Digitalisierung

Rechnungen sind ein elementarer Bestandteil der Buchführung. Jedes Unternehmen schreibt und bezahlt sie. Deshalb ist es wichtig, bei der Bearbeitung und Archivierung von Rechnungsbelegen rechtssicher und effizient vorzugehen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf dabei zu achten ist.

Rechnungen archivieren – wie und für wie lange?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen – Eingangs- wie Ausgangsrechnungen – beträgt (seit dem 1. Januar 2025; Anm. d. Redaktion) grundsätzlich acht Jahre. Das gilt für alle Buchungsbelege. Für die gesamte Aufbewahrungsdauer müssen Sie Rechnungen so archivieren, dass sie vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt sind. Sie müssen alles dokumentieren, was mit der Rechnung geschieht. Die Rechnung muss dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zuzuordnen sein und bei einer Betriebsprüfung schnell vorliegen.

Papiergebundene Rechnungsverarbeitung ohne DMS – aufwendig und fehleranfällig

Ein hoher Anteil der Unternehmen verarbeitet Eingangsrechnungen immer noch papiergebunden. Der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist dadurch langwierig und komplex: Die Rechnung kommt in der Poststelle an. Sie bekommt einen Eingangsstempel und wird in die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Dort folgen eine formale Prüfung und dann die sachliche Prüfung. Erneut geht die Rechnung auf die Reise. Der verantwortliche Mitarbeiter erteilt die Zahlungsfreigabe. Endlich gelangt die Rechnung in die Buchhaltung. Eine Buchhaltungskraft kontiert sie, tippt sie manuell in eine Buchungsmaske ein und bucht sie. Anschließend initiiert meist eine weitere Person die Überweisung per Onlinebanking oder mit dem nächsten Zahlungslauf.

Wenn es Ablehnungsgründe oder Rückfragen gibt, stoppt der Rechnungsfreigabeprozess jedoch mittendrin. Der zuständige Prüfer bzw. Sachbearbeiter reicht die Rechnung in diesem Fall entweder an eine andere Stelle weiter oder klärt telefonisch bzw. per E-Mail die Unstimmigkeiten mit dem Rechnungssteller.

Mitunter kommt es bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zudem zu Verzögerungen, weil jemand in Urlaub oder krank oder auf Dienstreise ist. Die Rechnung bleibt liegen.

Während eine Papierrechnung den Prozess durchläuft, besteht zudem die ganze Zeit die Gefahr, dass sie verloren geht, beschädigt oder von Unbefugten eingesehen wird. Möchten ein Betriebsprüfer oder ein Kollege archivierte Rechnungen einsehen, geht das große Suchen los.

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Digitale Rechnungseingangsverarbeitung mit DMS – schnell und sicher

Eine digitale Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung (REV) mit angebundenem Dokumentenmanagementsystem macht die Verarbeitung und Aufbewahrung einer Rechnung schnell und sicher.

• Papierrechnungen werden eingescannt, PDF-Rechnungen direkt in das System geladen. Viele Lösungen bieten die Möglichkeit, Rechnungsanhänge direkt vom E-Mail-Programm ins Rechnungsarchiv zu laden.
• Die Rechnung liegt nicht in einem Eingangskorb auf einem Schreibtisch, sondern für alle Prozessbeteiligten zugänglich in einem zentralen Archiv. Das erspart Rückfragen und verkürzt die Durchlaufzeit im Betrieb auf ein Minimum.

Für die GoBD-Konformität ist eine REV-Software mit DMS praktisch unverzichtbar. Rechnungen werden sicher aufbewahrt. Bei einer Außenprüfung müssen sie nicht erst gesucht werden. Der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung wird darin dokumentiert: wer die Rechnung wann hochlädt und welche Verarbeitungsschritte sie durchläuft.

Das System bietet die Möglichkeit, Prüf- und Freigabe-Workflows anzulegen. Die Prozessbeteiligten können dadurch standortunabhängig, etwa im Homeoffice, jede Rechnung digital aufrufen, prüfen und freigeben.

Sobald eine Rechnung ins DMS hochgeladen wurde, ist sie vor Verlust, Beschädigung und neugierigen Blicken geschützt. Zugriffsberechtigungen und Nutzerprofile sorgen dafür, dass nur befugte Personen sie sehen und bearbeiten können.

Ausgangsrechnungen – ohne DMS ein fehleranfälliger Zeitkiller

Sehen wir uns den traditionellen Ausgangsrechnungsprozess ohne DMS an. Händisch erstellen Sie Ihre Rechnung anhand von Daten, die in unterschiedlichen Systemen vorliegen. Dabei kann es zu Übermittlungsfehlern kommen, es werden Details vergessen oder aktuelle Vereinbarungen mit dem Kunden fallen unter den Tisch. Manchmal verrechnen Sie sich oder übersehen gesetzliche Rechnungsbestandteile. Das Ausdrucken, der Postversand und die Ablage machen Mühe und verbrauchen unnötig Ressourcen. Abermals sind mehrere Stellen im Unternehmen mit der Rechnung befasst und bis sie endlich auf dem Weg zum Kunden ist, vergeht wertvolle Zeit. Das belastet Ihre Liquidität.

