E-Signatur
Dokumente DSGVO‑konform digital unterzeichnen
Drucken, unterschreiben, scannen. Dieser Kreislauf kostet HR-Teams täglich Zeit und bremst Prozesse, die eigentlich in Minuten erledigt sein könnten. Die E-Signatur digitalisiert Unterschriftenprozesse, macht sie DSGVO‑konform und integriert sie direkt in Ihre bestehenden HR-Abläufe.
Kernfunktionen
Bei jeder Signatur auf der sicheren Seite
Die Suiteify E-Signatur deckt den gesamten Unterschriftsprozess von der Versendung bis zur revisionssicheren Ablage ohne Medienbrüche und Wartezeiten digital ab.
Digitale Signatur direkt aus der HR-Suite
Suiteify E-Signatur versendet Dokumente zur digitalen Unterzeichnung ohne Systemwechsel oder manuelle Zwischenschritte.
Vorlagenmanagement mit Signaturfeldern
Erstellen Sie wiederverwendbare Dokumentvorlagen mit definierten Signaturfeldern, die automatisch mit Platzhaltern befüllt werden.
Unterschriftenprotokoll und Ablage
Jede Signatur wird protokolliert und nachvollziehbar in der digitalen Personalakte abgelegt, wo sie jederzeit abrufbar ist.
Ressourcen
Insights und Wissen für bessere Personalarbeit
Holen Sie sich praxisnahe Impulse zu HR-Themen, die den Mittelstand betreffen - ob im Suiteify-Blog, in Whitepapern oder live auf Messen und Events.
Die digitale Personalakte einführen: Vorbereitung, Struktur und rechtssichere Aufbewahrung
Papierakten kosten Personalabteilungen wertvolle Arbeitszeit. Der Beitrag zeigt, warum sich die Umstellung auf die digitale Personalakte lohnt, welche Vorbereitung nötig ist – von Struktur über Zugriffsrechte bis zu rechtlichen Aufbewahrungsfristen – und wie Employee-Self-Service sowie automatisierte Workflows die HR-Abteilung entlasten.
Entgelttransparenz umsetzen – Was auf Arbeitgeber zukommt
Informieren Sie sich über die rechtlichen Grundlagen und erfahren Sie, welche Schritte Sie jetzt angehen sollten.
Personalmesse München
Erleben Sie Suiteify vom 20. - 21. Oktober 2026 im MOC München live.
Hören Sie nicht auf uns, sondern auf unsere Kunden
"Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunsch nach Augenhöhe erfüllt und ein etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet."
"Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden."
"Die Software bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung benötige."
"Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung."
"Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung führt die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen."
"Ein absolutes Plus an Flexibilität, Sicherheit und besseren Informationen."
Anwender
Ihr neuer Arbeitsalltag mit der E-Signatur
Wenn Unterschriften keine Verzögerung mehr bedeuten, bleibt mehr Zeit für die eigentliche HR-Arbeit.
Die HR-Managerin schließt einen neuen Arbeitsvertrag ab
Der Vertrag einer neuen Mitarbeiterin ist fertig. Statt ihn auszudrucken und per Post zu versenden, lädt sie ihn in Suiteify hoch, setzt die Signaturfelder und verschickt ihn mit zwei Klicks. Am selben Tag kommt die unterschriebene Version zurück und wird automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt.
Der Abteilungsleiter genehmigt neue Richtlinien von unterwegs
Zwischen zwei Kundenterminen öffnet er die Signaturanfrage auf seinem Smartphone. Er liest das Dokument, setzt seine digitale Unterschrift und ist fertig. Keine E-Mail-Absprache, kein Drucken, kein Scannen. Die HR-Abteilung sieht den Status in Echtzeit, anschließend wird das Dokument archiviert.
Die neue Kollegin unterschreibt ihren Vertrag vor dem 1. Tag
Sie erhält den Arbeitsvertrag eine Woche vor dem Arbeitsbeginn digital. Vom Laptop aus liest sie alles in Ruhe durch und unterzeichnet mit wenigen Klicks digital. Am ersten Arbeitstag ist sie bereits vollständig im System angelegt und kann sich komplett auf ihren Onboarding-Prozess fokussieren.
Für den Mittelstand entwickelt
Eine Plattform, die sich auf Ihre Prozesse anpasst
Suiteify bündelt Ihre Arbeitsabläufe in ERP, Finance, HR und Payroll zentral und 100 % digital.
Diese Zahlen sagen mehr als tausend Zeilen
Seit 40 Jahren digitalisieren unsere Experten die individuellen HR- und Finanzprozesse unserer Kunden – und reduzieren dabei messbar den Aufwand.
40.000+
glückliche Kunden
6 Millionen
tägliche Nutzer
Software, die für Ihre Prozesse und Mitarbeiter entwickelt wurde
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten.
Hat alle Daten, die Sie brauchen.
Bündelt Prozesse in einer Suite.
Verwandte Funktionen
Verbunden sind unsere Features noch stärker
Diese Suiteify-Features digitalisieren Ihre Prozesse in Personalmanagement, Personalentwicklung, Recruiting und Zeiterfassung.
FAQ
Sie fragen, wir antworten
Alles, was Sie über die E-Signatur wissen müssen.
Ist die Suiteify E-Signatur rechtsgültig?
Elektronische Signaturen sind in der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt und unter bestimmten Voraussetzungen rechtsgültig. Die Suiteify E-Signatur ist für den Einsatz in HR-Prozessen ausgelegt, bei denen die elektronische Form zulässig ist. Ob und in welchem Umfang die elektronische Signatur für Ihre spezifischen Dokumente gilt, hängt vom Dokumententyp und dem anwendbaren Recht ab – wir beraten Sie gerne im Detail.
Welche Dokumente können mit der Suiteify E-Signatur unterzeichnet werden?
Die E-Signatur lässt sich für eine Vielzahl von HR-Dokumenten einsetzen: Arbeitsverträge, Richtlinien, Zeugnisse, Bescheinigungen, Onboarding-Unterlagen und weitere interne Dokumente. Welche Dokumententypen in Ihrem Kontext für die digitale Signatur geeignet sind, klären wir gerne gemeinsam.
Kann ich die E-Signatur auch im Onboarding nutzen?
Ja. Neue Mitarbeitende können Arbeitsverträge und weitere Onboarding-Dokumente bereits vor dem ersten Arbeitstag digital unterzeichnen. Die unterzeichneten Dokumente werden automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt – ohne Papier, ohne Nacharbeit.
Wie wird sichergestellt, dass Signaturen nicht manipuliert werden können?
Jeder Signaturvorgang wird mit einem Sicherheitszertifikat versehen und im Unterschriftenprotokoll dokumentiert. Das stellt sicher, dass Signaturen nachvollziehbar und unveränderbar sind – relevant für interne Prüfungen und Compliance-Anforderungen.
Ist die E-Signatur direkt in meine bestehenden HR-Prozesse integriert?
Die Suiteify E-Signatur ist direkt in die Suite eingebettet. Sie lässt sich mit der digitalen Personalakte, mit HR-Workflows und mit Onboarding-Prozessen verbinden. So entstehen keine Medienbrüche und kein Systemwechsel für HR-Teams oder Mitarbeitende.
Der nächste Schritt
E-Signatur mit eigenen Augen erleben
Entdecken Sie in einer individuellen Demo, wie die Suiteify E-Signatur Vertragsprozesse beschleunigt.