Blog

HR & Payroll

Beiträge zu Personalmanagement, Recruiting, Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung.

HR & Payroll

Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben und wie lange sie bleiben. Der Beitrag erklärt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlichen Erfolg entwickeln.

5 Min. Lesezeit

Vom ersten Bewerbungsgespräch bis zum letzten Arbeitstag: Jede Berührung mit dem Unternehmen prägt, wie Mitarbeitende Arbeit erleben – und wie lange sie bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was Employee Experience konkret ausmacht, welche Rolle Onboarding, Crossboarding, Arbeitsumgebung, Weiterbildung und Offboarding dabei spielen und wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt so gestalten, dass daraus echte Bindung, Motivation und wirtschaftlicher Erfolg entstehen.

Arbeit ist längst mehr als Aufgaben, Prozesse und Organigramme. Wie sich Mitarbeitende im Unternehmen fühlen, wahrgenommen werden und entwickeln können, wirkt sich direkt auf Motivation, Loyalität und Leistung aus. Genau hier setzt die Employee Experience an. In Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerb um Talente wird sie zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende produktiver arbeiten und das Unternehmen seltener verlassen.

Was Employee Experience bedeutet

Employee Experience (EX) umfasst alle Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Employee Lifecycles sammeln, von der ersten Interaktion im Bewerbungsprozess bis zum Abschied aus dem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem die Candidate Experience im Recruiting, das Onboarding, Führung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur, die Arbeitsumgebung samt Tools und Prozessen, Weiterentwicklung, Feedback und Anerkennung sowie der Austritt aus dem Unternehmen.

Im Unterschied zum Employee Engagement, das den aktuellen emotionalen Zustand misst, betrachtet die Employee Experience die Rahmenbedingungen, die Engagement überhaupt erst ermöglichen. Sie ist damit die Basis dafür, dass sich Mitarbeitende mit ihrer Rolle, ihrem Team und den Unternehmenszielen identifizieren. Ein positives Erlebnis entlang dieser Reise kann den Unterschied zwischen langfristiger Bindung und frühzeitiger Kündigung ausmachen.

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für neue Mitarbeitende. Ein gut strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell zurechtfinden und produktiv werden. Statt sie mit Formularen zu überfordern, zahlen persönliche Begleitung, klare Strukturen und kleine Willkommenssignale auf eine positive Erfahrung ein. Bewährt haben sich in der Praxis feste Ansprechpartner oder sogenannte Buddys, ein strukturierter Onboarding-Plan, ein persönliches Welcome Kit sowie frühzeitiger Zugang zu Tools und Informationen.

Eine oft unterschätzte Phase ist das Pre-Onboarding, also die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Hier lassen sich bereits wichtige Informationen und Schulungen bereitstellen, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine nahtlose Integration vorzubereiten. Moderne HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und zu strukturieren, was sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften zugutekommt.

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Employee Experience endet nicht mit einem erfolgreichen Onboarding. Auch interne Wechsel, das sogenannte Crossboarding, spielen eine wichtige Rolle für Zufriedenheit und Bindung. Fördern Unternehmen die interne Mobilität, indem sie neue Karrierechancen eröffnen, sichern sie Motivation und Engagement langfristig. Ein Crossboarding-Prozess, der alle wichtigen Informationen und Schritte transparent bereitstellt, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, einen internen Wechsel effizient und stressfrei zu gestalten. Automatisierte Abläufe entlasten dabei beide Seiten und schaffen Klarheit.

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Moderne Arbeitswelten verbinden Austausch und Konzentration. Rückzugsorte, ergonomische Ausstattung und flexible Raumkonzepte fördern Produktivität und Wohlbefinden. Gerade in hybriden Teams sind zusätzlich digitale Tools entscheidend: Kollaborationsplattformen, transparente Kommunikation und einfache Feedback-Formate stärken den Teamzusammenhalt auch über die Distanz hinweg.

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Employee Experience endet nicht beim Arbeitsplatz. Angebote wie flexible Arbeitszeiten, Fitness-Benefits oder Programme zur mentalen Gesundheit zeigen echte Wertschätzung. Ebenso wichtig ist Beteiligung statt Einbahnstraße: Wer mitgestalten darf, fühlt sich gehört. Regelmäßige Townhalls, Workshops oder Feedback-Formate fördern Vertrauen und Identifikation mit dem Unternehmen.

Lernen als Teil der Employee Journey

Weiterbildung ist kein Bonus, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Employee Experience. Digitale Lernangebote, individuelle Entwicklungspläne und klare Perspektiven stärken sowohl Bindung als auch Motivation.

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Auch das Ende der Zusammenarbeit sollte strukturiert und respektvoll gestaltet sein. Ein professionelles Offboarding stellt sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht und scheidende Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Das kann sogar dazu führen, dass sie später als Fürsprecher des Unternehmens auftreten oder zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Wichtige Dokumente, Feedback-Runden oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln lassen sich mit einem systematischen, softwaregestützten Offboarding-Prozess effizient verwalten, was sowohl dem Unternehmen als auch den ausscheidenden Mitarbeitenden zugutekommt.

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Eine starke Employee Experience wirkt sich messbar aus: Sie erhöht die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuation, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle, steigert Engagement und Eigeninitiative und verbessert Performance sowie Produktivität. Studien von Gallup und der Harvard Business Review zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Arbeitsplatzkultur signifikant bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen als der Durchschnitt.

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Employee Experience ist keine Einzelaufgabe, sondern Teamarbeit.

Führungskräfte prägen Kultur, Kommunikation und Zusammenarbeit im Alltag: Empathische, situative Führung ist einer der größten Hebel für eine positive Employee Experience. HR-Teams gestalten Prozesse, Tools und Programme entlang des gesamten Employee Lifecycles, von Recruiting bis Offboarding. Immer mehr Unternehmen etablieren zudem dedizierte Rollen als Employee Experience Manager, die EX strategisch entwickeln, messen und weiterentwickeln, oft eng verzahnt mit Change-Management. Und nicht zuletzt lebt Employee Experience von den Mitarbeitenden selbst: von ihrem Feedback, ihrer Mitgestaltung und ihrer Eigenverantwortung. Ohne Beteiligung bleibt sie Theorie.

Trends, die die Employee Experience prägen

Mehrere Entwicklungen bestimmen aktuell, wie Unternehmen die Employee Experience weiterentwickeln: KI-gestützte HR-Tools für Stimmungsanalysen, Feedback und personalisierte Entwicklung, hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität und Work-Life-Balance, Diversity und Inclusion als kulturelle Stärke, messbare Kennzahlen zur Steuerung von EX-Maßnahmen sowie eine ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung, die physische und digitale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

Eine durchdachte Employee Experience zieht sich durch alle Phasen der Mitarbeitendenreise, vom ersten Tag bis zum letzten. Sie ist kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die konsequent in Menschen, Kultur und moderne HR-Strukturen investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit den richtigen Tools lassen sich die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch die Basis für langfristigen Erfolg legen. Die Zukunft der Arbeit ist menschlich, und sie beginnt mit Erlebnissen, die Mitarbeitende ernst nehmen, einbinden und weiterentwickeln.

FAQ

Warum ist Employee Experience so wichtig?

Weil sie Motivation, Loyalität und Produktivität direkt beeinflusst. Fehlende positive Erlebnisse führen häufig zu innerer Kündigung, Stress und Fluktuation.

Was unterscheidet Employee Experience von Employee Engagement?

Employee Experience beschreibt die Rahmenbedingungen, Employee Engagement ist das Ergebnis daraus.

Welche Rolle spielt HR im Employee Lifecycle?

HR gestaltet faire Arbeitsbedingungen, unterstützt Führungskräfte, fördert Entwicklung und sorgt für strukturierte Übergänge, vom Eintritt bis zum Austritt.

Hintergrund zur bundesweiten Finanzkontrolle

Es war keine spontane Aktion: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig koordinierte Schwerpunktprüfungen durch – und die Baubranche steht dabei traditionell ganz oben auf der Liste. Im März 2026 waren bundesweit rund 3.200 Einsatzkräfte gleichzeitig auf Baustellen unterwegs. Geprüft wurde, ob Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind, ob Mindestlöhne eingehalten werden, ob Arbeitsgenehmigungen vorliegen – und ob Sozialleistungen zu Recht bezogen werden.

Die Zahlen aus dem Vorjahr zeigen, warum die Branche so stark im Fokus steht: Rund 60 Prozent der gesamten festgestellten Schadenssumme des Jahres 2025 entfielen auf das Baugewerbe. Über 10.000 Strafverfahren wurden allein in diesem Bereich eingeleitet. Und die Konsequenzen können gravierend sein: Ein aktuelles Urteil des Landgerichts Dortmund verurteilte einen Bauunternehmer zu knapp drei Jahren Haft – wegen vorenthaltener Arbeitsentgelte in über 50 Fällen, Gesamtschaden knapp 2,7 Millionen Euro.

Doch was bedeutet das konkret für den Alltag eines Bauunternehmens? Wir haben die fünf wichtigsten Punkte zusammengestellt – nicht als Checkliste für den Worst Case, sondern als Orientierung für eine solide, zukunftsfähige Aufstellung.

1. An- und Abmeldungen: Der unterschätzte Dauerjob

Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist keine einmalige Aufgabe – sie ist ein laufender Prozess. Jede neue Kraft muss korrekt und rechtzeitig angemeldet sein, jeder Austritt korrekt abgemeldet. Klingt überschaubar, wird aber im Baugewerbe schnell zur Herausforderung: wechselnde Belegschaften, Saisonkräfte, Subunternehmer – die Fluktuation ist hoch, der Verwaltungsaufwand entsprechend.

Hinzu kommt: Wer als Generalunternehmer Subunternehmer einsetzt, trägt unter Umständen eine Mitverantwortung dafür, dass auch deren Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind. Die FKS prüft die gesamte Kette – nicht nur den Auftragnehmer vor Ort.

2. Sofortmeldepflicht: Keine Sekunde zu spät

Für bestimmte Beschäftigungsformen gilt im Baugewerbe die Sofortmeldepflicht – eine der strengsten Regelungen im deutschen Sozialversicherungsrecht. Die Anmeldung muss noch vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen, spätestens beim tatsächlichen Arbeitsbeginn. Nicht am Ende der Woche, nicht nach der Probearbeit – sondern unmittelbar vorher.

Steht ein Zöllner auf der Baustelle und eine neu eingesetzte Kraft ist noch nicht im System, ist das erklärungsbedürftig. Und aus einer Erklärung kann schnell ein Ordnungswidrigkeitsverfahren werden.

