Digitalisierung

Was ist Multiposting und wie verbreitet ist es?

Multiposting - das heißt nichts anderes, als dass eine Stellenanzeige parallel auf mehreren Online-Portalen geschaltet wird. Und zwar zeitgleich mit wenigen Klicks. Dafür kannst Du eine Multiposting-Agentur engagieren oder du erledigst das Ganze einfach selbst.

Alles, was Du dafür brauchst, ist ein Bewerbermanagementsystem, das über ein Multiposting-Paket verfügt. Im Backend setzt Du dann nur die Häkchen bei den Stellenportalen, auf denen Du deine Anzeige veröffentlichen wollen, drücken auf „publish“ und schon ist alles online.

Job-Portale: Schnittstellen machen’s möglich

Aus technischer Sicht ist das Ganze kein Hexenwerk. Ihr Bewerbermanagementsystem verfügt über Schnittstellen zu den einzelnen Jobportalen, über die sich alle Daten und Informationen zeitgleich per Tastendruck übermitteln lassen. Weil es so einfach und zuverlässig funktioniert, setzt sich Multiposting in Recruiting-Kreisen zunehmend durch. Vor allem große Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern setzen auf die automatische Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen.

Dort ist die Methode bereits bei 76 Prozent der Personalabteilungen im Einsatz. Aber auch bei Kleinunternehmen mit unter 250 Mitarbeitern machen 40 Prozent regelmäßig von ihrer Multiposting-Funktion der Recruiting-Software gebrauch, wie die befragten Personaler der Recruiter Experience Studie 2018 von Meta HR und der HTWK Leipzig angaben.

Gut möglich, dass das Thema wegen der Corona-Krise nochmal einen Schub bekommen hat. Immerhin suchen viele Recruiter wegen ausfallender Bewerberevents nun noch stärker online nach Kandidaten als vorher.

So beliebt ist Multiposting: die Vorteile

Für die wachsende Beliebtheit gibt es gute Gründe. Denn Multiposting vereint viele Vorteile auf sich.

Zwei davon haben wir bereits angesprochen:

1. Die Reichweite der eigenen Stellenanzeigen steigen, wenn diese auf mehreren Portalen geschaltet werden. Du wirst von mehr Talenten gesehen. Damit sind deine Chancen, mehr qualifizierte Bewerber anzusprechen, größer.
2. Der zeitliche Aufwand der Stellenanzeigenschaltung auf mehreren Portalen mit einem Multiposting-Tool ist überschaubar. Wenn Du für das Multiposting von Stellenanzeigen eine Software nutzt, brauchst Du in der Regel nur einen Klick, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Fertig

Drittens profitierst Du als Nutzer eines Multiposting-Tools von Sonderkonditionen, die der Hersteller deiner Software mit den einzelnen Jobportalen für dich ausgehandelt hat. Somit ist die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen eine deutlich erschwinglichere Sache als die Einzelschaltung. Die Ersparnis gegenüber den Listenpreisen der Jobportale beträgt pro Anzeige bis zu 40 Prozent.

Gibt es auch negative Seiten oder Risiken?

Es gibt aber auch gewisse Risiken, die mit Multiposting einhergehen:

• Stellenanzeigen könnten auf den falschen Kanälen geschaltet werden.
• Damit erreichen Recruiter nicht die gewünschte Zielgruppe.
• Die Folge: Die Stelle bleibt unbesetzt und es wird Budget an der falschen Stelle investiert.

Keine Sorge: Viele Anbieter eines Multiposting-Tools unterstützen Anwender mit Webinaren und persönlicher Beratung dabei, Multiposting so einzusetzen, dass sie den maximalen Nutzen daraus ziehen. Integriert in die Software sind außerdem Dashboards, mit denen sich die Performance von Stellenanzeigen jederzeit in Echtzeit überwachen lässt.

Stellt ein Recruiter fest, dass eine Jobbörse nicht den Rücklauf erzielt, den er sich von ihr erhofft hat, so kann er seinen Recruiting-Mix jederzeit anpassen und die Non-Performer unter den Jobbörsen entfernen. Du wirst sehen: Mit Multiposting wirst Du die Klaviatur der Jobbörsen von Mal zu Mal besser beherrschen.

Digitalisierung – ein ebenso häufig verwendeter wie schwer greifbarer Begriff. Vor allem KMU stehen häufig vor der Frage, wie sie mit diesem Thema umgehen sollen. Und vor allem: Wie sollen sie anfangen? Mit welcher Digitalisierungsstrategie sollen sie vorgehen? In diesem Beitrag erklären wir den Begriff der Digitalisierung, zeigen mögliche Ansatzpunkte für Digitalisierungsvorhaben in mittelständischen Unternehmen auf und geben Tipps für ein zielführendes Vorgehen.

Was bedeutet „Digitalisierung“?

Der Begriff der Digitalisierung begegnet uns heute in verschiedenen Kontexten. Am naheliegendsten ist der technische Zusammenhang: Hier bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digital-technischen System. Beispiel: Die Informationen aus einer Papierrechnung wie der Zahlungsbetrag, die Kontoverbindung oder der Zahlungsempfänger werden in ein elektronisches System, beispielsweise in eine Finanzbuchhaltungssoftware, übertragen und dort weiterverarbeitet.

Doch Digitalisierung geht heute noch viel weiter und bestimmt praktisch alle Teile unseres Lebens: privat, beruflich, gesellschaftlich und politisch. Diese umfassende Betrachtung wird mit den Begriffen „digitale Revolution“ oder „digitale Transformation“ beschrieben. Denn wir buchen (häufig) unsere Reisen heute nicht mehr im Reisebüro, sondern im Internet. Wir lesen die Zeitung (häufig) nicht mehr in Papierform, sondern per App. Und wir gehen für unsere Bankgeschäfte (häufig) nicht mehr in eine Bankfiliale, sondern machen Online-Banking.

