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Personalmanagement

Personalarbeit im Mittelstand – von der Einstellung bis zur Entwicklung, mit praktischem Blick auf den Alltag.

Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können
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Duale Ausbildung: Was KMU gegen Fachkräftemangel tun können

Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen für den deutschen Mittelstand. Ein Weg heraus aus der Fachkräftelücke kann die duale Ausbildung sein, sagt Expertin Birgit Schweeberg. Im Videotal "Butter bei die Fische" erläutert sie die Vorzüge der Berufsausbildung und den Weg zum Ausbildungsbetrieb.

5 Min. Lesezeit

Die Suche nach geeignetem Personal gestaltet sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) immer schwieriger. Rund 60 Prozent der Betriebe zählen den Fachkräftemangel inzwischen zu den drei größten Risiken für ihren Geschäftserfolg. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK).

Eine wirkungsvolle Maßnahme gegen die Knappheit an qualifiziertem Personal kann die duale Ausbildung sein, betont Birgit Schweeberg, Bereichsleiterin bei der Handelskammer Hamburg. Nur rund 20 Prozent der KMU in Deutschland bilden jedoch aktuell Fachkräfte-Nachwuchs aus. Das müsse sich ändern, so die Expertin.

Was macht die duale Ausbildung so effektiv?

Birgit Schweeberg beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Ausbildungsthemen und schaut sich auch die Ausbildungssysteme anderer Länder an. Ihrer Einschätzung nach liegt die heimische duale Berufsausbildung im internationalen Vergleich weit vorn. Schweeberg: „Nur in Deutschland sichern die bundesweit geltenden Ausbildungsverordnungen, das Zusammenspiel von Berufsschule und Ausbildungsbetrieb und die Organisation der Ausbildungsverhältnisse durch die lokalen Kammern vor Ort eine überregional hohe und stets vergleichbare Qualität.“

Wie sollten KMU vorgehen, um Ausbildungsbetrieb zu werden?

Zuerst muss jedes Unternehmen intern klären, für welche betrieblichen Aufgaben es Nachwuchs benötigt. Schließlich gibt es in Deutschland zurzeit 324 Ausbildungsberufe – von A wie Änderungsschneider/in bis Z wie Zweiradmechatroniker/in. Dann stellt sich die Frage, ob für eine Ausbildung in den benötigten Tätigkeiten ausreichend eigene fachliche Kompetenz im Betrieb vorhanden ist.

Die Beurteilung der Ausbildungsfähigkeit eines Unternehmens obliegt den IHKs, Handwerkskammern und den Kammern der freien Berufe wie Ärzte und Apotheker. Als „zuständige Stellen“ sind die Kammern Ansprechpartner für alle Fragen rund um ein Ausbildungsverhältnis, vom Vertragsschluss bis zur Abschlussprüfung. Sie helfen und vermitteln auch bei Schwierigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche duale Ausbildung

  1. Kontaktieren Sie die „zuständigen Stellen“. Bei allen Fragen zur beruflichen Ausbildung sind die Kammern (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Kammern der freien Berufe) erste Anlaufstelle für KMU. Informieren Sie sich über Chancen, Voraussetzungen und Regeln der dualen Berufsausbildung.
  2. Machen Sie sich als Ausbildungsbetrieb bekannt. Die Suche nach Auszubildenden wird immer schwieriger. Hilfreich sind neben den üblichen Wegen (Ausbildungsplattformen, -börsen und -messen) auch Kontakte zu Schulen und anderen Bildungseinrichtungen vor Ort. Stellen Sie Ihren Betrieb dort vor und machen Sie potenzielle Auszubildende auf sich aufmerksam.
  3. Betrachten Sie Auszubildende nicht als billige Arbeitskräfte. Wer nur das Gehalt für Fachkräfte einsparen möchte, der ist als Ausbildungsbetrieb auf der falschen Spur. Denn in der Ausbildung sollen Fach- und Persönlichkeitskompetenzen vermittelt und nicht (nur) Hilfsarbeiten erledigt werden.
  4. Nehmen Sie sich für die duale Ausbildung Zeit. Neben der (überschaubaren) Ausbildungsvergütung kostet den Ausbildungsbetrieb eine ordentliche Berufsausbildung vor allem Zeit. Geben Sie Ihren Ausbildungsbetreuern diese Zeit. Nur dann kann ein vernünftiges Ausbildungsergebnis erzielt werden. Die Ausbilder im Betrieb sollten ihre Ausbildungskompetenz im besten Fall durch eine Prüfung gemäß Ausbildereignungsverordnung (AEVO) nachweisen.
  5. Sehen Sie das Berichtsheft als notwendig an – nicht als „Übel“. Auch wenn es etwas bürokratisch erscheint – das ordentliche Führen des Berichtshefts ist eine wichtige Angelegenheit. Es dient der Selbstkontrolle von Betrieb und Auszubildenden über die Vermittlung der vereinbarten Ausbildungsinhalte. Zugleich ist es Teil der Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Unterstützen Sie Ihre Azubis daher beim Führen des Berichtshefts.
Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele
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Assessment Center: Definition, Methoden & Ziele

Wenn schon Assessment Center, dann richtig! Aber: Worauf achte ich als Arbeitgeber?

