Dokumentenmanagement
Finanzdokumente im Handumdrehen finden
Geschäftsrelevante Daten müssen jederzeit dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden. Mit Suiteify DMS speichern Sie Rechnungen, Verträge, E-Mails und Projektdokumente in digitalen Akten, finden Inhalte über die Suche und Schlagwörter schnell wieder und schaffen eine gemeinsame Grundlage für effiziente Kollaboration.
Kernfunktionen
Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Das DMS von Suiteify bündelt Ablage, Suchfunktionen und Zugriffsrechte in einem System. So können berechtigte Mitarbeiter Informationen schneller finden, bearbeiten und teilen.
Dokumente zentral ablegen
Sie speichern Rechnungen, Verträge, E-Mails, Office-Dateien, Projektinformationen und weitere Dokumente in einer digitalen Ablage.
Informationen schnell wiederfinden
Volltextsuche und Schlagwörter unterstützen die Recherche in unterschiedlichen Dateiformaten und erleichtern den Zugriff auf relevante Unterlagen.
Dokumente sicher zugänglich machen
Benutzerrechte steuern, welche Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen. Der Zugriff erfolgt über die vorgesehenen Anwendungen und den Webbrowser.
Ressourcen
Insights für effizientere und transparentere Finanzbuchhaltung
Gewinnen Sie praxisnahe Impulse zu Finance, Digitalisierung und KI – ob im Suiteify-Blog, in Whitepapern oder live auf Messen und Events.
E-Rechnung 2027: Was KMU jetzt wissen und tun sollten
Ab Januar 2027 wird die E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im B2B-Bereich endgültig zur Pflicht. Faktisch hat die Umstellung jedoch bereits 2025 begonnen. Deshalb sollten Unternehmen das Thema jetzt aktiv angehen. Wer zu spät startet, riskiert ab 2027 Chaos in der Buchhaltung, Fehler beim Vorsteuerabzug und unnötige Kosten. Hier sind wichtige Empfehlungen für Unternehmen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) am Ende dieses Artikels.
Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Dieses Whitepaper erklärt, wie Unternehmen ihre Abläufe – von der Rechnungsprüfung bis zur Archivierung – nachhaltig optimieren können.
Impulstage 2026
Von Strategiefragen bis zur konkreten Lösung: Unsere Veranstaltungsreihe bietet Ihnen wertvolle Insights. In Nürnberg (13.10.), Mainz (28.10.), Hamburg (11.11.) und Potsdam (24.11.).
Hören Sie nicht auf uns, sondern auf unsere Kunden
"Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunsch nach Augenhöhe erfüllt und ein etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet."
"Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden."
"Die Software bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung benötige."
"Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung."
"Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung führt die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen."
"Ein absolutes Plus an Flexibilität, Sicherheit und besseren Informationen."
Anwendung
Ihr neuer Arbeitsalltag mit zentraler Dokumentenablage
Finance, HR und Projektteams greifen auf dieselben Daten zu, statt Informationen aus E-Mail-Postfächern, Laufwerken und Papierordnern zusammenzusuchen.
Finance sucht eine Rechnung
Jede Rechnung ist einem Vorgang zugeordnet und lässt sich über Schlagwörter oder die Volltextsuche finden. Die zuständige Person erhält Zugriff auf das Dokument und sieht den aktuellen Bearbeitungsstand.
HR arbeitet mit digitalen Personalunterlagen
Dokumente zu Mitarbeitern werden in der vorgesehenen digitalen Akte abgelegt. Berechtigte Personen greifen auf die relevanten Unterlagen zu, ohne verschiedene Ordner oder Postfächer durchsuchen zu müssen.
Das Projektteam legt eine neue Datei ab
Eine Zeichnung, ein Bild oder eine Office-Datei werden per Drag-and-Drop in der Projektakte abgelegt. Wird eine bestehende Datei geändert, unterstützt die Versionierung die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung.
Für den Mittelstand entwickelt
Eine Plattform, die sich an Ihre Prozesse anpasst
Suiteify bündelt Ihre Arbeitsabläufe in ERP, Finance, HR und Payroll zentral und 100 % digital.
