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Praxiswissen zu ERP, Finance, HR und Payroll im Mittelstand. Fachbeiträge, regulatorische Updates, KI-Themen und Tipps zur Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen.

ERP & Finance

Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dazu verpflichtet, bei B2B-Geschäften E-Rechnungen auszustellen. Für kleinere Betriebe gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Damit wird die digitale Rechnungsstellung für viele Betriebe verbindlich. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt und wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) rechtzeitig auf die E-Rechnung umstellen können.

5 Min. Lesezeit

Warum Personalentwicklung für den Mittelstand über Erfolg entscheidet

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fristet das Thema Personalentwicklung häufig ein Schattendasein. Viele Arbeitgeber haben zwar erkannt, wie wichtig es ist, das eigene Personal weiterzuentwickeln, beschränken sich dabei aber auf Einzelmaßnahmen, die nur punktuell wirken. Megatrends wie Globalisierung, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der demografische Wandel mit dem einhergehenden Fachkräftemangel setzen gerade kleinere Betriebe unter Druck.

Wie groß dieser Druck bereits ist, zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Während in Großunternehmen mit über 250 Mitarbeitenden nur rund zwei Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt bleiben, sind es in mittleren Betrieben schon elf Prozent und in kleinen Betrieben mit bis zu 50 Beschäftigten sogar 23 Prozent. Auch der Fachkräftebedarfsmonitor der Bundesagentur für Arbeit weist vor allem in technischen und pflegerischen Berufen einen erheblichen Mangel aus. Kleine und mittelständische Arbeitgeber gelten bei Bewerberinnen und Bewerbern zudem ohnehin oft als weniger attraktiv als Großunternehmen.

Das Statistische Bundesamt rechnet auf Basis der 15. koordinierten Bevölkerungsvorausberechnung damit, dass dem Arbeitsmarkt bis 2030 mindestens 1,6 Millionen Erwerbstätige fehlen werden. Bei niedriger Zuwanderung könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter sogar um 4,8 Millionen sinken. Umso wichtiger wird es für Ihr Unternehmen, sich am Markt als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und in die Bindung der bestehenden Belegschaft zu investieren.

Eine systematische Personalentwicklung ist in KMU jedoch vergleichsweise selten. Häufig fehlt der Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen, Leistungen und Potenziale der Beschäftigten, sodass Personalentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende und Stelle nicht zusammenpassen: Die Motivation sinkt, im schlimmsten Fall wandern Leistungsträger ab, und darunter leidet etwa der Kundenservice. Mittel- und langfristig drohen dann Schwierigkeiten sowohl bei der Mitarbeiterbindung als auch bei der Personalgewinnung.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie beugt diesen Fehlentwicklungen vor:

Gezielte Weiterbildung erhält die fachliche, methodische und soziale Qualifikation der Belegschaft, sodass das Unternehmen handlungsfähig bleibt.
Wer konsequent weitergebildet und gefördert wird, hat häufig kein Bedürfnis, den Arbeitgeber zu wechseln. Das steigert Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Durch Weiterqualifizierung lassen sich Stellen passgenauer besetzen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen sinkt.
Wer den eigenen Nachwuchs im Rahmen der strategischen Personalentwicklung vorbereitet, mildert die Folgen des Fachkräftemangels ab.

Warum Personalentwicklung in vielen Betrieben nicht funktioniert

Die meisten Arbeitgeber kennen die Bedeutung der Personalentwicklung für ihren Erfolg, schenken ihr im Alltag aber häufig nicht die nötige Aufmerksamkeit. Ein Grund: Viele Chefs betrachten Personalentwicklung als „Fass ohne Boden“ statt als Investition in Zukunft und Mitarbeiterbindung. Entsprechend gering fällt das Finanz- und Zeitbudget für Weiterbildung aus. In vielen kleineren Unternehmen kommt hinzu, dass es keine Personalabteilung und damit kein Know-how für die professionelle Umsetzung gibt.

Auch das Seminarmanagement lässt oft zu wünschen übrig. Zwar schicken viele KMU ihre Mitarbeitenden zu fachlichen Weiterbildungen, führen gesundheitsfördernde Maßnahmen durch oder veranstalten Führungskräfteseminare, doch dabei handelt es sich meist um vereinzelte, willkürlich ausgewählte Maßnahmen ohne nachhaltigen Effekt. Das bestätigt wiederum die Skepsis der Geschäftsleitung.

Ein weiterer, hausgemachter Grund: Unternehmen schauen häufig ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt und investieren viel in Recruiting, aber wenig in die Entwicklung der eigenen Belegschaft. Laut dem Recruiting Report 2022 der Berliner Personalmarktforschung index Research liegt das Recruiting-Budget bei 56 Prozent der befragten Unternehmen bei bis zu 20.000 Euro, wovon 41 Prozent in Online-Stellenanzeigen, 25 Prozent ins Headhunting und 19 Prozent ins Active Sourcing fließen. Dabei ist das deutsche Ausbildungssystem gut ausgebaut: Die Jugendarbeitslosigkeit liegt hierzulande bei 5,7 Prozent und damit deutlich unter dem EU-weiten Durchschnitt von 10,1 Prozent. Die Aufgabe von Unternehmen besteht darin, Ausbildung weiterzudenken und stärker in Personalentwicklung statt allein in Personalgewinnung zu investieren.

Personalentwicklung strategisch aufbauen

Um dieses Dilemma aufzulösen, sollten Sie nicht länger auf unkoordinierte Einzelmaßnahmen setzen, sondern Personalentwicklung an den Unternehmenszielen ausrichten. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen in fünf Schritten:

Ist-Analyse der Ausgangslage
Definition der Ziele der Personalentwicklungsmaßnahmen
Ermittlung des Weiterbildungs- und Qualifizierungsbedarfs
Planung, Organisation und Durchführung der Maßnahmen
Sicherung des Wissenstransfers in die Praxis und Erfolgskontrolle

Entscheidend für den ersten Schritt ist ein objektiver Überblick über vorhandene und fehlende Kompetenzen. Dieses Wissen ist in Unternehmen grundsätzlich vorhanden: Beschäftigte verfügen über Bildungsnachweise, schätzen sich in Feedbackgesprächen selbst ein und werden von Vorgesetzten beurteilt. Diese Daten zusammenzutragen und objektiv zu bewerten, ist für die Personalentwicklung zentral, aber anspruchsvoll. Software-gestützte Skill- und Qualifikationsmatrizen helfen dabei, vorhandene Soft- und Hardskills sichtbar zu machen und Diskrepanzen zum Businessplan aufzudecken. So lässt sich der Weiterbildungsbedarf gezielt für einzelne Fähigkeiten herunterbrechen, statt Weiterbildung als „bunten Blumenstrauß“ ohne klaren Bezug zum tatsächlichen Bedarf anzubieten. Die Bedarfe lassen sich dabei nicht nur je Stelle ermitteln, sondern auch mit den individuellen Zielen der Mitarbeitenden abgleichen.

Eine Qualifikationsmatrix unterstützt zudem dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeitende die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifikate besitzen und diese rechtzeitig erneuern. In regulierten, produzierenden Branchen lässt sich damit sogar automatisiert prüfen, ob eine Person die notwendigen Kompetenzen für die Bedienung einer bestimmten Maschine hat, bevor diese freigeschaltet wird. Das erleichtert nicht nur die Zuordnung zu passenden Projekten und Rollen, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und das Bestehen von Audits.

Die zentralen Instrumente der Personalentwicklung

Wer in der Personalentwicklung nach dem Prinzip „viel hilft viel und von allem ein bisschen“ vorgeht, wird wenig erreichen. Gerade KMU sollten sich auf ausgewählte, effektive Methoden konzentrieren und diese professionell umsetzen.

Das Mitarbeitergespräch als Kernstück

Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt und dient dem Austausch eines ausführlichen Feedbacks, sowohl von der Führungskraft als auch von der oder dem Mitarbeitenden. Es sollte regelmäßig, etwa halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen Rahmen stattfinden. Im vertraulichen Dialog werden wichtige Aspekte besprochen:

Analyse der Stärken, Schwächen und Potenziale
Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs
Abgleich von Selbst- und Fremdbild
Erfassung der Mitarbeiterbindung und -motivation
Aktualisierung der Anforderungsprofile

Führungskräfte sollten für diese Gespräche geschult werden, damit sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden. Nutzen Sie diese jährlichen Gespräche nicht nur für Feedback, sondern erkundigen Sie sich auch aktiv nach den Wünschen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel zeigt, welches Potenzial darin steckt: Ein unzufriedener Support-Mitarbeiter, der sich langweilte, stellte sich im Mitarbeitergespräch als begeisterter Hobbyfotograf und -filmer heraus. Mit der Produktion eines Imagefilms betraut, war er glücklich mit der neuen Aufgabe, und das Unternehmen fand niemand Besseren, weil er die Produkte in- und auswendig kannte. Solche Gespräche stärken Loyalität und Mitarbeiterbindung.

Leistungsbeurteilung als Motivationsfaktor

Die Einführung einer Leistungsbeurteilung im Rahmen des Mitarbeitergesprächs, eventuell gekoppelt mit finanziellen Anreizen, kann eine sinnvolle Maßnahme sein. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Die fachliche und persönliche Beurteilung kann sowohl zu Leistungssteigerung und Arbeitsfreude als auch zu Demotivation führen. Deshalb sollte sie auf transparenten, einheitlichen Beurteilungskriterien und standardisierten Methoden beruhen.

Zielvereinbarungen nach dem SMART-Prinzip

Die Festlegung individueller Ziele im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Diese Ziele sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Entscheidend ist, dass sich die individuellen Ziele in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einfügen. Das fördert die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Organisationsziele und erhöht die Identifikation mit den Aufgaben.

Individuelle Entwicklungspläne und Weiterbildung

Ein umfassender Personalentwicklungsplan deckt verschiedene Kompetenzbereiche ab: fachliche Kompetenzen wie branchenspezifische Schulungen und Weiterbildungen zu neuen Technologien, Methodenkompetenz wie Trainings zu relevanter Software, Projekt- oder Zeitmanagement, sowie soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationstrainings, Führungskräfteentwicklung und Teambuilding.

Da jede Person unterschiedliche Stärken und Entwicklungsziele hat, lohnt sich ein individueller Entwicklungsplan, der regelmäßig überprüft und angepasst wird. So lassen sich Talente gezielt fördern und langfristig binden. Ermitteln Sie den individuellen Schulungsbedarf gemeinsam mit den Mitarbeitenden, etwa durch regelmäßige Gespräche oder die Analyse der Unternehmensziele, und kombinieren Sie interne Workshops, die direkt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, mit externen Programmen wie Fachkursen oder Zertifikaten, die zusätzliches Know-how und frische Perspektiven liefern.

Digitale Lernplattformen (E-Learning) bieten flexible Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen, und ermöglichen es Mitarbeitenden, im eigenen Tempo zu lernen und spezifische Kompetenzen zu vertiefen. Ein Mentoring-Programm kann besonders für die Entwicklung von Führungskräften oder Spezialistinnen und Spezialisten wertvoll sein: Erfahrene Mentorinnen und Mentoren geben Wissen und Ratschläge weiter, während Coaching hilft, persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.