Die GoBD-konforme Archivierung von papiergebundenen Ausgangsrechnungen ist ebenso problematisch wie bei Eingangsrechnungen bereits geschildert.

Ausgangsrechnungen richtig aufbewahren – mit DMS ein Klacks

Mit einem DMS hat ein Unternehmen eine Single Source of Truth (deutsch „der einzige Punkt der Wahrheit“). Wenn es richtig gepflegt wird, können Sie auf alle Informationen und Vorlagen zugreifen, die Sie brauchen, um eine Rechnung korrekt zu stellen: Verträge, E-Mails, Telefonnotizen, Projektabrechnungen, Stundenzettel, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Und natürlich eine Rechnungsvorlage, die alle gesetzlichen Bestandteile enthält.

Sie erstellen Ihre elektronische Rechnung in wenigen Minuten, speichern Sie als PDF in Ihrem DMS – idealerweise mit Bezug auf den zugrundeliegenden Vorgang – und versenden sie als E-Mail-Anhang an den Kunden.

Archivierung bei Rechnungsstellung aus dem Warenwirtschaftssystem – besonders einfach

Wird die Fakturierung (Rechnungsstellung) mithilfe einer Warenwirtschaftssoftware erledigt, machen Ausgangsrechnungen praktisch gar keine Arbeit mehr. Das Programm überführt die Bestellung oder den Auftrag des Kunden per Klick in eine Rechnung. Eventuelle Abweichungen lassen sich schnell nachpflegen.

Warenwirtschaftssoftware bietet die Möglichkeit zum direkten E-Mail-Versand von Rechnungen. Außerdem ist sie üblicherweise mit einem DMS und der Finanzbuchhaltung gekoppelt. Die Lösung archiviert die Rechnung GoBD-konform in dem angebundenen DMS und übergibt sie an die Buchhaltung.

Rechnung als PDF per E-Mail – was Sie beachten müssen

Viele Lieferanten schicken Ihnen heute schon Rechnungen als E-Mail-Anhang. Genügt es in diesem Fall nur die Rechnung zu archivieren oder müssen Sie auch die begleitende E-Mail aufbewahren? Dazu gibt es eine einfache Faustregel:

E-Mail mit relevanten Informationen aufbewahren

Wenn die begleitende E-Mail zusätzliche Informationen enthält, zum Beispiel Zahlungsbedingungen, Fristen, einen Verweis auf einen Vorgang, Skonto- oder Rabattbedingungen, Reverse-Charge-Klausel oder Ähnliches, dann ist sie ein Bestandteil der Rechnung und muss mit dieser zusammen archiviert werden. Es gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

E-Mail mit Standardfloskeln nicht aufbewahren

Ist die begleitende E-Mail nur ein elektronischer Briefumschlag mit einem Text wie: Anbei senden wir unsere Rechnung …, dann kann sie vernichtet werden. Es genügt in diesem Fall, nur die Rechnung im Anhang der E-Mail aufzubewahren.

Rechnungen richtig aufbewahren – was fordern die GoBD?

Die GoBD schreiben genau vor, wie Sie Rechnungen zu archivieren haben. Wir geben einen kurzen Überblick über die wichtigsten Anforderungen.

Fazit: Rechnungen richtig archivieren mit einem DMS

Rechnungen sind die wichtigsten Buchungsbelege im Unternehmen. Die Finanzverwaltung stellt in den GoBD hohe Anforderungen an ihre Aufbewahrung. Diese können Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem viel leichter erfüllen als mithilfe von Papier und einer Archivierung im herkömmlichen Dateisystem.

Ein DMS speichert Rechnungen sicher und unverlierbar. Bei der Rechnungsverarbeitung verkürzt es die Durchlaufzeit und verringert die Fehlerquote. Darüber hinaus öffnet ein DMS, das sich an die Fakturierung und Finanzbuchhaltung anbinden lässt, Unternehmen die Tür zu weiterer Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Immer mehr Unternehmen wollen ihre Prozesse digitalisieren, um ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen und Kosten zu senken. Geradezu prädestiniert hierfür – weil leicht digitalisierbar – ist die Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.

Was genau ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung?

Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung gehört zur modernen Buchhaltung und stellt einen wichtigen Schritt dar auf dem Weg zur Digitalisierung. Sie verringert die Durchlaufzeiten innerhalb der Abteilungen und ist zuverlässiger als die manuelle Bearbeitung. Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist kosteneffizienter als die analoge, da Druck-, Lagerungs- und Recherchekosten wegfallen. Belege versehentlich doppelt einbuchen, falsch abheften oder verlegen, gehört der Vergangenheit an.

