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E-Rechnung: Einführungsfristen

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Geschäft erfolgt stufenweise und betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen.

Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 2025

Unternehmen müssen bereits seit Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wichtig dabei ist: Rechnungen im PDF- oder Word-Format gelten rechtlich nicht als E-Rechnung. Zulässig sind ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Ausstellungspflicht ab 2027 und 2028

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sind ab dem 1. Januar 2027 dazu verpflichtet, ihre B2B-Rechnungen auch elektronisch auszustellen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht dann auch für kleinere Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze. Damit endet die Übergangsphase vollständig und die E-Rechnung wird zum Standard im deutschen Geschäftsverkehr.

Warum viele KMU die E-Rechnungspflicht unterschätzen

Gerade unter kleinen und mittleren Unternehmen kursieren Fehleinschätzungen zur E-Rechnungspflicht.

“Wir haben doch schon PDF-Rechnungen.”

Häufig wird die E-Rechnung mit einer PDF-Rechnung gleichgesetzt. PDF-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931: Sie sind nicht maschinenlesbar und ermöglichen somit keine automatisierte Verarbeitung.

“Das erledigen wir kurz vor der Pflicht.”

Die Einführung der E-Rechnung ist kein kurzfristiges Projekt. Sie betrifft die Stammdatenqualität, das Prozessdesign, die Schnittstellen, die Archivierung sowie die Schulung der Mitarbeitenden. All diese Themen lassen sich nicht in wenigen Wochen umsetzen, sondern benötigen Zeit und Planung.

“Wir sind zu klein, uns betrifft das nicht.”

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle KMU im B2B-Geschäft. Lediglich der Zeitpunkt der Ausstellungspflicht unterscheidet sich (siehe oben), nicht jedoch die grundsätzliche Betroffenheit.

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E-Rechnung 2027: Nichts tun ist keine Option

Unternehmen, die die Umstellung auf elektronische Rechnungen aufschieben, gehen erhebliche Risiken ein.

Rechtliche Risiken und Vorsteuerabzug

Formale Fehler in Rechnungen können dazu führen, dass diese nicht den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Im schlimmsten Fall ist der Vorsteuerabzug gefährdet, was direkte finanzielle Folgen hat.

Operativer Stress und Ad-hoc-Lösungen

Wenn große Kunden ab 2027 ausschließlich E-Rechnungen akzeptieren, geraten KMU, die nicht vorbereitet sind, unter Druck. Die Folgen wären teure Übergangslösungen, Medienbrüche und eine erhöhte Fehlerquote.

Wettbewerbsnachteile gegenüber digitalisierten Unternehmen

Unternehmen, die E-Rechnungen automatisiert verarbeiten, profitieren von schnelleren Zahlungszyklen, geringeren Kosten und besseren Daten für das Controlling und die Liquiditätsplanung. Wer hier nicht mitzieht, verliert an Wettbewerbsfähigkeit.

Vorteile der E-Rechnung für KMU

Bei richtiger Umsetzung bietet die E-Rechnung KMU klare Vorteile. Ein zentraler Pluspunkt sind die Effizienzgewinne: Durch automatisierte Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozesse wird der manuelle Aufwand deutlich reduziert. Medienbrüche, Tippfehler und Doppelarbeit gehören damit der Vergangenheit an, sodass die gesamte Rechnungsverarbeitung schneller und zuverlässiger wird.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer besseren Liquidität und mehr Transparenz. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten oft auch, dass Zahlungen schneller erfolgen können. Gleichzeitig erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über offene Posten, was die Finanzplanung und das Forderungsmanagement erheblich erleichtert.

Nicht zuletzt sorgt die E-Rechnung für Zukunftssicherheit. Sie bereitet KMU auf kommende EU-Meldepflichten vor und schafft die Grundlage für ein transaktionsbezogenes Meldesystem, das voraussichtlich ab 2030 eingeführt wird. So können Unternehmen ihre Prozesse bereits heute an die digitalen Anforderungen der Zukunft anpassen.

E-Rechnung einführen: Was KMU jetzt konkret tun sollten

Der Umstieg auf die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt für KMU, um Prozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Im Folgenden sind sechs zentrale Schritte beschrieben, die Unternehmen bei der Vorbereitung und Umsetzung beachten sollten.

1. Ausgangslage analysieren

Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Gleichzeitig ist zu klären, ob ERP-Systeme, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und DMS die Validierung, Buchung und GoBD-konforme Archivierung unterstützen.