Zehn Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Neben den strukturierten Instrumenten für das einzelne Mitarbeitergespräch braucht es eine breitere Aufstellung, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen:

Personalentwicklung und Personalmanagement ganzheitlich leben: Geben Sie Beschäftigten Perspektiven und Entfaltungsmöglichkeiten. Die Karriereplanung sollte bereits bei Auszubildenden beginnen, etwa indem Sie dual Studierende ausbilden oder Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen.
Einen kooperativen Führungsstil praktizieren: Vorgesetzte, die mehr beraten als befehlen, fördern Teamgeist und Kreativität, weil sich Menschen trauen, mitzureden und an Problemlösungen mitzuarbeiten. Wertschätzung, Vertrauen und Verantwortung binden Fachkräfte an das Unternehmen und sparen Kosten, weil jeder im Team das tut, was er am besten kann.
Marktübliche Gehälter zahlen: Eine leicht übertarifliche Bezahlung oder ein Bonus bei Zielerreichung motiviert Mitarbeitende und senkt die Fluktuation.
Weiche Standortfaktoren betonen: Bezahlbarer Wohnraum, eine gute Verkehrsanbindung, intakte Natur sowie Sport- und Freizeitangebote in der Nähe, Unterstützung beim Umzug und bei der Kinderbetreuung sowie Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gleichen die Lage abseits der Metropolen aus.
Flexibel sein: Arbeitszeitkonten, Homeoffice, Teilzeitregelungen und Gestaltungsspielräume stehen vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs. Dazu gehört auch, mehr Frauen für Führungspositionen in Betracht zu ziehen, denn obwohl sie mehr als die Hälfte der Abiturienten und Hochschulabsolventen stellen, sind sie in Führungspositionen noch unterrepräsentiert.
Weiterbildung gezielt einsetzen: Präsenzseminare, Online-Kurse, Blended Learning und Onboarding sind Incentives, die Mitarbeitende befähigen und stärken. Fehlt einer vielversprechenden Bewerberin oder einem Bewerber eine bestimmte Fähigkeit, lässt sie sich durch eine Nachschulung vermitteln. Weiterbildung sollte fester Bestandteil der Karriereplanung sein und in jedem Jahresgespräch thematisiert werden.
Attraktive Arbeitsbedingungen für die langfristige Bindung schaffen: Identifikationsangebote, Lob, das Gefühl, Teil eines leistungsfähigen Teams zu sein, sowie Gemeinschaftserlebnisse wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge stärken das Wir-Gefühl. Modern ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, überdurchschnittliche Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder Sportprogramme sowie eine offene, freundliche und integrative Unternehmenskultur ohne jede Form von Mobbing oder Belästigung gehören ebenso dazu.
Auszubildende einstellen: Werben Sie auf den passenden Kanälen, etwa Social Media, um Auszubildende, und nutzen Sie aktuelle Azubis als Multiplikatoren, indem Sie sie nach Verbesserungsvorschlägen für die Bewerberansprache fragen. Fehlende Kompetenzen bei Bewerberinnen und Bewerbern für einen Ausbildungsplatz lassen sich in der Regel nachholen.
Bewerberinnen und Bewerber anlocken und überzeugen: Kommunizieren Sie so persönlich wie möglich, reagieren Sie schnell auf Bewerbungen und versenden Sie auch Absagen zügig. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Einstieg mit einem strukturierten Onboarding, das formale Einführung und soziale Integration verbindet, und stellen Sie ihnen eine erfahrene Patin oder einen erfahrenen Paten zur Seite.
Employer Branding aufbauen: Seien Sie auf Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsent, und nutzen Sie Portale wie Kununu, Xing und LinkedIn, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Ermutigen Sie engagierte Mitarbeitende, Ihr Unternehmen zu bewerten, denn viele Bewerberinnen und Bewerber prüfen solche Bewertungen vor ihrer Bewerbung.

Eine starke Arbeitgebermarke überzeugt dabei nicht nur durch Gehalt und Sozialleistungen, sondern auch durch eine positive Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Auch gezielte Rekrutierungsstrategien wie Active Sourcing und ein effizienter, transparenter Bewerbungsprozess gehören zu einem überzeugenden Auftritt am Arbeitsmarkt.

Wie Software die Personalentwicklung unterstützt

Personalmanagement-Software hilft dabei, Personalentwicklung von der Einzelmaßnahme zu einem systematischen Prozess weiterzuentwickeln. Sie sollte Funktionen für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen enthalten. Das spart im Alltag Zeit, stellt sicher, dass vereinbarte Zeiträume und Maßnahmen eingehalten werden, und überführt punktuelle Umsetzungsideen in einen langfristigen, strategischen Prozess. Ergänzend unterstützt ein EDV-gestütztes Seminarmanagement dabei, Weiterbildung betriebs- und zielgruppengerecht zu planen und zu koordinieren.

Von A wie Ausbildung bis Z wie Zeugnis unterstützt entsprechende Software die HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben. Eine digitale Personalakte speichert Qualifikationen, Weiterbildungen, sonstige Kenntnisse wie Sprachen, Beurteilungen, Gehaltsentwicklung, Werdegang und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche. Das hat einen klaren Vorteil: Personalentwicklungsgespräche sind schnell und auf den Punkt vorbereitet, und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Ideen oder Forderungen auf Sie zukommt, wissen Sie sofort, wie Sie darauf eingehen können. Die Software unterstützt Sie zudem bei Aufgaben und Planungen wie dem Abschluss und der Überprüfung von Verträgen, dem fach- und termingerechten Erstellen von Zeugnissen oder dem Erinnern an Jubiläen und Geburtstage.

Auch das Talentmanagement profitiert von HR-Software: Sie verwaltet Bewerbende und Ausschreibungen, vergleicht Stellenprofile mit den Qualifikationen von Kandidatinnen und Kandidaten, plant und wertet Seminare aus und bereitet Mitarbeitergespräche effizient vor. In der Praxis kommen dafür etwa HR-Core-Systeme, digitale Personalakten, HR-Workflows sowie Module für Mitarbeitergespräche, Skillmanagement und E-Learning zum Einsatz, die häufig auch für Nachfolgemanagement und Kompetenzprofile genutzt werden. Dadurch werden neue Kapazitäten für die strategische Personalentwicklung und nachhaltige Mitarbeiterbindung frei.

Fazit

Personalentwicklung wirkt nur dann gegen Fachkräftemangel und Fluktuation, wenn sie kein Sammelsurium einzelner Maßnahmen bleibt, sondern an klaren Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Mitarbeitergespräch, Leistungsbeurteilung, SMART-Zielvereinbarung und individueller Entwicklungsplan bilden dafür das Fundament, kooperative Führung, faire Bezahlung, Flexibilität und ein durchdachtes Employer Branding sichern die langfristige Bindung. Software-gestützte Skillmatrizen und digitale Personalakten machen aus verstreutem Wissen über Kompetenzen und Potenziale einen belastbaren Überblick, auf dessen Basis sich Weiterbildung gezielt statt beliebig planen lässt.

Häufige Fragen zur Personalentwicklung in KMU

Was gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalentwicklung?

Zu den zentralen Instrumenten zählen das regelmäßige Mitarbeitergespräch, die transparente Leistungsbeurteilung, SMART formulierte Zielvereinbarungen sowie ein Personalentwicklungsplan, der fachliche, methodische und soziale Kompetenzen abdeckt.

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden?

Das Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder jährlich, in einem professionellen und vertraulichen Rahmen stattfinden.

Was bedeutet das SMART-Prinzip bei Zielvereinbarungen?

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ziele nach diesem Prinzip lassen sich klar überprüfen und in das übergeordnete Zielsystem des Unternehmens einordnen.

Warum vernachlässigen viele KMU die Personalentwicklung?

Häufig fehlt eine Personalabteilung mit entsprechendem Know-how, das Budget für Weiterbildung ist gering, und Maßnahmen werden punktuell statt strategisch geplant. Viele Chefs betrachten Personalentwicklung eher als Kostenfaktor denn als Investition.

Welche Maßnahmen wirken gegen Fachkräftemangel?

Wirksame Maßnahmen sind unter anderem ein ganzheitliches Personalmanagement, ein kooperativer Führungsstil, marktübliche Gehälter, Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gezielte Weiterbildung, attraktive Arbeitsbedingungen, die Ausbildung eigenen Nachwuchses, ein überzeugender Bewerbungsprozess und der Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Wie unterstützt Software die Personalentwicklung?

Personalmanagement-Software bildet Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsplanung systematisch ab, verwaltet Qualifikationen und Skills in Matrizen und macht Kompetenzlücken sowie Weiterbildungsbedarf sichtbar. Das erleichtert sowohl die Personalentwicklung als auch das Talentmanagement.

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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

5 Min. Lesezeit

Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

Einkauf und Bestellwesen
Lagerverwaltung und Bestandsführung
Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
Inventur und Rechnungsprüfung
Auswertungen und Analysen
Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
Die Software wird nicht ausreichend geschult.
Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

HR & Payroll

Talentmanagement: Herkunft, Herausforderungen und der Regelkreislauf im Überblick

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Talent ist im Personalwesen zu einem Schlüsselbegriff geworden. Wie sich der Begriff entwickelt hat, welche Herausforderungen das Human Resource Management heute prägen und wie der Talentmanagement-Kreislauf in der Praxis funktioniert, zeigt dieser Überblick.

Woher der Begriff Talent stammt

Talent war schon vor Jahrtausenden ein bekannter und wichtiger Bestandteil antiker Gesellschaften. In Babylonien und in Griechenland diente Talent vorrangig als Maßeinheit für das Gewicht. Ein Talent entsprach nach antikem Verständnis der Traglast eines Mannes und war damit von Beginn an mit der Arbeitswelt verknüpft. Im Laufe der Zeit wurde der Begriff abstrahiert und operationalisiert, um im Tauschhandel Warenmengen festzulegen. Als Talent in Edelmetall diente er beispielsweise als Preisschild für Waren und ermöglichte einen universellen Tauschhandel, indem Talent als Speicher für Arbeitsleistung fungierte.

Seit dem 16. Jahrhundert erhielt Talent eine zusätzliche Begriffsebene: Im englischen Sprachraum wurde es erstmals verwendet, um die besondere Begabung eines Menschen zu bezeichnen. Auch im Französischen und Deutschen hat diese Bedeutungsebene der ursprünglichen mittlerweile vollständig den Rang abgelaufen. Im heutigen Sprachgebrauch impliziert Talent eine in der Regel positive, überdurchschnittliche Ausprägung einer Fähigkeit, wobei durchaus auch Talente vorstellbar sind, die nicht den üblichen gesellschaftlichen Vorstellungen entsprechen.

Im Personalwesen sind zwei Verwendungen des Begriffs gebräuchlich. Zum einen bezeichnet Talent außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Gebiet, etwa im Umgang mit einem Instrument oder in der Musik allgemein. Talent und Begabung werden dabei häufig synonym verwendet. Zum anderen bezeichnet Talent eine Person, die mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten ausgestattet ist. Diese zweite Verwendung ist im Personalwesen besonders verbreitet und öffnet den Zuständigkeitsbereich des Talentmanagements: Es geht dann nicht vorrangig um den Ausbau einzelner Fähigkeiten, sondern um die Entwicklung überdurchschnittlicher Mitarbeitender.

Vom Personalwesen zum Human Resource Management

Mitarbeitende sind eine grundlegende Ressource eines Unternehmens, sowohl im wortwörtlichen als auch im wirtschaftswissenschaftlichen Sinn. Ihre Koordination und Betreuung obliegt in den meisten Unternehmen einer eigenen Abteilung, der Personalabteilung. Ursprünglich vorrangig für Organisatorisches zuständig, hat sich das Aufgabengebiet an die Anforderungen eines veränderten und ausdifferenzierten Arbeitsmarktes angepasst. Human Resource Management (HRM) hat den Begriff Personalwesen weitgehend verdrängt und ein neues Umfeld für das Talentmanagement geschaffen.

Das HRM hat dabei ein spezialisiertes Verständnis von Talent hervorgebracht: Ein Talent ist eine Person, die auch kritische Momente bewältigen kann, sich durch gesteigerte Stressresistenz auszeichnet und eine hohe intrinsische Motivation aufweist, gestellte Aufgaben zu erledigen. In diesem Kontext wird häufig auch der Begriff High Potential als Synonym für Talent verwendet.

Personen mit diesen Qualitäten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Da ihre Anzahl und damit auch ihre mögliche Arbeitszeit limitiert sind, stehen Unternehmen auf einem Arbeitsmarkt, dessen Nachfrage das Angebot übersteigt, in Konkurrenz zueinander um Talente. Da sich deren besondere Fähigkeiten im Idealfall positiv auf das Unternehmen und seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auswirken, ist der Gewinn eines Talents mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, der sich sofort oder zukünftig realisiert. Aus dieser Situation ergeben sich für das Human Resource Management Aufgaben, die als Talentmanagement zusammengefasst werden: Sie beginnen mit dem Erkennen eines Talents und seiner Gewinnung für das Unternehmen, reichen über Ausbildung und Förderung bis zum Einsatz des Talents in einem Unternehmensbereich, der seinen Charakteristika zuträglich ist. Die langfristige Bindung an das Unternehmen sowie der Umgang mit einem Abgang runden das Talentmanagement ab.

Herausforderungen für das moderne Personalwesen

Das Personalwesen hat sich unter anderem als Reaktion auf äußere Einflüsse zu dem komplexen Gebilde entwickelt, das es heute ist. Der demografische Wandel innerhalb der Gesellschaft bringt dabei neue Herausforderungen mit sich: Eine negative Bevölkerungsbilanz und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass der Anteil der Über-65-Jährigen und damit in der Regel der Ruheständler auf bis zu einem Drittel der Gesamtbevölkerung anwächst. Von entsprechender bewusster Lebensplanung beeinflusst, bekommen Akademiker im Schnitt weniger Nachwuchs, sodass in Relation weniger Kinder über einen akademischen Hintergrund verfügen, was das Angebot an High Potentials auf dem Arbeitsmarkt negativ beeinflusst.