Die zusätzliche GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsbelege in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, außerdem macht sie Klärfälle bei Betriebsprüfungen vollkommen transparent.

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern Unternehmen zudem den Rechnungsaustausch. Der Rechnungsempfänger lässt die Daten einfach von einer Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber muss ab dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format erfolgen, das der europäischen Norm 16931 entspricht – also zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.

In vielen Firmen wandern Lieferantenrechnungen jedoch nach wie vor zeitaufwendig als Papierkopien von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Bis sie endlich geprüft und zur Zahlung freigegeben worden sind, ist die Skontofrist oft verstrichen. Dabei können auch kleinere Unternehmen durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung schnell und mit wenig Aufwand Kosten einsparen, Zeit gewinnen, ortsunabhängig zusammenarbeiten und ihre CO₂-Bilanz verbessern. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Vorzüge der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen zusammen.

1. Zeitersparnis durch kürzere Durchlaufzeiten

Unternehmen können durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viel Zeit sparen. Während Papierdokumente an mehreren Stellen liegenbleiben, bis sie den Empfänger erreichen – Hauspost, Briefkasten, Postfilialen, Zusteller – landen digitale Rechnungen mit einem Klick im E-Mail-Postfach des Zahlungspflichtigen. Die Software akzeptiert alle Rechnungsformate, wie gescannte Papierrechnungen, per E-Mail oder Download eingegangene PDF-Rechnungen sowie Belege im EDI- oder im ZUGFeRD-Format.

2. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit

Elektronische Rechnungen sind gleichzeitig günstiger und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, da Papierverbrauch, Druck und umweltschädliches Druckermaterial wegfallen; zudem sinkt der Portobedarf. Diese Kosten sind nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt zwischen 10 und 12 Euro.

3. Platzsparende und praktische Aufbewahrung

Aufgrund des langen Durchlaufs gehen der oben genannten Studie zufolge 0,5  Prozent der Papierdokumente verloren – das kann bei automatisierten Vorgängen nicht passieren. Alles bleibt gut leserlich, auch eingescannte Thermopapier-Belege. Unternehmen gewinnen außerdem Platz, denn sie brauchen keine Archivstellflächen mehr für Aktenordner und können Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem sicher aufbewahren.

4. Räumliche Flexibilität für Mitarbeitende

Mit der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter standortunabhängig Rechnungen prüfen und freigeben. Ein wichtiger Pluspunkt, denn das Homeoffice wird immer beliebter – und unter besonderen Umständen und Vorschriften sogar notwendig. Auch Geschäftsreisende sehen jederzeit den Bearbeitungsstand – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie können Rechnungen mobil prüfen und zur Überweisung freigeben. Die Mitarbeiter inhouse müssen nicht auf die Rückkehr des Freigabeberechtigten warten, sondern bearbeiten den Vorgang einfach weiter.

5. Kostenvorteile durch Skonto-Nutzung

Papiergebundene Prüf- und Freigabeprozesse führen oft zu langen Durchlaufzeiten, Korrekturschleifen und Telefonaten. Damit entstehen in der Finanzbuchhaltung Skonto-Verluste und Mahnungen. Mithilfe einer Software für digitale Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich Eingangsrechnungen dagegen schnell prüfen und freigeben. Ein Vier- oder Mehr-Augenprinzip vor Rechnungsfreigabe sorgt dabei für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

6. Transparenz und Überblick

Wie ist der aktuelle Status der Eingangsrechnungen? Wer hat was, wann, warum, bearbeitet? Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bietet vollkommene Transparenz und zeigt die Antworten auf all diese Fragen im Überblick. So kann die Finanzbuchhaltung Änderungsschritte nachvollziehen und bei Klärfällen Rücksprache halten. Mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verrichten alle Prozessbeteiligten optimal ihre Aufgaben und gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.

7. Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird immer in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Im DMS lassen sich digitale Rechnungen nach GoBD-Vorgaben sicher aufbewahren. Das System protokolliert jede Änderung am Ursprungsbeleg. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen dem Steuerprüfer übersichtliche, lückenlose Unterlagen vorlegen. So müssen Sachbearbeiter nicht lange in Aktenschränken oder E-Mails recherchieren, wenn Fragen zu Vorgängen aufkommen.

Fazit und Ausblick

Noch arbeiten viele KMU mit ausgedruckten Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung auf Papier ist aber fehleranfällig und zeitintensiv. Bis zur Freigabe und Zahlung einer mittels Papierkopien geprüften Rechnung vergehen mitunter Wochen. Wer weniger Briefe schreibt und den Verbrauch von Druckermaterial reduziert, spart zudem Kosten und verbessert die CO₂-Bilanz.