5 Min. Lesezeit

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

  • wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
  • ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
  • ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
  • und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

  • Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
  • Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
  • Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
  • Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
  • Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

  • Wie denkt ein Kandidat?
  • Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
  • Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
  • Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
  • Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
  • Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
  • Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
  • Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021
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SOKA-BAU: Neue Beitragspauschale für Angestellte ab April 2021

Die SOKA-BAU hat im Rahmen der Anpassung des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren zum 01. April 2021 eine neue monatliche Beitragspauschale in Höhe von 18 Euro für Angestellte eingeführt. Diese bundesweit einheitliche Pauschale dient der Finanzierung der Berufsausbildung in der Bauwirtschaft. Sie soll die Ausbildungskapazitäten sichern und damit langfristig dem Fachkräftemangel in der Branche entgegenwirken.

5 Min. Lesezeit

Für welche Arbeitnehmer ist die Beitragspauschale zu zahlen?

Die Beitragspauschale ist für alle technischen und kaufmännischen Angestellten sowie für nicht-gewerbliche Poliere mit einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis nach SGB VI zu entrichten.

Nicht zu zahlen ist die Pauschale für:

  • kaufmännische geringfügig Beschäftigte (§ 8 SGB IV)
  • ruhende Arbeitsverhältnisse (z. B. Elternzeit, Pflegezeit)
  • ngestellte in Dienstpflicht (z. B. freiwilliger Wehrdienst, Bundesfreiwilligendienst)
  • Auszubildende

Höhe der Beitragspauschale

  • Monatspauschale: 18,00 € bei durchgehendem Beschäftigungsverhältnis
  • Tagespauschale: 0,90 € je Beschäftigungstag (maximal 18,00 € pro Monat)

Diese Regelung stellt sicher, dass auch Teilmonate fair abgerechnet werden.

Zeitpunkt und Zahlungsfälligkeit

Die Beitragspauschale fällt erstmals ab April 2021 an. Aufgrund der Allgemeinverbindlicherklärung (AVE) des VTV ist sie für die Abrechnungsmonate April, Mai und Juni 2021 jedoch erst zum 28. August 2021 fällig. Säumniszuschläge erhebt die SOKA-BAU bis zu diesem Termin nicht.

Ab Juli 2021 ist die Pauschale dann regelmäßig zum 28. des Folgemonats zu entrichten.

Vorzeitige Zahlung – was passiert?

Zahlt ein Betrieb die Beitragspauschale vor Fälligkeit (28.08.2021), wird der Betrag von SOKA-BAU vorerst einbehalten und automatisch zugeordnet.

  • Betriebe ohne Angestellte oder zu hohe Beträge werden automatisch erstattet.
  • Unternehmen können zu viel gezahlte Beiträge selbst zurückfordern.
Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert
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Betriebliches Gesundheitsmanagement – wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Betriebssportgruppe, hauseigenes Fitnesscenter, ausgewogene Ernährungsangebote in der Firmenkantine: Beim Thema betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) schöpfen insbesondere große Unternehmen aus dem Vollen. Aber lohnt es sich auch für kleine oder mittlere Unternehmen (KMU), sich mit BGM auseinanderzusetzen? Kann man auch mit weniger Mitteln etwas bewegen? Die Antwort lautet: ja!

5 Min. Lesezeit

Gesunde, leistungsstarke und motivierte Mitarbeitende sind eine elementare Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens. Betriebliches Gesundheitsmanagement verfolgt daher zum einen das Ziel, die Arbeitsumwelt und die Organisation gesundheitsförderlich zu gestalten. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von Verhältnisprävention.  Zum anderen geht es beim BGM darum, die Mitarbeitenden zu einem gesundheitsförderlichen Verhalten zu befähigen (Verhaltensprävention).

Grundlage des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist die gesetzliche Verpflichtung zum Arbeits- und Gesundheitsschutz (ArbSchG) sowie zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Die dritte Säule des BGM bilden freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung.

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

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Ausgewogene und gesunde Ernährung ist nur einer von vielen Aspekten des betrieblichen Gesundheitsmanagements

Welche Maßnahmen umfasst betriebliches Gesundheitsmanagement?

Ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst vielfältige Maßnahmen und Instrumente. Hier eine Auswahl:

  • Angebote zu Sport, Bewegung, Stressbewältigung, Entspannungstechniken, Suchtprävention
  • Vorträge zu gesundheitsrelevanten Themen
  • Medizinische Check-ups und Vorsorge
  • Tipps für gesunde Ernährung und die Stärkung persönlicher Ressourcen
  • Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz und Durchführung von Gefährdungsanalysen hinsichtlich psychischer Belastungen am Arbeitsplatz

Darüber hinaus tragen auch eine gute Arbeitsorganisation, flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, ein gutes Miteinander im Team, ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowie gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.

Wer profitiert von betrieblicher Gesundheitsförderung?