3. Mindestlohn: Mehr als eine Zahl

Im Baugewerbe gilt nicht einfach der gesetzliche Mindestlohn. Auf Basis der Tarifverträge – allen voran dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV) – gibt es branchenspezifische Mindestlöhne, die je nach Tätigkeit und Lohngruppe variieren. Diese Löhne müssen nicht nur gezahlt, sondern auch nachgewiesen werden können: durch lückenlose Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise.

Die FKS prüft nicht nur, ob der Mindestlohn auf dem Papier stimmt – sondern ob er tatsächlich und vollständig ausgezahlt wurde. Differenzen zwischen vereinbartem und tatsächlich geleistetem Stundenlohn sind ein häufiger Ansatzpunkt für weiterführende Ermittlungen.

4. Ausländische Beschäftigte: Mehrere Ebenen im Blick behalten

Auf vielen Baustellen arbeiten Beschäftigte aus dem EU-Ausland oder aus Drittstaaten. Hier greift ein eigenes Regelwerk: Liegen die erforderlichen Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigungen vor? Wurden entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer korrekt beim Zoll angemeldet – Stichwort A1-Bescheinigung und Entsendemeldung? Sind die im Herkunftsland geltenden Sozialversicherungsregelungen dokumentiert?

Die Anforderungen sind komplex und ändern sich regelmäßig. Wer hier nicht aktuell ist, riskiert Verstöße, die nicht böswillig, aber dennoch teuer sind.

5. Dokumentation: Im Ernstfall zählt jede Sekunde

Die FKS prüft nicht nur im Büro – sie beginnt auf der Baustelle, mit direkten Befragungen der Beschäftigten. Wer keine Auskunft geben kann oder will, weckt Misstrauen. Wer relevante Unterlagen nicht sofort vorlegen kann, gerät unter Druck.

Das bedeutet: Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Anmeldebestätigungen und Genehmigungen sollten nicht irgendwo im Ordner schlummern, sondern jederzeit abrufbar sein – idealerweise digital und strukturiert. Denn die Prüfung vor Ort ist oft nur der Auftakt: Auffälligkeiten können tiefgreifende Ermittlungen auslösen, die sich über Monate hinziehen.

Fazit: Prüfdruck wird nicht nachlassen

Die Schwerpunktprüfungen der FKS sind kein Ausnahmezustand – sie sind fester Bestandteil einer langfristigen Strategie zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Für Bauunternehmen bedeutet das: Die Frage ist nicht ob der Zoll kommt, sondern wann.

Die gute Nachricht: Wer alle Pflichten rund um den Baulohn zuverlässig im Griff hat – An- und Abmeldungen, Sofortmeldungen, Nachweise, Dokumentation – muss eine Prüfung nicht fürchten. Das klingt simpel, ist in der Praxis aber aufwendig. Denn der Baulohn bringt weit mehr mit sich als die reine Abrechnung. Viele Bauunternehmen entscheiden sich deshalb, diese Aufgaben an einen spezialisierten Partner auszulagern – und gewinnen damit nicht nur Sicherheit, sondern auch wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft.

Alle Zahlen und Fakten basieren auf der offiziellen Statistikveröffentlichung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Pressemitteilung der Generalzolldirektion vom 10. März 2026. Die erste Bilanz der FKS finden Sie hier: Zoll online - Pressemitteilungen - Zoll überprüft das Baugewerbe - erste Bilanz der bundesweiten Schwerpunktprüfung

HR & Payroll

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen

Die Lohnabrechnung gehört zu den zentralen und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Besonders Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen sorgen oft für Unsicherheiten. Fehler können nicht nur Ärger bei Mitarbeitenden auslösen, sondern auch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Dieser Beitrag erklärt, wie solche Zahlungen korrekt abgerechnet werden – und worauf dabei zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert

HR & Payroll

Recht & Compliance

Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 sieht zwei zentrale Änderungen am Arbeitszeitgesetz vor: eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit bei tarifvertraglicher Vereinbarung sowie eine grundsätzlich verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung. Der Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des ArbZG ein und erklärt, was der Entwurf, dessen Inkrafttreten für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, für Arbeitgeber konkret bedeutet.

5 Min. Lesezeit

Mit dem am 18. Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales soll das deutsche Arbeitszeitgesetz an zwei entscheidenden Stellen reformiert werden: Tarifvertragsparteien sollen statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können, und die elektronische Arbeitszeiterfassung soll grundsätzlich verpflichtend werden. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen, ein Inkrafttreten wird derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt. Dieser Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes ein und erklärt, was der aktuelle Entwurf für Sie als Arbeitgeber konkret bedeuten würde.

Das Arbeitszeitgesetz als Grundlage des Arbeitsschutzes

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), oft auch Arbeitszeitschutzgesetz genannt, ist Teil des sozialen Arbeitsschutzes. Es soll gesundheitliche Risiken und Gefahren am Arbeitsplatz vermeiden und vermindern, die durch unangemessene Arbeitszeiten entstehen können. Zu lange Arbeitszeiten, zu wenige oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten führen bei Arbeitnehmenden unter Umständen zu gesundheitlichen Problemen wie Burn-out, Depressionen, körperlichen Folgen durch Mehrarbeit sowie Fehlern und Unfällen durch mangelnde Konzentration oder Erschöpfung.

Regelungen zur Arbeitszeit, zu Pausenzeiten und damit verbundene Vereinbarungen werden vertraglich im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern festgeschrieben. Diese müssen sich jedoch an die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz halten. Auch Tarifverträge müssen sich dem ArbZG unterordnen: Entspricht ein Tarifvertrag nicht dem Gesetz, muss er geändert werden. Die Arbeitszeit selbst ist im Arbeitsschutzgesetz, das allgemeine Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten regelt, nicht enthalten. Alle Regelungen zur Arbeitszeit sind separat im Arbeitszeitgesetz festgehalten.

Die bisherigen Kernregeln: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten

Bislang gilt im Arbeitszeitgesetz eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die auf zehn Stunden ausgedehnt werden kann, sofern diese Grenze im Durchschnitt eines Ausgleichszeitraums von sechs Monaten eingehalten wird. Aus den acht Stunden bei sechs Werktagen pro Woche ergibt sich automatisch die bisherige wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden. Diese Obergrenze gilt auch für Arbeitnehmende mit zwei Arbeitsverhältnissen oder einer Nebentätigkeit: Bei einer normalen 40-Stunden-Woche darf für einen Nebenjob oder eine selbstständige Tätigkeit deshalb nur maximal acht Stunden zusätzlich gearbeitet werden.

Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, übersteigt die Arbeitszeit neun Stunden, muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Pausen sind maßgeblich für die Sicherheit am Arbeitsplatz, da sie die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit erhalten und so die Gefahr von Fehlern und Unfällen vermindern. In der Regel sind sie unbezahlt und zählen nicht zur eigentlichen Arbeitszeit.

Zwischen zwei Arbeitstagen, also zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn des Folgetages, müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit eingehalten werden. In einzelnen Branchen wie Gastronomie, Verkehrsbetrieben, Rundfunk, Landwirtschaft und dem medizinischen Bereich verkürzt sich diese Ruhezeit ausnahmsweise auf zehn Stunden. Für Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer gelten mit den sogenannten Lenkzeiten noch spezifischere, gesondert im Arbeitsvertrag festgelegte Regelungen.

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmende an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten. Ausnahmen gelten unter anderem für Tankstellen, Krankenhäuser, Museen, Theater, Gastronomie und Pflegeeinrichtungen. Wer sonntags arbeiten muss, hat dennoch Anspruch auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen exakt aufzuzeichnen, damit die zuständigen Arbeitsschutz- oder Gewerbeaufsichtsämter die Einhaltung der Sonntagsruhe überprüfen können.

Bereitschaftszeit, Gleitzeit und Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz

Bei Bereitschafts- und Wochenendzeiten unterscheidet das Arbeitszeitgesetz drei Formen: Der Bereitschaftsdienst gilt als Arbeitszeit, darf aber geringer vergütet werden als reguläre Arbeitszeit; die betroffene Person muss sich an einem vereinbarten Ort bereithalten, und auch hier gelten Ruhephasen und Höchstarbeitszeit. Arbeitsbereitschaft zählt selbst dann als reguläre Arbeitszeit, wenn zeitweise keine Aufgaben anfallen, sodass alle Regeln des ArbZG greifen. Bei Rufbereitschaft dürfen Beschäftigte zu Hause sein, aber jederzeit kontaktiert werden; nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zählt und muss vergütet werden, die inaktive Zeit unterliegt nicht den Regeln des ArbZG.

Zum Thema Gleitzeit enthält das Arbeitszeitgesetz selbst keine Regelungen, sie muss im Arbeitsvertrag oder individuell vereinbart werden. Bei der einfachen Gleitzeit wird ein Zeitraum festgelegt, in dem die vereinbarte Tagesarbeitszeit abzuleisten ist, etwa zwischen 9 und 18 Uhr. Die qualifizierte Gleitzeit erlaubt eine flexiblere Einteilung: An einzelnen Tagen darf kürzer oder länger als die eigentliche Tagesarbeitszeit gearbeitet werden, solange über Woche oder Monat ein Ausgleich erfolgt und die Vorgaben des ArbZG eingehalten werden. Meist gibt es dabei eine Kernarbeitszeit, in der Anwesenheit erforderlich ist. In der Praxis funktioniert qualifizierte Gleitzeit nur mit einer genauen automatisierten Zeiterfassung oder auf Basis eines Vertrauensmodells.

Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertretungen, Arbeitnehmende, die eigenverantwortlich erziehen, betreuen oder pflegen, Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mit Entscheidungsbefugnissen im Personalbereich, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.

Folgen von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz

Zwingt ein Vorgesetzter Beschäftigte dazu, länger als zehn Stunden am Tag zu arbeiten, oder duldet er dies wissentlich, gilt das als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG (Bußgeldvorschriften). Dafür droht eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe.

Betroffene Arbeitnehmende haben in solchen Fällen das Recht, die unzulässige Beschäftigung zu verweigern. Wird mehr gearbeitet, als im Arbeitsvertrag vorgesehen, besteht Anspruch auf Vergütung oder Ausgleich der Überstunden. Enthält ein Arbeitsvertrag von vornherein zu viele Stunden pro Tag oder Woche, wird er dadurch nicht automatisch unwirksam: Das Arbeitszeitgesetz sorgt dafür, dass die betreffende Zahl auf die gesetzlichen Obergrenzen korrigiert wird. Bereits geleistete Mehrarbeit muss der Arbeitgeber trotzdem bezahlen.

Eine genaue und sichere Zeiterfassung, im Idealfall softwaregestützt, hilft beiden Seiten, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Sie verhindert, dass Beschäftigte zu lange arbeiten oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten einlegen, schließt Manipulationsmöglichkeiten aus und macht Arbeitszeiten auch im Nachhinein langfristig belegbar.