Digitalisierung bestimmt in weiten Teilen also unser Leben. Dabei ist die Technik meist aber nicht der Auslöser, sondern der Umsetzer unserer Bedürfnisse nach Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Bevor man mit Überlegungen zur Digitalisierung beginnt, ist es wichtig, sich in die Rolle des Kunden, Nutzers oder Anwenders zu begeben und dessen Wünsche in den Mittelpunkt der Veränderungen zu stellen.

Dies ist dann die dritte Dimension des Begriffs „Digitalisierung“ – die ökonomische. Für Unternehmen bedeutet sie einen konsequenten Wechsel der Perspektive: von der Produkt- zur Kundenzentrierung!

Welchen Nutzen bringt Digitalisierung für Unternehmen?

Ökonomisch zu handeln bedeutet aber eben auch, nutzenorientiert zu handeln. Digitalisierung muss also einem mittelständischen Unternehmen und dessen Kunden einen Nutzen bringen, sonst lohnt sich die Beschäftigung damit nicht. Worin könnte dieser Nutzen liegen? Zunächst in der Verbesserung der Wettbewerbsposition:

• Durch Digitalisierung kann ich Prozesse effizienter gestalten, also mehr Output erzielen und damit Wachstum generieren.
• Gleichzeitig können aber auch Kosten gespart werden, wenn bestimmte Aufgaben beispielsweise automatisiert werden können.
• Und auch neue Produkte, Dienstleistungen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle können das Ergebnis von Digitalisierungsaktivitäten sein.

Die „digitale Dividende“ lohnt sich also, und Umfragen zeigen, dass sich ein Großteil der Unternehmen mit Fragen der Digitalisierung beschäftigt. So ergeben beispielsweise die regelmäßigen Unternehmensbefragungen der Förderbank des Bundes KfW ein klares Bild: Mehr als 60 Prozent aller Unternehmen planen in den kommenden zwei Jahren konkrete Digitalisierungsprojekte – und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg.

Was sollten KMU im Hinblick auf ihre Digitalisierungsstrategie beachten?

Aber wie gehe ich als KMU nun konkret vor, wenn ich mein Unternehmen digitalisieren möchte? Drei Ansatzpunkte können dabei betrachtet werden: die Prozesse, die Daten und das Geschäftsmodell.

• Im Mittelpunkt jeder Planung einer Digitalisierungsstrategie stehen die Prozesse in einem Unternehmen. „Leider“ gibt es davon so viele, dass die Auswahl und Priorisierung der wirklich wichtigen und erfolgsrelevanten Abläufe bereits eine erste Kraftanstrengung ist. Eine konsequente Abfolge einzelner Schritte kann dabei hilfreich sein: Transparenz über die Prozesse herstellen → einzelne Prozessschritte analysieren → Optimierungspotenzial identifizieren → Automatisierungsansätze finden → Effizienzpotenziale heben
• Ein Beispiel gefällig? Schauen Sie sich den Umgang in Ihrem Unternehmen mit eingehenden Rechnungen an. Wie lange benötigt dieser Prozess vom Eingang über die Verarbeitung in der Buchhaltung, die rechnerische und sachliche Prüfung bis zur Freigabe und Auszahlung? Wie viele Stationen bzw. Menschen sind beteiligt? Wie häufig bleiben Rechnungen liegen, weil Verantwortliche nicht am Arbeitsplatz sind (Homeoffice!) und dadurch zum Beispiel Skontofristen versäumt werden? Ein vollständig digitalisierter Prozess zur Bearbeitung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen kann hier in jedem Unternehmen Zeit und Geld sparen! Eine Prozessanalyse lohnt sich in vielen Unternehmensbereichen: in der Fertigung und bei Logistikprozessen genauso wie bei administrativen Prozessen im Personal- und Finanzbereich.
• Ähnliche Potenziale liegen vielfach im Umgang mit Daten. Denn mindestens so groß wie die Anzahl der Prozesse ist die Menge der Daten, die in einem Unternehmen existieren – und oftmals nicht genutzt werden. Hier spielen rechtliche Anforderungen des Datenschutzes wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der EU eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nur unter Beachtung rechtlicher Vorgaben gesammelt, aufbereitet und genutzt werden. Dann aber können Sie bei Marketingaktivitäten (Welche Kunden mit welchen Merkmalen nutzen welche Produkte/Dienstleistungen am häufigsten?), bei der Vertriebssteuerung (Über welche Kontaktwege sind Interessenten auf uns zugekommen? Wie häufig waren wir mit Interessenten bereits in Kontakt?) oder auch der Produktentwicklung (Welche Kundenrückmeldungen können zur Verbesserung meines Produkts/meiner Dienstleistung führen?) große Wirkung entfalten. Ein Kunden(daten)-Management-System (CRM = Customer Relationship-Management) kann hier ein wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie sein.
• Die „höchste“ Stufe der Digitalisierung besteht darin, das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens infrage zu stellen. Hier spricht man häufig auch von Disruption – damit gemeint ist die kreative Zerstörung des Vorhandenen, aus der dann Innovation und Zukunftsfähigkeit entstehen. Eine solche Disruption kann einzelne Produkte, Dienstleistungen oder auch das gesamte Ecosystem, also das unternehmerische Umfeld eines Betriebs umfassen.
• Auch hierzu ein Beispiel gefällig? Die Axel Springer SE steigerte ihre Erlöse aus digitalen Geschäftsmodellen auf mittlerweile rund 8o Prozent des Gesamtkonzernumsatzes. Gedruckte Zeitungen und Zeitschriften, die ursprünglich das Kerngeschäft von Springer als Verlag waren, spielen nur noch eine nachgelagerte Rolle. Der Konzern hat sein Geschäftsmodell fast vollständig digital transformiert.