Von der Investition in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden profitieren beide Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

  • Zahlreiche Studien und Best-Practice-Beispiele belegen, dass betriebliches Gesundheitsmanagement die Motivation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten nachhaltig steigert.
  • Gesunde Mitarbeitende sind nachgewiesenermaßen ausgeglichener und zufriedener als kranke oder gesundheitlich beeinträchtigte Mitarbeiter – sie können ihre Arbeit daher besser erledigen.
  • Gerade auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und einer alternden Belegschaft ist der Erhalt der Arbeits- und Leistungsfähigkeit von nicht zu unterschätzender Bedeutung. Durch betriebliches Gesundheitsmanagement lassen sich krankheitsbedingte Fehlzeiten und das Risiko von Arbeitsunfällen verringern, was wiederum die Kosten senkt.
  • Gesundheitsfördernde bzw. -erhaltende Maßnahmen tragen außerdem zur Identifikation mit dem Unternehmen und zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität nach innen (Mitarbeiterbindung) und außen (Gewinnung neuer Mitarbeitender) bei. BGM stärkt insofern auch die Arbeitgebermarke (Employer Branding).

Es gibt also auch für kleine und mittlere Unternehmen viele gute Gründe, in die Gesundheit der Mitarbeitenden zu investieren und ein betriebliches Gesundheitsmanagement zu etablieren.

So gelingt KMU der Einstieg

Eine organisierte betriebliche Gesundheitsförderung findet man bislang vorwiegend in größeren Unternehmen. Dort ist meist ein eigener Bereich für das betriebliche Gesundheitsmanagement verantwortlich, der über ein entsprechendes Budget verfügt. Kleineren Unternehmen stehen solche Mittel in der Regel nicht zur Verfügung – aber das ist auch gar nicht erforderlich.

Auch mit schmalerem Budget und geringeren personellen Ressourcen lässt sich in Sachen betriebliches Gesundheitsmanagement viel bewegen – unabhängig von Firmengröße und Branche.

Studien belegen: Jeder investierte Euro zahlt sich mehrfach aus. KMU haben zudem entscheidende Vorteile gegenüber Großunternehmen: Entscheidungen können oftmals unbürokratischer und schneller getroffen werden, die Kommunikationswege sind kurz und der direkte Draht zu den Arbeitnehmern erleichtert die Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Tipps zur Einführung eines BGM

Holen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte ins Boot.

Ihre Beteiligung ist grundlegend für ein bedarfsgerechtes Vorgehen und schafft zudem Akzeptanz. Diskutieren Sie – beispielsweise im Rahmen von Workshops – die Ziele und den Nutzen von betrieblichem Gesundheitsmanagement und ermitteln Sie den konkreten Bedarf in Ihrem Unternehmen.

Suchen Sie sich einen Kooperationspartner, der Sie bei der Einführung eines BGM unterstützt.

Hier sei insbesondere auf die gesetzlichen Krankenkassen verwiesen, die Firmen in gemeinsamen regionalen Koordinierungsstellen zur betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) beraten und unterstützen. Sie stehen Ihnen mit ihrer Expertise zur Verfügung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen passende Lösungen. Die Erstberatung ist dabei kostenlos. Ansprechpartner und weitere Informationen finden Sie auf der Website der BGF-Koordinierungsstelle.

Kooperieren Sie auch nach der Einführung eines BGM mit den Krankenkassen.

Die Kassen unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung von konkreten Maßnahmen und beteiligen sich oft auch an den Kosten der Maßnahmen.

Als Mittelständler mit rund 170 Mitarbeitenden können wir kleine und mittlere Unternehmen aufgrund unserer eigenen Erfahrungen mit BGM nur ermutigen, ebenfalls den Sprung ins kalte Wasser zu wagen. Wir haben unser betriebliches Gesundheitsmanagement im Jahr 2008 mit der Gründung eines Gesundheitszirkels (GZ) eingeführt. Besonders wichtig war und ist uns dabei, gesundheitsfördernde Maßnahmen nicht vom grünen Tisch aus zu planen, sondern die Beschäftigten auf breiter Basis einzubeziehen. Daher wirken in unserem Gesundheitszirkel Kolleginnen und Kollegen aus mehreren Unternehmensbereichen mit.

Der GZ hat ein Gesundheitskonzept entwickelt mit dem Ziel, die Kolleginnen und Kollegen bei der Erhaltung bzw. Förderung der Gesundheit aktiv zu unterstützen. Zum Start fand unternehmensintern ein sogenannter Gesundheitstag statt. Hierzu hatte der Gesundheitszirkel mit Unterstützung der Mitarbeitenden zu einem firmenweiten Brunch eingeladen. Zusätzlich waren zwei externe Ernährungsberater sowie ein Team von Physio- und Sporttherapeuten eines angrenzenden Gesundheitszentrums anwesend.

Die Mitarbeitenden hatten beim Gesundheitstag die Möglichkeit, in Schnupperkursen Angebote wie Thai Chi, progressive Muskelentspannung oder eine Rückenschule kennenzulernen. Anschließend konnten die Teilnehmenden ihr Feedback abgeben; hierauf aufbauend plante der GZ die weiteren Aktivitäten. Parallel dazu gingen wir frühzeitig eine Kooperationspartnerschaft mit einer Krankenkasse ein, die uns bei der Planung und Umsetzung ganz unterschiedlicher Maßnahmen zur Gesundheitsförderung unterstützt.

