokus
  • Work-Life-Balance und Gesundheitsförderung als Schlüsselfaktoren
  • Kontinuierliche Weiterbildung sichert Wettbewerbsfähigkeit

Remote-Arbeit als neuer Standard

Die Arbeitswelt verändert sich schnell. Remote-Arbeit wird immer beliebter. Viele Firmen bieten die Möglichkeit, von Zuhause zu arbeiten.

Durch digitale Tools und flexible Arbeitsmodelle steigt die Produktivität. Gleichzeitig verbessert sich die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

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Vorteile der Fernarbeit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Remote-Arbeit hat viele Vorteile für die Mitarbeiter. Sie sparen Zeit, weil sie nicht pendeln müssen. Sie können im eigenen Homeoffice arbeiten. Zudem unterstützt Fernarbeit die Rechte des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz, indem sie flexible Arbeitsbedingungen schafft und die Mitbestimmung fördert.

Dies gibt ihnen mehr Zeit für Familie und Hobbys. Fernarbeit macht den Arbeitsalltag oft flexibler und verbessert die Work-Life-Balance.

Arbeitgeber profitieren auch. Sie sparen Kosten, weil sie weniger Bürofläche brauchen. Da Fernarbeit ortsunabhängig ist, öffnet sie den Zugang zu einem größeren Talentpool.

So können Firmen die besten Mitarbeiter finden und halten.

Herausforderungen und Lösungen für effektives Remote-Arbeiten

Remote-Arbeit hat auch Herausforderungen. Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sind wichtig. Datensicherheit und soziale Isolation können zum Problem werden.

Um diese im Vorfeld zu lösen, braucht es effektive Lösungen:

  • Kollaborative Tools wie Videokonferenzen und Chat-Plattformen fördern die Kommunikation.
  • Schulungen zur Cybersicherheit und starke Sicherheitsmaßnahmen schützen die Daten.
  • Virtuelle Teamevents und informelle Austausch fördern den Zusammenhalt.
  • Klare Regeln für Erreichbarkeit und Arbeitszeiten im Homeoffice sind wichtig.

Durch diese Maßnahmen können Firmen Remote-Arbeit erfolgreich umsetzen. So nutzen sie die Vorteile der Fernarbeit voll aus.

Digitalisierung und künstliche Intelligenz im Büro

Die Digitalisierung am Arbeitsplatz entwickelt sich schnell. Künstliche Intelligenz wird immer wichtiger. Unternehmen nutzen moderne Technologien, um besser zu arbeiten und mehr zu produzieren. Die Interaktion mit Arbeitsmitteln spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung und Einrichtung von Arbeitsplätzen.

Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams erleichtern die Zusammenarbeit. Selbst wenn Leute nicht zusammen in einem Büro sind. KI macht diese Tools noch besser und einfacher zu nutzen.

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Automatisierung von Routineaufgaben durch KI

KI kann viele Routineaufgaben automatisieren und erleichtert die Interaktion zwischen Mensch und digitalen Arbeitsmitteln im Arbeitsalltag – etwa beim Erstellen von Rechnungen oder der Terminplanung. So bleibt mehr Zeit für kreative Aufgaben.

Digitale Tools zur Steigerung der Produktivität

Viele digitale Tools helfen, produktiver zu arbeiten. Projektmanagement-Software wie Asana hilft, alles im Griff zu halten. Cloud-Lösungen ermöglichen es, Dokumente überall zu bearbeiten.

Cybersicherheit als wichtiger Faktor im digitalen Arbeitsumfeld

Cybersicherheit wird immer wichtiger. Unternehmen müssen Daten schützen. Schulungen zu Passwort-Sicherheit und E-Mail-Verhalten sind wichtig, um Angriffe zu verhindern.

Flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance

In der heutigen Arbeitswelt sind flexible Zeiten und eine gute Work-Life-Balance sehr wichtig. Der räumliche und organisatorische Bereich, in dem Menschen mit Arbeitsmitteln interagieren, spielt dabei eine entscheidende Rolle. Unternehmen, die auf ihre Mitarbeiter hören, können hier mehr Erfolg haben. Sie profitieren von zufriedeneren Mitarbeitern und mehr Produktivität.