Ausgewählte Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen

Selbst bei Axel Springer fand die Digitalisierung nicht von einem Tag auf den anderen und in dem heute vorliegenden Umfang statt, sondern war das Ergebnis vieler Jahre Planung und Umsetzung. Daher sollte auch ein mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung schrittweise vorgehen und auf einzelne Prozesse schauen. Das könnte zum Beispiel, wie bereits geschildert, der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung sein. Oder – noch grundlegender – die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Dokumente wie E-Mails oder Belege gesetzeskonform gespeichert und archiviert werden. Der Vorteil: schnelles Finden per Volltextsuche, Zeit- und Kostenersparnis durch verringerten Lagerplatz bzw. eingesparte Papiermengen sowie Rechtssicherheit durch jederzeitigen Zugriff.

Eine Digitale Personalakte sorgt zum Beispiel für durchgängige Prozesse bei der Beurteilung von Mitarbeitenden und ermöglicht auch Führungskräften den dezentralen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. Damit können beispielsweise Multiplikatoren für andere Digitalisierungsvorhaben gewonnen werden.

Ein anderes Beispiel für die Digitalisierung eines Unternehmens ist die Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud – wobei letztere ein Rechenzentrum ist, das nicht im Anwenderunternehmen liegt, sondern extern betrieben wird. Der Vorteil: niedrige Investitionskosten, hohe Anpassbarkeit der Kapazitäten nach oben wie nach unten, professionelle Abwicklung von Prozessen der Datensicherheit und -speicherung.

Das Digitalisierungsportfolio kann aber noch viel mehr Ansatzpunkte umfassen, so zum Beispiel die mobile Nutzung von Software-Anwendungen über Apps, die Integration eines Onlineshops in die Unternehmens-Website (lohnt sich übrigens nicht nur für B2C- bzw. Endverbraucher-Anbieter, sondern auch im Business-to-Business-Geschäft) sowie die Verbesserung der Prozesse in Fertigung oder Logistik.

Die 5 wichtigsten Punkte bei der Digitalisierung

Unabhängig von der Entscheidung, mit welchem Projekt gestartet werden soll, können die folgenden fünf Punkte dabei helfen, die Digitalisierung in KMU zum Erfolg zu führen:

#1 Überzeugung an der Spitze und in der Belegschaft

Es braucht eine klare Haltung im Unternehmen, bevor der Startschuss für eine Digitalisierungsstrategie fällt. Digitalisierung „mal so nebenbei“ ist zum Scheitern verurteilt. Daher sollten sich alle Beteiligten darauf verständigen, Digitalisierungsprojekten eine gewisse Priorität im Unternehmen einzuräumen. Denn Digitalisierung kostet Zeit, Kraft – und auch Geld. Nur wenn Team und Chefetage gemeinsam dahinterstehen, kann Digitalisierung funktionieren.

#2 Ein klarer Digitalisierungsfahrplan („Step by Step“)

Wer zu Beginn zu viel und zu schnell will, verliert sich bald im Detail-Dschungel aus Prozessen, Daten und Beteiligten. Es braucht also einen klaren Vorgehensplan mit Prioritäten, welches Thema zuerst angegangen werden soll. Und dieser Plan gilt so lange, bis es eine neue, von allen gemeinsam vereinbarte Vorgehensweise gibt.

#3 Analyse (und ggf. Optimierung) der Prozesse

Wesentlicher Teil des Digitalisierungsplans ist die Betrachtung der Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Darüber muss Transparenz geschaffen werden, es muss eine sorgfältige Analyse und Dokumentation der ausgewählten Prozesse erfolgen und eine kritische Betrachtung, ob es hier erkennbares Optimierungspotential gibt. Denn es gilt: Ein schlechter Prozess bleibt auch digitalisiert ein schlechter Prozess.

#4 Zuverlässige technologische Umsetzung

Ohne Technologie geht Digitalisierung nicht! Software ist zwar nicht das Wichtigste bei der Digitalisierung – aber sie ist auch nicht verzichtbar. Erst kommt die Kundenzentrierung (Was will der Kunde?), dann die sorgfältige Prozessanalyse (Wie kann das Ergebnis besser, schneller, günstiger, sicherer als heute sein?) und zuletzt die Entscheidung zur technischen Umsetzung (Welche Technologie/Software liefert mir die gewünschte Prozessverbesserung?)

#5 Begleitung und Förderung

Es kann durchaus sinnvoll sein, das interne Prozess-Know-how mit dem externen Expertenblick zu verbinden, um zu einer optimalen Digitalisierungsstrategie zu kommen. Denn die zu betrachtenden Themen wie auch die zu analysierenden Prozesse sind komplex und es besteht die Gefahr, dabei den Überblick zu verlieren. Ein externes Projektmanagement kann bei der Organisation des Digitalisierungsprozesses helfen. Und das Gute dabei: Diese Begleitung (wie auch die tatsächliche Umsetzung und die damit verbundenen Investitionen) wird in vielen Fällen durch Fördergelder von Bund oder Land unterstützt.

Fazit

Digitalisierung ist ein gleichermaßen angesagtes wie komplexes Thema. Leicht verliert gerade ein KMU den Überblick bei der Frage: Wie fange ich an? Wie gehe ich vor? Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung ein Erfolgsfaktor bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie für das eigene Unternehmen. Und es ist gewiss keine Schande, dabei auf die Unterstützung von kompetenten Partnern zurückzugreifen. Suiteify hat mehr als vier Jahrzehnte Erfahrung bei der Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse in KMU – und stellt diese gern Kunden und Interessenten zur Verfügung!