Fazit nach zwölf Jahren BGM

Die regelmäßigen Angebote des Gesundheitszirkels sind ein fester und gut angenommener Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden. Sie haben das Gesundheitsbewusstsein vieler Kolleginnen und Kollegen positiv beeinflusst – und ein gesunder Lebensstil sowie gesunde Arbeitsbedingungen können ja wahrlich nicht schaden.

Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick
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Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick

Arbeitgeber unterliegen zahlreichen Pflichten – eine davon ist die Aufbewahrung von Personalakten über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Was es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für Personalakten zu beachten gilt.

5 Min. Lesezeit

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden. Die Aufbewahrung dient dem Zweck, Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abzusichern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss der Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform archivieren – doch für wie lange eigentlich? Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Aufbewahrungspflichten für Personalakten gelten und welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Innerhalb der Dreijahresfrist können Ex-Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Schadenersatzansprüche stellen. Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind.

Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuerrechtlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente einer Personalakte gehen deutlich über die dreijährige Regelverjährung hinaus.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Arbeitgeber dem Finanzamt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten ermöglichen. Hierzu sind im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten für Personalakten festgehalten (§ 41 EStG):

  • Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte daher immer geprüft werden, ob sie steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen enthält.

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Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Auch im Sozialversicherungsrecht finden sich Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente einer Personalakte:

  • Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) müssen Arbeitgeber Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer geleistete Entgelt fünf Jahre lang aufbewahren (§ 165 SGB VII).
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, müssen sechs Jahre lang zugänglich sein. Diese Sechsjahresfrist gilt, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf dieses Zeitraums in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Frist kann bis zu 30 Jahre betragen.

Bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten den Datenschutz beachten

Unternehmen müssen die Personalakten ihrer Beschäftigten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgfältig aufbewahren und personenbezogene Informationen vor unerlaubtem Zugriff schützen. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber außerdem dazu, bei der Erhebung personenbezogener Daten den Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Das bedeutet:

Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung nicht mehr gebraucht, muss der Arbeitgeber sie löschen. Das betrifft nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Personaldaten, die nicht aufgrund gesetzlich festgelegter Aufbewahrungsfristen vorzuhalten sind.

Bei der Vernichtung von Personaldaten sollten Arbeitgeber nach der DIN 66399 vorgehen. Sie enthält Richtlinien für die zuverlässige Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.

Digitale Personalakte – alle Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Arbeitgeber, die Personalakten noch in Papierform aufbewahren, müssen den Ablauf von Aufbewahrungsfristen allein aufgrund der begrenzten räumlichen Kapazitäten regelmäßig kontrollieren – andernfalls würde das Archiv aus allen Nähten platzen.

Ein manueller Check der unterschiedlichen Fristen für Papierdokumente in der Personalakte erfordert jedoch viel Zeit und Geduld: Schadenersatzansprüche, Steuerprüfungen, Versorgungsansprüche – zur Prüfung der Aufbewahrungsfrist ist jedes Dokument aus dem Archiv zu holen und jeder Sachverhalt zu betrachten.

Der Einsatz einer digitalen Personalakte senkt den Verwaltungsaufwand. Mit der elektronischen Lösung lassen sich aufbewahrungspflichtige Personalunterlagen effizient archivieren und übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert es den Benutzern, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Zudem benötigt eine digitale Personalakte keine Archivstellfläche.

Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen
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Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Payroller sorgen mit der Personalabrechnung nicht nur für pünktliche Gehälter, sondern haben auch die Einhaltung von Fristen und Gesetzen im Blick. Warum die Personalabrechnung als tragende Säule im Betrieb viel zu oft unterbewertet wird.

5 Min. Lesezeit

Welche Aufgaben hat die Personalabrechnung?

Personalabrechnung wird als Bezeichnung sehr unterschiedlich genutzt. Das kann leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen. Was ist also unter Personalabrechnung zu verstehen?  

Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung umfasst sie die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.

Die Aufgaben der Personalabrechnung sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
  • Überweisen der Löhne und Gehälter
  • Schnittstelle zur Hauptbuchhaltung und Übergabe der gezahlten Löhne und Gehälter
  • Stammdaten der Mitarbeiter erstellen und pflegen, z. B. bei Eintritt oder Austritt
  • Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen
  • Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlungen beantragen

Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.

Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?

Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Personalabrechnern oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt.

Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.

Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:

  • Zeitwirtschaft
  • Saisonarbeit
  • Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
  • Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
  • Das Abrechnen von Weiterbildungen
  • u. v. m.

So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.

Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber
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Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber

Auf dem deutschen Arbeitsmarkt wird es in den kommenden Jahren einen erheblichen Fachkräftemangel geben. Damit qualifizierte Arbeitskräfte aus Nicht-EU-Ländern leichter nach Deutschland kommen und hier arbeiten können, wurde kürzlich das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) reformiert. Was heißt das für Unternehmen? Die Änderungen im Überblick.

5 Min. Lesezeit

Im vierten Quartal 2024 verzeichnete das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) fast 1,6 Millionen offene Stellen in Deutschland. Um den deutschen Arbeitsmarkt zu stützen, stärkt die Bundesregierung mit der kürzlich beschlossenen Reform des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes die Zuwanderung qualifizierter Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten. Insbesondere sollen bürokratische Hürden abgebaut und die Einreise erleichtert werden.