Diese Zahlen sagen mehr als tausend Zeilen
Seit 40 Jahren digitalisieren unsere Experten die individuellen HR- und Finanzprozesse unserer Kunden – und reduzieren dabei messbar den Aufwand.
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glückliche Kunden
6 Millionen
tägliche Nutzer
Software, die für Ihre Prozesse und Mitarbeiter entwickelt wurde
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten.
Hat alle Daten, die Sie brauchen.
Bündelt Prozesse in einer Suite.
Verwandte Funktionen
Verbunden funktionieren unsere Features noch besser
Diese Suiteify-Features digitalisieren Ihre Prozesse in der Buchhaltung.
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FAQ
Sie fragen, wir antworten
Alles, was Sie über Dokumentenmanagement wissen müssen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Software zur zentralen Ablage, Strukturierung, Suche und Bearbeitung geschäftsrelevanter Dokumente. Es führt Unterlagen aus verschiedenen Anwendungen und Dateiformaten in digitalen Akten zusammen.
Welche Dokumente können im DMS abgelegt werden?
Im Dokumentenmanagement legen Sie unter anderem Rechnungen, Verträge, E-Mails, Office-Dateien, Bilder, Zeichnungen und weitere Projekt- oder Geschäftsdokumente ab.
Wie finden Mitarbeiter Dokumente im DMS wieder?
Dokumente recherchieren Sie über Volltextsuche und Schlagwörter. So finden Sie relevante Unterlagen schnell, ohne mehrere Postfächer, Netzlaufwerke oder Papierablagen durchsuchen zu müssen.
Können E-Mails aus Outlook archiviert werden?
Ja. E-Mails übernehmen Sie aus Microsoft Outlook ins DMS. Die optimale Archivierung und Formatkonvertierung von E-Mails und Anhängen prüfen unsere Spezialisten mit Ihnen gemeinsam.
Können Microsoft-Office-Dateien im DMS bearbeitet werden?
Ja. Microsoft-Office-Dateien legen Sie in digitalen Akten ab und bearbeiten sie, sofern die entsprechende Integration eingerichtet ist. Die Versionierung macht Änderungen an bereits abgelegten Dateien nachvollziehbar.
Ist der Zugriff auf das DMS auch über den Browser möglich?
Ja. Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement kann über einen Webbrowser erfolgen. Welche Funktionen webbasiert verfügbar sind und welche Berechtigungen gelten, erläutern wir Ihnen im Beratungsgespräch.
Wie werden Zugriffsrechte im DMS gesteuert?
Benutzerrechte legen fest, welche Mitarbeiter auf bestimmte Akten und Dokumente zugreifen. Die konkrete Berechtigungsstruktur passen Sie an Rollen, Verantwortlichkeiten und sensible Inhalte des Unternehmens an.
Unterstützt das DMS eine GoBD-konforme Aufbewahrung?
Ja. Das Dokumentenmanagement unterstützt die GoBD-konforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente, sofern die Lösung korrekt eingerichtet und der konkrete Prozess entsprechend organisiert ist.
Wie ergänzt das DMS die Rechnungseingangsverarbeitung?
Die Rechnungseingangsverarbeitung unterstützt den Empfang, die Prüfung und die Freigabe eingehender Rechnungen. Das Dokumentenmanagement ergänzt diesen Prozess um die zentrale Ablage und Recherche der zugehörigen Rechnungsdokumente.
Für welche Unternehmen eignet sich Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement eignet sich für alle Unternehmen, die geschäftsrelevante Unterlagen aus verschiedenen Quellen zentral verwalten und schnell wiederfinden möchten. Besonders hilfreich ist ein DMS, wenn mehrere Teams mit denselben Akten, Rechnungen, Verträgen oder Projektdokumenten arbeiten.
Der nächste Schritt
Dokumentenmanagement mit eigenen Augen erleben
Sehen Sie selbst, wie einfach Sie Dokumente zentral ablegen, Informationen suchen und Zugriffsrechte für Ihr Unternehmen regeln.