Das Spektrum ist breit: Fast immer gehört betriebswirtschaftliche Software für die Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder das Customer-Relationship-Management (CRM) dazu. Ebenso Kollaborationssoftware wie E-Mail-Programme, Team-Chats und Kalender. Je nach Branche kommen beispielsweise noch Maschinensteuerungen in der Produktion, Grafikprogramme oder Produktivitätssoftware hinzu.

Und das ist nur ein Teil der Programme und Tools, die Unternehmen einsetzen. Mit der Zeit entsteht so sprichwörtlich ein „Zoo“ an Softwaresystemen, selbst in kleineren Unternehmen. Um Medienbrüche und Reibungsverluste zu vermeiden, sind Schnittstellen für die Digitalisierung notwendig.

Schnittstellen für Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess besteht wiederum meist aus mehreren Einzelaufgaben. Diese Aufgaben werden mithilfe eines oder mehrerer Softwaresysteme durchgeführt. Software spielt bei der Aufgabenbewältigung innerhalb der Geschäftsprozesse somit eine elementare Rolle.

Die Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben stellen Beschäftigte im eigenen Unternehmen, beim Lieferanten oder Kunden häufig auf manuellem Wege her. Will man diese „Schnittstellen“ digitalisieren, ist es sinnvoll, zuvor die manuell durchgeführte Routinetätigkeiten durch den Einsatz von Software zu automatisieren. Dabei gibt es aber ein Problem: Angesichts der vielen logisch verknüpften Einzeltätigkeiten eines Geschäftsprozesses gibt es zwischen den Softwaresystemen immer wieder Übergänge, bei denen Personen Daten manuell eingeben.

Um händische Datenübertragungen zu automatisieren, muss beispielsweise das Softwaresystem A Daten exportieren und bereitstellen. Das Softwaresystem B muss diese Daten einlesen. Damit diese Schritte in der Software überhaupt möglich sind, braucht es Schnittstellen.

In dem beschriebenen Fall braucht Softwaresystem A eine Schnittstelle, um die entsprechenden Daten zu exportieren und Softwaresystem B muss für den Import der Daten eine Schnittstelle bereitstellen.

Mit Schnittstellen Programme vernetzen

Im geschäftlichen Umfeld ist die Vernetzung von Software (und damit von Geschäftsprozessen) von großer Bedeutung. Deshalb ist Business-Software in der Regel mit einer Reihe von Schnittstellen ausgestattet.

Manche Schnittstellen sind eher für Endnutzer bestimmt, andere Schnittstellen sind technischer Art und damit für die automatische Kommunikation zwischen Computern vorgesehen. Um den Nutzen dieser Schnittstellen beurteilen zu können, hier zunächst ein Überblick über die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen-Arten.

Schnittstellen-Arten

Benutzerschnittstelle

Damit ist die Anwendungsoberfläche gemeint und man kennt sie in Form eines Desktop-Programms, einer App-Benutzeroberfläche auf dem Mobiltelefon oder einer Webanwendung im Browser. Über die Benutzerschnittstelle interagieren Menschen direkt mit der Software, indem Sie zum Beispiel Daten eingeben oder auf dem Bildschirm Daten „auslesen“.

Dateischnittstelle

Mithilfe einer Dateischnittstelle können Informationen aus Programmen exportiert und/oder importiert werden. Grundlage für den Datenaustausch bilden hier immer Dateien, die sich beispielsweise per E-Mail verschicken, auf einen USB-Stick kopieren oder einfach mittels eines Festplattenverzeichnisses im Netzwerk weitergeben lassen. Typisches Beispiel ist eine Exceldatei mit tabellarischen Informationen. Diese Datei lässt sich mittels einer Dateischnittstelle in eine andere Software importieren (Beispiel: Kundenliste).

Application Programming Interface (API)

Seit einiger Zeit ist diese Abkürzung in der IT-Presse häufiger zu lesen: API. Damit sind Programmierschnittstellen (engl. Application Programming Interfaces) gemeint, mit denen sich Softwaresysteme „von außen“ ansprechen lassen. Das ist keine neue Technik, sondert wird seit Jahrzehnten bereits in Software eingesetzt. Da die Vernetzung zunimmt und Schnittstellen für Digitalisierung immer wichtiger werden, rückt diese Technik nun jedoch verstärkt in den Blick.

Inzwischen sind API auch außerhalb der Tech-Welt ein Begriff, da Sie großen Nutzen bringen können. Je nach Ausgestaltung bilden API die Grundlage für vollautomatische Schnittstellen, mit denen sich Geschäftsprozesse umfangreich automatisieren lassen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei nicht mit Dateien, sondern innerhalb eines Computers (auf dem zwei Programme miteinander kommunizieren) oder über Netzwerk-Verbindungen im Hintergrund (z. B. über das Internet). Dadurch lassen sich Daten austauschen, aber auch Verarbeitungen in Anwendungen durch andere Anwendungen auslösen.

Ein Beispiel: In einer CRM-Software sind alle Kundendaten zentral gespeichert. Die Warenwirtschaftssoftware und auch der Newsletter-Dienst bedienen sich dieser zentralen Kundendaten, indem Sie über die API stets die aktuellen E-Mail-Adressen aus der CRM-Software „abholen“. So müssen die Kundendaten in der Warenwirtschaft und im Newsletter-System nicht noch einmal erfasst werden. Wenn nun ein Newsletter verschickt werden soll, könnte dies über die CRM-Software ausgelöst werden und ein externer Newsletter-Dienst führt den eigentlichen Versand durch.

Falls im Rahmen einer Marketingaktion nur Stammkunden mit Umsätzen im letzten Jahr eine E-Mail erhalten sollen, werden zusätzlich Umsatzdaten aus der Warenwirtschaftssoftware herangezogen. Möglich wird dies durch die Verwendung der API aller drei Programme.

Welche Rolle spielen API Schnittstellen für die Digitalisierung?