Für wen gilt das Fachkräfteeinwanderungsgesetz?

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz richtet sich vor allem an Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten, die zum Leben und Arbeiten nach Deutschland kommen wollen. Die Gesetzesänderung reduziert die Formalitäten zur Erlangung des erforderlichen Aufenthaltstitels, um die Zuwanderung zu stärken.

Die Neuerungen im Überblick

Das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz schafft auf drei Ebenen Erleichterungen für ausländische Fachkräfte:

  • Wer einen in Deutschland anerkannten Abschluss hat, soll jede qualifizierte Tätigkeit ausüben können.
  • Wer einen Berufsabschluss im Herkunftsland und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung hat, darf ebenfalls in Deutschland arbeiten.
  • Die Bundesregierung führt eine Chancenkarte ein. Für Kriterien wie Deutsch- und Englischkenntnisse, Qualifikation und Berufserfahrung erhalten Fachkräfte Punkte. Die Chancenkarte kann bei der zuständigen Auslandsvertretung Deutschlands im Herkunftsland oder bei der örtlichen Ausländerbehörde in Deutschland beantragt werden. Sie berechtigt zur Einreise und zur Teilzeit- oder Probebeschäftigung.

Blaue Karte EU: Vereinfachte Einreise für Akademiker

Die Blaue Karte EU ist ein von der Europäischen Union eingeführter Aufenthaltstitel, der es hochqualifizierten Arbeitskräften aus Drittstaaten ermöglicht, in einem EU-Mitgliedstaat zu leben und zu arbeiten. Für Inhaber der Blauen Karte EU gelten zudem verschiedene Erleichterungen, zum Beispiel beim Familiennachzug oder beim Arbeitgeberwechsel.

Seit November 2023 gelten folgende Voraussetzungen für die Erteilung dieses Aufenthaltstitels:

  • Es muss ein konkretes Angebot für einen Arbeitsvertrag von mindestens sechs Monaten vorliegen.
  • Das Gehalt muss mindestens 50 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung betragen. Diese liegt im Jahr 2024 bei 90.600 Euro. Das Mindestgehalt beträgt somit 45.300 Euro.
  • Für bestimmte Berufsgruppen wie Informatiker, Naturwissenschaftler, Tierärzte, Ärzte und Ingenieure gilt eine niedrigere Entgeltgrenze. Sie beträgt 45,3 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze, also rund 41.041 Euro. Die gleiche Grenze gilt für Berufseinsteiger, deren Hochschulabschluss nicht länger als drei Jahre zurückliegt.
  • Im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie ist die Erteilung der Blauen Karte EU nach dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz auch ohne Hochschulabschluss möglich, wenn mindestens drei Jahre Berufserfahrung und besondere Kenntnisse nachgewiesen werden können. Auch hier gilt die niedrigere Gehaltsschwelle.

Erleichterungen für Fachkräfte mit Hochschul- oder Berufsabschluss

Ausländische Fachkräfte mit Hochschul- oder Berufsabschluss können nun in allen Berufen arbeiten, auch wenn diese nicht direkt mit ihrer Ausbildung in Verbindung stehen. Die Beschränkung auf Engpassberufe wurde aufgehoben. So können Arbeitgeber etwa einen studierten Mathematiker auch als IT-Spezialisten einstellen. Nicht möglich ist in diesem Rahmen jedoch die Übernahme von unqualifizierten Beschäftigungen.

Vereinfachungen für Fachkräfte mit Berufserfahrung

Bislang mussten Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten mit einem im Ausland erworbenen Berufsabschluss ein umfangreiches und langwieriges Anerkennungsverfahren durchlaufen. Das reformierte Fachkräfteeinwanderungsgesetz bringt hier deutliche Erleichterungen, um die Zuwanderung zu fördern.

Zuwanderer  müssen ihre Abschlüsse nicht mehr erst in Deutschland anerkennen lassen. Sie können bereits hier arbeiten, während das Anerkennungsverfahren noch läuft. Arbeitgeber und Fachkraft müssen sich lediglich verpflichten, notwendige Nachqualifizierungen zeitnah durchzuführen (Anerkennungspartnerschaft). Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es muss ein im Ausland erworbener Berufsabschluss (mindestens zwei Jahre Ausbildungsdauer) oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium vorliegen.
  • Zusätzlich müssen die Zuwanderer zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung innerhalb der vergangenen fünf Jahre nachweisen.
  • Der Beruf darf nicht reglementiert sein.
  • Das Gehalt muss mindestens 45 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze betragen. Ist der einstellende Arbeitgeber tarifgebunden, entfällt diese Voraussetzung.

Erfüllen die Bewerber die Voraussetzungen nicht, durchlaufen sie das bisherige Anerkennungsverfahren zur Erteilung eines Aufenthaltstitels.

Die neue Chancenkarte

Mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz hat Deutschland zum 1. Juni 2024 die sogenannte Chancenkarte eingeführt. Hierbei handelt es sich um ein neues Instrument, das es qualifizierten Arbeitskräften aus Nicht-EU-Ländern erleichtern soll, nach Deutschland einzuwandern. Es zielt darauf ab, Fachkräften mehr Flexibilität und Möglichkeiten zu bieten, auf dem deutschen Arbeitsmarkt Fuß zu fassen.