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Flexibles Arbeiten heißt, dass Mitarbeiter ihre Zeiten selbst bestimmen können. Es gibt viele Arten, wie man flexibel arbeiten kann, wie Gleitzeit oder Teilzeit. So können Beruf und Privatleben besser aufeinander abgestimmt werden und langfristig zusammenpassen.

Agilität ist auch wichtig. Agile Methoden helfen Teams, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Durch kurze Schritte und regelmäßiges Feedback können Projekte schneller vorankommen. Das verbessert die Lebensqualität der Mitarbeiter. Die Einführung flexibler Arbeitszeiten und neuer Arbeitsmodelle ist ein Muss für Unternehmen, die im Wettbewerb um die besten Talente bestehen wollen. Um diese Veränderungen umzusetzen, muss sich die Unternehmenskultur ändern. Führungskräfte müssen Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben. Sie sollten Ergebnisse anstreben, nicht nur Anwesenheit im Büro.

Durch offene Kommunikation und klare Erwartungen können Teams auch in flexiblen Umgebungen gut zusammenarbeiten.

Kontinuierliche Weiterbildung und Upskilling

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt ist Weiterbildung und Upskilling sehr wichtig. Unternehmen und Mitarbeiter müssen sich ständig anpassen. Es gibt eine hohe Nachfrage nach Fachkräften in verschiedenen Bereichen wie Bildungs- und Gesundheitswesen. So bleiben sie wettbewerbsfähig und entwickeln die Fähigkeiten der Zukunft.

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Skill-Entwicklung ist ein ständiger Prozess, der nicht mit der Ausbildung endet. Lebenslanges Lernen ist zum Standard geworden. Es hilft, sich an Veränderungen anzupassen und die eigenen Chancen am Arbeitsmarkt zu verbessern.

Bedeutung lebenslangen Lernens in einer sich wandelnden Arbeitswelt

Lebenslange Weiterbildung ist für den beruflichen Erfolg sehr wichtig. Durch Digitalisierung und Technologie kommen neue Berufe und Anforderungen. Mitarbeiter müssen sich ständig weiterbilden und neue Fähigkeiten erlernen um sich an den Stand der Technologien anzupassen.

Unternehmen profitieren von lernwilligen Teams. Durch Weiterbildungsmaßnahmen können sie ihre Mitarbeiter auf die Zukunft vorbereiten und bleiben selbst wettbewerbsfähig.

Innovative Weiterbildungsformate und -plattformen

Es gibt immer mehr neue Wege, sich weiterzubilden. E-Learning, Microlearning und Mobile Learning ermöglichen flexibles Lernen. Man kann überall und zu jeder Zeit lernen.

Virtual und Augmented Reality sowie Gamification machen das Lernen spannender. Unternehmen sollten diese Methoden nutzen wo sie sinnvoll sind. So motivieren sie ihre Mitarbeiter zum lebenslangen Lernen.

Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz

Der Klimawandel rückt Nachhaltigkeit für uns alle stärker in den Fokus. Der Wandel in der Arbeitswelt betont die Bedeutung nachhaltiger Praktiken und flexible, technologiegestützte Arbeitsmodelle. Im Büro ist das besonders wichtig. Unternehmen setzen auf umweltfreundliche Büros und fördern umweltbewusstes Verhalten. Aber was bedeutet das genau?

Ökologisch nachhaltige Bürogestaltung

Ökologische Nachhaltigkeit beginnt bei der Bürogestaltung. Viele Firmen nutzen jetzt energieeffiziente Lösungen für Licht und Klima. Sie wählen auch nachhaltige Materialien, wie zertifiziertes Holz oder recycelte Stoffe.