Es war einmal: die Papierrechnung. Zum Glück stirbt sie aus. Wie einst Automobil und Eisenbahn die Postkutsche ersetzten und die E-Mail den Brief, so ersetzt heute die E-Rechnung ihren papiernen Vorläufer. Unternehmen stellen auf digitale Buchführung um. Sie vernetzen ihre Abläufe und Informationen durch ERP-Systeme. Das öffnet das Tor zu Automatisierung und höherer Effizienz. So lassen sich zum Beispiel durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Zeit, Geld und Arbeitskraft sparen – insbesondere dann, wenn ein strukturiertes, einheitliches Rechnungsformat verwendet wird. Hier konkurrieren gegenwärtig zwei Formate um die Vorherrschaft bei der elektronischen Rechnungsstellung: das reine XML-Format XRechnung und das hybride Standardformat ZUGFeRD 2.1. Schauen wir uns beide einmal genauer an – doch zuvor ein paar Grundlageninformationen zum Thema E-Rechnung.

Die Rechnung ist der zentrale Beleg

Im Zentrum des Belegwesens stand immer und steht noch heute: die Rechnung. Sie wird heute, wie so vieles andere, digital erstellt. Wie? Indem Ihr System aus strukturierten Daten eine digitale Rechnung macht. Die wird als PDF versendet. Das System des Empfängers liest sie per OCR aus und setzt die Rechnungsdaten in eine Buchungsmaske ein. Dabei können Fehler passieren: Die optische Erkennung verwechselt schon mal ein großes „I“ mit einer 1. Jedes OCR-Ergebnis muss manuell überprüft und nachbearbeitet werden.

Die Notwendigkeit strukturierter Rechnungsdaten

Warum strukturierte Daten in ein unstrukturiertes PDF überführen, das dann mühsam wieder in strukturierte Daten zurück verwandelt werden muss? Warum nicht gleich strukturierte Daten austauschen?

Was sind strukturierte Rechnungsdaten?

Strukturierten Rechnungsdaten liegt ein semantisches Datenmodell zugrunde. Das bedeutet, dass die einzelnen Datenelemente einer strengen logischen Ordnung folgen. Die dadurch geschaffene inhaltliche Eindeutigkeit der Datenelemente (z.B. zu Anordnung, Typ und Struktur) ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können.

Neben den Datentypen der Datenelemente sind weiterhin auch ihre Abfolge, ihre erlaubte minimale oder maximale Anzahl und Klassifizierungen geregelt, beispielsweise über Schlüsselverzeichnisse.

Zur Darstellung von strukturierten Rechnungsdaten gibt es eine Vielzahl an Formaten. Das XML-Format hat sich unter anderem auch wegen seiner maschinellen Lesbarkeit bewährt.

Die Notwendigkeit eines Standards

Es gibt jedoch ein wesentliches Problem: Sender und Empfänger können ihre Rechnungsdaten nicht einfach frei austauschen, weil diese jeweils unterschiedlich strukturiert sind. Gleichzeitig stellen die Finanzbehörden – national wie international – strenge Anforderungen an jede Rechnung. Hinzu kommen Regelungen wie das Reverse-Charge-Verfahren. Zudem muss jede elektronische Rechnung fälschungssicher sein.

Für einen reibungslosen Austausch strukturierter, rechtskonformer und fälschungssicherer elektronischer Rechnungsdaten braucht es daher einen einheitlichen, idealerweise internationalen Standard. Um diesen zu entwickeln, gründeten die Spitzen von Bund und Wirtschaftsverbänden 2010 das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

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Wie entstand die E-Rechnung?

2011 hat der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die E-Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem erschuf das FeRD einen entsprechenden Standard: ZUGFeRD, oder „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“, wie die Abkürzung ausgeschrieben heißt.

ZUGFeRD dümpelte schon seit 2014 im Format 1.0 vor sich hin, ohne breite Akzeptanz zu finden. Das änderte sich durch das E-Government-Gesetz – auch: E-Rechnungsgesetz – und die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Deutschland.

• Öffentliche Auftraggeber wurden verpflichtet, bis zum 18. April 2020 E-Rechnungen annehmen zu können. Für Bundesbehörden bestand diese Verpflichtung schon seit Ende 2018.
• Auftragnehmer des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch an den Bund zu stellen. Ausnahmen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro und Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.

Der Termindruck beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung. Vor allem Deutschland und Frankreich tüftelten gemeinsam an der Umsetzung.