Die Chancenkarte basiert auf einem Punktesystem. Fachkräfte können anhand der folgenden Kriterien Punkte sammeln:

  • Berufliche Qualifikation
  • Einschlägige Berufserfahrung in dem gesuchten Berufsfeld
  • Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau A1 (GER) oder Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau B2 (GER)
  • Alter
  • Deutschlandbezug (z. B. durch vorherige Aufenthalte oder familiäre Bindungen)
  • Potenzial des Ehegatten/Lebenspartners als Fachkraft

Erreicht ein Bewerber eine ausreichende Punktzahl, erhält er die Chancenkarte. Diese ermöglicht einen Aufenthalt von bis zu einem Jahr zur Arbeitssuche. In dieser Zeit kann die Fachkraft sich um einen Arbeits- oder Ausbildungsplatz bemühen und unter bestimmten Voraussetzungen arbeiten (bis zu 20 Stunden pro Woche oder zweiwöchige Probebeschäftigung in Vollzeit). Wichtig: Bewerber müssen ihren Lebensunterhalt in Deutschland eigenständig sichern und krankenversichert sein.

Zuwanderung von Fachkräften ohne Berufserfahrung

Inzwischen herrscht in Deutschland auch ein starker Mangel an Personal für unqualifizierte Beschäftigungen. Bislang gab es kaum Möglichkeiten, Arbeitskräfte unabhängig von ihrer Qualifikation ins Land zu holen.

Eine dieser Optionen ist die Westbalkanregelung, mit der pro Jahr bis zu 25.000 Arbeitnehmer aus sechs Ländern (Albanien, Bosnien-Herzegowina, Nordmazedonien, Montenegro, Kosovo, Serbien) nach Deutschland kommen konnten. Diese Regelung wurde nun unbefristet verlängert und auf bis zu 50.000 Arbeitskräfte erweitert. Einreisende nach der Westbalkanregelung dürfen in Deutschland für bis zu vier Jahre arbeiten.

Weitere Änderungen durch das Fachkräfteeinwanderungsgesetz

Für Angehörige von Fachkräften gelten unter anderem folgende Erleichterungen beim Familiennachzug:

  • Ehepartner von in Deutschland tätigen Fachkräften müssen vor der Einreise keine Deutschkenntnisse mehr nachweisen.
  • Angehörige von Inhabern einer Blauen Karte EU, die sich bereits in einem anderen EU-Mitgliedstaat aufhielten, benötigen für ihren Nachzug nach Deutschland lediglich Krankenversicherungsschutz, jedoch in der Regel keinen Nachweis der Lebensunterhaltssicherung.
  • Über 16-jährige Kinder einer Fachkraft können ihren Eltern nachziehen, ohne hierfür weitere Voraussetzungen erfüllen zu müssen.
  • Eltern und Schwiegereltern von ausländischen Fachkräften dürfen nach Deutschland kommen, sofern der Aufenthaltstitel Ihres Kindes oder Schwiegerkindes erstmals nach dem 29. Februar 2024 erteilt wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass sie ihren Lebensunterhalt eigenständig sichern und einen ausreichenden Kranken- und Pflegeversicherungsschutz nachweisen können.

Wann sind die Neuerungen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes in Kraft getreten?

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz ist stufenweise in Kraft getreten. Einige Regelungen, beispielsweise zur Blauen Karte EU, gelten bereits seit November 2023. Weitere Neuerungen, die den Zugang für ausländische Fachkräfte mit Berufserfahrung und für Auszubildende erleichtern, sind im März 2024 in Kraft getreten. Eine weitere wichtige Änderung, die Einführung der Chancenkarte zur Arbeitsplatzsuche, wurde am 1. Juni 2024 wirksam.

Woran man merkt, dass man urlaubsreif ist 🌴
HR & Payroll

Woran man merkt, dass man urlaubsreif ist 🌴

Merkst du, dass du urlaubsreif bist? Ständige Müdigkeit, verminderte Produktivität, erhöhte Reizbarkeit und körperliche Beschwerden sind klare Signale. Warte nicht, bis du völlig ausgebrannt bist – gönn dir eine Pause! 🌴🌟

5 Min. Lesezeit

Fühlst du dich erschöpft und unmotiviert? Ist die Arbeit für dich zur Last geworden, und du sehnst dich nach einer Auszeit? Du bist nicht allein. Viele von uns erkennen oft erst spät, dass wir eine Pause brauchen. Doch es gibt deutliche Anzeichen, die darauf hinweisen, dass es Zeit ist, den Koffer zu packen und eine wohlverdiente Pause einzulegen. In diesem Blog gehen wir auf die wichtigsten Signale ein, die darauf hindeuten, dass du urlaubsreif bist.