Arbeitszeitreform 2026: Von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit

Nach dem Referentenentwurf sollen nicht Arbeitgeber allgemein, sondern Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien statt der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit ein wöchentliches Maximum von bis zu 48 Stunden vereinbaren können. Ohne eine entsprechende tarifliche oder betriebliche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Innerhalb dieser Woche dürften Mitarbeitende an einzelnen Tagen dann länger arbeiten, etwa bis zu zwölf Stunden, sofern der wöchentliche Durchschnitt nicht überschritten wird.

Sollte der Entwurf in dieser Form Gesetz werden, eröffnet das neue Gestaltungsspielräume für Schichtarbeit, projektbezogene Spitzen oder saisonale Belastungen. Gleichzeitig wären Personalverantwortliche in Unternehmen mit entsprechender tariflicher oder betrieblicher Grundlage gefordert, Arbeitszeitmodelle neu zu planen und in Arbeitsverträgen beziehungsweise Betriebsvereinbarungen umzusetzen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung wird Pflicht

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019 (C-55/18) müssen die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im BAG-Urteil vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten schon jetzt systematisch erfassen.

Obwohl diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits besteht, fehlt bislang eine klare gesetzliche Ausgestaltung. Die Bundesregierung plant deshalb, die Vorgaben der beiden Urteile im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren. Die Novelle soll konkrete Anforderungen an die technische Umsetzung festlegen, Ausnahmen für Kleinstbetriebe regeln und verbindliche Vorgaben für digitale Arbeitszeiterfassungssysteme sowie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen schaffen. Gleichzeitig verknüpft sie die Zeiterfassung systematisch mit der geplanten Flexibilisierung der Arbeitszeit.

Für Personalabteilungen bedeutet das, ein digitales Zeiterfassungssystem einzuführen, das den Anforderungen an Datensicherheit und DSGVO-Konformität entspricht, etwa als Terminal, App oder Cloudlösung. Ein vorhandener Betriebsrat ist in die Einführung einzubeziehen, und sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sind im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Arbeitgeber sollten jetzt aktiv werden, um Implementierungsrisiken und Bußgelder zu vermeiden.

Neue Pflichten bei der Arbeitszeitdokumentation

Mit der Reform gehen verschärfte Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation einher. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen und den Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeitenden jederzeit nachweisen können. Bei unvollständigen oder falschen Aufzeichnungen drohen rechtliche Konsequenzen.

Künftig müssen Arbeitgeber alle relevanten Arbeitszeitdaten systematisch erfassen. Dazu zählen:

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Gesamtdauer der Arbeitszeit
Pausen inklusive Beginn, Ende und Dauer
Überstunden und deren Ausgleich
Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen
die Einhaltung der 48-Stunden-Woche
die Beachtung von Ausgleichszeiträumen über mehrere Monate, etwa vier, sechs oder zwölf Monate

Diese Regelungen gelten gleichermaßen für Arbeit vor Ort, mobil oder im Homeoffice. Die neuen Referenzzeiträume und die Möglichkeit längerer Tagesarbeitszeiten machen deutlich, dass Papierlisten und einfache Excel-Tabellen künftig nicht mehr ausreichen. Lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen können als Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz gewertet werden. Behörden müssen jederzeit nachvollziehen können, dass die Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation liegt beim Arbeitgeber: Zwar kann die Erfassung der Daten den Mitarbeitenden übertragen werden, die kontrollierende Verantwortung verbleibt jedoch beim Unternehmen. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen bergen damit ein erhebliches rechtliches Risiko.

Das für 2026 geplante Zeiterfassungsgesetz wird voraussichtlich die Nutzung elektronischer Systeme als Standard vorschreiben, klare Aufbewahrungsfristen definieren, Ausnahmen für Kleinstbetriebe festlegen und die Vorgaben für mobile Arbeit und Homeoffice präzisieren. Damit erhalten Arbeitgeber eine verbindliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung, die sowohl Rechtssicherheit als auch praktische Umsetzungsmöglichkeiten für moderne Arbeitszeitmodelle bietet.

Checkliste: Arbeitszeitreform 2026 umsetzen

1. Bestehende Arbeitszeitmodelle prüfen

Alle aktuellen Arbeitszeitmodelle dokumentieren, etwa Schichtpläne, Gleitzeit, Teilzeit und Abrufarbeit
Systematisch analysieren, welche Zeiterfassungssysteme genutzt werden und wo Flexibilitätslücken bestehen
Problemfelder identifizieren: Überstunden, unklare Ruhezeiten, fehlende digitale Erfassung

2. Zeiterfassungssystem auswählen und einführen

Geeignete digitale Lösungen vergleichen, zum Beispiel App, Cloud oder Terminal
Betriebsrat einbeziehen und Mitbestimmungsrechte beachten
Testlauf durchführen und Funktionalität, Bedienbarkeit sowie Auswertungsmöglichkeiten prüfen
Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte planen

3. Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen anpassen

Regelungen für Wochenarbeitszeitmodelle implementieren
Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Überstunden und Abrufarbeit klar definieren
Neue Regelungen schriftlich festhalten, um Rechtssicherheit herzustellen

4. Personalmanagement und HR schulen

Führungskräfte über gesetzliche Änderungen und neue Arbeitszeitmodelle informieren
Mitarbeitende über Rechte, Pflichten und die Nutzung der Zeiterfassungssysteme aufklären
Interne Prozesse für Überstunden, Pausenregelungen und Arbeitszeitkontrolle anpassen

5. Steuer- und Rechtsberatung einbeziehen

Lohnabrechnung prüfen und Auswirkungen der Reform auf Überstunden, Mindestlohn und Minijobs berücksichtigen
Arbeitsrechtliche Beratung zu Verträgen, Zeiterfassung, Mitbestimmung und Compliance einholen
Bußgelder, arbeitsrechtliche Konflikte und Fehler bei der Zeiterfassung vermeiden

6. Umsetzung überwachen

Zeiterfassung und Einhaltung der Arbeitszeitmodelle regelmäßig kontrollieren
Feedback aus HR und Belegschaft einholen und Prozesse anpassen
Bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben schnell reagieren

Fazit

Das Arbeitszeitgesetz bleibt mit Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeitregelungen die Grundlage des Arbeitsschutzes. Der Referentenentwurf zur Reform 2026 sieht an zwei zentralen Stellen Änderungen vor: Statt der starren täglichen Höchstarbeitszeit soll künftig, tariflich oder betrieblich geregelt, der Wochendurchschnitt zählen, und die ohnehin schon durch EuGH und Bundesarbeitsgericht bestätigte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll eine konkrete gesetzliche Ausgestaltung erhalten. Bis zum Inkrafttreten, das derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, gilt weiterhin das aktuelle Recht. Wer sich jetzt mit bestehenden Arbeitszeitmodellen befasst und ein digitales Erfassungssystem vorbereitet, vermeidet spätere Implementierungsrisiken und Bußgelder und schafft die Grundlage für rechtssichere, flexible Arbeitszeitmodelle.

Häufige Fragen zur Arbeitszeitreform 2026 und zum Arbeitszeitgesetz

Was ist die Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland?

Als Arbeitszeitreform 2026 wird die geplante Überarbeitung des deutschen Arbeitszeitgesetzes bezeichnet. Ziel ist es, die bisher starre tägliche Höchstarbeitszeit flexibler zu gestalten und stärker an die Vorgaben der EU anzupassen. Zu den Kernpunkten zählen die Einführung einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit und die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung.

Ab wann gilt die Arbeitszeitreform 2026 für Arbeitgeber?

Die Reform liegt derzeit als Referentenentwurf vor und ist noch nicht in Kraft. Ein Inkrafttreten wird aktuell für den 1. Januar 2027 angestrebt. Da insbesondere die Einführung der elektronischen Zeiterfassung organisatorischen und technischen Vorlauf erfordert, sollten Sie sich als Arbeitgeber bereits jetzt vorbereiten.

Wie viele Stunden dürfen Arbeitnehmende nach geltendem Arbeitszeitgesetz pro Tag arbeiten?

Pro Tag sind maximal acht Stunden erlaubt. Ausnahmsweise können zehn Stunden gearbeitet werden, wenn dies innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen wird.

Was ändert sich bei der Höchstarbeitszeit ab 2026?

Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden treten – allerdings nur dort, wo Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien dies vereinbaren. Ohne eine solche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Wo die neue Regelung greift, ermöglicht sie längere Arbeitstage, sofern der Wochendurchschnitt eingehalten wird und die gesetzlichen Ruhezeiten beachtet werden.

Welche Pausen- und Ruhezeitregeln gelten unabhängig von der Reform?

Bei mehr als sechs Stunden Arbeit am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen, in einzelnen Branchen wie Gastronomie oder Verkehrsbetrieben zehn Stunden.

Sind Arbeitgeber ab 2026 zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Noch nicht verbindlich, da es sich bislang um einen Referentenentwurf handelt. Vorgesehen ist jedoch, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten künftig grundsätzlich elektronisch erfassen müssen. Der Entwurf sieht dabei Ausnahmen vor, etwa für Kleinstbetriebe, sowie die Möglichkeit, dass Tarifvertragsparteien abweichende Regelungen einschließlich einer Erfassung in Papierform zulassen. Die Systeme müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und DSGVO-konform sein.

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine und mittlere Unternehmen?

Nach dem Referentenentwurf soll die grundsätzliche Pflicht für alle Arbeitgeber gelten, für Kleinstbetriebe sind jedoch Ausnahmen von der elektronischen Erfassung vorgesehen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die keine solche Ausnahme in Anspruch nehmen können, sind vereinfachte, kostengünstige digitale Lösungen zulässig, zum Beispiel Apps oder cloudbasierte Zeiterfassungssysteme.

Was müssen Arbeitgeber bei Minijobs und Teilzeit beachten?

Aufgrund des steigenden Mindestlohns und der höheren Minijob-Grenze ist eine exakte Arbeitszeiterfassung besonders wichtig. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Minijobberinnen und Minijobber die zulässige monatliche Verdienstgrenze nicht überschreiten und ihre Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Arbeitszeitreform?

Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser bei der Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen sowie bei Änderungen der Arbeitszeitmodelle ein Mitbestimmungsrecht. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Sie den Betriebsrat frühzeitig einbinden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?

Verstöße gegen die Arbeitszeitvorgaben oder die Pflicht zur Zeiterfassung können als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG geahndet werden und Bußgelder von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe. Zudem können arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen entstehen, etwa bei Überstunden und Ruhezeiten.

Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?

Ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen, Beschäftigte mit eigenverantwortlicher Erziehungs-, Betreuungs- oder Pflegeaufgabe, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.