2. Rechtliche und fachliche Anforderungen klären

Die Anforderungen der BMF-Schreiben zur E-Rechnung, insbesondere zu Formaten, Pflichtangaben und Prüfpflichten, sollten mit dem Steuerberater und gegebenenfalls mit dem IT-Dienstleister besprochen werden. Wichtig ist zudem eine klare interne Zuständigkeit für Formate, Schnittstellen, Monitoring und die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.

3. Passende E-Rechnungssoftware auswählen

KMU müssen entscheiden, ob sie die E-Rechnung über ERP/FiBu-Systeme, Cloud-Portale oder externe E-Invoicing-Dienstleister abwickeln. Dabei sollte die Lösung skalierbar sein und zukünftige Anforderungen wie die Anbindung an Meldesysteme berücksichtigen.

4. Prozesse und Stammdaten für die E-Rechnung vorbereiten

Die Procure-to-Pay- und die Order-to-Cash-Prozesse sollten an die elektronische Rechnungsstellung angepasst werden. Saubere Stammdaten wie USt-IdNr., Adressen und Zahlungsbedingungen sind entscheidend für eine reibungslose automatische Verarbeitung.

5. Mitarbeitende und Geschäftspartner einbinden

Die Einführung der E-Rechnung gelingt nur, wenn Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Geschäftsleitung die Unterschiede zwischen PDF-Rechnung und echter E-Rechnung verstehen. Auch Kunden und Lieferanten sollten frühzeitig über unterstützte Formate und Übertragungswege informiert werden.

6. Pilotphase für die E-Rechnung noch in 2026 starten

Eine Pilotphase mit ausgewählten Geschäftspartnern hilft, Fehlerquellen und Medienbrüche frühzeitig zu erkennen. Ergänzend sollten Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Skontoverluste gemessen werden, um die Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Häufige Fragen zur E-Rechnung ab 2027 (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung und nicht maschinenlesbar. Eine E-Rechnung liegt dagegen in einem strukturierten Format gemäß EN 16931 vor, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung.

Ab wann müssen KMU E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen nach EN 16931 für inländische B2B-Umsätze empfangen und verarbeiten zu können – unabhängig von Unternehmensgröße, Rechtsform oder Umsatz.

Ab wann müssen KMU E-Rechnungen ausstellen?

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2028.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch kleine Unternehmen und Selbstständige?

Ja. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle KMU im B2B-Bereich. Der einzige Unterschied besteht beim Zeitpunkt der Ausstellungspflicht.

Welche Formate gelten als zulässige E-Rechnung?

Zulässig sind alle strukturierten elektronischen Rechnungsformate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x (Profil EN 16931).

Was passiert, wenn KMU ab 2027 keine E-Rechnungen ausstellen?

Es drohen rechtliche Risiken, insbesondere beim Vorsteuerabzug. Zudem können Geschäftspartner nicht konforme Rechnungen ablehnen, was zu operativen Problemen führt.

Reicht es aus, kurz vor 2027 mit der Umstellung zu beginnen?

Nein. Die Einführung der E-Rechnung hat Auswirkungen auf Systeme, Prozesse, Stammdaten, Archivierung und Schulungen. Deshalb sollte sie frühzeitig geplant werden.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für KMU?

KMU profitieren von automatisierten Prozessen, geringeren Fehlerquoten, schnelleren Zahlungszyklen, besserer Liquiditätsplanung und der Vorbereitung auf zukünftige EU-Meldepflichten.

Benötigen KMU eine neue Software für die E-Rechnung?

Das hängt von den bestehenden Systemen ab. Viele ERP- und FiBu-Systeme lassen sich erweitern. Alternativ kommen Cloud-Portale oder spezialisierte E-Invoicing-Dienstleister infrage. Wichtig ist, dass die Lösung skalierbar, rechtssicher und zukunftsfähig ist.

Wann sollten KMU spätestens mit einer Pilotphase starten?

Idealerweise noch im Jahr 2026. In einer Pilotphase mit ausgewählten Kunden oder Lieferanten können Prozesse getestet, Fehler frühzeitig erkannt und Mitarbeitende auf die neuen Abläufe vorbereitet werden.