Nicht nur die Fachkräfte von morgen stellen Personaler vor ein Problem, auch aktuelle High Potentials werden mitunter zur Herausforderung. Neben dem Wettbewerb um rare Talente auf dem Arbeitsmarkt ist es die Lebensplanung der Talente, die vom Trendbegriff der Work-Life-Balance beeinflusst wird. Diesem Bewusstsein müssen Unternehmen aufmerksam begegnen, um ihre Führungskräfte nicht an die Konkurrenz zu verlieren.

Variety Seeking ist ein vergleichsweise neues Phänomen, das ursprünglich aus dem Marketing stammt. Übertragen auf den Arbeitsmarkt erklärt es, warum Mitarbeitende auch ohne konkrete Unzufriedenheit immer öfter der Versuchung erliegen, ihr Arbeitsumfeld zu wechseln: Sie wünschen sich Abwechslung durch einen Arbeitgeber- oder Berufswechsel. Zusätzliche Herausforderungen im Makroumfeld der Unternehmen liegen im technologischen Wandel und der damit einhergehenden Digitalisierung, die die Veränderung der Produktionsweise auf gesamtwirtschaftlicher Ebene vorantreibt. Das Personalwesen sieht sich dadurch mit Herausforderungen konfrontiert, die vielfältiger sind als vermutlich je zuvor.

Der Talentmanagement-Regelkreislauf in der Praxis

Ein hochdynamischer und komplexer Arbeitsmarkt stellt diverse Anforderungen an moderne Personalmanager. Für sie ist es unerlässlich, ihre Aktivitäten zu strukturieren und mittel- bis langfristig zu planen. Bevor der Abgleich der Planungen mit der strategischen Unternehmensplanung beginnen kann, braucht es ein Gerüst, um optimales Talentmanagement betreiben zu können. Dieses Gerüst ist konsequenterweise als Regelkreislauf angelegt, dessen Bestandteile sich mit den Begriffen Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang treffend kategorisieren lassen. Zwischen ihnen besteht eine enge Verbindung: Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wobei im Unternehmen gleichzeitig mehrere Turnusse des Talentmanagements ablaufen können.

Zur Gewinnung neuer Talente ist es erforderlich, diese zunächst zu erreichen. Eine zielgerichtete Ansprache ist dabei unumgänglich, da besonders hochqualifizierte Arbeitnehmer allgemein gehaltener Kommunikation eher unzugänglich sind. Neben klassischen Stellenausschreibungen bieten sich hierfür beispielsweise auch Recruiting-Maßnahmen über soziale Netzwerke an. Wichtig bei der Gewinnung neuer Talente ist allerdings, dass nicht die Gewinnung an sich oberste Priorität hat, sondern dass das künftige Teammitglied zum Unternehmen passt.

Eine Beurteilung findet nicht nur während des Recruitings statt, sondern auch zu späteren Zeitpunkten der Zusammenarbeit. Konnten sich Unternehmen und künftiger Angestellter von den gegenseitigen Qualitäten überzeugen, folgt die Phase des Onboardings. Der Integration des neuen Mitarbeitenden sollte dabei angemessene Aufmerksamkeit gewidmet werden. Entwicklungsassessments helfen, die Schritte des Talents im Unternehmen von Beginn an zu unterstützen und einen steten Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Die Beurteilung der Mitarbeitenden ist ein kontinuierlicher Vorgang, bei dem entsprechende Software dabei hilft, jederzeit auf Key Performance Indicators zuzugreifen und Mitarbeitende zu kategorisieren, was der Personalabteilung einen besseren Überblick verschafft.

Der richtige Einsatz der Talente spielt eine entscheidende Rolle bei ihrer Entwicklung und Zufriedenheit. Mit dem Ziel, eine langfristige Bindung zwischen Arbeitgeber und Hochqualifiziertem zu schaffen, sollte die Aufgabe weder zu anspruchslos noch überfordernd sein. Talentpools helfen dem Unternehmen, für vakante Stellen zeitnah eine geeignete Besetzung zu finden, während Anreizsysteme für anhaltende Motivation und Zufriedenheit sorgen und damit den Verbleib im Unternehmen begünstigen.

Um mit einer dynamischen Umwelt Schritt halten zu können, stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden einen wichtigen Bestandteil des Talentmanagement-Regelkreises dar. Fachliche und überfachliche Kompetenzen auszubauen und hinzuzugewinnen, am besten altersunabhängig im Training on the Job, also der Fortbildung direkt am Arbeitsplatz, oder im Training off the Job, etwa bei externen Anbietern, sind exemplarische Inhalte der Talententwicklung.

Das Ausscheiden eines Talents ist unvermeidbar, sei es aus Altersgründen oder weil das Werben eines Konkurrenzunternehmens erfolgreich war. In jedem Fall muss die Personalabteilung tätig werden. Eine gute Nachfolgeplanung vermeidet eine allzu lange Vakanz wichtiger Positionen im Unternehmen. Zudem bemühen sich Personalmanager, das geistige Kapital, das das ausscheidende Talent akkumuliert hat, zu bewahren und auch nach dessen Abgang für das Unternehmen nutzbar zu machen. Der Abgang eines Mitarbeitenden führt in der Regel zu einer neuen Bedarfssituation: Selbst wenn sich die entsprechende Stelle unternehmensintern besetzen lässt, entsteht durch den Positionswechsel eine neue Vakanz, und der Talentmanagement-Regelkreislauf beginnt von Neuem.

Fazit

Die aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarkts wie demografischer Wandel, Wettbewerb um High Potentials, Work-Life-Balance, Variety Seeking und technologischer Wandel verlangen von Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen. Der Regelkreislauf aus Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung und Abgang bietet dafür das Gerüst und beginnt nach jedem Abgang eines Talents von Neuem.

Häufige Fragen zum Talentmanagement

Was bedeutet der Begriff Talent ursprünglich?

Talent war in der Antike, etwa in Babylonien und Griechenland, zunächst eine Gewichtsmaßeinheit und entsprach der Traglast eines Mannes. Später diente der Begriff als Preisschild im Tauschhandel. Erst seit dem 16. Jahrhundert bezeichnet er im englischen Sprachraum die besondere Begabung eines Menschen, eine Bedeutung, die sich später auch im Französischen und Deutschen durchsetzte.

Wie wird Talent im Personalwesen verwendet?

Im Personalwesen bezeichnet Talent entweder eine außergewöhnliche Fähigkeit in einem bestimmten Gebiet oder eine Person mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten. Letztere Bedeutung ist im Human Resource Management besonders geläufig und wird oft mit dem Begriff High Potential gleichgesetzt.

Warum sind Talente auf dem Arbeitsmarkt so umkämpft?

Personen mit den gefragten Qualitäten sind rar, während die Nachfrage der Unternehmen das Angebot übersteigt. Der Gewinn eines Talents ist deshalb mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen, den ein Unternehmen sofort oder zukünftig realisieren kann.

Welche Herausforderungen prägen das moderne Personalwesen?

Dazu zählen der demografische Wandel mit einem wachsenden Anteil älterer Menschen, ein sinkendes Angebot an akademisch qualifiziertem Nachwuchs, das Bedürfnis der Talente nach Work-Life-Balance, das aus dem Marketing stammende Phänomen des Variety Seeking sowie der technologische Wandel und die Digitalisierung.

Aus welchen Phasen besteht der Talentmanagement-Regelkreislauf?

Der Regelkreislauf umfasst Gewinnung, Beurteilung, Einsatz und Erhaltung, Entwicklung sowie Abgang. Nach Abschluss des Abgangs folgt im Idealfall eine erneute Gewinnung von Talenten, wodurch der Kreislauf von Neuem beginnt.

ERP & Finance

E-Rechnungspflicht: Checkliste für KMU

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im zwischenunternehmerischen Geschäftsverkehr ("B2B") E-Rechnungen entgegennehmen können. Hier ist eine Checkliste, die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht hilft.

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HR & Payroll

Interview: Baulohnabrechnung fällig und keiner da?

Urlaubszeit, Krankheitsfälle oder Rentenabgänge: Wenn plötzlich niemand mehr für die Baulohnabrechnung verfügbar ist, kann das Bauunternehmen schnell in Schwierigkeiten bringen. Die gesetzlichen und tariflichen Anforderungen im Baulohn sind komplex und lassen wenig Spielraum für Fehler. Expertin Tina Weidinger von Suiteify kennt diese Herausforderungen aus erster Hand. Im Interview gibt sie spannende Einblicke, erklärt die besonderen Anforderungen des Baulohns und zeigt auf, wie Suiteify Bauunternehmen entlasten und bei Engpässen schnell helfen kann.

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Was unterscheidet den Baulohn von anderen Abrechnungsarten?

Tina Weidinger: „Man hört oft: ‚Baulohn ist sehr kompliziert‘. Für den Fachspezialisten ist es das natürlich nicht. Aber man hat natürlich schon mit gewissen Herausforderungen zu kämpfen, wie beispielsweise Schlechtwetter, Saison-Kug-Abrechnungen und natürlich auch die Urlaubsberechnung. Das ist schon anders als andere Löhne und man kommuniziert zusätzlich mit den Sozialkassen.“

Was bietet Suiteify im Bereich der Baulohnabrechnung an?

Tina Weidinger: „Suiteify bietet zwei Lösungen an. Einmal unseren Teilservice. Das ist eine Suiteify-Software, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen. Diese ist natürlich immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand. Der Kunde trägt hier aber selbst die Verantwortung für die Baulohnabrechnung. Hat er Fragen, kann er sich an den Support wenden. Das ist die eine Möglichkeit. Und die andere ist unser Produkt-Service – Lohn und Gehalt. Das ist ein klassisches Auslagern des Lohns. Hier stellen wir dem Kunden unser Know-how zur Verfügung. Das heißt, er erhält einen persönlichen Ansprechpartner bei uns, wo er seine Fragen stellen kann und die Lohnabrechnung selbst wird dann eigenverantwortlich von dem Lohnsachbearbeiter durchgeführt. Das heißt, wenn Fehler passieren, tritt dafür dann Suiteify ein. Das Know-how hat aber der Suiteify-Lohnbuchhalter.“

Für wen ist der Baulohn von Suiteify am besten geeignet?

Tina Weidinger: „Wir machen Baulohnabrechnungen klassisch für das Bauhauptgewerbe und natürlich dann auch für das Baunebengewerbe wie für Maler, Gerüstbauer, Dachdecker, Garten- und Landschaftsbauer usw. Und im Bereich Outsourcing sprechen wir vorrangig eher kleinere mittelständische Kunden an, das heißt im Bereich von 1 bis 50 Arbeitnehmer. Gleichzeitig kann die Lösung natürlich dann auch auf größere Firmen ausgeweitet werden.“

Vor welchen Herausforderungen stehen Bauunternehmen?

Tina Weidinger: „Die Unternehmen stehen vor den gesetzlichen und tariflichen Herausforderungen, dass eine Lohnabrechnung immer korrekt sein muss. Sie müssen das notwendige Know-how aufbauen. Gleichzeitig gibt es natürlich auch bei den Unternehmen einen Fachkräftemangel. Das heißt, die Babyboomer gehen in Rente. Und sie brauchen dann einen adäquaten Lohnbuchhalter, der die Lohnabrechnung für sie erstellt.“

Wieso sollte man zum Lohn-Service von Suiteify wechseln?

Tina Weidinger: „Solange man Personal und Software hat, ist es nicht notwendig, ad hoc zu wechseln. Man sollte sich allerdings Gedanken darüber machen, wie es weitergehen kann. Es kann immer passieren, dass die Lohnbuchhaltung beispielsweise in Elternzeit geht. Oder man weiß, dass sie in drei Jahren in Rente geht. Und dann ist es schon mal gut zu schauen, was es für Möglichkeiten gibt, den Lohn auszulagern. Und Suiteify bietet die Möglichkeit, dass man schnell und flexibel agieren kann. Das heißt, bei Krankheit kann beispielsweise das Consulting unterstützen und die Lohnabrechnung erstellen. Und bei Elternzeit oder durch Wegfall können wir dann, wie gesagt, sehr schnell in das Baulohn-Outsourcing wechseln und mit einem persönlichen Ansprechpartner die Lohnbuchhaltung nahtlos übernehmen.“

Was ist das Besondere am Lohn-Service von Suiteify?

Tina Weidinger: „Suiteify entwickelt die Software selbstständig. Das heißt, auf gesetzliche und tarifliche Anforderungen können wir ad hoc reagieren und es auch schnellstmöglich umsetzen und die Mitarbeitenden im Bereich Service Lohn und Gehalt abholen, sodass sie dort immer auf dem aktuellen Stand sind.“

Was sind die ersten Schritte bei der Einführung des Lohn-Services?