Müdigkeit

Ständige Müdigkeit 😴

Wenn du trotz ausreichendem Schlaf ständig müde und erschöpft bist, kann dies ein klares Zeichen dafür sein, dass du urlaubsreif bist. Dein Körper signalisiert dir, dass er Zeit zur Erholung braucht. Diese Müdigkeit kann sich nicht nur durch häufiges Gähnen oder das Gefühl äußern, ständig schlafen zu wollen, sondern auch durch eine allgemeine Lustlosigkeit. Deine Energielevel sind so niedrig, dass selbst einfache Aufgaben anstrengend wirken. Diese Erschöpfung kann sich auch in körperlicher Schwäche oder vermehrtem Bedarf an Koffein äußern. Wenn du dich jeden Morgen aufs Neue wie gerädert fühlst, obwohl du genügend geschlafen hast, solltest du eine Auszeit in Betracht ziehen.

Verminderte Produktivität 📉

Wenn die Arbeit sich anfühlt, als würdest du durch Sirup waten, und du bemerkst, dass deine Effizienz nachlässt, ist das ein starkes Indiz dafür, dass du eine Pause benötigst. Du könntest feststellen, dass du länger brauchst, um Aufgaben zu erledigen, oder dass du häufiger Fehler machst. Deine Kreativität könnte leiden, und es fällt dir schwer, innovative Lösungen zu finden oder neue Projekte zu starten. Dies kann sich auch in einer erhöhten Frustration bei Aufgaben äußern, die früher einfach schienen. Ein Mangel an Konzentration kann dazu führen, dass du leicht abgelenkt bist und dich nicht auf deine Arbeit fokussieren kannst. Diese verminderte Produktivität ist oft ein Zeichen dafür, dass dein Geist eine Pause braucht, um sich zu erholen und neu zu sortieren.

Erhöhte Reizbarkeit

Erhöhte Reizbarkeit 😡

Wenn du merkst, dass du schneller gereizt oder verärgert bist, kann das ein Hinweis darauf sein, dass du gestresst und überarbeitet bist. Kleinere Probleme, die dich früher kalt gelassen haben, bringen dich jetzt auf die Palme? Das ist ein klares Zeichen, dass dein Nervenkostüm dünn geworden ist und du dringend eine Auszeit brauchst. Diese gesteigerte Reizbarkeit kann sich auch in einer negativen Grundhaltung oder pessimistischen Einstellung zeigen. Du könntest feststellen, dass du ungeduldig gegenüber Kollegen oder sogar Freunden und Familie bist. Diese negativen Emotionen können sich auch körperlich manifestieren, etwa durch Muskelverspannungen oder Kopfschmerzen. Eine Pause kann helfen, deinen Geist zu beruhigen und deine emotionale Balance wiederherzustellen.

Fehlende Motivation 😔

Hast du Schwierigkeiten, dich morgens aus dem Bett zu quälen und zur Arbeit zu gehen? Fehlt dir die Motivation, neue Projekte zu starten oder deine täglichen Aufgaben zu bewältigen? Wenn dir die Lust an der Arbeit vergeht, ist es höchste Zeit für eine Pause. Eine Auszeit kann dir helfen, neue Energie zu tanken und deine Begeisterung wiederzufinden. Diese fehlende Motivation kann auch dazu führen, dass du dich von deinen Zielen entfernt fühlst und die Verbindung zu deinen beruflichen Ambitionen verlierst. Vielleicht merkst du, dass du dich nur noch durch den Tag schleppst, anstatt ihn aktiv zu gestalten. Eine Pause kann dir den Raum geben, deine Prioritäten neu zu ordnen und wieder mit frischer Energie zurückzukehren.

Körperliche Beschwerden 🤕

Stress kann sich auch körperlich bemerkbar machen. Kopfschmerzen, Rückenschmerzen, Magenprobleme oder andere körperliche Beschwerden können ein Zeichen dafür sein, dass du urlaubsreif bist. Dein Körper signalisiert dir auf diese Weise, dass er eine Auszeit braucht, um sich zu regenerieren. Diese körperlichen Symptome können durch ständigen Stress und Überarbeitung verstärkt werden. Vielleicht hast du auch Schwierigkeiten, dich zu entspannen oder zu schlafen, was die Beschwerden weiter verschlimmert. Langfristig können diese körperlichen Anzeichen zu ernsthafteren Gesundheitsproblemen führen. Eine Pause kann dir helfen, diese Beschwerden zu lindern und deine Gesundheit zu schützen.

Sozialer Rückzug 🙅‍♂️

Ziehst du dich von Freunden und Familie zurück, weil du dich ständig müde und ausgelaugt fühlst? Ein Mangel an sozialer Interaktion und der Wunsch, einfach nur in Ruhe gelassen zu werden, sind klare Anzeichen dafür, dass du eine Pause benötigst. Zeit mit geliebten Menschen zu verbringen und sich zu entspannen, kann Wunder wirken. Sozialer Rückzug kann auch bedeuten, dass du weniger an sozialen Aktivitäten teilnimmst oder Einladungen ablehnst. Dies kann zu einem Gefühl der Isolation führen, was den Stress und die Erschöpfung weiter verstärken kann. Eine Auszeit kann dir helfen, dich wieder mit deinen sozialen Kontakten zu verbinden und emotionale Unterstützung zu erhalten, die für dein Wohlbefinden wichtig ist.