Anforderungen an eine rechtskonforme E-Rechnung

Eine PDF-Rechnung mit unstrukturierten Daten, wie sie heute oft als E-Mail-Anhang versendet wird, ist keine E-Rechnung. Denn der Empfänger kann unstrukturierte Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten, sprich: OCR-Erkennung, in sein System einlesen.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Eine „richtige“ elektronische Rechnung oder E-Rechnung muss medienbruchfrei zu verarbeiten sein. Daraus ergeben sich zwei Bedingungen: Erstens muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zweitens muss dieses Format eine digitale, automatisierte Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

Form und Format

• Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x‑XML, andere EN‑16931‑konforme Formate). Eine bloße PDF ohne eingebettete Struktur gilt nicht als E‑Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.​
• Das verwendete Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten als gleichwertig vereinbart sein (z. B. bestimmte EDI‑Formate).​

Inhaltliche Pflichtangaben

Inhaltlich gelten die normalen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG, z.B.:

• Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer/USt‑IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag sowie ggf. Hinweise auf Steuerbefreiung oder Gutschrift.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – die wichtigsten Unterschiede

XRechnung

Die XRechnung wird in § 4 der E-Rechnungsverordnung ausdrücklich als Datenaustauschstandard für die Erstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erwähnt.

Nach dem XRechnungs-Standard muss eine E-Rechnung folgende Bestandteile enthalten:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen,
• die De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Wird die XRechnung schon bei Auftragserteilung übermittelt, muss sie zusätzlich die Lieferantennummer und eine Bestellnummer enthalten.

ZUGFeRD 2.1 ist für Mensch und Maschine lesbar

ZUGFeRD 2.1 aus Deutschland ist identisch mit Factur-X aus Frankreich. Es ist derselbe, gemeinsam entwickelte Standard. Er erfüllt alle oben genannten Anforderungen an die XRechnung sowie die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.

Der besondere Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist ihr hybrides Datenformat. Sie besteht aus zwei inhaltlich identischen Darstellungen der Rechnungsdaten:

• einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist
• einer standardisierten XML-Datei, die die strukturierten Nutzdaten der E-Rechnung enthält

PDF/A-3 ist ein PDF-Format, das sich besonders gut für die Langzeit-Archivierung eignet.

Vorteile von ZUGFeRD

Einheitlicher Standard

Der XML-Anteil von ZUGFeRD 2.1 bzw. Factur-X 1.0 speichert zum Beispiel Aussteller, Datum, Nummer, Betrag, Empfänger, IBAN und alle Pflichtangaben in einem einheitlichen Format. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten.

Bildhafte PDF-Darstellung

Anders als die XRechnung verfügt ZUGFeRD aber auch über eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung. Das erleichtert das Handling der Rechnungen. Das hybride Format ermöglicht es, verarbeitungsfähige Daten und ein visuelles Rechnungsbild gleichsam in einem Container zusammenhängend zu speichern.

International kompatibel

Das Format ist mit dem internationalen Standard UN-CEFACT kompatibel und damit auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr geeignet.

Fazit: ZUGFeRD ist kein Amtsschimmel

XRechnung ist der Standard für E-Rechnungen. ZUGFeRD 2.1 (deutsche Bezeichnung) und Factur-X 1.0 (französische Bezeichnung) setzen diesen Standard um. Beide sind vollständig kompatibel und technisch identisch. Sie umfassen einen bildhaften PDF-Teil und einen maschinenlesbaren XML-Teil mit strukturierten Daten. Beide Teile liegen in demselben Container und können gemeinsam archiviert werden.

Neben öffentlichen Verwaltungen profitiert auch die Privatwirtschaft von ZUGFeRD. E-Rechnungen lassen sich damit schnell und einfach implementieren. Die Kosten für Porto und Material fallen weg, ebenso die Arbeitszeit, die früher auf die Berichtigung von OCR-Scans der PDF-Rechnungen entfiel. Das verleiht der Automatisierung von Prozessen rund um Rechnungswesen und Buchführung einen enormen Schub. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen umsetzt und – sofern der Bund zu Ihren Auftraggebern zählt – am besten auch die XRechnung.

Digitalisierung wird von vielen Entscheidern im Personalwesen nach wie vor als ein Trend belächelt. Aussagen wie „Das setzt sich doch sowieso nicht durch“ oder „Ich bleibe bei meinen altbewährten Methoden“ sind immer noch keine Seltenheit und auch über die Grenzen der HR-Abteilungen hinaus bekannt.

Die „schlechte“ Nachricht für Modernisierungsverweigerer: Der Digitalisierung kann sich kein Unternehmen entziehen – auch nicht kleine und mittlere Betriebe.

Die gute Nachricht: Personaler, die sich heute mit der Digitalisierung von HR auseinandersetzen, haben im besten Fall schon morgen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Das unterstreichen auch die nachfolgenden neun Gründe für die Digitalisierung des Personalwesens.