Tina Weidinger: „Zu Beginn wird die Kundenberatung ein Gespräch mit dem Kunden führen, um festzustellen, was er möchte oder braucht, um ein adäquates Angebot erstellen zu können. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, wird der Kunde von unserem sogenannten Onboarding betreut. Das heißt, es werden alle notwendigen Unterlagen eingefordert, sodass diese Lohnabrechnung oder die Stammdaten korrekt in unserer Software erfasst werden können. Und dann wird es an die eigentliche Sachbearbeitung übergeben, die dann alle weiteren Schritte mit dem Kunden bespricht.“

Welche Möglichkeiten zur Erfassung der Bewegungsdaten gibt es?

Tina Weidinger: „Auch da sind wir flexibel. Zum einen können wir (der Lohnsachbearbeiter) die Daten erfassen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass der Kunde selbstständig die Daten erfasst, u. a. direkt in der Software. Oder natürlich neu und innovativ, über eine App. Das kann dann mittels Schnittstelle zu uns übertragen werden.“

Welche Services bietet Suiteify außerdem im Bereich Baulohn an?

Tina Weidinger: „Ich habe bereits unsere App LohnMobil erwähnt, bei der gemäß des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes die Bewegungsdaten erfasst und übertragen werden. Eine zweite App ist das sogenannte Mitarbeiterportal. Das heißt, dass sich die Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Lohnabrechnungen und ihre Bescheinigungen selbst ansehen und entsprechend mit ihrem Arbeitgeber kommunizieren können. Für die Geschäftsführung des Kunden gibt es zusätzliche Auswertungen, die wichtig sind, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Es gibt beispielsweise die Geschäftsanalytik, in der Lohnauswertungen in Kombination mit unternehmerischen Daten dargestellt werden können.“

Haben auch Steuerberater Vorteile durch den Suiteify Baulohn?

Tina Weidinger: „Steuerberater stehen vor den gleichen Herausforderungen. Ein Steuerberater kann sich, wenn er den Lohn an uns auslagert, auf seine Fachkompetenz konzentrieren, beispielsweise auf die Finanzbuchhaltung. Und die Lohnbuchhaltung wird dann durch uns erstellt. Hier gibt es entsprechende Schnittstellen für die Verbuchung. So muss sich ein Steuerberater keine Sorgen mehr über den Fachkräftemangel im Bereich Baulohnabrechnung machen. Er lagert das Geschäft an Suiteify aus, während die steuerliche Beratung und Fachkompetenz weiterhin bei ihm bleiben.“

Wie wird der Datenschutz bei Lohn-Services von Suiteify gewährleistet?

Tina Weidinger: „Datenschutz wird bei Suiteify vor allem bei persönlichen Daten großgeschrieben. Wir haben ein Rechenzentrum, das wir selbstständig verwalten. Und die Kommunikation zwischen der Sachbearbeitung und dem Kunden läuft zum einen telefonisch und zum anderen über ein sogenanntes Mitarbeiterportal. In diesem Mitarbeiterportal werden die vertraulichen Daten verschlüsselt. Und das Ganze automatisch, ohne zusätzliche Features.“

Was sind die Vorteile der Baulohn-Services von Suiteify?

Tina Weidinger: „Die Steuerberater und Baufirmen können sich auf ihre Fachkompetenz konzentrieren. Sie haben einen festen Ansprechpartner im BRZ, der die Baulohnabrechnung kann und kennt. Die Software ist immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand und für den Kunden ist es eine Risikominimierung. Wenn er heute zwei Arbeitnehmer abrechnet, ist es natürlich ein anderer Preis, als wenn er morgen 20 Personen einstellt. Das ist besser kalkulierbar und deswegen würde ich sagen: Einfach Kunde werden! Sprechen Sie uns gerne an.“

Jetzt das gesamte Experteninterview mit Tina Weidinger anschauen:

HR & Payroll

Geändertes Nachweisgesetz: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Das deutsche Nachweisgesetz (NachweisG) verpflichtet Arbeitgeber, die Bedingungen eines Arbeitsvertrags aufzuzeichnen und dem Beschäftigten die Niederschrift auszuhändigen. Zum 1. August 2022 wurde das NachweisG novelliert und um wesentliche Punkte ergänzt. Im Frühjahr 2024 hat der Gesetzgeber nochmals Hand angelegt und sich von allzu strengen Formvorgaben verabschiedet. Die wichtigsten Fragen zum Nachweisgesetz beantworten die Fachanwälte Dr. Volker Vogt und Iven Fischer in diesem Gastbeitrag.

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ERP & Finance

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft die Lagerverwaltung weniger effizient als sie sollte. Ein häufiger Grund dafür ist die Arbeit per Zuruf und mit Excel-Listen. Eine digitale Lagerverwaltung kann das Lager optimieren und die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

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Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

Aufwändige Artikelsuche im Lager
Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
Übersicht und Transparenz im Lager
Verlässliche Bestandsführung
Bessere Nutzung von Lagerflächen
Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

HR & Payroll

Urlaubsanspruch berechnen: Das müssen Sie wissen

Urlaubs-Anspruch richtig berechnen will gelernt sein: Worauf musst Du als Arbeitgeber beim gesetzlichen Anspruch auf Urlaub unbedingt achten – und wo finden die häufigsten Stolperfallen beim Urlaubs-Anspruch?

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Der Urlaubs-Anspruch der Arbeitnehmer ist gesetzlich geregelt. Doch welchen Anspruch auf Urlaub müssen Ihre Arbeitnehmer laut Vertrag haben? Gibt es gesetzliche Unterschiede zwischen Arbeitern, Angestellten und Auszubildenden? Wie lassen sich unterschiedliche Urlaubs-Ansprüche von Ihnen als Arbeitgeber berechnen? Alles zum Thema Urlaub, Gesetz und Urlaubs-Anspruch erfährst Du in diesem Artikel.

Urlaubsanspruch: Definition

Der Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern kann laut Gesetz definiert werden als das Recht auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit. Diese dient der Erholung und dem Erhalt der Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer. Dies soll u.a.vorbeugen, dass Mitarbeiter sich häufig krank melden oder "krank" machen. Die Dauer des Urlaubsanspruchs ist gesetzlich festgelegt und das Urlaubs-Gesetz von Land zu Land unterschiedlich.

In Deutschland beträgt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub pro Jahr 24 Werktage (ausgehend von 6 Werktagen pro Woche). Realiter erhalten viele Arbeitnehmer in der Regel laut Vertrag allerdings bis zu 30 Urlaubstage innerhalb eines Jahres, was bei einer Fünf-Tage-Woche sechs Wochen bezahltem Urlaub entspricht.
In der Schweiz haben Arbeitnehmer hingegen Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub innerhalb eines Jahres.
In Österreich haben Arbeitnehmer derweil innerhalb eines Jahres Anspruch auf 25 Tage bezahlten Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche und Anspruch auf 30 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, so dass diese also auf insgesamt fünf Kalenderwochen Urlaub während eines Jahres kommen.

In allen Ländern gilt der gesetzliche Urlaubs-Anspruch für Festangestellte genauso wie der Anspruch auf Urlaub für Aushilfen, Saisonkräfte, geringfügig Beschäftigte oder Werkstudenten.

Wie wirkt sich ein Urlaubsanspruch auf die Mitarbeiterbindung aus?

Unternehmen sollten nicht unterschätzen, dass sie mit den Urlaubstagen, die sie ihren Mitarbeitern gewähren, ein erhebliches Motivationstool in den Händen halten. Jeder zusätzliche Urlaubstag, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, beflügelt nachweislich die Mitarbeiterbindung. Das kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter seltener krank sind und sich so seltener krank melden.

Ein Plus an Urlaub und Freizeit ist vielen Fachkräften einiges Wert, wie eine Online-Umfrage des Stellenmarktes meinestadt.de unter 9.252 Fachkräften ergeben hat. Fast ein Viertel der Teilnehmer gab an, dass sie für mehr Freizeit auch mehr Einsatz in der verbleibenden Arbeitszeit zeigen würden. Jeder Fünfte würde sogar auf anderweitige Benefits wie Dienstwagen oder Diensthandy verzichten. Genauso viele würden für mehr Urlaub auch weniger oder kürzere Pausen in Kauf nehmen.

Fast 20 Prozent der Arbeitnehmer verzichten lieber auf Dienstwagen oder Firmenhandy als auf Urlaubstage. - Suiteify

Wie kann ich für meine Mitarbeitenden den Urlaubsanspruch berechnen?

So beliebt Urlaub bei den Arbeitnehmern auch ist, so komplex wird es allerdings, wenn es um die Berechnung des Urlaubs von Mitarbeitern geht. Hier gibt es für Dich als Arbeitgeber so einige gesetzliche Urlaubs-Regeln zu beachten. Nehmen wir zum Beispiel den Urlaubsanspruch von Teilzeitarbeitnehmern laut Gesetz.

Auch, wenn Arbeitnehmer nicht voll arbeiten, haben sie den vollen Urlaubsanspruch. Kommen sie an allen Arbeitstagen zur Arbeit, ist es auch kein Problem, diesen Anspruch auf Urlaub zu berechnen. Für eine Woche Urlaub reicht der Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche einfach fünf Urlaubstage ein.

Komplexer wird es hingegen, wenn ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen in der Woche arbeitet. Bei 6 Werktagen pro Woche umfasst der gesetzliche Mindestanspruch 24 Urlaubstage pro Jahr - die meisten Arbeitnehmer haben bei einer Vollzeitbeschäftigung jedoch 5 Arbeitstage in der Woche, wodurch der gesetzliche Mindestanspruch 20 Urlaubstage im Jahr beträgt. Bei Teilzeitkräften fällt der Anspruch entsprechend geringer aus. Dann lässt sich der gesetzliche Anspruch auf Urlaub wie folgt berechnen:

4 Wochen Urlaub (Mindestanspruch) im Jahr x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr

Aus dieser Berechnung ergibt sich, dass Arbeitnehmer, die einmal pro Woche arbeiten, einen Urlaubs-Anspruch von vier Tagen innerhalb eines Jahres haben. Wer zwei Tage in der Woche arbeitet, dem stehen mindestens acht Urlaubs-Tage im Jahr laut Vertrag zu und wer an drei oder vier Tagen in der Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch auf Urlaub von 12 beziehungsweise 16 Tagen innerhalb eines Jahres.

Kleiner Tipp: Eine manuelle Urlaubsanspruchsberechnung ist mit einer Personalsoftware nicht notwendig. Das Tool ermittelt automatisch den individuellen Urlaubsanspruch jedes Arbeitnehmers – für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte.

Anspruch auf Urlaub berechnen im Falle einer Kündigung

Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist es das Recht eines jeden Arbeitnehmers, bei einer 5-Tage-Woche einen Mindestanspruch in Höhe von 20 Arbeitstagen zu beanspruchen, die als bezahlter Urlaub verbracht werden können und sollen. Fehlzeiten durch Krankheit zählen hier natürlich nicht hinzu.

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der damit verbundene Mindesturlaub greift natürlich auch im Falle einer unterjährigen Kündigung. Aber was wird dann aus dem Jahresurlaub?

Für jeden vollen Monat der Beschäftigung besteht 1/12 des betrieblich vereinbarten Urlaubsanspruchs. Wird beispielsweise ein Arbeitsverhältnis seitens des Arbeitnehmers zum 30. April gekündigt und hat dieser einen Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub im Jahr, so stehen ihm oder ihr 4/12 davon zu, also 10 Arbeitstage Urlaub. Mit jedem Monat, den Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, erarbeiten sie sich in diesem Beispiel 2,5 Tage Urlaub.

Wenn sich das Arbeitsverhältnis ändert: Urlaubsanspruch bei unterjährigem Start oder Ende des Vertrags

Eine Besonderheit besteht bei unterjährigem Start vom Arbeitsvertrag oder unterjährigem Ausscheiden aus dem Unternehmen: Plant ein Mitarbeiter unterjährig die Beendigung seines Arbeitsverhältnisses, so greifen Arbeitgeber einfach auf die schon für den Urlaubsanspruch bekannte Berechnung zurück:

(Firmenzugehörigkeit im bestehenden Jahr in Monaten) x (monatlicher Urlaubsanspruch)

Fällt allerdings das Datum in die zweite Jahreshälfte, also verlässt ein Arbeitnehmer nach dem 01.07. den Betrieb und hat von seinem/ihrem Jahresurlaub in diesem Kalenderjahr noch keinen Urlaubstag genommen, so greift der volle Anspruch des Bundesurlaubgesetzes (BUrlG) und statt beispielsweise 7x2,5=17,5 Urlaub stehen die vollen im BUrlG vorgesehenen 20 Tage Urlaub zu. So wird der Mindesturlaub durchgesetzt.