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Grünflächen im Büro sind ein neuer Trend. Pflanzenwände und Dachgärten verbessern die Luft und das Klima. Hier sind einige Beispiele:

  • Begrünte Fassaden und Dachgärten
  • Einsatz von Solarenergie und Geothermie
  • Verwendung von recycelten Baumaterialien
  • Energieeffiziente Beleuchtung und Klimatisierung

Förderung eines umweltbewussten Mitarbeiterverhaltens

Mitarbeiterverhalten ist ebenso wichtig wie die Bürogestaltung. Firmen können durch spezielle Maßnahmen umweltbewusstes Verhalten fördern. Zum Beispiel durch:

Maßnahme Beschreibung
Mülltrennung Bereitstellung von Behältern für Papier, Plastik, Bio-Abfälle etc.
Energiesparende Geräte Verwendung von energieeffizienten Computern, Druckern und anderen Geräten
Papierlose Kommunikation Förderung digitaler Kommunikation statt Ausdrucken von Dokumenten
Ökologische Büromaterialien Verwendung von Recyclingpapier, wiederbefüllbare Stiften etc.

Durch solche Schritte können Firmen ökologisch nachhaltiger werden. Sie sparen auch Kosten und sensibilisieren ihre Mitarbeiter für Umweltthemen. Nachhaltigkeit im Büro ist eine Aufgabe für alle.

Diversität und Inklusion als Erfolgsfaktoren

In unserer globalisierten Welt ist Vielfalt am Arbeitsplatz wichtig geworden. Unternehmen, die Vielfalt fördern, haben viele Vorteile. Diese Vorteile verbessern den Erfolg und die Innovationskraft.

Eine vielfältige Belegschaft bringt neue Ideen und Fähigkeiten. Das hilft, Probleme besser zu lösen. Forschungen zeigen, dass vielfältige Führungsteams bis zu 19% höhere Gewinne erzielen.

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Um eine inklusive Kultur zu schaffen, können Unternehmen verschiedene Schritte unternehmen. Dazu zählen:

  • Schulungen zu Diversität und Inklusion für alle
  • Gründung von Employee Resource Groups (ERGs)
  • Überprüfung von Einstellungsverfahren auf vorhandene Bias
  • Förderung flexibler Arbeitsmodelle

Ein gutes Beispiel ist SAP. Dort sind 34% der Führungskräfte Frauen und 6,2% der Mitarbeiter haben Behinderungen. SAP setzt damit in der Tech-Branche Maßstäbe.

Unternehmen Frauenanteil in Führungspositionen Anteil von Mitarbeitern mit Behinderungen
SAP 34% 6,2%
Branchendurchschnitt 28% 4,5%

Vielfalt und Chancengleichheit sind wichtig für den Erfolg. Sie sind nicht nur sozial, sondern auch wirtschaftlich vorteilhaft. Unternehmen, die Vielfalt fördern, sind besser vorbereitet für die Zukunft und nutzen das Potenzial von vielfältigen Gesellschaften.

Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter

Die Gesundheit der Mitarbeiter ist sehr wichtig für die Produktivität und Motivation im Job. Wenn man in die Gesundheit am Arbeitsplatz investiert, spart man langfristig Zeit und Geld. Das führt zu weniger Fehlzeiten und mehr Zufriedenheit bei der Arbeit.

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Ein wichtiger Punkt ist die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Höhenverstellbare Schreibtische und bequeme, ergonomische Stühle helfen, körperliche Probleme zu vermeiden. Gute Beleuchtung verbessert auch die Konzentration. Schulungen zur richtigen Haltung und Ausgleichsübungen sensibilisieren die Mitarbeiter für ergonomische Aspekte.

Stressmanagement und Burn-out-Prävention

Stress und Burn-out sind in der heutigen Arbeitswelt ein großes Problem. Unternehmen müssen Strategien zum Umgang mit Stress entwickeln. Dazu zählen klare Kommunikation, realistische Ziele und die Wertschätzung von Pausen und Erholungszeiten. Coaching und Entspannungskurse können helfen, stressige Phasen besser zu bewältigen.

Förderung von Bewegung und gesunder Ernährung

Bewegung ist wichtig für das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Sportangebote wie Yoga-Kurse oder Laufgruppen motivieren zu mehr Bewegung. Auch der Weg zur Arbeit kann durch Jobräder oder öffentliche Verkehrsmittel aktiver gestaltet werden. Gesunde Ernährung unterstützt die Gesundheit. Unternehmen können durch gesunde Snacks und Getränke in Meetings und Zuschüsse für gesundes Essen helfen.