1. Automatisierung von administrativen Aufgaben

Ein Großteil des Arbeitsalltags von Personalern besteht aus administrativen Aufgaben wie dem Anlegen und Pflegen von Personalakten, dem Bearbeiten von Krankmeldungen oder der Lohnbuchhaltung. Diese Aufgaben sind zweifelsfrei wichtig, aber auch zeitaufwendig und lästig. Die Digitalisierung im Personalwesen hat für dieses Problem die ideale Lösung – immerhin lassen sich administrative Aufgaben sehr effektiv und leicht automatisieren. Das wiederum spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Personalabteilung sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

2. Mehr Effizienz im Recruiting

Schaut man sich vor allem bei größeren KMU in den Personalabteilungen um, so stellt man fest, dass kein anderer HR-Bereich so stark digitalisiert ist wie das Recruiting. Nicht ohne Grund – schließlich sorgen digitale Prozesse im Recruiting für:

• schnellere Erfolge
• größere Reichweiten einer Stellenausschreibung
• eine positive Candidate Journey
• ein aktives und positives Employer Branding
• bessere Such- und Filtermöglichkeiten
• Messbarkeit und umfassende Auswertungsmöglichkeiten
• effizientere Pflege eines Talent Pools

Egal ob Active Sourcing, Online-Bewerberformular, Chatbots oder der Aufbau einer Arbeitgebermarke – im Recruiting zeigt die Digitalisierung von HR besonders deutlich, was alles in ihr steckt.

3. Professionalisierung des Personalwesens

Lange Zeit genoss das Personalwesen unter Nicht-Personalern einen eher zweifelhaften Ruf  à la: „Das kann doch jeder“. Durch die Digitalisierung von HR wird sich daran in kommender Zeit jedoch einiges ändern. Denn die Einführung verschiedener digitaler Informations- und Kommunikationstechniken sorgt für eine Professionalisierung des Personalwesens.

Personaler, die auch in Zukunft durch souveräne Leistungen auffallen und zu den Besten ihrer Zunft zählen wollen, sollten sich intensiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen.

Dann werden sie auch feststellen, dass der digitale Wandel eher für Chancen und Weiterentwicklung steht als für Befürchtungen wie Jobabbau und Co.

4. HR wird durch Digitalisierung effizienter und zielgerichteter

Die Automatisierung bestimmter Prozesse, agile Workflows, die Verknüpfung verschiedener Abteilungen, umfassende Auswertungen von Daten – die Digitalisierung sorgt zukünftig dafür, dass das Personalwesen nicht nur zielgerichteter, sondern auch ganz allgemein effizienter agieren wird. Schon jetzt bietet die HR-Praxis viele Beispiele, die dies unterstreichen:

• standardisierte und automatisierte Onboarding-Prozesse
• Chatbots zur Bewerberkommunikation
• die digitale Personalakte
• Onlinekalender zur Terminabsprache

5. Vielfältigere Möglichkeiten in der Personalentwicklung

Das Sprichwort „Wer rastet, der rostet“ mag zwar fast schon altertümlich daherkommen, besitzt jedoch in Zeiten der Digitalisierung von HR mehr Aktualität denn je. Fakt ist nämlich: Im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung müssen Personaler permanent dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter ihres Unternehmens stetig weiterentwickeln. Was ihnen hierbei behilflich ist? Überraschung: HR-Digitalisierung natürlich!

HR-Software hilft den Personalverantwortlichen nicht nur dabei, auf einen Blick zu erkennen, welcher Mitarbeiter wann zuletzt eine Weiterbildung besucht hat. Die Programme können auch genutzt werden, um den Kollegen gleich zu einem entsprechenden Seminar oder Workshop einzuladen.

Im Zuge der gegenwärtigen Coronavirus-Pandemie zeigt sich zudem deutlich, welche Vorteile digitale und damit standortunabhängige Lernmethoden wie E-Learning bieten. Aber auch losgelöst von der aktuellen Krise gilt: E-Learning oder Blended Learning – also die Kombination aus digitalem Lernen und Präsenzveranstaltungen – sind längst auch in den KMU angekommen. Die Digitalisierung als Werkzeug der unternehmerischen Weiterentwicklung kann und darf daher nicht länger ignoriert werden.

6. Fokus auf den Menschen

Wenn Personaler weniger Zeit für administrative Aufgaben aufbringen müssen und Softwarelösungen einen Großteil der Arbeit übernehmen können, bleibt endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Bereich Human Resources: die Menschen. Umfassende Onboarding-Maßnahmen, ausgedehnte Mitarbeitergespräche und individuelle Beratungen sind nur ein paar der Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung des Personalwesens einhergehen.

7. Zeitgemäßes Employer Branding

Gerade wenn es darum geht, die Vertreter der Generationen Y und Z zu erreichen (sprich: alle Menschen, die ab Mitte der 1980er Jahre geboren wurden und als digital natives, also „digitale Ureinwohner“, bezeichnet werden), ist die Digitalisierung ein wichtiger Türöffner.

Die jungen Jobeinsteiger möchten in Unternehmen arbeiten, die schon jetzt hohe digitale Standards vorweisen können – und nicht verzweifelt versuchen, doch noch irgendwie auf den Technologie-Zug aufzuspringen.