Diese Regelung gilt für Personen, die nicht in Teilzeit sind, sondern ein Arbeitsverhältnis in Vollzeit, also mit 5 Arbeitstagen pro Woche, wahrnehmen. In Bezug auf Teilzeit muss die Berechnung natürlich entsprechend anteilig ins Verhältnis gesetzt werden.

Auch eine Übertragung des nicht in Anspruch genommenen Jahresurlaubs auf einen anderen Betrieb ist möglich.

Rückstellungen durch Urlaub: Was ist zu beachten?

Zudem können alle Mitarbeitenden den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Urlaubskontos jederzeit nachvollziehen und einsehen. Das kann von Vorteil sein, denn Mitarbeitende haben so stärker im Blick, ihren Urlaub auch wirklich aufzubrauchen. Und genau so sieht es das Gesetz eigentlich vor (§ 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG)) . Hier heißt es: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.”

Es kommt allerdings immer wieder vor, dass Angestellte ihren Urlaub innerhalb eines Jahres nicht gänzlich in Anspruch nehmen und sich diesen für das kommende Jahr aufheben. Damit entsteht für den Arbeitgeber ein sogenannter Erfüllungsrückstand.

Das Unternehmen muss also den restlichen Urlaub eines Jahres auf das Folgejahr buchen und in seiner Bilanz eine Rückstellung bilden. Hierzu steht im Bundesurlaubsgesetz: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.” Danach verfällt der Anspruch den Urlaub noch einzulösen, wenn keine alternative Vereinbarung getroffen wurde.

Wie sieht der perfekte Urlaubsantrag aus?

Wer Urlaub beantragen will, muss dies schriftlich tun. Der Antrag eines Urlaubs wird von Arbeitgeber zu Arbeitgeber allerdings höchst unterschiedlich gehandhabt.

In manchen Betrieben gibt es eine Liste, in der die Mitarbeiter ihre gewünschten Urlaubstage eintragen können. In anderen Unternehmen schreiben Mitarbeiter einfach eine formlose Mail an die HR-Abteilung mit Daten rund um den Urlaub (z.B. Zeitraum, Vertretung) und in größeren Unternehmen müssen Mitarbeiter laut Vertrag meist schriftliche Anträge ausfüllen.

Laut Gesetz muss der Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vor dem Antritt des Urlaubs eingereicht werden. Meist brauchen Unternehmen die folgenden Angaben zum Verbuchen des Urlaubs:

Personalnummer
Position
Anschrift
Anzahl der beantragten Urlaubstage
Zeitraum des Urlaubs
Name der Vertretung während des Urlaubs
Name des Vorgesetzten

Urlaubsanspruch berechnen leichtgemacht: Zeitmanagement Tools

HR und der Linienvorgesetzte erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine Genehmigung eines Urlaubs erforderlich ist. Diese ist mit einem Klick erteilt und der Arbeitnehmer erhält die Rückmeldung: Urlaub genehmigt. Durch eine Kalenderfunktion ist für den Arbeitgeber bzw. die Führungskraft direkt auf einen Blick ersichtlich, wo sich Urlaub überschneidet und wo es zu Arbeits-Engpässen kommen könnte.

Mit der richtigen Zeiterfassung Software kann selbst das komplexe Thema Urlaubsanspruch sekundenschnell gesetzlich richtig gemanagt werden.

Digitalisierung & KI

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU

Die digitale Transformation bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Allerdings sind die finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte in vielen Betrieben knapp bemessen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Programme, die speziell für KMU Fördermittel für Digitalisierung bereitstellen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten davon vor.

5 Min. Lesezeit

Zuschüsse und zinsverbilligte Kredite bzw. Darlehen in Kooperation mit Förderbanken – das sind die gängigsten Fördervarianten für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand. Entsprechende Förderprogramme auf EU-, Bundes- und Länderebene sollen es KMU ermöglichen, auf digitale Prozesse und Produkte umzustellen und Know-how bezüglich der digitalen Transformation zu erlangen.

Fördermittel für Digitalisierung gibt es meist für die Anschaffung von Hard- und Software sowie für Beratungsleistungen. Gefördert werden je nach Programm sowohl spezifische Vorhaben als auch allgemeine Schritte in Richtung Digitalisierung.

Zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben zählen beispielsweise:

Einführung von ERP-Software,
die durchgängige Digitalisierung der Auftragsabwicklung,
Migration und Portierung von IT-Systemen und Anwendungen sowie
Verbesserung der IT-Sicherheit oder
die Entwicklung ganz neuer digitaler Lösungen und Plattformen.

Die zahlreichen Förderprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Fördervoraussetzungen und der Fördersummen teils erheblich. Dieser Beitrag fasst die Informationen der Förderer zusammen und bietet somit einen Überblick über die Digitalisierungsförderungen für KMU.

Förderprogramme der Bundesländer

Die folgende Übersicht listet die wichtigsten Förderprogramme der Bundesländer mit Bezug zur Digitalisierung auf. In aller Regel können nur Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland haben, Fördermittel für Digitalisierung aus diesen Programmen erhalten.

Baden-Württemberg

Digitalisierungsprämie Plus

Was wird gefördert?
Fördermittel für Digitalisierung gibt es für konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit, wie zum Beispiel:

Implementierung 3D-Druck
Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
Mitarbeiterschulungen, sofern sie mit der Anschaffung von IKT-Hard- und Software zusammenhängen

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeitern, die am Standort Baden-Württemberg aktiv sind.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung können für Vorhaben gewährt werden, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen. Dies geschieht über ein Darlehen der L-Bank (10.000 bis 100.000 EUR), für das die Unternehmen einen Tilgungszuschuss erhalten.

Informationsquellen
wm.baden-wuerttemberg.de/de/service/foerderprogramme-und-aufrufe/liste-foerderprogramme/digitalisierungspraemie

www.l-bank.de/produkte/wirtschaftsfoerderung/digitalisierungsfinanzierung.html

Bayern

Digitalbonus

Was wird gefördert?

Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, durch IKT-Hardware, IKT-Software sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen
Entwicklung von auf das Unternehmen abgestimmten IT-Sicherheitslösungen oder die dahingehende Umstellung einer Standardlösung

Gefördert werden Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hardware und Software.

Wer wird gefördert?

KMU der gewerblichen Wirtschaft mit Betriebsstätte im Freistaat Bayern, wo die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommen muss.

Art und Höhe der Förderung

Beim „Digitalbonus Standard“ gibt es Fördermittel für Digitalisierung als einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 50 Prozent und bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
Beim „Digitalbonus Plus“ gibt es einen Zuschuss von bis zu 50.000 Euro für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Bei kleinen Unternehmen beträgt der Fördersatz bis zu 50 Prozent, bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
Darüber hinaus haben KMU die Möglichkeit, für ihr Vorhaben zusätzlich oder alternativ zu den Digitalboni einen „Innovationskredit 4.0“ zu beantragen. Hierbei handelt es sich um ein zinsverbilligtes Darlehen mit der Möglichkeit einer Förderung von 100 Prozent der förderfähigen Ausgaben.

Informationsquellen
www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm

lfa.de/website/de/foerderangebote/innovation/weg/Digitalkredit/index.php

Berlin

Berlin Mittelstand 4.0 (bis auf Weiteres ausgesetzt)

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie 4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

Errichtungs- und Erweiterungsinvestitionen
dazugehörige Betriebsmittel und anteilige Lohnkosten
sonstige Vorhaben zur Nutzung von IT-Lösungen und Digitalisierung von Produktion und Service

Wer wird gefördert?
KMU sowie größere Mittelstandsunternehmen (mit weniger als 3.000 Beschäftigten). Das Förderprogramm richtet sich an Unternehmen des produzierenden Gewerbes, der IT-Branche und des Dienstleistungsgewerbes mit einer Betriebsstätte oder Sitz in Berlin.

Art und Höhe der Förderung

Darlehen von 2 bis 6 Mio. Euro zu günstigen Zinsen
60 Prozent Haftungsfreistellung der Hausbank durch die Investitionsbank Berlin (IBB)
flexible Laufzeiten zwischen 3 und 10 Jahren
Tilgung erfolgt vierteljährlich und nachschüssig
100 Prozent Auszahlung

Informationsquelle
www.ibb.de/de/foerderprogramme/berlin-mittelstand-4.0.html

Brandenburg

Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG)-Digital

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie-4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

Digitalisierungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen
drei Module: Beratung, Schulung und Implementierung

Wer wird gefördert?
Auf Gewinnerzielung ausgerichtete KMU, inklusive Handwerk, mit Sitz oder einer Betriebsstätte im Land Brandenburg

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung gibt es als nicht rückzahlbaren Zuschuss im Wege der Anteilfinanzierung (50 Prozent) – maximal jeweils 50.000 Euro für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 500.000 Euro für das Modul „Implementierung“, bei einer Laufzeit von maximal 6 Monaten für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 36 Monaten für das Modul „Implementierung“.

Informationsquelle
www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big-digital/

Bremen

Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Was wird gefördert?
Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Wer wird gefördert?
Ausschließlich KMU mit Sitz oder Niederlassung in Bremen und Bremerhaven

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zur Beratung durch einen geprüften Digitalberater/Dienstleister – wählbar aus einem Pool. Eine Beratung wird mit 50 Prozent der Kosten und einem maximalen Betrag von 5.000 Euro gefördert.

Informationsquelle
www.digitalisierung-bremen.de/beratungsfoerderung-zu-digitalisierung-und-arbeit-40

Hamburg

Hamburg-Kredit Wachstum

Was wird gefördert?
Alle Investitionen in Hamburg, die einer langfristigen Mittelbereitstellung bedürfen und einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen. Betriebsmittel inklusive Warenlager.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft in Hamburg, freiberuflich Tätige sowie Personen, die Gewerbeimmobilien vermieten oder verpachten. Weitere Voraussetzung: Das Unternehmen bzw. der Antragssteller muss seit mindestens fünf Jahren am Markt aktiv sein.

Art und Höhe der Förderung
Zinsgünstige Darlehen:

bis 100 Prozent der förderfähigen Kosten
bis zu 750.000 Euro Darlehenssumme (bzw. 1.5 Mio. Euro in drei Kalenderjahren)
Laufzeiten von bis zu zehn Jahren bei Investitionsfinanzierungen und bis zu fünf Jahren bei Betriebsmittelfinanzierungen
fester Zinssatz für die gesamte Darlehenslaufzeit

Der Zinssatz richtet sich nach dem aktuellen Kapitalmarktniveau. Die IFB Hamburg verbilligt die Mittel, die von der KfW Bankengruppe zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden, zusätzlich durch Gelder der Freien und Hansestadt Hamburg.

Informationsquelle
www.ifbhh.de/hamburg-kredit-innovation

Hamburg Digital

Was wird gefördert?
Das Programm besteht aus zwei Modulen:

Modul I Hamburg-Digital Check fördert Ausgaben für Beratungsdienstleister, die für das Bundesprogramm go digital zertifiziert sind.
Modul II Hamburg-Digital Invest fördert Investitionen zur Umsetzung der entwickelten Strategien und Konzepte. Dies umfasst Ausgaben für Hardware und Software sowie Ausgaben für externe Dienstleister, die für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen notwendig sind.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks sowie Freiberufler (z.B. Ärzte, Steuerberater, Architekten) mit Sitz oder mindestens einer Betriebsstätte in Hamburg, in der die geförderte Maßnahme zum Einsatz kommt. Gefördert werden dabei nur KMU, die zusammen mit ihren „Partnerunternehmen“ und „verbundenen Unternehmen“ insgesamt weniger als 250 Mitarbeiter haben.

Art und Höhe der Förderung
Je Modul müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 3.000 Euro (netto) betragen.

Modul I (Hamburg-Digital Check) bezuschusst Ausgaben für Beratungsleistungen mit 50 Prozent, bis zu einer maximalen Fördersumme von 5.000 Euro.
Modul II (Hamburg-Digital Invest) bezuschusst die Ausgaben für das tatsächliche Investitionsvorhaben mit 30 Prozent, bis zu einem maximalen Förderbetrag von 17.000 Euro.