Wie können sich Arbeitgeber auf die Arbeitszeitreform 2026 vorbereiten?

Arbeitgeber sollten frühzeitig bestehende Arbeitszeitmodelle analysieren, ein digitales Zeiterfassungssystem auswählen, Arbeitsverträge und HR-Richtlinien prüfen, Führungskräfte und Mitarbeitende schulen sowie rechtliche und steuerliche Beratung einholen.

HR & Payroll

Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Ab dem 1. Januar 2026 treten wichtige Änderungen beim gesetzlichen Mindestlohn sowie der Geringfügigkeitsgrenze in Kraft. Für Unternehmen und Beschäftigte in der Baubranche, im Garten- und Landschaftsbau sowie in bestimmten Handwerken bedeutet dies: Löhne, Midi-Job-Grenzen und branchenspezifische Tariflöhne passen sich erneut an. Hier finden Sie alle relevanten Werte und Informationen im Überblick.

5 Min. Lesezeit

HR & Payroll

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.

5 Min. Lesezeit

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Suiteify erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2026.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:

UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2025 automatisch erzeugt und versendet.
Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
Nach dem Monatsabschluss 12/2025 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

Resturlaub prüfen:
Überprüfen Sie offene Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und erneut vor dem 31. März des Folgejahres
Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
Stimmen Sie alle Lohn- und Gehaltskonten ab und schließen Sie diese ab, bevor Sie ins neue Kalenderjahr wechseln.
⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres
Betriebliche Altersvorsorge:
Melden Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragtem Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV).
⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Fazit

Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

HR & Payroll

Welche Abacus Alternative ist die beste? Vergleich der Top HR-Tools

Du suchst nach einer Alternative zu Abacus Umantis? Dann bist du hier genau richtig. Wir haben die acht besten HR-Softwares für dich getestet und zeigen dir, welche Lösung wirklich zu deinem Unternehmen passt.

5 Min. Lesezeit

Kurzes Fazit vorweg:

Suiteify punktet als moderne All-in-one-Lösung besonders für KMUs in der DACH-Region.

Für KMUs mit DATEV-Fokus eignen sich HRworks oder Rexx Systems.

Wachsende Unternehmen mit In-House Payroll profitieren von Personio.

Kleinere Teams starten mit Kenjo oder Sage HR.

Mehr über aktuelle Anbietertrends findest du auch in unserem Beitrag HR-Software für den Mittelstand: Vergleich der besten Tools.

Warum nach einer Alternative zu Abacus Umantis suchen?

Die Schweizer HR-Software Abacus ist seit über 40 Jahren am Markt und wird von vielen Unternehmen geschätzt. Mit über 100.000 verkauften Lizenzen und einer breiten Palette von HR-Funktionen hat sich Abacus als eine gute Lösung etabliert. Doch nicht für jedes Unternehmen ist Abacus die perfekte Wahl.

Die Entscheidung für eine neue HR-Software fällt selten leichtfertig. Wenn du über einen Wechsel von Abacus nachdenkst, kennst du vermutlich eines dieser Szenarien: Dein Unternehmen ist gewachsen und die aktuelle Lösung stößt an ihre Grenzen. Vielleicht suchst du nach einer moderneren Benutzeroberfläche, flexibleren Preismodellen oder speziellen Funktionen, die besser zu deinen Anforderungen passen. Oder du bist ein kleineres Unternehmen, für das Abacus schlichtweg zu komplex und kostspielig ist.

Wie ist Abacus Umantis positioniert – und warum ist das wichtig?

Abacus ist ein Schweizer Anbieter. Umantis deckt vor allem Recruiting und Talent-Management ab; Zeiterfassung und Lohn laufen im Abacus-Verbund über eigene Module (zum Beispiel App und Terminal für Zeiten sowie die Abacus-Lohnbuchhaltung). Die Daten werden – je nach Unternehmenssitz – in der Schweiz oder in deutschen Rechenzentren betrieben. Diese Ausrichtung (Schweiz-Wurzeln, HR-Suite plus getrennte Zeit/Payroll, Hosting nach Sitz) kann darüber entscheiden, wie gut das zu deinem Setup in Deutschland oder Österreich passt.

Stärken von Abacus

Erweiterte HR-Tiefe durch Talent-Management: Mit der Übernahme von umantis (Talent Management) wurde das Portfolio ausgebaut, wodurch Recruiting/Performance/Entwicklung in die Abacus-Welt rücken – sinnvoll, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und HR weiter vertiefen möchtest.

ERP-Nähe und Prozesskonsistenz: Wer Abacus auch jenseits von HR einsetzt (Finanzbuchhaltung, Projekte etc.), profitiert von konsistenten Stammdaten und einheitlichen Workflows – ein Vorteil, wenn du möglichst wenig Systembrüche willst.

Klare Datenresidenz in DACH: Schweiz für CH-Kund:innen, Deutschland für DE/AT-Kund:innen. Das erleichtert die Beurteilung von Datenschutz und Compliance.

Abacus Kritik: Die Grenzen der Softwarelösung

Fehlendes Zusammenspiel mit DATEV/Kanzlei: Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit vorbereitender Lohnbuchhaltung und DATEV-Übergaben. Wenn du dieses Modell fährst, lohnt der Blick auf Lösungen, die den DATEV-Prozess explizit unterstützen und beschreiben.

Keine integrierte Entgeltabrechnung für Deutschland in der Umantis-Suite. Umantis beschreibt HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Ziel- und Personalentwicklung – Payroll ist nicht Bestandteil der Suite. Die Lohnabrechnung liegt im Abacus-Verbund und ist in der Schweiz Swissdec-zertifiziert; für Deutschland ist üblicherweise eine ITSG-geprüfte Payroll im System gefragt.

Zeit und Lohn liegen in separaten Abacus-Modulen. Zeiterfassung erfolgt z. B. über AbaClik/AbaClock/MyAbacus. Die Lohnabrechnung wird als eigenes Abacus-Produkt geführt. Ein „alles in einer Suite“ für DE inkl. Payroll stellt Umantis damit nicht bereit.

UX/UI nicht einfach: Teilweise ist die Bedienung im Admin-Bereich etwas umständlich. Anpassungen wirken laut Nutzer:innen teils schwieriger bzw. erfordern ein spezifisches Know-how (Quelle: Trusted).

Fazit zu Abacus Umantis

Nutze Abacus Umantis, wenn du bereits im Abacus-Kosmos arbeitest und eine HR-Suite für Recruiting/Entwicklung mit sauberer Einbindung von Zeit und Spesen brauchst. Vergleiche Alternativen, wenn dein Schwerpunkt in Deutschland oder Österreich liegt, du eine integrierte DE-Payroll oder klare DATEV-Prozesse erwartest – hier macht die Marktpositionierung den Unterschied.

Kriterien für die Auswahl des richtigen HR-Tools

Bevor du dich für eine Abacus Alternative entscheidest, solltest du dir über deine Anforderungen im Klaren sein. Eine gute Orientierung bietet auch unser Beitrag zum HR-Software-Vergleich führender Anbieter für digitale Personalverwaltung.

Ein häufiger Fehler ist es, sich von Funktionsumfang und Features blenden zu lassen, ohne die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang sollte zu deinem Unternehmen passen. Brauchst du wirklich alle Module oder reichen dir Kernfunktionen wie digitale Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement? Mehr Funktionen bedeuten oft auch mehr Komplexität und höhere Kosten.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz im Team. Eine intuitive Oberfläche spart Einarbeitungszeit und reduziert den Support-Aufwand. Moderne HR-Tools setzen hier auf klare Strukturen und selbsterklärende Prozesse.

Integrationen

Bei den Integrationen solltest du prüfen, ob die Software mit deinen bestehenden Systemen harmoniert. Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung (wie DATEV), ERP-Systemen und Zeiterfassungstools. Eine nahtlose Integration spart Zeit und verhindert Doppelarbeit.

Datenschutz

DSGVO-Konformität ist Pflicht, aber auch der Serverstandort spielt eine Rolle. Viele Unternehmen bevorzugen Anbieter mit Hosting in Deutschland oder zumindest in der EU.

Kostenpunkt

Die Kosten setzen sich meist aus verschiedenen Komponenten zusammen: Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartung. Achte auf transparente Preismodelle und versteckte Kosten. Eine kostenlose Testphase hilft dir, die Software vorab zu prüfen.

Support

Der Support macht oft den Unterschied. Gibt es eine deutsche Hotline? Wie schnell reagiert der Support? Existieren Schulungsangebote und eine aktive Community? Diese Fragen solltest du vorab klären.

Externe Bewertungen

Bewertungsplattformen wie Capterra, G2 oder Trustpilot geben dir wertvolle Einblicke in die Praxiserfahrungen anderer Nutzer:innen. Achte dabei auf aktuelle Bewertungen und die Unternehmensgröße der Rezensent:innen.

Abacus Alternativen: Die 8 besten HR-Tools im Vergleich

(Informationen laut Stand Oktober 2025. Änderungen vorbehalten.)

Anbieter	Stärken im DACH-Kontext	Schwächen (DE/AT-relevant)	Eignet sich besonders für	Preis
Suiteify HR	All-in-one für HR & Payroll mit starkem DACH-Fokus, optional auch Payroll-Outsourcing/BPO und Finance-Leistungen aus einer Hand	Fehlende Enterprise-Features für größere Unternehmen (> 1.500 Mitarbeitende)	DACH-KMU, die HR & Payroll zentralisieren oder Payroll auslagern möchten	Auf Anfrage, kostenlose Beratung möglich
Personio	Verbreitetes HR-Core in DE, integrierte ITSG-zertifizierte Payroll für Deutschland	Integrierte Payroll ist auf Unternehmen mit Sitz in Deutschland ausgerichtet, für andere Setups werden u. a. DATEV-Integration oder Exporte beschrieben	Mittelstand in Deutschland mit In-House Payroll im System	Auf Anfrage
HRworks	Sehr DATEV-nah, explizit für vorbereitende Lohnbuchhaltung konzipiert, transparente Preisdarstellung	Onboarding-Prozesse sind im Standard funktionsseitig eher schlank, spezifische Kennzahlen zum Personalbedarf fehlen (Quelle: Trusted)	KMU mit Kanzlei-Setup und Wunsch nach klaren DATEV-Prozessen	12,90 € pro Nutzer:in/Monat zzgl. Grundgebühr (staffelabhängig)
Rexx Systems	Tiefe HR-Suite; zertifizierte, bidirektionale DATEV-Schnittstelle für saubere Prozesse	Zu komplexe Funktionsvielfalt für kleinere Unternehmen	Größere Unternehmen mit ausgeprägter HR-Prozesskette und DATEV-Fokus	Auf Anfrage
SAP SuccessFactors	Enterprise-HCM mit Core HR, Zeit, Analytics und Employee Central Payroll	Einführung typischerweise partner-/projektgetrieben, Paketpreise nicht öffentlich gelistet	Größere Organisationen bzw. Konzern-IT-Landschaften	Auf Anfrage
Sage HR	Modularer Einstieg ins Kern-HR, internationale Verfügbarkeit und Testphase	Einstieg/Ersteinrichtung und Navigation können komplex sein, die Mobile-App wird vereinzelt als träge/unresponsiv beschrieben (Quelle: g2.com)	Kleine Teams, die leichtgewichtig starten wollen	ab ca. 6,50 € pro MA/Monat (indikativ, modulspezifisch)
BambooHR	Bekanntes HR-Core mit großem Integrations-Ökosystem	Fehlende/limitierte Funktionen und eingeschränkte Anpassung, negative Bewertungen über Support-Tempo (Quelle: g2.com)	International orientierte Teams ohne DE-Payroll-Schwerpunkt	Auf Anfrage
Kenjo	Workforce-/Schicht-Fokus, DATEV-Anbindung für die vorbereitende Payroll, deutschsprachige Positionierung	Implementierung/Onboarding wird in einzelnen Reviews als zu knapp geführt, Leistungs-/Performance-Modul ist nicht immer leicht aufzusetzen (Quelle: softwareadvice.com)	SMB/Teams mit Schichtbetrieb und klaren DATEV-Übergaben	Planabhängig / auf Anfrage

