Blog
Baubranche
Zwischen Baustelle und Büro: Fachbeiträge zu Abläufen, Vorschriften und Software für Bauunternehmen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
{{box-quote-left}}
E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
{{box-list-right}}
WEITERE ARTIKEL
Baubetrieb sicher steuern: Grundlagen für Kaufleute im Bauwesen
Die Steuerung eines Bauunternehmens bringt selbst erfahrene Kaufleute regelmäßig an ihre Grenzen. Unfertige Bauten, die Sicherung der Liquidität oder die Wahl geeigneter Umlagen zur Deckung der Geschäftskosten stellen komplexe Herausforderungen dar. Hinzu kommen Themen wie Soll-Ist-Vergleich, interne Prozesse oder die Kalkulation von Bauaufträgen. Um hier den Überblick zu behalten, ist fundiertes Wissen entscheidend.
Herausforderungen für Kaufleute im Baubetrieb
Der Alltag von Kaufleuten im Baugewerbe ist geprägt von komplexen Fragestellungen:
- Wie lassen sich unfertige Bauten korrekt einordnen?
- Welche Maßnahmen sichern die Liquidität langfristig?
- Welche Umlagen sind sinnvoll, um die allgemeinen Geschäftskosten abzudecken?
- Wie kann die Leistungsmeldung transparent gestaltet werden?
Gerade diese Punkte zeigen, wie wichtig eine klare Struktur im Unternehmen ist, um Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Wichtige Inhalte einer kaufmännischen Schulung für Baubetriebe
Eine gute Schulung oder ein Fachseminar für kaufmännische Mitarbeitende im Bauwesen sollte praxisnah auf die besonderen Anforderungen der Branche eingehen. Ziel ist es, den Teilnehmenden ein fundiertes Verständnis der wirtschaftlichen Zusammenhänge zu vermitteln und ihnen Werkzeuge für die tägliche Steuerung des Unternehmens an die Hand zu geben.
Folgende Themen sind dabei besonders relevant:
Marktbedingungen im Bauwesen
Welche Besonderheiten und Rahmenbedingungen prägen den Baumarkt – und wie können Bauunternehmen darauf reagieren?
Erfolgreiche Unternehmensstrategie
Teilnehmende erfahren, wie sich eine nachhaltige und praxisorientierte Strategie für das Baugeschäft entwickeln lässt.
Effiziente Organisation und Prozesse
Eine zielgerichtete Organisation und klar definierte Prozesse sind entscheidend, um Arbeitsabläufe im Bauunternehmen effizient zu gestalten.
Rechnungswesen, Kalkulation und Kostenkontrolle
- Baubetriebliches Rechnungswesen: Organisation für maximale Transparenz.
- Kalkulation (Bauauftragsrechnung): Methoden für präzise und belastbare Kalkulationen.
- Kosten- und Leistungsrechnung (Baubetriebsabrechnung): Sicherstellung von Klarheit über Leistungen und Ausgaben.
- Monatliche Bilanz (externes Rechnungswesen): Transparente Bilanzierung für ein solides Finanzmanagement.
Planung, Budgetierung und Bilanzierung
Von der Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Planung einzelner Leistungsbereiche: Strategische Budgetierung ist ein zentrales Instrument für die erfolgreiche Steuerung des Bauunternehmens.
Ziel und Nutzen für Ihr Bauunternehmen
Ein solches Fachseminar vermittelt einen umfassenden Überblick über kaufmännische Standards, die für eine sichere Unternehmenssteuerung unverzichtbar sind. Dabei werden theoretische Grundlagen mit praxiserprobten Methoden kombiniert – speziell zugeschnitten auf die Anforderungen der Bauwirtschaft.