Beachte Signale deines Körpers
Beschäftigung von Werkstudenten - Leitfaden für Personalverantwortliche
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Beschäftigung von Werkstudenten - Leitfaden für Personalverantwortliche

Planen Sie, Werkstudenten zu beschäftigen? Unser Autor erläutert in diesem Beitrag, worauf dabei zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Die Einstellung von Werkstudenten bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich: von reduzierten Sozialabgaben über hohe Einsatzflexibilität bis hin zur langfristigen Bindung potenzieller Fachkräfte. Allerdings gibt es wichtige Aspekte, die bei der Beschäftigung von Werkstudenten zu beachten sind. Hier sind die wesentlichen Punkte zusammengefasst.

Definition: Was ist ein Werkstudent?

Werkstudenten sind Studierende, die während ihres Studiums einer bezahlten Beschäftigung nachgehen. Um als Werkstudent eingestuft werden zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Insbesondere muss der Werkstudent an einer in- oder ausländischen Hochschule, einer Ausbildungseinrichtung oder einer anerkannten Fernuniversität in Vollzeit eingeschrieben sein. Auch Studierende in Aufbau-, Master- oder Zweitstudiengängen sowie Hospitanten oder Diplomanden können als Werkstudenten tätig sein.

Studierende in dualen Studiengängen, während eines Urlaubssemesters, Doktoranden, Gasthörer und Absolventen dürfen hingegen nicht als Werkstudenten beschäftigt werden.

Vorteile der Beschäftigung von Werkstudenten für Unternehmen

Die Beschäftigung von Werkstudenten bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

  • Geringere Lohnnebenkosten — Werkstudenten verursachen weniger Sozialabgaben und sind somit kostengünstige Arbeitskräfte.
  • Aktuelles Know-how — Werkstudenten bringen frisches Wissen aus ihrem Studium mit, von dem das Unternehmen profitieren kann.
  • Frühzeitige Talentbindung — Unternehmen können Talente frühzeitig identifizieren und für spätere Positionen gewinnen. Dies trägt dazu bei, potenzielle Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden und ist eine wertvolle Maßnahme im Recruiting.

Das Werkstudentenprivileg

Dank des Werkstudentenprivilegs sind Werkstudenten von Abgaben zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit; lediglich Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung müssen entrichtet werden. Überschreitet der Werkstudent jedoch die definierten Arbeitszeiten, wird er vollständig sozialversicherungspflichtig.

Erlaubte Arbeitszeiten

Während der Vorlesungszeit dürfen Werkstudenten maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten. In der vorlesungsfreien Zeit sind bis zu 40 Stunden pro Woche erlaubt. Das Studium sollte jedoch stets im Vordergrund stehen.

Die 20-Stunden-Grenze umfasst alle Tätigkeiten eines Werkstudenten. Bei Überschreitung dieser Grenze werden die vollen Sozialabgaben fällig, und das Werkstudentenprivileg entfällt. Arbeiten Werkstudenten jedoch ausschließlich abends, nachts oder an Wochenenden, kann die 20-Stunden-Grenze überschritten werden, solange sie nicht mehr als 26 Wochen bzw. 182 Tage im Jahr arbeiten und ihr Studium fortsetzen.

Es ist ratsam, von Werkstudenten bei der Einstellung eine genaue Aufstellung über Vor- und Parallelbeschäftigungen anzufordern, um die genannten Sachverhalte korrekt zu beurteilen.

Studentische Praktika

Ein Pflichtpraktikum, das in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, gilt als Teil der betrieblichen Ausbildung. Der Praktikant ist somit in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungspflichtig, selbst wenn kein Entgelt gezahlt wird. Die Beschäftigung als Werkstudent ist in dieser Phase nicht möglich.

Nicht vorgeschriebene Praktika können unter bestimmten Bedingungen versicherungsfrei sein, beispielsweise als Minijob oder im Rahmen der Werkstudentenregelung. Studenten bleiben familienversichert, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wie die Art des Praktikums und die Verdiensthöhe.

Beschäftigung von Werkstudenten aus dem Ausland

Studierende, die in Deutschland studieren, aber ihren Wohnsitz in einem anderen EU- oder EWR-Staat haben, unterliegen den Rechtsvorschriften ihres Wohnsitzstaates. Der Studienort in Deutschland gilt als vorübergehender Aufenthaltsort.

Für Werkstudenten aus dem Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Sozialversicherungspflichten wie für inländische Studierende, mit spezifischen Regelungen zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie besonderen aufenthaltsrechtlichen Bestimmungen für Studierende aus Nicht-EU-Ländern.

Wichtige Unterlagen

Vor dem ersten Arbeitstag sollten alle Werkstudenten die folgenden Unterlagen vorlegen:

  • Immatrikulationsbescheinigung — Diese ist Voraussetzung für die Beschäftigung als Werkstudent und wird bei Betriebsprüfungen benötigt.
  • Nachweis über Vorbeschäftigungen und parallele Tätigkeiten — Eine detaillierte Aufstellung über bisherige und aktuelle Beschäftigungen hilft, die Arbeitszeiten korrekt zu bewerten.

Fazit

Die Beschäftigung von Werkstudenten kann eine wertvolle Bereicherung für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen und organisatorischen Anforderungen beachten.