1. Suiteify – die moderne All-in-one-Lösung für den Mittelstand

Suiteify ist eine leistungsstarke HR-Software speziell für KMUs in der DACH-Region. Mit über 35 Jahren Erfahrung und einem klaren Fokus auf Automatisierung und Compliance Management bietet Suiteify alles, was moderne Personalabteilungen brauchen.

Vorteile:

Cloudbasierte All-in-one-Plattform für HR, Lohn und Buchhaltung

Automatisierung von Workflows

Modulares System mit nahtloser Integration in bestehende IT-Systeme

Abdeckung des gesamten Employee Lifecycle in einer Lösung

Schnelle, intuitive Implementierung mit direktem Nutzen ab Tag 1

Option zum Outsourcing von Lohn- und Buchhaltungsprozessen

Nachteile:

Fokus primär auf DACH-Region, weniger geeignet für globale Unternehmen

Schwerpunkt auf KMU, eingeschränkte Enterprise-Funktionen

Preis: Die Preisgestaltung erfolgt individuell nach Unternehmensgröße und benötigten Modulen. Beratung gibt es kostenlos auf Anfrage.

2. Personio – der etablierte HR-Standard für KMU

Personio bietet eine modulare All-in-one-Plattform für Personalmanagement, Recruiting, Onboarding, Dokumentenverwaltung und vorbereitende Payroll. Die Software lässt sich in über 800 Recruiting-Kanäle integrieren und ist mit DATEV-Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung verknüpft.

Vorteile:

Moderne Oberfläche mit intuitiver Benutzerführung

Breite Funktionalität für Recruiting und HR-Core-Prozesse

Große Reichweite und bekannte Marke im DACH-Markt (15.000+ Kund:innen)

Nachteile:

Teilweise Performance-Einschränkungen bei großen Datenmengen (Capterra)

Eingeschränkte Flexibilität bei komplexen Workflows laut Nutzerbewertungen (Capterra)

Preislich im oberen Segment angesiedelt (keine öffentliche Preisliste)

Preis: Individuell nach Plan und Mitarbeiterzahl (personio.de)

3. HRworks – die praxisnahe Lösung für mittelständische Teams

HRworks deckt alle Standardprozesse von Zeit und Abwesenheit bis Spesen und Reisekosten ab und ist damit eine All-in-one-Option für KMU in Deutschland und Österreich.

Vorteile:

Transparente Preise und keine Mindestvertragslaufzeit

Erprobtes Reisekostenmodul – ein klarer Mehrwert gegenüber anderen Tools

Hosting in EU-Cloud (AWS, ISO 27001)

Nachteile:

Einarbeitung und Ersteinrichtung benötigen Zeit (Schulung empfohlen)

Reports und Auswertungen werden von Nutzer:innen als verbesserungsfähig bewertet (OMR)

Preis: Startet ab 12,90 € pro Monat, ab 20 Nutzer:innen

4. Rexx Systems – die Enterprise-Lösung für anspruchsvolle Unternehmen

Rexx Systems bietet eine umfassende, modulare HR-Suite für Recruiting, Talent- und Ausbildungsmanagement sowie eine ISO 27001-zertifizierte Systemarchitektur. Die Software ist auf die Anforderungen größerer Mittelständler und Konzerne ausgelegt und unterstützt individuelle Prozessanpassungen.

Vorteile:

Hohe Skalierbarkeit und tiefe Funktionsvielfalt

DATEV-Schnittstelle und Ausbildungsmanagement mit 500+ Rahmenplänen

Zertifiziertes Datenschutz- und Sicherheitsniveau

Nachteile:

Steile Lernkurve und teilweise unintuitive Oberfläche

Onboarding und Support werden in Bewertungen teils als aufwendig beschrieben (Trusted.de)

Preis: Nach Anfrage, je nach Modulkonfiguration.

5. SAP SuccessFactors – die Enterprise-Lösung für internationale Unternehmen

SAP SuccessFactors ist eine globale HCM-Suite für mittelgroße bis große Organisationen. Sie deckt den gesamten Employee Lifecycle ab – vom Recruiting über Learning bis zur Payroll („Employee Central Payroll“) – und lässt sich nahtlos in SAP-ERP und S/4HANA integrieren.

Vorteile:

Zentralisiertes Employee-Central-Modul für Stammdatenverwaltung

Integrierte Payroll für mehrere Länder

Learning- und Performance-Management

Analytics und Reporting über SAP People Analytics

Nahtlose Integration in bestehende SAP-Landschaften

Nachteile:

Komplexe Implementierung und hoher Projektaufwand

Kostenstruktur und Customizing abhängig von Partner und Region

Preis: Nach Projektumfang und Lizenzmodell.

6. Sage HR – der modulare Einstieg für KMU

Sage HR bietet ein flexibles System für Abwesenheits-, Zeit- und Performance-Management sowie Recruiting. Unternehmen können mit Basismodulen starten und bedarfsgerecht erweitern.

Vorteile:

Abwesenheits- und Zeitmanagement mit Genehmigungsworkflows

Performance- und Zielvereinbarungs-Module

Recruiting- und Onboarding-Add-ons

Web- und App-basierte Nutzung

Nachteile:

Für eine deutsche Lohnabrechnung ist meist eine zusätzliche, landesspezifische Payroll-Lösung bzw. Suite erforderlich

In Reviews werden u. a. eine weniger tiefe Reporting-/Anpassungstiefe sowie eine mobil eingeschränkte Funktionsabdeckung genannt (g2.com)

Die Preisangaben sind oft indikativ und modulabhängig

Preis: Ab ca. 6,50 € pro Mitarbeiter:in/Monat.

7. BambooHR – die internationale Lösung mit Employee-Experience-Fokus

BambooHR konzentriert sich auf Personalverwaltung, Self-Service und Mitarbeiterfeedback. Die Plattform ist auf englischsprachige Teams ausgerichtet und wird weltweit eingesetzt.

Vorteile:

Digitale Personalakten und Dokumentenmanagement

Self-Service und Onboarding-Funktionen

Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools

HR-Reporting und Dashboarding

Nachteile

Payroll-Modul nur für den US-Markt

Implementierung und Preise auf Anfrage

Preis: Auf Anfrage.

8. Kenjo – die agile Lösung für moderne Teams

Kenjo ist eine Cloud-basierte HR-Plattform, die besonders auf Automatisierung und Mitarbeiterzufriedenheit ausgerichtet ist. Funktionen umfassen Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakten und eine mobile App für Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen.

Vorteile:

Einfache Einführung und intuitive Benutzeroberfläche

Günstiger Einstiegspreis und skalierbare Lizenzmodelle

Automatisierungen für Genehmigungen und Kommunikation

Nachteile:

Teilweise eingeschränkte Reporting- und Analysefunktionen

Weniger geeignet für Unternehmen mit sehr spezifischen Prozessen

Preis: Ab 5,40 € pro Mitarbeiter:in/Monat (Starter) bis 9 € (Growth)

Das macht Suiteify zu einer der besten Abacus Alternativen

Suiteify vereint, was in vielen Unternehmen noch getrennt läuft: HR, Payroll und Finance. Die Plattform ist speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen in der DACH-Region entwickelt und bildet die gesamte Prozesskette von der Zeiterfassung bis zur rechtssicheren Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem System ab.

Ein besonderes Merkmal ist die Verbindung aus Software und Service: Mit Run my Payroll können Unternehmen ihre Abrechnung flexibel auslagern und so administrative Aufgaben reduzieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Durch den starken Fokus auf die DACH-Region bleibt die Lösung stets gesetzesaktuell und erfüllt alle steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Darüber hinaus lässt sich Suiteify einfach mit Finanz- und Buchhaltungsprozessen verbinden und schafft damit eine integrierte Plattform, die Personalmanagement- und Finanzthemen ganzheitlich abbildet.

Fazit und Empfehlungen

Die Wahl der richtigen HR-Software hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab. Für kleine Start-ups mit begrenztem Budget könnte Kenjo oder Sage HR die richtige Wahl sein. Größere Mittelständler mit komplexen Anforderungen fahren möglicherweise mit REXX Systems oder Personio besser.

Für die meisten KMUs im DACH-Raum empfiehlt sich jedoch ein genauerer Blick auf Suiteify. Die Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung, durchdachten Funktionen und dem klaren Fokus auf den deutschsprachigen Markt macht Suiteify zur Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse modernisieren und automatisieren möchten. Die Software bietet eine gute Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, ohne die Komplexität von Abacus oder die Einschränkungen günstigerer Alternativen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Abacus Alternative ist die beste?

Das hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Für mittelständische Unternehmen in der DACH-Region mit Fokus auf Automatisierung und Compliance ist Suiteify eine hervorragende Wahl. Kleinere Unternehmen könnten mit Kenjo oder Sage HR gut bedient sein, während Personio für wachsende Start-ups interessant ist.

Was sind die Vorteile der Umstellung auf eine alternative HR-Software zu Abacus?

Moderne Alternativen bieten oft eine intuitivere Benutzeroberfläche, flexiblere Preismodelle und bessere Cloud-Integration. Viele Lösungen sind zudem speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten und damit weniger komplex als Abacus.

Welche Funktionen sollte eine gute HR-All-in-one-Lösung bieten?