Informationsquelle
https://hamburger-digitalbonus.de

Hessen

DIGI-Zuschuss (Förderrunde 2025 endet am 29.10.2025)

Was wird gefördert?
Die digitale Transformation von Produktions- und Arbeitsprozessen und Verbesserung der IT-Sicherheit. Die Maßnahmen sollen einen Digitalisierungsfortschritt in den Bereichen Produktion und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder Strategie und Organisation des Unternehmens erwarten lassen. Zuwendungsfähige Maßnahmen sind:

Anschaffung von Hard- und Software zur Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Betriebsprozessen
Anschaffung von Hard- und Software zur Implementierung einer IKT-Sicherheitslösung
die mit den Anschaffungen verbundenen Dienstleistungen, einschließlich der Migration bisheriger Daten und der Portierung von Softwarekomponenten auf die neuen digitalen Systeme sowie erforderliche Schulungen zu den angeschafften digitalen Systemen durch externe Anbieter

Wer wird gefördert?
Insbesondere KMU der gewerblichen Wirtschaft sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen, in denen die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss (Anteilsfinanzierung) in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Sachausgaben bereitgestellt. Die zuwendungsfähigen Sachausgaben müssen sich dabei auf mindestens 4.000 Euro erfolgen. Die Förderhöhe beträgt maximal 10.000 Euro.

Informationsquelle
www.wibank.de/digital-zuschuss

Mecklenburg-Vorpommern

Digitalisierungsförderung MV

Was wird gefördert?
Gefördert werden Investitionen in Prozessinnovationen, die neue oder wesentlich verbesserte Methoden für Produktion und Dienstleistungen im Betrieb ermöglichen – etwa durch den Einsatz moderner digitaler Technologien, Ausrüstung oder Software.

Wer wird gefördert?
Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 100 Beschäftigten, die ohne Förderung digitale Produktions- oder Leistungsprozesse nicht oder nur stark verzögert einführen können. Förderfähig sind Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern aus den Bereichen Produktion, Handwerk und Tourismus.

Art und Höhe der Förderung
KMU mit weniger als 100 Beschäftigten können im Rahmen der Projektförderung für digitale Kleininvestitionen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten, maximal jedoch 50.000 Euro pro Vorhaben. Die beihilferechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation; die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 30.000 Euro betragen und die Förderung erfolgt als De-minimis-Beihilfe.

Informationsquelle
www.tbi-mv.de/digitalisierungsfoerderung-mv/foerderaufruf.html

Niedersachsen

Digitalbonus.Niedersachsen (zum 1. Januar 2022 ausgelaufen)

Was wird gefördert?

Investitionen in IKT-Hardware, IKT-Software oder Softwarelizenzen, sofern ein Kaufpreis von 5.000 Euro brutto überschritten wird. Dabei muss es sich um ein oder mehrere Exemplar/e derselben Hardware, Software oder Softwarelizenz handeln.
Investitionen in Hard- und Software zur Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit. Auch hier gilt: Der Brutto-Kaufpreis des jeweiligen Exemplars an Hardware, Software oder Softwarelizenz muss 5.000 Euro überschreiten.

Wer wird gefördert?

KMU aus den Bereichen gewerbliche Wirtschaft, Life Sciences, eHealth sowie Handwerksbetriebe und kleine freiberufliche Planungsbüros, jeweils mit Sitz oder Betriebsstätte in Niedersachsen.

Art und Höhe der Förderung

Kleine Unternehmen erhalten einen einmaligen, nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent – mittlere Unternehmen von bis zu 30 Prozent.
Die Fördersumme liegt zwischen mindestens 2.500 Euro und maximal 10.000 Euro.
Gefördert wird nur der Kauf von Hardware, Software oder Softwarelizenzen. Mieten oder Leasing sind nicht zuwendungsfähig.

Informationsquelle
Informationen der Investitions- und Förderbank NBank zum Digitalbonus. Niedersachsen

Nordrhein-Westfalen

Mittelstand Innovativ & Digital

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital besteht aus mehreren Teilprogrammen und beinhaltet unter anderem die Gutscheinvariante MID-Digitalisierung. Hiermit fördert das Land Nordrhein-Westfalen die Beratung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und die effiziente digitale Transformation unternehmensinterner Prozesse.

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen

Art und Höhe der Förderung
Der Zuschuss beim Gutschein MID-Digitalisierung beträgt maximal 50 Prozent, bei kleinen und Kleinstunternehmen maximal 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die maximale Zuwendungssumme sind 15.000 Euro.

Informationsquelle
www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-gutscheine/digitalisierungsgutschein

NRW.BANK. Digitalisierung und Innovation

Was wird gefördert?
Finanzierungen von Digitalisierungsmaßnahmen und Investitionsvorhaben in den Bereichen:

Digitale Produktion, Leistungserbringung und Verfahren, z.B. Integration/Einbindung von digitalen Kundenschnittstellen an das Produktionsleitsystem, vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung und der Produktionssysteme, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, Integration mobiler Betriebsgeräte in die Steuerung von Produktion und Dienstleistungen
Digitale Produkte und Leistungen, z.B. Aufbau und Verbesserung von digitalen Plattformen, Entwicklung digitaler Standards und Normen
Digitale Strategie und Organisation, z.B. Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, Initialisierungsaufwand für die Nutzung von Cloud-Technologien oder Entwicklung und Implementierung eines IT-, Datensicherheits- und/oder Social-Media-Kommunikationskonzepts

Wer wird gefördert?
Mittelständische Unternehmen (inländische und ausländische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. Euro nicht überschreitet, ab zwei Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Investitionsort muss in Nordrhein-Westfalen liegen. Förderfähig sind grundsätzlich nur Vorhaben, die einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen und deren Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Art und Höhe der Förderung

Zinsgünstige Ratendarlehen
Finanzierungsanteil: bis zu 100 Prozent der förderfähigen Kosten
Mindestkredit: 25.000 Euro
Höchstbetrag: 10 Millionen Euro
fester Zinssatz für die gesamte Laufzeit
Tilgung in gleichen Vierteljahresraten
Auszahlung: 100 Prozent
Optional: 50-prozentige Haftungsfreistellung und Bürgschaft

Informationsquelle
www.nrwbank.de/de/unternehmen/investitionen-im-mittelstand/digitalisierung/

Saarland

DigitalInvest KMU

Was wird gefördert?

Gefördert werden nicht nur Investitionen in Hard- und Software, sondern auch die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, die Beschäftigten in die Lage zu versetzen, mit Digitalisierung und Technik sicher und produktiv umzugehen.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Saarland, in der die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss aus Landesmitteln. Der Zuschuss beträgt bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben für mittlere Unternehmen und bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Der jeweilige Höchstförderbetrag beläuft sich bei der „Basis-Förderung“ auf 12.500 Euro und bei der „Plus-Förderung“ auf 20.000 Euro.

Informationsquelle
www.saarland.de/mwide/DE/portale/digitalisierung/digitalisierung-wirtschaft/digitalinvest/digitalinvest

Sachsen

Betriebsberatung/Coaching (zum 30.06.2024 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Betriebsberatungen und Coachings zu verschiedenen Fragen der Unternehmensführung, wie beispielsweise Digitalisierung

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachen.

Art und Höhe der Förderung
Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von bis zu 40 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Direktverfahren und bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Qualitätssicherungsverfahren. Zuwendungsfähig sind das Nettohonorar des Beraters; im Qualitätssicherungsverfahren zusätzlich die Ausgaben für die Qualitätssicherung.
Pro Tag der Beratung bzw. des Coachings können bis zu 350 Euro Zuwendung anerkannt werden, in einem Kalenderjahr höchstens 8.000 Euro (bei Beratungen in einzelnen Förderschwerpunkten bis zu 10.000 Euro) für das Unternehmen.

Informationsquelle
www.sab.sachsen.de/mittelstandsrichtlinie-betriebsberatung/coaching

Digitalisierung Zuschuss EFRE

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm unterstützt Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler bei der Heranführung an Themen der digitalen Transformation.
Zuwendungsfähig sind:

Planung, Konzipierung und Vorbereitung von Projekten – für die entsprechende Beratungsleistung können bis zu 5 Tagewerke, höchstens 900 Euro/Tag angesetzt werden
technischen Realisierung anfallende Fremdleistungen
Anschaffung von projektbezogener Software und notwendiger Hardware, keine Standard-Hardware und -Software
Einführung der Lösung einschließlich Schulung; höchstens bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben

Wer wird gefördert?
Kleinstunternehmen, KMU und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen

Art und Höhe der Förderung
Nicht zurückzahlbarer Zuschuss; die Höhe hängt von der Unternehmensgröße ab:

Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro
Kleinunternehmen: bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 60.000 Euro
Mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 100.000 Euro
Bonusförderung: 10 Prozent, wenn das Unternehmen mindestens für die Dauer des geförderten Vorhabens tarifliche oder tarifgleiche Löhne zahlt

Informationsquelle
Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027

Sachsen-Anhalt

DIGITAL INNOVATION

Was wird gefördert?
Das Programm stellt Fördermittel für Digitalisierung unter anderem für folgende Projekte und Maßnahmen zur Verfügung:

Entwicklung von neuen, innovativen digitalen Produkten und Produktionsprozessen, Geschäftsmodellen und Geschäftsabläufen
digitale Marketing- und Vertriebsstrategien
Einrichtung und Erhöhung der IT-Sicherheit
Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, sowie Sachkosten, Leistungen Dritter und Investitionen

Wer wird gefördert?
KMU mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss in Höhe von bis zu 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 70.000 Euro je Projekt. Die Förderung der Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, erfolgt auf Grundlage von Pauschalbeträgen.

Informationsquelle
Informationen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt zum Förderprogramm „DIGITAL INNOVATION“

Thüringen

Digitalbonus (vorerst keine neuen Anträge möglich)

Was wird gefördert?
Zum Digitalisierungsvorhaben gehörende Ausgaben für Software und Hardware, einschließlich der Ausgaben für Leistungen externer Dienstleister zur Migration und Portierung von IT-Anwendungen und IT-Systemen.

Fördermittel für Digitalisierung können unter anderem für Vorhaben in den folgenden Bereichen beantragt werden:

Digitalisierung von Betriebsprozessen, z.B. Einführung von ERP-Systemen oder Manufacturing Execution Systems (MES) oder Integration digitaler Workflows mit Lieferanten und Kunden (E-Commerce, E-Procurement)
Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Einführung produktbegleitender und/oder Anwendungssteuerungssoftware
Einführung oder Verbesserung von Informations- und Datensicherheitslösungen, z.B. Implementierung eines Informations- und/oder Datensicherheitskonzepts oder Initialisierung der Nutzung von Cloud-Technologien

Wer wird gefördert?
KMU der gewerblichen Wirtschaft (insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel)

Art und Höhe der Förderung
Die Fördermittel für Digitalisierung gibt es in Form eines Zuschuss in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen 150.000 Euro nicht übersteigen. Je Unternehmen können im „Digitalbonus Thüringen“ maximal zwei Anträge gestellt werden.

Informationsquelle
Informationen der Thüringer Aufbaubank zum Förderprogramm „Digitalbonus“

Bundesweite Förderprogramme

Die folgenden Förderprogramme stehen kleinen und mittleren Unternehmen bundesweit zur Verfügung.

Digital Jetzt

(zum 31.12.2023 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Das Programm enthält zwei Fördermodule:

Fördermodul 1: „Investition in digitale Technologien“ – Dieses Modul fördert Investitionen in Software und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Förderfähig sind zum Beispiel Investitionen in: datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.
Fördermodul 2: „Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ – Dieses Modul soll Unternehmen dabei unterstützen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Investitionen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Die Weiterbildungsanbieter müssen ihr Qualitätsniveau durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegen.

Unternehmen können in einem oder in beiden Modulen Fördermittel für Digitalisierung beantragen.

Wer wird gefördert?
Eine Förderung beantragen können:

mittelständische Unternehmen aus allen Branchen einschließlich Handwerk und freie Berufe
mit 3 bis 499 Beschäftigten
Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung wird – nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung – als Zuschuss gewährt. Dieser muss nicht zurückgezahlt werden. Um ihr gefördertes Digitalisierungsprojekt umzusetzen, haben die Unternehmen in der Regel zwölf Monate Zeit.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen – bei Investitionen von Wertschöpfungsketten und/oder -netzwerken: bis zu 100.000 Euro pro Unternehmen. Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2.

Die Förderquote (in Prozent der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt.

Bis 50 Beschäftigte: bis zu 40 Prozent
Bis 250 Beschäftigte: bis zu 35 Prozent
Bis 499 Beschäftigte: bis zu 30 Prozent

go-digital

Was wird gefördert? (Wird ab 1. Januar 2025 nicht fortgeführt)

Optimierung von Prozessen und Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung (Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ und „Digitale Markterschließung“)
Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse; Digitalisierung vorhandender Geschäftsmodelle und -prozesse ( Modul „Digitalisierungsstrategie“)
Finanzierung von Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit (Modul „IT-Sicherheit“)

Wer wird gefördert?
Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft (KMU) einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial können Fördermittel für Digitalisierung beantragen, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

weniger als 100 Mitarbeiter
höchstens 20 Mio. Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss (Werte dürfen auch zusammen mit Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden)
Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zu gezielten Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen. Diese übernehmen die Antragstellung für die Fördermittel, die Abrechnung und das Berichtswesen.