Mit dem bloßen Im- und Export von Dateien kommt man bei der Prozessautomatisierung meist nicht weit.

API bieten gegenüber dateibasierten Schnittstellen den Vorteil, dass Software „direkter“ miteinander kommunizieren kann.

Möglich wird das dadurch, dass interne Programmfunktionen sozusagen von außen genutzt werden können. Je mehr Programme im Unternehmen sich mit API steuern lassen, desto mehr Geschäftsprozesse lassen sich auch digitalisieren. Dabei können sogar die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden.

Heute nutzen nahezu alle SaaS-basierten Softwaresysteme (Cloudlösungen) moderne API, um externen Datenaustausch zu ermöglichen und auch Programmfunktionen extern nutzbar zu machen. Dadurch können die Programme besser in die Prozesse des Unternehmens integriert werden, als wenn lediglich dateibasierte Schnittstellen existierten.

Eine Smartphone-App kommuniziert beispielweise mit den API der in der Cloud laufenden Software, um mit ihr Daten auszutauschen und Prozesse zu starten. Die App ist dabei nur noch die Benutzerschnittstelle. Alle wichtigen Prozesse und Datenspeicherungen passieren im Hintergrund im Kern des Systems.

Praktischer Nutzen von API

Unternehmenssoftware wird in letzter Zeit immer häufiger mit der Funktion API beworben. Dahinter steht das Versprechen, die Lösung mit anderen Softwaresystemen verknüpfen zu können. Es handelt sich also um die grundsätzliche Möglichkeit, Drittsysteme mit dieser Software über einen standardisierten Weg kommunizieren zu lassen. Die eigentliche Verknüpfung der Prozesse und Programme ist damit aber leider noch nicht getan. Als ein Beispiel lässt sich die Verknüpfung eines Onlineshops mit einer Warenwirtschaftssoftware anführen.

Ablauf einer Onlineshop-Bestellung mithilfe von API (Beispiel)

1. Der Kunde löst im Onlineshop eine Bestellung aus.
2. Über die API des Onlineshops ruft eine speziell für diese Aufgabe geschaffene Software (Middleware) die Bestellung aus dem Shop ab.
3. Die Middleware empfängt die Bestellung und prüft mithilfe der API des Warenwirtschaftssystems, ob die Bestellung gültige Daten enthält (sind z. B. alle Artikelnummern vorhanden?). Zugleich sorgt sie dafür, dass – wenn nötig – ein neuer Kunde in der Warenwirtschaftssoftware angelegt wird. Dann erstellt sie den Beleg in der Warenwirtschaft.
4. Anschließend steht die Bestellung als Beleg im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung und kann dort weiterbearbeitet werden.
5. Wenn sich der Status der Bestellung in der Warenwirtschaft ändert, kann mithilfe der Onlineshop-API auch der neue Status an den Shop gemeldet werden, damit das Shopsystem die Kunden über die Statusänderung automatisch per E-Mail informiert (z. B. „wurde versendet“).

Im oben beschriebenen Beispiel wurde die manuelle Eingabe einer neuen Bestellung mithilfe von zwei API und einer Middleware automatisiert. Ohne die Schnittstellen auf Seiten des Onlineshops und der Warenwirtschaft wäre dies nicht möglich gewesen.

Es braucht nur noch eine weitere Software („Middleware“), die die Ansteuerung der API übernimmt und die gewünschten Prozesse auslöst. Eine solche Middleware kann sowohl individuell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt werden, steht aber für bestimmte Standardsoftware und -Anwendungsfälle auch fertig zur Verfügung.

Darüber hinaus bieten API die Möglichkeit, externe Dienste in bestehende Software zu integrieren, ohne eine Middleware zu benutzen. Ein Beispiel ist die Umsatzsteuer-ID-Prüfung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), die als Onlinedienst bereitgestellt wird. Sie ist in viele Fakturierungsprogramme integriert. Das BZSt stellt dazu eine API bereit, damit eine Integration dieses Onlinedienstes in Drittsoftware möglich ist.

Digitalisierung mit Schnittstellen

Beginnt man ein Unternehmen zu digitalisieren, findet man oft zunächst eine Reihe von nicht miteinander vernetzen Programmen vor, sogenannte Insellösungen. Mehrfache Datenhaltung ist an der Tagesordnung. Das bedeutet: Die gleichen Stammdaten werden in mehreren Programmen mehrfach gespeichert, weil kein automatischer Datenaustausch stattfindet. In solchen Fällen ist es bereits hilfreich, wenn die doppelte Datenhaltung entfällt.

Hier spielen nun Schnittstellen für Digitalisierung ihre Stärken aus, da Stammdaten nur noch an einer Stelle eingegeben werden müssen und diese automatisch an andere Systeme verteilt werden, die sie benötigen.

Neben dem reinen Austausch von Stammdaten ermöglichen einige Schnittstellen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dann lassen sich komplette Workflows bzw. Geschäftsprozesse automatisch steuern, sodass manuelle Eingriffe auf das Minimum reduziert werden.

Um das obige Beispiel mit den Onlinebestellungen weiter zu denken, könnten weitere Schritte automatisiert werden. Sinnvoll digitalisierbar wäre etwa die automatische Erzeugung von Versandpapieren (wie Sendungsetiketten) bis hin zu einer automatischen Verarbeitung im Lager, wo nur noch die letzten Prozessschritte durch das Personal erledigt werden müssen (wie das Packen).

Das Ziel kann durchaus sein, nur noch jene Tätigkeiten manuell zu erledigen, die menschliche Entscheidungen erfordern. Wo allerdings immer dieselben Schritte manuell gemacht werden, lassen sich diese meistens auch automatisieren.