Firmen, die es schaffen, ein zeitgemäßes (also digital versiertes) Image nach außen zu transportieren, machen sich automatisch attraktiver für junge Bewerber, die als Fach- und Führungskräfte von morgen gelten. Ein entsprechendes Employer Branding, also der Aufbau einer Arbeitgebermarke, muss als wichtige Stellschraube in diesem Prozess betrachtet und genutzt werden.

8. Sichere und effektive Datenspeicherung, Datennutzung und Datenauswertung

Wenn es um die HR Digitalisierung geht, dann ist ein Thema zweifelsfrei unumgänglich: die Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten. Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sollte jedem Personalmitarbeiter klar sein: Hier ist Vorsicht geboten!

Was zunächst einmal wie eine Gefahr wirkt, ist in Wirklichkeit ein großer Gewinn für HR. Denn mithilfe von HR-Anwendungen lassen sich Daten problemlos richtig, sprich: sicher, digital speichern. Und damit nicht genug: Einmal elektronisch erfasst, fristen die Daten, die für das Personalwesen relevant sind, kein trostloses Dasein, sondern können jede Menge wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Wann hat Mitarbeiter X zum letzten Mal eine Fortbildung besucht?
• Wie hat sich sein Gehalt in den letzten Jahren entwickelt?
• Wie viele Tage pro Jahr war er durchschnittlich krank?
• Wie lang liegt sein letzter Urlaub zurück?
• Wann wird es Zeit für einen Präsentkorb zum zehnjährigen Firmenjubiläum?

Antworten auf Fragen wie diese sind dank der Digitalisierung des Personalwesens meist nur einen Klick entfernt. Sie unterstreichen nicht nur den Sinn vom Einsatz entsprechender Technologien im Bereich Human Resources, sondern zeigen auch, dass die (gesetzeskonforme) Speicherung, Nutzung und Auswertung von Daten nicht kategorisch verteufelt werden sollte.

9. Vereinfachte interne Zusammenarbeit

Nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen haben häufig das Problem, dass die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen nur mühselig klappt und viel Konfliktpotenzial bereithält. Doch glücklicherweise kann die Digitalisierung auch hier Abhilfe schaffen.

Schaut man sich das Personalwesen an, muss man nicht lang nach Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen suchen. Ob nun die Stellenausschreibung, die via Facebook geteilt werden soll, ein technisches Problem im Online-Bewerbungsformular oder der Termin für das Sommerfest, der mit allen Mitarbeitern abgestimmt werden möchte – überall sorgt die Digitalisierung für eine agile, übergreifende Zusammenarbeit, die sämtliche Abläufe im Unternehmen vereinfacht.

HR-Digitalisierung nicht nur können, sondern auch wollen

Viele KMU stehen derzeit gerade erst am Anfang des digitalen Wandels. Dass dieser unumgänglich ist und für jedes Unternehmen unabhängig von Mitarbeiter- und Umsatzzahlen spannende Chancen bereithält, sollte spätestens nach diesem Beitrag klar sein.

Wichtig für alle Entscheider, die nun entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten wollen: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der auf zwei ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren basiert:

1. dem Können in Form einer entsprechenden IT-Basis,
2. dem Wollen in Form einer entsprechenden IT-Kultur

Erst wenn beides gegeben ist, kann eine umfassende und erfolgversprechende Digitalisierung im Personalwesen und im gesamten Unternehmen stattfinden.

Es geht auch digital: Weiterbildung im Baubetrieb

Die Digitalisierung erweist sich gerade in der Krise als überlebenswichtig. Bauunternehmen, die bereits erste Schritte unternommen haben, können ihre Prozesse einfacher fortführen. Doch auch für alle anderen gilt: Nutzen Sie Leerläufe, um sich und Ihre Teams zu qualifizieren. „E-Learning bietet hier ideale Ansatzpunkte, um später gestärkt und zukunftsorientiert aus der Krise herauszugehen“, betont Johannes Trienekens, Leiter der BRZ-Akademie. Ob Wissenslücken schließen oder neue Methodenkompetenzen erlernen – digitales Lernen ermöglicht es, auf dem Laufenden zu bleiben.‍

Digital lernen mit der BRZ-Akademie

Web-Seminare sind Live-Schulungen, bei denen Teilnehmende über eine Webanwendung direkt mit Fachreferenten verbunden sind. Fragen lassen sich per Live-Chat stellen und sofort klären. Die Inhalte konzentrieren sich auf praxisnahe Themen wie Urlaubsberechnung in der Baulohnabrechnung oder Verrechnungssätze für Gerätekosten. Die Dauer beträgt in der Regel 45 Minuten plus Fragezeit.