Die Projektlaufzeit beträgt maximal sechs Monate.

Die Förderquote liegt bei 50 Prozent auf die Nettoausgaben. „go-digital“ übernimmt 50 Prozent der Kosten des maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro. Es können bis zu 20 Beratertage im gewählten Hauptmodul und bis zu zehn Beratertage in den gewählten Nebenmodulen veranschlagt werden.

unternehmensWert:Mensch plus

Was wird gefördert?
Das Programm soll Unternehmen zu nachhaltigen Strategien und neuen Konzepten verhelfen, mithilfe derer sie die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Dies geschieht mittels Einrichtung betrieblicher „Lern- und Experimentierräume“ und einer professionellen Prozessberatung.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen:

mit Sitz/Arbeitsstätte in Deutschland
Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro
seit mindestens zwei Jahren am Markt
mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter in Vollzeit

Art und Höhe der Förderung
Interessierte Unternehmen müssen zunächst eine (kostenfreie) Erstberatung in einer der Erstberatungsstellen (deutschlandweit vorhanden) besuchen. Wenn das Unternehmen die Förderkriterien erfüllt, bekommt es einen Beratungsscheck (Zuschuss) für eine geförderte Beratung. Für die Durchführung der Beratung vor Ort kann aus einem Pool von autorisierten Prozessberatern gewählt werden.

Die Förderquote liegt bei 80 Prozent und umfasst zwölf Beratungstage. Als zeitlicher Rahmen für den Beratungsprozess werden fünf bis sechs Monate empfohlen.

Informationsquelle
Informationen zum Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch plus“

ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW

Was wird gefördert?
Mit dem ERP-Förderkredit „Digitalisierung“ unterstützt die KfW Vorhaben, die auf die Digitalisierung von Unternehmen abzielen – von neuer Hard- und Software über digitale Geschäftsmodelle bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz.

Neben Investitionen können auch die laufenden Kosten von Digitalisierungsvorhaben gefördert werden.

Wer wird gefördert?
Neben Freiberuflerinnen und Freiberuflern sind Einzelunternehmen sowie kleine, mittlere und größere mittelständische Unternehmen mit einem Jahresgruppenumsatz von bis zu 500 Millionen Euro förderberechtigt.

Voraussetzung ist der Unternehmenssitz in Deutschland. Unternehmen mit Sitz im Ausland können die Förderung für ihre Tochtergesellschaften, Niederlassungen, Betriebsstätten oder Filialen in Deutschland beantragen.

Art und Höhe der Förderung
Gefördert wird über einen Kredit. Der vom Unternehmen gewählte Finanzierungspartner ermittelt anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Qualität der Sicherheiten des Unternehmens den individuellen Zinssatz für den Kredit und stellt den Förderantrag bei der Förderbank KfW. Der Kreditvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Finanzierungspartner abgeschlossen.

Kein Kreditmindestbetrag
Kreditbetrag bis maximal 25 Millionen Euro
Auszahlung von 100 Prozent des Kreditbetrags in einer Gesamtsumme oder in Teilbeträgen
Zuschuss von bis zu 5 Prozent auf den ausgezahlten Kreditbetrag möglich

Informationsquelle
www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/F%C3%B6rderprodukte/ERP-F%C3%B6rderkredit-Digitalisierung-(511-512)/

Fördermittel für Digitalisierung: Weitere Möglichkeiten zur Recherche

In der Förderdatenbank des Bundes findet man alle Förderungsmöglichkeiten des Bundes, der Länder und der EU. Diese Seite – insbesondere der Suchassistent – ist enorm hilfreich. Hier kann auch nach branchenspezifischen KMU-Digitalisierungsförderungen gesucht werden – beispielsweise gibt es zahlreiche weitere für Technologie-KMU, für solche aus Forschung und Entwicklung, sowie für Neugründungen und junge Unternehmen aus diesem Bereich.

Die Initiative Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie unterstützt KMU kostenfrei bei allen Fragen rund um die Digitalisierung. Anlaufstellen sind so genannte (regionale und thematische) „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“. Diese helfen den Unternehmen, den Stand der eigenen Digitalisierung einzuschätzen, entwickeln gemeinsam mit ihnen einen individuellen Digitalisierungsfahrplan und unterstützen sie bei der Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Darüber hinaus stellt auch die Europäische Union Fördermittel für Digitalisierung bereit: EU-Förderprogramme.

(Hinweis: Dieser Artikel wurde zuletzt am 22.10.2025 aktualisiert.)

Empfehlungen von der Redaktion

Recht & Compliance

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?

Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren. Doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

5 Min. Lesezeit

Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – ständig kommen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente hinzu. Um Stress mit dem Finanzamt, etwa bei Betriebsprüfungen, zu vermeiden, sollten die Vorschriften bekannt sein und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege eingehalten werden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.

Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in Deutschland gesetzlich geregelt, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften legen fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Darüber hinaus finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.

Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die Vorschriften in § 257 HGB und § 147 AO von Bedeutung. Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.

Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?

Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.

Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?

Nach § 147 AO und § 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:

Bücher und Aufzeichnungen
Inventare
Jahresabschlüsse
Lageberichte
Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)

Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin gefragt werden.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt dagegen weiterhin die zehnjährige Frist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen ab 2025

Dokumententyp	Neue Frist ab 2025	Bisherige Frist
Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltslisten)	8 Jahre	10 Jahre
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	10 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	6 Jahre

Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumentenarten

Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher: zehn Jahre) lang aufbewahrt werden. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 147 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmer verpflichtet, sowohl eine Kopie ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch alle empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) zu archivieren.
Lieferscheine gelten grundsätzlich als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie lediglich die Korrespondenz im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient – etwa, weil er gleichzeitig als Rechnung verwendet wird oder buchungsrelevante Vermerke enthält –, gilt die längere Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vor 2025: zehn Jahre).
Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege und ähnliche Dokumente sind Buchungsbelege und unterliegen ab 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorsicht ist geboten bei Belegen auf Thermopapier, da diese oft schon nach kurzer Zeit verblassen und unlesbar werden. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Daher empfiehlt es sich, Thermopapierbelege zu scannen und digital zu archivieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Belege auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren.

In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten folgende Formvorschriften:

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und andere relevante Unterlagen wie Rechnungen, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange die Daten unverändert, lesbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Es ist zulässig, Papierunterlagen zu scannen und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren. Nach dem Scannen können die Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es wird empfohlen, vor der Vernichtung von Originalbelegen gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer zuständigen Behörde zu halten.
Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die für die Anwendung bestimmter Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung erforderlich sind (z. B. aktive Veredelung). In solchen Fällen kann die Zollbehörde verlangen, dass die Unterlagen im Papieroriginal vorgelegt werden.
Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ist die Aufbewahrung der Papieroriginalrechnungen dagegen nicht zwingend erforderlich. Auch elektronisch aufbewahrte Rechnungen sind für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden. Sie dürfen innerhalb der achtjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.
Alle relevanten Buchführungsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?

Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer weiterhin papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen wird das Archiv irgendwann zu klein, zum anderen steigt die Zahl digitaler Dokumente kontinuierlich – Stichwort E-Rechnungspflicht.

Hinzu kommt, dass alle relevanten Dokumente nach den Vorgaben der GoBD im elektronischen Original und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das beste Mittel, um diese Vorgaben effizient zu erfüllen und Ordnung im digitalen Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

ERP & Finance

Achtung, Verjährung! Mit Mahnbescheid Zahlungsansprüche sichern

Mit dem Ablauf des 31. Dezember werden in Deutschland Zahlungsansprüche aus Forderungen in Millionenhöhe verjähren. Doch das ist vermeidbar: Durch einen rechtzeitig beantragten gerichtlichen Mahnbescheid lassen sich die Ansprüche auch nach dem Ablauf der Verjährungsfrist noch geltend machen.

5 Min. Lesezeit

Alle Jahre wieder im Dezember geraten Unternehmer ins Schwitzen. Der Grund dafür ist aber nicht der ganz normale Vorweihnachtsstress, sondern die Erkenntnis, dass mit dem Jahreswechsel die Verjährungsfrist für bestimmte Forderungen abläuft.

Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt in Deutschland drei Jahre. Sie beginnt jedoch nicht mit dem Tag, an dem eine Forderung entstanden ist, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Am 1. Januar 2027, null Uhr, verjähren daher viele Zahlungsansprüche aus dem Jahr 2023. Wer das verhindern möchte, sollte unbedingt noch vor dem Jahreswechsel einen gerichtlichen Mahnbescheid für seine überfälligen Forderungen beantragen.

Von der Regelverjährung abweichende Fristen

Soweit nichts anderes geregelt ist, gilt für alle Ansprüche des täglichen Lebens die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Unter anderem bei den folgenden Ansprüchen kann die Verjährungsfrist jedoch aus gesetzlichen oder vertraglichen Gründen abweichen:

30 Jahre
Rechtskräftig festgesetzte Ansprüche (z. B. Urteile, Vollstreckungsbescheide, Kostenfestsetzungsbeschlüsse), Herausgabeansprüche aus Eigentum und anderen dinglichen Rechten

10 Jahre
Ansprüche bezüglich Rechten an Grundstücken (Übertragung des Grundstückeigentums)

5 Jahre
Mängelansprüche bei Bauwerken und eingebauten Sachen

1 Jahr
Fracht- und Speditionskosten (abweichender Verjährungsbeginn mit Ablauf des Anlieferungstages)

6 Monate
Ersatzansprüche des Vermieters (Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache)

Ein nützliches Tool zur Ermittlung von Verjährungsfristen ist der kostenfrei nutzbare Verjährungsrechner von Creditreform.

Gerichtlicher Mahnbescheid hemmt Verjährung

Viele Gläubiger gehen irrtümlich davon aus, dass sie – so kurz vor dem Ablauf der Verjährungsfrist – nichts mehr ausrichten können, um ihren Zahlungsanspruch aufrechtzuerhalten und doch noch an ihr Geld zu kommen. Was sie dabei übersehen: Es gibt ein Instrument, um seine Forderungen auch über den regulären Fristablauf von drei Jahren hinaus zu sichern – den gerichtlichen Mahnbescheid.

Unternehmer sollten daher rechtzeitig vor dem Jahresende prüfen, wann die Zahlungsansprüche gegenüber ihren Schuldnern entstanden sind. Handelt es sich um eine offene Rechnung aus dem Jahr 2023, sollte umgehend ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden.

Durch die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens lässt sich die Verjährung hemmen. Wichtig ist, dass der Antrag bis zum 31. Dezember 2026 beim Mahngericht eingeht.

Der Mahnbescheid setzt zwar nicht alles auf null zurück, aber er unterbricht die Verjährung bis zum Ende des Verfahrens und einer sich möglicherweise anschließenden Zivilklage.

Besonders bequem kann ein Mahnbescheid online beantragt werden. Hier geht es zum Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids über das Mahnportal der deutschen Mahngerichte.

Einfache Mahnungen haben keine verjährungshemmende Wirkung

Außergerichtliche Mahnungen und private Zahlungsaufforderungen unterbrechen die laufende Verjährung hingegen nicht – und zwar selbst dann nicht, wenn sie per Einschreiben zugestellt werden. Auch mehrfache schriftliche Mahnungen haben keine verjährungshemmende Wirkung.

Bei Ratenzahlungsvereinbarungen ist zu beachten: Mit jeder Teilzahlung des Schuldners beginnt die Verjährungsfrist ab dem Zeitpunkt der letzten Zahlung neu zu laufen.

TIPP: Offene Posten mit Finanzbuchhaltungssoftware überwachen

Um zu verhindern, dass Forderungen verjähren, sollten Unternehmen ein effektives Debitorenmanagement mit einem straffen Mahnwesen betreiben. Hierzu ist eine Finanzbuchhaltungssoftware erforderlich, mit der die Außenstände zuverlässig im Blick behalten und frühzeitig Mahnungen verschickt werden können.

Führt dies nicht zum Zahlungseingang, empfiehlt sich die Übergabe an einen professionellen Inkassodienstleister. Die Fibu-Programme von Suiteify verfügen hierfür über eine integrierte Schnittstelle, die es Unternehmen ermöglicht, Inkassoaufträge direkt an Creditreform zu übermitteln.

Branchen

KI im Bauhandwerk: Machen ist wie wollen, nur krasser

Das Handwerk steht vor riesigen Herausforderungen: Fachkräftemangel, digitale Überforderung und immer komplexere Schnittstellen. Doch statt zu jammern, heißt es jetzt: Machen! Dieser Beitrag zeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) und innovative Formate wie Hackathons das Handwerk stärken und warum Menschlichkeit dabei wichtiger denn je bleibt.