Fazit

Natürlich ist das Thema Digitalisierung viel umfassender als es Schnittstellen allein sind. Auch birgt das beschriebene Vorgehen die Gefahr, dass ineffiziente analoge Prozesse digital fortgeführt werden. Dies gilt es natürlich im Vorfeld sehr genau zu prüfen. Nicht selten kommt es bei der Digitalisierung zur Neugestaltung des Geschäftsmodells. Der hinterfragende Blick von außen ist daher umso wichtiger, um nicht aufgrund einer gewissen Betriebsblindheit bestehende Probleme lediglich zu elektrifizieren – anstatt sie zu lösen.

So gesehen ist Digitalisierung kein rein technisches Unterfangen, auch wenn Vernetzung, das Internet und digitale Technologien einen großen Anteil davon einnehmen.

Schnittstellen für Digitalisierung und insbesondere Programmierschnittstellen (API) sind dabei eine Schlüsseltechnologie, um Softwaresysteme miteinander zu vernetzen. So wird Digitalisierung einfacher, preiswerter und zuverlässiger möglich als noch vor einigen Jahren.

Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und es lohnt sich, den eigenen „Zoo“ an Software auf das Digitalisierungspotenzial hin zu untersuchen. Welch wichtige Rolle Schnittstellen dabei spielen, hat dieser Artikel anhand einiger praktischer Beispiele zu zeigen versucht.

Wir wissen, dass unsere Kunden ihre Lösungen als stabile, sichere und komfortable Software schätzen. Zuletzt belegt wurde das auch durch unser überdurchschnittlich gutes Abschneiden bei der Trovarit-Anwenderstudie Ende 2020. Gerade das Thema Datensicherheit spielt bei der Entscheidung für eine On-Premises-, also eine serverbasierte Lösung, eine wichtige Rolle. Denn schließlich geht es beim Enterprise-Resource-Planning (ERP) um sensible Daten aus der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung.

Zugleich wissen wir aber auch, dass die Anforderungen der Anwender an die Modularität, Flexibilität und Mobilität ihres ERP-Systems steigen. Daher dürfte es für viele von Interesse sein, an welchen Themen wir zurzeit arbeiten. Hier ein kurzer „Werkstattbericht“.

Browser- und internetfähige Lösungen

Unsere Leitanwendungen werden auch in Zukunft On-Premises-Lösungen sein. Das bedeutet, dass die Daten – wie bisher – zentral auf einem Server im Unternehmen des Kunden oder in einem externen Rechenzentrum liegen. Aber wir haben unsere Software mit der API „anschlussfähig“ gemacht.

Mithilfe dieser standardisierten Web-Schnittstelle, einer sogenannten REST API, sind die Leitanwendungen von außen erreichbar, um zusätzliche Funktionen und neue Anwendungen zu ergänzen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnungsprüfung, die browserbasiert den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungsbelegen abbildet und per REST API an die Programme zur Finanzbuchhaltung angeschlossen ist. Weitere browserbasierte Funktionen zu unseren Leitanwendungen, wie zum Beispiel ein Mitarbeiterportal für Personalwesen, sind in Vorbereitung. Diese Funktionen werden wir künftig auf einer neuen Webplattform anbieten, die zentraler Bestandteil unseres Portfolios sein wird.

Cloud-Lösungen

Ganz schnell sind wir hier jetzt beim Thema Cloud, also bei Rechenzentrumskapazitäten, die im Internet bereitgestellt werden. Einige ERP-Lösungsanbieter setzen ausschließlich auf diese Variante.

Warum nicht das Beste aus beiden Welten (On-Premises und Cloud) miteinander verbinden?

Wir favorisieren eine „hybride“ Lösung, bei der Sie die Suiteify Anwendungen sowohl auf eigenen Servern als auch auf Servern in der Cloud einsetzen können. So können Sie über das Internet jederzeit und ortsunabhängig auf die Suiteify Programme und auf Ihre Daten zugreifen.

Sie mieten dabei die benötigten Rechnerkapazitäten in der Cloud flexibel nach ihren Anforderungen und sparen dadurch die Hardware- und Personalkosten für eine lokal unterhaltene Server-Infrastruktur.

Für den Betrieb unserer Anwendungen im Rechenzentrum arbeiten wir seit Jahren mit zuverlässigen, erfahrenen Partnern zusammen, die für unsere Kunden Lösungen auf Basis von Cloud-Computing-Plattformen wie zum Beispiel Microsoft Azure erstellen.

Ecosystem

Wir können zwar viel, aber bei Weitem nicht alles. Weil wir das wissen, bauen wir kontinuierlich unser Netzwerk mit zuverlässigen Partnern aus und schaffen so ein Ecosystem. Im Kern dieses Ecosystems befinden sich unsere Leitanwendungen, um die herum zusätzliche Lösungen und Funktionen von unseren Partnern entstehen, wobei auch hier wieder die Webschnittstelle hilft.

Die Anbindung eines Webshops, einer Lagerwirtschaft, einer Produktionsplanung, die Integration eines Zeiterfassungssystems oder einer anderen „Fremdlösung“ ist damit technisch einfach und schnell zu realisieren. Ein Vorteil durch modulare Ergänzungen je nach Anforderungsprofil des Nutzers.

Mobile ERP

Die Nutzung von Funktionen der Suiteify Software auf mobilen Geräten wie Tablet, Smartphone, Barcode-Scanner oder Smartwatch sorgt für eine verbesserte Informationslage – unabhängig vom Standort. Außerdem lassen sich mithilfe mobiler Lösungen Prozesse medienbruchfrei automatisieren und Aufgaben schneller erledigen. Also sorgen wir auch dafür, dass Suiteify Lösungen mobil werden. Den Anfang gemacht haben wir bei der Warenwirtschaft, bei der – beispielsweise in Verbindung mit der Lagerwirtschaft, Fertigung, Produktion oder Betriebsdatenerfassung – bereits mobile Funktionen realisiert sind.

