E-Rechnung
E-Rechnungen sicher empfangen und buchen
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen bei inländischen B2B-Geschäften E-Rechnungen empfangen können. Mit Suiteify nehmen Sie strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD entgegen, prüfen sie, geben sie frei und verbuchen sie GoBD-konform.
Kernfunktionen
Vom Posteingang zum gebuchten Posten
Suiteify verbindet Empfang, Prüfung, Freigabe und Buchung von E-Rechnungen in einem durchgängigen Finanzprozess. So gelangt jede E-Rechnung nachvollziehbar von der Zustellung ins System.
E-Rechnungen empfangen
Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden erkannt, eingelesen und ohne manuelle Erfassung dem passenden Vorgang zugeordnet.
XML-Datensatz automatisiert prüfen
Die Prüfung erfolgt auf Grundlage des XML-Datensatzes und der Pflichtangaben nach der Norm EN 16931, nicht anhand der PDF-Sichtkopie.
Freigeben, buchen, archivieren
Nach der Freigabe können Sie die Rechnung in der Finanzbuchhaltung verbuchen und GoBD-konform archivieren.
Ressourcen
Insights für effizientere und transparentere Finanzbuchhaltung
Gewinnen Sie praxisnahe Impulse zu Finance, Digitalisierung und KI – ob im Suiteify-Blog, in Whitepapern oder live auf Messen und Events.
E-Rechnung 2027: Was KMU jetzt wissen und tun sollten
Ab Januar 2027 wird die E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im B2B-Bereich endgültig zur Pflicht. Faktisch hat die Umstellung jedoch bereits 2025 begonnen. Deshalb sollten Unternehmen das Thema jetzt aktiv angehen. Wer zu spät startet, riskiert ab 2027 Chaos in der Buchhaltung, Fehler beim Vorsteuerabzug und unnötige Kosten. Hier sind wichtige Empfehlungen für Unternehmen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) am Ende dieses Artikels.
Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Dieses Whitepaper erklärt, wie Unternehmen ihre Abläufe – von der Rechnungsprüfung bis zur Archivierung – nachhaltig optimieren können.
Impulstage 2026
Von Strategiefragen bis zur konkreten Lösung: Unsere Veranstaltungsreihe bietet Ihnen wertvolle Insights. In Nürnberg (13.10.), Mainz (28.10.), Hamburg (11.11.) und Potsdam (24.11.).
Hören Sie nicht auf uns, sondern auf unsere Kunden
"Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunsch nach Augenhöhe erfüllt und ein etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet."
"Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden."
"Die Software bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung benötige."
"Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung."
"Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung führt die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen."
"Ein absolutes Plus an Flexibilität, Sicherheit und besseren Informationen."
Anwender
E-Rechnungen im Buchhaltungsalltag
Die Buchhaltung empfängt die E-Rechnung, die Fachabteilung gibt sie frei, Finance bucht und archiviert den Beleg. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
Die Buchhaltung erhält die E-Rechnung
Eine E-Rechnung geht im zentralen Postfach ein. Suiteify liest die Datei ein und ordnet sie dem passenden Kreditor und Vorgang zu, ohne dass Beträge und Positionen abgetippt werden müssen.
Die Fachabteilung gibt die Rechnung digital frei
Die Rechnung durchläuft den definierten Freigabeworkflow. Die zuständige Person prüft und gibt frei, auf Wunsch auch mobil, ohne dass sie das System wechseln muss.
Finance bucht und archiviert
Nach der Freigabe wird die Rechnung in der Finanzbuchhaltung gebucht und GoBD-konform abgelegt. Der Bearbeitungsstatus bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Für den Mittelstand entwickelt
Eine Plattform, die sich an Ihre Prozesse anpasst
Suiteify bündelt Ihre Arbeitsabläufe in ERP, Finance, HR und Payroll zentral und 100 % digital.
Diese Zahlen sagen mehr als tausend Zeilen
Seit 40 Jahren digitalisieren unsere Experten die individuellen HR- und Finanzprozesse unserer Kunden – und reduzieren dabei messbar den Aufwand.
40.000+
glückliche Kunden
6 Millionen
tägliche Nutzer
Software, die für Ihre Prozesse und Mitarbeiter entwickelt wurde
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten.
Hat alle Daten, die Sie brauchen.
Bündelt Prozesse in einer Suite.
Verwandte Funktionen
Verbunden funktionieren unsere Finance-Features noch besser
Der Empfang von E-Rechnungen greift eng mit den angrenzenden Finance-Prozessen ineinander. Diese Suiteify-Features ergänzen die Verarbeitung eingehender Rechnungen.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
FAQ
Sie fragen, wir antworten
Alles, was Sie über den Empfang von E-Rechnungen wissen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x sind Beispiele für Formate, die diese Anforderungen erfüllen.
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Für inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang, die Prüfung und die Freigabe eingehender E-Rechnungen bietet Suiteify das Feature Rechnungseingangsverarbeitung an.
Welche Formate werden beim Empfang unterstützt?
Suiteify nimmt strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x entgegen. Welche weiteren Formate und Übermittlungswege im Detail unterstützt werden, hängt von der eingesetzten Lösung und der Konfiguration ab.
Zählt bei ZUGFeRD die PDF oder das XML?
Maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz. Die PDF-Darstellung ist nur eine Sichtkopie und kann vom XML abweichen. Suiteify prüft eingehende Rechnungen daher auf Basis der XML-Daten.
Werden eingehende E-Rechnungen GoBD-konform archiviert?
Ja. In Verbindung mit dem Dokumentenmanagement und einem entsprechenden Verfahren können empfangene E-Rechnungen zentral und GoBD-konform aufbewahrt werden.
Muss ich E-Rechnungen automatisiert weiterverarbeiten?
Eine Pflicht zur automatisierten Weiterverarbeitung besteht derzeit nicht. Vorgeschrieben sind der Empfang von E-Rechnungen und ihre ordnungsgemäße, GoBD-konforme Aufbewahrung. Die Automatisierung ist eine Effizienzchance, keine gesetzliche Pflicht.
Kann ich mit Suiteify auch E-Rechnungen erstellen und versenden?
Ja. Für die Erstellung und den Versand von Ausgangsrechnungen aus Ihren Stamm- und Belegdaten nutzen Sie die E-Rechnung im ERP-Kontext der Warenwirtschaft. Diese Seite behandelt den Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen in der Finanzbuchhaltung.
Der nächste Schritt
Den E-Rechnungs-Empfang live erleben
Sehen Sie, wie Sie strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen, auf Basis des XML-Datensatzes prüfen, freigeben und in Ihrer Finanzbuchhaltung verbuchen.