Investitionen in die Gesundheit am Arbeitsplatz sind gut für alle. Sie steigern nicht nur die Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie machen Unternehmen auch attraktiver für neue Mitarbeiter und zahlen auf das Employer Branding ein.

Neue Bürokonzepte und Arbeitsformen

Bürokonzepte und Arbeitsformen werden immer wichtiger. Sie beeinflussen, wie produktiv und zufrieden Mitarbeiter sind.

Coworking-Spaces sind ein großer Trend. Sie sind Büros, die von vielen genutzt werden. Hier kann man leicht mit anderen zusammen arbeiten und sich austauschen.

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Traditionelle Büros werden ebenfalls zunehmend flexibler. Unternehmen nutzen oft modulare Konzepte. So passen sie sich schnell an den jeweiligen Bedarf der Mitarbeiter an.

Möbel und Arbeitsbereiche werden flexibler. Von Einzelarbeitsplätzen bis zu Kreativbereichen. So fördern sie Zusammenarbeit und Innovation.

Die Tabelle zeigt, wie sich Büros verändern:

Traditionelle Büros Moderne, flexible Arbeitsumgebungen
Feste Arbeitsplätze Flexibel nutzbare Arbeitsbereiche
Hierarchische Strukturen Flache Hierarchien und agile Teams
Begrenzte Kommunikation zwischen Abteilungen Offene Kommunikation und interdisziplinäre Zusammenarbeit
Festgelegte Arbeitszeiten Flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten

Coworking-Spaces und flexible Arbeitsumgebungen

Coworking-Spaces sind eine tolle Alternative zu alten Büros. Sie fördern den Austausch, Inspiration und die Zusammenarbeit. Gemeinsame Räume schaffen Synergien.

Agilität und Flexibilität als Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Teams

Agile Teams sind für den Erfolg wichtig. Sie passen sich schnell an und arbeiten effizient. Offene Kommunikation und flache Hierarchien fördern Kreativität und Zufriedenheit.

Mitarbeiterführung und Unternehmenskultur

Firmen stehen vor immer neuen Herausforderungen. Sie müssen neue Wege finden, wie sie ihre Mitarbeiter führen und eine starke, resiliente Unternehmenskultur schaffen. Führungskräfte müssen innovative Methoden nutzen und die Wichtigkeit von Wertschätzung und Anerkennung Ihrer Mitarbeiter verstehen.

Führung auf Distanz und virtuelle Teambuilding-Maßnahmen

Die zunehmende Remote-Arbeit verlangt nach Anpassungen in der Führung. Führung auf Distanz erfordert neue Methoden, um Teams zu leiten und zu motivieren. Wichtige Elemente sind regelmäßige virtuelle Treffen, klare Kommunikation und die Nutzung von Kollaborationstools.

Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten werden immer wichtiger. Sie helfen, den Zusammenhalt und die Verbundenheit in Teams zu stärken. Hier sind einige Beispiele für effektive Aktivitäten:

  • Online-Spieleabende oder Quizzes
  • Virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen
  • Gemeinsame Fitnesskurse oder Meditationssitzungen
  • Digitale Teamherausforderungen oder Wettbewerbe

Wertschätzung und Anerkennung als Grundpfeiler der Mitarbeitermotivation

Wertschätzung und Anerkennung sind wichtig für die Mitarbeiterführung. Führungskräfte sollten regelmäßig positives Feedback geben und die Leistungen der Mitarbeiter würdigen. Eine Kultur der Wertschätzung steigert die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter.

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Eine Gallup-Studie zeigt, dass wertgeschätzte Mitarbeiter besser arbeiten und seltener wechseln:

Mitarbeiterkategorie Produktivitätssteigerung Verringerung der Fluktuation
Wertgeschätzte Mitarbeiter 21% 37%
Nicht wertgeschätzte Mitarbeiter 0% 0%

Führungskräfte müssen die Bedeutung von Mitarbeiterführung, Wertschätzung und Teambuilding erkennen. Nur so können Unternehmen auch im digitalen Zeitalter erfolgreich sein.