Teilnehmende profitieren von einer direkten Anwendbarkeit des Wissens in ihrem Betrieb und schaffen die Basis, um Prozesse transparenter, effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. So gelingt es, die komplexen Herausforderungen im Baugeschäft nachhaltig zu meistern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Meldepflichten im Baugewerbe: Kontrollen, Pflichten und Bußgelder
Meldepflichten und deren Kontrollen sind im Baugewerbe ein zentrales Thema – und Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Arbeitgeber müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben kennen und einhalten, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Von Sofortmeldungen über Arbeitszeiterfassung bis hin zur Bereithaltung von Unterlagen gibt es klare Regeln, die Zoll und Behörden streng kontrollieren.
Melde- und Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe
Mehrere Gesetze und Vorschriften regeln die Melde- und Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe:
- Sozialgesetzbuch (SGB IV)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Tarifvertrag zur Regelung der Mindestlöhne im Baugewerbe (TV Mindestlohn)
- Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
- Mindestlohngesetz (MiLoG)
Die Kontrolle der Einhaltung übernehmen die Zollbehörden. Diese führen meist unangekündigte Prüfungen direkt im Unternehmen oder auf der Baustelle durch. Die Prüfbehörde hat das Recht, alle relevanten Unterlagen vor Ort einzusehen.
Sofortmeldung: Pflicht seit 2009
Seit dem 01.01.2009 müssen Arbeitgeber im Baugewerbe spätestens bei Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung für alle Mitarbeitenden abgeben.
- Rechtsgrundlage: § 28a Abs. 4 SGB IV in Verbindung mit § 7 DEÜV
- Neuer Meldegrund: „20“ (Sofortmeldung)
- Übermittlung: Direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV)
Die Sofortmeldung kann über folgende Wege erfolgen:
- Eigene Lohnabrechnungsprogramm
- Beauftragten Steuerberater
- Service-Rechenzentrum mittels Datenübertragung
- Das SV-Meldeportal
- Falls ein neuer Mitarbeiter direkt „auf der Baustelle“ eingestellt wird und die Personalabteilung erst später informiert wird, muss die Sofortmeldung dennoch vor Arbeitsbeginn und über das SV-Meldeportal erfolgen
Wichtige Angaben:
- Familien- und Vorname des Beschäftigten
- Versicherungsnummer (oder Geburtsdatum/-ort und Anschrift, falls nicht bekannt)
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Ein Ersatz der Sofortmeldung per Brief, Fax oder E-Mail ist nicht zulässig.Wird die Beschäftigung nicht aufgenommen oder sind Angaben fehlerhaft, muss die Sofortmeldung storniert oder korrigiert werden.
Achtung:
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre „Anmeldung mit Grund“. Diese muss der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung (zusätzlich) erstellen.
Konsequenzen bei Verstößen
Die Zollverwaltung prüft nach § 2 Abs. 1 SchwarzArbG, ob Sofortmeldungen erstellt wurden. Verstöße gelten als Ordnungswidrigkeit und können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 111 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 SGB IV).
Auch fehlerhafte oder fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen können Bußgelder nach sich ziehen. Nach § 23 Abs. 3 AEntG sind bis zu 30.000 € möglich. Ab 2.500 € droht zudem der Ausschluss von öffentlichen Vergaben, ab 200 € die Eintragung ins Gewerbezentralregister (§ 149 Abs. 2 Nr. 3 GewO, § 20 Abs. 3 AEntG).
Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit
Nach dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Az. C-55/18) und dem BAG-Grundsatzurteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht in Deutschland eine Pflicht zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung.
Vorgaben:
- Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.
- Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Auch Pausen müssen so dokumentiert werden, dass Prüfer die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehen können.
Achtung:
- Verstöße gegen diese Pflicht können zu erheblichen Bußgeldern führen.
- Die neue MiLoDokV (seit 01.01.2024) beschränkt die Dokumentationspflichten auf Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen Monatsentgelt von bis zu 2.958 € brutto.
Tipp:
- auch die Dauer der Pause vermerken
- ggf. muss Stundenaufzeichnung getrennt nach neue Bundesländer/alte Bundesländer vermerken werden
Art und Weise der Aufzeichnung
Es gibt keine vorgeschriebene Form. Arbeitgeber können Arbeitszeiten handschriftlich, elektronisch oder mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren.