5 Min. Lesezeit

Handwerk im Wandel – zwischen Fachkräftemangel und Digitalisierung

Im deutschen Handwerk fehlen aktuell über 230.000 Fachkräfte, und die Lage wird sich verschärfen: Zehn Millionen „Boomer“ gehen in Rente – so viel KI können wir gar nicht einsetzen, um das aufzufangen. Gleichzeitig wächst der digitale Druck: Immer mehr Schnittstellen, BIM, Chatbots, Clouds – und das alles on top zu den eigentlichen Aufgaben. Kein Wunder, dass viele im Handwerk an ihre Grenzen stoßen. Die Digitalisierung bringt nicht nur Chancen, sondern auch eine Flut an Anforderungen, die den Alltag oft komplizierter machen, statt ihn zu erleichtern.

Die Realität im Handwerk: Zu viele Tools, zu wenig Schnittstellen

Handwerksbetriebe nutzen oft 10 bis 13 verschiedene digitale Tools, die kaum miteinander vernetzt sind. Schnittstellen? Fehlanzeige! Wer soll das alles bauen? In keinem Meisterkurs lernt man, wie man digitale Systeme integriert. Die Folge: Überforderung und Ineffizienz. Hinzu kommt die Flut an digitalen Nachrichten – und damit auch jede Menge Ablenkung. In Deutschland werden jährlich 60 Milliarden Euro durch digitale Ablenkung verbrannt. Die Realität: Viele Handwerker fühlen sich von der Digitalisierung überrollt und wünschen sich oft einfachere, praxistaugliche Lösungen.

Warum KI-Projekte oft scheitern

78 % der KI-Projekte im Handwerk scheitern. Der Grund: KI wird oft falsch gedacht und umgesetzt. Die Realität der Betriebe wird nicht ausreichend berücksichtigt, und die Kompetenzen fehlen. Es reicht nicht, einfach noch ein Tool oder einen Chatbot draufzusetzen. Es braucht Lösungen, die wirklich zum Alltag passen. KI muss so gestaltet sein, dass sie die Menschen unterstützt – und nicht noch mehr Komplexität schafft. Viele Projekte scheitern, weil sie an den Bedürfnissen der Anwender vorbeigehen.

Kompetenzen neu denken: Hackathons als Brückenbauer

Hier setzen innovative Formate wie Hackathons an. In diesen Veranstaltungen treffen Handwerker auf Coder, Designer und digitale Denker. Gemeinsam werden in 48 Stunden praxisnahe Lösungen entwickelt – mit viel Pizza, Bier und echtem Austausch. So entstehen KI-Betriebssysteme, Assistenten und Tools, die Handwerkern wirklich helfen. Das Ziel: Technologie so einfach machen, dass sie im Alltag funktioniert. Die Hackathons bringen Menschen zusammen, die sonst nie miteinander arbeiten würden – und genau daraus entstehen die besten Ideen.

Praxisbeispiele: KI, die wirklich hilft

Ein Schweizer Startup hat eine App entwickelt, mit der Handwerker einfach ins Handy sprechen – egal in welcher Sprache. Die KI wandelt das Gesprochene in Aufgaben um und verteilt sie automatisch. So wird aus WhatsApp-Kommunikation ein echter Workflow
KI-Karten zeichnen Gespräche auf und erstellen automatisch Protokolle – ideal für Baubesprechungen. So geht keine Information mehr verloren, und die Dokumentation wird zum Kinderspiel.
KI-Brillen ermöglichen es Meistern, Lehrlinge aus der Ferne zu unterstützen und Baustellen zu dokumentieren, ohne die Hände zu benutzen. Datenschutz bleibt dabei ein Thema, aber Lösungen werden gemeinsam entwickelt. Die Brille kann sogar Videostreams übertragen und so den Austausch zwischen Meister und Lehrling erleichtern.
360-Grad-Kameras auf Baustellen erstellen digitale Modelle, die von KI ausgewertet werden – auch ohne BIM. So wird Baustellendokumentation einfach und effizient. Die KI erkennt automatisch Menschen und verpixelt sie, um Datenschutz zu gewährleisten. Gleichzeitig werden die Aufnahmen mit Grundrissen verknüpft, sodass ein dreidimensionales Abbild der Baustelle entsteht.

Mensch und Maschine: Zusammenarbeit auf Augenhöhe

KI kann Wissen speichern, Prozesse automatisieren und sogar Roboter anlernen. Doch entscheidend bleibt: Die Technik muss so einfach sein, dass sie Handwerkern wirklich hilft – und nicht noch mehr Komplexität schafft. Projekte zeigen, dass die besten Lösungen gemeinsam mit den Menschen im Betrieb entwickelt werden. Nur so entsteht echter Mehrwert. Die digitale Kopie des Handwerkers – das „virtuelle Wir“ – kann Wissen skalieren und in die Ausbildung integrieren. So bleibt das Know-how erhalten und wird für kommende Generationen nutzbar gemacht.

Herausforderungen und Learnings

Die Digitalisierung im Handwerk ist kein Selbstläufer. Es braucht Zeit, Engagement und die Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Technische Hürden, Datenschutz und die Angst vor Veränderung sind Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Doch wer offen bleibt und ins Machen kommt, wird belohnt: mit mehr Effizienz, weniger Fehlern und zufriedeneren Mitarbeitenden. Wichtig ist, die Menschen mitzunehmen und ihnen die Angst vor der Technik zu nehmen. Nur dann kann Digitalisierung wirklich gelingen.

Fazit: Mehr Machen, weniger Wollen

Das Handwerk braucht keine weiteren digitalen Luftschlösser, sondern praktische Lösungen. Hackathons, KI-Baukästen und einfache Tools zeigen, wie Digitalisierung gelingen kann. Entscheidend ist, ins Machen zu kommen, Kompetenzen zu teilen und Menschlichkeit zu bewahren. Denn am Ende zählt, dass Handwerker Handwerker bleiben – unterstützt von Technik, aber nicht ersetzt. Die Zukunft des Handwerks ist digital – aber sie bleibt menschlich.

ERP & Finance

E-Rechnung 2027: Was KMU jetzt wissen und tun sollten

Ab Januar 2027 wird die E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im B2B-Bereich endgültig zur Pflicht. Faktisch hat die Umstellung jedoch bereits 2025 begonnen. Deshalb sollten Unternehmen das Thema jetzt aktiv angehen. Wer zu spät startet, riskiert ab 2027 Chaos in der Buchhaltung, Fehler beim Vorsteuerabzug und unnötige Kosten. Hier sind wichtige Empfehlungen für Unternehmen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) am Ende dieses Artikels.

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HR & Payroll

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Die wichtigsten Aufgaben

Der Jahreswechsel bedeutet für die Personalabteilung jedes Jahr zusätzliche Arbeit in der Lohnabrechnung. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Aufgaben, die bis wann erledigt sein müssen.

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Nach den Weihnachtsfeiertagen wird es in der Personalabteilung oft hektisch, denn der Jahreswechsel steht für die Lohnabrechnung vor der Tür. Arbeitgeber müssen bis zu den festgelegten Stichtagen zahlreiche Aufgaben erledigen. Der folgende Fahrplan führt Sie Schritt für Schritt durch den Jahreswechsel in der Lohnabrechnung und hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Jahreswechselarbeiten rund um die Sozialversicherung

Im Bereich der Sozialversicherung sind viele Aufgaben zu bewältigen:

Jahresmeldung an die Sozialversicherung
Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Sie verpflichtet, Jahresmeldungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Diese sind über das SV-Meldeportal oder über eine DEÜV-Schnittstelle in Ihrer Lohnsoftware an die Annahmestellen der Krankenkassen zu übermitteln. Eine Kopie dieser Jahresmeldung erhalten Ihre Beschäftigten in der Regel mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr.

Frist: bis zum 15. Februar 2025

Meldung von Ein- und Austritten
Wie schon während des laufenden Jahres müssen Sie aus- und eintretende Mitarbeiter erfassen, An- und Abmeldungen erstellen und an die Krankenkasse senden.

Frist: mit der ersten Entgeltabrechnung 2025, spätestens sechs Wochen nach Beginn oder Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze
Prüfen Sie, ob die Mitarbeitenden im Jahr 2024 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) über- oder unterschritten haben. Bei Überschreiten der JAEG kann sich der Mitarbeiter freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder privat versichern, sofern dies voraussichtlich auch 2025 der Fall sein wird. Bei Unterschreiten der JAEG wird er wieder versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei einer Änderung des Versicherungsverhältnisses müssen Sie der Krankenkasse zum Jahreswechsel eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels mitteilen. Lassen Sie sich die freiwillige Versicherung oder die Mitgliedschaft in einer privaten Krankenversicherung vom Arbeitnehmer nachweisen.

Frist: mit der kommenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende des Jahres 2024

Umlagepflicht U1 prüfen
Unternehmen, die im Vorjahr bis zu 30 Vollzeitbeschäftigte hatten, sind nach § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz zur Teilnahme an der Umlage U1 verpflichtet. Liegt die Beschäftigtenzahl knapp unter dieser Grenze, empfiehlt sich eine jährliche Überprüfung der Umlagepflicht.

Frist: bis Ende Januar 2025

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Unfallversicherung nicht vergessen!

Für die Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter sind zwei Jahresmeldungen erforderlich:

UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV): Erstellen Sie die UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 und übermitteln Sie diese an die Rentenversicherung.
Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII): Prüfen Sie vor der Erstellung des Lohnnachweises, ob alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die erfassten Arbeitsstunden stimmen und der Unfallversicherungsbeitrag korrekt ist. Nach der Prüfung erstellen Sie den Lohnnachweis und senden ihn an die zuständige Berufsgenossenschaft.

Frist: bis zum 16. Februar 2025

Bei der Lohnsteuer alles richtigmachen

Im Bereich der Lohnsteuer sind verschiedene Aufgaben zu erledigen, wobei die Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sicherlich zu den umfangreichsten gehört:

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Diese Bescheinigung enthält verschiedene Daten zum Dienstverhältnis sowie detaillierte Angaben zu den abgeführten Beträgen wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld und den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn. Eine Kopie dieser Lohnsteuerbescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen, da er sie für seine Steuererklärung benötigt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser wird in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Prüfung des Anmeldezeitraums für die Lohnsteuer

Falls sich die Höhe der Lohnsteuer im vergangenen Jahr verändert hat, stellt das Finanzamt einen abweichenden Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest:

Anmeldezeitraum	Höhe der Lohnsteuer
Anmeldezeitraum Monatlich	Höhe der Lohnsteuer > 5.000 Euro
Anmeldezeitraum Quartalsweise	Höhe der Lohnsteuer 1.080,01 Euro – 5.000 Euro
Anmeldezeitraum Kalenderjährlich	Höhe der Lohnsteuer < 1.080 Euro

Frist: vor der Januar-Entgeltabrechnung 2025

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Nun haben Sie bereits einen großen Teil des Jahreswechsels bewältigt. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die vermeintlichen Kleinigkeiten nicht zu übersehen.

Resturlaub: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber.
Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres
Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten: Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, bevor Sie in das neue Kalenderjahr wechseln.
Frist: 31. Dezember
Schwerbehindertenabgabe: Erstellen Sie eine Meldung über die Erfüllung der Quote zur Beschäftigungsverpflichtung von Schwerbehinderten und führen Sie die Ausgleichsabgabe nach § 163 Abs. 2 SGB IX und § 160 Abs. 4 SGB IX an die Bundesagentur für Arbeit ab.
Frist: 31. März des Folgejahres
Künstlersozialabgabe: Haben Sie selbstständige Künstler und Publizisten beauftragt, melden Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse.
Frist: 31. März des Folgejahres
Betriebliche Altersvorsorge: Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder Pensionskassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden (§ 5 LStDV).
Frist: Ende Februar des Folgejahres

Haben Sie alle Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erstellt? Dann steht einem erfolgreichen Jahreswechsel in der Lohnabrechnung nichts mehr entgegen.

Ab 01.01.2025	Unternehmen jeder Größe müssen von anderen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen.
Bis 31.12.2026	Rechnungen dürfen noch auf Papier ausgestellt werden. Dies gilt auch für Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF oder Word), sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
Bis 31.12.2027	Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen die Ausnahmeregelungen weiterhin nutzen.
Ab 01.01.2028	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, erstellen und übermitteln können.
Von der E-Rechnungspflicht unbefristet befreit	Rechnungen bis zu 250 Euro (§ 33 UStDV) und Verkäufe von Fahrausweisen (§ 34 UStDV)

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