Eine moderne HR-Software sollte mindestens digitale Personalakten, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Recruiting-Funktionen bieten. Wichtig sind auch Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen, mobile Apps und Self-Service-Portale für Mitarbeitende.

Was unterscheidet Suiteify von anderen HR-Softwarelösungen?

Suiteify zeichnet sich durch seine konsequente Ausrichtung auf KMUs in der DACH-Region aus. Die Software bietet eine optimale Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, kombiniert mit jahrzehntelanger Erfahrung und einem starken Fokus auf Automatisierung und Compliance.

HR & Payroll

Der Urlaub ruft: Wie die Abwesenheitsnotiz in Outlook aussehen sollte (plus Vorlagen)

Wie langweilig Abwesenheitsnotizen doch klingen können! Obwohl es mit ihnen klarerweise nicht um Preise für Stilistik geht, sondern um korrekte Information, existieren doch Wege, um sie ansprechender zu gestalten. Wir widmen uns in diesem Artikel Fehlern bei der Erstellung und Tipps für elegante Abwesenheitsnachrichten.

5 Min. Lesezeit

Kaum etwas geht im Arbeitsalltag als derart nebensächlich unter und ist doch allgegenwärtig ohne Ablass wie die Abwesenheitsnotiz. „Ich bin abwesend und werde E-Mails nach meiner Rückkehr bearbeiten.“ Ein Satz, den eigentlich alle von uns schon unzählige Male gelesen haben. Aber warum klingen Abwesenheitsnachrichten fast durch die Bank so leblos? Warum nutzen wir sie nicht, um auch in unserer Abwesenheit aufgrund von Urlaub, Krankheit, beruflicher Auszeit, Geschäftsreise etc. eine individuelle Duftmarke zu setzen?

Die Abwesenheitsnotiz kann man natürlich leicht als automatisiertes „Ich bin nicht da.“ empfinden. Ende. Konträr dazu, kann sie aber für sich gesehen als Kommunikationsmittel über die Grenzen bloßer Information hinaus auch die Persönlichkeit des Absenders oder gar die Werte des Unternehmens transportieren. Mit dem richtigen Ansatz wird aus einem formalen Out-of-Office-Pflichttext ein Moment, der uns selbst dann präsent macht, wenn wir nicht am Schreibtisch sitzen.

In diesem Blog beleuchten wir die unterschätzte Abwesenheitsnotiz aus den Aspekten ihrer kreativen Gestaltung und gehen insbesondere auf die optimale Umsetzung mittels der Funktionen von Microsoft Outlook ein. Denn wer weiß. Vielleicht ist es Zeit, Ihre nächste Abwesenheitsnotiz nicht einfach 1:1 aus dem letzten zugänglichen Muster wiederzuverwerten.

Die Abwesenheitsmeldung alter Schule mit ignorierender Kenntnisnahme

Ein typisches Beispiel einer herkömmlichen Abwesenheitsnotiz könnte so aussehen:

"Ich bin bis zum (Datum) nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Vertretung)."

An und für sich auf den Punkt gebracht, aber genau hier beginnt das Problem. Denn die Defizite einer solch banalen Nachricht lassen sich umgehend konstatieren:

Schafft Distanz statt Verbindung: Diese automatische Antwort signalisiert vor allem eines: „Ich bin weg, du musst warten.“ Der Kontakt wird abrupt unterbrochen und man delegiert an den Kollegen oder die Kollegin. Ob sich jemals jemand an die hervorgehobenen Personen wendet oder man nicht doch lieber die Rückkehr abwartet, steht in den Sternen.
Kein persönlicher Bezug bei externer Verwendung: Weder geben die Formulierungen etwas über den Absender wieder, noch über den Empfänger der E-Mail oder über den Kontext. Diese Art von Text behandelt alle gleich und zwar unabhängig vom Status eines langjährigen Geschäftspartners oder eines Neukunden.
Vermeidbare Informationslücke: „Kein Zugriff auf meine E-Mails“ klingt floskelhaft. Wir alle wissen, dass viele von uns auch im Urlaub zumindest ein Auge auf ihr E-Mail-Programm werfen. Warum dann den Eindruck erwecken, man sei komplett offline?

Diese Art von Abwesenheitsnachricht erledigt somit ihre formale Aufgabe, macht aber nicht mehr als das. Dass sie Opfer der stimulierten Ignoranz des Lesers wird, kann man so gut wie fest annehmen.

Wie man mehr aus Abwesenheitsnotizen herauskitzeln kann

Abwesenheitstexte werden oft mit gelangweilter Pflichterfüllung bedacht, obwohl sie eine echte Gelegenheit bieten können, positiv in Erinnerung zu bleiben. Das Beschränken auf ausgelutschte Standardformulierungen ist dabei nicht der richtige Ton. Stattdessen können Sie eine Nachricht formulieren, die einen Wert in sich trägt, ohne gleich schwer zu übertreiben.

Ein Beispiel:

"Hey, danke für Ihre Nachricht! Ich bin bis zum (Datum) nicht im Büro und kann daher nicht sofort antworten. Während meiner Abwesenheit kümmert sich (Name) um Ihre Anliegen und kann Ihnen helfen. Ich werde Ihnen nach meiner Rückkehr schnellstmöglich antworten – versprochen!"

Warum funktioniert das besser?

Die gelockerte Ansprache gibt eine Prise menschlicheren Touch, wodurch man sich eher angesprochen fühlt.
Der Satzteil „versprochen“ transportiert, dass man das Anliegen priorisiert, auch wenn man außer Haus ist.
Durch den Verweis auf eine Ansprechperson ermöglicht der Sender trotzdem noch eine unmittelbare Handlungsoption.

In diesem Fall haben wir also durch nur wenige Winkelzüge schon ein bisschen mehr herausgeholt. Im nächsten Schritt schauen wir uns hilfreiche Gestaltungsoptionen in Microsoft Outlook an.

‍

Tipps für die Abwesenheitsmail in Outlook

Das Mailprogramm Outlook zeichnet sich durch nützliche Funktionen wie Regeln und Filter aus, mit welchen eingehende E-Mails besser organisiert sowie dezidierte Abwesenheitsnotizen für verschiedene Absender erstellt werden können. Um im neuen Outlook eine Regel für eine automatische Antwort einzurichten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen und wählen Sie „E-Mail“ und „Regeln“. Dort legen Sie die Bedingungen fest, indem Sie E-Mails von bestimmten Absendern auswählen. Als Aktion aktivieren Sie „Antwort senden“ und verfassen Ihre Abwesenheitsnotiz.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Ihren Kalender in die Abwesenheitsnotiz einzufügen. Anstatt nur auf Ihre Abwesenheiten zu pochen, offerieren Sie einen Link zu Ihrem Kalender. Das macht sofort ersichtlich, wann Sie wieder verfügbar sind und Kontakte können ohne Umstände einen Termin anfragen.

Durch eine E-Mail-Signatur mit einem netten Satz oder einem kurzen Zitat (beispielsweise „In der Ruhe liegt die Kraft – ich genieße die Auszeit!“) formen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einladender. Wenn Sie OneNote ebenfalls einsetzen, können Sie während Ihres Fehlens wichtige Informationen im Notizformat sammeln oder den Empfängern den Zugang zu relevanten Details bereitstellen.

‍

Kreative Musterformulierungen für Urlaubsnotiz und Co

Dank Outlook ist Ihnen also eine passgenaue Organisation Ihres E-Mail-basierten Abwesenheitsmanagements eine ziemliche Leichtigkeit. Das bedeutet aber gleichermaßen nicht, dass der Nachrichtentext als Selbstverständlichkeit in die Tasten gehauen wird. Allzu gern greift man auf Standards zurück, weil einem entweder gerade die Zeit für kreative Wortergüsse fehlt oder man sich allgemein in dieser Form der Kommunikation nicht gut aufgehoben fühlt. Im Folgenden ist es unser Anliegen, eine Vorlage für verschiedene Anlässe zu evaluieren.

Humor

„Ich bin aktuell auf einer aufregenden Expedition in den Wilden Westen der Elternzeit! Während ich versuche, Tonnen an Windeln, Schlafmangel und den perfekten Babybrei unter einen Hut zu bekommen, habe ich leider keine Hand für das Zähmen meiner E-Mails per Lasso frei.

Ich werde am (Datum) zurück sein. Wenn Ihre Anfrage dringend ist, wenden Sie sich bitte an (Vertretung), der sich tapfer auf dem Gelände der E-Mails schlägt.

Bis bald und denken Sie daran: Ein Tag in der Elternzeit ist wie ein Jahr im Büro – mit mehr Lächeln und weniger Kaffeepausen.“

Interaktive Urlaubsnachricht

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin momentan auf einer spannenden Reise, wo ich neue Horizonte erkunde. Während ich meine Abenteuer erlebe und meine E-Mails fest im Koffer verpacke, kann es einige Zeit dauern, bis ich antworte.

Ich kehre am (tt.mm) zurück. In der Zwischenzeit möchte Ihnen jedoch guten Lesestoff nicht vorenthalten. In unserem neuesten Blogartikel über Fehler in der Reisevorbereitung finden Sie nützliche Tipps für Ihren nächsten Trip. Hier ist der Link: (Link zum Blogartikel).

Wenn es dringend ist, erreichen Sie jemand in meinem Unternehmen unter [E-Mail-Adresse]. Er/Sie hilft Ihnen gern weiter.

Bis bald und halten Sie mir die Daumen.“

Sabbatical

„Hallo,

ich befinde mich auf einer Expedition ins Land des Eigenwachstums. Während meines Sabbaticals sammle ich neue Perspektiven und entfliehe dem Alltagsstress. Deswegen werde ich meine E-Mails leider nicht auf dem Radar haben.

Ich bin voraussichtlich am (Datum) wieder da, um mit frischem Wind in den Segeln erneut voll loszulegen.

Mit freundlichen Grüßen
(Name)“

Englische Version bei Krankheit

„Hello,

thank you for your message! I’m currently on an unexpected adventure battling a rather persistent dragon known as illness. This fierce creature has decided to take me on a journey through the realms of rest, so I’ll be away from my desk for a bit.

While I’m working on my strategy to defeat this foe, I won't be able to respond to emails. I plan to return to productivity on (Date) with renewed strength.

If your message is urgent and cannot wait for my return, please reach out to (colleague's name) at (colleague's email). They have the skill to assist you in my absence.

Thank you for your understanding, and may your days be free of any dragons.

Kind regards,
(Name)“

Beispiele für eine E-Mail-Antwort bei Unternehmensaustritt

„Hallo Team,

besten Dank für eure Nachrichten! Ich verlasse (Unternehmensname) und starte in ein neues Kapitel. Die Zeit hier und die großartige Zusammenarbeit mit euch werde ich unter keinen Umständen vergessen.