Tipp: Auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, lassen Sie Stundenzettel unterschreiben, um Streit zu vermeiden.
- Die Dokumentationspflicht entfällt nach der MiLoDokV für Beschäftigte mit mehr als 2.958 € Monatsentgelt, sofern alle Überstunden über acht Stunden werktäglich aufgezeichnet werden.
- Für Minijobber bleibt die Pflicht bestehen.
- Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern im Betrieb entfällt sie ebenfalls.
Neu seit 01.01.2024:
Die geänderte MiLoDokV beschränkt die Dokumentationspflichten auf Arbeitnehmer mit höchstens 2.958 € Monatsentgelt.
Mindestlohn und zusätzliche Pflichten
Um die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns (12,41 €, ab 2025: 12,82 €) zu kontrollieren, gelten ergänzende Dokumentationspflichten nach dem MiLoG (Mindestlohngesetz). Diese betreffen alle kaufmännischen und technischen Angestelltensowohl Voll- wie auch Teilzeit sowie Minijobber im Baugewerbe.
Flexiblere Arbeitszeiten – Forderungen aus der Branche
„Die dringend benötigte Flexibilität muss durch moderne Arbeitszeitkonzepte und eine Anpassung an das digitale Zeitalter geschehen. Eine pauschale und starre Forderung nach einer verbindlichen Arbeitszeiterfassung ist falsch und belastet Unternehmen wie Beschäftigte“, sagt Dirk Wasmuth, Geschäftsführer von Arbeitgeber Köln.
Auch David Zülow, Vorsitzender des Verbands der Familienunternehmer NRW, warnt im Kölner Stadt-Anzeiger
vor einem „Bürokratiemonster“ und einer Belastung des Vertrauensverhältnisses zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern.
Quelle: Kölner Stadtanzeiger, „Pflicht zur Arbeitszeiterfassung"
Unterrichtung und Zusammenarbeit von Behörden
Die Zollverwaltung informiert bei Verstößen weitere Behörden, z. B. bei:
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
- SGB IV/VII-Beitragszahlungen
- Steuergesetze, Aufenthaltsgesetz, Mitwirkungspflichten (§ 60 SGB I), Meldepflichten (§ 8a AsylbLG)
- Handwerks-/Gewerbeordnung, Güterkraftverkehrsgesetz
- AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) oder MiLoG (Mindestlohngesetz)
Wer übernimmt die Aufzeichnung?
Arbeitgeber können die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf ihre Mitarbeitenden übertragen. Diese müssen dann die Aufzeichnungen korrekt führen, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
Insolvenzschutz für Arbeitszeitkonten
Nach § 3 Nr. 1.4 BRTV können Arbeitgeber verstetigte Monatslöhne auszahlen, auch wenn die gearbeiteten Stunden variieren. Bis zu 150 Stunden können angespart werden. Der BRTV (für gewerbliche Arbeitnehmer) und der RTV (für Angestellte) sind allgemeinverbindlich und regeln die Arbeitszeitflexibilisierung.
Hinweis: Bei Prüfungen müssen Unternehmen den Nachweis über die Absicherung des Ausgleichskontos gegenüber Zoll oder Tarifparteien erbringen. Weitere Informationen gibt es im Blogbeitrag zur Arbeitszeitflexibilisierung.
Bereithaltung von Unterlagen
Arbeitgeber müssen alle prüfungsrelevanten Unterlagen in Deutschland und auf Deutsch bereithalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AEntG, § 17c Abs. 2 AÜG). Auf Nachfrage sind diese der Prüfbehörde unverzüglich und am Ort der Beschäftigung (bzw. auf der Baustelle) vorzulegen. Weitere Details finden Sie auf den Seiten des Zolls.
Fazit
Die Einhaltung von Meldepflichten und Arbeitszeitdokumentation ist für Bauunternehmen unerlässlich, um hohe Bußgelder, den Ausschluss von Vergaben oder strafrechtliche Folgen zu vermeiden. Durch digitale Tools wie das SV-Meldeportal oder automatisierte Zeiterfassungssysteme können Betriebe die Prozesse vereinfachen und sich absichern.