Im nächsten Schritt werden wir Lösungen für die Anbindung von Außendienstmitarbeitern schaffen, die in Kundenbetreuung, Wartung oder Vertrieb mobil unterwegs sind und dabei Suiteify Anwendungen nutzen. Im zweiten Quartal 2021 werden wir bei ersten Pilotkunden eine Service-App für den Außendienst im Echteinsatz testen.

Ein Hersteller, der seine ERP-Software fit für Digitalisierung machen möchte, muss aber auch seine eigenen Arbeitsweisen up to date halten.

Daher bereiten wir uns unternehmensintern mithilfe moderner Prozesse wie zum Beispiel agiler Softwareentwicklung (Scrum) oder zeitnaher Bereitstellung von neuen Programmständen mit Fehlerkorrekturen (Zero Bug Policy) auf die Zukunft vor.

Wir sind also mittendrin in der Transformation von Technologie, Prozessen, Zusammenarbeit und Systemen. Dabei orientieren wir uns an den Bedürfnissen und Erwartungen unserer Kunden und Partner. Und haben ein Ziel fest Blick: Unsere ERP-Lösungen werden auch weiterhin höchsten Ansprüchen an Zuverlässigkeit, Stabilität und Fehlerfreiheit genügen – aber dabei (noch) flexibler, modularer und mobiler sein.

Viele Unternehmen speichern ihre Rechnungen als herkömmliche PDF-Dateien ab und versenden sie dann per E-Mail. Das ist zwar für die Rechnungssteller komfortabel, auf Empfängerseite verursacht die Rechnungsstellung mittels solch unstrukturierter digitaler Daten jedoch erheblichen manuellen Verarbeitungsaufwand. Damit ist bei öffentlichen Aufträgen inzwischen Schluss:

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem strukturierten Format einreichen, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Behörden weisen Rechnungen, die als Bilddateien (z. B. eingescannte Papierrechnungen) oder reine PDFs ohne strukturierte Daten eingehen, zurück.

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – in welchem Format?

Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht – ebenso wie das konkurrierende Format ZUGFeRD 2.1 – der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD bietet gegenüber der ausschließlich maschinenlesbaren XRechnung den Vorteil, dass es sowohl eine maschinell zu verarbeitende XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare Sichtkomponente enthält. Ab der Version 2.1.1 von ZUGFeRD steht zudem ein XRechnungs-Profil zur Verfügung. Damit können ZUGFeRD-Nutzer vorgabenkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellen.

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hatte im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben.

Mittlerweile haben viele EU-Staaten die europäischen Vorgaben umgesetzt. Auch Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stufenweise in nationales Recht überführt.

Am 27. November 2020 ist in Deutschland planmäßig die nächste Stufe der europäischen Richtlinie 2014/55/EU inkraftgetreten. Seit diesem Zeitpunkt sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung tätig sind, grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
• Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
• Aufträge im Rahmen von Organleihen oder Auslandsbeschaffungen

E-Rechnungspflicht: Binnennationale Vielfalt statt Einheitlichkeit

Ein wesentliches Ziel der Richtlinie 2014/55/EU ist die europaweite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies ist allerdings bisher noch nicht einmal innerhalb Deutschlands richtig gelungen. Die Bundesländer haben nämlich den Regelungsspielraum, den die föderalstaatliche Struktur ihnen gibt, rege genutzt. Schon bei der Formatfrage weichen die Vorgaben in Bund und Ländern voneinander ab.

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E-Rechnungen an Bundesbehörden – nur im Format XRechnung

Die Bundesverwaltung hat sich festgelegt: Zulieferer müssen ihre Rechnungen grundsätzlich im Format XRechnung einreichen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an den Bund stehen den Lieferanten zurzeit zwei Plattformen zur Verfügung:

• Rechnungen an die Bundesverwaltung lassen sich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einreichen. Zur Nutzung der ZRE muss man sich registrieren lassen. Anschließend hat man die Wahl zwischen vier Übertragungswegen: Erfassung per Webformular, Web-Upload, E-Mail, Webservice.
• Für Rechnungen an mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit sowie an kooperierende Bundesländer (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen) gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.

Weitere Informationen finden Rechnungssteller auf einer Informationsseite zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.

Bundesländer zeigen sich in der Formatfrage flexibler

Neben der XRechnung akzeptieren viele Behörden auf Landesebene auch andere EN-16931-konforme Rechnungsstandards wie ZUGFeRD. Jedoch unterscheiden sich die Regelungen zur E-Rechnung in den Ländern nicht nur von denen des Bundes, sondern auch untereinander. Dadurch ist ein unübersichtliches Nebeneinander von Startterminen, Plattformen und Übertragungswegen entstanden.

Eine Übersicht zum Umsetzungsstand der E-Rechnungspflicht in den Bundesländern gibt es auf der Website des VeR (Verband elektronische Rechnung).

Fazit: Bisher keine einheitliche Lösung bei der E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber

Mit der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen soll es für alle Beteiligten leichter werden. Vorerst profitieren jedoch in erster Linie die Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung. Sie erhalten nur noch strukturierte Rechnungsdaten, die sie automatisch weiterverarbeiten können.

Unternehmen, die staatliche Auftraggeber aus mehreren Bundesländern und/oder den Bund beliefern, stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung zu berücksichtigen und umzusetzen. Dazu benötigen sie Software, die die beiden Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrscht.

Herr Greulich, weshalb sollten kleine und mittlere Unternehmen die Rechnungsschreibung und den Rechnungseingang digitalisieren?