Ich möchte mich bei jedem von euch für das gemeinsam Erreichte herzlich bedanken. Auch wenn ich nicht mehr hier bin, hoffe ich, dass wir in Kontakt bleiben. Bei Fragen oder Anliegen könnt ihr euch an (Kollege) unter (E-Mail-Adresse) richten.

Ich freue mich auf das, was vor mir liegt und wünsche euch allen weiterhin viel Erfolg!

Wir bleiben in Verbindung,
(Name)“

Automatische Antworten per Follow-up

Es sollte kein Geheimnis sein, dass man die Abwesenheitsnotiz auch über den Urlaub (oder jedweden anderen Grund für die Abwesenheit) hinaus effektiv verwerten kann. Nach Ihrer Rückkehr können Sie etwa mithilfe von Outlook Updates an Ihre Kontakte übermitteln, um sicherzustellen, dass nichts untergegangen ist.

Das tun Sie, indem Sie eine Regel erstellen, die nach dem Abwesenheitsende automatisch eine Nachricht an die Personen sendet, die Ihnen zuvor geschrieben haben. Eine Vorlage für eine solche Follow-up-Nachricht könnte lauten: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich bedanke mich für Ihre Geduld, während ich nicht anwesend war. Ich habe Ihre Nachricht erhalten und werde mich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.“ Das zeugt von Professionalität, welche ein unkoordiniertes Postfach-Management natürlich vermissen lässt.

‍

Vorlage für elegante Abwesenheitsmeldung

Klassische Fehler in Abwesenheitsnachrichten

Wir haben bereits zur Genüge festgestellt, dass die Abwesenheitsnotiz die Funktion einer Kommunikationsbrücke erfüllen sollte. Das gilt sowohl bei externer Verwendung als auch im internen Kontext. Wer will schon mit unhöflichen Phrasen nachfolgender Natur abgefrühstückt werden?

„Ich beantworte keine E-Mails.“

Dieser Satz kann unschwer als abweisend wahrgenommen werden. Stattdessen könnte man diplomatischer sagen:
„Ich werde während meiner Abwesenheit keine E-Mails beantworten, aber ich werde Ihre Nachricht nach meiner Heimkehr am (Datum) umgehend bearbeiten.“

„Ich bin nicht verfügbar und kann nichts tun.“

Eine derart frustrierende Formulierung wird wohl schon der eine oder andere vor sich gehabt haben. Ohne Ausweg steht man hiermit vor der Ziegelmauer. Eine bessere Alternative könnte sein:
„Ich bin momentan nicht verfügbar. Während meiner Abwesenheit wird (Kollege/Kollegin) Ihre Anfragen übernehmen. Sie erreichen ihn/sie unter (E-Mail-Adresse).“

„Ich werde erst in einer Woche antworten.“

So ein Textbestandteil lässt keinen Raum für Verständnis. Positiver könnte man sagen:
„Ich bin bis zum (Datum) abwesend und werde alle Kontaktaufnahmen so schnell wie möglich aufarbeiten. Ich bitte um Ihr Verständnis!“

Das Fazit: Unterschätzen Sie die Power automatisierter Nachrichten nicht

Der Schreiber dieses Blogs hat es am eigenen Leib schon verspürt: die Abwesenheitsnotiz gerät mehr zur Erfordernis als zur Kür und in diesem Sinne wird beizeiten gar komplett auf die Urlaubsmeldung vergessen. Dabei sorgt eine wirklich kraftvoll gestaltete Nachricht dafür, dass Sie Ihren Kontakten Wertschätzung geben, selbst wenn Sie gerade nicht zugegen sind. Speziell mit Outlook haben Sie die Möglichkeit, auf Grundlage von Regeln den Hinweis auf die aktuelle Nicht-Erreichbarkeit in die Welt zu senden.

Denn wir alle kennen eines nur zu gut: Der Urlaub geht zu Ende und man wird beim Einloggen von einer E-Mail-Flut erschlagen. Gleichzeitig erleben wir aus der gegenteiligen Perspektive die unpersönlichen Abwesenheitsnotizen anderer, die einfach nur einen Standardtext abspulen. Durch eine durchdachte Mitteilung (in Outlook), können Sie diesen Teufelskreis von beiden Seiten durchbrechen. Sie zeigen, dass Sie an Ihre Kontakte denken und verhindern, dass die Urlaubsrückkehr zum Schock wird. Mit unseren Vorlagen durchlaufen Sie diesbezüglich einen gelungenen Start in zukünftige Absenzen.

HR & Payroll

Wann das Privileg Sonderurlaub greift: Ansprüche auf Freistellung

Urlaub hat nicht immer nur entspannte Anlassfälle. Bei gravierenden Einschnitten im persönlichen Privatleben kommt der Sonderurlaub ins Spiel. Wie die Ansprüche dafür geregelt sind und was es zu beachten gilt, erklären wir im Blog!

5 Min. Lesezeit

Sonderurlaub kann man bürokratisch als Formalie einer Auszeit abtun. Dass dem Hintergrund damit nicht Genüge getan ist, verdeutlicht, dass seine Notwendigkeit sich in Zeiten persönlicher Ausnahmesituationen ergibt, in denen das Leben unmittelbar wichtiger wird als die tägliche Arbeit. Das können familiäre Notfälle, Hochzeiten, Geburten oder andere mitunter unvorhersehbare Ereignisse sein. Ihnen gemein ist, dass die menschliche Komponente des Arbeitslebens zum Tragen kommt. In diesem Zusammenhang zeigt er, wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht, sobald er schlagend wird. Man kann den Umgang damit also viel eher als Zeichen von empathischer Fürsorge in einer modernen, mitarbeiterorientierten Arbeitskultur betrachten.

Im Folgenden beleuchten wir, was Sonderurlaub wirklich bedeutet, wie er sich von regulärem Urlaub unterscheidet und wie Unternehmen mit diesem sensiblen Thema umgehen sollten.

Eine Definition von Sonderurlaub vs. Regelurlaub

Auf den ersten Blick mag der Unterschied zwischen Sonderurlaub und Regelurlaub lediglich in der Dauer liegen. Doch tatsächlich trennen diese beiden Konzepte weit mehr als nur die Anzahl der freien Tage. Regelurlaub ist vonseiten des Arbeitnehmers planbar und dient der Erholung, um die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, indem man etwa einen sonnigen Strandaufenthalt genießt. Sonderurlaub hingegen tritt ein, wenn das Privatleben durch besondere persönliche Anlässe in den Vordergrund drängt.

Sonderurlaub ist kein gewöhnlicher Urlaubsanspruch, den man im Voraus strukturiert und nach Belieben einreicht. Das „Sonder“ steht für das Unvorhersehbare, das Unerwartete. Für sich gesehen, verlangt er nach mehr als einer Pause von der Arbeit, da persönliche Krisen oder hervorragende Momente der Freude ihren Zoll einfordern. Kurzum ist der Sonderurlaub die Möglichkeit, bei wichtigen Lebensereignissen kurzfristig eine Auszeit zu nehmen, wenn der Job einfach mal hinten anstehen muss.

Der Anspruch auf Sonderurlaub von seiner rechtlichen Seite

Wie deckt sich dieser emotionale Aspekt jetzt mit dem Rechtsrahmen? Es ist zu sagen, dass das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) den Sonderurlaub in Deutschland nicht direkt regelt. Vielmehr überlässt es diese Regelung weitgehend den Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen. In § 616 BGB Satz 1 ist Folgendes zu lesen:

"Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird." (https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__616.html)

Dieser Satz stellt also grundsätzlich klar, dass ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine bezahlte Freistellung dieser Natur hat. Wichtig ist jedoch, dass der „persönliche Grund“ nicht näher spezifiziert wird und daher ein breiter Interpretationsspielraum gegeben ist. Der Hinweis auf die Verhältnismäßigkeit der Zeitdauer bedeutet in der Praxis, dass solche Freistellungen zumeist über wenige Tage nicht hinausgehen müssen. Wie zuvor erwähnt, sind die genauen Bedingungen des Sonderurlaubs häufig durch Arbeitsverträge durchdekliniert, um über den Minimalkonsens des Bürgerlichen Gesetzbuches hinaus einen Rechtsanspruch zu etablieren.

Gründe für die Anspruchsgrundlage Sonderurlaub

Wann genau dieser Anspruch besteht, ist nicht immer eindeutig. Es existieren sowohl unzweideutige Anlassgründe, als auch Grauzonen, die von der individuellen Unternehmenspolitik abhängen. Wir widmen uns beiden.

Todesfall eines nahen Angehörigen

Beim Versterben eines nahen Familienangehörigen (darunter Eltern, Kinder, Ehepartner) zeigt der Arbeitgeber grundsätzlich vollstes Verständnis. Die Dauer variiert zwar, aber üblicherweise erhalten Arbeitnehmer 1 bis 3 Tage Sonderurlaub, um die Beerdigung zu organisieren sowie sich auf persönliche Angelegenheiten zu konzentrieren.

Hochzeit

Wenn die Hochzeitsglocken klingeln sollen, wird in vielen Unternehmen Sonderurlaub gewährt. Der Umfang pendelt zwischen 1 und 2 Tagen, um einerseits die Zeremonie und andererseits die anschließenden Feierlichkeiten unter einen Hut zu bekommen.

Die Geburt des eigenen Kindes

Schwangere Frauen sind zum Zeitpunkt des nahenden Gebärens schon einige Wochen im Mutterschutz. Wie steht es jedoch um die werdenden Väter? Arbeitnehmende haben aus Gründen der Geburt einen Anspruch auf Sonderurlaub. Auch hierbei werden dem Mitarbeiter generell 1 bis 2 Tage gegeben, um die Geburt zu erleben und erste Schritte hinsichtlich Anmeldung beim Standesamt, Informierung der Krankenkasse, Antrag auf Kinder- sowie Elterngeld usw. zu unternehmen.

Umzug des Arbeitnehmenden

Die Kartons mit den Habseligkeiten sollen verpackt und das aufwändige Unterfangen des Umzugs in die Wege gebracht werden. Ein Grund für Sonderurlaub? Ja! In solchen Situationen erlauben viele Arbeitgeber bis zu 2 Tage Freistellung, damit alles reibungslos über die Bühne laufen kann.

Erkrankung eines Kindes

Im Falle der Krankheit des Kindes greifen andere gesetzliche Regelungen, insbesondere das Kinderkrankengeld. Eltern dürfen also die Arbeitsfreistellung für das Aufpäppeln des Nachwuchses verlangen, wobei das aber unter den Rahmen der Lohnfortzahlung über die gesetzliche Krankenversicherung fällt. Um Sonderurlaub handelt es sich ergo nicht. Eine Ausnahme gilt für Personen im öffentlichen Dienst, denen unter bestimmten Bedingungen bis zu 4 Tage bezahlten Sonderurlaub pro Kind und Jahr zusteht.