Nach den Weihnachtsfeiertagen wird es in der Personalabteilung oft hektisch, denn der Jahreswechsel steht für die Lohnabrechnung vor der Tür. Arbeitgeber müssen bis zu den festgelegten Stichtagen zahlreiche Aufgaben erledigen. Der folgende Fahrplan führt Sie Schritt für Schritt durch den Jahreswechsel in der Lohnabrechnung und hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Jahreswechselarbeiten rund um die Sozialversicherung

Im Bereich der Sozialversicherung sind viele Aufgaben zu bewältigen:

Jahresmeldung an die Sozialversicherung
Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Sie verpflichtet, Jahresmeldungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Diese sind über das SV-Meldeportal oder über eine DEÜV-Schnittstelle in Ihrer Lohnsoftware an die Annahmestellen der Krankenkassen zu übermitteln. Eine Kopie dieser Jahresmeldung erhalten Ihre Beschäftigten in der Regel mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr.

Frist: bis zum 15. Februar 2025

Meldung von Ein- und Austritten
Wie schon während des laufenden Jahres müssen Sie aus- und eintretende Mitarbeiter erfassen, An- und Abmeldungen erstellen und an die Krankenkasse senden.

Frist: mit der ersten Entgeltabrechnung 2025, spätestens sechs Wochen nach Beginn oder Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze
Prüfen Sie, ob die Mitarbeitenden im Jahr 2024 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) über- oder unterschritten haben. Bei Überschreiten der JAEG kann sich der Mitarbeiter freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder privat versichern, sofern dies voraussichtlich auch 2025 der Fall sein wird. Bei Unterschreiten der JAEG wird er wieder versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei einer Änderung des Versicherungsverhältnisses müssen Sie der Krankenkasse zum Jahreswechsel eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels mitteilen. Lassen Sie sich die freiwillige Versicherung oder die Mitgliedschaft in einer privaten Krankenversicherung vom Arbeitnehmer nachweisen.

Frist: mit der kommenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende des Jahres 2024

Umlagepflicht U1 prüfen
Unternehmen, die im Vorjahr bis zu 30 Vollzeitbeschäftigte hatten, sind nach § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz zur Teilnahme an der Umlage U1 verpflichtet. Liegt die Beschäftigtenzahl knapp unter dieser Grenze, empfiehlt sich eine jährliche Überprüfung der Umlagepflicht.

Frist: bis Ende Januar 2025

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Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Unfallversicherung nicht vergessen!

Für die Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter sind zwei Jahresmeldungen erforderlich:

• UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV): Erstellen Sie die UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 und übermitteln Sie diese an die Rentenversicherung.
• Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII): Prüfen Sie vor der Erstellung des Lohnnachweises, ob alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die erfassten Arbeitsstunden stimmen und der Unfallversicherungsbeitrag korrekt ist. Nach der Prüfung erstellen Sie den Lohnnachweis und senden ihn an die zuständige Berufsgenossenschaft.

Frist: bis zum 16. Februar 2025

Bei der Lohnsteuer alles richtigmachen

Im Bereich der Lohnsteuer sind verschiedene Aufgaben zu erledigen, wobei die Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sicherlich zu den umfangreichsten gehört:

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Diese Bescheinigung enthält verschiedene Daten zum Dienstverhältnis sowie detaillierte Angaben zu den abgeführten Beträgen wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld und den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn. Eine Kopie dieser Lohnsteuerbescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen, da er sie für seine Steuererklärung benötigt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser wird in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt.

Frist: bis zum 28. Februar 2025

Prüfung des Anmeldezeitraums für die Lohnsteuer

Falls sich die Höhe der Lohnsteuer im vergangenen Jahr verändert hat, stellt das Finanzamt einen abweichenden Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest:

Frist: vor der Januar-Entgeltabrechnung 2025

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Nun haben Sie bereits einen großen Teil des Jahreswechsels bewältigt. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die vermeintlichen Kleinigkeiten nicht zu übersehen.

• Resturlaub: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber.
  Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres
• Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten: Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, bevor Sie in das neue Kalenderjahr wechseln.
  Frist: 31. Dezember
• Schwerbehindertenabgabe: Erstellen Sie eine Meldung über die Erfüllung der Quote zur Beschäftigungsverpflichtung von Schwerbehinderten und führen Sie die Ausgleichsabgabe nach § 163 Abs. 2 SGB IX und § 160 Abs. 4 SGB IX an die Bundesagentur für Arbeit ab.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Künstlersozialabgabe: Haben Sie selbstständige Künstler und Publizisten beauftragt, melden Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Betriebliche Altersvorsorge: Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder Pensionskassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden (§ 5 LStDV).
  Frist: Ende Februar des Folgejahres

Haben Sie alle Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erstellt? Dann steht einem erfolgreichen Jahreswechsel in der Lohnabrechnung nichts mehr entgegen.