Stephan Greulich: Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Der Zeitgewinn, schon allein weil Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Unterlagen entfallen. Die Kosteneinsparungen: Laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a. M. lassen sich allein im Prozess der Rechnungsschreibung und -prüfung 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf durchgängig digitale Prozesse gesetzt wird. Die Zuverlässigkeit: Denn wenn Daten in den Systemen digital und somit medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, gibt es keine Tippfehler oder Ähnliches und es geht nichts verloren. Die Kontrolle, die in diesen Tagen besonders wichtig ist: Betriebswirtschaftliche Daten liegen zeitnah vor, Fehlentwicklungen lassen sich dadurch schneller erkennen und ein rechtzeitiges Gegensteuern wird möglich.

Zudem die Flexibilität, denn die Belege und Dokumente sind von allen Orten aus für die Berechtigten im Zugriff, auch vom Homeoffice aus. Insbesondere die Bedeutung der Flexibilität bestätigt sich aktuell durch die Corona-Pandemie, in der die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Orten aus wirken und gemeinsam an einem Verarbeitungsprozess arbeiten.

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Welche Compliance-Anforderungen der Finanzverwaltung müssen Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsausgang und Rechnungseingang beachten und erfüllen?

Greulich: Aus Compliance-Sicht bestehen seit der Einführung der GoBD klare Regelungen. Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Beim elektronischen Erstellungsprozess einer Rechnung und bei der Archivierung sowohl empfangener als auch erstellter Belege sind gesonderte GoBD-Anforderungen zu erfüllen.

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Welche technologischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit sie E-Rechnungen rechtskonform versenden, empfangen und verarbeiten können?

Greulich: Dafür gibt es keine expliziten Vorgaben, denn grundsätzlich sind elektronische Rechnungen technologieneutral. Jedoch liegen für die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsprozesse rechtliche Rahmenbedingungen vor. Hervorzuheben sind hier die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Aber auch die Unveränderbarkeit der Daten muss für die Dauer der Aufbewahrung durch Verwendung entsprechender Software gewährleistet sein.

In Deutschland gibt es unterschiedliche technische Formate und eine Vielzahl von Übertragungsmöglichkeiten für Rechnungen. Die Auswahl wird meist durch den Leistungsempfänger spezifiziert. Damit er die nachgelagerten Prozesse möglichst automatisiert durchführen kann, sind gemeinsame Standards einzuhalten. Der Lieferant hat dadurch den Vorteil einer schnelleren Bezahlung.

Softwarelösungen stellen durch integrierte Prozesse sicher, dass die technischen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. So werden die Ausgangsrechnungen nach Erstellung durch das System unveränderbar abgespeichert und in einem Archiv abgelegt. Damit ist gewährleistet, dass ein Betriebsprüfer Jahre später die erstellte Rechnung lesen und prüfen kann.

Welche organisatorischen Anforderungen stellt die Implementierung elektronischer Prozesse in den Bereichen Rechnungseingang und -ausgang?

Greulich: Vor der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens analysiert werden. Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, die Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und die jeweiligen Fachbereiche im Betrieb einzubeziehen.

Bei elektronischen Rechnungen sind zum Beispiel meist Informationen zu hinterlegen, um die nachgelagerten Prozesse medienbruchfrei zu steuern. So ist etwa bei der Abrechnung mit der öffentlichen Verwaltung eine Leitweg-Identifikationsnummer zu übermitteln, die die Rechnung in das entsprechende Dezernat beim Empfänger routet. Diese Leitweg-ID liegt dem Auftrag bei und muss der Abrechnungsstelle in der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.

Eine gute Orientierung und Unterstützung bei der Analyse und Einführung von digitalen Geschäftsprozessen bietet der Bitkom. Er hat dafür ein passendes Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse entwickelt, das die vier Themenfelder Technologie, Daten, Qualität und Organisation zur Prozessanalyse vorschlägt.

Warum ist vor allem ein digitaler Rechnungseingang so wichtig für einen effizienten Workflow?

Greulich: Die Rechnungsausgangsdaten liegen in der Regel in der kaufmännischen Software bereits digital vor und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Im Rechnungseingang kommen dagegen meist ganz unterschiedliche Formate an: Papier, PDF bzw. unstrukturierte Daten, strukturierte Daten. Für jedes Format ist ein anderes Vorgehen notwendig, um die Daten GoBD-konform in die Finanzbuchhaltung zu überführen und sie zu archivieren. Das ist sehr aufwendig, deshalb ist es wichtig, auch den Rechnungseingang effizient zu gestalten. Papierbelege werden mit dem ersetzenden Scannen digital erfasst und in eine Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung übertragen.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet sich als Einstieg dafür an, die eigenen kaufmännischen Prozesse zu modernisieren. o wie vor dreißig, vierzig Jahren die Betriebe von Schreibmaschine auf PC umgestiegen sind, bringt ihnen heute der Umstieg auf durchgängig digitale Prozesse einen Effizienzgewinn.

Besonders effizient ist der elektronische Rechnungseingang dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten Standardformat automatisiert ausgetauscht werden. Hierfür stehen ZUGFeRD oder XRechnung zur Verfügung. Auf welches Format sollten KMU setzen?

Greulich: Die Auswahl eines Formats und des entsprechenden Übertragungskanals hängt vom Reifegrad der Digitalisierung auf Seiten des Rechnungsempfängers ab. Es gibt Prozesse, die End-to-End einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und somit rein auf dem Austausch von strukturierten Daten basieren.

In Klein- und Kleinstbetrieben sind dagegen oft noch viele manuelle Schritte in der Eingangsrechnungsverarbeitung üblich. Um diese Vielzahl von Anforderungen abzudecken und branchenübergreifend die Inhalte einer Rechnung zu definieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt und bereits in der Version 2.1 veröffentlicht.

Das ZUGFeRD-Format ist als hybride Datei ausgestaltet. Das heißt, die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten.

Um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu erfüllen, gibt es zusätzlich das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, das erst über ein separates Visualisierungstool für das menschliche Auge lesbar wird. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.