Renovierungsarbeiten

Arbeitnehmern kann durch den Aufwand der Renovierung des eigenen Wohnraumes ein zeitintensives Projekt entstehen. Die Voraussetzungen für einen Sonderurlaub sind damit aber nicht erfüllt. Da die Renovierung als weniger dringlich interpretiert wird, müssen Mitarbeiter so gut wie immer regulären Urlaub dafür beantragen.

Erkrankung eines entfernteren Familienmitglieds

Ein entfernter Verwandter, wie ein Onkel oder eine Tante, wird schwer krank und der Mitarbeiter möchte die Pflege übernehmen. Obwohl das für den Arbeitnehmer persönlich von höchster Bedeutung sein kann, erkennen die meisten Unternehmen darin keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Alternativen gibt es diesbezüglich im Pflegezeitgesetz oder im Antrag auf unbezahlten Urlaub.

Geburtstag

Ihr Geburtstag ist im Gros der Fälle kein Freifahrtschein für Sonderurlaub. Das Arbeitsrecht sieht keinen Anspruch auf einen freien Tag vor, auch wenn Sie sich vielleicht einen unterhaltsamen Ausflug wünschen. Manche Unternehmen bieten Ihnen womöglich in dieser Situation ein kleines Geschenk oder eine Feier an. Ihren Urlaub müssen Sie hingegen gezielt um diesen Tag herum selbstständig veranlassen.

Die Haltung des Arbeitgebers ist verweigernd

Können Arbeitgeber Sonderurlaub eigentlich einfach verweigern? Die Antwort darauf ist nicht ganz eindeutig. In der Regel haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub, wobei das im Gesetz geregelte Fälle wie den Tod oder die Geburt eines Kindes nicht betrifft. Fehlen vertragliche Vereinbarungen zum Sonderurlaub im Arbeitsverhältnis, verschafft das den Arbeitgebern den Ermessensspielraum, diesen zu gewähren oder abzulehnen.

Auf der anderen Seite führt ein willkürliches oder undurchsichtiges Vorgehen beim Genehmigungsprozess zu Vertrauensverlust und Frustration bei den Mitarbeitern. Besonders bei persönlichen Anlässen wie Hochzeiten sind transparente Entscheidungen aufgrund der emotionalen Aufladung der Ereignisse essentiell. Von daher sollten Arbeitgeber auch berücksichtigen, dass eine faire Handhabung von Sonderurlaub sich ebenso langfristig auf die Arbeitgebermarke auswirken kann. Benachteiligende Vorgehensweisen haben in diesem Zusammenhang noch nie positive Beiträge zum Employer Branding geleistet.

Tipps für den optimalen Umgang mit Sonderurlaub

Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, evaluieren wir hier einige praktische Tipps, die helfen können, das Thema Sonderurlaub harmonisch zu gestalten:

Erklären Sie den Anlass nachvollziehbar
Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über den Anlass. Ein unmissverständlicher Grund für den Sonderurlaub deckt sich mit einer einvernehmlichen Umsetzung.
Tarifvertrag beachten
Welche Rechte Sie haben, ist klipp und klar in Ihrem Arbeitsvertrag festgeschrieben. So können Sie auf vertragliche Ansprüche hinweisen, falls diese bestehen und natürlich auf diese pochen.
Bereiten Sie sich auf eine mögliche Ablehnung vor
Auch wenn Sie Sonderurlaub beantragen, besteht keine Garantie, dass dieser genehmigt wird. Falls er abgelehnt wird, können Sie Alternativlösungen, wie zum Beispiel die Nutzung von Überstunden oder regulären Urlaubstagen priorisieren.
Empathie zeigen
Arbeitgeber sollten wiederum bedenken, dass Sonderurlaub nicht aus Jux und Tollerei notwendig wird. Eine empathische Haltung kann hierbei im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Wunder wirken.
Eine individuelle Vereinbarung bei schwerwiegenden Anlässen
Es kann etwa hinsichtlich der Beerdigung eines Familienmitglieds überaus sinnvoll sein, den Sonderurlaub als Arbeitgeber großzügig anzulegen und gegebenenfalls außerhalb der üblichen Regelungen Zusatzurlaub zur Verfügung zu stellen.
Vermeiden Sie unfaire Bevorzugung
Im gleichen Atemzug ist auf Gleichbehandlung maximal zu achten. Die bevorzugte Behandlung spezifischer Mitarbeiter kann Missgunst im Team auslösen, während eine einheitliche Handhabung einem gerechten Arbeitsumfeld Rechnung trägt.

Das Fazit: Erholungsurlaub ist etwas anderes

Sobald sich im Umfeld des Arbeitnehmers etwas Erschütterndes (ob nun positiv oder negativ) ereignet, ist dies eine Gelegenheit für Arbeitgeber, klare Kante zu zeigen. Infolge von Geburten oder Todesfällen sollte nicht der Gedanke an die unbeantwortete E-Mail-Korrespondenz an erster Stelle stehen. Hier sind Arbeitgeber gefordert, großzügig und unbürokratisch zu agieren, um das Vertrauen ihrer Mitarbeiter langfristig zu sichern. In solchen Lebensmomenten zahlt sich Menschlichkeit aus.

Aus Arbeitnehmerperspektive hat der vorliegende Artikel gezeigt, dass der Rechtsrahmen des Bürgerlichen Gesetzbuches zumindest oberflächlich ausfällt. Um keinen Missverständnissen ausgesetzt zu sein, sollten Sie sich schon vorab über die diesbezüglichen Regelungen in Ihrem Arbeitsvertrag Gewissheit verschaffen. Das Kennen der Spielregeln umgeht Konfliktpotenzial, wodurch der Sonderurlaub im Bedarfsfall problemlos bewilligt wird.

HR & Payroll

Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

5 Min. Lesezeit

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun „elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.“ Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
Informationen zur Staatsangehörigkeit
Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Es ist unzulässig, schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis als unsignierte Dateien in den Formaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)

Der Dateiname sollte eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Nach § 147 AO müssen Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen seit dem 1. Januar 2025 mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen von sechs Jahren.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach § 257 HGB gilt für Buchungsbelege – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen – eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt abweichend auch für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Sozialgesetzbuch (SGB)

Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einkommensteuergesetz (EStG)

Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.

Empfehlung: Wenn mehrere gesetzliche Grundlagen greifen (z. B. HGB, AO, SGB IV, BVV), sollte im Zweifel die jeweils längste Frist angewandt werden.

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch in Papierform durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mit dieser Lösung können nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen gesetzeskonform geführt werden. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form. Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

Effizientere Arbeitsabläufe und damit geringere Kosten
Minimierte Suchzeiten
Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
Revisionssichere Archivierung von Personal- und Entgeltunterlagen
Positives Arbeitgeberimage durch Einsatz moderner Technologien

HR & Payroll

Employee Experience: Wie Unternehmen das Mitarbeitererlebnis gezielt gestalten

Was Employee Experience bedeutet

Der Grundstein: ein reibungsloses Onboarding

Crossboarding: interne Mobilität als Erfolgsfaktor

Die Arbeitsumgebung und digitale Zusammenarbeit gestalten

Gesundheit, Wohlbefinden und Beteiligung ernst nehmen

Lernen als Teil der Employee Journey

Offboarding: Der positive Abschied zählt

Warum sich Employee Experience für Unternehmen rechnet

Wer für Employee Experience verantwortlich ist

Trends, die die Employee Experience prägen

Fazit: Employee Experience braucht echtes Commitment

FAQ

WEITERE ARTIKEL

Workation: Was Arbeitgeber und Mitarbeitende wissen müssen

Was ist eine Workation?

Für wen eignet sich eine Workation?

Wer trägt die Kosten einer Workation?

Wie lange dauert eine Workation üblicherweise?

Welche Vor- und Nachteile bringt eine Workation mit sich?

Wie sieht es arbeitsrechtlich aus?

Was gilt bei der Sozialversicherung?

Welche Vorgaben gelten bei der Lohnsteuer?

Checkliste für Unternehmen: Workation richtig einführen

Checkliste für Mitarbeitende: Gut vorbereitet auf Workation

Wie unterstützt moderne HR- und Payroll-Software die Workation?

Fazit

Häufig gestellte Fragen zur Workation

Was die Zoll-Razzia auf Baustellen für die Lohnabrechnung bedeutet – 5 Dinge, die Bauunternehmen jetzt checken sollten

Hintergrund zur bundesweiten Finanzkontrolle

1. An- und Abmeldungen: Der unterschätzte Dauerjob

2. Sofortmeldepflicht: Keine Sekunde zu spät

3. Mindestlohn: Mehr als eine Zahl

4. Ausländische Beschäftigte: Mehrere Ebenen im Blick behalten

5. Dokumentation: Im Ernstfall zählt jede Sekunde

Fazit: Prüfdruck wird nicht nachlassen

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen

Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen: Definition und Unterschiede

Steuerliche Behandlung von Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Praktische Umsetzung in der Lohnabrechnung

Sonderfälle in der Lohnabrechnung

Fazit

FAQ – Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen (Deutschland)

Was sind Einmalzahlungen in der Lohnabrechnung?

Wie werden Boni korrekt in der Lohnabrechnung abgerechnet?

Welche Zahlungen zählen als Sondervergütungen?

Wie werden Einmalzahlungen steuerlich behandelt?

Welche Sozialversicherungsregeln gelten für Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen?

Wie können Unternehmen Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen korrekt abrechnen?

Welche Sonderfälle erfordern besondere Aufmerksamkeit?

Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert

Das Arbeitszeitgesetz als Grundlage des Arbeitsschutzes

Die bisherigen Kernregeln: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten

Bereitschaftszeit, Gleitzeit und Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz

Folgen von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeitreform 2026: Von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit

Elektronische Arbeitszeiterfassung wird Pflicht

Neue Pflichten bei der Arbeitszeitdokumentation

Checkliste: Arbeitszeitreform 2026 umsetzen

Fazit

Häufige Fragen zur Arbeitszeitreform 2026 und zum Arbeitszeitgesetz

Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns 2026

Neue Geringfügigkeitsgrenze und Übergangsbereich

Branchen, für die der Mindestlohn gilt

Tariflicher Mindestlohn im Dachdeckerhandwerk

Mindestlöhne im Maler-, Lackierer- und Gerüstbauerhandwerk

Fazit: Bedeutung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Lohnsteuerjahresausgleich

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

Fazit

Welche Abacus Alternative ist die beste? Vergleich der Top HR-Tools

Warum nach einer Alternative zu Abacus Umantis suchen?

Wie ist Abacus Umantis positioniert – und warum ist das wichtig?