HR Software
Alle Mitarbeiterdaten sicher an einem Ort
In vielen Personalabteilungen fließt wertvolle Arbeitszeit in die Suche nach Dokumenten, die eigentlich längst griffbereit sein sollten. Mit der digitalen Personalakte in der Suiteify HR Suite verwalten Sie alle relevanten Unterlagen revisionssicher, DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.
Kernfunktionen
Personaldaten mit einem Klick auf einen Blick
Alle personalrelevanten Dokumente von der Einstellung bis zum Austritt liegen strukturiert, zugriffssicher und gesetzeskonform an einem zentralen Ort.
Zentrale Dokumentenablage
Unterlagen wie Arbeitsverträge, Entgeltabrechnungen und Zeugnisse werden strukturiert und automatisch verschlagwortet in einer Akte abgelegt.
Daten blitzschnell finden
Die Volltextsuche und filterbare Schlagwörter bringen Sie in Sekunden zum gewünschten Dokument, unabhängig davon, wann und wie es abgelegt wurde.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden 100 % GoBD-konform gespeichert. Zugriffsrechte lassen sich nach Mitarbeiter, Team oder Rolle steuern.
Ressourcen
Insights für effizientere und transparentere Finanzbuchhaltung
Gewinnen Sie praxisnahe Impulse zu Finance, Digitalisierung und KI – ob im Suiteify-Blog, in Whitepapern oder live auf Messen und Events.
E-Rechnung 2027: Was KMU jetzt wissen und tun sollten
Ab Januar 2027 wird die E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im B2B-Bereich endgültig zur Pflicht. Faktisch hat die Umstellung jedoch bereits 2025 begonnen. Deshalb sollten Unternehmen das Thema jetzt aktiv angehen. Wer zu spät startet, riskiert ab 2027 Chaos in der Buchhaltung, Fehler beim Vorsteuerabzug und unnötige Kosten. Hier sind wichtige Empfehlungen für Unternehmen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) am Ende dieses Artikels.
Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Dieses Whitepaper erklärt, wie Unternehmen ihre Abläufe – von der Rechnungsprüfung bis zur Archivierung – nachhaltig optimieren können.
Impulstage 2026
Von Strategiefragen bis zur konkreten Lösung: Unsere Veranstaltungsreihe bietet Ihnen wertvolle Insights. In Nürnberg (13.10.), Mainz (28.10.), Hamburg (11.11.) und Potsdam (24.11.).
Hören Sie nicht auf uns, sondern auf unsere Kunden
"Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunsch nach Augenhöhe erfüllt und ein etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet."
"Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden."
"Die Software bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung benötige."
"Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung."
"Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung führt die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen."
"Ein absolutes Plus an Flexibilität, Sicherheit und besseren Informationen."
Vision Mission & Purpose
Die täglichen Bremsen in Ihrer Personalabteilung
Suiteify wurde für die Realität Ihrer Branche gebaut. Nicht für alle, sondern für Ihre spezifischen Anforderungen, Gesetze und Workflows.
Compliance und Tarifrecht
Wir kennen die Gesetze, Tarifverträge und Lohnarten Ihrer Branche und halten Sie automatisch konform.
Branchenspezifische Workflows
Von Bauzeiten-Tracking bis Schichtplanung – Suiteify passt sich an die Prozesse an, die Sie täglich nutzen.
Migration ohne Risiko
Unser erfahrenes Team migriert Ihre Daten sicher aus Altsystemen, ohne Verluste oder Verzögerungen.
EVERYTHING IN ONE PLACE
Bereit für den nächsten Schritt
Suiteify bündelt Ihre Arbeitsabläufe in ERP, Finance, HR und Payroll zentral und 100 % digital.
Diese Zahlen sagen mehr als tausend Zeilen
Seit 40 Jahren digitalisieren unsere Experten die individuellen HR- und Finanzprozesse unserer Kunden – und reduzieren dabei messbar den Aufwand.
40.000+
glückliche Kunden
6 Millionen
tägliche Nutzer
Software, die für Ihre Prozesse und Mitarbeiter entwickelt wurde
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten.
Hat alle Daten, die Sie brauchen.
Bündelt Prozesse in einer Suite.
Features
Features, die zusammen arbeiten
Neun Funktionen im Bereich Personalmanagement. Jede führt auf ihre eigene Seite mit Details und Beispielen.
Digitale Personalakte
Alle Dokumente an einem Ort
Bewerbermanagement
Vom Inserat bis zur Zusage
Onboarding
Startklar ab Tag eins
Zeiterfassung
Arbeitszeiten und Überstunden
Abwesenheitsplanung
Urlaub, Krankheit, Homeoffice
Schichtplanung
Dienstpläne ohne Excel
Mitarbeitergespräche
Ziele und Feedback dokumentiert
Weiterbildung
Schulungen planen und nachweisen
Auswertungen
Kennzahlen für die Führung
FAQ
Fragen und Antworten
Alles, was Sie über die digitale Personalakte wissen müssen.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Grundsätzlich alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Ergänzungen, Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungs- und Steuerdokumente, Zeugnisse, Weiterbildungsnachweise sowie Protokolle aus Mitarbeitergesprächen. Auch Dokumente aus der Personalentwicklung wie Zielvereinbarungen können zentral hinterlegt werden. Wichtig: Nicht jedes HR-Dokument ist automatisch eine Entgeltunterlage im Sinne der BVV – die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Führung bezieht sich konkret auf den in § 8 Abs. 2 BVV definierten Dokumentenkreis.
Ist die elektronische Führung von Personalakten gesetzlich vorgeschrieben?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte besteht in Deutschland aktuell nicht – die Form der Personalakte können Unternehmen grundsätzlich noch frei wählen. Was jedoch bereits seit dem 1. Januar 2022 gesetzlich vorgeschrieben ist: Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt und aufbewahrt werden (§ 8 Abs. 2 BVV). Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die bisher mögliche Befreiung auf Antrag. Die Pflicht gilt dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber. Die digitale Personalakte in der Suiteify HR Suite unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.
Wie werden Zugriffsrechte geregelt?
Zugriffsrechte lassen sich in Suiteify granular steuern, nach Rolle, Team, Abteilung oder einzelnen Mitarbeitenden. Führungskräfte können beispielsweise nur die Akten ihres Teams einsehen; alle Zugriffe und Änderungen werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert, Zugriffshistorien protokolliert und personenbezogene Daten nach geltenden Datenschutzstandards verarbeitet.
Können bestehende Papierakten in die digitale Personalakte überführt werden?
Dokumente können über verschiedene Wege importiert werden: per Drag & Drop, Stapelverarbeitung oder Einzelzuweisung. Für die Digitalisierung umfangreicher Papierbestände empfehlen wir die Zusammenarbeit mit spezialisierten Scan-Dienstleistern, die sowohl Datenschutz als auch korrekte Archivierungsformate sicherstellen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl.
NOCH FRAGEN
Sehen Sie die Funktion live
Ihr HR-spezialisierter Solution Engineer zeigt Ihnen Suiteify HR in 30 Minuten. Persönlich und unverbindlich.