Online-Schulungen sind zeitunabhängig verfügbar und bestehen meist aus mehreren Lerneinheiten. Nach Registrierung können Teilnehmende die Inhalte jederzeit abrufen und wiederholen. Zwischentests helfen, das Gelernte zu überprüfen.‍

Von Profis für Profis

Die Schulungen werden von erfahrenen Fachreferenten geleitet, die sowohl über langjährige Baupraxis als auch über umfassendes Wissen in Bausoftware und digitalen Prozessen verfügen. Sie vermitteln praxisnahes Wissen für den direkten Einsatz im Baubetrieb.

Nicht warten, jetzt starten!

Für die Teilnahme benötigen Ihre Mitarbeitenden lediglich einen PC oder ein Notebook, eine Internetverbindung und optional Kopfhörer oder Lautsprecher. Ob im Homeoffice oder im Büro – so können Baubetriebe jetzt Zeit und Leerläufe effektiv nutzen. Die BRZ-Akademie empfiehlt: Starten Sie noch heute mit E-Learning und rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zeit nach der Krise. Den Überblick über alle E-Learning-Angebote von BRZ finden Sie hier.

Die Coronavirus-Pandemie hat die kürzlich noch so robuste deutsche Wirtschaft mit voller Wucht erfasst. Ganze Branchen, vor allem Händler und Dienstleister, sind vom behördlich angeordneten Lockdown des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens massiv betroffen.

Immer mehr Arbeitgeber müssen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild der Bundesregierung angewiesen. Aber auch in den Branchen, in denen noch gearbeitet werden darf – oder muss, herrscht mittlerweile ein Gefühl der Unsicherheit. Niemand kann gegenwärtig abschätzen, wie lange die Corona-Krise andauern wird. Um sich für den Quarantänefall zu wappnen, verlegen immer mehr Unternehmen ihre Büroarbeitsplätze ins Homeoffice.

Die Möglichkeit, wichtige Aufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen, hilft Unternehmen, selbst in Extremsituationen wie der Corona-Krise größere Ausfälle zu vermeiden und handlungsfähig zu bleiben. Darüber hinaus kann das Arbeiten von zu Hause sicherlich dazu beitragen, das Erkrankungsrisiko für die Mitarbeiter zu verringern. Wer jedoch meint, für Homeoffice reiche es aus, einfach den PC aus der Firma mit nach Hause zu nehmen und via Remote-Desktop ans Unternehmensnetz anzustöppseln, der liegt falsch.

Ein vollwertiger Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt voraus, dass die Mitarbeiter von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.

Papierbasierte Dokumentenverwaltung erschwert Homeoffice

Viele Unternehmen, insbesondere Mittelständler, haben nun – neben all den wirtschaftlichen Verwerfungen – auch noch ein organisatorisches Problem. Sie bestreiten nämlich nach wie vor einen Großteil ihrer geschäftlichen Prozesse mithilfe von Papierdokumenten. Das bedeutet: Geschäftsrelevante Informationen wie Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten sind häufig in Aktenordnern abgelegt, die wiederum irgendwo in den Firmenräumen stehen. Homeoffice-Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen – und sich daher kein vollständiges Bild zu einem Fall machen.

Alle relevanten Papierunterlagen mit nach Hause zu nehmen, ist für Heimarbeiter aber keine Lösung. Denn damit würden wichtige Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen. Zudem lassen sich in diesem Fall auch die eigenen Fortschritte und Arbeitsergebnisse nicht mit den Kollegen teilen.

Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist effektives Arbeiten im Homeoffice somit nahezu unmöglich.

Ortsunabhängiger und vollständiger Datenzugriff übers Dokumentenmanagementsystem

Sollen Beschäftigte zu Hause produktiv arbeiten, benötigen sie vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Dies lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) problemlos realisieren. Mithilfe eines DMS können Homeoffice-Mitarbeiter jederzeit auf alle Informationen zugreifen und an Geschäftsprozessen teilnehmen:

• Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise auch im Homeoffice Kunden akquirieren und Geschäfte abwickeln. Über das DMS bleiben alle Beteiligten (Buchhaltung, Lieferanten, Vorgesetzte etc.) auf aktuellem Stand.
• Berater können im Homeoffice Kunden und Projekte betreuen. Das Dokumentenmanagementsystem stellt alle hierfür notwendigen Informationen bereit.
• Führungskräfte können die Fortschritte und Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter im Homeoffice in Echtzeit nachverfolgen.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Die Coronavirus-Krise zeigt: Unternehmen sollten hinsichtlich der Arbeitsformen ihrer Mitarbeiter flexibler werden, sofern das Tätigkeitsprofil es zulässt.

Bei Krankheitswellen – da reicht schon die herkömmliche saisonale Grippe – können ortsunabhängige digitalisierte Arbeitsprozesse den Unterschied machen und vor gravierenden wirtschaftlichen Folgen schützen.

Daher ist es ratsam, die trägen papiergebundenen Abläufe endgültig ad acta zu legen und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn ohne DMS gibt es weder ein vollwertiges Homeoffice noch kann die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden – und das gilt nicht nur in Pandemiezeiten.