Interview: Datensicherheit in der Bauwirtschaft richtig angehen
In Zeiten, in denen Meldungen über Datenklau und Cyberangriffe beinahe täglich erscheinen, fühlen sich viele Bauunternehmen weiterhin nicht bedroht. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe halten sich oft für uninteressant für Hacker – ein Irrtum mit potenziell gravierenden Folgen. Wir haben mit Silvio Böl, IT-Sicherheitsexperte bei Suiteify, gesprochen, um die Risiken und die wichtigsten Schutzmaßnahmen zu beleuchten.
Viele Bauunternehmen glauben, für Hacker uninteressant zu sein. Ist diese Annahme gerechtfertigt?
Silvio Böl: „Überhaupt nicht. Datensicherheit ist kein Modethema, sondern betrifft alle – vom Handwerksbetrieb bis zum Großkonzern. Viele Angriffe und Datendiebstähle bleiben unbemerkt und richten dennoch erheblichen Schaden an. Das größte Problem ist oft ein fehlendes Bewusstsein für die Risiken. Wer glaubt, ‚zu klein‘ für Cyberkriminelle zu sein, macht sich besonders angreifbar.“
Welche typischen Schwachstellen sehen Sie bei kleineren Betrieben?
Silvio Böl:„Ein großes Risiko sind schlecht konfigurierte Internetrouter und fehlende Updates. Diese öffnen Hackern Tür und Tor. Auch ungeschützte E-Mail-Konten und veraltete Anti-Viren-Software auf neuen Rechnern sind beliebte Einfallstore. Solche Versäumnisse machen selbst kleine Betriebe zu einfachen Zielen für Cyberkriminelle.“
Welche Folgen können solche Sicherheitslücken haben?
Silvio Böl:„Die Konsequenzen können dramatisch sein. Ein Unternehmen, das ich betreut habe, wurde wegen ungeschützter E-Mail-Konten Opfer eines Virus. Der Spam-Versand führte zur Sperrung der E-Mail-Konten durch den Provider – der Betrieb stand eine Woche lang still. Noch gefährlicher ist es, wenn gekaperte Rechner unbemerkt Teil eines Bot-Netzes werden. Diese Netzwerke werden genutzt, um Angriffe auf Konzerne oder Behörden durchzuführen, ohne dass der eigentliche Nutzer etwas merkt. Das Hauptziel der Hacker ist fast immer dasselbe: Daten zu stehlen, sie im Darknet zu verkaufen oder durch Ransomware Lösegeld zu erpressen.“
Wie können sich Bauunternehmen effektiv schützen, insbesondere kleinere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung?
Silvio Böl: „Hier bieten professionelle IT-Dienstleister wie Suiteify wichtige Unterstützung. Wir kümmern uns um die Einrichtung und Wartung der IT-Infrastruktur, stellen aktuelle Sicherheitssoftware bereit und achten auf regelmäßige Updates. Ein entscheidender Faktor ist die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die rund 80 % aller Angriffe verhindert. MFA fügt eine zweite Sicherheitsebene hinzu – neben dem Passwort muss zum Beispiel ein SMS-Code oder ein Fingerabdruck bestätigt werden. Außerdem zeigt unsere Erfahrung: Pentesting-Unternehmen konnten bei Suiteify-Kunden mit etablierten Sicherheitsstandards bisher nicht eindringen.“
Ihr Fazit – warum lohnt sich die Investition in Datensicherheit?
Silvio Böl: „Datensicherheit ist kein ‚Luxus‘, sondern ein unverzichtbarer Schutz für jedes Bauunternehmen. Professionelle Lösungen minimieren das Risiko von Betriebsausfällen und Datenverlusten, schützen vor hohen Kosten und geben den Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Wer frühzeitig investiert, spart langfristig Geld und Nerven.“