Fazit

Die Zukunft der Arbeit bringt viele spannende Entwicklungen mit sich. Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeiterengagement sind dabei sehr wichtig. Unternehmen, die Flexibilität, Wohlbefinden und Technologie schätzen, werden erfolgreich sein.

Remote-Arbeit und digitale Tools verändern den Arbeitsalltag. Themen wie Work-Life-Balance und Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz werden immer wichtiger. Ergonomische Arbeitsplätze und Coworking-Spaces fördern Gesundheit und Zusammenarbeit.

Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter schätzen. Eine wertschätzende Kultur und Führung auf Distanz sind wichtig. Nur so können Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten und zum Erfolg beitragen.

FAQ

Wie wird sich Remote-Arbeit ab 2025 weiterentwickeln?

Remote-Arbeit ist bereits 2025 sehr wichtig. Unternehmen werden zunehmend flexibler arbeiten, um mehr zu erreichen. Sie sparen so Kosten und bieten bessere Lebensbedingungen.

Es werden neue Technologien entwickelt, um Remote-Arbeit zu erleichtern. So bleibt die Zusammenarbeit effektiv.

Welche Rolle spielen Digitalisierung und künstliche Intelligenz am Arbeitsplatz der Zukunft?

Digitalisierung und KI werden zentral sein. KI hilft bei Routineaufgaben und unterstützt die Mitarbeiter. Digitale Tools steigern die Produktivität.

Cybersicherheit wird wichtig, um Daten zu schützen. Das ist in einer vernetzten Welt entscheidend.

Wie wichtig werden flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance in Zukunft sein?

Flexible Zeiten und Work-Life-Balance werden immer wichtiger. Unternehmen, die auf ihre Mitarbeiter achten, gewinnen im Wettbewerb. Neue Arbeitsmodelle wie Jobsharing werden beliebter.

Warum ist kontinuierliche Weiterbildung am Arbeitsplatz so wichtig?

In einer sich wandelnden Welt ist lebenslanges Lernen wichtig. Weiterbildung hilft, mit neuen Technologien Schritt zu halten. Neue Lernmethoden wie Microlearning werden das Lernen revolutionieren.

Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz der Zukunft?

Nachhaltigkeit wird zentral. Unternehmen setzen auf ökologisch nachhaltige Büros. Sie wollen ihren ökologischen Fußabdruck verringern.

Maßnahmen wie Mülltrennung und Energiesparen werden wichtig. Sie fördern ein umweltbewusstes Verhalten.

Wie können Unternehmen von Diversität und Inklusion profitieren?

Diversität und Inklusion sind entscheidend. Vielfältige Teams sind kreativer und treffen bessere Entscheidungen. Eine inklusive Kultur steigert Engagement und Zufriedenheit.

Unternehmen, die Vielfalt fördern, haben im Wettbewerb um Talente Vorteile.

Warum ist die Gesundheit der Mitarbeiter so wichtig für Unternehmen?

Die Gesundheit der Mitarbeiter beeinflusst Produktivität und Motivation. Investitionen in die Gesundheit sparen Kosten und steigern die Mitarbeiterbindung. Ergonomische Arbeitsplätze und Stressmanagement sind wichtig.

Wie sehen die Bürokonzepte der Zukunft aus?

Die Zukunft bringt flexible und kreative Büros. Coworking-Spaces und flexible Arbeitsplätze werden die alten Büros ersetzen. Unternehmen bieten eine Mischung aus festen und flexiblen Plätzen.

Vor welchen Herausforderungen stehen Führungskräfte im digitalen Zeitalter?

Führungskräfte müssen neue Wege finden, um Teams zu führen. Virtuelle Teambuilding und regelmäßige Check-ins sind wichtig. Eine wertschätzende Kultur fördert Zusammenhalt und Leistung.

Führungskräfte müssen als Vorbilder dienen und Vertrauen und Transparenz fördern.